Ghid Metodic - Evaluarea Performanţelor Profesionale Ale Funcţionarului Public

GHID METODIC Evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public

1

Evaluarea performanţelor profesionale ale funcționarului public GHID METODIC

Cancelaria de Stat, Direcția politica de cadre Chișinău, decembrie 2010


2

Ghidul metodic privind evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public a fost elaborat în vederea asigurării punerii în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public şi a Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public (anexa nr.8 la Hotărîrea Guvernului nr. 201 din 11 martie 2009 „Privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public”) şi conţine noţiuni de bază privind managementul şi evaluarea performanţei, etapele procesului de evaluare, factorii implicaţi şi rolul acestora, exemple şi modele de documente necesare pentru implementarea uniformă, corectă și obiectivă a procesului de evaluare a performanțelor profesionale ale funcţionarilor publici.

Elena Levinţa-Perciun, consultant în evaluarea performanţelor Tamara Gheorghiţa, şef Direcţie politica de cadre Aurelia Ţepordei, consultant principal, Direcţia politica de cadre Ansi Shundi, consultant internaţional


3

CUPRINS

ACRONIME UTILIZATE ......................................................................................................................................... 4

GLOSAR DE TERMENI .......................................................................................................................................... 5

PREFAŢĂ ............................................................................................................................................................. 7

INTRODUCERE..................................................................................................................................................... 8

1. EVALUAREA PERFORMANŢELOR: DEFINIŢIE, SCOP, NECESITATE ..................................................................... 9

1.1. DIFERENŢE DINTRE MANAGEMENTUL PERFORMANŢEI ŞI EVALUAREA PERFORMANŢELOR ................................................................ 9

1.2. FACTORII CARE INFLUENŢEAZĂ PERFORMANŢA FUNCŢIONARILOR PUBLICI .................................................................................... 10

1.3. SCOPUL EVALUĂRII PERFORMANŢELOR FUNCŢIONARILOR PUBLICI ............................................................................................... 11

1.4. NECESITATEA EVALUĂRII PERFORMANŢELOR.............................................................................................................................. 11

1.5. PRINCIPIILE DE BAZĂ ALE EVALUĂRII PERFORMANŢELOR ............................................................................................................. 12

2. RELAŢIA DINTRE PERFORMANŢA INDIVIDUALĂ ŞI PERFORMANŢA INSTITUŢIONALĂ.................................... 13

2.1. MODELUL MANAGEMENTULUI PRIN OBIECTIVE.......................................................................................................................... 13

2.2. LEGĂTURA DINTRE OBIECTIVELE STRATEGICE ALE AUTORITĂŢII PUBLICE ŞI OBIECTIVELE FUNCŢIONARILOR PUBLICI ........................... 14

2.3. LEGĂTURA ÎNTRE CATEGORIILE DE FUNCŢIONARI PUBLICI ŞI TIPURILE DE OBIECTIVE ....................................................................... 15

2.4. EVALUAREA REZULTATELOR LA NIVEL DE INSTITUŢIE ŞI LA NIVEL INDIVIDUAL................................................................................. 16

2.5. SITUAŢII CÎND NEREALIZAREA OBIECTIVELOR INSTITUŢIONALE NU DEPINDE DE CONTRIBUŢIA FUNCŢIONARILOR PUBLICI ................... 17

3. OBIECTUL EVALUĂRII PERFORMANŢELOR INDIVIDUALE ............................................................................... 18

4. FACTORII IMPLICAŢI ÎN PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANŢELOR FUNCŢIONARILOR PUBLICI ............. 19

4.1. FACTORII IMPLICAŢI ÎN EVALUAREA FUNCŢIONARILOR PUBLICI DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR ................................................ 19

4.2. FACTORII IMPLICAŢI ÎN EVALUAREA FUNCŢIONARILOR PUBLICI DE CONDUCERE ŞI DE EXECUŢIE ....................................................... 20

5. CALIFICATIVELE DE EVALUARE ...................................................................................................................... 21

6. OBIECTIVELE INDIVIDUALE DE ACTIVITATE ȘI INDICATORII DE PERFORMANȚĂ ............................................. 22

7. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANŢELOR FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR ......................................................................................................................................................... 27

7.1. STABILIREA OBIECTIVELOR ŞI A INDICATORILOR DE PERFORMANŢĂ PENTRU FUNCȚIONARUL PUBLIC DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR ....... 28

7.2. MONITORIZAREA PERFORMANŢEI ORGANIZAŢIONALE ŞI A PERFORMANŢEI FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR .... 28

7.3. IMPLEMENTAREA PROCEDURII DE EVALUARE A FUNCŢIONARILOR PUBLICI DE CONDUCERE DE NIVEL SUPERIOR................................ 29

7.3.1. Întocmirea raportului de activitate ........................................................................................................... 29 7.3.2. Întocmirea raportului de evaluare ............................................................................................................ 29 7.3.3. Completarea fişei de evaluare .................................................................................................................. 29 7.3.4. Desfăşurarea interviului de evaluare (în caz de necesitate) ..................................................................... 30

8. PROCESUL DE EVALUARE A PERFORMANŢELOR FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE ŞI DE EXECUŢIE 31

8.1. STABILIREA OBIECTIVELOR ŞI A INDICATORILOR DE PERFORMANŢĂ PENTRU FUNCȚIONARUL PUBLIC DE CONDUCERE ȘI DE EXECUȚIE ............. 31

8.2. MONITORIZAREA PERFORMANŢEI FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE ŞI DE EXECUŢIE ......................................................... 32

8.3. IMPLEMENTAREA PROCEDURII DE EVALUARE A FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE ŞI DE EXECUŢIE ....................................... 34

8.3.1. Completarea fişei de evaluare .................................................................................................................. 41 8.3.2. Desfăşurarea interviului de evaluare ........................................................................................................ 44 8.3.3. Contrasemnarea fişei de evaluare ............................................................................................................ 47

9. REPETAREA PROCEDURII DE EVALUARE ........................................................................................................ 48

10. PROCEDURA DE CONTESTARE A REZULTATELOR EVALUĂRII ....................................................................... 50

11. DECIZII LUATE ÎN BAZA REZULTATELOR EVALUĂRII ..................................................................................... 53

12. CELE MAI FRECVENTE ERORI ÎN EVALUARE ................................................................................................. 54

BIBLIOGRAFIE ................................................................................................................................................... 57

ANEXE ............................................................................................................................................................... 58


4

ACRONIME UTILIZATE

APC autorităţi publice centrale

APL autorităţi publice locale

CS Cancelaria de Stat

DPC Direcţia politica de cadre

FPCNS funcţionar public de conducere de nivel superior

FPC funcţionar public de conducere

FPE funcţionar public de execuţie

OCDE Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică

OIM Organizația Internațională a Muncii

SRU subdiviziunea resurse umane

PDI Plan de dezvoltare instituțională

PDS Program de dezvoltare strategică


5

GLOSAR DE TERMENI

Management al performanţei – proces continuu de analiză a performanţei individuale şi organizaţionale în vederea identificării barierelor/problemelor apărute şi de intervenţie la timpul potrivit pentru a îmbunătăţi rezultatele şi a asigura performanţa dorită. Management prin obiective – instrument managerial prin care se stabilesc obiective precise la nivel de fiecare post şi proces organizaţional şi corelarea recompenselor/sancţiunilor cu gradul de realizare a acestor obiective. Evaluare anuală a performanţelor profesionale – procedură formalizată prin care se determină nivelul de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate şi a nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare de către funcţionarii publici pe durata unei anumite perioade de timp în vederea aprecierii rezultatelor obţinute şi identificării necesităţilor de dezvoltare profesională. Perioadă de evaluare anuală – perioada în care se implementează procedura de evaluare a funcţionarului public, cuprinsă între 15 decembrie a anului în curs şi 15 februarie din anul următor perioadei evaluate. Perioadă evaluată – perioada pentru care se face evaluarea funcţionarului public, cuprinsă între 1 ianuarie şi 31 decembrie a fiecărui an. Evaluator – persoana cu funcţie de conducere din cadrul subdiviziunii/autorităţii publice unde îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public evaluat sau, după caz, care coordonează activitatea funcţionarului public respectiv. Contrasemnatar – funcţionarul public ierarhic superior evaluatorului sau, după caz, persoana care exercită funcţie de demnitate publică. Comisie de evaluare – entitate responsabilă de procedura de evaluare a performanţelor funcţionarilor publici de conducere de nivel superior. Secretariat al comisiei de evaluare – subdiviziunea de resurse umane a Cancelariei de Stat care asistă metodologic, informaţional şi administrativ comisia de evaluare. Obiective individuale de activitate – priorităţi-cheie în activitatea funcţionarului public care implică rezultatele dorite/scontate şi urmează a fi realizate în perioada evaluată. Indicatori de performanţă – indicatori care reflectă sintetic şi calitativ performanţa funcţionarului public, reprezintă cantitativ şi calitativ realizarea obiectivelor stabilite anual. Criterii de evaluare – abilităţi profesionale şi comportament/atitudini necesare funcţionarului public pentru a îndeplini în mod optim obiectivele, sarcinile de bază şi atribuţiile de serviciu. Raport de activitate – document elaborat de către funcţionarul public de conducere de nivel superior evaluat, care conţine informaţii despre modul şi gradul de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, a obiectivelor şi a performanţelor obţinute de subdiviziunile


6

conduse şi/sau instituţiile din subordine de activitatea cărora este responsabil funcţionarul public de conducere de nivel superior. Raport de evaluare – document elaborat de către conducătorul funcţionarului public de conducere de nivel superior, care conţine informaţii despre modul şi gradul de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, a obiectivelor şi a performanţelor obţinute de subdiviziunile conduse şi/sau instituţiile din subordine de activitatea cărora este responsabil funcţionarul public de conducere de nivel superior evaluat, evaluarea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare şi propunerile privind acordarea calificativului de evaluare. Fişă de evaluare – document care conţine informaţii despre modul şi nivelul de atingere a obiectivelor stabilite în baza indicatorilor de performanţă, de manifestare a criteriilor de evaluare, necesităţile de dezvoltare profesională, precum şi calificativul de evaluare acordat. Monitorizarea performanţei individuale – activitate realizată continuu sau periodic de către evaluator, care are scopul de a identifica progresul înregistrat de către funcţionarul public din subordine în realizarea obiectivelor stabilite şi exercitarea atribuţiilor de serviciu, de a identifica posibilele probleme sau bariere în activitatea acestuia pentru a interveni la timp şi în mod optim. Monitorizarea performanţei organizaţionale – activitate realizată continuu sau periodic de către conducătorul autorităţii publice, care are scopul de a identifica progresul înregistrat de către fiecare subdiviziune/autoritate publică în realizarea obiectivelor stabilite, de a identifica posibilele probleme sau bariere în activitatea acestora pentru a interveni la timp şi în mod optim.


7

PREFAŢĂ

În conformitate cu prevederile Strategiei de reformă a administraţiei publice centrale, una din priorităţile-cheie ale Guvernului constituie modernizarea serviciului public conform principiilor şi practicilor europene, sporirea atractivităţii şi transparenţei serviciului public.

În vederea realizării priorităţilor-cheie de dezvoltare şi modernizare a serviciului public, a fost adoptată Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public. Această lege reglementează o serie de proceduri noi de personal, inclusiv procedura de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarului public (în continuare – evaluarea), care pentru prima dată a fost implementată în autorităţile publice în anul 2009.

Scopul evaluării funcţionarului public constă în estimarea obiectivă a rezultatelor individuale obţinute, avînd la bază sarcinile şi atribuţiile de serviciu, precum şi priorităţile la nivel de subdiviziune/autoritate publică. Astfel, evaluarea reprezintă un proces care serveşte atît autorităţii publice, cît şi angajaţilor în scopul creşterii productivităţii muncii, a calităţii şi a perfecţionării competenţelor profesionale. De asemenea, rezultatele evaluării servesc drept bază pentru luarea deciziilor manageriale cu privire la personal, precum şi constituie un instrument de management care ajută conducătorii să planifice, să organizeze şi să monitorizeze mai bine activitatea subdiviziunii/autorităţii publice.

În baza experienţei obţinute în urma implementării procedurii de evaluare, a fost definitivat şi aprobat Regulamentul cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public (în continuare – Regulament), aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.697 din 5 august 2010.

În vederea asigurării aplicării uniforme, obiective şi corecte a procedurii de evaluare a fost elaborat Ghidul metodic privind evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public (în continuare – Ghid metodic).

Scopul prezentului Ghid metodic constă în îmbunătăţirea calităţii şi corectitudinii aplicării procedurii de evaluare prin oferirea suportului informaţional şi metodologic tuturor factorilor implicaţi în acest proces. Obiectivele principale ale Ghidului metodic sunt:

contribuirea la o conştientizare şi înţelegere mai bună a importanţei aplicării corecte şi obiective a procedurii de evaluare a funcţionarilor publici în autoritatea publică de către toţi factorii implicaţi;

oferirea de suport metodologic şi informaţional factorilor implicaţi, prin prezentarea exemplelor şi modelelor de documente;

explorarea situaţiilor-problemă în aplicarea procedurii, oferirea soluţiilor posibile. Ghidul metodic conţine noţiuni de bază cu privire la evaluarea performanţei, informaţii cu privire la etapele procesului de evaluare, precum şi exemple, modele de documente necesare pentru implementarea corectă a procedurii de evaluare. Ghidul metodic este destinat conducătorilor autorităţilor publice centrale şi locale, şefilor de subdiviziuni, colaboratorilor SRU din cadrul autorităţilor publice, precum şi funcţionarilor publici de execuţie. Ghidul metodic poate fi utilizat în procesul de instruire a funcţionarilor publici.

Tamara Gheorghiţa,

Şef Direcţie politica de cadre, Cancelaria de Stat www.rapc.gov.md

http://www.rapc.gov.md/


8

Introducere

Din 1 ianuarie 2009, în conformitate cu art. 34-36 ale Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, performanţele profesionale ale fiecărui funcţionar public sunt evaluate. În acest sens, a fost elaborat, pilotat şi aprobat Regulamentul cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public, care reglementează procesul de organizare şi desfăşurare a procedurii de evaluare, descrie rolul şi atribuţiile factorilor implicaţi în procesul de evaluare, procedura de contestare a rezultatelor evaluării. Evaluarea funcţionarilor publici a apărut ca necesitate în îmbunătăţirea sistemului de management intern în cadrul autorităţii publice, care permite o mai bună planificare, coordonare şi organizare a activităţii funcţionarului public, subdiviziunii/autorităţii publice. În continuare, sunt prezentate aspectele-cheie privind procedura de evaluare:

!

Evaluarea anuală a performanţelor profesionale reprezintă procedura de personal prin care se determină nivelul de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate (în continuare – obiective) şi nivelul de manifestare a abilităţilor profesionale şi a caracteristicilor comportamentale (în continuare – nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare) de către funcţionarul public, în vederea aprecierii rezultatelor obţinute şi identificării necesităţilor de dezvoltare profesională.

! Evaluarea funcţionarului public înlocuieşte complet şi definitiv procedura de atestare a funcţionarului public, aplicată pînă la 1 ianuarie 2009.

! Evaluarea funcţionarilor publici se aplică tuturor funcţionarilor publici, inclusiv funcţionarilor publici cu statut special, dacă procedura de evaluare/atestare a acestora nu este reglementată prin alte acte normative.

! Procedura de evaluare reglementată prin Regulamentul cu privire la evaluarea performanțelor profesionale ale funcționarului public nu se aplică funcţionarilor publici debutanţi.

! Evaluarea funcţionarului public se desfăşoară anual. Sunt evaluate performanţele, abilităţile profesionale şi caracteristicile comportamentale manifestate în perioada 1 ianuarie – 31 decembrie a fiecărui an, numită perioadă evaluată.

! Procedura de evaluare are loc în perioada 15 decembrie a anului în curs – 15 februarie a anului următor, numită perioadă de evaluare anuală.

! Funcţionarii publici care au activat mai puţin de 4 luni într-o funcţie publică nu sunt evaluaţi.

! Evaluarea funcţionarilor publici are efecte pozitive şi contribuie direct la îmbunătăţirea performanţei individuale şi instituţionale doar în cazul în care se aplică în mod obiectiv, transparent şi echitabil.


9

1. Evaluarea performanţelor: definiţie, scop, necesitate

Un aspect important al managementului resurselor umane îl constituie sistemul de management al performanţei aplicat în cadrul autorităţii publice, inclusiv sistemul de evaluare a performanţei organizaţionale, deoarece prin evaluare putem înţelege mai bine cum au fost obţinute rezultatele individuale, la nivel de subdiviziune şi autoritate publică, care au fost barierele şi care este modalitatea optimă de depăşire ale acestora. Unul din rolurile fiecărui conducător, de subdiviziune sau autoritate publică, constă în asigurarea unui management eficient al personalului din subordine pentru a atinge rezultate optime la toate nivelurile (individ, subdiviziune, autoritate publică). Astfel, conducătorul de subdiviziune/autoritate publică, în vederea asigurării şi menţinerii unei performanţe sporite a personalului, aplică tehnici şi instrumente manageriale pentru a menţine un climat motivaţional pozitiv de muncă şi de dezvoltare profesională continuă. În continuare se definesc conceptele-cheie care vor fi utilizate pe parcursul prezentului Ghid metodic: performanţă, managementul performanţei, evaluarea performanţelor. Performanţa reprezintă gradul de îndeplinire a sarcinilor care definesc postul ocupat de funcţionarul public şi se referă la contribuţia pe care o aduce funcţionarul public la îndeplinirea obiectivelor autorităţii publice. Performanţa individuală este corelată direct cu performanţa de grup (a subdiviziunii) şi performanţa organizaţională, de aceea este important ca să fie asigurată o performanţă individuală optimă. Performanţa poate fi definită atît prin rezultate concrete, măsurabile, cît şi prin abilităţi profesionale şi comportament organizaţional.

Managementul performanţei reprezintă o abordare strategică şi integrată a asigurării succesului de durată în activitatea organizaţiilor, prin îmbunătăţirea performanţei organizaţiei, echipelor şi indivizilor (Armstrong şi Baron, 1998; Armstrong, 2001).

Evaluarea performanţelor reprezintă procesul prin care se decide cît de bine lucrează funcţionarii publici ai unei autorităţi publice în raport cu obiectivele şi criteriile de evaluare/standardele stabilite. Astfel, evaluarea devine un instrument eficient de control şi management prin care sunt direcţionate resursele umane în vederea îndeplinirii obiectivelor organizaţionale.

1.1. Diferenţe dintre managementul performanţei şi evaluarea performanţei

Una dintre funcţiile-cheie ale managementului reprezintă managementul performanţei şi evaluarea performanţei, cu aplicaţie atît la nivel organizaţional, cît şi la nivel individual. Aceste două procese-cheie nu pot fi separate unul de celălalt, întrucît managementul performanţei este atît un predecesor, cît şi un continuator al evaluării performanţei. Nivelul tradiţional la care managementul performanţei este utilizat în organizaţii este cel individual, dedicat îmbunătăţirii performanţei angajaţilor în context organizaţional. La nivel individual, managementul performanţei este reprezentat de un sistem integrat utilizat pentru a îmbunătăţi în mod constant performanţa tuturor angajaţilor. Aceasta presupune definirea obiectivelor şi a criteriilor de evaluare, evaluarea performanţei în raport cu aceste standarde, coordonarea activă a tuturor nivelelor performanţei şi maximizarea procesului de


10

învăţare şi dezvoltare. În tabelul 1 se oferă cele mai esențiale diferențe dintre managementul performanței și evaluarea performanței.

Tabelul 1

Diferenţe dintre managementul performanţei şi evaluarea performanţei

Managementul performanţei Evaluarea performanţei

Managementul performanţei reprezintă un proces complex şi integru prin care se gestionează performanţa la toate nivelurile în vederea asigurării unei performanţe optime

Evaluarea performanţei se integrează în managementul performanţei

Managementul performanţei este un proces continuu. Performanţa angajaţilor din subordine reprezintă una din sarcinile de bază ale conducătorilor/managerilor

Evaluarea performanţei are loc într-o anumită perioadă de timp, de regulă, anual

Scopul managementului performanţei constă în optimizarea proceselor organizaţionale şi asigurarea unei performanţe optime

Scopul evaluării performanţei constă în aprecierea calităţii şi cantităţii rezultatelor obţinute şi în identificarea competenţelor necesare pentru ca funcţionarul public să fie mai performant la locul de muncă

1.2. Factorii care influenţează performanţa funcţionarilor publici

Performanţa funcţionarilor publici este influenţată de mai mulţi factori. Factorii care influenţează direct performanţa sunt:

efortul – performanţa la locul de muncă este rezultatul nemijlocit al efortului funcţionarului public, influenţat de abilităţile sale şi de perceperea (înţelegerea) sarcinilor şi obiectivelor ce-i revin. Aşadar, performanţa poate fi văzută ca fiind în strînsă relaţie cu efortul depus de funcţionarul public, abilităţile acestuia, perceperea locului şi rolului postului său în cadrul autorităţii publice. Efortul, care rezultă din motivare, se referă la cantitatea de energie (fizică şi/sau mentală) utilizată de un angajat pentru îndeplinirea unei sarcini;

abilităţile profesionale sunt caracteristicile personale ale funcţionarului public folosite pentru îndeplinirea sarcinilor. Ele nu se schimbă prea mult într-o perioadă scurtă de timp, dar pot fi dezvoltate sub influenţa activităţilor de instruire şi acumulării de experienţe;

perceperea (înţelegerea) rolului său în autoritatea publică se referă la direcţia în care funcţionarul public crede că ar trebui să-şi canalizeze eforturile în muncă;

trăsăturile de personalitate (temperamentul și caracterul) ale funcţionarului public, pot influenţa productivitatea muncii prin atitudinea manifestată faţă de muncă, nivelul de responsabilitate şi spiritul de activism şi iniţiativă al acestuia.

Pentru a atinge un nivel acceptabil al performanţei trebuie ca acești factori, descriși mai sus, să depăşească un nivel acceptabil. Există şi factori care influenţează indirect performanţa funcţionarilor publici, care nu sunt sub controlul acestuia, dar care pot afecta nivelul de performanţă al acestora. Unele dintre cele mai des întîlnite obstacole în calea performanţei sunt:


11

condiţiile de muncă (temperatură, luminozitate, zgomot);

supraîncărcarea în muncă;

politicile necorespunzătoare de promovare şi salarizare;

lipsa cooperării la locul de muncă (conflicte între angajaţi, comunicare defectuoasă);

stilul de conducere şi supervizare a conducătorului direct.

1.3. Scopul evaluării performanţelor funcţionarilor publici

Procedura de evaluare a funcţionarilor publici are drept scop îmbunătăţirea performanţei organizaţionale prin aprecierea performanţelor profesionale individuale şi dezvoltarea competenţelor profesionale şi personale necesare funcţionarilor publici. Astfel, evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici contribuie la:

corelarea directă dintre activitatea funcţionarului public și priorităţile/obiectivele subdiviziunii şi/sau autorităţii publice din care face parte acesta;

aprecierea obiectivă şi imparţială a performanţelor funcţionarilor publici prin compararea rezultatelor obţinute cu obiectivele stabilite;

asigurarea unui sistem de management al performanţei şi îmbunătăţire continuă a performanţei prin coordonarea şi monitorizarea performanţelor la nivel individual, subdiviziune şi autoritate publică;

asigurarea unui sistem de motivare financiară şi nonfinanciară a funcţionarilor publici care au demonstrat performanţă înaltă în activitatea profesională;

identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională a funcţionarilor publici;

identificarea riscurilor, barierelor şi lacunelor în îndeplinirea obiectivelor stabilite în vederea intervenirii la timpul potrivit;

identificarea lacunelor şi problemelor în resursele puse la dispoziţia funcţionarului public, precum şi redistribuirea lor pentru îmbunătăţirea performanţei acestuia.

1.4. Necesitatea evaluării performanţelor

Evaluarea este necesară atît pentru conducător, cît şi pentru funcţionarul public evaluat. Pe de o parte, evaluarea oferă funcţionarului public ocazia de a afla cît de bine şi-a îndeplinit obiectivele sau, cel puţin, cît de bine crede conducerea acestuia că şi-a respectat rolul care i-a fost atribuit în cadrul subdiviziunii. Pe de altă parte, evaluarea oferă conducerii informaţia cu privire la rezultatele obţinute de fiecare funcţionar public în parte. Performanţa individuală este strîns legată de performanţa de grup (subdiviziune) şi performanţa organizaţională (autoritate publică), astfel, cantitatea şi calitatea rezultatelor individuale obţinute influenţează nivelul de performanţă a subdiviziunii din care face parte funcţionarul public şi performanţa autorităţii publice.

Evaluarea este necesară pentru: luarea deciziilor manageriale (de promovare, transfer, dezvoltare profesională etc.);

cunoaşterea de către angajaţi a modului în care li se percep punctele forte şi punctele slabe;

stabilirea contribuţiei individuale şi a grupului la realizarea obiectivelor autorităţii publice;

elaborarea deciziilor de recompensare a activităţii depuse;


12

depistarea necesităţilor de instruire la nivel de fiecare funcţionar public şi subdiviziune în cadrul autorităţii publice;

asigurarea unui feedback/reacţie de răspuns, oferit periodic, de către conducător şi funcţionarul public evaluat.

În tabelul 2 sunt menționate cele mai importante avantaje și dezavantaje ale procesului de evaluare a performanțelor.

Tabelul 2

Avantaje şi dezavantaje ale evaluării performanţelor

Avantaje/Beneficii Dezavantaje/Dificultăţi

- furnizează informaţii preţioase despre angajaţi şi natura exactă a sarcinilor acestora

- deseori, oferă informaţii privind competenţele şi abilităţile necunoscute pînă atunci ale funcţionarului public evaluat

- oferă informaţii importante privind necesităţile de instruire ale funcţionarului public evaluat

- îmbunătăţeşte relaţiile de comunicare între conducători şi subalterni; se discută problemele de muncă; angajatul află cu exactitate ce se aşteaptă de la el, îşi înţelege rolul aşa cum este văzut de superiorul său

- asigură aplicarea corectă şi consecventă a politicilor de promovare şi salarizare în autoritatea publică

- creşte performanţa funcţionarilor publici prin apreciere obiectivă şi încurajare

- utilizarea resurselor şi a timpului sunt mai costisitoare decît efectele evaluării (la începutul implementării procedurii)

- dacă procedura nu este aplicată în mod corect şi obiectiv, poate avea efecte negative asupra motivării funcţionarilor publici performanţi

- lipsa unui sistem de evaluare a performanţei organizaţionale la nivel de instituție și subdiviziune poate crea unele dificultăţi privind aprecierea corectă şi obiectivă a performanţei individuale

Informaţiile colectate în timpul evaluării pot fi folosite de conducerea autorităţii publice pentru identificarea factorilor care au influenţat realizarea sau nerealizarea obiectivelor instituţionale, eficiența distribuirii resurselor în subdiviziunile instituţiei sau în procese specifice de muncă. În urma analizei informaţiei, conducerea poate interveni pentru eliminarea lacunelor, redistribuirea resurselor sau eficientizarea proceselor de muncă, îmbunătăţind implicit rezultatele instituţiei în general.

1.5. Principiile de bază ale evaluării performanţelor

Evaluarea funcţionarului public se realizează în conformitate cu următoarele principii de bază:

a) obiectivitate – factorii implicaţi în procesul de evaluare vor lua decizii în mod imparţial în baza argumentelor şi faptelor concrete, astfel încît să redea cît se poate de exact atît meritele, performanţele, cît şi deficienţele şi nerealizările înregistrate în activitatea celui evaluat;

b) cooperare şi comunicare continuă – asigurarea unui mediu cooperant şi menţinerea unor relaţii de comunicare deschisă şi permanentă între toţi factorii implicaţi în procesul de evaluare;


13

c) respectare a demnităţii – asigurarea unui mediu în cadrul căruia este respectată demnitatea fiecărui funcţionar public şi a unui climat liber de orice manifestare şi formă de hărţuire, exploatare, umilire, dispreţ, ameninţare sau intimidare.

Aceste principii de bază sunt foarte importante pentru a asigura un mediu cooperant şi deschis între evaluator şi funcţionarul public evaluat. Nerespectarea acestor principii de către factorii implicaţi în procesul de evaluare poate conduce la apariţia unor efecte negative şi la ineficienţa implementării procesului de evaluare în general.

2. Relaţia dintre performanţa individuală şi performanţa instituţională

Obiectivul principal al evaluării funcţionarilor publici constă în identificarea rezultatelor şi a problemelor legate de performanţa instituţiei. Există o legătură foarte strînsă între performanţa individuală a funcţionarilor publici şi performanţa instituţiei, încît aceste două procese nu pot fi tratate în mod separat. Performanţa funcţionarilor publici influenţează implicit realizarea obiectivelor strategice la nivel de instituţie.

Conducătorii autorităţilor publice folosesc informaţiile colectate în procesul de evaluare a funcţionarilor publici pentru:

ajustarea proceselor de muncă în cadrul autorităţii publice;

distribuirea sarcinilor către funcţionarii publici care au capacităţile necesare pentru implementarea eficientă ale acestora;

redistribuirea resurselor în baza necesităţilor şi priorităţilor;

intervenirea cu activităţi de instruire privind creşterea capacităţii funcţionarilor publici pentru procese/sarcini noi sau dificile etc.

2.1. Modelul managementului prin obiective

Managementul prin obiective reprezintă modelul de management promovat și aplicat în serviciul public din Republica Moldova. Modelul managementului prin obiective reprezintă unul dintre sistemele de planificare şi control cu cea mai largă utilizare în organizaţii atît în sectorul public, cît și privat.

Managementul prin obiective constă în stabilirea obiectivelor la toate nivelurile (organizație, subdiviziune, funcționar public), planificarea activității pentru atingerea acestora; este un proces de autocontrol şi un sistem periodic de revizuire, urmat de o evaluare a performanţelor.

O condiție în aplicarea eficientă a managementului prin obiective reprezintă implicarea activă a tuturor angajaților în stabilirea obiectivelor. De asemenea, dacă există un sistem de acordare de feedback/reacție de răspuns, performanţele se îmbunătăţesc în mod evident.


14

Managementul prin obiective are la bază următoarele principii:

formularea obiectivelor în cascadă

stabilirea obiectivelor specifice pentru fiecare angajat

luarea deciziilor în mod participativ

termeni concreți de realizare

sistem de evaluare și acordare de feedback/reacție de răspuns

Figura 1. Modelul managementului prin obiective

2.2. Legătura dintre obiectivele strategice ale autorităţii publice şi obiectivele funcţionarilor publici

În mod normal, trebuie să existe o legătura de tip „Obiectiv general” – „Obiectiv special” între obiectivele strategice ale autorităţii publice şi obiectivele funcţionarilor publici din această autoritate. Această legătură se exprimă prin faptul că realizarea obiectivelor individuale influenţează realizarea obiectivelor instituţionale. Ansamblul obiectivelor individuale realizate este înglobat în performanţa obţinută de subdiviziuni, iar performanţa subdiviziunilor în performanţa instituţională (tabelul 3).

Tabelul 3

Relaţia dintre obiectivele instituţiei, obiectivele la nivel de subdiviziune şi obiectivele individuale

Obiective specifice, bine definite

Obiective strategice, mai generale


15

Legătura între obiectivele individuale şi obiectivele instituţionale este definită în studiile în domeniul managementului resurselor umane ca „cascading objectives/obiective formulate în cascadă”. Prin acest procedeu este posibil ca obiectivele strategice, stabilite la nivel de autoritate publică, să derive în obiective specifice pentru subdiviziunile instituţiei, iar acestea din urmă să derive în obiective şi mai specifice şi concrete pentru funcţionarii publici din subdiviziune.

Obiectivele la nivel instituţional sunt stabilite în mai multe documente strategice. În ministere documentul cel mai important pentru stabilirea obiectivelor instituţionale este Programul de dezvoltare strategică (PDS), anterior denumit Planul de dezvoltare instituțională – PDI și planurile anuale de activitate ale autorităţii publice. În alte autorităţi publice – strategiile de dezvoltare social-economică a localităţii/raionului şi planurile anuale de activitate ale autorităţii publice sunt principalele surse pentru formularea obiectivelor instituţionale.

Rolul cel mai important în acest proces îi revine conducătorului instituţiei. Acesta trebuie să participe activ la stabilirea obiectivelor la nivel de instituţie si apoi la stabilirea obiectivelor pentru fiecare subdiviziune în parte.

Se recomandă ca, înainte de perioada de evaluare, conducătorul autorităţii publice şi şefii de subdiviziuni să stabilească, în mod participativ (sub forma unei discuţii cu toţi factorii implicaţi), obiectivele pentru anul viitor atît la nivel de instituţie, cît şi la nivel de subdiviziuni, în baza documentelor sus-menţionate. Acest procedeu va facilita sarcina evaluatorilor de a stabili obiectivele individuale pentru funcţionarii publici din subordine, la fel, în mod participativ.

2.3. Legătura între categoriile de funcţionari publici şi tipurile de obiective

Conducătorii autorităţilor publice şi funcţionarii publici de conducere de nivel superior (în continuare – FPCNS) sunt responsabili pentru atingerea obiectivelor la nivel de instituţie. Obiectivele individuale ale FPCNS trebuie să corespundă cu obiectivele strategice ale instituţiei, activitatea căreia o dirijează, sau, după caz, cu obiectivele domeniilor de care sunt responsabili. Obiectivele în aceste cazuri sunt strategice, formulate în mod mai general (tabelul 4).

Tabelul 4

Exemplu de obiectiv şi indicatori de performanţă la nivel de instituţie (mai general)

Obiective conducător/FPCNS – nivelul I Indicatori de performanţă

1. Să îmbunătăţească calitatea, accesibilitatea şi rapiditatea prestării serviciilor către public

Scăderea numărului cetăţenilor care cer informaţii la ghişeu cu 20% în primul semestru şi 40% anual

Scăderea timpului pentru oferirea serviciilor cu 20%

Scăderea cheltuielilor pentru unitatea de serviciu oferit cu 30%

Obiectivul exemplificat este unul strategic și include în sine mai multe obiective şi activităţi care pot fi distribuite la alte subdiviziuni din instituţie, care sunt responsabile pentru anumite procese de muncă. Trebuie de avut în vedere că obiectivele la nivel de subdiviziune (nivelul II) sunt aceleaşi ca şi obiectivele şefului subdiviziunii. În tabelul 5 este prezentat un exemplu prin care obiectivul strategic la nivel de instituţie este distribuit la două subdiviziuni.


16

Tabelul 5

Exemplu de obiective la nivel de subdiviziuni, activitatea cărora este coordonată de FPCNS

Obiective subdiviziune - nivelul II Denumirea subdiviziunii

responsabile

1.1. Să revizuiască procesele de muncă şi să simplifice procedura de cerere a documentelor de la cetăţeni

Direcţia responsabilă de procesul specific de muncă

1.2. Să adapteze pagina web a instituţiei pentru a fi interactivă şi orientată spre oferirea informaţilor solicitate de cetăţeni

Direcţia TI

În exemplul oferit în tabelul 5 se poate observa că obiectivele de nivelul II (la nivel de subdiviziune) sunt mai concrete şi mai bine delimitate decît obiectivele strategice la nivel de instituţie. Aceste obiective la nivel de subdiviziune contribuie la realizarea obiectivului strategic instituţional. Dacă aceste obiective ar fi distribuite la diferiţi funcţionari publici din subdiviziunile respective, se observă că nivelul de specificare este şi mai mare (tabelul 6).

Tabelul 6

Exemplu de obiective ale funcţionarilor publici din subdiviziunile menţionate

Obiective funcţionar public – nivelul III Funcţionarul public responsabil

1.1.1. Să reducă timpul de oferire a serviciului cu minim 10% şi să simplifice procedura de cerere a documentelor, prin folosirea bazei de date

Consultant 1

1.1.2. Să elaboreze proiectul de act normativ care ar reglementa simplificarea procedurii de cerere a documentelor din partea cetăţenilor

Consultant 2

1.2.1. Să elaboreze structura şi formatul paginii web care să fie focusat asupra tipurilor serviciilor oferite

Specialist principal 1

1.2.2. Să elaboreze structura logică a paginii web şi interface cu alte baze de date

Specialist principal 2

2.4. Evaluarea rezultatelor la nivel de instituţie şi la nivel individual

Ca şi în cazul procesului de stabilire a obiectivelor de sus în jos, evaluarea rezultatelor la nivel de instituţie trebuie să fie legată de evaluarea fiecărui funcţionar public. În mod normal evaluarea performanţei / realizărilor instituţiei trebuie să anticipeze evaluarea individuală.

Astfel, rezultatele evidenţiate la nivel de instituţie pot fi distribuite la nivel de fiecare subdiviziune şi funcţionar public, în funcţie de contribuţia acestora. Avantajele acestui sistem sunt următoarele:

- există o claritate privind rezultatele obţinute de instituţie;

- conducătorii au evidenţiat subdiviziunile care au realizat la un nivel mai mare obiectivele acestora;

- rezultatele subdiviziunilor vor fi reflectate în evaluarea şefilor de subdiviziuni;

- șefii subdiviziunilor, în calitate de evaluatori, în procesul de evaluare a funcţionarilor publici din subordine, se vor orienta spre realizările subdiviziunii şi evaluarea proprie. Astfel, evaluarea funcţionarilor va fi mai obiectivă.


17

În figura 2 se prezintă activităţile planificate în perioada de evaluare:

Figura 2. Planificarea activităţilor în perioada de evaluare a tuturor categoriilor de funcţionari publici

De reţinut faptul că rolul cel mai important în acest proces îi revine conducătorului instituţiei, pentru că acesta trebuie să dirijeze procesul de evaluare a rezultatelor instituţionale şi să evalueze în mod obiectiv conducătorii subdiviziunilor. Dacă evaluarea la acest nivel este obiectivă, atunci sunt şanse mari ca întregul proces de evaluare la nivel de instituţie să fie unul obiectiv.

Evaluarea rezultatelor la nivel de instituţie, în primul rînd, se face prin rapoarte anuale de activitate, discutate în cadrul instituţiei. Aceste rapoarte de activitate, precum şi rezultatele obţinute trebuie să stea la baza evaluării subdiviziunilor şi, în al doilea rînd, la baza evaluării funcţionarilor publici. PDS-urile conţin obiective şi indicatori de performanţă la nivel de instituție. O evaluare corectă şi obiectivă a gradului de realizare a obiectivelor din PDS ar fi primul pas pentru o evaluare obiectivă a funcţionarilor publici de conducere și de execuție.

2.5. Situaţii cînd nerealizarea obiectivelor instituţionale nu depinde de contribuţia funcţionarilor publici

Trebuie de avut în vedere că sunt anumite situaţii cînd obiectivele instituţionale nu se realizează din motive obiective care nu pot fi imputabile funcţionarilor publici meniţi să contribuie la realizarea acestora. Obiectivele instituţionale sunt influenţate de mai mulţi factori care au origine:

- politică – de exemplu, situaţia politică în ţară într-o anumită perioadă nu permite luarea de decizii şi aprobarea de acte normative;

- economică – de exemplu, în această perioadă (anii 2009-2010) multe proiecte ale Guvernului, investiţii majore şi reforme structurale au fost stopate din cauza crizei economice mondiale, care a dus la redistribuirea finanțelor publice la ramurile prioritare pentru Guvern;

- internaţională – de exemplu, proiectele care implică participarea a mai multor ţări sunt influenţate de aportul fiecăreia.

În procesul de evaluare a funcţionarilor publici trebuie să se țină cont de aceşti factori externi de natură obiectivă, care au influenţat nerealizarea obiectivelor respective. În aceste situaţii, evaluatorii trebuie să evalueze promptitudinea şi efortul depus de funcţionarul public și nu rezultatul final.

Pentru a reduce din efectele negative ale situaţiilor în cauză se recomandă monitorizarea realizării obiectivelor instituţionale şi individuale. Drept rezultat, obiectivele pot fi revizuite şi/sau eforturile funcţionarilor publici redirecţionate spre realizarea altor obiective.


18

3. Obiectul evaluării performanţelor individuale

Evaluarea funcţionarilor publici îşi propune aprecierea a două componente de bază a performanţei individuale:

+ =

Obiectivele individuale de activitate reprezintă priorităţi-cheie în activitatea funcţionarului public, care implică rezultatele dorite/scontate şi urmează a fi realizate în perioada evaluată. Pentru fiecare obiectiv sunt stabiliţi indicatori de performanţă.

Indicatorii de performanţă reflectă sintetic şi calitativ performanţa funcţionarului public, reprezintă cantitativ şi calitativ realizarea obiectivelor stabilite anual.

Criteriile de evaluare reprezintă abilităţile profesionale şi comportamentul/atitudinile necesare funcţionarului public pentru a-şi îndeplini cît mai optim obiectivele stabilite şi sarcinile de bază ale funcţiei deţinute. În funcţie de specificul activităţii, criteriile de evaluare pentru funcţionarii publici de conducere de nivel superior şi de conducere (cu funcţii manageriale) diferă de criteriile de evaluare stabilite pentru funcţionarii publici de execuţie.

Criteriile de evaluare sunt diferite în funcţie de categoria funcţionarilor publici. Lista criteriilor de evaluare este prezentată în tabelul 7.

Tabelul 7

Criteriile de evaluare a funcționarilor publici

Funcţionari publici de conducere de nivel superior/de conducere

Funcţionari publici de execuţie

1. Competenţă managerială

2. Competenţă profesională

3. Activism şi spirit de iniţiativă

4. Eficienţă

5. Creativitate

6. Comunicare şi reprezentare



3. Eficienţă

4. Calitate a muncii

5. Lucru în echipă

6. Comunicare

Definirea criteriilor de evaluare este oferită în anexa nr.2 la Regulament. Tot în această anexă se oferă informaţii detaliate privind modalitatea de stabilire a punctajului pentru nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare în activitatea profesională a funcţionarului public evaluat.

1. Nivelul de îndeplinire a obiectivelor individuale

de activitate – 50%

2. Nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare –

50%

Acordarea calificativului de

evaluare


19

4. Factorii implicaţi în procesul de evaluare a performanţelor funcţionarilor publici

În procesul de evaluare a funcţionarului public participă, direct şi indirect, mai mulţi factori.

4.1. Factorii implicaţi în evaluarea funcţionarilor publici de conducere de nivel superior

În procesul de evaluare a FPCNS sunt implicaţi mai mulți factori, menționați în tabelul 8.

Tabelul 8

Factorii implicaţi în evaluarea FPCNS și rolul acestora

Nr. d/o

Factorul implicat Rolul acestuia

1. Conducătorul autorităţii publice

Conducătorul autorităţii publice apreciază realizările şi insuccesele obţinute de către FPCNS în raport cu obiectivele instituţionale stabilite. În acest sens, conducătorul întocmeşte un raport de evaluare a activităţii FPCNS în baza modelului oferit în anexa nr.4 la Regulament şi propune calificativul de evaluare

2. Funcţionarul public de conducere de nivel superior

Fiecare funcţionar public de conducere de nivel superior trebuie să manifeste colaborare şi deschidere în procesul de evaluare. Acesta este obligat să întocmească un raport de activitate în baza modelului propus în anexa nr.3 la Regulament

3. Comisia de evaluare

Comisia de evaluare are rolul decisiv în evaluarea FPCNS. Membrii comisiei de evaluare examinează ambele rapoarte, completează fişa de evaluare în baza modelului propus în anexa nr.5 la Regulament şi decid asupra calificativului de evaluare

4. Secretariatul comisiei de evaluare1

Secretariatul comisiei de evaluare are rolul de a oferi asistenţa informaţională şi metodologică membrilor comisiei de evaluare pentru a asigura implementarea corectă a procedurii de evaluare

5. Subdiviziunea resurse umane

Subdiviziunea resurse umane din cadrul autorităţii publice oferă, la solicitare, asistenţă metodologică şi informaţională tuturor factorilor implicaţi în evaluarea FPCNS

Comisia de evaluare pentru FPCNS specificaţi la lit.c) alin.(2) art.8 din Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public

Comisia respectivă de evaluare este creată pentru un termen de 4 ani, membrii căreia sunt numiţi prin dispoziţie de Guvern.

Membrii comisiei de evaluare pentru aceşti FPCNS pot fi:

- viceprim-ministru;

- ministru de stat;

- viceministru de stat;

- alte persoane de demnitate publică care cunosc specificul şi activitatea profesională a FPCNS;

- specialişti calificaţi în domeniul de competenţă a FPCNS.

1 Secretariatul comisiei de evaluare este asigurat de către subdiviziunea resurse umane din cadrul Cancelariei de Stat şi este

creat exclusiv pentru comisia de evaluare constituită pentru evaluarea FPCNS specificaţi în lit.c) alin.(2) art.8 din Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public.


20

Componența nominală a comisiei de evaluare este aprobată prin dispoziţie de Guvern, semnată de către Prim-ministru. Modelul actului administrativ privind crearea comisiei de evaluare este prezentat în anexa nr.1 la prezentul Ghid metodic.

Comisiile de evaluare pentru FPCNS specificaţi în lit.d) alin.(2) art.8 din Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public

Comisiile de evaluare în cauză sunt instituite de către conducătorii autorităţilor publice respective. Membrii ai comisiilor de evaluare pentru aceşti FPCNS pot fi:

- conducătorul-adjunct al autorităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea FPCNS;

- alte persoane de demnitate publică care cunosc specificul şi activitatea profesională a FPCNS;

- specialişti calificaţi în domeniul de competenţă a FPCNS.

Componența nominală a acestor comisii de evaluare este aprobată prin act administrativ emis de conducătorul autorităţii publice. Modelul de act administrativ privind crearea acestor comisii de evaluare este prezentat în anexa nr.2 la prezentul Ghid metodic.

4.2. Factorii implicaţi în evaluarea funcţionarilor publici de conducere şi de execuţie

În cadrul procesului de evaluare a funcţionarului public de conducere (în continuare – FPC) şi funcţionarului public de execuţie (în continuare – FPE), factorii implicaţi sunt prezentați în tabelul 9.

Tabelul 9

Factorii implicaţi în evaluarea funcţionarilor publici de conducere şi de execuţie, rolul acestora

Nr. d/o


1. Conducătorul autorităţii publice

Asigură managementul eficient al performanţei autorităţii publice prin analiza, monitorizarea şi evaluarea performanţei subdiviziunilor în raport cu performanţa autorităţii. Conducătorul autorităţii publice este responsabil de implementarea corectă şi obiectivă a procedurii de evaluare la toate nivelurile în cadrul autorităţii

2. Funcţionarul public

Fiecare funcţionar public are dreptul şi obligaţia să participe la toate etapele procesului de evaluare. Funcţionarii publici trebuie să manifeste colaborare şi deschidere în procesul de evaluare, indiferent dacă are calitatea de evaluator sau evaluat

3. Evaluatorul

Evaluatorul este persoana care nemijlocit evaluează activitatea funcţionarului public din subordinea directă a acestuia. Evaluatorul apreciază performanţele funcţionarului public, identifică necesităţile de instruire şi stabileşte calificativul de evaluare

4. Contrasemnatarul

Contrasemnatarul este superiorul direct al evaluatorului şi are rolul de a verifica:

- corectitudinea aplicării procedurii de evaluare a funcţionarilor publici şi de a interveni în cazul în care au fost înregistrate careva încălcări;

- corespunderea nivelului de performanţă a subdiviziunii din care fac parte funcţionarii publici evaluaţi cu performanţele individuale ale acestora, luînd în considerare contribuţia fiecărui funcţionar public evaluat


21

Nr. d/o


5. Subdiviziunea resurse umane

Subdiviziunea resurse umane are un rol important în asigurarea implementării corecte a procesului de evaluare prin oferirea asistenţei informaţionale şi metodologice tuturor factorilor implicaţi

5. Calificativele de evaluare

În urma evaluării funcţionarului public, evaluatorul sau, după caz, comisia de evaluare, în baza punctajului acumulat, acordă unul din cele patru calificative de evaluare:

Foarte bine Bine Satisfăcător Nesatisfăcător

punctaj 3,51 - 4,00 punctaj 2,51 - 3,50 punctaj 1,51 - 2,50 punctaj 1,00 - 1,50

Calificativul de evaluare reprezintă aprecierea performanţei funcţionarului public pentru perioada evaluată, efectuată de către comisia de evaluare (pentru FPCNS) sau evaluator (pentru FPC şi FPE).

Foarte bine Calificativul de evaluare „foarte bine” se acordă funcţionarului public evaluat care a reuşit să îndeplinească toate obiectivele stabilite în mod profesionist, fără erori şi în termenele stabilite. Suplimentar a realizat și alte sarcini importante care au adus valoare adăugată activității subdiviziunii. Pe parcursul activităţii a dat dovadă de cunoștințe profunde și abilităţi profesionale extraordinare în domeniul de competență, este un exemplu pentru colegi prin profesionalismul, comportamentul responsabil şi dedicaţia profesională manifestată. Bine Calificativul de evaluare „bine” se acordă funcţionarului public evaluat care a reuşit să îndeplinească, practic, obiectivele stabilite în mod profesionist și în termenele stabilite. A manifestat cunoştinţe şi abilităţi profesionale înalte în activitatea profesională. Satisfăcător Calificativul de evaluare „satisfăcător” se acordă funcţionarului public evaluat care a reuşit să realizeze parţial obiectivele stabilite, demonstrînd un nivel mediu de manifestare a criteriilor de evaluare. În activitatea profesională a demonstrat un nivel mediu de cunoștințe și abilități profesionale necesare îndeplinirii obiectivelor stabilite și exercitării sarcinilor și atribuțiilor de serviciu conform fișei postului. Nesatisfăcător Calificativul de evaluare „nesatisfăcător” se acordă funcţionarului public evaluat care nu a reuşit să îndeplinească obiectivele stabilite şi care a demonstrat un nivel de calitate cu mult sub cerinţele funcţiei deținute. În activitatea profesională a demonstrat lipsa cunoştinţelor necesare şi a abilităţilor profesionale necesare, precum şi a manifestat nedorinţă de a se perfecţiona.


22

În funcţie de calificativele de evaluare acordate, pot fi luate o serie de decizii cu privire la personal:

- avansarea într-o treaptă de salarizare superioară;

- conferirea unui grad de calificare superior;

- promovarea într-o funcţie publică superioară;

- destituirea din funcţia publică.

De asemenea, conducătorul autorităţii publice sau şefii de subdiviziuni pot lua şi alte tipuri de decizii manageriale menite să motiveze funcţionarii publici performanţi şi să stimuleze performanţa funcţionarilor publici cu potenţial.

6. Obiectivele individuale de activitate și indicatorii de performanță

Stabilirea obiectivelor individuale de activitate (în continuare – obiective) și a indicatorilor de performanță reprezintă cea mai importantă etapă în procesul de evaluare a funcționarilor publici, indiferent de categoria acestora. De calitatea formulării obiectivelor și a indicatorilor de performanță depinde obținerea performanței dorite/rezultatelor scontate la nivel de fiecare funcționar public, subdiviziune din care face parte, și în final, de autoritatea publică. În cazul în care nu sunt respectate cerințele și criteriile în stabilirea acestora, la etapa de evaluare pot fi întîmpinate o serie de probleme, precum:

- lipsa concordanței/legăturii dintre obiectivele subdiviziunii și obiectivele stabilite la nivel de fiecare funcționar public din componența acesteia;

- incapacitatea realizării obiectivelor de către funcționarul public din cauze obiective, neimputabile acestuia, dar care nu au fost luate în considerare la etapa de stabilire a acestora etc.

Ce sunt obiectivele?

Obiectivele reprezintă nişte priorităţi-cheie ale funcţionarului public, care urmează a fi realizate într-un termen definit de timp (1 an). Astfel, obiectivele reprezintă nişte rezultate dorite/scontate, dar care încă nu au fost obţinute. În vederea realizării optime a obiectivelor de către funcţionarul public se recomandă stabilirea a 3-5 obiective.

Obiectivele sunt stabilite anual, în baza prevederilor planului de activitate a subdiviziunii/autorităţii publice pentru anul respectiv şi a fişei postului, trebuie să fie:

- specifice: caracteristice activităţilor ce implică exercitarea prerogativelor de putere publică, să fie concrete şi bine definite;

- măsurabile: să cuprindă o finalitate sau rezultate concrete, care pot fi măsurate în mod cantitativ sau calitativ;

- realizabile: să prezinte posibilitatea de îndeplinire a obiectivelor stabilite prin intermediul resurselor oferite;

- flexibile: să fie posibil de revizuit în funcţie de modificările intervenite în priorităţile autorităţii publice şi/sau subdiviziunii;

- realiste: să reflecte termenele de realizare a sarcinilor şi să fie limitate în timp.


23

Obiectivele trebuie formulate cît mai clar, succint şi concret. Aşa cum a fost menţionat, trebuie să cuprindă nişte rezultate scontate măsurabile. În formularea obiectivelor individuale de activitate pot fi utilizate următoarele verbe de acţiune: „să elaboreze”, „să desfăşoare”, „să acorde”, „să pregătească”, ”să asigure elaborarea” etc. Se recomandă utilizarea de cifre concrete estimative, precum şi menţionarea denumirii complete a ceea ce urmează a fi elaborat, pregătit etc. Obiectivele trebuie să fie formulate în baza modelului SMART, adică: simplu, formulate în mod accesibil şi concret; măsurabil, să implice rezultate tangibile; realist; realizabile în termene concrete. În tabelul 10 se oferă exemple de obiective formulate în baza modelului SMART pentru secretarul consiliului raional.

Tabelul 10

Obiective formulate în baza modelului SMART

Nr. d/o

Obiective elaborate greşit Obiective reformulate SMART Comentarii

1. Asigurarea organizării şi desfăşurării şedinţelor consiliului raional

Să asigure organizarea şi desfăşurarea optimă a 4 şedinţe ale consiliului raional în termenele stabilite, prin înştiinţarea convocării consiliului raional conform procedurii legale și pregătirea tuturor materialelor necesare dezbaterii problemelor în consiliul raional

În primul caz lipseşte claritatea în ceea ce priveşte măsurabilitatea realizării obiectivului

2. Avizarea proiectelor de acte Să avizeze toate proiectele de acte ale consiliului raional și președintelui raionului în termeni legali și conform procedurii legale

În primul caz obiectivul este formulat prea general

3. Informarea cetăţenilor privind activitatea consiliului raional

Să asigure aducerea la cunoştinţă publică, în termenele stabilite, a tuturor actelor adoptate de consiliul raional şi emise de către preşedintele raionului

În primul caz obiectivul este formulat prea general

4. Acordarea asistenţei metodologice şi consultative consilierilor şi comisiilor consiliului raional, primarilor şi secretarilor consiliilor locale

Să acorde asistenţă metodologică şi consultativă consilierilor şi comisiilor consiliului raional, primarilor şi secretarilor consiliilor locale prin organizarea şi desfăşurarea a 8 activităţi de instruire/informare pe parcursul anului 2010


5. Asigurarea legalităţii actelor adoptate de consiliul raional şi emise de către preşedintele raionului pentru efectuarea controlului administrativ

Să asigure legalitatea tuturor actelor adoptate de consiliul raional şi emise de către preşedintele raionului prin contrasemnarea şi expedierea lor, în termeni legali, pentru efectuarea controlului administrativ



24

Cum sunt stabilite obiectivele?

Se recomandă ca procesul de stabilire a obiectivelor să fie unul participativ. În acest sens, conducătorul direct va discuta şi va stabili obiectivele împreună cu funcţionarul public evaluat. Astfel, se va asigura un nivel de implicare şi responsabilitate personală mai mare din partea funcţionarului public în vederea realizării optime a obiectivelor stabilite împreună cu evaluatorul. În procesul de stabilire a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă, sunt utilizate următoarele documente:

- planul de activitate a autorităţii publice pentru anul respectiv care reiese din Programul de dezvoltare strategică;

- după caz, Strategia de dezvoltare social-economică a localităţii/raionului;

- planul de activitate a subdiviziunii;

- fişa postului funcţionarului public evaluat.

Ce sunt indicatorii de performanţă?

În vederea măsurării nivelului de realizare a obiectivelor stabilite, se formulează indicatori de performanţă. Indicatorii de performanţă analizează sintetic şi calitativ performanţa funcţionarului public şi rezultatele managementului aplicat. Indicatorii de performanţă sunt formulaţi în baza obiectivelor stabilite, măsurînd cantitatea şi calitatea produselor elaborate sau a serviciilor prestate. Nu este o limită în ceea ce priveşte stabilirea unui număr definit de indicatori de performanţă. Important este ca pentru fiecare obiectiv să se stabilească minimum cîte un indicator cantitativ de performanţă şi unul calitativ. Indicatorii cantitativi de performanță țin de procentaj, frecvență, număr, percentile, rate etc., iar indicatorii calitativi de performanță țin de percepția cetățenilor privind serviciile prestate, nivelul de înțelegere, nivelul de conștientizare, nivelul de satisfacție a angajaților, beneficiarilor etc. La stabilirea indicatorilor de performanță se recomandă să se respecte următoarele criterii menționate în tabelul 11.

Tabelul 11

Criterii în formularea indicatorilor de performanță

Denumirea criteriului Întrebarea-cheie Descrierea succintă

Validitate

Indicatorul de performanță măsoară cu adevărat rezultatul scontat / obiectivul stabilit?

Este important ca indicatorii de performanță stabiliți să țină de obiectivul dat și să măsoare exact rezultatele scontate

Simplicitate

Cît de ușor sunt de colectat și analizat informațiile și datele necesare pentru măsurarea indicatorului de performanță?

Chiar dacă indicatorul de performanță este bine formulat, este important de identificat din timp care vor fi metodele de colectare și analiză a informației/datelor. Deoarece, pot exista anumite limite sau bariere în colectarea și analiza informațiilor/datelor


25

Denumirea criteriului Întrebarea-cheie Descrierea succintă

Utilitate

Informația obținută în urma aplicării indicatorului de performanță va fi utilă în luarea deciziilor?

Este important ca informația obținută în baza indicatorului de performanță să fie utilă pentru luarea deciziilor cu privire la managementul aplicat, distribuirea resurselor, motivarea/sancționarea angajatului etc. Informațiile oferite nu trebuie să fie triviale sau neutile, adică care nu oferă o valoare

Accesibilitate Există acces liber pentru colectarea de informații și date necesare?

Se referă la existența de impedimente obiective în acumularea sau obținerea de informații pentru a vedea în ce măsură indicatorul de performanță a fost realizat

Cine stabileşte obiectivele şi indicatorii de performanţă?

Obiectivele şi indicatorii de performanţă se elaborează de către evaluator, în colaborare cu funcţionarul public, se coordonează cu subdiviziunea resurse umane şi se aprobă de către conducătorul autorităţii publice. În cazul FPCNS, obiectivele și indicatorii de performanță sunt stabilite de către conducătorul autorității publice, în comun cu FPCNS evaluat. Obiectivele şi indicatorii de performanţă se stabilesc de către evaluator pînă la derularea interviului de evaluare, se prezintă în formă scrisă cu cel puţin 3 zile calendaristice înainte de derularea interviului de evaluare cu funcţionarul public respectiv. Lista obiectivelor propuse de către evaluator se discută în timpul interviului de evaluare, pentru a fi clarificate şi a se ajunge la un consens cu funcţionarul public evaluat. Care este rolul SRU în stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă?

SRU are rolul de a oferi suportul informaţional şi metodologic necesar atît pentru evaluatori, cît şi pentru funcţionarii publici evaluaţi. În acelaşi timp, personalul SRU nu poate stabili obiectivele pentru funcţionarii publici din cadrul altor subdiviziuni din cauza că nu ține de competența acestuia, precum și a necunoaşterii în detalii a sarcinilor şi atribuţiilor de serviciu ale funcţionarilor publici evaluaţi. Aceste detalii sunt bine cunoscute de către conducătorul subdiviziunii care este responsabil de realizarea și/sau nerealizarea obiectivelor care stau în fața subdiviziunii conduse. În cazul autorităţilor publice locale, consultantul în probleme de resurse umane oferă asistenţă informaţională şi metodologică şi pentru personalul de conducere din cadrul primăriilor şi serviciilor publice descentralizate cu statut de persoană juridică (dacă altfel nu este prevăzut). În cadrul autorităţilor publice locale de nivelul întîi, persoana responsabilă de păstrarea dosarelor personale ale funcţionarilor publici, va viza fişele de stabilire/revizuire a obiectivelor şi indicatorilor de performanţă, precum şi va anexa toate actele aferente procesului de evaluare la dosarul personal al acestora.


26

Unde sunt consemnate obiectivele şi indicatorii de performanţă?

Obiectivele şi indicatorii de performanţă pentru fiecare funcţionar public sunt consemnate într-o fişă specială – Fişă de stabilire a obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă ale funcționarului public, anexa nr.1 la Regulament. În anexa nr.3 la prezentul Ghid metodic sunt prezentate exemple de obiective și indicatori de performanță pentru diferite categorii de funcționari publici. Revizuirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă stabilite Obiectivele pot fi revizuite semestrial. Revizuirea obiectivelor se face doar în următoarele cazuri:

1) acţiunile prioritare ale autorităţii publice şi/sau ale subdiviziunilor coordonate au fost modificate şi aceasta a influenţat sarcinile şi atribuţiile de serviciu ale funcţionarului public evaluat;

2) structura organizatorică a autorităţii/structura subdiviziunilor coordonate a fost modificată, respectiv a influenţat modificarea sarcinilor şi atribuţiilor de serviciu ale funcţionarului public evaluat;

3) alte cauze, circumstanţe obiective apărute au făcut ca obiectivele stabilite să fie nerealizabile din motive neimputabile funcţionarului public evaluat.

Revizuirea obiectivelor se face timp de pînă la 30 de zile calendaristice după survenirea situaţiilor menţionate mai sus. Revizuirea obiectivelor poate avea loc şi în urma monitorizării performanţei pe parcursul anului. În cazul în care obiectivele sunt revizuite, se stabilesc şi noi indicatori de performanţă. Modificările se consemnează într-un proces-verbal semnat şi datat de către conducătorul autorităţii publice, coordonat cu SRU şi luat la cunoştinţă de funcţionarul public care urmează să fie evaluat şi se anexează la dosarul personal al acestuia. În anexa nr.4 la prezentul Ghid metodic se oferă un model de proces-verbal privind revizuirea obiectivelor. În secţiunea „Argumentare” evaluatorul oferă explicaţiile de rigoare şi motivele obiective care au condus la revizuirea unuia sau a mai multor obiective stabilite anterior.

Cînd stabilim obiectivele şi indicatorii de performanţă pentru funcţionarii publici care s-au încadrat în funcţia publică în cursul anului? În cazul funcţionarilor publici care s-au încadrat într-o funcţie publică în cursul anului, obiectivele şi indicatorii de performanţă se stabilesc în termen de pînă la 30 de zile calendaristice de la data numirii în funcţia publică. Care este numărul de obiective pentru funcţionarii publici care s-au încadrat în cursul anului? La stabilirea numărului de obiective şi nivelului de complexitate al acestora, evaluatorul (şeful direct al funcţionarului public respectiv) va lua în considerare durata perioadei de activitate pînă la implementarea procedurii de evaluare. Spre exemplu, în cazul în care funcţionarul public a fost încadrat în luna iulie, nu este obiectiv şi corect să i se stabilească, la fel, 5 obiective cu acelaşi nivel de complexitate ca şi celorlalţi funcţionari publici din aceeaşi subdiviziune, dar cărora li s-au stabilit obiectivele încă la începutul anului (ianuarie-februarie).


27

Dacă funcţionarul public a activat mai puţin de 4 luni într-o funcţie publică, i se stabilesc obiective pentru anul în curs? Nu. În perioada rămasă funcţionarul public îşi exercită sarcinile şi atribuţiile de serviciu în conformitate cu prevederile fişei postului. Cînd stabilim obiectivele şi indicatorii de performanţă funcţionarilor publici care au finalizat perioada de probă? Pentru funcţionarii publici care au finalizat perioada de probă obiectivele se stabilesc în termen de 30 de zile calendaristice de la data confirmării în funcţia publică. Dacă funcţionarul public deţine interimatul unei funcţii publice de conducere, i se stabilesc obiective? Da. Deoarece prin deținerea interimatului unei funcţii publice de conducere, funcționarul public respectiv este responsabil de executarea întocmai a sarcinilor şi atribuţiilor de serviciu ale funcţiei respective, fiind responsabil de cantitatea şi calitatea rezultatelor obţinute. Cine participă la procesul de revizuire a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă? Evaluatorul are rolul de a revizui obiectivele şi indicatorii de performanţă. Revizuirea se face în mod participativ, împreună cu funcţionarul public evaluat. Subdiviziunea resurse umane participă la procesul de revizuire a obiectivelor, vizează obiectivele și indicatorii de performanță revizuiți.

7. Procesul de evaluare a performanţelor funcţionarului public de conducere de nivel superior

Procesul de evaluare a FPCNS este constituit din următoarele etape:

Implementarea procedurii de evaluare

(15 decembrie – 15 februarie)

Figura 3. Etapele procesului de evaluare a FPCNS

Stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă 1 ianuarie - 15 februarie

Monitorizarea performanţei organizaţionale și individuale lunar, trimestrial sau semestrial

1. Întocmirea raportului de activitate de către FPCNS

2. Întocmirea raportului de evaluare de către

conducătorul autorităţii publice

3. Derularea interviului de evaluare de către

Comisia de evaluare (după caz)

4. Completarea fişei de evaluare de către Comisia de evaluare


28

Comisie de evaluare – entitate care apreciază performanţele funcţionarului public de conducere de nivel superior, fiind constituită din persoane cu funcţii de demnitate publică care cunosc specificul şi activitatea funcţionarului public evaluat.

Secretariat al comisiei de evaluare – subdiviziunea resurse umane din cadrul Cancelariei de Stat care oferă asistenţă informaţională şi metodologică membrilor comisiei de evaluare.

Subdiviziune resurse umane – subdiviziune din cadrul autorităţii publice care, la solicitare, oferă asistenţă informaţională şi metodologică tuturor factorilor implicaţi în evaluarea FPCNS.

7.1. Stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă pentru funcționarul public de conducere de nivel superior

În cazul FPCNS, obiectivele şi indicatorii de performanţă sunt elaborate şi aprobate de către conducătorul autorităţii publice. Se recomandă ca procesul de stabilire a obiectivelor să fie unul participativ, adică să implice colaborarea cu funcţionarul public evaluat. În cazul FPCNS, obiectivele şi indicatorii de performanţă se stabilesc de către conducătorul autorităţii publice la începutul fiecărui an, dar nu mai tîrziu de 15 februarie a anului în curs. Exemple de obiective și indicatori de performanță pentru FPCNS sunt oferite în anexa nr.3 la prezentul Ghid metodic.

7.2. Monitorizarea performanţei organizaţionale şi a performanţei funcţionarului public de conducere de nivel superior

Performanţa FPCNS este direct legată de performanţa autorităţii publice şi/sau a subdiviziunilor coordonate în cadrul autorităţii publice. Astfel, monitorizarea performanţei autorităţii publice reprezintă un aspect-cheie în monitorizarea FPCNS.

Monitorizarea performanţei organizaţionale reprezintă o activitate realizată continuu sau periodic de către conducătorul autorităţii publice, care are scopul de a identifica progresul înregistrat de către fiecare subdiviziune în realizarea obiectivelor stabilite, posibilele probleme sau bariere în activitatea acestora pentru a interveni la timp şi în mod optim.

De regulă, monitorizarea performanţei autorităţii publice reprezintă o sarcină-cheie a conducătorului autorităţii, dar această activitate de verificare/control trebuie să aibă loc într-un mod participativ prin implicarea tuturor conducătorilor de subdiviziuni, deoarece performanţa instituţiei reprezintă cumulativ performanţa fiecărei subdiviziuni, iar succesele sau insuccesele unor subdiviziuni influenţează direct nivelul de performanţă a instituţiei.

Conducătorul autorităţii publice, în procesul de monitorizare a performanţei instituţionale, poate utiliza mai multe instrumente, precum:

matrice de realizare a obiectivelor autorităţii publice;

fişe de monitorizare;


29

focus grup-uri tematice.

Un instrument de monitorizare constituie matricea de realizare a obiectivelor autorităţii publice – anexa nr.5 la prezentul Ghid metodic.

7.3. Implementarea procedurii de evaluare a funcţionarilor publici de conducere de nivel superior

Procedura de evaluare a FPCNS diferă de procedura de evaluare a FPC şi FPE. Comisia de evaluare are un rol-cheie în evaluarea FPCNS.

Comisia de evaluare examinează realizările şi insuccesele funcţionarului public evaluat şi decide asupra calificativului de evaluare. În cadrul procedurii de evaluare, decizia comisiei de evaluare privind acordarea calificativului de evaluare se va baza pe datele oferite în cele două rapoarte – raportul de activitate, întocmit de către FPCNS şi raportul de evaluare, întocmit de către conducătorul autorităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea FPCNS.

7.3.1. Întocmirea raportului de activitate

Raportul de activitate este elaborat de către FPCNS şi trebuie să conţină informaţii/date care să permită comisiei de evaluare să aprecieze corect şi obiectiv nivelul de realizare a obiectivelor stabilite la începutul anului pentru funcţionarul public evaluat. Funcţionarul public are posibilitatea să se autoevalueze şi să expună toţi factorii care au influenţat realizările şi insuccesele sale. Structura raportului de activitate este prezentată în anexa nr.3 la Regulament, iar un model de raport de activitate a FPCNS completat este oferit în anexa nr.6 la prezentul Ghid metodic.

7.3.2. Întocmirea raportului de evaluare

Raportul de evaluare este întocmit de către conducătorul autorităţii publice şi conţine informaţii/date privind nivelul de realizare a obiectivelor, succesele şi insuccesele înregistrate de FPCNS în activitatea profesională a acestuia, precum şi calificativul de evaluare propus. Conducătorul are posibilitatea să comenteze la nivel de fiecare obiectiv şi/sau criteriu de evaluare. Structura raportului de evaluare este prezentată în anexa nr.4 la Regulament, iar un model de raport de evaluare a FPCNS completat este oferit în anexa nr.7 la prezentul Ghid metodic. Raportul de evaluare este adus la cunoştinţa FPCNS cu cel puţin 5 zile lucrătoare înainte de data prestabilită pentru şedinţa comisiei de evaluare. Astfel, FPCNS are posibilitatea să cunoască evaluarea propusă de conducătorul său şi să ofere explicaţii, probe suplimentare comisiei de evaluare.

7.3.3. Completarea fişei de evaluare

Fişa de evaluare este completată de către comisia de evaluare, în urma examinării raportului de activitate şi a raportului de evaluare. Rapoartele sunt distribuite membrilor comisiei cu cel puţin 3 zile lucrătoare înainte de data stabilită pentru derularea şedinţei comisiei de evaluare. Un model de fișă de evaluare completată este oferit în anexa nr.8 la prezentul Ghid metodic. Membrii ai comisiei de evaluare discută rapoartele pentru fiecare FPCNS şi:


30

1) decid asupra evaluării FPCNS şi acordă calificativul de evaluare prin completarea fişei de evaluare în conformitate cu anexa nr.5 la Regulament;

2) cer informaţii şi probe suplimentare de la conducător sau de la FPCNS pentru a se informa mai bine şi a decide obiectiv asupra calificativului de evaluare;

3) organizează un interviu cu FPCNS, în cazul în care există diferenţe de opinii/date/informaţii prezentate de către conducător şi FPCNS în cadrul rapoartelor menţionate, şi decid asupra acordării calificativului de evaluare.

7.3.4. Desfăşurarea interviului de evaluare (în caz de necesitate)

Conform celor menționate anterior, interviul de evaluare cu FPCNS nu este obligatoriu şi se organizează doar în cazul în care există disensiuni între opinia conducătorului autorităţii publice şi FPCNS evaluat. Aceste disensiuni sunt identificate de către comisia de evaluare în urma analizei raportului de activitate şi a raportului de evaluare. Comisia de evaluare organizează interviul de evaluare cu FPCNS cu scopul de a clarifica aspectele care se contrazic. FPCNS este informat în acest sens cu cel puţin 3 zile lucrătoare înainte de desfăşurarea acestuia. De asemenea, comisia de evaluare poate avea o discuţie / interviu şi cu conducătorul autorităţii publice, cu acelaşi scop. În urma examinării solicitării de revizuire a calificativului de evaluare, a discuţiilor şi argumentelor oferite suplimentar de către funcţionarul public evaluat şi conducătorul acestuia, comisia de evaluare poate schimba calificativul de evaluare. Este evaluată performanţa FPCNS în cazul în care şi-a modificat raportul de serviciu pe parcursul perioadei evaluate? În cazul în care FPCNS şi-a modificat raportul de serviciu pe parcursul perioadei evaluate, atunci este supus evaluării în cursul anului. În acest caz, funcţionarul public întocmeşte raportul de activitate, iar conducătorul acestuia – raportul de evaluare. Aceste rapoarte sunt examinate de către membrii comisiei de evaluare, care decid asupra calificativului de evaluare pentru perioada respectivă. Termenul oferit tuturor etapelor procedurii de evaluare este de maximum 14 zile calendaristice de la înregistrarea cererii depuse de FPCNS respectiv. În cazul în care FPCNS a activat mai puțin de 4 luni în funcția publică respectivă, acesta nu este evaluat. Cum procedăm dacă unii membri ai comisiei de evaluare nu sunt prezenţi la şedinţa de evaluare a performanţelor FPCNS? Pentru a considera şedinţa deliberativă trebuie să fie prezentă majoritatea membrilor comisiei de evaluare. Cum procedăm în cazul în care membrii comisiei de evaluare nu ajung la un consens privind calificativul de evaluare? În acest caz, se supune votului – majoritatea decide. Comisia de evaluare are preşedinte şi/sau secretar? La discreţia membrilor comisiei de evaluare, poate fi selectat preşedintele şi secretarul comisiei de evaluare, deşi acest lucru nu este stipulat în Regulament. În cazul comisiei de evaluare creată prin dispoziţie de Guvern, secretariatul acesteia este asigurat de către subdiviziunea resurse umane din cadrul Cancelariei de Stat.


31

8. Procesul de evaluare a performanţelor funcţionarului public de conducere şi de execuţie

Procesul de evaluare a FPC şi FPE este similar, fiind constituit din următoarele etape:

Implementarea procedurii de evaluare a performanţelor profesionale (15 decembrie – 15 februarie)

Figura 4. Etapele procesului de evaluare a FPC şi FPE

Evaluator – persoana cu funcţie de conducere din cadrul subdiviziunii/autorităţii publice unde îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public evaluat sau, după caz, care coordonează activitatea funcţionarului public respectiv.

Contrasemnatar – funcţionarul public ierarhic superior evaluatorului sau, după caz, persoana care exercită funcţie de demnitate publică.

8.1. Stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă pentru funcționarul public de conducere și de execuție

În cazul FPC și FPE, obiectivele şi indicatorii de performanţă sunt elaborate de către evaluator, luate la cunoștință de către funcționarul public, vizate de către subdiviziunea resurse umane şi aprobate de către conducătorul autorităţii publice. Obiectivele și indicatorii de performanță pentru anul viitor se discută cu funcționarul public respectiv în cadrul interviului de evaluare. Obiectivele și indicatorii de performanță sunt aprobate de către conducătorul autorității publice nu mai tîrziu de 10 zile lucrătoare de la desfășurarea interviului de evaluare. Exemple de obiective și indicatori de performanță pentru FPC și FPE sunt oferite în anexa nr.3 la prezentul Ghid metodic.

Monitorizarea performanţei individuale lunar, trimestrial sau semestrial

1. Completarea fişei de evaluare de către evaluator

2. Derularea interviului de evaluare cu funcţionarul

public evaluat

3. Contrasemnarea fişei de evaluare

Stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă 1 ianuarie - 15 februarie

Repetarea procedurii de evaluare (după caz)

Contestarea rezultatelor evaluării (după caz)


32

8.2. Monitorizarea performanţei funcţionarului public de conducere şi de execuţie

Conducătorul autorităţii publice/şefii de subdiviziuni trebuie să se preocupe permanent de performanţa personalului din subordine.

Monitorizarea performanţei individuale – activitate realizată continuu de către evaluator, care are scopul de a identifica progresul înregistrat de către funcţionarul public din subordine în realizarea obiectivelor stabilite şi exercitarea atribuţiilor de serviciu, posibilele probleme sau bariere în activitatea acestora pentru a interveni la timp şi în mod optim.

Procesul de monitorizare a performanţei funcţionarilor publici nu este reglementat în Regulament, astfel, nu este o acţiune obligatorie din partea conducătorilor. Dar luînd în considerare avantajele şi beneficiile acestui proces, se recomandă ca performanţa funcţionarilor publici din subordine să fie monitorizată. În cazul în care are loc doar evaluarea anuală, fără acţiuni de monitorizare, procedura de evaluare va fi una formală şi va avea mai multe efecte negative, decît pozitive. De asemenea, conducătorii (cu rolul de evaluatori) au nevoie de date şi fapte pentru a argumenta calificativul de evaluare acordat. Fără acţiuni de monitorizare acest lucru este foarte dificil, mai ales dacă evaluatorul are mulţi funcţionari publici în subordine. De ce este importantă monitorizarea performanţei? Monitorizarea este importantă pentru evaluator/conducător deoarece:

- permite controlul asupra realizării obiectivelor stabilite;

- permite identificarea problemelor la timp şi găsirea de soluţii optime;

- oferă un cadru de comunicare cu funcţionarul public, deoarece îi oferă feedback şi suport în caz de necesitate.

Monitorizarea este importantă pentru funcţionarul public deoarece:

- permite auto-controlul asupra realizării obiectivelor stabilite, identificarea problemelor şi barierelor în realizarea acestora;

- permite discutarea cu evaluatorul a aspectelor legate de realizarea obiectivelor şi solicitarea de revizuire a acestora, în caz de necesitate;

- primeşte feedback/reacţie de răspuns şi suport din partea evaluatorului pentru a-şi realiza obiectivele cît mai bine.

Cît de des trebuie de monitorizat performanţa funcţionarilor publici? Performanţa funcţionarilor publici poate fi monitorizată săptămînal, lunar, trimestrial sau semestrial. Aceasta ţine de stilul de management al conducătorului/evaluatorului, complexitatea şi importanţa obiectivelor ce trebuie realizate. Tehnici şi instrumente de monitorizare În procesul de monitorizare a performanţei individuale, evaluatorul poate utiliza o serie de tehnici şi instrumente, descrise în tabelul 12.


33

Tabelul 12

Tehnici de monitorizare a performanţei individuale

Denumirea tehnicii / instrumentului

Scurtă descriere Cînd e cazul să se

aplice

Şedinţă săptămînală

În una din zilele săptămînii (de regulă, luni sau vineri) fiecare colaborator din cadrul subdiviziunii prezintă şefului subdiviziunii:

ce s-a realizat;

ce urmează să realizeze în săptămîna următoare;

probleme şi soluţii.

Prezentarea activităţii şi a acţiunilor viitoare trebuie să fie raportate la obiectivele stabilite

Indiferent de natura sarcinilor, această tehnică este utilă pentru că nu este doar o tehnică de monitorizare, dar şi de planificare şi control

Fişă de monitorizare la nivel de

subdiviziune

Fişa de monitorizare la nivel de subdiviziune este un instrument care oferă conducătorului de subdiviziune imaginea globală privind realizarea obiectivelor care stau în faţa subdiviziunii şi care sunt stipulate în planul anual de activitate a subdiviziunii. Aceste fişe pot fi completate lunar, trimestrial sau semestrial. Un model de fișă de monitorizare la nivel de subdiviziune este prezentat în anexa nr.9 la prezentul Ghid metodic

Lunar / trimestrial / semestrial

Fişă de monitorizare individuală

Fişa de monitorizare este completată individual de către evaluator şi are aceeaşi structură ca şi fişa de evaluare. În fişa de monitorizare se notează cele mai importante realizări, cifre concrete etc. În cazul în care sunt anumite neclarităţi, evaluatorul iniţiază o discuţie cu funcţionarul public. Un model de fișă de monitorizare individuală este prezentat în anexa nr.10 la prezentul Ghid metodic

Trimestrial

Raport de activitate a funcţionarului public

Raportul de activitate este completat de fiecare funcţionar public, de regulă, lunar. Rapoartele de activitate sunt funcţionale în cazul în care în subdiviziune se practică utilizarea planurilor de activitate, elaborate lunar sau trimestrial, unde sunt precizate obiectivele, acţiunile, termenele de realizare şi responsabilii. Astfel, rapoartele de activitate cuprind informaţii privind realizarea /nerealizarea obiectivelor, acţiunilor, factorii care au intervenit în realizarea acestora. Şeful de subdiviziune are rolul de a analiza rapoartele lunare de activitate ale funcţionarilor publici din subordine, de a le integra la nivel de subdiviziune şi de a interveni unde e cazul. Un model de raport de activitate a funcționarului public este prezentat în anexa nr.11 la prezentul Ghid metodic

Lunar

Discuţie individuală şi discuţii în echipă

Discuţiile individuale dintre evaluator/conducător cu fiecare funcţionar public sunt foarte binevenite. Scopul discuţiilor individuale constă în acordarea unui feedback funcţionarului public cu privire la:

Lunar / trimestrial


34

Denumirea tehnicii / instrumentului

Scurtă descriere Cînd e cazul să se

aplice

calitatea muncii;

aprecierea rezultatelor obţinute;

discutarea cauzelor eşecurilor/nerealizărilor şi găsirea de soluţii optime;

relaţiile şi climatul de muncă etc.

Sunt utile şi binevenite discuţiile organizate periodic între şeful subdiviziunii şi echipa condusă pe aspecte nu doar profesionale, dar şi psihologice, precum:

rolul echipei în sectorul de activitate (impactul);

climatul de muncă în cadrul echipei;

aspecte motivaţionale;

soluţii pentru a eficientiza lucrul în echipă etc.

Aceste discuţii dacă sunt deschise şi organizate în mod conştientizat sporesc considerabil performanţa subdiviziunii din prisma dorinţei de realizare a scopului comun, existenţa unor relaţii deschise de la egal la egal şi transparenţă în procesul de muncă.

În acest sens, conducătorul subdiviziunii trebuie să realizeze rolul de lider, nu doar de manager formal

8.3. Implementarea procedurii de evaluare a funcţionarului public de conducere şi de execuţie

Etapele procedurii de evaluare a FPC și FPE sunt următoarele:

Figura 5. Etapele implementării procedurii de evaluare a FPC şi FPE

În tabelul 13 se prezintă etapele implementării procedurii de evaluare, inclusiv aspectele de organizare şi desfăşurare a acesteia.

Fişa de evaluare este completată de către evaluator

Fişele de evaluare diferă pentru funcţionarii publici de conducere şi cei de execuţie

Fişa de evaluare completată de evaluator este oferită funcţionarului public evaluat cu minimum 3 zile lucrătoare pînă la derularea interviului de evaluare

Fişa de evaluare este contrasemnată în termen de 5 zile lucrătoare

Contrasemnatarul examinează fişa de evaluare şi decide asupra acceptării rezultatelor evaluării sau repetării procedurii de evaluare

Contrasemnatarul verifică corespunderea rezultatelor obţinute de subdiviziune şi calificativele de evaluare acordate personalului din cadrul acestei subdiviziuni

1. Completarea fişei de evaluare

2. Derularea interviului cu funcţionarul public evaluat

3. Contrasemnarea fişei de evaluare

Interviul de evaluare are loc

doar între evaluator şi funcţionarul public evaluat

În cadrul interviului de evaluare se discută rezultatele evaluării, calificativul de evaluare acordat, necesităţile de dezvoltare şi obiectivele pentru anul următor

Discuţiile din cadrul interviului de evaluare sunt confidenţiale

Data limită de derulare a interviului – 5 februarie


35

Tabelul 13

Etapele implementării procedurii de evaluare a FPC şi FPE

Perioada Denumirea acţiunii Scurtă descriere

1 – 14 decembrie

Aprobarea actului administrativ de către conducătorul autorităţii publice privind evaluarea funcţionarilor publici din autoritatea publică

Proiectul actului administrativ este elaborat de către SRU. Actul administrativ cuprinde informaţii privind:

perioada de evaluare;

lista funcţionarilor publici care vor fi evaluaţi (numele și prenumele);

lista evaluatorilor şi a contrasemnatarilor pentru fiecare funcţionar public evaluat (numele și prenumele).

SRU trebuie să aducă la cunoştinţă actul administrativ fiecărui funcţionar public contra semnătură. Un model de act administrativ este oferit în anexa nr.12 la prezentul Ghid metodic

15 decembrie – 15 februarie

Implementarea procedurii de evaluare a funcţionarilor publici în cadrul autorităţii publice

Perioada de evaluare a funcţionarilor publici poate fi mai mică decît 2 luni, la decizia conducerii autorităţii publice

15 decembrie – 15 februarie

Fişele de evaluare completate de către evaluatori

Fişa de evaluare este completată pînă la derularea interviului de evaluare cu funcţionarul public evaluat. Fişa de evaluare completată de evaluator, în care este indicată data, ora şi locul interviului de evaluare, precum şi lista obiectivelor și a indicatorilor de performanță pentru anul următor sunt oferite funcţionarului evaluat cu cel puţin 3 zile lucrătoare pînă la derularea interviului de evaluare

Pînă la 5 februarie

Derularea interviurilor de evaluare cu funcţionarii publici evaluaţi

Interviul de evaluare este derulat cu fiecare funcţionar public, în mod confidenţial şi individual. În urma interviului de evaluare, după caz, timp de 3 zile lucrătoare, evaluatorul definitivează fişa de evaluare şi o transmite funcţionarului public spre semnare. Funcţionarul public evaluat are la dispoziţie 3 zile pentru a semna fişa de evaluare, inclusiv de a-și expune comentariile proprii


Contrasemnarea fişelor de evaluare

Contrasemnatarul, în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea fişei de evaluare, examinează cele expuse în aceasta şi se pronunţă asupra acceptării calificativului sau decide repetarea procedurii de evaluare


Aprobarea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă pentru toţi funcţionarii publici din cadrul autorităţii publice

În urma discuţiilor avute în cadrul interviului de evaluare, evaluatorul definitivează fişa de stabilire a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă. Această fişă este semnată de fiecare factor implicat: evaluator, funcţionar public, vizată de SRU şi aprobată de către conducătorul autorităţii


36

Perioada Denumirea acţiunii Scurtă descriere

publice


Colectarea şi plasarea tuturor documentelor relevante procedurii de evaluare în dosarele personale ale funcţionarilor

SRU este responsabil de colectarea şi plasarea documentelor respective în dosarele personale ale funcţionarilor publici


După caz, repetarea procedurii de evaluare a unor funcţionari publici

În cazul în care contrasemnatarul decide repetarea procedurii de evaluare, evaluatorul trebuie să repete procedura de evaluare a funcţionarului public respectiv în termen de 20 zile lucrătoare de la data luării deciziei date a contrasemnatarului

Pînă la 2 martie

Examinarea rezultatelor evaluării repetate/fişei de re-evaluare de către contrasemnatar

În cazul în care, în rezultatul evaluării repetate, calificativul de evaluare nu a fost schimbat, contrasemnatarul, în termen de 5 zile lucrătoare, examinează rezultatele evaluării repetate şi decide asupra calificativului final de evaluare


Elaborarea şi prezentarea unei note informative privind rezultatele evaluării performanţelor în cadrul autorităţii publice

SRU, în termen de 10 zile lucrătoare de la finalizarea perioadei de evaluare, este responsabil de elaborarea şi prezentarea unei note informative către conducătorul autorităţii publice, care include rezultatele evaluării pentru anul respectiv. După caz, se va prezenta o informație suplimentară privind rezultatele evaluării repetate; rezultatele contestării la comisia de evaluare/conducătorul autorității publice și/sau în instanță de contencios administrativ

Pînă la 5 martie

După caz, contestarea calificativului de evaluare în adresa conducătorului autorităţii publice

În cazul în care funcţionarul public nu este mulţumit de rezultatele procedurii repetate de evaluare, poate să se adreseze conducătorului autorităţii publice, în termen de 3 zile lucrătoare de la data luării la cunoștință a rezultatelor evaluării repetate, cu o cerere în scris prin care solicită examinarea calificativului de evaluare

Pînă la 10 martie

Emiterea actului administrativ privind contestarea rezultatelor evaluării în adresa conducătorului autorității publice

Conducătorul autorității publice, în termen de 5 zile lucrătoare de la data depunerii contestaţiei, o va examina în comun cu evaluatorul, contrasemnatarul, funcţionarul public evaluat şi SRU

11 martie - continuare

După caz, contestarea rezultatelor evaluării în instanţa de contencios administrativ

În cazul în care funcţionarul public nu este mulţumit cu decizia conducătorului autorităţii publice privind calificativul de evaluare, el are dreptul să conteste în instanţa de contencios administrativ


37

Stabilirea evaluatorilor şi a contrasemnatarilor

Pînă la 15 decembrie, cînd demarează implementarea procedurii de evaluare a funcţionarilor publici, SRU pregăteşte proiectul actului administrativ care urmează a fi aprobat de conducătorul autorităţii publice. Acest act administrativ include informaţii privind:

- perioada de evaluare;

- lista funcţionarilor publici evaluaţi;

- lista evaluatorilor şi a contrasemnatarilor.

În cazul autorităţilor administrației publice locale, în conformitate cu alin (2) art. 36 din Legea nr.158/2008, în baza deciziei consiliului raional/local, preşedintele raionului şi primarul vor fi desemnaţi în calitate de evaluatori pentru secretarul consiliul raional/local. Această decizie este obligatorie, indiferent dacă există păreri divergente în cadrul consiliului raional/local. În continuare se oferă cîteva exemple de stabilire a evaluatorilor şi contrasemnatarilor, în funcţie de structura organizatorică a autorităţii publice, care stipulează relaţiile de subordonare. În autorităţile publice centrale:

Figura 6. Organigrama unei autorităţi publice centrale (Ministerul Sănătăţii)


38

Direcţia politici în sănătate publică:

șeful Direcţiei politici în sănătate publică este evaluat de către viceministru (evaluator), care deţine funcţie de demnitate publică. În acest caz, fişa de evaluare nu se contrasemnează;

șeful Secţiei promovarea sănătăţii şi programe de sănătate publică este evaluat de către şeful Direcţiei politici în sănătate publică (evaluator), iar fişa de evaluare este contrasemnată de către viceministru;

funcţionarii publici de execuţie din Secţia promovarea sănătăţii şi programe de sănătate publică sunt evaluaţi de către şeful secţiei respective (evaluator), iar fişele de evaluare sunt contrasemnate de către şeful Direcţiei politici în sănătate publică.

În autorităţile publice locale: În conformitate cu structura organizatorică a unei autorităţi publice locale de nivelul al doilea, aprobată prin Hotărîrea Guvernului nr.689 din 10 iunie 2003 „Cu privire la organigrama şi statele de personal ale aparatului preşedintelui raionului, direcţiilor, secţiilor, altor subdiviziuni din subordinea Consiliului raional” şi structura organizatorică a unei autorităţi publice locale de nivelul întîi, adoptată prin Hotărîrea Guvernului nr. 688 din 10 iunie2003 „Cu privire la structura şi statele de personal ale primăriilor satelor (comunelor), oraşelor (municipiilor)”2.

Autorităţile publice locale de nivelul al doilea:

secretarul consiliului raional este evaluat de către preşedintele raionului (evaluator), care deţine funcţie de demnitate publică. În acest caz, fişa de evaluare nu se contrasemnează;

șeful Secţiei administraţie publică este evaluat de către secretarul consiliul raional (evaluator), iar fişa de evaluare va fi contrasemnată de către preşedintele raionului (contrasemnatar);

funcţionarii publici de execuţie din Secţia administraţie publică sunt evaluaţi de către şeful secţiei respective (evaluator), iar fişele de evaluare ale acestora vor fi contrasemnate de către secretarul consiliului raional (contrasemnatar).

Serviciile descentralizate din subordinea consiliului raional,

fără statut de persoană juridică:

șeful Secţiei economie este evaluat de către vicepreşedintele raionului (evaluator), care deţine funcţie de demnitate publică. În acest caz, fişa de evaluare nu se contrasemnează;

funcţionarii publici de execuţie din Secţia economie sunt evaluaţi de către şeful secţiei respective (evaluator), iar fişele de evaluare ale acestora vor fi contrasemnate de către vicepreşedintele raionului (contrasemnatar).

Serviciile descentralizate din subordinea consiliului raional,

cu statut de persoană juridică:

șeful Direcţiei generale finanţe este evaluat de către preşedintele raionului (evaluator), care deţine funcţie de demnitate publică. În acest caz, fişa de evaluare nu se contrasemnează;

2 În unele autorităţi publice locale de nivelul al doilea şi întîi pot fi înregistrate unele abateri de la modelul aprobat prin actul

normativ menționat. Modificările în structura organizatorică care vizează și relațiile de subordonare sunt aprobate prin decizia autorităţii publice locale.


39

șeful adjunct al Direcţiei generale finanţe este evaluat de către şeful Direcţiei generale finanţe (evaluator), iar fişa de evaluare va fi contrasemnată de către preşedintele raionului (contrasemnatar);

șeful Secţiei contabilitate bugetară este evaluat de către şeful Direcţiei generale finanţe (evaluator), iar fişa de evaluare a acestuia este contrasemnată de către preşedintele raionului (contrasemnatar);

funcţionarii publici de execuţie din Secţia contabilitate bugetară sunt evaluaţi de către șeful secţiei respective (evaluator), iar fişele de evaluare vor fi contrasemnate de către şeful Direcţiei generale finanţe (contrasemnatar).

Autorităţile publice locale de nivelul întîi:

secretarul consiliului local este evaluat de către primar (evaluator), care deţine funcţie de demnitate publică. În acest caz, fişa de evaluare nu se contrasemnează;

funcţionarii publici de execuţie din primărie sunt evaluaţi de către primar (evaluator)3, iar fişele de evaluare ai acestora nu sunt contrasemnate.

Dacă consiliul raional/local refuză să adopte decizia cu privire la desemnarea preşedintelui sau primarului în calitate de evaluator pentru secretarul consiliului raional/local?

Consiliul raional/local este obligat prin lege să adopte acest act administrativ. Această normă legală comportă un caracter imperativ şi trebuie să fie executată întocmai.

Cum trebuie să se procedeze în cazul în care între factorii implicaţi în evaluare: funcţionarul public evaluat, evaluator şi/sau contrasemnatar există relaţii de rudenie?

Secţiunea a 3-a: Incompatibilităţi şi restricţii, alin.(1) art.26 din Legea nr.158 din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, prevede că funcţionarul public nu poate exercita o funcţie publică în subordinea nemijlocită a unei rude directe sau a unei rude prin afinitate în cadrul aceleiaşi autorităţi publice. Astfel, dacă s-a respectat legea, conflicte de interese nu trebuie să existe. Dacă, totuşi, aceste situaţii există, persoanele care se află în situaţia respectivă vor întreprinde acţiuni în vederea încetării raporturilor ierarhice nemijlocite în termen de 2 luni sau funcţionarul public în cauză se transferă într-o funcţie care ar exclude o astfel de subordonare, iar dacă transferul nu este posibil, acesta este eliberat din funcţia publică deţinută (alin. (2-4) art.26, Legea nr.158/2008).

Cum să se procedeze în cazul în care pe parcursul perioadei evaluate funcţionarul public a fost evaluat în calitate de funcţionar public debutant?

În cazul în care funcţionarul public a deţinut statutul de funcţionar public debutant în perioada evaluată și, ulterior, a fost confirmat în funcţie publică în baza rezultatelor evaluării activităţii, dar a activat în funcţia publică mai puţin de 4 luni în anul respectiv, performanţa acestuia nu este evaluată. Spre exemplu, dacă funcţionarul public a fost confirmat în funcţie pînă la 31 august, atunci i se stabilesc obiective și indicatori de performanță, i se evaluează performanţele; dacă a fost confirmat în funcţie după 1 septembrie – performanţele acestuia nu sunt evaluate.

Dacă evaluatorul îşi suspendă sau încetează raportul de serviciu în timpul perioadei de evaluare, şeful adjunct al subdiviziunii din care face parte funcţionarul public evaluat (dacă există) sau

3 Poate exista situaţia cînd evaluatorul este viceprimarul (demnitar public), împuternicit de către primar de a coordona

activitatea funcționarilor publici de execuție, prin act administrativ, atunci fișa de evaluare nu se contrasemnează. În situația în care evaluatorul este secretarul consiliului local, împuternicit de către primar, prin act administrativ de a coordona activitatea funcţionarilor publici de execuţie, contrasemnatarul este primarul.


40

contrasemnatarul stabilit iniţial poate deveni evaluator?

Da, în ambele cazuri. În cazul în care contrasemnatarul stabilit iniţial devine evaluator, acesta nu poate rămîne contrasemnatar, astfel, se stabileşte un alt contrasemnatar, care este şeful evaluatorului.

Cum să se procedeze cu funcţionarul public evaluat, care în timpul perioadei evaluate a asigurat interimatul unei funcţii publice de conducere vacante?

Dacă pe parcursul perioadei evaluate funcţionarul public a asigurat interimatul unei funcţii publice de conducere vacante, procedura de evaluare se aplică întocmai. Adică, i se stabilesc obiective şi indicatori de performanţă, se implementează procedura de evaluare. Obiectivele vor ţine atît de sarcinile de bază și atribuțiile de serviciu din fişa postului pentru funcţia deţinută anterior, cît şi de cele din fişa postului pentru funcţia publică căreia îi asigură interimatul. Este important ca numărul total de obiective să nu depăşească 5. Dacă pe parcursul anului (perioadei evaluate) s-a decis ca funcţionarul public să asigure interimatul unei funcţii publice, atunci obiectivele stabilite la începutul anului pot fi revizuite.

Care sunt situaţiile cînd evaluarea funcţionarilor publici are loc în cursul anului?

Evaluarea funcţionarilor publici are loc în perioada 15 decembrie a anului în curs şi 15 februarie din anul următor perioadei evaluate. Dar sunt unele excepţii. Evaluarea funcţionarilor publici are loc pe parcursul anului în cazul în care:

- raportul de serviciu al funcţionarului public a încetat, a fost suspendat sau modificat. Evaluarea acestuia se face în termen de cel mult 14 zile calendaristice din data înregistrării cererii depuse de funcționarul public respectiv care prevede încetarea, suspendarea sau modificarea raportului de serviciu. În acest caz, evaluatorul apreciază performanţa funcţionarului public manifestată în perioada lucrată, de pînă la încetare, suspendare sau modificare a raportului de serviciu. Spre exemplu, dacă raportul de serviciu al funcţionarului public urmeze să înceteze la 1 mai, atunci evaluatorul timp de maximum 14 zile calendaristice pînă la termenul indicat, cu excepţia cazurilor specifice stipulate în Legea nr.158/2008 (spre exemplu, a cîştigat concursul la ocuparea unei funcţii publice vacante etc.), implementează toate etapele procedurii de evaluare a acestuia: 1) completarea fişei de evaluare, 2) derularea interviului de evaluare şi 3) contrasemnarea fișei de evaluare;

- raportul de serviciu al evaluatorului a încetat, a fost suspendat sau modificat. Acesta are obligaţia ca, pînă la încetarea, suspendarea sau modificarea raportului de serviciu, într-o perioadă de cel mult 14 zile calendaristice, să realizeze evaluarea funcţionarilor publici din subordine. FPC, care are calitatea de evaluator, este obligat să evalueze performanţa tuturor funcţionarilor publici din subordinea sa directă sau a celor cărora le coordonează activitatea.

Cînd se evaluează funcționarul public care în perioada de evaluare a lipsit din motive neimputabile acestuia?

Procedura de evaluare va fi aplicată în cel mult 10 zile lucrătoare de la data revenirii funcționarului public la locul de muncă.

Este evaluat funcţionarul public care a cîştigat concursul, a fost transferat sau promovat în altă funcţie publică în perioada septembrie – noiembrie a anului în curs?

Dacă funcţionarul public a cîştigat concursul, a fost transferat sau promovat în altă funcţie publică în perioada septembrie-noiembrie a anului în curs, evaluarea acestuia se face în termen de maximum 14 zile calendaristice pînă la intervenirea noului raport de serviciu. Pentru perioada rămasă pînă la 31 decembrie (mai puţin de 4 luni de activitate profesională), nu se face evaluarea. Funcţionarul public respectiv va realiza sarcinile şi atribuţiile de serviciu în conformitate cu fişa postului. În acest caz,


41

calificativul de evaluare obţinut anterior, pentru perioada de activitate din luna ianuarie pînă în luna august, va constitui calificativul final de evaluare. SRU va introduce aceste informaţii în nota informativă pe care o va prezenta conducerii autorităţii publice.

Este evaluată performanța funcționarului public dacă:

1) raportul de serviciu se suspendă în cazul concediului de maternitate?

2) raportul de serviciu încetează în baza demisiei din funcţie (se încadrează în sectorul privat şi nu intenţionează să revină în serviciul public)?

3) raportul de serviciu încetează în urma obţinerii dreptului la pensie pentru limită de vîrstă?

În cazul în care funcționarul public în cauză a activat mai mult de 4 luni în funcția respectivă, performanţa acestuia este evaluată în conformitate cu prevederile procedurii fără careva abateri, adică în termen de 14 zile calendaristice din data înregistrării cererii depuse de funcționarul public respectiv. În cazul în care a activat mai puțin de 4 luni în funcția publică respectivă – nu va fi evaluat.

Funcţionarul public are dreptul şi obligaţia de a fi evaluat. Totuşi, în cazul în care funcţionarul public în cauză refuză să participe la procedura de evaluare, acesta depune o cerere în scris în adresa conducătorului autorităţii publice, care va fi păstrată în dosarul personal al acestuia. Dar evaluatorul, oricum, va completa fişa de evaluare şi o va transmite spre contrasemnare.

8.3.1. Completarea fişei de evaluare

Completarea fişei de evaluare reprezintă prima etapă a procedurii de evaluare a funcţionarilor publici.

Fişa de evaluare reprezintă un document care conţine informaţii privind nivelul de realizare a obiectivelor stabilite la începutul anului (în termeni cantitativi şi calitativi), nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare pe parcursul perioadei evaluate şi calificativul de evaluare acordat de către evaluator. De asemenea, fişa de evaluare conţine informaţii privind necesităţile de dezvoltare profesională a funcţionarului public.

Cine completează fişa de evaluare? Fişa de evaluare este completată de către evaluator, care este şeful direct al funcţionarului public evaluat. Cum se completează fişa de evaluare? Fişa de evaluare este completată de către evaluator în mod individual. În procesul de completare a fişei de evaluare, evaluatorul poate utiliza mai multe documente:

- fişa de stabilire a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă pentru anul respectiv;

- fişa de monitorizare, alte documente de monitorizare a performanţei funcţionarului public evaluat, utilizate pe parcursul anului;

- raportul de activitate a subdiviziunii din care face parte funcţionarul public evaluat;

- alte documente relevante ce relevă performanţa funcţionarului public.

Fişa de evaluare a FPC şi FPE este constituită din 8 compartimente, după cum urmează:

Date generale – în cadrul prezentului compartiment sunt notate datele cu privire la funcţionarul public evaluat, perioada evaluată, data interviului de evaluare, lista


42

activităţilor de instruire la care a participat funcţionarul public evaluat în timpul perioadei evaluate – activităţi cu o durată de minimum 8 ore de instruire, în domeniul de activitate, relevante funcţiei pe care o deţine (se specifică doar tematica/denumirea). Informaţiile privind activităţile de instruire la care au participat funcţionarii publici evaluaţi din subordine pot fi obţinute de la SRU.

Evaluarea îndeplinirii obiectivelor individuale de activitate – în cadrul prezentului compartiment, evaluatorul apreciază nivelul de îndeplinire a obiectivelor care au fost stabilite la începutul anului, după caz, revizuite, prin prisma indicatorilor de performanţă. Lista de obiective şi indicatori de performanţă este preluată exact din fişa de stabilire a obiectivelor. În baza rezultatelor obţinute, evaluatorul stabileşte în procente (%) nivelul de îndeplinire a obiectivelor, consemnează comentariile sale în dreptul fiecărui obiectiv şi stabileşte punctajul. La stabilirea procentajului de realizare a obiectivului se ia în considerație în ce măsură a fost realizat obiectivul din punct de vedere cantitativ şi calitativ. Acest fapt se explică/argumentează în secţiunea „Comentarii” din acest compartiment, indiferent de punctajul stabilit. În continuare se oferă o grilă pentru a facilita stabilirea punctajului necesar, după cum urmează:

Punctaj Descrierea nivelului de îndeplinire a obiectivului

1 Obiectivul nu a fost îndeplinit.

2 Obiectivul a fost îndeplinit parţial (70-89%). În majoritatea cazurilor, au fost respectate termenele de realizare. Calitatea serviciilor/produselor/rezultatelor obţinute este medie.

3 Obiectivul a fost îndeplinit practic în totalitate (90-99%). Termenele de realizare au fost respectate. Calitatea serviciilor/produselor/rezultatelor obţinute este înaltă.

4

Obiectivul a fost îndeplinit în totalitate (100%), în termen sau înainte de termen. Calitatea serviciilor/produselor/rezultatelor obţinute este foarte înaltă, fiind îndeplinite fără erori. Suplimentar au fost realizate și alte sarcini importante care au adus valoare adăugată activității subdiviziunii.

Aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare – în cadrul prezentului compartiment, în baza descrierilor criteriilor de evaluare oferite în anexa nr. 2 la Regulament, evaluatorul stabileşte punctajul pentru fiecare criteriu de evaluare şi oferă comentariile sale. Comentariile trebuie să cuprindă argumente şi fapte concrete ce confirmă punctajul stabilit, ele pot să ţină de situaţii concrete, acţiuni.

Calificativul de evaluare – în baza mediei punctajelor oferite la compartimentele „Evaluarea îndeplinirii obiectivelor individuale de activitate” şi „Aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare” se stabileşte calificativul de evaluare. De menţionat este faptul că la acest moment se acordă un calificativ de evaluare provizoriu, care va fi definitiv după derularea interviului de evaluare cu funcţionarul public evaluat. Calificativul de evaluare se acordă după cum urmează:

punctaj 3,51 - 4,00 punctaj 2,51 - 3,50 punctaj 1,51 - 2,50 punctaj 1,00 - 1,50

foarte bine bine satisfăcător nesatisfăcător


43

Comentariile evaluatorului privind rezultatele evaluării funcţionarului public – în cadrul prezentului compartiment evaluatorul consemnează comentariile sale cu privire la întreaga activitate a funcţionarului public şi performanţa demonstrată pe parcursul perioadei evaluate. Comentariile vizează: aprecierea generală a performanţei, sugestii şi recomandări pentru o mai bună performanţă, după caz, anexe care confirmă cele expuse în fișa de evaluare.

Necesităţile de dezvoltare profesională a funcţionarului public – în cadrul prezentului compartiment sunt consemnate informaţii cu privire la necesităţile de dezvoltare profesională a funcţionarului public evaluat. Prezentul compartiment este foarte important, deoarece, în cazul în care funcţionarul public evaluat va beneficia de activităţi de instruire și/sau autoinstruire în domeniile identificate – performanţa în anul ce urmează trebuie să fie mai bună. Necesităţile de dezvoltare profesională pot să se refere la:

Cunoştinţe

Ce trebuie să cunoască funcţionarul public ca să lucreze mai bine, să obţină rezultate mai bune?

- Să cunoască prevederile legislaţiei speciale

- Să cunoască diferite modele de management şi stiluri de conducere

Abilităţi profesionale

Ce trebuie să poată face funcţionarul public ca să lucreze mai bine, să obţină rezultate mai bune?

- Să dezvolte abilităţi de negociere

- Să dezvolte abilităţi de prezentare

- Să dezvolte abilităţi de analiză şi sinteză

Comportament/

Atitudini

Cum trebuie să fie/să se comporte funcţionarul public ca să lucreze mai bine, să obţină rezultate mai bune?

- Spirit de iniţiativă

- Spirit de echipă

- Încredere în sine

- Punctualitate

Comentariile funcţionarului public evaluat – în cadrul prezentului compartiment funcţionarul public poate să-şi expună comentariile sale cu privire la rezultatele evaluării. În cazul în care funcţionarul public nu este de acord cu rezultatele evaluării, poate să-şi expună argumentele/faptele sale.

Comentariile contrasemnatarului – în cadrul prezentului compartiment contrasemnatarul îşi expune comentariile proprii cu privire la calificativul de evaluare acordat funcţionarului public, în mod opţional. În cazul în care contrasemnatarul decide repetarea procedurii de evaluare, atunci comentariile acestuia trebuie consemnate în scris, unde sunt expuse motivele deciziei cu privire la repetarea procedurii de evaluare.

Exemple de fişe de evaluare a FPC și FPE completate sunt prezentate în anexele nr.13 și nr.14 la prezentul Ghid metodic. Ce trebuie să facă evaluatorul după ce a completat fişa de evaluare? Evaluatorul, după ce a completat fişa de evaluare pînă la compartimentul „Comentariile funcţionarului public evaluat”, urmează să-l informeze pe funcţionarul public despre data,


44

ora şi locul interviului de evaluare, precum şi să-i înmîneze/expedieze următoarele documente:

- fişa de evaluare completată;

- lista obiectivelor propuse pentru anul următor şi indicatorii de performanţă.

Detaliile cu privire la data, ora și locul desfăşurării interviului de evaluare sunt înscrise în fişa de evaluare, la compartimentul „Date generale”. Ce trebuie să facă funcţionarul public după ce a primit fişa de evaluare completată de

evaluator? După ce a primit fişa de evaluare şi lista obiectivelor pentru anul următor, funcţionarul public urmează să se pregătească de interviu. Astfel, examinează conţinutul fişei de evaluare, face notiţe, formulează întrebările, comentariile sale etc. De asemenea, funcţionarul public studiază obiectivele propuse pentru anul viitor şi necesităţile de dezvoltare profesională. Care este rolul SRU? În procesul de completare a fişei de evaluare SRU oferă, la solicitare, asistenţă informaţională şi metodologică necesară pentru a asigura corectitudinea completării fişei de evaluare în conformitate cu prevederile Regulamentului. Proiectul fişei de evaluare poate fi expediată prin e-mail funcţionarului public? Da. Astfel va fi mai uşor de completat fişa de evaluare de către funcţionarul public, în cazul în care va avea careva comentarii. Fişa de evaluare poate fi completată de către funcţionarul public evaluat? Nu. Fişa de evaluare este completată exclusiv de către evaluator. Fișa de evaluare poate fi completată manual de către evaluator? Se recomandă completarea fișei de evaluare la calculator, în format electronic. Doar comentariile funcționarului public evaluat și a contrasemnatarului pot fi înscrise manual. În cazul în care evaluatorul nu dispune de echipamentul necesar pentru a completa fișa de evaluare în format electronic, se acceptă completarea acesteia manual.

8.3.2. Desfăşurarea interviului de evaluare

Derularea interviului de evaluare reprezintă a doua etapă a procedurii de evaluare a funcţionarilor publici.

Interviul de evaluare reprezintă o discuţie dintre evaluator şi funcţionarului public evaluat privind rezultatele evaluării: reuşite, nereuşite, probleme şi bariere în realizarea obiectivelor stabilite, soluţiile identificate. De asemenea, în cadrul interviului de evaluare se discută obiectivele pentru anul următor şi necesităţile de dezvoltare profesională ale funcţionarului public. Interviul de evaluare se desfăşoară în perioada de evaluare, dar nu mai tîrziu de 5 februarie a fiecărui an.


45

Care este scopul interviului de evaluare?

Scopul interviului de evaluare constă în discutarea constructivă, dintre evaluator și funcționarul public evaluat, a rezultatelor evaluării şi a soluţiilor pentru îmbunătăţirea performanţei. Discuţiile în cadrul interviului de evaluare vizează:

- rezultatele obţinute de funcţionarul public comparate cu obiectivele stabilite;

- nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare;

- calificativul de evaluare propus de evaluator;

- barierele care au influenţat performanţa funcţionarului public;

- comentariile menţionate de evaluator în fişa de evaluare;

- obiectivele şi indicatorii de performanţă pentru următoarea perioadă evaluată;

- necesităţile de dezvoltare profesională.

Funcţionarul public are nevoie de opinia/feedback-ul conducătorului său privind aprecierea performanţei sale, de aceea evaluatorul trebuie să fie pregătit pentru interviu. Care ar fi structura recomandată a unui interviu de evaluare?

În timpul interviului de evaluare este obligatoriu să se discute cel puţin următoarele 3 subiecte:

1) rezultatele evaluării;

2) obiectivele pentru anul următor;

3) necesităţile de dezvoltare profesională.

Structura recomandată a unui interviu de evaluare este prezentată în anexa nr.15 la prezentul Ghid metodic și vizează următoarele aspecte:

1) enunţarea scopului întîlnirii şi subiectele propuse spre discuţie, de către evaluator;

2) prezentarea şi discutarea rezultatelor evaluării;

3) oferirea de feedback/reacţie de răspuns din partea funcţionarului public privind rezultatele evaluării;

4) discutarea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă pentru anul următor;

5) discutarea necesităţilor de dezvoltare profesională stabilite;

6) alte aspecte relevante.

Sugestii pentru evaluator privind organizarea şi derularea interviului de evaluare

Pentru a organiza un interviu eficient, sugestiile sunt următoarele:

- pregătiţi-vă de interviu, notaţi în prealabil întrebările care vă interesează;

- planificaţi/rezervaţi din timp sala sau auditoriul unde se va desfăşura interviul de evaluare ca să va asiguraţi că nimeni şi nimic nu o să vă deranjeze;

- deconectaţi telefoanele mobile;

- pregătiţi spaţiul de discuţie „fără bariere”, aranjaţi masa şi scaunele în aşa mod încît să nu existe bariere fizice;

- asiguraţi confidenţialitatea discuţiei. Pentru a asigura o discuţie deschisă şi constructivă, sugestiile sunt:


46

- creaţi o atmosferă plăcută şi deschisă de comunicare;

- începeţi prin evidenţierea succeselor şi aspectelor pozitive ale funcţionarului public;

- păstraţi echilibrul dintre aspectele forte şi slabe ale funcţionarului public;

- încercaţi sa lăsaţi funcţionarul public să menţioneze aspectele slabe;

- solicitaţi feedback/părerea funcţionarului public evaluat;

- formulaţi, în cazul în care enunţaţi un mesaj negativ/mustrare în felul următor: mesaj pozitiv, mesaj negativ, mesaj pozitiv. Spre exemplu: apreciez activitatea dvs. privind …………………….., dar ce ţine de …………………. trebuie să mai lucraţi, şi anume, la aspectele ……………….., aceasta este foarte important pentru subdiviziune/autoritate, sunt sigur că veţi reuşi să îmbunătăţiţi performanţa Dvs. la acest capitol;

- țineţi întotdeauna controlul asupra interviului;

- încercaţi să purtaţi o discuţie de la egal la egal;

- menţineţi aceeaşi tonalitate în discuţie;

- încercaţi să nu fie o dezbatere contradictorie şi să ajungeţi la un consens la sfîrşit;

- întrebaţi funcţionarul public ce soluţii şi recomandări propune pentru a eficientiza activitatea acestuia;

- utilizaţi fapte concrete şi argumente; nu faceţi atac la persoană; „atacaţi” comportamentul nepotrivit, dar nu persoana;

- solicitaţi de la funcţionarul public soluţii proprii.

Care sunt paşii efectuaţi de către evaluator şi funcţionarul public evaluat după derularea interviului de evaluare,?

Evaluatorul, după interviul de evaluare, definitivează fişa de evaluare. În cazul în care au fost aduse argumentele şi informaţiile care anterior nu erau cunoscute, evaluatorul poate schimba punctajele şi calificativul de evaluare, dacă funcţionarul public a adus argumentele necesare şi evaluatorul este de acord cu ele. Evaluatorul are 3 zile lucrătoare la dispoziţie pentru a definitiva fişa de evaluare. După ce fişa de evaluare a fost definitivată, este oferită funcţionarului public pentru a lua cunoştinţă şi a se expune în compartimentul „Comentarii ale funcţionarului public evaluat”. Dacă funcţionarul public este de acord cu calificativul de evaluare, poate să nu scrie nimic în compartimentul respectiv. În cazul în care nu este de acord cu rezultatele evaluării, este obligatoriu ca această rubrică să fie completată prin oferirea de argumente şi fapte concrete. Atît evaluatorul, cît şi funcţionarul public evaluat pot să anexeze la fişa de evaluare documente care confirmă cele expuse în fişa de evaluare. După ce fişa de evaluare a fost definitivată de evaluator și funcţionarul public evaluat şi-a expus opiniile, fişa de evaluare este semnată şi datată de către evaluator şi funcţionarul public evaluat în secţiunea respectivă. Apoi este transmisă în versiune tipărită contrasemnatarului spre examinare. Dacă nu au fost elaborate obiectivele pentru anul viitor, poate avea loc interviul de evaluare? Nu. Lista obiectivelor pentru anul următor este un document absolut necesar desfăşurării interviului de evaluare. Doar în cazul în care autoritatea publică trece prin procesul de reorganizare şi funcţiile subdiviziunii din care face parte funcţionarul public evaluat vor fi modificate, respectiv, va suferi


47

modificări şi fişa postului, doar atunci se acceptă ca interviul de evaluare să aibă loc fără a fi discutate obiectivele. În acest caz, data limită de stabilire a obiectivelor va constitui 30 zile de la survenirea modificărilor respective. Care este durata unui interviu de evaluare? Un interviu de evaluare poate să dureze în jur de 1 oră, în funcţie de mai mulţi factori: rezultatele evaluării şi argumentarea calificativului de evaluare acordat, deschiderea spre discuţie din partea evaluatorului şi a funcţionarului public evaluat etc. Cum să se procedeze dacă evaluatorul sau funcţionarul public nu s-au prezentat la interviul de evaluare? Interviul de evaluare este o etapă obligatorie a procedurii de evaluare. În cazul în care, din anumite motive obiective sau subiective, nu a fost posibilă desfăşurarea interviului de evaluare la data anunţată, evaluatorul va stabili o altă dată de desfășurare a interviului. Cum să se procedeze dacă funcţionarul public refuză să semneze fişa de evaluare? Semnătura funcţionarului public confirmă că a luat act de cunoştinţă cu conţinutul fişei de evaluare şi este obligatorie în conformitate cu prevederile Regulamentului. În cazul în care nu este de acord cu calificativul de evaluare, acesta îşi expune nemulţumirile şi argumentele în compartimentul „Comentariile funcţionarului public evaluat”. După derularea interviului de evaluare, evaluatorul întocmeşte un proces-verbal sau alte documente ce confirmă subiectele discutate? Nu. După derularea interviului de evaluare, în baza celor discutate, evaluatorul definitivează fişa de evaluare.

8.3.3. Contrasemnarea fişei de evaluare

Contrasemnarea fişei de evaluare este a treia și ultima etapă a procedurii de evaluare a funcţionarului public. Rolul contrasemnatarului este de a:

verifica corectitudinea aplicării procedurii de evaluare;

examina comentariile oferite de către evaluator şi funcţionarul public evaluat;

compara nivelul de performanță al subdiviziunii și cel al funcționarului public evaluat;

decide asupra:

- acceptării rezultatelor evaluării/calificativului de evaluare acordat;

- repetării procedurii de evaluare a performanţelor funcţionarului public respectiv.

Acceptarea de către contrasemnatar a calificativului de evaluare acordat

În cazul acceptării calificativului de evaluare acordat de către evaluator, contrasemnatarul pune bifa în compartimentul „Decizia contrasemnatarului - Acceptat”, semnează şi datează fişa de evaluare, după care o transmite evaluatorului. Fișa de evaluare se aduce la cunoștința funcționarului public prin semnarea acesteia în mod obligatoriu, după care se anexează la dosarul personal al funcționarului public în cauză.

Decizia contrasemnatarului de a fi repetată procedura de evaluare

Contrasemnatarul, în anumite cazuri, poate decide asupra repetării procedurii de evaluare a funcţionarului public. Astfel, contrasemnatarul pune bifa în compartimentul „Decizia


48

contrasemnatarului – Repetarea procedurii de evaluare”, îşi argumentează decizia prin oferirea de explicaţii la compartimentul „Comentariile contrasemnatarului”, semnează şi datează fişa de evaluare, după care o transmite evaluatorului.

Care sunt acţiunile SRU după finalizarea procedurii de evaluare? În urma finalizării implementării procedurii de evaluare a funcţionarilor publici, SRU, în decurs de 10 zile lucrătoare, are obligaţia de a elabora o notă informativă care cuprinde informaţii privind rezultatele evaluării funcţionarilor publici pentru anul respectiv. Un model de notă informativă privind rezultatele evaluării performanțelor în autoritatea publică este prezentat în anexa nr.20 la prezentul Ghid metodic. După caz, SRU va prezenta o informație suplimentară privind rezultatele evaluării repetate; rezultatele contestării la comisia de evaluare/conducătorul autorității publice și/sau în instanță de contencios administrativ.

9. Repetarea procedurii de evaluare

Regulamentul prevede posibilitatea de a fi repetată procedura de evaluare.

Cine poate decide asupra repetării procedurii de evaluare? Decizia referitor la repetarea procedurii de evaluare o poate lua în exclusivitate contrasemnatarul. În ce situaţii poate fi repetată procedura de evaluare? În conformitate cu prevederile pct.78 al Regulamentului, contrasemnatarul poate decide asupra repetării procedurii de evaluare în cazul în care: a) aprecierile consemnate în fişa de evaluare de către evaluator nu corespund realităţii:

Exemplul 1:

Evaluatorul menţionează că funcţionarul public evaluat nu a acordat suficientă asistenţă organizatorică şi metodologică membrilor comisiei de concurs pentru ocuparea funcţiei publice vacante. În acelaşi timp, contrasemnatarul are informaţie despre organizarea şedinţelor metodologice practic înainte de fiecare etapă a concursului, fapt menţionat şi apreciat de către membrii comisiei;

Exemplul 2:

Evaluatorul menţionează despre desfăşurarea a 4 seminare de informare a şefilor de subdiviziuni, iar contrasemnatarul are informaţie despre desfăşurarea doar a 3 seminare.

b) procedura şi cerinţele stabilite de lege şi de Regulament nu au fost respectate:

Exemplu:

- fişa de evaluare nu a fost completată pînă la interviu;

- nu au fost completate toate compartimentele structurale ale fişei de evaluare;

- informaţiile din compartimente au fost incomplete (spre exemplu nu era indicată ora interviului, nu era apreciat nivelul de îndeplinire a unuia sau cîtorva obiective, nu era apreciat nivelul de


49

manifestare a unuia sau cîtorva criterii de evaluare, nu au fost identificate necesităţile de dezvoltare profesională etc.);

- interviul de evaluare nu a avut loc;

- fişa de evaluare a fost transmisă funcţionarului public evaluat cu întîrziere, adică în mai puţin de 3 zile înainte de interviu, astfel că acesta nu a avut timp suficient să se pregătească pentru discuţia cu evaluatorul;

- la interviul de evaluare au mai participat şi alte persoane, decît evaluatorul şi evaluatul;

c) comentariile oferite de către funcţionarul public evaluat privind dezacordul cu

consemnările înscrise în fişa de evaluare sînt argumentate:

Exemplu:

Evaluatorul menţionează despre îndeplinirea unui obiectiv în proporţie de 60 la sută, iar funcţionarul public argumentează, prin documente, fapte concrete realizarea acestui obiectiv în proporţie de 80 la sută.

Cînd are loc repetarea procedurii de evaluare? Evaluatorul decide singur cînd să demareze procedura de evaluare repetată, dar trebuie să ţină seamă de faptul că pentru întreaga procedură sunt rezervate 20 de zile lucrătoare. Adică, poate să înceapă procedura în cel mult 5 zile lucrătoare de la data luării deciziei respective de către contrasemnatar. Cum se desfăşoară repetarea procedurii de evaluare? Repetarea procedurii de evaluare presupune desfăşurarea tuturor etapelor, precum şi respectarea termenelor, şi anume:

- completarea fişei de reevaluare;

- realizarea interviului de reevaluare;

- definitivarea fişei de reevaluare;

- contrasemnarea fişei de reevaluare.

Care este procedura de completare a fişei de reevaluare? Fişa care se completează în cadrul repetării procedurii de evaluare este de acelaşi model ca şi fişa de evaluare, doar că are altă denumire – fişă de reevaluare. Fişa de reevaluare este completată de către evaluator. Acesta urmează să studieze atent:

- comentariile contrasemnatarului din fişa de evaluare; - comentariile funcţionarului public evaluat.

Evaluatorul va revizui compartimentele faţă de care a avut obiecţii contrasemnatarul şi/sau funcţionarul public. Fişa de reevaluare completată este transmisă de către evaluator funcţionarului public pentru a lua cunoştinţă cu conţinutul acesteia. Realizarea interviului de reevaluare Interviul de reevaluare se realizează în aceleaşi condiţii ca şi interviul de evaluare, inclusiv:


50

- respectarea termenului de 3 zile dintre transmiterea fişei de reevaluare către funcţionarul public şi interviul de reevaluare;

- discuţia între evaluator şi funcţionarul public evaluat; - discuția privind obiectivele și indicatorii de performanță pentru anul următor, precum

și privind necesitățile de dezvoltare profesională. În cadrul interviului de reevaluare vor fi discutate, în mod obligatoriu, compartimentele asupra cărora au fost expuse obiecţii de către contrasemnatar şi/sau funcţionarul public evaluat. Definitivarea fişei de reevaluare După realizarea interviului, evaluatorul va definitiva fişa de reevaluare şi o va transmite funcţionarului public evaluat pentru a lua cunoştinţă de informaţiile incluse în ea. Funcţionarul public evaluat are obligaţia să semneze fişa de reevaluare la compartimentul „Luare la cunoştinţă”, indiferent de faptul dacă este de acord sau nu cu calificativul de evaluare. Semnarea fişei de evaluare înseamnă că funcţionarul public a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia. Dacă nu este de acord cu calificativul acordat, atunci el va menţiona acest lucru la compartimentul „Comentariile funcţionarului public evaluat”. Contrasemnarea fişei de reevaluare Fişa de reevaluare va fi transmisă de către evaluator contrasemnatarului, în termen de 6 zile lucrătoare de la data realizării interviului de reevaluare. Contrasemnatarul va examina fişa de reevaluare şi, în cazul în care rezultatele procedurii repetate de evaluare au rămas neschimbate, va decide asupra calificativului final de evaluare în termen de 5 zile lucrătoare de la data primirii fişei de reevaluare, şi anume:

- va lăsa calificativul de evaluare neschimbat, în cazul în care comentariile evaluatorului/funcţionarului public evaluat au fost documentar argumentate;

- va schimba calificativul de evaluare în funcţie de argumentele oferite.

La etapa respectivă decizia contrasemnatarului este definitivă.

10. Procedura de contestare a rezultatelor evaluării

Fiecare funcționar public are dreptul să conteste rezultatele evaluării, dacă prezintă dovezi și argumente plauzibile. Regulamentul prevede mai multe nivele de contestate a rezultatelor evaluării, pînă la adresarea în instanța de contencios administrativ.

Dacă după repetarea procedurii de evaluare, funcționarul public este nemulțumit de rezultatul evaluării, atunci el îl contestă la conducătorul autorității publice.

În cazul în care nu este de acord nici cu decizia conducătorului autorității publice, atunci el are dreptul să se adreseze în instanța de contencios administrativ.

Funcționarii publici nemulțumiți de rezultatul evaluării trebuie să parcurgă toate nivelele/oportunitățile de contestare „internă” pînă a recurge la contestarea în instanța de contencios administrativ.


51

În ce situaţii poate fi contestat rezultatul evaluării? În conformitate cu prevederile pct.85 al Regulamentului, funcţionarul public care nu este de acord cu rezultatul evaluării poate să îl conteste la conducătorul autorităţii publice. Cînd poate fi contestat calificativul de evaluare? Calificativul de evaluare poate fi contestat:

1) după repetarea procedurii de evaluare;

2) după procedura de evaluare în cazul în care:

- funcţionarul public evaluat nu este de acord cu calificativul de evaluare, a argumentat acest lucru în fişa de evaluare, dar contrasemnatarul nu a dispus repetarea procedurii de evaluare;

- nu există contrasemnatar pentru funcţionarul public evaluat, în condiţiile pct. 76 al Regulamentului şi, deci, nu poate fi dispusă repetarea procedurii de evaluare.

Exemplu:

la nivel local: pentru secretarul consiliului raional – evaluator este preşedintele raionului, care este persoană de demnitate publică; pentru secretar al consiliului local – evaluator este primarul;

la nivel central (conform organigramei Ministerului Sănătăţii): pentru şeful Direcției politici în managementul serviciilor medicale – evaluator este viceministrul.

În situaţiile descrise mai sus fişa de evaluare nu va fi contrasemnată.

Acţiunile funcţionarului public În aceste cazuri, funcţionarul public va depune, în scris, o contestaţie către conducătorul autorităţii în care va solicita examinarea rezultatului evaluării. Un model de contestație este prezentat în anexa nr.16 la prezentul Ghid metodic. Este foarte important ca funcţionarul public să se adreseze conducătorului autorităţii în scris. Temei pentru demararea procedurii de contestare va fi contestaţia scrisă, în care se va conţine motivul întemeiat al solicitării de contestare. Cine examinează contestaţia? Examinarea contestaţiei se efectuează de către conducătorul autorităţii publice, evaluator, contrasemnatar, funcţionarul public evaluat și un colaborator al subdiviziunii resurse umane. În situaţia în care nu există contrasemnatar, conform pct. 87 din Regulament, la solicitarea funcționarului public, conducătorul autorităţii publice va constitui un grup de contestare format din:

- conducătorul autorităţii publice;

- evaluatorul;

- funcţionarul public evaluat;

- colaboratorul subdiviziunii resurse umane;

- funcţionari publici, activitatea cărora are tangenţe cu activitatea funcţionarului evaluat.

Exemplu:

la nivel local:

- pentru secretarul consiliului raional – vicepreşedinte al raionului, consilieri raionali etc.;


52

- pentru secretarul consiliului local – colaborator al secţiei administraţie publică, colaborator al oficiului stare civilă, consilieri locali.

la nivel central:

- pentru şef al serviciului resurse umane – viceministru, şefi de subdiviziuni, colaborator DPC;

- pentru şef al Direcţiei analiză, evaluare şi monitorizare – viceministru, şefi de subdiviziuni, colaborator al Direcţiei politici, planificare strategică şi asistenţă externă a Cancelariei de Stat.

Un model de act administrativ privind constituirea grupului de contestare este prezentat în anexa nr.17 la prezentul Ghid metodic. Care este procedura de contestare a rezultatelor evaluării? Grupul de contestare va examina fişa de evaluare, fişa de reevaluare, alte documente relevante procedurii de evaluare anexate de către evaluator şi/sau funcţionarul public evaluat. De asemenea, membrii grupului de contestare pot solicita atît de la evaluator, cît şi de la funcţionarul public evaluat şi alte documente relevante procedurii de evaluare. Examinarea poate fi efectuată individual de către fiecare membru al grupului, dar discuţia referitor la examinarea rezultatului se va face în cadrul unei şedinţe a grupului. Rezultatul examinării contestaţiei se consemnează într-un proces-verbal, semnat de către fiecare membru al grupului de contestare. În cazul în care unii membri ai grupului au o altă părere decît majoritatea membrilor grupului, atunci ei pot să anexeze părerea lor separată la procesul-verbal. Un model de proces-verbal privind rezultatul contestației este prezentat în anexa nr.18 la prezentul Ghid metodic. În baza prevederilor procesului-verbal privind rezultatele contestației, conducătorul autorității publice va emite un act administrativ, în care va fi expus rezultatul examinării contestaţiei depuse. Decizia finală aparţine conducătorului autorităţii publice. Un model de act administrativ emis de conducătorul autorității publice privind rezultatul contestației este prezentat în anexa nr.19 la prezentul Ghid metodic. Rezultatul contestaţiei se va aduce la cunoştinţa funcţionarului public solicitant în scris. La etapa respectivă decizia conducătorului autorităţii publice este definitivă. Cînd poate funcţionarul public să se adreseze în instanţa de contencios administrativ? În cazul în care funcționarul public evaluat nu este mulţumit de modul de soluţionare a contestaţiei de către grupul de contestare și de decizia conducătorului autorității publice, funcţionarul public poate să se adreseze în instanţa de contencios administrativ Acţiunile funcţionarului public Funcţionarul public se va adresa în instanţa de contencios administrativ, în condiţiile prevăzute de lege. Pentru aceasta funcţionarul public va solicita o copie a actului administrativ privind rezultatul contestaţiei depuse.


53

11. Decizii luate în baza rezultatelor evaluării

Rezultatele evaluării anuale a funcţionarului public se iau în considerare la luarea deciziilor cu privire la:

a) avansarea sau menţinerea în trepte de salarizare;

b) conferirea unui grad de calificare superior;

c) promovarea într-o funcţie publică superioară;

d) destituirea din funcţia publică.

Avansarea sau menținerea funcţionarului public în trepte de salarizare

În conformitate cu prevederile art.46 din Legea nr.158/2008 trecerea funcţionarului public într-o treaptă de salarizare superioară se efectuează succesiv, cu condiţia obţinerii la evaluare cel puţin a calificativului de evaluare „bine”. În cazul obţinerii la evaluare a calificativului „satisfăcător”, funcţionarul public rămîne în aceeaşi treaptă de salarizare.

Totodată, menționăm că avansarea funcționarului public în trepte de salarizare se va efectua în condițiile menționate, dar și a legislației cu privire la salarizarea funcționarilor publici.

Conferirea unui grad de calificare superior

În conformitate cu prevederile alin.(3) art.33 din Legea nr.158/2008, conferirea gradului de calificare imediat superior se face dacă funcţionarul public a obţinut cel puţin calificativul de evaluare „bine” la 3 evaluări. În cazul îndeplinirii unor misiuni de importanţă deosebită sau obţinerii calificativului de evaluare “foarte bine” la ultimele 2 evaluări, funcționarului public i se poate conferi un grad de calificare ce îl depășește pe cel anterior cu un grad (alin. (4) art.33 din Legea nr.158/2008).

Dacă funcţionarul public a întrunit condiţiile menţionate, conducătorul autorităţii publice are obligaţia, conform legii, să-i confere gradul de calificare superior.

Promovarea într-o funcţie publică superioară

În conformitate cu prevederile alin.(4) art.45 din Legea nr.158/2008, funcţionarul public poate fi promovat într-o funcţie publică superioară dacă a obţinut în urma evaluării calificativul „foarte bine” la ultima evaluare sau calificativul „bine” la ultimele 2 evaluări.

Chiar dacă funcţionarul public a întrunit condiţiile menţionate, promovarea într-o funcţie publică superioară nu este obligatorie. Poate fi aplicată doar dacă există posibilitatea de promovare într-o funcţie publică superioară în cadrul autorității publice în care își desfășoară activitatea funcționarul public în cauză sau în alte autorități publice.

Destituirea din funcţia publică În conformitate cu prevederile lit. (d) art.64 din Legea nr.158/2008, destituirea din funcţia publică poate avea loc în cazul în care funcţionarul public a demonstrat incompetenţă profesională, stabilită în urma obţinerii calificativului de evaluare „nesatisfăcător” la evaluarea anuală. Dacă funcţionarul public a obţinut calificativul de evaluare „nesatisfăcător”, conducătorul autorităţii publice are obligaţia de a destitui funcţionarul public din funcţie, conform legii.


54

Identificarea necesităților de instruire În cadrul procedurii de evaluare, sunt identificate necesităţile de instruire profesională a funcționarului public evaluat. Necesitățile de instruire reprezintă acele cunoștințe, abilități profesionale și trăsături de personalitate (comportament/atitudini) care trebuie dezvoltate, într-un interval anumit de timp, de funcționarul public respectiv pentru a fi mai performant și productiv la locul de muncă. Necesitățile de instruire sunt identificate de către evaluator în comun cu funcționarul public evaluat, fiind discutate în timpul interviului de evaluare și consemnate în fişa de evaluare. Acțiunile subdiviziunii resurse umane În cazul în care funcționarul public a întrunit toate condițiile necesare pentru luarea deciziilor prevăzute în Legea nr.158/2008, iar calificativele de evaluare acordate funcționarilor publici evaluați sunt finale, SRU elaborează și prezintă conducătorului autorității publice, proiectul actului administrativ care prevede luarea a uneia sau mai multor decizii cu privire la personal. În ceea ce privește necesitățile de instruire identificate în cadrul procedurii de evaluare, SRU analizează şi sistematizează informaţiile respective, înscrise în fişele de evaluare. Aceste informaţii sînt folosite atît la elaborarea planului anual de dezvoltare profesională a funcţionarilor publici din cadrul autorităţii publice, cît și la revizuirea/ajustarea acestuia. Alte decizii manageriale De asemenea, conducătorul autorității publice și șefii de subdiviziuni, în baza rezultatelor evaluării, pot lua și alte decizii manageriale care ar spori motivația funcționarilor publici performanți, precum:

- delegarea funcționarului public la cursuri de instruire din țară și peste hotare, stagii, vizite de studiu etc.;

- desemnarea în calitate de lider a unui grup de lucru creat pentru realizarea unor sarcini de importanță majoră;

- împuternicirea funcționarului public de a participa la diferite întruniri organizate cu conducerea de vîrf a țării, personalități notorii etc.

12. Cele mai frecvente erori în evaluare

Evaluarea performanţelor este un proces complex şi necesită o anumită maturitate organizaţională pentru a putea deveni un sistem util şi eficient într-o instituţie. Un astfel de sistem poate să contribuie la motivarea şi dezvoltarea angajaţilor, precum şi la atingerea unui nivel superior de performanţă organizaţională. Pentru a beneficia la maximum (atît pentru organizaţie, cît şi pentru dezvoltarea angajaţilor) de un astfel de sistem, ar trebui diminuate efectele care pot fi induse de un set de erori ce pot apărea în implementarea sistemului de evaluare a performanţelor. În continuare se oferă o listă a celor mai frecvente şi importante tipuri de erori, legate atît de procesul de evaluare, cît şi de evaluatori.


55

Erori legate de procesul de evaluare:

Nerespectarea termenelor în implementarea procedurii de evaluare. În cazul în care în autoritatea publică se implementează procedura de evaluare mai devreme sau mai tîrziu de 15 decembrie anul în curs – 15 februarie anul următor, atunci pot apărea unele dificultăţi. În cazul în care se aplică mai devreme (deşi acest lucru mai rar poate să se întîmple), atunci funcţionarii publici nu vor avea la dispoziţie 12 luni pentru îndeplinirea obiectivelor. Dacă procedura de evaluare se aplică mai tîrziu de termenul menţionat, atunci acest fapt are efecte negative/perturbătoare asupra întregului proces de evaluare: stabilirea obiectivelor anuale şi a indicatorilor de performanţă care ţin de obiectivele anuale ale subdiviziunilor şi, în final, de obiectivele strategice ale autorităţii publice, monitorizarea îndeplinirii acestora. În acelaşi timp, aceşti funcţionari publici vor avea mai puţin timp la dispoziţie pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Transformarea interviurilor de evaluare în lungi monologuri ale evaluatorului. Interviurile de evaluare trebuie să aibă la bază dialogul. Interviul este o foarte bună ocazie pentru ca evaluatorul să înţeleagă mai bine motivaţiile angajaţilor, nevoile lor, direcţiile în care doresc şi se pot dezvolta şi, de asemenea, o foarte bună ocazie prin care angajaţii îşi pot conştientiza punctele slabe, pot fi ajutaţi să găsească modalităţi de îmbunătăţire a performanţelor lor. Iar aceasta se obţine doar prin grija şi sensibilitatea sinceră de care dă dovadă evaluatorul în timpul discuţiilor individuale cu angajaţii, precum și de receptivitatea funcționarilor publici evaluați.

Încheierea interviului de evaluare fără a fi stabilite schimbările pe care trebuie să le producă funcționarul public, direcţiile de dezvoltare ulterioară. Astfel, interviul nu va avea impactul scontat asupra îmbunătățirii performanței acestora.

Tratarea procesului de evaluare a performanţelor ca pe un eveniment izolat ce are loc o dată pe an. Una din cele mai frecvente erori în evaluarea performanţelor este aceea de a considera că procesul de evaluare este unul izolat, separat, şi nu un proces continuu. Angajaţii au nevoie de feedback/reacție de răspuns mult mai frecvent şi mult mai mult decît le poate fi dat în cadrul unui proces de evaluare care are loc o dată pe an. Sesiunile/întîlnirile frecvente de feedback/reacție de răspuns sunt cele care asigură suportul, încurajarea şi îndrumarea de care au nevoie angajaţii. Feedback-ul/reacția de răspuns poate fi şi un puternic factor de motivare sau demotivare.

Neargumentarea feedback-ului/reacției de răspuns prin fapte concrete. Atunci cînd oferă feedback/reacție de răspuns cu aspect negativ – evaluatorii trebuie să îşi poată susţine afirmaţiile cu exemple clare şi specifice, date şi fapte concrete. Altfel, schimbarea de comportamente şi atitudini este practic imposibilă.

Erori legate de subiectivitatea evaluatorilor:

Indulgenţa / severitatea constă în gruparea/axarea calificativelor de evaluare acordate, pe o scală de valori/punctaje, în partea pozitivă/negativă a acesteia, în loc sa fie răspîndite (dacă persoana evaluată merită) pe toată scala de valori/punctaje. Este cea mai întîlnită eroare de evaluare: fiind îngăduitor, evaluatorul evită posibilele nemulţumiri şi discuţii neplăcute cu angajatul în cauză; fiind sever, pur si simplu îl reduce la tăcere. Evaluatorii au adesea tendinţa de a nivela aprecierile legate de performanţele subordonaţilor; ei ezită să facă aprecieri utilizînd şi calificativele de evaluare extreme.


56

Exemplu: Evaluatorul are tendinţa de a acorda funcţionarului public evaluat doar punctaje maxime (3-4: indulgenţa) sau minime (1-2: severitatea) la toate criteriile de evaluare, indiferent de fapte, date concrete.

Eroarea de proximitate are loc atunci cînd evaluatorul ia în considerare activitatea cea mai recentă - în general, cea desfăşurată în ultimele două luni pînă la evaluare. Sunt date uitării gafe sau reuşite mai vechi (de la începutul perioadei evaluate).

Exemplu: Evaluatorul are tendinţa de a evalua performanţa recentă a funcţionarului public evaluat, manifestată în perioada octombrie-decembrie, fără să se ia în considerare rezultatele obţinute la începutul sau mijlocul anului.

Eroarea de contrast / similaritate constă în tendinţa evaluatorului de a-i aprecia pe angajaţi în comparaţie cu propria lui persoană, care devine implicit un etalon de evaluare. În cazul în care evaluatorul este extrem de performant va rezulta o notare severă a celor mai slabi funcţionari publici.

Exemplu: Evaluatorul are tendinţa de a compara funcţionarii publici din subordine cu sine. Sistemul de referinţă nu reprezintă nivelul de îndeplinire a obiectivelor şi de manifestare a criteriilor de evaluare de către funcționarul public evaluat, dar performanţa proprie a evaluatorului.

O altă eroare ce poate apărea în procesul de evaluare este efectul de halo, adică extensia unei însuşiri pozitive sau negative a angajatului asupra tuturor celorlalte însuşiri ale sale. Acest efect are loc cînd un evaluator permite unei singure trăsături dominante a celui evaluat să influenţeze aprecierea fiecărui aspect ce trebuie evaluat separat. Un halo pozitiv are loc atunci cînd evaluatorul apreciază performanţa angajatului în baza unei atitudini generale pozitive despre acesta. Halo-ul negativ este fenomenul exact opus: micşorarea punctajelor pentru toate criteriile de evaluare din cauza unui punctaj redus înregistrat în cazul unui singur criteriu. Rezultatul unei astfel de erori constă în faptul că persoanei respective i se stabileşte acelaşi punctaj pentru fiecare aspect al performanţei.

Exemplu: Evaluatorul este influenţat doar de o singură trăsătură a funcţionarului public evaluat, spre exemplu, responsabilitatea (trăsătură pozitivă) sau nepunctualitatea (trăsătură negativă) şi această trăsătură dominantă influenţează aprecierea evaluatorului. Dacă este influenţat de trăsătura dominantă pozitivă, atunci stabileşte punctaje maxime (3-4), indiferent dacă merită sau nu, şi invers, poate stabili punctaje minime (1-2), chiar dacă nu merită. Cu alte cuvinte, efectul halo înseamnă o generalizare a aprecierii unei persoane pornind de la o trăsătură particulară. Dacă spunem despre un om că este bun/rău într-o anumită privinţă, vom avea tendinţa să îl evaluăm similar şi în alte privinţe.

Preferinţele personale, prejudecăţile, alţi factori perturbatori pot provoca, la rîndul lor, erori de apreciere a performanţei. Managerii care au tendinţa de a se lăsa influenţaţi de astfel de opinii exterioare caută să vadă în comportamentul persoanei evaluate confirmarea acestor opinii şi prejudecăţi.

Prima impresie joacă, de asemenea, un rol important în aprecierea de către evaluator a activităţii persoanei evaluate. Prima impresie surprinde doar o mică parte din comportamentul unui om şi, totuşi, cu toţii reţinem această impresie, chiar dacă ne confruntam cu o realitate contrară ei.

Aceste erori de evaluare fac dificilă, daca nu chiar imposibilă utilizarea eficientă a acestui instrument managerial – evaluarea performanțelor profesionale individuale.


57

BIBLIOGRAFIE

1. Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, art.840, nr.230-232, 2008).

2. Regulamentul cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public, anexa nr.8 la Hotărîrea Guvernului nr. 201 din 11 martie 2009 „Privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public” (Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.145-147/art.780 din 13 august 2010).

3. Legea nr.229 din 23 septembrie 2010 privind controlul financiar public intern (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, nr.231-234/730, 2010).

4. Pitariu H., Evaluarea performanţelor resurselor umane, 2004.

5. Armstrong M., A Handbook of Human Resources Management Practice, Kogan Page Ltd, 2003.

6. Bacal R., Performance Management, 2004.

7. Havard B., Performance Appraisals, Kogan Page Ltd, 2002.

8. Скопылатов И., Ефремов О., Управление персоналом, Издательство Смольного университета, 2000.

9. Корнюшин В., Оценка и аттестация персонала, Московский институт экономики, менеджмента и права, 2007.

10. PHR/SPHR: Professional in Human Resources Certification, Study Guide, 2004.

Linkuri utile: http://performance-appraisals.org/ www.hrd.ro/ www.resurseumane.org www.rubinian.com www.resurse-umane.ro http://www.360-degreefeedback.com/faq.html http://www.360-degreefeedback.com/articles.html

http://www.miemp.ru/

http://www.miemp.ru/

http://performance-appraisals.org/

http://www.hrd.ro/

http://www.resurseumane.org/

http://www.rubinian.com/

http://www.resurse-umane.ro/

http://www.360-degreefeedback.com/faq.html

http://www.360-degreefeedback.com/articles.html


58

ANEXE

Anexa nr.1 – Model de act administrativ privind crearea comisiei de evaluare prin dispoziţie de Guvern

Anexa nr.2 – Model de act administrativ privind crearea comisiei de evaluare de către conducătorul autorităţii publice

Anexa nr.3 – Exemple de obiective şi indicatori de performanţă

Anexa nr.4 – Model de proces-verbal privind revizuirea obiectivelor

Anexa nr.5 – Model de matrice de monitorizare a performanţei instituţiei

Anexa nr.6 – Model de raport de activitate a FPCNS completat

Anexa nr.7 – Model de raport de evaluare a FPCNS completat

Anexa nr.8 – Model de fişă de evaluare a FPCNS completată

Anexa nr.9 – Model de fişă de monitorizare a activităţii la nivel de subdiviziune

Anexa nr.10 – Model de fişă de monitorizare a activităţii funcţionarului public

Anexa nr.11 – Model de raport lunar de activitate a funcţionarului public

Anexa nr.12– Model de act administrativ privind stabilirea perioadei de evaluare

Anexa nr.13 – Exemplu de fişă de evaluare a FPC completată

Anexa nr.14 – Exemplu de fişă de evaluare a FPE completată

Anexa nr.15 – Model de structură şi grilă de întrebări pentru interviul de evaluare

Anexa nr.16 – Model de contestaţie

Anexa nr.17 – Model de act administrativ privind constituirea grupului de contestare

Anexa nr.18 – Model de proces-verbal privind rezultatul contestaţiei

Anexa nr.19 – Model de act administrativ emis de conducătorul autorităţii publice privind rezultatul contestaţiei

Anexa nr.20 – Model de notă informativă privind rezultatele evaluării performanţelor în cadrul autorităţii publice


59

Anexa nr.1

Model de act administrativ privind crearea comisiei de evaluare prin dispoziţie de Guvern

PROIECT

DISPOZIŢIE

nr.___ din „____” ________________ 2010 Cu privire la constituirea Comisiei de evaluare a funcționarilor publici de conducere de nivel superior

1. În temeiul prevederilor alin.(1) art.35 al Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, ale pct. 41 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public (anexa nr.8 la Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009), în scopul evaluării performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici de conducere de nivel superior, se instituie Comisia de evaluare în următoarea componenţă:

__________________________, ______________________________________ numele, prenumele funcţia deţinută

__________________________, ______________________________________ numele, prenumele funcţia deţinută __________________________, ______________________________________ numele, prenumele funcţia deţinută


2. Comisia de evaluare se constituite pentru o perioadă de patru ani.

3. Se stabileşte că, în caz de eliberare a membrilor comisiei de evaluare pe parcursul

perioadei stabilite, atribuţiile acestora vor fi exercitate de persoanele nou-desemnate în funcţiile respective, fără emiterea unei noi dispoziții de Guvern.

4. Secretariatul Comisiei de evaluare va fi asigurat de către Secţia resurse umane a Cancelariei de Stat. PRIM-MINISTRU


60

Anexa nr.2

Model de act administrativ privind crearea comisiei de evaluare

ORDIN

nr._____ din ___ ____________ _____ Cu privire la constituirea Comisiei de evaluare a funcționarilor publici de conducere de nivel superior

În temeiul prevederilor alin. (2) art.35 al Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, ale pct. 43 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public (anexa nr.8 la Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009), în scopul evaluării performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici de conducere de nivel superior, emit prezentul ordin:

1. Se constituie Comisia de evaluare a funcţionarilor publici de conducere de nivel superior în următoarea componenţă: __________________________, ______________________________________ numele, prenumele funcţia deţinută



2. Comisia de evaluare se constituite pentru o perioadă de patru ani. În caz de eliberare

a membrilor comisiei de evaluare pe parcursul perioadei stabilite, atribuţiile acestora vor fi exercitate de persoanele nou-desemnate în funcţiile respective, fără emiterea unui nou ordin.

3. Subdiviziunea resurse umane va oferi comisiei de evaluare asistenţă informaţională şi

metodologică.

4. Controlul asupra executării prezentului ordin mi-l asum. Conducătorul autorităţii publice _________________ _________________________ ____________________ funcţia numele, prenumele semnătura


61

Anexa nr.3

Exemple de obiective şi indicatori de performanţă

Secţiunea a 1-a: Autorităţi publice centrale

Funcţia: Vicedirector general

Autoritatea publică: Agenţia Turismului

Nr. crt.

Obiective individuale de activitate Indicatori de performanţă


Scăderea numărului persoanelor care solicită informaţii la ghişeu cu 20% în primul semestru şi 40% anual

Scăderea timpului de oferire a serviciilor cu 20%

2. Să sporească nivelul de cunoaştere a grupului-ţintă privind pachetul de oferte turistice despre Moldova prin elaborarea paginii web şi a 2 filme documentare

Pagina web elaborată şi funcţională

Numărul de filme documentare privind resursele turistice

3. Să promoveze la nivel internaţional imaginea turistică a Republicii Moldova prin participarea la cel puţin 2 expoziţii internaţionale de turism

Numărul de expoziții internaționale de turism la care s-a participat

Numărul de agenții turistice cu care s-au încheiat contracte de colaborare

4. Să îmbunătăţească managementul intern şi climatul de lucru în autoritatea publică

Funcționarii publici sunt motivați și orientați spre obţinerea de rezultate

Subdiviziunile coordonate au realizat cel puțin 80% din planul anual de activitate

Funcţia: Şef direcţie

Subdiviziunea: Direcţia de analiză, monitorizare şi evaluare a politicilor

Autoritatea publică: Ministerul Agriculturii şi Industriei Alimentare

Nr. crt.


1. Să asigure un management eficient al direcţiei pentru realizarea obiectivelor şi acţiunilor acesteia pentru anul 2009

Procentul de realizare a obiectivelor şi acţiunilor la nivel de subdiviziune stipulate în planul de activitate pentru anul 2009

Procentajul obiectivelor şi acţiunilor la nivel de subdiviziune realizate înainte de termen şi la termen

2. Să asigure elaborarea a 2 rapoarte de progres semestriale privind implementarea şi evaluarea impactului documentelor de politici în domeniul agroalimentar în conformitate cu termenele stabilite în planul de activitate pentru anul 2009

Numărul de rapoarte elaborate

Numărul de rapoarte elaborate în termen

Numărul de rapoarte aprobate/respinse


62

Nr. crt.


3. Să asigure elaborarea, avizarea şi prezentarea spre aprobare a proiectului actului normativ privind instituţionalizarea Agenţiei de Intervenţie și Plăţi pentru Agricultură în termenele stabilite în planul de activitate pentru anul 2009

Proiect elaborat, avizat şi prezentat spre aprobare

Proiect elaborat înainte de termen, în termen sau peste termenul stabilit

Numărul de întoarceri spre îmbunătăţire a proiectului elaborat

4. Să asigure elaborarea rapoartelor de progres semestriale și a notelor informative trimestriale privind implementarea proiectelor investiţionale și asistenţa externă în complexul agroindustrial

Numărul de rapoarte şi note informative elaborate

Numărul de rapoarte şi note informative elaborate în termen

Numărul de rapoarte şi note informative aprobate/întoarse spre îmbunătăţire

5. Să coordoneze oferirea a cel puţin 5 consultaţii metodologice pentru colaboratorii fiecărei subdiviziuni funcţionale privind elaborarea prognozei indicatorilor social-economici în domeniul agroalimentar

Numărul de consultaţii oferite

Gradul de satisfacţie a colaboratorilor privind consultanţa primită

Funcţia: Consultant-jurist

Subdiviziunea: Direcţia juridică


Nr. crt.


1. Să asigure legalitatea în organizarea şi desfăşurarea de către minister a procedurilor de achiziţii publice pentru anul 2009

Numărul de achiziţii organizate pe parcursul anului

Pregătirea materialelor de achiziţii publice în termen

Numărul şi procentajul procedurilor care au fost anulate din cauza neregulilor

2. Să elaboreze note informative trimestriale pînă la data de 5 a lunii următoare şi raportul anual privind executarea Hotărîrii Guvernului 1350 din 02.12.2008 „Cu privire la aprobarea planului naţional de armonizare a legislaţiei pentru anul 2009”

Respectarea termenelor stabilite de prezentare a notelor informative şi a raportului anual

Numărul de erori comise în pregătirea acestora

3. Să elaboreze, în termenele stabilite, avize la toate proiectele de acte normative elaborate de către alte autorităţi, în domeniul său de competenţă

Numărul de avize elaborate

Numărul de avize elaborate în termen

Numărul de avize acceptate de către conducătorul direct


63

Funcţia: Consultant subdiviziune resurse umane

Subdiviziunea: Direcţia resurse umane


Nr. crt.


1. Să acorde asistenţă organizatorică şi metodologică comisiei de concurs la organizarea tuturor concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice vacante din cadrul ministerului şi din cadrul instituţiilor subordonate

Numărul de activităţi desfăşurate în raport cu numărul de concursuri organizate în anul 2009

Gradul de satisfacţie a membrilor comisiei de concurs

2. Să desfăşoare 4 seminare de informare a şefilor de subdiviziuni referitor la procedura de stabilire/revizuire a obiectivelor individuale de activitate a colaboratorilor ministerului

Numărul de activităţi de instruire desfăşurate

Numărul de participanţi

Gradul mediu de satisfacţie a participanţilor (înalt, mediu, scăzut)

3. Să elaboreze/ajusteze la noua legislaţie în vigoare 5 modele de documente interne (în domeniul său de activitate) cu privire la personal

Numărul de modele de documente interne elaborate/ajustate

Numărul de întoarceri a documentelor spre îmbunătăţire

4. Să organizeze şi să asigure implementarea întocmai a planului de instruire a funcţionarilor din cadrul ministerului pentru anul 2009

Procentajul de realizare a planului de instruire a funcţionarilor publici pentru anul 2009

Gradul de mulțumire a funcționarilor publici beneficiari

Secţiunea a 2-a: Autorităţi publice locale

Funcţia: Secretar al consiliului raional

Autoritatea publică: Consiliul raional

Nr. crt.


1. Să asigure organizarea şi desfăşurarea optimă a 4 şedinţe ale consiliului raional în termenele stabilite, prin înştiinţarea convocării consiliului raional conform procedurii legale și pregătirea tuturor materialelor necesare dezbaterii problemelor în consiliul raional

Numărul de şedinţe desfăşurate

Numărul de şedinţe extraordinare desfăşurate

2. Să avizeze toate proiectele de acte ale consiliului raional și președintelui raionului în termeni legali și conform procedurii legale

Numărul de proiecte de acte avizate

Numărul de proiecte de acte avizate peste termen sau cu încălcări a procedurii legale

3. Să asigure aducerea la cunoştinţă publică, în termenele stabilite, a tuturor actelor adoptate de consiliul raional şi emise de către preşedintele raionului

Numărul de note informative/informări efectuate în raport cu numărul de acte adoptate de consiliul raional şi cele emise de către preşedintele raionului

Numărul de note informative/informări efectuate cu întîrziere


64

Nr. crt.


4. Să acorde asistenţă metodologică şi consultativă consilierilor şi comisiilor consiliului raional, primarilor şi secretarilor consiliilor locale prin organizarea şi desfăşurarea a 8 activităţi de instruire/informare pe parcursul anului 2010

Numărul de activităţi organizate în raport cu cele planificate

Numărul de activităţi organizate peste termen

5. Să asigure legalitatea tuturor actelor adoptate de consiliul raional şi emise de către preşedintele raionului prin contrasemnarea şi expedierea lor, în termeni legali, pentru efectuarea controlului administrativ

Numărul de decizii necontestate în raport cu cele contestate

Numărul de hotărîri judecătoreşti irevocabile prin care deciziile au fost recunoscute legale în raport cu cele prin care deciziile au fost recunoscute ilegale

Funcţia: Secretar al consiliului local

Autoritatea publică: Consiliul local

Nr. crt.


1. Să asigure organizarea şi desfăşurarea optimă a 4 şedinţe ale consiliului local în termenele stabilite, prin înştiinţarea convocării consiliului local conform procedurii legale și pregătirea tuturor materialelor necesare dezbaterii problemelor în consiliul local

Numărul de şedinţe desfăşurate

Numărul de şedinţe extraordinare desfăşurate

2. Să asigure aducerea la cunoştinţă publică, în termenele stabilite, a tuturor actelor consiliului local şi a primarului

Numărul de note informative/informări efectuate în raport cu numărul de acte ale consiliului local şi ale primarului

Numărul de note informative/informări prezentate peste termen

3. Să asigure dezvoltarea profesională continuă a demnitarilor, a funcţionarilor publici și a consilierilor locali prin organizarea şi asigurarea implementării întocmai a planului de instruire în anul 2009

Numărul şi procentajul de activităţi de instruire desfăşurate în raport cu cele planificate în planul de instruire 2009

Gradul de mulțumire a beneficiarilor instruirii

4. Să presteze cetăţenilor din localitate, la solicitare, conform prevederilor legale, servicii notariale, de stare civilă și protecţie socială

Numărul şi procentajul de documente eliberate în raport cu cele solicitate

Numărul şi procentajul de documente eliberate peste termen

Numărul şi procentajul de documente eliberate cu erori

5. Să elibereze tuturor cetăţenilor solicitanţi, în termenele prevăzute, documentele (extrase, copii, certificate) solicitate

Numărul şi procentajul de documente eliberate în raport cu cele solicitate

Numărul şi procentajul de documente eliberate peste termen


65

Numărul şi procentajul de documente eliberate cu erori

Gradul de mulţumire a cetăţenilor privind calitatea şi rapiditatea serviciilor prestate

Funcţia: Consultant în probleme resurse umane

Autoritatea publică: Consiliul raional

Nr. crt.


1. Să desfăşoare 3 activităţi de instruire pentru membrii Comisiei de concurs privind examinarea dosarelor de concurs, desfăşurarea şi evaluarea probei scrise şi a interviului


Numărul total de participanţi

Gradul de mulţumire a participanţilor la activităţile de instruire

2. Să desfăşoare 6 activităţi de instruire cu funcţionarii publici de conducere din cadrul aparatului preşedintelui, subdiviziunilor din subordinea consiliului raional şi primăriilor oraşelor/satelor/comunelor din raion privind stabilirea obiectivelor individuale de activitate ale funcţionarilor publici şi procedura de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici


Numărul total de participanţi

Gradul de mulţumire a participanţilor la activităţile de instruire

3. Să elaboreze, în termenele stabilite, planul de dezvoltare profesională a funcţionarilor publici pentru anul 2010, în conformitate cu necesităţile de instruire ale acestora

Planul de instruire pentru anul 2010 elaborat şi prezentat în termen

Numărul de erori în elaborarea planului de instruire

4. Să elaboreze, în termenele stabilite, Ghidul noului angajat şi să desfăşoare seminare de instruire pentru toţi colaboratorii noi-angajaţi din cadrul aparatului preşedintelui

Ghidul elaborat şi prezentat conducerii

Numărul de prezentări efectuate raportat la numărul de colaboratori noi-angajați

Gradul de mulţumire a conducerii şi a colaboratorilor autorităţii publice privind accesibilitatea şi utilitatea practică a Ghidului (înalt, mediu, scăzut)

5. Să elaboreze/ajusteze la noua legislaţie în vigoare 5 modele de documente interne cu privire la procedurile de personal

Numărul de modele de documente interne elaborate/ajustate

Numărul de întoarceri spre îmbunătăţire


66

Anexa nr.4

Exemplu de proces-verbal privind revizuirea obiectivelor

PROCES-VERBAL

privind revizuirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă ale funcţionarului public

nr. ___ din _________________________

Au fost prezenţi: 1. ________________________________________ (conducătorul direct) 2. ________________________________________ (funcţionarul public) 3. ________________________________________ (reprezentantul subdiviziunii resurse umane) 4. ________________________________________

S-a discutat:

Revizuirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă ale funcţionarului public ______________________ (numele, prenumele, funcţia deţinută, subdiviziunea din care face parte).

Au luat cuvîntul:

Notă: se va menţiona, în mod obligatoriu, motivul concret al revizuirii obiectivelor (ex. modificarea acţiunilor prioritare ale subdiviziunii din care face parte funcţionarul public, în conformitate cu modificările în planul anual de activitate a subdiviziunii etc.).

S-a decis:

1. Se acceptă revizuirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă.

2. Se aprobă lista obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă pentru perioada evaluată __________________________(conform anexei).

____________________ _____________________ Conducătorul autorităţii publice Semnătura

____________________ _____________________ Evaluatorul Semnătura

____________________ _____________________ Funcţionarul public evaluat Semnătura

____________________ _____________________ Subdiviziunea resurse umane Semnătura


67

Anexă

Nr. crt.

Obiective individuale de activitate stabilite anterior

Obiective individuale de activitate revizuite*

Indicatori de performanţă pentru obiectivele revizuite

Argumentare**

1.

2.

3.

4.

5.

Luat la cunoştinţă:

Evaluator _____________________________ _____________________________ _____________________ (numele, prenumele) (semnătura) (data)

Funcţionarul public _____________________________ _____________________________ _____________________ (numele, prenumele) (semnătura) (data)

Vizat de: Subdiviziunea resurse umane ____________________________________ ______________________________ ______________________

(numele, prenumele) (semnătura) (data) *În această secţiune, vor fi formulate obiectivele individuale de activitate revizuite, în caz de necesitate. După caz, în prezenta secţiune, vor fi formulate şi noi obiective individuale de activitate. **Se completează de către evaluator.


68

Anexa nr.5

Model de matrice de monitorizare a performanţei instituţiei

Nr. crt.

Obiective ale autorităţii publice

Indicatori de performanţă Acţiuni Responsabili (denumirea

subdiviziunilor)

Termene de realizare

Nivelul de realizare (nerealizat, în proces,

realizat)

1. 1.1.

1.2.

2. 2.1.

2.2.

3. 3.1.

3.2.

4. 4.1.

4.2.

5. 5.1.

5.2.

6. 6.1.

6.2.

7. 7.1.

7.2.


69

Anexa nr.6

Model de raport de activitate a FPCNS completat

RAPORT DE ACTIVITATE a funcţionarului public de conducere de nivel superior

1. Date generale

Funcţionarul public Adela M.

Funcţia deţinută Vicedirector general

Autoritatea publică Agenția Turismului a Republicii Moldova

Perioadă evaluată De la: 1 ianuarie 2009 Pînă la: 31 decembrie 2009

2. Autoevaluarea îndeplinirii obiectivelor individuale de activitate

Nr. crt.

Obiective individuale de activitate

Indicatori de performanţă Nivel de

îndeplinire, în %

Comentarii




80% Obiectivul nu a fost realizat în totalitate din cauza reducerilor de fonduri pentru instituție şi imposibilității de îmbunătățire a paginii web




50% A fost elaborat conceptul paginii web și a filmelor documentare, dar nu au fost realizate din cauza reducerii fondurilor din buget


Numărul de expoziții internaționale de turism l-a care s-a participat


100% Agenția a participat la expoziția din Berlin (martie 2009) și cea de la Londra (septembrie 2009)




80% Anul acesta am început implementarea unui program de management, bazat pe concepții noi, dar care o să dea efectele scontate în anii următori


70

3. Descrierea succintă a contribuţiei proprii la rezultatele obţinute de subdiviziunile coordonate şi/sau instituţiile din subordinea autorităţii publice, de activitatea cărora este direct responsabil

În anul 2008, a demarat implementarea unui program foarte important destinat îmbunătățirii serviciilor oferite de Agenție către public. În acest sens, cel mai important serviciu a constituit acordarea de stele pentru instituţiile care oferă servicii hoteliere/cazare în țară. În ultimii ani, s-a observat că au fost construite mai multe hotele şi motele cu o capacitate redusă, dar aproape de punctele importante turistice din Republica Moldova (RM). Potențialul lor de dezvoltare este foarte mare. În acelaşi timp, am primit plîngeri de la clienţi/vizitatori că serviciile nu au fost oferite la nivelul standardelor şi aşteptărilor. Unele structuri nu dispuneau de categorizarea oficială de stele hoteliere. Proprietarii motelurilor s-au plîns că procedura de acordare a stelelor este greoaie, se solicită multe documente şi trebuie să se deplaseze, în acest scop, de mai multe ori la Chișinău. Pentru a soluţiona problemele întîmpinate, am creat un grup de lucru în cadrul Agenției, care a avut drept obiectiv principal identificarea pachetului de soluţii, inclusiv analiza cost-beneficiu şi estimarea costurilor. Împreună cu consultanţii de la Camera de Licenţiere am revizuit procedura legală pentru oferirea licenţei instituţiilor care prestează servicii hoteliere şi acordarea de stele acestor instituţii. Am observat că existau multe formalități și se cereau mai multe acte, care pot fi obţinute în mod automat şi direct de la Agenție prin intermediul altor baze de date. În acest sens, am elaborat modificările necesare la Regulamentul pentru acordarea de stele, am redus cu 40% numărul de documente care trebuie prezentate de operatorul hotelier. Am schimbat procedura de depunere a documentelor și am introdus posibilitatea ca documentele să fie trimise în mod electronic sau prin poștă. După examinarea documentelor, funcționarul responsabil trebuie să contacteze telefonic subiecții interesați și să-i informeze dacă toate actele prezentate sunt în regulă sau dacă mai trebuie depuse şi alte documente. Subiectul interesat trebuie să vină o singură dată la Chișinău pentru a ridica autorizaţia. Pentru a nu pierde timpul, funcţionarul responsabil stabileşte o întîlnire specială în acest sens. Pentru a stimula proprietarii de hotele/moteluri să aplice procedura de licenţiere şi primirea de stele, am oferit posibilitatea să includem oferta acestora pe pagina oficială a Agenției, însoţită de o scurtă prezentare. În urma acestor iniţiative am redus timpul de oferire a serviciilor în acest sens cu 40%, am redus cu 40% numărul de documente solicitate și am elaborat pagina web a instituţiei care oferă toate explicațiile necesare pentru a demara procedura de licenţiere/acordare de stele. Dar obiectivul nu a fost realizat în totalitate pentru că pagina web necesită fonduri pentru a fi implementată online, iar din cauza crizei economice şi reducerii fondurilor nu am dispus de resursele financiare necesare. În anul 2010 am prevăzut aceste cheltuieli și în primele două luni vom utiliza o pagină web nouă. Un alt obiectiv al anului 2009 a constituit îmbunătăţirea imaginii turistice a Republicii Moldova. În acest sens a fost programată reelaborarea paginii web a instituţiei şi focusarea acesteia asupra informaţiilor referitoare la resursele turistice. Am organizat activitatea Agenţiei şi am distribuit sarcini la direcţiile relevante. Însă am întîmpinat probleme legate de pregătirea de materiale foto şi video care puteau fi plasate pe pagina web. În ciuda faptului, am reuşit să adunăm materiale foarte bune, care au fost plasate pe pagina web a instituţiei sub forma unei poveşti care se referă la cele mai frumoase locuri din țară şi care constituie obiective turistice atractive. În strategia de promovare, ne-am focusat atenţia asupra industriei vinului şi locurilor de producere şi stocare a produselor vinicole. Al doilea punct principal în prezentarea ţării este legat de promovarea turismului rural şi ecologic, îmbinat cu vizitarea mănăstirilor vechi. În ceea ce priveşte realizarea filmelor documentare, am întîmpinat dificultăţi în realizarea acestora din motive legate de identificarea autorilor care să-şi asume această responsabilitate şi din lipsa de fonduri care au fost reduse de Ministerul Finanţelor.


71

Pentru îmbunătăţirea imaginii şi ofertei turistice a Republicii Moldova am participat la două din cele mai importante expoziții (fair) turistice din lume, expoziția din Berlin (martie 2009) şi cea din Londra (septembrie 2009). Participarea la aceste expoziții a fost una de succes. Spaţiul nostru a fost vizitat de reprezentanții celor mai importante agenții turistice din Europa, care s-au informat de oferta noastră turistică și punctele de interes turistic. Colaborarea cu trei agenții de turism a continuat şi am realizat intermedierea acestora cu agențiile turistice din tară. Din statisticile obţinute rezultă că în a doua parte a anului 2009 aceste agenții au inclus Republica Moldova în ofertele lor și au organizat vizite pentru 3 grupuri de turiști cu aproape 200 de participanţi. Gradul de satisfacție a participanților a fost înalt și în catalogul pentru anul 2010 aceste agenții au acordat un spațiu mai mare Republicii Moldova și atracțiilor noastre turistice. In anul 2009 am introdus un program de management modern în cadrul Agenţiei, care se bazează pe o mai bună identificare a rolurilor la nivel de fiecare subdiviziune. În acest sens, pornind de la analiza desfășurată în anul 2008, am elaborat misiunea şi sarcinile fiecărei subdiviziuni si am cerut elaborarea fișelor de post pentru fiecare funcție publică, avînd ca bază sarcinile noi. Am constatat că direcţia X avea lipsă de personal, iar sarcinile stabilite erau importante şi voluminoase. Am propus reorganizarea direcției şi comasarea a două subdiviziuni care acoperă necesităţile unuia şi aceluiaşi sector de activitate. Am îmbunătățit modelul de raportare al subdiviziunilor și sistemul de distribuire a sarcinilor. În fiecare săptămînă organizăm o ședință comună cu șefii de subdiviziuni și discutăm realizările și nerealizările în procesul de muncă. Sistemul nou de management necesită timp pentru a obține rezultatele scontate, dar suntem convinși că am ales calea corectă.

Data completării 24 decembrie 2009

Semnătura funcţionarului public


72

Anexa nr.7

Model de raport de evaluare a FPCNS completat

RAPORT DE EVALUARE A ACTIVITĂŢII funcţionarului public de conducere de nivel superior

1. Date generale

Funcţionarul public evaluat Adela M.




2. Propuneri privind evaluarea îndeplinirii obiectivelor individuale de activitate

Nr. crt.

Obiective individuale de

activitate

Indicatori de performanţă

Nivel de îndeplinire,

în % Comentarii 1)

Punctaj stabilit

2)




80% Nerealizarea deplină a obiectivului a fost influențată de cauze neimputabile funcționarului public. Efortul depus și rezultatele obținute sunt tangibile și au îmbunătățit semnificativ relațiile cu operatorii hotelieri

3




50% Nerealizarea obiectivului a fost influențată de întîrzierea în elaborarea proiectelor şi depunerii cererii pentru concursul public. În timpul rămas din anul curent nu a fost posibilă organizarea concursului public pentru alegerea autorilor de filme documentare, iar fondurile alocate nu au fost utilizate la timpul potrivit

2


73

Nr. crt.

Obiective individuale de

activitate



în % Comentarii 1)

Punctaj stabilit

2)


Numărul de expoziții internaționale de turism la care s-a participat


100% Obiectivul a fost realizat în totalitate. Participarea a fost una de succes și cu rezultate tangibile. Materialele au fost foarte bine pregătite din punctul de vedere al marketingului

4




50% Rezultatele obţinute nu au fost cele așteptate, iar funcționarul evaluat a manifestat lacune în activitatea sa managerială. Direcția X s-a plîns pentru comasarea funcţiilor, deoarece misiunea Direcţiei Y este diferită. Ședințele de lucru sunt dominate de funcționar, iar climatul de colaborare între subdiviziuni trebuie îmbunătățit

2

Media aritmetică: 2,75

3. Propuneri privind aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare

Nr. crt.

Criterii de evaluare Punctaj stabilit

Comentarii

1. Competenţă managerială 2

Privind realizarea obiectivului nr.1, funcționarul public evaluat a demonstrat competență managerială și leadership înalt. Dar in privința obiectivelor nr.2 și nr.4, funcţionarul nu a fost capabil să organizeze activitatea subdiviziunilor în mod profesionist din punct de vedere managerial

2. Competenţă profesională 4

În activitatea sa profesională, funcţionarul public a demonstrat un nivel foarte înalt de competenţă profesională în termeni de cunoştinţe practice şi abilităţi profesionale în domeniu

3. Activism şi spirit de iniţiativă 4

Își asumă uşor responsabilități și este foarte deschis spre colaborare. Vine cu iniţiativă de îmbunătăţire a sectorului de care este responsabil, multe idei de-ale sale fiind deja


74

Nr. crt.


Comentarii

aplicate în practică

4. Eficienţă 2

Nu este foarte eficient ca manager, cu toate că este foarte capabil din punct de vedere profesional. Își asumă prea multe responsabilități și nu deleagă sarcini direcțiilor din subordine. Ia decizii individual, fără a se consulta cu personalul din subordine. Este supraîncărcat și nu poate respecta termenele-limită stabilite

5. Creativitate 3 Are idei inovative care au îmbunătățit procesele de muncă. Spre exemplu, ............................

6. Comunicare şi reprezentare 3

În relațiile cu partenerii internaționali a demonstrat o capacitate foarte bună de comunicare şi reprezentare. În relațiile interpersonale cu personalul din subordine demonstrează lacune

Media aritmetică: 3

Punctaj final calculat din suma mediei aritmetice obţinută la evaluarea îndeplinirii obiectivelor (pct.2 al prezentei anexe) şi mediei aritmetice obținută la aprecierea nivelului de manifestare a celor 6 criterii de evaluare (pct.3 al prezentei anexe), împărţit la doi

2,88

4. Calificativul de evaluare propus

BINE

5. Necesităţi de dezvoltare profesională a funcţionarului public evaluat

Cunoştinţe Abilităţi profesionale Comportament şi atitudini

Tehnici manageriale, instrumente privind crearea şi managementul echipelor

Trebuie să îmbunătățească abilităţile manageriale (planificare, organizare, coordonare, monitorizare, delegare etc.)

Trebuie o colaborare mai bună și bazată pe încredere cu subdiviziunile, activitatea cărora le coordonează. Personalul trebuie motivat și ajutat să se perfecţioneze profesional

Data completării

Persoana care a întocmit raportul de evaluare (nume, prenume, funcţia, semnătura)

Director general, Agenția Turismului

1) Este analizată şi comentată contribuţia funcţionarului public evaluat la rezultatele obţinute de către

subdiviziunile şi/sau instituţiile din subordinea autorităţii publice, de activitatea cărora este direct responsabil. 2)

Conducătorul decide asupra punctajului stabilit, ţinînd seama de nivelul de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, de efortul depus de funcţionarul public evaluat, de factorii obiectivi şi subiectivi care au influenţat realizarea acestora, descrişi în secţiunea „Comentarii”.


75

Anexa nr.8

Model de fișă de evaluare a FPCNS completată

FIŞĂ DE EVALUARE a funcţionarului public de conducere de nivel superior

1. Date generale

Funcţionarul public evaluat Adela M.




2. Comentariile comisiei de evaluare

Obiectivele nu au fost realizate în totalitate. Comentariile evaluatorului sunt argumentate şi confirmate. Realizările funcţionarului public evaluat sunt importante, precum și nerealizările, deoarece au influențat performanța generală a instituției. Funcționarul public este capabil profesional, dar trebuie să-şi dezvolte capacitățile manageriale, în special, cele ce ţin de planificare şi delegare. Susţinem calificativul de evaluare propus de către evaluator.

3. Calificativul de evaluare

BINE

Data completării 29 ianuarie 2010

Data derulării interviului cu funcţionarul public evaluat (dacă este cazul)

---------------------

Nr. crt.

Membrii comisiei de evaluare

(nume, prenume) Funcţia deţinută Semnătura

1.

2.

3.

4. Comentariile funcţionarului public evaluat

Sunt de acord cu calificativul de evaluare care mi-a fost acordat şi cu recomandările oferite.

5. Calificativul de evaluare revizuit (dacă este cazul)

Luare la cunoştinţă

Data luării la cunoştinţă 1 februarie 2010

Semnătura funcţionarului public evaluat


76

Anexa nr.9

Model de fişă de monitorizare la nivel de subdiviziune

Denumirea subdiviziunii:

Perioada monitorizată:

Nr. crt.

Obiective ale subdiviziunii Indicatori de performanţă

Termen de realizare

Responsabil (numele şi

prenumele)

Nivelul de realizare (realizat, în proces de realizare, nerealizat)

Comentarii (probleme şi soluţii)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

*Se completează în conformitate cu planul anual de activitate a subdiviziunii sau autorității publice.


77

Anexa nr.10 Exemplu de fişă de monitorizare a activităţii funcţionarului public

FIŞĂ DE MONITORIZARE

A FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE

1. Date generale

Funcţionarul public monitorizat

Funcţia deţinută

Subdiviziunea

Evaluatorul

Funcţia deţinută

Data completării

Trimestrul

2. Monitorizarea îndeplinirii obiectivelor individuale de activitate stabilite

Nr. crt.




în % Comentarii / Exemple / Date

1.

2.

3.

3. Monitorizarea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare

Nr. crt.

Criterii de evaluare Comentarii / Exemple / Date




4. Eficienţă

5. Creativitate


4. Acţiunile evaluatorului privind îmbunătăţirea activităţii funcţionarului public

5. Necesităţi de dezvoltare profesională a funcţionarului public



78

FIŞĂ DE MONITORIZARE A FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE EXECUŢIE

1. Date generale

Funcţionarul public monitorizat

Funcţia deţinută

Subdiviziunea

Evaluatorul

Funcţia deţinută

Data completării

Trimestrul

2. Monitorizarea îndeplinirii obiectivelor individuale de activitate stabilite

Nr. crt.




în % Comentarii / Exemple / Date

1.

2.

3.

3. Monitorizarea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare

Nr. crt.

Criterii de evaluare Comentarii / Exemple / Date

1. Competență profesională

2. Activism și spirit de inițiativă

3. Eficiență

4. Calitate a muncii

5. Lucru în echipă

6. Comunicare

4. Acţiunile evaluatorului privind îmbunătăţirea activităţii funcţionarului public

5. Necesităţi de dezvoltare profesională a funcţionarului public



79

Anexa nr.11

Model de raport lunar de activitate

Funcţionarul public (numele şi prenumele):

Funcţia deţinută:

Perioada raportată: Luna…………………………. Anul …………………

Nr. crt.

Obiective/Activităţi* Acţiuni realizate Note**

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

* În conformitate cu planul anual/trimestrial/semestrial de activitate a subdiviziunii. ** Rubrica va fi completată de către şeful subdiviziunii.


80

Anexa nr.12 Model de act administrativ privind stabilirea perioadei de evaluare

ORDIN

nr. ____ din ___ ___________ ______ Cu privire la desfăşurarea procedurii de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici

În temeiul prevederilor art. 36 al Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public, ale lit.(c) pct.12 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public (anexa nr.8 la Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009), emit prezentul ordin:

1. Se stabileşte perioada de evaluare a performanţelor profesionale ale

funcţionarilor publici pentru anul 2010, de la data de ___ _________________ pînă la data de ___ _________________.

2. Se aprobă lista evaluatorilor şi a contrasemnatarilor pentru fiecare funcţionar public evaluat din cadrul autorităţii publice (se anexează).

3. Şefii de subdiviziuni vor asigura desfăşurarea procedurii de evaluare a performanţelor profesionale în strictă conformitate cu prevederile Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public.

4. Subdiviziunea resurse umane, la solicitare, va oferi asistenţă metodologică şi informaţională tuturor factorilor implicaţi în procedura de evaluare.

5. Subdiviziunea resurse umane va aduce la cunoştinţa fiecărui funcţionar public, contra semnătură, lista evaluatorilor și a contrasemnatarilor pentru fiecare funcționar public evaluat.

6. Obiectivele individuale de activitate și indicatorii de performanță pentru anul 2011 sunt stabiliți de către evaluator în comun acord cu funcționarul public evaluat și prezentate spre avizare pînă în data de 10 februarie 2011.

7. Controlul asupra executării prezentului ordin mi-l asum.

____________________ _____________________ _____________________________ Funcţia conducătorului autorităţii Semnătura Numele şi prenumele conducătorului autorităţii


81

Lista funcţionarilor publici supuşi evaluării, a evaluatorilor şi a contrasemnatarilor

Nr. crt

Numele şi prenumele funcţionarului public supus

evaluării Funcţia

Numele şi prenumele evaluatorului

Funcţia Numele şi prenumele contrasemnatarului

Funcţia

01 02 03 04 05 06 07

Denumirea subdiviziunii

1.

2.

3.


4.

5.

6.


82

Anexa nr.13 Exemplu de fişă de evaluare a FPC completată

FIŞĂ DE EVALUARE A FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE CONDUCERE

1. Date generale

Funcţionarul public evaluat Mihai C.

Funcţia deţinută Șef direcţie

Subdiviziunea interioară Direcţia politici salariale şi parteneriat social

Autoritatea publică Ministerul Economiei

Perioada evaluată De la: 01 ianuarie 2009 Pînă la: 31 decembrie 2009

Data interviului de evaluare 18 ianuarie 2010, ora 10.00, birou 422

Activităţi de instruire de bază la care a participat funcţionarul public (tematica)

- Salarizarea în sectorul bugetar. Experienţa ţărilor OCDE - Politici salariale contemporane - Sisteme unitare de salarizare pentru sectorul public

2. Evaluarea îndeplinirii obiectivelor individuale de activitate

Nr. crt.




în % Comentarii

Punctaj

stabilit 1)

1. Să asigure implementarea întocmai şi eficientă a planului de activitate a subdiviziunii în conformitate cu termenele stabilite

Procentul de realizare a planului de activitate a subdiviziunii Numărul de proiecte de acte legislative/ documente de politici elaborate peste termen

100% Planul anual de activitate a subdiviziunii a fost realizat în totalitate. Au fost respectate termenele, iar calitatea rezultatelor este înaltă. Acţiuni / iniţiative suplimentare la plan nu au fost realizate

3

2. Să asigure şi să coordoneze elaborarea a 2 proiecte de acte legislative cu privire la sistemul unitar de salarizare a funcţionarilor publici şi a sistemului unitar de salarizare în sectorul public, în conformitate cu termenele prevăzute în planul de

Număr de proiecte de acte legislative elaborate în termen Procentajul de modificări esenţiale în proiectele de acte legislative după avizarea acestora

75% A fost elaborat proiectul de act legislativ în domeniul salarizării unitare a funcţionarilor publici, dar nu a fost expediat spre avizare. Cel de-al doilea proiect de act legislativ este expediat spre avizare

2


83

activitate al subdiviziunii

3. Să asigure organizarea şi desfăşurarea a 3 dezbateri publice cu privire la noile sisteme de salarizare propuse

Numărul de dezbateri publice organizate şi desfăşurate

70% Au fost organizate doar 2 dezbateri publice cu reprezentanţii sindicatelor

2


3. Aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare

Nr. crt.


Comentarii


2

Pe parcursul anului a reuşit să introducă metode noi de activitate care au contribuit esenţial la eficientizarea activităţii subdiviziunii. Nu întotdeauna a reuşit sa planifice adecvat activităţile, fapt care a condus la nerealizarea deplină a sarcinilor


3

A demonstrat cunoştinţe şi abilităţi profesionale necesare exercitării eficiente a sarcinilor şi atribuţiilor de funcţie


A manifestat un comportament activ şi iniţiativă în realizarea obiectivelor şi sarcinilor subdiviziunii, a venit cu iniţiative de îmbunătăţire a activităţii subdiviziunii, spre exemplu: …………………………………………………………

4. Eficienţă

3

A reuşit să obţină un nivel adecvat de eficacitate şi eficienţă în realizarea sarcinilor, adică a realizat obiectivele stabilite cu costuri minime (timp, resurse tehnice şi informaţionale).

5. Creativitate

3

Este creativ în desfăşurarea activităţii, se află mereu în căutarea metodelor noi şi originale de soluţionare a problemelor apărute în procesul de activitate, spre exemplu: ….………….…………………………………………………………


4

Este comunicabil, sociabil atît cu colegii de lucru, cît şi cu clienții externi. Deseori această calitate a contribuit esenţial la eficientizarea activităţii

Media aritmetică: 3


BINE

Punctaj final calculat din suma mediei aritmetice obţinută la evaluarea îndeplinirii obiectivelor (pct.2 din prezenta anexă) şi mediei aritmetice obţinută la aprecierea nivelului de manifestare a celor 6 criterii de evaluare (pct.3 din prezenta anexă), împărţit la doi

2,66


84

5. Comentariile evaluatorului privind rezultatele evaluării funcţionarului public

Funcţionarul public evaluat a demonstrat rezultate, competenţă şi profesionalism. Este un specialist bun, susceptibil la schimbare, creativ, orientat spre rezultate atît individuale, cît şi colective. Ştie să folosească cunoştinţele, abilităţile profesionale şi experienţa acumulată la exercitarea sarcinilor funcţiei. Consider că pot fi diminuate unele carenţe depistate în activitate prin instruiri suplimentare.



Limba engleză Tehnici şi instrumente manageriale (planificare, organizare a muncii, mobilizare a resurselor umane etc.)

Îmbunătăţirea abilităţilor de prezentare

Încredere şi proacţiune


Sunt satisfăcut de aprecierea pe care a făcut-o evaluatorul. Am conştientizat care sunt neajunsurile în activitatea mea şi voi lucra asupra înlăturării acestora.

Evaluatorul (nume, funcţia, semnătura)


8. Comentariile contrasemnatarului

Nu am obiecţii privind procedura şi rezultatele evaluării.

Data completării

Decizia contrasemnatarului Acceptat x Repetarea procedurii de evaluare ___

Contrasemnatarul (nume, funcţia, semnătura)


Data luării la cunoştinţă


1)

Evaluatorul decide asupra punctajului stabilit, ţinînd seama de nivelul de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, de efortul depus de funcţionarul public evaluat, de factorii obiectivi şi subiectivi care au influenţat realizarea acestora, descrişi în secţiunea „Comentarii”.


85

Anexa nr.14 Exemplu de fişă de evaluare a FPE completată

FIŞĂ DE EVALUARE A FUNCŢIONARULUI PUBLIC DE EXECUŢIE

1. Date generale

Funcţionarul public evaluat Ion B.

Funcţia deţinută Consultant superior

Subdiviziunea interioară Direcţia politici salariale şi parteneriat social

Autoritatea publică Ministerul Economiei

Perioada evaluată De la: 01 ianuarie 2009 Pînă la: 31 decembrie 2009

Data interviului de evaluare 18 ianuarie 2010, ora 11.00, birou 432

Activităţi de instruire de bază la care a participat funcţionarul public (tematica)

- Salarizarea în sectorul bugetar. Experienţa ţărilor OCDE - Politici salariale contemporane - Pachetul de beneficii aplicat funcţionarilor publici

2. Evaluarea îndeplinirii obiectivelor individuale de activitate

Nr. crt.




în % Comentarii

Punctaj stabilit

1)

1. Să elaboreze 2 proiecte de acte normative privind salarizarea bugetarilor şi retribuirea muncii salariaţilor în conformitate cu termenele stipulate în planul de activitate a subdiviziunii

Numărul de proiecte de acte normative elaborate

Numărul de întoarceri a proiectului spre îmbunătăţire

40% A elaborat doar un proiect de act normativ, calitatea căruia era destul de slabă. Proiectul actului normativ a fost restituit spre îmbunătăţire de peste 2 ori. Nu au fost respectate termenele.

1

2. Să efectueze 20 de vizite de control privind respectarea prevederilor legislaţiei în domeniul salarizării în autorităţile publice centrale şi să elaboreze rapoartele respective

Numărul de vizite efectuate

Numărul de rapoarte elaborate

75% Au fost efectuate doar 15 vizite din 20 planificate. Au fost elaborate rapoarte doar pentru 15 vizite

2

3. Să elaboreze 4 rapoarte trimestriale privind mersul implementării şi respectării prevederilor

Numărul de rapoarte trimestriale elaborate

75% Au fost elaborate 3 rapoarte trimestriale din 4 necesare, unul din care a fost

2


86

Convenţiilor OIM, ratificate de Republica Moldova, şi Cartei Sociale Europene revizuite în legislaţia şi practica Republicii Moldova

De cîte ori a fost restituit proiectul raportului spre îmbunătăţire

prezentat cu întîrziere de 10 zile


3. Aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare

Nr. crt.


Comentarii

1. Competenţă profesională 2 A manifestat un nivel mediu de cunoştinţe şi abilităţi profesionale necesare, în special ce ţine de domeniul salarizării şi retribuirea muncii salariaţilor


A manifestat un nivel scăzut de activism în găsirea de soluţii pentru problemele apărute în domeniul său de competenţă, rareori a venit cu idei sau și-a asumat responsabilităţi din iniţiativă proprie

3. Eficienţă 2

Pentru realizarea obiectivelor şi îndeplinirea sarcinilor de bază ale funcţiei au fost utilizate resurse suplimentare, iar cantitatea şi calitatea rezultatelor obţinute este sub nivelul planificat

4. Calitate a muncii 2

În procesul de îndeplinire a sarcinilor şi realizare a obiectivelor a făcut erori, inclusiv erori repetate. Acest fapt a dus la depăşirea termenelor stabilite, inclusiv a afectat negativ şi realizarea unor sarcini ale colegilor

5. Lucru în echipă 3 Este deschis spre cooperare, se implică în realizarea obiectivelor şi sarcinilor la nivel de subdiviziune, în domeniul său de competenţă

6. Comunicare 3 Comunică clar şi accesibil, atît în formă scrisă, cît şi verbală



SATISFĂCĂTOR

5. Comentariile evaluatorului privind rezultatele evaluării funcţionarului public

Funcţionarul public evaluat a demonstrat rezultate modeste în raport cu rezultatele planificate. Cauzele nerealizării rezultatelor planificate ţin de nivelul modest de profesionalism al funcţionarului public, care necesită a fi îmbunătăţit prin intermediul activităţilor de instruire şi autoinstruire.

Punctaj final calculat din suma mediei aritmetice obţinută la evaluarea îndeplinirii obiectivelor (pct.2 din prezenta anexă) şi mediei aritmetice obţinută la aprecierea nivelului de manifestare a celor 6 criterii de evaluare (pct.3 din prezenta anexă), împărţit la doi

1,99


87



Cunoaşterea practicilor internaţionale în domeniul salarizării în sectorul bugetar Cunoaşterea mai detaliată a legislaţiei în domeniu Limba engleză (minimum la nivel de înţelegere)

Îmbunătăţirea abilităţilor de gestionare a timpului Îmbunătăţirea abilităţilor de analiză şi sinteză

Sporirea activismului în ceea ce priveşte sarcinile profesionale


Sunt de acord cu cele stipulate în fişa de evaluare. Voi încerca să manifest comportament responsabil şi să duc la bun sfârşit angajamentele asumate. Solicit sprijinul conducătorului şi a unor colegi în privinţa anumitor aspecte.

Evaluatorul (nume, funcţia, semnătura) Data: 25 ianuarie 2010

Semnătura funcţionarului public evaluat Data: 25 ianuarie 2010

8. Comentariile contrasemnatarului

Nu am obiecţii privind procedura şi rezultatele evaluării.

Data completării

Decizia contrasemnatarului Acceptat X Repetarea procedurii de evaluare __

Contrasemnatarul (nume, funcţia, semnătura)


Data luării la cunoştinţă


1)

Evaluatorul decide asupra punctajului stabilit, ţinînd seama de nivelul de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, de efortul depus de funcţionarul public evaluat, de factorii obiectivi şi subiectivi care au influenţat realizarea acestora, descrişi în secţiunea „Comentarii”.


88

Anexa nr.15 Model de structură şi grilă de întrebări pentru interviul de evaluare

Nr. crt.

Structura interviului de evaluare Întrebări posibile

1. Enunţarea scopului întîlnirii şi subiectele propuse spre discuţie. Scurt feedback / reacție de răspuns din partea funcţionarului public.

Fişele de evaluare completate de către evaluator sunt pe masă.

Bună ziua!

Scopul întîlnirii constă în discutarea rezultatelor obţinute pe parcursul acestui an în baza obiectivelor stabilite la începutul anului, discutarea obiectivelor și a indicatorilor de performanță propuși pentru anul următor, precum şi identificarea necesităţilor de instruire.

Evaluarea performanţelor este o procedură importantă care contribuie la îmbunătăţirea rezultatelor individuale şi a celor la nivel de subdiviziune, precum şi pentru a motiva funcţionarii care au demonstrat rezultate înalte.

În procesul de evaluare, am încercat să fiu cît mai obiectiv şi să iau în calcul toate aspectele obiective şi subiective care puteau influenţa rezultatele evaluării.

Mizez pe deschiderea Dvs. şi împreună vom încerca să identificăm aspectele forte şi mai puţin forte ale Dvs., raportate la rezultatele obţinute pe parcursul acestui an, precum şi modalităţi de îmbunătăţire a performanţei Dvs.

În faţa Dvs. este fişa de evaluare completată. Care este opinia Dvs. privind calificativul de evaluare oferit?

Ce neclarităţi sau întrebări aveţi?

În continuare, voi explica fiecare punctaj şi comentariu oferit.

2. Prezentarea rezultatelor evaluării pentru fiecare component evaluat, explicarea şi argumentarea punctajelor oferite pentru nivelul de îndeplinirea obiectivelor şi nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare:

- enunţarea calificativului de evaluare

- punctajele oferite pentru fiecare obiectiv şi media obţinută pentru nivelul de îndeplinire a tuturor obiectivelor

- punctajele oferite pentru fiecare criteriu de evaluare şi media obţinută pentru nivelul de

În urma evaluării, Dvs. aţi obţinut calificativul de evaluare „_____”, au fost oferite următoarele punctaje pentru nivelul de îndeplinire a obiectivelor_____, cu media de ____.

Primul obiectiv a fost realizat în proporţie de __%, aceasta se explică prin faptul că _____________.

Al doilea obiectiv a fost realizat în proporţie de ____%, aceasta se explică prin faptul că _____________ etc. (La fel se procedează pentru fiecare obiectiv)

În cazul criteriilor de evaluare au fost oferite următoarele punctaje __________, cu media de _________. Pentru criteriul de evaluare „______________”, aţi primit punctajul ______. Aceste aprecieri sunt argumentate prin următoarele exemple. (La fel se procedează pentru fiecare criteriu de


89

Nr. crt.

Structura interviului de evaluare Întrebări posibile

manifestare a criteriilor de evaluare

evaluare).

3.

Oferirea de feedback / reacție de răspuns din partea funcţionarului public privind rezultatele evaluării

Dacă au existat unele aspecte neclare, vă rog să le comunicaţi. Cum apreciaţi propriile rezultate obţinute?

Ce probleme sau dificultăţi aţi întîmpinat în vederea realizării acestora?

Cum le-aţi depăşit? Ce acţiuni aţi întreprins?

Altele.

4.

Discutarea obiectivelor propuse şi indicatorii de performanţă relevanţi pentru anul următor

În faţa evaluatorului şi a funcţionarului public este fişa cu obiectivele propuse şi indicatorii de performanţă pentru anul următor. Dacă este posibil, şi planul de activitate al subdiviziunii pentru anul următor.

Aţi reuşi să examinați obiectivele și indicatorii de performanță propuși pentru anul următor? Care este opinia Dvs.?

Să discutăm fiecare obiectiv în parte şi indicatorii de performanţă respectivi

Se discută şi se convine asupra formulării finale a obiectivelor, precum şi a indicatorilor de performanţă.

5.

Discutarea necesităţilor de instruire stabilite la nivel de cunoştinţe, abilităţi profesionale şi comportament

În urma evaluării şi a stabilirii obiectivelor pentru anul următor, au fost identificate următoarele necesităţi de instruire la nivel de cunoştinţe, abilităţi şi comportament: ______________________.

Ce opinie aveţi? Sunteţi de acord cu ele, ce propuneri aveţi?

Cum credeţi că aţi putea contribui la dezvoltarea abilităţilor profesionale şi acumularea de cunoştinţe identificate?

Cu ce pot să vă ajut personal? Care colegi ar putea să vă ajute?

6.

Alte aspecte relevante

Vă mulţumesc pentru discuţie. Voi reflecta asupra celor discutate şi voi definitiva fişa de evaluare şi cea de stabilire a obiectivelor şi indicatorilor de performanţă.

Dacă aveţi careva întrebări sau probleme, vă încurajez să mă contactaţi în orice moment.

Vă doresc succese!


90

Anexa nr.16 Model de contestaţie

Către ______________________________ numele, prenumele conducătorului autorităţii

Subsemnatul/a ______________________________________________________________, numele, prenumele, funcţia

în temeiul prevederilor art. 36 al Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public, pct.85 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public (anexa nr.8 la Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009), contest rezultatele evaluării și îmi exprim dezacordul meu privind calificativul de evaluare acordat de către evaluator __________________________. se indică perioada evaluată

Motivele contestaţiei: consider că evaluatorul a apreciat incorect nivelul de

îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate, fapt care a condus la stabilirea unui calificativ de evaluare inferior. Drept argument anexez documentele care justifică realizarea la un nivel mai înalt a obiectivelor individuale de activitate. În fişa de evaluare am menţionat despre dezacordul meu cu aprecierea evaluatorului, dar contrasemnatarul nu a luat în considerare menţiunile mele.

Drept consecință, solicit examinarea desfăşurării procedurii de evaluare a performanţelor profesionale, aprecierii nivelului de realizare a obiectivelor individuale de activitate şi a calificativului de evaluare stabilit. Data ___________ Semnătura ________________


91

Anexa nr.17

Model de act administrativ privind constituirea grupului de contestare

ORDIN nr.______ din ___ ____________ ____ Cu privire la constituirea grupului de contestare

În temeiul pct. 87 al Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public, emit prezentul ordin:

1. Se constituie grupul de contestare pentru examinarea contestaţiei depuse de către _______________________ privind dezacordul cu calificativul de evaluare acordat de către evaluator pentru perioada evaluată ________________, în următoarea componenţă:

_____________________________ ____________________________ numele şi prenumele funcţia

____________________________ ___________________________ numele şi prenumele funcţia




2. Grupul de contestare va examina contestaţia depusă în perioada

_________________, iar rezultatul examinării contestației va fi înscris în procesul-verbal.

3. Subdiviziunea resurse umane va aduce prezentul ordin la cunoştinţa membrilor grupului de contestare în termen de una zi lucrătoare de la data emiterii.

4. Controlul asupra executării prezentului ordin mi-l asum.

_______________________ ______________ ______________________________ funcţia conducătorului autorităţii publice semnătura numele, prenumele conducătorului autorităţii publice


92

Anexa nr.18

Model de proces-verbal privind rezultatul contestaţiei

________________________________________________________ denumirea autorităţii publice

Proces-verbal

al şedinţei grupului de contestare nr. ____ din ___ ____________ ____

Au fost prezenţi: 1) ______________________________________________________________________ 2) ______________________________________________________________________ 3) ______________________________________________________________________ 4) ______________________________________________________________________

S-a discutat: 1. Rezultatul examinării contestaţiei depuse de către _______________________

numele, prenumele funcţionarului public

privind dezacordul cu calificativul de evaluare acordat la evaluarea anuală a performanţelor sale profesionale.

Au luat cuvîntul: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

S-a decis: 1. Procedura de evaluare a performanţelor profesionale s-a desfăşurat cu încălcări ale

prevederilor Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale (contrasemnatarul nu a dispus repetarea procedurii de evaluare, chiar dacă a avut temei pentru a face acest lucru).

2. Nivelul de îndeplinire a obiectivelor a fost apreciat incorect de către evaluator. În urma examinării documentelor prezentate, punctajul stabilit pentru îndeplinirea obiectivelor individuale de activitate este de _________.

3. Se acordă calificativul de evaluare ___________________. Membrii grupului de contestare: ________________________ ___________________________ Numele, prenumele Semnătura

________________________ ___________________________ Numele, prenumele Semnătura




93

Anexa nr.19 Model de act administrativ emis de conducătorul autorităţii publice privind rezultatul contestației

ORDIN

nr._____ din ____ ______________ _____ Cu privire la rezultatele examinării contestaţiei depuse de către _________________________ privind dezacordul cu calificativul de evaluare a performanţelor profesionale

În temeiul prevederilor pct.85-88 ale Regulamentului cu privire la evaluarea performanţelor profesionale ale funcționarului public (anexa nr.8 la Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009), precum şi în urma examinării contestaţiei depuse de către __________________________ privind dezacordul său cu calificativul de evaluare care i-a fost acordat pentru perioada evaluată______________ (proces-verbal nr. __ din _________ al grupului de contestare, constituit prin ordinul nr.___ din _______), emit următorul ordin:

1. Dlui/dnei ________________________ i se acordă calificativul de evaluare ___________ pentru perioada evaluată ___________________.

2. Subdiviziunea resurse umane va aduce la cunoştinţa dlui/dnei ___________

prezentul ordin, în termen de trei zile lucrătoare de la data emiterii. _______________________ ______________ ______________________________ funcţia conducătorului autorităţii publice semnătura numele, prenumele conducătorului autorităţii publice


94

Anexa nr.20

Model de notă informativă privind rezultatele evaluării performanțelor în cadrul autorităţii publice

NOTĂ INFORMATIVĂ privind rezultatele evaluării performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici din

___________________________ pentru anul _______ denumirea autorităţii publice

Date generale despre procedura de evaluare: - perioada de implementare, în conformitate cu actul administrativ (ordin) emis de

conducătorul autorităţii publice; - măsurile care au fost întreprinse pentru a facilita aplicarea procedurii de evaluare; - numărul total de funcţionari publici evaluaţi în raport cu numărul total de funcționari

publici; - distribuția în procente (%) a funcționarilor publici evaluați după calificativele de evaluare

acordate; - altele. Scopul şi obiectivele evaluării performanţelor ………………………………………………………………………………………………………………………………..……………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………..………… ……………………………………………………………………………………………………………………………....……………… Probleme întîmpinate şi soluţiile aplicate ……………………………………………………………………………………………………………………………..………………… …………………………………………………………………………………………………………………………..…………………… …………………………………………………………………………………………………………………………..…………………… Propuneri de îmbunătăţire a procesului de evaluare ……………………………………………………………………………………………………………………………..………………… …………………………………………………………………………………………………………………………..…………………… …………………………………………………………………………………………………………………………..…………………… Se anexează:

1) rezultatele generalizate ale evaluării performanţelor; 2) rezultatele sistematizate ale evaluării performanţelor.


95

1) Rezultatele generalizate ale evaluării performanţelor

Persoane

Nr. d/o

Indicatori Total

Funcţionari publici de

conducere de nivel superior

Funcţionari publici de conducere

Funcţionari publici de execuţie

Numărul de funcţionari publici în autoritate

1. Numărul de funcţionari publici care au fost evaluaţi

Inclusiv care au obţinut calificativul:

2. „foarte bine”

3. „bine”

5. „satisfăcător”

6. „nesatisfăcător”

7. Numărul de funcţionari publici care au contestat rezultatele evaluării la comisia de evaluare*/conducătorul autorităţii publice

8. Numărul de funcţionari publici care au contestat rezultatele evaluării în instanţa de contencios administrativ

9. Numărul de funcţionari publici pentru care au fost elaborate şi aprobate obiectivele individuale de activitate şi indicatorii de performanţă

*Se referă la FPCNS.


96

2) Rezultatele sistematizate ale evaluării performanţelor

Nr. crt.

Numele şi prenumele funcţionarului public

evaluat

Calificativul de evaluare

acordat

Contestarea rezultatelor (se bifează şi se înscriu rezultatele)

evaluare repetată

rezultat obţinut

contestare la conducătorul

autorităţii

rezultat obţinut

contestare în instanţa de contencios

administrativ

01 02 03 04 05 06 07 08


1.

2.

3.

4.

5.


6.

7.

8.

9.

10.

Documents

Ghid Metodic - Evaluarea Performanţelor Profesionale Ale Funcţionarului Public