Guia Access 2007

Microsoft Access 2007 Ingeniería Civil CURSO DE OFIMATICA

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LIC. EDIDSON FUENTES 1

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Microsoft Access 2007 Ingeniería Civil

1 – Introducción Concepto de Base de Datos.

Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.

Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos "Agenda". Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros...) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendríamos que crear una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la podríamos llamar "Academia".

A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.

Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros... Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.



El Programa: Microsoft Access 2007.

Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de textos Word, y a la hoja de cálculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina denominado Microsoft Office Profesional 2007. Se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Facilidad de uso, ofreciendo métodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma directa.• Capacidad para almacenar grandes volúmenes de información y consultar en cualquier momento la que

interese. • Numerosas herramientas visuales de diseño que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar

y editar datos en pantalla. • El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.• El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.• Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas más habituales. Proporcionando

además ayuda en todo momento. • Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden ser

dBase o Paradox. • Gracias a la tecnología OLE se pueden incorporar gráficos y otros tipos de información (sonidos,

animaciones...) a una base de datos de Access. • Permite importar (traer) de forma sencilla información con estructura de tabla de datos proveniente de Excel o

Word, así como exportar (llevar) información hacia cualquiera de éstos dos programas de su "misma familia".

Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con dicho programa, la información que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensión .DOC, es decir que si creamos una carta, la información introducida, tecleada, con los folios necesarios de extensión quedará almacenada en un archivo como por ejemplo "carta.doc".

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con el procesador de textos Word, tienen la extensión .docx aunque la aplicación para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar documentos de Word con la extensión .doc

Si se ha estudiado un programa hoja de cálculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho programa, la información que se gestiona (datos numéricos y formulas básicamente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensión .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para confeccionar presupuestos, la información introducida, los datos, las fórmulas, las funciones quedará almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls".

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de cálculo Excel, tienen la extensión .xlsx aunque la aplicación para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar archivos generados con la nueva versión de Excel con la extensión .xls

De igual manera, hasta la aparición de la nueva versión de Microsoft Access (Access 2007) toda la información referida a un mismo ámbito de la gestión de una empresa (agenda, video club, academia...) que con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introducía, se almacenaba en un archivo al que el propio programa adjudicaba la extensión .MDB (Microsoft Data Base), quedando los archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres "agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb".



Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con Access 2007, van a recibir la extensión .accdb aunque la aplicación para evitar problemas de compatibilidad entre archivos de bases de datos permite guardar Bases de datos con la extensión .mdb

Pero, ¿el cambio de extensión me va a impedir trabajar con las bases de datos que tenía generadas con las versiones anteriores de Access? Evidentemente no, puesto que la nueva aplicación va a permitirnos sin problemas abrir aquellos archivos de base de datos que hubiéramos creado con las versiones anteriores, tal y como veremos más adelante.

Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una tabla. En el ejemplo anterior, se podrían almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los proveedores en otra, y así sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos puede albergar varias tablas.

La información contenida en cada tabla está dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos los datos referentes a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de cada uno de los clientes.

Por tanto, cada registro está constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de los datos de un cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de información en cada uno de los registros, solo que los dados albergados en cada campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda típica, cada ficha de la agenda correspondería con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las fichas de la agenda se albergarán las mismas informaciones, correspondiendo cada una de ellas a un campo. El conjunto de fichas de la agenda constituirían una tabla de una base de datos (ver imagen anterior).

Novedades de Microsoft Access 2007.

Llegados a este punto en el que hemos afianzado los conceptos fundamentales de un programa Gestor de Bases de Datos como es Access, mención especial merece dedicar unos párrafos a las novedades más interesantes y llamativas que presenta esta nueva versión de Access lanzada por Microsoft.

Entre las novedades más significativas a comentar citaremos las siguientes:

• Nuevas formas de creación de bases de datos.- Microsoft Access 2007 incluye múltiples plantillas con las que poder crear fácilmente bases de datos, tablas y campos. Además, hay nuevas vistas y herramientas de diseño que nos van a ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con los datos introducidos de manera más rápida y sencilla.

• Nueva interfaz de usuario.- Otro de los aspectos que llama más la atención al comenzar a trabajar con la nueva versión de Office es precisamente el cambio radical que se le ha dado a la interfaz gráfica, de tal forma que la clásica distribución en menús de los comandos se ha suprimido totalmente para dar lugar a una sencilla interfaz de opciones denominada Cinta de Opciones. Las barras de herramientas desaparecen para organizar de manera más coherente y sencilla los comandos en grupos de opciones relacionadas.

• Panel de exploración de objetos de la base de datos más funcional y rápido de utilizar para navegar por los diferentes objetos que tengamos creados en la base de datos.



• Objetos de Access en fichas.- Con el fin de hacer el trabajo más sencillo y eficaz, en la misma ventana detrabajo de Access 2007 podremos trabajar con varios objetos abiertos simultáneamente y organizados en fichas o solapas, de manera que desplazarnos de un objeto a otro nos va a resultar más sencillo.

• Herramientas de creación de objetos más eficaces.- en Access 2007 se han incluido nuevas mejoras en eldiseño de tablas, formularios e informes con el fin de agilizar el procedimiento de creación de estos objetos.

• Nuevos tipos de datos en el diseño de la tabla.- Access 2007 incorpora nuevos tipos de datos como loscampos multivalor para almacenar datos complejos en un único campo, los campos de datos adjuntos para archivos, mejoras en los campos memo y fecha.

Ejemplo de mejora en los campos de tipo Fecha.



Ejemplo aplicación de campos de búsqueda multivalor.

• Nuevo panel de lista de campos en el diseño de informes y formularios.- El nuevo panel Lista de campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de Access ya que incluye los campos de otras tablas.

• Nuevo formato de archivos.- Como se ha comentado más arriba, Access 2007 emplea un nuevo formato de archivo que admite las diferentes mejoras en la aplicación. Cuando se crea una nueva base de datos con Access 2007, el programa utiliza el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y recibe la extensión de archivo .accdb

Objetos de una base de datos de Access 2007.

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o naturalezas diferentes:



Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuración de las tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de información, es decir las tablas, ¿que se puede hacer?

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, precisamente para confirmar la gran importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un nuevo archivo base de datos, tras definir el nombre y ubicación del nuevo archivo, directamente nos traslada el programa a la creación de una tabla en la vista hoja de datos para que de manera más rápida y eficaz comencemos a diseñar cada tabla que formará parte de nuestra base de datos.

Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución.



Macros: Son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola acción, sin necesidad de conocimientos de programación (no es preciso conocer un lenguaje de programación como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.

Módulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para diseñar módulos sí es necesario saber programar.

Ejecutar MS Access 2007.

Una vez que hemos instalado en el ordenador el software de Microsoft Office 2007, para iniciar una sesión de trabajo con Microsoft Access 2007, seguiremos los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón "Inicio" de la barra de tareas de Windows y seleccionar la opción Todos los Programas.

Localizamos el grupo de programas "Microsoft Office" y dentro del mismo seleccionamos la opción Microsoft Office Access 2007.

Si hemos utilizado el programa recientemente, nos aparecerá un acceso al mismo de manera directa al hacer clic sobre el menú de Inicio, siempre y cuando el número de programas ejecutados no exceda del límite de accesos rápidos a programas que pueden almacenarse en esa lista.



Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio de Windows con el fin de tenerlo "más a mano".

De no tenerlo, es posible crear un acceso directo, siguiendo los pasos que mostramos:

1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo). 2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del disco C:. 3. Posicionarse en una subcarpeta de la carpeta Microsoft Office llamada Office12. 4. Localizar el archivo Msaccess.exe (que es un programa ejecutable, en este caso Access) y hacer clic sobre él

con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual.



5. Del menú contextual que se presenta seleccionar la opción Enviar a - Escritorio (Crear acceso directo).

Interesante: Para ejecutar el Explorador de Windows, lo podremos hacer de forma rápida pulsando simultáneamente la tecla (con el logotipo de Windows) que se encuentra en la parte inferior del teclado entre las teclas <Ctrl> y <Alt> y la tecla E (de Explorador). De igual modo, para minimizar "de un golpe" todas las ventanas abiertas en una sesión de trabajo con Windows lo haremos pulsando la tecla M mientras mantenemos pulsada la tecla . Para recuperar de nuevo la situación de ventanas previa, pulsaremos simultáneamente las teclas y <Mayúsculas> y la letra M.

Una vez ejecutado o iniciado el programa, se presenta la siguiente pantalla en Access 2007:



Desde esta pantalla de Introducción a MS Access 2007 tendremos acceso de manera más rápida y eficaz a aquellas tareas más frecuentes al iniciar una sesión de trabajo con la base de datos:

• Abrir un archivo de base de datos reciente.- En este lateral de la pantalla nos aparecerán los accesos rápidos a las últimas bases de datos con las que haya estado trabajando el usuario, pudiendo abrir de manera rápida aquella que nos interese. Como veremos más adelante si deseamos abrir otra base de datos que no aparezca reflejada en el panel de bases de datos recientes, podemos hacer clic en para localizar el archivo de base de datos que deseamos abrir.

• Crear una nueva base de datos en blanco.- Si deseamos crear una nueva base de datos en blanco seleccionaremos la opción "Base de datos en blanco" del panel central de la pantalla de bienvenida:

• Utilizar una plantilla de base de datos.- Tenemos también la posibilidad de utilizar y acomodar a nuestras necesidades algún modelo de base de datos (plantillas) de los disponibles tanto en la instalación local del programa (plantillas locales) como on-line, a través de la página oficial de Microsoft Office. Se trata de modelos de bases de datos con tablas tipo que pueden servirnos como modelos de partida para comenzar a crear una base de datos.

• Obtener ayuda.- Desde la parte inferior de la pantalla de inicio de Access 2007 (Microsoft Office Online) podemos también empaparnos de todas las novedades de Access 2007.



Creación de una Base de Datos.

Para crear una base de datos al iniciar una sesión de Access 2007, los pasos a seguir son:

1. Hacer clic en Base de datos en blanco, de la pantalla de bienvenida o de introducción de MS Access 2007.

2. En el panel lateral derecho de la pantalla de introducción a Access, al hacer clic en Base de datos en blanco, aparecerá el cuadro destinado a crear la base de datos en blanco.

3. El panel de opciones presentado permite establecer la ubicación exacta del archivo que se va a crear y el nombre que va a recibir, si bien Access 2007 por defecto otorga al archivo el nombre Base de datos1.accdb y lo ubica en la carpeta Mis documentos.

4. Pulsar el botón para acceder al cuadro de diálogo que nos permitirá seleccionar una ubicación distinta y asignar un nombre a la nueva base de datos.



5. Localizar la carpeta a través de la lista desplegable Guardar en y establecer el nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo (no es preciso establecer la extensión ya que Access 2007 la asigna automáticamente ".accdb").

6. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botón Aceptar. 7. Por último, una vez establecida la ubicación y la denominación de la nueva base de datos, hacer clic en Crear.

8. Cuando creamos una nueva base de datos, al hacer clic en "Crear", Access 2007 nos posicionará en el objeto tablas y, en concreto, nos aparecerá una primera tabla en la vista hoja de datos, para que comencemos a diseñar el objeto fundamental de Access: las tablas.



Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción

Nuevo del denominado Botón Office , se abre la pantalla de Introducción de Access 2007 y hacemos clic en Base de datos en blanco.

Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos (dos sesiones Access iniciadas).

Abrir una Base de Datos.

1. Para abrir una base de datos al iniciar una sesión de Access, en la pantalla de introducción de Access 2007, aparece en el panel lateral derecho el grupo Abrir base de datos reciente.



2. En este panel aparecen los nombres de las últimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas bases de datos recientes basta hacer clic en su nombre.

3. En caso de querer abrir otra base de datos que no aparezca en dicho panel hacemos clic en el botón 4. Si hacemos clic en aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se encuentra

el archivo, a través de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Abrir.

Si se quiere abrir una base de datos mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Abrir del Botón Office.



Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo que al abrir otra base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como ya hemos comentado anteriormente.

Información: Siempre que una base de datos .accdb se encuentre abierta, en la misma carpeta de la base de datos, se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo con el mismo nombre que la base de datos pero con extensión .laccdb. Este archivo es eliminado de forma automática al ser cerrada la base de datos. Existe mientras una base de datos está en uso.

Descripción de la nueva ventana de trabajo de MS Access 2007.

Quizás una de las novedades que más llama la atención a la hora de trabajar con las aplicaciones de Microsoft Office 2007 es la mejora sustancial de la interfaz o entorno de trabajo de la aplicación. Desaparecen los clásicos menús y las barras de herramientas de siempre para ser sustituidas por una denominada Cinta de Opciones, en la que se agrupan los diferentes comandos por tareas más frecuentes a realizar en el programa.

En este apartado vamos a hacer un recorrido por esta interfaz tan novedosa en Microsoft Access 2007, donde probablemente el cambio ha sido más drástico.

La filosofía de Microsoft para llevar este cambio en su interfaz ha sido el tener "más a mano" aquellas tareas u opciones que más comúnmente se utilizan con la aplicación. Y, por esto mismo, el clásico panel de objetos de base de datos de las anteriores versiones de Access desaparece por completo para ser sustituido por el Panel de Exploración de Objetos.

La ventana de trabajo que se presenta al abrir una base de datos en Access 2007 muestra la siguiente apariencia:



A diferencia de las versiones anteriores del programa, aquí no aparecerán dos ventanas, una exterior del programa de Access, y la interior con la base de datos actual. Podremos tener abiertas de manera simultánea varias bases de datos diferentes, pero cada una de ellas han de abrirse en sesiones independientes del programa, como hemos reiterado en varios apartados.

Para cerrar una base de datos sin cerrar el programa deberemos hacerlo mediante la opción Cerrar Base de Datos del botón Office.



Describiremos a continuación cada uno de los elementos de la pantalla de trabajo de MS Access 2007.

Menús de control, título y botones de maximizar, minimizar y cerrar.

En primer lugar, a la izquierda nos encontramos el Botón Office que contiene las opciones referentes a la gestión de archivos (nuevo, abrir, publicar...).

A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de herramientas de accesos rápidos. Ésta es una nueva opción en la última versión del programa.

En el título de la ventana de Access aparece el nombre de la base de datos actual, en el caso de la imagen anterior "Gestión de Pedidos Mi Empresa".

También en esta barra nos aparecerán los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la ventana.

Barra de Herramientas de Accesos Rápidos

Esta barra de herramientas de Accesos Rápidos se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicación:

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y más a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria.

Nosotros mismos decidiremos que iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el símbolo que aparece más a la derecha de la barra y a través del cual se nos despliega un nuevo menú que nos permite elegir que accesos rápidos queremos colocar en nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan señalados en la lista mediante un tic de confirmación sobre fondo naranja.



Este menú también nos permitirá añadir más comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la opción "Más comandos...", se nos da acceso a todos los que puede utilizar el programa, desde los más habituales y de uso más común, hasta los mas específicos. De esta forma se permite que cada uno de los usuarios del programa pueda personalizar esta barra, adaptándola a sus necesidades y facilitándole de este modo el trabajo.

Desde este menú también podemos elegir la posición en la que deseamos que aparezca la barra de herramientas de acceso rápido, sobre la cinta de opciones o bajo la misma. Siempre aparecerá la opción contraria a la activa en ese momento, para permitir el cambio.

También se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo único que podremos ver en la ventana inicial serán los títulos de cada uno de los elementos de la cinta de opciones, que no se desplegarán hasta que no se lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.

Al seleccionar la opción "Más comandos...", se nos abre de manera automática la ventana correspondiente a "Opciones de Access", pero preseleccionando la casilla correspondiente a "Personalizar".



El menú personalizar da paso a una ventana en la que se observan dos columnas, en la de la derecha se colocarán los comandos disponibles en la aplicación, clasificados por diversos criterios. Para cada una de clasificaciones disponibles aparecerá un listado de los comandos correspondientes.

Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rápidos, sólo debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botón "Agregar" que aparece entre ambas columnas. De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que aparezcan en nuestra barra.



Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rápido, nos encontramos con un menú desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos seleccionados aparezcan en todos los documentos de Access de manera predeterminada, o solamente en la base de datos actual.

Del mismo modo también tenemos la opción de quitar aquellos comandos ya seleccionados e incluidos en el listado de la izquierda. Para ello lo único que debemos hacer es tener dicho comando seleccionado y pulsar el botón "Quitar" que aparece entre ambas columnas.

Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores predeterminados, de manera que los únicos accesos que aparecen en la barra son guardar, deshacer y rehacer:

Botón de Office.



Este botón situado en la barra de título de la ventana de la aplicación, nos da acceso a un menú mediante el cual podemos realizar, entre otras, las siguientes operaciones:

1. Nuevo: Al hacer clic sobre la opción "Nuevo", aparecerá la pantalla de introducción a Access 2007, en la que tenemos varias opciones a elegir ya comentadas en apartados anteriores de esta unidad didáctica:

• Nueva base de datos en blanco.- Nos permite crear una base de datos en blanco.

• Crear una nueva base de datos partiendo de una Plantilla.- Desde el lateral izquierdo (Categorías de Plantillas) Access 2007 nos permitirá crear una nueva base de datos basada en una plantilla de las disponibles con la instalación del programa. Las plantillas son Bases de datos modelo con unas determinadas tablas diseñadas para poder acomodarlas a nuestros intereses sin tener que crear una base de datos desde cero. Haciendo clic en la categoría "Plantillas Locales", se nos mostrarán en la parte central de la pantalla varias bases de datos modelo relacionadas con diferentes temáticas para que seleccionemos aquella que más se pueda acomodar a la base de datos que queremos crear.



Información: Las Plantillas Locales son aquellas que se instalan en nuestro ordenador cuando instalamos la aplicación de Microsoft Office 2007. Las tendremos siempre disponibles con la instalación del programa. Sin embargo, también a través de la opción Microsoft Office Online podemos acceder a múltiples plantillas disponibles en la web oficial de Microsoft Office y descargárnoslas en nuestro ordenador, siempre que hayamos adquirido la aplicación de forma legal.

Utilidad: La utilización de plantillas para desarrollar bases de datos puede resultar muy interesante en determinados casos ya que supone un ahorro de tiempo considerable en el diseño de la estructura de las tablas. Por ejemplo, si queremos gestionar el alumnado que acude a nuestro centro de formación a través de una base de datos, la plantilla "Alumnos" puede resultarnos ser de gran ayuda en el proceso de creación de la base de datos y las tablas necesarias. Así no tendremos que partir de cero en el diseño.

2. Abrir.- Abre una base de datos ya existente. 3. Guardar y Guardar como.- A través de estas opciones podremos guardar la base de datos sobre la que

hemos estado trabajando. 4. Cerrar base de datos.- Se cierra la base de datos actual pero sin salir de la ejecución del programa.



Además de estos menús, en la ventana que se abre en el botón de office, aparece en su columna de la izquierda un listado de las últimas bases de datos abiertas desde esta aplicación. De esta forma podemos disponer de un acceso rápido a esas bases de datos haciendo clic directamente sobre el nombre de las mismas.

Este botón de office también nos permite acceder a las opciones de Access 2007 (que analizaremos posteriormente), y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

Cinta de opciones

La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versión del programa, sustituyendo a los antiguos menús del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Access.

En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestañas (o de fichas), de manera original aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.

También existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre su nombre.



Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:

1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.

2. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarcar la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.

3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

A. Fichas.



Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos Externos y Herramientas de Base de datos.

Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a tablas cuando estemos trabajando con ellas, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos en el diseño de la tabla, y desaparecerá cuando ya no estemos trabajando con ellas, manteniéndose siempre las cuatro fichas fijas que hemos comentado.

B. Grupos.

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas características homogéneas que aparecen, por ello, agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.

Por ejemplo, en la ficha Crear tenemos todos los comandos necesarios para crear los diferentes objetos de la base de datos. Estos comando se encuentran agrupados en función del objeto que queremos crear: Tablas, Formularios, Informes, Otros (Macros...)

C. Comandos.

Cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.

La sintaxis de los diferentes Grupos de la cinta de opciones de Access 2007 es la siguiente:



1. Iniciador de cuadros de diálogo: Así se denomina la pequeña flecha que aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que aparecían visibles en la versión anterior de Access y ahora aparecen ocultas.

2. Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo: Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Access.

3. Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Access . (Existen submenús)



4. Opciones de botón: En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratón sobre ellas, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón.

5. Opciones con una ventana (casilla de verificación) izquierda sensible: En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.

6. Menús contextuales: Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Acceder mediante el teclado.

El método más rápido para acceder a las opciones de Access es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso de que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra que se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.



Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a cada una de ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la tecla que nos indica en este momento la ventana.

En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la tecla que aparece subrayada en cada uno de los casos.

Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

La aplicación nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos rápidos, de una manera muy cómoda, colocándonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo clic con el botón derecho del ratón, de esta manera obtendremos un menú contextual en el cual podremos elegir la opción de agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

Barra de Estado.

En la zona inferior de la ventana de Access aparece la barra de estado.

Esta barra nos ofrecerá en todo momento información importante acerca del estado en el que se encuentra la aplicación, o información sobre un comando que estemos utilizando en un momento dado.

El Panel de Exploración de Objetos de Access 2007.

Merece dedicar un epígrafe completo a esta importante novedad operada en el nuevo Access 2007, ya que el antiguo panel de objetos de las versiones anteriores se sustituye ahora por el Panel de Exploración que vamos a estudiar con detenimiento.



A través del Panel de Exploración podremos visualizar y acceder a los objetos que hayamos creado en la base de datos actual en la que estemos trabajando.

Para ver cada una de las categorías de objetos de la base de datos, seguiremos los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.

2. Del menú de opciones que se despliega, seleccionaremos aquella categoría de objetos que deseamos visualizar (Tablas, consultas, formularios e informes)

3. Al hacer clic en alguna de las categorías o grupos de objetos de Access, aparecerá en el panel de exploración el contenido de dicho grupo, mostrándose los objetos de esa clase que se hayan creado en la Base de datos actual.



En este ejemplo, tenemos una base de datos donde se han creado 5 tablas, tal y como podemos apreciar en el panel

de exploración al seleccionar el grupo "Tablas".

Si deseamos ver de una sola vez en el panel de exploración, todos los grupos de objetos que se hayan creado en una base de datos:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración. 2. Seleccionar la opción "Todos los objetos de Access".

3. Aparecerán organizados en los diferentes grupos de Access, todos los objetos que de cada grupo se hayan creado en la base de datos con la que estamos trabajando.



4. Podremos ocultar o mostrar cada grupo o categoría de objetos haciendo clic en el botón que acompaña al encabezado de cada grupo de objetos.

En este ejemplo, hemos ocultado el contenido de los tres grupos de objetos de la base de datos con la que se está

trabajando; para volver a mostrar cada grupo sólo tendremos que hacer clic en el botón señalado en la imagen.

Agrupar objetos de Access por fechas.

A través del panel de exploración, podemos elegir también como forma de visualización de los objetos de la base de datos la agrupación de objetos por Fechas. En concreto se pueden agrupar los diferentes objetos que hayamos creado en la base de datos por Fecha de creación o bien por Fecha de modificación.

Para realizar esta agrupación seleccionaremos la opción oportuna del panel de exploración:



En el ejemplo de arriba, hemos agrupado los objetos por Fecha de modificación. Se agrupan los objetos según la fecha

de la última modificación llevada a cabo sobre los mismos.

Información: Esta forma de agrupar objetos recuerda mucho a la forma de organizar los correos electrónicos de muchos programas clientes de correo electrónico como, por ejemplo, Microsoft Outlook, donde existe la posibilidad de mostrar los correos electrónicos enviados y recibidos por la fecha de envío o recepción. También, esta forma de agrupación de objetos equivale a ordenar por fecha de modificación los archivos y carpetas que tenemos en nuestro ordenador utilizando el Explorador de Windows.

Agrupar objetos de Access por Tablas y elementos relacionados.

Existe otra interesante forma de visualizar en el panel de exploración los objetos contenidos en una base de datos: "Tablas y vistas relacionadas".

A través de esta forma de organización de los elementos de una base de datos, visualizaremos en el panel de exploración de Access todas las tablas contenidas en nuestra base de datos y, además, los objetos que están relacionados con cada una de las tablas.



Como veremos más adelante, las tablas son el elemento fundamental de una base de datos, la unidad de información en Access. Todos los demás objetos que creemos en la base de datos (consultas, formularios e informes) van a basarse en los datos contenidos en las tablas. Tomarán los datos de los almacenados en las tablas.

Pues bien, esta forma de agrupación o visualización de "Tablas y vistas relacionadas" mostrará en el panel de exploración de objetos de Access, las tablas que hayamos creado y el resto de objetos que esté relacionado con cada tabla (por ejemplo, las consultas que hayamos diseñado para cada tabla, los formularios basados en cada una de las tablas...)

Para establecer esta vista:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración. 2. Seleccionar la opción "Tablas y vistas relacionadas".

3. Éste es el aspecto que mostrará en nuestro ejemplo el panel de objetos de Access:



Se muestra cada tabla y, justo debajo de la misma, los objetos diseñados relacionados con cada tabla, o en los que

intervienen los campos de la tabla correspondiente.

Vistas personalizadas.

Por último, la versatilidad del nuevo panel de exploración de objetos de Access va más allá permitiéndonos crear grupos personalizados que aglutinen los diferentes objetos contenidos en una base de datos. Para ello seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración. 2. Seleccionar la opción "Personalizado".



3. El aspecto que muestra la ventana de Exploración de objetos será similar al que muestra la siguiente imagen:

Un primer grupo personalizado ("Grupo personalizado 1") y los objetos de la base de datos disponibles para irlos

colocando en ese grupo personalizado y otros posibles que creemos ("Objetos no asignados").

Para crear un nuevo grupo:

• Seleccionar cualquiera de los objetos no asignados de nuestra base de datos y hacer clic con el botón derecho. • Del menú contextual que se despliega seleccionar la opción "Agregar al Grupo" - "Nuevo Grupo".



• Aparecerá un segundo grupo personalizado. Escribiremos el nombre que deseamos darle y pulsamos Intro.

Nota: El objeto sobre el que hayamos hecho clic con el botón derecho quedará asignado al nuevo grupo creado. Aunque es posible cambiar la asignación a otra categoría o grupo en todo momento, como veremos más adelante.

Para cambiar el nombre a un grupo:

• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre genérico del grupo personalizado. • Seleccionamos del menú contextual la opción Cambiar nombre.

• Escribimos el nuevo nombre y pulsamos Intro.

Asignar Objetos a cada grupo personalizado: Para asignar cada objeto que tengamos creado en nuestra base de datos seguiremos los siguientes pasos:



• Hacemos clic con el botón derecho sobre el objeto correspondiente. • Seleccionamos la opción Agregar al grupo... • Del desplegable que aparece seleccionaremos aquel grupo donde deseemos asignar el objeto elegido.

En la base de datos del ejemplo con el que estamos trabajando, una forma de personalizar la visualización del panel de exploración sería la siguiente:



Hemos creado cuatro grupos personalizados, y cada objeto creado en la base de datos lo hemos asignado o agregado a uno de esos grupos determinados.

Office 2007: Respecto al panel de exploración de objetos es posible ocultarlo de manera provisional.

Para ello, basta con hacer clic en el botón que aparece en la parte superior del panel. De esa forma se ocultará el panel de exploración momentáneamente. Para volver a activarlo, hacer clic en la barra lateral izquierda que aparece con el nombre de "Panel de Exploración". Volverá a estar activo dicho panel.



Objetos de la base de datos en Access 2007.

En posteriores capítulos se van a desarrollar con detalle todos los aspectos relacionados con cada uno de los objetos que puede contener una base de datos y que aparecen en el panel principal de Access. Cada uno de ellos tiene aspectos distintos, si bien también poseen algunos elementos comunes que son los que se pasan a detallar a continuación:

Para crear un nuevo objeto bastará con seleccionar la Ficha Crear de la cinta de opciones. Seleccionaremos el comando del grupo correspondiente al tipo de objeto que se desea crear:

• Tabla.- Para crear una nueva tabla. • Formulario en blanco.- Para crear un nuevo formulario vacío. • Informe en blanco.- Para crear un informe vacío en blanco.

• Diseño de consulta.- Crear una consulta desde cero.

Office 2007: Con el fin de simplificar las tareas y hacerlas más accesibles a los usuarios, Access 2007 agrupa todas las tareas relativas a la creación de objetos en la base de datos, en una Ficha propia en la Cinta de Opciones: la Ficha Crear. A través, de esta Ficha vas a encontrar todos los comandos necesarios para la creación de los diferentes objetos de una base de datos: tablas, formularios, informes, consultas y macros. Todas las opciones están enmarcadas en diferentes grupos que toman, precisamente, el nombre de cada objeto posible en Access.

Para modificar las características de un objeto, se selecciona el mismo en el Panel de Exploración de Objetos de Access y a continuación hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el objeto en cuestión y seleccionamos la opción Vista diseño. De esta forma tan sencilla accederemos al diseño del objeto seleccionado para modificarlo.



Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, hacemos doble clic sobre el objeto en cuestión. También podemos hacer clic con el botón derecho sobre el elemento que deseamos abrir y seleccionamos la opción "Abrir" del menú contextual.

Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualización habitual (según se apreciará en posteriores capítulos).

Se pueden conmutar en cualquier momento la visualización que se precise, la Visualización Normal del objeto o la Vista Diseño. Se puede acceder a ambas opciones a través del botón Ver en el grupo Vistas de la ficha Inicio, cuando el objeto está abierto:

• Vista Diseño: para visualizar y modificar el diseño del objeto seleccionado. • Vista hoja de datos: visualización normal de tablas o consultas • Vista formulario: visualización normal de los formularios. • Vista preliminar: visualización normal de los informes.

Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentará en una ventana de documento y se podrán gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el tamaño, etc.). La opción "Cambiar ventanas" del grupo ventana de la ficha de Inicio contiene en todo momento información de los objetos abiertos actualmente en la base de datos.



Navegación por objetos en Access 2007.

Otra de las novedades que comentamos en los primeros apartados de la unidad didáctica, es la inclusión de mejoras considerables en la navegación o exploración de objetos abiertos. De tal forma que si estamos trabajando con varios objetos de la base de datos abiertos simultáneamente, éstos se organizan en solapas o fichas de navegación en la parte superior del área de trabajo. Para visualizar cada elemento u objeto abierto sólo tendremos que hacer clic con el ratón en su solapa correspondiente.

En la imagen anterior tenemos tres tablas abiertas y nos encontramos situados en la tabla denominada "CURSOS". Para acceder a otra tabla abierta sólo tendremos que hacer clic en su solapa correspondiente.

Si deseamos cerrar uno de los elementos abiertos haremos clic en la "X" que aparece en la barra de navegación de los objetos abiertos.

Office 2007 - Importante: Esta novedosa forma de navegar y visualizar los diferentes objetos abiertos de una base de datos, es importante recalcar que sólo está disponible en las bases de datos creadas con el nuevo formato de Access 2007, es decir, las bases de datos que lleven la extensión .accdb y cuyo contenido haya sido creado con el nuevo formato de base de datos. Si tenemos una base de datos creada con las versiones anteriores de Access y trabajamos con ella en Access 2007, esas nuevas funcionalidades no estarán operativas.

Cerrar una base de datos. LIC. EDIDSON FUENTES 42


Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo clic sobre el botón Cerrar, situado en su barra de títulos o seleccionando a la opción "Cerrar base de datos" del botón Office.

Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual se ubicó la misma (la base de datos) al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos). Por tanto, al cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas, consultas, formularios, etc.) en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opción Guardar.

Salir del programa.

Para salir de Access basta con cerrar la Ventana del programa, haciendo clic sobre el botón Cerrar de la barra de títulos o accediendo a la opción "Salir de Access" del botón Office.



Si en ese momento hay una base de datos abierta, los objetos contenidos en la misma serán almacenados en el archivo correspondiente como se ha explicado en el apartado anterior.

Establecer las claves e índices.

Para definir las relaciones es preciso haber establecido correctamente la clave principal en cada tabla. En el caso de la tabla de detalles de pedidos la clave está formada por dos campos, y se establece de la siguiente forma:

1. Abrimos la tabla en modo diseño.

2. Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL seleccionamos los dos campos que formarán la clave principal (Idproducto e Idpedido) pulsando en los selectores de fila de la izquierda..

3. En la ficha de Diseño dentro de las Herramientas de Tabla, pulsamos sobre el botón Clave Principal para establecer la clave quedando marcada la clave en ambos campos.



Recordamos que una clave principal podía estar formada por un solo campo de la tabla, o por una combinación de varios. No obstante se recomienda la creación de campos clave artificiales, siendo recomendables los de tipo autonumérico.

Índices múltiples.

Aunque nos salimos del tema central de este capítulo, vamos a ver a continuación como podemos crear índices múltiples.

Un índice simple es una tabla oculta que genera Access en la cual establece el valor del campo que esta siendo indexado y la posición que ocupa en la tabla. De esta forma cuando ordenamos por un campo indexado, se ejecuta esta operación de forma muy rápida ya que esa tarea se había realizado con anterioridad. Además si establecemos que el índice es (sin duplicados), Access evitará que introduzcamos valores repetidos en ese campo. En la tabla de clientes, si añadiéramos el campo CIF, dicho campo podríamos indexarlo sin duplicados, y de esta forma no podríamos duplicar a un cliente cuyo CIF ya existe en nuestra tabla de clientes.

Un índice múltiple esta formado por varios campos, y puede ser definido con duplicados o sin ellos. La única diferencia es que el orden se establece por la combinación de varios campos, en lugar de uno solo. En la tabla de vendedores, para evitar introducir duplicados, podríamos crear un índice múltiple sin duplicados formado por (apellidos, nombre, teldomicilio). Una vez creado el índice, Access evitará que metamos a un vendedor cuya combinación de esos tres campos coincida con los de un dato ya existente. Lo vemos por pasos:

1. Abrimos la tabla Empleados en la vista Diseño. 2. Accedemos al botón Índices, dentro de la ficha diseño en las Herramientas de Tabla.



3. Aparecerá el cuadro de índices.

4. En una nueva línea escribimos el nombre del índice Ej:"triple", y a continuación seleccionamos los campos que formarán ese índice.

5. Pulsamos de nuevo sobre el nombre del índice y cambiamos a la parte inferior del cuadro donde establecemos las características del índice.



6. Seleccionaremos que no va a ser la clave principal en la primera opción. Seleccionamos que Sí debe ser un índice único (sin duplicados), e indicamos que sí puede haber valores nulos en el índice en previsión de que falte algún dato en alguno de estos campos.

7. Guardamos los cambios en el diseño de la tabla, y para probarlo podemos intentar añadir un nuevo cliente con el mismo nombre apellidos y teléfono que otro que exista.

Evitar el aprender códigos.

Si introducimos un pedido directamente desde la tabla vemos que para introducir el Idcliente al que pertenece un pedido, debemos escribir el código que tiene asignado ese cliente en la tabla de clientes.

Esto es un gran inconveniente que puede ser evitado usando de la siguiente forma los cuadros combinados.

1. Abrimos la tabla de pedidos en vista diseño. 2. Activamos el campo Idcliente y vamos a la ficha búsqueda. 3. En la ficha de búsqueda cambiamos a cuadro combinado. 4. En el cuadro Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta.



5. Situamos el cursor en el cuadro Origen de la fila y hacemos clic sobre el botón Generar que se muestra a la derecha del mismo. Entonces se abre el generador de consultas donde crearemos una consulta que seleccione de la tabla de Clientes el Idcliente y el Nombrecompañia.

6. Si se quieren ver ordenados los datos en el cuadro combinado, ordenamos por Nombrecompañia. El aspecto final de la consulta es el que muestra la siguiente imagen:

7. Cerramos la consulta. En el cuadro de diálogo que se presenta hacer clic en el botón Sí, y volvemos al diseño de la tabla.

8. En la columna dependiente establecemos 1, es decir será la primera columna de la consulta (Idcliente) la que se almacene en la tabla al seleccionar una opción de este cuadro. (Si por el contrario escribiésemos 2, sería el nombre de la compañía el que se almacenase dentro de este campo).



9. En número de columnas, indicamos que son 2 las columnas que deseamos mostrar en el cuadro combinado.

10. En Ancho de columnas establecemos la anchura en cm. para cada una de las columnas que se muestran en el cuadro combinado. Por ejemplo 2cm para el Idcliente y 4cm para el nombre de la compañía.

11. En la opción Filas en lista indicamos la altura (en numero de filas) que queremos se presenten al desplegar el cuadro combinado.

12. El Ancho de la lista se establecerá a la suma de las anchuras de cada columna 2+4=6cm. LIC. EDIDSON FUENTES 49


13. Finalmente en la opción Limitar a la lista, seleccionamos la opción Si, de este modo no podremos escribir el código de un cliente que previamente no ha sido introducido en la tabla de clientes. El aspecto final de este cuadro será el de la siguiente figura:

Probamos el resultado, y observamos que el cuadro sólo me permite elegir uno de entre todos los clientes que ya tengo introducidos en la tabla de clientes. Aunque para realizar la búsqueda por iniciales debo escribir los códigos. Es muy importante conocer que aunque el cuadro combinado me muestra dos cosas el dato que se almacena en el campo es únicamente el IDcliente.



Podemos ir un poco mas lejos y olvidarnos completamente de los códigos realizando en el cuadro combinado los siguientes cambios:

1. En Ancho de columnas establecemos la anchura en cm. para cada una de las columnas que se muestran en el cuadro combinado. Ahora pondremos 0cm para el Idcliente y 4cm para el nombre de la compañía. De este modo el Idcliente estará, pero será invisible.

2. En el Ancho de lista cambiamos a 4cm.

El resultado es un cuadro combinado donde solamente se ve el nombre del cliente, y lo mas interesante, es que la búsqueda por iniciales se realiza por el nombre en lugar del código, aunque internamente el valor que se almacena en la tabla es el Idcliente.



Relaciones. Creación de tablas. Establecer relaciones.

Introducción.

Access es un programa gestor de base de datos, pero como ya se ha comentado, además es relacional, es decir, se basa en el trabajo, no con tablas individuales como hasta ahora hemos manejado en este curso, sino en el trabajo entre varias tablas relacionadas entre si. De éste modo (con tablas relacionadas), la información se gestiona mucho más eficazmente y más rápidamente que si en vez de estar separada en varias tablas relacionadas estuviera en una sola tabla grande y pesada de “mover” y gestionar.

Para poder visualizar y trabajar con datos procedentes de varias tablas, es necesario establecer relaciones entre ellas. Estas relaciones hacen que todas las tablas se comporten como un solo grupo, pudiendo utilizar datos de varias tablas en una consulta, formulario o informe.

Existen otros gestores de bases de datos en el mercado informático que se fundamentan en otros sistemas de trabajo: Bases de datos documentales, distribuidas… pero Access es RELACIONAL.

Manteniendo la información en tablas relacionadas ganaremos tiempo (ya que conseguiremos mayor velocidad en el trabajo), así como mayor espacio libre en disco (más megabytes disponibles para trabajar).

Así pues, algunas de las muchas ventajas que presenta la relación entre las distintas tablas de una base de datos son las siguientes:

• Almacenar en cada una de las tablas distintos datos, no teniendo que repetir un mismo dato en varias tablas (a excepción del campo común a todas ellas).



• El proceso de introducción de información es más rápido, al no tener que introducir datos repetitivos.

• El espacio requerido para almacenar la base de datos es menor, ya que no se almacenan datos repetidos.

• Al actualizar los datos solo habrá que modificarlos en una sola tabla, disminuyendo la probabilidad de cometer un error y haciendo el proceso más rápido y seguro.

• Posibilidad de activar opciones de 'integridad referencial' (mecanismo de Access para las relaciones). Esta característica garantiza en mayor grado la seguridad en el trabajo con los datos.

Por qué de las relaciones (supuesto).

Veamos con un ejemplo en que consiste relacionar tablas. El por qué de su necesidad. Las ventajas que ello aporta a la base de datos. Para ello, partiremos de un supuesto práctico.

Supuesto: Se dispone de una tabla de empleados de una gran empresa con una plantilla de 500 trabajadores.

Cada trabajador, además de contar con sus datos personales, dispone de unos datos bancarios en donde tiene domiciliada la nómina, así como unos datos que definen totalmente su puesto de trabajo, sueldo, pluses, etc…

Por cada trabajador, deberemos tener tantos datos individuales como sean necesarios para identificarlo a él inequívocamente (como empleado de la empresa) frente a los demás empleados. Al menos, los campos para cada trabajador, serían los siguientes:

Datos de carácter personal.

CODIGO – NOMBRE – APELLIDOS – NIF – FECHANACIM (fecha nacimiento) - DIR – POB – CPOS (código postal) – PROV – TELEF – MOVIL (teléfono móvil) – ECIVIL (estado civil) – HIJOS (número de hijos) - ……en cuanto a datos personales.

Datos Bancarios.

Además existirán también los concernientes a sus datos bancarios. Por lo menos los siguientes: NROCUENTA – ENTIDAD – SUCURSAL – DIRBANCO (dirección del banco) – POBBANCO – CPOSBANCO – NOMDIRECTOR (nombre del director) – TEFELBANCO - …

Datos Relación Laboral.

Y además los que lo definen como trabajador de ésta empresa. Al menos los siguientes: PUESTO – SUELDO – NIVELRESPONSABILI (nivel de responsabilidad en la empresa) – FECHAALTA (fecha de alta en la empresa) – PLUSCONVENIO (si el trabajador tiene plus convenio o no lo tiene)- …

Esto significa, que por cada trabajador, por cada registro de la gran tabla EMPLEADOS, deberíamos tener toda su información alojada en todos estos campos, por lo que por cada registro de la tabla (por cada empleado, y recordemos que en nuestro ejemplo son 500), se necesitarían tantos bytes (caracteres de ocupación en disco) como sumatorio de bytes tuvieran todos los campos de cada registro.

Cada campo, dependiendo de su tipo y/o longitud, tiene en Access -como sabemos- un tamaño expresado en bytes.



Por lo tanto, por cada empleado de nuestra plantilla (500 empleados) se ocuparán 407 bytes en disco. O sea 407 (bytes por empleado) por 500 (empleados) = 203.500 bytes, unos 199 kbytes (203.500 / 1.024) ocuparía nuestra tabla de empleados (a grandes rasgos).

Pero vamos a reflexionar un poco mas. Si de los 500 trabajadores tenemos 300 peones, todos ellos tendrán la misma categoría, sueldo, nivel de responsabilidad y plus convenio, luego los datos de Peón, 1.000 euros, baja, y plus convenio=no (respectivamente) serán valores que se repiten 300 (en este caso) veces en nuestra tabla de empleados.

Por otro lado, todos los empleados que tengan su cuenta bancaria en la misma entidad y sucursal tendrían los mismos datos para los campos ENTIDAD – SUCURSAL – DIRBANCO – POBBANCO – CPOSBANCO – NOMDIRECTOR – TEFELBANCO – con lo cual se tendría esa información dupli, tripli, cuadruplicada dentro de nuestra "gran" tabla. Se estaría mal utilizando el espacio del disco conteniendo informaciones repetidas que, además de tener que teclear muchas veces, multiplica la probabilidad de cometer errores por parte del usuario. El sistema óptimo va a ser mantener no una tabla grande con toda esa información, sino varias tablas relacionadas.

Para resolver el problema de en cuántas tablas mantener la información, que datos en cada tabla, etc., aunque existan técnicas científicas y sofisticadas para resolverlo, hagamos las siguientes reflexiones:

La información de qué campos es la que, más o menos masivamente se va a repetir a lo largo de nuestra tabla de empleados (en éste ejemplo). Basta con imaginarse las fichas de 20 trabajadores, pensando en todas las situaciones que se puedan dar (que varios tengan las mismas condiciones de sueldo, puesto, etc., por parte de la empresa. De que varios compartan la misma entidad bancaria, por lo tanto los mismos datos bancarios a excepción de numero de cuenta que evidentemente cada empleado tiene la suya…



Coloquemos en una tabla de dos columnas, de todos los campos necesarios, los que no van a repetir sus contenidos masivamente (puede darse que existan cuatro empleados llamados María pero esto se considera casualidad, no repetición masiva ya que pudiera no haber cuatro María), y los que sí van a repetir sus valores de forma considerable y reiterada.

Todos los empleados que operen con el mismo banco y sucursal, tendrán los mismos valores para los campos ENTIDAD – SUCURSAL – DIRBANCO – POBBANCO – CPOSBANCO – NOMDIRECTOR – TELEFBANCO - …

Si éstos datos de las entidades bancarias, los introducimos en una tabla aparte, de bancos, tendremos por cada sucursal bancaria, un registro con sus datos una sola vez en la tabla BANCOS. De modo contrario, en el caso de tener diez empleados con su cuenta bancaria en la misma sucursal, deberíamos tener los datos bancarios en el propio registro de datos de cada empleado en la tabla empleados, por lo que la información de banco estaría repetida, en este caso, diez veces innecesariamente.

También, y de igual manera, todos los empleados que operen con el mismo puesto de trabajo dentro de la empresa, tendrán los mismos valores para los campos PUESTO – SUELDO – NIVELRESPONSABILI – PLUSCONVENIO.

En caso de tener 20 administrativos, esos datos se ubicarían para cada empleado en la tabla empleados, con lo que tendríamos 20 veces repetida en la tabla empleados esa información. Sin embargo, si creamos una tabla separada llamada CATEGORÍAS, cada categoría profesional, con todos los datos que la definen estaría en dicha tabla una sola vez sin repeticiones.

De esta primera consideración, deduciremos la necesidad de tener la información, en tres grandes bloques, en tres tablas (según éste ejemplo).

Una contendrá los datos de los EMPLEADOS, otra los datos de los BANCOS, y otra los datos de las CATEGORÍAS profesionales de ésta empresa. Así, en la tabla de bancos por cada entidad y sucursal, tendremos un solo registro con todos los datos que definen a dicha sucursal, exactamente igual para las categorías. Pero ¿cómo saber cuales son los datos bancarios que corresponden a un determinado trabajador? ¿cómo saber el sueldo, categoría, etc. de un determinado trabajador si dichos datos ya no se van a encontrar en la tabla empleados? ¿Cómo poder asignar a cada empleado “su” banco y “su” categoría profesional con todas sus informaciones?



Para organizar correctamente los elementos de una lista (artículos, empleados, socios, películas, pedidos…) se recurre con frecuencia a una técnica que consiste en asignar a cada elemento un código, que no es ni más ni menos que un número (generalmente) que identifica inequívocamente a cada elemento de ese conjunto frente al resto. También y desde el inicio, a cada empleado ya le habíamos asignado un código de empleado único para cada trabajador dentro de la empresa de nuestro ejemplo.

Si de la anterior disección o separación de datos respecto al gran bloque o, tabla inicial, llegamos a la conclusión de que si asignamos a cada entidad un código numérico (a cada una uno distinto) y a cada categoría profesional uno distinto, solo nos quedaría incluir entre los datos de dada empleado el código de banco que le corresponde así como el código de categoría que tiene.

Y por lo tanto de esta situación pasaríamos a ésta otra:



Cada empleado tendrá ahora en su registro, el código que le corresponde dentro de la tabla de bancos, decir que si tiene su cuenta bancaria y por lo tanto su nómina domiciliada en la oficina urbana número 100 del Banco Santander y en la tabla de entidades esa oficina tiene asignado el código 12, en el registro del empleado Pedro González en campo codigoenti tendrá el valor 12. Mediante ese código de entidad 12, se busca en la tabla de entidades la que tiene número 12 y en ese registro se encontrarán todos los datos que definen a esa sucursal bancaria.

De la misma manera en el campo codigocat de Pedro González se almacenará el código de categoría que le corresponde según la tabla categorías, en donde se definen todas las informaciones relativas a la categoría de este empleado por parte de la empresa.

En la tabla de empleados, pueden existir por lo tanto 100 peones con el mismo codigocat = 7 que es Peón según la tabla de categorías. Esta relación indica que varios empleados se relacionan con un solo registro en la tabla de categorías. Se trata como comentaremos más adelante, de una relación uno a varios.

Así pues: El código de entidad de la tabla de empleados deberá coincidir (estar relacionado) con un código de entidad de la tabla de entidades y el código de categoría de la tabla de empleados deberá coincidir (estar relacionado) con el código de categoría de la tabla de categorías.

Trabajar con varias tablas más reducidas de tamaño, es más eficiente que trabajar con tablas grandes y pesadas de “mover”. En cuanto al ahorro de espacio en disco, analicemos los números que salen:

Tabla de EMPLEADOS:



Como vemos, en la tabla empleados, hemos introducido el campo que va a permitir relacionar dicha tabla con la tabla de entidades bancarias. Como en la tabla de empleados, podemos encontrar varios que enlacen con el registro de la misma entidad en la tabla de empleados, será un campo numérico entero largo, indexado sí pero con duplicados, ya que como comentamos se puede duplicar el código de entidad en la tabla de empleados. Sin embargo en la tabla relacionada de Entidades, el campo codenti será autonumérico, entero largo, indexado si sin duplicados, ya que en la tabla entidades no podemos tener más de una con el mismo código.

El mismo razonamiento sirve para el campo codigocat y codcatego. En la tabla de empleados será indexado si con duplicados y en la tabla categorías el campo será indexado si sin duplicados ya que en la tabla y en la empresa no existen dos categorías iguales y codificadas con el mismo numero (código de categoría).

Tabla de ENTIDADES:

Tabla de CATEGORÍAS:



Tenemos por lo tanto, 3 tablas en vez de una. Mediante los campos relacionados, desde el registro de un empleado, tendremos acceso a los datos de “su” banco y a los datos de “su” puesto de trabajo con todas las informaciones pertinentes.

Si tenemos por lo tanto 500 empleados como se planteó al principio en este ejemplo, de tener solo una tabla, el tamaño ocupado sería de 407 bytes X 500 registros = 203.500 bytes o lo que es lo mismo 198,7 kbytes.

Si esos 500 empleados trabajan con 20 entidades bancarias distintas y en la empresa existen 10 categorías profesionales diferentes (por ejemplo), el tamaño de los datos en nuestra base de datos sería como sigue:

• Tabla de empleados: 500 X 244 = 122.000 bytes.

• Tabla de entidades: 20 X 143 = 2.860 bytes.

• Tabla de categorías: 10 X 36 = 360 bytes.

Luego el total de nuestra información ocupa: 122.000 + 2.860 + 360 = 125.220 bytes.

La comparativa es de 125.220 bytes (en tres tablas relacionadas) frente a 203.500 bytes (con la información en una sola tabla).Tenemos un ahorro, por lo tanto de 78.280 bytes, lo cual supone un ahorro en disco de 76,4 kbytes. Alrededor de un 40% de ahorro.

Podemos, por tanto, establecer las siguientes grandes ventajas, aparte de la detallada anteriormente:

• Un aspecto no cuantificable numéricamente de forma tan sencilla es el de la velocidad que se optimiza manejando tres tablas “ligeras” frente a una sola tabla “pesada”.

• Las veces que el usuario se ahorra por no tener que teclear repetidamente mucha información idéntica.

• La disminución, en consecuencia, del número de errores de tecleo.

• De variar el sueldo de una categoría, por ejemplo, bastaría con modificar el campo sueldo en el registro de esa categoría en la tabla de categorías, y no en los 100 trabajadores que existen en plantilla con esa categoría.

• Por tener las tablas relacionadas (esto no se ha visto aún) se pueden activar unos mecanismos de seguridad que por ejemplo, impidan eliminar una categoría profesional de la tabla categorías mientras existan trabajadores de esa categoría en la tabla empleados. A esto se le llama integridad referencial.

Por lo tanto, y en Access, la relación entre las tres tablas quedará como sigue (a continuación se verá como establecer dichas relaciones en Access):



Importante: Como ya se ha anticipado, todo el curso se desarrolla a través de la base de datos que ahora se va a crear desde el principio. La base de datos se llamará Gestión de pedidos.accdb. En la segunda parte de este capítulo veremos cómo crear las tablas de nuestra aplicación de pedidos así como aprender a establecer las relaciones que existen entre ellas.

Relacionar tablas.

Tipos de relaciones.

De lo comentado, se deduce que la relación entre dos tablas es única y se establece siempre a través de un campo común a ambas. No es necesario que el campo tenga el mismo nombre pero si es aconsejable acostumbrarse a nombrar los campos comunes del mismo modo, para evitar posibles equivocaciones a la hora de crear las relaciones.

Cuando se establece una relación entre tablas, una de ellas actuará como tabla principal y la otra como tabla relacionada.

Si entre dos tablas existe una relación y se crea otra, ésta sustituirá a la anterior, ya que no puede existir más de una relación entre dos tablas. Sin embargo, una tabla sí puede tener relaciones con más de una tabla, siempre y cuando sea con tablas distintas.

Access permite establecer tres tipos diferentes de relaciones entre dos tablas, y cada una de ellas tiene unas características que condicionarán el comportamiento final de la base de datos. Por ello, debe seleccionarse correctamente el tipo de relación entre las tablas para obtener el resultado esperado.

Los tres tipos de relaciones que existen son:

• Relación uno a uno: Relaciona un único registro de la tabla principal con uno sólo de la tabla relacionada. Este tipo de relación produce el mismo resultado que si se unieran los campos de ambas tablas en una sola tabla.

• Relación uno a varios: Es el tipo de relación mas frecuente. Un único registro de la tabla principal se puede relacionar con varios de la tabla relacionada. Este tipo de relación es la que utilizaremos la mayoría de las veces.

• Relación varios a varios: Un registro de la tabla principal se relaciona con varios de la tabla relacionada y, además, un registro de la tabla relacionada se relaciona con varios de la tabla principal. Este tipo de relaciones se puede transformar en dos relaciones de tipo uno a varios, creando una tabla intermedia de unión.



El Panel de Relaciones.

Las relaciones se establecen y modifican desde el panel de relaciones, al cual se accede seleccionando la opción Relaciones de la Ficha Herramientas de Base de Datos - Grupo Mostrar u Ocultar.

Cuando se accede por primera vez a la ventana de relaciones, ésta aparece vacía:

Sobre la misma aparecerá el cuadro de diálogo que muestra la siguiente figura, desde el cual se pueden agregar las tablas que se van a relacionar entre sí. Los pasos a seguir son:



1. En la ficha Tablas, seleccionar las tablas a relacionar (manteniendo la tecla Ctrl pulsada hacer clic sobre ellas) y a continuación hacer clic sobre el botón Agregar.

2. Una vez seleccionadas las tablas, hacer clic en el botón Cerrar para abandonar el cuadro de diálogo. En la ventana de relaciones aparecerán las tablas que se han agregado.

Es posible añadir nuevas tablas con las que crear nuevas relaciones en cualquier momento. El procedimiento a seguir en este caso es el que se expone a continuación:

1. Acceder a la ventana de relaciones seleccionando la opción Relaciones de la Ficha Herramientas de Base de Datos - Grupo Mostrar u Ocultar.

2. Seleccionar la opción Mostrar tabla dentro de la Ficha Diseño en la cinta de Herramientas de relaciones. El cuadro de diálogo que se presenta es Mostrar tabla (el mismo visto anteriormente).

3. En la ficha Tablas seleccionar y agregar aquellas que se precisen. 4. Hacer clic sobre el botón Cerrar, para abandonar el cuadro de diálogo.

Para eliminar tablas de la ventana de relaciones, basta con pulsar sobre la tabla que se quiere eliminar y pulsar la tecla Supr.

Al cerrar la ventana de relaciones, si en ella se ha realizado alguna modificación, se visualizará un mensaje de advertencia como el que muestra la figura siguiente, permitiendo guardar los cambios realizados o, por el contrario, salir sin guardar los mismos.



Establecer una relación entre dos tablas.

Las relaciones entre tablas se establecen en el panel de relaciones, siendo el procedimiento el siguiente:

1. Situar el puntero del ratón sobre el campo común a ambas de la tabla principal.

2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar el campo hasta el campo común de la tabla relacionada.

3. Soltar el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de diálogo que muestra la figura siguiente:



4. Hacer clic sobre el botón Crear para establecer la relación. En la ventana de relaciones aparecerán ambas tablas unidas a través de un línea, cuyos extremos se sitúan frente a los campos de unión y en ellos se muestra el tipo de relación que hay entre las tablas.

De este modo hemos establecido una relación entre la tabla de clientes y la de pedidos, al realizar la relación de está manera no establecemos ninguna seguridad, es decir, siguiendo con el ejemplo, tal y como hemos hecho esta relación, podríamos tener un pedido realizado por un cliente que no tuviéramos registrado en la tabla de clientes, es decir, un cliente cuyo nombre, compañía .... no lo conociéramos. Para evitar estos errores existe la integridad referencial, la cual estudiaremos a continuación.

Modificar y eliminar relaciones.

Una vez establecidas las relaciones entre las distintas tablas, es posible modificar las mismas o incluso eliminarlas. Ambas operaciones se realizan desde el Panel de Relaciones, como ya se ha comentado anteriormente.

Para modificar una relación los pasos a seguir son:



1. Hacer clic sobre la línea de la relación que se quiere modificar y ésta se visualizará con un trazo más grueso, indicando que está seleccionada.

2. Seleccionar la opción Modificar relaciones de la Ficha Diseño - Grupo Herramientas.

3. Se muestra el mismo cuadro de diálogo que aparecía al crear la relación. 4. Realizar las modificaciones necesarias. 5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Para eliminar una relación, basta con seleccionar la relación que se quiere eliminar y pulsar a continuación la tecla Supr (o seleccionar la opción Eliminar de la Ficha Inicio - Grupo Registros).

Integridad referencial.

La integridad referencial es un conjunto de reglas de Access que garantizan que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relación. Sirve para aumentar la seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas.

Se puede establecer integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

• El campo que relaciona ambas tablas tiene que ser en la tabla principal un campo clave (indexado si y sin duplicados) y en la otra tabla, también indexado (con o sin duplicados según proceda).

• Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos, a excepción de que la relación se establezca entre un campo de tipo Autonumérico y un campo de tipo Numérico, siempre y cuando este último sea un Entero largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo). No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, uno numérico con uno de texto...

• Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access (estar dentro del mismo archivo .accdb).

Establecer integridad referencial.

Cuando se establece la integridad referencial (marcando la casilla pertinente en el panel de modificar relaciones) se van a cumplir obligatoriamente, las siguientes reglas:

• No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si antes no ha sido introducido en la tabla principal, es decir, no podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un código de cliente que no exista.

Otro ejemplo: no podemos tener o anotar en la tabla de participantes un participante con un número de socio que no exista en la tabla relacionada de socios (habría que dar de alta al participante previamente en la tabla socios. Una buena opción sería colocar en el formulario de inscripciones un botón de comando que nos "lleve" y abra el formulario de socios para poderle dar de alta. Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaríamos al formulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la tabla de socios, nos permitiría su entrada).

No podremos introducir tampoco a un empleado un código de entidad bancaria si no se ha introducido esa entidad previamente en la tabla entidades. No se puede asignar a un trabajador un código de categoría si esa categoría no está



dada de alta en la tabla categorías. No se puede añadir un pedido en una tabla de pedidos de un artículo si el artículo no existe previamente en la tabla de artículos...

• No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en la tabla relacionada, no podemos eliminar un cliente que está en la tabla de pedidos, es decir está realizando un pedido.

Otro ejemplo: No podemos eliminar un socio que está en la tabla de participaciones. No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un empleado que domicilie su nómina por ella, no podremos eliminar una categoría profesional de la empresa mientras algún empleado la tenga asignada. No se podría borrar un artículo mientras existen pedidos de ese artículo en la tabla de pedidos. no se podría dar de baja un vehículo (de una base de datos de un ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobre ese vehículo...

• No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene registros relacionados, siguiendo el ejemplo, no podríamos cambiar el número de cliente en la tabla de clientes si este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir está en la tabla pedidos.

Otro ejemplo: No podríamos cambiar el número de socio en la tabla de socios si este socio en este momento esta participando en un torneo, es decir está en la tabla participaciones. Para el resto de ejemplos propuestos, exactamente igual.

Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que seleccionar la casilla de verificación Exigir integridad referencial al crear la relación (paso 3).

Al hacerlo se activarán las dos opciones (con casilla de opción) que aparecen debajo:

• Actualizar en cascada los campos relacionados: si se activa esta opción, al modificar el valor del campo común a ambas tablas en un registro de la tabla principal, se actualizará dicho valor en todos los registros relacionados en la tabla relacionada. (Si cambiamos el número de cliente en la tabla clientes, de forma automática se cambia en todos los registros de la tabla pedidos).

• Eliminar en cascada los registros relacionados: si se activa esta opción, al borrar un registro de la tabla principal, se borrarán todos los registros dependientes en la tabla relacionada. (Si se elimina un cliente en la tabla clientes se eliminan de forma automática todos los registros que tengan que ver con ese cliente en la tabla pedidos). Esta opción es muy peligrosa ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar.



Muy Importante: Esta opción es muy arriesgada ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar. Es fundamental llevar una buena política de copias de seguridad.

Al establecer la integridad referencial en la figura siguiente se observa que la relación es uno (1) a varios ( ), un cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos de éstos se encuentran en la tabla Pedidos).

Importar y vincular tablas (R).

Una operación muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la información introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, Dbase, ... es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha información.

Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de la versión que se está empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.

¿Qué diferencias existen entre importar y vincular?

• Si se importan los datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de la base de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no se modificará. Tras realizar esta operación de importar, la tabla creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unión entre ambas.

• Si se vinculan los datos se establece una conexión a los datos de otra aplicación de modo que los datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicación original como en Microsoft Access. Es por ello que el formato del origen de datos externo no se modifica, pero se pueden agregar, eliminar o editar sus datos utilizando Microsoft Access. La vinculación o conexión entre el archivo de datos de la otra aplicación y la tabla vinculada de Access es bidireccional, es decir, si modificamos los datos en Access, quedan modificados en el archivo original, y si se modifican en el archivo original, también repercute dicha modificación en Access.

Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que están guardadas en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas últimas distinto en función del tipo de archivo vinculado.



Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vínculo con la tabla pero no la tabla externa, manteniéndose el archivo original intacto. Se rompe "el cordón umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.

¿Cuándo importar y cuándo vincular?

Se importarán los datos cuando éstos sólo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona más rápidamente.

Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estén utilizando en el programa original.

Importar o Vincular datos.

En la nueva versión de Access 2007, todas las opciones de Importación se han agrupado en un mismo grupo dentro de la misma ficha en la cinta de opciones: La Ficha Datos Externos. Esto nos va a facilitar muchísimo la labor de importación de datos externos, haciendo más sencilla la búsqueda de las opciones correspondientes.

Podemos importar datos procedentes de las siguientes aplicaciones:

Botón Utilidad

Importar tablas de MS Access.

Importar tablas de MS Excel.

Importar datos de un archivo de texto.

Importar datos de un archivo XML.



Importar datos de otros formatos de archivos: Dbase, Paradox, Carpeta de

Outlook...

Los pasos a seguir para importar o vincular datos son los que se detallan a continuación:

1. Dependiendo del formato de archivo origen del que deseamos importar los datos en una tabla de Access, seleccionaremos el botón correspondiente del grupo Importar de la Ficha Datos Externos. En nuestro ejemplo, vamos a realizar la importación de datos procedentes de una hoja de cálculo de MS Excel. Haremos

clic, por tanto, en el botón

2. Se inicia el novedoso Asistente de obtención de datos externos que incluye Access 2007. En esta primera pantalla deberemos indicar el origen de datos, es decir, el archivo de Excel (en nuestro ejemplo) que contiene los datos que queremos importar. También indicaremos el tipo de importación: en una nueva tabla (sin vinculación) o vincular los datos en una nueva tabla.

2.



3. Para especificar el origen de datos hacemos clic en Examinar.

4. Indicaremos la ubicación de la carpeta que contiene el archivo de Excel cuya importación de datos queremos realizar. Lo seleccionamos el archivo en concreto y hacemos clic en Abrir.



5. Especificaremos el tipo de importación: en una nueva tabla de la base de datos actual.

6. Hacemos clic en . 7. Se iniciará el Asistente de importación de hojas de cálculo. En el primer paso, se deberá indicar la hoja del

libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). Hacemos clic en Siguiente.



8. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botón Siguiente, en el cuadro de diálogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los títulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rótulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).



9. Tras hacer clic en Siguiente, seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas características para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseño de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseño como para cualquier tabla existente en la base de datos actual).



10. El siguiente paso nos indicará la posibilidad de agregar una clave principal a la nueva tabla, o elegir un campo de los ya existentes como clave principal o bien, prescindir de la misma.



11. Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a establecer como campo Clave principal el campo DNI. Para ello activamos la opción "Elegir la clave principal" y seleccionamos del desplegable el campo DNI.

12. Tras hacer clic en Siguiente, en el último cuadro de diálogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botón "Finalizar".



13. Como último paso novedoso en esta nueva versión de Access 2007, la aplicación nos permite guardar todos los pasos dados durante el proceso de importación para que, en caso de tener que realizar una misma importación, no tengamos que repetirlos nuevamente.



14. Al cerrar el cuadro final, vemos como aparece en el panel de exploración de objetos de Access la nueva tabla con los datos de Excel importados.

Mejoras en la introducción de datos.

Propiedades de los datos: solapa Búsqueda (R).

A lo largo de las diferentes lecciones del curso, existirán algunos apartados referenciados con una (R); son capítulos de repaso de conceptos que el alumno ha de conocer y manejar en Access. No obstante, no vendrá nada mal echarles un vistazo con el fin de afianzar los contenidos de cada apartado en cada tema.

Para facilitar la introducción de datos hay dos métodos que vamos a ver a continuación basados en el uso de cuadros combinados.

Bajo la solapa Búsqueda, las opciones de esta ficha sólo se activan cuando el dato del campo es de tipo Texto, Número o Sí/No, en el resto de los casos no se pueden establecer este tipo de opciones.



La única propiedad que aparece por defecto en esta ficha es Mostrar control, en la cual se establecen tres opciones para cada tipo de dato: Cuadro de texto, Cuadro de lista y Cuadro combinado para campos de tipo Texto o Numérico y Cuadro de texto, Casilla de verificación y Cuadro combinado para campos de tipo Sí/No.

Las opciones que se establecen van a permitir la introducción de datos en el campo de distintas formas, pudiendo hacer más rápida la introducción de los mismos en la tabla, tal y como se expone en los apartados siguientes.

Cuadro de texto.

Si se establece esta opción, la que posee el campo por defecto, la introducción del dato se tiene que realizar tecleándolo directamente en el campo.

Cuadro de verificación.

Como ya se ha indicado esta opción sólo se encuentra en los campos de tipo Sí/No. Si se activa en el campo correspondiente aparecerá un cuadro de verificación, como el que muestra la figura, el cual se puede activar o desactivar de forma rápida, sin más que hacer clic sobre el mismo o pulsar la barra espaciadora estando el cursor situado en el campo en cuestión.

Cuadro de lista y cuadro combinado.

Ambos cuadros son prácticamente iguales, conteniendo el cuadro combinado alguna opción más.

Con ambas opciones se puede establecer en el campo un cuadro con una lista de datos, de la cual se puede seleccionar uno como dato que va a ser introducido. De esta forma se puede establecer el dato que se quiere introducir sin necesidad de teclearlo, sin más que seleccionándolo de la lista que se despliega al hacer clic sobre el botón de flecha (triangulito) que aparece a la derecha del campo correspondiente. Gracias a éste sistema cuando la entrada de valores en un campo, se va a mover entre un grupo reducido y fijo de valores, por ejemplo el nombre del vendedor en una tabla de pedidos, suponiendo que nos movamos entre 3 vendedores, Andrés, Pedro y Juan estaremos evitando, por un lado tener que teclear el nombre del vendedor para cada pedido y por otro evitaremos el posible error derivado de un mal tecleo o falta de uniformidad en valores que se repiten: unas veces teclear Andrés (con acento) otras Andres (sin acento) otras Carlos Andrés (que es como se llama el comercial):

Seleccionando esta opción se activan nuevas propiedades para poder establecer los valores que van a aparecer en la lista. Algunos de estos valores son:



• Tipo de origen de la lista: permite establecer el origen de los datos que van a aparecer en la lista, por ejemplo tomarlos de una tabla o consulta o establecer una lista personalizada.

• Origen de la fila: en este apartado se pueden establecer los valores que van a ser incluidos en la lista sin más que teclearlos uno detrás de otro separándolos por el signo ;. El tipo de origen de la lista tiene que ser lista de valores.

• Limitar a la lista: sólo aparece en la opción Cuadro combinado, estableciendo el valor Sí en esta opción, el dato que se introduce tiene que coincidir obligatoriamente con uno de los valores de la lista.

Campos de Búsqueda Multivalor.

Cuando para un campo establecemos las propiedades de la solapa Búsqueda indicando que ese campo va a ser un cuadro de lista o un cuadro combinado, es posible establecer una propiedad nueva: "Permitir varios valores".

Esta nueva propiedad implica que va a ser posible almacenar para ese campo en el mismo registro varios valores que hayamos seleccionado. El usuario de la base de datos podrá seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opción sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos. Para ello, sólo tendremos que establecer el valor Sí en la propiedad "Permitir varios valores".

Cuadros combinados de realimentación.

En nuestra tabla de clientes tenemos el campo Ciudad. Para facilitar la introducción de datos dentro de ese campo cambiamos a cuadro combinado siguiendo los siguientes pasos:

1. Abrimos la vista de diseño de la tabla clientes. 2. En la ficha de búsqueda cambiamos a cuadro combinado.



3. En el cuadro Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta.

4. Situamos el cursor en el cuadro Origen de la fila y hacemos clic sobre el botón Generar que se muestra a la derecha del mismo.

Entonces se abre el generador de consultas donde crearemos una consulta que seleccione de la tabla de Clientes la Ciudad.



5. Pulsamos sobre el botón Totales en la ficha de Diseño, dentro de las herramientas de Consulta, para que solo salga una sola vez cada ciudad. De este modo se consigue que los datos no se muestren repetidos en el cuadro combinado.

6. Si se quieren ver ordenados los datos en el cuadro combinado, seleccionar la opción Ascendente en la fila Orden. El aspecto final de la consulta es el que muestra la siguiente imagen:

7. Cerramos la consulta. En el cuadro de diálogo que se presenta hacer clic en el botón Sí, y volvemos al diseño de la tabla.



8. En la opción Filas en lista indicamos la altura (en numero de filas) que queremos se presenten al desplegar el cuadro combinado.

9. Finalmente en la opción Limitar a la lista, seleccionar la opción No, de este modo se podrá introducir un dato en el campo aunque este no se presente en la lista de nombres que contiene el cuadro combinado.

Para probar el resultado abrimos la tabla de clientes y cambiamos la Ciudad de un cliente. Como se ve el cuadro muestra todas las ciudades que hasta el momento han sido introducidas en la tabla.

Si la ciudad, ya ha sido introducida con anterioridad, solamente tendremos que comenzar a escribir y se completará.

Por el contrario, si es una nueva ciudad (Turruncún) que no aparece en el cuadro combinado, la escribiremos normalmente ya que no hemos limitado a la lista. La próxima vez que introduzcamos un cliente de Turruncún ya no tendremos que escribirlo, sino que lo tomará del cuadro. Este es el motivo por el que se realimenta cada cuadro con sus propios datos.

Si se hace la comprobación, se observa que después de introducir por primera vez una ciudad (Turruncún), esta no aparece en el cuadro combinado hasta que se abra de nuevo la tabla o bien hasta que pulsemos sobre la opción

Actualizar del grupo de opciones Registros, en la ficha Inicio.

Fuente: adformación


Documents

Guia Access 2007