GU_SAP R3_Naviguer Dans SAP

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NAVIGUER DANS SAP 2 septembre

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www.sharesap.com. Copyright (C). Tous droits réservés.Manuel Utilisateur

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1. SAP 2

2. SE CONNECTER A L'APPLICATION SAP 3

2.1 SUR L’ECRAN DE CONNEXION 3

3. UTILISER LES TOUCHES DE FONCTIONS 4

4. DECOUVRIR LE MENU D'ACCUEIL / DETAILLER L'ECRAN 5

4.1 LES ECRANS. 54.2 LA BARRE D'OUTILS 54.3 LA BARRE DE STATUT 6

5. LES PROFILS 7

6. DECOUVRIR LES MENUS COMMUNS 8

6.1 LE MENU SYSTEME : 8

6.1.1 GESTION DES MODES 86.1.2 POUR SUPPRIMER UN MODE : 86.1.3 FIN DE SESSION SAP 86.1.4 EXPORTER DES DONNEES DANS LES APPLICATIONS BUREAUTIQUES 86.2 LE MENU AIDE 9

7. EXECUTER UNE TRANSACTION 10

7.1 ACCES PAR MENU DEROULANT 107.2 ACCES PAR CODE TRANSACTION 10

8. RECHERCHER PAR MATCHCODES 12




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1. SAP

L’applicatif SAP est un progiciel acheté en standard puis adapté aux besoins de l’entreprise cliente,conçu par SAP (Systems Applications Products in Data Processing) et désigné par ECC, sa dernière

version.

• L'applicatif SAP couvre, en temps réel, tous les domaines de gestion (modules) nécessaires àtous les types de sociétés : comptabilité générale et auxiliaire, contrôle de gestion, gestion dupersonnel, gestion des achats et des ventes, gestion de projets…

• Il s'agit d'un système intégré :

Les données une fois saisies par les utilisateurs sont stockées dans une base d'information unique, àlaquelle sont reliés tous les domaines.

Si vous créez ou modifiez une donnée dans un domaine, toutes les données liées sont

automatiquement mises à jour dans les autres domaines (pas de saisie double de donnée).

• Les Avantages :La saisie des données est effectuée une seule fois à la source.La même information peut être utilisée dans plusieurs domaines.Les informations sont cohérentes d'un domaine à l'autre.

SAP fonctionne dans l'environnement graphique Windows.




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2. Se connecter à l'application SAP

Pour se connecter à SAP, suivre les règles indiquées ci-dessous :1. Allumez votre PC, et démarrez WINDOWS.

2. Suivre le menu Démarrer >> Programmes et cliquez sur l'icône permettant le “ logon ” dans

la fenêtre “ SAP Logon-32 3.1 H ” : .

3. Se positionner sur la machine adéquate puis cliquez sur .

2.1 Sur l’écran de connexion

Pour ouvrir une session, 3 paramètres doivent être saisis :

•

Mandant : Entrez un code à 3 chiffres (xxx).Définition générale du mandant : C'est le niveau hiérarchique le plus élevé du système SAP.Un mandant comprend au moins une société. Il est possible d'avoir plusieurs sociétés dans unmême mandant afin de gérer simultanément leur comptabilité (les périodes comptables, lesmodalités de paiement, ..., sont définies au niveau société).

Le mandant représente l'entreprise VALOIS dans sa globalité. Un mandant représente unepartition du système. C'est une unité technique dans laquelle les utilisateurs vont enregistrerdes données dans SAP.

• Utilisateur : Entrez un nom d’utilisateur.vous saisissez votre nom patronymique suivi de l'initiale de votre prénom si existence

d'homonymes.

• Mot de passe : Entrez INIT lorsque vous vous connectez pour la première fois sur SAP.

Pour changer le mot de passe, cliquez sur . Entrez votre nouveau mot de passe puisconfirmez-le en le saisissant une 2

èmefois.

Note : Vous pouvez laisser la zone Langue vide. La langue est implicitement le Français (F). Il estpossible de se connecter dans d'autres langues. Exemple : D pour Allemand, E pour Anglais.

Tapez sur [ENTREE] au clavier pour démarrer votre session.




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3. Utiliser les touches de fonctions

Le bouton droit de la souris permet d'afficher la liste des touches fonctions disponibles.

Ce menu des touches est contextuel, c’est-à-dire varie d’un écran à l’autre.

SHIFT +Fx : pour atteindre les touches au-dessus de F12 au clavier, à l’aide de la touche.

F1 : est équivalente à l'icône sur les écrans de transaction. Elle permet d'appelerl'aide en ligne de l'outil qui donne une définition de la zone courante.

F4 : est équivalente à l'icône sur les écrans de transaction. Elle permet de :

• consulter la liste des valeurs possibles concernant une zone de saisie.

• sélectionner une valeur à copier dans la zone de saisie.

F15 : est équivalente à l'icône sur les écrans de la transaction. Elle permet de :• quitter la transaction en cours.

• terminer la session SAP en cours.

Ces touches fonctions disponibles dans SAP proviennent de l'ergonomie Windows de la version R/3.




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4. Découvrir le menu d'accueil / Détailler l'écran

Dans SAP, la logique d'organisation des menus est une logique fonctionnelle. Ils sont donc structurésen conséquence.

4.1 Les écrans.

Tous les écrans de SAP ont la même présentation, à savoir de haut en bas :

• les menus déroulants.

• Les menus déroulants sont structurés de façon fonctionnelle.Vous pouvez accéder à la Consultation de facture en passant par le chemin suivant :Logistique>>Administration des ventes>>Ventes>>Facturation>>Facture>>Afficher.

4.2 La barre d'outils

La barre d’outils constituée de plusieurs icônes.

permet de valider une saisie et de passer à l'étape suivante(équivalent de [ENTREE])

permet d'accéder à la liste des valeurs possibles et à une recherche parmatchcodes (équivalent de F4)

permet de sauvegarder le travail (équivalent de F11)

permet de revenir à l'écran précédent (équivalent de F3)

permet de revenir au début de la transaction courante, au menu de la

transaction courante ou au menu principal de SAP (équivalent de F15)

permet d'interrompre le traitement sans sauvegarder (équivalent de F12)

permet d'exécuter un traitement (édition, recherche, batch...)

permet d'accéder à un écran de détail

permet d'imprimer des états dans SD, MM, FI et CO (équivalent de F13)

permet d'atteindre directement la première (dernière) page d'une liste

permet d'aller à la page précédente (suivante)

permet de consulter l'aide en ligne de la zone saisie (équivalent de F1)

cocher ou décocher toutes les cases à cocher d'une liste

vue précédente ou suivante

Note : Certaines de ces icônes ne s'affichent que selon le contexte.

• les boutons de “ raccourci ” de menu. (Ici "Menu dynamique").

• une zone de données à consulter / saisir.




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4.3 la barre de statut

Située au bas de la fenêtre courante, on peut y reconnaître le SYSTÈME , le SERVEUR , le MANDANT .C'est sur cette barre que s'affichent les messages de type erreur (commençant par E : ) ou d'alerteportés par le système sur une valeur (ou Warning, message annoncé par W : ).

Il est possible de consulter l'aide concernant un message suivi d'un point d'interrogation jaune encliquant sur la barre de statut. Cliquez sur pour quitter l'aide et revenir à l'écran initial.




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5. Les profils

Les menus sont accessibles en fonction des restrictions d'accès imposées par les profils utilisateursselon les habilitations de chacun.

Une habilitation consiste à déclarer un utilisateur dans l'application en lui donnant les droitsnécessaires et suffisants pour effectuer les tâches prévues dans son emploi. Si l'utilisateur n'est pashabilité, les menus déroulants sont grisés.

Les profils servent à regrouper des autorisations. Il est possible d'affecter plusieurs profils à unutilisateur.Les accès donnés à un utilisateur sont fonction des autorisations affectées aux profils de l'utilisateur.Les autorisations permettent de sécuriser l'accès à SAP.

Un juriste, un comptable, un chef de produit n'ont pas le même profil utilisateur et ne pourront donc pasaccéder au même type de données dans l'application SAP. L'accès aux données est fonction du typede profil utilisateur. Les autorisation d'accès sont gérées aux niveaux du système par un administrateurde données. Chez ADP, un administrateur de données "principal" délivre les habilitations utilisateur surprescription des administrateurs des différents modules (Contrôle de gestion, Comptabilité, Achats,Administration des Ventes).

Au sein d'une même fonction, les accès aux données peuvent aussi être différents.Les enjeux d'une bonne gestion des habilitations concernent les aspects suivants :

• Intégrité : pas de modification inopportune des informations, soit par accident, soit par malveillance.

• Confidentialité : pas de consultation des informations sensibles hormis par ceux qui doivent lesgérer.

• Disponibilité : toutes les informations et les traitements nécessaires à la réalisation d'une tâche sont

disponibles.• Séparation des fonctions : les tâches sensibles sont réservées à des emplois parfaitement

identifiés, les tâches incompatibles au regard de la sécurité (financière par exemple) sont attribuéesà des emplois différents.

• Auditabilité : les règles de sécurité sont exprimées, les techniques mises en oeuvre permettent deles respecter.

• Traçabilité : chaque modification est enregistrée par le système, l'identification de l'auteur de lamodification est conservée, la traçabilité sera assurée si chaque utilisateur est identifié de façonindividuelle.




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6. Découvrir les menus communs

Les 2 menus SYSTEME et AIDE sont communs à l’ensemble des différents niveaux de SAP, doncprésents dans tous les écrans.

6.1 Le menu SYSTEME :

6.1.1 Gestion des modes

Vous pouvez exécuter en parallèle plusieurs transactions et même travailler simultanément dans uneautre application, Word ou Excel, ... C'est le principe du "multi session".Vous pouvez par exemple, consulter un client, créer une facture, tout en visualisant un fichier EXCEL.

Lorsque vous ouvrez une session, un mode est automatiquement créé. Pour exécuter en parallèle uneautre transaction, vous devez créer un autre mode par le menu : Système >> Créer Mode.

Il est possible d'ouvrir plusieurs modes simultanément. Pour passer d'un mode à l'autre :

• appuyez sur la touche ALT (maintenir ).

• puis plusieurs fois sur la touche TAB jusqu'à ce que la fenêtre de le transaction s'affiche.

• lâchez les touches.

Notes :1. les modes se distinguent dans la barre de statut entre parenthèses.2. les modes étant consommateurs de ressources, les utilisateurs doivent penser à quitter les

modes inutiles.

6.1.2 Pour supprimer un mode :• Sélectionner la fenêtre du mode à supprimer.

• Puis sélectionner dans le menu Système >> Supprimer mode.

6.1.3 Fin de session SAP

Pour fermer une session SAP, sélectionnez Système >> Fin de session ou cliquez plusieurs fois sur

à la fin d'une transaction.Note : Au quotidien, pensez à quitter l'application SAP tous les soirs.

Démarche à suivre :

•

Préalablement, cliquez sur pour sauvegarder votre travail, si approprié.• Quitter la transaction dans laquelle vous travaillez avec

.

• Suivre le chemin Système>>Fin de session

• Dans la fenêtre Fin de session, cliquez sur [Oui] pour quitter la session SAP.

6.1.4 Exporter des données dans les applications bureautiques

Pour exporter un état SAP :

• Dans l'application EXCEL :Suivre le chemin : Système >> Liste >>Sauvegarder >>Fichier local. Sélectionner "Calcul avec

tableur" puis cliquez sur . Dans la fenêtre "Transférer liste sur fichier local", cliquez surpuis enregistrez votre document (xxxxx.xls) dans le répertoire approprié puis cliquez sur




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Un message s'affiche sur la ligne de statut SAP précisant que le transfert estréalisé.

• Dans l'application WORD :Suivre le chemin : Système >> Liste >>Sauvegarder >>Fichier local. Sélectionner "Rich Text

Format". Dans la fenêtre "Transférer RTF sur fichier local", cliquez sur puis enregistrez votre

document (xxxxx.doc) dans le répertoire approprié puis cliquez sur Un messages'affiche sur la ligne de statut SAP précisant que le transfert est réalisé.

6.2 Le menu AIDE

La documentation standard de l'outil, est également accessible en dehors d’une session SAP grâce à

l'icône d'aide SAP

Il est possible d'atteindre cette documentation en cliquant sur Aide >> Bibliothèque R/3.




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7. Exécuter une transaction

Une transaction peut consister en :

•la création d'un point de vente.

• l'édition d'une analyse.

• la consultation d'une facture

7.1 Accès par menu déroulant

Pour activer une transaction, il faut utiliser le menu déroulant.

Logistique >> Admin des ventes >> Données de base >>Partenaire>>Clientlivré>>Créer

L'écran qui s'affiche est l'écran initial de la transaction qui, pour être complète, comprend plusieursécrans sur lesquels les données saisies seront de nature différente. Lors de l'enregistrement une fois ledernier écran atteint, toutes les données saisies sur les écrans précédents seront égalementsauvegardées.

Donc si aucun enregistrement, aucune donnée saisie sauvegardée.

Distinguer :

• les boutons-options carrés qui permettent une sélection multiple (soit un seul, soit plusieurs, soittous).

• les boutons-radios ronds dont la sélection est exclusive (soit l'un soit l'autre).

Voici les quatre étapes d'exécution d'une transaction :

1. Sélectionner une transaction à exécuter à partir du menu déroulant.

2. Saisir ou sélectionner les données nécessaires par écran puis valider en cliquant sur .3. Répéter l'opération sur chacun des écrans proposés.

4. Sauvegarder les données de la transaction en cliquant sur .

7.2 Accès par code transaction

Chaque transaction possède un code. Il est possible d'accéder directement à une transaction à l'aidede son code.

Pour connaître le code d'une transaction :

• accéder une première fois à la transaction par les menus déroulants.

• Une fois dans la transaction, ouvrir le menu Système>>Statut.Le code de la transaction est indiqué ci-dessous :

ECRAN

Par la suite, pour accéder rapidement à une transaction à l'aide de son code, saisir ce code dans lazone de commande de la façon suivante :




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Cette instruction est valable depuis n'importe quel niveau de SAP.

Quelques exemples de codes transaction utiles :

S000 : menu principal de SAPVA01 : créer une commande clientVA03 : afficher une commande clientXD03 : afficher une fiche clientVA43 : afficher un contrat




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8. Rechercher par matchcodes

Dans le cas d’une recherche complexe et longue de données, la touche F4 ne suffit pas car le résultatbrut serait trop volumineux à afficher.

D’où l'intérêt du mécanisme de matchcode repérable par un triangle en haut et à droite de la zone.L’appui sur la flèche enchaîne sur une fenêtre de sélection de critère de recherche appelé “ ID-matchcode ”.

Exemple :

Logistique >> Admin. des Ventes >> Vente >> Commande client>> Liste

1. Pour la zone "Donneur d'ordre", cliquez sur .

2. Dans la fenêtre "Délimiter plage de valeurs de l'aide à la recherche K", XXXXXXX” dans"Groupe de compte". Il suffit alors de sélectionner la bonne valeur dans la liste en doublecliquant dessus.

Conclusion : la navigation est affaire de pratique et sera de plus en plus aisée au fil des modules.




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1. SAP 2

2. SE CONNECTER A L'APPLICATION SAP 3 2.1 SUR L’ECRAN DE CONNEXION 3 3. UTILISER LES TOUCHES DE FONCTIONS 4

4. DECOUVRIR LE MENU D'ACCUEIL / DETAILLER L'ECRAN 5 4.1 LES ECRANS. 5 4.2 LA BARRE D'OUTILS 5 4.3 LA BARRE DE STATUT 6 5. LES PROFILS 7

6. DECOUVRIR LES MENUS COMMUNS 8 6.1 LE MENU SYSTEME : 8 6.1.1 GESTION DES MODES 8 6.1.2 POUR SUPPRIMER UN MODE : 8 6.1.3 FIN DE SESSION SAP 8 6.1.4 EXPORTER DES DONNEES DANS LES APPLICATIONS BUREAUTIQUES 8 6.2 LE MENU AIDE 9 7. EXECUTER UNE TRANSACTION 10 7.1 ACCES PAR MENU DEROULANT 10 7.2 ACCES PAR CODE TRANSACTION 10 8. RECHERCHER PAR MATCHCODES 12 8.1 - MCT0 ACCEDER AU SYSTEME D’INFORMATIONS COMMERCIALES (SIC) 20 8.2 -- MCTA EXECUTER UNE ANALYSE / CLIENT 20 8.3 - MCTC EXECUTER UNE ANALYSE / ARTICLE 20 8.4 - MCTE EXECUTER UNE ANALYSE ORGANISATION COMMERCIALE 20 8.5 - MCSG EXECUTER UNE ANALYSE PERSONNALISEE 20




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1. SAP 2

2. SE CONNECTER A L'APPLICATION SAP 3 2.1 SUR L’ECRAN DE CONNEXION 3 3. UTILISER LES TOUCHES DE FONCTIONS 4

4. DECOUVRIR LE MENU D'ACCUEIL / DETAILLER L'ECRAN 5 4.1 LES ECRANS. 5 4.2 LA BARRE D'OUTILS 5 4.3 LA BARRE DE STATUT 6 5. LES PROFILS 7

6. DECOUVRIR LES MENUS COMMUNS 8 6.1 LE MENU SYSTEME : 8 6.1.1 GESTION DES MODES 8 6.1.2 POUR SUPPRIMER UN MODE : 8 6.1.3 FIN DE SESSION SAP 8 6.1.4 EXPORTER DES DONNEES DANS LES APPLICATIONS BUREAUTIQUES 8 6.2 LE MENU AIDE 9

7.

EXECUTER UNE TRANSACTION 10

7.1 ACCES PAR MENU DEROULANT 10 7.2 ACCES PAR CODE TRANSACTION 10 8. RECHERCHER PAR MATCHCODES 12 8.1 - MCT0 ACCEDER AU SYSTEME D’INFORMATIONS COMMERCIALES (SIC) 20 8.2 -- MCTA EXECUTER UNE ANALYSE / CLIENT 20 8.3 - MCTC EXECUTER UNE ANALYSE / ARTICLE 20 8.4

- MCTE EXECUTER UNE ANALYSE ORGANISATION COMMERCIALE 20

8.5 - MCSG EXECUTER UNE ANALYSE PERSONNALISEE 20




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% Ce chapitre a pour objectif de présenter

- Le concept des factures dans SAP

% Points présentés

- Points fonctionnels

les types de facturesla correspondance

- Transactions

- VF03 Afficher une factureAccès

EcranLes champs à renseigner

- VFX3 Liste des factures bloquées AccèsEcranLes champs à renseigner

- VF05 Liste des facturesAccèsEcranLes champs à renseigner

- VF31 Edition de masse des facturesAccèsEcranLes champs à renseigner

- VF06 Création individuelle d'une factureAccèsEcranLes champs à renseigner




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Le concept des factures dans SAP

Dans le processus du module SD, la facture est issue de la validation d'un document de vente.

Il n'est donc pas possible de créer de toutes pièces une facture en tant que tel, il est obligatoire decréer au préalable un type de document commercial, support à la facture.

SAP, nomme “ facture ” tous les documents comptables. Qu’il s’agisse de lafacturation d’une commande ou d’une régularisation comptable (débit-crédit).Les transactions décrites ci-après concernent donc tous les documents comptables.

La facturation est la dernière étape du flux commercial. Le document facture doit reprendre avecexactitude tous les éléments stockés dans la commande.Lors de cette étape les fonctionnalités suivantes doivent être couvertes :

• Génération d’un document facture

• Imputation des montants facturés en comptabilité générale.• Imputation des montants facturés en comptabilité analytique sur centre de profit.

• Gestion des impressions des factures et des bordereaux récapitulatifs des éléments facturés.

• Mise à jour des données statistiques des chiffres d'affaires réalisés.




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- Les points d'intégration (FI-CO)

Points présentés

Facture

- VF03 - Consulter les données d'imputation comptable FI/CO AccèsEcranles champs à renseigner

Consultations hors SD

- FD10 Consultation des soldes clients (vue comptable)Accès

Ecranles champs à renseigner

- FBL5 Consultation des postes clients (vue comptable)Accès

Ecranles champs à renseigner

Administration

- VK11 Créer une condition taxesAccèsEcranles champs à renseigner

- VK12 Modifier une condition taxesAccèsEcranles champs à renseigner

- VK13 Afficher une condition taxesAccèsEcranles champs à renseigner




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Autres points d’intégration

• Activer l’interface SD/CO (transaction OKP1)

• Ouverture - fermeture des périodes SD/MM (transaction MMPV)• Gestion du calendrier d’entreprise (transactions SCA2 et SCA3)

• Unités (paramètrage)




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- Le principe des analyses

% Points présentés

Points fonctionnels

les types de statistiquesles analyses définiesles profils autorisés

Les transactions

8.1 - MCT0 Accéder au système d’informations commerciales (SIC)

8.2 -- MCTA Exécuter une analyse / client

AccèsEcranles champs à renseigner

8.3 - MCTC Exécuter une analyse / article


8.28.4 - MCTE Exécuter une analyse organisation commerciale


8.5 - MCSG Exécuter une analyse personnalisée AccèsEcranles champs à renseigner




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Points fonctionnels

Le principe des analyses repose sur les analyses standard et les analyses

personnalisées.

• analyses standard : ce sont les différentes fonctions et possibilités de sélectionqui permettent de déterminer les données à analyser. Les structures-info constituent la base desdonnées des analyses standard.

• analyses personnalisées : permettent de représenter des caractéristiquesmultiniveau définies par vous-mêmes en sélectionnant les options des paramètres spéciaux. Lesstructures info constituent la base des données des analyses personnalisées.

Le point d'accès à chaque liste est un écran de sélection permettant de délimiter le champ d'analyse.

Dans cet écran, il existe diverses options permettant d'adapter les recherches, la présentation et lescumuls possibles.

Par paramétrage, il est possible d'adapter les listes standards en définissant les éléments suivants :

Variantes d'affichage Une variante d'affichage définit la structure de la liste,les critères de sélections supplémentaires, les critères

de recherche, les critères de tri possible.

Variantes de cumul Une variante de cumul permet d'identifier les zones

servant à définir les axes de cumul des ratios de laliste.




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Clé ou combinaison declés de recherche saisie

Variante d'affichage 1

Variante d'affichage x

Variante de cumul

Liste de zones à afficher

Liste de zonessupplémentaires

permettant de délimiter

Liste de zones permettantd'effectuer les tris

Liste de zones permettantd'effectuer les recherches

Valeur par défaut Cette étape permet de définir la variante d'affichage pardéfaut lors de l'exécution de la liste, le tri de cette liste etl'option du périmètre de la sélection




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Le système d’analyse est multiniveau, du “ plus générale ” au plus “ pointue ”.Vous pouvez “ éclater ” chaque niveau intermédiaire.

Exemple : vous sélectionnez une liste d’articles (UL à UP) et une période(04.99 à 06.99)

total liste d’articles

total liste d’articles par mois

total liste d’article par mois par ratios

total UN article

total UN article par mois

total UN article par mois par ratios

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