IDENTIFIKASI ARSIP VITAL DI BAGIAN KEUANGAN DAN UMUM

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL DI BAGIAN KEUANGAN DAN UMUM POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi persyaratan

memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

SATRIO WIBOWO

NIM: 1113025100082

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1441H / 2020M

V

ABSTRAK

Satrio Wibowo (1113025100082). Identifikasi Arsip Vital Di Bagian Keuangan

dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN. Di Bawah Bimbingan

Alfida, MLIS. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2020.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui jenis arsip yang tercipta atas pelaksanaan

tugas dan fungsi serta untuk mengetahui jenis arsip yang teridentifikasi sebagai

arsip vital di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.

Penelitian ini menggunakan metode analisis dokumen dengan pendekatan

kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah dengan

observasi, wawancara dan telaah dokumen yang membutuhkan referensi berupa

dokumen, buku, dan beberapa peraturan perundang-undangan serta kebijakan yang

mengatur terkait pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Politeknik Keuangan

Negara STAN. Teknik analisis data yang digunakan ialah metode penilaian makro

atau penilaian arsip dengan menganalisis tugas pokok dan fungsi organisasi serta

mengidentifikasi arsip yang tercipta atas pelaksanaan tugas dan fungsi di Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN. Dilanjutkan dengan

analisis hukum dan analisis resiko dalam mengolah hasil pendataan arsip untuk

mengidentifikasi jenis arsip vital yang tercipta. Hasil penelitian menunjukkan

bahwa selaku pelaksana tugas dan fungsi keuangan di lingkungan PKN STAN,

Bagian Keuangan dan Umum bertanggungjawab menjalankan fungsi fasilitatif di

lingkungan PKN STAN yaitu fungsi keuangan, fungsi kepegawaian, fungsi

organisasi, fungsi Tata Usaha, fungsi pengelolaan aset dan fungsi rumah tangga

yang dalam menjalankan tugasnya, Bagian Keuangan dan Umum menghasilkan

sekitar 97 jenis seri arsip di antaranya 24 arsip tercipta di Subbagian Keuangan, 55

arsip di Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan SDM dan 18 arsip di Subbagian

Pengelolaan Aset. Dari hasil tersebut kemudian dilakukan pengolahan data berupa

analisis hukum dan analisis resiko untuk mengidentifikasi jenis arsip yang

tergolong vital. Dari hasil analisis tersebut, terdapat 51 arsip yang teridentifikasi

sebagai arsip vital yang tercipta atas pelaksanaan masing-masing fungsi di unit

Bagian Keuangan dan Umum PKN STAN.

Kata Kunci: Arsip Vital, Penilaian Arsip, Penilaian Arsip Makro, Analisis Fungsi

VI

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji dan syukur penulis ucapkan hanya kepada Allah Subhanahu Wa Ta’ala

yang telah memberikan segala nikmat dan kasih sayang-Nya, sehingga penulis

dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat beserta salam semoga

senantiasa tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad Shalallahu Alaihi

Wassalam beserta keluarganya, para sahabatnya dan para pengikutnya hingga akhir

zaman.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa terdapat

banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu pengetahuan yang penulis miliki. Namun

berkat adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak, penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini. Ucapkan terima kasih penulis sampaikan kepada:

1. Ibu Prof. Dr. Amani Burhanudin Umar Lubis, Lc MA, selaku Rektor UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Syaiful Umam, Ph.D selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.

3. Ibu Siti Maryam, S.Ag, S.S, M.Hum selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.

4. Bapak Amir Fadillah, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan.

5. Ibu Alfida, MLIS, selaku dosen pembimbing skripsi yang telah berkenan untuk

memberikan bimbingan serta meluangkan pikiran, tenaga, dan waktunya dalam

membantu penyelesaian skripsi ini.

6. Ibu Dr. Ida Farida, MLIS, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah

membimbing serta meluangkan waktu dan kemudahan selama proses

perkuliahan di Jurusan Ilmu Perpustakaan.

7. Ibu Lilik Istiqoriyah, M. Hum dan Ibu Hani Qonitah, M. Hum selaku Dosen

Pengampu mata kuliah kearsipan yang telah berkenan meluangkan waktu dalam

membantu dan memberi pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan

skripsi ini.

8. Kepada Ibu Sofia yang juga telah berkenan meluangkan waktunya di sela-sela

kesibukannya secara ikhlas membantu mengarahkan penulis selama

menyelesaikan penyusunan skripsi ini.

VII

9. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan

pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademik, sosial dan keagamaan.

10. Para sahabat penulis Rifki Sahuri Ramadhan, Irham Maulana, Dimas Satrio,

Taufiqurrahman, Ahmad Rofi, Jamilah, Fudtri Hariyati, Dhiafah Rahmawati,

Dita Irmayani beserta seluruh teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan 2013

terutama IPI C, yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan kuliah Strata 1.

11. Kepada Ibu Sri Handayani Selaku Pimpinan PT Samudra Katulistiwa Nusantara

beserta rekan-rekan kerja atas semangatnya yang selalu diberikan.

12. Tak lupa pula kepada teman-teman KKN BAIK yang memberikan banyak

keceriaan dan pengalaman selama berlangsungnya pelaksanaan KKN tahun

2016.

13. Keluarga tercinta, terutama Ayahanda Sumpeno dan Ibunda Surtinah yang telah

mendidik, membimbing dan memberikan bantuan baik moril maupun materil

kepada penulis dengan penuh kasih sayang, kesabaran, untaian do’a, nasehat,

perhatian dan semangat yang selalu mereka berikan sebagai pendorong penulis

menyelesaikan skripsi ini.

14. Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan

tugas akhir ini yang tidak dapat diucapkan satu persatu. Hanya do’a dan ucapan

terima kasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah Subhanahu Wa

Ta’ala yang membalas kebaikan kalian. Aamiin.

Kesempurnaan hanya miliki Allah dan kekurangan hanya milik manusia,

demikan pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih banyak sejumlah

kekurangan dan kekeliruan. Maka sudah sepatutnya skripsi ini butuh masukan

berupa kritik dan saran yang membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini

mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat

bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta instansi terkait.

Jakarta, April 2020

Satrio Wibowo

VIII

DAFTAR ISI

ABSTRAK ....................................................................................................... v

KATA PENGANTAR..................................................................................... vi

DAFTAR ISI................................................................................................. viii

DAFTAR TABEL ............................................................................................ x

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1

A. Latar Belakang ....................................................................................... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah....................................................... 5

1. Pembatasan Masalah .......................................................................... 5

2. Perumusan Masalah ........................................................................... 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................ 6

D. Daftar Istilah .......................................................................................... 6

E. Sistematika Penulisan ............................................................................. 7

BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................. 9

A. Arsip ...................................................................................................... 9

1. Definisi Rekod dan Arsip ................................................................... 9

2. Fungsi Arsip .....................................................................................11

3. Manajemen Arsip..............................................................................12

B. Arsip Vital ........................................................................................... 14

1. Definisi Arsip Vital ...........................................................................14

2. Identifikasi Arsip Vital ......................................................................16

C. Penilaian Arsip ..................................................................................... 20

1. Definisi Penilaian Arsip ....................................................................20

2. Teori Penilaian Arsip ........................................................................23

3. Penilaian Arsip Makro ......................................................................24

D. Penelitian Terdahulu ............................................................................. 29

IX

BAB III METODE PENELITIAN ................................................................ 30

A. Jenis dan Pendekatan penelitian ............................................................ 30

B. Kriteria Informan.................................................................................. 31

C. Teknik Pengumpulan Data .................................................................... 31

D. Teknik Analisis Data ............................................................................ 33

E. Teknik Penguji Keabsahan Data............................................................ 36

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................. 38

A. Profil Objek Penelitian.......................................................................... 38

1. Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN .....38

2. Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Politeknik Keuangan Negara STAN ......39

3. Alamat Politeknik Keuangan Negara STAN.......................................40

4. Struktur Organisasi ...........................................................................40

B. Hasil Penelitian .................................................................................... 41

1. Jenis Arsip Yang Tercipta Atas Pelaksanaan Tugas Dan Fungsi Di

Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN .....42

2. Jenis Arsip Yang Teridentifikasi Sebagai Arsip Vital Di Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN. ................93

C. Pembahasan ........................................................................................113

1. Jenis Arsip Yang Tercipta Atas Pelaksanaan Tugas dan Fungsi di

Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN ... 113

2. Jenis Arsip Yang Teridentifikasi Sebagai Arsip Vital di Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN............... 121

BAB V PENUTUP ....................................................................................... 129

A. Kesimpulan .........................................................................................129

B. Saran...................................................................................................130

DAFTAR PUSTAKA................................................................................... 132

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

X

DAFTAR TABEL

Tabel 4. 1. Program Pengembangan Politeknik Keuangan Negara STAN .......... 46

Tabel 4. 2. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Keuangan di Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN ............. 62

Tabel 4. 3. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Pengelolaan Aset di Bagian


Tabel 4. 4. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Organisasi di Bagian


Tabel 4. 5. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Kepegawaian di Bagian


Tabel 4. 6. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Tata Usaha di Bagian


Tabel 4. 7. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Rumah Tangga di Bagian


Tabel 4. 8. Analisis Hukum dan Analisis Resiko Terhadap Daftar Arsip Hasil

Penilaian Arsip Makro ..................................................................101

Tabel 4. 9. Daftar Arsip Vital Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan

Negara STAN ...............................................................................122

XI

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1. Model Kontinuum Rekod ............................................................ 13

Gambar 2. 2. Tahapan Penilaian Arsip.............................................................. 23

Gambar 4. 1. Struktur Organisasi Bagian Keuangan dan Umum ........................ 41

Gambar 4. 2. Bagan Fungsi Keuangan.............................................................. 61

Gambar 4. 3. Bagan Fungsi Pengelolaan Aset ................................................... 67

Gambar 4. 4. Bagan Fungsi Organisasi ............................................................. 72

Gambar 4. 5. Bagan Fungsi Kepegawaian......................................................... 77

Gambar 4. 6. Bagan Fungsi Tata Usaha ............................................................ 83

Gambar 4. 7. Bagan Fungsi Rumah Tangga ...................................................... 89

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Bagi setiap instansi negara, badan usaha maupun swasta, pada umumnya akan

selalu bersinggungan dengan arsip dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Instansi akan menghasilkan dan membutuhkan arsip sebagai alat pembuktian

yang otentik dan terpercaya atas pelaksanaan kegiatan administrasi dalam

mewujudkan tujuan dan visinya. Instansi akan terus menciptakan arsip seiring

berjalannya waktu dan kegiatan administrasinya terkait dengan pelaksanaan

fungsi, kegiatan dan transaksi yang mencakup seluruh tanggungjawab untuk

mewujudkan tujuan instansi. Maka, arsip yang tercipta dan tersimpan tentunya

akan mengandung informasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi instansi

sekaligus juga dapat digunakan pula sebagai alat bantu dalam pelaksanaan tugas

dan fungsi itu sendiri.1

Politeknik Keuangan Negara STAN merupakan sebuah instansi perguruan

tinggi kedinasan di lingkungan Kementerian Keuangan Republik Indonesia yang

bertanggung jawab kepada Menteri Keuangan melalui Badan Pendidikan dan

Pelatihan Keuangan (BPPK) Kementerian Keuangan Republik Indonesia.

Politeknik Keuangan Negara STAN diresmikan sejak transformasi kelembagaan

pada tahun 2015 yang sebelumnya bernama STAN, berdasarkan Peraturan

Menteri Keuangan No. 137/PMK.1/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Politeknik Keuangan Negara STAN. Dengan transformasi kelembagaan

tersebut, memungkinkan perguruan tinggi dengan program diploma ini untuk

kedepannya dapat menyelenggarakan program pendidikan magister hingga

doktor terapan serta mewujudkan visinya yakni “Menjadi Politeknik Terkemuka

di Indonesia yang Menghasilkan Kader Pengelola Keuangan Negara Bereputasi

Internasional.”

1 Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan, 1 ed. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), 15.

2

Dalam mewujudkan visi dan tujuan transformasi kelembagaan di tubuh

instansi ini, akan memungkinkan banyaknya arsip yang tercipta dan perlu

dukungan arsip dinamis sebagai informasi terekam dari kegiatan administrasinya

yang perlu dikelola dengan baik. Mengingat pentingnya pengelolaan arsip

dinamis bagi instansi perguruan tinggi, berdasarkan Statuta Politeknik Keuangan

Negara STAN, tugas pengelolaan kearsipan di lingkungan PKN STAN

diamanatkan kepada Bagian Keuangan dan Umum sebagai salah satu unsur

pembantu pimpinan di bidang keuangan dan ketatausahaan yang

bertanggungjawab langsung kepada Direktur Politeknik Keuangan Negara

STAN.

Arsip dinamis yang terus tercipta, perlu dikelola dengan baik agar informasi

yang terdapat pada arsip tersebut dapat tersedia dalam format yang tepat

(autentik dan terpercaya), digunakan oleh orang yang tepat serta dapat digunakan

pada saat yang tepat pula, lalu mudah diakses dan digunakan sepanjang nilai

kegunaannya.2 Peningkatan jumlah arsip yang terus menerus tanpa adanya

kebijakan untuk mengurangi jumlah arsip dan pengelolaan yang baik akan

menimbulkan masalah menyangkut ruang penyimpanan, pemborosan biaya

perawatan dan pemeliharaan serta menyulitkan penemuan kembali arsip yang

dibutuhkan.3 Salah satu bagian yang penting dalam pengelolaan arsip dinamis

yaitu pengelolaan terhadap arsip vital yang tercipta, terutama oleh instansi

perguruan tinggi kedinasan sekelas Politeknik Keuangan Negara STAN.

Sebagaimana telah diamanatkan di dalam undang-undang no. 43 tahun 2009

tentang kearsipan, disebutkan bahwa:

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.4

Berdasarkan pengertian tersebut, jelas dikatakan bahwa keberadaan arsip vital

sangatlah penting bagi sebuah instansi yang perlu dijaga dan perlu mendapat

perhatian lebih dalam pengelolaan serta perlindungannya.

2 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Jakarta:

Erlangga, 2008), 82. 3 Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan, 39. 4 Republik Indonesia, “Undang-Undang Tentang Kearsipan,” Pub. L. No. 43 (2009), 3.

3

Hal ini dikarenakan arsip vital memiliki peranan yang penting dalam

melindungi hak kepentingan organisasi, instansi maupun perorangan

(stakeholder) pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.5 Maka, perlindungan

terhadap arsip vital perlu dilakukan bagi setiap instansi sebagai upaya

penyelamatan arsip vital demi menghindari dari kemungkinannya arsip tersebut

musnah, hilang ataupun rusak akibat bencana ataupun kecerobohan manusia

(human eror). Dalam mewujudkan kondisi arsip vital yang aman dan

meminimalisir dari ancaman musnah ataupun hilangnya arsip vital, maka

diperlukan sebuah pengelolaan arsip vital yang terprogram demi memberikan

perlindungan, pengamanan dan penyelamatan terhadap arsip vital.

Tahapan yang sangat penting dilakukan dalam pengelolaan arsip vital demi

terwujudnya perlindungan, pengamanan dan penyelamatan terhadap arsip vital

adalah bagaimana menentukan arsip mana yang merupakan arsip vital yang

perlu dilindungi. Salah satu langkah yang perlu dilakukan yakni dengan

melakukan identifikasi arsip vital yang merupakan langkah awal untuk

menentukan jenis arsip yang nantinya dapat dikategorikan sebagai arsip vital

dengan beberapa pendekatan pada informasi yang terkandung dalam arsip baik

fisik maupun hal-hal yang berkaitan dengan instansi penciptanya hingga dampak

yang ditimbulkan.6

Menurut Kennedy, dijelaskan bahwa …The process of identifying vital

records, like assessing records for retention and disposal action, requires a

sound overall understanding of the business objectives and functions of the

organisation.7 Proses dalam mengidentifikasi arsip vital, sama halnya seperti

menilai arsip/ rekod untuk menentukan masa simpan dan pelaksanaan

penyusutan, yang membutuhkan pemahaman secara keseluruhan atas tujuan

bisnis dan fungsi organisasi terlebih dahulu.

5 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala ANRI Tentang Pedoman

Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara,” Pub. L. No.

06 (2005), 4. 6 Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital, 2 ed. (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,

2019), 3.2. 7 Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management: A Giude to Corporate

Records Keeping, 2 ed. (Shouth Melbourne: Longman, 1998), 224.

4

Di dalam Keputusan Kepala ANRI no. 07 tahun 2001 tentang pedoman

penilaian arsip, dijelaskan bahwa dalam melakukan penilaian arsip perlu

mengetahui fungsi instansi dan jenis unit informasi arsip yang dihasilkan. Oleh

karena itu, pemahaman terkait struktur organisasi, evaluasi tingkat pentingnya

fungsi, jenis aktivitas dan transaksi pada instansi pencipta arsip perlu diketahui

secara pasti terlebih dahulu.8 Penilaian tersebut juga dikenal sebagai penilaian

dengan pendekatan baru yakni penilaian makro atau penilaian arsip berbasis

analisis fungsi sebagaimana menurut Bruce Wilson yang dikutip oleh Brian9

menjelaskan bahwa penilaian makro merupakan sebuah strategi penilaian arsip

dengan pendekatan yang bersifat struktural dan fungsional, bukan hanya

memeriksa arsip secara langsung melainkan dengan menganalisis struktur

organisasi secara keseluruhan dan memeriksa fungsi serta aktivitas bisnis

instansi terlebih dahulu untuk menentukan nasib akhir arsip yang sebagian besar

akan dimusnahkan jika tidak sesuai dengan fungsi dan kepentingan instansi

pencipta arsip.

Berdasarkan observasi awal yang telah dilakukan, ada beberapa hal yang

penulis temukan yakni:

1) Pelaksanaan penyusutan terhadap arsip dinamis inaktif dilakukan dengan

menilai dan memilah arsip dinamis yang dinilai penting, telah lama disimpan

dan sudah tidak digunakan oleh staf unit kerja, namun dilakukan tidak

terencana, hanya berdasarkan kebiasaan dan pengalaman masing-masing staf

serta tanpa menggunakan jadwal retensi arsip (JRA) sebagai pedoman dalam

menilai arsip, sehingga tidak adanya penentuan mana arsip yang

dikategorikan sebagai arsip vital sebelum arsip dinamis inaktif dipindahkan

dari unit ke ruang penyimpanan.

2) Belum dilaksanakannya pemusnahan terhadap arsip yang telah lama disimpan

di gudang arsip sejak transformasi kelembagaan Politeknik Keuangan Negara

STAN. Hal ini berdampak terjadinya penumpukan arsip yang dikhawatirkan

8 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia,” Pub. L. No. 07 Tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah,

Badan Usaha dan Swasta (2001), 11. 9 Brian P. N Beaven, “Macro-Appraisal: From Theory to Practice,” Archivaria, The

Journal of The Association of Canadian Archivists 48 (1999): 158,

http://archivaria.ca/index.php/archivaria/article/view/12721/13900.

5

akan bercampurnya arsip vital yang masih penting untuk dipertahankan

dengan arsip yang seharusnya sudah musnah, sehingga hal ini akan

menyulitkan temu kembali arsip dalam format yang tepat (autentik dan

terpercaya).

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam lagi

mengenai identifikasi jenis arsip vital yang merupakan salah satu upaya dalam

penyelamatan arsip vital di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan

Negara STAN yang selanjutnya akan dituangkan dalam skripsi yang berjudul:

“Identifikasi Arsip Vital di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan

Negara STAN.”

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan di atas, agar

penelitian ini dapat dilaksanakan dengan mudah, terarah dan mendapatkan

hasil yang baik sesuai dengan apa yang penulis inginkan, maka perlu adanya

suatu pembatasan masalah. Dalam penelitian ini, penulis membatasi masalah

penelitian di antaranya:

a. Jenis arsip yang tercipta atas pelaksanaan tugas dan fungsi di Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.

b. Jenis arsip yang teridentifikasi sebagai arsip vital di Bagian Keuangan dan

Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.

2. Perumusan Masalah

Setelah mengetahui batasan masalah di atas, untuk mempermudah

pelaksanaan penelitian ini, maka penulis membuat rumusan masalah yang

menjadi topik permasalahan akan dibahas dalam penelitian ini yaitu:

1. Jenis arsip apa saja yang tercipta atas pelaksanaan tugas dan fungsi di

Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN?

2. Jenis arsip apa saja yang teridentifikasi sebagai arsip vital di Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN?

6

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Mengacu pada perumusan masalah di atas, tujuan dalam penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui jenis arsip yang tercipta atas pelaksanaan tugas dan fungsi

di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.

2. Untuk mengetahui jenis arsip yang teridentifikasi sebagai arsip vital di Bagian


Berdasarkan tujuan penelitian yang telah dijelaskan, dari penelitian ini

diharapkan dapat menghasilkan manfaat sebagai berikut:

1. Diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi dan masukan bagi Politeknik

Keuangan Negara STAN mengenai identifikasi arsip vital yang menjadi salah

satu upaya dalam penyelamatan terhadap jenis arsip yang tergolong vital dan

penting untuk dilakukan demi menyelamatkan informasi berharga yang

terkandung pada arsip.

2. Menambah wawasan bagi penulis mengenai penilaian arsip makro guna

mengetahui jenis arsip yang tercipta pada sebuah instansi dan

mengidentifikasi jenis arsip yang tergolong vital.

3. Diharapkan dapat berkontribusi memberikan pengetahuan dan pemikiran

bagi mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan lainnya dan mendapatkan gelar

Sarjana Ilmu Perpustakaan.

D. Daftar Istilah

1. Arsip

Arsip adalah informasi terekam (dengan tidak memandang bentuk atau media

rekaman) yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh sebuah badan, institusi,

organisasi, atau perorangan sesuai dengan kewajiban hukum atau karena hasil

transaksi bisnis.

2. Arsip Vital

Arsip vital merupakan salah satu jenis arsip yang keberadaannya sebagai

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional instansi pencipta arsip yang

apabila rusak ataupun hilang tidak dapat diperbarui dan tidak dapat digantikan.

7

3. Penilaian Arsip

Penilaian arsip adalah pengujian data yang dikumpulkan inventaris arsip

dinamis guna menentukan nilai masing-masing seri arsip bagi kepentingan

lembaga/ instansi sebelum dilakukannya penyusutan arsip.

4. Penilaian Arsip Makro

Penilaian arsip makro adalah proses evaluasi kegiatan dan transaksi bisnis

untuk menentukan penciptaan arsip yang dibutuhkan dalam organisasi dan

berapa lama arsip disimpan untuk kebutuhan bisnis dan sebagai alat akuntabilitas

organisasi.

E. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis menguraikan latar belakang, pembatasan dan

perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta sistematika

penulisan.

BAB II TINJAUAN LITERATUR

Bab ini membahas teori-teori yang berasal dari kajian pustaka yang

berkaitan dengan definisi arsip, manajemen arsip, arsip vital dan

penilaian arsip makro serta membahas penelitian yang relevan

dengan skripsi ini.

BAB III METODE PENELITIAN

Bab ini memuat tentang jenis dan pedekatan penelitian yang akan

dilakukan, teknik pengumpulan data, teknik pengolahan dan analisis

data yang dilakukan di Bagian Umum dan Keuangan Politeknik

Keuangan Negara STAN.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini memuat tentang profil Politeknik Keuangan Negara STAN,

hasil penelitian dan pembahasan penelitian di Bagian Keuangan dan

Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.

8

BAB V PENUTUP

Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari hasil penelitian dan

pembahasan serta saran dari peneliti setelah melakukan penelitian

terhadap masalah yang terjadi.

9

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Definisi Rekod dan Arsip

Banyak para ahli yang mendefinisikan istilah rekod dan arsip dengan

pandangan yang berbeda-beda. Menurut Hani Qonitah di dalam bukunya

yang berjudul Manajemen Rekod Aktif, istilah rekod berasal dari bahasa

Inggris yakni Record yang didefinisikan sebagai dokumen dengan nilai

kebuktian (Evidence) mengenai informasi hasil dari tugas dan fungsi serta

berhubungan langsung dengan misi, kegiatan dan aktivitas sebuah instansi.10

Tidak jauh berbeda dengan pendapat di atas, menurut Australian Standart

yang dikutip oleh Kennedy bahwa pengertian rekod didefinisikan sebagai

“Recorded information, in any form, including data in computer systems,

created or received and maintained by an organisation or person in the

transaction of business or the conduct of affairs and kept as evidence of such

activity.”11 Dengan kata lain, definisi rekod adalah informasi terekam dalam

berbagai bentuk media termasuk data dalam sistem komputer, yang

diciptakan atau diterima dan dikelola oleh suatu organisasi ataupun

peseorangan dalam transaksi bisnis atau melaksanakan urusan lainnya dan

dijaga sebagai bukti atas pelaksanaan aktivitas.

Sedangkan pengertian arsip dalam Bahasa Belanda disebut archief, dalam

Bahasa Inggris disebut archive, namun istilah arsip berasal dari Bahasa

Yunani yaitu Arche yang berarti permulaan lalu berkembang menjadi

Archeon yang berarti kantor atau gedung pemerintahan.12 Di Indonesia istilah

arsip dikenal sebagai sebuah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

10 Hani Qonitah, Manajemen Rekod Aktif , 1 ed. (Tangerang Selatan: Universitas

Terbuka, 2014), 1.4. 11 Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management: A Giude to Corporate

Records Keeping, 5. 12 Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali (Jakarta: Djambatan,

1998), 8.

10

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.13

Dalam istilah kearsipan Internasional, kedua istilah ini memiliki makna

yang berbeda, record atau rekod yang merujuk pada arsip dinamis, sedangkan

archive atau arsip mengacu pada arsip statis.14 Di Indonesia, penjelasan

terkait pengertian arsip dinamis dan arsip statis terdapat pada Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 bahwa arsip

dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan

pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.15 Sedangkan Arsip

statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai

guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan

yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh

Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.16

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian rekod

dan arsip memiliki pengertian yang berbeda. Rekod (Record) atau arsip

dinamis merupakan informasi terekam yang diciptakan instansi pencipta arsip

yang memiliki nilai kebuktian sebagai bukti dari hasil kegiatan atau aktivitas

dan disimpan selama jangka waktu tertentu seperti korespondensi, laporan,

formulir, buku dll. Sedangkan archive atau arsip statis merupakan arsip baik

naskah, foto, film, mikrofilm atau dokumen lain dengan berbagai bentuk dan

sifatnya yang dihasilkan serta diterima oleh instansi yang memiliki nilai

berkelanjutan atau berketerangan permanen karena pentingnya informasi

yang terkandung di dalamnya.

13 Republik Indonesia, Undang-Undang Tentang Kearsipan, 3. 14 Adhie Gesit Pambudi, “Membangun Memori Peradaban Dunia: Keberlanjutan

Program Memory of The World Di Arsip Nasional Republik Indonesia,” Jurnal Kearsipan

11, no. 12 (Desember 2016): 84. 15 Republik Indonesia, Undang-Undang Tentang Kearsipan, 3. 16 Republik Indonesia, Undang-Undang Tentang Kearsipan.

11

2. Fungsi Arsip

Adapun alasan manusia menerima dan merekam informasi yaitu baik

karena alasan pribadi, sosial, ekonomi, hukum, instrumental, simbolis

maupun alasan ilmu pengetahuan.17 Menurut Read-Smith, Ginn and Kallaus

yang dikutip oleh Anom Mirmani, menjelaskan bahwa arsip digunakan

sebagai pusat ingatan suatu instansi yang mendokumentasikan informasi

yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instansi, maka perlu

dipertahankan.18

Menurut Abu Bakar, arsip merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan

dalam suatu instansi. Maka dari itu, arsip memiliki peran yang sangat

potensial dan tidak mungkin dapat dihilangkan dalam menunjang kegiatan

administrasi sehari-hari di segala bidang kegiatan instansi, sebagai pusat

ingatan, sumber informasi dan sumber atau bukti sejarah.19 Untuk memahami

fungsi arsip, telah dijelaskan di dalam UU No. 7 Tahun 1971 bahwa secara

fungsional arsip dibedakan menjadi 2 jenis, yakni:

a. Arsip dinamis yaitu sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan

arti secara fungsional.

b. Arsip statis yaitu sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi

khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/ Permerintah.20

Sehingga dapat disimpulkan bahwa, arsip memiliki peran penting dalam

kelangsungan sebuah instansi, baik arsip statis (archieve) ataupun arsip

dinamis (record) dapat berguna dan dibutuhkan dalam seluruh proses

kegiatan manajemen organisasi seperti perencanaan, pelaksanaan, dan

pengawasan.

17 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003), 4–5. 18 Anom Mirmani, Materi Pokok Pengantar Kearsipan, 2 ed. (Tangerang Selatan:

Universitas Terbuka, 2013), 1.13. 19 Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, 23. 20 Republik Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia Tentang Pokok

Kearsipan,” Pub. L. No. 7 (1971), 6, https://www.hukumonline.com/pusatdata/detail/36/node/929/uu-no-7-tahun-1971-

ketentuan-pokok-kearsipan.

12

3. Manajemen Arsip

Arsip yang tercipta dan diterima oleh sebuah instansi perlu dikelola lebih

lanjut untuk membantu dan menjamin ketersediaan informasi dalam

penyelenggaraan kegiatan instansi sebagai bahan akuntabilitas instansi dan

sumber informasi yang akurat serta alat bukti yang sah. Menurut The

Australian Standart AS 4390 yang dikutip oleh Kennedy mendefinisikan

manajemen arsip sebagai

“The discipline and organizational function of managing records to meet

operational business needs, accountability requirements and community expectations.”21 Dengan kata lain, manajemen arsip ialah sebuah disiplin ilmu dan fungsi

organisasi dalam mengelola arsip untuk memenuhi kebutuhan operasional

bisnis, akuntabilitas, persyaratan dan harapan masyarakat. Manajemen arsip

merupakan elemen penting dan salah satu fungsi yang perlu dijalankan di

dalam sebuah instansi atau organisasi yang diharapkan dapat memenuhi

kebutuhan informasi untuk kegiatan operasional, akuntabilitas dan

persyaratan di dalam instansi tersebut. Pengelolaan arsip dinamis yang perlu

dilakukan di dalam sebuah instansi meliputi penciptaan arsip, penggunaan

dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip perlu

dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan

kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah

berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan yang: 22

a. Andal;

b. Sistematis;

c. Utuh;

d. Menyeluruh, dan

e. Sesuai dengan norma standar, prosedur dan kriteria.

Dalam menerapkan pengelolaan baik arsip dinamis maupun arsip statis,

dapat menggunakan model pendekatan kontinum rekod. Model kontinum

rekod merupakan pendekatan yang mengacu pada seluruh proses manajemen

21 Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management: A Giude to Corporate

Records Keeping, 8. 22 Republik Indonesia, Undang-Undang Tentang Kearsipan, 27.

13

arsip yang konsisten dan koheren (saling berhubungan) sejak penciptaan

arsip, preservasi hingga arsip tersebut disebarluaskan.23 Menurut Hani

Qonitah, “Model Kontinum Rekod adalah konsep yang fleksibel dan

menyeluruh yang mencerminkan sejumlah isu yang mengelilingi peran arsip

dalam organisasi dan masyarakat kontemporer. Model ini menekankan bahwa

prinsip-prinsip yang sama berlaku terhadap pengelolaan seluruh arsip, baik

yang baru diciptakan maupun yang berasal dari masa lalu.”24

Model kontinum rekod dapat dijadikan sebagai panduan konseptual untuk

pengembangan kebijakan dan program kearsipan. Agar lebih jelas, menurut

Kennedy di dalam bukunya, model kontinum rekod terdiri atas beberapa

dimensi yang mewakili perspektif dalam mengelola dokumen yang perlu

dipertimbangkan oleh staf maupun arsiparis, sebagaimana 4 dimensi tersebut

dapat dilihat pada gambar 2.1:

23 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, 19. 24 Hani Qonitah, Manajemen Rekod Aktif, 1.29.

Gambar 2. 1. Model Kontinuum Rekod

14

a. Dimensi pertama, rekod yang tercipta atas aktivitas bisnis merupakan

bagian dari proses komunikasi bisnis dalam instansi misalnya melalui

email, perangkat lunak pengelola dokumen atau perangkat lunak lainnya.

b. Dimensi Kedua, rekod/ arsip yang tercipta ataupun diterima diberikan

tanda dengan kode (metadata) yang berkaitan termasuk bagaimana arsip

dapat terhubung dengan arsip lainnya.

c. Dimensi ketiga, arsip dimasukkan ke dalam sebuah sistem penyimpanan

dan sistem temu kembali sebagai sumber informasi/ memori dari instansi.

d. Dimensi keempat, sebagian rekod/ arsip tertentu yang diperlukan dapat

dijadikan untuk tujuan akuntabilitas sosial dan memori kolektif sebuah

bangsa yang dapat bercampur dengan arsip/rekod dari berbagai instansi.25

B. Arsip Vital

1. Definisi Arsip Vital

Dalam pelaksanaan aktivitas sebuah instansi, arsip dinamis memiliki

berbagai macam fungsi yang menuntut untuk selalu dikelola dan disimpan

dengan baik agar jika di kemudian hari dibutuhkan akan mudah dalam

penemuankembalinya dengan cepat, tepat dan lengkap. Pada fase dinamis,

terdapat sebagian arsip yang sangat penting bagi kelangsungan instansi,

karena jika terjadi kehilangan atau kerusakan terhadap arsip tersebut dapat

menggangu jalannya kegiatan atau keberlangsungan hidup instansi. Arsip

dinamis tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip vital.26

Di Indonesia, dalam lampiran Peraturan Kepala ANRI No. 49 Tahun 2015

tentang Pedoman Arsip Vital telah dijelaskan bahwa arsip vital mempunyai

manfaat yang besar bagi instansi penciptanya yang bukan hanya berfungsi

sebagai arsip pada umumnya, melainkan dapat menjadi persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan

tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.27 Pada laman National Archives


Records Keeping, 11–12. 26 Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital, 1.1. 27 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia,” Pub. L. No. 49 Tentang Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip

Nasional Republik Indonesia (2015), 4.

15

and Recod Administration, juga dijelaskan bahwa arsip vital sangat perlu

dikelola dan diperhatikan secara serius karena arsip vital:

a. Memuat informasi penting yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi

paling penting dari sebuah instansi dan dibutuhkan untuk melindungi

melindungi hak-hak hukum dan keuangan pemerintah serta orang-orang

yang terlibat

b. Memuat informasi yang mencakup rencana darurat dan arsip-arsip terkait

dalam menentukan bagaimana suatu instansi/ lembaga merespons keadaan

darurat.28

Dari beberapa penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip vital

merupakan jenis arsip baik pada masa dinamis maupun telah dianggap statis

yang memiliki nilai penting bagi organisasi dalam melindungi aset dan

kepentingan serta kelangsungan hidup instansi, apabila hilang atau rusak akan

sulit tergantikan dan bahkan tidak dapat diperbaharui kembali. Dengan kata

lain, tidak ada alasan apapun bagi sebuah instansi untuk mengabaikan

keberadaan arsip vital yang yang keberadaannya merupakan tulang punggung

manajemen dalam sebuah instansi.

Tidak semua arsip yang tercipta di sebuah instansi dapat dikategorikan

sebagai arsip vital, di dalam lampiran Peraturan Kepala ANRI No. 6 Tahun

2005, dijelaskan bahwa sebuah arsip dikatakan sebagai arsip vital apabila

memenuhi kriteria sebagai berikut:29

a. Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat

digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya

b. Sangat dibutuhkan untuk menjamin keberlangsungan operasional kegiatan

instansi karena mengandung informasi yang dapat digunakan untuk

rekonstruksi apabila terjadi bencana.

c. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan instansi

d. Berkaitan dengan kebijakan strategi instansi.

28 United Nation, “Archives and Records Management Section,” National Archives and

Recod Administration (blog), diakses 23 Januari 2020,

http://archives.un.org/unarms/en/unrecordsmgmt/unrecordsresources/manag

ingrisksandprotectingvitalrecords.htm. 29 Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan Kepala ANRI Tentang Pedoman

Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara, 8.

16

2. Identifikasi Arsip Vital

Dalam mengelola arsip yang telah tercipta, terdapat istilah pengelolaan

arsip vital. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa arsip vital

merupakan jenis arsip baik pada masa dinamis maupun telah dianggap statis

memiliki nilai penting bagi organisasi dalam melindungi aset dan

kepentingan serta kelangsungan hidup instansi, apabila hilang atau rusak akan

sulit tergantikan dan bahkan tidak dapat diperbaharui kembali.

Melalui pengelolaan terhadap arsip vital yang sangat penting dan

terprogram yang dilakukan di sela-sela pelaksaan pengelolaan arsip pada

umumnya, akan memberikan perlindungan, pengamanan dan penyelematan

terhadap arsip vital. Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI No. 49 Tahun 2015

Tentang Program Arsip Vital, kegiatan pengelolaan arsip vital dapat

dilakukan melalui:30

a. Prosedur Pengelolaan

1) Identifikasi meliputi: analisis organisasi, pendataan, pengolahan dan

penentuan arsip vital

2) Penataan arsip vital, meliputi: pemeriksaan, menentukan indeks berkas,

penggunaan tunjuk silang, pelabelan dan penempatan arsip

3) Menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja

b. Perlindungan dan pengamanan arsip vital

1) Metode perlindungan arsip vital meliputi: duplikasi, pemencaran

dengan peralatan khusus

2) Pengamanan fisik arsip vital mencakup: sistem keamanan ruang

penyimpanan, tingkat ketinggian penempatan, struktur bangunan dan

penggunaan ruang.

3) Pengamanan informasi arsip, meliputi menjamin penggunaan oleh

pihak yang berhak, memberi kode rahasia dan menetapkan spesifikasi

hak akses.

c. Penyelematan dan pemulihan

30 Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia, 6.

17

1) Penyelematan arsip meliputi evakuasi arsip vital, identifikasi jenis arsip

serta pemulihan kondisi (recovery)

2) Pemulihan meliputi stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievekuasi,

penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan,

pelaksanaan penyelamatan, prosedur penyimpanan kembali dan

evakuasi.

Kunci dalam menentukan apakah arsip yang akan dimasukkan ke dalam

rencana perlindungan sebagai arsip vital, perlu adanya identifikasi arsip vital.

Sebagaimana menurut Kennedy yang menjelaskan bahwa proses

mengidentifikasi arsip vital merupakan:31

….like assessing records for retention and disposal action, requires a sound overall understanding of the business objectives and functions of

the organisation. Sebuah proses yang sama halnya seperti menilai arsip/ rekod untuk masa

simpan dan pelaksanaan penyusutan, yang mana membutuhkan pemahaman

secara keseluruhan atas tujuan bisnis dan fungsi organisasi.

Menurut Elizabeth Shepherd, pengelola arsip perlu mengidentifikasi arsip

vital baik dalam fungsi substantif maupun fungsi fasilitatif instansi yang

diperkirakan hanya 2-10% arsip yang dapat dikategorikan sebagai arsip vital

dari keseluruhan arsip yang tercipta.32 Senada dengan Elizabeth, pandangan

Betty Ricks yang dikutip oleh Krihanta juga menjelaskan bahwa dari seluruh

arsip dinamis yang tercipta, sekitar 25% termasuk arsip dinamis aktif, 30%

termasuk arsip dinamis inaktif, 10% dapat dikategorikan sebagai arsip

permanen dan 35% termasuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang

artinya perlu segera dimusnahkan.33

Itu menandakan bahwa dari seluruh arsip dinamis yang tercipta,

diperkirakan hanya ada sekitar 10% yang dapat dikategorikan sebagai arsip

vital dan akan ada kemungkinan disimpan sebagai arsip permanen. Proses


Records Keeping, 224. 32 Elizabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo, Managing Records: a Handbook of Principles

and Practice (London: Facet Publishing, 2003), 210–11. 33 Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital, 1.8.

18

awal ini penting dilakukan sebab tidak semua arsip yang tercipta dapat

dikategorikan sebagai arsip vital.

Agar lebih jelas, adapun beberapa tahapan dan langkah-langkah

sebagaimana telah dijabarkan di dalam Peraturan Kepala ANRI No. 6 tahun

2005:34

a. Analisis Organisasi

Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja yang

memiliki potensi menciptakan arsip vital melalui pendekatan analisis

fungsi dan analisis substansi informasi:

1) Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi.

2) Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif.

3) Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi

yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip vital.

4) Mengidentifikasi substansi informasi yang tercipta pada unit-unit kerja

potensial.

5) Membuat daftar berisi arsip vital dan unit kerja pencipta.

b. Pendataan

Pendataan atau survei merupakan teknik pengumpulan data tentang

arsip vital. Pendataan ini dilakukan:

1) Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi.

2) Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip

vital pada unit unit kerja yang potensial.

3) Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi: organisasi

pencipta dan unit kerja, jenis (series) arsip, media simpan, sarana temu

kembali, volume, periode (kurun waktu), retensi, tingkat keaslian, sifat

kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, kondisi arsip, nama dan

waktu pendataan.

c. Pengelolahan Hasil Pendataan

Setelah mendapatkan daftar arsip vital dari unit-unit kerja, perlu

dilakukan pengelohan untuk memperoleh kepastian bahwa hasil

34 Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan Kepala ANRI Tentang Pedoman

Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara, 7–12.

19

identifikasi memenuhi kriteria arsip vital yang disertai dengan analis is

hukum dan analisis resiko.

1) Analisis hukum

Analisis hukum dapat dilakukan dengan mengajukan pertanyaan:

a) Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban

atas kepemilikan negara/ warga negara?

b) Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan

hukum terhadap individu atau organisasi?

c) Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/ organisasi

seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan pernyataan

dibawah sumpah?

2) Analisis resiko

Analisis resiko dilakukan terhadap arsip yang dianggap vital melalui

cara penafsiran kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam

rangka melakukan analisis resiko dapat diajukan beberapa pertanyaan

sebagai berikut:

a) Jika arsip ini tidak ditemukan (hilang/ musnah) berapa lama waktu

yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya

yang dibutuhkan oleh organisasi?

b) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya arsip

yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh

organisasi?

c) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang

hilang dengan tidak ditemukannya arsip vital ini?

d) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan tidak

adanya arsip yang dibutuhkan?

d. Penentuan Arsip Vital

Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari kegiatan

pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan arsip vital, perlu terlebih

dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital

dengan hasil analisis organisasi dan hasil pendataan, sehingga dapat

ditentukan jenis arsip vital secara pasti.

20

e. Penyusunan Daftar Arsip Vital

Setelah menentukan arsip vital, langkah selanjutnya menyusun daftar

arsip vital yang berisi informasi tentang arsip vital yang berada pada

organisasi ke dalam bentuk formulir yang memiliki kolom-kolom sebagai

berikut:

1) Nomor: Diisi dengan nomor urut arsip vital

2) Jenis Arsip: Diisi dengan jenis arsip vital yang telah didata

3) Unit Kerja: Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital

4) Kurun Waktu: Diisi dengan tahun arsip vital tercipta

5) Media: Diisi dengan jenis media rekam arsip vital

6) Jumlah: Diisi dengan banyaknya arsip vital misal: 1 berkas

7) Jangka Simpan: Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital

8) Metode Perlindungan: Diisi dengan jenis metode perlindungan sesuai

dengan kebutuhan masing-masing media rekam yang digunakan

9) Lokasi Simpan: Diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan

10) Keterangan: Diisi dengan informasi spesifik yang belum/tidak ada

dalam kolom yang tersedia.

C. Penilaian Arsip

1. Definisi Penilaian Arsip

Dalam mewujudkan tujuan dan misi instansi, arsip akan terus tercipta

seiring dengan berlangsungnya aktivitas. Maka, diperlukan pula usaha untuk

mengatur volume arsip yang tercipta tersebut. Penumpukan arsip serta

bercampurnya berbagai macam jenis arsip yang sering terjadi di sebuah

instansi disebabkan belum optimalnya pelaksanaan penilaian dan penyusutan

arsip yang dilakukan instansi. Di dalam Jurnal Kearsipan, Widodo

menyebutkan bahwa pelaksanaan penilaian arsip sangat dibutuhkan sebagai

instrumen dalam melaksanakan penyusutan untuk menghasilkan arsip statis

yang benar-benar berkualitas. Penilaian tidak dapat dipisahkan dari rangkaian

kegiatan manajemen arsip, karena penilaian arsip merupakan salah satu

bagian dari kegiatan penyusutan arsip dengan menganalisis informasi

terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masa retensi

21

arsip bagi kepentingan operasional instansi dan kepentingan masyarakat luas

sebelum dilakukan penyusutan arsip.35

Menurut Brown yang dikutip Alan Bell, menjelaskan definisi penilaian

sebagai sebuah bagian dari proses dalam pengelolaan arsip untuk menentukan

berapa lama dan rekod atau arsip mana yang perlu disimpan dengan

mengajukan pertanyaan berikut:

1. Apakah rekod masih berguna bagi individu atau instansi yang menciptakan

rekod tersebut? Baik digunakan untuk pribadi maupun kebutuhan

administrasi?

2. Apakah terdapat alasan hukum mengapa rekod perlu atau tidaknya untuk

disimpan dan dijaga?

3. Apakah arsip dapat berguna selain untuk tujuan awal diciptakan, seperti

berguna untuk alat bantu dalam penelitian sejarah? 36

Tidak jauh berbeda dengan pandangan Kennedy yang menjelaskan bahwa

penilaian arsip merupakan proses evaluasi aktivitas bisnis untuk menentukan

arsip yang perlu diambil dan berapa lama arsip disimpan untuk memenuhi

kebutuhan bisnis hingga persyaratan pertanggungjawaban organisasi dan

harapan masyarakat.37 Selain itu, pendapat lain menyatakan bahwa penilaian

arsip juga dapat dijadikan sebagai dasar penjadwalan retensi arsip (JRA)

sebagai proses untuk mendokumentasikan nilai arsip dalam hal menentukan

lamanya waktu arsip dapat dipertahankan sehingga dengan begitu, dapat

memastikan bahwa instansi telah patuh terhadap undang-undang kearsipan

dan kebutuhan arsip dapat terpenuhi.38

Di Indonesia, pelaksanaan penilaian arsip telah diatur di dalam Keputusan

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Kepka ANRI) Nomor 7 Tahun

2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan

35 Bambang P. Widodo, “Model Sistem Pengelolaan Arsip Di Indonesia,” Jurnal

Kearsipan 5, no. 12 (2010): 77. 36 Alan Bell dan Caroline Brown, RecordKeeper’s Bookshelf (Dundee: Center for

Archive and information Studies, University of Dundee, 2013), 22. 37 Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management: A Giude to Corporate

Records Keeping, 63. 38 Ira. A. Penn, Gail B. Pennix, dan Jim Coulson, Records Management Hand Book, 2

ed. (Hampshire: Gower, 1994).

22

Usaha dan Swasta. Di dalam peraturan ini dijelaskan bahwa penilaian arsip

sebagai proses dalam menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip

yang dapat dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta

karakteristik fisik atau nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-

langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.39

Berdasarkan pedoman penilaian arsip dijelaskan pula bahwa dalam

melaksanakan penilaian arsip perlu diketahui dan memahami secara pasti

terkait struktur organisasi, evaluasi tingkat pentingnya fungsi organisasi, jenis

kegiatan dan transaksi kegiatan dari pencipta asip. Pemahaman instansi perlu

dikembangkan menjadi seluruh informasi pada semua unit pencipta arsip,

pemahaman semua informasi yang terekam dalam semua media, sifat

struktur, proses, penciptaan, dan hubungan dengan informasi/ arsip lain.40 Hal

ini sejalan dengan pendapat Cook yang dikutip oleh Lekoko Kenosi, untuk

melakukan penilaian, arsiparis dituntut harus memahami tentang penciptaan

arsip, tugas dan fungsinya, struktur organisasi, proses pengambilan keputusan

mengenai bagaimana instansi menciptakan arsip dan perkembangan dari

waktu ke waktu.41

Dapat disimpulkan bahwa penilaian arsip merupakan salah satu bagian

dari rangkaian kegiatan manajemen kearsipan yang penting dilakukan untuk

menentukan masa simpan (retensi) dan nasib akhir arsip sebelum

dilakukannya penyusutan dengan mengevaluasi aktivitas bisnis dan

karakteristik serta nilai informasi pada arsip tersebut. Selain itu, dalam

melakukan penilaian arsip, perlu memahami fungsi, struktur, tingkat

pentingnya fungsi organisasi, jenis kegiatan dan transaksi instansi pencipta

arsip terlebih dahulu sebelum menilai arsip secara langsung, sebagaimana

rangkaian proses penilaian seperti pada gambar 2.2.

39 Arsip Nasional Republik Indonesia, Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia, 8. 40 Arsip Nasional Republik Indonesia, 11–12. 41 Lekoko Kenosi dan Trevor Moatlhodi, “The Determination Of Value In Archival

Science And The Ever Evolving Theories Of Records Selection,” The Eastern Librarian

23, no. 1 (2012): 31.

23

2. Teori Penilaian Arsip

Dalam pelaksanaan penilaian arsip terdapat 2 pendekatan yang dapat

dilakukan yaitu dengan metode tradisional (pendekatan bottom-up) dan

metode penilaian arsip makro (pendekatan top-down).

a. Metode Penilaian Tradisional

Metode penilaian tradisional atau dengan pendekatan bottom-up yang

pertama kali diperkenalkan oleh Hilary Jenkinson dan T.R. Schellenberg.

Baik Jenkinson maupun Schellenberg melakukan penilaian dengan

menilai arsip secara aktual atas keputusan yang sudah dibuat. Pendekatan

ini dapat dikatakan reaktif atau keputusan yang tidak akan diambil hingga

arsip yang diciptakan sudah lama disimpan dan tidak lagi digunakan

sepenuhnya. Menurut Jenkinson, penilaian arsip tidak diberikan kepada

pengelola arsip, dan tidak juga kepada peneliti, melainkan dikerjakan oleh

petugas administrasi seorang diri yang bertanggunjawab hanya untuk

kebutuhan administrasi mereka saja.42

Sedangkan menurut Schellenberg, dalam pelaksanaan penilaian

terdapat 2 nilai arsip diantaranya nilai primer dan sekunder. Schellenberg

berpendapat bahwa penilaian adalah prinsip umum dan bukan kriteria yang

dapat ditentukan sepihak serta beberapa unsur penentuan yang mungkin

dapat diterima ataupun tidak. Arsiparis tidak dapat diharapkan untuk

membuat keputusan sendiri melainkan perlu berkonsultasi dengan para

42 Sudjono, Zita Asih Supastiwi, dan Anom Mirmani, Penilaian Dan Penyusutan Arsip,

1 ed. (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, n.d.), 3.12-3.13.

Misi Fungsi Aktivitas Transaksi

Gambar 2. 2. Tahapan Penilaian Arsip

24

ahli yang akan memberi saran mengenai arsip mana yang perlu disimpan

dalam jangka waktu lama.43

b. Metode Penilaian Arsip Makro

Penilaian arsip makro pertama kali dikembangkan oleh Terry Cook

yang berpendapat bahwa arsiparis perlu beralih dari penilaian terhadap

arsip secara aktual (fisik arsip) menjadi penilaian terhadap konteks

konseptual penciptaannya. Hal ini dikarenakan dengan penilaian langsung

terhadap arsip, arsiparis hanya berfokus pada karakteristik seperti usia dan

keasliannya, namun akan kehilangan gambaran yang lebih luas seperti

struktur masyarakat, fungsi, pencipta arsip dan proses penciptaan arsip

yang dapat memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai fungsi

instansi tersebut.

Pendekatan ini tidak mengevaluasi kelompok arsip yang lebih besar

namun mengevaluasi fungsi dan faktor yang dapat menghasilkan arsip,

sebelum menilai arsip itu sendiri. Penilaian arsip dimulai dengan analisis

struktur organisasi dan fungsi, interaksi dan transaksi sebagai proses

penciptaan arsip.44

3. Penilaian Arsip Makro

Sebagaimana menurut Boedi Martono bahwa arsip akan terus tercipta

seiring dengan berlangsungnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan

fungsi, kegiatan dan transaksi suatu instansi yang mencakup seluruh

tanggungjawab untuk menyelesaikan tujuan instansi.45 Seperti yang telah

dijelaskan sebelumnya, penilaian arsip makro merupakan sebuah pendekatan

dalam melakukan penilaian arsip bukan dengan meninjau langsung

berdasarkan kriteria terhadap fisik arsip melainkan menilai arsip melalui

evaluasi terhadap fungsi instansi itu sendiri.

43 Alan Bell dan Caroline Brown, RecordKeeper’s Bookshelf , 26. 44 Alan Bell dan Caroline Brown, 29. 45 Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan, 15.

25

Di dalam artikel Macro Appraisal in Theory and Practice, Terry Cook

menjabarkan mengenai penilaian makro yakni

Macroappraisal is the process that defines which of these creators and functions, program, and activities and therefore their related records

will be reflected in archives, and as starkly and with finality which will not.

Penilaian makro merupakan sebuah proses menemukan pencipta dan fungsi,

program dan aktivitas serta keterkaitan arsip yang akan mencerminkan arsip

statis mana yang tersedia secara lengkap dan keseluruhan dan mana yang

tidak.46

Pendapat senada juga diungkapkan Pearce-Moses yang dikutip Lekoko

Kenosi, yang berpendapat mengenai definisi penilaian makro sebagai

…defines macro appraisal as “a theory of appraisal that assesses the value of records based on the role of the record creators, placing priority on why the records were created (function), where they were created (structure), and how they were created, rather than content

(informational value).47

Dengan kata lain, penilaian arsip makro diartikan sebagai salah satu teori

penilaian untuk menentukan nilai arsip berdasarkan pada peran pencipta

arsip, menempatkan prioritas pada alasan mengapa arsip dibuat (fungsi),

dimana arsip diciptakan (struktur) dan bagaimana arsip dapat diciptakan

tanpa melihat konten arsip itu sendiri.

Craig juga menjelaskan bahwa penilaian makro (Macroappraisal) telah

dikembangkan dengan menggunakan pendekatan Top-Down terhadap

kegiatan penilaian dengan meneliti lebih mendalam terkait fungsi instansi dan

arsipnya. Penilaian makro berbeda dengan penilaian mikro yang

menggunakan pendekatan Bottom-Up yang terfokus terhadap dokumen

dengan menilai dan menimbang nilai yang sesuai dengan kriteria tertentu baik

secara umum maupun khusus. Namun sebaliknya, penilaian makro

memfokuskan kegiatan penilaian terhadap analisis pada tahap awal

penciptaan arsip baik berasal dari fungsi, tanggungjawab maupun aktivitas.

46 Terry Cook, “Macroappraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics, and

Implementation in Canada, 1950-2000,” Archival Science 5, 2005, 102. 47 Lekoko Kenosi dan Trevor Moatlhodi, “The Determination Of Value In Archival

Science And The Ever Evolving Theories Of Records Selection,” 31.

26

Selain itu penilaian makro juga dapat dilakukan kapan saja dan di tingkat

manapun dengan arah aktivitas utama dari fungsi yang terlihat melalui

struktur organisasi kemudian arsip yang dihasilkan.48 Penilaian arsip makro

tidak mengabaikan penilaian mikro atau melakukan penilaian dengan ciri

media khusus, hanya saja menempatkan pada posisi yang lebih tepat.

Penilaian makro berpusat pada konsep penciptaan dengan menggunakan

pengetahuan hasil penelitian yang diperoleh atas analisis fungsi dan struktur

dari dinamika budaya sebuah instansi, sistem pencatatan, keterlibatan dan

interaksi masyarakat dengan institusi maupun fungsinya dengan

mempertanyakan 3 hal dasar berikut:49

a. Fungsi dan aktivitas apa yang paling penting untuk didokumentasikan dari

lembaga pencipta arsip?

b. Siapa yang menerapkan fungsi utama, program, dan aktivitas instansi yang

tentu saja memegang tanggungjawab dalam penciptaan asip, serta arsip

apa saja yang diciptakan dan siapa penciptanya?

c. Bagaimana masyarakat dapat berinteraksi dengan fungsi institusi baik

menerima, mendukung, menentang program dan layanan yang berkaitan?

Penilaian arsip makro dimulai dengan mengidentifikasi fungsi dan

aktivitas yang perlu didokumentasikan pada instansi. Menurut cook, dalam

Appraisal Methodology: Macro-Appraisal and Functional Analysis50, dalam

melakukan penilaian arsip makro diperlukan penilaian terhadap kepentingan

dan ruang lingkup undang-undang, mandat dan kebijakan yang relevan

dengan instansi secara keseluruhan. Lalu dilanjutkan dengan mengevaluasi

fungsi, aktivitas dan program pada instansi guna menyelidiki dunia informasi

instansi pencipta arsip untuk mengidentifikasi informasi yang tercatat dalam

semua media arsip, sifat, struktur, karakteristik, proses penciptaan dan sifat

48 Barbara Lazenby Craig, Archival Appraisal : Theory and Practice (Munchen: K. G.

Saur, 2004), 88. 49 Terry Cook, “Macroappraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics, and

Implementation in Canada, 1950-2000,” 131–32. 50 Terry Cook, Appraisal Methodology: Macro-Appraisal and Functional Analysis Part

B: Guidelines for Performing an Archival Appraisal on Government Records, ed. oleh

Richard Brown dan Judith Robets-Moore (Canada: National Archives of Canada, 2001), 2.

27

khususnya hingga keterkaitan dengan pencipta informasi/ arsip lain dan

pengguna.

Berikut langkah-langkah yang lebih mendetail terkait penilaian arsip

makro dengan analisis fungsi yang dapat diterapkan di sebuah instansi51:

a. Pada langkah pertama yakni menentukan fungsi dan aktivitas apa yang

perlu didokumentasikan. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisis

instansi dan program untuk mengidentifikasi fungsi dan aktivitas

terpenting yang dilakukan. Analisis ini perlu dilakukan penelitian secara

hati-hati, termasuk memeriksa dokumentasi pada instansi dan beberapa

program dan mewawancarai dengan staf instansi.

b. Pada langkah kedua yakni menentukan di mana letak penciptaan arsip

yang mendokumentasikan fungsi terpenting. Hal ini dilakukan dengan

menganalisis struktur instansi untuk menentukan unit kerja dan individu

terutama yang bertanggungjawab atas fungsi tersebut.

c. Langkah yang ketiga dilanjutkan dengan mengidentifikasi seri arsip yang

tercipta oleh penanggungjawab atas pelaksanaan fungsi tersebut. Seri arsip

ini dapat meliputi antara arsip yang terkelola dengan baik dan arsip yang

tidak terkelola dengan baik pada tumpukkan arsip maupun arsip yang

belum termasuk dalam sistem penyimpanan arsip instansi.

d. Langkah 4: Mengidentifikasi arsip-arsip yang menyediakan dokumentasi

fungsi yang paling lengkap dan ringkas.

Penilaian arsip makro mampu menggeser pemahaman awal mengenai

penilaian arsip yang hanya terfokus pada fisik arsip (microapprisal) menjadi

fokus terhadap konteks fungsional instansi pencipta arsip. Penerapan

penilaian arsip makro pada sebuah instansi dinilai lebih efisien dari segi

faktor biaya dan tepat untuk arsip, karena penilaian arsip makro dapat

dijadikan sebagai standar penilaian dan merupakan cara yang efektif dalam

mengelola suatu fungsi dari institusi agar dapat:

a. Memberikan cakupan yang berkelanjutan terhadap arsip;

51 Andrew Griffin dan Micheal Roper, Managing Public Sector Records : A Study

Programme (London, UK: International Records Management Trust, 1999), 42.

28

b. Memberikan cakupan untuk sebagian besar arsip untuk dimusnahkan.

Oleh karena itu, sebagai langkah awal dalam penerapan penilaian arsip

makro, menurut Terry Cook menjelaskan bahwa arsiparis harus mampu

memahami mengapa arsip tercipta, bagaimana arsip dapat diciptakan dan

digunakan oleh penggunanya serta apa fungsi utama dari pembuat

keputusan.52 Menurut Griffin, dengan penilaian arsip makro atau penilaian

dengan pendekatan fungsional dapat berguna untuk:

a. Meminimalisir penyimpangan arsiparis dengan fokus utama pada fungsi

dan struktur institusi dari pada terhadap arsip itu sendiri;

b. Pendekatan ini menempatkan penekanan utama penilaian pada pentingnya

awal tujuan arsip diciptakan, bukan informasi yang dikandungnya.

Penilaian awal memungkinkan penyusutan dengan segera terhadap arsip

tanpa nilai abadi, setelah arsip tersebut tidak lagi memiliki nilai

berkelanjutan;

c. Analisis fungsi mampu membantu arsiparis membuat keputusan di awal

mengenai nilai arsip yang bertahan lama;

d. Lebih mudah menganalisis fungsi dan pentingnya arsip yang dihasilkan,

kapan fungsi itu masih dilakukan oleh institusi dan kapan petugas yang

bertanggung jawab masih menyediakan informasi yang tersedia.53

Sedangkan kekurangan dari penilaian arsip makro terletak pada proses

penilaian karena beberapa langkah utama dalam penilaian arsip makro

merupakan langkah untuk mencatat arsip yang akan didisposisikan di dalam

instansi yang besar tentu memerlukan perbaikan dan penggabungan

pandangan yang menyeluruh untuk meninjau. Penyimpangan pada saat

penilaian akan menyebabkan kegagalan dalam menilai kebijakan baik untuk

mengambil keputusan maupun hal lainnya dalam pengelolaan arsip.54

52 Terry Cook, Mind Over Matter: Towards a New Theory of Archival Appraisal, The

Archival Imagination: Essay in Honour of Hugh A Taylor, ed. oleh Barbara L. Craig

(Ottawa: Ontario, Association of Canadian Archivist, 1992), 47. 53 Andrew Griffin dan Micheal Roper, Building Records Appraisal Systems, 42. 54 Terry Cook, “Macroappraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics, and

Implementation in Canada, 1950-2000,” 136.

29

D. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang sesuai dengan tema penelitian yang penulis usung

adalah sebagai berikut:

1. Penelitian dengan judul “Manajemen Arsip Vital di Perguruan Tinggi: Studi

Kasus Universitas X” yang disusun oleh Nita Ismayanti, Mahasiswi Magister

Humaniora Departemen Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan

Budaya, Universitas Indonesia yang diajukan pada tahun 2001. Tesis yang

penulis peroleh dari Perpustakaan Universitas Indonesia ini menggunakan

metode penelitian Kualitatif dengan pengumpulan data yang dilakukan

melalui observasi partisipan dan kajian dokumentasi, penyebaran kuesioner

ke unit kerja pelaksana akademik (fakultas) dan unit pelaksana administrasi

universitas (Registar) serta wawancara semistruktur. Persamaan penelitian

Nita Ismayanti dengan penulis adalah melakukan penelitian dengan tema

yang sama yakni terkait identifikasi arsip vital. Perbedaan pada penelitian ini

terdapat pada metode penelitian yakni dengan metode penelitian analisis

fungsional dengan pendekatan kualitatif dan pada tempat penelitian yang

mana penulis melakukan penelitian di Bagian Keuangan dan Umum PKN

STAN sedangkan Nita Ismayanti melakukan penelitian di Universitas X.

30

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan penelitian

Dalam melaksanakan suatu penelitian diperlukan sebuah cara atau metode

penelitian. Metode penelitian merupakan suatu disiplin ilmu yang mempelajari

cara-cara dalam melakukan pengamatan dengan tepat secara terpadu melalui

beberapa tahapan yang tersusun secara ilmiah dengan tujuan menemukan,

mengembangkan dan menguji kebenaran pengetahuan.55

Metode penelitian yang peneliti gunakan dalam penelitian ini adalah metode

analisis dokumen. Sebagaimana menurut Bowen, dikatakan bahwa:

Document analysis is a systematic procedure for reviewing or evaluating documents-both printed and electronic (computer-based and internet-transmitted) material.56

Analisis dokumen adalah sebuah prosedur sistematis untuk mereview atau

mengevaluasi dokumen baik berasal dari bahan tercetak maupun elektronik.

Dengan metode analisis dokumen ini, diharapkan dapat membantu peneliti

mengevaluasi dan memeriksa tugas dan fungsi yang terdapat di Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN melalui dokumen-

dokumen peraturan perundang-undangan serta kebijakan yang mengatur

pelaksanaan tugas dan fungsinya dalam melakukan identifikasi arsip vital yang

terdapat pada unit kerja tersebut.

Selain itu, dalam penelitian ini penulis menggunakan pendekatan kualitatif.

Pendekatan kualitatif merupakan suatu pendekatan dalam penelitian yang

bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek

penelitian misalnya perilaku, persepsi, dan lain-lain tanpa memanipulasi

fenomena yang diamati.57 Penelitian kualitatif bersifat deskriptif yaitu data yang

55 Abu Achmadi dan Cholid Narbuko, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara,

2009), 2. 56 Glenn A. Bowen, “Document Analysis as Qualitative Research Method,” Qualitative

Research Journal 9, no. 2 (2009): 27. 57 Samiaji Sarosa, Penelitian Kualitatif: Dasar-Dasar (Jakarta: Indeks, 2012), 7.

31

terkumpul berbentuk kata-kata, gambar, bukan angka-angka. Data yang

diperoleh meliputi transkip wawancara, catatan lapangan, foto, dokumen pribadi

dan lain-lain.58

B. Kriteria Informan

Salah satu data yang peneliti dapatkan dalam penelitian ini ialah bersumber

dari manusia berupa wawancara. Dalam melaksanakan penelitian kualitatif,

peneliti perlu teliti dalam menentukan orang-orang yang akan diwawancara

(informan). Penentuan informan ditentukan dengan mencari tahu pihak yang

paling memahami objek penelitian dan ditentukan berdasarkan konsep

Purposive Sampling.

Purposive Sampling merupakan metode penentuan informan dengan cara

sengaja memilih beberapa informan tertentu dengan mengabaikan informan

lainnya, karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus yang tidak

dimiliki informan lain.59 Kriteria informan yang akan menjadi narasumber

adalah orang-orang yang berkompeten dan memahami serta terjun langsung

dalam pengelolaan arsip khususnya terkait arsip vital di lingkungan unit kerja

Bagian Keuangan dan Umum PKN STAN. Penulis mengambil informan

sebanyak 2 orang yaitu Sofia Nabila dan Aldio Ahmad. Keduanya merupakan

staf pengelola arsip dan korespondensi di lingkungan Politeknik Keuangan

Negara STAN. Kedua informan tersebut dipilih karena mereka adalah orang-

orang yang memiliki pengalaman mengelola arsip dan peneliti berharap akan

mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip vital di lingkungan

Politeknik Keuangan Negara STAN khususnya di unit kerja Bagian Keuangan

dan Umum.

C. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan salah satu langkah yang juga penting dalam

melaksanakan penelitian, dengan tujuan untuk mendapatkan data yang sesuai

dengan permasalahan yang diteliti. Pemilihan metode penelitian akan

58 Sudarwan Danim, Menjadi Peneliti Kualitatif (Bandung: Pustaka Setia, 2002), 51. 59 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 183.

32

menentukan teknik dan alat pengumpulan data yang digunakan. Secara umum,

alat pengumpulan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data kualitatif

adalah wawancara, pengamatan lapangan (observasi) dan telaah dokumen.60

1. Data Primer

Data primer adalah sumber data yang diambil langsung, tanpa perantara

dari sumbernya. Data primer merupakan sumber data utama yang digunakan

dalam penelitian. Pengumpulan data dalam penelitian ini, peneliti

memperoleh data secara langsung dari hasil pengumpulan dokumentasi, hasil

wawancara dan hasil observasi.

a. Wawancara

Wawancara merupakan percakapan dengan maksud tertentu oleh

pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang

memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan.61 Kegiatan

wawancara dalam penelitian ini ditujukan kepada 2 pengelola arsip

persuratan di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN. Dari

wawancara tersebut, peneliti diharapkan mendapatkan informasi terkait

arsip vital yang berada di lingkungan Bagian Keuangan dan Umum PKN

STAN.

b. Observasi

Observasi suatu proses yang kompleks, yang tersusun dari berbagai

proses biologi dan psikologis. Dua di antaranya yang terpenting adalah

proses-proses pengamatan dan ingatan.62 Observasi adalah cara

pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat

standar lain untuk keperluan tersebut, pengamatan digunakan untuk

penelitian dan telah direncanakan dan pengamatan harus terkait dengan

tujuan penelitian yang telah direncanakan.63 Observasi dilaksanakan di

lokasi penelitian yaitu Unit Kerja Bagian Keuangan dan Umum Politeknik

60 Sarosa, Penelitian Kualitatif: Dasar-Dasar, 37. 61 Sofian Efendi, Metode Penelitian Survei (Jakarta: LP3ES, 2012), 135. 62 Sugiono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D (Jakarta: Alfabeta

Bandung, 2009), 145. 63 Moh. Nazir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2009), 175.

33

Keuangan Negara STAN yang berlokasi di Jl. Bintaro Utama Sektor V,

Bintaro Jaya Tangerang Selatan

c. Studi Dokumen

Menurut Natalina Nilamsari, metode dokumenter atau studi dokumen

merupakan teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan

menganalisis dokumen-dokumen baik dokumen tertulis, gambar, hasil

karya maupun sumber informasi elektronik. Dokumen yang diperoleh

kemudian dianalisis, dibandingkan dan dipadukan (sitesis) membentuk

satu kajian yang sistematis, terpadu dan utuh.64 Peneliti memperoleh data

secara langsung dari hasil pengumpulan dokumen-dokumen yang

mengandung informasi yang memuat visi, misi, fungsi dan struktur

organsisasi berupa peraturan, undang-undang maupun kebijakan yang

menggambarkan deskripsi kerja dalam melaksanakan fungsi organisasi di

Unit Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari

sumbernya. Data sekunder merupakan data penunjang yang dapat dijadikan

alat untuk membantu penelitian. Menurut Sarosa, data sekunder merupakan

sumber data yang diperoleh dari buku-buku atau literatur-literatur, dokumen

dan artikel yang berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti.65 Data

sekunder dalam penelitian ini bersumber dari bahan pustaka yang berkaitan

dengan permasalahan penelitian baik berupa fisik maupun elektronik.

D. Teknik Analisis Data

Langkah selanjutnya setelah melakukan teknik pengumpulan data adalah

menganalisis data. Teknik analisis data kualitatif yaitu menguraikan serta

menginterpretasikan data yang diperoleh oleh penulis akan diteliti dan dianalisis

lalu diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif. Setelah data diperoleh melalui

64 Natalina Nilamsari, “Memahami Studi Dokumen Dalam Penelitian Kualitatif,”

Wacana XIII, no. 2 (Juni 2014): 181. 65 Koentjaraningrat, Metode Penelitian Masyarakat (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

1991), 251.

34

studi dokumen berupa perundang-undangan, peraturan maupun kebijakan yang

menggambarkan deskripsi kerja dalam melaksanakan fungsi organisasi unit

Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN, analisis data

yang dilakukan yaitu:

1. Analisis Fungsi Organisasi/ Penilaian Arsip Makro

Penelitian dilanjutkan dengan metode penilaian arsip makro berbasis

analisis fungsi. Penilaian arsip makro merupakan cara yang digunakan untuk

penilaian arsip dengan menilai nilai arsip pada tingkat instansi, menganalisis

fungsi organisasi dan mengidentifikasi arsip yang mendukung fungsi akan

dipertahankan.66 Adapun tahapan-tahapan penilaian arsip makro yang

diantaranya67:

a. Meneliti dan menganalisa untuk menentukan fungsi dan aktivitas apa yang

perlu didokumentasikan dengan menganalisis dan programnya untuk

mengidentifikasi fungsi dan aktivitas terpenting yang dilakukan.

b. Menentukan letak penciptaan arsip yang mendokumentasikan fungsi unit

Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN dengan

menganalisis struktur organisasi untuk menentukan letak sub unit dan yang

bertanggungjawab atas fungsi tersebut.

c. Mengidentifikasi arsip yang tercipta atas aktivitas dalam rangka

pelaksanaan fungsi Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan

Negara STAN.

d. Mengidentifikasi arsip yang menyediakan dokumentasi fungsi dengan

menilai secara menyeluruh arsip-arsip yang menyediakan bukti aktivitas

dari fungsi PKN STAN.

2. Analisis Hukum

Analisis hukum yakni teknik analisis yang dapat dilakukan dengan

mengajukan pertanyaan:

66 Caroline Williams, Managing Archives: Foundations, Principles and Practice

(England: Elsevier, 2006), 50. 67 Andrew Griffin et al., Building Records Appraisal Systems, Managing public sector

records: A study programme (International Records Management Trust, 1999), 42.

35

a) Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas

kepemilikan negara/ warga negara?

b) Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum

terhadap individu atau organisasi?

c) Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/ organisasi


dibawah sumpah?68

3. Analisis Resiko

Analisis resiko dilakukan terhadap arsip yang dianggap vital melalui cara

penafsiran kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka

melakukan analisis resiko dapat diajukan beberapa pertanyaan sebagai

berikut:

a) Jika arsip ini tidak ditemukan (hilang/ musnah) berapa lama waktu yang

dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya yang

dibutuhkan oleh organisasi?

b) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya arsip yang

bersangkutan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi?

c) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang hilang

dengan tidak ditemukannya arsip vital ini?

d) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan tidak adanya

arsip yang dibutuhkan?69

4. Penyajian Data

Merupakan sekumpulan informasi tersusun yang digunakan untuk lebih

meningkatkan pemahaman dan analisis sajian data. Setelah melakukan

penilaian arsip makro, penulis menyajikan data dalam bentuk teks yang

bersifat naratif.


Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara, 8. 69 Arsip Nasional Republik Indonesia, 8.

36

5. Penarikan Kesimpulan

Merupakan hasil penelitian yang menjawab fokus penelitian berdasarkan

analisis data. Setelah data-data dirangkum dan dideskripsikan, penulis akan

membuat kesimpulan yang nantinya dapat digunakan untuk menjawab

rumusan masalah.

E. Teknik Penguji Keabsahan Data

Penelitian ilmiah tidak dapat terlepas dari kepercayaan terhadap proses

penelitian dan hasil yang didapatkan. Suatu data atau hasil temuan penelitian

kualitatif dapat dinyatakan valid apabila tidak ada perbedaan antara yang

dilaporkan peneliti dengan realitas yang sesungguhnya terjadi pada objek

penelitian.70 Teknik yang digunakan untuk menguji keabsahan data hasil

penelitian kualitatif dalam penelitian ini adalah dengan meningkatkan

kredibilitas atau validitas internal yakni dengan cara sebagai berikut:

1. Triangulasi Teknik

Triangulasi merupakan pemeriksaan keabsahan data yang diperoleh dari

berbagai sumber, berbagai metode dan berbagai waktu. Triangulasi yang

peneliti gunakan dalam penelitian ini ialah triangulasi teknik yang merupakan

teknik triangulasi untuk menguji kredibilitas data dengan mengecek pada

sumber yang sama akan tetapi dengan teknik yang berbeda.71 Kegiatan

triangulasi yang penulis lakukan ialah dengan membandingkan data hasil

telaah dokumen dengan data hasil wawancara terhadap informan terpilih.

2. Member Chek

Member Chek adalah proses pengecekan data yang diperoleh peneliti kepada

sumber datanya dengan tujuan untuk mengetahui kesesuaian data yang

ditemukan dengan data yang diberikan oleh sumber data.72 Kegiatan ini

70 Djam’an Satori dan Aan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:

Alfabeta, 2013), 161–62. 71 H. Salim, Penelitian Pendidikan: Metode, Pendekatan, dan Jenis (Kencana, 2019),

121, https://books.google.co.id/books?id=2fq1DwAAQBAJ. 72 H. Salim, 122.

37

peneliti lakukan dengan mewawancarai informan terpilih untuk memastikan

jenis arsip vital yang telah teridentifikasi oleh peneliti.

38

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Objek Penelitian

1. Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN

Politeknik Keuangan Negara Sekolah Tinggi Akuntansi Negara atau yang

sering disingkat PKN STAN merupakan Perguruan Tingi vokasi yang berada

di bawah naungan Kementerian Keuangan Republik Indonesia yang

menyelenggarakan Program Studi Diploma di bidang keuangan negara.

Sekolah Tinggi Akuntansi Negara berdiri sejak tahun 1952, namun nama

tersebut digunakan sejak tahun 1975 hingga tahun 2015 dan berubah nama

menjadi Politeknik Keuangan Negara STAN. Awalnya perguruan tinggi ini

bukanlah seperti yang bediri sekarang, melainkan penggabungan dari

penyelenggara pendidikan tinggi di bidang keuangan negara berbentuk kursus

jabatan, akademi dan sekolah tinggi yang dikelola oleh institusi pemerintah

yang mengelola keuangan negara saat itu yakni Jawatan Pajak dan Jawatan

Pabean yang kini dikenal dengan Direktorat Jenderal Pajak dan Direktorat

Jenderal Bea dan Cukai.

Namun, seiring perkembangan program reformasi birokrasi dan

transformasi kelembagaan, Kementerian Keuangan dituntut untuk melakukan

penataan terhadap STAN agar dapat lebih meningkatkan peran dan

kontribusinya dalam menyediakan Sumber Daya Manusia yang berkompeten

dan berintegritas di bidang keuangan negara. Dengan diberlakukannya

Peraturan Menteri Keuangan RI no. 137/PMK.01/2015 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Politeknik Keuangan Negara STAN, perguruan tinggi ini

resmi berdiri dengan nama Politeknik Keuangan Negara STAN yang

diresmikan pada tanggal 15 Juli 2015.

Bagian Keuangan dan Umum adalah salah satu satuan organisasi Eselon

III di Politeknik Keuangan Negara STAN. Pada awalnya, sebelum terjadi

transformasi kelembagaan di dalam tubuh lembaga perguruan tinggi ini,

39

unit ini bernama subbagian Tata Usaha dan Keuangan yang secara struktur

organisasi berada di bawah unit Sekretariat. Unit ini merupakan unsur

pembantu pimpinan untuk mendukung salah satu fungsi di bidang keuangan

dan ketatausahaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung

kepada Direktur guna mencapai visi dan misi Politeknik Keuangan Negara

STAN.

2. Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Politeknik Keuangan Negara STAN

Visi:

Menjadi Perguruan Tinggi terkemuka di Indonesia yang menghasilkan

pengelola keuangan negara bereputasi internasional

Misi:

1) Menyelenggarakan program pembelajaran berkualitas tinggi dalam

rangka penguasaan pengetahuan dan keahlian di bidang pengelolaan

keuangan negara;

2) Menyelenggarakan penelitian berkualitas tinggi dalam rangka

pengembangan dan penerapan pengetahuan dan keahlian di bidang

pengelolaan keuangan negara;

3) Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat berkualitas tinggi

dalam rangka penerapan pengetahuan dan keahlian di bidang

pengelolaan keuangan negara.

Adapun Tugas Pokok dan fungsi Politeknik Keuangan Negara STAN yang

telah diatur di dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 137/PMK.01/2015

tentang Organisasi Dan Tata Kerja Politeknik Keuangan Negara STAN untuk

Menyelenggarakan pendidikan vokasi di bidang Keuangan Negara. Dalam

melaksanakan tugas tersebut, Politeknik Keuangan Negara STAN

menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

1) Penyusunan rencana dan program pendidikan.

2) Penyelenggaraan pendidikan vokasi di bidang keuangan negara.

3) Pelaksanaan penelitian.

4) Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat.

5) Pelaksanaan sistem penjamin mutu.

40

6) Pelaksanaan sistem pengawasan internal.

7) Pelaksanaan pembinaan sivitas akademika.

8) Pengelolaan laboratorium, perpustakaan, sistem informasi dan

penerbitan serta sarana dan prasarana penunjang lainnya.

9) Pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi akademik dan

kemahasiswaan.

10) Pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi keuangan dan umum.

11) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan.

3. Alamat Politeknik Keuangan Negara STAN

Alamat Politeknik Keuangan Negara STAN terletak di Jl. Bintaro Utama

Sektor V, Bintaro Jaya Tangerang Selatan, Banten, 15222, No. Telpon +6221

7361654-58, Fax +6221 7361653. Website: www.pknstan.ac.id, Email:

[email protected].

4. Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 137/PMK.01/2015 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Keuangan Negara STAN, perguruan

tinggi ini terdiri atas:

1) Direktur dan Pembantu Direktur

2) Senat

3) Dewan Pertimbangan

4) Satuan Penjamin Mutu

5) Satuan Pengawasan Internal

6) Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

7) Bagian Keuangan dan Umum

8) Jurusan

9) Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

10) Unit Penunjang

11) Kelompok Jabatan Fungsional

Adapun struktur organisasi Politeknik Keuangan Negara STAN dapat

dilihat pada Lampiran. Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan

http://www.pknstan.ac.id/

mailto:[email protected]

41

merupakan salah satu unit kerja yang bertanggungjawab langsung kepada

Direktur Politeknik Keuangan Negara STAN dan pembinaan secara teknis

oleh Pembantu Direktur bidang Keuangan dan Umum. Adapun struktur

organisasi Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN

sebagai berikut:

B. Hasil Penelitian

Berdasarkan tujuan pada penelitian ini, penulis akan memaparkan has il

penelitian yang diperoleh melalui studi dokumen yang telah dilakukan untuk

menjawab masalah penelitian terkait jenis arsip yang diperkirakan tercipta atas

pelaksanaan tugas dan fungsi serta mengidentifikasi jenis arsip yang tergolong

vital di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN yang

dilakukan sebagai salah satu upaya dalam penyelamatan terhadap arsip vital.

Adapun hasil yang diperoleh sebagai berikut:

Gambar 4. 1. Struktur Organisasi Bagian Keuangan dan Umum

Direktur Politeknik Keuangan Negara STAN

Pembantu Direktur Bidang Umum dan Keuangan

Kepala Bagian Keuangan dan Umum

Kepala Subbagian Keuangan

Staf Pelaksana

Kepala Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan

SDM

Staf Pelaksana

Kepala Subbagian Pengelolaan Aset dan

Kerumahtanggaan

Staf Pelaksana

42

1. Jenis Arsip Yang Tercipta Atas Pelaksanaan Tugas Dan Fungsi Di

Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN

a. Fungsi dan Aktivitas Yang Perlu Didokumentasikan di Bagian Keuangan

dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN

Tahapan awal dalam proses mengidentifikasi arsip vital yakni analisis

fungsi organisasi terlebih dahulu yang sama halnya seperti pendekatan

penilaian arsip makro yang membutuhkan pemahaman secara keseluruhan

atas tujuan bisnis dan fungsi instansi. Pada langkah awal ini, untuk

melaksanakan analisis fungsi organisasi atau penilaian arsip makro,

peneliti mengumpulkan dan menyesuaikan beberapa peraturan perundang-

undangan yang mendukung fungsi di Bagian Keuangan dan Umum

Politeknik Keuangan Negara STAN terlebih dahulu yang diantaranya

sebagai berikut:

1) Peraturan Menteri Keuangan no. 137/PMK.01/2015 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Politeknik Keuangan Negara STAN;

2) Peraturan Menteri Keuangan no. 2/PMK.01/2016 tentang Statuta

Politeknik Keuangan Negara STAN;

3) Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia no. 478/KM.1/2016

tentang Uraian Jabatan Direktur, Pembantu Direktur, Kepala Satuan,

Kepala Bagian, Ketua Jurusan, Kepala Pusat, Sekretaris Jurusan,

Kepala Subbagian, Ketua Program Studi, Kepala Laboratorium, dan

Kepala Unit di Lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN;

4) Keputusan Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara Nomor Kep-

1/AK/2015 Tentang Rencana Strategis Sekolah Tinggi Akuntansi

Negara Tahun 2015-2019.

Selain itu, penulis juga mengumpulkan beberapa Peraturan dan

Perundang-undangan lainnya yang digunakan sebagai sumber informasi

yang mengatur pelaksanaan tugas pokok, fungsi, aktivitas hingga transaksi

di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN. Peraturan dan

perundang-undangan tersebut diantaranya sebagai berikut:

43

1) Peraturan Pemerintah Nomor 23 tahun 2005 tentang Pengelolaan

Keuangan Badan Layanan Umum sebagaimana telah diubah dengan

Peraturan Pemerintah Nomor 74 Tahun 2012;

2) Peraturan Pemerintah Nomor 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan

Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga;

3) Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/

Jasa Pemerintah;

4) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;

5) Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai

Negeri Sipil;

6) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 12/PMK.09/2016 tentang

Penerapan Manajemen Risiko di Lingkungan Kementerian Keuangan;

7) Keputusan Menteri Keuangan Nomor 152/KMK.09/2011 tentang

Peningkatan Pengendalian Intern di Lingkungan Kementerian

Keuangan sebagai mana telah diubah dengan Keputusan Menteri

Keuangan Nomor 435/KMK.09/2012;

8) Peraturan Presiden Nomor 29 tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah;

9) Peraturan Pemerintah Nomor 27 tahun 2014 tentang Pengelolaan

Barang Milik Negara/ Daerah;

10) Keputusan Menteri Keuangan Nomor 467/KMK.01/2014 tentang

Pengelolaan Kinerja di Lingkungan Kementerian Keuangan.

Dalam menganalisis fungsi organisasi, perlu diketahui tugas pokok/

utama Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keaungan Negara STAN.

Hal ini Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 2/PMK.01/2016

tentang Statuta PKN STAN pasal 54 ayat (1) dijelaskan bahwa:

“Bagian Keuangan dan Umum adalah unsur pembantu pimpinan di bidang keuangan yang berada di bawah dan bertanggung jawab

langsung kepada Direktur.”73

73 Menteri Keuangan RI, “Peraturan Menteri Keuangan Tentang Statuta Politeknik

Keuangan Negara STAN,” Pub. L. No. 2/PMK.01/2016 (2016), 35.

44

Sedangkan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan no.

137/PMK.01/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik

Keuangan Negara STAN pasal 17 ayat (1):

“Bagian Keuangan dan Umum sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf g merupakan unsur pelaksana administrasi”74

Pernyataan di atas diperkuat pula pada pasal 18 yang menjelaskan

bahwa:

“Bagian Keuangan dan Umum memiliki tugas yakni melaksanakan urusan keuangan, pengelolaan aset, organisasi, sumber daya manusia,

tata usaha dan rumah tangga di lingkungan PKN STAN.”75 Menurut kedua peraturan tersebut, diketahui bahwa Bagian Keuangan

dan Umum merupakan salah satu unsur pembantu pimpinan dan pelaksana

administrasi bidang keuangan di lingkungan Politeknik Keuangan Negara

STAN yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur Politeknik

Keuangan Negara STAN. Selain itu, sebagai unsur pembantu pimpinan di

bidang administrasi keuangan, Bagian Keuangan dan Umum tidak hanya

melaksanakan tugas pokok terkait keuangan saja melainkan memiliki

tugas lainnya yakni melaksanakan tugas pokok terkait urusan pengelolaan

aset, organisasi, sumber daya manusia, tata usaha dan rumah tangga.

Sehingga diketahui bahwa dalam pelaksanaan tugas tersebut, Bagian

Keuangan dan Umum memiliki fungsi-fungsi yang merupakan fungsi

fasilitatif di Politeknik Keuangan Negara STAN yakni fungsi keuangan,

fungsi pengelolaan aset, fungsi organisasi, fungsi kepegawaian, fungsi

ketatausahaan dan fungsi rumah tangga.

Setelah mengetahui fungsi yang dilaksanakan Bagian Keuangan dan

Umum, dalam penilaian makro diperlukan pula mengidentifikasi program

pengembangan yang direncanakan Politeknik Keuangan Negara STAN

dan berkaitan dengan pelaksanaan fungsi di Bagian Keuangan dan Umum.

Berdasarkan Keputusan Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara

Nomor Kep-1/AK/2015 Tentang Rencana Strategis Sekolah Tinggi

74 Menteri Keuangan RI, “Peraturan Menteri Keuangan Tentang Organisasi dan Tata

Kerja Politeknik Keuangan Negara STAN,” Pub. L. No. 137/PMK.01/2015 (2015), 7. 75 Menteri Keuangan RI, 7.

45

Akuntansi Negara Tahun 2015-2019, tersusun program pengembangan

sebagai berikut:76

1. Strategi Utama a) Pengembangan dan penyelenggaraan sistem pembelajaran yang

kondusif untuk penguasaan keahlian di bidang pengelolaan keuangan negara.

b) Pengembangan kapasitas dan komitmen penelitian terapan di bidang pengelolaan keuangan negara.

c) Pengembangan kapasitas dan komitmen pengajaran dan penerapan pengetahuan dan keahlian di bidang pengelolaan keuangan negara bagi masyarakat.

2. Strategi Pendukung

a) Pengembangan organisasi dan sistem manajemen dengan tata kelola yang baik sesuai dengan kebutuhan;

b) Pemenuhan SDM sesuai dengan jumlah dan kualifikasi yang dibutuhkan (melalui rekrutmen dan peningkatan kualifikas i

pendidikan dan pengalaman); c) Pemenuhan sarana dan prasarana sesuai dengan standar mutu yang

berlaku; d) Penyempurnaan sistem informasi dan administrasi;

e) Pemenuhan/penyediaan sumber daya keuangan untuk menjamin terselenggaranya Tridharma sesuai dengan standar mutu yang berlaku;

f) Pengembangan dan penyelenggaraan sistem penjaminan mutu

sesuai dengan kerangka regulasi yang berlaku; g) Pembinaan dan penyediaan kesempatan bagi mahasiswa untuk

mengembangkan diri dan berprestasi;

Sebagimana telah diketahui, sebagai pelaksana tugas administrasi

keuangan, unit ini mengemban tanggungjawab dalam menjalankan fungsi

keuangan, sumber daya manusia, tata usaha, pengelolaan aset, rumah

tangga dan organisasi yang merupakan fungsi fasilitatif/ pendukung di

Politeknik Keuangan Negara STAN. Sehingga Bagian Keuangan dan

Umum tidak melaksanakan semua program pengembangan tersebut

melainkan hanya melaksanakan program pengembangan terkait fungsi

keuangan, fungsi pengelolaan aset, fungsi kepegawaian dan fungsi

organisasi.

76 Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara, “Keputusan Direktur Sekolah Tinggi

Akuntansi Negara Tentang Rencana Strategis Sekolah Tinggi Akuntansi Negara Tahun

2015-2019,” Pub. L. No. Kep-1/AK/2015 (2015), 24.

46

Sehingga berdasarkan rencana strategis terebut, dapat diperkirakan

Bagian Keuangan dan Umum melaksanakan aktivitas dan transaksi yang

di antaranya sebagai berikut:

Tabel 4. 1. Program Pengembangan Politeknik Keuangan Negara STAN

No Program Fungsi Perkiraan Aktivitas

1. Pengembangan organisasi dan sistem manajemen dengan tata kelola

yang baik sesuai dengan kebutuhan;

Fungsi Organisasi

Perubahan mendasar dalam struktur organisasi dan tata kerja sesuai dengan tuntutan kinerja perguruan tinggi yang mengemban amanat Tridharma.

Penyelesaian struktur organisasi dan kelengkapannya di lingkungan PKN STAN

Penyelesaian Statuta PKN STAN

Mengajukan dan penyelesaian pedoman teknis penyelenggaraan

2.

Pemenuhan kebutuhan SDM sesuai dengan

jumlah dan kualifikasi yang dibutuhkan (melalui

rekrutmen dan peningkatan kualifikasi pendidikan dan

pengalaman);

Fungsi Kepegawa

i-an

2) Pemenuhan jumlah dosen sesuai dengan kualifikasi minimal a. Pemenuhan dosen tetap untuk

pemenuhan jumlah dan kualifikasi SDM

Alih tugas pejabat struktural,

pejabat fungsional dan pegawai di lingkungan BPPK - Usulan pengalihan tugas pejabat

struktural, pejabat dan pegawai

di lingkungan BPPK

Alih tugas pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Keuangan

- Usulan pengalihan tugas pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Keuangan

Pengembangan kapasistas SDM

yang ada untuk memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan - Usulan pengembangan

kapasistas SDM untuk

memenuhi kualifikasi

Kerja sama dan resource sharing dengan perguruan tinggi lain dan

47

instansi di luar Kementerian Keuangan - Usulan proposal terkait kerja

sama dengan perguruan tinggi dan instansi di luar Kementerian Keuangan

b. Pemenuhan dosen tidak tetap

Penugasan khusus pegawai/ pejabat yang memenuhi syarat di lingkungan Kementerian

Keuangan - Usulan pemberian tugas khusus

pejabat/ pegawai di lingkungan Kementerian Keuangan

Penugasan khusus pegawai/ pejabat yang memenuhi syarat dari instansi di luar Kementerian

Keuangan - Usulan pemberian tugas khusus

pejabat/ pegawai di luar lingkungan Kementerian

Keuangan

Rekrutmen dari umum - Usulan pemenuhan formasi

dosen tidak tetap di lingkungan

PKN STAN

3) Pemenuhan tenaga kependidikan (staf administrasi) dengan kualifikasi minimal.

Koordinasi seleksi / rekrutmen /

penempatan kembali dari internal BPPK - Usulan pengalihan tugas pejabat

dan pegawai di lingkungan BPPK

Koordinasi rencana kebutuhan pegawai dengan rekrutmen / seleksi

- Usulan formasi pegawai - Usulan penerimaan/ pengadaan

pegawai

3. Pemenuhan sarana

dan prasarana sesuai dengan standar mutu yang berlaku;

Pengelolaa

n aset

a. Pemenuhan sarana/ prasarana

pengajaran

Mengoordinasikan perencanaan dan pengadaan sarana dan prasarana akademik.

48

- Usulan pelaksanaan pengadaan barang, jasa, persediaan dan peralatan

b.Pemenuhan sarana/ prasarana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (P2KM)

4. Pemenuhan/ penyediaan

sumber daya keuangan untuk menjamin terselenggaranya

Tridharma sesuai dengan standar mutu yang berlaku;

Penyusunan

dokumen perencana

an anggaran

Ketersediaan anggaran dari kebutuhan Tridharma

Penyusunan dokumen Perencanaan anggaran untuk kebutuhan Tridharma

Pemanfaatan (realisasi) anggaran

Pelaksanaan urusan perbendaharaan dan penyusunan laporan keuangan - Konsep laporan realisasi anggaran - Konsep laporan keuangan

Setelah mengetahui uraian tugas, fungsi dan sub-fungsi serta program

pengembangan yang menggambarkan bahwa terdapat aktivitas yang perlu

dilaksanakan dalam mewujudkan tugas dan fungsi di Bagian Keuangan

dan Umum. Tahapan penilaian makro selanjutnya mengidentifikasi jenis

aktivitas yang terdapat pada Bagian Keuangan dan Umum Politeknik


Deskripsi kegiatan/ aktivitas di Bagian Keuangan dan Umum

Politeknik Keuangan Negara STAN diperoleh berdasarkan Peraturan

Menteri Keuangan tentang Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN

dan Keputusan Menteri Keuangan nomor 478/KM.1/2016 tentang Uraian

Jabatan di Lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN. Dalam

pelaksanaan tugas sebagai pelaksana administrasi bidang keuangan,

Bagian Keuangan dan Umum melaksanakan aktivitas yang di antaranya

sebagai berikut:

1) Fungsi Keuangan

49

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 2/PMK.01/2016

tentang Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN pasal 56 huruf (a)

dan (b), diketahui terdapat tindakan atas fungsi keuangan yakni:

a. “Penyusunan dokumen perencanaan dan pelaksanaan anggaran; b. Pelaksanaan urusan perbendaharaan dan penyusunan laporan

keuangan.”77

Sedangkan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan No.

478/KM.1/2016 tentang uraian jabatan di lingkungan PKN STAN,

diketahui uraian tugas dan kegiatan terkait fungsi keuangan sebagai

berikut:

a. “Mengajukan usulan dalam penyusunan pedoman terkait kerja sama

dan kehumasan terkait bidang Keuangan dan Umum. b. Mengajukan usulan kebijakan pengelolaan keuangan Badan

Layanan Umum PKN STAN. c. Mengajukan usulan rencana pengembangan jurusan yang terkait

dengan keuangan dan umum. d. Mengoordinasikan penyusunan konsep Rencana Bisnis dan

Anggaran (RBA) BLU PKN STAN. e. Mengoordinasikan penyusunan RKA-KL/POK BLU PKN STAN.

f. Mengajukan konsep penyusunan usulan tarif layanan BLU PKN STAN.

g. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Rencana Pencairan Dana (cash flow).

h. Mengoordinasikan pelaksanaan anggaran. i. Mengajukan usulan SKPA dan/atau uang persediaan

penyelenggaraan pendidikan di luar domisili. j. Mengoordinasikan penatausahaan pelaksanaan anggaran kegiatan

kerja sama. k. Mengoordinasikan penatausahaan dokumentasi bukti-bukti dan

Penatausahaan Pelaksanaan Anggaran PNBP BLU dan PNBP Non BLU.

l. Mengoordinasikan proses pelaksanaan perjalanan dinas. m. Menyusun surat penagihan layanan kerjasama. n. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan Periodikal

Realisasi Anggaran.

o. Mengoordinasikan penyusunan dan pengawasan terhadap penyusunan LPJ Bendahara Pengeluaran/Penerimaan.

p. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan PNBP. q. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan Keuangan.”78

77 Menteri Keuangan RI, Peraturan Menteri Keuangan Tentang Statuta Politeknik

Keuangan Negara STAN, 36. 78 Menteri Keuangan RI, “Keputusan Menteri Keuangan Tentang Uraian Jabatan

Direktur, Pembantu Direktur, Kepala Satuan, Kepala Bagian, Ketua Jurusan, Kepala Pusat,

50

Berdasarkan kedua peraturan tersebut, diketahui bahwa dalam

melaksanakan fungsi keuangan di lingkungan Politeknik Keuangan

Negara STAN, Bagian Keuangan dan Umum melaksanakan aktivitas

sebagai berikut:

a) Penyusunan konsep kebijakan pengelolaan keuangan

b) Penyusunan dokumen perencanaan anggaran

c) Penyusunan dokumen pelaksanaan anggaran

d) Koordinasi penyusunan konsep laporan keuangan.

2) Fungsi Pengelolaan Aset


tentang Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN pasal 56 huruf (i)

dan (j), diketahui terdapat tindakan atas fungsi aset yakni:

a. “Pelaksanaan pengelolaan aset b. Penyiapan kebutuhan perlengkapan perkantoran.”79

Sedangkan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan no.

478/KM.1/2016 tentang Uraian Jabatan di lingkungan PKN STAN,

diperoleh uraian tugas dan kegiatan di Bagian Keuangan dan Umum

yakni:

a. “Mengoordinasikan pengelolaan (perencanaan, pengadaan, peminjaman, dan pemeliharaan) sarana dan prasarana akademik dan

nonakademik. b. Mengoordinasikan pendistribusian barang dan jasa kepada unit

terkait. c. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan Sistem Informasi

Manajemen dan Akuntasi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) dan Rekonsiliasi SIMAK BMN.”80

Sekretaris Jurusan, Kepala Subbagian, Ketua Program Studi, Kepala Laboratorium, dan Kepala Unit di Lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN,” Pub. L. No.

478/KM.1/2016 (2016). 79 Menteri Keuangan RI, Peraturan Menteri Keuangan Tentang Statuta Politeknik

Keuangan Negara STAN, 36. 80 Menteri Keuangan RI, Keputusan Menteri Keuangan Tentang Uraian Jabatan

Direktur, Pembantu Direktur, Kepala Satuan, Kepala Bagian, Ketua Jurusan, Kepala Pusat, Sekretaris Jurusan, Kepala Subbagian, Ketua Program Studi, Kepala Laboratorium, dan

Kepala Unit di Lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN.

51


menjalankan fungsi pengelolaan aset, Bagian Keuangan dan Umum

melaksanakan aktivitas terkait fungsi pengelolaan aset sebagai berikut:

a) Pelaksanaan perencanaan kebutuhan barang milik negara (BMN)

b) Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa

c) Peminjaman sarana dan prasarana

d) Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana di lingkunga n

PKN STAN

e) Inventaris peralatan dan perlengkapan

f) Penghapusan barang milik negara (BMN)

g) Penyusunan laporan

h) Koordinasi pendistribusian barang dan jasa kepada unit terkait

3) Fungsi Organisasi


tentang Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN pasal 56 huruf (d),

(e) dan (f), diketahui terdapat tindakan atas fungsi organisasi yakni:

a. “Penataan organisasi, analisis jabatan dan penyusunan prosedur kerja

b. Penelaahan serta pelaksanaan koordinasi penyusunan rancangan peraturan

c. Penyiapan bahan perumusan dan evaluasi rencana strategis dan rencana kerja.”81

Sedangkan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan no.

478/KM.1/2016 tentang Uraian Jabatan di lingkungan PKN STAN,

diperoleh uraian tugas dan kegiatan terkait fungsi organisasi di

antaranya sebagai berikut:

a. “Mengajukan usulan penyempurnaan organisasi dan eselonering

jabatan di lingkungan PKN STAN. b. Mengoordinasikan pelaksanakan pengorganisasian,

pengimplementasian, dan pemantauan manajemen risiko. c. Mengoordinasikan penyusunan, evaluasi, dan penyempurnaan

uraian jabatan di lingkungan PKN STAN.


Keuangan Negara STAN, 36.

52

d. Mengoordinasikan penyusunan konsep Analisis Beban Kerja (ABK)

di lingkungan PKN STAN. e. Mengoordinasikan penyusunan, evaluasi, dan penyempurnaan

konsep SOP di lingkungan PKN STAN.”82

Sehingga berdasarkan kedua peraturan tersebut, diketahui bahwa

dalam menjalankan fungsi organisasi di lingkungan PKN STAN,

Bagian Keuangan dan Umum melaksanakan aktivitas terkait fungsi

organisasi sebagai berikut:

a) Pengembangan organisasi dan sistem manajemen dengan tata kelola

sesuai dengan kebutuhan;

b) Penyusunan prosedur kerja

c) Analisis jabatan

d) Koordinasi pengorganisasian, implementasi, dan pemantauan

manajemen risiko

e) Penyiapan usulan bahan masukan rencana strategis dan rencana

kerja.

4) Fungsi Kepegawaian


tentang Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN pasal 56 huruf (g)

dan (h), diketahui terdapat tindakan atas fungsi kepegawaian yakni:

a. Pelaksanaan administrasi dan pengembangan kepegawaian,

b. Pengelolaan kinerja dan kepatuhan internal.83 Sedangkan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan no.

478/KM.1/2016 tentang Uraian Jabatan di lingkungan Politeknik

Keuangan Negara STAN, diperoleh beberapa uraian tugas dan kegiatan

dalam melaksanakan fungsi kepegawaian sebagai berikut:

a. Mengoordinasikan administrasi usulan formasi kebutuhan dan pemenuhan dosen tetap.

82 Menteri Keuangan RI, Keputusan Menteri Keuangan Tentang Uraian Jabatan

Direktur, Pembantu Direktur, Kepala Satuan, Kepala Bagian, Ketua Jurusan, Kepala Pusat,

Sekretaris Jurusan, Kepala Subbagian, Ketua Program Studi, Kepala Laboratorium, dan

Kepala Unit di Lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN. 83 Menteri Keuangan RI, Peraturan Menteri Keuangan Tentang Statuta Politeknik


53

b. Mengoordinasikan penyusunan usulan SKJ Dosen di lingkunga n

Kementerian Keuangan c. Mengoordinasikan penyusunan, perbaikan, dan pengadministrasia n

Indikator Kinerja Utama di lingkungan PKN STAN. d. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan Capaian Indikator

Kinerja Utama, penilaian kinerja, dan penatausahaannya di Lingkungan PKN STAN.

e. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Rencana Kebutuhan Pegawai.

f. Mengoordinasikan penyusunan usulan pengembangan pegawai. g. Mengoordinasikan penyusunan usulan human capital development

program PKN STAN. h. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Usulan Kenaikan Gaji

Berkala (KGB) dan Kenaikan Pangkat, Usulan Cuti, Mutasi, Promosi, Melanjutkan Studi, dan Penyesuaian Ijazah.

i. Mengoordinasikan penyusunan konsep basis data pegawai dan dosir kepegawaian dalam rangka penataan kepangkatan pegawai di

lingkungan PKN STAN. j. Mengoordinasikan pelayanan administrasi kepegawaian. k. Mengoordinasikan Administrasi Pembinaan pegawai. l. Mengoordinasikan pemantauan penerapan peraturan disiplin dan

kode etik. 84


menjalankan fungsi kepegawaian di lingkungan Politeknik Keuangan

Negara STAN, Bagian Keuangan dan Umum melaksanakan beberapa

aktivitas terkait fungsi kepegawaian yang di antaranya sebagai berikut:

a) Koordinasi penyusunan konsep rencana kebutuhan pegawai

b) Koordinasi usulan formasi kebutuhan dan pemenuhan dosen

c) Pelaksanaan pelayanan administrasi kepegawaian

d) Penyusunan usulan pengembangan pegawai

e) Penyusunan konsep indikator kinerja utama

f) Penyusunan laporan capaian indikator kinerja dan penilaian kinerja

g) Koordinasi pemantauan penerapan peraturan disiplin dan kode etik.

5) Fungsi Tata Usaha




54

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan nomor 2/PMK.01/2016

tentang Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN pasal 56 huruf (c),

diketahui terdapat tindakan atas fungsi tata usaha yakni:

“Pelaksanaan urusan pengelolaan kearsipan, surat-menyurat, kepustakaan, ekspedisi, penggandaan dan kesekretariatan.”85

Sedangkan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan nomor 478

/KMK.1/2016 tentang Uraian Jabatan di lingkungan Politeknik

Keuangan Negaran STAN diperoleh uraian tugas dan kegiatan terkait

fungsi tata usaha sebagai berikut:

a. “Mengoordinasikan pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumentasi kegiatan PKN STAN.

b. Mengoordinasikan pengelolaan surat-menyurat di lingkungan PKN STAN.

c. Memeriksan meneliti, dan menetapkan salinan surat keputusan di lingkungan PKN STAN.

d. Mengoordinasikan penyusunan usulan Tata Naskah Dinas di lingkungan PKN STAN.”86


menjalankan fungsi tata usaha di lingkungan Politeknik Keuangan

Negara STAN terdapat aktivitas sebagai berikut:

a) Koordinasi pelaksanaan urusan pengelolaan kearsipan dan

dokumentasi kegiatan PKN STAN

b) Koordinasi penyusunan usulan tata naskah dinas di lingkungan PKN

STAN

c) Mengoordinasikan pengelolaan surat menyurat di lingkungan PKN

STAN

d) Memeriksa, meneliti dan menetapkan salinan surat keputusan di

lingkungan PKN STAN.

6) Fungsi Rumah Tangga





55

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan nomor 2/PMK.01/2016

tentang Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN pasal 56 huruf (k),

diketahui terdapat tindakan atas fungsi rumah tangga yakni:

“Pelaksanaan urusan ketatalaksanaan dan urusan kerumahtanggaan.”87

Sedangkan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan nomor

478/KMK.1/2016 tentang Uraian Jabatan di lingkugnan Politeknik

Keuangan Negara STAN diperoleh uraian tugas dan kegiatan terkait

pelaksanaan fungsi rumah tangga sebagai berikut:

a. Mengoordinasikan layanan keprotokoleran pimpinan. b. Mengoordinasikan penyelenggaraan penerimaan dan administrasi

tenaga kontrak/pegawai tidak tetap baru.88

Berdasarkan kedua peraturan tersebut, dapat diketahui bahwa dalam

melaksanakan fungsi rumah tangga di lingkungan Politeknik Keuangan

Negara STAN, Bagian Keuangan dan Umum menlaksanakan aktivitas

sebagai berikut:

1) Koordinasi layanan keprotokoleran pimpinan

2) Menyelenggarakan pengelolaan tenaga kontrak/ tidak tetap

3) Menyelia urusan rumah tangga pegawai dalam rangka pelayanan

kepada pegawai.

b. Letak Penciptaan Arsip Yang Mendokumentasikan Fungsi di Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN

Tahapan berikutnya dalam melakukan penilaian arsip makro yakni

menganalisis struktur organisasi untuk menentukan letak penciptaan arsip

yang mendokumentasikan tugas pokok dan fungsi unit Bagian Keuangan

dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN. Berdasarkan Peraturan





56

Menteri Keuangan No. 2/PMK.01/2016 tentang Statuta Politeknik

Keuangan Negara STAN pasal 54 ayat 2 bahwa:

“Bagian Keuangan dan Umum dipimpin oleh Kepala yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur dan pembinaan teknis

dilakukan oleh Pembantu Direktur Bidang Umum dan Keuangan.”89

Sebagaimana menurut peraturan tersebut dapat diketahui bahwa dalam

menjalankan tugas dan fungsinya, Bagian Keuangan dan Umum dipimpin

oleh seorang Kepala Bagian Keuangan dan Umum yang mengemban

tanggungjawab atas tugas dan fungsi di Bagian Keuangan dan Umum serta

bertanggunjawab langsung kepada Direktur Politeknik Keuangan Negara

STAN. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bagian Keuangan dan

Umum terdiri dari beberapa subbagian, sebagaimana pada Peraturan

Menteri Keuangan No. 2/PMK.01/2016 tentang Statuta Politeknik

Keuangan Negara STAN pasal 57, Bagian Keuangan dan Umum terdiri

atas:

a. Subbagian Keuangan b. Subbagian Tata Usaha, Organisasi, dan Sumber Daya Manusia

(SDM) c. Subbagian Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan.90

Sedangkan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan no.

137/PMK.01/2015 tentang organisasi dan tata kerja Politeknik Keuangan

Negara STAN pasal 21:

“Subbagian Keuangan, Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan Sumber Daya Manusia dan Subbagian Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan

masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Keuangan dan Umum” 91

Sebagaimana berdasarkan kedua peraturan tersebut, diketahui bahwa

dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Bagian Keuangan dan Umum

terdiri dari 3 subunit yakni Subbagian Keuangan, Subbagian Tata Usaha,

Organisasi dan Sumber Daya Manusia serta Subbagian Pengelolaan Aset


Keuangan Negara STAN, 35. 90 Menteri Keuangan RI, 36. 91 Menteri Keuangan RI, Peraturan Menteri Keuangan Tentang Organisasi dan Tata

Kerja Politeknik Keuangan Negara STAN, 8.

57

dan Kerumahtanggaan. Ketiga subunit tersebut dipimpin oleh masing-

masing Kepala Subbagian yang mengemban dan bertanggungjawab atas

pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Bagian Keuangan dan

Umum. Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi di Bagian Keuangan

dan Umum, ketiga subunit tersebut masing-masing memiliki tugas

sebagaimana dijelaskan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan tentang

Statuta Politeknik Keuangan Negara STAN pada pasal 59 ayat (1) hingga

ayat (3) bahwa:

(1) Subbagian Keuangan mempunyai tugas melakukan penyusunan

dokumen perencanaan dan pelaksanaan anggaran, urusan perbendaharaan dan penyusunan laporan keuangan.

(2) Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan Sumber Daya Manusia (SDM) mempunyai tugas melakukan urusan pengelolaan kearsipan,

surat menyurat, kepustakaan, ekspedisi, penggandaan dan kesekertariatan, penyiapan bahan penataan organisasi, analisis jabatan dan prosedur kerja, koordinasi penyusunan rancangan peraturan, perumusan dan evaluasi rencana strategis dan rencana

kerja, administrasi dan pengembangan kepegawaian; Melaksanakan pengelolaan kinerja dan kepatuhan internal.

(3) Subbagian Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan mempunyai tugas yang diantaranya sebagai berikut melakukan urusan

pengelolaan aset, penyiapan kebutuhan perlengkapan perkantoran dan urusan ketatalaksanaan dan kerumahtanggaan.92

Berdasarkan peraturan tersebut, diketahui bahwa:

a) Subbagian Keuangan merupakan subunit yang memiliki tugas

melaksanakan penyusunan dokumen perencanaan dan pelaksanaan

anggaran, urusan perbendaharaan dan penyusunan laporan

keuangan. Sebagaimana telah diketahui bahwa tugas tersebut

termasuk bagian dari aktivitas/ tindakan atas pelaksanaan fungsi

keuangan di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Subbagian Keuangan

merupakan subunit yang bertanggungjawab atas pelaksanaan

aktivitas dan penciptaan arsip terkait fungsi keuangan di lingkunga n

Politeknik Keuangan Negara STAN.



58

b) Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan Sumber Daya Manusia

merupakan subunit yang melaksanakan tugas:

1) Melakukan urusan pengelolaan kearsipan, surat menyurat,

kepustakaan, ekspedisi, penggandaan dan kesekertariatan. Telah

diketahui bahwa tugas tersebut merupakan aktivitas dari

pelaksanaan fungsi tata usaha

2) Penyiapan bahan penataan organisasi, analisis jabatan dan

prosedur kerja, koordinasi penyusunan rancangan peraturan

perumusan dan evaluasi rencana strategis dan rencana kerja.

Telah diketahui bahwa tugas tersebut merupakan bagian dari

aktivitas pelaksanaan fungsi organisasi.

3) Administrasi dan pengembangan kepegawaian, melaksanakan

pengelolaan kinerja dan kepatuhan internal. Telah diketahui

bahwa aktivitas-aktivitas tersebut merupakan bagian dari

pelaksanaan fungsi kepegawaian.

Sehingga dapat diketahui bahwa Subbagian Tata Usaha, Organisasi

dan Sumber Daya Manusia merupakan subunit yang

bertanggungjawab atas pelaksanaan aktivitas dan penciptaan arsip

terkait fungsi tata usaha, fungsi organisasi dan fungsi Kepegawaian

di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN.

c) Subbagian Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan merupakan

subunit yang melaksanakan tugas melakukan pengelolaan aset,

penyiapan kebutuhan perlengkapan perkantoran dan urusan

ketatalaksanaan serta kerumahtanggaan di lingkungan Politeknik

Keuangan Negara STAN. Sebagaimana berdasarkan data yang telah

diperoleh bahwa tugas-tugas tersebut merupakan bagian dari

akivitas dalam menjalankan fungsi pengelolaan aset dan fungsi

rumah tangga. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Subbagian

Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan merupakan subunit yang

bertanggungjawab atas pelaksanaan aktivitas dan penciptaan arsip

terkait fungsi pengelolaan aset dan fungsi rumah tangga di

lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN.

59

c. Arsip Yang Tercipta Atas Pelaksanaan Fungsi dan Aktivitas di Bagian


Langkah selanjutnya dalam penilaian arsip makro ialah menentukan

jenis arsip yang tercipta atas pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian

Keuangan dan Umum. Berdasarkan analisis fungsi, telah diketahui

aktivitas atas pelaksanaan fungsi-fungsi di Bagian Keuangan dan Umum

Politeknik Keuangan Negara STAN. Hal ini menggambarkan terdapat

berbagai macam arsip yang akan dihasilkan dengan menguraikan transaksi

apa saja yang akan menciptakan arsip sebagai bukti atas pelaksanaan tugas

pokok dan fungsi di Bagian Keuangan dan Umum, yang di antaranya

sebagai berikut:

1) Fungsi Keuangan

Berdasarkan hasil analisis fungsi, diketahui terdapat beberapa

aktivitas terkait fungsi keuangan yaitu pelaksanaan penyusunan konsep

kebijakan pengelolaan keuangan, penyusunan dokumen perencanaan

anggaran, penyusunan dokumen pelaksanaan anggaran dan koordinasi

penyusunan konsep laporan keuangan. Berdasarkan Keputusan Menteri

Keuangan nomor 478/KMK.1/2016 tentang Uraian Jabatan, diketahui

beberapa uraian tugas dan kegiatan terkait fungsi keuangan, yakni93:

a. “Mengajukan usulan dalam penyusunan pedoman terkait kerja sama dan kehumasan terkait bidang Keuangan dan Umum.

b. Mengajukan usulan kebijakan pengelolaan keuangan Badan

Layanan Umum PKN STAN. c. Mengajukan usulan rencana pengembangan jurusan yang terkait

dengan keuangan dan umum. d. Mengoordinasikan penyusunan konsep Rencana Bisnis dan

Anggaran (RBA) BLU PKN STAN. e. Mengoordinasikan penyusunan RKA-KL/POK BLU PKN

STAN. f. Mengajukan konsep penyusunan usulan tarif layanan BLU PKN

STAN. g. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Rencana Pencairan Dana

(cash flow).




60

h. Mengoordinasikan pelaksanaan anggaran.

i. Mengajukan usulan SKPA dan/atau uang persediaan penyelenggaraan pendidikan di luar domisili.

j. Mengoordinasikan penatausahaan pelaksanaan anggaran kegiatan kerja sama.

k. Mengoordinasikan penatausahaan dokumentasi bukti-bukti dan Penatausahaan Pelaksanaan Anggaran PNBP BLU dan PNBP Non BLU.

l. Mengoordinasikan proses pelaksanaan perjalanan dinas.

m. Menyusun surat penagihan layanan kerjasama. n. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan Periodikal

Realisasi Anggaran. o. Mengoordinasikan penyusunan dan pengawasan terhadap

penyusunan LPJ Bendahara Pengeluaran/Penerimaan. p. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan PNBP. q. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan Keuangan. r. Mengoordinasikan dan penyusunan bahan masukan tanggapan

atas hasil pemeriksaan dan pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi aparat pengawasan internal maupun eksternal”

Sehingga, dalam melaksanakan aktivitas terkait fungsi keuangan,

terdapat beberapa transaksi yang dapat dilihat pada gambar bagan

fungsi keuangan (gambar 4.3) sebagai berikut:

61

Sub Fungsi

Fungsi

Aktivitas

Transaksi

Fungsi Keuangan

Penyusunan Dokumen Perencanaan dan Pelaksanaan Anggaran

Penyusunan konsep kebijakan pengelolaan

keuangan

Menyusunusulan keibjakan

pengelolaan keuangan BLU

Mengajukan Usulan dalam Penyusunan

Pedoman terkait kerja sama

Penyusunan Dokumen Perencanaan Anggaran

Koordinasi penyusunan

konsep RBA BLU

Menyusun dan mengkompilasi Usulan Rencana Strategis Bisnis

Menyusun usulan tarif layanan BLU

Koordinasipenyusunan RKA-

KL/ POK BLU

Merekapitulasi bahan masukan usulan DIPA

Mengajukan usulan rencana pengembangan jurusan terkait

keuangan

Merekapitulasi bahan masukan

penyusunan TOR

Menyiapkan konsep RKT

Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran


konsep rencana pencairan dana

Koordinasikan pelaksanaan

anggaran

Mengajukan usulan SKPA

Penatausahaan pelaksanaan

anggaran kerja sama

Penatausahaan dokumentasi

bukti-bukti PNBP BLU dan non BLU

Mengoordinasikan proses

perjalanan dinas

Menyusun surat penagihan layanan

kerjasama

Memverifikasi SPP dan dokumen

kelengkapannya

Urusan Perbendaharaan dan Penyusunan Laporan

Keuangan

Koordinasipenyusunan konsep laporan keuangan

Mengoordinasikan penyusunan konsep laporan periodikal realisasi anggaran

Penyusunan dan pengawasan LPJ

bendahara pengeluaran/ penerimaan

Mengoordinasikan penyusunan konsep

laporan PNBP

Koordinasi penyusunan bahan masukan tanggapan atas laporan hasil

pemeriksaan

Menyusun konsep Laporan Keuangan

Gambar 4. 2. Bagan Fungsi Keuangan

62

Selain itu, diketahui pula bahwa Subbagian Keuangan merupakan

penanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas dan transaksi serta

penciptaan arsip terkait fungsi keuangan di lingkungan Politeknik

Keuangan Negara STAN. Sehingga perkiraan jenis arsip yang

dihasilkan atas pelaksanaan fungsi keuangan di lingkungan Politeknik

Keuangan Negara STAN di antaranya sebagai berikut:

Tabel 4. 2. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Keuangan di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN

Unit Aktivitas Transaksi Perkiraan Arsip Yang Dihasilkan

Sub-Bagi

an

Keua

ngan

Pengajuan

Usulan

Kebijakan

Pengelolaa

n Keuangan

BLU.

Menyusun Usulan

Kebijakan

Pengelolaan

Keuangan BLU PKN

STAN.

Arsip/ dokumentasi terkait usulan

kebijakan pengelolaan keuangan:

- Usulan Kebijakan Pengelolaan

Keuangan BLU PKN STAN

- Hasil analisis usulan kebijakan - Kebijakan Pengelolaan Keuangan

BLU PKN STAN yang telah

disahkan

Pengajuan Usulan

Pedoman Kerja Sama

dan Kehumasan

bidang Keuangan

Arsip yang berkaitan dengan usulan

pedoman kerja sama dan kehumasan:

- Usulan Pedoman Kerja Sama dan

Kehumasan Bidang Keuangan - Hasil Analisis Usulan Pedoman

Kerja Sama dan Kehumasan Bidang

Keuangan

Sub-

Bagian

Keua

ngan

Koordinasi

Penyusuna

n

Perencanaa

n Anggaran

Menyusun dan

mengkompilasi

Usulan Rencana

Strategis Bisnis

Arsip yang berkaitan dengan usulan

rencana strategis bisnis

- Usulan bahan masukan Rencana

Strategis Bisnis (Renstra Bisnis)

- Rencana strategis bisnis

Menyusun Usulan

Tarif Layanan BLU PKN STAN

Tarif layanan BLU PKN STAN

- Usulan Tarif Layanan BLU - Hasil Telaahan Tarif Layanan BLU

- Tarif Layanan BLU yang telah

ditetapkan Menteri Keuangan

Koordinasi

Penyusunan Konsep

Rencana Bisnis

Anggaran (RBA)

Rencana Bisnis Anggaran

- Rekapitulasi Bahan Usulan Rencana

Bisnis Anggaran dari unit di PKN

STAN

- Usulan Konsep RBA BLU PKN STAN

- Rencana Bisnis Anggaran (RBA)

BLU PKN STAN yang disahkan

63

Koordinasi

Penyusunan Rencana

Kegiatan Anggaran

(RKA) dan POK

Rencana Kegiatan Anggaran dan POK

- Rekapitulasi bahan masukan usulan

RKA dari Bagian/ Jurusan/ Unit

- Hasil Penelaahan RKA BLU PKN

STAN - Usulan RKA dan POK BLU PKN

STAN kepada Menteri Keuangan

- Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan

POK BLU PKN STAN

Menyiapkan konsep

Rencana Kerja

Tahunan (RKT)

Arsip yang berkaitan dengan Rencana

Kerja Tahunan

- Konsep RKT (Rencana Kerja

Tahunan) - Rencana Kerja Tahunan (RKT)

Merekapitulasi Daftar Isian Pelaksanaan

Anggaran (DIPA)

beserta revisi dan

petunjuk

pelaksanaannya

Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

- Rekapitulasi bahan masukan Usulan

DIPA

- Rekapitulasi bahan masukan Usulan

Revisi DIPA - Konsep Petunjuk Pelaksanaan (POK)

DIPA

Merekapitulasi bahan masukan Penyusunan

Term of References

(TOR)

Arsip yang berkaitan dengan Term of References

- Rekapitulasi bahan masukan Term of

References (Usulan Kegiatan dan

Anggaran)

Mengajukan usulan

rencana

pengembangan jurusan yang terkait

dengan keuangan dan

umum

Arsip yang berkaitan dengan rencana

pengembangan jurusan terkait keuangan

dan umum - Usulan Rencana Pengembangan

Jurusan yang terkait dengan

keuangan

Sub-

Bagi

an

Keau

ngan

Koordinasi

Pelaksanaa

n Anggaran

Penatausahaan

Pelaksanaan

Anggaran kegiatan

Kerja sama

Arsip yang berkaitan dengan

pelaksanaan anggaran kegiatan kerja

sama

- Dokumentasi pelaksanaan anggaran

kerjasama pendidikan

Koordinasi

penatausahaan

dokumentasi bukti-

bukti dan

pelaksanaan anggaran

Arsip yang berkaitan dengan bukti-

bukti pelaksanaan anggaran PNBP BLU

dan non BLU

- Dokumen bukti-bukti Penerimaan

Negara Bukan Pajak Badan Layanan

Umum (PNBP BLU)

64

PNBP BLU dan non

BLU

- Dokumen bukti-bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak Non Badan

Layanan Umum (PNBP Non-BLU)

Mengajukan usulan

SKPA

penyelenggaraan

pendidikan di luar

domisili

Arsip yang berkaitan dengan Surat

Penyelenggaraan Pendidikan di luar

domisili

- Usulan SKPA (Surat Keterangan

Penyelenggaraan Anggaran) penyelenggaraan pendidikan di luar

domisili.

- Surat Keterangan Penyelenggaraan

Anggaran (SKPA) penyelenggaraan

pendidikan di luar domisili

Koordinasikan

pelaksanaan anggaran

- Menyusun usulan daftar honorarium,

uang transport, dll

- Penyusunan konsep

daftar gaji dan tunjangan pegawai

Arsip yang berkaitan dengan daftar

honorarium, uang transport dll

- Usulan Daftar Honorarium Penyusunan Naskah Ujian,

- Usulan Honorarium Koreksi Ujian,

- Usulan Honorarium Pengawas,

- Usulan Honorarium Pengamat dan

Sekretariat Ujian, Daftar Pembayaran Uang Transport, dll

- Berita Acara Hasil Pekerjaan,

Arsip yang berkaitan konsep daftar gaji dan tunjangan pegawai

- Konsep daftar gaji dan tunjangan

pegawai

- Daftar gaji dan tunjangan pegawai

Mengoordinasikan

proses perjalanan

dinas

Arsip yang berkaitan perjalanan dinas

- Dokumentasi Pelaksanaan Perjalanan

Dinas

Koordinasi

penyusunan rencana

pencairan dana (Cash Flow)

Arsip yang berkaitan dengan Rencana

Pencairan Dana

- Konsep Usulan Rencana Pencairan Dana (Cash Flow)

- Rencana Pencairan Dana

Menyusun surat

penagihan layanan

kerja sama

- Meneliti dan

mengoreksi konsep surat tagihan

Arsip yang berkaitan dengan penagihan

layanan kerja sama

- Konsep Surat tagihan

- Usulan Surat penagihan layanan

kerja sama

65

Memverifikasi SPP

dan dokumen kelengkapannya

- SPP dan dokumen kelengkapannya

yang telah terverifikasi

Menyelia penatausahaan SPP

dan SPM

Arsip yang berkaitan dengan SPP dan SPM

- Surat Perintah Pembayaran (SPP)

- Surat Perintah Membayar (SPM)

Sub-

Bagi

an

Keua

ngan

Koordinasi

Penysunan

Konsep

Laporan

Keuangan

Penyusunan dan

pengawasan terhadap

penyusunan Laporan

Pertanggungjawaban

Bendahara Pengeluaran/

Penerimaan

Arsip yang berkaitan dengan laporan

pertanggungjawaban Bendahara

Pengeluaran/ Penerimaan

- Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

Bendahara Penerimaan - Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

Bendahara Pengeluaran

Menyusun Konsep

Laporan PNBP BLU

dan Non BLU

- Laporan Penerimaan Negara Bukan

Pajak Badan Layanan Umum dan

- Laporan Penerimaan Negara Bukan

Pajak Non Badan Layanan Umum

Koordinasi

penyusunan konsep

Laporan Periodikal

Realisasi Anggaran

Arsip yang berkaitan dengan laporan

periodikal realisasi anggaran

- Usulan Konsep Laporan Realisasi

Anggaran Bulanan - Usulan Konsep Laporan Realisasi

Anggaran Triwulanan,


Anggaran Semesteran


Anggaran Tahunan

Menyelia

penyelenggaraan

administrasi dan

Pelaporan Sistem Akuntansi

Arsip terkait penyelenggaraan

administrasi dan pelaporan sistem

akuntansi

- Dokumentasi administrasi dan pelaporan Sistem Akuntansi

Keuangan (SAK)

- Dokumen administrasi dan pelaporan

Sistem Akuntansi Instansi (SAI)

Menyusun konsep

laporan keuangan

Arsip yang dihasilkan:

- Arsip konsep laporan keuangan

tahunan

66

Koordinasi

Penyusunan Bahan Masukan Tanggapan

atas Laporan Hasil

Pemeriksaan Aparat

pengawasan internal

maupun eksternal

- Bahan Masukan Tindak Lanjut/

Tanggapan atas LHP - Dokumen tindak lanjut/ tanggapan

atas LHP

2) Fungsi Pengelolaan Aset


aktivitas terkait fungsi pengelolaan aset yaitu melaksanaan perencanaan

kebutuhan barang milik negara (BMN), pelaksanaan pengadaan barang

dan jasa, peminjaman sarana dan prasarana, penyimpanan dan

pemeliharaan sarana dan prasarana di lingkungan, PKN STAN,

inventarisasi peralatan dan perlengkapan, penghapusan barang milik

negara (BMN), penyusunan laporan dan koordinasi pendistribusian

barang dan jasa kepada unit terkait. Berdasarkan Keputusan Menteri

Keuangan nomor 478/KMK.1/2016 tentang Uraian Jabatan di

lingkungan PKN STAN, diketahui beberapa uraian tugas dan kegiatan

terkait fungsi pengelolaan aset, yakni:

a. “Mengoordinasikan pengelolaan (perencanaan, pengadaan, peminjaman, dan pemeliharaan) sarana dan prasarana akademik

dan nonakademik. b. Mengoordinasikan pendistribusian barang dan jasa kepada unit

terkait. c. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan Sistem

Informasi Manajemen dan Akuntasi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) dan Rekonsiliasi SIMAK BMN.”94

Sehingga, dalam melaksanakan aktivitas terkait fungsi keuangan,


fungsi pengelolaan aset (gambar 4.4) sebagai berikut:

94 Menteri Keuangan RI.

67

Fungsi Pengelolaan Aset

Pengelolaan Aset

Perencanaan kebutuhan

barang milik negara (BMN)

Menghimpun menelaah dan menetapkan

usulan rencana kebutuhan barang unit

Pengadaan barang dan

jasa

Menyelia pengadaan

barang persediaan dan

peralatan melalui panitia

pengadaan

Peminjaman sarana dan prasarana

Menyelia pelayanan

peminjaman sarana & prasarana

untuk urusan kantor dan pihak luar

Penyimpanan/ pemeliharaan

sarana dan prasana di lingkungan PKN STAN

Menyusun daftar

kebutuhan pemeliharaan

barang

Membuat daftar hasil

pemeliharaan barang

Menyusun laporan

persediaan

Inventaris peralatan dan perlengkapan

Melakukan pendaftaran

dan pencatatan BMN

Melakukan inventarisasi

BMN tahunan

Bukti kepemilikan BMN dan

kelengkapannya

Penghapusan barang milik

negara (BMN)

Melaksanakan rencana

penghapusan BMN

Menerbitkan surat

keputusan penghapusan

BMN

Melaporkan pelaksanaan penghapusan

BMN

Penyusunan laporan

Menyusun laporan mutasi barang milik

negara (LMBMN)


konsep laporan SIMAK-BMN

dan rekonsiliasi

Penyiapan Kebutuhan

Perlengkapan Perkantoran

Koordinasi pendistribusian barang dan jasa

kepada unit terkait

Menyelia pendistribusian barang dan jasa

kepada unit terkait

Aktivitas

Fungsi

Transaksi

Sub Fungsi

Gambar 4. 3. Bagan Fungsi Pengelolaan Aset

68

Selain itu, telah diketahui pula unit yang bertanggung jawab atas

pelaksanaan aktivitas dan transaksi serta penciptaan arsip terkait fungsi

pengelolaan aset di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN

yakni Subbagian Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan. Sehingga

perkiraan jenis arsip yang dihasilkan atas fungsi pengelolaan aset di

lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN sebagai berikut:

Tabel 4. 3. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Pengelolaan Aset di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN


Sub-

Bagian

Pengel

olaan Aset

dan

Kerum

ahtang

gaan

Perencanaan

Kebutuhan

Barang

Merekapitulasi,

Menelaah dan

menetapkan usulan

rencana kebutuhan barang/ jasa

akademik dan non-

Akademik

Arsip terkait Rencana Kebutuhan

Barang

- Usulan dari unit kerja

- Hasil Penelaahan Usulan Rencana Kebutuhan Sarana dan

Prasarana

- Rencana Kebutuhan Barang

Milik Negara (BMN) PKN

STAN

Sub-

Bagian

Pengelolaan

Aset

dan

Kerum

ahtanggaan

Pengadaan

Sarana dan

Prasarana

Pelaksanaan

Pengadaan Sarana

dan Prasarana melalui panitia pengadaan

Arsip/ dokumen terkait Pengadaan

Sarana dan Prasarana

- Usulan unit kerja beserta data pendukung

- Penunjukkan dengan Surat

Perintah Kerja

- Proses pengadaan barang

- Serah terima barang

Sub-Bagian

Pengel

olaan

Aset

dan

Kerumahtang

gaan

Peminjaman Barang dan

Jasa

Pelayanan peminjaman sarana

dan prasarana untuk

urusan perkantoran

dan dari pihak luar

Arsip terkait pelayanan peminjaman barang/ sarana dan prasarana

- Surat permohonan

- Persetujuan/ penolakan

- Termasuk penggunaan dengan

cara sewa

- Jadwal penggunaan sarana dan prasarana di luar perkuliahan

Sub-

Bagian

Pengel

olaan

Penyimpanan

/

Pemeliharaan

sarana dan

Menyusun daftar

kebutuhan

pemeliharaan barang

Arsip terkait pemeliharaan Barang/

sarana dan prasarana

- Laporan Pemeliharaan Sarana/

Prasarana di PKN STAN

69

Aset

dan Kerum

ahtang

gaan

prasarana di

lingkungan PKN STAN

Membuat daftar hasil

pemeliharaan barang

- Daftar Hasil Pemeliharaan

Barang dalam 1 Tahun

Menyusun laporan persediaan

Arsip terkait laporan persediaan - Laporan Barang Kuasa Pengguna

Semesteran

- Laporan Barang Kuasa Pengguna

Tahunan

- Laporan Barang Pengelola Semesteran

- Laporan Barang Pengelola

Tahunan

Sub-Bagian

Pengel

olaan

Aset

dan

Kerumahtang

gaan

Penghapusan

Barang Milik

Negara

(BMN)

Melaksanakan

rencana penghapusan

BMN

Arsip terkait penghapusan Barang

Milik Negara (BMN)

- Usulan penghapusan inventaris

kantor

- Surat keputusan penghapusan barang

- Berita Acara pemeriksaan

barang yang akan dihapus

- Berita Acara dan Laporan

Pelaksanaan Penghapusan

Menerbitkan surat

keputusan

penghapusan BMN

Melaporkan

pelaksanaan penghapusan BMN

Sub-

Bagian

Pengel

olaan

Aset dan

Kerum

ahtang

gaan

Inventarisasi

peralatan dan perlengkapan

- Melakukan

pendaftaran dan pencatatan barang

milik negara

- Melakukan

inventarisasi BMN

Arsip terkait inventaris barang/ jasa

- Berita Acara Stock Opname - Daftar Barang Milik Negara

(BMN)

- Laporan Tahunan Hasil

Inventaris

70

- Mencatat/

mengumpulkan bukti kepemilikan

BMN dan

kelengkapannya

Arsip bukti kepemilikan Barang

Milik Negara: - Sertifikat tanah

- Bukti Pemilik Kendaraan

Bermotor

- Bukti Kepemilikan senjata

- Izin mendirikan Bangunan (IMB) dan Izin Penggunaan

Bangunan (IPB)

- Denah/ gambar bangunan/

Instalasi listrik

- Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)

Sub-

Bagian

Pengel

olaan Aset

dan

Kerum

ahtang

gaan

Koordinasi

Penyusunan laporan

Penyusunan Konsep

Laporan dan Rekonsiliasi Sistem

Informasi

Manajemen

Akuntansi Barang

Miliki Negara (SIMAK-BMN)

Arsip terkait laporan dan

rekonsiliasi Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang

Milik Negara (SIMAK-BMN)

- Laporan Sistem Informasi

Manajemen Akuntansi Barang

Milik Negara (SIMAK- BMN) - Rekonsiliasi Sistem Manajemen

Akuntansi – Barang Milik Negara

(SIMAK-BMN)

Penyusunan Laporan

Mutasi Barang Milik

Negara

Arsip terkait laporan mutasi barang

milik negara (LMBMN)

- Laporan Mutasi Barang Milik

Negara (LMBMN) Semesteran

- Laporan Mutasi Barang Milik Negara (LMBMN) Tahunan

Sub-Bagian

Pengel

olaan

Aset

dan Kerum

ahtang

gaan

Koordinasi pendistribusi

an barang

dan jasa

kepada unit

terkait

Menyelia pendistribusian

barang dan jasa

kepada unit terkait

Arsip terkait dokumentasi Pendistribusian Sarana dan

Prasarana

- Surat permintaan dari unit kerja

- Berita Acara serah terima barang

dan jasa kepada unit kerja

71

3) Fungsi Organisasi


aktivitas terkait fungsi organisasi yaitu pengembangan organisasi dan

sistem manajemen dengan tata kelola sesuai dengan kebutuhan,

penyusunan prosedur kerja, analisis jabatan, koordinasi

pengorganisasian, implementasi, dan pemantauan manajemen risiko,

penyiapan usulan bahan masukan rencana strategis dan rencana kerja.

Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan nomor 478/KMK.1/2016

tentang Uraian Jabatan di lingkungan PKN STAN, diketahui beberapa

uraian tugas dan kegiatan terkait fungsi organisasi, yakni:

a. “Mengajukan usulan penyempurnaan organisasi dan eselonering jabatan di lingkungan PKN STAN.

b. Mengoordinasikan pelaksanakan pengorganisasian, pengimplementasian, dan pemantauan manajemen risiko.

c. Mengoordinasikan penyusunan, evaluasi, dan penyempurnaan uraian jabatan di lingkungan PKN STAN.

d. Mengoordinasikan penyusunan konsep Analisis Beban Kerja (ABK) di lingkungan PKN STAN.

e. Memeriksa meneliti, dan menetapkan salinan surat keputusan di lingkungan PKN STAN.

f. Mengoordinasikan penyusunan, evaluasi, dan penyempurnaan konsep SOP di lingkungan PKN STAN.”95

Sehingga, dalam melaksanakan aktivitas terkait fungsi organisasi

tersebut, terdapat beberapa transaksi yang dapat dilihat pada gambar

bagan fungsi organisasi (gambar 4.5) sebagai berikut:


72

Fungsi Organisasi

Penataan organisasi, analisis jabatan, dan penyusunan prosedur kerja

Pengembangan Organisasi dan sistem

manajemen dengan tata kelola sesuai dengan

kebutuhan

Pemberntukkan, perubahan dan penghapusan

organisasi

Penyelesaian Statuta PKN

STAN

Penyusunan prosedur kerja

Menyusun konsep penyusunan, evaluasi dan

penyempurnaan konsep SOP

Penyusunan pedoman

administrasi umum

Analisis Jabatan

Koordinasi penyusunan,

evaluasi, penyempurnaan uraian jabatan

Menyusun, mengevaluasi

dan menyempurnak

an konsep uraian jabatan


konsep Analisis Beban

Kerja

Menyusun konsep ABK

Koordinasi pengorganisasi

an, implementasi & pemantauan

manajemen risiko

Menyusun, Menetapkan &

melaporkan profil risiko

kunci beserta mitigasinya

Memantau dan melaporkan profil risiko

kunci beserta mitigasi risiko

kunci

Penyusunan rancangan peraturan

Penyusunan rancangan

hingga pengesahan

Memeriksa meneliti, dan menetapkan salinan surat keputusan di

lingkungan PKN STAN.

Perumusan rencana strategis dan rencana kerja

Mengajukan Usulan bahan

masukan usulan Renstra

Merekapitulasi, Menyusun dan

mengajukan usulan bahan

masukan konsep rencana strategis

Transaksi

Aktivitas

Fungsi

Gambar 4. 4. Bagan Fungsi Organisasi

Sub Fungsi

73



organisasi di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN yakni

Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan SDM. Sehingga diketahui

perkiraan jenis arsip yang dihasilkan atas pelaksanaan fungsi organisasi

di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN, di antaranya

sebagai berikut:

Tabel 4. 4. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Organisasi di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN


Sub-

bagian

Tata

Usaha,

Organisasi &

SDM

Pengembagan

Organisasi

dan sistem

manajemen

dengan tata

kelola sesuai

dengan

kebutuhan

Pemberntukkan,

perubahan

dan

penghapusa

n

organisasi

Penyelesaian Struktur Organisasi dan Kelengkapannya

- Usulan pembentukan atau perubahan

organisasi PKN STAN

- Hasil telaahan atas usulan pembentukan atau

perubahan organisasi PKN STAN

- Revisi Usulan pembentukan atau perubahan organisasi PKN STAN

- Rekomendasi dan Usulan pembentukan atau

perubahan perubahan organisasi kepada

KemenPAN

- Persetujuan atau penolakan atas usulan pembentukan atau perubahan organisasi

- Ketetapan pembentukan atau perubahan

organisasi PKN STAN

Penyelesaia

n Statuta

PKN

STAN

Penyelesaian Statuta

- Usulan Statuta PKN STAN

- Laporan Evaluasi

- Hasil Telaahan atas usulan statuta - Revisi Usulan Statuta PKN STAN

- Notulen Rapat; Surat Usulan Direktur PKN

STAN

- Ketetapan Menteri tentang Statuta PKN

STAN

Sub-

bagian

Tata

Usaha,

Organisasi &

SDM

Koordinasi

pengorgani

sasian, implementa

si &

pemantaua

n

manajemen risiko

Penyusuna

n konsep

profil kunci risiko

beserta

mitigasinya

Arsip/ dokumentasi terkait usulan profil kunci

manajemen risiko PKN STAN

- Usulan Konsep Profil Risiko Kunci Politeknik Keuangan Negara STAN

Memantau

dan

Arsip terkait usulan laporan implementasi

manajemen risiko

74

melaporkan

profil risiko

kunci

beserta

mitigasi

risiko kunci

- Usulan Laporan Profil Risiko Kunci PKN

STAN - Usulan Laporan Mitigasi Risiko PKN STAN

- Usulan Laporan Pemantauan dan reviu

Proses Manajemen Risiko PKN STAN

Sub-

bagian Tata

Usaha,

Organi

sasi &

SDM

Analisis Jabatan

Koordinasi penyusuna

n, evaluasi,

penyempur

naan uraian

jabatan

Arsip/ dokumentasi terkait penyusunan konsep usulan uraian jabatan

Usulan Uraian Jabatan

- Rekapitulasi Usulan Uraian Jabatan

- Evaluasi Usulan Jabatan

- Penetapan Uraian Jabatan

Peringkat Jabatan

- Usulan Rancangan Peringkat Jabatan

hingga penetapannya - Usulan Penyempurnaan Peringkat Jabatan

hingga penetapannya

- Hasil Verifikasi penetapan pelaksana

dalam Peringkat Jabatan

Jabatan Fungsional

- Usulan pembentukan jabatan fungsional

- Naskah akademik, matrik kegiatan hingga penetapan Peraturan Menteri PAN

- Peraturan Bersama dan Keputusan Menteri

Keuangan tentang Petunjuk Teknis serta

Peraturan Presiden

Penyusuna

n konsep

Analisis

Beban Kerja

(ABK)

Arsip/ dokumentasi terkait penyusunan konsep

analisis beban kerja (ABK)

- Pengumpulan data

- Hasil dan analisis pengolahan data - Rekomendasi penetapan analisis

penggunaan pengukuran beban kerja

- Rekomendasi penetapan standar norma

waktu

Sub-

bagian

Tata Usaha,

Organi

sasi &

SDM

Koordinasi

penyempur

naan

prosedur kerja di

lingkungan

PKN

STAN

Menyusun,

evaluasi

dan

menyempurnakan

konsep

SOP

Arsip/ dokumentasi terkait penyempurnaan

konsep SOP

- Berkas pedoman penyusunan SOP

- Usulan Penyusunan SOP - Penyempurnaan SOP

- Surat Persetujuan/ Rekomendasi SOP

Penyusuna

n pedoman

administrasi umum

Arsip terkait penyusunan administrasi umum

75

Sub-

bagian

Tata

Usaha, Organi

sasi,

dan

SDM

Penyusuna

n rancangan

peraturan

Penyusun

an rancangan

Peraturan

hingga

pengesahan

Arsip penyusunan peraturan

- Rancangan/ draft peraturan - telaahan/ peertimbangan hukum

- Administrasi penyusunan rancangan

- Dokumen pembahasan

- Pengesahan peraturan

Memeriksa

, meneliti

dan menetapka

n salinan

surat

keputusan

di

lingkungan PKN

STAN

Memeriksa dan Menyusun Usulan Salinan Surat

Keputusan

Arsip/ dokumentasi terkait penyusunan usulan salinan surat keputusan

- Usulan Salinan Surat Keputusan

Sub-

bagian Tata

Usaha,

Organi

sasi &

SDM

Menyusun

bahan

masukan

usulan

rencana strategis

dan

rencana

kerja

Merekapitu

lasi,

Menyusun

dan

mengajukan usulan

bahan

masukan

konsep

rencana

strategis dan

rencana

kerja

Arsip/ dokumentasi yang berkait dengan

penyusunan rencana strategis

Unit kerja

- Usulan rencana kerja strategis lima tahunan

pada unit kerja

Kementerian / Lembaga

- Usulan rencana kerja strategis lima tahunan

pada lembaga PKN STAN hingga

penetapannya

4) Fungsi Kepegawaian


aktivitas terkait fungsi kepegawaian yaitu Koordinasi penyusunan

konsep rencana kebutuhan pegawai, koordinasi usulan formasi

kebutuhan dan pemenuhan dosen, pelaksanaan pelayanan administrasi

kepegawaian, penyusunan usulan pengembangan pegawai, penyusunan

konsep indikator kinerja utama, penyusunan laporan capaian indikator

kinerja dan penilaian kinerja dan koordinasi pemantauan penerapan

peraturan disiplin dan kode etik. Berdasarkan Keputusan Menteri


76


terkait fungsi kepegawaian, yakni:

a. Mengoordinasikan administrasi usulan formasi kebutuhan dan pemenuhan dosen tetap.

b. Mengoordinasikan penyusunan usulan SKJ Dosen di lingkungan Kementerian Keuangan

c. Mengoordinasikan penyusunan, perbaikan, dan pengadministrasian Indikator Kinerja Utama di lingkungan PKN

STAN. d. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Laporan Capaian

Indikator Kinerja Utama, penilaian kinerja, dan penatausahaannya di Lingkungan PKN STAN.

e. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Rencana Kebutuhan Pegawai.

f. Mengoordinasikan penyusunan usulan pengembangan pegawai. g. Mengoordinasikan penyusunan usulan human capital

development program PKN STAN. h. Mengoordinasikan penyusunan Konsep Usulan Kenaikan Gaji

Berkala (KGB) dan Kenaikan Pangkat, Usulan Cuti, Mutasi, Promosi, Melanjutkan Studi, dan Penyesuaian Ijazah.

i. Mengoordinasikan penyusunan konsep basis data pegawai dan dosir kepegawaian dalam rangka penataan kepangkatan pegawai di lingkungan PKN STAN.

j. Mengoordinasikan pelayanan administrasi kepegawaian.

k. Mengoordinasikan Administrasi Pembinaan pegawai. l. Mengoordinasikan pemantauan penerapan peraturan disiplin dan

kode etik. 96

Sehingga, dalam melaksanakan aktivitas terkait fungsi kepegawaian,


fungsi kepegawaian (gambar 4.6) sebagai berikut:


77

Transaksi

Aktivitas

Sub Fungsi

Fungsi Kepegawaian

Administrasi dan Pengembangan Kepegawaian

Koordinasi Rencana

Kebutuhan Pegawai

Menyiapkan konsep Rencana

Kebutuhan Pegawai

Koordinasi Usulan Fomasi Kebutuhan

dan Pemenuhan Dosen

Penyusunan usulan SKJ Dosen

Pemenuhan dosen tetap untuk

pemenuhan jumlah dan kualifikasi

SDM

Pemenuhan dosen tidak tetap

Penyusunan Usulan

Pengembangan Pegawai

Menyusun Usulan Pengembangan

pegawai

Penyusunan Human Capital Development

Program

Penyiapan usulan peserta

pendidikan dan pelatihan

Pemberian tanda penghargaan

Pelayanan Administrasi Kepegawaian

Basis data dan dosir pegawai

Layanan administrasi

pegawai

Menyusun DUK

Menyusun KGB, kenaikan pangkat,

cuti, mutasi, promosi dll

Pengelolaan Kinerja dan Kepatuhan Internal

Penyusun Konsep

Indikator Kinerja Utama

Penyusunan indikator

kinerja utama

Penyusunan Laporan Capaian Indikator

Kinerja dan Penilaian Kinerja

Menyusun Laporan Indikator

Kinerja Utama

Penilaian Kinerja

Koordinasi Pemantauan

Penerapan Peraturan Disiplin dan Kode

Etik

Pemantauan penerapan peraturan

disiplin dan kode etik

Gambar 4. 5. Bagan Fungsi Kepegawaian

78



kepegawaian di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN yakni

Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan SDM. Sehingga dapat diketahui

perkiraan jenis arsip yang dihasilkan atas pelaksanaan fungsi

kepegawaian di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN, yang

di antaranya sebagai berikut:

Tabel 4. 5. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Kepegawaian di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN


Sub-

bagian Tata

Usaha,

Organi

sasi &

SDM

Koordinasi

Penyusuna

n Konsep Rencana

Kebutuhan

Pegawai

Menyiapkan

konsep

rencana kebutuhan

pegawai

Arsip yang berkaitan dengan rencana

kebutuhan pegawai

- Dokumen Usulan dari Unit Kerja - Usulan Permintaan formasi kepada Menpan

dan BKN

- Persetujuan Menpan

- SK penetapan formasi

- Penetapan formasi khusus

- Dokumen analisis jabatan dan beban kerja - Dokumen formasi jabatan dan penetapan

kebutuhan pegawai

Sub-

bagian Tata

Usaha,

Organi

sasi &

SDM

Koordinasi

administras

i usulan

formasi

kebutuhan dan

pemenuhan

dosen

Koordinasi

penyusunan

usulan SKJ

dosen di

lingkungan Kementerian

Keuangan

Arsip terkait penyusunan usulan SKJ dosen di

lingkungan Kementerian Keuangan

- Usulan Standar Kompetensi Jabatan (SKJ)

Dosen di lingkungan Kementerian

Keuangan

Mengajukan administrasi

Usulan

formasi

Kebutuhan

dan Pemenuhan

dosen tetap

- Usulan formasi Kebutuhan Dosen Tetap

Pemenuhan Kebutuhan Dosen Tetap

Alih tugas pejabat struktural, pejabat fungsional dan pegawai di lingkungan BPPK

- Usulan pengalihan tugas pejabat

struktural, pejabat dan pegawai di

lingkungan BPPK

Alih tugas pejabat dan pegawai di lingkungan

Kementerian Keuangan

- Usulan pengalihan tugas pejabat dan

pegawai di lingkungan Kementerian

Keuangan

79

Pengembangan kapasistas SDM yang ada

untuk memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan

- Usulan pengembangan kapasistas SDM

untuk memenuhi kualifikasi

Kerja sama dan resource sharing dengan perguruan tinggi lain dan instansi di luar


- Usulan proposal terkait kerja sama

dengan perguruan tinggi dan instansi di

luar Kementerian Keuangan

Pemenuhan

Kebutuhan

Dosen Tidak Tetap

Pemenuhan Kebutuhan Dosen Tidak Tetap

Penugasan khusus pegawai/ pejabat yang

memenuhi syarat di lingkungan Kementerian Keuangan

- Usulan pemberian tugas khusus

pejabat/ pegawai di lingkungan


Penugasan khusus pegawai/ pejabat yang memenuhi syarat dari instansi di luar


- Usulan pemberian tugas khusus

pejabat/ pegawai di luar lingkungan

Kementerian Keuangan Rekrutmen dari umum

- Usulan pemenuhan formasi dosen tidak

tetap di lingkungan PKN STAN

melalui rekrutmen dari umum

Sub-

bagian

Tata Usaha,

Organi

sasi, &

SDM

Penyusuna

n Usulan

Pengemban

gan

Pegawai

Menyusun

Usulan

Pengembang

an pegawai

Arsip yang berkenaan dengan

penyelenggaraan penyusunan usulan

pengembangan pegawai

- Korespondensi pengembangan kompetensi

pegawai - Pendidikan dan pelatihan

- Training, workshop dan seminar

- Penyelenggaraan kegiatan magang atau

praktik kerja di instansi lain

- Ujian dinas, UPKP dll

Koordinasi

penyusunan

usulan Human

Capital

Development

Program

PKN STAN

Arsip/ dokumentasi terkait human capital

development program PKN STAN

- Usulan Human Capital Development Program PKN STAN

- Surat permohonan belajar

- Surat ijin belajar

- Laporan tugas belajar

- Fotokopi ijazah/ sertifikat

Menyiapkan

konsep

80

usulan

penunjukkan peserta

pendidikan

dan pelatihan

- Usulan penunjukkan peserta pendidikan

dan pelatihan

Menyiapkan

konsep

usulan

pemberian tanda

penghargaan

Arsip yang berkaitan dengan penghargaan

atau tanda jasa pegawai

- Usulan pemberian tanda penghargaan

Sub-

bagian Tata

Usaha,

Organi

sasi &

SDM

Pelayanan administras

i

Kepegawai

an

Mengelola basis data

dan dosir

kepegawaian

Arsip/ dokumentasi terkait basis data pegawai - Hasil pengujian kesehatan

- SK Pengangkatan

- SK Pengangkatan PNS

- SK Kenaikan Pangkat

- Surat pernyataan melaksanakan tugas - SK pengangkatan dalam dan atau

pemberhentian dari jabatan struktural/

fungsional

Layanan

Administrasi

Pegawai

Arsip/ dokumentasi yang berkaitan dengan

kegiatan Perjalanan Dinas

Arsip yang berkaitan dengan Identitas

Pegawai:

- Usul penetapan Karpeg / KPE / Karis /

Karsu

- Keanggotaan Organisasi Profesi / Kedinasan

- Daftar Penilaian SKP

- Keterangan Permohonan Pembayaran

Pendapatan Pegawai (KP4)

- Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P)

Menyusun

Daftar Urut

Kepangkatan

- Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

Penyusunan

Konsep Usulan

Kenaikan

Gaji Berkala

(KGB) dan

Kenaikan Pangkat,

Usulan Cuti,

Mutasi,

Promosi,

Arsip yang berkaitan dengan Penyiapan

Konsep Usulan KGB dan Kenaikan Pangkat - Surat Permohonan Kenaikan gaji berkala

- Berkas penetapan gaji berkala

- Laporan pertanggung jawaban realisasi

- Usul Kenaikan Pangkat/ Golongan/

Jabatan


Usulan Cuti, Mutasi, Promosi, Melanjutkan Studi, Penyesuaian Ijazah

81

Melanjutkan

Studi, dan Penyesuaian

Ijazah

Arsip yang berkaitan dengan cuti pegawai:

- Cuti Besar - Cuti Sakit

- Cuti Bersalin

- Cuti Tahunan

- Cuti Alasan Penting

- Cuti di luar tanggungan Negara (CTLN)

Arsip/ dokumentasi yang terkait mutasi

pegawai:

- Usulan - Alih Status, Pindah Instansi, Pindah

Wilayah Kerja, Diperbantukan,

Dipekerjakan, Penugasan Sementara,

Mutasi Antar Perwakilan, Mutasi ke dan

dari Perwakilan Sementara, Mutasi Antar

Unit - Nota Persetujuan

- Mutasi Keluarga : Surat Izin Pernikahan/

Perceraian, Surat Penolakan Izin

Pernikahan/ Perceraian, Surat Nikah/

Cerai, Akte Kelahiran Anak, Surat

Keterangan Meninggal Dunia

Sub-

bagian

Tata

Usaha,

Organisasi &

SDM

Koordinasi

penyusunan,

perbaikan

dan

pengadmini

strasian

Indikator Kinerja

Utama

(IKU) di

lingkungan

PKN STAN

Penyusunan,

Perbaikan, dan

Pengadminist

rasian

Indikator

Kinerja

Utama (IKU)

Arsip/ dokumentasi terkait penyusunan

Indikator Kinerja Utama (IKU) - Usulan Indikator Kinerja Utama dan

Target

- Revisi Usulan Indikator Kinerja Utama

dan Target

- Indikator Kinerja Utama yang telah

ditetapkan - Manual Indikator Kinerja Utama

Sub-

bagian

Tata

Usaha,

Organi

sasi & SDM

Koordinasi penyusuna

n Konsep

Laporan

Capaian

Indikator

Kinerja Utama,

Penilaian

Kinerja,

dan

Penatausahaannya

Menyusun Konsep

Laporan

Capaian

Indikator

Kinerja

Utama (IKU)

Arsip yang berkaitan dengan Laporan Capaian Indikator Kinerja Utama

- Konsep Laporan capaian Indikator kinerja

utama Triwulanan dan Semesteran

Penilaian

Kinerja

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan

(DP3): - Rencana kinerja pegawai

- Kontrak kinerja pegwai

- Penyelenggaraan penilaian kinerja dengan

e-performance

82

- Penetapan hasil penilaian kinerja pegawai

Sub-

bagian

Tata

Usaha, Organi

sasi &

SDM

Koordinasi

pemantaua

n

penerapan peraturan

disiplin dan

kode etik

Menyelia

pemantauan

penerapan

peraturan disiplin dan

kode etik

pegawai di

lingkungan

pusat

Arsip/ dokumentasi pemantauan penerapan

peraturan disiplin dan kode etik

Ketertiban kehadiran pegawai

- Daftar hadir pegawai

- Konsep laporan kehadiran pegawai

Melaksanakan proses penjatuhan hukuman

disiplin - Berkas hukuman disiplin ringan

- Berkas hukuman disiplin sedang

- Berkas hukuman disiplin berat

5) Fungsi Tata Usaha


aktivitas terkait fungsi tata usaha yaitu koordinasi pelaksanaan urusan

pengelolaan kearsipan dan dokumentasi kegiatan PKN STAN,

koordinasi penyusunan usulan tata naskah dinas di lingkungan PKN

STAN, mengoordinasikan pengelolaan surat menyurat di lingkungan

PKN STAN. Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan nomor

478/KMK.1/2016 tentang Uraian Jabatan di lingkungan PKN STAN,

diketahui beberapa uraian tugas dan aktivitas terkait fungsi keuangan,

yakni:

a. “Mengoordinasikan pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumentasi kegiatan PKN STAN.

b. Mengoordinasikan pengelolaan surat-menyurat di lingkungan

PKN STAN. c. Mengoordinasikan penyusunan usulan Tata Naskah Dinas di

lingkungan PKN STAN.”97

Sehingga, dalam melaksanakan aktivitas terkait fungsi tata usaha,


fungsi tata usaha (gambar 4.7) sebagai berikut:


83

Fungsi

Sub Fungsi

Aktivitas

Gambar 4. 6. Bagan Fungsi Tata Usaha

Transaksi

Fungsi Tata Usaha

Pelaksanaan Urusan Kearsipan dan Dokumentasi PKN STAN

Penatausahaan Kearsipan

Pengelolaan Arsip Dinamis PKN STAN

Penciptaan ArsipPelaksanaan

penggunaan & peminjaman

arsip

Pemeliharaan arsip

Penyusunan Penetapan Instrumen Kearsipan

Pelaksanaan penyusutan arsip Autentifikasi

Arsip Dinamis

Database Pengelolaan

Arsip Dinamis

Pengelolaan Arsip Statis PKN STAN

Akuisisi Arsip Statis

Pengolahan Arsip Statis

Preservasi Arsip Statis

Autentifikasi Arsip

Akses Arsip Statis

Penyusunan Kebijakan Kearsipan

Penyusunan hingga Penetapan Kebijakan

Kearsipan

Pembinaan Kearsipan

Pembinaan Arsiparis

Bimbingan & Konsultasi Kearsipan

Supervisi & Evaluasi

Kearsipan

Database Bimbingan &

Konsultasi Kearsipan

Pengelolaan Persuratan

Penyusunan usulan tata naskah

dinas

Pengurusan Surat Masuk/ Keluar

Administrasi pengendalian

surat

Pengiriman dokumen/ Surat

Dinas

Penggandaan Dokumen

84

Selain itu telah diketahui pula unit yang bertanggung jawab atas


tata usaha di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN yakni

Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan SDM. Sehingga dapat diketahui

perkiraan arsip yang dihasilkan atas pelaksanaan fungsi tata usaha di

lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN, di antaranya sebagai

berikut:

Tabel 4. 6. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Tata Usaha di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN


Sub-

bagian

Tata

Usaha,

Organisasi,

dan

SDM

Pelaksanaa

n

Penyusunan

Kebijakan

Kearsipan

Peyusunan

hingga

Penetapan Kebijakan

Kearsipan

Arsip Kebijakan tentang Pembinaan

Kearsipan dan Pengelolaan Arsip

- Pengkajian dan Pengusulan Kebijakan - Penyiapan Kebijakan

- Perumusan Kebijakan

- Penetapan NSPK (Norma, Standar,

Prosedur dan Ketentuan)

Pembinaan

Kearsipan

Pembinaan

Arsiparis

Arsip terkait Pembinaan arsiparis

- Pengembangan profesi Arsiparis

- Standar kompetensi arsiparis

- Bimbingan konsultasi arsiparis - Penilaian arsiparis

- Pemilihan arsiparis teladan

- Database arsiparis

Bimbingan &

Konsultasi

Kearsipan

Arsip terkait bimbingan dan konsultasi

- Penerapan sistem kearsipan dinamis dan

statis

- Penggunaan sarana dan prasarana

- Lembaga kearsipan dan unit kearsipan - Sumber daya manusia

Supervisi & Evaluasi

Kearsipan

Arsip terkait Supervisi dan Evaluasi Kearsipan

- Perencanaan

- Pelaksanaan

- Laporan hasil supervise dan evaluasi

Database

Bimbingan &

Konsultasi

Kearsipan

- Arsip terkait Database bimbingan dan

konsultasi dan supervisi

85

Pengelolaa

n arsip dinamis

PKN

STAN

Penciptaan

Arsip

Arsip terkait penciptaan arsip berupa

- Arsip surat masuk - Arsip surat keluar

- Arsip pelaksanaan kegiatan

Pelaksanaan

pemeliharaan

arsip

Arsip terkait pemeliharaan arsip

- Pemberkasan

Daftar Arsip aktif: daftar berkas dan daftar

isi berkas

- Penataan arsip inaktif

Penataan fisik

Pengolahan informasi arsip Penyusunan daftar arsip inaktif

- Penyimpanan arsip

Skema penyimpanan arsip aktif dan inaktif Pengamanan arsip

- Alih media arsip Kebijakan

Autentifikasi

Berita acara

Daftar arsip yang dialihmediakan

- Program arsip vital

Identifikasi

Perlindungan dan pengamanan

Penyelamatan dan pemulihan

Pelaksanaan

penggunaan &

peminjaman

arsip

Arsip/ dokumentasi terkait penggunaan arsip

- Pengklasifikasian, pengamanan dan akses arsip

Arsip/ dokumentasi terkait peminjaman arsip

Pelaksanaan

Penyusutan Arsip

- Pemindaha

n Arsip

- Pemusnaha

n Arsip - Penyerahan

Arsip

Arsip/ dokumentasi tekait pemindahan arsip

- Berita Acara Pemindahan Arsip - Daftar Pertelaan Arsip Yang Dipindahkan

- Laporan Pemindahan Arsip

Arsip/ dokumentasi terkait pemusnahan arsip

- SK pemberntukan panitia pemusnahan

- Notulen rapat panitia pemusnahan arsip

- Surat pertimbangan panitia penilai arsip

- Surat persetujuan Direktur PKN STAN - SK pimpinan penetapan pemusnahan arsip

- Berita Acara Pemusnahan Arsip

- Daftar arsip yang dimusnahkan

- Laporan Pemusnahan Arsip

86

Arsip/ dokumentasi terkait penyerahan arsip

statis - SK pemberntukan panitia penilai arsip

- Notulen rapat panitia penilai arsip


- Surat persetujuan Direktur PKN STAN

- Surat pernyataan pimpinan unit kearsipan terkait arsip yang diserahkan autentik,

terpercaya, utuh dan dapat digunakan

pencipta arsip

- SK pimpinan penetapan pimpinan unit

kearsipan - Berita Acara Penyerahan Arsip statis

- Daftar arsip yang dimusnahkan

- Laporan Pemusnahan Arsip

Autentifikasi

Arsip

Dinamis

Arsip terkait autentifikasi arsip dinamis

- Pembuktian autentisitas

- Pendapat tenaga ahli

- Pengujian

- Surat pernyataan penetapan autentisitas

Database

Pengelolaan Arsip

Dinamis

Arsip/ dokumen Databese pengolahan arsip

dinamis - Database pengelolaan arsip dinamis aktif

- Database pengelolaan arsip dinamis inaktif

Pengelolaan Arsip

Statis PKN

STAN

Akuisisi Arsip Statis

Arsip terkait pelaksanaan akuisisi arsip statis - Monitoring fisik dan daftar arsip

- Verifikasi terhadap daftar arsip

- Penetapan status arsip statis

- Persetujuan untuk penyerahan

- Penetapan arsip yang akan diserahkan - Berita acara penyerahan arsip

- Daftar arsip yang diserahkan

Pengolahan

Arsip Statis

Arsip terkait pelaksanaan pengolahan arsip

statis

- Penataan informasi

- Penataan fisik

- Penyusunan sarana temu balik (guide, daftar

arsip statis, inventaris arsip statis

87

Preservasi

Arsip Statis

Preventif

- Penyimpanan - Pengendalian hama terpadu

- Reproduksi (alih media)

- Perencanaan dan penanggulangan bencana

Kuratif - Perawatan arsip

Laporan hasil pengujian mutu preservasi

Autentifikasi

Arsip statis

Arssip terkait pelaksanaan autentifikasi arsip

statis

- Pembuktian autentisitas

- Pendapat tenaga ahli

- Pengujian - Surat Pernyataan pencipta arsip dalam

Penetapan autentisitas arsip

Akses Arsip

Statis

Arsip terkait pelaksanaan akses arsip statis

- Layanan arsip

- Penerbitan naskah sumber

Administrasi dan proses penyusunan

Hasil naskah sumber arsip

Sub-bagian

Tata

Usaha,

Organi

sasi, dan

SDM

Penyusuna

n Usulan

Tata Naskah

Dinas

Menyusun

bahan

masukan usulan tata

naskah dinas

Arsip/ dokumentasi terkait penyusunan usulan

tata naskah dinas di PKN STAN

- Bahan masukan Tata Naskah Dinas PKN STAN

- Revisi Usulan Tata Naskah Dinas PKN

STAN

Menyeleng

garakan

pengurusa

n surat masuk dan

surat

keluar

Administrasi

pengendalian

surat

Arsip/ dokumentasi terkait pengurusan Surat

Keluar

Pengolahan:

- Konsep Surat/ naskah dinas keluar - Revisi Konsep Surat/ naskah dinas keluar

Pencatatan:

- Buku Agenda Naskah Dinas/ Surat Keluar

Penyimpanan:

- Naskah dinas keluar asli/

Arsip/ dokumentasi terkait pengurusan Surat

Keluar Masuk

Penerimaan:

- Surat/ naskah dinas masuk

Pencatatan: - Buku Agenda Surat Masuk

- Form disposisi Surat/ naskah dinas masuk

Pengolahan

- Surat/ naskah dinas tanggapan atas surat/

naskah dinas masuk

88

Pengiriman

dokumen/

Surat Dinas

Pengiriman:

- Buku Ekspedisi atau tanda bukti

pengiriman

Penggandaan

Dokumen/

Arsip

Penggandaan:

- Permintaan penggandaan dokumen/ arsip

6) Rumah Tangga


aktivitas terkait fungsi rumah tangga yaitu koordinasi layanan

keprotokoleran pimpinan, menyelenggarakan pengelolaan tenaga

kontrak/ tidak tetap, menyelia urusan rumah tangga pegawai dalam

rangka pelayanan kepada pegawai. Berdasarkan Keputusan Menteri



terkait fungsi keuangan, yakni:

a. Mengoordinasikan layanan keprotokoleran pimpinan. b. Mengoordinasikan penyelenggaraan penerimaan dan

administrasi tenaga kontrak/pegawai tidak tetap baru.98

Sehingga, dalam melaksanakan aktivitas terkait fungsi rumah tangga

tersebut terdapat beberapa transaksi yang dapat dilihat pada gambar

bagan fungsi rumah tangga (gambar 4.7) sebagai berikut:


89

Fungsi

Aktivitas

Transaksi

Fungsi Rumah Tangga

Pelaksanaan Urusan Ketatalaksanaan

Mengoordinasikan layanan

keprotokoleran pimpinan

Menyelenggarakan tugas

keprotokoleran acara-acara resmi

Pelaksanaan Urusan Kerumahtanggaan

Menyelenggarakan pengelolaan tenaga kontrak/ tidak tetap

Koordinasi penyelenggaraan penerimaan dan

administrasi tenaga kontrak baru

Menyusun usulan kebutuhan pegawai kontrak/ tidak tetap

Menyelia penyelenggaraan

administrasi tenaga kontrak

Menyelia urusan rumah tangga pegawai dalam

pelayanan kepada pegawai

Menyelia pengawasan pelaksanaan

kebersihan dan keamanan kantor

Pelaksanaan kebersihan kantor

Pelaksanaan keamanan kantor

Pengurusan kendaraan dinas

Melaksanakan pemeliharaan

kendaraan dinas

Menyelia pengaturan penggunaan

kendaraan dinas

Menyelia pelaksanaan administrasi

penyelenggaraan poliklinik

Menyelia pengaturan tata

ruangan kerja dan ruangan kelas

Sub-Fungsi

Gambar 4. 7. Bagan Fungsi Rumah Tangga

90



rumah tangga di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN yakni

Subbagian Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan. Sehingga dapat

diketahui perkiraan jenis arsip yang dihasilkan atas pelaksanaan fungsi

rumah tangga di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN

sebagai berikut:

Tabel 4. 7. Daftar Arsip Yang Dihasilkan Atas Fungsi Rumah Tangga di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN


Sub-

Bagian

Pengel

olaan Aset

dan

Kerum

ahtang

gaan

Mengoordi

nasi

layanan

keprotokol

eran pimpinan

Menyelengga

rakan tugas

keprotokolan

acara-acara

resmi

Layanan keprokoleran Pimpinan

Upacara

- Arsip yang berkaitan dengan kegiatan

upacara, meliputi upacara hari besar

nasional dll.

Acara pimpinan


acara yang diselenggarakan oleh PKN

STAN, meliputi: Acara-acara pimpinan, pelantikan/ serah terima

jabatan dan sejenisnya

Kunjungan

- Arsip yang berkaitan dengan kegiatan kunjungan baik dari dan ke luar

instansi/ Kementerian.

Sub-

Bagian

Pengel

olaan

Aset dan

Kerum

ahtang

gaan

Menyeleng

garakan

pengelolaa

n tenaga

kontrak/

tidak tetap

Menyusun

Kebutuhan

Tenaga

Kontrak/

Pegawai

Tidak Tetap

Arsip berkaitan usulan kebutuhan tenaga

kontrak/ tidak tetap baru

- Dokumen Usulan dari Unit Kerja

- Usulan Permintaan formasi kepada

Menpan dan BKN

- Persetujuan Menpan - SK penetapan formasi

- Penetapan formasi khusus

- Dokumen analisis jabatan dan beban kerja

- Dokumen formasi jabatan dan penetapan

kebutuhan pegawai

Arsip terkait penerimaan tenaga kontrak/

pegawai tidak tetap - Pengumuman

- Seleksi administrasi

- Pemanggilan peserta tes

91

- Pelaksanaan ujian tertulis

- Keputusan Hasil Ujian - Wawancara

- Penetapan Taha Akhir

Menyelia

penyelenggar

aan

administrasi

pegawai kontrak

Arsip terkait basis data pegawai tidak tetap/

kontrak

- Hasil pengujian kesehatan

- SK Pengangkatan

- SK Pengangkatan PNS - SK Kenaikan Pangkat

- Surat pernyataan melaksanakan tugas

- SK pengangkatan dalam dan atau

pemberhentian dari jabatan struktural/

fungsional

- dll

Arsip yang berkaitan dengan kegiatan

Perjalanan Dinas

Arsip yang berkaitan dengan identitas

Pegawai: - Usul penetapan Karpeg / KPE / Karis /

Karsu

- Keanggotaan Organisasi Profesi /

Kedinasan

- Daftar Penilaian SKP

- Keterangan Permohonan Pembayaran Pendapatan Pegawai (KP4)

- Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P)

- Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

Arsip yang berkaitan dengan penyiapan konsep usulan KGB dan kenaikan pangkat

- Surat Permohonan Kenaikan gaji berkala

- Berkas penetapan gaji berkala

- Laporan pertanggung jawaban realisasi

- Usul Kenaikan Pangkat/ Golongan/

Jabatan


Usulan Cuti, Mutasi, Promosi, Melanjutkan Studi, Penyesuaian Ijazah

Arsip yang berkaitan dengan cuti pegawai:

- Cuti Besar

- Cuti Sakit

- Cuti Bersalin - Cuti Tahunan

- Cuti Alasan Penting

- Cuti di luar tanggungan Negara (CTLN)

92

Arsip yang berkaitan dengan Mutasi Pegawai:

- Usulan - Alih Status, Pindah Instansi, Pindah

Wilayah Kerja, Diperbantukan,

Dipekerjakan, Penugasan Sementara,

Mutasi Antar Perwakilan, Mutasi ke dan

dari Perwakilan Sementara, Mutasi Antar Unit

- Nota Persetujuan

- Mutasi Keluarga : Surat Izin Pernikahan/

Perceraian, Surat Penolakan Izin

Pernikahan/ Perceraian, Surat Nikah/ Cerai, Akte Kelahiran Anak, Surat

Keterangan Meninggal Dunia

Sub-

Bagian

Pengel

olaan

Aset

dan Kerum

ahtang

gaan

Menyelia urusan

rumah

tangga

pegawai

dalam rangka

pelayanan

kepada

pegawai

Menyelia pengawasan

pelaksanaan

administrasi

penyelenggar

aan poliklinik

Arsip/ dokumentasi terkait penyelenggaraan poliklinik

- Penanggungjawab poli

- Tindakan medik dan keperawatan

- Tindakan non medik

- Dokter pengganti - Penunjang medik

- Farmasi

- Laporan penyelenggaraan poliklinik

Menyelia

pengaturan

tata ruangan

kerja dan

ruangan kelas

-

Pengurusan

kendaraan dinas

Arsip yang berkaitan dengan pengurusan

kendaraan dinas

Menyelia pengaturan penggunaan

kendaraan dinas

- Jadwal penggunaan Kendaraan Dinas

Melaksanakan pengaturan pemeliharaan

kendaraan dinas

- Laporan Pemeliharaan Kendaraan Dinas

Menyelia

pengawasan

pelaksanaan

kebersihan dan

keamanan

kantor

Administrasi pemeliharaan gedung dan taman

Gedung


pemeliharaan gedung dan bangunan berupa pemeliharaan gedung kantor

dan rumah dinas

Taman

- Arsip yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan taman seperti

93

pertamanan/ landscaping ; penghijauan

; kebersihan taman

Arsip yang berkaitan dengan kegiatan PKN

STAN dalam pengamanan, penjagaan dan pengawalan terhadap pejabat, kantor dan

rumah dinas terhadap kehilangan, kerusakan,

kecelakaan, dan bencana:

- Daftar nama satuan pengamanan

- Daftar jaga/ daftar piket - Buku tamu

- Surat ijin keluar masuk orang atau barang

- Laporan ketertiban dan keamanan

2. Jenis Arsip Yang Teridentifikasi Sebagai Arsip Vital Di Bagian


Dalam menentukan arsip yang dikategorikan sebagai arsip vital yang

diperkirakan tercipta di Bagian Keuangan dan Umum dapat dilakukan dengan

identifikasi arsip vital. Menurut Peraturan Kepala ANRI No. 6 Tahun 2005

tentang pedoman perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital

negara dijelaskan bahwa kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan

melalui prosedur meliputi kriteria arsip vital, analisis organisasi, pendataan

dan pengolahan hasil pendataan.99

Maka dari itu, setelah dilakukan analisis fungsi dengan beberapa tahapan

penilaian arsip makro di atas, sehingga dapat diketahui beberapa jenis seri

arsip yang tercipta di Bagian Keuangan dan Umum PKN STAN. Tahapan

selanjutnya peneliti mengelompokkan jenis seri arsip hasil dari analisis

organisasi yang memenuhi kriteria arsip vital dan nonvital yang di antaranya

sebagai berikut:

a. Vital

Arsip vital merupakan arsip yang memiliki informasi esensiil bagi

kelangsungan hidup organisasi dan tidak dapat diganti dengan arsip

lainnya yang memiliki bukti kepemilikan, status hukum dan keuangan


Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara, 7.

94

serta sangat diperlukan untuk kelangsungan aktivitas suatu instansi. Arsip-

arsip vital yang tercipta atas pelaksanaan fungsi-fungsi di Bagian

Keuangan dan Umum PKN STAN di antaranya:

1. Fungsi Keuangan

a) Arsip usulan kebijakan pengelolaan keuangan BLU PKN STAN

b) Arsip usulan pedoman kerjasama dan kehumasan

c) Arsip usulan rencana strategi bisnis

d) Arsip Rencana Bisnis Anggaran (RBA)

e) Arsip Rencana Kerja Tahunan (RKT)

f) Arsip Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

g) Arsip terkait bukti pelaksanaan anggaran PNBP BLU dan non BLU

h) Arsip terkait Surat Keterangan Penyelenggaraan Anggaran (SKPA)

penyelenggaraan pendidikan di luar domisili

i) Arsip daftar honorarium, uang transport dll

j) Arsip terkait perjalanan dinas (SP2D)

k) Arsip terkait rencana pencairan dana

l) Arsip terkait Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah

Membayar (SPM)

m) Arsip terkait laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran/

penerimaan

n) Arsip terkait laporan penerimaan negara bukan pajak BLU dan non

BLU

o) Laporan realisasi anggaran Tahunan

p) Arsip penyusunan konsep laporan keuangan tahunan

q) Arsip terkait bahan masukan tindak lanjut/ tanggapan atas Laporan

Hasil Pemeriksaan (LHP) aparat pengawasan internal dan eksternal.

2. Fungsi Kepegawaian

a) Arsip rencana kebutuhan pegawai

b) Arsip penyusunan indikator kinerja utama

c) Arsip laporan capaian indikator kinerja utama

d) Arsip pemantauan penerapan peraturan disiplin dan kode etik

95

e) Arsip penjatuhan hukuman disiplin

3. Fungsi Organisasi

a) Arsip penyelesaian struktur organisasi dan kelengkapannya

b) Arsip penyelesaian statuta

c) Arsip penyusunan konsep usulan uraian jabatan

d) Arsip penyempurnaan SOP

e) Arsip berkas rancangan proses penyusunan peraturan

f) Arsip penyusunan rencana strategis (renstra)

4. Fungsi Tata Usaha

a) Arsip penyusunan kebijakan pembinaan arsip dan pengelolaan arsip

(JRA, Hak Akses dan klasifikasi arsip)

b) Arsip terkait pembinaan arsiparis (pengembangan profesi dan

database arsiparis)

c) Arsip terkait Laporan Supervisi dan Evaluasi

d) Database (basis data bimbingan & konsultasi dan supervisi

kearsipan)

e) Dokumen/ arsip terkait skema penyimpanan arsip aktif dan inaktif

f) Dokumen/ arsip terkait pelaksanaan alih media arsip

g) Arsip terkait pelaksanaan program arsip vital

h) Arsip terkait pelaksanaan penggunaan arsip (pengklasifikasian,

pengamanan dan akses arsip)

i) Arsip terkait pelaksanaan penyusutan dengan pemindahan arsip

inaktif

j) Arsip terkait pelaksanaan penyusutan dengan pemusnahan arsip

k) Arsip terkait pelaksanaan penyusutan dengan penyerahan arsip statis

l) Arsip/ dokumen terkait autentifikasi arsip dinamis

m) Arsip terkait Database pengolahan arsip dinamis

n) Arsip/ dokumen terkait pelaksanaan akuisisi arsip statis (penetapan

dan Berita Acara hingga Daftar arsip yang diserahkan)

o) Arsip/ dokumen terkait penyusunan sarana temu balik arsip statis

96

p) Arsip terkait pelaksanaan preservasi arsip statis dengan preventif :

alih media arsip statis (berita acara alihmedia

q) Arsip laporan hasil pengujian mutu preservasi

r) Arsip terkait pelaksanaan autentifikasi arsip statis

5. Fungsi Pengelolaan Aset

a) Arsip pengadaan barang/ sarana dan prasarana

b) Arsip penghapusan Barang Milik Negara (BMN)

c) Arsip inventaris barang/ sarana dan prasarana

d) Arsip bukti kepemilikan Barang Milik Negara dan kelengkapannya

(Sertifikat Tanah, BPKB, IMB, STNK dan Denah Bangunan/

Instalasi)

6. Fungsi Rumah Tangga

a) Arsip pelaksanaan administrasi penyelenggaraan Poliklinik

(penanggungjawab poli, tindakan medik dan keperawatan, tindakan

non medik, rekam medik)

b. Nonvital

Arsip nonvital merupakan arsip dengan kandungan informasi penting

yang diperlukan untuk kelangsungan operasional instansi namun arsip ini

tidak esensiil karena datanya dapat diperoleh dari sumber lainnya. Arsip-

arsip nonvital yang tercipta di Bagian Keuangan dan Umum PKN STAN

di antaranya:

1. Fungsi Keuangan

a) Arsip tarif layanan umum BLU PKN STAN

b) Arsip terkait Term of Reference (TOR)

c) Arsip terkait pelaksanaan anggaran kegiatan kerja sama

d) Arsip terkait konsep daftar gaji dan tunjangan pegawai

e) Arsip terkait penagihan layanan kerja sama

f) Arsip periodikal realisasi anggaran (bulanan, triwulanan,

semesteran)

97

g) Arsip terkait administrasi dan pelaporan sistem akuntansi

(SAK&SAI)

2. Fungsi Kepegawaian

a) Arsip penyusunan usulan SKJ

b) Arsip usulan formasi kebutuhan dan pemenuhan dosen tetap dan

tidak tetap

c) Arsip penyusunan usulan pengembangan pegawai

d) Arsip Human Capital Development Programme PKN STAN

e) Arsip konsep usulan penunjukkan peserta pendidikan dan pelatihan

f) Arsip konsep usulan pemberian tanda penghargaan

g) Arsip layanan administrasi pegawai

h) Arsip penyusunan Daftar Urut Kepangkatan

i) Arsip usulan kenaikan gaji berkala (KGB), arsip kenaikan pangkat,

arsip usulan cuti, arsip usulan mutasi pegawai

j) Arsip daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3)

3. Fungsi Organisasi

a) Arsip usulan profil kunci manajemen resiko

b) Arsip usulan laporan implementasi manajemen resiko

c) Arsip peringkat jabatan

d) Arsip jabatan fungsional

e) Arsip penyusunan konsep analisis beban kerja

4. Fungsi Tata Usaha

a) Arsip standar kompetensi, bimbingan konsultasi dan penilaian

pembinaan kearsipan

b) Arsip terkait bimbingan dan konsultasi kearsipan

c) Arsip perencanaan dan pelaksanaan supervisi dan evaluasi

d) Dokumen terkait penciptaan arsip

e) Arsip terkait pelaksanaan pemeliharaan arsip (pemberkasan dan

penataan arsip inaktif

98

f) Arsip pelaksanaan penggunaan dan peminjaman arsip

g) Arsip terkait monitoring fisik dan verifikasi arsip statis

h) Arsip terkait penataan informasidan fisik arsip statis

i) Arsip terkait penyimpanan, pengendalian hama dan perencanaan

penanggulangan bencana terhadap arsip statis

j) Arsip terkait pelaksanaan preservasi arsip statis dengan kuratif

k) Arsip terkait akses arsip statis (pelayanan, penerbitan naskah sumber

arsip)

l) Arsip terkait usulan tata naskah dinas (penyusunan hingga

penetapan)

m) Arsip penyelenggaraan penggandaan dokumen/ arsip

n) Arsip terkait pengiriman dokumen/ surat dinas

o) Arsip terkait penyelenggaraan pengelolaan persurat-suratan seperti

buku agenda surat masuk dan keluar, buku ekspedisi surat masuk

dan surat keluar serta buku tanda terima surat

5. Fungsi Pengelolaan Aset

a) Arsip perencanaan kebutuhan barang

b) Arsip/ dokumen terkait pelayanan peminjaman barang/ sarana dan

prasarana

c) Arsip terkait pemeliharaan barang/ sarana dan prasarana

d) Arsip laporan persediaan

e) Arsip laporan dan rekonsiliasi sistem informasi manajemen

akuntansi BMN (SIMAK-BMN)

f) Arsip laporan mutasi Barang Milik Negara (BMN)

g) Arsip/ dokumentasi pendistribusian sarana dan prasarana

6. Fungsi Rumah Tangga

a) Arsip penyusunan kebutuhan tenaga kontrak/ pegawai tidak tetap

b) Arsip penyelenggaraan tugas keprotokoleran acara-acara resmi

c) Arsip penyelenggaraan administrasi pegawai kontrak

d) Arsip pelaksanaan administrasi penyelenggaraan poliklinik

99

e) Arsip pengurusan kendaraan dinas

f) Arsip pengawasan pelaksanaan kebersihan dan keamaan kantor

Setelah mengelompokkan dan mengetahui jenis arsip yang memenuhi

kategori sebagai arsip vital, langkah selanjutnya peneliti melakukan

pengolahan kriteria arsip vital dengan analisis hukum dan analisis resiko.

Analisis resiko dan analisis hukum dilakukan dengan memberikan beberapa

pertanyaan terhadap pihak terkait yang memahami tingkat kepentingan arsip

vital tersebut untuk memastikan bahwa arsip-arsip tersebut benar-benar vital.

Peneliti memberikan beberapa pertanyaan terkait analisis hukum dan analisis

resiko kepada informan selaku pihak pengelola arsip. Beberapa pertanyaan

tersebut di antaranya sebagai berikut:

a. Analisis Hukum

Analisis hukum yakni teknik analisis yang dapat dilakukan dengan

mengajukan pertanyaan:

1) Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas

kepemilikan negara/ warga negara?

2) Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum

terhadap individu atau organisasi?

3) Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/ organisasi


dibawah sumpah?

b. Analisis Resiko

Analisis resiko dilakukan terhadap arsip yang dianggap vital melalui cara

penafsiran kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka

melakukan analisis resiko dapat diajukan beberapa pertanyaan sebagai

berikut:

1) Jika arsip ini tidak ditemukan (hilang/ musnah) berapa lama waktu yang

dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya yang

dibutuhkan oleh organisasi?

100

2) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya arsip

yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh

organisasi?

3) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang hilang

dengan tidak ditemukannya arsip vital ini?

4) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan tidak

adanya arsip yang dibutuhkan?

Adapun hasil analisis hukum dan analisis resiko yang telah peneliti

dapatkan atas pertanyaan-pertanyaan di atas, dapat dilihat pada tabel di bawah

ini:

101

Analisis Hukum dan Analisis Resiko Terhadap Daftar Arsip Hasil Penilaian Arsip Makro

di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN

Tabel 4. 8. Analisis Hukum dan Analisis Resiko Terhadap Daftar Arsip Hasil Penilaian Arsip Makro

Fungsi No Jenis Arsip Vital

Analisis Hukum Analisis Resiko

Apakah

arsip

tersebut

secara legal

mengandung

hak dan

kewajiban

atas

kepemilikan

negara/

warga

negara?

Apakah

hilangnya

arsip tersebut

dapat

menimbulkan

tuntutan

hukum

terhadap

individu atau

organisasi?

Apakah arsip

yang mendukung

hak-hak hukum

individu/

organisasi

seandainya

hilang

duplikatnya

harus

dikeluarkan

dengan

pernyataan

dibawah

sumpah?

Jika arsip ini

tidak ditemukan

(hilang/ musnah)

berapa lama

waktu yang

dibutuhkan

untuk

merekonstruksi

informasi dan

berapa biaya

yang dibutuhkan

oleh organisasi?

Berapa lama

waktu yang

tidak

produktif

dengan tidak

adanya arsip

yang

bersangkuta

n dan berapa

biaya yang

harus

dikeluarkan

oleh

organisasi?

Berapa banyak

kesempatan

untuk

memperoleh

keuntungan

yang hilang

dengan tidak

ditemukannya

arsip vital ini?

Berapa besar

kerugian

yang dialami

oleh

organisasi

dengan tidak

adanya arsip

yang

dibutuhkan?

Keuangan

1 Arsip usulan

kebijakan

pengelolaan

keuangan BLU

PKN STAN

Ya Ya - T T T T

102

2 Arsip usulan

pedoman

kerjasama dan

kehumasan

Ya - - T T T T

3 Arsip usulan

rencna strategi

bisnis

Ya - - T T T T

4 Arsip rencana

binis anggaran

(RBA) Ya Ya - T T T T

5 Arsip rencana

kerja tahunan

(RKT)

Ya Ya - T T T T

6 Arsip Daftar

Isian Pelaksanaan

Anggaran

(DIPA)

Ya Ya - T T T T

7 Arsip bukti

pelaksanaan

anggaran PNBP

BLU dan non

BLU

Ya Ya - T T T T

103

8 Arsip terkait

Surat Keterangan

Penyelenggaraan

Anggaran

(SKPA)

penyelenggaraan

pendidikan di

luar domisili

Ya Ya - T T T T

9 Arsip daftar

honorarium, uang

transport dll

Ya - - T T T T

10 Arsip perjalanan

dinas (SP2D)

Ya - - T T T T

11 Arsip rencana

pecairan dana

Ya - - T T T T

12 Arsip surat

perintah

pembayaran

(SPP) dan Surat

Perintah

Membayar

(SPM)

Ya - - T T T T

104

13 Arsip laporan

pertanggungjawa

ban bendahara

pengeluaran/

penerimaan

Ya - - T T T T

14 Arsip laporan

penerimaan

negara bukan

pajak BLU dan

non BLU

Ya - - T T T T

15 Arsip Laporan

Realisasi

anggaran

Tahunan

Ya Ya - T T T T

16 Arsip

penyusunan

konsep laporan

keuangan

tahunan

Ya Ya - T T T T

17 Arsip bahan

masukan tindak

lanjut/ tanggapan

atas Laporan

Pemeriksaan

(LHP) aparat

Ya Ya Ya T T T T

105

pengawasan

internal dan

eksternal

Organisasi

18 Arsip

penyelesaian

struktur

organisasi dan

kelengkapannya

Ya - - T T M T

19 Arsip

penyelesaian

statuta

Ya - - M T T T

20 Arsip

penyusunan

konsep usulan

uraian jabatan

Ya - - T M M M

21 Arsip

penyempurnaan

SOP Ya - - M M M M

22 Arsip rancangan

proses

penyusunan

peraturan

Ya Ya - M H H H

106

23 Arsip

penyusunan

rencana strategis

(renstra)

Ya - - M M H H

Kepegawaian

24 Arsip rencana

kebutuhan

pegawai

Ya - - M M M M

25 Arsip

penyusunan

indikator kinerja

utama

Ya - - M M M M

26 Arsip laporan

capaian indikator

kinerja utama

Ya - - M M M M

27 Arsip

pemantauan

penerapan

peraturan disiplin

dan kode etik

Ya - - M M M L

28 Arsip penjatuhan

hukuman disiplin

Ya - - M L L L

107

Tata Usaha

29 Arsip

penyusunan

kebijakan

pembinaan arsip

dan pengelolaan

arsip (JRA, Hak

Akses dan

klasifikasi arsip)

Ya Ya - M M M M

30 Arsip terkait

pembinaan

arsiparis

(pengembangan

profesi dan

database

arsiparis)

Ya - - M M M M

31 Arsip terkait

Laporan

Supervisi dan

Evaluasi

Ya - - M M M M

32 Database (basis

data bimbingan

& konsultasi dan

supervisi

kearsipan)

Ya - - M L L M

108

33 Dokumen/ arsip

terkait skema

penyimpanan

arsip aktif dan

inaktif

Ya - - M L L M

34 Dokumen/ arsip

terkait

pelaksanaan alih

media arsip

Ya - - T T T T

35 Arsip terkait

pelaksanaan

program arsip

vital

Ya - - T T T T

36 Arsip terkait

pelaksanaan

penggunaan arsip

(pengklasifikasia

n, pengamanan

dan akses arsip)

Ya Ya - M M M M

37 Arsip terkait

pelaksanaan

penyusutan

dengan

pemindahan arsip

inaktif

Ya Ya - M M M M

109

38 Arsip terkait

pelaksanaan

penyusutan

dengan

pemusnahan

arsip

Ya Ya - M M M T

39 Arsip terkait

pelaksanaan

penyusutan

dengan

penyerahan arsip

statis

Ya Ya - T M M T

40 Arsip/ dokumen

terkait

autentifikasi arsip

dinamis

Ya Ya - M M M M

41 Database

pengolahan arsip

dinamis

Ya Ya - M M M M

42 Arsip/ dokumen

terkait

pelaksanaan

akuisisi arsip

statis (penetapan

dan Berita Acara

Ya Ya - T M M T

110

hingga Daftar

arsip yang

diserahkan)

43 Arsip/ dokumen

terkait

penyusunan

sarana temu balik

arsip statis

Ya - - M M M M

44 Arsip terkait

pelaksanaan

preservasi arsip

statis dengan

preventif dengan

alih media arsip

statis

Ya - - M M M M

45 Arsip laporan

hasil pengujian

mutu preservasi

Ya - - M M M M

46

Arsip terkait

pelaksanaan

autentifikasi arsip

statis

Ya - - M M M M

111

Pengelolaan

aset

47 Arsip pengadaan

barang/ sarana

dan prasarana

Ya Ya - T T T T

48 Arsip

penghapusan

Barang Milik

Negara (BMN)

Ya Ya Ya T T T T

49 Arsip inventaris

barang/ sarana

dan prasarana

Ya Ya - T T T T

50

Arsip bukti

kepemilikan

Barang Milik

Negara dan

kelengkapannya

(Sertifikat Tanah,

BPKB, IMB,

STNK dan Denah

Bangunan/

Instalasi)

Ya Ya Ya T T T T

112

Keterangan:

Ya = Setuju

Tidak = Tidak Setuju

- = Tidak Tahu

T = Tinggi

S = Sedang

R = Rendah

Fungsi Rumah

Tangga

51 Arsip

pelaksanaan

administrasi

penyelenggara

an Poliklinik

(penanggungja

wab poli,

tindakan

medik dan

keperawatan,

tindakan non

medik, rekam

medik)

Ya Ya - M L L L

113

C. Pembahasan

1. Jenis Arsip Yang Tercipta Atas Pelaksanaan Tugas dan Fungsi di Bagian


Sebuah instansi akan menghasilkan arsip sebagai alat pembuktian yang

otentik dan terpercaya atas pelaksanaan fungsi dan aktivitas untuk

mewujudkan tujuan dan visinya. Jenis seri arsip yang tercipta dapat diketahui

dengan penilaian arsip berbasis analisis fungsi yang mana dengan melakukan

penilaian terhadap kepentingan dan ruang lingkup undang-undang, mandat,

dan kebijakan yang relevan dengan institusi secara keseluruhan untuk

mengevaluasi fungsi, aktivitas dan program beserta dampaknya.100 Politeknik

Keuangan Negara STAN merupakan salah satu satuan kerja yang berada di

lingkungan Kementerian Keuangan Republik Indonesia, maka dalam hal ini,

peneliti menggunakan Keputusan dan peraturan perundang-undangan berupa

Statuta, Tata Kerja Organisasi, Uraian Jabatan dan Rencana Strategis di yang

berlaku lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN.

Setelah mendapatkan sumber informasi yang relevan terkait tugas dan

fungsi serta pelaksanaan aktivitas hingga transaksi di Politeknik Keuangan

Negara STAN, penilaian arsip makro dilanjutkan dengan beberapa tahapan

yang diantaranya101:

a. Meneliti dan menganalisa untuk menentukan fungsi dan aktivitas apa yang

perlu didokumentasikan dengan menganalisis tugas dan fungsi organisasi

beserta programnya untuk mengidentifikasi fungsi dan aktivitas terpenting

yang dilakukan.

b. Menentukan letak penciptaan arsip yang mendokumentasikan fungsi unit

Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN dengan

menganalisis struktur organisasi untuk menentukan letak sub unit dan yang

bertanggungjawab atas fungsi tersebut.

100 Terry Cook, Appraisal Methodology: Macro-Appraisal and Functional Analysis

Part B: Guidelines for Performing an Archival Appraisal on Government Records, 2. 101 Griffin et al., Building Records Appraisal Systems, 42.

114

c. Mengidentifikasi arsip yang tercipta atas aktivitas dalam rangka

pelaksanaan fungsi Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan

Negara STAN.

d. Mengidentifikasi arsip yang menyediakan dokumentasi fungsi dengan

menilai secara menyeluruh arsip-arsip yang menyediakan bukti aktivitas

dari fungsi PKN STAN.

Berdasarkan beberapa peraturan Menteri Keuangan, Bagian Keuangan dan

Umum Politeknik Keuangan Negara STAN merupakan salah satu unsur

pembantu pimpinan dan pelaksana administrasi bidang keuangan di

lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN. Setelah peneliti melakukan

analisis dengan penilaian arsip makro diketahui bahwa sebagai pelaksana

sekaligus penanggungjawab terkait administrasi di bidang keuangan, Bagian

Keuangan dan Umum memiliki tugas pokok terkait fungsi keuangan, fungsi

kepegawaian, fungsi organisasi, fungsi tata usaha, fungsi pengelolaan aset

dan fungsi rumah tangga di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN.

Dalam menjalankan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Bagian

Keuangan dan Umum terbagi menjadi beberapa subunit yang dipimpin oleh

masing-masing seorang kepala subunit yang memiliki tugas menjalankan

fungsi-fungsi tersebut yang kemudia terbagi menjadi beberapa aktivitas dan

transaksi yang akan menghasilkan arsip sebagai bukti atas pelaksanaan tugas

dan fungsinya masing-masing di lingkungan Politeknik Keuangan Negara

STAN. Subunit tersebut di antaranya adalah:

1. Subbagian Keuangan

Subbagian Keuangan merupakan subunit yang dipimpin oleh seorang

kepala subbagian dan memiliki tugas melaksanakan penyusunan dokumen

perencanaan dan pelaksanaan anggaran, urusan perbendaharaan dan

penyusunan laporan keuangan. Sebagaimana telah diketahui bahwa tugas

tersebut termasuk bagian dari aktivitas/ tindakan atas pelaksanaan fungsi

keuangan di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN. Setelah

peneliti melakukan analisis penilaian arsip makro tersebut, dalam

pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan aktivitasnya terkait pengelolaan

keuangan di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN, terdapat 24

115

jenis arsip yang diperkirakan tercipta atas pelaksanaan fungsi keuangan

pada Subbagian Keuangan yang diantaranya sebagai berikut:

1) Arsip usulan kebijakan pengelolaan keuangan BLU PKN STAN

2) Arsip usulan pedoman kerjasama dan kehumasan

3) Arsip usulan rencana strategi bisnis

4) Arsip tarif layanan umum BLU PKN STAN

5) Arsip Rencana Bisnis Anggaran (RBA)

6) Arsip Rencana Kerja Tahunan (RKT)

7) Arsip Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

8) Arsip terkait Term of References (TOR)

9) Arsip terkait pelaksanaan anggaran kegiatan kerja sama

10) Arsip terkait bukti pelaksanaan anggaran PNBP BLU dan non BLU

11) Arsip terkait Surat Keterangan Penyelenggaraan Anggaran (SKPA)

penyelenggaraan pendidikan di luar domisili

12) Arsip daftar honorarium, uang transport dll

13) Arsip terkait konsep daftar gaji dan tunjangan pegawai

14) Arsip terkait perjalanan dinas (SP2D)

15) Arsip terkait rencana pencairan dana

16) Arsip terkait penagihan layanan kerja sama

17) Arsip terkait Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah

Membayar (SPM)

18) Arsip terkait laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran/

penerimaan

19) Arsip terkait laporan penerimaan negara bukan pajak BLU dan non

BLU

20) Laporan periodikal realisasi anggaran (bulanan, triwulanan,

semesteran)

21) Arsip laporan realisasi anggaran tahunan

22) Arsip terkait administrasi dan pelaporan sistem akuntansi (SAK &

SAI)

23) Arsip penyusunan konsep laporan keuangan tahunan

116

24) Arsip terkait bahan masukan tindak lanjut/ tanggapan atas Laporan

Hasil Pemeriksaan (LHP) aparat pengawasan internal dan eksternal.

2. Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan SDM

Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan Sumber Daya Manusia

merupakan subunit yang dipimpin oleh seorang kepala subbagian yang

memiliki tugas terkait yang di antaranya adalah:

a. Melakukan urusan pengelolaan kearsipan, surat menyurat,

kepustakaan, ekspedisi, penggandaan dan kesekertariatan.

Sebagaimana telah diketahui, tugas tersebut merupakan aktivitas

dalam pelaksanaan fungsi tata usaha di lingkungan Politeknik


b. Penyiapan bahan penataan organisasi, analisis jabatan dan prosedur

kerja, koordinasi penyusunan rancangan peraturan perumusan dan

evaluasi rencana strategis dan rencana kerja. Sebagaimana telah

diketahui, tugas-tugas tersebut merupakan bagian dari aktivitas

dalam pelaksanaan fungsi organisasi.

c. Administrasi dan pengembangan kepegawaian, melaksanakan

pengelolaan kinerja dan kepatuhan internal. Sebagaimana telah

diketahui, tugas-tugas tersebut merupakan bagian dari aktivitas

dalam pelaksanaan fungsi kepegawaian

Dari semua tugas tersebut, diketahui bahwa subbagian tata usaha,

organisasi dan SDM merupakan subunit yang bertanggungjawab atas

pelaksanaan aktivitas dan penciptaan arsip terkait fungsi tata usaha, fungsi

organisasi dan fungsi kepegawaian di lingkungan Politeknik Keuangan

Negara STAN. Setelah peneliti melakukan analisis dengan penilaian arsip

makro tersebut, diketahui terdapat 54 jenis arsip yang diperkirakan tercipta

atas pelaksanaan fungsi kepegawaian, fungsi organisasi dan fungsi tata

usaha pada Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan SDM yang di antaranya

ialah:

1) Arsip penyempurnaan struktur organisasi dan kelengkapannya

2) Arsip penyelesaian statuta

117

3) Arsip terkait usulan profil kunci manajemen resiko

4) Arsip laporan implementasi manajemen resiko

5) Arsip penyusunan konsep usulan uraian jabatan

6) Arsip terkait peringkat jabatan

7) Arsp jabatan fungsional

8) Arsip penyusunan konsep analisis beban kerja (ABK)

9) Arsip koordinasi penyempurnaan SOP

10) Arsip terkait penyusunan administrasi umum

11) Arsip/ berkas proses penyusunan rancangan peraturan

12) Arsip terkait usulan Salinan surat keputusan

13) Arsip penyusunan rencana kerja dan rencana strategis

14) Arsip usulan rencana kebutuhan pegawai

15) Arsip penyusunan usulan Standar Kompetensi Jabatan Dosen di

lingkungan PKN STAN

16) Arsip usulan formasi kebutuhan dan pemenuhan dosen tetap dan

dosen tidak tetap

17) Arsip pengembangan pegawai seperti arsip usulan pengembangan

pegawai, arsip Human Capital Development Program, arsip peserta

pendidikan dan pelatihan dan arsip pemberian tanda penghargaan

18) Arsip administrasi kepegawaian seperti arsip pengelolaan basis data

dan dosir pegawai

19) Arsip layanan administrasi pegawai,

20) Arsip penyusunan daftar urut kepangkatan (DUK)

21) Asrip terkait usulan kenaikan gaji berkala (KGB), arsip kenaikan

pangkat, arsip penyiapan usulan cuti, dan arsip usulan mutasi pegawai

22) Arsip penyusunan indikator kinerja utama (IKU)

23) Arsip laporan capaian indikator kinerja utama

24) Arsip daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3)

25) Arsip pemantauan penerapan peraturan disiplin dan kode etik

26) Arsip pelaksanaan proses penjatuhan hukuman disiplin

27) Arsip penyusunan kebijakan pembinaan arsip dan pengelolaan arsip

(JRA, Hak Akses dan klasifikasi arsip)

118

28) Arsip terkait pembinaan arsiparis (pengembangan profesi, standar

kompetensi, bimbingan konsultasi, penilaian dan database arsiparis)

29) Arsip terkait bimbingan dan konsultasi kearsipan

30) Arsip terkait supervisi dan Evaluasi (perencanaan, pelaksanaan dan

Laporan Supervisi dan Evaluasi)

31) Database (basis data bimbingan & konsultasi dan supervisi kearsipan

32) Dokumen terkait penciptaan arsip

33) Arsip terkait pelaksanaan pemeliharaan arsip (pemberkasan)

34) Arsip terkait penataan arsip inaktif

35) Dokumen/ arsip terkait penyimpanan arsip (skema penyimpanan arsip

aktif dan inaktif)

36) Dokumen/ arsip terkait pelaksanaan alih media arsip

37) Arsip terkait pelaksanaan program arsip vital

38) Arsip terkait pelaksanaan penggunaan arsip (pengklasifikasia n,

pengamanan dan akses arsip)

39) Arsip/ dokumen terkait pelaksanan peminjaman arsip

40) Arsip terkait pelaksanaan penyusutan dengan pemindahan arsip

inaktif

41) Arsip terkait pelaksanaan penyusutan dengan pemusnahan arsip

42) Arsip terkait pelaksanaan penyusutan dengan penyerahan arsip statis

43) Arsip/ dokumen terkait autentifikasi arsip dinamis

44) Database pengolahan arsip dinamis

45) Arsip/ dokumen terkait pelaksanaan akuisisi arsip statis (Monitoring

fisik, verifikasi terhadap arsip, penetapan, Berita Acara hingga Daftar

arsip yang diserahkan)

46) Arsip/ dokumen terkait pelaksanaan pengolahan arsip statis (penataan

informasi dan fisik serta penyusunan sarana temu balik)

47) Arsip terkait pelaksanaan preservasi arsip statis dengan preventif

(penyimpanan, pengendalian hama, alih media dan perencanaan

penanggulangan bencana)

48) Arsip terkait pelaksanaan preservasi arsip statis dengan kuratif

49) Laporan hasil pengujian mutu preservasi

119

50) Arsip terkait pelaksanaan autentifikasi arsip statis

51) Arsip terkait pelaksanaan akses arsip statis (layanan, penerbitan

naskah sumber arsip)

52) Arsip/ dokumentasi terkait penyusunan usulan tata naskah dinas

(penyusunan hingga penetapan)

53) Arsip terkait penyelenggaraan pengendalian persurat-suratan seperti

buku agenda surat masuk dan surat keluar, buku ekspedisi surat masuk

dan surat keluar, serta buku tanda terima surat.

54) Arsip terkait pengiriman dokumen/ surat dinas

55) Arsip terkait permintaan penggandaan dokumen/ arsip

3. Subbagian Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan

Subbagian Pengelolaan Aset dan Kerumahtanggaan merupakan subunit

yang dipimpin oleh seorang kepala subbagian dan memiliki tugas

melaksanakan pengelolaan aset, penyiapan kebutuhan perlengkapan

perkantoran dan urusan ketatalaksanaan serta kerumahtanggaan di

lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN. Sebagaimana

berdasarkan data yang telah diperoleh dan diketahui bahwa tugas-tugas

tersebut merupakan bagian dari akivitas dalam menjalankan fungsi

pengelolaan aset dan fungsi rumah tangga di lingkungan Politeknik

Keuangan Negara STAN. Setelah peneliti melakukan analisis penilaian

arsip makro terdapat 18 jenis arsip yang diperkirakan tercipta atas

pelaksanaan fungsi pengelolaan aset dan fungsi rumah tangga pada

Subbagian Pengelolaan Aset dan kerumahtanggaan yang diantaranya

sebagai berikut:

1) Arsip/ dokumen terkait rencana kebutuhan barang

2) Arsip/ dokumen terkait pengadaan sarana dan prasarana

3) Arsip/ dokumen terkait pelayanan peminjaman barang/ sarana dan

prasarana

4) Arsip terkait pemeliharaan barang/ sarana dan prasarana

5) Arsip laporan persediaan

6) Arsip/ dokumen terkait penghapusan barang milik negara (BMN)

120

7) Arsip/ dokumen terkait inventaris barang/ jasa

8) Arsip bukti kepemilikan Barang Milik Negara (Sertifikat Tanah,

BPKB, IMB, Denah Bangunan/ Instalasi Listrik, STNK)

9) Arsip terkait laporan dan rekonsiliasi sistem informasi manajemen

akuntansi barang milik negara (SIMAK BMN)

10) Arsip terkait laporan mutasi barang milik negara (LMBMN)

11) Arsip/ dokumen terkait arsip terkait dokumentasi pendistribusian

sarana dan prasarana.

12) Arsip terkait penyelenggaraan tugas keprotokoleran acara-acara resmi

(upacara, acara pimpinan, kunjungan)

13) Arsip terkait menyusun usulan kebutuhan tenaga kontrak/ pegawai

tidak tetap

14) Arsip terkait penerimaan tenaga kontrak/ pegawai tidak tetap

15) Arsip terkait menyelia penyelenggaraan administrasi pegawai kontrak

16) Arsip terkait pelaksanaan administrasi penyelenggaraan poliklinik

(penanggungjawab poli, tindakan medik dan keperawatan, tindakan

non medik, dokter pengganti, penunjang medik, rekam medik,

farmasi, laporan intern poliklinik)

17) Arsip terkait pengurusan kendaraan dinas (Jadwal penggunaan

kendaraan, laporan pemeliharaan)

18) Arsip terkait pengawasan pelaksanaan kebersihan dan keamanan

kantor.

Dengan penilaian arsip makro di atas, menunjukkan bahwa

diperkirakan terdapat 97 jenis arsip yang tercipta atas pelaksanaan

aktivitas dan transaksi terkait fungsi keuangan, fungsi kepegawaian, fungsi

organisasi, fungsi tata usaha, fungsi pengelolaan aset dan fungsi rumah

tangga di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara

STAN.

121

2. Jenis Arsip Yang Teridentifikasi Sebagai Arsip Vital di Bagian


Penentuan/ identifikasi arsip vital perlu dilakukan guna mengetahui jenis

arsip vital apa saja yang tercipta di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik

Keuangan Negara STAN sebelum tindakan lebih lanjut dalam upaya

penyelamatan arsip vital. Dalam penentuan arsip vital sebagaimana

berdasarkan pedoman yang berlaku, Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun

2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Arsip

Vital, dibutuhkan identifikasi arsip vital yang dapat dilakukan melalui

prosedur yakni kriteria arsip vital, analisis organisasi, pendataan, pengolahan

hasil pendataan.102

Setelah diketahui jenis arsip apa saja yang tercipta atas pelaksanaan tugas,

fungsi, aktivitas hingga transaksi dengan penilaian arsip makro di Bagian

Keuangan dan Umum PKN STAN, peneliti melanjutkan penelitian ini dengan

mengidentifikasi arsip vital guna mengetahui arsip-arsip mana saja yang

tercipta dapat dikategorikan sebagai arsip vital. Selanjutnya dalam

pelaksanaan identifikasi arsip vital, hasil dari penilaian arsip makro dengan

pendekatan analisis fungsi instansi, perlu memisahkan antara arsip vital dan

arsip nonvital dengan mengklasifikasikan/ mengelompokkan arsip sesuai

dengan kriteria arsip vital.103

Setelah diketahui jenis arsip yang tercipta, peneliti melanjutkan penelitian

ini dengan mengelompokkan jenis arsip yang tergolong vital dan nonvital atas

pelaksanaan tugas dan fungsi di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik

Keuangan Negara. Berdasarkan hasil analisis peneliti, terdapat 51 jenis arsip

vital yang tercipta atas pelaksanaan fungsi keuangan, fungsi kepegawaian,

fungsi tata usaha, fungsi organisasi, fungsi pengelolaan aset dan fungsi rumah

tangga di Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN.

Setelah dilakukan pengelompokkan dan diketahui arsip-arsip yang

tergolong sebagai arsip vital, tahapan identifikasi arsip vital dilanjutkan


Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara, 7. 103 Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital, 3.7.

122

dengan pengolahan hasil analisis sebelumnya dengan analisis resiko dan

analisis hukum untuk memastikan bahwa 51 jenis arsip yang tercipta atas

pelaksanaan masing-masing fungsi di Bagian Keuangan dan Umum dapat

dikategorikan sebagai arsip vital. berikut jenis arsip vital yang tercipta di

Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN:

Tabel 4. 9. Daftar Arsip Vital Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN

Fungsi Transaksi No Jenis Arsip AH AR

Keuangan

Menyusun usulan kebijakan pengelolaan

keuangan BLU PKN STAN

1 Arsip kebijakan pengelolaan keuangan BLU PKN STAN

√ √

Menyusun usulan pedoman kerja sama dan

kehumasan bidang keuangan

2 Arsip pedoman kerjasama dan kehumasan

√ √

Menyusun dan mengkompilasi

usulan rencana strategis bisnis

3 Arsip Rencana strategis bisnis

√ √

Penyusunan konsep rencana bisnis anggaran

4 Arsip Rencana Bisnis Anggaran (RBA)

√ √

Menyiapkan konsep rencana kerja tahunan (RKT)

5 Arsip rencana Kerja Tahunan

√ √

Merekapitulasi

DIPA beserta revisi dan petunjuk pelaksanaannya

6 Arsip Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

√ √

Penatausahaan dokumentasi bukti-bukti pelaksanaan

7 Arsip bukti pelaksanaan anggaran PNBP BLU dan non BLU

√ √

123

anggaran PNBP BLU dan non BLU

Mengajukan usulan SKPA penyelenggaraan pendidikan di luar

domisili

8 Arsip Surat Keterangan Penyelenggaraan Anggaran (SKPA) penyelenggaraan

pendidikan di luar domisili

√ √

Menyusun usuan daftar honorarium, uang transport dll

9 Arsip daftar honorarium, uang transport dll

√ √

Mengoordinasikan proses perjalanan dinas

10 Arsip terkait perjalanan dinas (SP2D)

√ √


rencana pencairan dana (Cash Flow)

11 Arsip terkait rencana pencairan dana

√ √

Menyelia penatausahaan

SPP dan SPM

12 Arsip Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan

Surat Perintah Membayar (SPM)

√ √

Penyusunan dan pengawasan terhadap

penyusunan laporan pertanggung- Jawaban

bendahara pengeluaran/ penerimaan

13 Arsip laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran/

penerimaan

√ √

Menyusun konsep

laporan PNBP BLU dan non BLU

14 Arsip laporan PNBP

BLU dan non BLU

√ √


konsep laporan

15 Arsip realisasi anggaran tahunan

√ √

124

periodikal realisasi anggaran

Menyusun konsep

laporan keuangan

16 Arsip penyusunan

konsep laporan keuangan tahunan

√ √

Koordinasi penyusunan bahan masukan

tanggapan atas Laporan Hasil Pemeriksaan aparat

pengawasan internal/ eksternal

17 Arsip bahan masukan tindak lanjut/ tanggapan atas Laporan Hasil

Pemeriksaan (LHP) apparat pengawasan internal dan eksternal

√ √

Kepegawaian

Menyiapkan konsep rencana

kebutuhan pegawai

18 Arsip rencana kebutuhan pegawai

√ √

Menyusun dan mengadministrasi Indikator Kinerja

Utama (IKU)

19 Arsip penyusunan indikator kinerja utama

√ √

Menyusun laporan capaian indikator kinerja utama

(IKU)

20 Arsip laporan capaian indikator kinerja utama

√ √

Menyelia pemantauan penerapan peraturan disiplin

dan kode etik

21 Arsip pemantauan penerapan peraturan disiplin dan kode etik

√ √

Menyelia pemantauan penerapan

peraturan disiplin dan kode etik

22 Arsip penjatuhan hukuman disiplin

√ √

Organisasi

Pembentukkan, perubahan dan penghapusan

organisasi

23 Arsip penyelesaian struktur organisasi dan kelengkapannya

√ √

125

Penyelesaian

Statuta PKN STAN

24 Arsip penyelesaian

Statuta

√ √

Koordinasi penyusunan, evaluasi, dan

penyempurnaan uraian jabatan

25 Arsip penyusunan uraian jabatan (Urjab)

√ √

Menyusun, mengevaluasi dan

menyempurnakan konsep SOP

26 Arsip penyempurnaan SOP

√ √

Menyusun rancangan peraturan hingga

pengesahan

27 Arsip/ berkas rancangan proses penyusunan peraturan

√ √

Merekapitulasi, menyusun dan mengajukan

usulan bahan masukan konsep rencana strategis dan rencana kerja

28 Arsip penyusunan rencana strategis (Renstra) dan Rencana

Kerja

√ √

Tata Usaha

Penyusunan

hingga penetapan Kebijakan Kearsipan

29 Arsip penyusunan

kebijakan pembinaan dan pengelolaan arsip (JRA, Hak Akses dan Klasifikasi Arsip)

- Pengkajian dan pengusulan

- Penyiapan - Perumusan

- Penetapan NSPK (Norma, Standar, Prosedur dan Ketentuan) Kearsipan

√ √

Pembinaan arsiparis

30 - Arsip pengembangan profesi

- Database Arsiparis

√ √

126

Pelaksanaan Supervisi & Evaluasi

Kearsipan

31 Laporan Hasil Supervisi dan Evaluasi

√ √

Database Bimbingan & Konsultasi

Kearsipan

32 - Database/ basis data bimbingan pembinaan arsiparis

- Konsultasi dan supervisi kearsipan

√ √

Penggunaan dan peminjaman arsip

33 Arsip pengklasifikasian, pengamanan dan akses arsip

√ √

Pemeliharaan arsip

34 Arsip skema penyimanan arsip aktif dan inaktif

√ √

Pemeliharaan arsip

35 Arsip/ Dokumen terkait alih media arsip

- Kebijakan - Autentifikasi - Berita acara - Daftar arsip yang

dialihmediakan

√ √

Pemeliharaan arsip

36 Arsip/ Dokumen terkait program arsip vital - Identifikasi

- Perlindungan dan pengamanan

- Penyelamatan dan pemulihan

√ √

Autentifikasi arsip

dinamis

37 Autentifikasi arsip

Dinamis - Pembuktian

autentifikasi - Pendapat para ahli

- Pengujian - Penetapan autentisitas

arsip statis

√ √

Pelaksanaan Penyusutan arsip

(penyerahan arsip statis)

38 Arsip/ dokumen tekait penyerahan arsip statis

√ √

127

- SK pembentukan panitia pemusnahan arsip

- Notelen rapat - dll

Penyusutan arsip (pemusnahan

arsip tidak bernilai guna)

39 Arsip/ dokumen terkait pemusnahan arsip tidak

bernilai guna - SK pembentukan

panitia penilai arsip - Notulen rapat


- dll

√ √

Pengolahan database/ Basis

data pengelolaan arsip dinamis

40 Arsip/ dokumen terkait database pengelolaan

arsip dinamis

√ √

Pelaksanaan akuisisi arsip

statis

41 Penetapan arsip statis Berita Acara penyerahan

arsip statis Daftar arsip yang diserahkan

√ √

Pengolahan arsip statis

42 Arsip/ dokumen penyusunan sarana temu

balik arsip statis

√ √

Preservasi arsip statis

43 Arsip pelaksanaan preservasi arsip statis dengan Preventif

- Alih media arsip statis Berita acara alih media

- Daftar arsip yang dialihmediakan

√ √

Preservasi arsip

statis

44 Laporan hasil pengujian

mutu preservasi

√ √

Autentifikasi arsip statis

45 Arsip terkait autentifikasi arsip statis - Pembuktian

autentisitas

- Pendapat tenaga ahli - Pengujian

√ √

128

- Penetapan autentisitas arsip statis

Akses arsip statis 46 Hasil naskah sumber

arsip

√ √

Pengelolaan aset

Pengadaan barang/ sarana dan prasarana/ jasa

47 Arsip terkait pengadaan barang/ sarana dan prasarana/ Jasa

√ √

Penghapusan

Barang Milik Negara (BMN)

48 Arsip penghapusan

Barang Milik Negara (BMN)

√ √

Inventaris barang/ sarana dan prasarana

49 Arsip terkait inventaris Barang Milik Negara - Berita Acara Stock

Opname

- Daftar Barang Milik

Negara (BMN) - Laporan Tahunan Hasil

Inventaris

√ √

Inventaris barang/ sarana dan

prasarana

50 Arsip bukti kepemilikan Barang Milik Negara

(dan kelengkapannya - Sertifikat Tanah - IMB - BPKB

- STNK - Denah Bangunan/

Instalasi Listrik

√ √

Rumah

Tangga

Penyelenggaraan

Poliklinik

51 Arsip pelaksanaan

administrasi penyelenggaraan Poliklinik - Penanggungjawab Poli

- Tindakan Medik dan Keperawatan

- Tindakan non Medik - Rekam medik

√ √

129

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab

IV, sehingga penulis dapat menarik bebarapa kesimpulan yang di antaranya

sebagai berikut:

1. Dalam mengidentifikasi arsip vital, perlu menganalisis fungsi organisasi

secara keseluruhan terlebih dahulu guna mengetahui jenis arsip apa saja yang

tercipta atas pelaksanaan tugas, fungsi, aktivitas hingga transaksi yang

dilaksanakan oleh Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara

STAN yang dilakukan dengan penilaian arsip makro atau penilaian arsip

berbasis analisis fungsi. Diketahui, terdapat 97 jenis seri arsip yang

diperkirakan tercipta atas pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian Keuangan dan

Umum Politeknik Keuangan Negara STAN yang terletak pada masing-

masing subunit yang di antaranya sebagai berikut:

a. Terdapat 24 jenis arsip tercipta di Subbagian Keuangan yang tercipta atas

pelaksanaan fungsi keuangan di lingkungan Politeknik Keuangan Negara

STAN yang meliputi arsip kebijakan pengelolaan keuangan, Pedoman

kerjasama dan kehumasan, Term of References (TOR), Bukti pelaksanaan

anggaran PNBP BLU dan non BLU, Laporan realisasi anggaran Tahunan,

Arsip konsep laporan keuangan tahunan dan lain-lain.

b. Terdapat 55 jenis arsip tercipta di Subbagian Tata Usaha, Organisasi dan

SDM yang tercipta atas pelaksanaan fungsi tata usaha, fungsi organisasi

dan fungsi kepegawaian di lingkungan Politeknik Keuangan Negara

STAN yang meliputi arsip penyempurnaan struktur organisasi, arsip

penyelesaian statuta, berkas proses penyusunan rancangan peraturan,

layanan administrasi pegawai, arsip penyusunan daftar urut kepangkatan

(DUK), arsip pelaksanaan proses penjatuhan hukuman disiplin dan lain-

lain.

130

c. Terdapat 18 jenis arsip tercipta di Subbagian Pengelolaan Aset dan

kerumahtanggaan yang tercipta atas pelaksanaan fungsi pengelolaan aset

dan fungsi rumah tangga di lingkungan Politeknik Keuangan Negara

STAN meliputi Arsip/ dokumen terkait rencana kebutuhan barang, arsip

pengadaan sarana dan prasarana, arsip bukti kepemilikan Barang Milik

Negara (Sertifikat Tanah, BPKB, IMB, Denah Bangunan/ Instalasi Listrik,

STNK), arsip terkait pengawasan pelaksanaan kebersihan dan keamanan

kantor dan lain-lain.

2. Identifikasi arsip vital sebagai salah satu bagian dari upaya penyelamatan

arsip vital yang penting dan perlu untuk dilakukan guna mengetahui dan

menentukan jenis arsip mana yang dapat dikategorikan sebagai arsip vital dan

perlu diperhatikan, dipertahankan serta dilindungi oleh pihak pengelola arsip

beserta staf lainnya. Hasil identifikasi arsip vital, terdapat 51 arsip vital yang

tercipta atas pelaksanaan fungsi keuangan, fungsi kepegawaian, fungsi

organisasi, fungsi tata usaha, fungsi pengelolaan aset, dan fungsi rumah

tangga di lingkungan Bagian Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan

Negara STAN meliputi arsip usulan kebijakan pengelolaan keuangan BLU

PKN STAN, arsip Rencana Bisnis Anggaran (RBA), arsip Rencana Kerja

Tahunan (RKT), arsip Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan lain-

lain sebagaimana dapat dilihat pada tabel 4.9.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan, penulis akan menyampaikan

beberapa saran yang kiranya dapat dijadikan pertimbangan bagi pihak Bagian

Keuangan dan Umum Politeknik Keuangan Negara STAN. Adapun saran-saran

yang dapat peneliti berikan sebagai berikut:

1. Dalam upaya penyelamatan dan menghindari terjadinya kehilangan arsip vital

penulis menyarankan agar hasil identifikasi arsip vital dari penelitian ini dapat

ditindaklanjuti dan dikembangkan untuk penyempurnaan Daftar Arsip Vital

di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN, sebagai bentuk kewajiban

dalam melaksanakan ketentuan undang-undang sekaligus bukti

131

pertanggungjawaban akuntabilitas kinerja instansi untuk melindungi aset, hak

dan kewajiban instansi sekalipun dalam keadaan darurat;

2. Dari hasil penilaian arsip makro dengan analisis fungsi dalam penelitian ini

juga dapat ditindaklanjuti dan dikembangkan kembali sebagai dasar dalam

penyusunan klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip (JRA) terutama di

lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN. Hal ini dikarenakan, dengan

analisis terhadap fungsi instansi dapat membantu untuk mengevaluasi fungsi

dan menentukan pentingnya arsip yang dihasilkan atas pelaksanaan fungsi

untuk disimpan, berapa lama akan disimpan dan menentukan jenis seri arsip

yang perlu dijaga kelestariannya agar dapat digunakan pada masa yang akan

datang sebagai pertanggungjawaban akuntabilitas kinerja di Politeknik

Keuangan Negara STAN dan sebagai pertanggungjawaban nasional.

3. Dengan identifikasi arsip vital dengan penilaian arsip makro dapat

direkomendasikan bahwa unit pengelola arsip, dalam hal ini yakni Subbagian

Tata Usaha, Organisasi dan SDM, perlu memperoleh arsip hasil dari aktivitas

dan transaksi secara autentik, lengkap dan akurat sehingga dapat dijadikan

sebagai alat bantu instansi untuk berbagai keperluan seperti audit, kasus

hukum dan lain-lain.

4. Selain itu, dalam pengelolaan arsip di lingkungan Politeknik Keuangan

Negara STAN, sebaiknya pengelola dapat lebih memperhatikan terhadap

pengelolaan arsip-arsip yang tercipta dari aktivitas dan fungsi substantif di

lingkungan Perguruan Tinggi ini, sebab arsip-arsip itulah yang sangat pokok

dan vital serta keberadaannya sangat dibutuhkan.

5. Dalam rangka untuk mencapai tujuan menjadi politeknik terkemuka di

Indonesia yang menghasilkan kader pengelola keuangan negara bereputasi

internasional, Politeknik Keuangan Negara STAN sebaiknya dapat segera

membentuk unit Arsip Perguruan Tinggi yang salah satu fungsinya

melaksanakan pengelolaan arsip statis baik yang diterima dari satuan kerja

maupun civitas akademika, pengelolaan arsip inaktif dan pembinaan

kearsipan di lingkungan Politeknik Keuangan Negara STAN terutama terkait

penilaian terhadap arsip inaktif pada satuan kerja.

132

DAFTAR PUSTAKA

Abu Achmadi, dan Cholid Narbuko. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara,

2009.

Adhie Gesit Pambudi. “Membangun Memori Peradaban Dunia: Keberlanjutan

Program Memory of The World Di Arsip Nasional Republik Indonesia.”

Jurnal Kearsipan 11, no. 12 (Desember 2016).

Alan Bell, dan Caroline Brown. RecordKeeper’s Bookshelf. Dundee: Center for

Archive and information Studies, University of Dundee, 2013.

Andrew Griffin, dan Micheal Roper. Managing Public Sector Records : A Study

Programme. London, UK: International Records Management Trust, 1999.

Anom Mirmani. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. 2 ed. Tangerang Selatan:

Universitas Terbuka, 2013.

Arsip Nasional Republik Indonesia. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia, Pub. L. No. 07 Tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi

Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta (2001).

———. Peraturan Kepala ANRI Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan

Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara, Pub. L. No. 06 (2005).

———. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pub. L. No. 49

Tentang Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia (2015).

Badri Munir Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern . Jakarta:

Erlangga, 2008.

133

Bambang P. Widodo. “Model Sistem Pengelolaan Arsip Di Indonesia.” Jurnal

Kearsipan 5, no. 12 (2010): 62–84.

Barbara Lazenby Craig. Archival Appraisal : Theory and Practice. Munchen: K. G.

Saur, 2004.

Boedi Martono. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan. 1 ed. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994.

Brian P. N Beaven. “Macro-Appraisal: From Theory to Practice.” Archivaria, The

Journal of The Association of Canadian Archivists 48 (1999).

http://archivaria.ca/index.php/archivaria/article/view/12721/13900.

Caroline Williams. Managing Archives: Foundations, Principles and Practice.

England: Elsevier, 2006.

Danim, Sudarwan. Menjadi Peneliti Kualitatif. Bandung: Pustaka Setia, 2002.

Direktur Sekolah Tinggi Akuntansi Negara. Keputusan Direktur Sekolah Tinggi

Akuntansi Negara Tentang Rencana Strategis Sekolah Tinggi Akuntansi

Negara Tahun 2015-2019, Pub. L. No. Kep-1/AK/2015 (2015).

Djam’an Satori, dan Aan Komariah. Metodologi Penelitian Kualitatif . Bandung:

Alfabeta, 2013.

Elizabeth Shepherd, dan Geoffrey Yeo. Managing Records: a Handbook of

Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003.

Glenn A. Bowen. “Document Analysis as Qualitative Research Method.”

Qualitative Research Journal 9, no. 2 (2009): 77–40.

Griffin, Andrew, International Records Management Trust, Michael Roper, dan

International Council on Archives. Building Records Appraisal Systems.

Managing public sector records: A study programme. International Records

Management Trust, 1999.

134

H. Salim. Penelitian Pendidikan: Metode, Pendekatan, dan Jenis. Kencana, 2019.

https://books.google.co.id/books?id=2fq1DwAAQBAJ.

Hadi Abubakar. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta:

Djambatan, 1998.

Hani Qonitah. Manajemen Rekod Aktif . 1 ed. Tangerang Selatan: Universitas

Terbuka, 2014.

Ira. A. Penn, Gail B. Pennix, dan Jim Coulson. Records Management Hand Book.

2 ed. Hampshire: Gower, 1994.

Jay Kennedy, dan Cherryl Schauder. Records Management: A Giude to Corporate

Records Keeping. 2 ed. Shouth Melbourne: Longman, 1998.

Koentjaraningrat. Metode Penelitian Masyarakat. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama, 1991.

Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. 2 ed. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,

2019.

Lekoko Kenosi, dan Trevor Moatlhodi. “The Determination Of Value In Archival

Science And The Ever Evolving Theories Of Records Selection.” The

Eastern Librarian 23, no. 1 (2012): 24–36.

Menteri Keuangan RI. Keputusan Menteri Keuangan Tentang Uraian Jabatan

Direktur, Pembantu Direktur, Kepala Satuan, Kepala Bagian, Ketua

Jurusan, Kepala Pusat, Sekretaris Jurusan, Kepala Subbagian, Ketua

Program Studi, Kepala Laboratorium, dan Kepala Unit di Lingkungan

Politeknik Keuangan Negara STAN, Pub. L. No. 478/KM.1/2016 (2016).

———. Peraturan Menteri Keuangan Tentang Organisasi dan Tata Kerja

Politeknik Keuangan Negara STAN, Pub. L. No. 137/PMK.01/2015 (2015).

———. Peraturan Menteri Keuangan Tentang Statuta Politeknik Keuangan Negara

STAN, Pub. L. No. 2/PMK.01/2016 (2016).

135

Moh. Nazir. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2009.

Natalina Nilamsari. “Memahami Studi Dokumen Dalam Penelitian Kualitatif.”

Wacana XIII, no. 2 (Juni 2014): 177–81.

Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Tentang Pokok

Kearsipan, Pub. L. No. 7 (1971).

https://www.hukumonline.com/pusatdata/detail/36/node/929/uu-no-7-

tahun-1971-ketentuan-pokok-kearsipan.

———. Undang-Undang Tentang Kearsipan, Pub. L. No. 43 (2009).

Sarosa, Samiaji. Penelitian Kualitatif: Dasar-Dasar. Jakarta: Indeks, 2012.

Sofian Efendi. Metode Penelitian Survei. Jakarta: LP3ES, 2012.

Sudjono, Zita Asih Supastiwi, dan Anom Mirmani. Penilaian Dan Penyusutan

Arsip. 1 ed. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, n.d.

Sugiono. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Jakarta: Alfabeta

Bandung, 2009.

Sulistyo Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003.

Terry Cook. Appraisal Methodology: Macro-Appraisal and Functional Analysis

Part B: Guidelines for Performing an Archival Appraisal on Government

Records. Diedit oleh Richard Brown dan Judith Robets-Moore. Canada:

National Archives of Canada, 2001.

———. “Macroappraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics, and

Implementation in Canada, 1950-2000.” Archival Science 5, 2005.

———. Mind Over Matter: Towards a New Theory of Archival Appraisal, The

Archival Imagination: Essay in Honour of Hugh A Taylor . Diedit oleh

136

Barbara L. Craig. Ottawa: Ontario, Association of Canadian Archivist,

1992.

United Nation. “Archives and Records Management Section.” National Archives

and Recod Administration (blog). Diakses 23 Januari 2020.

http://archives.un.org/unarms/en/unrecordsmgmt/unrecordsresources/mana

g ingrisksandprotectingvitalrecords.htm.

LAMPIRAN – LAMPIRAN

Lampiran 1

LEMBAR OBSERVASI

Tanggal Bahasan Observasi Hasil Pengamatan

16 Mei

2017

Penyimpanan dan

Penyusutan Arsip di

Politeknik Keuangan

Negara STAN

1. Penyimpanan arsip menggunakan

asas desentralisasi. Hal ini

dikarenakan Politeknik Keuangan

Negara STAN belum memiliki

Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi (LKPT) sebagai pusat tempat

penyimpanan arsip. Sistem

penyimpanan arsip yang digunakan

berdasarkan tahun penciptaan arsip.

Arsip dinamis aktif yang tercipta

disimpan oleh masing-masing staf,

sedangkan arsip dinamis inaktif

disimpan di gudang arsip masing-

masing unit kerja

2. Penyusutan arsip dalam upaya

mengurangi jumlah arsip

dilaksanakan dengan memindahkan

arsip dari unit ke gudang arsip.

Pemusnahan arsip pernah

dilaksanakan pada tahun 2011,

namun semenjak Transformasi

kelembagaan STAN menjadi PKN

STAN, penyusutan dengan cara

pemusnahan belum pernah

dilaksanakan kembali. Hal ini

berdampak pada penumpukan dan

bercampurnya arsip yang sudah tidak

bernilai guna dengan arsip inaktif dan

bahkan arsip vital yang mungkin

berada di gudang penyimpanan arsip.

3. Jadwal Retensi Arsip sebagai dasar

penilaian dan penyusutan arsip belum

dimiliki Politeknik Keuangan Negara

STAN. Sebelumnya, Politeknik

Keuangan Negara STAN

menggunakan Jadwal Retensi Arsip

Kementerian Keuangan.

19 Agustus

2017

Penilaian Arsip di

Bagian Keuangan dan

Umum Politeknik

Keuangan Negara STAN

Penilaian dalam melaksanakan

penyusutan arsip untuk mengurangi

jumlah arsip yang tercipta dengan

menilai dan memilah arsip lama yang

dinilai penting dan telah disimpan

selama 1 tahun di unit lalu dipindahkan

ke gudang penyimpanan arsip oleh

masing-masing staf tanpa menggunakan

Jadwal Retensi Arsip. Penilaian dalam

menentukan nilai guna dan retensi arsip

dilakukan dengan cara tradisional atau

hanya dengan mengandalkan kebiasaan

dan selera masing-masing staf.

11 Januari

2018

Pengelolaan Arsip Vital Pengelolaan arsip vital yang dimulai

dengan identifikasi, penataan,

pendataan, perlindungan hingga

penyelamatan arsip vital belum

sepenuhnya diterapkan dengan baik.

Bahkan dalam menentukan arsip yang

tergolong vital pun belum semua staf

dapat mengetahuinya. Sehingga dalam

upaya pengamanan dan penyelamatan

terhadap arsip vital yang keberadaannya

sangat penting bagi instansi belum

sepenuhnya menjadi prioritas utama.

La

mp

ira

n 2

Lampiran 3

Kondisi Ruang Penyimpanan Arsip

Perlengkapan penyimpanan arsip dan unit kerja

Lampiran 4

Lampiran 5

Lampiran 6

Surat Pergantian Judul Lampiran 7

Jakarta, Februari 2020

Kepada Yth,

Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Adab dan Humaniora

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Assalammu’alaikum Wr. Wb.

Bersama ini Saya

Nama Pembimbing : Alfida MLIS

Nama Mahasiswa : Satrio Wibowo

NIM : 1113025100082

Dengan ini meberitahukan tentang perubahan judul skripsi mahasiswa bersangkutan.

Judul Awal : Analisis Peneilaian Arsip Makro di Unit Bagian Keuangan

dan Umum Politeknik Keuangan Negara Sekolah Tinggi

Akuntansi Negara

Judul Baru : Identifikasi Arsip Vital di Bagian Keuangan dan Umum

Politeknik Keuangan Negara STAN

Demikian pemberitahuan ini saya sampaikan. Atas perhatiannya diucapkannya

terimakasih.

Wassalam

Dosen Pembimbing Skripsi

Alfida, MLIS

BIODATA PENULIS

SATRIO WIBOWO. Lahir pada hari Senin sore 01

November tahun 1993 di Jakarta dan merupakan anak

kedua dari tiga bersaudara dari pasangan Sumpeno dan

Surtinah. Penulis bertempat tinggal di Jl. Kampnng Rawa

Barat RT 07 RW 016 Kelurahan Pondok Pucung,

Kecamatan Pondok Aren, Kota Tangerang Selatan. Riwayat

pendidikan penulis dimulai sejak tahun 1999-2005 di SD

Negeri 5 Jombang, kemudian tahun 2005-2008 di SMP

Negeri 1 Puring, Kebumen dan dilanjutkan pada tahun 2008-2011 di SMA Negeri 11

Kota Tangerang Selatan. Kemudian penulis melanjutkan pendidikan ke jenjang

perguruan tinggi S1, dengan masuk program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab

dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada tahun 2013 serta menulis skripsi

yang berjudul IDENTIFIKASI ARSIP VITAL DI BAGIAN KEUANGAN DAN UMUM

POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN. Semasa kuliah penulis pernah

melaksanakan PKL bersama ketiga teman-temannya selama satu bulan di

Perpustakaan Al-Azhar BSD pada Januari-Februari tahun 2016. Selain itu, pada bulan

Juli-September 2016 penulis juga melaksanakan pengabdian kepada masyarakat

bersama Kelompok KKN 185 “B.A.I.K” yang beranggotakan 11 orang mahasiswa

yang berlokasi di Desa Klebet, Kecamatan Kemiri, Kabupaten Tangerang selama 1

bulan.

Documents

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL DI BAGIAN KEUANGAN DAN UMUM