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Gestion du CPF DROITS NECESSAIRES
Gérer des dossiers
Portail Conseiller
Effectuer le suivi du dossier
Consultation CPF Modification CPF Validation CPF Rejet CPF
LE CPF Le compte personnel de formation (CPF) est un dispositif de financement public de formation continue. Alimenté en heures, il est utilisable par tout actif, tout au long de sa vie active, pour suivre une formation qualifiante. Le CPF a remplacé le droit individuel à la formation (DIF) dont les heures cumulées sont encore utilisables jusqu'au 31 décembre 2020. Le CPF s'adresse à toute personne en activité de plus de 16 ans. Ce compte individuel a cours tout au long de la vie professionnelle. Il n’est pas attaché au contrat de travail. Il est ouvert :
aux salariés du secteur privé et du secteur agricole, dès 16 ans (15 ans par dérogation dans
le cas de la signature d’un contrat d’apprentissage)
aux personnes en recherche d'emploi (demandeurs d'emploi inscrits ou non à Pôle emploi) ou
Contrat de sécurisation professionnelle.
accompagnée dans un projet d’orientation et d’insertion professionnelle
accueillies dans un établissement et service d’aide par le travail
Un guide métier « Compte personnel de formation (CPF) – Guide à destination des missions
locales » élaboré par l’UNML est à disposition sur C-milo dans Portail Conseiller > Dossier du
jeune > « Fiche utilisateurs – Dossier – CPF - Guide métier ».
PROFILS ET DROITS CPF
Par défaut, un profil « CPF » est ajouté dans le portail d’administration avec les droits
suivants :
Le droit de consultation : permet de consulter l’ensemble des compteurs DIF et CPF, ainsi
que l’ensemble des dossiers de formation du jeune.
Le droit de création/modification : permet de créer ou de modifier des dossiers CPF ou de
modifier le solde DIF d’un jeune.
Le droit de validation* : permet de valider un dossier de formation
Le droit de rejet* : permet de rejeter un dossier de formation
*Ces droits (« validation » et « refus ») sont disponibles dans le SI CPF et donc dans i-milo, mais ne
sont généralement pas à utiliser par les missions locales. Ainsi, les missions locales sont autorisées à
valider uniquement les dossiers de formation des jeunes entrant sur les formations éligibles financées
par les conseils régionaux (voir le guide métier).
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Lors de la version 2.5 (février 2018), ce profil « CPF » est associé aux utilisateurs ayant la fonction
« Directeur ».
Ce profil « CPF » peut être personnalisé et ajouté à d’autres utilisateurs par un administrateur/référent
i-milo. Ces droits peuvent également être ajoutés à d’autres profils.
Remarque : la gestion des droits dans i-milo et dans le SI CPF (www.moncompteformation.gouv.fr/)
sont indépendantes.
ETAPES NECESSAIRES - Accéder au Portail Conseiller - Sélectionner le dossier d’un jeune - Accéder à la section CPF PREREQUIS POUR LA GESTION DU CPF Afin de pouvoir consulter, créer, modifier, valider ou rejeter des dossiers de formation CPF d’un jeune, le conseiller doit renseigner le code NIR du jeune à la première connexion. Le NIR (Numéro d’Inscription au Répertoire des personnes physiques) correspond aux 13 premiers numéros de sécurité sociale :
Les premiers chiffres sont déjà pré-remplis grâce aux informations renseignées dans la partie « Identité » du dossier (sexe, date de naissance, commune de naissance). Il est toutefois possible de modifier l’ensemble des chiffres. Lors de la validation, si un message d’erreur concernant :
- le SIRET de votre structure apparait, il faut contacter la Caisse des dépôts à cette adresse :
- le nom du jeune apparait, vérifier que le nom du jeune dans l’encart « Identité », ainsi que le
code NIR ont été correctement renseignés. Si ces informations sont pourtant correctes dans i-
milo, nous vous invitons à contacter la Caisse des dépôts par e-mail à l’adresse suivante :
[email protected] afin de faire modifier le nom du jeune directement dans le SI
CPF.
Une fois que le code NIR a été saisi correctement, il n’est plus visible mais reste enregistré. ECRAN D’ACCUEIL CPF A la validation du code NIR, l’écran CPF apparait :
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Ce bloc est découpé en deux parties :
Une partie « COMPTEUR DIF ET CPF » avec consultation des heures de formation DIF ou
CPF disponibles et réservées.
Une partie « DOSSIERS DE FORMATION » qui représente un aperçu des dossiers de
formation du jeune.
COMPTEURS DIF ET CPF Dans cet encart, l’utilisateur a la possibilité de consulter les heures de formation DIF ou CPF réservées, c’est-à-dire les formations au statut « validé » qui n’ont pas encore été réalisées. Lorsque le dossier passe à l’état « clos », les heures réservées repassent à 0. Il est possible également pour le conseiller de consulter les heures DIF ou CPF disponibles. Cela correspond à toutes les heures dont dispose le jeune pour créer un dossier de formation. Tant qu’un dossier est au statut « en cours », aucune heure n’est réservée pour ce dossier. Enfin, il est possible de noter le solde des heures DIF cumulées, tant qu’aucune formation n’a été validée.
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L’icône « Crayon » permet d’accéder au formulaire de modification du solde DIF.
Appuyer sur le bouton pour ne rien valider, sinon modifier le solde en appuyant sur la disquette . Une fenêtre s’affiche demandant à l’utilisateur s’il souhaite confirmer sa saisie :
Le champ « Heures disponibles DIF » est mis à jour avec la valeur saisie.
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DOSSIERS DE FORMATION Dans cet encart, vous avez la possibilité de créer, de modifier, de consulter, de valider et de rejeter un dossier de formation. Une fonctionnalité de recherche des formations éligibles au CPF est également disponible. Ces fonctionnalités sont disponibles en fonction des droits qui vous sont octroyés RECHERCHER UN DOSSIER DEJA EXISTANT La recherche s’effectue par date et statut. Par défaut, seules les formations au statut « en cours » sont affichées. Les résultats sont automatiquement affichés après sélection des critères de choix.
Il est possible de rafraîchir la recherche en cliquant sur l’icône . DETAILS DES DOSSIERS DE FORMATIONS
Il est possible d’avoir des informations détaillées sur chaque dossier de formation. Pour cela, il suffit
de cliquer sur . Une fenêtre contenant toutes les informations du dossier s’affiche.
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RECHERCHE DE FORMATIONS ELIGIBLES AU CPF Afin d’avoir le détail d’une formation éligible au CPF, vous pouvez rechercher une formation en utilisant le bouton suivant : Vous avez alors le choix entre une recherche par code CPF ou une recherche multicritère. Les éléments attendus diffèrent selon votre type de recherche :
- par critère CPF :
La recherche par code CPF permet de détailler la formation correspondante à un code CPF. Cela nécessite donc, que vous ayez, au préalable connaissance du code CPF recherché (par exemple via INTERCARIF). Toutefois, le résultat de la recherche ne permet pas d’indiquer l’éligibilité de cette formation pour le jeune concerné (l’inverse de la recherche multicritère). A noter que pour les décrocheurs scolaires, toutes les formations sont éligibles au CPF. Si aucune formation n’est trouvée, alors le message suivant apparait : « Aucune formation éligible ne correspond aux critères sélectionnés : Veuillez modifier votre recherche.»
- multicritères:
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La recherche multicritères permet de lister et de détailler les formations éligibles au CPF en fonction du public visé, de la région et de la branche professionnelle si le jeune est salarié ou en contrat de sécurisation professionnelle. Vous devez alors renseigner les éléments suivants :
- Mots clés (mots clés ou expression, par exemple : « boulanger »). Facultatif. Cela permet d’affiner la recherche. - Public visé (demandeur d’emploi, salarié, en contrat de sécurisation professionnelle, intermittent du spectacle). Obligatoire. - Région (région de travail si salarié ou en contrat de sécurisation professionnelle, région d’habitation sinon). Obligatoire. - Branche (correspond au code NAF/APE du jeune). Obligatoire si le jeune est salarié ou en contrat de sécurisation professionnelle, ne pas renseigner sinon. - Toutes branches (coché par défaut, la recherche va regrouper les résultats issus du CPNE prenant en compte la branche précisée ci-dessus avec les résultats provenant des COPANEF et COPAREF). - Niveau de la formation (niveau d’étude souhaité en sortie de formation). Facultatif. - Type de diplôme (Type de diplôme ou certification souhaité). Facultatif. - Editeur (Editeur de la formation : COPANEF, COPAREF, CPNE). Facultatif.
Les résultats se présentent de la manière suivante :
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Par défaut, 10 résultats sont affichés par page, mais vous avez la possibilité d’en afficher plus. Vous pouvez obtenir le détail de vos formations en utilisant la loupe.
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Ci-dessous un exemple de formation renvoyée par la base distante du SI CPF :
CREATION D’UN DOSSIER DE FORMATION Vous avez la possibilité de créer un dossier de formation de 2 manières différentes : - Création à partir d’une recherche de formation éligible - Création directe sans recherche de formation éligible
Vous pouvez créer un dossier de formation à partir de l’une des formations affichées lors
d’une recherche en la proposant au jeune :
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La fenêtre de création de dossier de formation s’affiche alors :
Les champs suivants sont pré-remplis mais restent modifiables si besoin :
- Titre du dossier (ce titre est pré-rempli par le libellé CPF retourné lors de la recherche). Ce champ est obligatoire pour créer un dossier. - Code CPF de la formation (code correspondant à la formation choisie) - Statut du stagiaire (le code public retourné par la recherche est pré-rempli si celui-ci est unique) - Code NAF employeur (le code branche retourné par la recherche est repris si celui-ci est unique, sinon il est à renseigner) - Le niveau du stagiaire à l’entrée en formation est présélectionné en fonction du niveau scolaire du jeune. Le niveau scolaire « V bis » apparaitra comme le niveau V dans le référentiel CPF. - Montant HT ou TTC (par défaut coché à TTC). Ce champ est obligatoire. L’ensemble des frais et coûts de la formation devront donc correspondre au type de montant renseigné : HT ou TTC. Le type de montant sélectionné (HT ou TTC) n’a alors aucun impact sur le dossier de formation si les montants ne sont pas renseignés.
Les champs suivants peuvent être renseignés lors de la création d’un dossier, certains sont obligatoires, d’autres peuvent être renseignés ultérieurement tant que le dossier n’a pas été validé :
- Code postal du lieu de la formation - Ville du lieu de la formation - Dates de la formation - Durée totale en heure de la formation - SIRET de l’organisme de formation
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- Raison sociale de l’organisme de formation (nom de l’organisme de formation) - Date accord pour l’utilisation des heures CPF (ceci correspond à un accord donné par le jeune pour utiliser les heures CPF pour ce dossier de formation. Tant que le dossier ne passe pas à l’état validé, les heures du solde CPF ne sont pas réservées. - Durée totale de la formation réalisée - Nombre d’heures DIF et CPF mobilisées. Obligatoire. - BOETH (Bénéficiaires de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés). Obligatoire. - Modalité d’enseignement (entièrement présentielle, mixte ou à distance) - CSP stagiaire (Catégorie Socio Professionnelle). Obligatoire si le statut du jeune est salarié. - Département du stagiaire (Département d’habitation si le jeune n’est ni salarié, ni en contrat de sécurisation professionnelle, département de travail sinon) - Catégorie employeur (Entreprise ou Particulier). Obligatoire si le statut du jeune est salarié. - Code URSSAF. Obligatoire si le statut du jeune est salarié et la catégorie employeur est entreprise. - Raison sociale de l’employeur. Obligatoire si le statut du jeune est salarié et la catégorie employeur est entreprise. - SIRET de l’employeur. Obligatoire si le statut du jeune est salarié et la catégorie employeur est entreprise. - Code NAF employeur (Nomenclature d'activités française). C’est une nomenclature des activités économiques productives, principalement élaborée pour faciliter l'organisation de l'information économique et sociale. Obligatoire si le jeune est en contrat de sécurisation professionnelle ou est « salarié » avec un employeur à « entreprise » - Montant HT ou TTC. - Coût pédagogique total de la formation - Coût pédagogique afférent aux heures DIF et CPF La zone « Frais annexes » ne concerne pas les personnes en insertion (DE inscrits ou non) :
- Frais annexes afférents aux heures DIF et CPF - Frais annexe – hébergement - Frais annexes – restauration - Frais annexes – transport - Frais annexes – frais de garde - Rémunération afférente aux heures DIF et CPF - Organisme financeur. Obligatoire si le nombre d’heures DIF et CPF mobilisées est supérieur à 0. - Organisme(s) apportant des abondements
- Montant correspondant à l’organisme apportant des abondements. Obligatoire et différent de 0 si un organisme apportant des abondements a été renseigné et si le nombre d’heures n’est pas renseigné. - Nombre d’heures correspondant à l’organisme apportant des abondements. Obligatoire si un organisme apportant des abondements a été renseigné et si le montant n’est pas renseigné.
Nous vous invitons à consulter les points de vigilance du guide métier dans le paragraphe « Création et modification du dossier de formation ». Des messages d’erreur peuvent apparaître lors de l’enregistrement et sont issus de contrôles du SI CPF. Il est possible de mettre en pause le message d’erreur (en haut à droite) afin d’avoir le temps de lire le message correspondant. Vous pouvez aussi créer un dossier de formation directement sans recherche de formation éligible, les mêmes données vous sont demandées, cependant le titre et le code CPF ne sont pas pré-remplis :
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MODIFICATION D’UNE FORMATION
Si vous souhaiter modifier un dossier de formation, cela est possible si le droit vous a été donné pour les dossiers au statut « en cours » en utilisant le bouton d’action suivant :
Les éléments modifiables apparaissent alors comme ci-dessous :
Les éléments obligatoires sont les mêmes que lors de la création. Si l'accord pour mobiliser toutes les heures DIF et CPF a été donné au préalable (date d’accord pour utilisation des heures CPF renseignée), alors les données suivantes ne sont plus modifiables :
- Code CPF
- Statut du stagiaire
- Code NAF
- Département du stagiaire
En cas de tentative de modification de l’un de ces éléments, un message d’erreur apparaît. Pour toute problématique liée à la saisie des données CPF, veuillez contacter la Caisse des dépôts à
cette adresse « [email protected] ».
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REJET et VALIDATION D’UN DOSSIER DE FORMATION Dans la plupart des cas, la mission locale n’a pas à utiliser ces fonctionnalités. Les missions locales sont autorisées à valider uniquement les dossiers de formation des jeunes entrant sur les formations éligibles financées par les conseils régionaux (voir le guide métier pour plus de précisions). SITUATION – AJOUT D’EVENEMENT La modification d’informations sur le CPF, tels que le compteur DIF ou le dossier de formation, donne lieu à l’ajout d’une note dans un évènement en cours. Ci-dessous, les différentes notes possibles :
ACTIONS STRUCTURANTES Les actions structurantes sont listées et consultables dans le portail administrateur. DECISIONNEL / SUIVI DE LA FONCTIONNALITE Les données du CPF ne sont pas disponibles dans le décisionnel i-milo. Néanmoins, les évènements permettent d’avoir un suivi sur cette fonctionnalité. Afin de suivre au mieux l’activité CPF, il est possible, dans le décisionnel, de se baser sur les évènements et de filtrer sur les contextes primaire : « Modification dossier CPF » OU contexte secondaire = "Modification dossier CPF" OU contexte tertiaire = "Modification dossier CPF". De plus, il est possible de consulter les actions structurantes sur cette activité.
