Gua Informtica 2 Hojas electrnicas de clculoConcepto. La hoja electrnica de clculo es un programa que permite efectuar operaciones matemticas, estadsticas, financieras y funciones con datos dispuestos en forma de tablas (filas y columnas). Adems se pueden incluir grficos que corresponden a los resultados de las operaciones matemticas.

Excel es una aplicacin integrada en el entorno Windows, y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin. Este programa permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. A esta cuadrcula se le denomina hoja de clculo (ver figura), la cual est formada por filas (horizontales) y columnas (verticales) en cuyas intersecciones (denominadas celdas) se van a almacenar datos o frmulas. La hoja de clculo es utilizada en administracin, reas de cmputo, oficinas, escuelas y adems, se le puede dar diferentes usos en el hogar para la elaboracin de listas de consumo o cualquier aplicacin que necesite de clculos.

Principales ventajas de las hojas de clculo:Permiten efectuar clculos con rapidez y precisin. Permiten el manejo de clculos con frmulas y funciones de datos. Recalculan de manera automtica e inmediata. Ayudan a la toma de decisiones. Permiten el manejo de formatos de textos y tablas. Exhiben la representacin grfica de relaciones entre cantidades.

Hojas electrnicas de clculo de uso comn. Son ejemplos de hojas electrnicas de uso comn: Q-Pro, Lotus para Windows, Lotus 1-2-3, Excel, MS Works. Aplicaciones. El propsito general de Microsoft Excel es procesar frmulas y funciones. Adems es una herramienta increblemente til para tareas tan sencillas como hacer el balance de un libro de cuentas o mucho ms complejas. Esta hoja de clculo no slo sustituye el papel de cuentas de un libro contable con sus limpias columnas y filas, sino que tambin puede realizar cambios en sus nmeros y clculos sin tener que reescribir cuidadosamente toda la hoja de clculo. Las reas de mayor aplicacin de la hoja de clculo son: la planificacin y anlisis financiero, anlisis contable, control de balances, estudios de presupuestos, previsiones de ventas, anlisis estadsticos. Tambin puedes crear grficos con sus nmeros ms fcilmente que como lo haras a mano, y de la misma manera puedes intercambiar informacin con otros programas como

Gua Informtica 2 Microsoft Word, PowerPoint y Access para que pueda ser presentada a otros, en cualquier formato. Modo de operacin.Existen diferentes formas de iniciar con Microsoft Excel. Dos formas bsicas son: 1. Desde el icono de Excel del escritorio. 2. Desde el icono Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al hacer clic sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computadora; busca Microsoft Office y luego Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.

Elementos de la ventana de trabajo. rea de trabajo:

Excel 2007 puede trabajar simultneamente hasta 1.024 hojas de clculo. Cada hoja contiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas, haciendo un total de 17,179,869,184 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., XFD), mientras que las filas son identificadas con nmeros (1, 2, 3,..., 1,048,576). Una celda se identifica con las letras indicadoras de la columna, seguidas del nmero indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etctera).

Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. A esta combinacin de una letra de columna y un nmero de fila se le llama referencia de celda. Con la interseccin de la primera columna y la primera fila se obtiene la celda A1, como se refleja en la barra de frmulas. Siempre puedes saber la referencia de la celda en que est; mirando el cuadro de nombres que se encuentra en la parte izquierda de la barra de frmulas, y los encabezados de la fila y columna correspondiente se ponen en negrita y se destacan. Tambin puedes cambiar la celda activa pulsando la tecla TAB o las teclas de flecha de direccin o dando clic con el mouse.

Barra de frmulas:Es donde se edita y modifica el contenido de una celda de la hoja de clculo. Est compuesta de tres secciones: La primera es el cuadro de nombre, hace referencia a la celda activa en este caso es A1; la segunda aparece cuando se estn introduciendo datos y sirve para cancelar o aceptar los datos introducidos, y la tercera seccin edita el contenido real de la celda (en el ejemplo inferior el contenido es "5")

Gua Informtica 2 Celda activa:Cuando se selecciona una celda con el ratn, dicha celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede introducir: valores constantes, frmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser: textos, nmeros, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de clculo.

La barra de etiquetas:Es la que permite el desplazamiento por las distintas hojas del libro de trabajo.

Barra de estado:Indica lo que est pasando en el programa. Por ejemplo: Si est guardando un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una lnea de cuadros azules enseguida de la palabra listo. La barra de estado tambin te permite saber si las siguientes funciones del teclado se encuentran activas: Bloq Num (NUM), Bloq Mays (MAY) o Bloq despl. (DESP).

Barra de ttulo:Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creas un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardes y le des el nombre que desees. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar, llamados botones de control.

Gua Informtica 2 Interfaz de usuario de la cinta de opciones. Los mens y las barras de herramientas principales de versiones anteriores, ahora en Excel 2007 se han reemplazado por la Cinta de opciones, que se ha diseado para simplificar la exploracin y est compuesta por fichas organizadas en escenarios u objetos especficos. Los controles de cada ficha se organizan adems en varios grupos. La cinta de opciones puede incluir contenido ms completo que los mens y las barras de herramientas, como botones, galeras y contenido de cuadros de dilogo. La cinta de opciones se ha diseado para ayudarle a encontrar fcilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se renen en fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad. Para reducir la confusin, algunas fichas slo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando se selecciona una imagen. 1. Las fichas estn diseadas para estar orientadas a las tareas. 2. Los grupos incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas. 3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un men de comandos.

Botn de Microsoft Office.Este botn est ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel y abre el men para gestin de archivos.

Gua Informtica 2 Iniciadores de cuadros de dilogo.Los iniciadores de cuadros de dilogo son pequeos iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de dilogo se abre un cuadro de dilogo o un panel de tareas relacionado, que proporciona ms opciones relacionadas con dicho grupo.

Barra de herramientas de acceso rpido.La Barra de herramientas de acceso rpido est ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rpido a herramientas que utiliza con frecuencia. Se puede personalizar la barra de herramientas de acceso rpido agregndole comandos. Es importante mencionar que al trabajar con celdas, stas se pueden agrupar como rangos.

Rango o bloque: Es el conjunto de celdas que forman un rectngulo y puede formarse por una celda, o columnas o varias celdas y varias columnas. La referencia de un rango suele escribirse de la siguiente forma: A1:B3 (Se lee de A1 hasta B3).

Gua Informtica 2 Operaciones bsicas Para guardar un libro

a) Desde la barra de herramientas de acceso rpido. b) Desde el Botn de Office. 1. Hacer clic en el botn de Office 2. Hacemos clic en el botn guardar

3. Si es la primera vez que guardamos el libro, aparece la siguiente ventana.

Escribimos el nombre del archivo. Clic en guardar. O bien tecla F12 para guardar.

Gua Informtica 2Si el libro ya se haba guardado previamente, no aparece la ventana anterior y se sobrescribe el archivo. Si ya habamos guardado un libro y lo queremos guardar de nuevo con otro nombre, hacemos clic en Guardar como o seleccionamos alguna de las opciones de la derecha. Posteriormente, se guarda como ya se vio.

Para abrir un libro de Excel.

1. Desde la barra de herramientas de acceso rpido.

2. Desde el Botn de office. 1. Hacer clic en el botn de office 2. Al hacer clic en abrir aparece la siguiente ventana 3. Hacer clic en alguno de los documentos recientes o en abrir para buscar otro. Donde podremos examinar hasta encontrar el archivo que queremos, lo seleccionamos y hacemos clic en Abrir.

Gua Informtica 24. Antes de abrir un libro, podemos seleccionar otras opciones:

5. O bien la combinacin de teclas CTRL + A

Cerrar el programa.a) Desde la ventana con el icono de cerrar. b) Desde el Botn de office. Una vez guardada la hoja de clculo, si quieres cerrar el archivo puedes hacerlo de la siguiente manera: 1. Selecciona el botn office, da clic en la opcin cerrar. 2. Da un clic en el botn cerrar. Solo cerrar el archivo pero no el programa, se podr abrir otro archivo o crear uno nuevo.CERRAR

Gua Informtica 2Salir. Para salir del programa se puede realizar de las siguientes formas: a) Selecciona botn office y da un clic en la opcin cerrar Da un clic en el botn salir de Excel. b) Con las teclas ALT + F4. 3. La combinacin de teclas CRTL + R

Ver en pantalla completa. Mediante esta opcin se podrn ver ms partes del documento. Para activarla haz clic en la cinta de opciones vista y selecciona pantalla completa. Para desactivarla basta con presionar la tecla ESC o presionar el botn cerrar pantalla completa. Ocultar lneas de divisin. Las hojas de un libro de Excel muestran lneas de divisin para dividir todas las celdas, estas lneas no pueden imprimirse a menos que se indique a Excel o que se coloquen bordes a las celdas. Si no deseas ver estas divisiones puedes ocultarlas de la siguiente forma: haz clic en cinta de opciones vista y elige opciones ocultar o dividir y desactiva (o activa si deseas mostrarlas) la casilla de lneas de divisin. Zoom. Ajusta la presentacin de tu hoja de clculo ampliando o reduciendo la vista, utilizando el botn Zoom (se encuentra en la cinta de opciones de vista) o elige la opcin Zoom indicando el porcentaje que deseas.

Se selecciona en la cinta de opciones vista:

Gua Informtica 2 Tambin se puede realizar en la parte inferior derecha de la barra de estado.

Ayuda de la hoja de clculo Excel /ayuda en lnea. Una de las tendencias de los programas informticos es su versatilidad, la facilidad que proporcionan para aprender a utilizarlos, as como la inclusin de ayuda en lnea, cada vez ms completa y didctica, que permite al usuario utilizar la hoja de clculo con la confianza de que cuenta con un gua o asesor que le aclarar las dudas acerca del manejo del programa. Para activar la ayuda de Excel, se puede presionar la tecla F1 o hacer clic en el interrogante en la cinta de opciones. Importancia y ventajas de su uso. La ayuda del Office se anticipa a la que t necesitas y te sugiere otros temas relacionados con el trabajo que ests realizando. Tambin puedes escribir una solicitud de ayuda con tus propias palabras y obtener la respuesta que necesitas. El objetivo de la ayuda del Office es actuar como un punto central donde se pueden obtener sugerencias acerca del uso de las funciones de Excel y encontrar ejemplos visuales e instrucciones detalladas para tareas especficas que deseas realizar, lo que permite que tu trabajo sea de mayor calidad y con mejor presentacin. La ayuda fue diseada para que de manera rpida y fcil resuelvas las dudas que vayan surgiendo al trabajar con este y otros programas. Si la Ayuda de Office no puede responder a una pregunta, ste te puede llevar a la pgina Web en la que encontrars ms informacin. Caractersticas de los diferentes tipos de ayuda Las ayudas las puedes encontrar en el programa o bien utilizar la ayuda en lnea. Cuando haces uso de la ayuda en el programa, ste te muestra un recuadro en donde vas a escribir la pregunta o la palabra clave que deseas buscar y entonces haces clic en el botn de buscar. Cuando haces uso de la ayuda en lnea te presenta una serie de opciones para solucionar tu problema y te muestra una ventana como la siguiente:

Gua Informtica 2Frmulas. Un libro de clculo sin frmulas no tiene sentido. Una frmula en Excel calcula los valores para dar un resultado, adems se pueden actualizar los valores y modificarlos. Ejemplo: Una planilla que calcule movimientos de ventas durante el mes, actualizar sus totales al agregar nuevas ventas. De ah la importancia de conocer para qu sirve una frmula, cmo estructurarla y obtener resultados al aplicarla. Algunos ejemplos de frmulas son: =(A12/10)-80 =(A1^2+B2^2)*3+7 =(B5+B6+B8+B4+B6)/6 Una frmula es una expresin matemtica que realiza una operacin o calcula un resultado a partir del contenido. Las partes de una frmula son: El signo igual (=), los operadores, celdas, nmeros y los argumentos. Los operadores son signos o smbolos que sirven para indicar la operacin u operaciones a realizar. Algunos de ellos son: +, -, *, /, ^, , %, =, >