Guia Rapida

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GUA RPIDASoftaula X3

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> INDICE DE MATERIAS

1. Configuracin 2. Alumnos 3. Profesores 4. Actividades 5. Empresas 6. Grupos. Matriculacin en Grupos 7. Calendarios 8. Presupuestos 9. Pre-Matrculas 10. Matrculas 11. Listados 12. Diseador dePlantilla 13. Caja Diaria

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Guia rpida. Indice

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>IntroduccinEl objetivo de esta Guia rpida es orientarle en el proceso de instalacin y puesta en marcha del programa Softaula. Tenga en cuenta que algunas de las opciones aqu mencionadas no estn incluidas en las versiones ms reducidas como Softaula X3 Basic y Softaula Lite, en estos casos puede ignorarlas. Tanto si es usted cliente de alguna de nuestras versiones comerciales, como si an no lo es y est evalundolo para una futura adquisicin le sugerimos esta gua para iniciarse en el manejo de nuestros programas. Esta gua consta de 11 lecciones terico-prcticas y al final de cada una de ellas se le propone seguir un vdeo para una mejor asimilacin de los conceptos tratados en cada leccin. Una vez finalizada esta gua le sugerimos consultar el Manual del Usuario para poder ampliar los conocimientos adquiridos. En el caso de que haya adquirido la versin X3 Profesional o Enterprise y desee acceder a los mismos datos de Softaula desde equipos distintos, le sugerimos consultar el manual de uso del programa donde sern tratados con mayor detalle todos estos aspectos.

Requisitos del programa Requisitos de Hardware Mnimos Procesador Intel Pentium 2 Gb o equivalente 512 Mb. Memoria RAM 1 Gb. Espacio libre recomendado en disco duro

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Resolucin mnima de 1280x1024 o superior.

pantalla

800x600.

Recomendada

Requisitos de software Sistema Operativo Windows XP, 2003, Vista o superior. Librera Mdac 2.8 (Microsoft Data Access Componentes) o superior. Microsoft Scripting Runtime 5.4 Microsoft JET 4.0 SP7 Microsoft Office 2000/XP/2003/2007

Otros requisitos Conexin a Internet

NOTA: Para poder reproducir las animaciones que se acompaan en cada leccin necesitar tener instalado el Plugin Macromedia Shockwave. Si no dispone del mismo podr descargarlo en esta direccin. http://www.adobe.com/es

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Garanta de uso La adquisicin de este programa se rige por las condiciones de garanta incluidas en el fichero de instalacin. Le recomendamos consultar dicho documento. Esta licencia de uso no podr transferirse a ninguna otra persona sin el consentimiento expreso de Softaula.

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> 1.Configuracin

Lo primero que haremos una vez instalado Softaula ser configurar todos los datos relativos a la escuela. Como podr comprobar, el formulario de configuracin est divido en varios subgrupos, entre ellos GENERAL, AVANZADAS, y SEGURIDAD.

1.1.Configurar, General, Datos Fiscales. Introducir los datos fiscales de su escuela.Softaula incluir el logotipo de la escuela en los listados y plantillas que genere posteriormente. Recuerde que el formato admitido por el Softaula es el JPG y que las medidas recomendadas son 150 x 150 pixeles

Es importante que guarde el fichero de imagen en una carpeta comn a todos los usuarios y que preferiblemente sea en la subcarpeta \Plantillas

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1.2.Configurar, General, Datos Bancarios. Introduciremos los datos bancarios de la escuela y el sufijo bancario necesario para el envo de remesas bancarias segn el modelo cuaderno 19 establecido por el Banco de Espaa. Existe tambin la posibilidad de introducir ms de una cuenta bancaria.

El modelo de remesa bancaria es la Q19 establecida por el Banco de Espaa

1.3.Configurar, General, Opciones. El apartado de opciones se divide en dos apartados: Opciones generales y Opciones avanzadas (slo para las versiones Profesional y Enterprise). En nuestro caso dejaremos las opciones por defecto.

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1.5.Configurar, General, Organizar mdulos. Los mdulos son archivos externos autoejecutables a los que podr acceder desde el mismo men de Softaula

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Desde el men de opciones de Softaula localizaremos una opcin denominada mdulos externos y si hacemos clic en ella aparecern tantos elementos como entradas hayan sido creadas desde el men de configuracin.

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1.6.Configurar, General, Configuracin Internet. La configuracin de Internet nos permite el envo de correos electrnicos a los diversos perfiles de usuario, para ello deberemos introducir los datos relativos a cada una de las cuentas de correo, como son el servidor de correo saliente SMTP, la direccin de correo electrnico remitente, as como el nombre de la cuenta y su contrasea. Para garantizar la entrega de los mensajes le sugerimos marcar la opcin de requerido.Aadiremos nuestro servidor de correo saliente SMTP La direccin de e-mail de la escuela.

Ttulo del e-mail

El mismo proceso lo utilizaremos para el envo de e-mails a profesores y empresas.

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1.7. Configuracin, avanzadas, avisos. La opcin de avisos la dejaremos por defecto.

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1.8. Configuracin, avanzadas, Cuestionarios. Los cuestionarios de evaluacin aportan un elemento importante para poder evaluar el nivel de satisfaccin de nuestros alumnos. Softaula incluye un cuestionario compuesto por 12 preguntas por alumno y matrcula.

En el caso de estar interesado en ms cuestionarios deber contactar con nuestro departamento comercial.

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1.9. Configuracin, avanzadas, Contadores. Los contadores le permiten establecer un valor de partida para las tablas principales y su valor se incrementa de forma correlativa a medida que se van aadiendo nuevos registros. Los contadores resultan especialmente tiles en el momento que desee asignar a un registro un valor determinado dentro de la posicin de su tabla.

Imagnese que a principios de ao desea comenzar los nmeros de matrcula con el valor 2009100. Tras introducir en la seccin de contadores el valor 2009100 el programa le asignar los valores 2009101, 2009101 y as sucesivamente.

Lo mismo ocurrir en los dems apartados, N de Factura, N de presupuesto, N de Remesa, etc. Tenga precaucin al modificar este contador dado que podra generar duplicados en los registros.

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1.10. Configuracin, avanzadas, Copia de seguridad. El proceso de BackUp o copia de seguridad de los datos resulta vital para salvaguardar la informacin gestionada por el programa. Si deseamos que Softaula nos cree automticamente una copia de seguridad cada vez que se cierre el programa deberemos indicarle una ruta donde copiar los datos y seguidamente marcar la casilla para activarla.

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1.11. Configuracin, Seguridad, Usuarios. Softaula ofrece la posibilidad de crear usuarios diferentes y asociarlos a a grupos con determinados niveles de permisos.

Softaula contempla 4 grupos de usuarios: usuarios bsicos, secretarias, profesores y administradores. Al establecer una serie de permisos sobre un grupo, todos los usuarios asociados al mismo dispondrn de sus mismos permisos.Para crear un usuario nuevo dentro del grupo1 pulsaremos en el botn aadir y lo asociaremos al grupo al que pertenece.

Los usuarios se identifican mediante una clave de usuario y una contrasea y forman parte de un grupo de usuarios con una serie de privilegios

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1.12. Configuracin, Seguridad, Permisos. Desde la seccin permisos podremos configurar cada uno de los grupos de usuarios.

Los permisos se establecen tanto en lectura como en escritura para cada una de las opciones. Un recuadro marcado indica que tiene activados sus permisos y un desmarcado los tiene denegados. Le sugerimos marcar todas las opciones deseadas para un grupo y grabar los cambios antes de seleccionar otro. Cada vez que pulse el botn de grabar el programa le mostrar un mensaje de advertencia recordndole que los cambios no tendrn efecto hasta que inicie una nueva sesin.

Vdeo: Configuracin

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> 2.Alumnos

El apartado alumnos contiene todos los datos relativos a cada uno de los alumnos gestionados en el programa. Softaula le ofrece tres modos diferentes de acceso: a travs el explorador de documentos, del icono de alumnos situado en la barra superior de opciones o travs del men contextual

Icono Alumnos situado en la barra superior de opciones Men GENERAL, Mis Datos, Tablas, Maestras, Alumnos

El formulario de listado de alumnos se compone de una serie de opciones, la mayora de ellas comunes al resto de ventanas de listados: Aadir, Editar, Borrar, Actualizar, Seleccin, Buscar, Clonar, Filtrar, Configurar, Foto, Listado, Plantillas, Exportar.

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2.1. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Aadir.

En el aparatado Aadir, de la ventana gestin de alumnos introduciremos todos los datos relativos al alumno. Se compone de las siguientes secciones mostradas en forma de pestaas: Datos Personales, Facturacin, Acceso WEB, Menores, Matrculas, Contabilidad, Direcciones y Adicionales.

Personales. Nos situaremos con el cursor encima de cada pestaa e iremos introduciendo los datos.Skype es una programa gratuito de telefona IP y una excelente herramienta de comunicacin. Softaula permite interactuar con l para el envo de mensaje SMS, ficheros, llamadas gratuitas o de pago, videoconferencias, chat, etc.

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Si queremos asociarle una foto del alumno a su ficha pulsaremos en el icono

Facturacin. Si deseamos apli