Ghid de Utilizare Access

Embed Size (px)

Citation preview

GHID DE UTILIZARE ACCESS

Access face parte din sistemul Microsoft Office, de aceea obiectele de baz ale interfeei meniurile, barele de instrumente, casetele de dialog vor prea familiare celor care au utilizat alte produse Office sau alte programe Microsoft Windows. Cu toate acestea, Access difer ca dimensiuni de majoritatea acestor programe i, de aceea, poate prea mai complex pn ce devine familiar. Acest articol v face cunoscut conceptul de baz de date, v d cteva explicaii despre Access i prezint un tur al programului. Ilustraiile prilor bazei de date arat firma Garden, un magazin imaginar pentru plante i obiecte de grdin. Acest tur v ofer o fundaie solid de la care s ncepei lucrul cu Access pentru a crea propriile baze de date. Dup ce explorai structura bazei de date GardenCo, vei examina unele obiecte utilizate pentru stocarea i manipularea datelor coninute. n sfrit, vei nva cum s examinai naintea imprimrii i s imprimai diversele obiecte Access.

Ce se nelege prin baze de daten forma sa cea mai elementar, o baz de date este echivalentul pe computer al unei liste organizate de informaii. De regul, aceste informaii au un subiect sau un scop comun, cum ar fi lista de angajai afiat aici: ID Nume Prenume Titlu Data angajrii 1 Dinescu Bogdan Reprez. vnzri 1 Mai 1992 2 Florescu Elena Vnzri 14 august 1992 3 Lupu Marian Reprez. vnzri 1 aprilie 1992 4 Filip Dan Reprez. vnzri 3 mai 1993 Aceast list este aranjat ntr-un tabel avnd coloane i rnduri. Fiecare coloan (cmp) stocheaz un anumit tip de informaie despre un angajat: prenumele, numele, data angajrii etc. Fiecare rnd (nregistrare) conine informaii despre un angajat diferit. Dac o baz de date n-ar face mai mult dect s stocheze informaii ntr-un tabel, ar fi tot att de util precum o list pe hrtie. Dar, ntruct baza de date stocheaz informaii n format electronic, acestea pot fi manipulate n modaliti mai eficiente, care le extind utilitatea. De exemplu, cartea de telefon a localitii dvs. este probabil aezat pe o etajer n apropiere. Dac vrei s gsii o persoan sau o firm din localitate, avei aceast posibilitate, pentru c informaiile din cartea de telefon sunt organizate ntr-o manier inteligibil. Dac vrei s luai legtura cu cineva aflat puin mai departe, vei merge la o bibliotec public pentru a consulta colecia sa de cri de telefon, care probabil cuprinde o carte pentru fiecare ora mare din ar. Cu toate acestea, dac vrei s gsii numerele de telefon ale tuturor persoanelor din ar care au acelai nume cu dvs. sau numrul de telefon al vecinului bunicii dvs., aceste cri nu v vor fi de mare folos, ntruct nu sunt organizate pentru facilitarea gsirii acestor informaii.

Cnd informaiile publicate ntr-o carte de telefon sunt stocate ntr-o baz de date, este nevoie de mai puin spaiu, costurile de reproducere i distribuire sunt mai mici i, dac baza de date este proiectat corect, informaiile pot fi regsite n numeroase modaliti. Adevrata for a unei baze de date nu const n capacitatea sa de a stoca informaii, ci n posibilitatea de a regsi rapid exact acele informaii de care avei nevoie din baza de date..

Descoperii ce are deosebit AccessProgramele de baze de date simple, precum componenta Database a Microsoft Works, pot stoca informaii doar ntr-un singur tabel, numit de multe ori fiier plat. Aceste baze de date simple sunt denumite deseori baze de date plate. Programele de baze de date mai complexe, precum Access, pot stoca informaii n mai multe tabele corelate, realiznd astfel ceea ce se se denumete ca baze de date relaionale. Dac informaiile dintr-o baz de date relaional sunt organizate corect, aceste tabele multiple se pot trata ca o singur zon de stocare i se pot extrage electronic informaii din diversele tabele n orice ordine, potrivit necesitilor. Tabelul este doar unul din tipurile de obiecte cu care se poate lucra n Access. Urmtoarea reprezentare grafic arat toate tipurile de obiecte Access:

Sfat Pentru compatibilitatea maxim cu bazele de date existente, formatul implicit pentru noile baze de date create cu Access 2003, este Access 2000. Dintre toate aceste tipuri de obiecte, numai unul tabelul este utilizat pentru a stoca informaii. Restul este utilizat pentru gestionarea, manipularea, analizarea, regsirea, afiarea sau publicarea informaiilor din tabel cu alte cuvinte, pentru a face informaiile ct mai accesibile i, prin urmare, ct mai utile posibil. De-a lungul anilor, Microsoft a depus mult efort pentru a face din Access nu numai unul dintre cele mai puternice programe de baze de date destinat consumatorilor, ci i unul dintre cele mai uor de nvat i utilizat. ntruct Access face parte din sistemul Office, la utilizarea Access se pot utiliza multe din tehnicile cunoscute din alte programe Office, precum

Microsoft Office Word i Microsoft Office Excel. De exemplu, se pot gsi comenzi, butoane i comenzi rapide de la tastatur cunoscute, pentru a deschide i edita informaiile din tabelele Access. i,. ntruct Access este integrat cu ali membri ai suitei, informaiile se pot partaja uor ntre Access i Word, Excel sau alte programe.

Deschiderea unei baze de date existenteBaza de date a firmei Garden conine informaii despre angajai, produse, furnizori i clieni, informaii stocate ntr-o serie de tabele. Pe msur ce parcurgei acest articol, vei nva s lucrai cu aceste tabele pentru a dezvolta o varietate de interogri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi i module ce pot fi utilizate pentru introducerea, editarea i manipularea informaiilor din tabele, n numeroase modaliti. n acest exerciiu vei explora unele din obiectele bazei de date GardenCo. Multe detalii nu vor fi explicate aici, aceasta fiind doar o prezentare general. 1. Pe bara de activiti, facei clic pe butonul Start, indicai spre Toate programele, apoi spre Microsoft Office i facei clic pe Microsoft Office Access 2003. Ca i alte programe Office, de-a lungul prii de sus a ferestrei, Access are o bar de meniuri i una sau mai multe bare de instrumente. Cnd facei clic fie pe Nou, fie pe Cutare fiiere din meniul Fiier sau cnd facei clic pe Clipboard Office din meniul Editare, n stnga acestei ferestre se va afia panoul de activitate Fiier nou.

2. Va aprea panoul de comutare al bazei de date. Panoul de comutare se utilizeaz pentru a facilita accesul la obiectele bazei de date necesare efecturii activitilor uzuale.

3. Facei clic pe nchidere panou de comutare (Close Switchboard) pentru a nchide panoul de comutare. Va aprea fereastra bazei de date GardenCo.

n partea de sus a ferestrei se afl o bar de instrumente iar de-a lungul marginii din stnga se afl bara Obiecte, care listeaz obiectele bazei de date Access. Deoarece s-a selectat Tabele, panoul din dreapta al ferestrei listeaz tabelele coninute n baza de date. 4. n meniul Fiier, facei clic pe nchidere pentru a nchide baza de date GardenCo.

S explorm tabeleleTabelele sunt obiectele centrale ale bazelor de date. Scopul lor este de a stoca informaii. Scopul fiecruia din celelalte obiecte ale bazei de date este de a interaciona ntr-un anumit

mod cu unul sau mai multe tabele. O baz de date Access poate s conin mii de tabele, iar numrul de nregistrri coninut de fiecare tabel este limitat mai mult de spaiul disponibil pe discul fix dect de orice altceva. Sfat Pentru informaii detaliate despre specificaiile Access, precum dimensiunea maxim a unei baze de date sau numrul maxim de nregistrri dintr-un tabel, facei clic pe caseta Tastai o ntrebare din extrema dreapt a barei de meniuri, tastai specificaii Access i apsai tasta ENTER. Fiecare obiect Access are dou sau mai multe vizualizri. Pentru tabele, cele mai obinuite vizualizri sunt vizualizarea foaie de date, n care pot fi vzute i modificate datele tabelului i vizualizarea proiect, n care poate fi vzut i modificat structura tabelului. Butonul Vizualizare comut vizualizarea tabelului deschis ntre vizualizarea foaie de date i vizualizarea proiect. Avei, de asemenea, posibilitatea s facei clic pe sgeata orientat n jos din dreapta butonului Vizualizare i s selectai o vizualizare din lista vertical. Cnd vizualizai un tabel n vizualizarea Foaie de date, vei vedea datele din tabel pe coloane (cmpuri) i rnduri (nregistrri).

Dac dou tabele au n comun unul sau mai multe cmpuri, avei posibilitatea s ncorporai foaia de date a unui tabel n cellalt. Cu ajutorul foii de date ncorporate, care se numete subfoaie de date, se pot vedea n acelai timp informaiile din mai multe tabele. De exemplu, poate fi util s ncorporai o foaie de date Comenzi ntr-un tabel Clieni pentru a vedea comenzile plasate de fiecare client. n acest exerciiu, vei explora tabelele din baza de date GardenCo n diverse vizualizri. 1. Pe bara Obiecte, facei clic pe Tabele. 2. Pe bara de instrumente din partea de sus a ferestrei Baz de date, facei clic pe butonul Detalii. Se va afia o descriere a fiecrui obiect listat n fereastr, la dreapta numelui su.

Sfat Coloanele din fereastra baz de date se pot redimensiona prin glisarea barei verticale care separ coloanele din antet. Avei posibilitatea s setai limea unei coloane la limea celei mai largi intrri din ea, fcnd dublu-clic pe bara vertical. 3. Facei clic pe butonul Maximizare din colul dreapta sus al ferestrei Baz de date . Fereastra Baz de date se extinde, ocupnd complet fereastra Access. Observai c primele trei elemente din coloana Nume nu sunt tabele, ci trei comenzi rapide pentru crearea unui tabel nou. Sfat Dac nu dorii s apar aceste comenzi rapide n fruntea fiecrei liste de obiecte, din meniul Instrumente, facei clic pe Opiuni, facei clic pe fila Vizualizare din caseta de dialog Opiuni, deselectai caseta Comenzi rapide obiecte noi, apoi facei clic pe OK. 4. Facei clic pe butonul Restabilire jos. Fereastra Baz de date se va restrnge. 5. Facei clic pe tabelul Categories (Categorii), apoi pe butonul Deschidere din partea de sus a ferestrei Baz de date pentru a deschide tabelul n vizualizarea Foaie de date.

Aceast foaie de date conine o list a categoriilor de produse vndute de firma Garden. Aa cum se poate vedea, exist cmpuri pentru Category ID (codul categoriei), Category Name (Numele categoriei) i Description (Descriere). 6. Facei clic pe semnul plus din stnga nregistrrii pentru categoria Bulbs (Bulbi). Un clic pe semnul plus duce la extinderea subfoii de date ncorporate. nregistrrile pentru categorii din tabelul Categories (Categorii) i nregistrrile pentru produse din tabelul Products (Produse) se vor afia simultan.

Observai c semnul plus s-a transformat n semnul minus. 7. Facei clic pe semnul minus din stnga nregistrrii Bulbs (Bulbi) pentru a restrnge subfoaia de date. 8. Din meniul Fiier, facei clic pe nchidere pentru a nchide tabelul Categories (Categorii). Dac vi se solicit s salvai modificrile aduse aspectului tabelului, facei clic pe Da. Sfat Fereastra se poate nchide dac facei clic pe butonul nchidere din colul dreapta sus al ferestrei. Cnd fereastra unui obiect este maximizat, acest buton are denumirea nchidere fereastr, pentru a evita confuzia cu butonul nchidere din extrema dreapt a barei de titlu a ferestrei Access. Avei grij s facei clic pe butonul corect, n caz contrar vei iei din Access. 9. Facei dublu-clic pe Orders (Comenzi) pentru a deschide tabelul n vizualizarea Foaie de date.

Zona de navigare din partea de jos a ferestrei precizeaz c acest tabel conine 87 de nregistrri i c nregistrarea activ este cea cu numrul 1. 10. Mutai selecia cu cte o nregistrare o dat, fcnd clic pe butonul nregistrarea urmtoare de cteva ori. Selecia se mut n jos, n cmpul OrderID (Cod comand), deoarece acest cmp conine punctul de inserare. Sfat Selecia poate fi mutat cu cte o nregistrare, dac apsai tastele SGEAT SUS sau SGEAT JOS, cu cte un ecran o dat, dac apsai tastele PAGE UP sau PAGE DOWN, sau la primul sau ultimul cmp din tabel, dac apsai CTRL+HOME sau CTRL+END. 11. V mutai direct la nregistrarea 40, selectnd numrul nregistrrii curente, tastnd 40 i apsnd ENTER. 12. nchidei tabelul Orders (Comenzi) printr-un clic pe Nu, dac vi se solicit s salvai modificrile aduse aspectului tabelului. 13. Facei dublu-clic pe Products (Produse) n lista de tabele, pentru a-l deschide n vizualizarea Foaie de date. Observai c acest tabel conine 189 nregistrri. 14. n bara de instrumente, facei clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta tabelul Products (Produse) la vizualizarea proiect.

vizualizarea Foaie de date, vedei datele stocate n tabel, pe cnd n vizualizarea proiect vedei structura intern a tabelului.

S explorm interogrileUna dintre modalitile prin care se pot regsi informaii dintr-o baz de date Access, este crearea de interogri. Interogrile se utilizeaz pentru a regsi informaii pentru a fi vizualizate, modificate sau analizate n diverse moduri. De asemenea, rezultatele interogrilor se pot utiliza ca baz pentru alte obiecte Access. O interogare este, n esen, o ntrebare. De exemplu, v ntrebai, Ce nregistrri din tabelul Clieni au valoarea 98052 n cmpul Cod potal? Cnd executai o interogare (echivalentul

punerii unei ntrebri), Access caut toate nregistrrile din tabelul sau tabelele specificate, le gsete pe acelea care corespund criteriilor pe care le-ai definit i le afieaz ntr-o foaie de date. Pentru ca Access s poat rspunde ntrebrilor pe care le punei, interogrile trebuie structurate ntr-un anumit mod. Fiecare tip de ntrebare are un tip de interogare asociat. Tipurile principale sunt interogrile de selectare, de tip tabel ncruciat i cele cu parametri. Tipurile mai puin utilizate sunt interogrile de aciune, de cutare automat i de tip SQL (Limbajul de interogare structurat - Structured Query Language). Access conine experi care v ndrum n procesul de creare a interogrilor obinuite, cele mai puin utilizate trebuind create manual ntr-o gril de proiectare, n vizualizarea proiect. Iat cum arat o interogare obinuit:

n partea de sus a ferestrei interogrii se afl patru ferestre mici care listeaz cmpurile din cele patru tabele ce vor fi incluse n aceast interogare. Liniile care conecteaz tabelele precizeaz c acestea sunt corelate datorit cmpurilor comune. Primul rnd al grilei conine numele cmpurilor ce se includ n interogare, iar al doilea rnd arat tabelul de care aparine fiecare cmp. Al treilea rnd (cu eticheta Total) efectueaz calcule cu valorile din cmp, iar al patrulea rnd precizeaz dac rezultatele interogrii vor fi sortate dup acest cmp. Marcajul din caseta de selectare din al cincilea rnd (cu eticheta Afiare) precizeaz c respectivul cmp va fi afiat n foaia de date a rezultatelor. (Dac respectiva caset de selectare nu este bifat, cmpul se poate utiliza n stabilirea rezultatelor interogrii, dar nu va fi afiat). Al aselea rnd (cu eticheta Criterii) conine criteriile care stabilesc ce nregistrri vor fi afiate, iar al aptelea rnd (cu eticheta Sau) iniializeaz alte criterii. Nu v facei griji dac pe moment toate acestea sun ceva mai complicat. Cnd vei aborda logica interogrilor, vor fi perfect inteligibile. i nu v facei griji dac acestea par s solicite mult munc. Expertul Interogare este disponibil pentru a v ajuta s structurai interogarea, iar dac vei crea o interogare care va rula de mai multe ori, salvai-o. Ea va face astfel parte din baza de date i se va afia n fereastra bazei de date cnd vei face clic pe Interogri din bara Obiecte. n acest exerciiu, vei explora cteva din interogrile deja definite i salvate n baza de date GardenCo. 1. Pe bara Obiecte, facei clic pe Interogri.

Fereastra Baz de date va afia toate interogrile care au fost salvate ca parte a bazei de date GardenCo. 2. Facei dublu-clic pe bara de titlu a ferestrei Baz de date pentru a maximiza fereastra. Primele dou intrri din aceast fereastr sunt comenzi pentru crearea interogrilor. Restul intrrilor sunt interogri care au fost deja create. 3. Facei clic pe butonul Detalii.

Descrierea fiecrei interogri explic scopul su. Pictograma din coloana Nume este o indicaie a tipului interogrii, ca i informaiile din coloana Tip, ce poate fi vzut derulnd fereastra spre dreapta. 4. Facei clic pe butonul Restabilire fereastr din bara de meniuri (nu bara de titlu), apoi facei clic pe Restabilire. Fereastra Baz de date se va restabili la dimensiunea iniial. 5. Deschidei interogarea Products by Category (Produse dup Categorie) n vizualizarea Foaie de date, selectnd-o i fcnd clic pe butonul Deschidere din partea de sus a ferestrei Baz de date. Cnd deschidei interogarea, Access o prelucreaz (proces denumit executarea interogrii) i produce o foaie de date care afieaz rezultatele.

Bara de navigare precizeaz c sunt afiate 171 de nregistrri. Tabelul Products (Produse) conine 189 nregistrri. Pentru a afla de ce lipsesc 18 nregistrri, trebuie s vedei interogarea n vizualizarea proiect. 6. Pe bara de instrumente, facei clic pe butonul Vizualizare pentru a vedea interogarea n vizualizarea proiect

n partea de sus a ferestrei de interogare se afl dou casete care listeaz cmpurile tabelelor cu care va lucra aceast interogare. Partea de jos este grila de proiectare, n care se formeaz interogarea. Fiecare coloan a grilei se poate referi la un singur cmp dintr-un singur tabel de mai sus. Observai c s-a introdus Yes (nu este egal cu Yes (Da)) n rndul Criterii pentru cmpul Discontinued (ntrerupt). Aceast interogare va cuta n consecin toate nregistrrile care nu au valoarea Yes (Da) n acest cmp (cu alte cuvinte, care nu au fost ntrerupte). 7. Ca prob, n rndul Criterii pentru cmpul Discontinued (ntrerupt), selectai textul Yes, type =Yes, apoi facei clic pe butonul Execuie de pe bara de instrumente. Sfat De asemenea, o interogare se poate executa comutnd la vizualizarea Foaie de date. Interogarea s-a modificat astfel nct acum gsete toate nregistrrile care au valoarea Yes (Da) n cmpul Discontinued (ntrerupt) (cu alte cuvinte, care au fost ntrerupte).

Cele 18 produse a cror vnzare a fost ntrerupt sunt responsabile pentru diferena dintre numrul de nregistrri din tabelul Products (Produse) i numrul de nregistrri afiat de interogarea iniial. 8. nchidei fereastra interogrii, fcnd clic pe Nu cnd vi se solicit s salvai modificrile de proiectare.

S explorm formulareleTabelele Access sunt liste dense cu informaii brute. Dac creai o baz de date pe care o vei utiliza doar dvs., probabil v vei simi confortabil lucrnd direct cu tabele. Dar dac creai o baz de date care va fi vizualizat i editat de persoane care nu tiu multe despre ea i nu doresc neaprat s tie mai multe lucrul cu tabelele poate s fie mpovrtor. Pentru a rezolva aceast problem, avei posibilitatea s proiectai formulare care s ghideze utilizatorii prin baza de date, pentru a le uura introducerea, regsirea, afiarea i imprimarea informaiilor. n principiu, un formular este o fereastr n care se pot plasa controale care fie ofer informaii utilizatorilor, fie accept informaiile pe care acetia le introduc. Access pune la dispoziie o caset de instrumente care include multe controale Windows standard, cum ar fi etichete, casete text, butoane de opiuni i casete de selectare. Cu puin inventivitate, vei utiliza aceste controale pentru a crea formulare care arat i funcioneaz asemntor casetelor de dialog din toate programele Windows. Formularele se utilizeaz pentru a edita nregistrrile din tabelele subiacente sau pentru a introduce noi nregistrri. Ca i n cazul tabelelor i interogrilor, formularele se pot afia n mai multe vizualizri. Trei dintre cele mai des ntlnite sunt Vizualizare formular, n care se introduc date; vizualizare foaie de date, care arat n principiu ca un tabel i vizualizarea proiect, n care se lucreaz cu elementele formularului pentru a ajusta aspectul i modul su de funcionare. Aceast ilustraie arat un formular n vizualizarea proiect:

Acest formular const dintr-un formular principal legat la un singur tabel. Dar un formular poate cuprinde i subformulare legate la alte tabele. n formular, sunt aranjate controale etichet, care conin textul ce apare n formular n Vizualizare formular i controale caset text, care vor conine date din tabel. Cu toate c n vizualizare proiect se poate crea un formular pornind de la zero, probabil vei utiliza mai des aceast vizualizare pentru a ajusta formularele create cu ajutorul unui expert. n acest exerciiu, vei vedea cteva din formularele din baza de date GardenCo care au fost proiectate pentru ca vizualizarea tabelelor, editarea informaiilor existente i adugarea de noi informaii s fie mai uoare i lipsite de erori. 1. n bara de obiecte, facei clic pe butonul Formulare, apoi facei dublu-clic pe Switchboard (Panou de comutare) pentru a deschide panoul de comutare.

Formularul Switchboard are n partea de sus o bar de titlu particularizat, un titlu pentru baza de date GardenCo i patru butoane de comand. Primele dou butoane deschid panouri de comutare alte formulare care au acelai nume cu butonul. 2. n panoul de comutare, facei clic pe butonul Forms (Formulare) pentru a afia panoul de comutare Forms (Formulare). 3. Facei clic pe Edit/Enter Orders (Editare/Introducere comenzi) pentru a afia formularul Orders (Comenzi).

Acest formular const dintr-un formular principal i un subformular. 4. n bara de navigare, facei clic pe butonul nregistrarea urmtoare pentru a afia informaiile respectivei nregistrri. 5. Facei clic pe butonul nregistrare nou (cel cu un asterisc) pentru a afia un formular necompletat unde se poate introduce o comand nou. 6. nchidei formularul Orders (Comenzi), iar n panoul de comutare Forms (Formulare), facei clic pe Return (Revenire) pentru a reafia panoul de comutare principal. 7. Facei clic pe butonul Close Switchboard (nchidere Panou de comutare).

8. n fereastra Baz de date, facei dublu-clic pe Products (Produse) n lista Formulare pentru a deschide formularul.

Acest formular se utilizeaz pentru a edita nregistrrile produselor curente sau pentru a introduce nregistrri noi. 9. Acum vedei formularul n Vizualizare formular. n bara de instrumente, facei clic pe sgeata orientat n jos de la dreapta butonului Vizualizare, apoi facei clic pe Foaie de date. Acum formularul arat asemntor cu tabelul Products (Produse) n vizualizarea Foaie de date, dar fr linii de gril.

10. Facei clic din nou pe butonul Vizualizare pentru a comuta la vizualizare proiect, apoi maximizai fereastra formularului. 11. n cazul cnd caseta de instrumente nu este afiat, facei clic pe butonul Caset de instrumente din bara de instrumente.

Sfat Dac aceast caset de instrumente mpiedic vederea, glisai-o, innd mausul pe bara de titlu, ntr-un loc unde nu incomodeaz. 12. Indicai la fiecare din pictogramele din caseta de instrumente pn se afieaz numele instrumentului. Acestea sunt instrumentele pe care le utilizai pentru a construi formulare particularizate pentru baza de date. 13. nchidei caseta de instrumente. 14. nchidei formularul Products (Produse).

S explorm rapoarteleRapoartele se utilizeaz pentru a afia informaiile din tabele n formate elegante i uor accesibile, fie pe ecranul computerului, fie pe hrtie. Un raport poate include informaii selectate din mai multe tabele i interogri, valori calculate pe baza informaiilor din baza de date i elemente de formatare precum anteturi, subsoluri i titluri. Rapoartele pot fi vzute n trei vizualizri: vizualizarea proiect, n care avei posibilitatea s manevrai aspectul unui raport n acelai mod n care manevrai un formular; Examinare naintea imprimrii, n care vedei raportul exact aa cum va arata la imprimare i Examinare aspect, care arat aspectul fiecrui element, dar fr toate detaliile din Examinare naintea imprimrii. Un raport n vizualizarea proiect arat ca acesta:

n acest exerciiu vei examina raportul care a fost salvat ca parte a bazei de date GardenCo, doar pentru a v face o idee despre posibilitile pe care le avei. 1. Pe bara Obiecte, facei clic pe Rapoarte. Primele dou intrri din aceast fereastr sunt comenzi ce pot fi utilizate pentru a crea rapoarte. Restul intrrilor sunt rapoarte care au fost deja create. 2. Facei clic pe Customer Labels (Etichete clieni), apoi pe butonul Examinare din partea de sus a ferestrei Baz de date pentru a afia raportul. Acest raport imprim numele i adresele clienilor ntr-un format de etichet potal. l examinai ntr-o vizualizare n mare msur asemntoare cu Examinare naintea imprimrii din alte programe Microsoft Office. Sfat Access pune la dispoziie un expert care v poate ajuta s creai un raport de tip etichete potale. Avei posibilitatea de asemenea s utilizai tabelul Customer (Clieni) din aceast baz de date mpreun cu caracteristica de mbinare a corespondenei din Word pentru a crea aceste etichete. 3. Facei clic n formular pentru a modifica nivelul de panoramare. Sfat Dac raportul este prea mic pentru a fi citit n Examinare naintea imprimrii, avei posibilitatea de asemenea s selectai un nivel de panoramare din caseta Panoramare de pe bara de instrumente. 4. nchidei raportul Customer Labels (Etichete clieni). 5. n fereastra Baz de date, selectai raportul Invoice (Factur), apoi facei clic pe butonul Examinare pentru a vedea factura.

6. Verificai fiecare pagin, fcnd clic pe butoanele de navigare din partea de jos a ferestrei. 7. Pe bara de instrumente, facei clic pe butonul Vizualizare pentru a afia raportul n vizualizare proiect, apoi maximizai fereastra raportului.

n aceast vizualizare, raportul arat ca un formular, iar tehnicile pe care le utilizai la crearea formularelor pot fi utilizate i pentru a crea rapoarte. 8. nchidei raportul.

S explorm celelalte obiecte AccessTabelele, interogrile, formularele i rapoartele sunt obiectele pe care le vei utiliza cel mai des n Access. Acestea se utilizeaz pentru a crea baze de date puternice i eficiente. Cu toate acestea, dac este nevoie s creai o baz de date sofisticat, se pot utiliza pagini de acces la date, macrocomenzi i module pentru a extinde n mod substanial capacitile Access. Pentru a completa introducerea n bazele de date Access, seciunea de fa prezint pe scurt aceste obiecte.

PaginiPentru a permite utilizatorilor s vizualizaze i s manevreze informaiile bazei de date prin intranet sau Internet, se pot crea pagini, cunoscute i sub denumirea de pagini de acces la date. Lucrul cu o pagin de acces la date n World Wide Web se aseamn mult cu lucrul direct cu un tabel sau formular n Access utilizatorii pot lucra cu datele din tabele, executa interogri i introduce informaii n formulare. Cu toate c publicarea informaiilor bazei de date pe Web pare a fi o aciune destul de dificil, Access ofer un expert care face mare parte din munca migloas de creare a paginilor de acces la date. O pagin generat de expert poate fi utilizat ca atare sau poate fi personalizat n vizualizarea proiect.

MacrocomenziMacrocomenzile se utilizeaz pentru ca Access s rspund la un eveniment, precum un clic pe un buton, deschiderea unui formular sau actualizarea unei nregistrri. Macrocomenzile pot fi utile n special cnd v ateptai ca baza de date s fie operat de persoane cu mai puin experien n Access.. De exemplu, avei posibilitatea s facei disponibile aciuni de rutin specifice bazelor de date, precum deschiderea sau nchiderea de formulare sau imprimarea de rapoarte, prin plasarea de butoane de comand n panourile de comutare. i, grupndu-le sub forma unui meniu de comenzi pe care utilizatorii s le efectueze printr-un clic pe un buton asociat unei macrocomenzi, v asigurai c toi vor proceda n acelai mod.

ModuleModulele sunt programe Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) mai puternice dect macrocomenzile. VBA este un limbaj de programare de nivel nalt dezvoltat de Microsoft cu scopul de a crea programe Windows. Toate programele din sistemul Office pot utiliza un set comun de instruciuni VBA, iar fiecare program are propriul su set de instruciuni. n timp ce macrocomenzile pot automatiza ntre patru i 60 de aciuni, VBA include sute de comenzi i fi extins n orice mod cu ajutorul programelor de completare de la teri. VBA poate fi utilizat pentru a efectua aciuni mult prea complexe ca s fie gestionate cu macrocomenzi, precum deschiderea unei foi de calcul Excel i regsirea unor informaii specifice.

Sfat CD-ROM-ul de instalare Office cuprinde cteva baze de date eantion care ilustreaz multe din principiile de creare i utilizare a unei baze de date. Una dintre acestea, baza de date Northwind Traders, este utilizat ca exemplu n multe din subiectele de Ajutor online pentru Access, de aceea este o baz de date potrivit pentru explorare. n meniul Ajutor din Access, sub Baze de date eantion, vei gsi o legtur la aceast baz de date.

Examinarea i imprimarea obiectelor AccessDeoarece Access este un program Windows, el interacioneaz cu imprimanta prin intermediul casetelor de dialog i driverelor Windows standard. Aceasta presupune c orice imprimant ce se poate utiliza din alte programe, poate fi utilizat i din Access, iar orice caracteristic special a respectivei imprimante, precum imprimarea color sau duplex, este disponibil i n Access. Dup cum ai vzut n acest articol, avei posibilitatea s utilizai diverse obiecte Access tabele, formulare, rapoarte i altele pentru a afia informaiile stocate n baza de date. n cadrul fiecrui obiect exist cteva vizualizri disponibile: vizualizarea proiect, vizualizarea foaie de date i aa mai departe. Alegei vizualizarea dorit, selectnd-o din meniul Vizualizare (vizualizrile disponibile vor depinde de obiectul care este activ). La fel ca majoritatea programelor Windows, Access include comenzile Iniializare pagin, Examinare naintea imprimrii i Imprimare n meniul Fiier. Aceste comenzi sunt disponibile atunci cnd utilizarea lor este posibil, ceea ce se stabilete n funcie de obiectul afiat i de vizualizarea curent a respectivului obiect. Acest tabel arat relaiile pentru obiectele principale: Vizualizare/Obiect Tabel Interogare Formular Raport Proiect PP, P PP, P Foaie de date PP, P PP, P PP, P PivotTable PP, P PP, P PP, P PivotChart PP, P PP, P PP, P SQL Formular PP, P Examinare aspect Dac celula este umbrit, nseamn c obiectul deine suport pentru respectiva vizualizare. Dac ntr-o celul apare PP, nseamn c respectivul obiect deine suport pentru Examinare naintea imprimrii n vizualizarea respectiv. P precizeaz c respectivul obiect deine suport pentru Imprimare i Iniializare pagin n vizualizarea respectiv. Obiectele mai rar ntlnite Pagini, Macrocomenzi i Module ofer mai puine comenzi de vizualizare i de imprimare, dup cum se arat aici: Vizualizare/Obiect Pagin Macrocomand Modul Proiect PP, P Pagin P Examinare pagin Web

Cod Obiect

P P

Aceste tabele pot face ca procesul de examinare i imprimare a datelor s par relativ complex, dar comenzile adecvate de imprimare sunt general disponibile atunci cnd este nevoie de ele. Sfat Atunci cnd imprimai tabele n Vizualizare foaie de date, vei observa deseori c imprimarea cu orientare de tip Vedere ofer cea mai bun imagine. n acest exerciiu, vei nva s examinai i s imprimai informaiile despre angajai aflate ntr-un tabel i un formular din baza de date GardenCo. 1. Pe bara Obiecte, facei clic pe Tabele. 2. Facei dublu-clic pe tabelul Angajai (Employees) pentru a-l deschide n vizualizarea Foaie de date.

Acest tabel conine informaii despre nou angajai. Se poate vedea c sunt mai multe cmpuri dect ncap pe ecran. 3. n meniul Fiier, facei clic pe Examinare naintea imprimrii pentru a afia prima pagin a variantei imprimate a foii de date.

4. Mutai indicatorul de-a lungul tabelului (indicatorul va lua aspectul unei lupe), apoi facei clic pe pentru a panorama. Facei clic din nou pentru a reveni la o vizualizare redus. 5. Facei clic pe butonul nregistrarea urmtoare din partea de jos a ecranului pentru a examina pagina urmtoare. Facei clic nc o dat. Se observ c vor aprea trei pagini scurte cnd imprimai aceast foaie de date. 6. n bara de instrumente, facei clic pe butonul Iniializare pentru a afia caseta de dialog Iniializare pagin.

Este aceeai caset de dialog pe care ai fi vzut-o dac ai fi fcut clic pe Iniializare pagin n meniul Fiier. Aceast caset de dialog se poate utiliza pentru a controla setrile pentru marginile i aspectul paginii. 7. n fila Pagin, facei clic pe Tip vedere, apoi pe OK. Pagina de examinare se afieaz de-a latul ecranului i afieaz mai multe cmpuri. Acum sunt numai dou pagini. 8. Facei clic pe butonul Imprimare pentru a trimite aceast foaie de date la imprimanta implicit. Sfat Dac respectivul computer este conectat la mai multe imprimante i dorii s realizai aciunea pe o imprimant diferit de cea implicit, n meniul Fiier, facei clic pe Imprimare, apoi selectai imprimanta din lista aflat n partea de sus a casetei de dialog. 9. Facei clic pe butonul nchidere pentru a nchide Examinare naintea imprimrii. 10. n meniul Fiier, facei clic pe nchidere pentru a nchide foaia de date. 11. n bara Obiecte, facei clic pe Formulare. 12. Facei dublu clic pe formularul Employees (Angajai) pentru a-l deschide n Vizualizare formular.

Informaiile despre fiecare angajat apar ntr-o pagin distinct. Observai c sunt dou file n partea de sus a paginii, una pentru informaiile despre firm i una pentru informaiile personale. 13. Facei clic pe fila Personal Info (Informaii personale) pentru a vedea informaiile listate aici, apoi revenii la fila Informaii firm (Company Info). 14. n bara de instrumente, facei clic pe butonul Examinare naintea imprimrii pentru a examina imprimarea.

Observai c examinarea arat numai informaiile din fila activ. Dac dorii s imprimai informaii dintr-o alt fil, trebuie mai nti s activai respectiva fil. 15. Facei clic pe butonul nchidere pentru a nchide fereastra Examinare naintea imprimrii. 16. n meniul Fiier, facei clic pe Imprimare pentru a afia caseta de dialog Imprimare.

Caseta de dialog pe care o vedei este dependent de imprimanta instalat. Utilizai aceast caset de dialog pentru a selecta o imprimant, pentru a seta intervalul de pagini care se imprim i pentru alte aciuni. 17. Facei clic pe nchidere pentru a nchide caseta de dialog.

Elemente cheie

Access face parte din sistemul Microsoft Office, de aceea obiectele de baz ale interfeei meniuri, bare de instrumente, casete de dialog funcioneaz, n principiu, similar cu alte produse Office sau programe Microsoft Windows. O baz de date este echivalentul pe computer al unei liste organizate de informaii. Fora unei baze de date const n capacitatea sa de a regsi rapid exact acele informaii de care este nevoie. n Access, datele sunt organizate n tabele compuse din coloane i rnduri, denumite cmpuri i nregistrri. Access este o baz de date relaional, prin urmare mai multe tabele dintr-o baz de date pot fi tratate ca o singur zon de stocare de unde informaiile pot fi extrase n orice ordine sau format, potrivit necesitilor. Un tabel este doar unul din obiectele cu care se opereaz n Access. Celelalte tipuri de obiecte sunt: interogrile, formularele, rapoartele, paginile de acces la date, macrocomenzile i modulele. Tabelele sunt obiectele centrale ale bazei de date, iar scopul tuturor celorlalte obiecte ale bazei de date este de a interaciona cu unul sau mai multe tabele. Fiecare obiect Access are dou sau mai multe vizualizri. De exemplu, n vizualizarea Foaie de date se examineaz datele dintr-un tabel, iar n vizualizarea proiect se definete modul de afiare a datelor Una din modalitile de a gsi informaii ntr-o baz de date Access, este crearea i executarea unei interogri. Interogrile se utilizeaz pentru a localiza informaii, astfel nct ele s poat fi vizualizate, modificate sau analizate n diverse moduri. Interogrile pot fi examinate n vizualizrile Foaie de date sau Proiect, iar rezultatele

unei interogri se pot utiliza i ca baz pentru alte obiecte Access, precum formulare sau rapoarte Formularele uureaz aciunile utilizatorilor de introducere, regsire, afiare i imprimare a informaiilor stocate n tabele. Formularul este, n esen, o fereastr n care se plaseaz controale, care fie ofer informaii utilizatorilor, fie accept informaiile introduse de acetia. Formularele pot fi examinate n vizualizrile Formular, Foaie de date sau Proiect. Rapoartele afieaz informaiile din tabele ntr-un format elegant i uor accesibil, fie pe ecranul computerului, fie pe hrtie. Un raport poate include informaii selectate din mai multe tabele i interogri, valori calculate pe baza informaiilor din baza de date i elemente de formatare precum anteturi, subsoluri i titluri. Rapoartele pot fi examinate n Vizualizare proiect, Examinare naintea imprimrii i Examinare aspect. Paginile de acces la date, macrocomenzile i modulele extind substanial posibilitile programului Access. Paginile de acces la date permit utilizatorilor s vizualizeze i s manevreze informaiile bazelor de date din intranet sau Internet. Macrocomenzile pot fi utilizate pentru a face disponibile aciuni de rutin ale bazei de date sub forma unor butoane de comenzi n formulare, ceea ce ajut utilizatorii mai puin experimentai s lucreze cu baza de date. Modulele sunt programe Visual Basic for Applications (VBA). Cu toate c macrocomenzile pot automatiza multe aciuni, VBA poate efectua activiti mult mai complexe dect cele ce pot fi gestionate cu macrocomenzi.