In

g. P

avel

BO

HA

NE

S

20

12

Hro

ma

dn

á k

ore

spo

nd

en

ce

MS

Wo

rd 2

00

7

Popis pro vytvoření propojeného dokumentu se zdrojem dat pro hromadnou korespondenci

Hromadná korespondence

Textový procesor (editor) MS Word je jednou z možností, jak vytvořit propojený dokument se zdrojem dat, nebo možnosti tisku adresních štítků na obálky.

V tomto výukovém materiálu se podíváme, jak vytvořit hromadný dokument/text, který obsahuje shodné tělo dokumentu a propojená pole s požadovanými údaji, které jsou v každém dopise odlišné.

Soukromá střední odborná škola Frýdek-Místek, s.r.o.

T.G.Masaryka 456

Frýdek-Místek 738 01

OBSAH

Hromadná korespondence ..................................................................................................... 3

Hlavní dokument: .............................................................................................................. 3

Propojení dokumentu se zdrojem: ..................................................................................... 3

Vložením polí hromadné korespondence do dokumentu: ................................................. 3

Náhled a dokončení hromadné korespondence ................................................................. 3

Průvodce hromadnou korespondencí .................................................................................... 3

1. Krok: .................................................................................................................................. 3

2. Krok: .................................................................................................................................. 4

3. Krok: .................................................................................................................................. 4

4. Krok: .................................................................................................................................. 5

5. Krok: .................................................................................................................................. 6

6. Krok: .................................................................................................................................. 6

Stránka 3 z 6

Hromadná korespondence

Hromadná korespondence slouží pro vytvoření formulářových dopisů posílaných mnoha

zákazníkům (např. vánoční, velikonoční pozdravy apod.) štítků pro adresy atd. Každý dopis

nebo štítek obsahuje stejný druh informací, ale vlastní obsah je jedinečný. Např. jméno,

adresa, oslovení…. Tyto informace ke každém dopisu či štítku jsou uloženy ve zdroji dat.

Zpracování korespondence zahrnuje následující celkové kroky:

Hlavní dokument:

obsahuje totožný text a grafiku pro každý dopis/dokument, například zpáteční adresa,

oslovení ve formulářovém dopisu, logo firmy, stejné tělo dopisu atd.

Propojení dokumentu se zdrojem:

zdroj dat je soubor (*.xls, *.txt, *.csv…) obsahující informace, které chcete vložit do

dokumentu. Jsou to například oslovení, jména a adresy příjemců dopisu atd. Microsoft Office

Word 2007 vytvoří hlavní dokument pro každý záznam/řádek ve zdrojovém souboru. Jestliže

je zdrojovým seznam adresátů, budou těmito položkami pravděpodobně data vhodná pro

adresu adresáta. Pokud chcete vytvořit dokument pouze z určitých položek zdrojového

souboru, můžete tyto položky jednotlivě použít kdekoli v dokumentu, nemusí tedy být použit

záznam ze zdrojových dat

Vložením polí hromadné korespondence do dokumentu: budou po zpracování hromadné korespondence tato pole vyplněna informacemi ze

zdrojového souboru.

Náhled a dokončení hromadné korespondence:

před vytištěním všech dokumentů můžete zobrazit náhled každého dokumentu. V pásu

karet Korespondence, v sekci spustit hromadnou

korespondenci, rozklikneme položku spustit

hromadnou korespondenci a vybereme možnost

Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.

Poznámka: spusťte aplikaci Word a ponechejte jej

otevřený. Kdybyste jej zavřeli, nebudou příkazy

popsané v dalším kroku k dispozici.

Průvodce hromadnou korespondencí

1. Krok: Klikněte na typ dokumentu, který

chcete vytvořit.

Můžete například vytvořit tyto dokumenty:

Dopisy, e-mailové zprávy: Základní obsah je ve všech dopisech nebo zprávách stejný, ale

každý obsahuje specifické informace o jednotlivých příjemcích,

například jméno, adresu nebo určitou informaci. Klikněte na položku

Dopisy nebo E-mailové zprávy a vytvořte tak příslušný typ

dokumentu

Obálky, adresní štítky: Zpáteční adresa bude na všech obálkách

stejná, ale adresa příjemce bude na každé jedinečná. Klikněte na

položku Obálky a určete předvolby velikosti obálky a formátování

textu na kartě Možnosti pro obálky dialogového okna Možnosti pro

obálky. Klikněte na položku Štítky a určete předvolby typu štítku v

dialogovém okně Možnosti štítku.

Stránka 4 z 6

Adresář: V každé položce je zobrazen stejný druh informací, například název a popis, ale

název a popis každé jednotky je jedinečný. Chcete-li vytvořit tento typ dokumentu,

klikněte na položku Adresář.

Poznámka: potřebujete-li v průběhu zpracování hromadné korespondence práci kdykoli

přerušit, musíte hlavní dokument uložit a dokončit práci později. Microsoft Office Word

2007 zachová data i informace o polích.

2. Krok: klikněte na Další, budeme vybírat

počáteční

dokument.

Použít aktuální dokument hlavní tělo dokumentu se

vytvoří z právě otevřeného dokumentu.

Začít ze šablony tato volba Vám umožní vybrat

šablonu, na jejichž základě bude proveden dokument

určený pro naší hromadnou korespondenci, tuto lze

samozřejmě přizpůsobit svým požadavků.

Začít z existujícího dokumentu, začínáte

z existujícího dokumentu Hromadné korespondence,

který můžete samozřejmě také měnit dle svých

požadavků.

My máme vybranou položku Použít aktuální

dokument a stiskneme Další Poznámka: z obrázku je

patrné že se můžeme libovolně vracet ve svých krocích.

3. Krok: v tomto kroku budeme vybírat, komu tyto

dopisy budou adresovány z našeho zdroje dat. Nyní

vybereme zdroj dat.

Použít existující seznam: tato volba nám umožní

vybrat jména adresy a jiné údaje ze souboru nebo

databáze.

Vybrat z kontaktů aplikace Outlook: tato volba nám

umožní vybrat jména adresy a jiné údaje z kontaktu MS

Outlook.

Zadat nový soubor: tato volba

nám umožní vybrat jména adresy a

jiné údaje ze souboru, který nyní

vytvoříme.

Stránka 5 z 6

My použijeme již vytvořený zdroj dat ze souboru v mém případě: ZDROJ DAT Jméno

Adresa Město PSČ Stát Titul Oslovení.docx, který obsahuje data, jež jsou oddělena v mém

případě „;“. Kde pole není vyplněno, je pouze prázdný znak který odděluje „;“.

Poznámka: zdroj dat nesmí být otevřen, pokud jej chceme použít.

Zdroj dat může vypadat například takto:

Jméno; Příjmení; Adresa; Město; PSČ; Stát; Titul; Oslovení;

Pavel; Pavel; TGM 123; Frýdek-Místek; 73801; Česká republika; Ing.; Vážený pán;

Petr; Ota; Jiná 12; Aš; 12345; Česká republika; ; Vážený pán;

Jan; Roháč; Smrková5; Dubé; 23456; Česká republika; ; Vážený pán;

Ján; Kolár; Ostravská45; Žilina; 32165; Slovenská republika; Mgr.; Vážený pán;

Na obrázku výše můžete vidět, kde se zdroj dat nachází, je možné některé položky vynechat,

můžeme filtrovat (např. podle města) a podobně.

4. Krok: Pokud potřebujete, můžeme nyní měnit obsah nebo design našeho hlavního

dokumentu a přidat informace. Pokud je vše v pořádku, začneme vkládat naše pole

s jednotlivými údaji, které jsou uloženy ve zdroji dat.

Nyní přistoupíme k vytvoření našeho dopisu. Budeme přidávat:

Bloky adres

Řádek s pozdravem

Elektronické razítko, zde ale musí bát nainstalován příslušný software

Další položky

Stránka 6 z 6

5. Krok: tento krok se zabývá zobrazením náhledu na

náš dokument. Můžeme zde zkontrolovat jednotlivé

příjemce, některé můžeme vyřadit pomoci tlačítka

Vyloučit tohoto příjemce. Pohybovat po jednotlivých

dokumentech se můžeme

pomocí sady tlačítek se

šipkami

vlevo a vpravo.

Po dokončení kontroly

můžeme stisknout tlačítko

Další, pro dokončení hromadné korespondence.

6. Krok: v posledním kroku je již vygenerovaný

dopis hromadné korespondence. I zde je ještě možnost

úpravy dokumentu. Stiskem možnosti Upravit jednotlivé

dopisy, se vše sloučí do nového dokumentu. Stiskem

možnosti Tisk se dokument sloučí a odešle na tiskárnu,

která je defaultně nastavená v našem systému.

Pro tento dokument Hromadné korespondence se zobrazí pás karet, kde můžeme procházet

dopisy v náhledu. I zde můžeme dokument editovat, dokončit, sloučit a podobně.