44
UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO – POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DIPLOMSKO DELO INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA-SET D.D. INFORMATION FOR NEEDS OF SALES MANAGEMENT IN TEHNIKA-SET D.D. Kandidatka: Anica STEGNE Program: Visokošolski strokovni Študijska smer: MARKETING Mentor: dr. Irši Matjaž, docent Slov. Bistrica, december 2011

INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO – POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA-SET D.D.

INFORMATION FOR NEEDS OF SALES MANAGEMENT IN

TEHNIKA-SET D.D.

Kandidatka: Anica STEGNE Program: Visokošolski strokovni Študijska smer: MARKETING Mentor: dr. Irši� Matjaž, docent Slov. Bistrica, december 2011

Page 2: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

3

PREDGOVOR V sodobnem svetu je poslovni uspeh osnovni cilj in vodilo sodobnega gospodarstva. Je gibalo razvoja in finan�ne rasti. V politi�nem pogledu so, globalno gledano, v ospredju države z mo�no razvitim gospodarstvom. Gibalo osnovnega napredka svetovne ekonomije je ustvarjanje dodane vrednosti. Kako ustvariti �im višje donose, obenem pa upoštevati tudi �loveške faktorje in zahteve okolij, so izzivi današnjim upravam. Da bomo lahko tudi slovenska podjetja s svojo majhnostjo, prožnostjo in veliko prilagodljivostjo dosegala dosežke svetovnih multinacionalk, moramo upoštevati spoznanja že razvitih, preizkušenih preprostih konceptov upravljanja. Kombinacija navedenega je lahko mo�no orožje na svetovnem trgu. Osnovni manjkajo� faktor so nam velikokrat nejasno definirani cilji in strategije. Ker nismo dovolj specializirani, ve�ina podjetij se ukvarja s širokim spektrom dejavnosti, ostajamo v povpre�ju. Specializacija, globalen trg in bolj ambiciozni cilji, nam morajo biti izziv. Zaradi preširokega spektra dejavnosti je v veliki meri težko spremljati, analizirati in voditi podatkovne baze informacij. Informacije so ene izmed najpomembnejših dejavnosti vsakega podjetja. Velik razvoj in korak naprej se je naredil ravno na informacijskem podro�ju. Ve�ina podjetij je pred desetletjem komaj slišala za celovite informacijske rešitve ali pa so bile dostopne le peš�ici ve�jih podjetij. V današnjem sodobnem poslovnem sistemu si ne moremo zamisliti poslovanja podjetja brez uporabe internetnih informacij, brez notranjih baz informacijskih podatkov, ki jih podjetja uporabljajo pri svojem poslovanju. Samo pravo�asna informacija je dobra informacija.

Page 3: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

4

KAZALO: 1. UVOD……………………………………………………………………………………5

1.1 Opredelitev podro�ja oz. opis problema……………………………………………5 1.2 Namen in cilji diplomske naloge…………………………………………………...5 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave………………………………………………..6 1.4 Predvidene metode raziskovanja…………………………………………………...6

2. PRODAJA………………………………………………………………………………7 2.1 Opredelitev…………………………………………………………………………7 2.2 Proces prodaje……………………………………………………………………...8 2.3 Management prodaje……………………………………………………………….9

2.3.1 Stopnjevanje v managementu prodaje………………………………………..9 2.4 Na�rtovanje prodaje……………………………………………………………….10 2.5 Analiza uspešnosti prodaje………………………………………………………..13

2.5.1 Osnovni cilji vrednotenja prodaje…………………………………………...14 2.5.2 Analiza obsega prodaje……………………………………………………...14 2.5.3 Analiza stroškov in dobi�konosnosti prodaje……………………………….15

3. PREDSTAVITEV, POLITIKA IN CILJI PODJETJA TEHNIKA-SET………...17 3.1 Predstavitev podjetja………………………………………………………………17

3.1.1 Procesna organiziranost podjetja…………………………………………....18 3.1.2 Politika in cilji podjetja……………………………………………………...19

3.2 Prodajna strategija…………………………………………………………………19 4. OPREDELITEV DOKUMENTOV INFORMACIJSKEGA SISTEMA………….20

4.1 Snovanje sistema PIS-a na izdelavi ponudbe…………………………………......26 4.1.1 Uporaba informacij pridobljenih pri snovanju ponudbe…………………….27

4.2 Naro�ilo…………………………………………………………………………...28 4.2.1 Sprejem in potrditev naro�ila……………………………………………….28 4.2.2 Informacije o prejetih naro�ilih……………………………………………...28 4.2.3 Analiza pridobljenih naro�il…………………………………………………29 4.2.4 Informacije za planiranje del………………………………………………...29

4.3 Delovni nalog……………………………………………………………………...30 4.3.1 Analiza informacij na prodajnem delovnem nalogu………………………...30 4.3.2 Teko�i delovni nalog – storitveno-vzdrževalna proizvodnja………………..33 4.3.3 Problematika pri vodenju teko�ih delovnih nalogov………………………...33

4.4 Dobavnica………………………………………………………………………….33 4.4.1 Želene informacije, ki jih pridobimo z vpogledom na dobavnico…………...34

4.5 Ra�un…………………………………………………………………………...….34 4.5.1 Pregledi ra�unov……………………………………………………………..36

4.6 Spremljajo�i dokumenti…………………………………………………………...39 5. PREDNOSTI IN SLABOSTI IZGRADNJE LASTNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA………………………………………………………………………………40 6. SKLEP………………………………………………………………………………….41 POVZETEK …………………………………………………………………………...42 SEZNAM LITERATURE IN VIROV………………………………………………..43

Page 4: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

5

1. UVOD 1.1 OPREDELITEV PODRO�JA IN PROBLEMA Podro�je diplomskega dela je uvajanje poslovno-informacijskega sistema v proces prodaje (v nadaljevanju PIS) na primeru nekega podjetja, v našem primeru podjetja Tehnika SET d.d. Osnovni problem opredelitve podro�ja je prepoznavanje dokumentov, ki jih je potrebno vklju�iti v proces prodaje, lokacije dokumentov, odgovorne osebe in upravljalce teh dokumentov. Podro�je notranjih informacij podjetja v zadnjem �asu pridobiva vedno ve�jo veljavo, saj podjetja brez takšnega sistema informacij ne more obstajati ali pa je neuspešno. Zavedati se moramo, da si podjetja dandanes lahko pridobijo konkuren�no prednost predvsem s podatki in informacijami, a le, �e te dobro obdelajo in z njimi dobro upravljajo. Podjetja v današnjem �asu, ob velikem obsegu poslovanja, lahko kaj hitro izgubijo podatke o strankah. Ker imajo te informacije za podjetje velik pomen, je zalo pomembno, da imajo podjetja kvaliteten informacijski sistem. Ta pa mora biti sodoben in mora zagotoviti kvalitetne informacije. Eden od zapletov, ki bi se lahko pojavili pri uvajanju PIS-a procesa prodaje je ta, da zaposleni v organizaciji ne razumejo, ali pa no�ejo razumeti in ne želijo sodelovati pri uvajanju novega sistema. To pa pomeni, da bo uvedba sistema zelo težko uspela, saj takšne rešitve niso same sebi namenjene, ampak jih je potrebno uporabljati. Najbolje je, da se z rešitvami strinjajo tako zaposleni kot vodstvo, potem je lažje pripraviti ljudi do uporabe in podatki so celovitejši. 1.2 NAMEN IN CILJI DIPLOMSKE NALOGE Namen diplomske naloge je predvsem ugotoviti prednosti izvedbe poslovno-informacijskega sistema v procesu prodaje. S kakšnimi problemi smo se v prou�evanem podjetju sre�evali ob izgradnji in nadgradnji sistema informacij, ocenjene prednosti in pomanjkljivosti, ki jih že opažamo in bi jih bilo potrebno odpraviti. Poglaviten namen diplomske naloge je raziskava o tem, kako poteka uvedba poslovno-informacijskega sistema v praksi na primeru majhnega podjetja. Cilj naloge so:

- prou�iti dokumente, ki spremljajo proces prodaje, dokumente razvrstiti po pomembnosti in jih vpeljati v enovit ra�unalniški sistem s katerim bodo zaposleni v podjetju pripomogli k pridobitve �im hitrejših in celovitih podatkov o izvajanju procesa proizvodnje in nadalje procesa prodaje

- izdelati analizo pridobljenih podatkov, vloženega napora, uporabnost informacij za menagement podjetja, za zaposlene na nižjih nivojih in za izvajalce del

- ugotoviti prednosti in slabosti, ki jih prinaša novi informacijski sistem. Diplomsko delo je razdeljeno v dva osnovna vsebinska sklopa. V prvem delu je teoreti�na razlaga podro�ja prodaje. Opredelila sem se samo na proces prodaje in sem namenoma

Page 5: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

6

izpustila podro�je marketinga in podro�je trženja, ker je v drugem delu – teoreti�nem delu opisano podjetje Tehnika SET d.d. in problem uvedbe poslovno-informacijskega sistema procesa prodaje v tem podjetju. 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE RAZISKAVE Osnovna omejitev diplomske naloge oz. raziskave je ta, da sem se omejila na srednje veliko slovensko podjetje, kar ne bo dovolj dober pokazatelj za ustvarjanje nekega splošnega mnenja. Bo pa nadzoren prikaz, kako se v majhnem sistemu organizirati in izpeljati svoj lasten sistem za hitrejše pridobivanje informacij lastnega poslovnega uspeha. Predpostavljam, da se bodo majhna slovenska podjetja posluževala outsourcinga, saj je majhna verjetnost, da bo takšno slovensko podjetje oblikovalo svoj tim za razvoj, ker bi bil strošek ve�ji od pri�akovane koristnosti. Uvajanje poslovno-informacijskega sistema v srednje velikem podjetju je poseben izziv. Velika koncentracija razli�nih podatkov, dogodkov in vplivov iz okolja ter potrebe po prilagajanju podjetja na nenehne spremembe so posebne zahteve poslovodstvu. Nenehno je potrebno primerjati zastavljene cilje z dejanskimi kazalniki poslovanja. In sicer operativne cilje na krajša �asovna obdobja, strateške na daljša. Pri odstopanjih je potrebno hitro ukrepanje in prilagajanje kratkoro�nih ciljev spremenjenim razmeram tako, da bodo strateški cilji še vedno doseženi in uresni�eni. Diplomsko delo temelji na ugotovitvah, da tudi mala in srednje velika podjetja potrebujejo ve�stransko podporo informacij pri upravljanju. Zaradi manjših resursov teh podjetij, je še posebej pomembna dobra priprava in izbira podatkov, ki jih želimo prou�evati. Oblikovati in ocenjevati je smiselno za podjetje pomembne podatke, ostale podatke, ki niso strateškega pomena, pa je dobro upravljati na nižjih nivojih poslovanja. 1.4 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA Diplomsko delo temelji na znanju, pridobljenem v �asu študija in na izkušnjah ter praksi, pridobljeni v podjetju Impol d.d. in kasneje v podjetju Tehnika SET d.d., katero je tudi tema raziskave. V diplomskem delu sem uporabila:

• poslovno raziskavo, • opisno oz. deskriptivno metodo (opisovanje in naštevanje podlag, dejstev) • poslovno-statisti�no raziskavo • in tudi analiti�ni pristop – raziskovalni del z metodo analize in sinteze

Podatke za prakti�ni del naloge bom zbirala na svojem delovnem mestu v komercialnem oddelku prodaje (interna gradiva, timsko raziskovalno delo…).

Page 6: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

7

2. PRODAJA 2.1 Opredelitev Opredelitev prodaje: lahko jo definiramo v ožjem ali v širšem pomenu. Ožje je opredeljujemo s podjetniškega vidika kot eno izmed temeljnih funkcij v poslovnem procesu: nabavljanje, proizvajanje, prodajanje in kadrovanje. V širšem pomenu pa obravnavamo prodajo kot distribucijsko fazo gospodarskega procesa, ki vklju�uje tudi fizi�no gibanje blaga od proizvodnje do porabe. (Poto�nik 1996, 91) Prodaja je eden izmed temeljnih procesov v podjetju, zaklju�uje poslovni proces in spreminja svoje izdelke oziroma storitve v denarno obliko. �e prodajna služba ne uspe prodati izdelkov po ceni, ki pokrivajo stroške in pri�akovani dobi�ek ali pa jih sploh ne proda, je podjetje obsojeno na propad, pravi Poto�nik (1996, 91). Prodaja je opredeljena kot ena izmed podro�ij aktivnosti v marketingu in nadalje kot ena izmed temeljnih poslovnih funkcij v organizaciji (Snoj, 2007, 10), v okviru katere odlo�ajo o vseh problemih, ki so neposredno vezani na prodajanje izdelkov in kot prodajanje, ki je ena izmed temeljnih aktivnosti v okviru marketinškega komuniciranja. Osnovni namen prodaje je usmerjen k izvajanju nalog, ki bodo zadovoljile potrebe porabnikov. Ta opredelitev vklju�uje pomo�, ki jo ena oseba (prodajalec) daje drugim osebam (odjemalcem, kupcem ali porabnikom). Prodajalec pogosto vzajemno s potencialnim odjemalcem ugotavlja njegove potrebe, informira, sugerira izdelke, ki bi lahko zadovoljili te potrebe in omogo�a poprodajne storitve zato, da bi odjemalcu zagotovili dolgoro�no zadovoljstvo (Snoj 1998, 6). Je proces, ki sproži in prepri�a potencialnega kupca, da kupi izdelke ali storitve in s tem zadovolji njegove želje in potrebe. Temeljne naloge prodaje (Gabrijan, Snoj 1996, 234):

• ohranjanje starih in iskanje novih odjemalcev, • dajanje oz. iskanje informacij dejanskim in možnim odjemalcem o vseh

zna�ilnostih izdelka • uspešno prodajanje (pristop, predstavljanje, reagiranje na pripombe, zaklju�evanje

poslov) • ponudba servisnih aktivnosti odjemalcem (konzultiranje o problemih, tehni�na

pomo�, finan�ni aranžmani, pospeševanje dobav) • ovrednotenje zanesljivosti ciljnih skupin in svetovanje poslovodstvu v zvezi z

navezovanjem dolgoro�nih poslovnih odnosov. Vsako podjetje, družba in posameznik, ki nekaj prodaja, so vklju�eni v proces menjave. Po Snoju (2004, 41-42) je menjava dajanje in prejemanje uporabnih vrednosti (koristi) med dvema ali ve� udeleženci in vsak udeleženec prav zaradi koristi vstopa v menjavo. Da udeleženec pridobi koristi, pa mora dati protivrednosti, ki zanj predstavljajo stroške, ti stroški pa pomenijo uporabno vrednosti za drugega udeleženca v menjavi.

Page 7: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

8

Pogoji, da sploh pride do menjave (Kotler 1996, 9; povz.po Snoj 2007, 14): • sodelovanje vsaj dveh udeležencev, • vsak mora posedovati nekaj, kar prestavlja vrednost za druge, • vsak s mora želeti sodelovati, • vsak mora imeti pravico, da prostovoljno sprejme ali zavrne ponudbo drugih, • vsak mora biti sposoben o objektih menjave komunicirati in jih dostaviti.

2.2 Proces prodaje Slika 1: Proces prodaje

Ugotavljanje zalogOdpremljanje

Izdelovanje prodajne ponudbe

Izdelovanje prodajnega naloga

Oblikovanje podatkov o kupcu

Zapiranje postavke terjatev do kupca

Izstavljanje ra�una

Primer procesa

prodajanja

1

2

34

5

6

7

Vir: http//ecenter.fov.uni-mb.si/Studenti/Predmeti/Gradiva/vaja_POS_sap_Navision.doc Proces prodaje zajema naslednje aktivnosti:

• Oblikovanje podatkov o kupcu • Ugotavljanje zalog • Izdelovanje prodajne ponudbe • Izdelovanje prodajnega naloga • Odpremljanje • Izstavljanje ra�una • Zapiranje postavke terjatev do kupca

Page 8: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

9

2.3 Management prodaje Dalrymple in Cron (1995, 5-9) menita, da so osnove v managementu prodaje in prodaji sami, enake po celem svetu, nadalje pa opredeljujeta management prodaje kot na�rtovanje, izvajanje in nadzor za doseganje ciljev prodaje in drugih ciljev organizacije. Management prodaje se tako po njunem mišljenju osredoto�a na upravljanje funkcije osebne prodaje in marketinškega miksa. Vloga upravljanja v organizaciji vklju�uje na�rtovanje, vodenje in nadzor programov prodaje ter kadrovanje, usposabljanje, nagrajevanje, motiviranje in ocenjevanje prodajnega osebja. Management prodaje lahko definiramo kot oblikovanje in na�rtovanje dolo�enih osebnih ciljev, doseganje teh ciljev preko organiziranja prodaje, vrednotenje ciljev ter dosežkov in kakršenkoli pregled, nadzor vmes (Wotruba 1971, 9). Management prodaje je znanje, spretnost doseganja ciljev prodaje na u�inkovit in uspešen na�in, preko na�rtovanja, kadrovanja, izobraževanja, vodenja in nadzora resursov organizacije (Futrell 1998, 5). Forsyth (2002, 11-13) management prodaje definira kot proces, katerega najpomembnejše naloge so na�rtovanje, organiziranje, kadrovanje, razvoj, motiviranje in nadzor. In nato nadaljuje, da je za uspešno delovanje managementa prodaje potrebno.

• Vedno dolo�iti prodajo kot glavno spremenljivko v marketingu • Nikoli podcenjevati kako lahko prodaja vpliva na skupno delo • Konstantno spremljati spremembe na trgu, pri�akovanja odjemalcev in se nenehno

prilagajati trgu • Dolo�iti naloge prodaje, se truditi za konstantno odli�nost prodaje • Vedno izbrati kreativni pristop, spremembe so edina konstanta

2.3.1 Stopnjevanje v managementu prodaje Iz navedenih opredelitev lahko povzamemo, da je management prodaje sestavljen iz treh osnovnih stopenj: na�rtovanja, izvajanje in nadzora, v okviru katerih se odvijajo razli�ne aktivnosti. Prikaz stopenj v managementu prodaje (Wotruba in Simpson 1989, 52; povz. po Snoj 2007, 24); Tabela 1: STOPNJE V MANAGEMENTU PRODAJE

Na�rtovanje Izvajanje Nadzor organiziranje kadrovanje ovrednotenje dela

napovedovanje usposabljanje analiza prodaje prora�un nagrajevanje in stroški analiza stroškov

kvote motiviranje prodajna podro�ja vodenje

�as

Page 9: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

10

2.4 Na�rtovanje prodaje Na�rtovanje prodaje je tržno usmerjanje aktivnosti (Deželak 1984, 56-61), je usmerjeno v bodo�nost, saj daje podlago za odlo�itve za danes in jutri. Tako se tudi zmanjša negotovost pri odlo�anju, koordiniramo ustrezne ukrepe z razpoložljivimi sredstvi, da dosežemo cilje s porabo kar najmanj sredstev in �im ve�jo gotovostjo. Zelo pomembne so danes informacije o bodo�ih in možnih razvojih. Na�rtovanje prodaje je tako nujno potrebno:

• Zaradi hitrih sprememb v okolju in njegove ve�je kompletnosti, ki terjajo nenehno prilagajanje organizacij,

• Ker na�rtovanje kaže optimalne poti za doseganje ciljev ter minizacij stroškov, • Zmanjša se riziko obstoja organizacije

Na�rtovanje prodaje je dolo�anje prodajnih ciljev in opredeljevanje akcij za dosego teh ciljev. Planiranje prodaje vklju�uje anticipiranje dogajanj, ki se ti�ejo prodaje in pripravo vseh resursov v prodaji in izven nje ter na sprejemanje in optimalno uporabo teh izzivov. Planiranje pomeni tudi nadziranje dogajanj namesto tega, da dogajanja nadzirajo delovanje prodajne funkcije (Snoj 2005, 44). Na�ela uspešnega na�rtovanja po Straffordu in Grantu (1993, 175):

• Na�rtovanje ne sme biti prepuš�eno naklju�ju. Moramo ga izvesti, da se resni�no zgodi v praksi.

• Na�rtovati se mora za�eti pri samem vrhu v podjetju, vendar pa morajo sodelovati tudi nižje ravni v podjetju.

• Na�rtovanje mora biti dobro organizirano. Na�rtovanje in izvajanje ne sme potekati lo�eno. Sprejemanje odlo�itev je središ�e procesa na�rtovanja.

• Na�rtovanje mora biti jasno in natan�no, razdeljeno na ve� manjših delov. • Na�rtovanje in nadzor morata potekati vzporedno, ko so narejeni na�rti se je

potrebno odlo�iti kako bo nadzorovan napredek na�rtovanja. • Na�rti morajo biti prilagodljivi. Na�rtovanje mora vklju�evati zavedanje, da je

okolje spremenljivo.

TABELA 1: Vrste na�rtov (Dibb in drugi 2006, 718)

Vrste na�rtov Razdobje

Strateški na�rt - dolgoro�ni 5 - 10 let

Takti�ni na�rt - srednjero�ni 1 - 5 let

Operativno na�rt - kratkoro�ni do 1 leta Najprej je potrebno narediti dolgoro�ne na�rte, nadaljevati s srednjero�nimi in šele na koncu pripraviti kratkoro�ne na�rte, ki mo bosta seveda osnova prej omenjena na�rta, dodaja McDonald (1995,25). Pri tem pa je pomembno, da pri vseh na�rtih sodelujejo tako direktor(ji), višji management, srednji management in nižji management.

Page 10: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

11

Na�rtovanje v organizacijah lahko raz�lenimo po razli�nih merilih in na posamezne vrste. V teoriji in praksi se najpogosteje pojavljajo: raz�lenitev po �asu, po obsegu organizacijske enote na katero se na�rtovanje nanaša, po vsebini ali po predmetu na�rtovanja (npr. na�rtovanje prodaje) in raz�lenitev po zna�ilnostih na�rtovanja. Slika 2: Ravni na�rtovanja v podjetju Kotler 1998, 62 Za�etna to�ka na�rtovanja je izdelava strateškega na�rta na ravni organizacije, katerega cilj je, da podjetju pomaga izbrati in organizirati svoje dejavnosti tako, da bo ostalo zdravo �etudi pride do nepri�akovanih nevše�nosti pri katerikoli dejavnosti ali skupini izdelkov. Strateški na�rt omogo�a izdelavo dobrih delnih na�rtov za doseganje ciljev podjetja. Delni na�rti oziroma poslovni na�rti morajo biti narejeni za vsak oddelek, strateško poslovno enoto, kategorijo izdelka, izdelek in pomembne ciljne trge. Del vsakega poslovnega na�rta pa je trženjski na�rt, ki je sestavljen iz dveh ravni:

• Strateški trženjski na�rt, sestavljajo splošni trženjski cilji in strategije (temelje�e na analizi trenutnega stanja in tržnih priložnosti) ter

• Takti�ni trženjski na�rt, sestavljajo posebne trženjske taktike za dolo�eno obdobje, vklju�no z oglaševanjem, prodajno politiko, cenami, prodajnimi potmi, storitvami...

Na�rtovanje prodaje je pomembno zaradi dveh razlogov:

• Prisiljuje management prodaje v organizaciji, da identificira in oceni prodajne možnosti organizacije na organiziran in sistemati�en na�in. To obi�ajno zahteva pozorno analizo preteklega prodajnega in nasploh delovanja organizacije zato, da v organizaciji ugotovijo kateri pogoji in aktivnosti so dali dolo�ene rezultate.

• Drugi razlog v zvezi s pomenom na�rtovanja prodaje je naravna posledica prvega. Na�rtovanje prodaje obi�ajno omogo�i boljše prodajne rezultate (Snoj, 1998, 45).

Vsako na�rtovanje je odlo�anje in obsega opredeljevanje potreb, razlik med obstoje�im stanjem in želenim stanjem v prihodnosti, iskanje možnih ciljev in strategij za doseganje

Raven na�rtovanja

korporacija

oddelek

poslovna enota

izdelek

Page 11: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

12

teh ciljev, analiziranje, vrednotenje in prednostno razporejanje teh ciljev in strategih, izbor ciljev in strategij ter uveljavljanje teh ciljev in strategij (Tav�ar, 1996, 334). Na�rtovanje prodaje je zelo pomembno zato, ker je prodajni na�rt izhodiš�e za na�rtovanje vseh ostalih dejavnosti. Z na�rtom prodaje podjetje konkretizira prodajne cilje, pri�akovanje prodajne rezultate in potrebne prodajne aktivnosti. Zato sestavlja prodajni na�rt ve� delnih na�rtov, ki jih praviloma delimo na dve skupini (Poto�nik 1996, 100-101):

• Na�rte, ki se nanašajo na organizacijsko strukturo prodaje, njeno raz�lenjenost na posamezne tržne segmente (prodajna obmo�ja) in potreben prodajni kader (po številu in strokovni usposobljenosti) ter

• Operativne na�rte prodaje, med katerimi so najpomembnejši: na�rt prodaje po izdelkih, po skupinah izdelkov, po odjemalcih, po prodajnih obmo�jih, na�rt pospeševanja prodaje in na�rt komuniciranja s trgom na�rt prodajnih stroškov…

Tabela 2: Na�rt prodaje

NA�RT ORGANIZACIJE

Vizija in poslanstvo podjetja Cilji podjetja analiza stanja strategije podjetja

NA�RT MARKETINGA

Cilji marketinga Analiza stanja strategije marketinga

NA�RT PRODAJE

Cilji prodaje Analiza stanja v prodaji strategije prodaje

(Dalrymle in Cron 1995, 5; Peter in Donnelly 1989, 21) Iz slike 1 lahko vidimo povezavo med na�rti na ravni organizacije, marketinga in nato prodaje. Na�rtovanje je potrebno povsod v organizaciji. Osnova za na�rt prodaje je na�rt marketinga, temu pa na�rt organizacije kot celote. Za uspešno na�rtovanje prodaje v podjetju je pomembna povezava vseh podro�ij, vseh ravni managementa. Poznati moramo namre� vse od analize stanja v podjetju ter na trgu, do poslanstva, vizije, ciljev in strategij na ravni organizacije. Iz tega nato izhajajo cilji in strategije marketinga, ki pa so posledi�no povezane s cilji in strategijami v prodaji. Vse to pa je osnova za dobro in pravilno na�rtovanje prodaje. Na�rt prodaje pa je pomemben tudi zato, ker je temelj za na�rt proizvodnje, ta pa nadalje za na�rt nabave. Ko naredimo na�rt prodaje vemo koliko bi naj prodali, tako vemo koliko moramo proizvesti dolo�enega izdelka, ter koliko moramo nabaviti dolo�enih surovin, materialov ali izdelkov, da bomo dosegli zastavljen na�rt prodaje.

Page 12: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

13

TABELA 3: Prednosti in slabosti na�rtovanje Prednosti Slabosti Pomaga managementu pri usklajevanju delovanja podjetja s spremenljivostjo okolja.

Vrednost v na�rtovanju vloženega dela, prizadevanj in �asa lahko preseže prirastek koristi zaradi ve�je u�inkovitosti in uspešnosti delovanja podjetja.

Omogo�a raz�iš�evanja stališ� in oblikovanje ciljev ter strategij, ki jih udeleženci jemljejo kot svoje.

Na�rtovanje lahko upo�asni delovanje podjetja, odzivanje na zunanje vplive ter vplivanje podjetja na okolje.

Omogo�a managerjem, da kasneje vidijo celotno podobo podjetja, notranje prednosti in slabosti ter izzive in nevarnosti iz okolja.

Preve� togo in formalizirano na�rtovanje lahko mori pobudo in inovativnost managementa v podjetju.

Na�rtovanje omogo�a jasnejše opredeljevanje pristojnosti in odgovornosti za opravljanje zastavljenih nalog.

Bolj ali manj vseobsežno na�rtovanje ni velej bolje od individualnega presojanja in urejanja posameznih pomembnih zadev, ko postanejo pere�e.

Daje vsem udeležencem trdnost in ob�utek urejenosti v sodelovanju podjetja.

Izkušnje kažejo, da v mnogih podjetjih le redko izpolnjujejo na�rte tako, kot so jih zapisali.

Pomaga usklajevati usmeritve in delovanje delov podjetja.

Pomaga pri postavljanju bolj realnih, marljivih in splošno znanih smotrov in ciljev podjetja.

Zamenjuje ugibanje in poskušanje z urejenim, na�rtovanim delovanjem.

Prihrani lahko obilo �asa in stroškov.

Vir: Tav�ar (1996, 335). 2.5 Analiza uspešnosti prodaje Prodaja vsakega podjetja je odvisna od objektivnih in subjektivnih dejavnikov, �e nanjo gledamo z vidika podjetja. Obstoje�e potrebe kupcev, razmere na prodajnem trgu, stopnja razvitosti gospodarstva, gospodarski sistem in politika so že takšni pomembni dolo�ljivi parametri objektivne prodaje. Bolj kot objektivni dejavniki prodaje so za spremljanje in ocenjevanje prodaje pomembni subjektivni. Med nje sodijo sposobnost in prizadevnost prodajalcev. Brez njihovih zmožnosti in brez prizadevnega dela je težko pri�akovati uspešno prodajo proizvodov ali storitev podjetja (Puško 2005, 111).

Page 13: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

14

2.5.1 Osnovni cilji vrednotenja prodaje:

• vzdrževati prodajne aktivnosti organizacije na želeni oziroma predvideni ravni,

• zgodnje odkrivanje, prepoznavanje problemati�nih podro�ij delovanja in • zgodnje identificiranje priložnosti ter nevarnosti (Snoj 2005, 236).

Slika 3: Stopnje v procesu vrednotenja prodaje ( Povzeto po Snoj 2005, 236) Vse tri stopnje so bistvene, saj je vrednotenje brez opredeljenih standardov nemogo�e, vrednotenje brez preu�evanja vzrokov odstopanj pa nima nobenega smisla. Prav tako je v primeru ugotovljenih bistvenih odstopanj nesmiselno vrednotenje brez opredeljevanja ustreznih korektivnih ukrepov. 2.5.2 Analiza obsega prodaje Analiza obsega zbiranje, kvalificiranje, primerjanje in prou�evanja podatkov organizacije o dogajanju v zvezi s koli�inskim in vrednostnim obsegom prodaje, oziroma merjenje in ocenjevanje dosežene prodaje v primerjavi s prodajnimi cilji (Kotler 1996, 743-744). Analizo obsega prodaje lahko izvajamo na naslednjih obmo�jih

• Prodaja po izdelkih; ta na�in daje zelo zamegljeno podobo o tem kdo so naši resni�ni odjemalci, saj izdelki pogosto potujejo k posrednikom, ki jih nato dalje prodajo.

• Prodaja po distribucijskih kanalih; ugotavljamo, kdo so najpomembnejši odjemalci podjetja-distributerji, trgovci na drobno, porabniki…

• Prodaja po odjemalcih; ugotavljamo v kolikšni meri podjetje dosega višino svoje prodaje preko manjšega števila odjemalcev. Kadar 80 % prodaje realiziramo z 20 % odjemalcev govorimo o izgubljanju, saj se preve� posve�amo malim odjemalcem. Zato se mora podjetje o tem, ko stremi k optimalnemu poslovanju posve�ati predvsem klju�nim odjemalcem.

• Prodaja po geografskih obmo�jih; to je najpogostejše uporabljen na�in analize prodaje, ker omogo�a nadaljnje analiti�ne postopke (Dalrymple, Cron 1995, 714-718).

Opredelitev ciljev

oz. standardov delovanja

Primerjava rezultatov s standardi,

ugotavljanje odstopanj in vzrokov zanje

Predlogi za izvajanje

korektivnih akcij

Page 14: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

15

Analize obsega prodaje so številne in med seboj zelo razli�ne kar je posledica razli�nih na�inov opredeljevanja prodaje, razli�nih osnov in enot merjenja prodaje, razli�nih na�inom kategoriziranja prodaje in razli�nih osnov za primerjavo (Snoj 2005, 242). Standardi za primerjavo Standardi so merila, s katerimi primerjamo izide izvajanja prodaje in vložke v izvajanje prodaje. To so merila, ki pripomorejo pri ocenjevanju uspešnosti delovanja. Postopek analize obsega prodaje Postopek zajema naslednje stopnje:

• opredelitev podatkov, ki jih odlo�evalci v organizaciji potrebujejo, • zagotavljanje teh podatkov, • opredelitev virov podatkov, • obdelava podatkov in pretvorba izidov analize v poro�ila ter • uporaba izidov analize (Snoj 2005, 250).

2.5.3 Analiza stroškov in dobi�konosnosti prodaje Analiza stroškov obsega zbiranje, klasificiranje, primerjanje in prou�evanje podatkov o prodajnih ali širše o marketinških stroških organizacije. Analiza dobi�konosnosti pa zajema povezovanje podatkov o stroških prodaje s podatki o obsegu prodaje. Namen analize stroškov je merjenje in izboljševanje uspešnosti delovanja prodaje. Klasificirani in kategorizirani stroški razkrijejo problemati�na podro�ja in so pomembna osnova na�rtovanja marketinških aktivnosti kot so opredeljevanje cen, prora�unov, stopenj provizije za prodajno osebje in podobno. Izidi analize stroškov pa so v povezavi z izidi analiza obsega prodaje osnova prou�evanju dobi�konosnosti posameznih enot prodaje. To omogo�a odkriti nedobi�konosne enote prodaje (Wotruba, Simpson 1989, 517-518). Analiza stroškov in dobi�konosnosti vsebuje štiri stopnje:

1. Klasifikacija stroškov. Razumevanje narave in na�inov klasifikacije stroškov je predpogoj za izvedbo najtežavnejšega koraka v analizi stroškov, to je alociranje stroškov. Na�ini klasificiranja so:

• Naravni stroški • Funkcijski stroški • Neposredni in posredni stroški • Fiksni stroški • Stroški pred naro�ilom in stroški po naro�ilu • Nadzorljivi stroški na katere vpliva manager s svojimi odlo�itvami

Page 15: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

16

2. Identificiranje in razporejanje naravnih v funkcijske stroške in analiza stroškov po funkcijah. To je korak, ki kaže svojo zahtevnost v tem, ko od nas zahteva alokacijo stroškov, ter pretvorbo ra�unovodskih v funkcijske stroške

3. Alociranje funkcijskih stroškov po prodajnih enotah in analiza stroškov po prodajnih enotah. Stroške vezane na posamezne enote prodaje identificiramo in razporedimo, da lahko nato vsako enoto prodaje vrednotimo. Po enotah prodaje razporejene stroške še primerjamo s standardi.

4. Analiza dobi�konosnosti enot prodaje. Prikazuje sorazmerno dobi�konosnost razli�nih tržnih poti izdelkov, prodajnih obmo�ij ali drugih trženjskih enot. Vendar pa kljub temu še ne dokaže, da je najboljši ukrep ravno opustitev nerentabilnih trženjskih enot, niti ne zagotavlja, da se bo dobi�ek pove�al, �e opustimo trženjske enote obrobnega pomena. (Snoj 2005, 254-260).

Tukaj je pomembno omeniti dva kazalnika uspešnosti in sicer ROI in ROAM:

ROI ali vra�ilo naložb je kazalnik, ki se zviša z zvišanjem �istega dobi�ka ali z manjšanjem vloženih sredstev, �e druga dva dejavnika ostaneta nespremenjena. Na ROI pa sprememba �istega prihodka od prodaje nanj nima nobenega vpliva.

ROI = (�isti dobi�ek/�isti dobi�ek od prodaje) x (�isti prihodek od prodaje/povpre�no vložena sredstva) ROAM (angl. Return on assets managed) je metoda posebno uporabna pri vrednotenju managerjev prodajnih podro�ij, podružnic,… Metoda izpostavlja dejstvo, da oplajanje sredstev stane in da je treba vrednotiti, kako dobro managerji vlagajo sredstva. Najtežavnejša odlo�itev, kateri del sredstev vklju�iti v analizo, je odvisno od ravni organizacije, na kateri izvajamo analizo oz. od tega, katera sredstva prodajni manager, kterega delo vrednotimo, obvladuje. Vklju�imo tista sredstva, na kateravpliva prodajni manager s svojimi odlo�itvami. Tipi�na RAOM analiza vklju�uje vlaganja sredstev v pridobitve naro�il, zaloge izdelkov, opremo (ra�unalnike, telefone, telefakse, fotokopirne stroje, vzorce izdelkov). ROAM = prispevek k dobi�ku kot % od �istih prihodkov od prodaje * stopnja obra�anja vloženih sredstev

ROAM = prispevek k dobi�ku / nadzorljiva sredstva

(Johnson, Kurtz, Cheuing 1994, 464, povz. po Snoj 2005, 271)

Page 16: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

17

3. PREDSTAVITEV, POLITIKA IN CILJI PODJETJA TEHNIKA-SET 3.1 Predstavitev podjetja Družba TEHNIKA-SET aktivno deluje od leta 1996. Je delniška družba, ki so jo ustanovili delavci podjetja IMPOL Tehnika d.o.o., h�erinske družbe podjetja IMPOL d.d. – svetovno znanega proizvajalca aluminijevih polizdelkov. Družba je prevzela zaposlene in program dejavnosti podjetja IMPOL Tehnika, ki je temeljil na izdelavi strojne opreme in servisnih storitev za metalurško proizvodnjo aluminijske industrije. Podjetje zaposluje od 95 do 100 delavcev z bogatimi izkušnjami, ki so bila usvojena v petdeset letnem obdobju opravljanja dejavnosti na podro�ju projektiranja, strojegradnje, izdelave jeklenih konstrukcij, strojne obdelave, montaže in remontov strojne opreme ter elektro-servisnih storitev. Vsa ta znanja in izkušnje se nenehoma nadgrajujejo z uvajanjem novih tehnologij in novimi organizacijskimi pristopi. Glavna dejavnost podjetja je strojegradnja, proizvodnja jeklenih konstrukcij (proizvodna hala, nadstrešek, streha, zaš�ita), proizvodnja strojev in naprav za aluminijsko industrijo, navijalnih in odvijalnih osi, pe�i, transporterjev, žerjavov in dvigal. Od ustanovitve naprej vlaga podjetje presežna sredstva v posodobitev strojne in programske opreme, izboljšanje delovnih pogojev in v izobraževanje kadra. Sedež podjetja je v industrijski coni IMPOL. Podjetje od ustanovitve dalje posluje z lastnimi finan�nimi sredstvi in redno zagotavlja likvidnostna sredstva za teko�e poslovanje. Glavne dejavnosti podjetja so:

• Projektiranje, konstruiranje in razmnoževanje tehni�ne dokumentacije iz podro�ja strojništva in elektrotehnike

• Proizvodnja kovinskih konstrukcij in njihovih delov • Proizvodnja strojev in naprav za posebne namene • Proizvodnja dvigalnih in transportnih naprav • Proizvodnja industrijskih pe�i • Proizvodnja izdelkov s struženjem, rezkanjem in brušenjem • Montaža kovinskih konstrukcij, strojev in naprav • Izvajanje in vzdrževanje toplovodnih, vodovodnih, sanitarnih in plinskih instalacij • Izvajanje in vzdrževanje elektroinstalacij • Popravila elektromotorjev in elektro naprav • Izvajanje in vzdrževanje telefonskih instalacij in instalacij ra�unalniških mrež • Izvajanje elektro meritev in meritev temperaturnih procesov industrijskih pe�i • Odstranjevanje odpadkov – strojnih oljnih emulzij in zamaš�enih vod

Podjetje posluje od leta 2004 v skladu s standardom kakovosti ISO 9001.

Page 17: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

18

3.1.1 Procesna organiziranost podjetja V skladu s standardom kakovosti je podjetje organizirano procesno z opredeljenimi odgovornostmi za obvladovanje tako glavnih (operativnih), kot podpornih procesov. Slika 4: Procesna shema podjetja

PROCESI

OD

JEM

ALE

C

OD

JEM

ALE

C

Podporni procesi

7. Nabava

Glavne zahteve

1.1 Vizija, cilji, strategije, analiza vhodov

in izhodov

1. Proces vodenja

1.2Neskladnosti in

izboljšave

8. Prodaja

9. Projektiva

10. Vzdrževanje

11. �loveški viri

12. Finance in ra�.

Struktura in odgovornosti

OPERATIVNI PROCESI

2.Izdelava strojev, naprav in konstrukcij

3. Strojna obdelava

4. Strojne instalacije

5. Mazanje strojev

6. Elektro storitve

Obdelava povpraševanj Realizacija procesa Predaja odjemalcu

Kakovostni prevzemprocesa

Kakovostni prevzemdela

V podjetju se zavedamo, da samo kvalitetni proizvodi in storitve zadovoljijo kupce. Pri tem ne mislimo le izdelka temve� celovit servis vseh procesov, ki sodelujejo s strankami podjetja, pri �emer pojmujemo kot stranke tudi interno delujo�e subjekte. Procesno upravljanje velja za vse procese v podjetju, za vse poslovne funkcije. To pomeni težnjo k 100 % kakovosti na vseh podro�jih delovanja podjetja. Da bi u�inkovito spremljali procese, smo dolo�ili skrbnike zanje. Naloga skrbnika je ugotoviti, kdo so njegove stranke, ugotoviti kaj te stranke želijo, poznati obravnavani proces in ugotavljati morebitne težave. S procesno usmerjeno organizacijo želimo dose�i spremljanje delovanja podjetja na manjših enotah. S tem odkrijemo ozka grla in neu�inkovitost ter probleme, ki bi sicer ostali neodkriti. Z upravljanjem procesov poskušamo izboljšati u�inkovitost, kakovost, zadovoljstvo vseh sodelujo�ih, zmanjšati �ase in stroške za posamezne procese.

Page 18: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

19

Zavedamo se, da morajo biti procesi v podjetju dvosmerni. Pretakanje informacij od vodstva k zaposlenim, kot so: vizija, strategije, razporejanje sredstev je ena smer. Druga smer: informacije o uresni�evanju ciljev, inovacije, potrebe po u�enju pa nazaj k vodstvu.

3.1.2 Politika in cilji podjetja Vodilni in vodstveni delavci družbe z izvajanjem postopkov vodenja in osebnim zgledom motivirajo in vklju�ujejo vse zaposlene, ki tako prispevajo k razvoju in k nenehnim izboljševanjem. Naše temeljno vodilo je postali prepoznavni s svojimi izdelki in storitvami na širšem obmo�ju države, pove�ati obseg uspešnega sodelovanja s partnerji iz držav srednje Evrope. Pove�evanje sposobnosti virov družbe za podporo doseganja ciljev z:

• usposabljanjem in motiviranjem zaposlenih, • vzdrževanjem in modernizacijo strojne opreme, • modernizacijo programske opreme, • vlaganjem v proizvodne in upravne objekte.

Cilji:

Nenehno izboljševanje izdelkov in storitev in s tem dose�i:

• usklajenost z zahtevami kupcev • širjenje prodaje na zahtevnejše trge, • ve�anje dodane vrednosti, • spoštovanje rokov izdelave in minimum neskladnosti, • zadovoljstvo vseh udeležencev procesa realizacije naro�il.

3.2 Prodajna strategija

V procesu prodaje je glavno izhodiš�e v izpolnjevanju zahtev odjemalcev. Odjemalcem zagotavljamo kakovost proizvodov in storitev ter zagotavljamo izpolnjevanje rokov dobav, jim tehni�no svetujemo in usklajujemo ponudbo njihovim zahtevam. Odjemalce opredeljujemo po:

• Obsegu prodaje • Doseženih pla�ilnih pogojih • Izpolnjevanju pla�il v roku • Doseženih cenah.

Posebno pozornost dajemo razpršenosti prodaje in osvajanju novih trgov. Osvajanje novih trgov in odjemalcev vršimo z direktnim marketingom, to je predstavitvijo ponudbe in zmogljivosti izbranim potencialnim odjemalcem. Direktni marketing vršimo za

Page 19: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

20

podro�je strojegradnje, kovinskih konstrukcij in strojne obdelave kjer zasedenost kapacitet najbolj niha. Izbiro novih odjemalcev vršimo s pomo�jo njihovih internetnih predstavitev, direktnimi dogovori in glede na vrsto prejetih povpraševanj. Izvozno smo orientirani na avstrijski in nemški trg, kamor posredujemo najve� ponudb. Sodelovanje z novimi odjemalci sklenemo, �e:

• naša ponudba odgovarja zahtevani kvaliteti, • sposobnost zagotovitve dobavnega roka, • sprejemljivost cen in pla�ilnih pogojev

Pri sklepanju poslov na doma�em trgu preverjamo boniteto odjemalcev s pomo�jo letnih finan�nih poro�il, ki so dosegljiva na IBON. Pri tem je glavni kriterij kapital podjetja in dobi�konosnost iz prejšnjih let. Aktivnosti v procesu prodaje:

• raziskava trga • marketinške aktivnosti • sprejem in obdelava povpraševanja • izdelava ponudb • priprava pogodb • pregled in evidentiranje naro�il • izdaja DN • fakturiranje • analize • reševanje reklamacij • ugotavljanje zadovoljstva odjemalcev

4 OPREDELITEV DOKUMENTOV INFORMACIJSKEGA SISTEMA V podjetju smo izvajali operativne dejavnosti prodaje na razli�nih nivojih poslovanja in v razli�nih organizacijskih enotah poslovanja. Ugotavljali smo, da z razpršenim poslovanjem posameznih aktivnosti izgubljamo na celoviti preglednosti uspešnosti poslovanja in daljšem �asu povratnih informacij. Ravno tako ni bilo jasno dolo�enih odgovornosti, in zadolžitev za opravljanje posamezne naloge, ker so to izvajalci del prenašali ali prepuš�ali na drugi nivoji. Preve� dragocenega �asa smo izgubljali z iskanjem potrebne dokumentaciji, lociranjem dokumentacije in ugotavljanje stopnje obdelave le-te. Problema smo se lotili najprej na nivoju prepoznavanja podjetja. Ugotoviti je bilo potrebno kateri so tisti dokumenti, ki jih je potrebno vklju�iti v »poslovno informacijski sistem podjetja Tehnika SET« - v nadaljevanju PIS. Dokumentacijo smo razdelili na:

• Sistemsko (politika, cilji, plani, organigrami, interni poslovniki in pravilniki • Tehni�no-tehnološko dokumentacijo (na�rti, tehnološki postopki, skice…)

Page 20: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

21

• Procesno, operativno (plani, pooblastila, šifre, ceniki, e.mail…) • Zapisi (dokazila, potrdila, poro�ila, rezultati meritev, dopisi, zapisniki…) • Nadrejena, zunanja( zakoni, standardi, predpisi, zahteve…)

Ker proces poteka na ve� nivojih odgovornosti smo le te opredelili in dolo�ili posameznike, ki so lastniki teh odgovornosti. V organizaciji imamo šest operativnih procesov in šest podpornih procesov, ki se med seboj prepletajo. Dolo�eni izvajalci imajo pristojnosti – pristope do dolo�enih procesov in do dolo�enega nivoja. Lastniki procesov, ki so odgovorni za delovanje procesov imajo vpogled v celoten proces: ponudba, naro�ilo, DN, dobavnice, obra�uni. Izvajalci dolo�enih del pa lahko pristopajo do nivoja, ki je v operativni pristojnosti njihovega podro�ja. Na podlagi teh zahtev smo izdelali tabelo iz katere je programer razbral pristojnosti in izdelal programsko rešitev. Tabela 4: Pristojnosti in pristopi

� � ������������������������

�������

�����

�����

�����

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � ��� ��� �� � � � � � � � � � � � � � � � � � �� ������������ �� �� � � � � � � � � � � � � � � � �� ����������� �� �� � � � � � � � � � � � � � � � �� ������ �!� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� ��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �"� ���� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� �������������� �� �� � � � � � � � � � � � � � � � �� ����������� �� �� � � � � � � � � � � � � � � � �� ������ �!� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� ��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �#� �$������ � � � � � � � � � � � � � � � � � �� �� %!� ����&��'!(�� �� �� �� �� �� �� � �� �� �� �� �� � � � � � �� ������ �!�&��'!(� �� �� �� �� �� �� � �� �� �� �� �� � � � � � �� �� %!� �������)� ��*�� �� �� � � � � � � � �� � � � � � � � �� �� %!� ���!� ������� ��� �� �� � � � � � � � �� � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �+� �$�$����$, -$�.(��%�&��'!(�/�

� � � � � � � � � � � � � � � � � �

� �� %!� ����.!�!�������)��0�/�

�� �� � � � � � � � �� � � � � � � � �

� �� %!� ����!� ��������� ����

�� �� � � � � � � � �� � � � � � � � �

� � ������������������������

�������

�����

�����

�����

1� ���-������$, -� � � � � � � � � � � � � � � � � � �� �� �0���������)� � �� �� �� �� �� �� � �� �� �� �� �� � � � � � �

Page 21: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

22

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �2� �$� ����-$�� ����-$�

� � � � � � � � � � � � � � � � � �

� �� %!� ����.!�!�������)�3/�

�� �� � � � � � � � �� � � � � � � � �

� �� %!� ����!� 3��� ���� �� �� � � � � � � � �� � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �4� ���-�����-3���-$$��

� � � � � � � � � � � � � � � � � �

� �������5�0��6�����5�%�������6�373�

�� �� �� �� �� �� � �� �� �� �� �� � � � � � �

� ������6��803���6�5�.�6�6'�9�6�&9�7���*/�

� � � � � � � � � � � � � � � � � �

� ��"1"� � � � � � � �� � � � � � �� �� � � � �� ��"1#� � � � � � � � � � � � � � � �� �� � �� ��"1+� � � � �� � � � � � � � � � � � � �� �� ��"11� � � � �� � � � � � � �� � � � � � � �� ��"12� � � � �� � � � � � � � � � � � � � ��� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� ��$��$�� ��$��:� ����

�� �� �� �� �� �� � �� � �� �� �� � � � � � �

� �� ;����-� � �� �� �� �� �� �� � �� � �� �� �� � � � � � �� ���$���� ;����-��� �� �� �� �� �� �� � �� � �� �� �� � � � � � �� ����!�������'�9��6���6��9�7�6���� �9��&�7(��%����

�� �� � +�1�2�

�� �� "� "� � "�#�1� #� "� "� #� #� +� 2�

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

� �� %&������.�������� *�����&�!�%���� *�������/�

�� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� ��

� ���-����$�����.�����/�

� ���-������$, -� ���<<�

-������$, -��

� �=:������:$� :���������

�� �� � � � � � � � �� �� � � � � � � �

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �>� :��$, ���-$�3���-$ �

� ������������� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� � �� �� �� �� �� ��� � �� �� "

#�+12�

�� �#�"� �"�"� #� 1� � "� "� #� #� +� 2�

� ��!��������%���� *�� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� �� � �� �� �� �� �� ��� � �� �� " + �� � "� � "� #� 1� � "� "� #� #� +� 2�

Page 22: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

23

#� 12�

#� "�

� ��!�������'��?��6���6��� �� �� �� �� �� �� �� �� � �� �� � �� �� �� �� �� ��� � �� �� "

#�+12�

�� �#�"� �"�� #� 1� � "� "� #� #� +� 2�

� ��!�������7�6���� �� �� �� �� �� �� �� �� �� � �� �� �� �� �� �� �� �� �� � �� �� "

#�+12�

�� �#�"� �"�� #� 1� �� "� "� #� #� +� 2�

� ������������ �� �� �� �� �� �� �� �� � �� �� � �� �� �� �� �� ��� � �� �� "

#�+12�

�� �#�"� �"�� #� 1� � "� "� #� #� +� 2�

� ;�0 �')���������� �� �� �� �� �� �� � �� � �� �� � �� � �� �� �� ��� � �� �� "

#�+12�

�� �#�� �"�� #� 1� � "� � #� #� +� 2�

� ��!��������0�6����5��6���6���

�� �� �� �� �� �� � �� � �� �� �� �� � �� �� �� ��

� � �� �� "#�+12�

�� �#�� �"�� #� 1� �� "� � #� #� +� 2�

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� �������� �� � �� �������� ��� ����� � ������� ���� ��������� �������������� ��� ������������� ��� ��������������� ���� ������� ���� ������ ������������ ��� ���������� �� ������������ �� ���� �������������� ���� ��������������� ���� �������������� ��� ��������� ��� ������������� ���� �����������������

���

� � ������������� ���� � � � � � � � � � � � � �

Page 23: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

24

� �� �$�$-����� � � � � � � � � � � �� �� ��"1�� � � � � � � � � � � �� "� ��"1"� � � � � � � � � � � �� #� ��"1#� � � � � � � � � � � �� +� ��"1+� � � � � � � � � � � �� 1� ��"11� � � � � � � � � � � �� 2� ��"12� � � � � � � � � � � �� �� ������ � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Snovanje projekta PIS smo razdelili v sklope, ki so prikazani v sliki 5. Slika 5: Pregledi in struktura PIS-a

�!7����6��6��@��������� !� �"�#� !� $�

%���� �*@� �������%&'#�%&�"()*$�

��!��@� &+,&���- +��

���

��

����������� ����� ������ ���� �!�� ������� �������������� ����� ������ ���� �!�� ������� ��

��������������.������� ��

��� ������ ���� �!�� ������� ��

�������������.������� ��

��� ������ ���� �!�� ������� ��

�����������.������� � ��

��� ������ ���� �!�� ������� ������������� ����� ������ ���� �!�� ������� ��

���������"����� ��� �$� ��

������7�&��� ��(��&��� ��

����� ������������ ��

��� ��)'���� ��(����*����

��� �'&*��� ����0�� ������� ����� $!������ ��7���� ����� �&��7�7(����� ��� ��

���

����

��

Page 24: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

25

Preden za�nem opisovati dokumente, ki spremljajo proces prodaje in, ki so vklju�eni v sistem PIS, je zelo pomembno, da predstavim potek proizvodnje v podjetju. Proizvodnja v podjetju poteka po dveh poteh:

• Prodajna proizvodnja • Storitveno-vzdrževalna proizvodnja

Prodajna proizvodnja Prodajna proizvodnja temelji na naro�ilih procesa prodaje. Na osnovi povpraševanj, ki prispejo v proces prodaje, izdelamo ponudbo. Tukaj izvajamo predvsem ve�je in zahtevnejše projekte. Nadzor nad izvedbo teh projektov vodi snovalec ponudbe (vodja projekta), ki usklajuje in korigira izvedbo. Odgovoren je za tehni�no-tehnološke rešitve projekta, komercialne pogoje pa dogovarja skupaj s komercialistom, ki skrbi za sklepanje pogodb in pla�ilne pogoje. Po opravljenem projektu komercialist prodaje izpiše dobavnico, s katero se potrdi prevzem projekta. Dobavnica je osnova za fakturiranje. V našem primeru strukture PIS-a so v podro�je prodajne proizvodnje vklju�eni naslednji pregledi:

• Kupci • Cenik • Nova ponudba • Pregled ponudb • Novo naro�ilo (pogodba) • Pregled naro�il (pogodb) • Novi delovni nalog • Pregled delovnih nalogov • Pregled dobavnic • Pregled ra�unov

Storitveno-vzdrževalna proizvodnja Temelj za opravljanje storitveno-vzdrževalne proizvodnje so enoletne ali ve�letne pogodbe, ki jih imamo sklenjene za opravljanje vzdrževalnih del. Tukaj govorimo o najve�jem odjemalcu Impol in nekaj družbah, ki so nastale iz podjetja Impol s prelastninjenjem. Tem kupcem opravljamo storitve kot so: mazanje strojev, vzdrževanje dvigal, odstranjevanje oljnih odpadkov, vzdrževanje infrastrukturnega sistema, vzdrževanje tehtnic, strojne in elektro instalacije… Za izvedbo teh del smo izdelali sistem teko�ih delovnih nalogov. Tehni�ne karakteristike DN, prodajni pogoji, kakovostni prevzem in obra�un teh del so v pristojnosti delovodij. V sektorju prodaje izdelamo mese�ne preglednice, ki so osnova za fakturiranje.

Page 25: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

26

V podro�je storitveno-vzdrževalne proizvodnje so vklju�eni naslednji pregledi: • Kupci • Cenik • Teko�i delovni nalogi • Pregled teko�ih delovnih nalogov • Zbir teko�ih delovnih nalogov • Pregled ra�unov

4.1 Snovanje sistema PIS-a na izdelavi ponudbe Projekt smo za�eli graditi na izdelavi ponudb. Bili smo v dilemi kako zbirati in evidentirati prejeta povpraševanja, ki v podjetje prihajajo po razli�nih virih in na razli�na mesta. Kot sem že opisala v 3.1.1 to�ki, smo podjetje, ki ne prodajamo serijskih proizvodov, ampak storitve in pretežni del unikatne proizvode po naro�nikovih na�rtih, zato izdelujemo ponudbe vsi, ki smo udeleženi v procesu prodaje. To pa so: lastniki procesov, tehnologi, projektanti, konstrukterji, komercialisti in delovodje. Ti prejemajo povpraševanja pisno (dopisi, telefax, e-mail) in ustno (dogovor, telefon) in so dolžni povpraševanje oceniti, to pomeni, ali smo sposobni izpolniti kup�eve zahteve tako glede kakovosti izdelkov/storitev, kot glede dobavnih rokov in koli�in. Na podlagi te ocenitve izdelamo ponudbo. Vsebina ponudbe: Ponudba je napisana na formular v PIS in ima naslednjo vsebino:

• Naslov odjemalca z imenom kontaktne osebe • Datum ponudbe • Številko ponudbe • Predmet ponudbe • Tehni�ni opis (�e je potrebno) • Ceno za posamezen izdelek oz. storitev • Skupno ceno • Klavzulo, da v ceni ni vklju�en DDV, v kolikor DDV ni napisan • Dobavni rok • Pla�ilni pogoji (predpla�ilo, možnosti kompenzacij, rok pla�ila…) • �as veljavnosti ponudbe • Garancijska klavzula (v kolikor je potrebna) • Na�in dobave • Ime in priimek osebe, ki je ponudbo izdelala • Ime in priimek direktorja

V kolikor je v povpraševanje priložen popis del (npr. elektro instalacije ali klju�avni�arska dela v gradbeništvu) se lahko cene vpišejo v popis in se v spremnem dopisu vpiše samo skupna cena. Ponudbe evidentiramo in arhiviramo v PIS-u, kjer je izdelana preglednica ponudb, kopijo pa v rednikih procesa prodaje.

Page 26: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

27

Odlo�ili smo se za pisno shranjevanje ponudb v rednikih predvsem z razlogom, da so ponudbe pred posredovanjem kupcem pregledane in potrjene s strani direktorja ali odgovornega lastnika procesa. 4.1.1 Uporaba informacij pridobljenih pri snovanju ponudbe V sistem smo vgradili tudi Pregled ponudb, ki nam omogo�a hitrejši na�in iskanja ponudb. Pregled nam omogo�a iskanje po:

• Kupcih • Številki ponudbe • Letu izdelave ponudbe • Datumu ponudbe

Tabela 5: Pregled ponudb �� /01�����#,��+��2&�0'3�

�&�0'3�� � � ������4&5�1&� � 1&%�����1&!��

���

AABC"A�A�����.��3A�3"A�A/� ������)��0@�676*8������9��'.&.&.�������&�%�*���@������������:���5.�6(;<)(=7*��

��

1AAAB+C"A�A�.�>3A�3"A�A/������)��0@�676*8������9��'.&.&.��$&�������)� �@��

��

A""�"#�+C"A�A�.A"3A"3"A�A/�9���%�' �9���,1+05 ��=;�'��������)��0@�676*8������9��'.&.&.�������������:���5.�6(;<)(=7*��

��

AA>C"A�A�����.��3A�3"A�A/� ������)��0@�<>8������'.&.&.�������&�%�*���@������ :���5.�8*<?=*7(��

��

����

��

��

AA4C"A�A�����.��3A�3"A�A/� ������)��0@�676*8������9��'.&.&.�������&�%�*���@��&@�/��A�4+ �+ ��

��

����

��

A"1�##A+C"A�A�.�>3A"3"A�A/�9���%�' �9���,1+05 ��=>�'��������)��0@�676*8������9��'.&.&.���&24�%�1&�&3#�&+ 5 !��,&@���

Po prejemu kup�evega naro�ila le-to vpišemo v PIS, tako da se naro�ilo navezuje na izdelano ponudbo, in izstavimo tudi delovni nalog za izvedbo. Za hitrejši pregled smo v pregled ponudb dodali stolpec prejetih naro�il in stolpec DN. S klikom na ikono imamo omogo�en takojšen pregled le-teh. V kolikor ponudba ni zadovoljevala kup�evih potreb in se ni odlo�il za našo ponudbo, ostane stolpec s pridobljenim naro�ilom in odprtim DN prazen. Sistem nam omogo�a, da se s kupcem ustno dogovorimo o izvedbi ponujenih storitev-proizvodov. V tem primeru v procesu prodaje komercialist izstavi DN na podlagi izstavljene ponudbe. Pri pregledu ponudb opazimo v stolpcu delovnega naloga, da ponujeno storitev-proizvod izvajamo. Rezultati iskanja ponudb poslovodstvu podjetja omogo�ajo hiter, grobi pregled pridobljenih naro�il na osnovi izstavljenih ponudb.

Page 27: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

28

4.2 Naro�ilo 4.2.1 Sprejem in potrditev naro�ila Po prejemu naro�ila komercialist prodaje preveri ali je naro�ilo skladno s ponudbo glede splošnih pogojev prodaje (cene, roki pla�ila), kompetentno osebje (vodje sektorjev, projektanti, tehnologi...) pa izvrši pregled glede na možnost izvedbe (rok izdelave, izpolnjevanje tehni�nih in kakovostnih zahtev). Morebitna odstopanja od ponudb uskladimo pred potrditvijo naro�ila. Usklajena naro�ila potrdimo s podpisom ali žigom na naro�ilu. Odjemalcem, ki zahtevajo pisno potrditev naro�ila, le to potrjeno pošljemo po pošti, e-pošti ali telefaksu, ostalim odjemalcem pa potrdimo naro�ilo ustno. Na enak na�in pregledujemo tudi pogodbe in anekse h pogodbam, le te kon�no pregleda in podpiše direktor. Prejeta in potrjena naro�ila komercialist prodaje vnese v PIS-informacijski sistem in hkrati izda delovni nalog. Prejeta naro�ila shrani komercialist prodaje za�asno v rednik, ob izpisu ra�una pa jih priloži k ra�unu. V primeru, �e odjemalec spremeni zahteve za proizvod, dopolnimo ustrezne dokumente (tehni�no dokumentacijo..) in o spremembami seznanimo osebje v tehnologiji in proizvodnji. 4.2.2 Informacije o prejetih naro�ilih Slika 6: Iskanje naro�il po kriterijih

��

�#,��+ ���4&5�1�2&�,4�� 4�+�B���

��4&5��,C�

��

��.���4&5�1�C� �

� �&C� 2011�

���0-���4&5�1�C� �

�4 '��2�'�+&5 :�!1 ' ����%�&#C� �

�� Iskanje�

Za hitrejši na�in pregleda pridobljenih naro�il, smo se odlo�ili in v pregled vnesli naslednje kriterije iskanja:

• Po naro�niku • Znana številka naro�ila • V dolo�enem letu • Po datumu naro�ila

Page 28: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

29

Pri pregledu smo želeli strniti iskanje v �im lažjo obliko in �im hitrejšim dostopom. Po dosedanji praksi ugotavljamo, da je najpogostejši na�in izbire po naro�nikih ali pa znani številki naro�ila. 4.2.3 Analiza pridobljenih naro�il V tem poglavju najpogosteje govorimo o iskanju informacij o pridobljenih naro�ilih dolo�enih kupcev. Analizo uspešnosti opravljenega dela za dolo�eno naro�ilo opravljamo na podlagi izstavljenega in izvršenega DN, ki je predmet naslednjega poglavja. Tabela 6: Pregled naro�il � /01�����#,��+����4&5�1�

��4&5�1&� ������&�0'3��� ������ 1&%�����1&!��

#A""#"C"A���.A"3AB3"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.��$&�������)� �@��

��

+�1C"A����� ��."B3A>3"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.�����!7�6@��

��

A#+�"+2+C"A���.AB3AB3"A��/�9���%�' �9��'24�9�6�'��������)��0@�676*<����������'.&.&.�����������7777777<))��

��#A"A>"C"A���.�B3A>3"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.��$&�������)� �@��

��

##4C"A����� ��.A13A43"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.�����!7�6@��

��

A#"�"+12C"A���.#�3A>3"A��/�9���%�' �9��'24�9�8�'��������)��0@�676*<����������'.&.&.���B&���1��'4����54�C6*8)=6(=*8��

��#A"�"1C"A���.�B3A>3"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.��$&�������)� �@��

��

#B+C"A��������.�"3A>3"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.�����!7�6@��

��

A#"�"+11C"A���."#3A>3"A��/�9���%�' �9���,1+05 �9�=*7�'��������)��0@�676*<����������'.&.&.����40A �+ ��1��402 ��D��6)7E*(77--����D��677F7=*��

��#A�B12C"A���.A#3A>3"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.��$&�������)� �@��

��

#+1C"A����� ��.�"3A43"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.�����!7�6@��

��

A#"�"++>C"A���.�B3A>3"A��/�9���%�' �9���,1+05 �9�=*?�'��������)��0@�676*<����������'.&.&.���/' 1�%��!4 '���=78=*=77*���!��#-#��

��#A�B44C"A���.A#3A>3"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.��$&�������)� �@��

��

#+>C"A��������.�+3A43"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.�����!7�6@��

��

A#"�"++4C"A���.A13A>3"A��/�9���%�' �9���,1+05 �9�=()�'��������)��0@�676*<����������'.&.&.���40@ �+ �,&1 #�/��%&/&% ���"���.�.�*(<7=78=76=)(�$��

��#A�B">C"A���.#�3A43"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.��$&�������)� �@��

��

#+4C"A��������.�+3A43"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.�����!7�6@��

��

A##�##BBC"A���.#�3A>3"A��/�9���%�' �9��'24�9�8�'��������)��0@�676*<����������'.&.&.���&@�4��/��'�#���5��, �2&���54�0��*=*.<=(��

��#A�B2>C"A���.#�3A43"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.��$&�������)� �@��

��

#1BC"A��������."23A43"A��/������)��0@�676*<����������'.&.&.�����!7�6@��

��

A##�##B>C"A���.�B3A>3"A��/�9���%�' �9���,1+05 �9�=)�'��������)��0@�676*<����������'.&.&.���4��#2&4����2�1 ���/��24&D�1 �'&1A�� �8�-��"@�.�.6*8=*7*.6$��

��

4.2.4 Informacije za planiranje del

• Koliko naro�il smo prejeli v dolo�enem obdobju • Za katere kupce so naro�ila • Vrednost pridobljenih naro�il • Obseg dela pridobljenih naro�il • Roki izvedbe naro�il • Izvajalci pridobljenih naro�il

Page 29: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

30

Vodstvo podjetja in management je ve�krat postavljeno pred dilemo, kateremu kupcu dati prednost ali prioriteto pri sprejemu naro�ila. Naše na�elo in vodilo podjetja: »kupec je kralj« je na prvem mestu. Kupec, ki mu dajemo prioriteto je kupec Impol, pri ostalih kupcih se odlo�ujemo na podlagi izkušenj iz preteklih let, na podlagi trenutnih marketinških usmeritev, prostih kapacitet, ki jih imamo na razpolago in zahtevnosti pridobljenega naro�ila.

4.3 Delovni nalog Delovni nalog je interni dokument s katerim se razpisujemo potrebe za izdelavo izdelkov ali storitev. Namen delovnega naloga je priprava in dobava vseh potrebnih dokumentov, (na�rti, skice, projektna dokumentacija), materialov in storitev, ki so potrebni za dolo�en izdelek ali storitev. Obenem je delovni nalog v ra�unovodskem smislu analiti�ni konto, na katerega knjižimo vse strošei izdelave dolo�enega izdelka. Delovni nalog ima tri pomene v proizvodno-storitvenem procesu:

• Predstavlja nosilca informacij in navodil za izvedbo postopka • Z delovnim nalogom se izda dovoljenje za izdelavo dolo�enega izdelka • Na delovnem nalogu se beležijo ostali povezani dokumenti – izdaja materiala,

storitve zunanjih izvajalcev ter prevzemi gotovih izdelkov Tako je delovni nalog nosilec vseh akcij, katere so potrebne za izdelavo dolo�enega izdelka ali storitve.

4.3.1 Analiza informacij na prodajnem delovnem nalogu Novi delovni nalog se sestavi in izpiše na podlagi ponudbe, naro�ila ali pogodbe, ki smo jo predhodno pregledali in potrdili.

Page 30: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

31

Slika 7: Delovni nalog

��������������� ��

���� ���������

��������C�

�����9��'.&.&.��

�������������C�

A+3A"3"A�A��

�������C�

��(�����

�����������C�

��

�� %�1,����4&5�1�C�

1AA�B4C"A�A���� �����

�� ������=��� �� �������������

�������

9��-&���"()6$� )(�04�">*;:77�G$���� ���

��;��;�$�����-����� � "�'����+�9AA�D�E�>"9AA�D���� ���

��;��; �;�F�$� 2�'�����291A�D�E�BB9AA�D���� ���

�:�$��$��-��,��� ,��������-�� ++�'�����+91A�D�E�2#>9AA�D���� ���

��4&+���&3' 1�%��"()($� *>�04�"?>?:77�G$���� ���

�:��F�������������,� ���- �����,������ ��� 2�'����">9AA�D�E��2>9AA�D���� ���

�:��F������-�� ,�$� "�'�����>9AA�D�E�#29AA�D���� ���

��;���������������$�� �A�'����">9AA�D�E�">A9AA�D���� ���

�������%&'#�%&�"()*$� *8�04�"6>?:77�G$���� ���

�����06����������0���6�'������������� �2�'����"+9AA�D�E�#>+9AA�D���� ���

�� �� ���

�������������:������� �C�

��� ��2�#�� ��&1�5����� � 4#,�� �&����

�3/� �� ���%���6��� ��(��7� �A� �$���

���&��'!(��863�A"#C"A�A� �

�4 %/ -���4&5�1�C�

� �����(����0������ ��������� �����������C�

7((=66*7�����������������C��

������������� �C�A�3A#3"A�A�

������� ���� �C�"+3A#3"A�A��

������ ������ ������������������C�;�56����0�0����6�333�

�������C� ���������� ��������� ����H�� �������

���-��;����-������� �.G ��1"9+=+A/� "1ABA� A94A�� �B>94A�D� �#B9AB�D��-$,�� ���.G���A/� "1ABA� 2A9AA��� A91A�D� #A9AA�D���- ���$��$-��.G��G ��AA�/� "1ABA� 229AA��� A9>"�D� 1+9�"�D�������;�H, :���.���������$�� ���/� "1ABA� "9AA��$�� >9A2�D� �29�"�D�

������;�H, :���.���������$�� ���/� "1ABA� �9AA��$�� >9A2�D� >9A2�D��-��:�$���$�-�8)����.����1A�G �#9"1�/� "1ABA� +9AA��� "9�"�D� >9+>�D��� �� �� �� ���� �� �� �� ���� �� �� �� ���� �� �� �� ���� �� �� �� ��������� �C� �������������"G$� ���������

�� �� ������������������ �C� �������������"G$�

�� ������������C� ����������� ������ �������� ��������������� �������� ��������������

���32>49AA�D� A9AA�D� A9AA�D� "119>4�D�

����� ��������� ����������� ���� ��������� �������� ��� ���������

��6'7@�7).7(.(7*7�� ��6'7@�(?.76.(7*7�� ��6'7@�

����%� @��4+����&%�4� ����%� @��4+����&%�4� ����%� @���

Page 31: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

32

Delovni nalog vsebuje naslednje podatke: • Podatki naro�nika • Datum in številko naro�ila • Opis naro�ila • Koli�ina naro�enega blaga • Izvajalci del po stroškovnih mestih (SM) • Številka DN • Rok izdelave • Odgovorna oseba za prevzem procesa in dela • Zahteve kakovosti in tehnologije • Materiali in storitve • Prevzem kupca

Že pri snovanju ponudbe tehni�no osebje, na podlagi prejete dokumentacije, dolo�i izvajalce del, koli�ino le-tega, potrebne materiale, zunanje izvajalce in storitve. Lansiranje DN v proizvodnjo je produkt izdelave predhodne kalkulacije ali ponudbe. Komercialist prodaje na podlagi teh podatkov v DN izpiše izvajalce del, delovodje po posameznih stroškovnih mestih pa dnevno vnašajo podatke o opravljenem delu, vrsti dela, materialih in zunanjih storitvah. Zaklju�eni delovni nalog je rezultat opravljenega dela ali storitve. DN je ocena uspešnosti izvedbe del s ponujenimi in planiranimi deli. Zelo pomembno je, da delovodje, tehnologi in prodajno osebje skrbno in pazljivo bdijo nad delovnimi nalogi in ažurno dopolnjujejo vnose podatkov. Na podlagi teh informacij, se prodajno osebje in marketing odlo�uje za sprejemanje nadaljnjih poslov. Za prehod po podatkovni bazi smo v glavi delovnega naloga izdelali meni, ki nam omogo�a hiter dostop do želenih podatkov in enostaven prehod po menijskih poljih. Slika 8: Dostop do podatkov na DN $�������

&�!�60��� %���� *����0�6�����

�6���6���� �6���� �� $&�7(��� %&���!� 3�

�� ��������'!(�@�

#>"C"A��������)� �@�

1A�#B#C"A�����

��24��

Iš�i�

��

��D4�� �02 �� � +�%�&#�� ��#1&%� �&@��� �4�+� ���/���� �

� 1&%�����1&!�@�.�7()=(?86H(7**�=�&#�&%���2&'��,��

����0#�' 1&%� !����1&!�C��'24����2�' 1&%� !����1&!�C���%�' �����

Page 32: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

33

4.3.2 Teko�i delovni nalog – storitveno-vzdrževalna proizvodnja Sistematika izstavljanja in vodenja teko�ih delovnih nalogov je ista kot v prodajni proizvodnji, razlika je le pri odpiranju DN.

• Prodajne DN izstavi komercialist prodaje na podlagi prodajnih dokumentov, ki so predhodno potrjeni in pregledani

• Teko�e DN izstavljajo delovodje po SM, na podlagi pisnih ali ustnih naro�il kupca Impol, s katerim imamo sklenjeno letno pogodbo za izvedbo storitveno-vzdrževalnih del. Ob sklenitvi pogodbe izstavimo letne DN, ki jih kreira komercialist prodaje, delovodje pa na podlagi te predloge izpišejo DN, ki ga ozna�ijo z zaporedno številko naloga.

4.3.3 Problematika pri vodenju teko�ih delovnih nalogov

Pri snovanju, zapisovanju in vodenju teko�ih del na DN smo naleteli na problem, ki ga nismo na�rtovali pri izgradnji informacijskega sistema. Zaradi razdrobljenosti in pove�anega obsega manjših del, se je koli�ina teko�ih DN znatno pove�ala. Kupec Impol, s katerim imamo sklenjeno pogodbo za opravljanje le-teh del, je pri naro�anju postal preciznejši in nam naro�ajo ve�je koli�ine manjših del. To pa zahteva veliko delovnega �asa delovodjem, ki so skrbniki teh DN. Ob opravljanju operativnih del v proizvodnji jim �as ne dopuš�a še toliko administrativnih del. V preteklih petih letih smo pomladili kader na teh delovnih mestih, nimamo problem z ra�unalniško pismenostjo delovodij, za vnos podatkov pa je potrebno preve� njihovega �asa. Odlo�ili smo se, da si sistem poenostavimo in dela vnosa teko�ih DN prepustimo komercialistu prodaje, ki izdela excel preglednico za opravljena dela v dolo�enem mesecu. To je kasneje priloga izpisanemu ra�unu. Komercialist prodaje izdela preglednico na podlagi ro�no izpisanih in potrjenih delovnih nalogih, katerih skrbniki so delovodje. Ugotavljamo, da sami nismo našli prave rešitve za vodenje teko�ih DN, projektant projekta ali programer projekta pa nam tudi ni znal ponuditi zadovoljivih rešitev. Isto�asno ob izgradnji projekta, je naš kupec spremenil na�in naro�anja del, tako, da smo se morali prilagoditi njegovim željam in potrebam.

4.4 Dobavnica Dobavnica je dokument, ki ga prodajalec pošlje naro�niku v trenutku odpreme blaga. Na dobavnici je navedeno po katerem naro�ilu je bilo blago naro�eno, kaj se pošilja, na�in pakiranja, na�in pošiljanja, datum prevzema .. Na dobavnici lahko ozna�imo (dolo�imo) vrednost rabata. Dobavnico lahko izpišemo s ceno materiala, lahko pa jo sestavimo brez cene, navedena pa mora biti vrsta blaga in koli�ina blaga, ki ga predajamo kupcu. Hiter vpogled in pregled dobavnice nam omogo�a menijska struktura (slika 5), v katerem je navedena ikona za hiter dostop do dobavnice.

Page 33: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

34

4.4.1 Želene informacije, ki jih pridobimo z vpogledom na dobavnico: • Podatki o kupcu • Datum predaja proizvoda kupcu • Material, ki smo ga predali

Za hitrejši dostop do informacij, ki se navezujejo na proizvod, smo izdelali preglednico iskanja dobavnic, ki vsebuje tudi številko naro�ila, DN, rok za izvedbo, številka izpisanega ra�una, datum in valuta ra�una. S tem imamo zelo poenostavljen in hiter vpogled v podatkovno bazo izvedbe proizvoda. Slika 9: Pregled dobavnic ��� /01�����#,��+��'&3�%����

�&3�%�����

���=�6)6H(7**�=����"7).7>.(7**$���

�� ������������ ��50��7)*)H(7**����������.���0-�4�50��C�A>3A>3"A��9� �10��C�A+3�A3"A��/����� ����������������)��0@�676*8������9��'.&.&.���� ������������ � 1.��1&!C�7()=(6;?H(7**�"(6.7).(7**$��� ��4&5�1&C�)77>87H(7**�"(6.7).(7**$����

���=�6?;H(7**�=����"67.7<.(7**$���

�� ������������ ��50��7)*?H(7**����������.���0-�4�50��C�A13A>3"A��9� �10��C�">3AB3"A��/����� ����������������)��0@�676*8������9��'.&.&.���� ������������ � 1.��1&!C�7((=66<7H(7**�"*?.7<.(7**$��� ��4&5�1&C�)77><(H(7**�"(8.7).(7**$����

���=�66)H(7**�=����"6*.7<.(7**$���

�� ������������ ��50��7)*6H(7**����������.���0-�4�50��C�A13A>3"A��9� �10��C�">3AB3"A��/����� ����������������)��0@�676*8������9��'.&.&.���� ������������ � 1.��1&!C�7()=86(>H(7**�"67.7<.(7**$��� ��4&5�1&C�)7*77<H(7**�"(>.78.(7**$����

���=�(*)H(7**�=����"*;.7).(7**$���

�� ����������������)��0@�676*8������9��'.&.&.���� ������������ � 1.��1&!C�7((=666)H(7**�"7>.7?.(7**$����

Dobavnica je osnova na kateri kasneje kreiramo ra�un.

4.5 Ra�un Obveznost izstavljanja ra�unov nastane pri dobavi razli�nih vrst blaga in za opravljanje razli�nih storitev, ki jih dav�ni zavezanci - pravni subjekti opravijo za druge pravne subjekte. Prejemniki teh storitev ali blaga so lahko tako gospodarske družbe, kot tudi samozaposleni ali druge pravne ali fizi�ne osebe. Kdaj mora biti izdan ra�un Ra�un mora biti izdan za vsak promet blaga oz. storitev ali celo pred tem, �e želi prodajalec prejeti predpla�ilo. Glede oblike ra�una zakon predvideva pisno obliko, lahko

Page 34: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

35

pa tudi elektronsko, �e s tem soglaša naro�niki in so izpolnjeni dolo�eni tehni�ni pogoji. Zneski na ra�unu so lahko v katerikoli valuti, obvezno pa mora biti znesek DDV-ja naveden v evrih. Kaj mora vsebovati ra�un

Podatki, ki jih mora ra�un vsebovati, se razlikujejo glede na to, komu je bil ra�un izdan in za kakšno vrsto storitve gre.

V osnovi so izdani ra�uni razdeljeni na dve osnovni skupini in sicer: 1. skupina:

• za dobave blaga ali storitev, ki jih je zavezanec opravil drugemu dav�nemu zavezancu ali pravni osebi, ki ni dav�ni zavezanec (npr. državni organ), ta situacija bo verjetno v tej skupini najpogostejša za ve�ino samozaposlenih;

• �e je dobava blaga ali storitve opravljena za dav�nega zavezanca ali pravno osebo, ki ni dav�ni zavezanec, katerih pridobitve blaga znotraj Skupnosti (po predpisih EU) niso predmet DDV-ja, ali za katerokoli drugo osebo, ki ni dav�ni zavezanec, pa dobavljeno blago niso prevozna sredstva;

• �e gre za dobavo blaga, ki je znotraj Skupnosti (po predpisih EU) oproš�ena pla�ila DDV-ja, ker ga odpošlje oseba, ki blago pridobi z ozemlja Slovenije v drugo državo �lanico drugemu dav�nem zavezancu ali pravni osebi, za nekatere trošarine in drugo;

• za prejetje predpla�ila iz zgornjih treh to�k in za predpla�ila, ki jih dobimo s strani drugih dav�nih zavezancev ali pravnih oseb, ki niso dav�ni zavezanci - slednje pomeni, da se ra�un izda, �etudi storitev še ni dokon�ana.

2. skupina:

za druge dobave blaga in storitev, ki so opravljene na ozemlju Slovenije - v to skupino sodijo predvsem ra�uni izdani fizi�nim osebam, kamor pa ne moremo šteti drugih samozaposlenih ali samostojnih podjetnikov, saj gre za osebe, ki na trgu opravljajo dolo�eno dejavnost (in so zato dav�ni zavezanci, ki sodijo k prvi to�ki v 1. skupini zgoraj).

Pri tem pa možno vsako od zgornjih situacij še nadalje razdeliti glede na to, ali je samozaposleni dav�ni zavezanec, ki obra�unava DDV (ker presega promet ali ker ga ne presega, pa se je tako odlo�il) ali pa DDV-ja ne obra�unava (ker ni k temu zavezan in se ni odlo�il, da ga bo). Še dodatno so pri posameznih primerih upoštevane možnosti oprostitve obra�unavanja DDV-ja, kjer je to možno.

http://www.artservis.org/prirocnik/izdajanje_racunov.htm

Page 35: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

36

4.5.1 Pregledi ra�unov Kot zadnji dokument našega PIS navajamo izdelavo ra�una. Kot smo omenjali že v prejšnji to�ki je ra�un kon�ni dokument za opravljeni posel. Kje in kako pridobiti informacije o ra�unih? Pri snovanju projekta smo izdelali menijski iskalnik – slika 5, ki nam omogo�a najhitrejši dostop do ra�unov po naslednjih kriterijih:

• Kupcih • Številki • Tipu ra�una (dobropis, bremepis, storno ra�un, avansni ra�un, situacijski ra�un) • Leto • Mesec

Slika 10: Pregled ra�unov po kriterijih

�#,��+ �4�50�&%�2&�,4�� 4�+�B��

�02 �C�IMPOL FT d.o.o.

��.�4�50���"����$C� �

��2�4�50��C� Izberi�

� �&�4�50��C� 2011�

# ��4�50��C� Izberi�

�/2�#C� Razširjen�

�� Iskanje�

Zaradi razli�nih potreb uporabnikov sistema smo dodali še tip izpisa:

• Razširjeni na�in pregleda ra�unov

Page 36: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

37

Slika11: Razširjeni na�in pregleda ra�unov �

�� /01�����#,��+��4�50�&%�

�� ���� �%��#�

� �&�"G$� �� �"G$� �40�&�"G$� ���� � �&�"G$� �� �"G$� �40�&�"G$�

B432>�91A� �13>2"9AB� ��#31+#91B� ���� A9AA� A9AA� A9AA��

��.�4�50���

��2� ���0-�&24.#�&4��% �

�02 �� �%��#�"G$�

���0���+�" $�"G$�

���21�5�1&=� �&�"G$�

4 '�&#���� �"G$�

���21�5�1&�"G$�

��

786>H(7**���� ��������� #A3AB3"A���� 7<7(=?8����������4,&�� A9AA�.A9AA/� A9AA�� "+9"1�� +9>1�� "B9�A�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?68H(7**�=���� ��4&5�1&C�67.;.H(7**���

786<H(7**���� ��������� "B3AB3"A���� 7<7(=8)�9������� ������ A9AA�.A9AA/� A9AA�� 491A�� �91A�� B9AA�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?6)H(7**�=���� ��4&5�1&C�(;.;.H(7**���

7868H(7**���� ��������� "B3AB3"A���� 7<7(=<)� ����� ����� A9AA�.A9AA/� A9AA�� �19AA�� #9AA�� �>9AA�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?6?H(7**�=���� ��4&5�1&C�(;.;.H(7**���

786)H(7**���� ��������� ">3AB3"A���� 7<(�����������4���-�4�� A9AA�.A9AA/� A9AA�� #9AA�� A92A�� #92A�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?66H(7**�=���� ��4&5�1&C�(>.;.H(7**���

786?H(7**���� ��������� "43AB3"A����(;>?(�9���#�B�� �D�34�,��� / ��0�'��� I 4 ���-3��A9AA�.A9AA/� A9AA�� +3"B"9AA�� A9AA�� +3"B"9AA�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?67H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=6?**H(7**� ��4&5�1&C�7?*H?)6878)*H(7**���

7866H(7**���� ��������� "23AB3"A���� );;77�01���&% �#�'.&.&.�� A9AA�.A9AA/� A9AA�� #3�AA9AA�� 2"A9AA�� #34"A9AA�� ��

���� �&3�%����C���=�?(<H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=(?<7H(7**� ��4&5�1&C�(7**76>>H(7**��

�� �&3�%����C���=�?(>H(7**�=����� ��4&5�1&C�(7**76>>H(7**�� �

786(H(7**���� ��������� "43AB3"A���� 6;(<7������������ A9AA�.A9AA/� A9AA�� >#19AA�� A9AA�� >#19AA�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?6(H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=6?((H(7**� ��4&5�1&C�867*68);H(7**���

786*H(7**���� ��������� "43AB3"A���� <7(�����������9�34�,#�4�## �*�� A9AA�.A9AA/� A9AA�� B2A9AA�� A9AA�� B2A9AA�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?6*H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=6?(*H(7**� ��4&5�1&C�867*6))?H(7**���� �

• Osnovni na�in pregleda ra�unov

Slika 12: Osnovni na�in pregleda ra�unov

�� /01�����#,��+��4�50�&%�

�� ���� �%��#�

� �&�"G$� �� �"G$� �40�&�"G$� ���� � �&�"G$� �� �"G$� �40�&�"G$�

B432>�91A� �13>2"9AB� ��#31+#91B� ���� A9AA� A9AA� A9AA��

��.4�50��� ���0-�&24.#�&4��% � �02 �� � �&�"G$��� �"G$��40�&�"G$�

786>H(7**��� #A3AB3"A���� A4A"�+2���$�������0��� (?:()� ?:>)� (;:*7�

786<H(7**��� "B3AB3"A���� A4A"�21�G��H���;�$��$�� <:)7� *:)7� ;:77�

7868H(7**��� "B3AB3"A���� A4A"�41�� ����� - �� *):77� 6:77� *>:77�

786)H(7**��� ">3AB3"A���� A4"�� :�������������7���� 6:77� 7:87� 6:87�

786?H(7**��� "43AB3"A���� "B>+"�� G-���*5����I�(��0�-��%���'�!���J�����7(��?.(;(:77� 7:77� ?.(;(:77�

7866H(7**��� "23AB3"A���� 1BBAA�� ' 6��������!3�3�3�� 6.*77:77� 8(7:77� 6.<(7:77�

786(H(7**��� "43AB3"A���� #B"4A�� ���������� >6):77� 7:77� >6):77�

786*H(7**��� "43AB3"A���� 4A"�� ���������� ;87:77� 7:77� ;87:77�

7867H(7**��� "23AB3"A���� A4A"�2���,�$��$� ��� ):77� *:77� 8:77�

78(;H(7**��� ""3AB3"A���� "+22+�� G���0�����:��-��$���:��7(��� *6?:77� 7:77� *6?:77�

78(>H(7**��� ""3AB3"A���� "+22+�� G���0�����:��-��$���:��7(��� 6<(:7*� 7:77� 6<(:7*��

Page 37: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

38

Pregleda se razlikujeta po zajemanju podatkov. Uporabnike, ki zanimajo samo kupci, zneski ra�unov in številke ra�unov, se poslužujejo predvsem osnovnega pregleda. �e pa želimo pridobiti temeljitejše informacije v zvezi z dolo�enim ra�unom, pa nam to omogo�a razširjena oblika pregleda. Razširjen na�in iskanja je v podporo predvsem prodajnemu osebju, ki si želijo celovite informacije o sledenju posla od nastanka ponudbe do predaje kupcu in fakturiranju. Te podatke si na enostaven in u�inkovit na�in pridobijo, s klikom na ikono dokumenta je narejene povezava s tem dokumentom. V glavi obeh dokumentov smo dodali seštevek želenih informacij. Z dolo�anjem kriterijev, ki jih prikazujeta sliki 11 in 12, lahko na zelo enostaven in hiter na�in dostopamo do teh informacij. Primer: Za kupca Franke Stahlprodukte smo želeli informacijo, koliko in katerih ra�unov smo izdali v mesecu septembru. V glavi pregleda imamo seštevek izdanih ra�unov v tem obdobju, vrednost davka, �e je kupec zavezanec za davek in bruto vrednost z davkom. Slika 13: Rezultati iskanja ra�unov za kupca Franke – razširjena oblika

�� /01�����#,��+��4�50�&%�

�� ���� �%��#�

� �&�"G$� �� �"G$� �40�&�"G$� ���� � �&�"G$� �� �"G$� �40�&�"G$�

>3">+92�� A9AA� >3">+92�� ���� A9AA� A9AA� A9AA��

��.�4�50���

��2� ���0-�&24.#�&4��% �

�02 �� �%��#�"G$�

���0���+�" $�"G$�

���21�5�1&=� �&�"G$�

4 '�&#���� �"G$�

���21�5�1&�"G$�

��

78(;H(7**����

�������� ""3AB3"A���� (?88?�94��, �=����������������-3���

A9AA�.A9AA/��

A9AA�� �#+9AA�� A9AA�� �#+9AA�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?()H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=(?6>H(7**� ��4&5�1&C�(7**77;>8H(7**���

78(>H(7**����

�������� ""3AB3"A���� (?88?�94��, �=����������������-3���

A9AA�.A9AA/��

A9AA�� #4"9A��� A9AA�� #4"9A��� ��

�� �� �&3�%����C���=�?(6H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=(?)>H(7**� ��4&5�1&C�(7**7*778H(7**���

78(<H(7**����

�������� ""3AB3"A���� (?88?�94��, �=����������������-3���

A9AA�.A9AA/��

A9AA�� 42"9AA�� A9AA�� 42"9AA�� ��

�� �� �&3�%����C���=�?(8H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=(?8(H(7**� ��4&5�1&C�(7**77;><H(7**���

78(8H(7**����

�������� ""3AB3"A���� (?88?�94��, �=����������������-3���

A9AA�.A9AA/��

A9AA�� �31>+9AA�� A9AA�� �31>+9AA����

�� �� �&3�%����C���=�?(*H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=(?)(H(7**� ��4&5�1&C�(7**77;;8*H(7**���

78()H(7**����

�������� ""3AB3"A���� (?88?�94��, �=����������������-3���

A9AA�.A9AA/��

A9AA�� �3+"B9AA�� A9AA�� �3+"B9AA����

�� �� �&3�%����C���=�?((H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=(?)<H(7**� ��4&5�1&C�(7**77;;;H(7**���

78(?H(7**����

�������� ""3AB3"A���� (?88?�94��, �=����������������-3���

A9AA�.A9AA/��

A9AA�� �32119AA�� A9AA�� �32119AA����

�� �� �&3�%����C���=�?(?H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=(?);H(7**� ��4&5�1&C�(7**7*77>H(7**���

78(6H(7**����

�������� ""3AB3"A���� (?88?�94��, �=����������������-3���

A9AA�.A9AA/��

A9AA�� "3#+>92A�� A9AA�� "3#+>92A����

�� �� �&3�%����C���=�?(7H(7**�=���� � 1.��1&!C�777=66;?H(7**� ��4&5�1&C�(7**77;>7H(7**����

Page 38: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

39

Slika 14: Rezultati iskanja ra�unov za kupca Franke – osnovna oblika

�� /01�����#,��+��4�50�&%�

�� ���� �%��#�

� �&�"G$� �� �"G$� �40�&�"G$� ���� � �&�"G$� �� �"G$� �40�&�"G$�

>3">+92�� A9AA� >3">+92�� ���� A9AA� A9AA� A9AA��

��.4�50��� ���0-�&24.#�&4��% � �02 �� � �&�"G$� �� �"G$��40�&�"G$�

78(;H(7**��� � ""3AB3"A���� "+22+�G���0�����:��-��$���:��7(�� *6?:77� 7:77� *6?:77�

78(>H(7**��� � ""3AB3"A���� "+22+�G���0�����:��-��$���:��7(�� 6<(:7*� 7:77� 6<(:7*�

78(<H(7**��� � ""3AB3"A���� "+22+�G���0�����:��-��$���:��7(�� <8(:77� 7:77� <8(:77�

78(8H(7**��� � ""3AB3"A���� "+22+�G���0�����:��-��$���:��7(��*.)>?:77� 7:77� *.)>?:77�

78()H(7**��� � ""3AB3"A���� "+22+�G���0�����:��-��$���:��7(��*.?(;:77� 7:77� *.?(;:77�

78(?H(7**��� � ""3AB3"A���� "+22+�G���0�����:��-��$���:��7(��*.8)):77� 7:77� *.8)):77�

78(6H(7**��� � ""3AB3"A���� "+22+�G���0�����:��-��$���:��7(��(.6?>:87� 7:77� (.6?>:87��

4.6 Spremljajo�i dokumenti

• Ceniki • Izdajnice materialov • Klasifikacije materialov • Klasifikacije kupcev • Seznami pogodb

Page 39: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

40

5 PREDNOSTI IN SLABOSTI IZGRADNJE LASTNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA

Odlo�itev, da preidemo na svoj sistem, ki bo lociran na našem internem serverju, ugodnosti, ki jih koristimo iz naslova poslovanja s podjetjem Impol pa vgradimo v naš informacijski sistem, je sprejel direktor in vodstvo podjetja. Pogodbo o izdelavi sistema smo sklenili z podjetjem Alcad d.o.o. Predstavljene idejne projektne rešitve, možnosti povezav in nadgradnje z obstoje�imi sistemi so nas prepri�ali. Projekt je prevzel programer z ogromnim znanjem ra�unalništva, ni pa imel znanja o proizvodnih procesih, finan�nih in zakonskih dolo�il, ki regulirajo procese. Povabili smo ga na predstavitev podjetja, delovanja procesov in mu predložili dokumentacijo, ki se vgrajuje v informacijski sistem. Prva napaka, ki smo jo storili, je bila za�etek gradnje sistema na podlagi delovnih nalogov. Iz vidika proizvodnje je delovni nalog za�etek nekega procesa izdelave izdelka ali storitve, iz organizacijskega vidika poslovanja, pa je DN šele tretja faza v našem procesu. V našem primeru poslovanja faze potekajo po naslednjem vrstnem redu:

1. faza: izdelava ponudbe (na podlagi pisnega ali ustnega povpraševanja in raziskave trga)

2. faza: naro�ilo 3. faza: delovni nalog 4. faza: dobavnica 5. faza: ra�un

Tako zastavljen sistem smo morali spremeniti in ponovno za�eti graditi iz izdelave ponudbe. To nam je vzelo kar nekaj našega in programerjevega �asa. Pred za�etkom izdelave je potrebno nameniti ve� �asa in temeljito prou�iti procese delovanja podjetja. Ker mi tega nismo storili smo kasneje porabili preve� energije, da smo popravili zastavljen sistem. Naša pri�akovanja glede tehnoloških rešitev so bila ve�ja, kot pa smo jih prejeli. Pri�akovali smo ve� novih rešitev, ve� idej s strani programerja, ve� inovativnega dela. Ker pa tega znanja programer ni imel smo morali pretežni del izgradnje sistema razvijati sami. To je terjalo veliko napora, prou�evanja, komuniciranja, koordiniranja itd., zamudili smo zastavljene roke kon�anja sistema. Ves napor, ki smo ga vložili v izgradnjo informacijskega sistema, pa se nam je v kon�ni meri obrestoval.

• Izdelali smo sistem, ki je izdelan po zahtevah in dolo�ilih našega podjetja • Z na�rtovanjem smo ugotovili pomanjkljivosti v procesih, ki jih druga�e nebi

prepoznali in sprotno izdelali izboljšave • Sistem smo gradili postopno in ga tako vpeljevali v proizvodnjo. • Gradili smo na tistih podatkih, ki so pomembni v podjetju in smo se izognili

ve�jemu številu nepotrebnih podatkov • Proces prodaje smo oblikovali kot samostojen proces, isto�asno pa smo uredili tudi

vklju�itev ostalih proizvodnih procesov v zaklju�eno organizacijsko enoto.

Page 40: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

41

6 SKLEP Gibalo osnovnega napredka svetovne ekonomije je ustvarjanje dodane vrednosti. Kako ustvariti �im višje donose, obenem pa upoštevati tudi �loveške faktorje in zahteve okolij, so izzivi današnjim upravam. Poslovni uspeh je osnovi cilj in vodilo sodobnega gospodarstva. Je gibalo razvoja in finan�ne rast. Doseganje želenih rezultatov, biti seznanjen s konkurenco, se primerjati in postati boljši. Za to in še ve�, je potrebno imeti dobre informacije. Informacije o konkurenci in pa predvsem informacije o sebi. Da se lahko primerjamo s konkurenco, da si postavimo cilje kje moramo biti, da bomo boljši, smo si zastavili projekt poslovno informacijskega sistema v okviru podjetja. Poslovno informacijski sistem smo gradili predvsem za potrebe procesa prodaje, managementa in upravljalcev. PIS procesa prodaje smo gradili in oblikovali po svojih potrebah poslovanja in upoštevali zahteve in želje uporabnikov sistema. Izdelali smo preglede in dostope, ki jih uporabljajo posamezniki pri svojem neposrednem kontaktu s proizvodnjo. Pred odlo�itvijo za izgradnjo svojega ra�unalniškega sistema, smo si ogledali in preizkusili kar nekaj že narejenih in uporabljenih aplikacij. Ker smo podjetje z raznoliko proizvodnjo, ki vklju�uje tako proizvodnjo, storitveno, servisno- vzdrževalno dejavnost in v kon�ni fazi tudi prodajo smo imeli pri preizkušanju teh aplikacijah veliko težav. Zaradi širokega spektra poslovanja nismo našli programskih rešitev, ki bi ustrezale našim zahtevam. Naše podjetje se lokacijsko nahaja v industrijski coni Impol in tudi izhajamo iz nekdanjega podjetja Impol-Vzdrževanje, ker pomeni, da imamo veliko sistemov, ki so vezani v sklopu upravljanja v coni Impol. Uporabljamo sistem materialnega poslovanja NAMIS, ki ga upravlja informacijsko podjetje Alcad, ki izvaja storitve za podjetje Impol. Ker nimamo svoje finan�no-ra�unovodske službe, storitev nam opravlja isto podjetje kot podjetju Impol, nam je takšna raba informacijskih sistemov najugodnejša. Zaradi teh poti smo imeli zelo malo možnosti najti sistem, ki bi se lahko prilagodil tem pogojem. Za u�inkovitim upravljanje in vodenjem poslovno-informacijskega sistema stoji dobro vodenje in nadziranje podatkovne baze. Za vnose podatkov so odgovorni izvajalci in upravljalci programov upravljanja na razli�nih stopnjah.

Page 41: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

42

POVZETEK

Poslovni uspeh je osnovi cilj in vodilo sodobnega gospodarstva ter je gibalo razvoja in finan�ne rasti. Globalno gledano so v politi�ni prednosti države z mo�no razvitim gospodarstvom. Gibalo osnovnega napredka svetovne ekonomije je ustvarjanje dodane vrednosti. Izzivi današnjim upravam so ustvarjanje �im višjih donosov, obenem pa upoštevati tudi �loveške faktorje in zahteve okolij.

�eprav majhna, tudi slovenska podjetja lahko dosegamo dosežke svetovnih multinacionalk, zato pa moramo biti zelo prilagodljiva in prožna. Upoštevati moramo spoznanja že razvitih, preizkušenih preprostih konceptov upravljanja, saj je kombinacija navedenega je lahko mo�no orožje na svetovnem trgu.

V prvem delu diplomskega dela – teoreti�nem delu sem predstavila proces prodaje, na�rtovanje in analize procesa, v drugem delu pa sem se opredelila na podjetje Tehnika SET d.d., na podlagi katerega sem opisala problem in razvoj novega sistema informacij v podjetju.

Kar nekaj �asa smo posvetili analiziranju dokumentov, ki smo jih želeli vklju�iti v sistem. Izogniti smo se želeli nepotrebnim informacijam, ki bi služile samo svojemu namenu. Tako smo izdelali popise potrebnih dokumentov po opredeljenih procesih, izdelali analizo želenih podatkov in na osnovi te analize izdelali na�in izgradnje informacijskega sistema.

Ugotavljamo, da informacijski sistem zadovoljuje naše zastavljene cilje, izdelali pa smo tudi podatkovno bazo, ki ne obsega preobsežnega in zapletenega upravljanja. Toda sistem ne sme obstati, še naprej ga bomo razvijali in izboljševali. Želimo si, da informacijski sistem postane »glasnik« našega podjetja, da ga bomo obravnavali kot sodelavca in informatorja.

Klju�ne besede: prodaja, na�rtovanje prodaje, analiza uspešnosti prodaje, prepoznavanje dokumentov, informacije, informacijski sistem prodaje.

Page 42: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

43

SUMMARY

Business success is the basic goal and guideline of modern economy. It moves the development and financial growth. Countries with a well-developed economy have a large political advantage and therefore the main idea of global development bases on creating additional value. The challenges of today’s managements are creating as much profit as possible and at the same time take in regard human factors and environmental requirements.

Though being small, also Slovene companies can reach the achievements of world multinationals. Therefore we have to be very flexible. Already used and developed concepts of management have to be taken into consideration because the combination of above listed can be a hard weapon in global market.

In the theoretical part of my diploma work I have presented the sales process, planning and analyzing it. In the second part I have concentrated on our company Tehnika SET d.d. and described the problematic of our informational system and the development of a new one.

A lot of time was spent on analyzing documents that needed to be included into our system. We wanted to avoid all unnecessary information that is not important for us. Therefore we have listed the necessary documents for each process, analyzed the required data and set up the construction of our informational system on this basis.

We have determined that the new system meets our demands and have also established an easily manageable database. We are aware that this system cannot stagnate and therefore needs to be upgraded and improved in the future. Our desire is to communicate with the system in a way that it becomes our main informer and colleague.

KEY WORDS: sales, sales planning, sales performance analysis, recognition of documents, information, sales informational system

Page 43: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

44

SEZNAM LITERATURE IN VIROV LITERATURA 1. Dalrymple, D. W. in William Cron. 2001. Sales management, concepts and cases. New

York: J. Willey & Sons, Inc. 2. Deželak, Bogomir. 1984. Plitika in organiziranje marketinga. Maribor; Založba obzorja

Maribor 3. Deželak, Bogomir. 1984. Plitika in organiziranje marketinga. Maribor; Založba obzorja

Maribor 4. Dibb, S., L. Simkin, W. M. Pride in O. C. Ferrell. 2006. Marketing Concepts and

Strategies, fifth europena edition. Boston: Houghton Mifflin. 5. Forsyth, Patrick. 2002. Sales management. Oxford: Capstone. 6. Futrell, Charles. 1998. Sales menagement, fifth edition. Orlando: The Dryden Press. 7. Gabrijan, Vladimir. Snoj, Boris. 1996. Trženje splošno veljavne osnove. Maribor:

Ekonomsko-poslovna fakulteta 8. Johnson, Eugene, David L. Kurtz in Eberhard E. Scheuing. 1987. Sales management,

concepts and case. New York: McGraw-Hill International 9. Kotler, Filip. 1998. Marketing Management-Trženjsko upravljanje. Ljubljana:

Slovenska knjiga 10. Poto�nik, Vekoslav. 1996. Komercialno poslovanje z osnovami trženja. Ljubljana:

Ekonomska fakulter 11. Pu�ko. Daniel. 2001. Analiza in na�rtovanje poslovanja. Ljubljana: Ekonomska

fakulteta 12. Snoj, Boris. 2005. Management prodaje – zbrano gradivo. Maribor; Ekonomsko-

poslovna fakulteta 13. Snoj, Boris. 2007. Management prodaje zbrano gradivo. Maribor: Ekonomsko-

poslovna fakulteta 14. Strafford, John in Colin Grant. 1993. Effective sales management, second edition.

Wiltshire: Redwood Press 15. Tav�ar. Matija. 1996. Razsežnosti managementa. Ljubljana: Tangram 16. Wotruba, Thomas R. in Edwin K., Simpson. 1971. Sales management, text and cases.

Boston; PWS-Kent Publishing Company.

Page 44: INFORMACIJE ZA POTREBE MANAGEMENTA PRODAJE V PODJETJU TEHNIKA … · univerza v mariboru ekonomsko – poslovna fakulteta maribor diplomsko delo informacije za potrebe managementa

45

VIRI 1 http//ecenter.fov.uni-mb.si/Studenti/Predmeti/Gradiva/vaja_POS_sap_Navision.doc 2 http://as.alcad.si:9080/TehnikaSetWEB/ 3 http://ebiz.alcad.si/ 4 http://www.tehnikaset.si/ 5 http://www.artservis.org/prirocnik/izdajanje_racunov.htm 6 Poslovni na�rt podjetja Tehnika-SET d.d. 7 Interni viri podjetja Tehnika-Set d.d. TABELE: Tabela 1: Vrste na�rtov str. 8 Tabela 2: Prednosti in slabosti na�rtovanja str. 9 Tabela 3: Pristojnosti in pristopi str. 19 Tabela 4: Pregled ponudb str. 26 SEZNAM SLIK Slika 1: Na�rt prodaje str. 10 Slika 2: Proces prodaje str. 11 Slika 3: Stopnje v procesu vrednotenja prodaje str. 12 Slika 4: Procesna shema podjetja str. 16 Slika 5: Pregledi in struktura PIS-a str. 22 Slika 6: Predloga za izdelavo ponudbe str. 25 Slika 7: Delovni nalog str. 28 Slika 8: Izdajnica materiala str. 30 Slika 9: Predloga za kreiranje dobavnice str. 31 Slika 10: Predloga za izdelavo ra�una str. 33