Tip 1: Orientacin del WBS
Tip 1 : Orientacin del WBSUna de las primeras decisiones que
debe tomar al elaborar un WBS es si la primera descomposicin debe
hacerse usando Fases Temporales o Componentes del Producto. La
siguiente informacin le ayudar a tomar la decisin. Fases Temporales
Es la orientacin favorita de aquellos gestores de proyecto donde el
proyecto depende fuertemente del tiempo y cuyas organizaciones
tienen una acentuada orientacin hacia los puntos de control o
compuertas de pase, las cuales permiten el progreso de fase a fase.
Este tipo de WBS descompone el trabajo agrupando los entregables
programados en el mismo periodo de tiempo y/o que estn relacionados
funcionalmente. Por ejemplo: Proyecto: Mudanza a nuevas Oficinas
1.0 Fase Conceptual 2.0 Fase de Desarrollo 3.0 Fase de Implantacin
4.0 Fase de Terminacin Donde 3.0 Fase de Implantacin podra tener:
3.1 Estaciones de Trabajo trasladadas 3.2 Equipo de Oficina
trasladado 3.3 Efectos Personales trasladados Algunas ventajas de
esta orientacin pueden ser: Facilita la preparacin del Schedule del
proyecto, pues clarifica las relaciones cruzadas entre componentes
o entre funciones, en la medida que son agrupadas en una fase
temporal. Facilita el control del progreso mediante puntos de
control, en los cuales se verifica que no se avanza a la siguiente
fase si no se han cumplido ciertos requisitos o no se han ejecutado
todos los pasos de la fase anterior.
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Algunas desventajas de esta orientacin pueden ser: Es mucho ms
difcil rastrear el progreso de un determinado componente, debido a
que el trabajo realizado para dicho componente est disperso entre
toda la estructura del WBS. No facilita la estimacin de recursos,
el presupuesto, el control de costos, y el control de performance
por componentes del producto.Contacto:
[email protected], Pgina Web: www.dharmacon.netDharma
Consulting ha sido revisada y aprobada como un proveedor de
entrenamiento en Project Management por el Project Management
Institute (PMI). Como un Registered Education Provider (R.E.P.) del
PMI, Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios
establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
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Tip 1: Orientacin del WBS
Componentes del Producto En este caso los elementos de ms alto
nivel del WBS son componentes del producto final del proyecto. De
igual manera la descomposicin se va haciendo determinando los
subcomponentes de cada componente hasta llegar a los paquetes de
trabajo, los cuales son entregables fciles de entender y manejar, y
que estn bajo la responsabilidad de un solo individuo, una sola
organizacin, o una funcin dentro de una organizacin. Por ejemplo:
Proyecto: Mudanza a nuevas Oficinas 1.0 Red de datos trasladada e
instalada 2.0 Equipo trasladado e instalado 3.0 Personal trasladado
e instalado Donde 1.0 Red de datos trasladada e instalada podra
tener: 1.1 Servidor trasladado 1.2 Sistema de Backup trasladado 1.3
Estaciones de Trabajo trasladadas Notar que las actividades de cada
paquete de trabajo estaran claramente enfocadas en el subcomponente
correspondiente. Aqu la orientacin no es por fase temporal o puntos
de control, sino por los componentes y subcomponentes a ser
producidos. Por lo tanto sera razonable pensar que debajo de un
paquete de trabajo podra haber actividades que vayan desde el
inicio hasta el final del proyecto. Algunas ventajas de esta
orientacin pueden ser: - La organizacin puede monitorear los costos
por componente y por lo tanto utilizar con mayor certeza la
estimacin anloga. - La organizacin podra recompensar a los
individuos o equipos a cargo de los componentes de acuerdo a la
calidad de stos. - La organizacin podra registrar por componente,
que fue lo que se realiz, quin realiz el trabajo, y qu calidad se
logr. Algunas desventajas de esta orientacin pueden ser: - Los
equipos de proyecto acostumbrados a listar los entregables de
acuerdo a su secuencia temporal encontrarn difcil de entender o
incluso de construir un WBS de ste tipo. - Este tipo de WBS no
facilita identificar y gestionar actividades comunes a uno o ms
componentes, por lo tanto no facilita la identificacin de su
naturaleza, alcance, y requerimientos de recursos. Qu orientacin es
correcta?: Diferentes organizaciones tienen diferentes prcticas y
es difcil hacer una apreciacin externa con carcter absoluto. Sin
embargo, la regla de oro es: la orientacin seleccionada deber
reflejar la cultura y las necesidades de la organizacin. El
siguiente checklist le ayudar a determinar la orientacin del WBS
que debe construir.
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Tip 1: Orientacin del WBS
PreguntaEl progreso del proyecto se mide por componentes?
RazonamientoAlgunas organizaciones reciben pagos por componentes
o rastrean performance basada en componentes Algunas organizaciones
reciben pagos por su capacidad de alcanzar una serie de criterios
al inicio o fin de una fase Un rastreo eficiente del costo es una
caracterstica clave de los WBS orientados a componentes No se puede
monitorear costos por fases en un WBS por componentes Si es as, y
las reas funcionales desean conocer su contribucin al proyecto,
stas contribuciones se pueden reflejar ms fcilmente por fases
temporales En esta situacin, la orientacin a componentes permite
una estructura clara de reporte hacia las reas funcionales Hacer
participar a todo el equipo es una muy buena experiencia, pero
tiende a formar una perspectiva lineal en el tiempo antes que una
por componentes Es mejor dejar a los expertos que se organicen por
especialidades que conozcan, de esa manera entendern mejor sus
propios entregables La metodologa de la organizacin debe prevalecer
sobre las preferencias personales. Es vital aprovechar la
experiencia, si hay partes importantes del WBS que se puedan
deducir de proyectos pasados, debemos aprovecharlos
WBS orientado a Componentes SI
WBS orientado a Fases Temporales NO
El proyecto se rastrea por puntos de control en el tiempo?
NO
SI
Se considera al costo un tema ms importante que el tiempo? La
organizacin prefiere monitorear costos por fases temporales? Hay
mltiples reas funcionales como responsables de un mismo
componente?
SI
NO
NO
SI
NO
SI
Los componentes y las reas funcionales tienden a coincidir?
SI
NO
El equipo de proyecto completo contribuir a elaborar el WBS?
NO
SI
Hay grandes entregables que sern elaborados por expertos tcnicos
en forma aislada?
SI
NO
Hay plantillas de WBS por componentes que vayamos a
reutilizar?
SI
NO
Hemos construido estos componentes antes, pero ahora los
combinaremos de otro modo?
SI
NO
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Tip 1: Orientacin del WBS
Este es un proyecto altamente experimental, con un enfoque de
construir conforme avanzamos?
Cuando los componentes pueden cambiar de semana en semana, es
intil tratar de predecir los componentes del producto final.
NO
SI
Este checklist no cubre todos los posibles factores a
considerar, sin embargo ofrece importantes consideraciones para
tener en cuenta cuando elijamos la orientacin del WBS. Adems, es
importante considerar la cultura de la organizacin. Un cambio de
enfoque solo ser valioso si facilita el monitoreo del proyecto y
mejora la comprensin del proyecto por parte de los
stakeholders.
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