Guide du programme de Guide du programme de mentorat Optimistementorat Optimiste

par Steve Andersen et Wes Ellis du Club Optimiste de Gresham

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I. Description, objectifs et I. Description, objectifs et but du programme de but du programme de

mentorat Optimistementorat Optimiste

Description du programme de mentorat

Le programme de mentorat du club Optimiste est un programme de développement personnel qui jumelle un membre expérimenté du club Optimiste avec un nouveau membre pendant huit semaines afin de l'aider à se familiariser avec le club, l'organisation, les traditions, les activités et les projets.

Objectifs du programme de Objectifs du programme de mentoratmentorat

Trouver des mentors au sein du club.

Former des mentors de club et leur fournir

des outils de premier ordre, pour qu'ils

puissent, à leur tour, en former d'autres.

Permettre aux membres du club d'acquérir

de la confiance et des qualités de chef de file.

Objectifs de la formationObjectifs de la formationÀ la fin de la séance de formationÀ la fin de la séance de formation

vous pourrez…vous pourrez… trouver, former et développer des mentors

de club;utiliser le matériel de formation pour lancer

et garder en activité un programme de mentorat;

accélérer et promouvoir l'inclusion des nouveaux membres aux activités et aux projets du club.

Plus de la moitié des membres de Plus de la moitié des membres de clubs Optimistes abandonnent au clubs Optimistes abandonnent au cours de leur première année…cours de leur première année…

POURQUOI

Vous souvenez-vous de ceci?Vous souvenez-vous de ceci?Nouvelles gens

Activités du

club

Traditio

ns PROJETS

Les nouveaux membres sont souvent perplexes et déconcertés au cours des premiers mois.

Comités RÉUNIONS

But du programme de mentoratBut du programme de mentorat

un sentiment d'appartenance et de camaraderie; une sensibilisation aux activités du club; un sens des responsabilités pour participer aux

activités, événements et réunions; une attitude de service envers la collectivité et la

jeunesse; une compréhension de l'Optimisme en tant

qu'organisation et philosophie de vie.

Aider les nouveaux membres à acquérir…

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II. Compétences, sélection, responsabilités et formation

des mentors

Qualités d'un mentorQualités d'un mentor Être membre d'un club

Optimiste. Souhaiter devenir un

mentor. Être actif au sein du club

local. Avoir la capacité de

travailler avec des gens de personnalités différentes.

Qualités d'un mentor (suite)Qualités d'un mentor (suite)

Pouvoir travailler individuellement avec les autres.

Avoir la capacité d'enseigner. Croire au programme. Pouvoir consacrer du temps

au mentorat.

Responsabilités du comité Responsabilités du comité de recrutementde recrutement

Maintenir, réviser et modifier les compétences requises et la documentation du programme de mentorat.

Recruter des membres qualifiés comme candidats-mentors.

Prévoir, une fois par année au moins, la formation de candidats-mentors.

Responsabilités du comité de Responsabilités du comité de recrutement (suite)recrutement (suite)

Approuver, former et agréer les candidats comme mentors de club.

Tenir à jour une liste de mentors qualifiés et en remettre un exemplaire au président de club.

Créer des marques de reconnaissance pour avoir complété le programme.

Sélection etSélection etapprobation des mentorsapprobation des mentors

Le candidat-mentor termine la formation.

Le comité approuve le candidat en tant que mentor.

OK

OKOK

OK

Le membre qualifié présente sa candidature, ou il est nommé par le comité de recrutement. Le comité approuve les compétences.

On soumet le nom du mentor au président de club pour affectation.

Responsabilités du mentorResponsabilités du mentorAidez le nouveau membre à se sentir

le bienvenu.Rencontrez le nouveau membre et

assoyez-vous avec lui à toutes les réunions et activités du club.

Présentez le nouveau membre aux autres membres du club.

Agissez comme guide à l'occasion des réunions, des projets et des activités.

Responsabilités du mentor Responsabilités du mentor (suite)(suite)

Maintenez une bonne communication avec le nouveau membre.

Aidez le nouveau membre à remplir la liste de contrôle du nouveau membre dans les huit semaines.

Remplissez la liste de contrôle du mentor au cours des huit semaines.

Formation des mentorsFormation des mentors Tous les candidats-mentors doivent suivre

le programme de formation des mentors.Le matériel de formation comprend :

1. Mentorat — comment établir et entretenir une relation*;

2. Guide du programme de mentorat;

3. Liste de contrôle du mentor;

4. Liste de contrôle du nouveau membre.

*Disponible par l'entremise du programme P.P.C.P. d'Optimist International.

Formation des mentors Formation des mentors (suite)(suite)

Le président du comité de recrutement… • prévoit la formation du candidat;

• choisit l'endroit approprié.Le comité de recrutement peut approuver du

matériel de formation supplémentaire ou nouveau.

Le district pourrait offrir des séances de formation à l'occasion des assemblées trimestrielles et du congrès.

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III. Le régime de mentoratIII. Le régime de mentorat

Mentor jumelé Mentor jumelé à un nouveau membreà un nouveau membreLe conseil d'administration approuve le

nouveau membre; le président jumelle un mentor au nouveau membre.

Le mentor NE DEVRAIT PAS être le parrain du nouveau membre.

Le mentor reçoit la liste de contrôle du mentor pour l'affectation.

Le travail commence au cours de la semaine précédant l'intronisation du nouveau membre.

Choses à considérer dans le jumelage Choses à considérer dans le jumelage mentor et nouveau membrementor et nouveau membre

Pour réussir le jumelage, utilisez les renseignements que vous possédez.

Traits de personnalité du mentor et du nouveau membre (introverti ou extraverti?)

Âge Champs d'intérêt communs

(passe-temps, famille ou travail)

OI

Le mentor se prépare à Le mentor se prépare à rencontrer le nouveau membrerencontrer le nouveau membre

Le mentor téléphone au nouveau membre cinq jours avant la réunion d'intronisation.

Il se présente et explique son rôle de mentor. Il précise la date, l'endroit et l'heure de

l'intronisation du nouveau membre. Il détermine l'endroit et l'heure de la rencontre

précédant la réunion d'intronisation.

Le mentor rencontre le Le mentor rencontre le nouveau membre et l'on nouveau membre et l'on

s'attend à ce qu'il...s'attend à ce qu'il...

accueille le nouveau membre et s'assoie avec lui aux réunions et activités du club;

présente le nouveau membre aux autres membres;

soit « copain » avec le nouveau membre et une ressource disponible.

Le mentor rencontre le Le mentor rencontre le nouveau membre et l'on nouveau membre et l'on

s'attend à ce qu'il...s'attend à ce qu'il... invite le nouveau membre à participer aux projets, aux comités

et aux activités du club;offre au nouveau membre d'assister aux activités du club avec

lui (p. ex., réunions du conseil d'administration, de zone);encourage le nouveau membre à assister assidûment aux

réunions.

Le mentor gère le cheminement du Le mentor gère le cheminement du nouveau membre à l'aide de la nouveau membre à l'aide de la liste de liste de

contrôle du mentor.contrôle du mentor. But : un outil qui aide le

mentor à se charger de ses responsabilités.

Le mentor et le nouveau membre possèdent chacun une liste de contrôle.

Chaque liste de contrôle couvre des champs de responsabilités précis.

Le mentor assure le suivi du Le mentor assure le suivi du calendrier prévu dans la calendrier prévu dans la liste de liste de

contrôle du mentorcontrôle du mentorObjectif du calendrier : exécuter et

terminer les tâches prévues dans la liste de contrôle du mentor dans les huit semaines.

Le mentor remet la liste de contrôle dûment remplie au président du comité de recrutement du club.

Le mentor assure le suivi du Le mentor assure le suivi du calendrier suggéré dans la calendrier suggéré dans la liste liste

de contrôle du mentorde contrôle du mentor (suite) (suite)Expectatives : le nouveau membre devrait pouvoir...

• expliquer la mission et les buts d'Optimist

International;

• fournir le détail de la structure organisationnelle d'Optimist International;

• dresser la liste et décrire les principales activités, les importants projets et programmes du club;

• choisir un projet ou un comité qui l'intéresse.

Reconnaissance du mentor Reconnaissance du mentor et du nouveau membreet du nouveau membre

Le comité de recrutement crée un certificat d'affectation du mentor (pour le mentor) et un certificat d'achèvement (pour le nouveau membre).

Le président du comité de recrutement et le président de club signent les deux certificats.

Reconnaissance du mentor Reconnaissance du mentor et du nouveau membre et du nouveau membre

(suite)(suite)

Le président remet les certificats au mentor et au nouveau membre au cours de la réunion qui suit l'achèvement du programme.

Le club peut décider d'honorer un mentor pour le travail exceptionnel accompli au cours de l'année.

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IV. Séances de mentorat IV. Séances de mentorat et responsabilitéset responsabilités

Première séance de Première séance de mentoratmentorat

Le mentor communique avec le nouveau membre au cours de la semaine suivant l'intronisation.

On détermine la date, l'heure et l'endroit de la première séance de mentorat.

Il faut tenir la séance séparément de la réunion courante du club (convient aux deux).

Première séance de mentorat Première séance de mentorat (suite)(suite)

La séance ne doit pas durer plus d'une heure.

Le nouveau membre devrait apporter la trousse rouge du nouveau membre.

Première séance : deux parties Première séance : deux parties et objectifset objectifs

Première demi-heure – camaraderie et fraternisation (famille, travail, passe-temps, et expérience passée en service communautaire)

Deuxième demi-heure – le mentor explique son rôle, présente la liste de contrôle et les orientations du programme. Il discute du contenu de la trousse rouge et suscite les questions.

Conclure la première séance Conclure la première séance de mentoratde mentorat

Placez la documentation supplémentaire suivante dans la trousse rouge du nouveau membre :– un exemplaire récent du bulletin d'information

de club;– les règlements de club;– les politiques de club;– la liste de contrôle du nouveau membre;– les coordonnées du mentor (p. ex., numéro de

téléphone et adresse de courrier électronique).

Conclure la première séance Conclure la première séance de mentorat (suite)de mentorat (suite)

Prévoir d'autres réunions de mentorat (p. ex., avant ou après la réunion courante du club).

Remercier le nouveau membre du temps qu'il a consacré et de son intérêt pour les Optimistes.

Liste de contrôle Liste de contrôle du nouveau membredu nouveau membre« Mots-clés et phrases »

– Ils revêtent une certaine importance pour votre club Optimiste et Optimist International.

– Le nouveau membre donne une brève description des mots-clés et des phrases.

– Le nouveau membre remplit la liste de contrôle sur une base continue.

Liste de contrôle du nouveau Liste de contrôle du nouveau membremembre (suite) (suite)

Le nouveau membre…– utilise un crayon pour répondre aux

questions;– apporte sa liste de contrôle à chaque

activité du club Optimiste;– est invité à poser les questions

suscitées par la liste de contrôle.

Contacts continus de mentoratContacts continus de mentoratOn s'attend à ce que le mentor…

– assiste à chaque réunion pour accueillir et présenter le nouveau membre;

– invite le nouveau membre à s'asseoir avec lui et à poser des questions;

– révise la liste de contrôle du nouveau membre à chacune des rencontres. Raison : confirmer l'exactitude de l'information.

Contacts continus de mentorat Contacts continus de mentorat (suite)(suite)

On s'attend à ce que le mentor…– soit sensible aux manifestations d'intérêt du

nouveau membre pour un comité ou un projet;

– si tel est le cas, présentez-le aux présidents respectifs de comités de club;

– soyez à l'affût des opinions critiques et des suggestions du nouveau membre. Les nouveaux membres apportent des idées fraîches!

Dernière séance de mentoratDernière séance de mentoratTéléphonez pour organiser la dernière séance

au cours de la 8e semaine du programme.Organisez la rencontre séparément d'une

réunion courante du club.La séance ne doit pas durer plus d'une heure.Terminez la révision de la liste de contrôle du

mentor et de celle du nouveau membre. Traitez de toute difficulté, préoccupation ou

confusion.

Dernière séance de mentorat Dernière séance de mentorat (suite)(suite)

Aidez le nouveau membre à choisir un projet ou un comité.

Félicitez-le de sa participation au programme complet de mentorat.

Invitez-le à communiquer avec vous pour obtenir de l'information et échanger entre camarades.

Vous avez formé un nouveau membre Optimiste et… vous vous êtes fait un ami.

Félicitations… vous avez réussi!Félicitations… vous avez réussi!OI

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Calendrier du programme de Calendrier du programme de mentorat Optimistementorat Optimiste

Avant l'intronisation a. Approbation du nouveau membre par le conseil d'administrationb. Affectation du mentorc. Mentor fait le premier appel avant l'intronisationd. Mentor rencontre le nouveau membre à l'intronisation

1re semaine a. Mentor et nouveau membre se rencontrent pour la première séance de mentoratb. Mentor explique le programme et présente la liste de contrôle du nouveau membrec. Mentor et nouveau membre fixent une heure et une date pour la mise à jour de la liste de contrôled. Mentor rappelle au nouveau membre les réunions et projets à venir

2e, 3e, et 4e Semainea. Mentor rencontre le nouveau membre dans le cadre des réunions, activités et projetsb. Mentor révise la liste de contrôle du nouveau membrec. Nouveau membre rencontre les membres du club et étudie sa liste de contrôle

5e, 6e, et 7e Semainea. Nouveau membre continue l'étude de sa liste de contrôle et en apprend sur les comités et projetsb. Mentor informe et guide le nouveau membrec. La liste de contrôle du mentor est remplie et tenue à jour

8e semaine a. Mentor et nouveau membre se rencontrent pour la dernière séance de mentoratb. Nouveau membre remplit sa liste de contrôlec. Mentor remplit, signe et soumet la liste de contrôle du mentor au président du comité de recrutementd. Le président de club remet des marques de reconnaissance au nouveau membre et au mentor