Informationsmaterial, april 2013

NEKKBeställning till betalning (Winst 2.0)

Informationsmaterial, april 2013

Innehåll

• NEKK: Nytt Ekonomikoncept

• Beställning till betalning (Winst 2.0)

• Varför genomförs förändringen och vad är nyttan?

• Vem berörs?

• Förändringar mot idag för den som beställer och/eller hanterar fakturor

• Utrullning av Winst 2.0

• Vad innebär utrullning?

• Utrullningsplan

• Utbildning

• Projektets samarbete med förvaltningarna

• Här finns mer information om NEKK

2NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

NEKK: Nytt Ekonomikoncept

3

Ekonomistyrning (Nekksus)

Beställning till betalning(Winst 2.0)

Ekonomihantering

Utdata, rapporter Analys

Beslutsstöd

BudgetPrognos

Processtöd

Modeller, strukturer och systemadm

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Leverantör

Kund

Huvudbok

Anläggning

Avtal Beställning Faktura-hantering

Faktura-motor


Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten

Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration

Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp


NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013

Projektet/förändringen innebär att…

•Gasell ersätts med Winst fakturahantering för Stadens förvaltningar. Beställning och fakturahantering kommer därmed att hanteras i samma system.

• Nya kommungemensamma processer, regelverk och arbetssätt för beställning och fakturahantering införs i Stadens förvaltningar.

NEKK - Beställning till betalning (Winst 2.0)

4

Målgrupp för förändringen är…

Cirka 10 000 medarbetare inom Staden som hanterar inköp och/eller fakturor.

Införandet startar…

I september 2013 och pågår fram till och med maj 2014. Vid denna tidpunkt har samtliga förvaltningar bytt system för fakturahantering och arbete sker enligt nya processer och rutiner.


Vad ska förändringen leda till?

5

ÖKAD TRYGGHET

TIDSBESPARINGFÖRBÄTTRAD

STYRNING OCHUPPFÖLJNING

KOSTNADS-BESPARING

Förändringen kommer leda till flera fördelar för Staden.


Förändringar mot idag för den som beställer och/eller hanterar fakturor

6

• Beställningar av gemensamma ramavtalsleverantörer görs i WINST*

• Elektronisk rekvisition införs i Winst

• Automatisk kontering av beställning utifrån förslag som ges

• Beställning konteras och attesteras innan order skickas till leverantör

• Obligatorisk leveranskvittens i systemet när produkt levererats

Beställning

• Nytt system - Gasell ersätts av Winst

• De fakturor som överensstämmer med beställning och leverans hanteras automatiskt, de ”matchas” och blir klara

• Abonnemangshantering av återkommande fakturor från samma leverantör

• Förvaltningsinterna fakturor skapas i Webbfaktura. Giraff avvecklas.

Fakturahantering

• Underlag som ej är konterade/attesterade i försystem hanteras i WINST

• Organisationsnummer blir obligatorisk uppgift i försystemen

Betalningsunderlag (Procapita, Bida, PC-lev)

• Betalningsinformation skickas från Horisonten för visning i WINST

Betalning

*) Beställning av IT-utrustning görs i Beställningsportalen


7

20142012 2013 2015

Vår Höst Vår Höst Vår Höst Vår

Utformning UtrullningÖver-

lämningPilot

sept2013

maj 2014

Plan

Övergripande tidplan för BtB

Vi befinner oss i Utformningsfasen!• Utformar nya arbetsprocesser och rutiner

• Systemuppsättning (Winst 2.0)

• Utformar ny förvaltarorganisation och supportorganisation

• Förbereder utbildning och utrullning

I september startar utrullningen!• Driftsättning av Winst 2.0, Gasell försvinner

• Arbete enligt nya processer och rutiner


Utrullning av Winst 2.0

Vad menas med utrullning?

• Med utrullning menas driftsättning av Winst 2.0 och arbete enligt nya processer och rutiner. Gasell släcks ner och ersätts med Winst fakturahantering.

• Utrullningen av Winst 2.0 pågår mellan sept 2013 och maj 2014.

• Alla förvaltningar kommer att följa samma utrullningsprocess (se kommande sidor), men starten för utrullningen kommer att skifta.

• Utrullningen kommer att ske stegvis. Utrullningen inleds med tre pilotförvaltningar, som tillsammans med projektet utvärderar arbetssätt och utrullningsplan. Därefter sker utrullning i 5 grupper.

NEKK | Presentationsmaterial | Beställning till betalning | april 2013 8

Utrullning av Winst 2.0

Vad gör projektet och vad gör förvaltningen?

• Projektet och förvaltningarna kommer att ha ett nära samarbete inför och under utrullning för att säkerställa ett lyckosamt införande.

• Projektet tar fram arbetspaket och instruktioner som förvaltningen hanterar under utrullningsprocessen.

• Projektet ansvarar för att det finns en dimensionerad supportorganisation.

• Förvaltningen ansvarar för det lokala införandet, vilket innebär att införa det nya arbetssättet. Arbetet leds av den lokala projektledaren.

• Förvaltningen ansvarar för viss konfiguration/uppsättningen av systemet, enligt instruktioner från projektet.

• Förvaltningarna tar i samråd med projektet fram mål för införandet av nytt arbetssätt.

• Projektet utbildar lokala systemförvaltare på förvaltningar samt ett antal lokala utbildare, som sedan kommer att ansvara för utbildningen av slutanvändare på förvaltningen.


UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING

Utrullningsprocessen

Stormötenför gemensam

information, och dialog

Utrullningsplan Uppstartsmöteper grupp

av förvaltningarCa 3-4 mån före

driftstart

Uppföljnings-möte

per gruppav förvaltningarCa 2 mån före

driftstart

Central utbildningav lokala

utbildare och systemadmin. Ca 1-2 mån

före driftstart

Lokal utbildninggenomförs av

lokala utbildare

Välkomstbrevtill användare

Driftsstartper grupp avförvaltningar

?Kommunikation

Frågor ochutvecklingsförslag

Nyhetsbrev

Uppföljningav mål

per förvaltning

10

Lokal uppsättningoch

förberedelser

Lokal uppsättningoch

förberedelser

Alla förvaltningar följer samma utrullningsprocess


Utrullningsplan

11

• Utrullningen av Winst 2.0 pågår mellan sept 2013 och maj 2014. • Utrullningen startar med 3 pilotförvaltningar, därefter sedan utrullning i fem grupper• Utrullningen för respektive förvaltning inleds med förberedelser och utbildning.

jan feb aprilmarsfebr apr juni augjan mars maj juli sept

2013

okt decnov maj juni

2014

jul aug oktsept nov dec

UtrullningFörb. & utb.





FACKFÖRV. 1

SDN 1

SDN 2

FACKFÖRV. 2

FACKFÖRV. 3

UtrullningFörb. & utb.PILOTER


Utrullningsgrupper

12

Arkivnämnden

Färdtjänsten

Konsument ochmedborgarservice

Miljöförvaltningen

Stadsrevisionen

Valnämnden

Överförmyndarnämnden

Grupp 1 – November 2013

SDN Askim-Frölunda-Högsbo

SDN Norra Hisingen

SDN Västra Göteborg

SDN Örgryte-Härlanda

Social resursförvaltning

Grupp 2 – Februari 2014

SDN Centrum

SDN Lundby

SDN Majorna-Linné

SDN Västra Hisingen

SDN Östra Göteborg

Grupp 3 – Mars 2014

Kulturnämnden

Park- och Naturförvaltn.

Stadsbyggnadskontoret

Utbildningsförvaltningen

Grupp 4 – April 2014

Fastighetskontoret (N205)

Finansförvaltningen

Idrotts- och Föreningsförv.

Lokalnämnden

Stadsledningskontoret

Trafikkontoret

Vuxenutbildnings-förvaltningen

Grupp 5 – Maj 2014

Fastighetskontoret (N200)

Intraservice

SDN Angered

Piloter

• 83 000fakturor per år

• 500beställare

• 1 000fakturagr.


• 260 beställare

• 260 fakturagr.


• 1900beställare

• 2 100fakturagr.


• 625 beställare

• 1100 fakturagr.


• 700 beställare

• 900 fakturagr.


• 2 300 beställare

• 1 900fakturagr.


Utbildning i Winst 2.0

• Utbildning i Winst 2.0 omfattar både system samt nya processer och arbetssätt. Den inkluderar hela flödet från beställning till betalning.

• Utbildningen sker enligt ”Train the trainer-metodik”, där projektet utbildar några lokala utbildare som i sin tur utbildar övriga på förvaltningen

• Projektet tar fram utbildningsmaterial och Datorhjälpen för användning vid förvaltningens lokala utbildning. Detta får förvaltningen sedan anpassa till egna behov och önskemål.

• Utbildningen av slutanvändare (beställare och fakturahanterare) kommer att ske i nära anslutning till driftstart. Denna utbildning sker i produktionsmiljö med användarens fakturor och beställningar, för att utbildningen ska överrensstämma med verkliga förhållanden.


Projektets samarbete med förvaltningarna

Förvaltningarna har flera personer som är delaktiga i projektet. Om du har frågor om förändringen så vänd dig i första hand till din lokala

projektledare.

Tydlighet & stöd

Lokalförankring

Representant i Förvaltningsledning

• Kommunicerar och förankrar projektet i förvaltningsledningen

• Säkerställer lokala resurser för införande

• Säkerställer att LPL har mandat och tid att genomföra förändringsarbetet

• Deltar i stormöten och utrullningsmöten

Lokal projektledare

• Informerar och förankrar förändringen på förvaltningen

• Engagerar och driver det lokala förändringsarbetet och införandet

• Projektets kontaktperson vid utformning, utbildning och utrullning

• Samlar upp och förmedla frågor och behov av stöd

• Deltar i stormöten och utrullningsmöten

Referensgrupp

• Representanter framför förvaltningsorganisationens synpunkter och reflektioner på framtagna utformningsförslag avseende processer och systemuppsättning.

• Referensgruppen består av representanter från 11 förvaltningar. Projektet träffar referensgruppen 2 ggr i månaden.


Mer information om NEKK

På NEKKs hemsida finns mer information om projektet. Här hittar ni bland annat nyehter, material från stormöten, informationsmaterial, kontaktuppgifter.

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

Frågor och funderingar skickas till NEKKS brevlåda. Vi besvarar alla mail!

[email protected].

NEKK publicerar regelbundet nyhetsbrev. Skicka ett mail till mail-adressen ovan om du vill ta del av dessa.

Vid frågor eller synpunkter går det också bra att kontakta projektledare Fredric Holm: 031-750 90 96


https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

mailto:[email protected]

Documents

Informationsmaterial, april 2013