63

INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

  • Upload
    others

  • View
    6

  • Download
    1

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

SVEUČILIŠTE U RIJECI

EKONOMSKI FAKULTET U RIJECI

RIJEKA

MARIJA ŠOŠA

INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA

PRIMJERU MILENIJ HOTELA D.O.O.

DIPLOMSKI RAD

RIJEKA, 2013.

Page 2: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

SVEUČILIŠTE U RIJECI

EKONOMSKI FAKULTET U RIJECI RIJEKA

INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA

PRIMJERU MILENIJ HOTELA D.O.O.

DIPLOMSKI RAD

Predmet: Informacijski sustavi za potporu odlučivanju

Mentor: Prof. dr. sc. Slavomir Vukmirovic Student: Marija Šoša

JMBAG: 0081100326

Smjer: Informatičko poslovanje

Rijeka, rujan, 2013.

Page 3: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

1. UVOD ...................................................................................................................................... 1

1.1. Problem i svrha istraživanja ................................................................................................. 1

1.2. Hipoteza rada ...................................................................................................................... 1

1.3. Metode istraživanja ............................................................................................................. 1

1.4. Struktura rada ..................................................................................................................... 1

2. INFORMATIČKA TEHNOLOGIJA I INFORMACIJSKI SUSTAV ......................... 3

2.1. Pojam informatičke tehnologije ........................................................................................... 4

2.2. Pojam i definiranje informacijskih sustava ........................................................................... 6

2.2.1. Faze razvoja informacijskog sustava ............................................................................ 7

2.3. Kontrola kao komponenta upravljanja informacijskim sustavom.......................................... 8

3. MILENIJ HOTELI D.O.O. KAO POSLOVNI SUSTAV............................................... 9

3.1. Temeljne funkcije menadžmenta u hotelu ......................................................................... 13

4. LASER BUSINESS INTELLIGENCE U MILENIJ HOTELIMA ............................. 16

4.1. Razlike transakcijskog sustava i sustava poslovne inteligencije ........................................... 17

4.2. Izgradnja skladišta podataka za Laser*BI ............................................................................ 18

4.2.1. Tehnologija Oracle Business Intelligence .................................................................... 18

4.3. Laser*CRM na primjeru Milenij Hotela d.o.o. ..................................................................... 19

4.3.1. Funkcije CRM sustava................................................................................................. 20

4.4. Prednosti i koristi CRM sustava u hotelijerstvu na primjeru Milenij Hotela d.o.o. ............... 22

5. LASERLINE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING KAO PODRŠKA

SUSTAVU PLANIRANJA ........................................................................................................ 24

5.1. Karakteristike LaserLine-a .................................................................................................. 26

5.1.1. Sustav elektroničkoga poslovanja (B2B) ..................................................................... 26

5.1.2. Planiranje .................................................................................................................. 27

5.1.3. Implementacija i podrška ........................................................................................... 28

5.1.4. Sigurnost.................................................................................................................... 28

5.1.5. Funkcionalnost ........................................................................................................... 28

5.1.6. Primjenjivost .............................................................................................................. 29

5.1.7. Daljnji razvoj .............................................................................................................. 29

6. KONCEPT ERP SUSTAVA U MILENIJ HOTELIMA............................................... 29

6.1. Laser*GLAS ........................................................................................................................ 31

6.1.1. Komponente i mogućnosti programa ......................................................................... 32

6.2. Laser*MAT kao najveća podrška u odjelu kontrolinga u Milenij Hotelima d.o.o.................. 34

6.2.1. Vođenje općih podataka ............................................................................................ 35

Page 4: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

6.2.2. Vođenje matičnih podataka ....................................................................................... 36

6.2.3. Centralna nabava....................................................................................................... 37

6.2.4. Ulaz primvemenih dokumenta.................................................................................... 37

6.2.5. Izlaz robe, materijala i usluga kroz prodaju ................................................................ 37

6.2.6. Stanje zalihe materijala .............................................................................................. 38

6.2.7. Inventure ................................................................................................................... 39

6.2.8. Fakturiranje usluga .................................................................................................... 40

6.2.9. Analize prodaje i troškova kao osnovna komponenta odjela kontrolinga .................... 40

Primjer 1.: Utrošak namirnica – prodaja ............................................................................... 42

Primjer 2.: Ulaz robe po dostavnici ......................................................................................... 43

6.3. Laser*HIS........................................................................................................................... 46

6.3.1. Komponente i mogućnosti programa ......................................................................... 47

6.4. Laser*PLA .......................................................................................................................... 49

6.4.1. Komponente i mogućnosti programa ......................................................................... 50

7. EKONOMSKI UČINCI ERP SUSTAVA U MILENIJ HOTELIMA ........................ 51

8. ZAKLJUČAK ...................................................................................................................... 54

LITERATURA: ........................................................................................................................... 55

POPIS SHEMA ........................................................................................................................... 57

POPIS SLIKA .............................................................................................................................. 58

Page 5: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

1

1. UVOD

1.1.Problem i svrha istraživanja

Tema rada je informatizacija poslovnog sustava Milenij Hotela d.o.o. primjenom LaserLine

informacijskog sustava. Razmotreno je značenje primjene informacijske tehnologije u

integraciji poslovnih procesa hotela, a na temelju dobivenih rezultata istraživanja iznesene su

smjernice koje bi trebale omogućiti poslovnom sustavu višestruke koristi od primjene

suvremenih tehnologija i povezivanja poslovnih procesa, što će samim time osnažiti položaj

hotela na globalnom tržištu.

1.2.Hipoteza rada

Hipoteza rada je da uporaba informacijskog sustava u poslovanju hotela omogućava

intenzivnije i kvalitetnije integriranje poslovnih procesa i utječe na ostvarivanje boljih

ekonomskih učinaka.

1.3.Metode istraživanja

Izradi rada prethodilo je sveobuhvatno i sustavno istraživanje predmeta rada iz dostupne i

odgovarajuće literature, zatim se istim načinom nastojalo prikazati spoznate činjenice, pritom

se pristupilo praktičnom istraživanju i iznošenju rezultata, kao i svojih stavova, opažanja i

zaključaka.

1.4. Struktura rada

Rad je prezentiran u osam međusobno povezanih cjelina. U prvom dijelu rada, UVODU,

prikazani su problem i svrha istraživanja te je navedena struktura rada.

U drugom dijelu diplomskog rada tema je bazirana na teoretskom dijelu, i to uz pojašnjenje

POJMOVA INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE I INFOMACIJSKIH SUSTAVA.

Treći dio se odnosi na MILENIJ HOTELI KAO POSLOVNI SUSTAV u kojem će se

objasniti pojam hotela kao poslovnog poduzeća, njegovo djelovanje i karakteristike koje ga

razlikuju od poduzeća drugih djelatnosti. Prikazat će se slika Milenij Hotela d.o.o. kao

poduzeća, misija, vizija, osnovna djelatnost poduzeća i organizacijska struktura.

Page 6: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

2

U četvrtom dijelu, LASER*BI, prikazano je rješenje prvenstveno namijenjeno korisnicima na

menadžerskim pozicijama u vlastitim organizacijama, na bilo kojoj razini u hijerarhiji

odlučivanja.

Peti dio se odnosi na LASERLINE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING KAO

PODRŠKA SUSTAVU PLANIRANJA u kojem se objašnjavaju funkcije LASERLINE-a te

njegove karakteristike, a sve u svezi sa podrškom ukupnom poslovanju i planiranju.

Šesti dio rada donosi objašnjenje KONCEPTA ERP SUSTAVA gdje su pojedinačno

objašnjeni različiti moduli sa primjerima iz modula LASER*MAT u i to zaprimanja

materijala prema dostavnicama(ulaz) i prodaje (izlaz).

U sedmom dijelu se analiziraju EKONOMSKI UČINCI djelovanja informacijskog sustava

te naglasak na kontroling u hotelijerstvu uz pomoć informacijskog sustava.

Osmi dio rada donosi ZAKLJUČAK s bitnim spoznajama koje su proizašle iz rada i na taj

način predstavlja sintezu ovog istraživanja.

Page 7: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

3

2. INFORMATIČKA TEHNOLOGIJA I INFORMACIJSKI SUSTAV

Razvoj informatičke tehnologije utječe na razvoj informacijskog sustava, i obrnuto. Naime,

informacijski sustav je temeljni oblik primjene informatičke tehnologije, a razvoj

informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke

tehnologije i informacijski sustavi su međusobno povezani i kompatibilni. (Müller, 2001.)

Informacijska tehnologija (IT) mijenja načine na koji ljudi rade i žive, te mijenja ustroj i način

poslovanja suvremenih tvrtki. Oni koji se ne budu prilagodili tim promjenama - bilo pojedinci

ili poslovni subjekti, dovest će u pitanje svoju egzistenciju i uspješno funkcioniranje u

novonastalom poslovnom i tehnološkom okružju. Tehnološki i poslovno orijentirani ljudi

često imaju potpuno različite vizije o tome što predstavlja informacijska tehnologija za jednu

tvrtku i kako u punoj mjeri iskoristiti njezine mogućnosti. S jedne strane, poslovodni

menadžment često ne poznaje dovoljno suvremene informacijske tehnologije, njihove

mogućnosti i ograničenja, pa zbog toga ne može izaći iz ustaljenih obrazaca o poslovanju,

koji se ponekad drastično mijenjaju pod utjecajem novih tehnoloških trendova. (Müller,

2001.)

Moderna informacijska tehnologija temelji se na korištenju računala i računalnih mreža te

suvremenih informatičkih metoda i tehnika. Ona doživljava buran razvoj i ima velik utjecaj na

sva područja rada i života razvijenih društava. Njezina je primjena od životne važnosti za

održivost poduzeća u uvjetima sve veće tržišne konkurencije, omogućuje unapređenje rada

državne uprave i javnih poduzeća od kojih se očekuje veća kvaliteta usluga i slično. (Čerić,

Varga, 2004.)

Suvremena računala rade s podacima u digitalnom obliku, jer ih u tom obliku možemo

učinkovito pohranjivati, pretraživati, koristiti i slati na velike udaljenosti posredstvom

računalnih mreža. Bilo koji oblik podataka - tekst, sliku, animaciju ili zvuk - možemo

digitalizirati unošenjem s tipkovnice, skeniranjem, digitaliziranjem zvuka ili snimanjem

digitalnim kamerama. Informacije se koriste u različitim odjelima i na različitim radnim

mjestima u poduzeću. Za velika poduzeća koja imaju podružnice u više gradova ili zemalja

neophodno je da njihove baze podataka i informacijske sustave može istovremeno koristiti

veći broj ljudi. Mreže računala omogućuju gotovo trenutačni prijenos podataka na velike

Page 8: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

4

udaljenosti, što znatno povećava učinkovitost rada poduzeća i smanjuje troškove. Računalne

mreže omogućuju i rad kod kuće. (Čerić, Varga, 2004.)

Informacijska tehnologija predstavlja spregu mikroelektronike, računala, telekomunikacija i

softvera, koja omogućuje unos, obradu i distribuciju informacija. Za kvalitetno i brzo

prikupljanje i pohranjivanje informacija te njihovo učinkovito pretraživanje i upotrebu u

metodama i modelima koji omogućuju donošenje kvalitetnih odluka, nužna je informacijska

tehnologija. Navedena tehnologija obuhvaća sklop tehničko-tehnoloških sustava koji se bave

informacijama kao osnovnim resursom te njihovom proizvodnjom, skladištenjem, obradom i

prijenosom. (Čerić, Varga, 2004.)

2.1.Pojam informatičke tehnologije

Prema Srići i Spremiću 2000.godine pojam informatičke tehnologije možemo definirati

ovisno o načinu gledanja na tehnologiju, promatranja ili korištenja.

Tehnička definicija informatičke tehnologije odnosi se na fizičke karakteristike IT-a, kao što

su hardver, softver, osobno računalo, telefon, TV, kamera, mreže, Internet, pametne kartice,

satelit, multimedija, baza podataka, ATM (bankomati, engl. Automated Teller Machine), EDI

(elektronička razmjena podataka, engl. Electronic Data Interchange), i ostali pojmovi koji su

već davno dio naše svakodnevnice. (Srića, Spremić, 2000.)

IT je primjena tehnologije u poslovne svrhe na takav način da kreira informacije i znanje na

osnovi kojih menadžeri odlučuju. Informacijska tehnologija je i generička tehnologija i kao

takva prodire u sve sfere gospodarstva, znanosti, društvenoga i privatnoga života unoseći

znatne promjene, a to postiže svojim raznovrsnim proizvodima (računala, telekomunikacijska

oprema ili mikroelektroničke komponente i sklopovi) i uslugama (računalne i sl.). (Srića i

Spremić, 2000.)

Zanimljivo je napomenuti transdisciplinarnost informacijske tehnologije. To je sustavna

tehnologija koja uspješno funkcionira samo ako se postigne odgovarajuća usklađenost

materijalne osnovice, odnosno hardwarea s ostalim komponentama: softwareom, lifewareom,

orgwareom i netwareom. (Segetlija, Lamza-Maronić, 2000.)

Page 9: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

5

Materijalno-tehnička komponenta (Hardware; engl. hard = tvrdo, ware = roba, hardware =

željezna roba, željezarija) koju čine svi strojevi, uređaji i sredstva (npr. računalo, pisač, radne

stanice, telekomunikacijska oprema i dr.) namijenjeni isključivo ili pretežito obradi

(procesiranju) podataka, odnosno informacija. Pojam je razumljiv, jer su u početku računala

izgledala kao hrpa željeza, za razliku od današnje računalne opreme, koja je u pravilu u lijepo

dizajnirana, sastavljena većinom od elektroničkih dijelova, odnosno sklopova. Međutim,

pojam je ostao, čak, što više, dobio je i svoje izvedenice. (Galičić, 2006.)

Nematerijalna komponenta (Software) je ukupnost ljudskoga znanja ugrađenog u strojeve,

opremu i uređaje, koja predstavlja predmet obrade ili diktira način obrade u sustavu. Software

kao pojam je izvedenica od engleske riječi hardware, tako da kao suprotni pojam, prva riječ

dobije u složenici suprotni pojam od pojma hard = tvrdo, a to je soft = meko, a nastavak riječi

ostaje isti ware = oprema (soft + ware = software). Kasnije su i ostale komponente sustava, ali

i neki drugih pojmovi, kojima se želi dati veći znaĉaj, nastali kao kombinacija, gdje je druga

riječ u složenici ware, kao što su riječi: orgware, dataware, lifeware, shareware, bannerware,

begware, bookware, crippleware, donorware, freeware, postcardware, friterware, firmware,

netware itd.). Software je nematerijalni dio sustava, programi koji upravljaju računalom ili se

izvode na računalu, metode rada, upute i dr. Software je obično pohranjen na memorijskim

medijima (diskete, tvrdi diskovi, CD-ROM i dr.) jer, zapravo predstavlja magnetni, odnosno

elektronski zapis. Razvoj softwarea, pogotovo gotovog (kupljenog) danas je tolik da je gotovo

i nemoguće pojmiti za koje je sve svrhe namijenjen, što upravo i čini računala svakodnevnim

pomagalima na svim područjima. Multimedijski pristup i razvoj telekomunikacija dovodi do

još većeg korištenja softwarea. (Galičić, 2006.)

Ljudska komponenta (Lifeware) koju čine svi ljudi koji u bilo kojoj funkciji i s bilo kakvom

namjerom sudjeluju u radu sustava i koriste rezultate obrade podataka, odnosno informacija.

Lifeware je oznaka za ljudski faktor u sustavu, koji predstavlja stalan problem, jer odlaskom

uhodanog osoblja i dolaskom novog osoblja, koje još nije sasvim upoznato sa sustavom,

nastaju poteškoće u organizaciji, komunikaciji i korištenju sustava. Stoga, uvođenju novih

ljudi u sustav valja posvetiti pozornost, tj. novi se djelatnici moraju upoznati sa sustavom,

proći odgovarajuće tečajeve, odnosno školovanje, te mora proći stanovito razdoblje njihova

prilagođavanja. To isto vrijedi i za osoblje prilikom postavljanja novog sustava, odnosno kod

uvođenja nekih promjena u sustavu. (Galičić, 2006.)

Prijenosna komponenta (Netware) koju tvore sredstva i veze za prijenos podataka

(informacija) na daljinu, odnosno telekomunikacijska sredstva i veze u sustavu. Netware

označava komunikacijsko povezivanje elemenata i dijelova sustava u cjelinu. Netware nije

Page 10: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

6

obvezni dio sustava, npr. ako sustav nema jedinica u mreži (engl. net = mreža). Veliki sustavi

obično imaju prikljuĉeno niz jedinica na centralni sustav, ali i međusobno ravnopravni sustavi

mogu biti umreženi, odnosno priključeni na neku mrežu. Netware predstavlja mješovitu

materijalno-tehničku (hardware) i nematerijalnu komponentu (software), koja omogućuje

komuniciranje unutar mreže. (Galičić, 2006.)

Organizacijska komponenta (Orgware) koju predstavljaju sve mjere, metode i propisi kojima

se usklađuje (koordinira) rad prethodnih komponenti, kako bi one tvorile skladnu cjelinu.

Orgware predstavlja rezultat dostignuća organizacijskih znanosti, ali i dostignuća informatike

koja ima značajan upliv na način i tehnologiju obavljanja poslova, pa time i na organizaciju.

Podatkovna komponenta (Dataware) je vezana za organizaciju baze podataka i informacijskih

resursa. Dataware se više koristi kod velikih sustava gdje je potrebno izvršiti projektiranje

baza podataka tako da ih mogu koristiti razni korisnici. Tu se javljaju i problemi zaštite

sustava od neovlaštenog korištenja, kao i različiti stupnjevi u ovlaštenosti u pristupu podacima

i informacijama. (Galičić, 2006.)

2.2.Pojam i definiranje informacijskih sustava

Informacijski sustav je sustav koji skuplja, obrađuje, analizira i raspoređuje informacije za

specifične svrhe. Obuhvaća inpute (podatke, instrukcije) i outpute (izvještaje, kalkulacije).

Obradom inputa proizvodi outpute koje dostavlja korisniku ili drugom sustavu. (Bubble,

2000.)

Informacijski sustav je organizirani i međusobno povezan sustav ljudi, strojeva i procedura,

programiran za stvaranje procesuiranog tijeka odgovarajućih informacija, prikupljenih iz

unutarnjeg i vanjskog okruženja (izvora) poduzeća, za njihovu uporabu kao baze za donošenje

poslovnih odluka. (Bubble, 2000.)

Okosnicu suvremenih informacijskih sustava čine elektronička računala kojima se obrađuju

poslovni podaci i osiguravaju informacije potrebne pri donošenju upravljačkih odluka. Danas,

kada je odnos cijene i potencijalnih koristi od računala već dosegao takve razmjere da si ih

mogu priuštiti i pojedinci, a kamoli ne organizacije, pozornost valja usmjeriti što boljem

iskorištenju potencijala opreme za obradu podataka. To ipak iziskuje njihovu brižljivu,

temeljitu i sustavnu kontrolu i reviziju. (Panian, 2001.)

Page 11: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

7

2.2.1. Faze razvoja informacijskog sustava

Informacijski sustav je u svom razvoju prošao kroz različite faze. Može se istaknuti pet faza

dosadašnjeg razvitka informacijskog sustava: (Panian, 2001.)

1. Faza Dana Procesing (DP). To je faza obrade podataka. Glavna ideja ovog IS je

dobivanje elementarne informacije razine sinteze, raznih računa i slično.

2. Managament Information Systems (MIS). To je faza upravljačkih IS koji

pokušavaju rješavati probleme operacijskog upravljanja u poduzeću uporabom

distribuiranog unosa podataka na mjestu njihova nastanka i fleksibilnim izvršavanjem.

Tu se javljaju važni podsustavi: marketing IS, financijski IS, IS praćenja proizvodnje,

kadrovski IS i drugi.

3. Decision Support Systems (DSS). To je treća faza razvoja. IS omogućava poslovna

odlučivanja. Primjenjuju se u dinamičkim gospodarskim granama. Dobro poslovno

odlučivanje temelji se na odgovarajućoj informacijskoj podrški, a ovakvi sustavi nude

i modele na temelju kojih se podaci transformiraju u upravljačke informacije.

4. Expert System (ES). Predstavljaju primjenu ekspertnih sustava u poslovanju. Ideja

sustava sastoji se u integriranju znanja određenog broja eksperata za pojedina područja

i njihovom povezivanju u bazu znanja poduprtu veoma dobrim bazama podataka.

Baze podataka se popunjavaju interno, eksterno i iz tzv. “privatnih” istraživanja

zaposlenih, odnosno konzultanata poduzeća.

5. Executive information Systems (EIS). Predstavlja fazu kad IS podupiru izvršavanje

poslovnih odluka. Oni su veza između najboljih mogućnosti DSS sustava i početnih

pogodnosti ES. Podrazumijeva se nazočnost potpune podrške svih elemenata računala,

pratećih uređaja i posebno komuniciranje.

Page 12: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

8

2.3.Kontrola kao komponenta upravljanja informacijskim sustavom

Prema Panianu iz 2001. godine kontrola je bitna komponenta upravljanja informacijskim

sustavom. Upravljati sustavom znači poduzimati odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da

sustav djeluje na željeni način. Kontrolom se utvrđuje kakve mjere treba poduzimati da bi se

ostvarili utvrđeni ciljevi upravljanja.

U skladu sa navedenim, može se postaviti sljedeće određenje pojma kontrole informacijskog

sustava: kontrola je sustav kojim se sprječavaju, otkrivaju i ispravljaju neželjeni događaji i

procesi u informacijskom sustavu. (Panian, 2001.)

Drugim riječima, kontrola obuhvaća skup međusobno povezanih komponeneta koje, djelujući

jedinstveno i usklađeno, potpomažu ostvarivanje utvrđenih ciljeva informacijskog sustava. Na

nesreću, ljudi su skloni kontrolu tumačiti imajući na umu samo neko specifično obilježje

informacijskog sustava. (Panian, 2001.)

Kontrola se također usmjerava na neželjene događaje ili procese u informacijskom sustavu.

Neželjeni događaj može nastati, a proces biti aktiviran, zbog neovlaštenih, netočnih,

nepotpunih, nedjelotvornih ili neučinkovitih ulaza u sustav. (Panian, 2001.)

Treće, kontrole se primjenjuju da bi se spriječili, otkrili ili ispravili neželjeni događaji ili

procesi. Tada postoje različiti tipovi kontrole: preventivne, detektivne ili korektivne kontrole.

(Panian, 2001.)

Opća svrha kontrole je smanjenje očekivanih gubitaka do kojih bi došlo kod pojave neželjenih

događaja ili ostvarenja neželjenih procesa u sustavu. Kontrola dakle djeluje na dva načina:

(Panian, 2001.)

preventivnom se kontrolom smanjuje vjerojatnost neželjenih događaja i/ili procesa

detektivnim i korektivnim kontrolama smanjuje se veličina gubitka koji bi nastao zbog

neželjenih događaja i/ili procesa.

Page 13: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

9

3. MILENIJ HOTELI D.O.O. KAO POSLOVNI SUSTAV

Budući da su predmet istraživanja u ovoj knjizi informacijski sustavi u turizmu i hotelijerstvu,

u nastavku će se prikazati karakteristike hotela (osnovni reprezentant hotelijerstva kao

temeljne turističke receptive) kao mogućeg sustava, neovisno o njegovom organizacijskom

položaju (samostalan objekt registriran kao trgovačko društvo ili kao dio trgovačkog društva s

jednim od mogućih nižih organizacijskih oblika). (Galičić, 2006.)

Hotel kao poslovni sustav sastoji se od mnoštva međusobno povezanih elemenata, koji

ostvaruju neke gospodarske i društvene ciljeve. Hotel, tj. poslovni sustav koji pripada sferi

društvenih sustava i po svemu se razlikuje od prirodnih i tehničkih sustava, u području

gospodarstva je: (Galičić, 2006.)

složen,

dinamičan,

stohastičan,

otvoren i

organizacijski sustav.

Hotel je složen sustav jer se sastoji od više elemenata (podsustava), koji i sami po sebi imaju

sva obilježja sustava. Promatra li se ta složenost s aspekta funkcionalnosti, hotel primjerice

mogu sačinjavati sljedeći podsustavi: (Galičić, 2006.)

prodaja smještajnih kapaciteta,

priprema i pružanje usluga smještaja,

nabava,

priprema i pružanje usluga prehrane i točenja pića,

priprema i pružanje dopunskih (vanpansionskih) usluga,

održavanje hotela,

upravljanje ljudskim potencijalima,

financije i računovodstvo i dr.

Kada se hotel raščlani na faktore procesa njegova funkcioniranja, onda se kao podsustavi

javljaju sredstva za rad, predmeti rada, usluge koje se pružaju u hotelu, menadžment i

Page 14: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

10

proizvodno-uslužno osoblje (radnici kao izvršitelji proizvodno-uslužnog procesa). (Galičić,

2006.)

Milenij Hoteli je poslovni sustav organiziran kao dioničko društvo sa osnovnom djelatnošću

pružanja usluga smještaja, pripremanja hrane i pružanja usluga prehrane, pripremanja i

usluživanja pića i napitaka, mjenjački poslovi, prodaja i posredovanje u prodaji ugostiteljskih

i turističkih usluga, kupnja i prodaja robe i razne druge djelatnosti. Poduzeće je to koje broji u

sezonskim mjesecima i više stotina zaposlenih. (Organizacija i sistematizacija rada Milenij

Hotela d.o.o.)

Turistička povijest Milenij Hotela započinje 2000. godine preuređenjem i otvaranjem Hotela

Milenij - današnjeg najluksuznijeg opatijskog hotela. Danas su Milenij Hoteli najnapredniji

hoteli u brašni hotelijerstva po ulaganjima u svoje kapacitete, zaposlenike i pružanje

turističkih usluga. (http://www.milenijhoteli.hr/hotel/)

To dokazuju i brojne nagrade koje su mahom: (http://www.milenijhoteli.hr/hotel/)

Večernjakova zvjezdica za najbolji hotel na Jadranu,

Kvaliteta za Hrvatsku – Hotel godine na Hrvatskom Jadranu,

Nagrada Hrvatske udruge hotelijera i restoratera za najbolji hotel hrvatskog Jadrana 5 i

4 zvjezdica.

Diploma sa zlatnom plaketom za kvalitetu hotelskih usluga.

Na Međunarodnom sajmu turizma u Novom Sadu zlatna medalja za ocjenu kvalitete,

nagrada za visoku kvalitetu usluga u hotelijerstvu

Posebno priznanje za kvalitetu u izboru hotela godine na hrvatskom Jadranu (4*) - 1.

mjesto

Misija poduzeća je: Svakodnevnim ulaganjem u znanje i kvalitetu naših djelatnika osigurati

prepoznatljivost usluge, pružajući gostima uvijek više od vrijednosti za novac te nadmašiti

očekivanja svakog gosta. (Organizacija i sistematizacija rada Milenij Hotela d.o.o.)

Organizacijski oblik društva može se podijeliti na makro, mezo i mikroorganizacije.

Radom i poslovanjem Društva upravlja generalni direktor Društva. Generalni direktor vodi

poslove Društva i ima sva prava i obveze u skladu s Zakonom. Generalni direktora Društva

(CEO – Chief executive Officer ) regulira, koordinira i upravlja poslovanjem cjelokupnog

Page 15: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

11

Društva. Poslovanje zajedničkih službi podrške, uz generalnog direktora, vodi CFO - izvršni

direktor za zajedničke službe. Poslovanje u odjelima vode nadležni rukovoditelji odjela.

Rukovoditelji odjela ovlašteni su i odgovorni za planiranje, organiziranje, usklađivanje,

nadzor i izvršavanje poslova koji su planirani, ugovoreni ili nalogom zadani za izvršavanje

dotičnom odjelu. (Organizacija i sistematizacija rada Milenij Hotela d.o.o.)

Prema makroorganizacijskoj strukturi hotel se dijeli na operativni dio i službe podrške. U

operativni dio organizacije spadaju hoteli i hotelski odjeli (domaćinstvo, odjel hrane i pića i

sl) dok u službe podrške spadaju računovodstvo, ljudski resursi, prodaja i marketing.

(Organizacija i sistematizacija rada Milenij Hotela d.o.o.)

Shema 1.: Makroorganizacijski organigram organizacije poduzeća

Izradio autor

Prema mezoorganizacijskoj strukturi poduzeće je organizirano prema objektima, odnosno

hotelima u koje spadaju: (Organizacija i sistematizacija rada Milenij Hotela d.o.o.)

Hotel Milenij

Hotel Grand 4 opatijska cvijeta

Hotel Sv. Jakov

CEO

Generalni direktor d.o.o.

Asistent generalnog direktora

COO - MOD

(Chief Operating Officer)

Hotelske operacije i proizvodnja

Proizvodnja i logistika

Hotel

Sektor operacija i kvalitete

CFO - MOD

(Chief Finantial Officer)

Službe podrške

Rzvoj, investicije i IT

Prodaja i marketing

Financije

HR, opći i pravni poslovi

Page 16: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

12

Hotel Agava.

U službe podrške spada uprava i to odjeli računovodstva, prodaje, marketinga, ljudskih

resursa, nabave i informatičke tehnologije. (Organizacija i sistematizacija rada Milenij Hotela

d.o.o.)

Mikroorganizacijska struktura predstavlja logički grupirane poslove u zasebne Odjele. Pod

logičkim grupiranjem poslova podrazumijeva se stvaranje zaokružene cjeline poslova, tako da

se u njoj što potpunije izrazi njihov sadržaj, cjelovitost i međusobna logička i poslovna

povezanost. (Organizacija i sistematizacija rada Milenij Hotela d.o.o.)

Shema 2.: Mezoorganizacijska struktura organizacije poduzeća

Izradio autor

Hoteli

COO - Chief Operating Officer - Izvršni direktor

Hotel Milenij

Direktor

Recepcija

Domaćinstvo

Hrana i piće

Wellness centar

Trgovina/Suvenirnica

Hotel Sv.Jakov

Direktor

Recepcija

Domaćinstvo

Hrana i piće

Grand hotel 4 opatijska cvijeta

Direktor

Recepcija

Domaćinstvo

Hrana i piće

Wellness centar

Trgovina/suvenirnica

Hotel Agava

Direktor

Recepcija

Domaćinstvo

Hrana i piće

Hotel Royal

Direktor

Recepcija

Domaćinstvo

Hrana i piće

Page 17: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

13

Sa ekonomsko-sociološkog aspekta, hotel se raščlanjuje na podsustave kao što su profitne

jedinice, organizacijske jedinice, poslovne jedinice i dr. Ako se pak hotel promatra sa

stajališta toka njegova funkcioniranja, kao podsustavi se javljaju upravljanje, rukovođenje,

izvršavanje, formiranje informacija i dr. (Galičić,V)

Hotel je dinamički sustav, jer mu je svojstveno neprestano kretanje i razvoj. Statičnost u

hotelu može postojati samo na jedan trenutak i to kao određena točka na kontinuiranoj liniji

dinamičkog kretanja. Dinamičnost i razvojnost hotela kao poslovnog sustava predstavljaju

uvjet za njegov opstanak kao sustava. Ako hotel ne ostvaruje zadane i planirane ciljeve

(pružanje kvalitetnih usluga gostima uz ostvarivanje dobiti iz poslovanja) tada može doći do

njegova poslovnog nazadovanja i u krajnjem slučaju do propasti. (Galičić,V)

Hotel je stohastički sustav, što podrazumijeva znatnu nesigurnost, odnosno mnogo

vjerojatnosti u njegovu funkcioniranju. Naime, unutar hotela kao sustava ali i iz njegove

okoline, moguć je visok stupanj iznenađenja, jer hotel nije sustav koji se sam regulira

(samoregulirajući), nego sustav kojim treba upravljati da bi uspješno funkcionirao.

(Galičić,V)

Hotel je otvoren sustav, lociran u određenoj sredini (okolini). Okolinu nekog hotela čine drugi

hoteli u određenoj turističkoj destinaciji (konkurencija), drugi ugostiteljski objekti za pružanje

usluga smještaja, prehrane i točenja pića, putničke agencije, ostali gospodarski subjekti iz

nekih drugih djelatnosti i dr. Iz te okoline, hotel prima materijal, energiju, ljude i informacije,

a okolini dostavlja svoj proizvod (materijalne i nematerijalne usluge) i za to dobiva (ili ne

dobiva) odgovarajuće priznanje u obliku posjetitelja i potrošača svojih usluga. (Galičić,V)

3.1.Temeljne funkcije menadžmenta u hotelu

Općenito gledajući, menadžment donosi odluke na temelju dostupnih informacija. Niže razine

menadžmenta služe se analitičkim i detaljnim, a više razine sintetiziranim informacijama.

Traže se kvalitetne i pouzdane informacije, a za takve je informacije potrebna veća kontrola,

čime one postaju skuplje. Za vremenske osjetljive informacije traži se dostupnost u kratku

roku. Ovisno o karakteru informacija i načinu njihove obrade informacijski sustav djeluje kao:

1. transakcijski informacijski sustav,

2. upravljački informacijski sustav,

Page 18: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

14

3. sustav za potporu odlučivanju. (Galičić,V)

Transakcijski i upravljački informacijski sustav u pravilu teže obrađuju upite koji nisu

unaprijed predviđeni. Naprotiv, sustav za potporu odlučivanju mora ih lako svladati, isto tako

i nestrukturirane odluke tipa «što ako», za što prethodni informacijski sustavi nisu predviđeni.

(Galičić,V)

Slika 1. Upravljanje, informacije i informacijski sustav

Izvor: Varga, M., Baze podataka – Konceptualno, logičko i fizičko modeliranje podataka,

Društvo za razvoj informacijske pismenosti (DRIP), Zagreb, 1994., str. 5.

3.2.Informacijska tehnologija i menadžment

Ključ napretka u aktualnom konkurentskom turističkom tržištu je ostvariti prednost u odnosu

na konkurenciju. Za donošenje zdrave poslovne odluke bazirane na točnoj i pravovremenoj

informaciji treba više od same intuicije. Analiza podataka, izvještavanje, i istraživački alati

mogu pomoći menadžmentu u mučnom probijanju kroz veliki broj podataka kako bi

sintetizirali korisnu informaciju.

Pritom se analiza toka robe, novca, poslovanja s poslovnim partnerima i upravljanja ljudskim

potencijalima temelji na sljedećim načelima:

Page 19: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

15

1. Podaci o poslovnim transakcijama trebaju biti tako strukturirani da budu razumljivi

i korisni menadžerskoj strukturi. Oni moraju predstavljati kvalitetnu osnovu za poslovno

upravljanje/odlučivanje.

2. Potrebno je personalizirati (individualizirati) pristup informacijama. Menadžeru na

određenoj hijerarhijskoj razini trebaju biti dostupne samo relevantne informacije za donošenje

poslovnih odluka u poslovnom području za koje je on odgovoran.

3. Informacije (znanje) trebaju biti neovisne od vremenske dimenzije. One moraju

predstavljati kvalitetnu bazu za trendovske analize i izradu indeksiranih izvještaja.

4. Informacije trebaju biti lišene nebitnog. Drugim riječima, to znači da je podatke o

poslovnim transakcijama potrebno «očistiti» od svih atributa koji ne nose informaciju važnu

za poslovno upravljanje/odlučivanje. (Galičić, 2006.)

U brojnim prilikama ističu se prednosti povećanog korištenja informacijske tehnologije u

hotelskoj industriji. Među osnovnim prednostima, uobičajeno se naglašavaju poboljšana

kvaliteta pružanja usluga, veća profitabilnost i učinkovitost, ubrzana komunikacija i

smanjenje troškova. Informacijska tehnologija koja je implementirana u pojedine hotele,

pritom se opisuje kao snažan generator utjecaja na iskustvo gostiju, te kao glavni faktor

njihova zadovoljstva pruženim hotelskim proizvodom. (Galičić, 2006.)

Page 20: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

16

4. LASER BUSINESS INTELLIGENCE U MILENIJ HOTELIMA

Sustav poslovne inteligencije jedan je od 4 komponente inteligentnih informacijskih sustava.

Ono se može definirati kao sustav koji objedinjava nekoliko važnih metodologija, koncepata i

pripadajućih tehnologija putem kojih se može poboljšati proces odlučivanja, a koje pritom

sustave za potporu odlučivanja, temeljne na poslovnim činjenicama i podacima. (...) Sustav

poslovne inteligencije takav je sustav koji čuva informacije i znanje o konkurenciji, kupcima,

dobavljačima, procesima. On omogućava poslovno pregovaranje i brojčano argumentirani

nastup prema kupcima i dobavljačima, kvalitetno operativno planiranje, praćenje ponašanja

konkurencije, promatranje pojedinih tržišnih segmenata te predviđanje vlastitih kupaca i

spoznaje što ih potiče na određeno ponašanje. (Vukmirović, Čapko, 2009., str.61.)

Laser*BI ( BI - "Business Intelligence") rješenje je prvenstveno namijenjeno korisnicima na

menadžerskim pozicijama u vlastitim organizacijama, na bilo kojoj razini u hijerarhiji

odlučivanja. Odlikuje ga integriranost, intuitivno korisničko sučelje, kao i vrlo brzi odgovori

na zahtjevne upite nad podacima. (www.laserline.hr)

Korisničko sučelje radi neposredno sa podacima iz skladišta podataka i ne opterećuje

transakcijsku bazu. Dizajnirano je u uskoj suradnji sa neposrednim korisnicima i zbog tog

pristupa je vrlo ergonomično i jednostavno za upotrebu. Osim standardnog prikaza podataka

kroz modele tablica, sučelje obiluje grafičkim prikazima rezultata, kao i raznim

mogućnostima po kojima su takvi alati prepoznatljivi (svrdlanje - drill-down, agregiranje -

roll-up, sortiranje, rangiranje, vremenske usporedbe, top-ten analize i ostalo).

(www.laserline.hr)

Svaki prikaz se jednim klikom miša može izvesti (eksportirati) u strukturu koju prepoznaju

uredski alati (MS Excel, Open Office). Jednom izvezeni podatak se dalje može statistički

obrađivati u uredskom alatu. (www.laserline.hr)

Laser*BI sustav je razvijen za dvije industrije koje Laserline već niz godina podržava svojim

rješenjima: za turizam i za trgovinu. Opisi nekih elemenata trgovačkog modula Laser*BI

sustava mogu dobro poslužiti za stjecanje općenitog dojma što predstavlja BI aplikacija.

(www.laserline.hr)

Page 21: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

17

4.1.Razlike transakcijskog sustava i sustava poslovne inteligencije

Transakcijski informacijski sustavi (OLTP - "On Line Transaction Processing") služe za

potporu izvođenju temeljnih poslovnih procesa. Karakteristika takvih sustava je da zapisuju

veliki broj transakcija u realnom vremenu, poslovne događaje bilježe strukturirano i

transakcijski u trenutku i na mjestu nastajanja. Takvi se sustavi dalje dijele s obzirom na

poslovno područje koje podržavaju (trgovina, financije, ugostiteljstvo,...).

Akronim ERP ("Enterprise Resource Planning") se primjenjuje za opis cjelovitog rješenja

koje je potrebno tvrtki u svrhu programske potpore izvođenju svih temeljnih poslovnih

procesa (dakle, ERP označava rješenje, a OLTP tehnologiju obrade podataka). Izvještaji i

analize generirane iz transakcijskog sustava osiguravaju potporu odlučivanju

na nižim upravljačkim razinama. (www.laserline.hr)

Sustav poslovne inteligencije ( BI - "Business Intelligence") je dio cjelovitog sustava za

potporu u odlučivanju, koji ima za cilj iz vlastitih i vanjskih izvora podataka pronaći,

transformirati i distribuirati nove informacije i nova znanja potrebna za sve nivoe odlučivanja.

Za razliku od OLTP podsustava koji služi za izvođenje poslovnog procesa, BI podsustav služi

za analizu rezultata poslovnog procesa i dobivanju informacija o uspješnosti na osnovu

izmjerenih pokazatelja uspjeha. Osnovna funkcija OLTP-a je automatizacija poslovnog

procesa, a funkcija BI-a je upravljanje poslovnim procesom. (www.laserline.hr)

BI se može opisati kao niz metoda i tehnika koje se primjenjuju u procesu prikupljanja,

analiziranja i distribucije informacija koje su potrebne za sve nivoe odlučivanja. Cilj BI-a je

osigurati informacijske okvire za kvalitetno donošenje odluke, a sama odluka (donošenje i

provedba) spada u domenu odgovornosti menadžera. (www.laserline.hr)

BI podsustav zadire duboku u organizaciju tvrtke, koristi svaki resurs poduzeća, primjenjuje

sve raspoložive implementirane informacijske podsustave, prikuplja i bilježi informacije iz

vanjskih izvora (novine, vijesti, oglašavanja, objave rezultata, Internet, neslužbeni izvori,

specijalizirane agencije, ...), a sve u cilju obnavljanja i stvaranja novog resursa poduzeća:

znanja. (www.laserline.hr)

Page 22: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

18

4.2.Izgradnja skladišta podataka za Laser*BI

Iz modula transakcijskih aplikacija se ETL postupcima (Extraction Transformation Loading)

podaci transformiraju i sele u skladište podataka (DW - Data Warehouse). Skladište podataka

je smješteno u posebnoj Oracle shemi i dizajnirano s jedinstvenim ciljem: brzi odgovori na

upite prema bazi. Dakle, arhivska uloga skladišta podataka je u drugom planu, u prvi plan su

postavljene performanse BI sustava. U dizajnu skladišta podataka su primijenjene tehnologije

Oracle RDBMSa1 za poboljšanje performansi sustava (materijalizirani view-i, "query

rewrite", particioniranje tablica i slično). (www.laserline.hr)

4.2.1. Tehnologija Oracle Business Intelligence

Oracle Business Intelligence (OBI) je opsežan skup analitičkih alata izgrađen na jedinstvenoj

infrastrukturi koji u svojoj osnovnoj strukturi sadrži interaktivne ploče, potpune "ad hoc"

analize te upite, detaljne analitičke izvještaje prilagođene najzahtjevnijim korisnicima,

integrirana rješenja sa Microsoft Office alatima itd.

OBI komponente mogu biti instalirane u "multi-server" okruženju na različitim platformama

(Linux, Microsoft Windows). Bitna značajka kompletnog OBI sustava je to što je u potpunosti

prilagođen "high availability" radnom okruženju putem "native clustera", "failover-a" te "load

balancinga". OBI SSL Everywhere komponenta omogućava komunikaciju sigurnim kanalima

čime je pristup svim komponentama OBI-a moguć u svakom trenutku-na svakom mjestu.

Pored svih standardnih komponenata navedenih u nastavku, kompletnu OBI infrastrukturu

moguće je integrirati sa raznim Oracle Middleware produktima kao što su Oracle Internet

Directory te Oracle Single Sign On. (www.laserline.hr)

Oracle Business Intelligence Suite sastoji se od više proizvoda koji se mogu koristiti

zajedno ali i samostalno. Namjena pojedinih alata opisana je u nastavku:

Oracle BI Server: Visoko skalabilan, učinkovit "query" te analitički server koji vrlo

efikasno može integrirati podatke iz više relacijskih, nestrukturiranih, OLAP, Oracle i

non-Oracle izvora.

1 Oracle baza podataka (obično se naziva Oracle RDBMS ili jednostavno Oracle) je objektno-relacijska baza podataka sustava za

upravljanje.

Page 23: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

19

Oracle BI Answers: Snažan "ad-hoc query" analitički alat koji radi na principu

logičkog pogleda na informacije iz više izvora podataka u Web okruženju.

Oracle BI Interactive Dashboard - bogati, interaktivni Web Dashboard koji prikazuje

personalizirane informacije te korisnicima predstavlja ključni izvor podataka za

donošenje preciznih i učinkovitih odluka

Oracle BI Publisher - visoko skalabilni "reporting engine" koji služi za generiranje

izvješća iz više izvora podataka u više formata dokumenata (Excel, PDF...)

Oracle BI Briefing Books - omogućuje kreiranje "snapshota" jednog ili više

Dashboarda dopuštajući pritom offline pregled istih

Oracle BI Disconnected Analytics - omogućuje "isporuku" Answera te Dashboarda na

mobilne uređaje ili računala odvojene od mreže

Oracle BI Office Plug-In - automatski sinkronizira podatke iz Answers-a, Dashboard-a

te ih kao takve kreira u obliku izvješća unutar uredskih alata kao što su Microsoft

Word, Excel i PowerPoint...

Oracle BI Delivers - "Alerting" alat za distribuciju obavijesti korisnicima putem više

vrsta kanala. Uvelike doprinosi brzini donošenja odluka. (www.laserline.hr)

Klijenti na raspolaganju imaju potpunu fleksibilnost prilikom korištenja OBI alata temeljenim

na "Web - Based Self Service" rješenju, što znači da je kompletno korisničko sučelje moguće

definirati za svakog korisnika zasebno ovisno o njegovim željama/potrebama, dok se

kompletan rad u OBI aplikaciji vrši unutar samog Internet Browsera (Internet Explorer,

Firefox, Opera, Safari itd.). (www.laserline.hr)

4.3.Laser*CRM na primjeru Milenij Hotela d.o.o.

CRM (Customer Relationship Management) - sustav upravljanja odnosima s kupcima - spada

u kategoriju BI (Business Intelligence) sustava - sustava poslovne inteligencije. CRM jest u

prvom redu poslovni koncept (i to vrlo stari poslovni koncept, koji kupca/klijenta/korisnika

postavlja u fokus interesa). Ono što ga čini specifičnim u odnosu na ostale poslovne koncepte

jest potreba vrlo snažne IT potpore kako bi se takav poslovni koncept provodio u uvjetima

suvremenog poslovanja. Upravljanje odnosom s klijentima (CRM) postaje sredstvo za

diferencijaciju i ključno konkurentsko oružje u suvremenoj tržišnoj utakmici. Organizacijska

spremnost tvrtke da upravlja odnosima s klijentima uključuje poslovnu kulturu okrenutu

Page 24: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

20

prema klijentima te snažnu softversku podršku. (www.laserline.hr)

Laser CRM predstavlja baznu programsku platformu nad kojom se gradi čitava infrastruktura

koja podržava koncept CRM-a. Sastoji se od slijedećih slojeva: (www.laserline.hr)

operativni (evidencija osnovnih matičnih podataka klijenata, unos podataka

interakcijama s klijentima, integracija sa ostalim modulima LASERLINE ERP

sustava: TRS, HIS, MAT),

analitički (OLAP analize, standardne LASERLINE analize, izvještaji - sa ciljem

pružanja podrške u odlučivanju),

kolaborativni (uspostavljanje kontakata i interakcije sa klijentom kroz sve

komunikacijske kanale i medije, veza sa pozivnim centrom, veza sa WEB-om, self-

service aplikacije za klijente).

Sustav je dizajniran za dvije ključne industrije kojima se Laserline kao tvrtka bavi dugi niz

godina: trgovačku i hotelijersku-ugostiteljsku djelatnost. (www.laserline.hr)

4.3.1. Funkcije CRM sustava

U funkcije CRM sustava spadaju evidencija klijenata, upravljanje Loyalty karticama, potpora

u odlučivanju, sustav automatiziranog nadzora i sustav automatiziranog nadzora koji će biti

objašnjeni u nastavku. (www.laserline.hr)

4.3.1.1.Evidencija klijenata

Evidencija klijenata omogućuje diferencijaciju s velikim brojem unaprijed predviđenih

podataka. Tu se izdvajaju mogućnost segmentacije, grupiranja i izdvajanja kao i evidencija o

privolama za upotrebu osobnih podataka te proizvoljno uključivanje dodatnih atributa. To

znači da postoji mogućnost unosa podataka za svakog klijenta pojedinačno, od imena i

prezimena do koja je omiljeno cvijeće kako bi ga se iznenadilo za rođendan. Izvoz podataka

moguć je u ostale aplikacije, kao i uvoz podataka o klijentima iz raznih izvora (aplikacije,

baze, newsletter baze, web registracije). (www.laserline.hr)

Page 25: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

21

4.3.1.2.Upravljanje Loyalty karticama

Upravljanje Loyalty karticama zapravo je sustav nagrađivanja najvjernijih klijenata u smislu

popusta, akcija, prikupljanja bodova, evidencija istih. Moguća su i statistička izvješća

uspješnosti akcija kako bi se vidjelo što lojalni kupci zaista žele i što od vas očekuju. Kartice

mogu dakle dobiti svi zainteresirani koji žele dodatnu uslugu i odnos sa Hotelima.

(www.laserline.hr)

4.3.1.3.Potpora u odlučivanju

Tu također postoji i potpora u odlučivanju pomoću kojeg se mogu izvoditi OLAP analize nad

podacima, uz to se sve rezultati analize mogu grafički potkrijepiti. Moguće je ne samo pratiti

profitabilnost kupaca već i odjela i proizvoda. To znatno olakšava postupak praćenja i

kontrolinga za viši nivo menadžmenta kojem su takvi podaci i kontrola svakodnevni.

Usporedba perioda također je važna, pogotovo da bi se uvidio tok poslovanja, eventualni rast

ili pad profitabilnosti i prihoda, što je uzrokovalo isto, kao i mogućnost projekcije poslovnog

plana za iduće godine. (www.laserline.hr)

4.3.1.4.Sustav automatiziranog nadzora

BAM (Business Activity Monitoring) je kao koncept ugrađen u čitav LASERLINE ERP, pa

tako i u CRM podsustav. Pretplatnicima na obavijesti se mogu putem e-pošte isporučiti

informacije o svakoj anomaliji u radu sustava, kao i o svakoj pojavi detektiranoj u bazi, a koja

je interesantna određenoj skupini korisnika (na primjer pad ili rast kupovine, obavijesti o

početku ili kraju akcija i slično). Ista je tehnologija iskorištena i za slanje poruka klijentima

koji su ili pretplaćeni na poruke ili su to ugodne poruke iznenađenja (rođendanske čestitke,

pozivi na degustacije, obavijesti o planiranim akcijama i slično). (www.laserline.hr)

4.3.1.5.WEB

Web modul gradi se zajedno s partnerima specijaliziranim za izradu web stranica. Servisi

potrebni za CRM modul se integriraju u postojeći dizajn, bitno ne narušavajući zamišljeni

koncept korporacijskih web stranica. Podrška za te servise se nalazi u CRM modulu koji je

instaliran na odvojenom serveru. (www.laserline.hr)

Page 26: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

22

Veze prema ostatku LASERLINE ERP sustava: (www.laserline.hr)

Laser TRS: definiranje pravila loyalty sheme i prijenos pravila P.O.S. sustavu (pravila za

bodove, popuste, akcije), statistika i analize bazirane na pojedinačnim maloprodajnim

računima.

Laser HIS: prepoznavanje CRM klijenta na recepciji, preuzimanje hotelskih gostiju u

CRM sustav, analize bazirane na prometu gosta.

Laser MAT: prepoznavanje CRM klijenta u ugostiteljskim objektima, posebne

pogodnosti, akcije i popusti za poznate klijente ili grupu klijenata. Call Center: ostvarena

je veza prema Cisco IPCC centrali - trenutno prepoznavanje klijenta pozivatelja,

evidencija aktivnosti s klijentom.

4.4.Prednosti i koristi CRM sustava u hotelijerstvu na primjeru Milenij Hotela d.o.o.

U današnjem konkurentskom svijetu hotelskih kuća, pojedini hotel se zapravo ne razlikuje od

ostalih po svojim kapacitetima, uloženom trudu ili uslugama koje pruža. Mogućnost

diferencijacije između konkurenata moguć je upravo u segmentu odnosa sa klijentima,

odnosno gostima. U tom slučaju, CRM sustav je pravi način približavanja gostima. Ono daje

mogućnost boljeg i bliskijeg odnosa što bi svakako u gostima moglo probuditi odnos pravog

domaćina i gosta. To je izuzetno bitno za osjećaj dobrodošlice i prijatnog boravka u hotelu, ali

i ponovnog povratka u isti, jer je upravo to i cilj svakog hotelskog subjekta, ne privući nove

goste, nego iznova vraćati stare.

Funkcionalnost profila može Vam pomoći tijekom rezerviranja ili pri pružanju usluga gostima

eliminirajući potrebu za ručnom pretragom, pritom ulazeći na profile cijena, željenu sobu i

specijalne tretmane. Profili također ističu informacije o trenutačnom stanju bodova ukoliko je

gost ili partner prijavljen u program nagrađivanja odanosti. Automatiziraju poslovanje na

temelju ugovora, pohranjuju informacije o kontaktima i fakturiranim podacima, te daju uvid u

povijest profila gosta ili partnera kao i statistiku. Profili skupljaju i spremaju sve održive

informacije na računima; redovnih gostiju, tvrtki, agenta i tour operatora. Pomoću informacija

iz profila, djelatnici dobivaju moćnu potporu za svaku ponuđenu uslugu, bilo da govorimo o

rezerviranju, usluživanju gostiju, fakturiranju ili procesima vezanim za bodovanje kroz

posebni program za nagrađivanje odanosti gosta (loyalty program).

(http://www.clock-hotel-software.com/hr/guest-profiles-clock/)

Page 27: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

23

Da bismo ovdje bili sigurni, pogledajmo malo i statistiku - statistike su pokazale da kupac koji

posjeduje loyalty karticu u prosjeku generira dvostruko više posjeta i potroši dvostruko više

novaca od kupca koji istu ne posjeduje. Isto tako je dokazano da je sedam puta skuplje naći

novog kupca nego zadržati postojećeg. To znači da svaka kuna potrošena da se zadrži

postojeći kupac vraća pet puta više profita, nego svaka kuna potrošena na marketing sa ciljem

pronalaska novog kupca. (http://www.aurron.com/partneri/zasto-loyality-sustav)

Page 28: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

24

5. LASERLINE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING KAO PODRŠKA SUSTAVU

PLANIRANJA

Sustav planiranja poslovnih resursa programsko je rješenje koje nastoji objediniti sve podatke

i procese organizaciji i time povezati sve dijelove i funkcije u jedinstveni sustav, koji će moći

podjednako dobro informacijski posluživati sve dijelove i cijelu organizaciju, zadovoljavajući

u potpunosti njihove informacijske potrebe. Temeljna ideja ERP-a je integracija, odnosno

promatranje sustava kao cjeline, gdje su organizacija i procesi integrirani te se kao takvi

trebaju promatrati. (Vukmirović, Čapko, 2009., str.71.)

Laserline Enterprise Resource Planning (ERP) sustav predstavlja potpunu integraciju svih

poslovnih procesa i funkcija, orijentiran kontroli i upravljanju poslovnim procesima.

Navedeno omogućava idealan i transparentan protok podataka, informacija neophodnih za

upravljanje i kontrolu poslovanja na svim organizacijskim razinama i to kako unutar jedne

tvrtke, tako i u povezanim tvrtkama, odnosno složenim poslovnim subjektima. Sustav je

namijenjen srednjim i većim tvrtkama u svim razvojnim fazama poslovanja.

(http://www.laserline.hr/)

Programsko rješenje ima u svojoj jezgri ERP sustav organizacije s mnogobrojnim međusobno

povezanim programskim modulima koji pokrivaju obradu podataka pojedinih poslovnih

područja. Moduli koji pokrivaju obradu podataka pojedine funkcije vide se kroz primjere triju

temeljnih funkcija: nabave, proizvodnje i prodaje. Oni se protežu vertikalno. Ako programski

modul pokriva čitavu funkciju, on se proteže kroz sve razine upravljanja organizacijom:

operativnom, taktičkom i strateškom. (Vukmirović, Čapko, 2009., str.71-72.)

Laser Line integralni informacijski sustav sastoji se dakle od podsustava koji se mogu koristiti

samostalno ili kao elementi integralnog informacijskog sustava. Svi programski paketi

razvijeni su u ORACLE RDBMS (Relational Data Base Management System) i pomoću

ORACLE razvojnih alata. Predstavljaju skup rješenja iz područja poslovnih informacijskih

sustava i vođenja proizvodnih procesa. Odlikuju se velikom fleksibilnošću, jednostavnošću,

prenosivošću. (http://www.laserline.hr/)

Ugostiteljski informacijski sustav u potpunosti pokriva robno-materijalno poslovanje.

Osnovne funkcije aplikacije jesu podrška poslovanja složenih ugostiteljskih poduzeća,

poduzeća u kojima se vodi jedan ili više poslovnih subjekata. Aplikacija je primjenjiva i

verificirana za praćenje šankova, kuhinja, slastičarni, pakirnica mesa, skladišta i ostalih

Page 29: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

25

prihoda u ugostiteljskim poduzećima (praćenje raznih vanpansionskih usluga). Ponašanje

aplikacije u različitim sustavima se kontrolira podesivim parametrima. Visoka razina kontrole

pristupa podacima i obavljanju poslova unutar aplikacije. Osiguran je optimalan tok

dokumentacije unutar složenog poslovnog sustava. Automatiziran svaki poslovni proces (koji

se može automatizirati): centralna nabava, naručivanje robe, ulaz robe, interne zahtjevnice,

inventure, tiskanje dokumenata u različitim oblicima na razne destinacije, centralno praćenje

prodaje, analiza prodaje na svim razinama poslovne organizacije (mjestima troška, objekti,

tipovi prodaje, poslovni subjekti, prodajni punktovi, konsolidirano na nivou složenih sustava i

ostalo). (www.laserline.hr)

Mogućnost aktiviranja modula za automatsko generiranje i praćenje poruka unutar aplikacije,

integrirano s Windows sučeljem. Aplikacija je čvrsto integrirana s projektom Laser*GLAS

(financijsko-knjigovodstveni podsustav) i Laser*OPP (opći podaci), u smislu automatskog

knjiženja kompletne dokumentacije. (www.laserline.hr)

Laserline d.o.o ima dugogodišnje iskustvo u razvoju integralnih informacijskih sustava

baziranih na Oracle tehnologiji, implementiranoj u najvećim trgovačkim i hotelskim kućama

u Hrvatskoj. Kroz 15 godina, razvijen je ERP sustav koji u potpunosti rješava sve potrebe i

želje korisnika u upravljanju poslovanjem u hotelijerstvu i trgovini. Laserline Enterprise

Resource Planning (ERP) sustav predstavlja potpunu integraciju svih poslovnih procesa i

funkcija, orijentiran prema kontroli i upravljanju poslovnim procesima. (www.laserline.hr)

Navedeni sustav omogućuje idealan i transparentan protok podataka, informacija neophodnih

za upravljanje te kontrolu poslovanja na svim hijerarhijskim razinama i to kako unutar jedne

poslovne organizacije, tako i u međupovezanosti više poslovnih organizacija, odnosno,

složenih poslovnih subjekata. Ovaj sustav namijenjen je srednjim i većim tvrtkama u svim

razvojnim fazama poslovanja. (www.laserline.hr)

U začecima razvoja poduzeća, Laserlineov sustav pruža potpunu podršku i konzal ting u

postavljanju organizacije koja optimizira poslovne procese na svim hijerarhijskim razinama.

Tvrtkama s postavljenom organizacijom koje se nalaze u fazi postojećeg razvoja poslovanja,

Laserline omogućuje daljnji brz razvoj iskustvom i znanjem stručnjaka pri pružanju

kvalitetnih rješenja u procesima poslovanja. Suprotno tome, u tvrtkama u visokoj fazi razvoja,

Laserline ima ulogu optimizacije procesa do najsuptilnijih detalja, pomažući istima u

postizanju maksimalne diferencijacije na tržištu jednake branše. (www.laserline.hr)

Page 30: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

26

5.1. Karakteristike LaserLine-a

U ovom će se poglavlju objasniti karakteristike LaserLine sustava i to sustav elektroničkog

poslovanja, planiranje, implementacija i podrška, sigurnost, funkcionalnost, primjenjivost i

daljnji razvoj. (www.laserline.hr)

5.1.1. Sustav elektroničkoga poslovanja (B2B)

Integracija Internet tehnologija s Laser poslovnim sustavom osigurava brzu, jednostavnu i

sigurnu komunikaciju s poslovnim partnerima pri razmjeni roba i usluga, a djelatnicima na

terenu jednostavan pristup centralnome poslovnom sustavu radi pravodobnog dobivanja

informacija relevantnih za njihov rad te unosa novih podataka s terena.

Osnovni cilj implementacije B2B sustava jest čvršće povezivanje kupca i dobavljača u

jedinstveni sustav međusobnog informiranja. Pod razmjenom informacija ponajprije mislimo

na razmjenu informacija o novim proizvodima, o promjeni kalkulativnih uvjeta, akcijama,

razmijeni ulazne dokumentacije - kao npr. dostavnice, povrati i tome slično. Rješenje

razmjene informacija postigli smo elektroničkom razmjenom (B2B) ponuda dobavljača i

ulazne dokumentacije od strane dobavljača prema kupcu. (http://www.laserline.hr/)

Ovakvim se načinom rada: (http://www.laserline.hr/)

skraćuje proces naručivanja;

postiže optimalna razina zaliha;

reduciraju operativni troškovi nabave - kao što su troškovi naručivanja, skladištenja;

dobiva se odgovor što i kada treba nešto naručiti

zna se od koga treba naručiti, s već unaprijed poznatim troškovima nabave;

smanjuje se vrijeme ažuriranja samih podataka te je informacija puno prije dostupna;

dobiva se na točnosti samih podataka.

Sustav za poslovnu inteligenciju (BI)

Laser*DAY - Dnevna izvješća (Daily Business Inelligence),

Laser*MIS - Podrška odlučivanju (Management analize).

Laser*DAY omogućuje dakle izradu dnevnih izvješća koja su važna kako menadžmentu,

direktorima, tako i voditeljima operativnih odjela. Iz njih se iščitava jučerašnji promet svih

odjela analitički i skupno, kako bi se moglo utvrditi ostvarenje mjesečnog plana i eventualno

njegovo odstupanje. Takva dnevna izvješća odjel kontrolinga svakodnevno šalje generalnom

Page 31: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

27

direktoru i voditeljima. U nastavku će biti prikazana kartica dnevne analize.

Slika 2.: Dnevno konsolidirano izvješće

Izvor: LaserLine

Iz dnevnog konsolidiranog izvješća vidljiv je dakle cjelokupna konsoirdirana jučerašnja

realizacija. Konsoidirana znači da se u analizi nalaze sve objekti i svi kanali prodaje. Vidljivo

je također da se takva dnevna realizacija uspoređuje sa mjesečnom planiranom realizacijom te

se automatski radi postotak iste. Radi usporedbe sa prošlom godinom istog mjeseca tu su i

stupci sa tim podacima. Tu se dakle pregledno vidi na kojem putu je poduzeće prema prošloj

godini( da li je vidljiv pad ili porast poslovanja), koliki postotak mjesečnog plana još mora

ostvariti, da li ga je prešao, u kojim područjima još treba doraditi svoje usluge i slična pitanja

menadžer može odgovoriti iz ovakve analize.

5.1.2. Planiranje

Page 32: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

28

Pruža mogućnost izvješćivanja raznih izvješća temeljem postavljanja operativnoga plana

(Račun dobiti i gubitka), financijskoga plana (Novčani tijek i bilanca stanja) te fizičkog plana

(broj noćenja, popunjenost jedinica, broj dolazaka i dr.); čini čvrstu podlogu menadžerima za

strateško odlučivanje s planom tekuće godine i realizacijom prethodne godine). Upravo u

ovom dijelu je bitna komponenta Laser*DAY koji daje tu mogućnost dnevnog izlista

prometa. (www.laserline.hr)

5.1.3. Implementacija i podrška

Kod faze implementacije cijeloga Laserlineova ERP sustava, djelatnici poduzeća uključeni su

u proces obuke, savjetovanja, od postave definicije organizacije do samih procesa poslovanja

unutar organizacije. Korisnici su savjetovani od strane Laserlineovih stručnjaka s ciljem

postizanja optimalne organizacijske strukture podataka. Samo školovanje i obuka sastavni su

dio implementacije sustava. Tehnička se pomoć korisnicima pruža raznim putovima - kao

putom Web stranica, elektronskom poštom, telefonom, faxom ili direktno na lokaciji samoga

korisnika. (www.laserline.hr)

5.1.4. Sigurnost

Sigurnost sustava i pristup samim podacima realizirana je na nekoliko razina:

(www.laserline.hr)

Pristup podacima - preko lokalne mreže ili WAN linkova jedinstvenim korisničkim

imenom i lozinkom, prvenstveno na nivou mrežnog operativnog sustava na kojem se

aplikacije nalaze (aplikacijski server), a potom i dodatnim autorizacijskim podacima

za pristup samoj aplikaciji koji se nalaze unutar Oracle baze;

Arhiviranje podataka - razrađene su automatizirane procedure arhiviranja na dnevnoj

bazi i to na pouzdane arhivne uređaje (DAT i DLT trake i sl.) i arhivske baze.

5.1.5. Funkcionalnost

Page 33: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

29

Jedna od najvećih prednosti koje Laserlineov ERP sustav pruža svim korisnicima jest

funkcionalnost cjelokupnoga poslovnog rješenja. Iza iste se krije: upravljanje poslovnim

procesima i dokumentacijom, upravljanje financijama, računovodstvom, planiranjem i

ljudskim resursima, međusobna povezanost nabave i prodaje, automatizacija naručivanja i

zaprimanja robe, upravljanje zalihama robe, organizacija skladišta i međuskladišno

poslovanje, različite mogućnosti i metode vođenja i razduživanja zaliha, poslovne analize,

izvješćivanje, statistike i dr.. (www.laserline.hr)

5.1.6. Primjenjivost

Jedna od bitnih karakteristika ovog sustava jest i primjenjivost u veleprodaji, distribuciji,

maloprodaji, uslužnoj i servisnoj djelatnosti, izdavaštvu i distribucijskome tisku, hotelijerstvu

i ugostiteljstvu, farmaceutskoj industriji i distribuciji. (www.laserline.h/)

5.1.7. Daljnji razvoj

Karakteristično za Laserlineov sustav (vezano za daljnji razvoj postojećih aplikacija) jest

kontinuirano optimiziranje svakoga pojedinog modula sustava, uz dodavanje novih funkcija u

postojeće module. Osim navedenoga, Laserline ima kontinuiranu tendenciju prema

proširivanju funkcionalnosti na nove segmente poslovanja. U fazi je razvoja dodatna

integracija s Internet tehnologijama te nadogradnja OLAP analiza.

Kada je riječ o implemetaciji novih tehnologija, misli se na prilagodbu postojećih modula za

Oracle Internet Application Server tehnologiju, na korištenje IAS-a za Internet te Internet

rješenja, na potpunu integraciju Laserline Business To Business (B2B) portala s ERP-om te

na razvoj Internet Application Hosting sustava (rad na aplikacijama preko Interneta).

(www.infotrend.hr)

6. KONCEPT ERP SUSTAVA U MILENIJ HOTELIMA

Page 34: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

30

Laserlineov ERP sustav sastoji se od međusobno čvrsto i kvalitetno povezanih modula:

(www.laserline.hr)

Laser*GLAS - Financijsko-knjigovodstveni informacijski podsustav,

Laser*TRS - Trgovački informacijski podsustav,

Laser*MAT - Upravljanje troškovima materijala i usluga,

Laser*HIS - Hotelski informacijski podsustav (hoteli, kapmovi i marine),

Laser*PLA - Obračun plaća,

Laser*HR - Upravljanje ljudskim resursima,

Laser*OSIS - Upravljanje dugotrajnom imovinom,

Laser*F&B - Ugostiteljsko informacijski podsustav,

Laser*OPP - Podsustav općih podataka,

Laser*SIG - Sigurnosna pravila (Virtual private database).

Slika 3.: Prikaz mrežne povezanosti svakog od modula

Izvor: http://arhiva.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=39&KatID=5&ClanakID=481

Laserlineov ERP sustav prikaz je visokorazvijene mrežne povezanosti svakog od modula -

među kojima podaci, informacije i dokumenti kolaju kontinuirano i kvalitetno kroz čvrsto

Page 35: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

31

postavljene veze. Optimalno definiranom organizacijom poduzeća postiže se velika ušteda

vremena u operativnomu dijelu procesa poslovanja. S druge pak strane, menadžerima na svim

hijerarhijskim razinama i područjima poslovanja, sustav čini čvrstu bazu i podršku pri

odlučivanju, postavljanju strategija te misija poduzeća. (www.laserline.hr)

6.1.Laser*GLAS

Osnovna namjena aplikacije je knjigovodstveno-financijska podrška poslovanja složenih

poslovnih sustava. Aplikacija je primjenjiva (i verificirana) u praćenju poslovanja trgovačkih,

hotelijerskih, vanjsko-trgovačkih sustava, kao i praćenju poslovanja za "treće" pravne osobe

(knjigovodstveni servisi), samostalnih poslovnih subjekata kao i složenih holding kompanija.

Podržava kvalitetno vođenje glavne knjige i saldakontija te pomoćnih knjiga (ulazne fakture,

knjige URA i IRA, blagajničko poslovanje, platni promet, kamate). (www.laserline.hr)

Omogućeno je praćenje više različitih poslovnih subjekata, više poslovnih godina s

jednostavnom konsolidacijom istih. (www.laserline.hr)

Prilagodba aplikacije u različitim sustavima se definira i kontrolira podesivim parametrima

koji prate zakonitosti poslovanja. Osiguran je optimalan unos podataka koji se u pravilu

unose samo jednom u sustav (ukoliko je samostojeći, tj. nije vezan s ostalim aplikacijama

Laser), a u protivnom aplikacija se čvrsto integrira s ostalim projektima u smislu automatskog

knjiženja kompletne dokumentacije iz trgovačkog informacijskog podsustava (Laser*TRS),

hotelskog informacijskog podsustava (Laser*HIS), materijalnog poslovanja (Laser*MAT),

vanjsko-trgovinskog sustava (Laser*VAT), osnovnih sredstava (Laser*OSIS) i obračuna

plaća (Laser*PLA). (www.laserline.hr)

Automatiziran je svaki poslovni proces (koji se može automatizirati): knjiženje ulaznih

faktura, knjiženje obračunatih kamata, izvoda putem info-zapa kao i kreiranje virmana i

specifikacija (dobavljačima i kupcima), kompenzacija, cesija, akceptnih naloga, blagajni, a

sve s automatskim knjiženjem istovremeno u glavnu knjigu i saldakonte. (www.laserline.hr)

Page 36: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

32

6.1.1. Komponente i mogućnosti programa

Opći podaci

Općim podacima zovemo podatke koji se koriste na svim razinama poslovanja i u svim

programskim paketima (partneri, pošte, porezi, korisnici aplikacija, prava pristupa, poslovni

subjekti organizacijska struktura poslovnog subjekta, tj. sustava, valute, tečajevi i ostalo).

Aplikacija Laser*OPP brine o konzistentnosti općih podataka, a ostale aplikacije koriste tako

centralizirane podatke. (www.laserline.hr)

GLAS (Glavna knjiga i saldakonti)

Cjelina glavne knjige i saldakontija sastoji se iz više međusobno povezanih modula. Modul

matičnih podataka sadrži skup programa zaduženih za definiranje specifičnosti i pravila

poslovanja sustava. (www.laserline.hr)

Definiraju se parametri koji predstavljaju bazu znanja na temelju koje računalo vrši kontrolu

prilikom korištenja programskog paketa, definiranje neovisnih računskih planova, vrsta

dokumenata prema poslovnim događajima i ostalo. (www.laserline.hr)

Modul evidencije svih poslovnih događaja u sustavu, knjiži se (ili preuzima iz nekog od

modula) putem jedne maske za unos koja se ponaša prema predefiniranim pravilima.

Istovremeno, to je i posljednja "kontrolna točka" nad podacima koji sjedaju u glavnu knjigu,

paralelno i u saldakonte (zatvaranje stavaka u osnovnoj i stranoj valuti), kreira se izvod

otvorenih i zatvorenih stavaka te se ažuriraju popratni moduli o proknjiženosti poslovnog

događaja. Automatsko je kreiranje i knjiženje tečajnih razlika, a omogućena je i konverzija

poslovnih knjiga u druge valute. (www.laserline.hr)

Modul izvješća sadrži razne preglede poslovnih knjiga (ekranski po uvjetu ili u obliku

izvješća). Osigurani su zakonski potrebni obrasci iz glavne knjige, saldakontija kupaca,

dobavljača, deviznih saldakontija. Sve opcije su moguće po pojedinom poslovnom subjektu

kao i konsolidacija istih s ugrađenim pravilima izuzeća (interna realizacija, eksterna i sl.).

Postoji mogućnost definiranja i ispisa više metodologija novčanog tijeka. Izvješća su

dostupna paralelno i u konverznim valutama. (www.laserline.hr)

Page 37: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

33

Modul analize podataka podrazumijeva sva izvješća koja koriste podatke iz glavne knjige i

izvoda otvorenih i zatvorenih stavaka te rezervacija plaćanja, a koja nisu tipično

knjigovodstvena (kartice i sl.), odnosno koja služe za analizu evidentiranih poslovnih

događaja, uglavnom za potrebe menadžmenta. Struktura matičnih podataka osigurava vrlo

kvalitetne financijske analize poslovanja na razini poslovnog subjekta, te viših (konsolidacija)

i nižih organizacijskih jedinica (u ovisnosti o razradi organizacijske hijerarhije unutar

poduzeća). (www.laserline.hr)

Modul zatvaranja poslovne godine te kreiranja početnog stanja za sljedeću poslovnu godinu

postavljen na principu da korisnik potpuno samostalno izvrši potrebne akcije (neovisnost o

informatičkoj kući). (www.laserline.hr)

Modul praćenja poreznih evidencija automatski se popunjava dokumentacijom iz drugih

modula. Moguće je naknadno presortiranje podataka unutar poreznog perioda, zaključavanje

perioda, listanje svih definiranih knjiga URA i IRA, obrasca PDV-a. (www.laserline.hr)

Ulazni računi

Programska cjelina omogućava evidenciju i praćenje urudžbenih zapisnika, na temelju kojih

se kreira knjiga ulaznih računa. Evidentirana dokumentacija predstavlja bazu propisanih

evidencija prema zakonu o PDV-u. Istovremeno, provodi se likvidacija računa s robnim

dokumentima, rasporedi troškova računa, automatsko knjiženje dokumenata. Evidencija je

ujedno i baza automatskog kreiranja podataka za platni promet. (www.laserline.hr)

Sve evidencije i promjene mogu se u odgovarajućoj formi izlistati ovisno o potrebi korisnika

(knjiga ulaznih faktura, izvješća o dospijeću faktura, pregledi o plaćenim i neplaćenim

fakturama, razni pregledi vezani za matične podatke) te listanje odvojene evidencije ulaznih

računa (URA, knjiga predračuna, knjiga računa vlastite potrošnje) sa svim propisanim

podacima. (www.laserline.hr)

Obračun kamata

Obračun kamata je cjelina strogo vezana uz izvode otvorenih i zatvorenih stavaka.

Samostalno se definiraju tipovi stopa, visine kamata. Obračun kamata vrši se na temelju

naplaćenih i nenaplaćenih potraživanja. Sadrži niz izvješća sa pregledima i rekapitulacijama.

Omogućeno je automatsko knjiženje obračunatih kamata. (www.laserline.hr)

Page 38: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

34

Platni promet

Cjelina praćenja platnog prometa, omogućava automatsku pripremu virmana i tiskanje na

obrascima platnog prometa na temelju ulaznih računa i predračuna te na temelju otvorenih

stavaka. Nadalje, automatikom dobivamo ponude za kompenzacije, cesije, prijeboje.

Omogućeno je praćenje akcepata, vođenje blagajničke knjige. Temeljem evidencije podataka

i budućih naplata/isplata u platnom prometu, omogućena je trenutačna evidencija tkz.

rezerviranih stavaka. (www.laserline.hr)

Modul virmana je automatska priprema na osnovi neproknjiženih i proknjiženih dokumenata.

Ručni unos omogućava unos i ispravak virmana. Omogućeno je plaćanje specifikacijama te

automatsko knjiženje i zatvaranje stavaka prema istoj specifikaciji. Uvedeno je automatsko

kreiranje specifikacija i za kupce kao podloga za knjiženje. Na jednostavan način kreiraju se i

specifikacije plaćanja na određeni iznos, po prioritetima po poslovnim partnerima i/ili

njihovim sjedištima. Aplikacija omogućuje kreiranje prijedloga za kompenzacije kao i

sprovođenje kompenzacije kupca, kao i automatsko listanje ugovora o prijeboju, listanje

zelenog virmana, te specifikacije računa. Tiskanje virmana se vrši na predtiskanim obrascima.

(www.laserline.hr)

Evidencija obuhvaća primljene i izdane akceptne naloge s kontrolom naplata. Realizirani

akcepti automatski se knjiže u glavnu knjigu i saldakonte. (www.laserline.hr)

Modul blagajničkog poslovanja sačinjava evidencija uplata/isplata kojom se automatski

tiskaju predviđeni obrasci. Zatvaranjem blagajničkog izvješća, omogućeno je automatsko

knjiženje izvješća u glavnu knjigu. Omogućeno je evidentiranje i praćenje čekova sa

automatikom knjiženja, listanje specifikacija čekova za banku po bankama i trasatima, za

arhivu i ostalo. (www.laserline.hr)

6.2.Laser*MAT kao najveća podrška u odjelu kontrolinga u Milenij Hotelima d.o.o.

Postizanje ravnoteže između suprotstavljenih ciljeva upravljanja zalihama može se ispuniti

analizom cjelokupnog lanca vrijednosti, odnosno logističkog lanaca. Organiziranom

suradnjom svih sudionika u lancu stvaraju se nove vrijednosti i prikupljaju se sve informacije

neophodne za donošenje ispravnih odluka o nivou i vrsti zaliha. To naravno zahtjeva

intenzivnu primjenu informacijske i komunikacijske tehnologije. Organizacije koje žele

Page 39: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

35

učinkovito upravljati zalihama trebale bi koristiti napredne aplikacije. Većina programa za

upravljanje zalihama pruža strukturirane metode za izračunavanje svih ulaznih i izlaznih

zaliha. Ovim pristupom poduzeća mogu znatno smanjiti troškove čuvanja prekomjernih

zaliha, troškove administrativnih pogrešaka i troškove uzrokovane neispunjavanjem narudžbi

zbog nedostatka zaliha. (www.efos.unios.hr)

Ugostiteljski informacijski sustav u potpunosti pokriva robno-materijalno poslovanje.

Osnovne funkcije aplikacije jesu podrška poslovanja složenih ugostiteljskih poduzeća,

poduzeća u kojima se vodi jedan ili više poslovnih subjekata. Aplikacija je primjenjiva i

verificirana za praćenje šankova, kuhinja, slastičarni, pakirnica mesa, skladišta i ostalih

prihoda u ugostiteljskim poduzećima (praćenje raznih vanpansionskih usluga). Ponašanje

aplikacije u različitim sustavima se kontrolira podesivim parametrima. Visoka razina kontrole

pristupa podacima i obavljanju poslova unutar aplikacije. Osiguran je optimalan tok

dokumentacije unutar složenog poslovnog sustava i automatiziran svaki poslovni proces (koji

se može automatizirati): centralna nabava, naručivanje robe, ulaz robe, interne zahtjevnice,

inventure, tiskanje dokumenata u različitim oblicima na razne destinacije, centralno praćenje

prodaje, analiza prodaje na svim razinama poslovne organizacije (mjestima troška, objekti,

tipovi prodaje, poslovni subjekti, prodajni punktovi, konsolidirano na nivou složenih sustava i

ostalo). (www.laserline.hr)

Mogućnost aktiviranja modula za automatsko generiranje i praćenje poruka unutar aplikacije,

integrirano s Windows sučeljem. Aplikacija je čvrsto integrirana s projektom Laser*GLAS

(financijsko-knjigovodstveni podsustav) i Laser*OPP (opći podaci), u smislu automatskog

knjiženja kompletne dokumentacije. (www.laserline.hr)

Funkcije Laser*MAT-a su vođenje općih podataka, matičnih podataka, ugovora, centralne

nabave, ulaz, izlaz materijala, praćenje stanja i inventure, prodaja, fakturiranje usluga i

različite analize. Laser MAT omogućuje jednostavan i brz pregled količina stanja artikala,

knjiženje ulaza robe, izlaza odnosno troška, u ovom slučaju utrošaka doručaka i večere

restorana u hotelu, evidenciju računa, inventure kao i rad na različitim analizama.

6.2.1. Vođenje općih podataka

Pod općim podacima se smatraju podaci o općinama, poštama, porezima i jedinicama mjere.

Ovi podaci su zajednički za sve dijelove informacijskog sustava. (www.laserline.hr)

Page 40: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

36

6.2.2. Vođenje matičnih podataka

Matični podaci obuhvaćaju podatke o artiklima, normativima, njihovim grupama i

podgrupama, partnerima i grupama partnera, statističke nomenklature, poslovnim i prodajnim

jedinicama, sektorima, komercijalista, konobara. (www.laserline.hr)

Matični podaci obuhvaćaju i administraciju podataka (definiranje dozvola korisnika za

pojedine funkcije aplikacije, ograničenje datuma, definiranje parametra aplikacije i izvješća),

vrste događaja. Prikaz kartice artikla samo je jedna od različitih mogućnosti u matičnim

podacima, a tu su dakle vidljivi svi artikli, kako nabavne sirovine, namirnice, tako i prodajni

artikli koji se međusobno razlikuju količinom brojeva u šifri i kao takve ih kompjuter

prepoznaje.

Slika 4.: Prikaz kartice artikala

Izvor: LaserLine

Ova kartica daje mogućnost grupiranja određenog artikla po šifri grupe, podgrupe, šifri

ponude i nomenklature. U njoj je dana mogućnost za prodajne artikle napraviti normative ili

dodatne normative, po kojima će takav jedan prodajni artikl, nakon što je kucan na kasi biti

razdužen sa zalihe na određenom mjestu troška.

Page 41: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

37

6.2.3. Centralna nabava

Pod pojmom centralne nabave definiramo proces naručivanja i dopremanja robe na mjestima

troška (bilo da se radi o kavani, kuhinji, restoranu, domaćinstvu ili drugoj vrsti mjesta troška).

Naziv "centralna" je možda višak, jer takva vrsta nabave i ne mora biti centralizirana u

organizacijskom smislu. Ona može biti i distribuirana, ali zovemo je centralnom jer su podaci

i obrade centralizirani. Proces centralne nabave sastoji se od više faza: definiranje matičnih

podataka (o dobavljačima, originalnim šiframa artikla dobavljača, ugovori s dobavljačima.),

definiranje ponuda dobavljača (ponude se prate kronološkim redom), signaliziranje o

potrebama mjesta troška, sastavljanje zahtjevnice, određivanje najpovoljnijeg dobavljača,

kreiranje narudžbi dobavljača na osnovu zahtjevnica, obrada narudžbi dobavljača i

naručivanje, kreiranje primke na osnovi zahtjevnice, zaprimanje robe uz evidenciju razlika u

količinama i dr. (www.laserline.hr)

6.2.4. Ulaz primvemenih dokumenta

Obuhvaća unos ulaznih dokumenata ili preuzimanje iz centralne nabave, planiranje zaliha

materijala (narudžbe), izračunavanje kala, formiranje nabavne cijene koja ulazi u kalkulaciju

cijene za utrošak i slično. (www.laserline.hr)

6.2.5. Izlaz robe, materijala i usluga kroz prodaju

Omogućuje praćenje prodaje hrane i pića po prodajnim jedinicama, pomoću P.O.S. (Point of

Sale) kasa, po vrstama artikala, po vrstama ponude, utrošenim artiklima, uvid u trenutno

stanje ponude, te formiranje menu-a. U cijenu ponude ulazi nabavna cijena normativa, raznih

troškova i marža. Utrošak materijala prati se po metodi prosječnih cijena. Praćenje normativa,

odnosno praćenje receptura prodajnih artikala nam omogućuje pretvaranje prodajnih artikala

u artikle na zalihi i obrnuto. U izlazu se također registriraju vrijednosti pružene usluge

prehrane u pansionu (registrira se i u žurnalu) i vanpansionske usluge, kao i načini plaćanja

pruženih usluga. Ova funkcija nam daje podatke o utrošenim namirnicama u kuhinji i podatke

o ostvarenoj realizaciji u restoranu. (www.laserline.hr)

Poseban modul izlaza je praćenje specijalnih događaja u restoranima (bife doručak, bife stol,

banketi), obračuna kala obrade za svaku vrstu događaja. (www.laserline.hr)

Page 42: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

38

6.2.6. Stanje zalihe materijala

Zalihe materijala se prate po nabavnim cijenama. Na osnovi praćenja ponude i normativa

smanjuje se zaliha artikala za utrošene količine. To nam omogućuje uvid u trenutno stanje

artikla, koje pratimo preko kartice prometa artikla i raznih pregleda. Promet artikala iskazuje

se količinski i financijski. (www.laserline.hr)

U nastavku će biti prikazana kartica u kojoj je moguće po vrsti artikla vidjeti stanje na

skladištu,odnosno ono stanje koje bi trebalo biti utvrđeno inventurom, a sukladno svim

primljenim dostavnicama i svim unesenim utrošcima.

Slika 5.: Kartica stanja artikala

Izvor: LaserLine

U kartici stanja artikla moguće je dakle vidjeti kroz period od mjesec dana (radi inventure) ili

kroz čitav period korištenja artikla sve ulazne i izlazne količine, a u to spadaju obrađene

dostavnice odnosno računi i prodaja na kasi a'la carte ili pansionska prodaja, izdatnice,

prijamnice, storna istih, otpisi i kala. Konkretno, u ovoj smo kartici artikla prikazali stanje

krušaka u kuhinji. Što to znači u praktičnom smislu? To znači da ćemo sa jednostavnim

postupkom od dva klika na kompjuteru moći dobiti uvid u stanje zaliha na skladištu bez da

fizički odemo u to isto skladište i izvažemo sve kruške na stanju. Također nam omogućuje

bolji uvid u ono što trebamo ili ne trebamo naručiti, odnosno ne stvaraju se nepotrebni

Page 43: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

39

troškovi nabave i ne sakuplja se roba u skladištu. Automatski se ne stvaraju eventualni

mogući troškovi kala ili otpisa postojećih krušaka na stanju.

6.2.7. Inventure

Inventura obuhvaća tiskanje popisnih listi za komisijski popis zaliha, unos inventurnih

količina, preglede inventurnih razlika, stvaranje dokumenta višak - manjak i ispravak stanja

zaliha u evidenciji. Omogućuje nam kontrolu stvarno utrošenih artikala i utrošenih namirnica

preko ponude (normativa), kreiranja kala skladištenja, odmrzavanja i konzerviranja.

(www.laserline.hr)

Slijedi prikaz kartice unosa inventure u koju se upisuju podaci sa inventurne liste, odnosno

količine pojedinih namirnica utvrđene na određeni dan.

Slika 6.: Prikaz kartice unosa inventurnih količina

Izvor: LaserLine

U ovoj se dakle kartici vrši sama obrada inventure, upis inventurnih količina. Nakon što se

upis završi, preko preglednika inventurnih količina se vide eventualni viškovi ili manjkovi

određenog mjesta troška.

Inventura je izuzetno bitna stavka svakog odjela kontrolinga, a ona se i obavlja u tom odjelu u

Milenij Hotelima. S njom se kontroliraju zadužena mjesta troška za određenu robu ili

Page 44: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

40

materijal te ta mjesta troška odgovaraju za isto.

6.2.8. Fakturiranje usluga

Obuhvaća fakturiranje usluga vanpsanionske ponude, fakturiranje vezano uz ugovorene

uvjete, fakturiranje kartičarima i predračune. (www.laserline.hr)

6.2.9. Analize prodaje i troškova kao osnovna komponenta odjela kontrolinga

Laser*MAT daje mogućnost rekapitulacije i analize prodaje po svim organizacijskim nivoima

i vrstama događaja. Za određenu analizu treba imati dopuštenje, tako da određeni

administratori ili različite funkcije u kontrolingu odnosno računovodstvu imaju dopuštenje za

izradu samo određenih analiza. Postoje različite analize, od onih korisničkih, koje daju

mogućnost vađenja prodajnih ili troškovnih analiza za bilo koje mjesto troška, po bilo kojoj

grupi ponude i za bilo koji hotel. To je vrlo bitno kako za odjel kontrolinga tako i za voditelje

restorana, kavana, nižu razinu menadžmenta, tako i za najvišu razinu menadžmenta. Odjel

kontrolinga svakodnevno šalje analizu prodaje po svim objektima generalnom direktoru koji

iz nje očitava prodaju za jučerašnji dan, ostvarenje mjesečnog plana kroz kumulativni zbroj za

cijeli mjesec, ostvarenje plana prošle godine istog mjeseca. To daje stvarno sliku

svakodnevnog poslovanja objekata. (www.laserline.hr)

Evo primjera kako se izrađuju analize troškova. U početnoj masci program nam daje opciju

kako želimo da naša analiza izgleda, odnosno po kojim kriterijima želimo napraviti analizu:

za koje mjesto troška, u kojem vremenskom razdoblju, po kojim artiklima i slično.

Page 45: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

41

Slika 7.: Prikaz kartice za izradu analize troškova

Izvor: LaserLine

Kad se odrede sve parametre za potrebnu analizu i pokrenemo istu dobijemo izvješće za

određeno mjesto troška. Analiza je preglednik ulaza robe po partnerima.

Slika 8.: Analiza troškova

Izvor: LaserLine

Nižoj razini menadžmenta također su važne ovakve analize, da bi uočili eventualne pogreške

Page 46: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

42

u poslovanju, ostvarenje plana i mogućnost veće prodaje i bolje profitabilnosti. To su dakle

analize prodaje. Analize troškova su također itekako bitne. Svako mjesto troška ima svoj

„budžet“ što se tiče troškova, tako da je konstantno praćenje istih bitno kako se ne bi premašio

plan.

Ostale analize:

Analiza za prodaju kolača, vina ( po šifri ponude može se specificirati koji tip analize

želimo)

Analiza prodaje po konobaru ( analitika koja je također vrlo bitna - koji konobar je

dobar, koji ne, kome dati stimulaciju, kome ne..)

Analiza danih popusta

Analiza prodanih artikala – statistika po satu u danu ( kako bi vidjeli koji dio dana je

„udarna špica“, po tome napraviti raspored djelatnika)

Analiza ostvarenog prometa za razdoblje

Analiza načina plaćanja po konobaru (po tipu kupca)

Analiza za gotovinu po kasama

Analiza interne reprezentacje po računima

Analiza interne reprezentacije po korisnku

Analiza za troškove

Rekapitulacija storniranih računa (tko ih je napravio, tko ih je stornirao, zašto?)

Primjer 1.: Utrošak namirnica – prodaja

U prvom primjeru prikazati će se osnovna zadaća robnog knjigovodstva, važan dio praćenja

zaliha na stanju svake kuhinje, razduživanje namirnica kroz pansionski doručak.

Page 47: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

43

Slika 9.: Prikaz maske za privremenu prodaju/unos pansionskih troškova doručka

Izvor: LaserLine

U ovoj maski dakle vidimo koji su nam potrebni parametri koje moramo označiti da bi se

određeni trošak doručka uvrstio na svoje mjesto troška. Dakle upisujemo šifru za mjesto

troška, vrstu dokumenta (šifra za doručak, večeru, specijalni događaj, gala večeru, svadbu ili

slično događanje na kojem se dogodio utrošak namirnica), broj gostiju, broj osoblja, datum

dokumenta i tip kupca. U naznačeno mjesto Artikli upisujemo šifre namirnica, količinu i

cijenu. Na kraju nam se izračuna nabavni iznos cjelokupnog utroška, iznos marže i prodajni

iznos utroška. Ti se iznosi, zajedno sa brojem gostiju upisuju u posebnu tablicu pansionskih

troškova radi jednostavnijeg praćenja i kontrole troška.

Primjer 2.: Ulaz robe po dostavnici

Svako mjesto troška, u ovom primjeru kuhinja jednog hotela zaprima potrebnu robu. Da bi se

evidentirao takav ulaz robe otvaramo posebnu karticu Privremena ulazna dokumentacija.

Page 48: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

44

Slika 10.: Prikaz kartice privremene ulazne dokumentacije

Izvor: LaselLine

Iz ove kartice vidljivo je da smo zaprimili mlijeko i vrhnje od poduzeća Pik d.d. te da smo

unijeli potrebne parametre kako bi se ta roba zaprimili na određeno mjesto troška, pod

određenim brojem dokumenta. Kod knjiženja ulaska robe, odnosno zaprimanja dostavnica,

unosimo artikle pod šifrom od sedam znamenki.

Odmah nakon zaprimanja dostavnice program nas automatski „vuče“ na sljedeću karticu, a to

je likvidacija, odnosno Laser*GLAS. Na taj način se odmah može proknjižiti i račun istog

poduzeća, sukladno dostavnici, prema partneru koji je upisan u matičnu knjigu, određuje se

stopa poreza i predporeza. U ovom dakle programu knjižimo račun i povezujemo ga sa

dostavnicom. Sljedeća slika prikazuje upravo masku knjiženja računa.

Slika 11.: Prikaz kartice likvidacije

Page 49: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

45

Izvor: LaserLine

Kasnije, u posebnoj maski koja se zove Ekranski pregledi i storno dokumenta vidimo te iste

artikle, ali sa peteroznamenkastim šiframa, odnosno onakvima kakvi su izašli u utrošcima.

Slika 12.: Ekranski pregled dokumenta

Izvor: LaserLine

Te peteroznamenkaste ili sedmeroznamenkaste šifre označuju izlaz ili ulaz artikla, a

Page 50: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

46

međusobno su povezane što je i vidljivo iz prethodne slike.

No, iz perspektive autora tu postoji i par problema koji nisu riješeni u postavkama namirnica i

artikala. Primjerice,zaprimili smo dostavnicu sa 56 kilograma svinjskog buta, koji je je kao

takav ušao u program, međutim, na kartici ekranskog pregleda, i kasnije u utrošku namirnica

potrebnih za ručak u kuhinji, ono će biti svinjetina bez kosti.

Postavlja se pitanje da li je takav način vođenja evidencije i namirnica točan, odnosno

precizan, jer u svinjetinu bez kosti spada još različitih vrsta svinjskog mesa, pa kako se onda

mogu voditi pod jednim artiklom? Upravo u tome vidim manu Laser line-a, jer ne dopušta

detaljniju analizu svakog artikla i njegovo praćenje od ulaska u mjesto troška, do izlaza.

Spomenuto mjesto troška je dakle zaokružena cjelina u kojoj ili u svezi s kojom su se javili

troškovi ili prihodi koji se mogu evidentirati a za koje postoji odgovornost. Pošto je poduzeće

koje obrađujem u ovom diplomskom radu izuzetno veliko, ali i rascjepkano, vođenje

knjigovodstva zaliha je najbolje upravo po mjestu troška, odnosno organizacijskim

jedinicama. U programu to znači da je za svaku radnju koja prethodi, obvezno navesti mjesto

troška, i bez te informacije, program ne dopušta daljnje radnje.

6.3.Laser*HIS

Aplikacija je namijenjena praćenju recepcijskog poslovanja u složenim hotelijerskim

sustavima. U aplikaciji je podržan rad na recepcijama različitih tipova objekata, kao što su

apartmanska naselja, autokampovi i hoteli. (www.laserline.hr)

U ovom programskom paketu pokriveno je cjelokupno praćenje gostiju, od ugovaranja

kapaciteta, primanja prednajava, najava i rezervacija, primanje akontacija, prijave gostiju,

praćenja boravaka gostiju i odjava s obračunom troškova. U dnevnom žurnalu evidentiraju se

sve promjene po različitim vrstama gostiju, a posebno se iskazuje porez na dodanu vrijednost

i porez na potrošnju. Omogućeno je vođenje više mjenjačkih mjesta s odvojenim blagajnama.

Posebna je pažnja posvećena izvješćivanju. Na listi za guvernantu ispisuju se potrebni radovi

za svaku smještajnu jedinicu (ručnici, generalno i sl.). Dnevne i višednevne pansionske liste

olakšavaju kuhinji planiranje obroka. Različiti oblici bookinga omogućuju marketingu

kvalitetan podatak o popunjenosti i budućim financijskim prihodima. Veliki broj parametara u

aplikaciji, omogućuje prilagodljivost potrebama korisnika i olakšava samo korištenje. Ovisno

o organizaciji marketinga, booking (ugovori i rezervacije) se može voditi centralno ili

Page 51: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

47

pojedinačno po objektima. (www.laserline.hr)

Postoje moduli za razmjenu podataka sa drugim sustavima unutar objekta, kao što su

telefonske centrale ili televizijski sustavi. Standardizirana priprema podataka o prijavama i

odjavama gostiju za MUP i turističku zajednicu. Svi podaci potrebni u knjigovodstvu

(aplikacija Laser*GLAS), preuzimaju se automatikama. Automatski se preuzimaju fakture,

knjižne note, blagajne mjenjačnice, podaci za knjigu IRA i temeljnica žurnala.

(www.laserline.hr)

Funkcije Laser*HIS-a su: (www.laserline.hr)

praćenje najave i prednajave gostiju

primanje gostiju

praćenje boravka gostiju

odjava gostiju i obračun usluga

vođenje žurnala

praćenje statusa soba

vođenje i praćenje cijena

mjenjačnica vođenje matičnih podataka

upravljanje informacijskim sustavom

6.3.1. Komponente i mogućnosti programa

Najava i prednajava gostiju

U opcijama najava i prednajava gostiju omogućene su akcije sklapanje ugovora s agencijama

i primanje prednajava i najava na osnovu istih, praćenje akontacija za individualne

rezervacije kao i pregled popunjenosti hotela u određenom razdoblju. Također je moguće

praćenje paušalnih ugovora s periodičnom realizacijom. (www.laserline.hr)

U nastavku je prikazano kako se podnosi zahtjev za izvještajem o broju gostiju u određenom

periodu ili za određeni dan. Taj izvještaj nam je potreban za prethodno prikazane radnje

unosa dnevnih utrošaka. Prema njemu znamo koliko je ljudi bilo na određenom događaju

kako bi se mogao izračunati direktni trošak po osobi, ukupni trošak po doručku/večeri. I ne

samo to, prateći broj ljudi detaljnijom analizom može se tekuća godina uspoređivati sa

Page 52: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

48

prethodnima,a to su analize prema broju noćenja, analize troškova doručka, analize troškova

večere, analize nabavnih cijena namirnice prema broju pansionskih obroka i slične analize.

(www.laserline.hr)

Izuzetno je bitna za svako poduzeće ta usporedba sa prethodnim godinama kao i projekcije za

sljedeće godine kako bi se uvidjelo koje je stvarno stanje poslovanja, gdje se eventualno

dešavaju pogreške i kako ih ispraviti. U hotelijerstvu je ovaj modul izuzetno bitan, od njega

sve kreće, to je direkta veza sa svakim gostom, što bi i u hotelu trebalo biti najbitnije.

(www.laserline.hr)

Slika 13.: Prikaz kartice za HIS izvještaj Ukupni pansionski pregledi za dan

Izvor: LaserLine

U ovom slučaju izradit će nam se izvještaj sveukupnih pansionskih obroka za dan 17.09.2012.

Primanje gostiju

Prijavljivanje grupa, individualnih i agencijskih gostiju. Informacije o smještajnim

jedinicama, pansionskim i vanpansionskim uslugama interesantnih potencijalnom gostu. Na

osnovu prijavljenih gostiju tiskaju se prijavnice ili se spremaju na neki magnetni medij

Page 53: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

49

6.4.Laser*PLA

Programski paket Obračun Plaća omogućava obračun plaće i automatski prijenos u

knjigovodstvo. Njegove funkcije su: (www.laserline.hr)

vođenje matičnih podataka

definiranje vrsta plaćanja

svakodnevne pansionske liste i liste za guvernantnu. (www.laserline.hr)

Praćenje boravka gostiju

Evidencija o svim promjenama i ispravcima vezanim za boravak gosta, kao što je promjena

sobe, pansionske usluge i slično. Također je omogućeno praćenje korištenja vanpansionskih

usluga koje se plaćaju preko računa gosta. Omogućena je i odjava i dojava pansionskog

obroka, odnosno zamjena za lunch pakete. (www.laserline.hr)

Odjava gosta i obračun usluge

Na osnovi evidencija o boravku i korištenih vanpansionskih usluga moguće je dobiti račun za

gosta, smještajnu jedinicu ili grupu. Račun se može naplatiti odmah ili ostaviti na čekanju.

Odjavljivanje gostiju i grupa gostiju, vođenje blagajne obuhvaća uplate i isplate u blagajnu,

trenutno stanje blagajne i završno blagajničko izvješće samo su neke od mogućnosti. Usluge

se mogu obračunati u različitim valutama. (www.laserline.hr)

Vođenje žurnala

Vođenje žurnala sastoji se od sljedećih kartica ili mogućnosti: dnevna izrada žurnala s

listanjem za odabrani period, kontrola računa i blagajničkih izvješća, vođenje internih cjenika

pansionskih obroka, izrada hotelskih obračuna, polog po vrstama plaćanja, eksterna i interna

fakturiranja i obračun tečajnih razlika. (www.laserline.hr)

Page 54: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

50

vođenje podataka o porezima i doprinosima

periodični unos evidencije rada

obrađivanje podataka o plaći

izvješća i dokumenti za isplatu plaće

periodična izvješća

6.4.1. Komponente i mogućnosti programa

Vođenje općih podataka

Općim podacima smatraju se podaci o geopolitičkim cjelinama (države, regije, županije,

općine, mjesta, pošte), podaci o poslovnim subjektima, poduzeću i njegovoj hijerarhijskoj

strukturi. Ovi podaci su zajednički za sve dijelove informacijskog sustava. (www.laserline.hr)

Vođenje matičnih podataka

Osnova matičnih podataka su podaci o radniku potrebni za isplatu plaće. Prije toga moraju se

definirati razni šifranici vezani za djelatnikov radni odnos, kao i subjekti kojima se uplaćuju

virmani pri isplati plaće. (www.laserline.hr)

Definiranje vrsta plaćanja

Svako poduzeće ima svoje viđenje isplate plaće uz nekoliko načina utvrđenih kolektivnim

ugovorom. Zbog toga postoji mogućnost definiranja raznih vrsta plaćanja, njihovog

grupiranja radi jednostavnijeg praćenja izvršnog rada i troškova. (www.laserline.hr)

Vođenje podataka o porezima i doprinosima

Pri isplati plaće poduzeće je dužno isplatiti poreze i doprinose. Stope poreza i doprinosa vode

se s obzirom na općine, vrste radnog odnosa radnika i porezne grupe. Sve te postavke već su

unešene u program tako da je obrada plaće radniku automatizirana i pojednostavljena.

(www.laserline.hr)

Periodični unos evidencije rada

Page 55: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

51

Za razliku od periodičnih podataka koji se ažuriranju prema potrebi, prije svake isplate plaće

potrebno je unijeti evidenciju rada svakog radnika za željeni period, koji se definira prije

samog unosa evidencija. Također se mogu definirati podaci za obradu vezani za poduzeće ili

za određeno mjesto troška. Prije konačnog obračuna za određeni period, evidencije se mogu

kontrolirati i ispravljati. Postoji mogućnost automatskog unosa za sve radnike, ako se isplata

plaća može uklopiti u dva najjednostavnija načina obrade: po unosu, ili po postotku redovnog

rada. Također se automatski mogu unijeti plaće koje su vezane za protekle isplate.

(www.laserline.hr)

Obrađivanje podataka o plaći

Prije listanja potrebnih izvješća i dokumenata potrebno je pustiti obradu plaće, pri čemu se

obračunavaju iznosi i porezi, kao i niže promjene po matičnim podacima. Ukoliko iznosi ne

zadovoljavaju, moguće je ponavljati obradu dok se konačno ne zatvori. Obrada se može

ponoviti za sve ili za samo određene radnike (npr. ako smo imali neke pogreške pri unosu

evidencije sati). Nakon toga moguće je listati razna izvješća i izvršiti automatski prijenos u

knjigovodstvo. (www.laserline.hr)

Periodična izvješća

Zbog raznih analiza i statistike moguće je listati periodična izvješća, gdje je dovoljno

definirati period. (www.laserline.hr)

7. EKONOMSKI UČINCI ERP SUSTAVA U MILENIJ HOTELIMA

Page 56: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

52

Srića (1990.) ističe da je uobičajeno na IT gledati uglavnom kroz brzi tempo njihovog

razvitka i drastično poboljšanje performansi. Međutim, mnogo rjeđe se opaža značajna

promjena u načinima organiziranja računskog centra ili informacijskog centra posebice sa

stajališta upravljanja i korištenja informatičkih tehnologija i načina na koji one utječu na

svekolike promjene u organizaciji poslovnog sustava. Može se zaključiti da dolazi do

značajne decentralizacije razvoja i promjene informatičkih tehnologija u poduzećima. Najveći

dio odgovornosti i upravljačkog autoriteta prebacuje se na razinu odjela i ne opterećuje više

vrh korporacije. Ova zapažanja imaju odraz na daljnji razvoj primjene informatičkih

tehnologija u složenim poslovnim sustavima. (Šehanović i suradnici, 2002. str. 43.)

Kako bi hrvatsko gospodarstvo uhvatilo korak s gospodarstvima visokorazvijenih država i

pripremljeno dočekalo poslovanje u okvirima Europske unije, neophodne su značajne

promjene u pristupima upravljanja logistikom. U tom smislu, potrebno je poticati

poduzeća na znatno smanjenje troškova logističkog lanca primjenom informacijske

tehnologije u logističkim procesima i međusobnu integraciju pojedinih logističkih

procesa temeljenu na informacijskoj tehnologiji. Problemi uglavnom nastaju radi sve veće

dinamike okruženja, stagnirajućih tržišta, brzih tehnoloških promjena i sve kraćeg životnog

vijeka proizvoda. Uvjeti poslovanja su sve složeniji jer je sve teže postići financijsku

ravnotežu, adekvatnu zaposlenost kapaciteta, kvalitetu i ekološku prihvatljivost istovremeno.

(Šehanović, Hutinski i Žugaj, 2002.)

Nemoguće je zamisliti poslovanje toliko razvijenog poduzeća bez informacijskog sustava koji

je u tolikoj mjeri razvijen u poduzeću. (Šehanović, Hutinski i Žugaj, 2002.)

Iako su Milenij hoteli d.o.o. uložili višemilijunske iznose u software potreban za rad, a tiču se

održavanja, obuke djelatnika, rekonfiguracije softwera, telefonske podrške, antivirusnih

licenci i nadogradnje programa kako je teklo poslovanje, učinci informacijskog sustava na

samo poslovanje su nemjerljivi. Ne može se kvalitativno izmjeriti učinak softwera kao

pomoći u odvijanju poslovanja. Ono nema materijalni oblik, niti bi se mogao izračunati povrat

ulaganja kroz financijsku dobit.

Umjesto jednostavne automatizacije poslovnih procesa, tvrtke usmjerene budućnosti počinju

shvaćati da stvaranje inteligencije o poslovnim procesima može dovesti do značajnog sniženja

Page 57: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

53

troškova poslovanja. Potencijalna unaprjeđenja su ohrabrujuća i nedvojbeno signaliziraju da

su ulaganja u novu tehnologiju, odnosno u promjene u postojećim poslovnim procesima u

konačnici isplativa. Možda je teško za izmjeriti točnu ekonomsku isplativost ili vrijeme

početka isplaćivanja ulaganja jer informacijski sustav nije opipljivi mehanizam i ne može se

uspoređivati sa ulaganjima na primjer u renoviranje izgleda hotela pa će, slijelom okolnosti taj

hotel biti sljedeće godine popunjen sa puno većim brojem gostiju. Ali da bi u svakom trenutku

menadžer mogao vidjeti koliko gostiju ima u svom hotelu, da bi mogao analizirati broj

noćenja sa prijašnjim godinama, uspoređivati kupovnu moć svojih gostiju za razliku od prošle

godine, koliko su kolača a koliko vode popili, tu se javlja informacijski sustav bez kojeg je

danas nemoguće raditi.

Inteligenciji poslovnih procesa svojstvena su neka obilježja koja omogućuju različite razine

automatizacije upravljanja kvalitetom poslovnih procesa:

analiza,

predviđanje,

nadzor (monitoring),

kontrola i

optimizacija.

Dakle, to su direktni učinci ERP sustava na poslovanje poduzeća koji ubrzavaju proces

poslovanja i smanjuju troškove, kako radne snage tako i resursa. Automatske sintetičke

analize osiguravaju brži i pojednostavljeniji uvid u poslovanje voditeljima, menadžerima i

direktorima. Odjelu kontrolinga omogućuje bržu izradu detaljnijih analiza na duži period.

Predviđanje kao direktan učinak ERP sustava ima svojstvo lakšeg planiranja, izrade plana i

praćenja ostvarenja poslovnih planova.

Nadzor kao direktan učinak, upravo u odjelu kontrolinga je najvažnije obilježje ERP sustava

pomoću kojeg je lakše, brže i efikasnije obavljati svakodnevni monitoring nad različitim

mjestima troška, na različitim razinama poslovanja. Gledajući na taj način, kontrola i nadzor

su usko povezani.

Pod optimizaciju bi mogli staviti i efikasnost, pojednostavljenje i dosljednost u poslovanju.

Sva ova obilježja daju direktne učinke ERP sustava na poslovanje Milenij hotela. Stoga bi

indirektni učinci mogli biti ušteda na radnoj snazi, jer jedan zaposlenik može obavljati više

funkcija istovremeno, s obzirom da mu je posao izuzetno olakšan (zamislimo zaposlenika u

Page 58: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

54

odjelu kontrolinga koji u dva klika mišem može izlistati cjelokupni promet kavane po

artiklima i danima u mjesecu, i zaposlenika koji bi, bez kompjutera i ERP sustava, takvu

jednu analizu morao sastavljati danima) . Zaključak je da bi indirektni učinci ERP sustava bili

smanjenje troškova plaća, smanjenje administrativnog aparata, preciznost u izradama analiza (

u detaljnim analizama uvijek može doći do pogreške računajući na ljudski faktor dok je sustav

automatiziran i pogreške se javaljaju rijetko ili skoro nikada.

Stoga Milenij hoteli i dalje razvijaju odnos sa LaserLine-om u smislu daljnje edukacije

djelatnika, razvijanja novih modula kao što su Proizvodnja koja je nedavno uvedena u rad i u

kojoj administrator slastičarne i čokoladarnice uređuje dnevna izvješća o proizvedenim

slasticama. Dakle, do sada u poslovanju nije bilo kontrole kolača, dnevne izrade i troška,

samo prodaja ostvarena na različitim prodajnim punktovima. Sa novim modulom proizvodnje

izrvšni menadžeri će imat će nadzor nad cjelokupnim procesom slastičarne.

Dodatna prednost suradnje između Laserline-a i Milenij hotela jest u tome da Milenij hoteli

kao klijent u tom odnosu uvijek može zatražiti i dobiti dodatne module za poslovanje. Na

primjer, Milenij hoteli odluče proširiti svoje poslovanje na gospodarsku granu u kojoj do tada

nisu djelovali, Laserline će tu pružiti maksimalnu podršku kako u novim mofulima, tako i u

edukaciji djelatnika.

Učinci informacijskih sustava u poslovanju manifestirat će se kroz smanjivanje zaliha uz

veću protočnost, a sve to posredstvom razmjene puno veće količine pravovremenih i

ispravnih informacija. Posljedično, kod procesa nabave smanjivat će se mogući rizici i

poboljšavati suradnja s dobavljačima. Kod procesa upravljanja zalihama dolazi do

izbjegavanja gomilanja zaliha uz istodobno povećanje kvalitete usluga prema

korisnicima. Generalno, u procesima prijevoza, skladištenja i povrata povećat će se

„preglednost“ cjelokupnog procesa što doprinosi boljoj usluzi uz niže troškove poslovanja.

(Šehanović, Hutinski i Žugaj, 2002.)

8. ZAKLJUČAK

Page 59: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

55

Laserlineov ERP sustav prikaz je visokorazvijene mrežne povezanosti svakog od modula -

među kojima podaci, informacije i dokumenti kolaju kontinuirano i kvalitetno kroz čvrsto

postavljene veze. Optimalno definiranom organizacijom poduzeća postiže se velika ušteda

vremena u operativnomu dijelu procesa poslovanja. S druge pak strane, menadžerima na svim

hijerarhijskim razinama i područjima poslovanja, sustav čini čvrstu bazu i podršku pri

odlučivanju, postavljanju strategija te misija poduzeća. (www.laserline.hr)

Hotelijerstvo po utjecaju na zapošljavanje, razinu prihoda i ulaganja te proširenje sezone

predstavlja temelj turističkog sektora. Turizam je u Hrvatskoj strateški sektor te potencijalno

značajan pokretač ulaganja i generator rasta nacionalnog gospodarstva. (Galičić, 2006.)

Brzina promjena na tržištu nas tjera na svakodnevno praćenje poslovanja i svakodnevno

usklađivanje poslovanja s novim uvjetima na tržištu. Danas je bez primjene računala

nezamisliva učinkovita primjena kontroling koncepta. Uloga kontrolinga je posebno izražena

prilikom izrade budžeta kompanije, te kasnijeg praćenja i izvještavanja o ostvarenim

rezultatima u odnosu na plan, prošlu godinu, tržište, konkurenciju ili benchmark pokazatelja.

Izuzetno je dakle bitna za svako poduzeće usporedba sa prethodnim godinama kao i projekcije

za sljedeće godine kako bi se uvidjelo koje je stvarno stanje poslovanja, gdje se eventualno

dešavaju pogreške i kako ih ispraviti. (http://upokretu.com)

Upravo zbog toga vidim prednost LaserLine informacijskog sustava u kojem se u svakom

trenutku može napraviti analiza sa različitim parametrima, analizirajući željene pokazatelje i

uspoređujući ih sa drugima. Zaposlenici, oni koji svakodnevno rade u Laserline-u, bez obzira

na kojoj funkciji i u kojem modulu imaju mogućnost pregleda i drugih modula, što uvelike

pojednostavljuje njihov rad i komunikaciju sa ostalim zaposlenicima. Lakše se uvidi greška ili

propust, bila ona u nabavi, u zaprimanju dostavnice, ili računa, ekranskim pregledima se lako

dolazi do potrebnih informacija.

Zbog svega toga, mogu zaključiti da LaserLine informacijski sustav uvelike pomaže

kontrolingu u povećanju efikasnosti i efektivnosti upravljanja a time i sposobnosti

prilagođavanja promjenama unutar i izvan poduzeća.

LITERATURA:

Page 60: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

56

KNJIGE:

BUBLE, M.: Management, Ekonomski fakultet Sveučilišta u Splitu, Split, 2000.

ČERIĆ, V., VARGA, M.: Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb,

2004.

GALIČIĆ V.: Informacijski sustavi i elektroničko poslovanje u turizmu i

hotelijerstvu,Fakultet za turistički i hotelski menadžment, 2006.

PANIAN, Ž.: Kontrola i revizija informacijskih sustava, Sinergija, Zagreb, 2001.

SEGETLIJA, Z., LAMZA-MARONIĆ, M.: Distribucijski sustav tgovinskog

poduzeća, distribucija, logistika, informatika, Ekonomski fakultet u Osijeku, Osijek,

2000.

SRIĆA, V., TREVEN, S., PAVLIĆ M.: Menadžer i informacijski sustavi, Poslovna

knjiga, Zagreb, 1994.

ŠEHANOVIĆ, J., HUTINSKI, Ž., ŽUGAJ, M.: Informatika za ekonomiste,

Sveučilište u Rijeci, Pula, 2002.

VARGA M.: Baze podataka – konceptualno, logično i fizičko modeliranje podataka,

Društvo za razvoj informacijske pismenosti (DRIP), Zagreb, 1994.,

VUKMIROVIĆ, S., ČAPKO, Z.: Informacijski sustavi u menadžerskom odlučivanju,

Ekonomski fakultet Sveučilišta u Rijeci, Rijeka, 2009.

OSTALO:

MÜLLER, Upravljanje informacijskom tehnologijom u suvremenim tvrtkama te

hrvatska poslovna praksa korištenja informacijskih tehnologija, znanstveni rad, članak

primljen u uredništvo: 09. 04. 2001.

Organizacija i sistematizacija rada Milenij Hotela d.o.o.

INTERNET STRANICE:

http://www.alisa.hr/kontroling.htm, dostupno 27.05.2013.

Page 61: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

57

http://www.clock-hotel-software.com/hr/guest-profiles-clock dostupno 27.05.2013.

http://www.aurron.com/partneri/zasto-loyality-sustav dostupno 27.05.2013.

http://upokretu.com/joomla/content/view/35/58/lang,hr/ dostupno 20.09.

http://www.efos.unios.hr/repec/osi/bulimm/PDF/BusinessLogisticsinModernManage

ment11/blimm1124.pdf dostupno 15.09

www.milenijhoteli.hr

www.laserline.hr

http://www.scribd.com/doc/81303218/44/NORMATIVI-U-HOTELIJERSTVU

dostupno 27.05.2013.

http://web.efzg.hr/dok/TUR/Kontroling%20u%20hotelu_web.pdf dostupno

27.05.2013.

http://arhiva.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=39&KatID=5&ClanakID=481

POPIS SHEMA

Page 62: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

58

Redni broj Naslov Stranica

Shema 1. Makroorganizacijski organigram organizacije poduzeća 14.

Shema 2. Mezorganizacijski or

ganigram organizacije poduzeća

15.

POPIS SLIKA

IZJAVA

Redni broj Naslov Stranica

Slika 1. Upravljanje informacije i informacijski sustav 14.

Slika 2. Dnevno konsolidirano izvješće 27

Slika 3. Prikaz mrežne povezanosti svakog od modula

30.

Slika 4. Prikaz kartice artikla 36.

Slika 5. Kartica artikla stanja 38.

Slika 6. Prikaz kartice unosa inventurnih količina 39.

Slika 7. Prikaz kartice za izradu analize troškova 41.

Slika 8. Analiza troškova 41.

Slika 9. Prikaz maske za privremenu prodaju/unos pansionskih

troškova

44.

Slika 10. Prikaz kartice privremene ulazne dokumentacije 44.

Slika 11. Prikaz kartice likvidacije 45.

Slika 12. Ekranski pregled dokumenata 45.

Slika 13. Prikaz kartice za HIS izvještaj 49.

Page 63: INFORMACIJSKI SUSTAV U HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU …oliver.efri.hr/zavrsni/261.B.pdf · informacijskih sustava nije moguć bez razvoja informatičkih tehnologija. Informatičke Informatičke

59

kojom izjavljujem da sam diplomski rad s naslovom INFORMACIJSKI SUSTAVI U

HOTELIJERSTVU NA PRIMJERU MILENIJ HOTELA d.o.o. izradila samostalno pod

voditeljstvom prof. dr. sc.Slavomira Vukmirović. U radu sam primijenila metodologiju

znanstvenoistraživačkog rada i koristila literaturu koja je navedena na kraju diplomskog rada.

Tuđe spoznaje, stavove, zaključke, teorije i zakonitosti koje sam izravno ili parafrazirajući

navela u diplomskom radu na uobičajen, standardan način citirala sam i povezala s fusnotama

s korištenim bibliografskim jedinicama. Rad je pisan u duhu hrvatskog jezika.

Suglasna sam s objavom diplomskog rada na službenim stranicama Fakulteta.

Studentica

Marija Šoša