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1 Dirección General de Seguridad Privada y Procedimientos Sistemáticos de Operación Policial ENTREGA ELECTRÓNICA DE INFORMES MENSUALES – PLANTILLA DE PERSONAL GUIA DE USUARIO CARGA DE INFORME MENSUAL “PLANTILLA DE PERSONAL” VER 2.0 JUNIO-2010

Guia Plantilla

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Dirección General de Seguridad Privada y Procedimientos Sistemáticos de Operación Policial

ENTREGA ELECTRÓNICA DE INFORMES MENSUALES – PLANTILLA DE PERSONAL

GUIA DE USUARIOCARGA DE INFORME MENSUAL “PLANTILLA DE PERSONAL”

VER 2.0

JUNIO-2010

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ENTREGA ELECTRÓNICA DE INFORMES MENSUALES – PLANTILLA DE PERSONAL

INTRODUCCIÓNEste manual tiene como propósito introducir a los usuarios al manejo de esta herramienta de captura de datos de la plantilla de personal.

Esta herramienta ha sido diseñada para facilitar la entrega de informes mensuales del personal, además se cuenta con un conjunto de validaciones, que te ayudaran a minimizar los errores de captura de los registros.

También se ha evitado el manejo directo de los datos en las celdas, haciendo ahora uso de una interfaz (pantalla), que será la encargada de interactuar entre las celdas y tus datos.

Para aquellas empresas que manejan una cantidad considerable de información, podrán importar archivos de texto (*.txt) separados por comas, así como exportar los registros ingresados a un archivo de texto, para que se puedan reutilizar en posteriores informes además de que le permitirá llevar un mejor control de sus datos.

ABRIENDO EXCEL (ver 2007)

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La primera vez que abras Excel, se te mostrara la siguiente pantalla de presentación:

El sistema te mandara el mensaje encerrado en rojo, para poder hacer uso de esta herramienta será necesario habilitar el uso de Macros en nuestra PC.

Para habilitar las Macros. Será necesario darle “Click al botón opciones”.

Una vez realizado el paso anterior el sistema nos mostrara la siguiente ventana

Seguiremos los pasos 1 y 2 marcados en la figura anterior.

PANTALLA DE PRESENTACIÓN

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Una vez habilitadas las macros, nos aparecerá la pantalla de presentación completa, aquí tendremos las opciones de salir de la aplicación ó entrar al reporte de plantillas

La única forma de salir de esta herramienta, es mediante el uso del botón de ninguna otra manera se podrá cerrar este archivo.

Para proceder a ingresar los datos del personal habrá que darle Click al botón

INFORME DE PLANTILLAS

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La pantalla de captura de plantillas no permite el acceso directo de los datos a las celdas. Los datos se ingresan mediante el formulario de captura.

La pantalla de captura está dividida en dos secciones:

La parte de la izquierda es la sección de captura manual del personal (uno a uno)

Esta sección solicita capturar los siguientes datos:

RFC sin homoclave (10 caracteres), Apellido paterno, Apellido materno, Nombre(s), Fecha de alta (dd/mm/aaaa), puesto, operación y el motivo de baja, este último se solicitara únicamente cuando la operación es “Baja”, La clave del elemento (es la misma para toda la plantilla, por lo tanto NO deberá haber registros con claves diferentes, o sin clave). La clave del elemento se encuentra disponible en la zona de descargas si es que usted no sabe la de su empresa.

En la parte inferior de algunos campos se muestra la leyenda (puede variar): Quedan 30 /30 caracteres. Este es un contador de letras, y es solamente informativo, para que sepas cual es la longitud máxima del campo, y cuanto has ocupado de esa longitud. DE NINGUNA MANERA ES NECESARIO QUE OCUPES LA LONGITUD MAXIMA DE LOS CAMPOS.

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El botón guarda el registro en Excel, siempre que los datos hayan sido ingresados correctamente.

El botón nos regresa a la pantalla del menú principal.

La Parte de la derecha nos permite “Modificar”, “Eliminar”, “Importar” y “Exportar” archivos de texto.

Para “Modificar” o “Eliminar” un registro previamente ingresado, será necesario escoger ese registro de la lista desplegada, allí se mostraran todos los RFC registrados

Una vez elegido, los datos a modificar o eliminar en el combo de la derecha, se cargaran en el formulario de captura los datos del registro seleccionado.

Cuando seleccionamos un registro para “Modificar” ó “Eliminar”, el botón guardar se deshabilita, por lo que únicamente podremos, realizar las dos operaciones mencionadas anteriormente. Si no queremos hacer ninguna de las dos opciones, podremos agregar un nuevo registro dándo click al botón “Nuevo”. Este botón habilita la opción guardar.

Si queremos editar el registro, cambiamos los datos en el formulario y damos click al botón

Si queremos eliminar el registro que actualmente están en el formulario, le damos click al botón

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RENOMBRAR EL ARCHIVOAntes de subir el archivo, es necesario que lo renombre siguiendo la siguiente estructura.PLA_EXPEDIENTE_MMAADonde “EXPEDIENTE” es el número de su expediente (0000-00) no olvide agregar el guión, “MM” es el mes a reportar, (un mes anterior al actual), y “AA” son los últimos dos dígitos del año en curso, si su archivo no cumple con este formato de nombre, no lo podrá subir al servidor.

Una vez renombrado el archivo, ya lo podrá subir por medio de Internet.

FIN DE LA GUIA

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ANEXO 1: IMPORTANDO ARCHIVOSPara todas aquellas empresas que disponen de una gran cantidad de datos, el sistema ha sido provisto de una herramienta que nos permite importar archivos de texto ya sean TXT o CVS, para que esto ocurra es necesario que se cumpla con una serie de condiciones:

El archivo tiene una extensión .txt ó .cvs Los datos del archivo están separados por comas y sin espacios Contar exactamente con 8 columnas separadas por comas El orden de los datos es el siguiente

o RFC (10 POSICIONES SIN HOMOCLAVE)o APELLIDO PATERNO (si no cuenta con el puede quedar vació)o APELLIDO MATERNO(si no cuenta con el puede quedar vació)o NOMBRE(S)o FECHA DE ALTA FORMATO (dd/mm/aaaa)o PUESTO - SÓLO UN DÍGITO DE ACUERDO A LO SIGUIENTE:

1 – OPERATIVO 2 – SUPERVISOR 3 – JEFE DE OPERACIONES 4 – ADMINISTRATIVO 5 – DIRECTIVO

o OPERACIÓN (SOLO UNA LETRA DE ACUERDO A LO SIGUIENTE: A - ALTA, B - BAJA, C - SIN CAMBIO)o MOTIVO DE BAJA (OBLIGATORIO SOLO CUANDO OPERACIÓN ES BAJA)

Ejemplo de archivo con esas características.

La clave del elemento no debe estar en el archivo a importar, ya que ese dato se toma del archivo de Excel

Cuando nuestro archivo cumpla con las características mencionadas podemos iniciar la importación de datos.

Para esto será necesario darle click al botón.

Y se abrira un cuadro de dialogo como el

siguiente, donde buscaremos el archivo a importar

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Al darle click al botón “abrir” de la pantalla anterior, automáticamente se habrán importado nuestros datos del archivo de texto seleccionado, y estarán listos para modificarse o eliminarse manualmente.

En caso de error, se creara el archivo C:/Error_CargaPersonal-fecha_de_la_carga.

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Anexo 2: EXPORTANDO ARCHIVOSPodemos guardar una copia de los datos capturados en nuestro archivo, este archivo ya contara con el formato necesario, para poderse importar posteriormente, de esta manera evitaremos el trabajo de volver a capturar

nuestros datos, cuando estos se repitan. Para realizar esta acción será necesario darle click al botón Una vez realizado el paso anterior nos saldrá el siguiente mensaje

En caso de oprimir el botón cuando no tengamos datos, nos saldrá el siguiente mensaje

En caso de haber datos el archivo resultante se llamara (Personal-fecha), y se localizara en C

Donde fecha es la fecha en la que se creó la exportación

En este caso 1° de enero de 2010.

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LOS PASOS DE IMPORTAR Y EXPORTAR. DE NINGUNA MANERA SON NECESARIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA, MAS BIEN ES UNA HERRAMIENTA DE AYUDA PARA AQUELLAS EMPRESAS QUE CUENTAN CON UNA GRAN CANTIDAD DE DATOS.