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Herramientas Tecnológicas de Productividad

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HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE PRODUCTIVIDAD

1

Sesión No. 7

Administración del tiempo y productividad personal Objetivo: Al término de la sesión, el alumno utilizará herramientas para la

administración del tiempo y productividad personal en línea.

Contextualización

Microsoft Exchange Server es un sistema de mensajería que incluye un servidor

de correo, un programa de correo electrónico y aplicaciones que permiten el

trabajo simultaneo y en línea con otros usuarios; fomentan en conjunto el trabajo

colaborativo.

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Introducción

Se dará una introducción completa a Microsoft Exchange 2010, donde se

describirán los requerimientos para poder acceder a este sistema de mensajería,

qué diferencias existen con Outlook y cómo se puede socializar la información

para trabajar en colaboración con otras personas.

En esta sesión el alumno identificará los elementos más importantes de la

estructura, configuración y funcionamiento de Outlook Exchange mediante la

manipulación de la plataforma 2010.

Microsoft Exchange Server es el más reciente sistema de mensajería que ofrece

Microsoft que es compatible con Outlook, además de ser con el programa que

más se utiliza, pues ofrece ventajas como enviar, recibir y administrar el correo

electrónico, también administra el calendario y los contactos, como amigos y

socios empresariales.

Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a

través de Internet.

Con Outlook Web Access, los usuarios consiguen una

experiencia de uso enriquecida de Outlook en la Web, creada para

ayudarles a administrar el enorme número de mensajes que

reciben cada día permitiéndoles ver sus comunicaciones en el

contexto de una conversación y no sólo como mensajes

independientes. (Microsoft Exchange, 2010)

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Explicación

Correo

Para utilizar Outlook Exchange se debe tener una cuenta de Microsoft

(@red.unid.mx) e ingresar por la página www.hotmail.com, los pasos a

seguir son:

1. Estar conectado a internet

2. Ingresa a tu cuenta @red.unid.mx vía www.hotmail.com.

Operaciones con Outlook

Enviar un correo

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Para acceder a la pantalla de composición del correo, desde la

ficha Nuevo, presiona el botón mensaje.

Las estructuras relacionadas con la función del correo

electrónico:

Para. Corresponde a la dirección de correo a la que se enviará el

mensaje. Es un campo obligatorio.

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CC. “Con Copia para…” Se refiere a una o varias direcciones de

correo a la que se mandará copia del mensaje.

Asunto. Sirve para describir el tema del mensaje. No es obligatorio.

Si no se escribe nada en este campo, se genera automáticamente

uno con el nombre ‘(Ninguno)’.

Área en blanco para mensaje. Es el área grande que se encuentra

en blanco y que se usa para escribir el texto del mensaje.

Adjuntar archivos al mensaje

Para realizar esta función se debe hacer clic sobre el icono del clip

en la ficha Mensaje, grupo Incluir, botón Adjuntar archivo.

Recibir mensaje

La bandeja de Entrada de Outlook Web App (OWA), es la carpeta donde se

reciben los correos. Permite además que los correos puedan visualizarse como

una conversación y no como mensajes independientes y descontextualizados.

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Escaneo de Outlook Web App

Si ejecuta Outlook Web App al mismo tiempo que se está conectado

a internet, automáticamente se hace un escaneo por las cuentas de

correo para ver si existen mensajes nuevos.

Filtrado automático

Se emplea para determinar que ciertos mensajes pasen directamente

a la carpeta de Correo electrónico no deseado.

Vista previa

Permite ver debajo de la cabecera una pre-visualización de los

mensajes.

Guardar archivo anexo al mensaje

Se puede descargar el archivo al hacer clic con el botón derecho del

ratón sobre el archivo indicado en Datos Adjuntos

Eliminar y agregar cuentas

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También se puede eliminar una cuenta o bien tener más de una

cuenta configurada

Contactos

Outlook Web App (OWA) permite administrar los contactos que se

encuentren en su correo electrónico de manera personalizada,

permitiendo identificar de manera más eficiente los remitentes de

mensajes entrantes.

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Calendario

Permite crear eventos y almacenarlos en una fecha y hora en específico

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Planificando una cita en el Calendario

Además, programar los datos para la calendarización, se puede invitar

también a los participantes, así como detallar el contenido de la

reunión.

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Eliminar una cita

Una de las opciones es: Seleccionar la cita y hacer clic con el botón

derecho del ratón, luego elegir la opción Eliminar.

Compartir calendario.

Dentro del sub-menú de la carpeta ‘Calendario’ se encuentra la

opción de compartir, con la cual podemos mandar la información de

nuestro calendario a otros usuarios, publicarlo en internet, crear un

nuevo calendario o cambiar la configuración del calendario.

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Notas

Debajo del bloque de carpetas,

situado del lado izquierdo de la

pantalla, antes de la “Lista de

Contactos” encontramos el icono

denominado Notas.

En las versiones anteriores de

Outlook, Notas se encontraba

situado en otra parte de la interfaz y

la función era propiamente de generar notas (cortas); la versión de OWA

tiene habilitada la opción ‘Notas’ pero su función es visualizar las notas de

las versiones anteriores, no para generar notas nuevas, en este caso si

necesitamos crear textos cortos (notas) la alternativa es utilizar las

opciones “Tareas” o “OneNote”.

Tareas

Es una de las alternativas para la creación de notas, aunque su función

principal es documentar tareas pendientes, registrando nombre y fecha de

vencimiento, además de una descripción.

Se encuentra situada debajo de la carpeta “Contactos”.

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OneNote

OneNote es otra alternativa adecuada para realizar notas en

OWA, como ya se mencionó, la sección Notas de OWA sólo es

funcional para visualizar notas creadas en versiones anteriores,

no para crear notas nuevas.

Podemos entonces recurrir a una opción dentro del ambiente

OWA, entre las múltiples ventajas de OneNote, tenemos que

las notas pueden sincronizarse con iPhone, iPad, Android,

Windows Phone y los dispositivos de Windows 8; a

continuación los pasos para acceder.

• En la pantalla principal de OWA, en el menú de la parte

superior, seleccionamos la opción “Más” y a continuación

“SkyDrive”.

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• Ya en la interfaz de SkyDrive, en el menú principal, seleccionamos

la opción “Crear” y después damos clic en “Bloc de notas de

OneNote”.

• Finalmente, asignamos un nombre con el que identificaremos

nuestro bloc de notas y damos clic en “Crear”

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La vista que tendremos a continuación será la siguiente:

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Conclusión En esta sesión tuviste un acercamiento a los elementos mas importantes del

funcionamiento de Outlook Web App (OWA), pudiste corroborar que es un

programa de asistente personal y de correo electrónico, que fomenta el trabajo

colaborativo y que ofrece bastantes alternativas dentro de un mismo entorno

virtual.

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Para aprender más Acerca de las funciones de Outlook y cómo enlazar varias cuentas de correo.

Outlook 2013. Configurar una cuenta de correo electrónico. (2013). Consultado

el 23 de abril de 2013: http://www.youtube.com/watch?v=u3PcAVIWwA0

Para conocer más sobre la accesibilidad y navegadores compatibles:

Microsoft. (2013). Introducción a Outlook Web App. Consultado el 23 de abril de

2013: http://help.outlook.com/es-mx/140/bb899531.aspx

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Actividad de Aprendizaje Objetivo: El alumno explicará el alumno utilizará herramientas para la

administración del tiempo y productividad personal en línea mediante Office 365.

Instrucciones

¿Qué vas a hacer?

En esta sesión debes crear y compartir actividades para la administración del

tiempo y productividad personal en línea mediante herramientas de Office 365.

1. Ingresa a tu cuenta institucional de correo electrónico UNID de Office 365

en https://login.microsoftonline.com/ que es similar

a: [email protected], el nombre del servicio de correo es Outlook.

Al ingresar aparecerá tu nombre.

a. Una vez en Outlook en línea crea un correo nuevo, dirigido al

correo electrónico de algún compañero(a) del curso. En el asunto

anota S07NombreApellido. Escribe un párrafo donde saludes al

compañero y le comentes que para trabajar en equipo compartirás

con él o ella tu calendario y envíalo.

2. Desde Outlook en línea, haz clic en Tareas, y crea dos nuevas tareas.

a. Siguiente actividad del curso. En asunto coloca el nombre de la

siguiente actividad de este curso. En el recuadro de contenido

anota un párrafo donde anotes el nombre de la materia, la sesión y

el nombre del tema a revisar y haz clic en Guardar.

b. Proyecto final del curso. En asunto coloca el nombre del proyecto

final del curso. En el recuadro de contenido anota un párrafo donde

anotes el nombre de la materia, la sesión de entrega del proyecto y

el tema a tratar. Enseguida haz clic en Guardar.

3. Ingresa a Calendario, selecciona el calendario de Mi materia, y en cada

fecha correspondiente a la entrega de las siguientes actividades y del

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proyecto final de este curso anota el número de sesión y el tema a

abordar.

4. Abre un documento en Word Online (antes Word Web App) y anota los

datos generales en la portada. Ahora, en la pantalla de las Tareas, el

Correo y el Calendario que creaste, minimiza la ventana del navegador en

cada caso hasta donde se alcancen a ver todos los menús y tu nombre de

usuario, copia cada pantalla y pégala en el documento abierto en Word

Online. Deben ser tres pantallas donde se aprecien claramente los

elementos solicitados.

¿Cuál es la forma de entrega?

Una vez elaborado el documento en línea con todas las características

solicitadas, nombra el archivo de Word Online como S07NombreApellido,

compártelo en línea, obtén el vínculo y anótalo en la plataforma.

¿Cómo serás evaluado?

Tu actividad debe contar con las siguientes características.

Característica Porcentaje

Portada, datos generales completos con

formato solicitado.

• Universidad, sede, asignatura, sesión, tema, nombre del alumno, fecha.

5%

Tres imágenes de las actividades realizadas en

las herramientas Calendario, Tareas y Correo:

• Completas, cumple con todas las características solicitadas.

• Claras, son legibles, nítidas.

85%

Redacción y ortografía 10%

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Total 100

¡Adelante con tu actividad, estaremos revisando tu participación!

Cibergrafía

Microsoft Corporation (2011). Microsoft Office 2010. Consultado el 13 de abril de

2013: http://office.microsoft.com/es-mx/

Microsoft Corporation. (2013). Outlook Exchange 2010. Consultado el 13 de abril

de 2013 en:

http://office.microsoft.com/en-

us/exchange/results.aspx?qu=notes&queryid=f53ec2db-c76a-4a03-a82c-

8ebe065e8ec2&avg=zol

Microsoft Corporation. (2013). OneNote. Consultado el 13 de abril de

2013: http://office.microsoft.com/es-mx/onenote/