VELEUILITE U SPLITU ODJEL RAUNARSTVA

Ksenija Klasi Karmen Klarin

INFORMACIJSKI SUSTAVISKRIPTA

Split, listopad 2003.

SADRAJ1. Informacijski sustav u poslovanju 1.1. Definicija sustava, poslovnog sustava i njegovog informacijskog sustava 1.2. Kratki prikaz povijesti razvoja informacijskih sustava 1.3. Vrste informacijskih sustava 1.4. Zablude o uspjenosti informacijskih sustava i informacijska kriza 2. Organizacija poslovnog informacijskog sustava 2.1. Organizacija informacijskog sustava 2.1.1. Centralizirana organizacija informacijskog sustava 2.1.2. Decentralizirana organizacija informacijskog sustava 2.1.3. Distribuirana organizacija informacijskog sustava 2.1.4. Klijentsko posluiteljska arhitektura informacijskog sustava 2.2. Organizacijska kultura poslovnog sustava i organizacija informacijskog sustava 2.3. Organizacijska zrelost i planiranje razvoja informacijskog sustava 2.3.1. Nolanova podjela faza informatikog razvoja poduzea 2.3.2. Faze ivotnog ciklusa informacijskog sustava 2.3.3. Informacijski inenjering 2.3.4. Elementi jedinstvenosti informacijskog sustava 3. Planiranje razvoja informacijskog sustava 3.1. Strateko planiranje informacijskog sustava 3.1.1. Uloga poslovodstva u procesu planiranja 3.1.2. Faze stratekog planiranja informacijskog sustava 3.1.3. Kratki prikaz metodika za strateko planiranje informacijskog sustava 3.2. Analiza poslovnog sustava 3.2.1. Strateka analiza poslovanja organizacijskog sustava 3.2.2. Preoblikovanje poslovnih procesa (BPR) 3.2.3. Izrada grubog modela podataka 3.2.4. Odreivanje temeljne arhitekture IS-a 3.2.5. Analiza postojeih informacijskih podsustava i utvrivanje potrebnih promjena 3.2.6. Odreivanje prioriteta razvoja pojedinih informacijskih podsustava 3.3. Dekompozicija ciljeva, funkcija i procesa poslovnog sustava 3.3.1. Model procesa 3.3.2. Model resursa 3.4. Tehnika matrinih dijagrama 3.4.1. Matrica procesa i klasa podataka 3.4.2. Dijagonalizacija matrice i oblikovanje podsustava 3.4.3. Unutranja konzistentnost i vanjska povezanost podsustava 3.5. Odreivanje osnovne arhitektura informacijskog sustava 3.5.1. Analiza sklonosti izmeu procesa 3.5.2. Mjera kvalitete strukture informacijskog sustava

1 8 10 14 22 23 25 26 30 32 33 33 37 38 40 42 42 42 44 49 51 51 52 53 54 54 55 55 58 59 59 63 67 70 71 76i

4. Izvedba informacijskog sustava 4.1. Analiza poslovnog podsustava 4.1.1. Dijagram tijeka dokumenata (podataka) 4.1.2. Radni dijagram (workflow) 4.1.3. Specifikacija zahtjeva 4.2. Administracija podataka 4.2.1. Rjenik podataka. 4.2.2. Poslovi administracije podataka 4.2.3. Model podataka 4.2.4. Osnovni pojmovi ERA modela - entitet, atribut, relacija (veza) 4.3. ifarski sustavi 4.3.1. Izvori ifarskih sustava 4.3.2. Oblikovanje ifarskih sustava 4.3.3. Upravljanje ifarskim sustavima u poduzeu 4.4. Uvoenje informacijskog sustava u primjenu 4.4.1. Specifikacija prototipa 4.4.2. Testiranje, uvoenje i odravanje informacijskog sustava 5. Primjena CASE pomagala 5.1. Uloga i uporaba CASE pomagala 5.2. Vrste CASE pomagala 5.3. Modeli zrelosti informacijskog sustava 6. Kvaliteta informacijskog sustava i zatita od zloporaba 6.1. Kvaliteta informacijskog sustava 6.2. Zatita informacijskog sustava 7. Seminarski primjer - Poslovanje trgovine 7.1. Sustavni postupak izgradnje informacijskog sustava 7.2. Primjer seminarskog rada Poslovanje trgovine 7.3. Zadaci za vjebu Literatura

85 86 90 93 97 97 100 104 105 111 111 111 114 114 114 116 120 122 124 127 130

132 135 181

ii

1.

Informacijski sustav u poslovanjuDefinicija sustava, poslovnog sustava i njegova informacijskog sustava Kratki prikaz povijesti razvoja informacijskih sustava Vrste informacijskih sustava Zablude o uspjenosti informacijskih sustava i informacijska kriza

1.1. Definicija sustava, poslovnog sustava i njegovog informacijskog sustavaRije sustav1 koristi se esto u svakodnevnom govoru, pri emu se smisao mijenja ovisno o kontekstu. Primjerice, znaenja politikog i zvjezdanog sustava sigurno su razliita, ukoliko se zvjezdani sustav odnosi na astronomske kategorije odreenih tijela u svemiru - zvijezda (a ne na politike zvijezde). Politiki sustav u kojem postoji samo jedan element, samo jedan politiar, ne moe se smatrati sustavom, kao niti zvjezdani sustav samo s jednom zvijezdom. Ipak, ak i u ovom sluaju moe se prepoznati neto zajedniko mora postojati niz dijelova ili elemenata (dakle, zvijezda odnosno politiara) koji djeluju sa svrhom postizanja odreenog, specifinog cilja. Za politiki sustav e to znaiti promjene politikih programa to se esto dogaa nakon unosa novih ideja i ljudi u sustav, ali i izlaza odreenog broja osoba koje se ne mogu prilagoditi. U zvjezdanom sustavu e ulaz nekog novog objekta prouzroiti razliite transformacije sustava, ije posljedice mogu biti unitenje nekog nebeskog tijela. Stoga vrijedi: Sustav je svaki ureen skup od najmanje dva elementa koji zajedno interakcijom ostvaruju funkciju cjeline. Pri tome je cilj sustava transformacija razliitih vrsta ulaza u izlaz. Transformacija se obavlja djelovanjem razliitih procesa u sustavu, ovisno o prirodi promatranog sustava.Ulaz 1Ulaz 2Izlaz 1

. .

Proces u sustavu

Ulaz n

Izlaz m

. .

Izlaz 2

Slika 1. Opi model sustava

Prema Klai, B: Veliki rjenik stranih rijei, Zagreb, 1968, str. 122. rije sustav zamjenjuje rije sistem, a znai poredak uvjetovan planskim, pravilnim rasporeajem dijelova u meusobnoj vezi. 1

1

Sustavi u prirodi su vie ili manje sloeni. Svaki sloeni sustav sastoji se od niza elementarnih sustava (podsustava), koji mogu biti vie ili manje povezani2. Meusobna djelovanja i veze meu podsustavima zovu se suelja. Ako u sustavu postoji vie od dva podsustava, njihove veze se prikazuju pomou matrica veza. Sve takve matrice veza povezuju se u jednu veliku matricu, tzv. matricu strukture sustava. Za neki sloeni sustav S koji se sastoji od s podsustava vrijedi: S = { S1, S2, , SS }, gdje je S sustav, S1, , SS podsustavi, s broj podsustava

Moe se pisati i: S = S1 S2 Ss S=s

Ui =1

Si

Najvei broj veza izmeu podsustava postoji u sustavu onda kada je svaki od podsustava vezan sa svakim drugim podsustavom osim sa samim sobom. U tom sluaju je maksimalan broj matrica veza v max = s (s - 1) , a minimalan PRIMJER: Neka se sustav sastoji od 3 podsustava. Tada najvei broj matrica veza iznosi 3 x (3-1) = 3 x 2 = 6, a najmanji 3 1 = 2 (slika 2.).

v min = s - 1 .

S11 1 2 4 6

S1

S

S

S3

5

S3 S23 2

S2

Slika 2.: Maksimalni i minimalni broja veza izmeu tri podsustava

2

Radoevi, D: Teorija sistema i teorija informacija, str. 184., FOI, Varadin, 1975. 2

Sustav s veim brojem veza ima kruu strukturu, pa je manje prilagodljiv promjenama u vremenu, to neosporno negativno utjee na njegovu funkcionalnost. Stoga za postizanje bolje funkcionalnosti cijelog sustava sustav treba strukturirati tako da svaki podsustav ima to manje veza s ostalim podsustavima kao i s okruenjem. U praksi okruenje moe imati kljunu ulogu u ispravnom funkcioniranju sustava3. Veze u sustavu prikazuju se potpunom matricom strukture sustava, koja se uvijek sastoji od etiri submatrice. Osim veza meu podsustavima uvijek se prikazuju i veze podsustava sa okruenjem:

S oo S os S= S so S ss submatrica strukture okruenja. Ta matrica gotovo uvijek ostaje nedefinirana u cijelosti, jer u veini sluajeva nije mogue istraiti veze unutar okruenja. S os submatrica veza izmeu okruenja O i sustava S. Ova matrica sastoji se od samo jednog retka i obuhvaa one veze koje izlaze iz sustava. S so submatrica veza izmeu sustava S i okruenja O. Ova matrica sastoji se od samo jednog stupca i obuhvaa one veze koje iz okruenja ulaze u sustav.

S oo

S ss

interna matrica strukture sustava S .

Dakle, potpuna matrica strukture sustava moe se prikazati grafiki kao na slici 3.

S oo

(okruje) O S1 S2 S3 Vo3 0 V2o V3o V41 V51 V52 0 0

S os (izlazi iz sustava)S4 S5 Vo5 V15

O S1 S2 S3 S4 S5

0 0

S so (ulazi u sustav)

S ss (interna struktura)

Slika3. Potpuna matrica strukture sustava S

3

Primjerice, kada je 2003. godine zakonom ukinuto pravo koritenja jedinstvenog matinog broja graana za svrhe za koje matini broj nije namijenjen, roditelji novoroene djece nisu mogli prijaviti dijete u zdravstveno osiguranje jer im nije bio poznat djetetov JMBG. Naime, aplikacija je prvo traila prijavu novog JMBG-a a zatim je tek bilo mogue obaviti posao. Za zdravstveni sustav podatak o JMBG-u je podatak iz okruenja, jer nastaje izvan sustava. 3

S obzirom na njihovu povezanost s okruenjem, sustave dijelimo na zatvorene i otvorene. Otvoreni sustavi razmjenjuju informacije, materiju i energiju s okruenjem i nastoje poprimiti oblik i strukturu koja im omoguava da se prilagode promjenama u okruenju. Imaju svojstvo samoorganiziranja u smislu da mijenjaju svoju organizaciju u odnosu na promijenjene uvjete iz okoline. Otvoreni sustavi s okruenjem imaju barem jednu nenultu matricu veze. Zatvoreni sustavi su odvojeni od okruenja, ne razmjenjuju materiju, informacije ili energiju sa svojim okruenjem. U zatvorenim sustavima matrice S os i S so su nulte matrice, jer nemaju veze s okruenjem. Entropija je mjera neizvjesnosti u budunost sustava odnosno mjera neorganiziranosti sustava, koja raste s vremenom. Svaki zatvoreni sustav mora se u budunosti raspasti ili postati neorganiziran. U prirodi su sustavi samo relativno zatvoreni jer nije mogue postii punu izolaciju od utjecaja okoline. Takvi sustavi imaju kontrolirane i dobro definirane ulaze i izlaze. Stoga e se nadalje razmatrati zatvoreni poslovni sustavi, dakle takvi sustavi koji iz okruenja ne primaju ali niti okruenju ne predaju podatke. Poslovni sustav je organizacijski sustav kojeg opisuje skup informacija o prolosti i sadanjosti i poslovnih procesa koji ih obrauju4. U poslovni sustav ulaze sirovine, energija, poruke, dokumenti, a izlaze proizvodi i dokumenti. Dakle, poslovni sustav karakteriziraju materijalni ulazi i izlazi i informacijski tokovi. Sudionici u tom procesu transformacije ulaza u izlaze mogu biti osobe izvritelji posla, razni strojevi i alati. Da bi se poslovni sustav mogao obavljati svoju funkciju potrebne su mu informacije. Stoga svaki poslovni sustav posjeduje vlastiti informacijski sustav, kojim se obrauju podaci o svim segmentima poslovanja. Informacijski sustav dio je svakog poslovnog sustava ija je funkcija neprekidna opskrba svih razina upravljanja, odluivanja i svakodnevnog poslovanja potrebnim informacijama. Budui da se informacijski sustav razvija za realni poslovni sustav poslovni procesi realnog sustava temelj su za modeliranje strukture njegova informacijskog sustava. Primjerice, prikupljanje, obrada te koritenje podataka u poslovnim procesima poduzea temelj je svakog poslovanja. Pri tomu se neki od poslovnih procesa znatno razlikuju jer ovise o djelatnosti poduzea, dok je dio njih gotovo jednak za sve. To se posebno odnosi na knjigovodstveno raunovodstvene postupke gdje, sa stajalita opeg modela poslovnih procesa na logikoj razini, nema znatne razlike u postupcima i procedurama. Iz navedenog proizlazi da svako poduzee posjeduje vlastiti informacijski sustav koji moe, ali i ne mora, biti podran raunalom (u svojim segmentima ili u cijelosti). Poslovni sustavi su u pravilu sloeni sustavi. Jednostavan poslovni sustav u praksi znai da se radi o poslovnom sustavu u kojem se razmatra ili samo dio poslovnih funkcija, ili je njegova4

Brumec, J. Strateko planiranje IS-a, FOI Varadin, 1997. 4

sloenost neto manja zbog ukupnog obima posla koji obavlja (iako ne mora uvijek biti tako5). Informacijski sustav koji podrava sloeni poslovni sustav sastoji se od niza informacijskih podsustava, a svaki od njih moe se smatrati elementarnim informacijskim sustavom. Dakle, zadaci informacijskog sustava su: prikupljanje, razvrstavanje, obrada, uvanje, oblikovanje i rasporeivanje podataka svim radnim razinama poslovnog sustava. Vano je odrediti to se zapravo obrauje u informacijskom sustavu. Uglavnom se radi o podacima koji, sami za sebe, nemaju neko znaenje. Primjerice, podatak pohranjen na raunalu moe biti i broj 1.000. to znai taj broj, taj podatak? To moe biti cijena od 1.000 kn za neki artikl, ali to moe biti i 1.000 EUR duga prema nekome ili od nekoga. Drugim rijeima, podatak je injenica o neemu iz realnog svijeta, dok je informacija interpretacija podatka koja ima subjektivno znaenje za primatelja. Informacijski sustav proizvodi informacije tako da podatke obrauje, organizira i prikazuje na nain razumljiv korisniku, koji onda tako pripremljene podatke interpretira i na temelju njih donosi odluke u skladu s svojim ovlatenjima. Zato su ciljevi informacijskog sustava razliiti za razliite radne razine (tablica 1). Najee se koristi podjela na tri radne razine: razinu izvoenja, razinu upravljanja i razinu odluivanja. Razina izvoenja je operativna razina, na kojoj se obavljaju aktivnosti osnovne djelatnosti. Te poslove obavlja najvei broj izvrilaca. Razina upravljanja je taktika razina, na kojoj se nalazi srednje rukovodstvo koje organizira posao, upravljaj poslovnim procesima i prati uspjenost rada. Razinu odluivanja ili strateku razinu ine najvia poslovodstva poslovnih sustava koja donose smjernice za dalji rast i razvoj sustava odnosno postavljaju poslovne ciljeve. esto se te razine prikazuju grafiki (slika 4.).S t r a t e k a r a z in a ( r a z i n a o d lu iv a n ja )

T a k t i k a r a z in a ( r a z in a u p r a v lja n ja )

O p e r a t iv n a r a z i n a ( r a z i n a i z v o e n ja )

Slika 4. Razine upravljanja u organizacijskom sustavuSloenost sustava odreena je brojem procesa koji se u njemu obavljaju ali koliinom podataka odnosno dokumenata koji se u sustavu rabe. 55

Razina funkcija organizacijskog sustavaIZVOENJE UPRAVLJANJE ODLUIVANJE procesi osnovne djelatnosti razina odgovorna za organiziranje, praenje uspjenosti, otklanjanje smetnji razina odgovorna za postavljanje poslovnih ciljeva

Cilj informacijskog podsustavapoveanje produktivnosti rada poveanje uinkovitosti osiguranje stabilnosti rasta i razvoja

Izvor: Brumec, J.: Strateko planiranje IS-a, FOI Varadin, 1997.

Tablica 1. Ciljevi informacijskih podsustava

Predmet razmatranja bit e samo zatvoreni poslovni sustav prikazan matricom S ss odnosno matricom interne strukture sustava S. Podaci koji nastaju u okruenju, ondje se obrauju i povratno utjeu na promatrani poslovni sustav, nisu zanemarivi u poslovnom smislu, ali ne utjeu na interno strukturiranje i funkcioniranje informacijskog sustava6. Podaci iz okoline moraju se ukljuiti u poslovni sustav i to se obavlja unosom podataka u informacijski sustav. Proces unosa podataka moe se zamijeniti procesom prijenosa podataka koji su potrebni korisniku, pri emu se unutarnja struktura informacijskog sustava nee bitno promijeniti (novi proces ostati e sastavnim dijelom onog podsustava kojem je pripadao stari), a funkcionalnost e biti ostvarena. PRIMJER: Na slici 5. prikazan je jedan organizacijski sustav i jedan od njegovih pripadajuih informacijskih podsustava, te primjeri ulazno/izlaznih podataka i procesa kao osnovnih dijelova tog podsustava. Sloeni poslovni sustav visokokolskog obrazovanja sadri nekoliko elementarnih podsustava (slika a). Pretpostavka je da se eli informatizirati odnosno informatiki podrati dio ovog sloenog sustava koji obrauje procese studiranja i stjecanja diplome. Tada minimalan broj meusobno povezanih podsustava koji ine cjelinu predstavljaju podsustavi za evidenciju nastavnika i studenata i podsustav koji obrauje podatke vezane uz studiranje tijekom vremena (slika b). Zadatak sustava je transformacija razliitih ulaza u izlaze (slika c), pa su ulazi u informacijski sustav Studiranje podaci o nastavniku, studentu, predmetu, prijavnici i drugo. Izlazne informacije su rezultati obrade ulaznih podataka, pa je primjerice, evidencija prisustva nastavi rezultat obrade podataka o nastavniku, predmetu i studentu u nekom vremenskom periodu u kojem student slua odreeni predmet. Transformacije ulaza u izlaze dogaaju se djelovanjem razliitih procesa u sustavu. Primjerice, na kraju semestra moe se obradom ulaznih podataka koji su nastali biljeenjem prisustvovanja studenata nastavi izraditi izlazno izvjee Evidencija prisustva nastavi (slika d).

Ako podaci iz okoline znaajno utjeu na funkcioniranje informacijskog sustava potrebno ga je izuzetno paljivo oblikovati kako bi bio to neovisniji. 6

6

Sustav visokokolskog obrazovanja Slika a)1. Kadrovska evidencija (nastavnici, ostali zaposlenici) 2. Evidencija studenata 3. Studiranje i stjecanje diplome - upis studenata- pohaanje nastave - polaganje ispita - izrada diplomskog rada - obrana diplomskog rada 4. Financijsko-knjigovodstveni poslovi - nabava materijala - blagajniko poslovanje - obraun plaa ...

5. Znanstveno-istraivaki rad ...

IS StudiranjeEvidencija studenataocjena predmeta student slua predmet

Slika b)

student polae predmet student prijavi Studiranje predmet

Evidencija nastavnika

i stjecanje diplome

nastavnik predaje predmet

Nastavnik

Raspored sati Evidencija prisustva nastavi

Slika c)

Student Predmet Prijavnica ...

IS Studiranje

Ocjena Zvanje Diploma ...

Nastavnik

Sastavljanje rasporeda sati Odravanje nastave Polaganje ispita Obrana diplomskog rada

Raspored sati Evidencija prisustva nastavi Ocjena Zvanje Diploma

Slika d)

Student Predmet Prijavnica

...PROCESI ulazni PODACI

izlazni

Slika 5. Primjer sustava i informacijskog sustava7

1. 2.

Kratki prikaz povijesti razvoja informacijskih sustava

esta zabluda je da poslovni sustavi koji ne koriste raunala u poslovanju nemaju ni informacijski sustav. Meutim, ponekad se unato raunalima koriste i kartoteke, u kojima se nalaze podaci od interesa (primjerice, u knjinicama kartice autora i naslova), pohranjeni na papiru. Stoga se moe ustvrditi da je informacijski sustav svaki sustav koji se koristi u poslovanju sa zadatkom prikupljanja, razvrstavanja, obrade, uvanja i rasporeivanja podataka i on NE mora biti podran raunalom. Povijest razvoja informatike govori o tomu kako su se dostupnim tehnikim sredstvima obraivali podaci potrebni u svakodnevnom ivotu i radu. Mogue je razluiti etiri osnovne faze u razvoju naina obrade podataka7, pri emu se, unato povijesnoj distanci neke od njih i danas primjenjuju. 1. Faza rune obrade podataka odlikuje se sporom obradom podataka, pri emu se koristi rad ruku, medij za pohranu podataka i dostupni alati za pisanje po tom mediju8. Na taj nain obraivana je relativno mala koliina podataka, pri emu je obrada bila nepouzdana, a njena tonost upitna. Niska produktivnost rada nadoknaivana je upotrebom velikog broja ruku koji su evidentirali podatke (pisara), to je bilo izuzetno cijenjeno zanimanje. 2. Faza mehanike obrade podataka posljedica je opeg razvoja znanosti i tehnike. Poinje od sredine 17. stoljea, kada su konstruirani prvi pomoni ureaji za obradu podataka. Poznati matematiari i fiziari tog vremena ujedno su bili i njihovi konstruktori (primjerice, Blaise Pascal konstruirao je ureaj koji se smatra preteom dananjih analognih raunala, a Gottfried Leibniz ureaj koji se smatra preteom dananjih digitalnih raunala). Henry Mill konstruirao je prvi mehaniki pisai stroj ime je znaajno utjecao ne samo na razvoj informacijske znanosti, nego i na drutvene odnose u cjelini9. Ovu fazu odlikuje poveanje produktivnosti, tonosti i koliine obraenih podataka. 3. Faza elektromehanike obrade podataka poela je u drugoj polovici 19. stoljea, kada je vlada SAD raspisala javni natjeaj za konstruiranje ureaja kojim bi se podaci popisa stanovnitva mogli obraditi u to kraem roku10. Hermann Hollerith je pobijedio s prijedlogom da se kao nositelj podataka koristi buena kartica (koju je izumio Jacquard i primijenio je za upravljanje tkalakim stanom to se smatra poetkom automatizacije proizvodnih procesa), a za njihovu obradu da se upotrijebi poseban elektromehaniki ureaj. Time je omoguena masovna obrada velike koliine podataka, a Holerith se obogatio i osnovao tvrtku iz koje se 1924. godine razvio IBM (International Business Machines). Ova faza u literaturi se esto naziva i fazom kartine, mehanografske ili birotehnike obrade podataka.

Panian, .: Poslovna informatika, Potecon, Zagreb, 2001, str. 45.-48. Medij moe biti kamen, na kojem su stari Egipani urezivali simbole kojima su opisivali i evidentirali zbivanja iz svakodnevnog ivota, papirus po kojem se pisalo trstikom, glinene ploice s klinastim pismom i konano papir, na kojima su pisari vodili poslovne knjige odnosno zapise o ljetini, porezu i slino. 9 Poslovi pisanja na pisaem stroju postaju cijenjenim ne samo za mukarce, nego i za ene. Na taj nain enama je omogueno dulje i kvalitetnije kolovanje, a kao zavrene tipkaice mogle su se samostalno uzdravati. 10 Popisi stanovnitva radili su se i u starom vijeku, no njihova obrada radila se runo i trajala je dugo. Najpoznatiji popis stanovnitva iz tog doba opisan je Bibliji, prilikom Kristova roenja. 88

7

4. Faza elektronike obrade podataka poinje 1944. godine s razvojem ENIAC-a koji se smatra prvim pravim elektronikim raunalom. Ova faza odlikuje se iznimno velikom brzinom obrade velike koliine podataka i zanemarivim brojem greaka. Omogueno je privremeno i trajno pohranjivanje podataka, te povezivanje operacija nad podacima (obrada i prijenos podataka, integracija obrade teksta, grafika, slika i zvuka). U ovu fazu spada i Internet kao najnoviji, uz ostale svoje funkcije, danas sve rasprostranjeniji nain obrade podataka. U malim poduzeima i danas se esto veina poslova radi runo. Na odluku o primjeni raunala u svakodnevnom poslovanju odnosno raunalom podranog informacijskog sustava, utjeu sljedei kriteriji: Velika koliina podataka koju je potrebno pohranjivati i obraivati najznaajniji je kriterij za donoenje odluke o informatizaciji poslovanja. Primjerice, nije svejedno radi li se u poduzeu obraun plae za dva zaposlenika ili dvije stotine zaposlenika. Za mali broj ljudi obraun plae je jednostavnije (i esto jeftinije) napraviti runo, dok za velik broj zaposlenika obrada e biti tonija i znaajno kraa uz primjenu odgovarajueg raunalnog programa. Pad cijene materijalno tehnike komponente (engl. Hardware) uinio je raunala dostupnim ne samo poduzeima nego i privatnim osobama. Stoga se novoosnovana poduzea sve ee odluuju na kupnju informatike opreme odmah na poetku rada, dok poduzea koja posluju dulje na tritu neto sporije obnavljaju i proiruju postojeu opremu. Kvaliteta i mogunosti nematerijalne komponente informacijskog sustava (engl. Software) trebala bi biti presudna pri donoenju odluke o informatizaciji. Velik broj gotovih programskih rjeenja koje je mogue relativno jeftino nabaviti na tritu, kao i mogunost razvoja softvera po mjeri, razlog su informatizaciji poslovanja u velikom broju tvrtki. Informacijska zrelost ljudskih resursa (engl. Lifeware) utjee na brzinu uvoenja raunala u poslovanje. Jo uvijek je mogue pronai tvrtke gdje zaposlenici odbijaju raditi na raunalima11 (smatraju se prestarim za uenje neeg novog ili se jednostavno boje raunala pa trae razne izgovore za odravanje runog rada, ili ak nemaju adekvatnu kolsku spremu ni znanja za posao koji obavljaju pa se boje za svoje radno mjesto). Poznavanje rada na raunalu postalo je jedan od uvjeta pri zapoljavanju, tako da mladi potiu informatizaciju poslovanja. Razvoj i dostupnost sredstava i veza za prijenos podataka i komunikaciju (engl. Netware) omoguio je irenje trita za proizvode i usluge poduzea, te bolju komunikaciju i povezanost unutar poduzea i s okolinom. Omoguio je i rad od kue (na daljinu), veu fleksibilnost radnog vremena, ali i rad od jutra do sutra. Utjecaj komunikacijskih tehnologija posebno je znaajan u formiranju novih usluga i otvaranju novih radnih mjesta na poslovima raunalima podranog poslovanja (povezivanja poduzea s poslovnim bankama i plaanja putem Interneta, prodaja proizvoda putem web-a, kao to radi tvrtka Amazon i slino). Organizacijska zrelost poslovnog sustava (engl. Orgware) predstavlja sve mjere, metode i propise kojima se usklauje rad prethodne etiri komponente, pa stoga ako poduzee nije na adekvatnoj organizacijskoj razini nema niti kvalitetne informatizacije poslovanja. Iskustvo je pokazalo da u tvrtkama u kojima je organizacija poslovanja loa i informacijski sustav je lo. Pri tome uvoenje raunala nee odmah rijeiti probleme, jer informacijski sustav se gradi na temelju pravila koja postoje (ili ne postoje) u poslovnom sustavu. Uvoenje informacijskog sustava podranog raunalom utjee na organizacijsku zrelost tvrtke, te dugorono uvodi red u organizacijski kaos.

11

Taj problem posebno je izraen kod zaposlenika u dravnoj upravi. 9

S obzirom na to da su prva raunala bila jako skupa, a njihov znaaj je bio od dravne vanosti, na poetku su razvijani vojni sustavi. Meutim, mogunost jeftinije, bre i tonije obrade velike koliine podataka prema jasnim i definiranim pravilima utjecala je na razvoj programske podrke za knjigovodstvo i raunovodstvo. Iako je raunalna podrka potrebna i drugim segmentima poslovanja, skupa raunala i programe kupovali su lanovi poslovodstava poduzea zadueni za financijske poslove12. Idui korak bila je podrka kadrovskoj operativi, najee u obliku programa za obraun plaa (ponovno je mogue prepoznati vezu s izvorom financiranja nabave opreme i softvera). Tek nakon toga poela je primjena raunala za podrku proizvodnji, jer su proizvodni procesi sloeniji, razlikuju se ovisno o vrsti proizvodnje i tee ih je implementirati. Programska podrka poslovodstvu posljednja je uvedena u primjenu u drutvu, ali samo u veoma malom broju poduzea.

1.3. Vrste informacijskih sustavaKriteriji za podjelu informacijskih sustava su razliiti. Najee se koriste podjele prema konceptualnom ustrojstvu poslovodstva, prema namjeni ili prema modelu poslovnih funkcija u poslovnom sustavu. U praksi ponekad u jednom poduzeu nema strogih granica izmeu dva podsustava, koji su u drugom poduzeu strogo odvojeni. Na slici 4. prikazane su razine upravljanja u organizacijskom sustavu. S obzirom da su nadlenosti i zadaci svake razine drugaiji, njihovi informacijski sustavi takoer se moraju razlikovati (tablica 2.).Ustroj poslovodstvaPoslovodstvo Izvrno vodstvo Operativno vodstvo Strateki nivo Taktiki nivo Operativni nivo Odluivanje Upravljanje Izvoenje

Vrste IS-aSustav potpore odluivanju Izvrni informacijski sustavi Transakcijski sustavi

Tablica 2. Vrste informacijskih sustava prema konceptualnom ustroju poslovodstva

Operativnoj razini namijenjeni su transakcijski sustavi, namijenjeni za izvoenje procesa osnovne djelatnosti. To mogu biti sustavi kojima se knjie bankarske transakcije ili sustavi kojima se evidentiraju pojedini koraci u proizvodnji. Taktikoj razini namijenjeni su izvrni informacijski sustavi iji rezultat su izvjea nuna za upravljanje, a stratekoj razini sustavi potpore odluivanju. Prema namjeni se informacijski sustavi dijele na sustave obrade podataka, sustave podrke uredskom radu, sustave podrke u odluivanju i ekspertne sustave13. Sustavi obrade podataka slue za unos, obradu i pohranjivanje podataka o stanju sustava i poslovnim dogaajima. Podaci su pohranjeni u bazama podataka i njima se pristupa uz pomo12

I danas je u velikom broju tvrtki za informatiku zaduen direktor za financijske poslove. Ponekad je takva organizacija prepreka za dalja ulaganja u informacijske tehnologije i njihovu primjenu u ostvarenju boljeg poslovnog rezultata. 13 Prema eri et al: Poslovno raunarstvo, Znak, Zagreb, 1998., str. 36. 10

posebnih programa za pretraivanje baze podataka. Na temelju obraenih podataka izrauju se izvjea potrebna za izvoenje procesa osnovne djelatnosti ali i za upravljanje. Sustavi podrke uredskom radu dijele se na sustave za podrku u obavljanju administrativnih poslova i na sustave za podrku ljudskog komuniciranja. Uz sustav za obradu dokumenata koriste se pomoni sustavi za potporu rada u skupini, prezentacije i slino, dok se za podrku komuniciranju koriste elektronika pota, telekonferiranje itd. Kod sustava podrke u odluivanju primjenjuju se razliiti modeli odluivanja kojima se stvaraju informacije potrebne za odluivanje, kao podrka pojedincu i grupi. Ekspertni sustavi podrka su strunjacima i ekspertima, te slue za rjeavanje razliitih problema, primjerice konfiguriranja i dijagnosticiranja. U ovu kategoriju najee spadaju i sustavi podrke posebnim problemskim podrujima koji se odnose na podrku uenju, podrku znanstvenom i strunom radu ili podrku projektiranju. U tablici 3. dan je usporedni prikaz vanijih obiljeja razliitih vrsta informacijskih sustava prema namjeni14.Sustavi obrade podatakaPodruje primjene Teite raunalne podrke dobro strukturirana problemska podruja iji se procesi mogu strukturalno opisati - prikupljanje i pohranjivanje podataka u bazama podataka o prolim stanjima objekata, dogaajima i transakcijama - automatizirane obrade podataka o prolim stanjima objekata, poslovnim dogaajima i transakcijama - automatizirane obrade prikupljenih podataka za kontrolu i obraun - izvjeivanje o prikupljenim i obraenim podacima i informacijama

Sustavi uredskog poslovanjadobro strukturirani ponavljajui uredski poslovi - podrka komuniciranju korisnika sa okrujem - koritenje javnih servisa - definiranje uredskih procedura koje ukljuuje vremenske kontrole - obrada teksta - pretraivanje i obrada dokumenata koji sadre tekst, sliku i zvuk - upravljanje dokumentima - prikazivanje podataka i informacija - tablini kalkulatori - terminiranje poslova i mreno planiranje - postavljanje upita na bazu - definiranje jednostavnijih procedura za rad sa bazama

Sustavi podrke odluivanjudjelomino strukturirani procesi donoenja odluka - izdvajanje podataka potrebnih za odluivanje iz baza podataka - prikupljanje i pohranjivanje vlastitih podataka - definiranje dijaloga i ulaznih podataka, ulaznih podataka te izbor modela - rjeavanja problema - izbor oblika prikazivanja izlaznih rezultata

Ekspertni sustaviuska problemska podruja za koja trebaju ekspertna znanja - rjeavanje problema konfiguriranja i planiranja - rjeavanje problema dijagnosticiranja - obogaivanje sustava novim znanjima - objanjavanje naina rjeavanja problema

14

Prema Strahonja, V. et al.: "Projektiranje informacijskih sustava", Zavod za informatiku djelatnost RH i Ina Info, Zagreb, 1992., str. 36.-37. 11

Sustavi obrade podatakaProgramska programi za unos, pretraivanje baze i sredstva i obradu podataka pomagala

Sustavi uredskog poslovanja- programska pomagala za kreiranje, pretraivanje, obraivanje i pohranjivanje dokumenata - programska pomagala za proceduralno i ad hoc upravljanje objektima (dokumentima i porukama) - baze podataka pojedinih programskih pomagala - baze podataka o objektima

Sustavi podrke odluivanju- programi za definiranje dijaloga, izdvajanje podataka iz baze postojeih i unos vlastitih podataka - programske procedure obrade podataka u koje su ukljueni modeli odluivanja - baze izdvojenih podataka - baze vlastitih podataka - baze podataka sa rezultatima obrada - baze modela - grafiki, numeriki i tekstualno prikazane informacije potrebne za donoenje odluka - meurezultati obrada srednji i vii rukovoditelji uspjenost, izraajnost

Ekspertni sustaviprogramska pomagala i ljuske za unos i organiziranje znanja, zakljuivanje na temelju prikupljenih znanja, prikazivanje rezultata baze znanja

baze podataka Skladite podataka i organizacijskog informacija sustava

Osnovne vrste i oblici izlaznih informacija

- analitika i zbirna izvjea - izvjea o grekama i porukama - informacije o stanjima i promjenama stanja pojedinih objekata izvritelji i operativni rukovoditelji brzina, uinkovitost

- prikaz sadraja poruka, dokumenata i ostalih objekata - informacije o stanjima i promjenama pojedinih objekata uredskog sustava

- rezultati ekspertize s objanjenjima - prikaz naina rjeavanja problema

Najei korisnici Korist

svi koji obavljaju uredske poslove brzina, uinkovitost, izraajnost

srednji i vii rukovoditelji uspjenost, brzina

Izvor: V. Strahonja et al.: "Projektiranje informacijskih sustava", 1992.

Tablica 3. Usporedni prikaz vanijih obiljeja razliitih vrsta informacijskih sustava

Podjela prema standardnom modelu poslovnih funkcija odnosi se na podsustave informacijskog sustava kojima su pokrivena pojedina poslovna podruja. Informacijskih sustava moe biti onoliko koliko se poslovnih funkcija obavlja u poduzeu. Njihov broj ovisi o organizaciji poslovanja poduzea, pa se moe dogoditi da dvije tvrtke koje se bave istom djelatnou imaju razliit broj informacijskih podsustava15. Openito, to mogu biti: 15

Informacijski podsustav (IPS) planiranja i analize poslovanja, IPS upravljanja trajnim proizvodnim dobrima, IPS upravljanja ljudskim resursima, IPS upravljanja financijama, IPS nabave materijala i sirovina, IPS prodaje proizvoda i usluga,

Primjerice, neka jedno poduzee vodi vlastito knjigovodstvo, a drugo plaa usluni knjigovodstveni servis. Tada e prvom poduzeu informacijski podsustav za knjigovodstveno raunovodstvene poslove biti nuan, a drugom ne. 12

IPS raunovodstva, IPS istraivanja i razvoja itd.

Primjena informacijske tehnologije nema jednak znaaj za razliite poslovne sustave, pa i onda kada imaju implementirane iste informacijske podsustave. Stoga se informacijski sustavi dijele na etiri osnovna tipa: Operativni informacijski sustav je sustav o kojem ovisi uspjeh tekueg poslovanja. U ovom sluaju funkcioniranje poduzea jako ovisi o informacijskoj tehnologiji jer informacijski sustav slui kao potpora svakodnevnom poslu (primjerice u trgovini). Potporni informacijski sustav je koristan, ali nije kritian za poslovni uspjeh poduzea. U ovom sluaju ovisnost funkcioniranja poduzea o informacijskoj tehnologiji je mala (primjerice u graevinarstvu). Strateki informacijski sustav kritian je za poslovnu strategiju u budunosti, pa mora omoguiti pohranu i brzu obradu velike koliine potrebnih podataka. U ovom sluaju funkcioniranje poduzea jako ovisi o primjeni informacijske tehnologije, kao i poslovni rezultat poduzea (primjerice, rezervacija karata za prijevoz). Izgledni informacijski sustav mogao bi utjecati na uspjeh budueg poslovanja, stoga je ovisnost funkcioniranja poduzea o informacijskoj tehnologiji mala, ali je utjecaj informatike na poslovni rezultat velik (primjerice, u osiguravateljnoj djelatnosti gdje osiguravatelj moe funkcionirati uz runo izdavanje police i obradu teta, ali za isplativ izraun premije osiguranja i procjenu rizika za postojee i nove proizvode krojene prema ciljnim skupinama mora obraditi veliku koliinu prikupljenih podataka, to bez primjene informatike predugo traje i moe znaajno utjecati na rezultate poslovanja).

Za svaki poslovni sustav moe se odrediti kojem tipu pojedini informacijski podsustav pripada, te tako, ovisno o osnovnoj djelatnosti poduzea, lake ocijeniti redoslijed prioriteta pri uvoenju informacijskih podsustava u poslovanje. esto se pone s izgradnjom potpornog informacijskog sustava, koji postepeno prerasta do izglednog informacijskog sustava, kljunog za dugorono poslovanje. Neovisno o tipu i vrsti informacijskog sustava, u njima su pohranjeni podaci potrebni za dalju obradu i izvjeivanje. O kvaliteti tih podataka ovisiti e i kvaliteta informacijskog sustava. Budui da je informacijski sustav dio poslovnog sustava, o kvaliteti informacijskog sustava pak ovisi i cjelokupno poslovanje tvrtke. Dakle, bez dobro i jednoznano definiranih podataka nema ni kvalitetnog informacijskog sustava, a bez kvalitetnog i dobro strukturiranog informacijskog sustava nema ni kvalitetne podrke klijentu kao ni rasta i razvoja poduzea. Stoga kvalitetan informacijski sustav mora zadovoljiti sljedea osnovna naela16: informacijski sustav je model poslovne tehnologije organizacijskog sustava, podaci su resurs poslovnog sustava, temelj razmatranja prilikom odreivanja podsustava su poslovni procesi kao nepromjenjivi dio odreene poslovne tehnologije,

16

Brumec, J.: Projektiranje i metodike razvoja IS-a,Euro Data, Zagreb, 1996. 13

informacijski sustav izgrauje se integracijom podsustava na osnovi zajednikih podataka (modularnost), informacije za upravljanje i odluivanje izvode se na temelju zbivanja na razini izvoenja .

Informacijski sustav izgraen na ovim naelima preslikava poslovni tehnologiju odreenog poduzea, te moe u potpunosti zadovoljiti svoju zadau prikupljanja, obrade, pohrane i distribucije podataka svima kojima je to potrebno, s ciljem unapreenja poslovanja i ostvarenja pozitivnih poslovnih rezultata.

1.4.

Zablude o uspjenosti informacijskih sustava i informacijska krizaSamo oko 20% svih informacijskih sustava u svijetu pokazuje oekivanu uinkovitost, iduih 40% pokazuje marginalnu dobit, a preostalih 40% ist je promaaj.

O neuspjenim informacijskim sustavima nitko ne pie, tako da se esto stvara pogrean dojam da su svi drugi sustavi uspjeni, a samo onaj koji koristite ili mukotrpno razvijate neuspjean. Rijetki primjeri navedeni u literaturi postali su poznati zbog visokih teta na ljudima i stvarima, kojima su uzrok bili neuspjeni sustavi. Primjerice17: Ariane 5, let 501 (1996.), koja je eksplodirala prilikom lansiranja radi niza greaka u softveru. Nesrea je mogla imati vie uzroka, od kojih se navode nedovoljno testiran softver, loe odravanje te nedostaci u oblikovanju softvera. Therac 25, aparat za zraenje upravljan raunalom, kojim je pri terapiji najmanje est osoba ozraeno previsokim dozama radijacije, a za troje je dokazano da je umrlo od zraenja. Razlog je bio u nedovoljnoj kvaliteti sustava, odnosno neadekvatnom testiranju softvera za odreivanja koliine zraenja, nedovoljno jasnoj dokumentaciji i uputama za rad, te softverskim grekama u programu koji je trebao osigurati sigurnost pri primjeni stroja. Londonski sustav hitne pomoi (engl. The London Ambulance Service), koji je trebao upravljati prometom ambulantnih vozila na podruju od preko 600 kvadratnih milja, koji prevozi preko 5000 pacijenata dnevno u 750 vozila. S obzirom da se radi o preko 2000 telefonskih poziva na dan, ukljuujui vie od 1300 hitnih intervencija, odlueno je uvesti raunalom podran sustav. Autori softvera nisu imali dovoljno iskustva u izradi tako sloenog i velikog sustava, pa su napravili itav niz greaka u oblikovanju i programiranju sustava, koji se tri tjedna nakon uvoenja raspao. Softver nije bio prilagoen ljudima koji su ga trebali koristiti, tako da se pretpostavlja da su neke osobe umrle jer hitna pomo nije do njih stigla na vrijeme.

17

Prema Van Vliet, H.: Software Engineering, Wiley& Sons, NY, 2000., str. 18.-24. 14

Najee greke dogaaju se na samom poetku projekta razvoja informacijskog sustava. Ako se ne uoe do zavretka rada na razvoju i izvedbi, njihovo otklanjanje ima i najviu cijenu. Poetni projekt najee je pogrean zbog pogreno utvrenih polaznih zahtjeva odnosno nedovoljnog razumijevanja stvarnih potreba korisnika i ponekad ga nije mogue popraviti. Najznaajniji uzroci neuspjeha, kao i visina trokova otklanjanja pogreaka pri razvoju informacijskih sustava, prikazani su na slici 6. Bez informacijskog sustava danas poduzea ne mogu ni rasti niti razvijati se na tritu. Isto tako, nepaljivim ulaganjem u informacijski sustav mogu se ostvariti gubici ije posljedice poduzee moe dugorono osjeati, a oni ponekad mogu biti i uzrok njegova propadanja. Nemogunost pojedinaca i poslovnih sustava da u svakom trenutku mogu pribaviti i koristiti potrebne informacije, te problemi uvoenja raunala za podrku poslovnim i ostalim aktivnostima odraz su informacijske krize. Osnovni uzroci informacijske krize mogu se podijeliti na etiri glavne grupe18: velika koliina informacija, koja prati znanstveno tehnoloki razvoj i suvremeno poslovanje, porast sloenosti i raznolikosti problema, koji se nastoje rijeiti informatizacijom, problemi upravljanja organizacijskim sustavima, kriza razvoja programskih proizvoda i informacijskih sustava.

U svakodnevnom poslovanju nastaje velika koliina informacija koju poslovni sustavi ele i moraju pratiti. To su, primjerice, podaci iz prolosti koji mogu biti iskoriteni u promociji proizvoda ili usluga za ostvarenje boljeg rezultata u budunosti. Ponekad te podatke nije mogue prepoznati kao potrebne i/ili zanimljive, sortirati ih i koristiti, jer ili nedostaje odgovarajua informatika podrka ili je uope nema. Posljedica nedostatka znanstvenih informacija znai zaostajanje drave za razvijenima uz tehnoloku i financijsku ovisnost o njima, osiromaenje stanovnitva te, u konanici, gubitak samostalnosti. Informatizacija se relativno brzo provodi za jednostavne operativne poslove koje je lako automatizirati. Meutim, kompliciraniji poslovi zahtijevaju drugaija znanja i multidisciplinaran pristup tima strunjaka. Stoga se razvijaju metode i tehnike ijom primjenom se moe razviti uspjean informacijski sustav, koji treba pomoi poslovodstvima pri upravljanju poslovnim sustavom.

18

Prema Strahonja, V. et al.: Projektiranje informacijskih sustava, Zavod za informatiku djelatnost RH i Ina Info, Zagreb, 1992., str. 1. 15

Uzroci neuspjeha informacijskog sustava70 58

60

50

40 %

30

27

20 10 10 7

0

Program

Projekt

Zahtjevi

Ostalo

Troak otklanjanja pogreaka pri razvoju informacijskog sustava90 80 70 60 50 % 40 30 20 10 0

Program

Projekt

Zahtjevi

Ostalo

Izvor: Brumec, J.: Strateko planiranje IS-a, FOI; Varadin, 1997.

Slika 6.: Uzroci neuspjeha i visina trokova otklanjanja greaka pri razvoju informacijskog sustava

U Hrvatskoj nedostaje nositelja promjena u organizacijskim sustavima. Posebno teka situacija je nastala zbog privatizacije poduzea i pojave novih vlasnika i uprava koje nisu imale odgovarajua znanja o upravljaju. Poduzea su propadala, radnici su ostali bez posla, a preivjeli su samo oni koji su bili spremni neprekidno uiti i usavravati se. U sklopu takvog permanentnog obrazovanja poslovodstva poinju razumijevati ulogu informatizacije poslovanja, te vanost primjene informacijske tehnologije u borbi za ostvarenje poslovnih ciljeva. Stoga se mijenja odnos prema nabavci hardvera i softvera, te uvoenju informacijskog sustava u primjenu. Kriza razvoja programskih proizvoda i informacijskih sustava oituje se u nedovoljnoj koliini raspoloive programske opreme te neprovjerenoj ili nezadovoljavajuoj kvaliteti postojeih informacijskih sustava. Istodobno, produktivnost projektanata i programera je nedovoljna, a u praksi se rijetko primjenjuju metodoloke koncepcije razvoja. Koliina16

zahtjeva korisnika brzo raste i sve su kompliciraniji, posebno zato jer su korisnici sve vie informatiki educirani. Loa komunikacija izmeu korisnika i projektanata i programera konica je brem razvoju potrebnog softvera, stoga je kvalitetan informacijski sustav mogue realizirati iskljuivo timskim radom. Dakle, rjeenje za informacijsku krizu je razvoj kvalitetnih informacijskih sustava, pomou kojih vjeta i obrazovana poslovodstva upravljaju organizacijskim sustavima, uz primjenu modernih metoda i tehnika. Postavlja se jo samo pitanje da li e uinci informatizacije opravdati njenu visoku cijenu. U praksi nije jednostavno iskazati efekte koji se postiu informatizacijom. Dok se uspjenim informacijskim sustavom smatra onaj koji ostvaruje svoj zadatak i cilj, djelotvornost je mjera njegove sposobnosti da zadovolji potrebe uz prihvatljivu cijenu. Ekonomski efekti primjene informacijske tehnologije dijele se na: direktno mjerljive, poput smanjenja broja obrazaca, smanjenja zaliha sirovina, poveanje proizvodnje, smanjenje trokova rada i slino, indirektno mjerljive, poput bre izrade potrebnih izvjea, breg pristupa informacijama, mogunosti izrade novih analiza koje prije nije bilo mogue izraditi i slino, nemjerljive, poput poboljanja kvalitete proizvoda i usluga, bolje organiziranosti sustava, standardizacije postupaka i procedura itd. Takoer je istraivanjima utvrena injenica da je uinak primjene informacijskih tehnologija u praksi nii od oekivanog, to je saeto u efektu paradoksa19: to su vee investicije u informacijske tehnologije to je porast produktivnosti manji. Utvreno je da se mijenja odnos ulaganja u tehniku osnovicu i programsku podrku na nain da se smanjuju udjel ulaganja u hardver na raun poveanja ulaganja u softver. S druge strane, raste ulaganje u trokove osoblja i odravanje postojeeg sustava. Razvoj tehnike osnovice informacijskog sustava viestruko je bri od razvoja odgovarajueg softvera, tako da oprema zastarijeva prije nego li se razviju svi potrebni programi. Stoga, unato sve veim ulaganjima u informacijske tehnologije, uinci informatizacije ne rastu linearno, nego znatno sporije (porast produktivnosti manji je od oekivanog) ili ak pokazuju negativni efekt. Negativni efekt znai da je vie uloeno u informatiku nego li je njen uinak u primjeni. Efektu paradoksa pridonosi i parcijalan pristup informatizaciji poduzea kojim se rjeava samo odreeno podruje poslovanja u odreenom poslovnom razdoblju, bez sagledavanja cjelokupne poslovne tehnologije. Takoer su problem i nedostatna sredstva ili, to je jo ee, neodgovarajua distribucija ulaganja, posebno u poetnim koracima informatizacije odnosno unapreenja tehnoloke osnovice. U praksi se naizmjence pojavljuju dva sluaja: ili se sredstva uloe u tehniku osnovicu pa nedostaju za razvoj aplikativne podrke, ili se ulau u stalni popravak aplikativne podrke, pa se ne ulae u tehniku osnovicu koja izuzetno brzo zastarijeva. Iako je eliminacija efekta paradoksa predmet daljih istraivanja, ve se predlau mogua rjeenja.

19

Krakar, Z.: Efekt paradoksa, Infotrend br.51/10/1996, Zagreb 17

Jedno od njih20 navodi da je klju problema u procesu upravljanja promjenama u poslovnim sustavima, te njihovoj prilagodbi mogunostima novih tehnologija. Upravljanje promjenama ukljuuje: Upravljanje inovacijama odnosno sposobnost poslovodstva da, meu ostalim, iskoristi tehnoloki razvoj za nastanak nove poslovne filozofije, uspostavu nove poslovne organizacije, te stavi informatiku u njihovu funkciju, Upravljanje kvalitetom, koje osim uvoenja norme ISO 9000, ukljuuje upravljanje razvojem zrelosti procesa odnosno postupka neprekidna poboljanja naina proizvodnje aplikacijske programske opreme kao uska grla informatizacije, te Upravljanje preoblikovanjem poslovanja odnosno provoenje postupka modeliranja poslovnih procesa tako da ih se osposobi za informatiku primjenu.

Upravljanjem promjenama u poslovnim sustavima mijenjaju se i ciljevi informatizacije. eli se poveati efikasnost (pomou informacijske tehnologije raditi isti posao bolje) i efektivnost (biti kreativan i pomou informacijske tehnologije raditi bolji posao), te ostvariti strateku prednost proizvodnjom novih ideja koje su mogue tek uz primjenu informacijske tehnologije i na taj nain odrati prednost pred konkurencijom. Dakle, informacijski sustav model je poslovne tehnologije promatranog poslovnog sustava. Podaci su resurs poslovnog sustava, a poslovni procesi odreuju poslovnu tehnologiju. Tada se upravljanje poslovnim procesom moe definirati kao ukupnost svih aktivnosti koje u odnosu na poslovni proces poduzima pojedinac, organizacijska jedinica samostalno ili zajedno s drugim organizacijskim jedinicama ili poslovni sustav u cjelini, a koje se poduzimaju radi postizanja definiranog cilja poslovnog procesa na to kvalitetniji i ekonominiji nain i uz racionalno koritenje resursa. Upravljanje prepoznatim poslovnim procesima i odreivanje njihove zrelosti vaan je zadatak u svakom poslovnom sustavu. Iz prakse je poznato da u velikom broju poduzea nedostaju pisane organizacijske upute i standardi kojih se mora pridravati. Takoer, u neorganiziranom sustavu u kojem nisu jasno definirane radne procedure i postupci, te nadlenost i odgovornost za njih, znatno je lake provesti, ali i sakriti zlouporabu nego u organiziranom sustavu. Za odreivanje zrelosti poslovnih procesa esto se koristi Wats Hemphry-jev model koji se lako primjenjuje na svaki organizacijski sustav. Prema tom modelu procesi imaju pet razina zrelosti (slika 7.). Na prvoj, najnioj razini nalaze se poetni ili tzv. divlji procesi. To su oni koji jo nisu prepoznati i dogaaju se gotovo sluajno. Primjer se moe nai u svim poduzeima koja poinju sa poslovanjem, pa ak i kod ve uhodanih poduzea kada uvode novi proizvod. Uporabom elementarnih metoda za upravljanje (discipliniranjem) ti procesi prerastaju u ponavljajue procese, tj. prelaze u drugu razinu zrelosti. Najee ve u ovoj fazi nastaje potreba za informatizacijom procesa, no jo nije dosegnuta za to zadovoljavajua razina. Tek uvoenjem standardizacije opisa procesa i njihovih definicija (procesi tree razine zrelosti) stvaraju se preduvjeti za njihovu kvalitetnu implementaciju. Ako se informatiki podre ponavljajui procesi prije standardizacije vjerojatno e rezultat biti neuspjean informacijski sustav (ili podsustav) koji e se u kratkom vremenskom razdoblju morati zamijeniti.20

Prema Krakar, Z.: Efekt paradoksa, Infotrend br.51/10/1996, Zagreb 18

Izvor: Krakar,Z: ISO sustavi kvalitete u informatici, HGK, Zagreb, 1997.

Slika 7. Upravljanje razvojem zrelosti procesa (Wats-Hemphry model)

Uvoenjem mogunosti predvianja nastaju procesi etvrte razine ili upravljani procesi. Njihovim usklaivanjem s ostalim procesima etvrte razine i stalnim usavravanjem nastaju optimirani ili sinkronizirani procesi. Budui da jedna od definicija kae da je informacijski sustav dobar onoliko koliko su dobri procesi koje on obavlja21, moe ga se procijeniti s dosta velikom pouzdanou, ako se odredi razina zrelosti njegovih glavnih procesa. Ti pak podaci mogu posluiti pri procjeni vjerojatnosti uspjeha i resursa potrebnih za provoenje preoblikovanja poslovanja. Preoblikovanje poslovanja je postupak modeliranja poslovnih procesa tako da ih se osposobi za informatiku primjenu. Jasno, ukoliko se utvrdi da su neki procesi viak potrebno ih je ukinuti. Takoer, procesi koje nije mogue informatiki podrati jer zahtijevaju posebna znanja i donoenje odluka na temelju prosudbe, moraju se opisati to detaljnije i ukljuiti u informacijski sustav. U ovom prijedlogu rjeenja efekta paradoksa posebno je naglaeno da su nositelji tih aktivnosti poslovodstva poslovnih sustava, a informatika je samo potpora. Drugi prijedlog rjeenja efekta paradoksa predlae konkretne postupke za uspjenost ulaganja u informacijske tehnologije22: 21 22

strateko planiranje informacijskog sustava, istodobno s planiranjem razvoja poduzea; dosljedna primjena modernih metodika projektiranja i razvoja informacijskog sustava;

Brumec, J.: Strateko planiranje IS-a, FOI Varadin, 1997. Brumec, J.: Strateko planiranje IS-a, FOI Varadin, 1997. 19

osiguranje organizacijske zrelosti sredine za prihvaanje nove informacijske tehnologije.

Za razmatranje organizacijske zrelosti za pristup stratekom planiranju informacijskog sustava moe se koristiti Earl-ov model. On razlikuje 5 specifinih faza i pristupa stratekom planiranju informacijskog sustava ovisno o povezanosti s planiranjem poslovne strategije. Faze su opisane s jednom opom i vie pojedinanih znaajki. Ove faze djelomino se podudaraju s znaajem informacijskog sustava za odreeno poduzee na nain da to je informacijski sustav zahtjevniji treba primijeniti viu fazu planiranja. Za najzahtjevnije sustave mogu se, ali i ne moraju primijeniti sve faze no preporuka je koristiti odreeni redoslijed: faza 1. faza 2. faza 3. faza 4. faza 5. ________________

Faza 1 Glavni posao Projektiranje aplikacija

Faza 2 Definiranje poslovnih potreba Usaglaavanje prioriteta

Faza 3 Detaljno planiranje informacijskog sustava Usklaivanje aplikacija

Faza 4 Procjena strateke prednosti Postizanje poslovnih uinaka Poslovodstvo i korisnici Poduzetniko korisnike inovacije Planiranje voeno poslovima Operativni informacijski sustav

Faza 5 Veza sa strategijom poslovanja Integracija informacijskog sustava i poslovnih strategija Usuglaeno: korisnici, poslovodstvo i informatiari Vie metoda istodobno Planiranje voeno organizacijom Strateki informacijski sustav

Kljuni ciljevi Pridobivanje poslovodstva

Inicijator planiranja Pristup planiranju Opa znaajka Tip informacijskog sustava

Razvoj informatike tehnologije Razvoj "Bottom -up" Planiranje voeno tehnologijom Potporni informacijski sustav

Vie poslovodstvo Analiza "Top-down" Planiranje voeno metodama Izgledni informacijski sustav

Korisnici i informatiari zajedno Uravnoteeno "Top-down" i "Bottom - up" Administrativno planiranje Prijelaz iz izglednog u operativni informacijski sustav

Izvor: Brumec, J.: "Strateko planiranje IS", FOI Varadin, 1997.

Tablica 4. Earl-ov model faza pristupa stratekom planiranju IS

Oba su navedena prijedloga rjeenja za eliminaciju efekta paradoksa kompatibilna, te se meusobno preklapaju i dopunjavaju u primjeni jednakih pristupa i metodika.

20

Pitanja za ponavljanje: 1. Navedite i objasnite definiciju sustava, poslovnog sustava i njegova informacijskog sustava. 2. Objasnite definiciju informacijskog sustava, njegov cilj i zadatak. 3. Ukratko opiite povijesni razvoj informacijskih sustava i navedite karakteristike svake faze. 4. Opiite i ocijenite znaenje informacijskog sustava za razne djelatnosti. Objasnite kriterije koji utjeu na donoenje odluke o informatizaciji poslovanja. 5. Navedite vrste informacijskih sustava. Koje tipove informacijskih sustav poznajete. Objasnite ukratko svaki od njih. 6. Navedite i objasnite obiljeja sustava obrade podataka. 7. Navedite i objasnite obiljeja sustava uredskog poslovanja. 8. Navedite i objasnite obiljeja sustava za podrku odluivanju. 9. Navedite i objasnite obiljeja ekspertnih sustava. 10. Navedite i obrazloite zablude o uspjenosti informacijskih sustava. Koji uzroci koji utjeu na uspjenost informacijskog sustava? Kada je troak otklanjanja greaka najvei? 11. Objasnite pojam efekta paradoksa. 12. Objasnite pojam informacijske krize i objasnite prijedloge za njenu eliminaciju. 13. Navedite i objasnite osnovne uzroke informacijske krize. 14. Koje ekonomske efekte primjene informacijske tehnologije poznajete i kako se oni odraavaju na poslovanje? 15. Skicirajte i objasnite Wats-Hemphry-ev model zrelosti procesa. Navedite mogunost njegove primjene u praksi. 16. Kako se informatika tehnologija koristi u postizanju strateke prednosti poduzea? Objasnite znaajke kvalitetnog informacijskog sustava. 17. Kako se moe primijeniti Earl-ov model? Objasnite osobine pojedine faze!

21

2.

Organizacija poslovnog informacijskog sustavaOrganizacija informacijskog sustava Organizacijska kultura i organizacija informacijskog sustava Organizacijska zrelost i planiranje informacijskog sustava.

2.1. Organizacija informacijskog sustavaCentralizirana organizacija Decentralizirana organizacija Distribuirana organizacija Klijentsko posluiteljska arhitektura informacijskog informacijskog informacijskog informacijskog sustava sustava sustava sustava

Poslovni sustav ine ljudi, njihovo znanje i tehnika oprema koju koriste za obavljanje svakodnevnog posla. Stoga je potrebno, posebno u velikim i sloenim poslovnim sustavima, organizirati posao na nain da se uz to manje trokove realiziraju postavljeni ciljevi. Iz navedenog proizlazi da: "Organizacija predstavlja svjesno udruivanje ljudi kojima je cilj da odgovarajuim sredstvima ispune odreene zadatke s najmanjim moguim naporom, na bilo kojem podruju rada i ivota23". Organizacija poslovnog sustava podlona je odreenim objektivnim imbenicima odnosno ogranienjima prostorne prirode (primjerice, poduzee moe djelovati na malom i ogranienom prostoru ili moe djelovati na irem zemljopisnom podruju), vremenske prirode jer se uvjeti poslovanja neprekidno mijenjaju pa se i organizacija moe mijenjati sukladno njima, ekonomske prirode gdje se pokuava ostvariti maksimalnu korist uz minimalne trokove, te tehnoloke prirode (primjerice primjena novih tehnologija za unapreenje poslovanja i realizaciju poslovnih ciljeva). Informacijski sustav dio je svakog poslovnog sustava, to znai da je organizacija informacijskog sustava nain usklaivanja ljudi i informacijske tehnologije u djelatnoj cjelini kojoj je cilj nainom, oblikom i vremenom primjereno zadovoljavanje informacijskih potreba ljudi u poslovnom sustavu, radi ostvarivanja mogunosti uinkovitog upravljanja tim sustavom24. Orgware je tada skup zamisli, pravila i postupaka u skladu s kojima se informacijski sustav oblikuje, razvija i djeluje. Organizacijski ustroj poslovnog sustava moe se prikazati razliitim modelima, u obliku:23 24

Panian, : Poslovna informatika za ekonomiste, Potecon, Zagreb, 2001, str.187. Prema Panian, : Poslovna informatika za ekonomiste, Potecon, Zagreb, 2001, str.188. 22

centralizirane organizacijske shema, kod koje je upravljanje poslovnim sustavom koncentrirano na jednom mjestu, decentralizirane organizacijske sheme, kod koje poslovni subjekt posluje na vie lokacija na kojima obavlja sve poslove (kao da se na svakoj lokaciji nalazi posebno poduzee), distribuirane organizacijske sheme, kod koje poslovni subjekt posluje na vie lokacija na kojima obavlja sve ili samo neke poslove.

Budui da je informacijski sustav model poslovnog sustava, organizacija poslovnog sustava uglavnom uvijek odreuje i organizaciju informacijskog sustava. Nekada je tehnoloka razina informatike opreme bila ograniavajui imbenik za oblikovanje organizacije informacijskog sustava, to danas nije sluaj. Postojei informacijski sustavi ipak se u praksi ponekad organizacijski razlikuju od njihovog poslovnog sustava, jer je zamjena informatike opreme koja jo nije zastarjela preskupa.

2.1.1.

Centralizirana organizacija informacijskog sustava

Centralizirano organizirani model informacijskog sustava prvi je primijenjeni model organizacije informacijskog sustava u poslovnom sustavu, sukladno tada dostupnoj informatikoj tehnologiji (slika 8.). Za centraliziranu organizaciju informacijskog sustava karakteristina je koncentracija svih procesnih informatikih resursa na jednoj lokaciji (uvijek postoji sredinje raunalo), koncentracija softvera (podataka i programa na sredinjem raunalu), te koncentracija informatikog osoblja (uglavnom u sklopu posebne organizacijske jedinice koja se esto zvala Elektronski raunski centar - ERC u poduzeu). Unato prednostima takve organizacije informacijskog sustava za neke djelatnosti (primjerice za mirovinske i zdravstvene financijske fondove, osiguravajua drutva, pa i banke), njeni nedostaci ograniavali su rast i razvoj poduzea. Zaposlenici ERC-a postali su elita jer bez njih nije bilo mogue obaviti niti jedan posao na raunalu, to je proizvelo lo komunikacijski odnos izmeu njih i korisnika. Informacijski sustav koji je razvijan, prilagoavan je potrebama poslovodstva a ne krajnjeg korisnika, to je dodatno produbilo jaz i posredno utjecalo na irenje meusobno nekompatibilnih aplikacija za krajnjeg korisnika. S obzirom da se radilo samo na jednom sredinjem raunalu, unaprijed je planirano vrijeme rada raunala i raspored poslova koje treba napraviti, tako da se javljao problem organizacije "vrnih optereenja" (posebno u vrijeme obrauna plaa i slino). Centralizirano organiziran informacijski sustav pokazao se nedjelotvornim uvijek kada su se poslovi delegirali niim razinama upravljanja, tako da je uvoenje nove organizacije bilo samo pitanje mogunosti informacijske tehnologije.

23

SREDINJE RAUNALO

Slika 8. Centralizirana organizacija informacijskog sustava

PRIMJER: Osiguravatelj posluje na jednoj lokaciji, a prodaju osiguranja obavlja putem prodajne mree bilo gdje u Hrvatskoj (slika 9.). Svi informatiki resursi nalaze se kod osiguravatelja. Na prodajnim mjestima koriste se terminali vezani za sredinje raunalo ili se radi runo, na papiru. Dokumenti se dostavljaju u centralu ili alju potom, pa ih zaposlenici osiguravatelja unose u sredinje raunalo. Podaci potrebni prodajnoj mrei tampaju se i alju na papiru.

Osiguravatelj

Zastupnici

Povjerenici

Posrednici

Stanice za tehniki pregledi

Prodajna mrea

Slika 9. Primjer primjene centralizirane organizacije informacijskog sustava u poslovanju

24

2.1.2.

Decentralizirana organizacija informacijskog sustava

Glavni razlozi za prijelaz na novu organizaciju bili su nezadovoljstvo centraliziranom organizacijom i njenim ogranienjima, ali i relativan pad cijena informatike opreme, te uvoenje u primjenu osobnih raunala. Dok je informatika oprema bila skupa korisnici su potiho mrmljali i ispoljavali nezadovoljstvo jer su mogunosti nabavke nove opreme bile ograniene. Meutim, pad cijena opreme omoguio je poduzeima, posebno velikima, nabavu vie manjih raunala koja su mogla biti smjetena na raznim lokacijama. Na svakoj lokaciji se tada poinje formirati poseban, mali raunski centar, koji zadovoljava potrebe korisnika na toj lokaciji. Dakle, decentraliziranu organizaciju informacijskog sustava karakterizira smjetaj vie nezavisnih samostalnih raunala na razliitim lokacijama, razvoj i instalacija softvera na vie mjesta i formiranje raunskih centara na vie mjesta. Na taj nain dolazi do stvaranja "arhipelaga informacijskih otoka", koji nisu meusobno povezani (slika 10.). Nedostaci decentralizirane organizacije primijeeni su vrlo brzo. Prvo je uoena nedovoljna funkcijska i vremenska usklaenost aktivnosti (koordinacija i sinkronizacija) izmeu pojedinih raunala na lokacijama, pa je informacijski sustav poeo djelovati kao sustav meusobno nepovezanih cjelina. Razmjena podataka i rezultata obrade meu korisnicima postala je mora za informatiare jer se obavljala na razne naine u ovisnosti o vrsti instaliranog softvera na raunalu na lokaciji. esto uope nije bilo mogue meusobno povezati programsku podrku lokalnih sustava25. Onemogueno je upravljanje sustavom na jednoobrazan (unificiran) nain, a redundantnost podataka i njihovih obrada pobudila je sumnju u njihovu vjerodostojnost i usporedivost (esto opravdanu!). Naravno da se krivnja za nastale probleme poela prebacivati s jedne strane na drugu, pa dolazi do loih komunikacijskih odnosa i meu korisnicima razliitih sustava te meu zaposlenicima razliitih ERC-ova (pri emu su esto svi zaposleni u jednom poduzeu). Cijena razvoja izuzetno raste jer se za svako raunalo i svaku lokaciju naruuju posebni programi i dodatni hardver. Posljedica takve decentralizirane organizacije informacijskog sustava je da poslovni sustav ne moe jedinstveno nastupati na tritu. Pojava osobnih raunala dodatno je zakomplicirala situaciju. Iako su prva osobna raunala imala veoma slabu programsku podrku, brzo su se razvijali alati za rad korisnika poput tekst procesora, tablinih kalkulatora i grafike. Nezadovoljni korisnici informacijskog sustava koji su stalno morali moliti (i ponekad potkupljivati) programere za izradu potrebnih listi i izvjea odjednom su dobili mogunost da samostalno ponu prikupljati, pratiti, obraivati i sortirati vlastite podatke. Iako je vanost samostalnog rada na raunalu bila neosporna, ipak su se brzo pojavili novi problemi: novi korisnici poeli su smatrati da im ne trebaju pravi informacijski sustavi nego da e oni sami, uz pomo eventualno jednog ili dva informatiara na osobnom raunalu napraviti potrebne aplikacije. Unato tome to se takav pristup pokazao loim, a potpuno nemoguim za imalo sloeniji poslovni sustav, ak i danas je mogue uti takve stavove.

Za takvu nemogunost povezivanja programske podrke koristi se izraz inkompatibilnost. Dogaalo se, pogotovo sedamdesetih i osamdesetih godina 20.-og stoljea da su i raunala meusobno inkompatibilna i da ih nije mogue povezati zbog njihovih hardverskih karakteristika. 25

25

RAUNALO

RAUNALO

RAUNALO

Slika 10. Decentralizirana organizacija informacijskog sustava

Decentralizacijom organizacije informacijskog sustava i uvoenjem osobnih raunala u primjenu zbrka u podacima i poslovanju je bila potpuna. Rjeenje je ponovno traeno u primjeni nove, ovaj puta komunikacijske tehnologije.

2.1.3.

Distribuirana organizacija informacijskog sustava

Osnovne pretpostavke za uvoenje nove organizacije informacijskog sustava bio je razvoj komunikacija uz drastian pad cijena hardvera, ubrzani razvoj programskih paketa i alata za razvoj softvera, te nezadovoljstvo poslovodstava postojeim, najee nepouzdanim, informacijskim sustavom. Distribuirana organizacija informacijskog sustava nastala je kao kombinacija centralizirane i decentralizirane organizacije, s namjerom da se u novoj organizaciji zadre samo dobre osobine tih modela. Njene osnovne karakteristike su: distribucija hardvera odnosno smjetaj vie samostalnih raunala na razliitim lokacijama povezanih u mreu, distribucija podataka odnosno smjetaj podataka na vie raunala u mrei u svakom trenutku dostupnih iz svake toke u mrei, razvoj i instalacija softvera na vie mjesta koji se koordinira s jednog mjesta i zadovoljavanje elemenata jedinstvenosti informacijskog sustava.26

PRIMJER: Osiguravatelj posluje na vie lokacija na kojima obavlja sve ili samo neke poslove. U pravilu poslovnu mreu ine podrunice osiguravatelja gdje se nalazi samostalno raunalo povezano u mreu (slika 11.). Na svim raunalima koristi se za iste poslove isti softver.

Osiguravatelj - poslovna mrea

Sredinjica

........Podrunica 1Podrunica n

Zastupnici

Povjerenici

Prodajna mrea

Posrednici

Ostali kanali prodaje

Slika 11. Primjer primjene distribuirane organizacije informacijskog sustava u poslovanju

Distribuirana organizacija informacijskog sustava podrava razliite arhitekture sustava koje su nastale kao posljedica slijeda razvoja komunikacija i odgovarajueg mrenog softvera. Ustroj odnosno arhitektura distribuiranih sustava moe biti zvjezdasta, hibridna, i puna mrena arhitektura. Zvjezdasta arhitektura zapravo je unapreenje centralizirane organizacije informacijskog sustava. Mrea se sastoji od glavnog raunala i satelitskih raunala koja NE mogu meusobno komunicirati ve samo preko glavnog raunala, pa stoga postoji dvorazinska ili jednostavna hijerarhija raunala u sustavu (slika 12.).

27

GLAVNO RAUNALO

SATELITSKO RAUNALO

SATELITSKO RAUNALO

SATELITSKO RAUNALO

Slika 12. Distribuirana organizacija informacijskog sustava - zvjezdasta arhitektura

Zadatak glavnog raunala kod zvjezdaste arhitekture je uspostavljanje veze izmeu glavnih raunala kada i ako je potrebna, pri emu glavno raunalo upravlja prometom podataka u cjelokupnom sustavu i odrava sredinju bazu podataka, te odgovara na upite sa satelitskih raunala postavljene prema sredinjoj bazi. Zadaci satelitskih raunala odnose se na operativnu obradu podataka za krajnjeg korisnika pomou lokalnih programa, odravanje kopija dijelova sredinje baze podataka koje se nalaze na satelitskim raunalima (odnosno lokalne baze podataka), odgovaranje na upite korisnika upuene lokalnoj bazi podataka, prosljeivanje korisnikih upita sredinjoj bazi podataka i prijem odgovora sredinjeg raunala, te uspostavu veza s ostalim satelitskim raunalima uvijek preko glavnog raunala. Hibridna arhitektura nastala je u sloenijim poslovnim sustavima gdje povezuje dvije ili vie zvjezdastih skupina u jedan sustav. U takvim sustavima postoje dva ili vie glavnih raunala, a satelitska raunala se dodaju prema potrebi (slika 13.).

28

SATELITSKO RAUNALO

SATELITSKO RAUNALO

GLAVNO RAUNALO

SATELITSKO RAUNALO GLAVNO RAUNALO SATELITSKO RAUNALO

SATELITSKO RAUNALO

Slika 13. Distribuirana organizacija informacijskog sustava - hibridna arhitektura (arhitektura vie zvijezda)

Punu mrenu arhitekturu karakterizira vierazinska hijerarhija satelitskih raunala koja sva mogu meusobno komunicirati, pri emu nema glavnog raunala (slika 14.).

29

RAUNALO RAUNALO

RAUNALO

RAUNALO

Slika 14. Distribuirana organizacija informacijskog sustava - puna mrena arhitektura

2.1.4.

Klijentsko posluiteljska arhitektura informacijskog sustava

Klijentsko posluiteljska arhitektura zapravo je jedan od oblika distribuirane organizacije informacijskog sustava, koji odraava aspekt orijentacije na korisnika, pri emu ignorira unutarnje (organizacijske, tehnoloke i ostale) karakteristike sustava i time omoguava pruanje kvalitetne usluge Korisnik je klijent sustava, a sustav je posluitelj (koji prua uslugu klijentu). Klijentsko posluiteljska arhitektura sve se vie primjenjuje u praksi, za to je trebalo ostvariti odreene preduvjete: razvijeni su vrlo sofisticirani programi za pruanje usluga klijentima, koji rade nad dobro ustrojenim i pristupanim skladitem podataka, razvijene su mrene komponente informacijskog sustava, uvedeno je decentralizirano upravljanje informacijskim sustavom i formiran je kvalitetni informacijski centar koji treba neprekidno biti na usluzi klijentima.30

Stoga se klijentsko posluiteljska arhitektura uvodi u primjenu odreenim redoslijedom, prema sloenosti26: 1. 2. 3. 4. 5. 6. posluitelj datoteka (engl. File Server) posluitelj baza podataka (engl. Data Base Server) posluitelj transakcija (engl. Transaction Server) posluitelj skupina (engl. Groupware Server) posluitelj objektnih aplikacija (engl. Object Application Server) posluitelj Web aplikacija (engl. Web Application Server)

Najjednostavniji je sluaj kada klijent putem mree pristupa sa svog raunala posluitelju datoteka, pri emu zahtjeva isporuku odreenog sadraja datoteka. Posluitelj datoteka omoguava dijeljenje istih datoteka meu razliitim korisnicima odnosno klijentima. Posluitelju baza podataka klijent uobiajeno upuuje poruke uporabom upitnih jezika (SQL ili Structured Query Language). Iako se upotrebljava u svim vrstama sustava, ovakav oblik klijentsko posluiteljske arhitekture nuan je preduvjet za sustav potpore poslovnom odluivanju. Posluitelji transakcija koriste se pri obradi podataka iz baza podataka, na nain da nude klijentima uporabu posebnih procedura kojima se omoguava komuniciranje podacima tipa zahtjev - odgovor. Koristi se kod sloenijih transakcija nad bazom podataka. Posluitelji skupina podravaju razmjenu polustrukturiranih informacija s klijentima (tekstovi, slike, elektronika pota). Oni omoguavaju direktnu komunikaciju meu klijentima koji ine skupinu, bilo u lokalnoj mrei bilo na Internetu. Posluitelj objektnih aplikacija koristi se kada se klijentsko posluiteljska aplikacija pie u obliku skupa objekata. Za implementaciju ovog oblika klijentsko posluiteljske arhitekture koriste se posebni softveri (od kojih je danas najpoznatiji programski paket pod nazivom CORBA). Prva globalna implementacija klijentsko posluiteljske arhitekture je Internet sa svojim World Wide Web servisom, poznata pod nazivom posluitelj Web aplikacija. Informacijski centar nastaje zbog razdvajanja operativnih od razvojnih aktivnosti pri razvoju i koritenju informacijskih sustava i formira se kao posebna organizacijska jedinica27 unutar distribuiranog informacijskog sustava. Uloga informacijskog centra je u pruanju savjetodavnih usluge korisnicima, usluga tehnike potpore i ekspertnih znanja potrebnih za ostvarivanje pristupa traenim sadrajima distribuirane baze podataka, te u razvijanju vlastitih aplikacija uz koritenje standardnih pomagala. Zbog velikog broja korisnika razliitih informatikih predznanja i potreba, informacijski centar nuan je u velikim i sloenim poslovnim sustavima.

26

prema Panian, .: Kontrola i revizija informacijskih sustava, str. 307.-308, Sinergija-nakladnitvo d.o.o. Zagreb, 2001. 27 Koncept informacijskog centra uveden je kako bi se prevladalo stalna netrpeljivost i loa komunikacija izmeu informatiara i korisnika njihovih usluga. 31

2.2. Organizacijska kultura poslovnog sustava i organizacija informacijskog sustavaObrasci ponaanja poslovodstva odreuju dva temeljna tipa organizacijske kulture: kontrolnu organizacijsku kulturu i tritem upravljanu organizacijsku kulturu. Organizacija informacijskog sustava ne ovisi samo o organizaciji poslovnog sustava nego i o organizacijskoj kulturi poslovnog sustava. Organizacija informacijskog sustava ovisi i o nainu ustroja skladita podataka, jer organizacijska kultura odreuje potrebe koje poduzee ima za podacima pohranjenim u sustavu (tablica 5.).Tip organizacijske kulture Kontrolna organizacijska kultura Obiljeja organizacijske kulture poslovodstvo preteno prati dogaanja u poslovnom sustavu hijerarhijska struktura poslovodstva funkcijska poslovna podruja su strogo razgraniena visok stupanj centralizacije planiranja, odluivanja i kontrole definirani i opisani procesi ostvarivanja odluka razmjerno puno neovisnih dijelova u organizacijskoj strukturi informacija se tretira kao oruje za ostvarivanje ciljeva Tritem upravljana organizacijska kultura Obiljeja skladita podataka naglasak na financijskim, statistikim i tehnikim obradama zbog utvrivanja stupnja ostvarivanja unutarnjih ciljeva poslovnog sustava detaljno razraen sustav ovlatenja za pristupanje podacima strogo funkcijski razgranieno skladite podataka na domene podaci iz skladita distribuiranju se u formi standardnih izvjea razliitim korisnicima stroga kontrola pristupa sadraju podataka, uz definiranje poslovne tajne uporaba podataka u aplikacijama je precizno definirana, a aplikacije su uglavnom dugovjene struktura skladita je teko prilagodljiva promjenama do kojih dolazi u okolici sustava Vertikalni ustroj skladita podataka poslovodstvo preteno prati trina dogaanja (vanjske procese) poslovodstvo ukljuuje razmjerno velik broj samostalnih instancija orijentacija poslovodstva na klijente a ne na poslovne funkcije planiranje, odluivanje i kontrola uglavnom decentralizirani kljuna je svrha a ne nain ostvarivanja poslovnih procesa slabo strukturirani procesi provoenja poslovnih odluka mogu se ostvarivati na razne naine informacija je specifian ali ravnopravan resurs orijentacija na primjenu skladita podataka u okviru marketinke funkcije, s naglaskom na podatke iz vanjskih izvora sustav ovlatenja za pristupanje podacima je jednostavan i razmjerno labav ako postoji segmentacija onda se radi prema ciljnim skupinama klijenata uglavnom nema sredinje kontrole pristupu podacima od strane poslovodstva korisnici dogovorno specificiraju naine obrade istih podataka u raznim aplikacijama parametrizirane aplikacije koje omoguuju varijante pristupa podacima korisnike aplikacije nisu detaljno preddefinirane, strukturirane da podnose brojne i este promjene

Tip skladita podataka Organizacija IS

Horizontalni ustroj skladita podataka Hibridna ili puna mrena organizacija informacijskog sustava

Zvjezdasta organizacija informacijskog sustava

Tablica 5.:Organizacijska kultura i organizacija informacijskog sustava32

2.3. Organizacijska zrelost i planiranje razvoja informacijskog sustavaNolanova podjela faza informatikog razvoja poduzea Faze ivotnog ciklusa informacijskog sustava Informacijski inenjering Elementi jedinstvenosti informacijskog sustava

2.3.1.

Nolanova podjela faza informatikog razvoja poduzea

Svaki organizacijski sustav odnosno poslovni sustav ima svoj informacijski (pod)sustav. Organizacijski razvoj poduzea ovisi o tehnolokoj razini informacijskog sustava, ali i utjee na nj, i obrnuto. U pojedinim fazama informatika prethodi promjenama u organizaciji (uvoenje raunala u poslovanje izaziva tehnoloke promjene koje utjeu na organizacijsku razinu poduzea), dok u drugima informatika zaostaje za organizacijom (sporo reagiranje informacijskog sustava na promjene nastale pod utjecajima iz okruenja poduzea). Ne treba, meutim, zaboraviti da: informatizacija poduzea nije sama sebi svrha, i da je informatizacija poduzea podproces komunikacijske razine poduzea. Ako je komunikacijska razina poduzea na potrebnoj razini, kvalitetan informacijski sustav moe doi do punog izraaja, a ako nije tako, ni najnovija tehnika i programska oprema, ni jedinstveni informacijski sustav, nee imati bitno pozitivno znaenje osim kao veliko optereenje poduzea28. Informacijska razina poduzea glede uporabe informacijske tehnologije definirana je Nolanovom podjelom na est faza razvoja informacijskog sustava odnosno organizacije podataka29: 1. faza 2. faza 3. faza 4. faza 5. faza 6. faza uvoenje (engl. Initiation), proirenje (zaraza) (engl. Contagion), upravljanje (kontrola) (engl. Control), povezivanje (integracija) (engl. Integration), sreivanje (administracija podataka) (engl. Data Administration), zrelost (engl. Maturity).

28

uri, Grabowski, tahan: Kako napraviti razvojni program i elaborat o procjeni vrijednosti poduzea, TEB, Zagreb, 1992. 29 Martin, J. i McClure, C.: Software Maintenance: The Problem and Its Solution, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NY, 1985. 33

Model je nastao na temelju promatranja ponaanja poduzea kod uvoenja informacijskih tehnologija, na uzorku vie od 200 poduzea30. Iako se model mijenjao tijekom vremena, Nolanovi opi zakljuci jo vrijede. Razliiti su poslovni sustavi na razliitim stupnjevima razvoja informacijskog sustava, odnosno na razliitoj informacijskoj razini sa stajalita podataka. Nolan smatra da razumijevanje faza razvoja organizacije podataka moe pomoi pri upravljanju u efektivnijem planiranju i kontroli funkcije obrade podataka. Osim toga, bolje se moe odrediti plan za prijelaz u vie faze koji mora biti usklaen s poslovnim planovima u smislu definiranja realnih trokova i koncentriran na poslovna podruja koja su najkritinija pri ostvarenju poslovnih ciljeva poduzea. Znaajke pojedinih faza prikazane su u tablici 6. Navedene faze razvoja poduzea mogu upotrijebiti kao mjerilo svog napretka, ali mogu koristiti i iskustva naprednijih poduzea. Nolan je ujedno pretpostavio da: svaka faza razvoja nuno slijedi iz prethodne; nema preskakanja pojedinih faza, jer je tek poduzee s iskustvom iz prethodne faze spremno za sljedeu, a ako nema eksperimentiranja, nema ni korisnika koji bi izazvali fazu proirenja informacijskog sustava; bez obzira na ogranienja slijeda faza razvoja informacijskog sustava, faze razvoja mogue je planirati, koordinirati i njima upravljati kako bi rezultati bili to efikasniji.

Temeljna je poruka njegova modela da je uvoenje informacijskih tehnologija evolutivan proces. Svaka tehnologija ima svoje domete, njih treba znati procijeniti i pravodobno pokrenuti novi razvojni ciklus. Primjenom Nolanova modela na poslovni sustav posredno se moe utvrditi i organizacijska razina poduzea ije je poslovanje podrano raunalom: to je via faza razvoja primijenjene informacijske tehnologije (odnosno, prema Nolanu organizacije podataka), via je i organizacijska razina poduzea. Pri tomu se pojam organizacijske razine odnosi na stupanj organiziranosti poslovnog sustava (a time posredno i na stupanj efektivnosti). Dakle, pomou Nolanove podjele mogue je procijeniti trenutnu informacijsku i organizacijsku razinu poduzea, te planirati daljnji razvoj informacijskog sustava.

30

Brumec, J. Strateko planiranje IS-a, FOI Varadin, 1997. 34

FAZE

SKUP APLIKACIJA

ORGANIZACIJA OBRADE PODATAKA

PLANIRANJE I KONTROLA PODATAKA Slaba

ULOGA KORISNIKA

Faza I Uvoenje

Ograniene, pojedinane aplikacije po poslovnim podrujima Nagli porast broja aplikacija

Uenje tehnologije obrade podataka

Nema interesa

Faza II Proirenje (zaraza) Faza III Upravljanje (kontrola)

Korisniki orijentirani programeri

Vrlo slaba

Povran interes

Sreivanje dokumentacije i restrukturiranje postojeih aplikacija

Srednja razina upravljanja

Formalizacija planiranja i kontrole podataka

Neprihvaanje odgovornosti za podatke

Faza IV Prilagodba postojeih Afirmiranje korisnosti raunala Povezivanje aplikacija uporabom tehnologije baza i uvoenje (integracija) podataka korisnika u timove Faza V Organizacijska Administracija podataka Sreivanje integracija aplikacija (administracija podataka) Faza VI Zrelost

Povezano planiranje i Odgovornost za kontrola podatke ovisi sustava o pojedincu odnosno korisniku Dijeljeni podaci i zajedniki sustavi Efektivna odgovornost korisnika

Integriranje Upravljanje resursima Strategijsko planiranje Prihvaanje koritenja informacijskih tokova zajednikih podataka podataka resursa kroz aplikacije i odgovornosti podataka za njih

Izvor: Jandri, K: Optimiziranje informacijskog sustava usklaivanjem razliitih informacijskih sustava baza podataka, magistarski rad, FOI, Varadin, 1992.

Tablica 6.: Znaajke pojedinih faza Nolanove podjele

Nolanova podjela na est faza razvoja informacijskog sustava opisuje idealni sluaj u kojem se poduzee razvija i informacijski i organizacijski, bez vanjskih utjecaja kao to je, primjerice, promjena tehnoloke osnovice odnosno generacije raunala. Korekciju podjele dao je sam Nolan, pretpostavivi da se, nakon tehnoloke promjene, odreene faze razvoja informacijskog sustava ponavljaju. Utvreno je pak da se promjene razvojnih koncepcija i tehnoloki skokovi dogaaju na prijelazu iz faze upravljanja u fazu povezivanja. Tako se krivulja razvoja informacijskog sustava prekida, iz faze upravljanja vraa se u fazu uvoenja. Stoga se faza povezivanja informacijskog sustava i faza sreivanja informacijskog sustava zapravo nikad ne ostvaruju31. Na slici 15. novi razvojni ciklus oznaen je krivuljom koja zapoinje u treoj fazi prvog razvojnog ciklusa.31

Martin, J: Information Engineering: Introduction, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NY 1990. 35

Prijelaz na novu tehnologiju uvjetovan je cijelim nizom okolnosti koje je mogue grupirati po zajednikim karakteristikama. Presudan je utjecaj promjene poslovnih ciljeva u trinim uvjetima privreivanja.

Izvor: Martin, J.: "Information Engineering : Introduction", NY 1990

Slika 15. Razlike u uincima faze razvoja informacijskog sustava (Nolan)

Vrijednost pravodobnih i tonih informacija koje trebaju sluiti kao podloga za odluivanje raste, ime se uvjetuje sreivanje podataka i rekonstrukcija zateenog informacijskog sustava. Niska produktivnost odnosno spor razvoj aplikacija od oblikovanja do uvoenja u primjenu,36

te visoki trokovi odravanja aplikacija razlog su uvoenju novih metodika i pomagala za automatizaciju razvoja informacijskog sustava (CASE pomagala). Brzo zastarijevanje tehnoloke osnovice koju je problem odravati i ije karakteristike ne zadovoljavaju sve vee potrebe korisnika (nedovoljan kapacitet raunala, neodgovarajua programska pomagala, nemogunost povezivanja s raunalima novih generacija) razlog je nabavi opreme odgovarajue tehnike razine. Prijelaz na nove tehnologije dugotrajan je proces. Loa organiziranost, nejasno definirani poslovni procesi i/ili previe openito definirani poslovni ciljevi onemoguuju kvalitativan skok u informacijskom sustavu pri promjeni tehnike osnovice. Generacijski skok u tehnologiji je preduvjet, ali ne i uzrok skoku u informacijskoj razini poduzea. Rezultate daje tek sinergijsko djelovanje navedenih elemenata koji utjeu na spoznaju o potrebi promjene uz odgovarajuu financijsku i kadrovsku podlogu te podrku stratekog rukovodstva. Nolanov model nema samo teorijsko znaenje, ve upuuje projektante na potrebu procjenjivanja uvjeta pod kojima se novo rjeenje informacijskog sustava moe uinkovito primijeniti. Organizacijski sustav sporo se prilagoava promjenama, a uope im se nee prilagoditi ako se promjenama ne upravlja svjesno32. Tehniki prihvatljivo rjeenje razvijeno u razvojnom laboratoriju (raunski centar) ne mora biti prihvatljivo za one kojima je namijenjeno. Kada se stvori odgovarajua socijalna klima, neto to je bilo odbijeno prije godinu dana korisnici mogu prihvatiti s uvaavanjem i zadovoljstvom.

2.3.2.

Faze ivotnog ciklusa IS

Sloenost modela informacijskog sustava zahtijeva izbor metode za izgradnju modela sustava koja omoguuje vjeran formalni prikaz realnog sustava. Odgovarajua metoda pak cijeli put razvoja modela razbija na korake (faze), iji rezultati u konanici daju model poduzea33. Da bi model bio to kvalitetniji, uz iskustvo i znanje, koristi se i to djelotvornija tehnika. Dakle, metoda definira redoslijed faza i njihove krajnje rezultate, a tehnika postupke i tehnologiju za djelotvorno ostvarenje tih rezultata. Dok metoda omoguuje razvoj modela, tehnika ga vie ili manje djelotvorno izgrauje. Metode se primjenjuju odreenim slijedom, uglavnom u redoslijedu faza ivotnog ciklusa informacijskog sustava. Razni autori navode razne faze ivotnog ciklusa informacijskog sustava.

32 33

Brumec, J. Strateko planiranje IS-a, FOI Varadin, 1997. prema Pavli, M.: Razvoj informacijskih sustava, Znak, Zagreb, 1996. 37

Osnovni tijek razvoja, izgradnje i koritenja informacijskog sustava u svim modelima je istovjetan i jasno naglaava ogranien vijek informacijskog sustava (prikazan na slici 16.)34: strateko planiranje odnosno utvrivanje strategije poslovanja; analiza strukture realnog poslovnog sustava, njegovih procesa i podataka; oblikovanje informacijskog sustava koje sadri: logiko modeliranje podataka i procesa informacijskog sustava, fiziko modeliranje baze podataka, procedura i programa; izvedba programske podrke, komunikacija, korisnikog suelja; izrada korisnike dokumentacije; uvoenje informacijskog sustava u primjenu; odravanje i prilagoavanje informacijskog sustava.

Utjecaj novih tehnologija, novih poslovnih ciljeva te stalnog natjecanja na tritu dovode postojei informacijski sustav (ma kako kvalitetno i paljivo, primjereno struci, bio izgraen) do granica projektantskih postavki odnosno do granica isplativosti dalje dogradnje i rekonstrukcije.

2.3.3.

Informacijski inenjering

Pojam "informacijski inenjering" prvi put su upotrijebili poetkom sedamdesetih J. Martin i C. Finkelstein za inenjerski pristup izgradnji informacijskog sustava35: Informacijski inenjering je skup meusobno povezanih formalnih tehnika planiranja, analize, dizajna i konstrukcije informacijskog sustava cijelog poduzea ili njegovih dijelova". Osnovne postavke informacijskog inenjeringa su orijentacija korisnicima, isticanje vanosti planiranja informacijskog sustava, usklaivanje razvoja informacijskog sustava s ciljevima organizacijskog sustava, analiza objektnog sustava, izgradnja jedinstvenog modela podataka koji omoguava stabilnost strukture podataka i dijeljenje podataka meu raznim aplikacijama (primjena principa neovisnosti podataka), povezivanje modela podataka i modela procesa i poveanje produktivnosti koritenjem suvremenih razvojnih okolina koje ukljuuje jezike etvrte generacije i pomagala za projektiranje i razvoj informacijskih sustava (CASE pomagala). Informacijski inenjering definira etiri osnovne faze razvoja informacijskog sustava: strateko planiranje informacijskog sustava, analizu poslovnog podruja, dizajn sustava (oblikovanje), i konstrukciju (izradu) sustava.prema Barker, R.: CASE*METHOD Tasks and Deliverables, Addison-Wesley Publishing Company, 1991. Prema Strahonja, V. et al.: "Projektiranje informacijskih sustava", Zavod za informatiku djelatnost RH i Ina Info, Zagreb, 1992., str. 279.35 34

38

Upravljanje poslovnim sustavom: Odluka o izgradnji IS-a(poetak i kraj ciklusa)

Poslovni ciljevi

Strateko planiranje

Planovi razvoja Prijedlozi

Studija izvodljivosti Prilagoavanje novog IS-a Odravanje novog IS-aIzabrana strategija

Uoene potrebe i zahtjevi

Analiza funkcija poslovnog sustavaRedovni postupci Matrica poslovne tehnologije

Praenje uinaka

Osnovna arhitektura IS-a

Redovno koritenje

Redoslijed prioriteta razvoja

Uvoenje novog IS-a

Oblikovanje IS-a

Programi dokumentacija resursi

Model podataka Model procesa .....

Izrada korisnike dokumentacije

Izvedba programske podrke, komunikacija, korisnikog suelja

Programi, ekranske slike ....

Slika 16. Faze ivotnog ciklusa informacijskog sustava39

Izraz informacijski inenjering koristi se za skup meusobno povezanih disciplina koje su potrebne za izgradnju informacijskog sustava poduzea na temeljima postojeih sustava podataka. On nastoji smanjiti programiranje sloene logike procesa i kreiranje zamrenih programskih interakcija, ime se ujedno smanjuju budui trokovi odravanja sustava. Dok se informacijski inenjering primarno bavi podacima koji su pohranjeni i odravani na raunalu, softverski inenjering se bavi logikom koja se rabi u procesu podranom raunalom. Drugim rijeima, smanjenje potrebe za softverskim inenjeringom uz poveanje informacijskog inenjeringa u organizaciji smanjuje trokove u komercijalnoj obradi podataka.

2.3.4.

Elementi jedinstvenosti informacijskog sustava

Ako je informacijski sustav poduzea slika realnog poslovnog sustava, oito je da se mora graditi uporabom odreenih, definiranih metoda i pravila. Time se, meutim, ne jami integralnost cjelokupnog sustava. Svako poduzee je specifian organizacijski entitet, ija unutarnja organizacija i podruje poslovanja utjee na konaan oblik i strukturu informacijskog sustava. Mogue je ipak izdvojiti elemente jedinstvenosti (integralnosti) koje eljeni informacijski sustav treba zadovoljiti, te odrediti faznu izgradnju jedne po jedne razine jedinstvenosti. Pri tomu je temeljna pretpostavka jedinstvenosti informacijskog sustava da i u sloenim, distribuiranim sustavima upravljanje podacima poduzea mora biti centralizirano. Koncepcijsko jedinstvo odreuje da informacijski sustav svake lokacije mora biti istog modaliteta36 kao cijeli informacijski sustav. Svaka lokacija (a to moe biti i posebno poduzee) moe odvojeno