Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
In
g. P
avel
BO
HA
NE
S
20
12
Hro
ma
dn
á k
ore
spo
nd
en
ce
MS
Wo
rd 2
00
7
Popis pro vytvoření propojeného dokumentu se zdrojem dat pro hromadnou korespondenci
Hromadná korespondence
Textový procesor (editor) MS Word je jednou z možností, jak vytvořit propojený dokument se zdrojem dat, nebo možnosti tisku adresních štítků na obálky.
V tomto výukovém materiálu se podíváme, jak vytvořit hromadný dokument/text, který obsahuje shodné tělo dokumentu a propojená pole s požadovanými údaji, které jsou v každém dopise odlišné.
Soukromá střední odborná škola Frýdek-Místek, s.r.o.
T.G.Masaryka 456
Frýdek-Místek 738 01
OBSAH
Hromadná korespondence ..................................................................................................... 3
Hlavní dokument: .............................................................................................................. 3
Propojení dokumentu se zdrojem: ..................................................................................... 3
Vložením polí hromadné korespondence do dokumentu: ................................................. 3
Náhled a dokončení hromadné korespondence ................................................................. 3
Průvodce hromadnou korespondencí .................................................................................... 3
1. Krok: .................................................................................................................................. 3
2. Krok: .................................................................................................................................. 4
3. Krok: .................................................................................................................................. 4
4. Krok: .................................................................................................................................. 5
5. Krok: .................................................................................................................................. 6
6. Krok: .................................................................................................................................. 6
Stránka 3 z 6
Hromadná korespondence
Hromadná korespondence slouží pro vytvoření formulářových dopisů posílaných mnoha
zákazníkům (např. vánoční, velikonoční pozdravy apod.) štítků pro adresy atd. Každý dopis
nebo štítek obsahuje stejný druh informací, ale vlastní obsah je jedinečný. Např. jméno,
adresa, oslovení…. Tyto informace ke každém dopisu či štítku jsou uloženy ve zdroji dat.
Zpracování korespondence zahrnuje následující celkové kroky:
Hlavní dokument:
obsahuje totožný text a grafiku pro každý dopis/dokument, například zpáteční adresa,
oslovení ve formulářovém dopisu, logo firmy, stejné tělo dopisu atd.
Propojení dokumentu se zdrojem:
zdroj dat je soubor (*.xls, *.txt, *.csv…) obsahující informace, které chcete vložit do
dokumentu. Jsou to například oslovení, jména a adresy příjemců dopisu atd. Microsoft Office
Word 2007 vytvoří hlavní dokument pro každý záznam/řádek ve zdrojovém souboru. Jestliže
je zdrojovým seznam adresátů, budou těmito položkami pravděpodobně data vhodná pro
adresu adresáta. Pokud chcete vytvořit dokument pouze z určitých položek zdrojového
souboru, můžete tyto položky jednotlivě použít kdekoli v dokumentu, nemusí tedy být použit
záznam ze zdrojových dat
Vložením polí hromadné korespondence do dokumentu: budou po zpracování hromadné korespondence tato pole vyplněna informacemi ze
zdrojového souboru.
Náhled a dokončení hromadné korespondence:
před vytištěním všech dokumentů můžete zobrazit náhled každého dokumentu. V pásu
karet Korespondence, v sekci spustit hromadnou
korespondenci, rozklikneme položku spustit
hromadnou korespondenci a vybereme možnost
Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.
Poznámka: spusťte aplikaci Word a ponechejte jej
otevřený. Kdybyste jej zavřeli, nebudou příkazy
popsané v dalším kroku k dispozici.
Průvodce hromadnou korespondencí
1. Krok: Klikněte na typ dokumentu, který
chcete vytvořit.
Můžete například vytvořit tyto dokumenty:
Dopisy, e-mailové zprávy: Základní obsah je ve všech dopisech nebo zprávách stejný, ale
každý obsahuje specifické informace o jednotlivých příjemcích,
například jméno, adresu nebo určitou informaci. Klikněte na položku
Dopisy nebo E-mailové zprávy a vytvořte tak příslušný typ
dokumentu
Obálky, adresní štítky: Zpáteční adresa bude na všech obálkách
stejná, ale adresa příjemce bude na každé jedinečná. Klikněte na
položku Obálky a určete předvolby velikosti obálky a formátování
textu na kartě Možnosti pro obálky dialogového okna Možnosti pro
obálky. Klikněte na položku Štítky a určete předvolby typu štítku v
dialogovém okně Možnosti štítku.
Stránka 4 z 6
Adresář: V každé položce je zobrazen stejný druh informací, například název a popis, ale
název a popis každé jednotky je jedinečný. Chcete-li vytvořit tento typ dokumentu,
klikněte na položku Adresář.
Poznámka: potřebujete-li v průběhu zpracování hromadné korespondence práci kdykoli
přerušit, musíte hlavní dokument uložit a dokončit práci později. Microsoft Office Word
2007 zachová data i informace o polích.
2. Krok: klikněte na Další, budeme vybírat
počáteční
dokument.
Použít aktuální dokument hlavní tělo dokumentu se
vytvoří z právě otevřeného dokumentu.
Začít ze šablony tato volba Vám umožní vybrat
šablonu, na jejichž základě bude proveden dokument
určený pro naší hromadnou korespondenci, tuto lze
samozřejmě přizpůsobit svým požadavků.
Začít z existujícího dokumentu, začínáte
z existujícího dokumentu Hromadné korespondence,
který můžete samozřejmě také měnit dle svých
požadavků.
My máme vybranou položku Použít aktuální
dokument a stiskneme Další Poznámka: z obrázku je
patrné že se můžeme libovolně vracet ve svých krocích.
3. Krok: v tomto kroku budeme vybírat, komu tyto
dopisy budou adresovány z našeho zdroje dat. Nyní
vybereme zdroj dat.
Použít existující seznam: tato volba nám umožní
vybrat jména adresy a jiné údaje ze souboru nebo
databáze.
Vybrat z kontaktů aplikace Outlook: tato volba nám
umožní vybrat jména adresy a jiné údaje z kontaktu MS
Outlook.
Zadat nový soubor: tato volba
nám umožní vybrat jména adresy a
jiné údaje ze souboru, který nyní
vytvoříme.
Stránka 5 z 6
My použijeme již vytvořený zdroj dat ze souboru v mém případě: ZDROJ DAT Jméno
Adresa Město PSČ Stát Titul Oslovení.docx, který obsahuje data, jež jsou oddělena v mém
případě „;“. Kde pole není vyplněno, je pouze prázdný znak který odděluje „;“.
Poznámka: zdroj dat nesmí být otevřen, pokud jej chceme použít.
Zdroj dat může vypadat například takto:
Jméno; Příjmení; Adresa; Město; PSČ; Stát; Titul; Oslovení;
Pavel; Pavel; TGM 123; Frýdek-Místek; 73801; Česká republika; Ing.; Vážený pán;
Petr; Ota; Jiná 12; Aš; 12345; Česká republika; ; Vážený pán;
Jan; Roháč; Smrková5; Dubé; 23456; Česká republika; ; Vážený pán;
Ján; Kolár; Ostravská45; Žilina; 32165; Slovenská republika; Mgr.; Vážený pán;
Na obrázku výše můžete vidět, kde se zdroj dat nachází, je možné některé položky vynechat,
můžeme filtrovat (např. podle města) a podobně.
4. Krok: Pokud potřebujete, můžeme nyní měnit obsah nebo design našeho hlavního
dokumentu a přidat informace. Pokud je vše v pořádku, začneme vkládat naše pole
s jednotlivými údaji, které jsou uloženy ve zdroji dat.
Nyní přistoupíme k vytvoření našeho dopisu. Budeme přidávat:
Bloky adres
Řádek s pozdravem
Elektronické razítko, zde ale musí bát nainstalován příslušný software
Další položky
Stránka 6 z 6
5. Krok: tento krok se zabývá zobrazením náhledu na
náš dokument. Můžeme zde zkontrolovat jednotlivé
příjemce, některé můžeme vyřadit pomoci tlačítka
Vyloučit tohoto příjemce. Pohybovat po jednotlivých
dokumentech se můžeme
pomocí sady tlačítek se
šipkami
vlevo a vpravo.
Po dokončení kontroly
můžeme stisknout tlačítko
Další, pro dokončení hromadné korespondence.
6. Krok: v posledním kroku je již vygenerovaný
dopis hromadné korespondence. I zde je ještě možnost
úpravy dokumentu. Stiskem možnosti Upravit jednotlivé
dopisy, se vše sloučí do nového dokumentu. Stiskem
možnosti Tisk se dokument sloučí a odešle na tiskárnu,
která je defaultně nastavená v našem systému.
Pro tento dokument Hromadné korespondence se zobrazí pás karet, kde můžeme procházet
dopisy v náhledu. I zde můžeme dokument editovat, dokončit, sloučit a podobně.