Embed Size (px)
UNIVERSITATEA “CONSTANTIN BR^NCOVENU” – PITE}TIFACULTATEA DE MANAGEMENT, MAKETING {N AFACERI ECONOMICE
SPECIALIZAREA CONTABILITATE }I INFORMATIC~ DE GESTIUNE
GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXECU AJUTORUL UNUI SISTEM
INFORMATIC- LUCRARE DE LICEN|~ -
{NDRUM~TOR:LECTOR UNIVERSITAR DR. MARIANA ST~NILOIU
ABSOLVENT:
~ 2006 ~
CUPRINS
CAP. I. GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE...........................................3
1.2. DISPOZITII LEGISLATIVE PRIVIND DEFINIREA,
CLASIFICAREA }I CODIFICAREA MIJLOACELOR FIXE.....................3
1.2. AMORTIZAREA MIJLOACELOR FIXE......................................12
2.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL }I SISTEM
INFORMATIC..............................................................................17
2.2. COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIC........................19
2.3. TIPURI DE SISTEME INFORMATICE UTILIZATE {N GESTIUNEA
MIJLOACELOR FIXE.....................................................................24
CAP. III SISTEM INFORMATIC PENTRU GESTIUNEA MIJLOACELOR
FIXE LA GRUPUL }COLAR INDUSTRIAL “COSTIN D. NENI|ESCU” –
BR~ILA.........................................................................................41
3.1. PREZENTAREA UNIT~|II......................................................41
3.2. STUDIUL }I ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT.......................47
3.3. PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC............................52
3.4. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC........................69
BIBLIOGAFIE.................................................................................71
2
CAP. I. GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE
1.2. DISPOZITII LEGISLATIVE PRIVIND DEFINIREA, CLASIFICAREA }I CODIFICAREA MIJLOACELOR FIXE
Conform legisla\iei [n vigoare1 sunt considerate mijloace fixe
obiectul singular sau complexul de obiecte care [ndepline]te
cumulativ urm`toarele condi\ii:
are o valoare contabil` mai mare de 15.000.000 lei;
are o durat` normal` de utilizare mai mare de un an.
Contabilitatea sintetic` a activelor fixe corporale se \ine pe
categorii, iar contabilitatea analitic` pe fiecare obiect de eviden\`,
prin care se [n\elege obiectul singular sau complexul de obiecte cu
toate dispozitivele ]i accesoriile acestuia, destinat s` [ndeplineasc`
[n mod independent, [n totalitate, o func\ie distinct`2.
Mijloacele fixe sunt bunuri reprezentate de echipamente ]i
utilaje aflate [n sfera produc\iei, a comercializ`rii ]i presta\iilor de
servicii, care au o durat` [ndelungat` de func\ionare, particip` la
mai multe cicluri de fabrica\ie sau comercializare ]i a c`ror valoare
se transmite treptat, sub forma amortiz`rii, asupra cheltuielilor
fiec`rui exerci\iu. Ele nu se [ncorporeaz`, sub aspect material, [n
1 H.G. 1035/14.12.1999 privind stabilirea valorii de intrare a mijloacelor fixe. M.O. nr. 617/16.12.19992 O.M.F.P. NR. 1917/2005 – Contabilitatea institu\iilor publice
3
structura produselor, lucr`rilor executate, p`str@ndu-]i forma ini\
ial`.1
{n \`rile dezvoltate, ponderea mijloacelor fixe [n patrimoniul
societ`\ilor a sc`zut vertiginos [n ultimii ani, pentru c` societ`\ile
recurg tot mai des la [nchirierea mijloacelor fixe sub form` de loca\
ie sau leasing financiar.
Unităţile care desfăşoară activităţi economice care imobilizează
capital în active corporale şi necorporale supuse deprecierii, prin
utilizare sau în timp, vor calcula, vor înregistra în contabilitate şi vor
recupera uzura fizică şi morală a acestora, pentru refacerea
capitalului angajat. Aceste operaţiuni sunt denumite generic
amortizarea capitalului imobilizat.
Capitalul imobilizat supus amortizării este reflectat în
patrimoniul agenţilor economici prin bunurile şi valorile destinate să
deservească activitatea pe o perioadă mai mare de un an şi care se
consumă treptat.
Activele corporale aferente capitalului imobilizat sunt2:
a) terenurile, inclusiv investiţiile pentru amenajarea acestora;
b) mijloacele fixe.
Sunt considerate mijloace fixe obiectul sau complexul de
obiecte ce se utilizează ca atare şi îndeplineşte cumulativ
următoarele condiţii:
a) are o valoare de intrare mai mare decât limita stabilită prin
hotărâre a Guvernului. Această valoare poate fi actualizată anual, în
funcţie de indicele de inflaţie;
b) are o durată normală de utilizare mai mare de un an.
Pentru obiectele care sunt folosite în loturi, seturi sau care formează
1 Stoian Ana – Contabilitate ]i gestiune fiscal`, Editura M`rg`ritar, Bucure]ti, 2001,pg. 1652 Legea nr. 15/1994 republicat` [n Monitorul Oficial al Rom@niei nr. 242 din 31 mai 1999
4
un singur corp, la încadrarea lor ca mijloace fixe se are în vedere
valoarea întregului corp, lot sau set.
Sunt, de asemenea, considerate mijloace fixe supuse
amortizării:
a) investiţiile efectuate la mijloacele fixe luate cu chirie;
b) capacităţile puse în funcţiune parţial, pentru care nu s-au
întocmit formele de înregistrare ca mijloace fixe. Acestea se
cuprind în grupele în care urmează a se înregistra, la valoarea
rezultată prin însumarea cheltuielilor efective ocazionate de
realizarea lor;
c) investiţiile efectuate la mijloacele fixe, în scopul îmbunătăţirii
parametrilor tehnici iniţiali, prin majorarea valorii de intrare a
mijlocului fix.
Mijloacele fixe nu-]i modific` forma [n timpul utiliz`rii,
particip@nd la mai multe procese de produc\ie ]i []i transmit
valoarea treptat asupra produselor fabricate, lucr`rilor executate
sau serviciilor prestate, sub form` de amortizare.
Dup` sfera de activitate, mijloacele fixe pot fi productive, cu
participare direct` [n procesul de produc\ie, ]i neproductive, care
deservesc diverse activit`\i administrative, sociale.1
Sunt considerate active corporale, dar nu se supun amortizării:
mijloacele fixe aflate în proprietatea publică, lacurile, bălţile, iazurile,
care nu sunt rezultatul unei investiţii, precum şi terenurile, inclusiv
cele împădurite.
Nu sunt considerate mijloace fixe2:
a) motoarele, aparatele şi alte subansambluri ale
mijloacelor fixe, procurate în scopul înlocuirii componentelor uzate
1 Coriolan Mare] (coordonator), Contabilitate financiar`, Editura Independen\a economic`, 2000, pg. 1032 Legea nr. 15/1994 republicat` [n Monitorul Oficial al Rom@niei nr. 242 din 31 mai 1999
5
cu ocazia reparaţiilor de orice fel, care nu modifică parametrii
tehnici iniţiali ai mijlocului fix;
b) sculele, instrumentele şi dispozitivele speciale ce se
folosesc fie la fabricarea anumitor produse în serie, fie la
executarea unei anumite comenzi, indiferent de valoarea şi de
durata lor de funcţionare normală;
c) construcţiile şi instalaţiile provizorii;
d) animalele care nu au îndeplinit condiţiile pentru a fi
trecute la animale adulte, animalele de îngrăşat, păsările şi coloniile
de albine;
e) pădurile;
f) investiţiile efectuate pentru realizarea lucrărilor miniere
din afara perimetrelor de exploatare, precum şi cele pentru foraj,
executate pentru explorări, prospecţiuni geologice şi geofizice,
forajele pentru alimentarea cu apă, care nu au dat rezultate,
sondele situate în gaz - capul unor zăcăminte de tiţei, precum şi
sondele de cercetare geologică, care au pus în evidenţă acumulări de
hidrocarburi, dar care, din motive geologico-tehnice şi economice
obiective, nu pot fi exploatate;
g) prototipurile, atâta timp cât servesc ca model la
executarea producţiei de serie, inclusiv seria zero, sau sunt supuse
încercărilor în vederea omologării la producător;
h) echipamentul de protecţie şi de lucru, îmbrăcămintea
specială, precum şi accesoriile de pat, indiferent de valoarea şi de
durata lor de utilizare.
Duratele normale de funcţionare, precum şi clasificaţia
mijloacelor fixe este aprobat` prin Hot`r@rea Guvernului nr.
2139/2004.
6
Mijloacele fixe sunt clasificate [n 3 grupe principale ]i anume1:
- Grupa 1 – Construc\ii;
- Grupa 2 – Instala\ii tehnice, mijloace de transport,
animale ]i planta\ii;
- Grupa 3 – Mobilier, aparatura birotic`, echipamente de
protect\ie a valorilor umane ]i materiale ]i alte
active corporale.
Catalogul cuprinde datele necesare identific`rii mijlocului fix
pentru stabilirii corect duratelor normale de func\ionare (utilizare) a
mijloacelor fixe astfel:
a) codul de clasificare;
b) denumirea grupei, subgrupei, clasei, subclasei ]i a familiei
mijloacelor fixe amortizabile
c) durata normal` medie de func\ionare (utilizare), [n ani, care
coincide cu durata de amortizare a mijloacelor fixe.
Din punct de vedere economic mijloacele fixe pot fi clasificate
dup` dou` criterii2:
a) dup` domeniul de utilizare:
- mijloace fixe de produc\ie care particip` direct sau
indirect la procesul de produc\ie sau activitatea
curent`;
- mijloacele fixe de comercializare;
- mijloace fixe utilizate [n scopuri sociale;
b) dup` apartenen\a lor:
- mijloacele fixe proprietate a unit`\ii patrimoniale
[nscrise [n inventarul acesteia, valoarea lor real` fiind
eviden\iat` [n bilan\
- mijloace fixe luate cu chirie, loca\ie de gestiune,
1 H.G. 2139/2004 publicat` [n Monitorul Oficial nr. 46 din 13 ianuarie 20052 Stoian Ana – Contabilitate ]i gestiune fiscal`, Editura M`rg`ritar, Bucure]ti, 2001, pg. 167
7
concesiune, penru care eviden\a este realizat` prin
intermediul conturilor speciale, nefiind cuprinse [n
bilan\ul patrimonial.
c) dup` structura, natura ]i particularit`\ile tehnico-
constructive1:
construc\ii
- industriale
- agricole
- pentru transporturi po]t` ]i telecomunica\ii
- hidrotehnice
- pentru afaceri comer\ depozitare
- locuin\e social-culturale
- transportul energiei electrice
- alimentarea cu ap`, canalizare ]i [mbun`t`\iri
funciare
- transportul ]i distribu\ia petrolului, gazelor, lichidelor
industriale, aerului comprimat ]i pentru termoficare;
instala\ii tehnice, mijloacea de transport, animale ]i planta\ii
- echipamente tehnologice (ma]ini, utilaje ]i instala\ii de
lucru);
- aparate ]i instala\ii de m`surare, control ]i reglare;
- mijloace de transport
- animale ]i planta\ii
mobilier, aparatur` birotic`, sisteme de protec\ie a valorilor
umane ]i materiale ]i alte active corporale
- mobilier
- aparatur` birotica
- sisteme de protec\ie a valorilor umane ]i materiale
1 H.G. 2139/2004 Publicat` [n Monitorul Oficial nr. 46 din 13 ianuarie 2005
8
avansuri ]i active fixe corporale [n curs de execu\ie
Factorii de decizie trebuie s` cunoasc` [n orice moment starea
tehnic`, gradul de uzur`, randamentul tehnic ]i economic pentru a
putea lua decizii juste [n asigurarea ]i re@noirea capitalului fix.
Pentru organizarea contabilit`\ii mijlocului fix trebuie avute [n
vedere urm`toarele obiective:
d) cunoa]terea valorii mijloacelor fixe cu scopul de a pune la
dispozi\ia conducerii, [n orice moment, date privind: valoarea de
intrarea a mijloacelor fixe existente, valoarea actual` stabilit` la
inventariere, valoarea net` reflectat` [n bilan\;
e) eviden\a permanent` a existen\ei ]i mi]c`rii mijloacelor fixe
[n vederea asigur`rii controlului gestionar al lor;
f) furnizarea datelor necesare calcului exact al amortiz`rii
mijloacelor fixe ]i a provizioanelor pentru deprecierea reversibil` a
acestora ]i includerea lor [n cheltuielile exerci\iului [n vederea
determin`rii rezultatului exerci\iului;
g) controlul utiliz`rii ra\ionale ]i cu randament [nalt a
mijloacelor fixe, urm`rind determinaea corect` a capacit`\ilor de
produc\ie.
Documentele primare privind eviden\a mijloacelor fixe sunt:
- Factura fiscal` - este documentul tipizat cu regim special
care atest` transferul de proprietate ]i produselor ]i m`rfurilor cu
ocazia v@nz`rii-cump`r`rii fiind un document baz` pentru
[nregistrarea [n contabilitate; (vezi fig. 1)
9
Fig. 1 Model de factur` fiscal`
- Procesul verbal de recep\ie – este documentul care se
[ntocme]te [n cazul intr`rilor de mijloace fixe, care nu necesit`
montaj ]i nici probe tehnologice ]i care sunt date [n folosin\` [n
momentul recep\ion`rii lor de la frnizor; (vezi fig.2)
10
Fig. 2 Model de proces verbal de recep\ie
11
- Registrul numerelor de inventar – se [ntocme]te pentru
a stabili existen\a efectiv` a mijloacelor fixe pe locuri de folosin\` ]i
de responsabili. (vezi fig. 3)
Fig. 3 Model de registru numerelor de inventar
12
- Fi]a mijlocului fix - se [ntocme]te [n momentul achizi\
ion`rii mijlocului fix odat` cu procesul verbal de recep\ie; Potrivit
legii ]i hot`r@rii consiliului de administra\ie se stabile]te sistemul de
amortizare utilizat ]i se ata]eaz` fi]ei analitice a mijlocului fix. (vezi
fig. 4)
Fig. 4 Model de Fi]a mijlocului fix
13
1.2. AMORTIZAREA MIJLOACELOR FIXE
IAS 16 “Imobiliz`ri corporale” define]te amortizarea ca fiind
alocarea sistematic` a valorii amortizabile a unui activ pe [ntreaga
sa durat` de via\` util`. Amortizarea poate fi analizat` din 3 puncte
de vedere: contabil, economic ]i financiar1.
Din punct de vedere contabil, amortizarea reprezint`
mic]orarea valorii unui element de activ ca urmare a deprecierii prin
folosirea lui de c`tre [ntreprindere [ntr-an anumit interval de timp,
[nvechirii, concuren\ei, schimb`rii tehnicii sau altor cauze. Pentru a
[mbr`ca forma de amortizare, aceast` mic]orare trebuie s` prezinte
un caracter ireversibil. Amortizarea se deduce din valoarea de
intrare a bunului pentru a calcula valoarea net` contabil`.
Din punct de vedere economic, diminuarea unui element de
activ, rezult@nd din depreciere, solicit` preg`tirea ]i [nlocuirea
acestuia cu altul nou. Ca urmare, achizi\ia ]i utilizarea imobiliz`rilor
reprezint` o cheltuial` ]i un element al costului suportat de
[ntreprindere, de aici, necesitatea constituirii fondurilor necesare
re[noirii imobiliz`rilor amortizabile, la sf@r]itul vie\ii acestora prin
veniturile viitoare, f`r` a recurge la capitaluri proprii sau la
contractarea de datorii.
Din punct de vedere financiar, amortizarea este o surs` de
autofinan\are a capitalului imobilizat care se constituie, chiar ]i [n
cazul [n care [ntreprinderea nu realizeaz` profit, prin prelevarea
asupra rezultatului. amortizarea este o component` esen\ial` a
capacit`\ii de autofinan\are.
1 Mihai Ristea (coordonator) – ASE Bucure]ti, Contabilitatea financiar` a [ntreprinderii, Editura Universitar`, Bucure]ti 2004, pg. 148
14
Conform O.M.F.P. NR. 1917/2005 – Contabilitatea institu\iilor
publice valoarea amortizabil` reprezint` valoarea contabil` a
activului fix corporal ce trebuie [nregistrat` [n mod sistematic pe
parcursul duratei de via\` utile.
Institu\iile publice amortizeaz` activele fixe corporale utiliz@nd
metoda amortiz`rii liniare;
Amortizarea se [nregistreaz` lunar, [ncep@nd cu luna
urm`toare recep\iei sau punerii [n func\iune, dup` caz, a activului;
Amortizarea annual` se calculeaz` prin aplicarea cotei de
amortizare la valoarea de intrare a activelor fixe corporale.
Prin valoarea de intrare a mijloacelor fixe se înţelege:
a)valoarea de intrare aferentă fiecărui mijloc fix, reevaluată în
conformitate cu prevederile legale;
b)cheltuielile de achiziţie pentru mijloacele fixe procurate cu
titlu oneros;
c) costul de producţie pentru mijloacele fixe construite sau
produse de unitatea patrimonială;
d)valoarea actuală pentru mijloacele fixe dobândite cu titlu
gratuit, estimată la înscrierea lor în activ pe baza raportului
întocmit de experţi şi cu aprobarea consiliului de
administraţie al agentului economic, a responsabilului cu
gestiunea patrimoniului, în cazul persoanelor juridice fără
scop lucrativ, sau a ordonatorului de credite bugetare, în
cazul instituţiilor publice;
e)valoarea de aport acceptată de părţi pentru mijloacele fixe
intrate în patrimoniu cu ocazia asocierii, fuziunii etc.,
conform statutelor sau contractelor, determinată prin
expertiză.
15
Amortizarea mijloacelor fixe se calculează începând cu luna
următoare punerii în funcţiune, până la recuperarea integrală a
valorii de intrare, conform duratelor normale de funcţionare.
Amortizarea mijloacelor fixe concesionate, închiriate sau
date în locaţie de gestiune se calculează de către agentul economic
care le are în proprietate.
Amortizarea investiţiilor efectuate la mijloacele fixe concesionate,
închiriate sau luate în locaţie de gestiune se recuperează de agentul
economic care a efectuat investiţia, pe perioada contractului.
Amortizarea clădirilor şi a construcţiilor speciale ale minelor,
salinelor cu extracţie în soluţie prin sonde, carierelor, exploatărilor la
zi, pentru substanţe minerale solide, a căror durată de folosire este
limitată de durata rezervelor şi care nu pot primi alte utilizări după
epuizarea rezervelor, precum şi a investiţiilor pentru descopertă se
calculează pe unitate de produs, în funcţie de rezerva exploatabilă
de substanţă minerală utilă.
Amortizarea pe unitatea de produs se recalculează1:
a) din 5 în 5 ani la mine, cariere;
b) din 10 în 10 ani la saline.
Recalcularea se face anual în cazul în care intervin schimbări
mai importante (de minimum 10%) în volumul rezervelor
exploatabile.
Cheltuielile de constituire, precum şi cheltuielile de cercetare-
dezvoltare se amortizează într-o perioadă de cel mult 5 ani.
Brevetele, licenţele, know-how, mărcile de fabrică, de comerţ şi
de servicii şi alte drepturi de proprietate industrială şi comercială
similare, subscrise ca aport, achiziţionate pe alte căi, se amortizează
1 Legea nr. 15/1994 republicat` [n Monitorul Oficial al Rom@niei nr. 242 din 31 mai 1999
16
pe durata prevăzută pentru utilizarea lor de către agentul economic
care le deţine.
Imobilizările necorporale de natura concesiunii, superficiei şi a
uzufructului se amortizează pe durata contractului.
Programele informatice create de agentul economic sau
achiziţionate de la terţi se amortizează în funcţie de durata probabilă
de utilizare, care nu poate depăşi o perioadă de 5 ani.
Terenurile se înregistrează în contabilitate la intrarea în
patrimoniu, la valoarea stabilită, în funcţie de clasele de calitate,
suprafaţă, amplasare şi/sau alte criterii legale, la costul de achiziţie
sau la valoarea aportului în natură după caz.
Pentru stabilirea deprecierilor ce trebuie amortizate practica
[ntrebuin\eaz` mai multe metode. Aplicarea unei metode sau alteia
de calcul a amortiz`rii are o mare importan\` de a c`rei just`
rezolvare sunt interesate direct, nu numai [ntreprinderile, dar ]i
statul prin organele sale fiscale.
{ntreprinderea este interesat` ca prin amortizare s` asigure
reconsttuirea capitalului imobilizat, iar statul este interesat pentru
c` m`rimea amortiz`rii influen\eaz` m`rimea rezultatului impozabil.
Astfel, o supraevaluare a amortiz`rii determin` un rezultat mai
mic ]i, deci, un impozit pe profit mai mic.
Agenţii economici amortizează mijloacele fixe, utilizând unul
dintre următoarele regimuri de amortizare1:
A.Amortizarea liniară
Aceast` metod` se realizează prin includerea uniformă în
cheltuielile de exploatare a unor sume fixe, stabilite proporţional cu
numărul de ani ai duratei normale de utilizare a mijlocului fix.
1 Burada Corneliu, Armonizarea dintre contabilitate ]i fiscalitate, Editura Independen\a Economic`, 2002, pg. 107
17
Amortizarea liniară se calculează prin aplicarea cotei anuale de
amortizare la valoarea de intrare a mijloacelor fixe.
sau: Aa = Rata annual` a amortiz`rii *VC
unde:
B. Amortizarea degresivă
Amortizarea degresiv` const` [n practicarea unor amortiz`ri
mai mari [n primii ani de utilizare a bunului, asigur@nd astfel
[ntreprinderii un avantaj fiscal prin am@narea de la plata
impozitului pe profit.
Aceast` metod` constă în multiplicarea cotelor de amortizare
liniară cu unul dintre coeficienţii următori prev`zu\i [n Legea nr.
15 /1994:
a)1,5, dacă durata normală de utilizare a mijlocului fix de
amortizat este între 2 şi 5 ani;
b)2,0, dacă durata normală de utilizare a mijlocului fix de
amortizat este între 5 şi 10 ani;
c) 2,5, dacă durata normală de utilizare a mijlocului fix de
amortizat este mai mare de 10 ani.
Aceşti coeficienţi pot fi modificaţi numai prin hotărâre a
Guvernului, la propunerea Ministerului Finanţelor.
Justificarea economic` a acestei metode este dat` de faptul c`
deprecierea pentru unele mijloace fixe este mai mare [n cursul
primelor exerci\ii.
Atunci c@nd amortizarea degresiv` este mai mic` sau egal` cu
amortizarea liniar` se trece la calculul amortiz`rii lineare.
18
C.Amortizarea accelerată
Aceast` metod` constă în includerea, în primul an de
funcţionare, în cheltuielile de exploatare a unei amortizări de până la
50% din valoarea de intrare a mijlocului fix respectiv.
Amortizările anuale pentru exerciţiile următoare sunt calculate la
valoarea rămasă de amortizat, după regimul liniar, prin raportare la
numărul de ani de utilizare rămaşi.
Utilizarea regimului de amortizare accelerat` se aprob` de
c`tr` organul teritorial al Ministerului Finan\elor, la propunerea
Consiliului de Administra\ie al agentului economic sau a
responsabilului cu gestiunea patrimoniului, pe baza unei
documenta\ii de fundamentare.
{n cazul institu\iilor publice se folose]te doar metoda
amortiz`rii liniare.
Activele fixe corporale aflate [n patrimoniul institu\iilor publice
se amortizeaz` pe o durat` normal` de func\ionare cuprins` [n
cadrul unei plaje de ani (durata minim` ]i maxim`), exist@nd
posibilitatea alegerii num`rului de ani de amortizare [n cadrul
acestor durate. Astfel stabilit`, durata normal` de func\ionare a
activului fix r`m@ne neschimbat` p@n` la recuperarea integral` a
valorii de intrare a acestuia.
{n cazul nerecuper`rii integrale, pe calea amortiz`rii, a valorii
contabile a activelor fixe corporale scoase din func\iune, valoarea
r`mas` neamortizat` se include [n cheltuielile publice, integral, la
momentul scoaterii din func\iune.
19
CAP. II. SISTEM INFORMA|IONAL – SISTEM INFORMATIC
2.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL }I SISTEM INFORMATIC
{n activitatea managerilor, informa\iile primite ]i cele pe care
le ofer` [n interiorul unit`\ii conduse ]i [n mediul socio-economic mai
larg au un rol central pentru ob\inerea unor performan\e ridicate ]i
durabile.
Conform teoriei comunica\iei, informa\ia r`m@ne un mesaj sau
un semnal care oglinde]te un aspect privind starea unui sistem ]i
care aduce receptorului un spor de cunoa]tere.
Conform teoriei comunica\iei, informa\ia r`m@ne pentru un
mesaj sau un semnal care oglinde]te un aspect privind starea unui
sistem]i care aduce receptorului un spor de cunoa]tere.
Sistemul informa\ional pentru management este un sistem integrat
ce permite furnizarea de informa\ii pentru planificarea ]i
desf`]urarea activit`\ii de baz` (operative) a [ntreprinderii, controlul
lor ajut@nd conducerea [n vederea lu`rii deciziilor prezente ]i
viitoare. 1
Sistemul informa\ional poate fi definit ca un ansambrlu
tehnico-organizatoric de proceduri de constatatre, consemnare,
culegere, verificare, transmitere, stocare ]i prelucrare a datelor, [n
1 Prof. univ. dr. Alexandru Puiu, Management – Analize ]i studii comparative, Editura “Independen\a Economic`”, 2003
20
scopul satisfacerii cerin\elor informa\ionale necesare conducerii [n
procesul fundament`rii ]i elabor`rii deciziilor.
Comunicarea [ntre diferite sisteme, subsisteme ]i [n cadrul
acestora se realizeaz` prin intermediul sistemului informa\ional, a]a
cum arat` ]i figura 5.
Activit`\ile sistemului informa\ional acestea pot fi urm`toarele:
- culegerea ]i consemnarea datelor primare de la locurile unde
se petrec procesele ]i fenomenele economice, precum ]i din
spa\iul economic extern;
- verificarea, transmiterea ]i stocarea datelor pe diferi\i purt`tori
tehnici de informa\ii;
21
- prelucrarea manual` sau automat` a datelor [n concordan\` cu
cerin\ele conducerii;
- selectarea informa\iilor necesare conducerii.
{n ceea ce prive]te obiectivul sistemului informa\ional, se poate
spune c` acesta reprezint` satisfacerea cerin\elor informa\ionale
necesare conducerii [n procesul de elaborare a deciziilor. Deci, prin
scopul urm`rit putem considera sistemul informa\ional ca un
instrument al managementului [n vederea realiz`rii obiectivelor
activit`\ilor organiza\iilor economico – sociale.1
{n m`sura [n care activit`\ile din cadrul sistemului informa\
ional sunt realizate cu ajutorul echipamentelor electronice de
culegere, transmitere, stocare ]i prelucrare automat` a datelor, se
spune c` avem de-a face cu automatizarea sistemului informa\
ional ]i, implicit, a determinat apari\ia conceptului de sistem
informatic.
{n acest context, sistemul informatic reprezint` un ansamblu
de elemente intercorelate func\ional, [n scopul automatiz`rii ob\
inerii informa\iilor necesare conducerii [n procesul de fundamentare
]i elaborare a deciziilor.
2.2. COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMATIC
Componentele unui sistem informatic sunt: hardware-ul,
software-ul, comunica\iile, baza ]tiin\ific` ]i metodologic`, baza
informa\ional`, utilizatorii ]i cadrul organizatoric. Ele se afl` [n
sistem intercorelate func\ional (vezi figura 6)
1 Ion Lungu, ]i al\ii, Sisteme Informatice Analiz`, proiectare ]i implementare, Editura Economic`,2003, pg. 21
22
Fig. 6 Componentele sistemului informatic pentru
management
Sursa: Ion Lungu, “Sisteme Informatice Analiz`, proiectare ]i implementare”, Editura Economic`,2003, pg.22
HARDWARE-ul sistemului informatic este constituit din totalitatea
mijloacelor tehnice de preg`tire, culegere, transmitere, stocare ]i
prelucrare automat` a datelor. Locul central [n cadrul acestei
structuri de componente [l ocup` calculatorul electronic.1
SOFTWARE-ul sistemului cuprinde totalitatea programelor pentru
func\ionarea sistemului informatic, [n concordan\` cu func\
iunile ]i obiectivele ce i-au fost stabilite. Sistemul informatic al
sistemului informatic se refera la programele de baz`: sisteme de
operare, programe utilitare, compilatoare, sisteme de gestiune a
bazelor de date ]i programele aplicative adic` programe scrise
pentru probleme economice specifice;2
1 C. R`du\ ]i al\ii , Bazele informa\icii, Editura Independen\a Economic`, 2001, pg. 292 Gh. Sab`u
23
HARDWARE
SOFTWARE
COMUNICA|IILE
BAZA }TIIN|IFIC~ }I
METODOLOGIC~BAZA INFORMA|IONAL~
UTILIZATORII
CADRUL ORGANIZATORIC
SISTEM INFORMATIC
COMUNICA|IILE se refer` la totalitatea echipamentelor ]i
tehnologiilor de comunica\ie a datelor [ntre sisteme.3
BAZA }TIIN|IFICO-METODOLOGIC~ este constituit` din modele
matematice ale proceselor ]i fenomenelor economice,
metodologii, metode ]i tehnici de realizare a sistemelor
informatice.
BAZA INFORMA|IONAL~ cuprinde datele supuse prelucr`rii,
fluxurile informa\ionale, sistemele ]i nomenclatoarele de coduri.
UTILIZATORII reprezint` personalul de specialitate necesar func\
ion`rii sistemului informatic. Personalul de specialitate include
informaticieni cu studii superioare ]i preg`tire medie, anali]ti,
programatori, ingineri de sistem, anali]ti-programatori ajutori,
operatori etc.
CADRUL ORGANIZATORIC este cel specificat [n regulamentul de
organizare ]i func\ionare al unit`\ii [n care func\ioneaz` sistemul
informatic.
Realizarea unui sistem informatic reclam` ac\iuni conjugate de
asigurare a tuturor elementelor de mai sus, neglijarea chiar ]i numai
a unuia dintre acestea put@nd aduce prejudicii [ntregii ac\iuni.
Locul ]i rolul sistemului informatic [n raport cu sistemul
informa\ional
Sistemul informatic este inclus [n cadrul sistemului informa\
ional ]i are ca obiect de activitate, [n general, procesul de culegere,
verificare, transformare, stocare ]i prelucrare automat` a datelor.
(vezi figura 7)
3 Radu Ioan, Urs`nescu Minodora, Ioni\` Florin – Informatic` pentru managementul firmei, Ed. Tribuna Economic`, Bucure]ti, 2001, pg. 63
24
Prin implementarea unor modele matematice ]i utiliz`rii
tehnicii de calcul [n activit`\ile unit`\ii economice, sistemul
informatic cap`t` un rol central [n cadrul sistemului informa\ional
sub aspect calitativ ]i cantitativ. Astfel, asist`m la o cre]tere a
capacit`\ii de calcul sub aspectul volumului datelor de prelucrat ]i a
opera\iilor de efectuat, cre]terea exactit`\ii infomra\iilor, sporirea
operativit`\ii ]i complexit`\ii situa\iilor de informare-raportare etc.
Toate aceste aspecte determin` o apropiere mai mare a
decidentului de fenomenele ]i procesele economice pe care le are
[n aten\ie, cu multitudinea aspectelor economice pozitive ce deriv`
din acestea.
{n ceea ce prive]te raportul dintre sistemul informatic ]i
sistemul informa\ional se poate aprecia ca sistemul informatic tinde
spre a egala sfera de cuprindere a sistemului informa\ional, [ns`
acest lucru nu va fi posibil niciodat` datorit` limitelor sistemului
informatic. Tot timpul [n cadrul sferei sistemului informa\ional vor
exista o serie de activit`\i ce nu vor putea fi automatizate [n propor\
ie de 100%. {ns` dac` accept`m includerea [n sfera sistemului
25
informatic a activit`\ii de conducere a proceselor tehnologice cu
ajutorul calculatoarelor de proces, putem asista la automatizarea
complet` a procesului tehnologic. {ntr-o astfel de situa\ie exist`
unele p`reri cum c` sistemul informatic ar dep`]i sfera sistemului
informa\ional.
Sistemul informatic, instrument al managementului
modern
Pentru ca la nivelul unit`\ilor s` se ob\in` o eficien\`
economico-social` e nevoie de existen\a unei conduceri ]tiin\ifice
care trebuie s` cunoasc` legile economice, cererea ]i oferta de pe
pia\a intern` ]i extern`, dinamica pre\urilor m`rfurilor, a
caracteristicilor tehnologice ale m`rfurilor ce constituie obiectul de
preocupare, a tendin\elor tehnologice, precum ]i a modului de
utilizare a resurselor de care dispun.
De aceea se impune ca la nivelul fiec`rie firme s` existe o
preocupare permanent` pentru [nsu]irea unor metode, tehnici ]i
mijloace de informare, analiz` ]i decizie. Un loc important trebuie s`
il ocupe metodele matematice de cre]tere a eficien\ei economice,
de prognozare precum ]i sistemele informatice.
Sistemul de conducere trebuie s` fie la curent cu toate nout`\
ile ]i s` se perfec\ioneze continu prin aplicarea principiilor ]i
metodelor pe care le ofer` at@t managementul modern ]i
cibernetica, c@t ]i informatica cu cele mai eficiente metode ]i
procedee de culegere, verificare, transmitere, stocare ]i prelucrare
a datelor.
Av@nd [n vedere c` metodele matematice reprezint`
componenta ]tiin\ific` a unui sistem informatic, iar pe de alt`
parte, \in@nd seama de facilit`\ile oferite de utilizarea calculatorului
26
electronic se poate aprecia c` sistemul informatic constituie un
adev`rat instrument [n conducerea ]tiin\ific` a activit`\ii economice.
Cu ajutorul sistemului informatic managerul are posibilitatea
simul`rii facile a proceselor ]i fenomenelor economice la nivel micro
]i macroeconomic.
Sistemul informatic poate asigura o corelare mai eficient` a
obiectivelor cu resursele. De exemplu, prin implementarea unui
sistem informatic privind programarea, lansarea ]i urm`rirea
operativ` a produc\iei, pe baza unor modele matematice de
armonizare a cerin\elor cu resursele, se poate detalia aceast`
activitate p@n` la nivel de s`pt`m@n` sau chiar zi, [n condi\ii de
eficien\` economic` sporit`. {n condi\ii tradi\ionale, aceast`
activitate se realizeaz` [n mod empiric, p@n` cel mult la nivel de
trimestru, f`r` o fundamentare ]tiin\ific`.
Prin implementarea unor modele matematice [n cadrul
sistemelor informatice apare posibilitatea alegerii ofertei (variantei)
optime [n diferite domenii de activitate. De exemplu, [n domeniul
comer\ului exterior, alegerea ofertei optime reprezint` una din
principalele exigen\e la contractare ]i se poate realiza prin aplicarea
unor modele de decizii multicriteriale [n paralel cu asigurarea
fondului de date referitoare la dinamica pre\urilor, documenta\ia
tehnic`, performan\ele utilajelor sau ma]inilor etc. {n general,
studiul comparativ al ofertelor se realizeaz` [n mod empiric ]i cu
mari dificult`\i.
Sistemul informatic [nl`tur` anacronismul din activitatea unit`\
ilor economice manifestat prin faptul c` cea mai mare parte din
bugetul de timp este folosit pentru activit`\i de rutin`, de eviden\`,
prelucrare ]i raportare a datelor, r`m@n@nd prea pu\in timp pentru
activitatea de informare tehnic` de specialitate, pentru
27
consulatarea unor materiale de conjunctur` economic`, de analiz` ]i
previziune a fenomenelor ]i proceselor economice ce prenzint`
interes.
Prin implementarea unor modele matematice privind croirea
optim` a suprafe\elor apare posibilitatea reducerii consumurilor de
materii prime ]i materiale pe unitate de produs. De exemplu, [n
industria confec\iilor ]i tricotajelor, fabricilor de mobil`, obiectelor de
uz casnic etc., croirea suprafe\elor cu ajutorul calculatorului
electronic poate spori gradul de utilizare a materiilor prime la peste
90%.
Sistemele informatice imprim` valen\e sporite de ordin
cantitativ ]i calitativ informa\iilor furnizate factorilor de decizie sub
aspectul exactit`\ii, realit`\ii, oportunit`\ii, viteze de r`spuns, formei
de prezentare, completitudinii informa\iei ]i costului informa\iei
Se impune deci proiectarea ]i implementarea unor sisteme
informatice care s` se bazeze pe o tehnic` rafinat` de organizare a
datelor, s` includ` o serie de modele matematice ]i care [n final s`
fie capabile s` imprime performan\e sporite sistemului informa\ional
]i activit`\ilor de baz`.
Proiectarea la nivel micro ]i macroeconomic a unor sisteme
informatice care s` utilizeze tehnica bazelor de date ]i care s` con\
in` o serie de modele matematice, iar situa\iile de informare-
raportare s` aib` caracter de semnalare preventiv` a abaterilor fa\`
de starea normal`, reprezint` o form` superioar` de organizare ]i
prelucrare a datelor. Aceast` concep\ie revolu\ioneaz` [ntregul
sistem informa\ional, pe de o parte, transform@ndu-l dintr-un
instrument pasiv de constatare, consemnare ]i analiz` a unor
fenomene ]i procese economice deja petrecute, [ntr-un instrument
activ de previziune, comand` ]i control al acestora. Pe de alt` parte,
28
prezen\a bazei de date ca un punct central la care vin ]i de la care
pleac` toate informa\iile de la proces spre punctele de decizie ]i
invers, face ca aspectul circuitelor informa\ionale s` se schimbe de
la “p`ienjeni]ul” ]i redundan\a existent` [n cele mai multe sisteme
informa\ionale, la razele unei surse unice – baza de date.
2.3. TIPURI DE SISTEME INFORMATICE UTILIZATE {N
GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE
Tendin\a principal` urmat` [n acest moment [n ceea ce
prive]te sistemele informatice sunt sistemele informatice integrate
– ERP (Enterprise Resource Planning) avantajul folosirii acestora
const` [n gestionarea [n mod unic a tuturor categoriilor de date si a
informatiilor specifice beneficiarului.
Printr-un sistem integrat intelegem un sistem informatic unitar
in care se integreaza functiile manageriale, functiile de sprijin al
deciziilor manageriale, functiile de control al activitatii si functiile de
procesare a tranzactiilor din diferitele subsisteme ale intreprinderii
c@t ]i economisirea efortului uman. Din punctul de vedere al
managementului, sistemele de conducere a intreprinderii
indeplinesc doua sarcini majore: prelucrarea eficace, in timp real a
tuturor tranzactiilor din cadrul intreprinderii, oferirea informatiilor
necesare luarii deciziilor si analiza diferitelor variante de decizie,
modeland anumite situatii cheie.
Din punctul de vedere al informaticianului un sistem integrat
de conducere a intreprinderii este un sistem care in cadrul unei
organizatii ofera gestionarea integrata informatica a tuturor
29
resurselor, a proceselor tehnologice, comerciale, financiare, de
productie, de gestiune etc.
Sistemul integrat trebuie s` se adapteze dimensiunilor firmei ]i
specificului activit`\ii.
Pentru firmele "mici" e nevoie de programe izolate sau
integrate de contabilitate, gestiune, salarii, eventual urmarirea
productiei sau a mijloacelor fixe. Ele vor sa factureze prin
calculator, vor sa stie stocul, iar contabila sa poata intocmi lunar
situatiile cu darile la stat: balanta, registrul de casa, jurnalele de
TVA, statul de plata etc. Solutiile sunt numeroase: Ciel, CompAs,
Neomanager, Platphorma, Hamor etc., programe care sunt
dezvoltate de diferite firme din \ar` ]i vizeaz` acest segment de
utilizatori. De obicei sunt utilizatori monopost, eventual retele mici
de calculatoare.
Pentru firmele "medii" e nevoie de un sistem care sa calculeze
necesarul de aprovizionare, s` eviden\ieze comenzile, s` \in` o
evidenta detaliat` a [ncas`rilor ]i pla\ilor, fie sunt reprezentante ale
firmelor occidentale si au nevoie de o evidenta dubla lei-valuta, fie
au importuri, lucreaza pe centre de profit, sa rezulte din sistem
topuri, grafice, vor sa conduca activitatea cu ajutorul sistemului. Ele
au retele mici (2-5 posturi), iar printre solutii putem aminti
WinMENTOR, WizCount, Dacris, Capital 3, proftIT.
Pentru Firmele "mari" care au un volum foarte mare de
documente, multi operatori, retea mare (peste 10 calculatoare).
Poate au si filiale sau sucursale la distanta. Majoritatea au si o
activitate productiva, vor sa stie costul de productie, vor sa planifice
activitatea productiva cu ajutorul calculatorului. Volumul mare de
date trage dupa sine necesitatea unei tehnologii informatice
adecvate retelelor mari. Numim aceste tehnologii "client-server",
30
bazandu-se pe o arhitectura informatica superioara. Printre solutii
numaram atat sisteme romanesti (As2000, Socrate, Dante, EmSys,
Charisma, Vip 2000, Vip Pro etc.) cat si produse E.R.P.
multinationale (Scala, BaaN IV, mySAP.com, Oracle Application,
Infosys etc.).
Integrarea completa a tuturor sistemelor informatice ale unei
companii se poate realiza prin:
a) inlocuirea treptata a aplicatiilor invechite (legacy systems)
cu module componente ale unui sistem integat
b) construirea de solutii de integrare ce ofera modele unice de
date si integrare de procese ce pun impreuna componentele
deja existente in cadrul unei companii.
Ambele strategii de integrare necesita pentru punerea in opera
investitii semnificative pentru a fi eficiente, iar proverbul „sunt prea
sarac pentru a-mi permite un lucru prost“ este si in acest domeniu
de o deosebita actualitate.
Unul din aceste sisteme este ProSys ERP1 – realizat de firma
ProSoft++, ce rezolvă activităţiile de contabilitate generala, buget,
personal-salarizare, gestiune materiale, obiecte de inventar,
mijloace fixe si financiar, fiind adaptat in intregime legislatiei si
practicii romanesti din domeniul administratiei publice locale.
Soluţiile propuse ProSoft++ se adresează întreprinderilor medii şi
mari din toate sectoarele industriale şi comerciale, precum şi
administraţiilor publice locale si centrale.
Aplicaţia asigură suportul pentru activitatea de gestiune a
mijloacelor fixe ale instituţiei, în conformitate cu actele normative
aplicabile.
1 http:\\ www.prodinf.ro
31
Aplicaţia permite: gestionarea activelor necorporale, mijloacelor fixe, pe intreaga
durata de functionare. In sistem vor fi înregistrate achiziţiile de
mijloace fixe, punere in functiune, transferuri, iesire din uz.
urm`rirea mijlocului fix, de la intrarea in unitate, pân` la
scoaterea din uz (casare) ]i ofer` posibilitatea cunoaşterii in
fiecare moment a loca\iei unde se afla, a valorii de inventar.
anulari/storn`ri de documente/operaţii
gestiunea codurilor de clasificare mijloace fixe
gestiunea locurilor de amplasare mijloace fixe (locatii)
generarea automata a notelor contabile, pentru a permite
integrarea in sistemul de contabilitate.
Aplicaţia asigur` culegerea datelor din documentele privind
opera\iile de gestiune aferente mijloacelor fixe:
Factura de cumparare
Nota de intrare-receptie
Proces-verbal de punere în func\iune
bonuri de transfer
procese-verbale de casare
procese-verbale de constatare a plusurilor/minusurilor de
inventar
Aplica\ia furnizeaz` urm`toarele rapoarte specifice:
Centralizator mijloace fixe pe luna, Balanta mijloace fixe pe
luna
Balanta analitica a mijloacelor fixe pe trimestre
Fisa mijlocului fix
Balante pe categorii, pe conturi si gestiuni, pe cod clasificare
Lista de inventariere
32
Situatia intrarilor de mijloace fixe pe o anumita perioada
Un alt sistem informatic este AIS1 - Advanced Integrated
System, dezvoltata de firma ADCOS Bucure]ti.
Sistemul AIS-Advanced Integrated System ofer` at@t asisten\`
computerizat` la nivel operational, cat si suport de decizie la nivel
managerial.
AIS este un sistem de contabilitate si gestiune care cuprinde
module ce asigura un flux informa\ional complet pentru a putea
realiza contabilitatea firmei mult mai rapid si mai eficient.
Este un sistem economic integrat, o solu\ie complet` realizat`
la un [nalt nivel tehnologic fiind destinat administr`rii si conducerii
activit`\ilor unit`\ilor economice, indiferent de profilul de activitate.
Este proiectat pe criterii multi-companie si multi-devize, solu\ie
ERP (Enterprise Resource Planning) ]i este dezvoltat [n Rom@nia [n
conformitate cu specificul legisla\iei rom@ne]ti [n vigoare, fiind
perfect adaptabil oricarei eventuale modific`ri ulterioare a acesteia.
Ceea ce diferentiaza sistemul AIS de celelalte solu\ii ERP din
Romania sunt:
- nivelul superior de integrare a modulelor componente
- modul intuitiv de utilizare a aplicatiei, ceea ce implic`, [ntre
altele, o durata redusa de ]colarizare a utilizatorilor finali.
Sistemul Informatic Profesional AIS are o arhitectura de tip
Client/Server. In esenta, acest concept presupune gestiunea unitara
a informatiilor vehiculate. Ca urmare, influenta unei informatii
introduse intr-un punct al sistemului se va transmite in timp real la
toate partile sistemului cu care este in relatie de interdependenta.
1 http://www.electrocons.ro
33
Astfel se asigura un grad optim de securitate aplicatiilor rulate si
viteza necesara unui produs profesional.
Aplica\ia realizeaz` centralizarea datelor furnizate de eviden\a
analic`, asigurat` de programele de stocuri ]i produc\ie ]i cea
sintetic`.
AIS ofera o solutie de management operational si strategic,
prin modulele:
Programarea, lansarea ]i urmãrirea produc\iei -
programarea zilnic` ]i s`pt`m@nal` a produc\iei [n func\ie de
comenzile de livrare.
Definirea structurii unui produs (materiale, componente) si a
fi]ei tehnologice,
fi]a tehnologic` care cuprinde opera\iile tehnologice suferite de
produs precum si utilajele folosite si timpii de [nc`rcare.
Managementul bugetelor si proiectelor - administrarea
superioarã a afacerii si analize financiare pe Centre de Cost.
Diverse tipuri de bugete: administrative (buget pe
departament) si de proiect (buget pe proiect detaliat pe
departamente), cu posibilitatea urmãririi modului în care acestea
sunt folosite.
Contabilitate Generalã ]i Analiticã - modulul permite
mentinerea mai multor perioade contabile deschise simultan.
Contarea tranzactiilor se face automat si in timp real. Modulul de
contabilitate poate realiza organizarea evidentei contabile pentru
mai multe firme independente sau componente ale unui holding.
Resurse Umane ]i Salarizare – [n aplica\ie sunt integrate
datele personale ale angaja\ilor, detaliile financiare, nivelul si
evolutia profesional` a acestora [n firm` precum ]i pozi\ia fiecaruia
[n schema organiza\ional`. Cu ajutorul acestui modul pute\i
34
r`spunde la unele dintre cele mai importante [ntreb`ri pe care orice
manager le are:
Care sunt cheltuielile cu angajatii? Care este eficienta cu care
acestia lucreaza? {n ce direc\ie trebuie s` canalizez investi\iile [n
personal? Pe baza informatiilor extrase din program pot fi luate
deciziile optime.
Mijloace Fixe - gestionarea intr`rilor si ie]irilor de mijloace
fixe din evidenta firmei cu contarea automata a acestor opera\ii pe
tipuri de opera\ii: intr`ri din investi\ii, cump`rare (legatura cu
facturile primite), produc\ie proprie, ie]iri prin vanzare, casare etc.,
transferuri intre gestiuni, intre loca\ii, reevalu`ri de durate,
reevaluari ale valorii de inventar si amortizarii etc.
Calcularea automata a amortizarii lunare conform regimului de
amortizare asociat fiecarui mijloc fix, pe centre de cost, gestiuni etc.
Desfacere - sistemul gestioneaz` intregul proces de
desfacere: [ncep@nd de la crearea si urm`rirea portofoliului de
contracte si comenzi de desfacere ]i continu@nd cu administrarea
si monitorizarea sec\iunii operative (facturare). {n acela]i timp sunt
furnizate informa\ii analitice ]i sintetice, vitale pentru actul de
analiz` si decizie la nivel managerial.
Stocuri – administreaz` informa\iile legate de gestionarea,
evaluarea, mi]c`rile, evolu\ia ]i consumarea stocurilor, oferind
informa\ii complete la nivelul oricarei entitati stocabile.
Aprovizionare – aplica\ia ofer` informa\ii vitale despre
situa\ia comenzilor, a contractelor [ncheiate ]i documentelor [so\
itoare pentru bunurile primite, indiferent ca este vorba de furnizori
interni sau externi.
Documentele de eviden\` a recep\iei bunurilor sunt cele
obisnuite, NIR si PVR, gestionarea acestora fiind foarte facil`. Aplica\
35
ia ofer` toat` flexibilitatea necesar` pentru planific`ri ]i e]alon`ri ale
opera\iilor de acest tip.
Gestiune Financiarã - aici partea financiara este tratat` cu
toat` importan\a care i se cuvine. Pute\i s` v` crea\i tranzac\iile
financiare folosind un sistem multidimensional din punct de vedere
al firmelor, bancilor, conturilor si devizelor folosite.
Generator de Analize si Situatii - instrument de analiz`
global` a activit`\ii ]i a performan\elor companiei folosind modele
economice multidimensionale: cuburi de date. Avantajul cheie al
utilizatorului este viteza cu care se ob\in aceste date ]i faptul cã nu
mai necesitã nici o prelucrare ulterioar`, putand fi folosite direct in
procesul decizional.
Acest modul ofera utilizatorului posibilitatea sa-]i creeze [n
c@teva minute propriile rapoarte, [n timp util ]i cu cheltuieli
minime, [n func\ie de necesita\ile de informare ]i de drepturile sale
de acces la modulele aplica\iei. Aceste rapoarte se stocheaza ]i pot
fi accesate oric@nd ulterior.
Generatorul de Analize si Situatii poate fi folosit si independent de
AIS pentru generarea de analize si situatii din orice alta aplicatie
care foloseste baze de date relationale (SQL).
Administrare sistem – [n principal, acest modul este
destinat expertilor care asigur` instalarea si preg`tirea pentru
functionare a aplicatiei. Aici se stabilesc, printre altele, drepturile de
acces la functionalit`\ile aplica\iei. Tot de aici se poate urmari
activitatea fiec`rui utilizator la partea de program la care are acces.
AIS rezolva aceasta problema si multe altele care survin in
desfasurarea activitatii unei firme, indiferent de profilul de activitate
al acesteia, lucru demonstrat de implementarile de succes la cateva
36
zeci de companii din domenii diverse precum: productie, comert,
servicii, constructii, presa.
Acest sistem a fost implementat la urm`toarele firme:
VALMIR ce este o firma etalon [n industria prelucrarii
lemnului, cu un numar de 120 de angajati.
TERACOTA Medias are ca obiect de activitate producerea si
comercializarea cahlelor de teracota fasonate manual pentru sobe
si seminee.
ICLA Bucure]ti firm` recunoscut` pe pia\a lacurilor si
vopselelor pentru mobil`, comercializeaz` materiale de finisare
pentru lemn, principalii ei clien\i fiind produc`torii de mobil` de pe
pia\a rom@neasc`.
Un alt sistem informatic integrat este XEcont®1 care este
un sistem menit s` asiste activit`\ile economice ale unei societ`\i
comerciale, cu urm`toarele caracteristici:
dezvoltat în conformitate cu legisla\ia român`;
are o arhitectur` de tip Client/Server, concept ce presupune
gestiunea unitar` a informa\iilor vehiculate ]i consolidarea
tuturor datelor pe un server central de baze de date, informa\
ia fiind introdus` o singur` dat` ]i fiind disponibil` ]i altor
utilizatori;
permite un acces concuren\ial asupra informa\iilor din baza de
date;
asigur` raportarea real-time a informa\iilor;
pune la dispozi\ie o interfa\` grafic` comun`, toate
componentele folosind acela]i standard referitor la ferestre,
moduri de lucru, obiecte informatice;
1 http://www.profitromania.ro
37
nucleul sistemului este proiectat în vederea adapt`rii,
modific`rii, îmbun`t`\irii, complet`rii sau personaliz`rii, cu
scopul de a asigura reflectarea deplin` a specificului firmei. Se
ajunge astfel la o solu\ie informatic` complet personalizat`,
dezvoltat` la comand` ]i predat` la cheie;
sistemul informatic este un sistem deschis: permite interfa\
area cu alte sisteme informatice, schimbul de date cu acestea,
fie prin acces direct la baza de date fie prin intermediul unor
interfe\e de comunicare;
asigur` securizarea datelor, atât prin mecanismele specifice
serverului de baze de date cât ]i printr-un mecanism de
drepturi de acces acordate utilizatorilor;
solu\ia informatic` a fost realizat` pentru a servi ca instrument
u]or de folosit de c`tre utilizatori f`r` cuno]tin\e profunde de
informatic` ]i ca asistent în desf`]urarea activit`\ilor curente
din cadrul domeniului lor;
Acest sistem cuprinde urm`toarele module
1. Modulul Financiar-Contabilitate
o contabilitate primar`
- definirea planului de conturi; [nregistrarea notelor
contabile; generarea automat` a rapoartelor (balan\`,
registre contabile etc.); operare în multiple perioade
contabile deschise; blocare/deblocare perioad`
contabil`; închiderea automat` a contului de venituri ]i
cheltuieli; închiderea automat` a TVA
o banc`
- asocierea de conturi contabile conturilor bancare;
înregistrare [ncas`ri ]i pl`\i de la ]i c`tre furnizori (clienti) ]i
trecerea lor pe fi]e; înregistrare împrumuturi, comisioane
38
etc. ]i contabilizarea lor; înregistrare acordari/return`ri
avansuri încasate/pl`tite; înregistrare garan\ii de bun`
execu\ie de încasat/pl`tit; înregistrare refuzuri la plat` c`tre
furnizori; compens`ri cu partenerii (clien\i ]i furnizori);
generarea/completarea automat` a notelor contabile
aferente; filtrarea înregistr`rilor contabile dup` tip (încasare
sau plat`); generare raporturi de încas`ri (pl`\i) dup`: dat`,
denumire, etc
o cas`
- înregistrarea sumelor ridicate/depuse din/în casierie ]i
contabilizarea lor; controlul soldului casieriei; generarea ]i
listarea registrului de cas` zilnic sau pe perioad`;
generarea/completarea automat` a notelor contabile
aferente;
o raportare - generarea ]i listarea în orice moment a
documentelor de raportare:
- conturilor de TVA ]i a notei de închidere TVA
- întocmirea jurnalelor TVA (de vînz`ri ]i de
cump`r`ri)
2. Modulul Stocuri
gestiunea informa\iilor legate de ter\i (clien\i, furnizori)
gestiune ]i stocuri
situa\ia documentelor primare pe facturi, emitenti, etc
urm`rirea scaden\elor pe fiecare partener
fi]ele de stocuri sunt generate automat sau dup` criteriu: dat`,
denumire stoc, furnizor
întocmirea automat` de documentelor specifice: facturi, avize
de expedi\ie, bonuri de consum, comenzi, devize, facturi etc.
generarea/completarea automat` a notelor contabile aferente
39
rapoarte specifice
3 Modulul Imobilizari
gestionarea nomenclatorului de mijloace fixe
înregistrarea intr``rii în patrimoniu a mijloacelor fixe ]i calculul
amortiz`rii aferente pe fiecare mijloc fix
generarea situa\iei mijloacelor fixe ]i a amortiz`rii aferente
metodelor prev`zute de legisla\ie
transferuri de mijloace fixe între gestiuni
reevalu`ri de durate, ale valorii de inventar ]i amortiz`rii
gestionarea opera\iunilor de ie]ire din patrimoniu prin vânzare
total` sau par\ial` sau prin casare
gestionarea imobiliz`rilor neamortizabile
generarea/completarea automat` a notelor contabile aferente
rapoarte specifice
4 Modulul Produc\ie
completarea nomenclatorului de articole cu informa\ii legate
de structura component` a unui articol
definirea, în func\ie de specificul activit`\ii clientului, a fluxului
de documente între diverse compartimente în vederea
raport`rii produc\iei
gestiunea comenzilor interne
urm`rirea planului de produc\ie
leg`tur` direct` cu Modulul Stocuri
generarea/completarea automat` a notelor contabile aferente
rapoarte specifice
o comenzi interne lansate/gata de lansare
o gradul de îndeplinire a comezilor interne
5. Modulul de Administrare
40
gestionarea listei de utilizatori ai sistemului, grupa\i pe grupuri
de utilizatori;
gestionarea accesului în program pe baza unui sistem de
autentificare compus din numele utilizatorului ]i parol`;
gestionarea accesului la func\ionalit`\i ale programului pe baza
unui sistem de autorizare, compus din grupuri de utilizatori ]i
permisiuni acordate grupului. Permisiunea eviden\iaz` dreptul
unui grup de utilizatori de a vizualiza / introduce ]i modific`
fiecare tip de document/raport/informa\ie în parte;
mecanism de eviden\iere a istoricului unui document –
înregistrarea datei ]i orei, a opera\iei efectuate ]i a numelui
utilizatorului ce a introdus/modificat un document.
6 Modulul Asistare Manager
sintez` a rapoartelor specifice din celelalte module ale
sistemului informatic
leg`tur` real-time cu informa\iile din baza de date
redarea în form` grafic` sau tabelar` a indicatorilor economici
analize manageriale
Acest sistem a fost implementat la urm`toarele unit`\i:
S.C.C.F. Ia]i Grup COLAS S.A.
o construc\ii feroviare ]i infrastructur` rutier`
Mega Auto S.R.L., Ia]i
o dealer zonal Toyota
Tipografia Agressione S.R.L., Suceava
o tipografie autorizat` de Imprimeria Na\ional` pentru
realizarea tipizatelor cu regim special
Expert Roman Cont S.R.L.
o cabinet expertiz` contabil`
41
Viviene S.R.L., Ia]i
o servicii si comer\ cu produse medicale ]i paramedicale
EcoServ S.R.L., Ia]i
o transport marfuri cu regim special
Un alt sistem informatic integrat este EMSYS1 -
Enterprise Management SYStem care este un sistem pentru
conducere ]i gestiune economic` din clasa MIS dedicat unit`\ilor
medii sau mari, de profil complex. Acoper` problematica unit`\ilor
comerciale, iar [n versiunea SICOB ]i a unit`\ilor bugetare. Fiind
complet parametrizabil poate func\iona cu succes ]i [n unit`\i cu
profil specific.
Caracteristicile sistemului EMSYS sunt urm`toarele:
a) sistem informatic integrat - ERP;
b) Reglement`rile contabile armonizate cu Directiva a IV-a
European` ]i cu Standardele Interna\ionale de Contabilitate
aprobate prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.
94/2001 (inclusiv IAS/IAS29);
- Recomand`rile Ministerului de Finan\e privitor la aplica\iile
informatice (toate recomand`rile în vigoare);
c) Legea contabilit`\ii 82/1991;
d) Implementeaz` reguli ]i metode de conducere (monografii
contabile, reguli pentru aprovizionare ]i desfacere,
configurare legisla\ie, contract colectiv ]i individual de
munc`, etc.);
e) Realizeaz` identificarea ]i controlul responsabilil`\ii fiec`rui
participant [n sistem prin adaptarea la orice nivel al
diviziunii muncii (accesul utilizatorilor [n sistem se realizeaz`
1 http://www.ps.ro
42
pe roluri, prin definirea mul\imii func\iilor disponibile si a
accesului la informa\ii potrivit rolului s`u, orice ac\iune a
fiec`rui utilizator este [nregistrata automat [n sistem);
f) Specificitatea mediului economic rom@nesc este data de
existen\a urm`toarelor elemente: eviden\a obiectelor de
inventar, a echipamentelor de lucru ]i de protec\ie [n
folosin\`, costurile cu munca vie sunt foarte diversificate
(salarii, sporuri, taxe, etc.), integrare patrimonial`, rapoarte
specifice, raport`ri cerute de organele statului (finan\e,
direc\ia muncii, asigur`ri de s`n`tate), adaptarea
permanent` la mediul legal ]i fiscal [n dinamic` prin
instrumente de definire ]i configurare, costurile sunt tratate
exhaustiv prin posibilitatea definirii structurii proprii a
centrelor de cost ]i a modului de func\ionare a acestora, de
modele ]i instrumente specifice de decontare, etc.;
g) Trecerea la alt nivel de responsabilitate (prin algoritmi,
politici de acces, modelarea fenomenelor economice,
folosirea indicatorilor ]i a jurnalelor de bord) elimin` ]i no\
iunea de "om important";
h) Solu\ie testat` [n mari intreprinderi rom@ne]ti;
i) Solu\ie complet în timp real;
j) Grad înalt de securitate a datelor;
k) Grad înalt de confiden\ialitate a informa\iilor;
l) Este complet configurabil;
m) Sistem complet integrat (informa\iile tehnico-operative
aferente unei tranzac\ii sunt introduse o singura dat` ]i prin
validarea lor informa\iile sunt disponibile tuturor
utilizatorilor autoriza\i, datele migr@nd c`tre instrumente de
conducere f`r` prelucr`ri suplimentare);
43
n) Interfa\a de lucru prietenoas`, u]or de [nv`\at, cu
instrumente care ofer` suport [n func\ionare on-line (help
on-line, help la nivel de func\ie, c@mp, posibilitatea
consolid`rii activit`\ilor, [n limita drepturilor de acces,
concomitent cu [nregistrarea tranzac\iilor);
o) Cost total foarte mic în raport cu alte produse similare;
p) Implementare foarte u]oar`;
q) Implementeaz` u]or structura de grup de firme;
r) Posibilitatea consolid`rii informa\iilor;
s) Posibilitate de dezvoltare puncte de lucru teritoriale ]i
transferul informa\iei [n baza de date central` prin
replicarea tranzac\iilor;
Sistem orientat c`tre conducere
Motto al sistemului: "Din orice tranzac\ie direct în: bilan\,
indicatori, bugete, jurnale de bord, analize economico-financiare".
O serie de ac\iuni definite în baza de date (ex: contabilitate
financiar`, conducerea stocurilor, eviden\a mijloacelor fixe, salarii),
sunt automat convertite în informa\ii sintetice de conducere.
Exist` un modul special pentru factorul decizional, dar toate
modulele con\in informa\ii sintetice pentru conducere.
Instrumente dedicate pentru conducere:
a) Conducere pe baz` jurnalelor de bord (definite de utilizatori:
stiluri diferite de conducere);
b) Conducere pe baz` de bugete (bugetare la nivel de: proiect,
activitate, comand`, centru de profit);
c) Conducere pe baz` de indicatori;
d) Set de func\ii pentru analize economico-financiare, sistem
de indicatori;
44
e) Analize de tip ABC pentru Clien\i/Furnizori, Stocuri;
f) Fluxuri de trezorerie ([ncas`ri ]i pl`\i);
g) Conducerea stocurilor;
h) Conducere pe baza de liste de pre\uri;
i) Conducere pe baz` de comenzi/contracte de
aprovizionare/desfacere;
j) Conducere pe baz` de informa\ii de stare;
k) Conducere pe baz` de bilan\;
l) Conducere pe baz` de date statistice;
m) Conducere pe baza analizei vânz`rilor (profit v@nz`ri pe
produse, parteneri, regiuni, perioade);
n) Conducere pe baz` de rapoarte economico-financiare;
o) Conducere pe baz` de proiecte;
p) Conducere pe baz` de comenzi interne;
q) Conducere pe baz` de reguli ]i cuno]tin\e;
Conducerea costurilor pe baza metodei "costului complet"
concomitent cu ABC (Activity Based Costing);
Modulele sistemului EMSYS sunt urm`toarele:
1. Tranzac\ii
{n aplica\ia EMSYS 1.6 se pot efectua toate tranzac\iile posibile
pentru o eviden\` corect` a imobiliz`rilor corporale ]i necorporale.
Intr`ri de imobiliz`ri totale ]i par\iale (moderniz`ri) : de la
furnizori de imobiliz`ri, recep\ie investi\ii, investi\ii din produc\ie,
aport de capital, intr`ri prin dona\ii, plusuri de inventar, intrate prin
transfer de la unit`\i/subunit`\i/grup, etc.
Ie]iri de imobiliz`ri: cas`ri, v@ndute, minusuri de inventar,
calamit`\i, dona\ii, retrase ca aport, transfer ca obiecte de inventar,
ie]ite prin transfer c`tre unit`\i/subunit`\i/grup, etc.
45
Transferuri: mi]c`ri [ntre gestiuni, centre de cost/profit,
modificare atribute amortizare, transfer de natur` (grup`, clas`),
etc.
Func\iunile de intr`ri ]i ie]iri sunt structurate astfel [ncat s`
permit` o transmitere u]oar` a informa\iilor [n modulul Financiar-
Contabil.
Toate modific`rile [n baza de date se fac tranzac\ional, astfel
se poate urm`ri cine a f`cut modificarea ]i c@nd a fost f`cut`.
Se pot efectua ]i intr`ri sau ie]iri par\iale, comas`ri de mijloace
fixe, splitarea unui mijloc fix [n mai multe numere de inventar.
Pentru moderniz`ri se pot modifica duratele de func\ionare conform
proceselor verbale de punere [n func\iune.
Toate func\iunile de tranzac\ii permit ]i storn`ri, astfel [nc@t
dac` s-a gre]it se poate anula efectul printr-o tranzac\ie de stornare.
2. Reevalu`ri
Aplica\ia transmite informa\iile necesare pentru reeevaluarea
imobiliz`rilor corporale ]i [nregistrarea rezultatelor reevalu`rii at@t
pentru reevalu`rile conform legisla\iei rom@ne [n vigoare c@t ]i
pentru reevalu`rile f`cute conform IAS.
3. Calculul amortiz`rii
{n EMSYS 1.6 sunt implementate toate metodele de
amortizare permise de legisla\ia rom@n`: liniar`, degresiv`-1,
degresiv`-2 ]i accelerat`. Se poate relua calculul amortiz`rii de mai
multe ori, f`r` a denatura rezultatele. De asemenea exist` o func\
iune de rectificare a amortiz`rii calculate, dac` utilizatorul dore]te
acest lucru.
4. Consult`ri ]i rapoarte
Datele de baz` ale unui mijloc fix prezente [n EMSYS 1.6 sunt:
num`rul de inventar, lista accesoriilor, grupa, codul de clasificare,
46
durata de func\ionare, gestiunea, rezident`, centrul de cost, sec\ia ]i
atelierul, marca, regimul de amortizare, valoarea de intrare,
valoarea amortizat`, furnizorul, data punerii [n func\iune,
documentul de punere [n func\iune, starea actual`, etc.
Aplica\ia are numeroase ecrane de consultare pe diverse
criterii de selec\ie (num`r de inventar, gestiune, centru de cost,
cont de imobiliz`ri, etc), permite eviden\ierea mijloacelor fixe
[nchiriate, concesionate, aflate [n conservare. De asemenea
p`streaz` [n baza de date mijloacele fixe ie]ite din eviden\` pe
criteriile de ie]ire (v@ndute, donate, casate, transferate, trecute la
obiecte de inventar, lipsa la inventar, distruse de calamit`\i, retrase
ca aport, etc). Pot fi consultate valorile istorice (de la punerea [n
func\iune, dup` reevalu`ri), informa\ii privind seria de fabrica\ie,
num`rul de [nmatriculare, lista accesoriilor, autoriz`ri ale diverselor
organisme de reglementare (ANRE, ISCIR, etc), asigur`ri
obligatorii ]i facultative.
Rapoartele existente [n aplica\ie sunt at@t cele standard
(Balan\a imobiliz`rilor, Situa\ia mi]c`rilor, Fi]a mijlocului fix, Lista de
inventar, Registrul numerelor de inventar, Lista mijloacelor fixe
amortizate integral, etc) c@t ]i rapoarte specifice beneficiarului care
pot fi f`cute chiar de utilizator cu componenta Liste Dinamice a
aplica\iei EMSYS 1.6.
47
CAP. III SISTEM INFORMATIC PENTRU GESTIUNEA MIJLOACELOR FIXE LA GRUPUL }COLAR INDUSTRIAL
“COSTIN D. NENI|ESCU” – BR~ILA
3.1. PREZENTAREA UNIT~|II
Grupul }colar Industrial “Costin D.Nenitescu”1 este institu\
ia ]colar` care cuprinde [n structura sa organizatoric` primul liceu
industrial [nfiin\at [n Br`ila.
Istoria acestei ]coli [ncepe [n anul 1956 cand ia fiin\` “}coala
Profesional` Petrol Chimie” cu sediul [n localul vechii }coli nr. 8.
{n 1957 i se confera titlul “}coala frunta]` [n sectorul
industriei chimice” ]i datorit` extinderii combinatului, planul
de ]colarizare a crescut: 7 clase, 180 elevi, 13 cadre didactice.
In 1959 ]coala i]i mut` sediul pe Sos.Viziru km.1. Este anul
primei promo\ii de absolven\i ai }colii Profesionale Petrol Chimie.
La 15 septembrie 1959 a luat fiin\` “}coala tehic` de muncitori
califica\i” cu durata de doi ani.
In 1960 se [nfiin\eaz` “}coala Tehnic` de Personal Tehnic” cu
durata de trei ani. {n acela]i an ]coala cap`t` titulatura “Grup }colar
de Chimie” ]i meseriile se diversific`.
1 Mitea Constanta, Mihordea Sava, Manu Mircea, Fratila Aurelia, Gurau Mioara – “Monografia Grupului Scolar Industrial Costin D.Nenitescu” – Ed.Scoala Braileana, Braila, 2005
48
{n 1962 ia fiin\` “}coala Tehnica de Mai]tri”, curs seral, cu trei
clase, urm@nd ca [n 1963 sa-i intre [n componen\` ]i trei clase curs
de zi cu durata de doi ani.
Ca urmare a construirii Combinatului de Fibre Artificiale din
Br`ila ]i extinderii Combinatului de Celuloz` ]i H@rtie apar meserii
ca: operatori chimi]ti la prelucrarea ]i fabricarea fibrelor chimice,
mecanici cazane aburi, electricieni instala\ii lumin`, l`c`tu]i
mecanici montatori si altele.
Anul ]colar 1966-1967 marca un nou eveniment: [nfiin\area [n
Br`ila a primului liceu industrial sub titulatura “Liceul Industrial de
Chimie si Construc\ii de Ma]ini”.
{n 1971 se d` [n folosin\` actualul local dupa ]oseaua Buz`ului
nr. 15, unde sunt reunite toate formele de [nv`\`m@nt
preuniversitar” ]coala profesional`, liceul industrial, ]coala
profesional` de ucenici, ]coala postliceala tehnica si de maistri.
{n 1980 ]coala primeste titulatura de”Liceul Industrial nr. 1”
{n anul scolar 1990-1991 ]coala primeste titulatura de
“Grup }colar Industrial de Chimie Industriala”.
In 1998 ]coala capat` titulatura de “Grup Scolar Industrial
Costin D. Nenitescu”.
Prin aceast` ]coal` au desf`]urat activitatea de la [nceputuri ]i
p@n` [n prezent 61049 de elevi ]i 206 cadre didactice.
Grupul }colar Industrial “Costin D. Neni\escu” Br`ila []i
desf`]oar` activitatea [ncep@nd cu anul 1971 [ntr-un sediu care
reprezint` o construc\ie ]colar` modern`, cu amenaj`ri care se
[ncadreaz` [n normele sanitare, de protec\ie a muncii, de
prevenire ]i stingere a incendiilor.
S`lile de clas`, laboratoarele, atelierele de instruire practic`
sunt spa\ioase, luminoase ]i [nc`lzite de la termoficarea ora]ului.
49
Sunt amenajate terenuri asfaltate pentru fotbal, volei, handbal,
tenis de c@mp.
Sala de sport este amenajat` la subsolul cantinei ]i permite
practicarea exerci\iilor cu o clas` de elevi. }coala este amplasat` [n
vecin`tatea parcului Kiseleff, suprafa\a cur\ii este de aproximativ 2
ha cu spa\ii verzi pe mai mult de dou` treimi oferind condi\ii dintre
cele mai bune pentru elevi.
Activitatea ]colii se desf`]oar` [n 103 [nc`peri dispuse [n trei
cl`diri: cl`direa principal`, cl`direa secundar` (fost c`min pentru
elevii interni) ]i cl`direa ateliere + laboratoare. {n aceste [nc`peri
sunt organizate s`li de clas`, laboratoare, cabinete, ateliere,
anexe ]i birouri pentru servicii.
Un num`r de 13 s`li au fost organizate pe cabinete de
specialitate: limba ]i literatura rom@n`, matematic`, biologie,
geografie, consiliere psihopedagogic`, limbi str`ine, 2 cabinete de
tehnologie mecanic`, 2 cabinete de tehnologie chimic`, protec\ia
muncii ]i 2 cabinete de desen tehnic.
Cabinetele au o dotare adecvat` cu mijloace de [nv`\`m@nt
diverse: plan]e, manuale, atlase, mulaje, aparate audio ]i video.
Cabinetele de specialitate mai cuprind dot`ri specifice: panouri
didactice cu materiale ]i scule, dispozitive, machete statice ]i func\
ionale, piese, ansamble, mostre de materii prime, elemente
componente de utilaje, reactivi ]i aparatur` chimic`, mijloace de
m`sur` ]i control.
Cabinetele de desen sunt dotate cu plan]ete pe suport
individual ]i scaune asigur@nd predarea [n condi\ii optime a acestei
discipline. Dotarea cu plan]e, piese, ansambluri ]i subansambluri de
organe de ma]ini, modele, permite formarea unor deprinderi optime
care duc la [nsu]irea desenului tehnic.
50
Laboratoarele din cadrul Grupului }colar Industrial “Costin D.
Neni\escu” Br`ila sunt organizate astfel:
- 1 laborator de chimie analitic`, foarte bine dotat, cu aspect
de laborator uzinal, av@nd [n dotare instala\ii de ventila\ie, ni]e,
surs` de curent la mese. Dispune de dou` anexe: una pentru
substan\e toxice ]i una pentru reactivi. De asemenea exist` o sal`
de balan\e unde se fac c@nt`riri de precizie ]i o camer` pentru
laborant.
- 1 laborator de chimie aplicat`, cu dot`ri asem`n`toare.
- 1 laborator de metode fizico-chimice de analiz`, dotat cu
aparatur` de m`sur` divers`
- 2 laboratoare de fizic`, dotate foarte bine cu truse ]i
aparatura necesar` desf`]ur`rii tutror lucr`rilor de laborator
specifice fizicii, unul dintre laboratoare dispun@nd ]i de un mobilier
ergonomic ]i modern.
- 1 laborator tehnologic cuprinz@nd instala\ii ]i utilaje cu
ajutorul c`rora se pot simula majoritatea opera\iilor din industria
chimic`.
- 2 laboratoare de informatic`, fiecare dintre ele dispun@nd de
c@te 25 de calculatoare.
Atelierele ]colii sunt dispuse [ntr-un corp de cl`dire special
construit, beneficiind de utilit`\ile principale ]i de amenaj`ri
corespunz`toare. Majoritatea atelierelor au dot`ri care permit chiar
instruirea unei clase [ntregi de elevi.
Dup` specific, ]coala dispune de:
- 2 ateliere de l`c`tu]erie, echipate cu bancuri de lucru,
menghine pentru fiecare elev, scule, instrumente de m`sur` ]i
control, ma]ini unelte.
51
- 1 atelier de ma]ini unelte, echipat cu ma]ini de g`urit,
strunguri, ma]ini de frezat, ma]ini de rabotat, ma]ini de rectificat,
polizor.
- 2 ateliere pe profil electric, dotate cu instala\ii dispuse pe
panouri didactice, instrumente de lucru, materiale ]i piese pentru
realizarea de montaje electrice ]i electronice.
- activitatea de instruire practic` [n atelierele ]coal` este sus\
inut` de atelierele anex`: atelierul de sudur`, atelierul de prelucrat
materiale plastice, atelierul forj` echipat ]i cu un strung, ciocan
pneumatic, fer`str`u mecanic de t`iat metale.
- Biblioteca ]colar` este amenajat` [n cl`direa principal` la
parter, fiind [nzestrat` cu rafturi pentru c`r\i, mese ]i scaune pentru
lectur` a 20 de elevi.
Prin biblioteca ]colii s-au organizat activit`\i dintre cele mai
diverse: mese rotunde, expozi\ii de carte, vitrine literare, [nt@lniri
cu scriitori, abonamente la reviste.
De peste 30 de ani, cu suflet ]i d`ruire, activitatea
bibliotecii ]colii este coordonat` de }ocariceanu Constan\a.
Prin amplasarea sa [n zona Parcului Monument, cu poluare
mult mai redus`, prin curtea deosebit de mare, frumos amenajat`,
cu o vegeta\ie care cuprinde gazon ]i copaci ornamentali, prin
cl`direa relativ nou` ]i dot`rile foarte bune, Grupul }colar Industrial
„Costin D. Neni\escu” a oferit [ntotdeauna condi\ii deosebite pentru
instruirea a genera\ii [ntregi de elevi, constituind ]i [n prezent o
ofert` optim` pentru absolven\ii ciclului gimnazial ]i pentru cei care
vor s`-]i completeze studiile.
MODUL DE ORGANIZARE
52
Grupul }colar Industrial “Costin D. Neni\escu” – Br`ila este
condus de director cu ajutorul consiliului de administra\ie.
Conducerea unităţilor de învăţământ preuniversitar este
asigurată în conformitate cu prevederile Legii învăţământului
nr.84/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
şi ale Legii nr. 128/1997, cu modificările şi completările ulterioare.1
Directorul exercită conducerea executivă a unităţii de
învăţământ, în conformitate cu atribuţiile conferite de lege, cu
hotărârile Consiliului de administraţie al unităţii de învăţământ,
precum şi cu alte reglementări legale.
Directorul este subordonat inspectoratului şcolar, reprezentat
prin inspectorul şcolar general. Fişa postului şi fişa de evaluare ale
directorului sunt elaborate de inspectoratul şcolar, în baza
reperelor stabilite şi comunicate în teritoriu de către Ministerul
Educaţiei şi Cercetării.
Directorul reprezintă unitatea de învăţământ în relaţiile cu
terţe persoane fizice şi juridice, în limitele competenţelor
prevăzute de lege.
Directorul unităţii de învăţământ cu personalitate juridică, în
care funcţionează compartiment financiar-contabil prin care se
realizează evidenţa contabilă sintetică şi analitică, precum şi
execuţia bugetară, coordonează direct acest compartiment.
Personalul compartimentului financiar-contabil este subordonat
directorului şi îşi desfăşoară activitatea conform atribuţiilor stabilite
de acesta, prin fişa postului.
Directorul este preşedintele consiliului profesoral şi al
consiliului de administraţie, în faţa cărora prezintă rapoarte
semestriale şi anuale iar [n cazul în care hotărârile acestor
1 Regulamentul de Organizare ]i Func\ionare a Unit`\ilor de {nv`\`m@nt Preuniversitar aprobat prin Ordinul M.Ed.C. nr. 4925/08.09.2005
53
organisme încalcă prevederile legale, directorul are dreptul să
interzică aplicarea lor şi este obligat să informeze, în acest
sens, în termen de 3 zile, inspectorul şcolar general.
54
În realizarea funcţiei de conducere, directorul are
următoarele atribuţii:
a) coordonează elaborarea proiectului de dezvoltare a
şcolii, prin care se stabileşte politica educaţională a acesteia;
b) este direct responsabil de calitatea educaţiei furnizate de
unitatea de învăţământ;
c) lansează proiecte de parteneriat cu unităţi de învăţământ
similare din Uniunea Europeană sau din alte zone;
d) emite decizii şi note de serviciu care vizează realizarea
obiectivelor politicii educaţionale şi de dezvoltare instituţională;
e) propune inspectorului şcolar general proiectul
planului de şcolarizare, avizat de consiliul profesoral, de
Comitetul Local de Dezvoltare a Parteneriatului Social în
Formarea Profesională (pentru învăţământul profesional, tehnic şi
postliceal) şi aprobat de consiliul de administraţie;
k) stabileşte atribuţiile directorului/directorilor adjuncţi, ai
şefilor catedrelor şi ai comisiilor metodice, ai colectivelor pe
domenii, precum şi responsabilităţile membrilor consiliului de
administraţie;
l) vizează fişele posturilor pentru personalul din subordine,
conform legii şi contractului colectiv de muncă;
{n cadrul Grupului }colar Industrial “Costin D. Neni\escu”,
Consiliul de Administra\ie are urm`toarea componen\`:
1. Director 2. 2 Directori adjunc\i3. Reprezentantul Primarului4. Reprezentantul Consiliului Local5. Reprezentantul Consiliului p`rin\ilor6. 4 membrii numi\i de Consiliul profesoral7. Contabilul ]ef
8. Reprezentantul Asocia\iei patronale 9. Reprezentantul Consiliului Elevilor
3.2. STUDIUL }I ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT
Analiza sistemului informaţional existent în cadrul
Grupului }colar Industrial “Costin D. Neni\escu”, are scopul de a
efectua un studiu complex asupra activităţilor şi fluxurilor
informaţionale existente, a volumului de informaţii prelucrate, a
ariei de cuprindere a sistemului informaţional şi a dotării existente
cu tehnica de calcul, pentru a evidenţia calităţile, limitele şi
deficienţele actualului sistem informaţional, în vederea stabilirii
cerinţelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul noului
sistem informatic ce urmează a fi proiectat.
Analiza sistemului informaţional trebuie să răspundă la
următoarele cerinţe:
delimitarea ariei de cuprindere a sistemului informaţional
existent, care va deveni sistemul obiect pentru conceperea şi
realizarea noului sistem informatic;
reflectarea activităţilor şi operaţiilor de culegere,
transmitere şi prelucrare a datelor specifice sistemului
informaţional existent;
evidenţierea modificărilor ce se impun în organizarea şi
funcţionarea sistemului informaţional în viziunea conceperii şi
realizării noului sistem informatic;
evidenţierea dotării existente cu tehnică de calcul;
56
fundamentarea unor soluţii de principiu care să proceseze
activităţile şi operaţiile ce urmează a fi informatizate, costul
antecalculat al sistemului.
Analiza sistemului informaţional trebuie să ofere conducerii
unităţii economice informaţiile necesare fundamentării deciziei de
perfecţionare a sistemului informaţional şi de proiectare a noului
sistem informatic.
Analiza sistemului informaţional se realizează în următoarele
faze:
- organizarea şi conducerea analizei sistemului
informaţional;
- realizarea analizei sistemului informaţional;
- finalizarea analizei sistemului informaţional;
Analiza critic ă a sistemului informa ţ ional
Evaluarea critică a sistemului informaţional existent la
unitatea respectivă urmăreşte evidenţierea performanţelor şi
limitelor acestuia în raport cu cerinţele sistemului de conducere,
pentru a formula principalele direcţii de ameliorare a calităţii
sistemului.
Aprecierea calităţii informaţiilor se poate face în funcţie de
precizia, operativitatea, frecvenţa de difuzare etc.
Precizia informaţiei se referă la fidelitatea cu care este
reflectată activitatea desfăşurată în unitate. Pentru asigurarea unei
precizii corespunzătoare a informaţiilor se apelează la structurarea
informaţiei în aşa fel încât fiecare tip de mijloc economic, operaţie,
proces economic, să fie bine reprezentat printr-un grup bine
definit de informaţii.
57
Operativitatea informaţiilor se referă la executarea
proceselor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare şi
difuzare a informaţiilor privitoare la procesele şi fenomenele
economice din unitate. Operativitatea informaţiilor poate fi
evaluată pe baza timpului de răspuns al sistemului informaţional,
acesta reprezentând intervalul mediu de timp între producerea
unei operaţii, proces economic inclusiv transmiterea rezultatelor
ce decurg din acestea.
Frecvenţa de difuzare a informaţiilor precizează ritmul de
transmitere a documentelor purtătoare de informaţii către
utilizatorii lor într-un interval de timp unitar (zilnic, săptămânal,
lunar, trimestrial, etc.).
Având în vedere industriei se impune ca si institu\iile de
[nv`\`m@nt, se au în vedere noi achiziţii de mijloace fixe,
urmărindu-se asigurarea condiţiilor necesare desfăşurării unei
activităţi de instruire a elevilor c@t mai eficiente.
Evidenţa activelor imobilizate intră în sfera de componentă a
administratorului ]i a contabilului ]ef.
Astfel, administratorul este primul care i-a act de noile intrări
de mijloace fixe şi care, pe baza constatărilor comisiei de recepţie,
stabileşte valoarea de intrare a acestora, codul de clasificare şi
numărul de inventar.
Administratorul primeşte în gestiune mijloacele fixe
răspunzând pentru păstrarea şi întreţinerea lor. Acesta va repartiza
mijlocul fix trecundu-l [n subgestiunea unui gestionar (laborant
sau tehnician). Tot el este cel care face propunerile privind
trecerea în conservare şi, dacă este cazul, scoaterea din funcţiune
sau casarea unor mijloace fixe. Pentru fiecare mijloc fix aflat în
gestiune gestionarul întocmeşte fi ş a mijlocului fix şi o actualizează
58
pe măsură ca au loc diverse modificări privind mişcarea, creşterea
sau diminuarea valorii acestora.
În cadrul serviciului contabilitate, contabilul ]ef ţine evidenţa
contabilă a acestor operaţiuni. Aici se realizează calcularea, pe
baza duratelor normale de funcţionare şi a regimului de
amortizare utilizat, a cotelor de amortizare anuale şi lunare pentru
fiecare element de activ imobilizat în parte şi pe total unitate,
determinându-se în acest timp şi valoarea rămasă. Acest
comportament, prin comisiile organizate în cadrul său, realizează
inventarierea şi reevaluarea periodică a activelor aflate în
patrimoniul ]colii conform reglementărilor în vigoare şi evidenţiază
eventualele diferenţe în plus sau în minus constatate în urma
inventarierii patrimoniului.
La sfârşitul fiecărui an se realizează calcularea gradului de
utilizare a mijloacelor fixe de bază pe seama căruia se va
determina indicele de includere a amortizării în cheltuielile de
exploatare anuale ale societăţii, element deosebit de important în
determinare profitului impozabil.
Trecând de la elementele concrete cu privire la evidenţierea
mijloacelor fixe spre cadrul general cu privire la întocmirea
situaţiilor de sinteză, fluxul informaţional al societăţii, în ansamblul
său se prezintă astfel:
59
LEGENDĂ:
Operaţia efectuată
Sensul circulaţiei documentelor
Documentul utilizat
Fig. 8 Fluxul informa\ional al unit`\ii
Modificare continuă a legisla\iei impune folosirea pe scară
largă a celor mai noi realizări ale ştiinţei şi tehnicii moderne. În
acest context dezvoltarea şi diversificarea producţiei de tehnică de
calcul şi a sistemelor de operare, conduc la un proces continuu de
extindere şi perfecţionare a sistemelor informatice la toate sferele
economiei naţionale.
Sistemul informatic financiar-contabil ocupă un loc aparte în
cadrul sistemului informatic deoarece oferă informaţii tuturor
structurilor informaţionale, iar obiectivul său îl constituie creşterea
60
Registru jurnal
Înregistrare cartea mare
Carteamare
Întocmire balanţa de verificare
Balanţa de verificare
provizorie şi definitivă
Întocmire situaţii
contabile
Situaţii contabile
Registru inventar
Documente justificative
Înregistrare registru jurnal
calităţii şi operativităţii informaţilor contabile în vederea reflectării
veridice a proceselor economice, a fluxurilor de valori materiale şi
băneşti, precum şi a rezultatelor economice.
Sistemul de prelucrare a datelor ce urmează a fi proiectat
trebuie să ţină seama de cerinţele ]colii în ceea ce priveşte
realizarea obiectivelor propuse, îmbunătăţirea activităţii economice
din unitate, furnizarea unor date corecte, veridice şi în timp real
atât conducerii economice cât şi organelor de control.
Introducerea unui sistem informatic reclamă cheltuieli
importante cu proiectarea, organizarea şi funcţionarea lui. În
această situaţie, se pune problema dacă investiţiile cu punerea în
funcţiune, precum şi cu exploatarea sistemului sunt sau nu
justificate din punct de vedere economic.
Aprecierea efortului depus pentru proiectarea, realizarea şi
implementarea unui sistem informatic se poate face prin
cumularea cheltuielilor conform etapelor de prelucrare parcurse şi
categoriile de cheltuieli implicate. Aceste cheltuieli însumate cu
cheltuielile efectuate pentru menţinerea în funcţiune a sistemului
informatic dau costul sistemului respectiv.
Costul noului sistem are în componenţa sa:
costuri de analiză şi proiectare;
costuri permanente de funcţionare.
Costurile de analiză şi proiectare sunt formate din totalitatea
cheltuielilor efectuate pentru realizarea subsistemului respectiv.
În structura costului intră următoarele categorii de cheltuieli:
- cheltuieli cu studiul de oportunitate, care se referă în
exclusivitate la salariile personalului care lucrează la
elaborarea studiului de oportunitate;
61
- cheltuieli cu analiza şi proiectarea generală a sistemului
informatic;
- cheltuieli cu proiectarea de detaliu a sistemului
informatic;
- cheltuieli cu implementarea noului sistem;
- cheltuieli cu funcţionarea echipamentului de calcul.
Costurile permanente de funcţionare se obţin prin însumarea
mai multor categorii de cheltuieli:
- cheltuieli cu amortizarea echipamentelor de calcul;
- cheltuieli cu amortizarea clădirilor;
- cheltuieli cu materiale consumabile;
- cheltuieli cu energia electrică;
- cheltuieli cu pregătirea personalului;
- cheltuieli cu întreţinerea şi reperarea echipamentului de
calcul.
3.3. PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC
Definirea obiectivelor noului sistem informatic privind
evidenţa imobilizărilor corporale şi calculul amortizării
Obiectivul fundamental al sistemului informatic constă în
furnizarea de informaţii corecte şi la timp atât conducerii cât şi
serviciului contabilitate, pentru o cat mai eficient` ]i corect`
operare [n contabilitate.
Obiectivele sistemului informatic reprezintă scopuri imediate
şi de perspectivă ale perfecţionării activităţii serviciului
contabilitate.
Obiectivele sistemului informatic pot fi detaliate în obiective
generale şi obiective specifice:
62
Obiective generale ale unui sistem informatic vizează
probleme cu caracter global al conducerii unităţii economice şi
probleme structurale specifice compartimentelor funcţionale, în
scopul realizării atributelor conducerii şi a funcţiilor unităţii
respective.
În raport cu aceste aspecte, obiectivele generale pot fi:
- de conducere (manageriale);
- funcţionale.
Obiectivele de conducere urmăresc aspecte globale de
conducere ale unităţii de [nv`\`m@nt.
Obiectivele funcţionale ale unui sistem informatic au în
vedere informatizarea activităţilor în conformitate cu funcţiile
unităţii: comercială, financiar-contabilă, de personal desfăşurate la
nivelul compartimentelor funcţionale.
Obiectivele specifice urmăresc rezolvarea unor probleme
dependente strict de activitatea de bază (producţie, comerţ,
prestări servicii) şi de cea auxiliară, în raport cu funcţiile de
cercetare şi producţie.
Aceste obiective pot fi structurate astfel:
- obiective specifice activităţii de bază;
- obiective specifice activităţii auxiliare.
Indiferent de complexitatea obiectivelor generale şi
specifice, ele trebuie să asigure creşterea vitezei de circulaţie a
informaţiilor şi reducerea ciclului informaţional şi a timpului de
răspuns ca urmare a realizării noului sistem informatic.
Noul sistem informatic trebuie să asigure:
creşterea exactităţii şi preciziei în procesul de prelucrare a
datelor;
creşterea vitezei de execuţie;
63
reducerea efortului uman;
introducerea automatizării operaţiilor de culegere a datelor,
de transmitere, prelucrare şi integrare a datelor;
organizarea datelor într-o bază de date unitară.
În acelaşi timp sistemul informatic proiectat trebuie să fie
compatibil cu sistemul de evidenţă contabilă existent pentru a se
putea realiza o interfaţă între acestea.
Obiectivele urmărite de sistemul informatic proiectat are în
vedere asigurarea prelucrării automate a datelor în condiţii de
eficienţă economică şi furnizarea automată a informaţiilor cu privire
la:
- existentul de mijloace fixe la nivel de loc de folosinţă,
precum şi tranzacţiile acestora;
- calculul şi repartizarea amortizării pe conturi de cheltuieli
şi locuri de folosinţă;
- obţinerea de informaţii prin intermediul situaţiilor de ieşire,
necesare procesului de analiză şi procesului decizional ca
se desfăşoară la nivelul diverselor compartimente ale
unităţii economice.
În concluzie sistemul informatic referitor la mijloacele fixe au
ca obiectiv de bază urmărirea gospodăririi şi utilizării cu eficienţă
sporită a acestora, precum şi recuperarea treptată a cheltuielilor
ocazionate de achiziţionarea acestora prin intermediul amortizării.
Proiectarea situa ţ iilor de ie ş ire a sistemului informatic
Realizarea obiectivelor sistemului informatic se
caracterizează prin satisfacerea cerinţelor informaţionale de
conducere şi structurilor organizatorice din unitatea beneficiară.
64
Ieşirile sistemului informatic pot fi privite din punct de vedere
structural, funcţional şi tipologic.
Din punct de vedere structural, ieşirile sistemului informatic
reprezintă a treia componentă din triada ce caracterizează
structura generală a oricărui tip de sistem: INTRĂRI – PRELUCRĂRI
– IEŞIRI.
Din punct de vedere funcţional, ieşirile sistemului informatic
concretizează obiectivele generale şi specifice ale sistemului
proiectat.
Din punct de vedere tipologic, ieşirile sistemului informatic
pot fi redate sub forma de:
- liste / situaţii de ieşire care cuprind indicatori ai stării şi
rezultatelor activităţii economico – financiare;
- indicatori sintetici privind starea şi rezultatele activităţii
economico – financiare;
- grafice ce redau evoluţia şi starea indicatorilor economico
– financiari;
- ieşiri către alte sisteme informatice transmise direct (on-
line) prin intermediul unei reţele locale de calculatoare,
sau indirect (off-line) prin intermediul suporturilor
magnetice.
Indiferent de tipologia ieşirilor sistemului informatic, acestea
trebuie să respecte cerinţele şi restricţiile cadrului legislativ –
normativ în vigoare, pentru ca activitatea unităţii economice să se
desfăşoare în coordonatele legalităţii economice.
Ieşirile sistemului informatic urmează a fi analizate de factorii
de decizie pe diferite nivele ierarhice, în scopul adoptării deciziilor
necesare pentru bune desfăşurare a activităţii economice în
unitatea beneficiară.
65
Aspecte practice
Ieşirile sistemului informatic constituie rezultatul prelucrării
bazelor de date prin prelucrări directe sau calcule de atribuire
efectuate de procedurile automate şi concretizate în listele /
situaţiile de ieşiri solicitate de unitatea respectivă.
Natura prelucrării sistemului informatic are un caracter
specific determinat de natura activităţii unităţii economice,
element care impune o anumită structurare a indicatorilor
economico-financiari în cadrul listelor / situaţiilor de ieşire.
Datele primare necesare creării, actualizării bazelor de date şi
obţinerii situaţiilor de ieşire pot fi externe sau interne societăţii.
Datele externe sunt cele furnizate de actele normative iar cele
interne se referă la imobilizările corporale existente în patrimoniul
societăţii şi la operaţiile care se efectuează cu acestea.
Toate documentele de ieşire sunt mai întâi afişate pe ecran
urmând ca operatorul să hotărască dacă le imprimă sau nu.
Prin situaţiile de ieşire prezentate în continuare se
evidenţiază cerinţele informaţionale specifice unităţii economice:
SITUAŢIA RM1: “Situaţia mijloacelor fixe intrate în luna …”
(Anexa 2)
Se întocmeşte pe baza datelor furnizate de Comisia de
Recepţie, pentru toate mijloacele fixe pentru care această comisie
a concluzionat că sunt în stare de funcţionare în momentul intrării
lor în patrimoniu. Comisia de Recepţie compară înregistrările din
documentele care însoţesc mijloacele fixe (factura, aviz de
însoţire, contract de vânzare-cumpărare, act de donaţie, expertiză
tehnică) şi întocmeşte Procesul-verbal de recepţie (provizorie).
66
Situaţia poate fi vizualizată pe ecran, listată la imprimantă
sau salvată pe disc.
Această situaţie de ieşire conţine următoarele informaţii:
- numărul de inventar al mijlocului fix;
- codul de clasificare conform catalogului;
- denumirea mijlocului fix;
- valoarea de [nregistrare a mijlocului fix;
- amortizarea calculata pe toat` perioada;
- amortizarea calculat` pe anul curent;
- baza de calcul a amortiz`rii;
- luni trecute de la intrarea [n func\iune;
- durata de utilizare;
- cota medie annual` de amortizare linear`;
- amortizarea medie anual`;
- amortizarea lunar`;
- locul de folosin\` a mijlocului fix;
- nr. documentului pe baza c`ruia a fost [nregistrat mijlocul
fix;
- data la care a fost [nregistrat documentul;
Pe baza datelor prezentate se obţin totaluri intermediare pe
grupe şi totalul general pe unitate.
Macheta situaţiei de ieşire se prezintă în SITUAŢIA RM1
(ANEXA 2).
SITUAŢIA RM2: “Situaţia mijloacelor fixe ieşite în
luna…”(Anexa 3)
Se întocmeşte la terminare unei luni pe baza documentelor
care înregistrează vânzări de mijloace fixe, casări şi scoateri din
67
funcţiune a mijloacelor fixe şi anume: Procesul-verbal de scoatere
din funcţiune a mijloacelor fixe întocmit prin hotărârea Comisiei de
Casare, iar în cazul ieşirii din patrimoniu prin vânzare se
întocmeşte factura şi avizul de însoţire.
Situaţia conţine următoarele informaţii:
- numărul de inventar al mijlocului fix;
- codul de clasificare;
- denumirea mijlocului fix;
- valoarea de [nregistrare a mijlocului fix;
- amortizarea calculat` cumulat la zi;
- valoarea mijlocului fix (baza de calcul a amortiz`rii);
- luni consumate;
- durata de utilizare;
- durata de utilizare calculat`;
- cota medie de annual` de amortizare linear`;
- amortizarea calculat` pe anul curent;
- locul de folosin\`;
- num`rul documentului;
- data documentului;
Pe baza datelor prezentate se obţin totaluri intermediare pe
grupă, şi pe unitate referitoare la valoarea de inventar, valoarea
amortizată şi valoarea rămasă.
Macheta acestei situaţii de ieşire se prezintă în SITUAŢIA RM2
(Anexa 3).
SITUAŢIA RM3:“Situaţia mijloacelor fixe modificate [n
luna …”(Anexa 4)
68
Se întocmeşte [n momentul [n care apar modific`ri privind
locul de folosin\` al mijlocului fix şi conţine informaţii referitoare
la :
- numărul de inventar al mijlocului fix;
- codul de clasificare conform catalogului;
- denumirea mijlocului fix;
- valoarea de [nregistrare a mijlocului fix;
- amortizarea calculat` cumulat la zi;
- valoarea mijlocului fix (baza de calcul a amortiz`rii);
- luni trecute de la intrarea [n func\iune;
- durata de utilizare;
- cota medie annual` de amortizare linear`;
- amortizarea calculat` pe anul curent;
- amortizarea lunar`;
- locul de folosin\` a mijlocului fix;
- nr. documentului pe baza c`ruia a fost modificat mijlocul
fix;
- data la care a fost [nregistrat documentul;
Macheta situaţiei de ieşire se prezintă în SITUAŢIA RM3
(ANEXA 4).
SITUAŢIA RM4: “Situaţia privind calculul amortiz`rii
(M.F. neamortizate) pe luna …” (Anexa 5 ]i Anexa 6)
Se întocmeşte [n fiecare lun` ]i poate fi listat` [n mai multe
variante pe conturi sau pe gestiuni şi conţine informaţii referitoare
la :
- num`rul de inventar;
- codul de clasificare conform catalogului;
69
- denumirea mijlocului fix;
- valoarea [nregistrat` [n contabilitate;
- amortizarea calculat` cumulat la zi;
- luna ]i anul [n care [ncepe amortizarea;
- durata normal` de utilizare (ani);
- durata normal` r`mas` la 31.12.2004 (luni);
- amortizarea lunar` (lei);
- num`rul de luni pentru care s-a calculat amortizarea;
- valoarea amortizat` cumulat`;
- valoarea r`mas` de amortizat;
- cod gestiune;
- valoare amortizat` [n anul curent;
Macheta situaţiei de ieşire se prezintă în SITUAŢIA RM4
(Anexa 5).
}i situa\ia mijloacelor fixe (neamortizate) existente [n
inventar la sf@rsitul lunii … pe grupe (Anexa 6)
- num`rul de inventar;
- codul de clasificare conform catalogului;
- denumirea mijlocului fix;
- valoarea de [nregistrare a mijlocului fix;
- amortizarea calculat` cumulat la zi;
- valoarea mijlocului (baza de calcul a amortiz`rii);
- valoarea r`mas` de amortizat;
- durata normal` de utilizare;
- durata de calcul;
- cota medie de anual` de amortizare liniar`;
- amortizarea calculat` pe anul curent;
- amortizarea lunar` nou`;
- loc de folosin\`;
70
- nr. documentului;
- data documentului;
- data intr`rii [n func\iune;
- data amortiz`rii complete;
Pe baza datelor prezentate se obţin totaluri intermediare pe
grupă, şi pe unitate referitoare la valoarea de inventar, valoarea
amortizată şi valoarea rămasă.
Macheta situaţiei de ieşire se prezintă în SITUAŢIA RM4
(Anexa 6).
SITUAŢIA RM5: “Situaţia sintetic` a amortiz`rii
mijloacelor fixe (neamortizate) pe luna …” (Anexa 7)
Se întocmeşte pentru a avea o imagine de ansamblu pe
grupe şi conţine informaţii referitoare la :
- cod grupa;
- valoarea de [nregistrare a mijloacelor fixe;
- amortizarea calculat` la sf@r]itul anului precedent;
- amortizarea calculat` pe anul cerent (inclusiv luna
curent`);
- amortizarea pe luna curent`;
- amortizarea calculat` pana la luna curent`;
- suma r`m`s` de amortizat;
Macheta situaţiei de ieşire se prezintă în SITUAŢIA RM5
(Anexa 7).
SITUAŢIA RM6: “Lista de control a mi]c`rii mijloacelor
fixe [n luna …” (Anexa 8)
71
Se întocmeşte pentru a avea o imagine de ansamblu a
mi]c`rii mijloacelor fixe [ntr-o lun` şi conţine informaţii referitoare
la :
- num`rul de inventar
- codul de clasificare;
- denumirea mijlocului fix;
- valoarea de [nregistrare a mijloacelor fixe;
- amortizarea calculat` cumulat la zi;
- valoarea r`mas`, reevaluat` ]i actualizat`;
- luni consumate;
- durata de utilizare;
- cota medie de amortizare linear`;
- amortizarea calculat` pe anul curent (inclusiv luna
curent`);
- amortizarea lunar`;
- locul de folosin\`;
- num`rul documantului;
- data documentului;
- data punerii [n func\iune;
- observa\ii;
Macheta situaţiei de ieşire se prezintă în SITUAŢIA RM6
(Anexa 8).
“Fişa mijlocului fix” (Anexa 9)
Se foloseşte pentru vizualizarea şi tipărirea datelor unui
mijloc fix.
72
Această situaţie conţine informaţii cu privire la:
- denumirea mijlocului fix;
- numărul de inventar al mijlocului fix;
- valoarea de inventar;
- gestiunea;
- durata normal` de utilizare;
- codul de clasificare;
- norma amortiz`rii;
- data d`rii [n folosin\`;
- nr. documentului;
- data documentului;
- felul, numărul, data documentului;
- operaţia;
Macheta acestei situaţii de ieşire de prezintă în Anexa 9.
Liste de inventariere (Anexa 10)
Listele de inventariere sunt listate la sf@r]itul anului sau ori
de c@te ori este nevoie s` se verifice inventarul mijloacelor fixe
pe o anumit` gestiune;
Listele de inventar conţin informaţii referitoare la:
- codul gestiunii ]i numele gestionarului;
- contul mijlocului fix;
- denumirea mijlocului fix;
- unitatea de m`sur`;
- num`rul de inventar;
- stocuri faptice ]i scriptice;
- diferen\e plus sau minus;
- pre\ul unitar;
73
- valoarea
- diferen\e de valoare plus sau minus;
Pe baza datelor furnizate se pot ab\ine totaluri pe gestiuni ]i
pe unitate, listele de inventar con\in numele persoanelor care fac
parte din comisia de inventariere, ce urmez` s` semneze listele
de inventar dup` care se arhiveaz`;
SITUA|IA RM8: Mijloacele fixe existente [n inventar la
sf@r]itul lunii … pe grupe (Anexa 11)
Aceast` list` ofer` o imagine centralizat` a tuturor
mijloacelor fixe existente la sf@r]itul lunii ]i con\ine urm`toarele
informa\ii:
- num`rul de inventar;
- codul de clasificare;
- denumirea mijlocului fix;
- valoarea de [nregistrare a mijlocului fix;
- amortizarea calculat` la zi;
- valoarea r`mas` de amortizat;
- codul gestiunii;
Pe baza datelor furnizate se [ntocmesc subtotaluri pe grupe
pentru valoarea [nregistrat` amortizarea calculat` la zi ]i valoarea
r`mas` de amortizat;
Macheta acestei situa\ii se prezint` [n anexa 11
Proiectarea bazei informaţionale
Determinarea conţinutului bazei de date ]i algoritmii
utiliza\i
Faza de proiectare a bazei informa\ionale presupune
determinarea complet` ]i corect` a mul\imii atributelor de intrare
74
necesare pentru ob\inerea ie]irilor sistemului informatic conform
obiectivelor stabilite ale acestuia.
Baza informa\ional` de intrare va con\ine totalitatea
atributelor ]i gruparea acestora într-un ansamblu omogen de
entit`\i în scopul optimiz`rii prelucr`rilor sistemului informatic.
Con\inutul bazei informa\ionale de intrare se determin` în
func\ie de modul de ob\inere a atributelor existente în baza
informa\ional` de ie]ire. Din punct de vedere al modului de ob\
inere a atributelor distingem:
- atribute de ie]ire ob\inute prin simpla prelucrare sau
reproducere a atributelor sinonime din con\inutul bazei
informa\ionale.
- atribute de ie]ire ob\inute ca rezultat al utiliz`rii unui
algoritm de alcul sau unui grup de algoritmi.
Pentru aceast` a doua categorie trebuie s` se precizeze
am`nun\it algoritmi de calcul respectivi.
Calculele care trebuie efectuate se refer` la determinarea
valorii amortizate, a normei de amortizare, a amortiz`rii lunare, a
valorii r`mase a mijloacelor fixe toate în func\ie de regimul de
amortizare liniar deoarece avem o unitate bugetar` pentru [n
cazul fiec`rui mijloc fix în parte.
Pentru calculul amortiz`rii liniare a fiec`rui mijloc fix
formulele de calcul sunt:
unde:
Clin – cota de amortizare în regim liniar
75
DUR.FUNCT – durata de func\ionare conform
catalogului Aan – amortizarea anual`
VAL.INV – valoarea de inventar a mijlocului fix
Alun – amortizarea lunar`
76
Modelul Conceptual de Date (M.C.D.):
77
Modelul rela\ional de date (MLD)
Modelul rela\ional tinde s` fie cel mai utilizat fiind
implementat cu sisteme de gestiune a bazelor de date rela\ionale
(SGBDR). Datorit` diferitelor limbaje care-i permit s` defineasc`,
s` utilizeze, s` partajeze ]i s` controleze bazele de date rela\
ionale, SGBDR este cel care garanteaz` din plin independen\a
date-programe, cel care confer` suple\e, siguran\`, în utilizarea
unei baze de date.
În anul 1969 matematicianul E.F. Codd de la Centrul de
cercetare IBM din San Jose California, a expus modelul rela\ional a
bazelor de date. Pân` la sfâr]itul deceniului, când a fost conceput
dBASE II, modelul rela\ional a fost acceptat pe scar` larg` ca fiind
superior, cel pu\in pentru uzul general, atât modelului re\ea
(CODASYL), cât ]i celui ierarhic.
Modelul rela\ional reprezint` o abstrac\ie matematic`,
destinat` s` u]ureze desf`]urarea discu\iilor referitoare la bazele
de date ]i proiectarea limbajelor de manipulare a datelor. În
acela]i timp reprezint` un model de interfa\` cu factorul uman,
deoarece tabelele de date sunt u]or de în\eles.
Modelul rela\ional are multe avantaje. Este simplu ]i intuitiv,
asigurând din construc\ie un grad ridicat de independen\` a
datelor. Tabelele de date ]i opera\ii cum ar fi ad`ugarea unor
rânduri sau ]tergerea unor coloane sunt u]or de st`pânit din punct
de vedere conceptual. Opera\iile asupra tabelelor de date se
realizeaz` în conformitate cu câteva reguli simple (majoritatea
împrumutate din teoria mul\imilor), care sunt ele însele intuitive ]i
u]or de în\eles.
Terminologia rela\ional`
78
Un model rela\ional este pur ]i simplu o metod` de
reprezentare, manipulare ]i reg`sire a informa\iei 1.
Rela\ie – tabela bidimensional` format` din rânduri (linii)
numite tupluri ]i coloane numite domenii. Rela\iile abordate sunt
finite, chiar dac` domeniile pe care sunt construite pot fi infinite.
Tuplu – un rând dintr-o tabel`
Caracteristica – numele/antetul unei coloane dintr-o tabel`
(rela\ie)
Cheie - o caracteristic` sau o mul\ime de caracteristici a
c`ror valoare identific` fiecare tuplu dintr-o tabel`
Cheie primar` – cheia care permite identificarea în mod unic
a unui tuplu (înregistrare)
Cheie secundar` – cheia care permite identificarea tuturor
tuplurilor (înregistr`rilor) care ai aceea]i proprietate
Cheie extern` (str`in`) – cheie identic` cu cheia primar` a
rela\iei asociate; prin construirea cheilor externe se realizeaz` un
acces rapid la informa\iile con\inute în baza de date, datorit`
leg`turilor pe care le realizeaz`
Domeniu – mul\imea de valori ale unei caracteristici (o
coloan` dintr-o tabel`)
Grad – num`rul de coloane din cadrul unei tabele
Cardinalitate – num`rul de rânduri din cadrul unei tabele
Schema
Structur` logic` a unei colec\ii de tabele care descrie complet
o anumit` activitate este denumit` schema bazei de date.
Schema descrie câmpurile fiec`rui tabel din punct de vedere al
tipului datelor (caracter, numeric, dat` ]i a]a mai departe),
1 R`du\ Carmen ]i colaboratorii – Baze de date ]i sisteme de gestiune a bazalor de date, Editura Independen\a Economic`, 2003
79
dimensiunii (orice apari\ie a unei valori dintr-un câmp are aceea]i
dimensiune) numele ]i în unele sisteme gama valorilor posibile.
Schema prezint`, de asemenea, rela\ii între tabele. Adeseori,
o anumit` aplica\ie are de-a face doar cu un subset al întregii
bazei de date, denumit subschem`.
Normalizarea
Fiecare tabel din cadrul unei baze de data trebuie s` fie
normalizat, adic` fiecare intersec\ie dintre un rând ]i o coloan`
trebuie s` aib` o singur` valoare denumit` valoare atomic` (ceea
ce înseamn` c` nu se accept` seturi de valori sau grupuri care se
repet`).
Normalizarea const` într-o descompunere reversibil` a rela\
iilor ini\iale în rela\ii cu structura mai simpl`, f`r` pierdere de
informa\ii. Reversibilitatea garanteaz` c` rela\ia de plecare poate
fi ref`cut` prin utilizarea Join-ului natural; prin urmare nici o
informa\ie nu a fost pierdut`, deci descompunerea este f`r`
pierdere.
Procesul de normalizare se desf`]oar` în mai multe etape
numite forme normale (FN1, FN2, FN3).
Forma normal` 1 (FN1). O baz` de date este în FN1 dac`
toate rela\iile acesteia sunt [n FN1. O rela\ie este [n FN1 dac`
domeniile pe care sunt definite atributele rela\iei sunt constituite
numai din valori elementare ]i [n plus, un tuplu nu trebuie s` con\
in` atribute sau grupuri de atribute repetitive.
Forma normal` 2 (FN2). O baz` de date este [n FN2 dac`
toate rela\iile acesteia sunt [n FN2. O rela\ie este [n FN2 dac` este
[n FN1 ]i oricare dintre atributele noncheie este dependent func\
ional complet de cheia primar` a rela\iei
80
Forma normal` 3 (FN3). O baz` de date este [n FN3 dac`
toate rela\iile acesteia sunt [n FN3. O rela\ie este [n FN3 dac` este
[n FN2 ]i atributele noncheie nu sunt dependente tranzitiv de
cheia primar` a rela\iei
81
Modelul logic de date (M.L.D.):
Cod_Fz Den_Fz Adresa Cont Banca
Pvpunereinfunctiune
NrPVpunfunc DataPVpunfunc Cod-Fz NrInv
MijFixe
NrInv DenMijFixe DurNormFunc CotaAmortiz ValInvCodLocFol
osCodG
r CodGestiune
LocFolosinta
CodLocFolos DenLocFolos
Grupa
CodGr DenGr CodClasif
Gestiune
Cod Gestiune Den Gestiune
PVCasare
NrPvCasare DataPvCasare ValCasataNrInvent
arCodLocFol
os
BonMiscare
NrBonMiscare DataBonMiscare CodLocFolosPrimit CodLocFolosPredat
MijlFixeTransferate
NrInventar
NrBonMiscare ValTransferata
Factura
82
NrFact DataFact Explicatie CodLocFolos
83
3.4. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC
Etapa de implementare finalizează activitatea de proiectare
şi realizare a sistemului informatic, având ca obiectiv testarea
funcţionării noului sistem în condiţii concrete şi cu date reale, ale
unităţii economice respective, pentru aducerea acestui sistem
informatic la stadiul de exploatare efectivă.
În realizarea implementării se urmăreşte utilizarea concretă,
efectivă a produsului program realizat confruntându-se cu
condiţiile tehnice ale beneficiarului prin actualizarea şi
exploatarea bazei de date asociate acestuia, în condiţii de
operaţionalitate şi de eficienţă economică.
Realizarea unei implementări eficiente presupune
participarea următorilor factori:
- unitatea beneficiară în care se implementează noul sistem
informatic care trebuie să asigure condiţiile tehnice,
organizatorice, informaţionale şi informatice în vederea
funcţionării sistemului informatic, şi să asigure totodată
operativitatea, calitatea şi acurateţea datelor de intrare;
- proiectantul asigură asistenţa tehnică pe tot parcursul
etapei de implementare;
- personalul implicat în etapa de implementare aparţine
unităţii beneficiare şi este format din cadre de conducere,
personalul compartimentelor funcţionale, analişti şi
operatori;
- cadrul organizatoric şi informaţional impune existenţa
condiţiilor financiare, materiale şi organizatorice pentru
fluxul corect al datelor;
84
- fondul informaţional presupune pregătirea datelor reale în
scopul înregistrării acestora în bazele de date specifice
noului sistem;
- sistemul informatic proiectat;
În ceea ce priveşte asigurarea condiţiilor organizatorice,
manageriale şi financiare şi materiale acestea vizează următoarele
aspecte:
- condiţii manageriale au în vedere stabilirea conducătorului
activităţii de implementare, a membrilor, a
compartimentelor funcţionale influenţate;
- condiţiile organizatorice presupun afectarea unor spaţii de
lucru în interiorul compartimentelor funcţionale sau într-un
compartiment specializat;
- condiţiile financiare au în vedere alocarea fondurilor
necesare implementării şi exploatării sistemului informatic
realizat;
- condiţiile materiale impun dotarea unităţii economice cu
reţeaua de calculatoare necesare.
Pentru verificarea efectivă a funcţionalităţii produsului
program realizat se au în vedere testele individuale la nivel de
componentă software, testul de acceptare privitor la recepţia şi
omologarea produsului program de către unitatea beneficiară.
Concluziile desprinse prin verificarea experimentală a
produsului program realizat se prezintă în raportul de
implementare care este adresat Consiliului de administra\ie al
Grupului }colar Industrial „CostinD. Neni]escu”, avizat ulterior de
către acesta şi care conţine următoarele informaţii:
85
- obiectivul urmărit prin implementare fiind realizarea
gestiunii mijloacelor fixe ]i calculul amortiz`rii lunare [n
vederea [nregistr`rii ei [n contabilitate;
- condiţiile în care s-a desfăşurat implementarea au fost
foarte bune, persoanele instruite d@nd dovad` de un real
interes pentru acest program care le u]ureaz` munca;
- pentru instalarea programului a fost folosit un calculator
cu urm`toarele caracteristici:
Procesor: AMD K6 (tm) 3D
Memorie: 128 MB RAM
HDD: 60 GM
- implementarea s-a realizat pe parcursul unei zile normale
de munc` (8 ore);
86
CONCLUZII
Asigurarea informaţiei necesare conducerii unităţii din punct de vedere
economic este realizată de serviciul contabilitate care este principalul izvor
informaţional.
Contabilitatea trebuie să asigure o informaţie sintetică de natură economică
necesară luării deciziilor manageriale, dar în egală măsură utilă raportărilor
externe.
În aceste condiţii, informatizarea contabilităţii devine o cerinţă absolut
necesară a oricărei unităţi economice datorită surplusului de informaţii pe care le
degajă şi mai ales datorită calităţii informaţiei transmise.
Sistemul informatic privind evidenţa mijloacelor fixe propus în această
lucrare, a plecat de la necesitatea automatizării volumului din ce în ce mai sporit al
datelor ce se supun prelucrărilor contabile, în scopul unui control şi a unei gestiuni
eficiente a mijloacelor fixe şi a calculării corecte a amortizării.
Principalele caracteristici ale produsului informatic propus sunt:
asigură culegerea rapidă a informaţiilor;
precizie mare în prelucrarea acestora;
stocarea eficientă a informaţiei;
viteza mare în prelucrarea volumului de date;
acces rapid la date, datorită lucrului cu fişiere indexate;
calculul automat al totalurilor intermediare şi a totalului general în
cadrul situaţiilor de ieşire proiectate;
eliminarea anumitor anomalii în exploatarea colecţiilor de date prin
proiectarea acestora ţinând cont de modelul relaţional.
Având în vedere avantajele oferite de noul sistem informatic proiectat se
poate aprecia că acesta este capabil să răspundă nu numai factorilor de decizie
aflaţi la nivel de compartiment funcţional ci şi factorilor aflaţi la nivelul superior al
conducerii.
87
BIBLIOGAFIE
1. Burada Corneliu – Armonizarea dintre contabilitate ]i fiscalitate,
Editura Independen\a Economic`, 2002
2. Lungu Ion, Sab`u Gheorghe, Velicanu Manole, Munteanu Mihaela,
Ionescu Simona, Posdarie Elena Sandu Daniela, Sisteme
informatice Analiz`, proiectare implementare, Editura Economic`,
Bucure]ti 2003
3. Mare] Coriolan (coordonator), Editura Independen\a economic`,
2000
4. Mitea Constanta, Mihordea Sava, Manu Mircea, Fratila Aurelia,
Gurau Mioara – “Monografia Grupului Scolar Industrial Costin
D.Nenitescu” – Ed.Scoala Br`ileana, Br`ila, 2005
5. Oprea Dumitru, Analiza ]i proiectarea sistemelor informa\ionale
economice, Editura Polirom, Bucure]ti 1999
6. Oprea Dumitru ]i Me]ni\` Gabriela, Sisteme informatice pentru
manageri, Editura Polirom, Bucure]ti 2002
7. Puiu Alexandru, Management – Analize ]i studii comparative,
Editura “Independen\a Economic`”, 2003
8. Radu Ioan, Urs`nescu Minodora, Ioni\` Florin – Informatica pentru
managementul firmei, Editura Tribuna Economic`, Bucure]ti, 2001
9. R`du\ Carmen, “Bazele Informaticii” , Editura Independen\a
Economic`, 2001
10. R`du\ Carmen ]i colaboratorii – Baze de date ]i sisteme de
gestiune a bazalor de date, Editura Independen\a Economic`,
2003
11. Ristea Mihai (coordonator), Contabilitatea financiar` a
[ntreprinderii, Editura Universitar`, Bucure]ti 2004
88
12. Stoian Ana – Contabilitate ]i gestiune fiscal`, Editura M`rg`ritar,
Bucure]ti, 2001
13. *** Legea 15/1994 republicat` [n Monitorul Oficial al Romniei nr.
242 din 31 mai 1999
14. *** Ordinul M.Ed.C. nr. 4925/08.09.2005 privind Regulamentul de
Organizare ]i Func\ionare a Unit`\ilor de {nv`\`m@nt
Preuniversitar
15. *** H.G.R. 2139/2004 publicat` [n Monitorul Oficial al Romniei nr.
173 din 13 ianuarie 2005
16. http://www.prodinf.ro
17. http://www.electrocons.ro
18. http://www.profitromania.ro
19. http://www.ps.ro
89
