Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 1 Veröffentlicht am August 28, 2013 von Stefanie Jarantowski

Ohne Moos nix los – dieses Sprichwort gilt auch in der Veranstaltungsbranche, denn mit dem Budget steht und fällt jedes Event. Grund für uns das Thema für alle Eventfreunde näher zu beleuchten. Wir freuen uns, dass wir mit Judith Kobus eine erfahrene Veranstaltungsexpertin für das Thema gewinnen konnten. In fünf Teilen hat sie das Thema „Budgetierung von Events“ für uns aufbereitet. Hier geht es im ersten Teil um das Budget und die Budgetkalkulation, das „Wie“.

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events

Budgetierung von Events Eine Veranstaltung steht und fällt mit dem Budget bzw. der richtigen Handhabe des Budgets. Da mag man nur so vor Kreativität strotzen, sich genauestens die Ziele überlegt haben, das Budget ist der Rahmen, der durch die Durchführung nicht gesprengt werden darf. Spätestens mit einem dicken Minus am Ende der Veranstaltung verliert das spannendste Event seinen Reiz – besonders für den Chef oder Auftraggeber. Daher sollte das Veranstaltungsbudget ein wesentlicher Grundbaustein für die Veranstaltungsplanung sein.

Verwirrend können die ganzen Kostenarten sein, die für eine Veranstaltung relevant sind. Auch ist nicht jeder Kostenfaktor für jede Veranstaltung gleich relevant, zum Beispiel folgende Kosten:

• Personal (Konzeption, Planung, Recherche, Koordination und Realisierung) • Veranstaltungspersonal beispielsweise für Hostessen, Services, Dolmetscher • Logistik • Entertainment (Musiker, Künstler) und Referenten sowie Moderation • Hotelkosten • Location • Dekoration und Ausstattung • Veranstaltungstechnik und technischer Support • Catering • Dokumentation • Beratungsleistung/Agenturleistung • Versicherungen und Steuern

Leider gibt es nahezu keine Kennzahlen für die Kostenarten, da vielfach die Preise sehr differieren. Das ist abhängig von Anspruch, Qualität und nicht zuletzt Region. Insbesondere Hotelzimmer und Venues unterliegen zusätzlich noch saisonalen Schwankungen, die sich beispielsweise an regionalen Veranstaltungen oder Messen orientieren.

Wie also geht man mit einem Budgetplan um, der durch ganz viele Unwägbarkeiten bestimmt ist?

Das Budget Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze für die Budgetplanung. Die einfachere Variante ist die, bei der man einen finanziellen Rahmen vorgegeben bekommt. Aufgabe ist hier, diesen Rahmen mit seiner Planung einzuhalten.

Muss man eine Kalkulation selber aufstellen, so gilt die Prämisse möglichst genau zu sein. Eine solche Kalkulation aufzustellen, ohne jegliche Richtlinie bzgl. des Budgetrahmens zu haben, bedeutet in der Regel viel vergeudete Zeit. Entweder man hat zu viel recherchiert und zu viele Preise und Kosten zusammengetragen, die im Nachhinein wieder gestrichen werden oder man hat einen großen Teil des Events so eng kalkuliert, dass nur noch wenig Raum für Extras ist. Auch wenn eine gute Veranstaltung nicht zwingend von einem großen Budget abhängig ist, sondern eher von der Kreativität und dem Einfallsreichtum der Veranstalter, so ist die Kalkulation mit zu kleinem Budget sehr schwer.

Steht man vor der Aufgabe einen eigenen Budgetrahmen ohne jegliche Eckpfeiler zu entwickeln, so empfiehlt es sich, vergleichbare Events zu Grunde zu legen. Eine solche Orientierung erleichtert auch dem Auftraggeber die Konkretisierung von Wünschen und einen ersten Ansatz, in welche Richtung ein Event gehen soll.

Budgetkalkulation – „Wie“ Egal in welcher Situation man ein Eventbudget erstellen muss, ob als externe Agentur oder als interner Mitarbeiter, ist eine dreiteilige Gliederung die beste Grundlage:

1. Vorkalkulation 2. Zwischenkalkulation 3. Nachkalkulation

Vorkalkulation

„Vorkalkulation ist eine auf die Leistungseinheit oder den Auftrag bezogene Berechnung der erwarteten oder geplanten Kosten. Sie ist immer produkt- oder auftragsindividuell. […]“ (Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Bei der Vorkalkulation geht es um die Kostenermittlung eines zukünftigen Projekts bzw. um die Budgetdefinierung während der Konzeptphase. Bei externen Angebotserstellungen dient sie der Preisermittlung und letztendlich der Entscheidung. Wenn das Angebot dann vom Auftraggeber akzeptiert wird, bildet sie den Finanzrahmen für das Event. Wird das Angebot anhand einer Kostenschätzung erstellt, so sind die Zahlen zunächst unverbindlich. Allerdings wird vor Projektbeginn eine detaillierte Kostenaufstellung unerlässlich sein.

Zwischenkalkulation

„Zwischenkalkulation ist die zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation durchzuführende Ermittlung der Selbstkosten je Erzeugnis oder Auftrag.“ (Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Das heißt, die Zwischenkalkulation findet kontinuierlich oder zu festgesetzten Terminen vor der Veranstaltung statt. Sie ist ein Steuerungsinstrument, mit dem anhand des Soll-Ist-Vergleiches die Einhaltung des Budgetrahmens nachvollzogen werden kann.

Der Idealfall, dass ein Budget nicht von der ursprünglichen Planung abweicht, ist äußerst selten. Ob der Kunde nun extra Wünsche hat oder unvorhergesehene Kosten beispielsweise wegen steigender Benzinpreise anfallen, trotz umfangreicher Erfahrungen sind manche Kosten nicht bis ins Detail fest zu setzen.

Leider lässt der harte Preiskampf innerhalb eines so genannten „Pitches“ (= ein Wettbewerb bei dem Agenturen gegeneinander antreten) zumeist keine „stillen Reserven“ zu. So bleibt nur die Nachverhandlung mit dem Auftraggeber oder den Lieferanten.

Wichtig ist, dass die Kostenstruktur transparent ist, egal, ob es ein internes Projekt ist oder man selber als Agentur für einen Auftraggeber arbeitet.

Bei kleineren Kostensteigerungen sollte man als externe Agentur versuchen, die Kostenstrukturen um zu schichten, um den Rahmen nicht zu sprengen. Ein größerer zusätzlicher Kostenfaktor sollte dem Auftraggeber nicht nur umgehend mitgeteilt werden, sondern man sollte ihn sich auch schriftlich bestätigen lassen.

Nachkalkulation

„Nachkalkulation ist eine auf die Leistungseinheit oder den Auftrag bezogene Kalkulation (Kontrollrechnung), der die belegmäßig erfassten, tatsächlichen Kosten (Istkosten) zugrunde liegen. Sie dient der Kontrolle der Vorkalkulation.“ (Quelle: Wirtschaftslexikon24.com)

Wie das Wort bereits sagt, findet die Nachkalkulation erst nach dem Event statt und dient gleichzeitig als Grundlage der Schlussabrechnung, die alle Belege und Rechnungen der Kosten enthält. Da oftmals Rechnungen erst bis zu 14 Tagen oder noch später nach Leistungserbringung gestellt werden können, ist es kaum möglich, gleich nach Abschluss des Events auch die Endabrechnung fertig zu stellen, was mit in die zeitliche Projektplanung einbezogen werden muss.

Nicht nur für einen Auftraggeber muss die Nachkalkulation sehr präzise sein. Sie dokumentiert den wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung.

 

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 2 Veröffentlicht  am  August  30,  2013  von  Stefanie  Jarantowski    

Nachdem Eventexpertin Judith Kobus hier am Mittwoch die Artikelserie zum Thema „Budgetierung von Events“ mit dem Budget und der Budgetkalkulation gestartet hat, geht es heute um die Kostenarten: Das „Wie viel“ und die Fragen wie viel Budget brauche ich für was und wann muss ich was bezahlen?

Kostenarten – „Wie viel“

Da es sich bei einem Event normalerweise um eine individuelle Inszenierung handelt, ist es nur sehr schwer auf Erfahrungen zu setzen. Wird ein Event nur von Stadt A nach Stadt B verlegt, können dadurch schon einige Kosten extra anfallen. So sind beispielsweise Hotelzimmer in Luxemburg deutlich teurer als in Berlin oder Straßburg. Auch schwanken die Preise von Jahr zu Jahr, so dass immer auch eine gründliche Recherche und verschiedene Angebotsanfragen von externen Leistungserbringern, die Grundlage für eine seriöse Kostenkalkulation darstellen sollte.

Wichtig ist, bei der Kostenaufstellung gründlich vor zu gehen. Dafür ist das Konzept die Basis. Alle Leistungen, die im Konzept aufgeführt werden, gehören zur Kalkulation, ob es das 5-Gänge-Menü ist, oder die Dokumentation.

Eine detaillierte Gliederung der Kostenarten ist der erste Schritt. Hier spricht man von den eigenen Kosten, den „Selbstkosten“ und den „Fremdleistungskosten“ externer Leistungsanbieter.

Die Projektkosten beinhalten beide Kostenarten:

Selbstkosten + Fremdleistungskosten = Projektkosten

Die Fremdleistungskosten sind in der Regel leichter ein zu schätzen, da ihnen Angebote zu Grunde liegen, die bindend sind. Auch ist der Vergleich verschiedener Angebote – man sollte mindestens 2-3 Angebote zu Grunde legen – eine Hilfe, um Kosten ein zu schätzen und fest zu setzen.

Ein Tipp: Sowohl das detaillierte „Briefing“ (= Anweisungen geben) für die externen Leistungsanbieter als auch die Angebote sollten in schriftlicher Form vorliegen. Beides bedarf eines Abgleichs, der auch bei Angebotseingang noch einmal gegen geprüft werden sollte: Sind alle Posten und Konditionen des Briefings enthalten? Ist das Angebot bis zur Veranstaltungsdurchführung gültig?

(Fairer Weise sollte man externen Leistungserbringern auch zeitnah eine Absage mitteilen, wenn das Event nicht durchgeführt wird oder die Kosten zu hoch angesiedelt sind. Leistungserbringer müssen ihre Kapazitäten handhaben und beispielsweise ein Hotel wird in der Regel die Zimmer bis zu einem bestimmten Zeitpunkt blocken, bis eine Zu- oder Absage stattfindet.)

Einzelkosten – „Was“? Eine zunächst grobe Übersicht an Kostenkategorien für ein Event ist sinnvoll, um sich auch über eigene Bedürfnisse an externer Unterstützung klar zu werden. So kann eine Technikfirma eine Agentur für die Konzeptionierung der Veranstaltung beauftragen, stellt aber die Technik selber. Andererseits kann für ein Agenturevent das Konzept intern entwickelt werden, die Technik muss aber angemietet werden.

Folgende erste Gliederung der Kosten hat sich schon oft bewährt: (nach: Schäfer-Mehdi, Stephan: „Event-Marketing“, Cornelsen: 2009)

Um eine bessere Kontrolle der Kosten vor während und beim Abschluss des Events zu haben, wird diese grobe Kostenstruktur für den Finanzplan in Einzelposten unterteilt:

Wie viel brauche ich? Das eigentliche Problem bei der finanziellen Planung eines Events ist nicht die Vorbereitung an sich, sondern das ideale Verhältnis zwischen Erwartung und Realität zu finden. Das heißt, ist ein Event mit 1000 Personen geplant, so heißt es nicht, dass nicht vielleicht auch 1200 Personen teilnehmen oder auch nur 800. Geht es nur um die Fässer Kölsch, die zusätzlich zur Verfügung gestellt werden müssen oder die nach dem Event übrig bleiben könnten, lassen sich leicht Lösungen, wie beispielsweise „Getränke auf Kommission“ finden. Bei Übernachtungen hingegen ist es in der Regel sehr schwierig am Veranstaltungsabend noch 200 Zimmer zusätzlich zu buchen oder die Kosten für 200 nicht genutzte Zimmer trotzdem zu tragen.

Insbesondere bei großen Veranstaltungen wird man nie 100%tig korrekt kalkulieren können, da immer der ein oder andere absagt oder vielleicht noch jemand mitgebracht wird. Prämisse ist jedoch, so genau und natürlich so flexibel wie möglich zu rechnen.

Dennoch sollte man immer eine gewisse Reserve als Sicherheit haben. Je nach Gesamtkontingent ist es durchaus üblich, dass Leistungserbringer Angebote machen, die ein Entgegenkommen darstellen. Dennoch: Stornogebühren oder Ausfallkosten können in Rechnung gestellt werden und ein Vertrag sollte möglichst genau auf eben solche Kosten abgeklopft werden.

Auch sollte man bedenken, dass Preise oft anhand von bestimmten Mengen/Qualitäten kalkuliert sind. D.h. bei geringeren Abnahmen, kann es dazu kommen, dass die höheren Einzelpreise das vermeintlich Ersparte wieder aufrechnen.

Wann muss ich was zahlen? Je nach Kostenaufwand der Zulieferer bzw. Leistungserbringer ist es recht üblich, dass Vorableistungen bzw. Sicherstellungen gefragt sind. Das heißt, ein Caterer fordert das Volumen des Wareneinsatzes als Anzahlung

oder ein Hotel erwartet eine finanzielle Sicherheitsleistung, da das gesamte Zimmerkontingent zur Zeit der besten Auslastung für Ihren Auftrag reserviert wird.

Auch wenn eine solche Anzahlung Gang und Gäbe ist, ist hier Vorsicht geboten: nicht immer ist gewährleistet, dass der Leistungserbringer noch am Markt ist, wenn die Veranstaltung stattfindet. Geht eine Firma in die Insolvenz, sind die finanziellen Vorleistungen nicht mehr existent.

Auch sollte man beachten, dass viele Leistungen von externen Zulieferern bereits im Vorfeld der Veranstaltung relevant werden. So muss beispielsweise die Deko produziert, ein Image-Film erstellt oder die Einladungen verschickt werden. Auch hier sind Abschlagszahlungen üblich. Das Szenario „Agentur plant Veranstaltung für Auftraggeber“ kennen Druckereien ebenso wie Dekorateure und es ist Usus, eine Abschlagszahlung zu leisten, während die Auszahlung der Restsumme erst nach Durchführung des Events bzw. nach Auszahlung des Auftraggebers erfolgt. Die Summen der Abschlagszahlungen sind unterschiedlich und können im Verlauf der Durchführungsphase bis zu 90% betragen. Einen guten Überblick zu Reglements bzgl. der Abschlagszahlungen findet man bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der FME-Agenturen (Forum Marketing-Eventagenturen).

Arbeitet man das erste Mal mit einem externen Leistungserbringer zusammen, sollte man sich Informationen über den Geschäftspartner besorgen. Dazu kann man über die Creditreform gehen oder eine Bankauskunft verlangen. Ebenso üblich sind Bankbürgschaften.

Als Agentur stellt man dem Auftraggeber eine Rechnung über Konzeption ebenso wie über die Umsetzung. (Auch die Präsentation in einem Pitch kann bereits in Rechnung gestellt werden!) Eine sogenannte „Handlingcharge“, also das Honorar, die im Zusammenhang mit der Betreuung der externen Dienstleister durch die Agentur anfällt, wird zusätzlich berechnet und beträgt zwischen 10 und 20 Prozent der Fremdleistungskosten.

 

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 3 Veröffentlicht  am  September  4,  2013  von  Stefanie  Jarantowski    

Immens wichtig für die Kalkulation ist die Berechnung der Selbstkosten. Denn hier klärt sich die Frage was beim Event selbst bearbeitet werden kann und welcher Auftrag an Externe vergeben werden sollte. Um dieses Thema geht es im dritten Teil unserer Eventmanagement Serie von Eventexpertin Judith Kobus.

Selbstkosten – „make or buy?“ Wie das Wort schon beinhaltet umfassen die Selbstkosten diejenigen Kosten, die für die Eigenleistungen, bestehend aus Sach-, Personal- und Gemeinkosten, entstehen.

Also: Personalkosten + Sacheinzelkosten + Gemeinkosten = Selbstkosten

Diese Kalkulation ist immens wichtig. Einerseits ist sie natürlich Teil der Auswertung der Veranstaltung, anderseits ist sie Grundlage der Vergabe von externen Aufträgen. Ist es wirtschaftlicher, einen Auftrag oder Teilauftrag selber zu bearbeiten oder sollte ich den Auftrag an Externe vergeben?

Diese Überlegung gilt sowohl für Firmen, die eine Veranstaltung planen, als auch für Agenturen oder Freie, die mit einer solchen Kalkulation Klarheit über die Gewinnspanne eines Auftrags bekommen können.

Die Schwierigkeit stellt sich hier bei der Einschätzung der Kosten. Sachkosten sind schnell ermittelt, aber wie sieht es mit Personalkosten aus? Welche Arbeit und welchen Zeitrahmen umfasst die Arbeit?

Liegt der Kalkulation keine umfassende Übersicht der zu leistenden Arbeitsschritte zu Grunde, wird schnell aus einem als Gewinn angesehenen Betrag ein Minusgeschäft.

Wichtig ist es, die einzelnen Phasen eines Projekts so genau wie möglich zu definieren.

Je mehr Erfahrung man in den einzelnen Aufgabenbereichen hat, desto realistischer sind Zeit- und Arbeitsaufwand ab zu schätzen. In der Regel ist es nicht die Veranstaltung selber, die so „unberechenbar“ ist, sondern die Vorbereitungsphase. Wie lange brauche ich, um den optimalen Ort zu finden? Kenne ich mich in London gut aus und kann die Locations gut einschätzen oder muss ich ggf. mehr als eine Ortsbegehung absolvieren?

Viele Faktoren spielen dabei eine Rolle. Die einzige „Krücke“, die dabei wirklich hilft, so realistisch wie möglich zu bleiben, ist eine dezidierte Aufschlüsselung der Arbeitsphasen:

Die Kostengliederung in Kapitel 1.4. ist eine gute Grundlage. Anhand dieser Grobstrukturierung ebenso wie der detaillierten Auflistung sollten Kostenfaktoren Posten für Posten durchgerechnet und aufgestellt werden.

Vorbereitung:

• Beratungsleistung  • Briefing  • Recherche  • Konzeption  • Planung  • Controlling  • Design  • Zwischenabrechnung  

Durchführung:

• Betreuung  • Produktion  • Organisation  • Dokumentation  

Nachbereitung:

• Abwicklungsorganisation  • Dokumentationsaufbereitung  • Evaluation  • Schlussabrechnung  

(nach: Schäfer-Mehdi, Stephan: „Event-Marketing“, Cornelsen: 2009)

Wichtig ist, dass man bei der Berechnung der Personalkosten nicht die Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung bzw. als Selbständiger die eigenen Anteile an der Sozialversicherungen vergisst. Eine Berechnungsgrundlage kann sein:

Die Personalkostensumme durch 220 Arbeitstage (inkl. Urlaub und 5% möglicher Krankheitstage) teilen. Die so erhaltenen Tageseinzelkosten durch acht Stunden teilen, so erhält man den Stundensatz.

Sprich, wenn man als Selbständiger mit einem Nettoeinkommen vom 35.000€/jährlich rechnet, sieht die Gleichung so aus:

35.000,00€ : 220 = 159,10€

159,10€ : 8 = 19,89€

Der Stundensatz 19,89€ bezieht sich auf ein Nettoeinkommen. Arbeitgeberanteile berechnen sich mit mindestens 1/3 der Nettosumme. Das heißt, bei einem Stundensatz von 19,89€ kommen noch wenigstens 6,63€ hinzu. Hinzu müssen noch die Gemeinkosten (siehe unten) gerechnet werden und wenn man in einer Agentur angestellt ist, so muss für diese auf jeden Fall der Gewinn mit einberechnet werden.

Natürlich ist das alles auch abhängig von dem Status, den die Agentur oder man selbst als Freier hat und nicht zuletzt von den Arbeitsaufgaben. Ein Chefberater wird sich mit 35.000€ Jahresgehalt nicht zufrieden stellen.

Wichtig ist, während der gesamten Arbeitsphasen die Zeitkalkulation im Auge zu behalten, egal, ob pauschal oder per Stunde abgerechnet wird. Diese gehören unbedingt auch in die Zwischen- und Nachkalkulation.

Sacheinzelkosten & Gemeinkosten Während die Sacheinzelkosten diejenigen Kosten erfasst, die allein für das durchzuführende Event anfallen (Bühnendeko, Reisekosten etc.), sind Gemeinkosten generelle Kosten, die eine Agentur oder ein Selbständiger sowieso zu tragen hat. Darunter fallen einerseits die sogenannten „Echten Gemeinkosten“ wie Personalkosten (wenn sie nicht explizit einem Projekt zuzuordnen sind) oder Akquisekosten, Büromaterial und -miete, Betriebsversicherungen, Verwaltungskosten, Steuern, Abschreibungen und Werbung. Anderseits gehören auch „Unechte Gemeinkosten“ dazu. Als Unechte Gemeinkosten bezeichnet man Kosten, deren einzelne Erfassung einen zu hohen Aufwand bedeutet und die dann mit Pauschalen belegt werden, wie Kommunikationskosten, Kopien und Kleinmaterial, Reinigungsmittel, Stromverbrauch etc.

Sind alle Gemeinkosten sorgfältig aufgeführt, so lässt sich anhand der Personaleinzelkosten und der Sacheinzelkosten ein prozentualer Gemeinkostenanteil berechnen:

Gemeinkosten x 100 ______________________________ = Gemeinkostenanteil in % Personalkosten + Sacheinzelkosten

Beispiel:

450.000,- € Personalkosten 50.000,- € Sacheinzelkosten ________________ Summe 500.000,- €

Gemeinkosten: 100.000,- €

100.000,-€ x 100 _________________________ = 20% 500.000,-€

Selbstkosten & Gesamtkosten Um sämtliche Kosten für ein Projekt realistisch zu errechnen, wird mit der sogenannten summarischen Zuschlagskalkulation gearbeitet. D.h., zu den Personalkosten und Sacheinzelkosten wird der Gemeinkostenzuschlag hinzugezählt.

Personaleinzelkosten + Sacheinzelkosten + Gemeinkostenzuschlag % = Selbstkosten

Beispiel:

Die Sacheinzelkosten für ein Event betragen 50.000,-€, die Personaleinzelkosten 200.000,-€. Gesamtsumme ist 250.000,-€. Auf die Gesamtsumme werden 20% Gemeinkostenzuschlag (Errechnet durch das Vorjahr) (= 50.000,-€) aufgeschlagen. Die Selbstkosten betragen also 300.000,-€.

Nun hat man die Grundlage, um das Event komplett zu berechnen:

Selbstkosten + Fremdkosten = Gesamtkosten

Natürlich will man als Agentur oder Selbständiger nicht nur Kosten deckend arbeiten, sondern auch Gewinne erzielen.

Das ist ein schwieriges Thema, denn dazu gehören unternehmerische Entscheidungen: Wie sieht der Markt aus? Kann ich mit meinem Gewinnanteil konkurrenzfähig bleiben? Oder ist meine Strategie, durch Dumpingpreise den Zuschlag zu bekommen?

 

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 4 Veröffentlicht  am  September  6,  2013  von  Stefanie  Jarantowski    

Wer kennt das nicht: Am Ende kostet das Event wieder viel mehr als zu Beginn geplant. Vielleicht weil mehr Gäste kamen oder das Hotel zu Messezeiten einen Spitzenpreis wollte. Um solche Abweichungen festzustellen, ist eine Gegenüberstellung der Soll-Ist-Kosten bei der Budgetierung von Events unerlässlich. Darum geht es in unserem vierten Teil unserer Eventmanagement Serie von Eventexpertin Judith Kobus.

 

Budgetierung von Events: Gegenüberstellung Soll – Ist

Gegenüberstellung Soll (oder auch Plan)-Ist-Kosten/Einnahmen Je genauer eine Veranstaltung anhand der Kostenentwicklung beobachtet wird, desto eher kann man Budgetabweichungen erkennen und ihnen ggf. entgegen wirken. Auch ist diese Gegenüberstellung die Grundlage der Endabrechnung. Man kann genau verfolgen, ob das Budget eingehalten wurde, welche eventuellen Überschüsse vorhanden sind oder welche zusätzlichen Kosten aus welchen Gründen aufgekommen sind. Diese Endabrechnung ist auch die Grundlage der finanziellen Auswertung des Events und des Finanzreportings gegenüber Vorgesetzten oder Auftraggebern. Das Kosten/Nutzen-Verhältnis muss stimmen, denn kein Auftraggeber wird aus reiner Menschenliebe eine Veranstaltung finanzieren. Diese Auswertung ist aber nur möglich, wenn vor der Veranstaltung Ziele definiert wurden. Als Konzertveranstalter hat man das Ziel, möglichst viel Gewinn zu machen. Da werden die wenigsten einen Fragebogen an die Teilnehmer oder Zuschauer austeilen, um zu erfahren, ob die Stimmung im Konzert gut war, die Toiletten sauber oder das Bier kalt genug war. Bei einem Marketing-Event hingegen ist es sehr wichtig, zu erfahren, wie die Teilnehmer das Event einschätzten, welche Nachhaltigkeit erreicht wurde etc. Eine Evaluation ist unumgänglich für die Erfolgskontrolle!

Aber zurück zur Kalkulation:

Es gibt in der Praxis typische Gründe, warum ein Budget überschritten wird. Die Erhöhung der Teilnehmerzahlen beispielsweise lassen sofort Hotel und Cateringkosten ansteigen (es sei denn, die Teilnehmer kommen für diese Kosten selber auf), kurzfristige Buchungen verhindern oft einen Verhandlungsspielraum oder die Vergleichsmöglichkeiten mit anderen Angeboten. Auch haben Eilbestellungen beispielsweise weil die Eintrittskarten nicht früh genug in Auftrag gegeben wurden, immer auch den Überstundenaufschlag inbegriffen und zu Messezeiten oder anderen lokalen Großevents veranschlagt ein jedes Hotel vor Ort Spitzenpreise. Eine Änderung des Veranstaltungskonzepts beinhaltet zusätzliche Arbeitsstunden und gerade die kleinen Besonderheiten bei einem Event können immens ins Geld gehen: Es muss Espresso statt einfachem Kaffee serviert werden, die Zigarre soll zum Espresso gereicht werden, dafür ist aber auch wieder eine Raucherlounge von Nöten und was wäre ein Espresso mit Zigarre ohne einen 10 Jahre alten Rum, einen Armagnac oder Brandy?

Alles Kosten, die anfallen und die direkt mit Überlegungen der Gegenfinanzierung einhergehen sollten.

Stellt man nun fest, dass die Zwischenkalkulation Abweichungen vom Plan aufweist, besteht Handlungsbedarf. Budget und Kosten müssen angeglichen werden. Einsparungsmöglichkeiten sind beispielsweise die Terminierung und Dauer des Events. Ein aufwändiges Abendprogramm oder auch eine mehrtägige Veranstaltung können das Budget überproportional belasten. Welche Punkte können reduziert werden? Worauf kann man gänzlich verzichten?

Wie sieht es mit den Teilnehmern aus? Sind wirklich internationale Referenten und/oder Künstler notwendig oder wäre ein lokaler Act, ein Redner aus der lokalen Wirtschaft eventuell adäquat? So kann man Übersetzer und Dolmetscher ebenso wie Ausländersteuer sparen. Es gibt aber auch Veranstaltungen, bei dem das internationale Flair ein Muss ist oder dadurch andere Zeichen oder Inhalte gesetzt werden. Dann muss man an der Einnahmenseite arbeiten, die Teilnehmer mehr an den Kosten beteiligen oder finanzstarke Partner involvieren.

 

Eventmanagement Serie: Budgetierung von Events – Teil 5 Veröffentlicht  am  September  10,  2013  von  Stefanie  Jarantowski    

Im letzten Teil unserer Eventmanagement Serie geht es um alternative Wege, das Event zu finanzieren. Eventexpertin Judith Kobus über Eintrittsgelder, die Beantragung öffentlicher Gelder und Informationen zu Fördertöpfen.

Alternativen  der  Finanzierung  des  Events    

Alternativen der Mittelbeschaffung Immer wichtiger wird für den Auftraggeber eines Events auch die Seite der Mittelbeschaffung. Die Finanzen sind eng und jeder Cent, der gespart oder gar eingenommen werden kann, ist wichtig.

Je nach Event, sind ganz unterschiedliche Möglichkeiten gegeben. So können auch Marketing-Events durch Eintritts- oder Sponsoringeinnahmen teilweise oder gar vollständig gegenfinanziert werden.

Insbesondere bei Eintritten ist viel Erfahrung von Nöten, um die möglichen Erlöse realistisch ein zu kalkulieren. Auch ist die Frage, ob die Zielgruppe nun wirklich auch bereit ist, den angesetzten Eintrittspreis zu zahlen, unumgänglich.

Hierbei darf natürlich auch nicht außer Acht gelassen werden, dass Eintrittsgelder sich auch auf die steuerlichen Abgaben auswirken. Je höher die Eintrittspreise, desto höher Abgaben, wie GEMA, GVL, AKM oder SUISA. Je nach Bundesland kann dann auch die Vergnügungssteuer relevant werden.

Je nach Veranstaltungsart ist es auch möglich, öffentliche Gelder zu beantragen für Konzertreihen, Festivals oder einzelne Projekte. Insbesondere Grenzüberschreitende oder europäisch orientierte Konzepte werden gerne vom Bundesministerium für Kultur und Medien oder der Europäischen Kommission unterstützt. Das bedarf einer langfristigen Vorausplanung, da die Recherche nach geeigneten Fördermitteln zeitaufwändig und umfangreich ist.

Weitere Informationen zu Fördertöpfen findet man auch auf http://www.kulturportal-deutschland.de oder städtischen Seiten. Ein Tipp: das Goethe Institut, Kulturinitiativen und Botschaften sind zumeist gerne bereit mit kleineren oder größeren Geldsummen entsprechende Projekte zu unterstützen. Prämisse ist auch hier: ein ausgearbeitetes Konzept mit Budgetierung.

Keine Förderinstitution wird komplette Projekte fördern! Daher macht es keinen Sinn ohne jegliche Eigenmittel Förderanträge zu stellen! Wichtig ist es bei bewilligten Fördermitteln auch immer die Zahlungsmodalitäten zu beachten. Oftmals werden 10% der Fördersumme erst nach Abschluss des Projekts – bis zu 3 Monaten und mehr! – ausgezahlt. Ist eine solche Frist nicht im Finanzplan vorgesehen, kann eine Veranstaltung trotz Förderung den Ruin bedeuten!