IDEAS FOR BIG EVENT

STAKEHOLDER CONDITION FOR THE NEXT

BY MINISTRY OF EXTERNAL AFFAIRS BEM ITS

A. BACKGROUND

Aktifitas mahasiswa ITS setiap tahunnya memiliki intensitas yang sangat padat dan hamper 50 event besar dilaksanakan. Mulai dari kegiatan seminar, lomba nasional dan forum ilmiah yang menghabiskan biaya yang sangat besar dan dukungan besar dari ITS sebagai birokrasi yang melegalkan semua acara tersebut.

Hampir 3 milyar per tahun dana yang masuk ke ITS baik melalui masing – masing ormawa, dan ITS sendiri digunakan hanya untuk pelaksanaan kegiatan besar tersebut. Hal ini membuat pihak pendukung, khususnya alumni yang menjadi pusat pendukung untuk acara – acara besar di ITS baik yang diadakan mahasiswa atau ITS sendiri, complain karena banyaknya permohonan dana yang masuk. Koneksi utama yang sering digunakan untuk mendapatkan database alumni tersebut berpusat di IKA ITS, baik IKA pengurus wilayah ataupun IKA ITS pusat.

Maka dari itu permasalahan tersebut harus segera di musyawarahkan dan diselesaikan secara bersama – sama agar sustainability kegiatan mahasiswa di Kampus bisa di optimalkan kearan yang sesuai dengan tujuan yang baik dan berdampak besar bagi almamater, masyarakat dan bangsa.

B. PURPOSES

Tujuan dari konsep yang akan disampaikan oleh BEM ITS melalui forum pimpinan ormawa di ITS (presidium) adalah untuk membuka pandangan para petinggi ormawa dalam menyusun kembali kegiatan besar masing – masing himpunan agar lebih dilakukan persiapan acara yang jauh lebih matang dan tidak dalam waktu yang singkat.

Selanjutnya agar tujuan utama kegiatan tersebut dapat tersampaikan secara optimal dan menghasilkan manfaat yang besar bagi almamater, masyarakat dan bangsa baik secara jangka pendek maupun jangka panjang kedepan.

C. IDEAS

Mendesain pelaksanaan kegiatan besar masing – masing ormawa agar dilaksanakan dengan persiapan yang lebih lama agar hasil output dan outcome dari acara dapat tercapai secara optimal.

A. Acara Besar Himpunan dilaksanakan dalam periode waktu sebagai berikut :

Kepengurusan pertama mematangkan konsep besar dan teknis serta pencarian kebutuhan pendanaan dan kerjasama stakeholder selama satu kepengurusan.

Kepengurusan selanjutnya menyiapkan acara teknis dan publikasi yang optimal serta pelaksanaan acara yang sudah di rancang dari kepengurusan selanjutnya.

Analisis SWOT dari IDE yang diajukan :

Kekuatan :

Masing – masing Himpunan memiliki waktu yang panjang dalam mempersiapkan sebuah acara yang mencitrakan keprofesian jurusan masing – masing.

Pendanaan yang memadai dengan waktu pencarian yang lama. Waktu publikasi yang panjang sehingga membuat banyak kalangan mengetahui acara tersebut.

Kelemahan :

Satu kepengurusan hanya menjalankan persiapan acara saja dan pelaksanaan selanjutnya akan dilakukan oleh kepengurusan selanjutnya.

Koordinasi yang kurang baik menyebabkan acara tersebut diluar konsep yang sudah dirancang oleh kepengurusan sebelumnya.

Pembelajaran bagi staff yang berbeda di masing – masing periode kepengurusan.

Peluang :

Pihak sponsor memiliki waktu yang cukup dalam memutuskan pemberian dana sponsor. Panitia memiliki waktu untuk evaluasi berkala dalam pencarian sponsor berikutnya. Pihak pemerintah dapat membantu pembiayaan karena waktu pelaksanaan yang sudah

dirancang sebelumnya selama satu tahun. Pihak alumni memiliki jeda waktu dalam mendukung masing – masing kegiatan yang

dilaksanakan mahasiswa ITS.

Ancaman :

Adanya tekanan warga menuntut agar pelaksanaan kegiatan event jurusan dilaksanakan tahunan saja.

Pihak sponsor banyak yang menolak karena waktu pelaksanaan yang terlalu mepet.

B. Pemusatan koneksi dengan IKA ITS melalui BEM ITS

Tahun ini pihak IKA ITS meminta BEM ITS agar segera menyelesaikan konsep koneksi terpusat ke IKA ITS dalam hal permohonan pendanaan kegiatan melalui Kementrian Hubungan Luar BEM ITS. Saat ini kementrian Hublu sedang merancang bagaimana system ini dapat dilaksanakan secara ideal untuk KM ITS.

Alasan mengapa pihak alumni meminta BEM menjadi pusat koneksi utama dari mahasiswa ke Alumni dalam hal permohonan pendanaan dikarenakan banyaknya alumni yang komplain kepada IKA ITS akan banyaknya kegiatan ITS yang masuk dan memohonkan biaya sponsorship kegiatan ke pihak alumni tersebut.

Maka dari itu dibuthkan sosialisasi dan penyusunan konsep bersama antara BEM dan ormawa di ITS akan berjalannya system ini yang akan jatuh di kepengurusan 2015/2016.

D. CLOSING

Demikian Bahan kajian ini disampaikan agar dapat dipelajari dan dipahami secara bersama sebagai bahan untuk forum presidium sabtu nanti. Terimakasih.