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Edicin: Mara Elena Prez HerreraDiseo de cubierta: Olmer Buchholz EspinosaDiseo interior: Frank Herrera GarcaDiagramacin: Ailec Garca Azcuaga

Mayra Mena Mugica, 2005. Sobre la presente edicin: Editorial Flix Varela, 2005

ISBN 959-258-950-X

E ditorial F lix V arelaSan Miguel No. 1111e/ Mazn y Basarrate,Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba.

III

NDICE

Captulo I. Delimitacin y principios tericos / 11.1. La gestin de documentos. Concepto y evolucin / 11.2. El lugar del archivo en la gestin de documentos / 8

1.2.1. Concepto de archivo / 91.2.2. Tipos de archivos / 111.2.3. Funciones de los archivos / 14

1.3. El documento de archivo como objeto de la gestin documental / 151.3.1. Concepto de documento y de documento de archivo / 161.3.2. Caracteres de los documentos / 191.3.3. El reflejo documental de la funcin / 201.3.4. Los valores del documento / 221.3.5. Particularidades del documento de archivo como objeto

informativo / 231.3.6. El documento archivstico electrnico. Integridad

y autenticidad / 251.4. Principio de procedencia y orden natural de los documentos. Las agru-

paciones documentales (fondo, seccin, serie documental y unidadesdocumentales / 30

1.5. El ciclo de vida y la teora de las edades de los documentos / 35

Captulo II. Administracin de archivos y sistema archivstico / 372.1. La Teora General de Sistemas y el Sistema Archivstico Institucional / 372.2. Definicin, componentes y dinmica del Sistema Archivstico

Institucional / 392.2.1. Los archivos de gestin / 42

a. Objetivos y funciones / 43b. La formacin de los documentos. Unidades documentales sim-

ples y complejas / 44c. Documentacin de apoyo informativo / 46d. Organizacin del archivo de gestin / 46e. Las transferencias al archivo central / 47

IV

2.2.2. Los archivos centrales / 50a. Objetivos y funciones / 50b. Las transferencias al archivo intermedio / 51

2.2.3. Los archivos intermedios / 52a. Objetivos y funciones / 53

2.2.4. Los archivos histricos / 53a. Tipos de archivos histricos / 54b. Objetivos y funciones / 55

Captulo III. El tratamiento archivstico de los documentos / 593.1. Las fases del tratamiento archivstico / 59

3.1.1. La fase de control de la creacin de los documentos / 593.1.2. La fase de identificacin / 63

a. Fundamento terico de la identificacin / 63b. La clasificacin de los fondos / 66c. Los cuadros de clasificacin / 67d. La ordenacin de las series documentales / 73

3.1.3. La fase de valoracin / 74a. Fundamento terico: el ciclo de vida y la teora de las edades

de los documentos / 75b. Criterios y mtodo para la valoracin / 75c. La seleccin de los documentos / 78

3.1.4. La fase de descripcin / 79a. Los instrumentos de descripcin / 81

Las guas / 81 Los inventarios / 81 Los catlogos / 82

b. El proceso de normalizacin de la descripcin / 843.2. La Descripcin Archivstica Codificada (EAD) / 90

3.2.1. La difusin / 90a. Los usuarios / 91b. Las exposiciones y el servicio educativo / 93

Bibliografa / 95

1Captulo I

DELIMITACIN Y PRINCIPIOS TERICOS

1.1. La gestin de documentos. Concepto y evolucin

Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del Consejo Internacionalde Archivos, la gestin documental es un rea de la administracin generalque se encarga de garantizar la economa y eficiencia en la creacin, manteni-miento, uso y disposicin de los documentos administrativos durante todo suciclo de vida.1

Dicho de otra manera, la gestin de documentos engloba un conjunto deoperaciones comprometidas en la bsqueda de la economa y la eficacia en laproduccin, mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo detodo su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepcin en las ofici-nas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivos.2

Todo sistema de gestin de documentos que se implante en las organizacio-nes debe estar dirigido a la consecucin de los siguientes objetivos:

a) Hacer ms fcil a las personas trabajar con los documentos. Cada personadebe saber qu documentos tiene que guardar, cundo, cmo y dnde. Cadapersona sabe cmo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuandolos necesita.

b) Facilitar que la informacin se comparta y se aproveche como un recursocolectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitardobles grabaciones de datos, etctera.

1Dictionary of archival terminology: English and French; with equivalents in Dutch, German,Italian, Russian and Spanish = Dictionaire de terminologie archivistique / ed. by Peter Walne.-2., rev. ed. - Mnchen; New York; London; Paris:Saur, 1988.

2Ramn Alberch: Los sistemas de gestin integral de documentos como aliados de las polticas deeficiencia y rentabilidad en los ayuntamientos. http://www.bcn.es/arxiu/publicacions/castellano/publicaciones.htm. ltima consulta: febrero de 2001. p. 1

2c) Conservar la memoria de la organizacin ms all de los individuos que traba-jan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que quedaplasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los queya hay experiencia acumulada.

Los documentos que manejan hoy las organizaciones son un arma competi-tiva e imprescindible para su desarrollo, por lo que su correcto tratamiento ydifusin son vitales en la consecucin de sus objetivos.

Las herramientas que conocemos hoy sobre la gestin de documentos en lasorganizaciones y sus sistemas de archivos se desarrollaron a partir de la concep-cin norteamericana denominada records management. Esta concepcin condu-jo a la ampliacin del campo de actuacin de la ciencia archivstica, que hasta esemomento se reduca a los archivos histricos y a funciones histrico-culturales yde investigacin. Esto signific un gran avance para el mundo de los archivos y enespecial para la disciplina que los tiene por objeto: la archivstica. Debemos decirque el record management se ha traducido al castellano como gestin de docu-mentos por la literatura especializada.

Hacia la dcada de los aos cuarenta del siglo XX se origin la gestin de docu-mentos. La preocupacin de los Estados por la acumulacin sin tratamiento alguno,de enormes volmenes documentales producidos por las administraciones, fue ob-jeto de atencin desde fines del siglo XIX. En Estados Unidos se comenzaron adesarrollar acciones para intentar solucionar estos problemas muy tempranamente.En 1887 se cre una comisin con el objetivo de evaluar los mtodos de trabajo delos departamentos del Gobierno para determinar la incidencia del manejo de losdocumentos en la eficiencia de la gestin gubernamental. Los resultados del trabajode dicha comisin trajeron como consecuencia la aprobacin en 1889, de una leyque autoriz la destruccin de forma regulada de documentos.

Sin embargo, no fue hasta 1934 que se cre el Archivo Nacional en dicho pas.En un primer momento, las autoridades norteamericanas consideraron que estaera una solucin definitiva al problema de la acumulacin de los documentos enlas oficinas pblicas, pues podran transferirse al Archivo Nacional. Muy prontose dieron cuenta de que esto no solucionara los problemas si no se prestabaatencin a los documentos desde el momento de su produccin. El archiveronorteamericano Ricks consider que en esta misma poca unas pocas oficinasdel Gobierno empezaron a usar el trmino gestin documental para describir unanueva solucin al problema haciendo nfasis en la eficiencia [],3 y comenza-ron a aplicar lo que denominaron programas de administracin de documentos.

3A. Ricks: La gestin de documentos como una funcin archivstica, en P. Walne, Laadministracin moderna de archivos y la gestin de documentos. Programa General deInformacin. Pars: UNESCO, 1985. (PGI.85/WS/32). p. 181.

3En 1949 el presidente Truman cre la Comisin Hoover con el propsito deencontrar una solucin para la conservacin de grandes volmenes documenta-les, surgidos como consecuencia del reordenamiento de la administracin norte-americana durante la Segunda Guerra Mundial. Los resultados fueron plasmadosen la Ley de Documentos Federales de 1950, en la que se institucionaliz lagestin documental como forma idnea para el tratamiento documental en losEstados Unidos, asignndosele al Archivo Nacional la responsabilidad del de-sarrollo de dicha gestin. De esta forma se produca, se reconoca y se aceptabauna demarcacin rigurosa entre la labor de los archiveros y los profesionalesque se dedicaran a la gestin de los documentos. Los primeros trabajaran conla documentacin denominada activa o semi activa y los segundos con aquellaque fuera a ser conservada permanentemente. Esta demarcacin no comenzaraa ser superada hasta entrada la dcada de los aos noventa del siglo XX, e inclu-so en muchos pases an se mantiene.

En el centro del enfoque de la gestin de documentos estuvo desde el primermomento uno de los ms grandes archiveros de todos los tiempos: TheodoreSchellenberg. En su libro Archivos modernos: principios y tcnicas, publicadoen 1956,4 Schellenberg apuntaba: [] un Gobierno no puede afrontar la con-servacin de todos los documentos que produce como resultado de sus mlti-ples actividades [] los costos de mantenimiento estn ms all de los mediosde la nacin ms opulenta. Ni tampoco es de utilidad que se mantengan todospara los investigadores, pues estos no podrn obtener sus propsitos a travs delas enormes cantidades de los documentos pblicos modernos. Por lo tanto,deben reducirse en su volumen para que puedan ser quienes los consulten [].5Es evidente que Schellenberg parte de la idea de que la nica forma coherentede lograr preservar la documentacin de valor permanente de un pas es laintervencin y el control desde su gnesis. Sus aportes tuvieron una gran acogi-da en el mundo de la administracin y en algunos archiveros, especialmenteanglosajones, que enfrentaban los problemas asociados a las grandes acumu-laciones de documentos en las oficinas, como consecuencia del inicio de laaplicacin de las nuevas tecnologas de la poca y de la complejidad que ibaalcanzando la administracin moderna.

La concepcin norteamericana de records management, segn el Servicio delArchivo Nacional y Documentos del Gobierno de los Estados Unidos, consideraba

4Resulta curioso constatar que la primera edicin en espaol de este libro, cuya significacinpara el desarrollo de la archivstica puede catalogarse de trascendental, fuera publicado por laImprenta del Archivo Nacional de Cuba en 1958, slo dos aos despus de la aparicin de suedicin original.

5T. Schellenberg. Los archivos modernos: principios y tcnicas, p. 24. Slo hemos tenido acce-so a este libro a travs de un material mimeografiado (copia del original), preparado por elArchivo Nacional de Cuba. La paginacin que utilizamos responde a dicho material.

4que la []gestin documental se extiende al ciclo de vida completo deldocumento, desde su produccin hasta la eliminacin final y su envo alarchivo para su conservacin permanente. Est dirigido a asegurar una do-cumentacin adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas decreacin y uso del papeleo, mejorar la forma de cmo se organizan y re-cuperan los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el almacena-miento a bajo costo de los documentos en los centros de archivos, y asegurarla ordenacin adecuada de los documentos que no se necesitan por muchotiempo en la conduccin de los asuntos del momento [].6

6A. Ricks, Ob. cit., p. 179.7Iniciadores de esta corriente son Jean Yves Rousseau y Carol Couture, quienes publicaron en1994 el ttulo. Rousseau, J. Y. Les fondements de la discipline archivistique /Jean Yves Rousseauy Carol Couture. [s.l.]:Presses de lUniversit du Qubec, 1994.

Figura 1. Esquema de la gestin documental segn la concepcin norteamericana.

En 1962 el archivero francs Yves Perotin public en la revista Les Archivesde la Seine un artculo denominado LAdministration et les trois ges des archi-ves, que se considera la introduccin de la teora de la gestin de documentos enEuropa. Sin embargo, la teora norteamericana no es asumida ntegramente porlos archiveros europeos, de una larga tradicin en los archivos histricos, y selimitaron a utilizar las herramientas del records management para la elabora-cin de cuadros de clasificacin y tablas de plazos de transferencia, descono-ciendo la necesidad de intervencin en el momento de diseo y creacin de losdocumentos, aduciendo que esta era una funcin administrativa y no archivstica.

Figura 2. Esquema de la gestin documental segn la concepcin europea.

En los primeros aos de la dcada de los noventa, archiveros canadiensesfrancfonos7 que haban tenido influencias tanto de las propuestas norteamerica-nas como europeas, comenzaron a defender una postura integradora de las dos

5tendencias que se ha denominado archivstica integrada o archivos totales.Esta concepcin [...]abarca el tratamiento de la documentacin desde susorgenes en el proceso administrativo hasta su conservacin definitiva, lo queimplica aglutinar el ciclo de vida, [...]: el anlisis de las necesidades de lasadministraciones, el establecimiento de un calendario de conservacin, el di-seo racional de los documentos, la proteccin de los documentos esenciales,la organizacin y el tratamiento de los documentos, su eliminacin o transfe-rencia a los archivos definitivos[].8 Dicha posicin otorga integridad a lagestin de documentos, complementando las herramientas del recordsmanagement norteamericano con las del tratamiento tradicional de la docu-mentacin, propia de los archivos histricos.

Figura 3. Esquema de la concepcin de archivstica integrada o archivos totales.

Este enfoque destierra la idea de prearchivo y considera que [] el docu-mento es el mismo desde que se produce en la oficina como soporte fsico deuna gestin determinada hasta que es depositado en un archivo histrico, dondees considerado, adems de como testimonio al servicio de los ciudadanos, comofuente primaria de investigacin.9

Uno de los aspectos ms importantes de la gestin documental desde elenfoque de archivos totales es la importancia que otorga a la implantacin desistemas integrales de tratamiento de la documentacin que se ocupen de laproduccin, conservacin, uso y explotacin, y eliminacin, atendiendo a lasnecesidades de cada tipo de usuario, ya sean los propios productores o los in-vestigadores. Este sistema de tratamiento pondera la participacin activa delarchivero o gestor en la fase de gnesis de los documentos, otorgndole capaci-dad decisoria sobre temas tales como la estructuracin de la informacin en losdocumentos, el tipo de soporte en que deben mantenerse de acuerdo con lautilidad e importancia para la institucin, y las regulaciones de acceso a lainformacin, entre otras.

Todo esto parte del criterio de que la intervencin sobre los documentosdebe realizarse desde la misma gnesis del documento, lo que aumentar lasposibilidades de un tratamiento ms eficaz y eficiente de la documentacin.

8J. R. Cruz Mundet. La gestin de documentos en el Estado espaol: balance y perspectiva, p. 299M. L. Conde Villaverde. Manual de tratamiento de archivos administrativos, p. 17.

6Estos sistemas se consideran, asimismo, dentro de la funcin administrativa dela institucin, partiendo de la idea de que, por ejemplo, una institucin nuncadesconocera las normativas de su departamento de personal para la gestin desus recursos humanos.

La gestin de documentos hoy se inspira en el modelo del record managementnorteamericano y se estructura mediante la creacin de herramientas basadasen la metodologa archivstica capaces de ofrecer soluciones eficaces para eltratamiento de los documentos en las organizaciones. Estas herramientas, quecomo veremos ms adelante deben ser adaptadas a las necesidades de cadaorganizacin, son:

Mtodos de diseo de documentos Cuadro de clasificacin uniforme de todos los documentos de la organi-

zacin. Mtodo de descripcin normalizada Calendario de conservacin.

Por otra parte, se habla en la literatura de administracin de archivos comoel conjunto de tareas encaminadas a la explotacin de los documentos confines histrico-culturales y de investigacin,10 como algo diferente de la ges-tin documental, pues en los pases que se adscriben al modelo de recordsmanagement norteamericano, el trmino archivo (archives) se limita a la etapade conservacin permanente de los documentos. Como se puede apreciar, eltrmino administracin o gestin de archivos se utiliza limitndolo al trata-miento de los documentos en los archivos histricos.

Para el desarrollo de nuestro trabajo es preciso aclarar esta definicin co-nectndola con la de gestin documental, pues ambas establecen diferencias enlas actuaciones que se debern realizar a los documentos antes y despus de sullegada a los archivos histricos. Al respecto, Antonia Heredia hace algunaspreguntas que nos parecen fundamentales para abordar este dilema: La docu-mentacin histrica es susceptible de gestin?, hay que hablar para ella degestin o de tratamiento?, gestin y tratamiento son partes de algo comn?,utilizamos el trmino genrico de gestin o existe una terminologa diferentesegn se trate de los documentos administrativos o de los histricos?

El problema aqu radica en la asuncin de los trminos directamente delrecord management sin realizar un juicio crtico de este modelo. En el mbitoanglosajn existen dos trminos diferentes para denominar a los documentos:aquellos que se encuentran en una etapa administrativa son denominados recordsy los histricos, archives. Por ello existen dos acepciones para designar ambas

10Jos Ramn Cruz Mundet. Ob. cit., p. 28.

7etapas del tratamiento de los documentos: record management, para la etapaadministrativa y Archives Administration, para la etapa histrica. Sin embargo,si tenemos en cuenta que, como apuntamos arriba, la gestin documental es elconjunto de operaciones comprometidas en la bsqueda de la economa y laeficacia en la produccin, mantenimiento, uso y destino final de los documen-tos, esta no puede circunscribirse slo a la primera etapa de la vida de losdocumentos, la etapa administrativa. Es preciso abordar, entonces, la gestindocumental como una funcin esencialmente archivstica, que cubre todas lasetapas de la vida de los documentos y que involucra todas las fases de trata-miento de dichos documentos. Aqu es necesario acercarnos a la posicin europeaque no circunscribe la gestin de los documentos a los documentos administra-tivos, y establecer una continuidad en su tratamiento entre las etapas adminis-trativas e histricas, pues consideran que no existe una funcin documentaladministrativa y otra histrica, ambas son caras de una misma moneda.11 Deesta forma, la gestin documental se enlaza con el tradicional tratamientoarchivstico y abarca todas sus fases, a saber: diseo, identificacin, valora-cin, descripcin y difusin; aunque con una mayor amplitud al hacer objetodel mismo a los documentos administrativos, superando una pasividad, que hadejado de ser virtud, para darle la dinamizacin y eficacia que es consustancial alconcepto de gestin.12 Esta posicin no niega que algunas de estas fases, comoveremos cuando abordemos el tratamiento archivstico, se desarrollarn con ma-yor o menor profundidad en una u otra etapa de la vida de los documentos.

Es justamente este el enfoque integrador el que defiende la ya mencionadaarchivstica integrada o archivos totales y por ello la suscribimos, dejando delado el sesgado punto de vista del records management, del mundo anglosajn.Esta integracin permitir el abordaje de los documentos de archivo a partir dela consideracin de un proceso continuo e interrumpido de tratamiento entre laetapa administrativa e histrica; y la estructuracin de los llamados SistemasArchivsticos Institucionales, que estudiaremos en el segundo captulo de estelibro. As coincidimos plenamente con Heredia cuando afirma: Gestin docu-mental es en definitiva la puesta en ejecucin de los principios y conocimientosde la Archivstica integrada que busca el equilibrio entre el apoyo a la gestinadministrativa, a la informacin y a la investigacin, conciliando y suman-do, no excluyendo ni restando. De alguna manera supone la evolucin deltratamiento archivstico tradicional, limitado desde el punto de vista de laintegracin que hoy nos es exigida, porque limitado era tambin el campode actuacin de los archiveros.13

11Ibdem. p. 29.12Antonia Heredia Herrera. El debate sobre la gestin documental, en Mtodos de Informacin, p. 33.13Ibdem.

8Ahora bien, resulta imprescindible que al estudiar la gestin de documentosno la confundamos con un concepto muy difundido ya y que se asocia slo a lastecnologas de la informacin y las comunicaciones. Los orgenes de esta ges-tin documental, como tecnologa, comienzan con sistemas electrnicos cuyafinalidad era la llamada oficina sin papel y por tanto la conversin de losdocumentos en papel a documentos de imagen, para su posterior catalogacin yalmacenamiento en discos pticos. Posteriormente estos sistemas se automa-tizaron y hoy en da permiten la captura, creacin, revisin, aprobacin, distribu-cin, reutilizacin e incluso archivado de los documentos. Pero en muchos casosla implantacin de estas tecnologas se centra slo en la accesibilidad a la infor-macin y se aplican sin ningn criterio de conservacin y/o eliminacin; no setienen en cuenta criterios de caducidad de la informacin, ni la necesidad depreservar documentos vitales de consecuencias legales para las organizacio-nes; en suma, sus herramientas carecen de basamento archivstico por lo que larecuperacin de documentos autnticos y fiables se hace imposible.

1.2. El lugar del archivo en la gestin de documentos

Los archivos son tan antiguos como la organizacin social de la humanidad. Elvocablo archivo procede del latn archivum y este del griego, que significaresidencia de los magistrados. Culturas tan remotas como la mesopotmicaen la cual se tiene noticia que existieron los primeros archivos, la egipcia, lagriega o la romana contaron con importantes sistemas de archivos a travs delos cuales se ejerci el control sobre la sociedad. Surgieron aun antes que lasbibliotecas, pues respondieron a la necesidad de estas organizaciones socialespara el control de sus actividades econmicas, jurdicas y sociales en general.Ya desde estas pocas el archivo se presenta con sus atributos esenciales: sudoble utilidad administrativa y jurdica.

Durante la Edad Media el archivo tuvo esencialmente un carcter patrimo-nial y administrativo, pues sus documentos sirvieron de garanta al poder de losgrandes seores y legitimaron sus dominios y sus posesiones. A partir de lasdcadas finales del siglo XVIII, el XIX y buena parte del XX se volcaron al serviciode la investigacin histrica. Finalmente, en la segunda mitad del siglo XX co-menzaron de nuevo a prestar atencin a las necesidades que las organizacionesmodernas tenan de gestionar sus documentos, alcanzndose un cierto equili-brio, pues desde este momento han atendido tanto las necesidades de gestin delas instituciones, como las de la investigacin, la historia y la cultura. Cada unade estas etapas con sus caractersticas particulares, fueron enriqueciendo la pla-taforma terica de la disciplina que los tiene por objeto: la archivstica; al tiem-po que sus profesionales enfrentaban una tarea fundamental: la de facilitar elacceso a la informacin de los usuarios.

9Figura 4. En el recuadro dentro del mapa aparece la zona de la antigua Mesopotamiadonde se establecieron los primeros archivos de que se tiene noticia.

El archivo y en especial los sistemas de archivos de las organizaciones cons-tituyen herramientas esenciales para la gestin de los documentos, pues garan-tizan el tratamiento de los documentos a lo largo de toda su vida.

1.2.1. Concepto de archivo

Sin embargo, a pesar de la gran importancia que tienen los archivos para eldesarrollo de la humanidad, son grandes desconocidos para el pblico en gene-ral e incluso para los propios profesionales de las ciencias de la informacin.La idea que se tiene de los archivos est, por lo regular, asociada a su imagenexterna: stanos hmedos, suciedad, amontonamiento, documentos que no semueven por aos, que nadie consulta y que no pasan de ser meros almacenes depapel. Por otra parte, el vocablo archivo es utilizado indistintamente para cali-ficar edificios que atesoran documentos, muebles donde estos son depositadose incluso colecciones de documentos sin conexin alguna. Por ello es precisoque nos detengamos en los aspectos esenciales que definen este concepto entanto herramienta esencial de la gestin de documentos.

Veamos algunas definiciones de archivo a lo largo del tiempo. Comenzare-mos con el del archivero ingls Sir Hillary Jenkinson, uno de los tericos fun-dadores de la archivstica moderna, quien ya desde 1922 consideraba el archivo

10

como: conjunto de documentos de cualquier naturaleza, de cualquier insti-tucin o persona, reunidos automtica y orgnicamente en virtud de susfunciones y actividades.14

Por su parte, Theodore Schellenberg lo defini as: aquellos registros de cual-quier institucin pblica o privada que hayan sido considerados ameritar su pre-servacin permanente para fines de investigacin o para referencia y que hansido depositados o escogidos para guardarse en una institucin archivstica.15

El Elseviers Lexicon de 1964 ofrece la siguiente definicin: el conjuntode documentos recibidos o elaborados por una persona fsica o moral, pblica oprivada, y destinados por su naturaleza a conservarse [...].16

La ley francesa de archivos de 1979 lo define como conjunto de documen-tos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos por cual-quier persona fsica o moral o por cualquier institucin u organismo pblico oprivado, en el ejercicio de su actividad.17

El Diccionario de Terminologa Archivstica del Consejo Internacional deArchivos en su segunda edicin de 1988, en una de las tres acepciones queofrece dice: Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y susoporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral, y portodo servicio pblico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya con-servados por sus creadores para sus propias necesidades, ya transmitidos a lainstitucin de archivos competente en razn de su valor archivstico.18

La archivera espaola Antonia Heredia, una de las tericas de la archivsticaque ms ha influido en los ltimos tiempos en nuestro pas, explica que: Archivoes uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soportematerial acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblicao privada en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden,para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que losproduce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.19

Hemos utilizado estas definiciones y no otras porque son las que han ido mar-cando el desarrollo de la disciplina con relacin al concepto de archivo. Como sepuede apreciar, desde Jenkinson hasta Heredia el concepto se ha ido perfilando,en especial, en lo concerniente a la utilidad de los archivos. Existen varios ele-mentos que resultan medulares para abordarlo tericamente: los documentos que

14H. A. Jenkinson. Manual of archive administration. Londres, 1937. p. 41.15T. Schellenberg. Ob. cit., p. 4.16 Lexicon of Archival Terminology. Amsterdam, London, New York: Elsevier, 1964. p. 33.17Citado por: J. R. Cruz Mundet. Ob. cit., p. 92.18Walne, P. Dictionary of archival terminology. English and French, with equivalents in Dutch,

German, Italian, Russian and Spanish. Dictionnaire de terminologie archivistique. 2a.ed.Mnchen, New York, Paris: Saur, 1988. p. 22.

19A. Heredia Herrera. Archivstica General: teora y prctica. p. 89.

11

conforman los archivos deben verse como un conjunto orgnico que ha sidoproducido por una entidad o persona en virtud de sus actividades y para cubrirsus necesidades de informacin; y que aislados de ese conjunto pierden buenaparte de sus potencialidades informativas. Asimismo, Heredia aporta una ideaque es vital a la hora de abordar tericamente el concepto de archivo: la necesi-dad de conservar la documentacin organizadamente, respetando el orden na-tural en que fue producida por una institucin u organizacin determinada.

Por lo tanto, el archivo no es ms que el reflejo natural y la plasmacin ensus documentos de las actividades y tareas de una entidad determinada. Este nose crea de forma voluntaria, cualquier entidad (ya sea pblica o privada) qui-ralo o no generar un conjunto de documentos como resultado de sus activida-des y aun antes de ser establecida oficialmente. En este sentido el italianoLodolini explica [] el archivo constituye por lo tanto un conjunto de docu-mentos indisolublemente unidos entre s por un vnculo que es necesario, origi-nario y determinado. Es originario en cuanto existe desde el origen, desde elmomento mismo en que cada persona fsica o jurdica crea un documento; esnecesario, por que sin aquel vnculo entre los documentos no existira el archi-vo; es determinado, en cuanto une los documentos segn el modo en que estosse disponen en el momento de su nacimiento [].20

Teniendo en cuenta lo anterior, podemos asegurar que resulta imposible laexistencia de un archivo sin documentos, pero cualquier cmulo de estos noformar un archivo, pues es precisamente el carcter de conjunto orgnico,generado condicionadamente por una organizacin (sujeto productor), el queotorga las caractersticas distintivas al archivo y determina sus diferencias conlos centros de documentacin y las bibliotecas, pues ambos completan sus fon-dos a partir de criterios de coleccin y seleccin.

1.2.2.Tipos de archivos

Es frecuente encontrar en la literatura diversas clasificaciones para los tipos dearchivos. Resumiremos estas utilizando las que ofrece Antonia Heredia,21 paradespus hacer algunos comentarios al respecto.

Es necesario aclarar que esta clasificacin depende del tipo de sociedad de laque se trate. Por ejemplo, en nuestro pas, donde impera un sistema socialista, losarchivos empresariales son considerados pblicos; sin embargo, en sociedades consistema capitalista estos tienen un carcter privado. Por otra parte, es importante

20E. Lodolini. El problema fundamental de la archivstica: la naturaleza de la ordenacin delarchivo, en IRARGI, v. I, 1988. p. 32.

21A. Heredia Herrera. Archivstica General: teora y prctica, pp. 101-102.

12

explicar que este tipo de clasificacin (pblica y privada) no tiene relacinalguna con las decisiones que se establecen respecto al acceso a la informacincontenida en los documentos de los archivos.

De acuerdo con el mbito de actuacin esta categora en nuestro pas esaplicable a la Red Nacional de Archivos Histricos, integrada por el ArchivoNacional de Cuba, 12 Archivos provinciales y 16 municipales.

Criterio Tipo de Archivo Singulares: contienen slo un conjunto orgnico

de documentos De acuerdo con el nmero de conjuntos orgnicos de documentos que contengan Mltiples: contienen varios conjuntos orgnicos

de documentos.

Criterio Tipo de Archivo Pblicos:

Archivos de la Administracin del Estado Archivos de la Administracin de Justicia Archivos de los Gobiernos provinciales y

municipales

De acuerdo con el productor

Privados Archivos personales Archivos de las denominaciones religiosas

Criterio Tipo de Archivo Locales Provinciales Regionales

De acuerdo con la categora (mbito de actuacin)

Nacionales

Criterio Tipo de Archivo Administrativos: De acuerdo con su finalidad Histricos

Esta clasificacin se desprende del concepto de archivo arriba apuntado, pues

tiene como centro la finalidad de este al servir primero de testimonio, prueba einformacin a la institucin que lo produce en sus actividades de gestin diaria; yluego como fuente de informacin para la historia y la investigacin. Es buenoaclarar que al suscribir el enfoque ya apuntado de la archivstica integrada y laconsideracin, por tanto, de que los documentos son los mismos desde que secrean en la oficina que los produce hasta su depsito en un archivo histrico, que

13

lo que realmente se modifica es el uso que se va a hacer de ellos. Esta clasificacinno debe llevarnos, como ha ocurrido en algunos pases anglosajones, a estableceruna ruptura entre ambos tipos de archivos; por el contrario, entre los archivosadministrativos e histricos debe considerarse una continuidad que tenga en cuanta,eso s, las caractersticas de los documentos en cada momento de su vida y losusuarios que los necesitan.

Por ello consideramos la siguiente clasificacin como la ms apropiada,teniendo en cuenta, adems, que est basada en el concepto del ciclo de vida delos documentos de archivo que abordaremos ms adelante. Es esta clasifica-cin la que utilizaremos en este libro, por cuanto es el concepto de ciclo de vidael basamento terico para la implementacin de los Sistemas ArchivsticosInstitucionales que explicaremos en el captulo II.

Criterio Tipo de Archivo Archivos de gestin Archivos centrales Archivos intermedios

De acuerdo con el tipo

Archivos histricos

Otra clasificacin muy utilizada es la que se realiza por razones de conser-vacin de los llamados materiales especiales:

Existe otra clasificacin que est relacionada con la actividad propia delas instituciones que producen los documentos, por ejemplo archivos litera-rios, de arquitectura, econmicos y que ha sido muy cuestionada en laliteratura que aborda el tema por considerarla una clasificacin que sigue uncriterio de materia que en realidad enmascara el verdadero propsito y utili-dad de estos archivos, ya que inevitablemente sern administrativos o histri-cos, pblicos o privados.

Criterio Tipo de Archivo Audiovisuales

Archivos de las emisoras de radio y televisin

Archivos de las instituciones que conservan en sus colecciones fotografas, pelculas, grabaciones.

De acuerdo con el soporte de los documentos (razones de conservacin de los materiales)

Archivos cartogrficos: Archivos de las instituciones que

conservan en sus colecciones mapas, planos, cartas nuticas, dibujos.

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1.2.3. Funciones de los archivos

Las funciones de los archivos han sido tradicionalmente definidas como lascompendiadas en los tres aspectos siguientes: seleccionar, describir, conservary servir los documentos.

Figura 5. Funciones tradicionales de los archivos.

Cruz Mundet22 ampla estos tres aspectos comentndolos de la siguiente forma:

1. Organizacin y puesta en servicio de la documentacin administrativa, du-rante ese perodo de mxima utilidad para la gestin administrativa de lasoficinas y para la toma de decisiones.

2. Asegurar la transferencia peridica de los documentos que ya no son de usocorriente por parte de las oficinas.

3. Aplicar los principios y tcnicas de la valoracin para, transcurrido un tiem-po, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados inde-finidamente, y destruir el resto.

4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en sus distintasetapas, de acuerdo con los principios de la archivstica.

5. Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible la informacin,mediante los distintos instrumentos de descripcin documental y valindosede las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologas.

6. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamientoque garanticen su conservacin ntegra en el tiempo.

7. Asegurar que estas y cuantas funciones desarrolle el archivo, queden firme-mente establecidas y documentadas.

Esta es una mirada tradicional a las funciones de los archivos que no debeser abandonada, sin embargo, en la ltima dcada con la aparicin de lossistemas de produccin y gestin de documentos electrnicos de archivo se

22Jos Ramn Cruz Mundet. Manual de archivstica, p. 95.

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considera que este enfoque es ms una justificacin profesional apoyada en losmtodos23 que una verdadera visin de lo que debe considerarse como funcin delos archivos. Al respecto David Bearman, uno de los grandes tericos de laarchivstica contempornea afirma: Cuando a los archiveros se les pregunta sobrecul es el propsito de los archivos, inevitablemente replican, en referencia a lascuatro categoras de la actividad archivstica, que el propsito de los archivos esseleccionar, describir, conservar y proporcionar acceso a los registros. Pero estascaractersticas en s mismas son reflejos de mtodos ms que propsitos fundamen-tales.24 Propone que la verdadera funcin de los archivos debe ser la de asegurarla evidencia que tienen los documentos de los actos y los hechos ejecutados por lasinstituciones y las personas; evidencias que les son necesarias para establecer susidentidades y cumplir con sus obligaciones sociales. Al decir de Bearman lo quedebe ocurrir es un redescubrimiento de la principal misin de la profesin que escustodiar y servir de pruebas o testimonios de hechos ya sucedidos.25

Entonces seleccionar, describir, conservar, servir los documentos y preservar laevidencia que ellos ofrecen sern esencialmente las funciones de los archivos de hoy.

Figura 6. Funciones de los archivos.

1.3. El documento de archivo como objeto de la gestindocumental

Antes de abordar los conceptos de documento y documento de archivo es nece-sario que realicemos una aclaracin terminolgica que nos permita abordar

23Eduardo Peis Redondo. Sistemas de Gestin de Archivos Electrnicos, en Jornadas de Archi-vos electrnicos: El reto electrnico: nuevas necesidades, nuevos profesionales [documentoRTF], 4. 2001. Priego de Crdoba. Granada, Universidad de Granada. p. 10.

24David A. Bearman, Archival Strategies en American Archivist, v. 58, n. 4, 1995. pp. 380-413.25Mara L. Conde Villaverde. La produccin de documentos en soporte electrnico y su control

archivstico, en: La administracin electrnica y los archivos: Amenazas y oportunidadespara la archivstica. Jornada Tcnica. Toledo. 10 de julio de 2002. pp. 11- 50.

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este acpite con ms claridad. Hasta ahora hemos utilizado el trmino docu-mento de archivo para referirnos al objeto informativo propio de los archivos.Sin embargo, cada vez con ms frecuencia en la literatura archivstica apareceutilizado con el mismo propsito el trmino record. Este trmino tiene su ori-gen en el mundo anglosajn que utiliza trminos diferentes para las dos etapasde la vida de los documentos: records (fase administrativa), manuscripts (faseinvestigacin). La destacada archivera italiana asentada en Canad, LucianaDuranti, asegura que el trmino documento de archivo (Archival document) esel trmino diplomtico y usado en las lenguas latinas para definir el trminoanglosajn record.26

Aunque el trmino record tiene acepciones ms generales y especficas enla informtica como una unidad de datos que forma el elemento bsico de unfichero en el contexto de la gestin documental, la archivstica o los archivos estraducido como documentos de archivo, documentos administrativos, documen-tos corporativos y en muchas ocasiones como registro. Esta ltima traduccinha trado no pocas confusiones, pues se confunde registro con tipos documen-tales especficos como los registros de entrada y salida de los documentos o lasinscripciones en los registros civiles, que, por otra parte, tambin son docu-mentos de archivo. Cuando se traduce registro de lo que realmente se trata es dela fijacin de la informacin en un soporte que sirva de evidencia a las actua-ciones de las instituciones o de las personas; por ello en este mbito el trminoregistro se refiere explcitamente a los documentos de archivo.

1.3.1. Concepto de documento y de documento de archivo

El concepto de documento ha sido ampliamente abordado por las disciplinas quelo tienen por objeto y existe coincidencia en que etimolgicamente proviene dellatn documentum, que se deriva del verbo docere (ensear), aunque la evolucindel trmino nos permite encontrarlo hoy con el significado de prueba.

Existen numerossimas definiciones de documento en sentido general, peropreferimos utilizar dos que resultan de gran utilidad para el abordaje posteriordel concepto de documento de archivo. El Diccionario de TerminologaArchivstica define el trmino documento como toda expresin en lenguajenatural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen,recogidas en cualquier soporte [].27 Briet, por su parte, en 1951 introduce unelemento que resulta definitorio para el abordaje del concepto de documento,al precisar que: Un documento es evidencia que soporta un hecho.28

26Luciana Duranti et. al. Preservation of the integrity of electronic records. p. 9.27Diccionario de Terminologa Archivstica. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992. p. 32.28Tomado de M. Auckland: Media converge. Berkeley. Octubre, 2004, p. 23.

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Siguiendo a Duranti podemos asegurar que documento es el trmino degnero, documento de archivo (record) es el trmino de especie.29

El documento de archivo presenta particularidades que son las que realmen-te otorgan las singularidades de los archivos. El documento de archivo se defi-ne como el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio desus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdocon unas caractersticas de tipo material y formal.30 De acuerdo con su natura-leza lo distinguen como objeto informativo las caractersticas enunciadas porTeodoro Schellenberg, que pueden resumirse como:

Gnesis particular: los documentos se producen dentro de un proceso naturalde actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor,no son algo ajeno a l.

Carcter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso deltiempo constituyen series (correspondencia, actas...).

Exclusividad: la informacin que contiene rara vez se encuentra en otrodocumento con idntica extensin e intensidad, es exclusiva.

Interrelacin: como principio general las piezas aisladas (documentos suel-tos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razn de ser viene dada por supertenencia a un conjunto la unidad archivstica o expediente y por lasrelaciones establecidas entre s.

Como puede deducirse de la primera de las caractersticas, el documento dearchivo no surge espontneamente, sino que es el reflejo y la plasmacin de loshechos o actos ejecutados por estas instituciones como consecuencia de las fun-ciones, competencias o actividades que son su razn de ser. Estos documentos, almismo tiempo, hacen posible que dichos actos puedan ejecutarse, lo que los con-vierte en testimonio, prueba o evidencia de las actuaciones de las instituciones.Es este justamente el [] fundamento terico de la gnesis del documento dearchivo []31 y define la naturaleza y funcionalidad de este objeto informativo.

Por lo tanto, el vnculo documento de archivo-institucin productora haceque aquel siempre surja bajo parmetros legales, econmicos y sociales muyespecficos, asociados al objeto de la institucin que lo produce y que tenga lacapacidad de ofrecer informacin, adems de su contenido, sobre la estructura yfunciones de la institucin que lo genera lo que en archivstica es denominadocontexto. O sea, el documento va a reflejar una estructura (la del tipo documental),

29Luciana Durante et al.: Ob. cit. p. 58.30Diccionario de Terminologa Archivstica. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992. p. 32.31M. P. Martn-Pozuelo Campillos. La construccin terica en archivstica: El principio de

procedencia. p.190.

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un contexto (el de la institucin que lo genera en virtud de una funcin oactividad especfica) y un contenido determinados (la materia de la que tratael documento), que pueden considerarse sus circunstancias de gnesis, talcomo se representa a continuacin.

Figura 7. Representacin grfica de las circunstancias de gnesis del documentode archivo.

Esta gnesis o nacimiento, condicionada siempre por las funciones del suje-to productor (institucin), nos permite afirmar que el documento de archivo[] cualquiera que sea su forma y procedencia, en primer lugar es, en suorigen un documento creado con un objetivo prctico [].32 Es decir, es lapropia institucin quien, en primer trmino, utilizar el documento para el des-envolvimiento de sus actividades.

El condicionamiento que otorga a la disciplina el carcter particular de g-nesis de los documentos es resumida magnficamente por Michel Duchein cuan-do explica: [] para la apreciacin de un documento cualquiera es esencialsaber exactamente quin lo produjo, en qu circunstancias, dentro de qu mar-co de procedimiento, con qu fin, con destinacin a quin, cundo y cmo fuerecibido por su destinatario, y por qu vas lleg hasta nosotros. Bien: tal cono-cimiento no es posible sino en la medida en que el conjunto de documentos quelo acompaan se haya conservado exacto [].33

32M. Duchein. La profesin de archivero entre el pasado y el futuro. Lligall (Barcelona),no. 4., 1991. pp. 13-24. (En lnea). http://www.arxivers.com/arxivers.asp. (ltima con-sulta ocho abril 2000).

33M. Duchein. El respeto de los fondos en archivstica: principios tericos y problemas prcti-cos, en: Walne, P., La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos. Pro-grama General de Informacin. Pars: UNESCO, 1985. (PGI.85/WS/32) p. 73. Este trabajo deDuchein es una de las ms importantes aportaciones tericas en relacin con el principio deprocedencia y el concepto de fondo.

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Todo lo anterior nos conduce a afirmar que las caractersticas del documento dearchivo condicionan todo el cuerpo terico de la disciplina y por ende la metodo-loga del tratamiento documental.

1.3.2. Caracteres de los documentos

Schellenberg defini que los documentos de archivo tenan tanto una estructurafsica (caracteres externos) como un contenido sustantivo (caracteres internos).Veamos a qu se refiere con esta definicin.34

Los caracteres externos son aquellos referidos a la clase, el tipo, el formato,la cantidad y la forma.

1. ClaseEst relacionada con el procedimiento que se utilice para transmitir la infor-

macin. En este sentido los documentos pueden ser textuales, iconogrficos,sonoros, audiovisuales, electrnicos e hipermediales.

2. TipoEste no est relacionado con la forma fsica o externa del documento. El

tipo se refiere al tipo documental o tipo de documento que es la forma especfi-ca o documental en la que se plasma o refleja una funcin, actividad o tarea deun sujeto productor. Ejemplos: carta, informe, acta, expediente, oficio.

3. FormatoEn este caso s se refiere a la forma de los documentos. Por ejemplo, los diferen-

tes formatos del papel (DIN A3, A4), los diferentes formatos de almacenamiento delos documentos electrnicos (3, disco extrable); los diferentes formatos de alma-cenamiento en los archivos: legajos, cajas para el caso de los documentos en papel.

4. CantidadSe refiere al volumen de las unidades de almacenamiento (legajos, cajas,

documentos, etc.)5. FormaSe refiere a la condicin de original o copia de los documentos y a los dife-

rentes tipos de estas ltimas.

Los caracteres internos son aquellos referidos a la cantidad productora, losorgenes funcionales, la fecha y lugar de produccin y el contenido sustantivo.

1. Entidad productoraHemos dicho que los documentos de archivo surgen en un proceso natural como

testimonio, plasmacin o prueba de las funciones y actividades desarrolladas por

34En este acpite seguimos bsicamente las apreciaciones que hace Jos Ramn Cruz Mundet dela definicin aportada por Schellenberg.

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las instituciones o las personas. Estas son las entidades productoras o sujetos pro-ductores de los documentos y representan el primero de sus caracteres internos

2. Orgenes funcionalesMuy relacionados con el anterior, el origen funcional es la funcin, activi-

dad o tarea de una institucin o persona que provoca el surgimiento de un docu-mento. Por ejemplo, la funcin del comportamiento docente de los estudiantesde una carrera universitaria genera los expedientes docentes de los estudiantes.

3. Fecha y lugar de produccinSita en tiempo y espacio el documento.4. Contenido sustantivoEs la temtica del documento, el asunto del cual trata. Por ejemplo, en los expe-

dientes antes mencionados se referir al rendimiento docente de cada estudiante.

1.3.3. El reflejo documental de la funcin

Hemos insistido en que los documentos de archivo surgen como consecuenciade las funciones, actividades y tareas de las instituciones y personas. Pero abor-demos esto con ms detenimiento.

El desarrollo ordenado de relaciones entre los miembros de un grupo socialse asegura mediante reglas. Una parte de estas reglas se establece y obliga pormedio de las instituciones, esto es al decir de Luciana Duranti, un cuerposocial firmemente edificado por necesidades comunes y dotado de medios ypoder para satisfacerlas.35 Estas reglas son compulsivas, es decir, su violacinentraa sancin o penalidad; la colectividad organizada sobre la base de estesistema de reglas compulsivas, llamadas sistema legal, constituye un sistemajurdico. Las reglas compulsivas son percibidas como obligatorias en cualquiertiempo o lugar; as, ningn aspecto de la vida humana queda fuera de ese siste-ma legal. Por ello, tanto la conducta humana como los eventos naturales se danen un sistema jurdico dado. Dentro de cada sistema ambos existen como he-chos. Los hechos jurdicamente relevantes son aquellos contemplados por elsistema legal sobre el cual se asienta el sistema jurdico.

Dentro del tipo de hechos humanos en general, el tipo especial de hechosque resulta de una voluntad determinada de producirlo se llama accin o acto.Por ejemplo, cuando una pareja decide contraer matrimonio realiza una ac-cin o acto que est contemplado en nuestro sistema legal. Pero todo actopara existir debe ser manifestado, y consecuentemente, percibido. La formavisible del acto puede ser oral o escrita; esta ltima, la plasmacin de un

35Luciana Durante. Diplomtica: usos nuevos para una antigua ciencia. Carmona S. & A. Sevilla,1996. p. 48.

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acto jurdicamente relevante en un documento escrito, es lo que hemos lla-mado hasta aqu documento de archivo.

El reflejo documental de los actos que desarrollan todas las institucionesson, por tanto, los documentos: soporte y forma externa de los actos desarrolla-dos por la organizacin. La produccin de los documentos en el contextoinstitucional/funcional se produce entonces en la secuencia que sigue el si-guiente esquema:

FUNCIN - ACTIVIDAD - TRMITE - TIPO DOCUMENTAL36

Funcin es el trmino que se usa [] para abarcar todas las responsabili-dades sealadas a una dependencia para que realice los amplios propsitos paralos que fue establecida. Usualmente dichas funciones estn definidas por la ley,el decreto o la circular que establece la dependencia [...].37 La actividad es elconjunto de acciones, reguladas por las normas de procedimiento y llevadas acabo por una oficina de la Administracin, que se plasman en un tipo documen-tal. El procedimiento o procedimiento administrativo es el cauce formal quesiguen las actividades administrativas para su ejecucin y el trmite aquellasactividades que hay que recorrer para llegar a la conclusin de un asunto.

36Eduardo Nez Fernndez. Organizacin y gestin de archivos. p. 181.37Citado por Eduardo Nez Fernndez. Organizacin y gestin de archivos. p. 184.38J. Molina Nortes, y V. Leyva Palma. Tcnicas de archivo y tratamiento de la documentacin.

Guadalajara. 1996. p. 48.

Figura 8. Representacin de la secuencia de produccin de los documentos segnJ. Molina Nortes y V. Leyva Palma.38

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1.3.4. Los valores del documento

Los valores de los documentos de archivo estn determinados por la finali-dad para la que son creados (valores primarios) y por el uso posterior que seles d (valores secundarios). Esta teora fue desarrollada en los aos cin-cuenta del siglo XX por Schellenberg, impulsado por la cada vez ms cre-ciente avalancha de documentos federales hacia el Archivo Nacional de losEstados Unidos, influido por las ideas de sus colegas sobre la necesidad deayudar a las agencias federales en la organizacin de los documentos, ypreocupado por la calidad de estos para las investigaciones. ParaSchellenberg, los documentos surgan para realizar los propsitos para loscuales se creaba una institucin, y en esto radicaban sus valores primarios.Los valores secundarios, sin embargo, podan dividirse en: 1) la evidenciaque contienen de la organizacin y funcionamiento del cuerpo gubernamentalque los produjo; y, 2) la informacin que contienen sobre personas, corpo-raciones, cosas, problemas, condiciones y otros asuntos por el estilo con losque trate el cuerpo gubernamental.39 Este anlisis condujo a la aceptacinde la existencia de unos valores distintivos bien delimitados en los docu-mentos de archivo. En un primer momento, en que los valores primarios sonpreponderantes, el documento servir a la institucin y a sus funcionariospara la toma de decisiones. Una vez perdido o atenuado este primer valor,como consecuencia de la disminucin de los valores administrativos de losdocumentos, en ellos predominar su segundo valor, del cual se beneficiarla investigacin en general. La espaola Fernndez Gil habla de valor ad-ministrativo (en tanto son de utilidad para la propia institucin), y un valorhistrico (que informa de la vida y gestin de la institucin).40 Estos lti-mos son los considerados documentos esenciales o vital records en elenfoque anglosajn del record management. En los aos noventa el cana-diense Michel Roberge, con un punto de vista ms aglutinador, incluye enla categora de valor administrativo, los documentos de carcter financieroy legal (demostrativo de los derechos de la institucin); y coincide conSchellenberg y Fernndez Gil en el valor histrico o de investigacin.

39Theodore Schellenberg. Ob. cit., p. 164.40P. Fernndez Gil. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas munici-

pales, pp. 24-25.

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Figura 9. Esquema de los valores de los documentos.41

1.3.5. Particularidades del documento de archivo como objeto informativo

Las particularidades informativas de los documentos de archivo son explica-das por Nez Fernndez de la forma siguiente:

1. Es una informacin sujeta a parmetros preestablecidos por normas socialese institucionales o, dicho de otra forma, no es una informacin arbitraria.Un ejemplo interesante de la contextualidad de la informacin del documento

de archivo puede observarse en la evolucin de los tipos de documentos que con-forman los expedientes docentes de los estudiantes de la Universidad de La Habanadesde el siglo XIX hasta hoy. Todos los expedientes, no importa la poca, se inician,segn el procedimiento administrativo que en este caso particular no ha tenidograndes variaciones, con las certificaciones de nacimiento de los estudiantes. Sinembargo, en el caso de los expedientes del siglo XIX, dicha certificacin deba estaracompaada de otra que acreditara la limpieza de sangre del estudiante.

2. La informacin contenida en el documento est mediatizada por este, esdecir, es el tipo de documento (gnesis, tipologa, soporte, etc.) el que deter-mina la informacin y no al revs.El anlisis de la gnesis de un documento de archivo nos permitir obtener

informacin sobre qu institucin ha generado los documentos y en virtud de

41Tomado de: M. Roberge. La gestion de linformation administrative: Application globale,systmique et systmatique. pp. 32-33.

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qu funcin, competencia o actividad estos han surgido. Por otra parte, el estu-dio de su tipologa facilitar informarnos si este es un expediente docente, depersonal, un informe de investigacin o una simple carta. Por ltimo, el soporteen que est contenido nos brindar suficiente informacin sobre la poca enque ha sido producido: pergamino, papel, disquete, etctera.

La informacin contenida en los documentos de archivos con ser nica yoriginal en cada caso s est sometida en cierto modo a secuencias repetitivasoriginadas por la forma misma en que se produce la documentacin, es de-cir, de manera seriada.Por ejemplo, una parte de la informacin contenida en los expediente de

personal, aquella que emana del procedimiento administrativo del cual es-tos son reflejo, se repite en cada uno de ellos, no as la relacionada con losdatos individuales de las personas.

3. El documento de archivo por la forma en que se genera es irrepetible, nico,en cambio la informacin contenida en varios documentos, incluso distintosentre s tipolgicamente s es repetible [].La informacin que brinda una resolucin ministerial, por ejemplo, de segu-

ro estar incluida en las actas de los consejos de direccin o en los acuerdos, oen la correspondencia de la institucin, con lo cual la proteccin de la informa-cin contenida en documentos aislados es completamente intil.

4. La contextualidad de la informacin contenida en un documento de archi-vo al igual que el propio documento respecto al archivo en que se conservaes incuestionable. La informacin contenida en un documento de archivoaislado de su conjunto orgnico natural es siempre una informacin incom-pleta y fragmentada.Como vimos anteriormente, al ser los documentos soporte documental de la

funcin de las instituciones la informacin que contienen se refiere a la totali-dad de sus actuaciones y la comprensin de estas se ver sesgada si los docu-mentos se consultan de forma fragmentada.

5. La causa o el motivo que da origen a un documento de archivo nada o pocotiene que ver con las demandas futuras de la informacin que contiene yque, en muchos casos, sern divergentes entre s.42El reconocimiento de esta percepcin, como veremos ms adelante, ha

condicionado el desarrollo de la disciplina y la ha conducido a la bsqueda

42E. Nez Fernndez. Ob. cit., p. 547.

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de unos parmetros ms objetivos, coherentes y estables para la clasifica-cin de los documentos de archivo.

1.3.6. El documento archivstico electrnico. Integridad y autenticidad

Como vimos en el acpite dedicado a las funciones de los archivos, la aparicinde los sistemas de produccin y gestin de documentos electrnicos de archivocondujo a los archiveros al redescubrimiento de la principal misin de la profe-sin: la custodia del documento como garanta de la evidencia de las actuacionesde las organizaciones y personas (pruebas y testimonios) que queda plasmada enlos documentos. Pero veamos por qu ocurri esto.

En las ltimas dcadas del pasado siglo XX, asistimos a lo que David Bearmanha llamado la revolucin de la informacin electrnica,43 que permiti la modi-ficacin de la naturaleza de los mtodos de trabajo en las organizaciones y laaparicin de caractersticas nunca antes pensadas como la llamada instantanei-dad que al decir de Charles Dollar constrie nuestro sentido del tiempo y lasecuencia ordenada de acciones, de tal modo que los procesos entre la prepara-cin y la conclusin de una actividad se condensan en el mbito de una nicaaccin44 y el espacio virtual de trabajo comn, consecuencia de la descentra-lizacin de los procesos en las organizaciones. Estos cambios en las actividades yen los modelos comunicacionales de las organizaciones han modificado tambin,por supuesto, los productos de esa comunicacin: los documentos. Las organiza-ciones trabajan hoy con documentos hipermediales, dinmicos, en bases de datosrelacionales, con sistemas de correo electrnico y chats, etc. Estos sistemas electr-nicos, por otra parte, se caracterizan por su flexibilidad y fragilidad que permitentanto la modificacin constante de los documentos como su fcil deterioro.

Todos estos cambios han provocado profundas reflexiones tericas ymetodolgicas en el mbito de la archivstica y la gestin de documentos y hanconducido a un proceso de reinvencin de los principios tericos de laarchivstica, que se centr en el estudio del documento archivstico electrnico,en la formulacin de un nuevo modelo terico para la gestin de los documentosy la bsqueda del lugar de la preservacin para los ambientes hbridos (documen-tos en papel y electrnicos).

Los estudios del documento archivstico electrnico concluyeron que tienepoco sentido definir el documento electrnico como algo distinto del documento

43David. Bearman. Diplomatics, Weberian Bureaucracy, and the Management of ElectronicRecords in Europe and America, en American Archivist. 1992. v. 55, n. 1, pp. 168-181.

44C. M. Dollar. Archivistica e Informatica: LImpatto Delle Tecnologie Dellnformazione SuiPrincipi e Sui Metodi DellArchivistica. Macerata: Publlicazioni dellUniversit. 1992. p. 43.Citado por Eduardo Peis Redondo. Sistemas de Gestin de Archivos Electrnicos. p. 2.

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tradicional, en tanto de lo que se trata es de un cambio en la forma, en el soportey estos habitualmente han sido definidos por su funcionalidad como plasmacinde evidencia. Esto coincide con lo que M. Buckland plantea desde ladocumentalstica, pues seala que cada vez con ms frecuencia las definicioneshacen nfasis en lo que funciona como documento, ms que en su forma fsicatradicional; y anota que las definiciones basadas en la forma, el formato o elmedio parecen haber sido menos satisfactorias que las del enfoque funcional.Este criterio lo refuerza cuando aclara que el hecho de que el documento seadigital o no, afecta slo directamente al soporte y no al resto de sus caracters-ticas; y concluye que estudiar desde la teora la clasificacin de documentosdigitales tiene un beneficio limitado.45

Con respecto al abordaje en general de una visin funcional de los docu-mentos, este parece estar basado comnmente sobre dos funciones: evidencia(la evidencia presentada en cortes o los elementos de un expediente de caso) einformacin (una representacin del mundo o un testimonio).46

La relacin funcional entre documento y evidencia tiene en la literatura es-pecializada una larga historia. La referencia ms citada en la teora de la docu-mentacin es la de Briet (que ya vimos en este libro), quien en 1951 incluy eltrmino evidencia incluso dentro del propio concepto de documento. En 1922(veintinueve aos antes de la publicacin de Briet), Hillary Jenkinson enunciacon claridad la importancia del concepto de evidencia en relacin con el docu-mento de archivo por la evidencia que ellos proveen.47 Jenkinson, asumiendola metodologa para el tratamiento de los archivos y el enfoque de los concep-tos de procedencia y orden natural del Manual de Organizacin y Descripcinde Archivos, de los holandeses S. Muller; J.A. Feith y R. Fruin (primero de lostextos ms influyentes de la teora archivstica), afirma que la salvaguarda de laevidencia de los documentos est relacionada con preservar la posicin y la rela-cin natural que estos muestran en el momento en que llegan al archivo, la posiciny la relacin natural establecidas por el creador de los documentos.48 Mantener laevidencia significaba, entonces, la conservacin de la estructura del contextodocumental de cada documento. As en el Manual de Archivos Administrativospublicado por Jenkinson en 1922 (segundo de los grandes libros que marcaronel desarrollo de la archivstica como ciencia), la evidencia es resultado de lasnecesidades operacionales del creador, slo l debe determinarla y en l se

45Michael Buckland. Media converge. Berkeley, Octubre, 2004. p. 6.46Roger T. Pdauque. Document: From, Sign and Medium, As reformulated for Electronic

Documents. p.1. 2003 http://archivesic.csd.cnrs.fr/documents/archives/0/00/05/11/index_fr.html47Brien Brothman. Afterglow: Conceptions of Record and Evidence in Archival Discourse.

Archival Science 2, 2002. p. 311.48Hilary Jenkinson. A Manual of Archive Administration. Oxford: At the Clarendon Press. 1922. p. 70.

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establece la seleccin de aquellos documentos que debern ser preservadospara el largo plazo; al archivista quedaba la salvaguarda de aquella evidencia.La carrera del archivista, deca Jenkinson, es una carrera de servicio. Ellosexisten para facilitar el trabajo de otras personas. Su credo, la santidad de laevidencia; su tarea, la conservacin de cada pedazo de evidencia adherido aldocumento con el que trabajan; su objetivo brindar, sin prejuicio para todoslos que deseen conocer, los medios del conocimiento.49 Jenkinson introduci-ra, adems, en la teora archivstica el trmino evidencialidad, para referirlos vnculos inextricables entre el documento y su contexto de surgimiento.Su frase la santidad de la evidencia pas a ser punto de partida para poste-riores desarrollos tericos.

Para Schellenberg, el autor del tercero de los libros ms influyentes en eldesarrollo de la archivstica, como ya vimos anteriormente, los valoresevidenciales estaban relacionados con lo que l denomin valores secunda-rios50 y deban ser interpretados por el archivero de acuerdo con las necesidadesde los usuarios para la investigacin. Eran ellos mismos quienes decidan quevidencia dejar y cul eliminar, una idea que se desmarcaba completamente dela jenkinsoniana donde la evidencia era producida y detectada por el creador yel archivero imparcial tena la misin de resguardarla. Segn Terry CookSchellenberg negaba explcitamente que su valor evidencial fuera o estuvierarelacionado con el sentido que daba Jenkinson a los archivos como evidencia.Los valores evidenciales, entonces, estaban por ser determinados mediante elanlisis y la investigacin del archivero de Schellenberg y no por el creador oadministrador de Jenkinson.51

Como se puede apreciar la relacin documento-evidencia ha estado en lasbases tericas y prcticas fundacionales de la disciplina, debido a la centralidadmisma del concepto de documento en su visin funcional, en la visin que descu-bre el sentido, en el porqu y para qu de la existencia de cada documento.

Por ello en la archivstica las definiciones de documento no tienen en cuentael medio en que este se encuentra sino nicamente su funcionalidad y han sidollamadas por Brien Brothman definiciones media blind o ciegas al medio.52Veamos algunas de estas definiciones aparecidas en varios de los ms destacadosresultados de investigacin que en los ltimos aos han abordado el documentoelectrnico de archivo.

49Terry Cook. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the FutureParadigm Shift Archivaria. The journal of the Association of Canadian Archivists. No. 43, 1997.

50Theodore Schellenberg. Ob. cit., p. 164.51Terry Cook. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the

Future Paradigm Shift Archivaria, en The Journal of the Association of CanadianArchivists. No. 43. 1997.

52 Brien Brothman. Ob. cit.

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Norma ISO 15489: Informacin registrada en cualquier formato, creada o reci-bida y mantenida por una organizacin, persona o sistema, en una transaccincomercial53 o en la realizacin de tareas y almacenada como evidencia de dichaactividad en un formato ampliamente accesible.54

Gua para la Administracin de Documentos Electrnicos desde una Pers-pectiva Archivstica: Un documento es la informacin registrada, producidao recibida en la iniciacin, desarrollo o finalizacin de una actividadinstitucional o individual y que consta de contenido, contexto y estructura ypermite probar la existencia de la actividad que lo gener.55

Modelo de Requisitos para la Gestin de Registros Electrnicos (MoReq):Documento o documentos elaborados o recibidos por una persona u or-ganizacin en el curso de su actividad y conservados por esa persona uorganizacin.56

Proyecto InterPARES: Documento creado o recibido por una persona fsica ojurdica en el curso de una actividad prctica; los documentos son transaccio-nes registradas, entendidas estas como actos jurdicos encaminados a la ob-tencin de efectos reconocidos por el sistema que se materializa a travs de unprocedimiento administrativo regulado.57

Proyecto de la Escuela de Ciencias de la Informacin de la Universidad dePittsburg, EE. UU.: Transacciones registradas que sirven de prueba.58

Diseo e Implementacin de Sistemas de Recordkeeping (DIRKS), Austra-lia: Informacin creada, recibida y mantenida como prueba e informacinpor una institucin o persona, en el cumplimiento de sus obligaciones lega-les o en transacciones de negocios.59

Como se puede apreciar estas definiciones no hacen referencia a la for-ma o al soporte de los documentos, centran su atencin en la necesidad depreservar la evidencia que estos portan y se corresponden exactamente conel concepto de documento de archivo que ya ofrecimos en este libro, cuan-do abordamos las caractersticas del documento archivstico tradicional.

53En la Norma ISO 15489 actividad de negocio es utilizado como un trmino amplio, no restrin-gido a actividad comercial, sino que incluye administracin pblica, actividades sin fines delucro y otras. Nota tomada de la ISO.

54Norma Internacional sobre Gestin de Documentos (ISO/DIS 15489). 2001.55Gua para la Administracin de Documentos Electrnicos desde una Perspectiva Archivstica.

Comit de Documentos Electrnicos del Consejo Internacional de Archivos. 1997.56Modelo de Requisitos para la Gestin de Registros Electrnicos Especificacin MoReq.

http://www.dlmforum.eu.org. CECA-CEE-CEEA, Bruselas-Luxemburgo, 2001.57Proyecto InterPARES. www.interpares.org58Variables para la aplicacin de los requisitos archivsticos para la gestin de documentos elec-

trnicos. Universidad de Pittsburg. www.sis.pitt.edu59Archivo Nacional de Australia. www.naa.gov.au/recordkeeping

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Tanto es as que Luciana Duranti, coordinadora del proyecto InterPARES,proyecto de corte eminentemente terico sobre el documento electrnico dearchivo, ha asegurado que los elementos esenciales de un documento electrni-co de archivo son los mismos que los del documento tradicional, slo que loscomponentes de los documentos electrnicos pueden residir en diferentes par-tes del soporte e incluso del sistema, y puede que no tengan entidad fsica.60Estas caractersticas, condicionadas por la flexibilidad de los sistemas electr-nicos para la produccin de documentos, sin embargo, s pueden afectar lafuncionalidad del documento en su capacidad de plasmar y mantener en el tiempola evidencia de las actuaciones de las organizaciones y las personas. Por ellolos sistemas de produccin y gestin de documentos electrnicos de archivotienen que prestar especial atencin a la preservacin de la evidencia, pero paraconservar su valor evidencial un documento electrnico tiene que mantenerseautntico, confiable, ntegro y ser accesible.

La autenticidad, en estos casos, se refiere al carcter del documento comoexpresin de quien los produce en el curso usual y ordinario de sus funcioneso actividades (sujeto productor/funcin). Un documento es autntico cuandolas caractersticas de su forma fsica e intelectual son tpicas para el sistemajurdico, el tiempo y el lugar en los cuales el documento pretende habersido producido. La confiabilidad se refiere a la autoridad y veracidad de undocumento como evidencia de lo que con l est relacionado, a la habilidaddel documento de atestiguar por el hecho del que habla, a su capacidad de serlo que pretende ser. La integridad est relacionada con la capacidad deldocumento de mantenerse inalterado; y la accesibilidad con la posibilidad deacceder a la informacin que contiene a lo largo del tiempo, independiente-mente del sistema electrnico donde haya sido creado.

El mantenimiento de estas caractersticas slo es posible con la implementacinde los llamados sistemas de recordkeeping, que son sistemas de informacin crea-dos para almacenar y recuperar los documentos y preparados para controlar lasfunciones especficas de produccin, almacenamiento y acceso a estos ltimos;protegiendo la autenticidad, confiabilidad, integridad y el acceso a ellos. Estossistemas se implementan a travs de los metadatos que permiten establecer ymantener el contexto estructural/funcional de cada uno de los documentos ofre-ciendo informacin sobre cmo se ha registrado la informacin, cundo y porquin, cmo est estructurada, cundo se ha utilizado, etc. En este sentido Da-vid Bearman, quien incluso ha llegado a definir el documento electrnico dearchivo como un objeto encapsulado en metadatos, considera que aquellosnecesarios para cumplir los requisitos funcionales archivsticos puedenorganizarse en seis niveles: registro (captura del documento), trminos y

60Mara L. Conde Villaverde. La produccin de documentos en soporte electrnico y su controlarchivstico, en La administracin electrnica y los archivos: Amenazas y oportunidadespara la archivstica. Jornada Tcnica. Toledo. 10 de julio de 2002. pp. 16-17.

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condiciones (condiciones de acceso), estructura (caractersticas tcnicas delsoftware), contexto (procedencia estructural/funcional), contenido (materiadel documento), historia del uso (cundo, cmo y de qu manera ha sido ar-chivado, clasificado y valorado el documento).61

1.4. Principio de procedencia y orden natural de los documentos.Las agrupaciones documentales (fondo, seccin, seriedocumental, unidades documentales)

La comprensin de la certeza de que los documentos de archivo surgan deforma natural y espontnea en virtud de las funciones y actividades de unainstitucin o persona condujo a los archiveros, desde fines del siglo XVIII, a laformulacin de un principio que se ha consolidado como el principal postuladoterico de la disciplina archivstica: el principio de respeto a la procedencia delos documentos.

Existe consenso en considerar que la primera formulacin de los basamen-tos tericos de este principio correspondi a Fhillipp Ernst Spiess, quien en1777, en la obra Von Archiven reconoci que el mejor orden para los documen-tos era aquel que estos sugeran; aunque hay evidencias de la aplicacin emp-rica del principio desde la antigedad, condicionada por el propio origeninstitucional de los documentos y su valor utilitario.62

Sin embargo, amn de otras aproximaciones desarrolladas fundamentalmenteen Europa durante las primeras dcadas del siglo XIX, es en las instrucciones deabril de 1841 del Ministerio del Interior francs, que Natalys de Wally enunciaeste principio por vez primera. Los postulados defendidos por Wally se basaronen el criterio de que los documentos se deban [] organizar [] por fondos,o sea, formar una coleccin de todos los ttulos que provengan de un cuerpo,establecimiento, de una familia o de un individuo y disponer los diferentesfondos de acuerdo con determinado orden.63

Como puede apreciarse, la formulacin de los franceses, conocida tambin comoprincipio francs de fondo, comienza a perfilar la necesidad del reconocimientode un orden emanado del sujeto productor de los documentos, conformndoseas un orden especfico, con el cual el valor informativo de los documentos seramucho ms completo. Este enfoque apuntaba a la necesidad de respetar el orden

61Jos Ramn Cruz Mundet. La gestin de los documentos electrnicos como funcinarchivstica, en AABADOM: Boletn de la Asociacin Asturiana de Bibliotecarios, Archiveros,Documentalistas y Muselogos. Ao XIV. No. 1/2. enero-junio 2003. pp. 4-10.

62Para la evolucin histrica del principio de procedencia vase: M. P. Martn-Pozuelo Campillos.La construccin terica en archivstica: El principio de procedencia. pp. 25-49.

63Citado por: M. P. Martn-Pozuelo Campillos. Ob. cit., p. 28.

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procedente de la estructura de funcionamiento de la institucin productora de losdocumentos; visto archivsticamente: el respeto a la integridad del fondo documental.

Esta conceptualizacin se complementa con la aparicin en 1898 del Ma-nual de Organizacin y Descripcin de Archivos, de los holandeses S. Muller;J. A. Feith y R. Fruin, en el que aparece por primera vez, la consideracin deque [] el sistema de clasificacin (de un fondo) debe estar basado en suorganizacin original, a la que en esencia corresponde la organizacin del rga-no administrativo que lo produjo. Esta regla [] es de todas la ms importante[],64 pues segn los holandeses, no es posible organizar un fondo sin respe-tar el orden original resultado de las diferentes estructuras jerrquicas de lainstitucin que produce los documentos. En este caso se admite la existencia deuna organizacin documental de origen en todo fondo que no debe ser alterada,siempre que sea posible.

Son estas las primeras formulaciones de lo que se conoce hoy como principiode procedencia y orden natural de los documentos, entendido conceptualmentecomo el principio [] segn el cual cada documento debe estar situado en elfondo de archivo del cual procede y en este fondo, en su lugar de origen.65

Es necesario destacar que si bien puede considerarse que existe escasanormalizacin en la terminologa archivstica, este es un principio univer-salmente aceptado.66

La evolucin de los estudios archivsticos en torno a este principio ha consideradoque no debe verse como un principio nico, sino como un conjunto de postuladosen el cual destacan dos elementos esenciales, absolutamente complementarios, perodiferentes: procedencia y orden natural. Nez Fernndez defiende esta idea y asegu-ra que [] la prueba ms evidente de que son dos principios diferentes la tenemosen las diversas posturas que sobre el orden originario mantienen algunos tericos dela archivstica de diferentes pases sin poner en tela de juicio el principio de respetoa la procedencia de los fondos [].67

La espaola Heredia aporta algunos elementos que refuerzan la necesidadde aplicar y respetar el llamado orden originario. En primer lugar utiliza eltrmino orden natural haciendo referencia a la naturaleza de la gnesis deldocumento de archivo, frente al orden original, refirindose al orden que,en su origen, la institucin dio a los documentos.

Un buen ejemplo de esta afirmacin lo ofrece Fernndez Gil: Imaginemosque a una oficina municipal llegan espordicamente escritos de ciudadanos quequieren ceder sus vehculos abandonados al municipio [] como no es un asuntofrecuente la peticin se une al resto de la correspondencia. Seguramente se

64Ibdem. p. 33.65Elseviers Lexicon of Archival Terminology. Amsterdam, London, New York: Elsevier,

1964. p. 35.66Algunas denominaciones del principio de procedencia son: respect des fonds (Francia), mto-

do storico (Italia), principio de pertenencia (Alemania), principle of original order (EE.UU.).67E. Nez Fernndez. Ob. cit, p. 57.

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citar al individuo para que formalice un documento de cesin mediante unacitacin o notificacin que puede quedar archivada como correspondencia desalida. Cuando el ciudadano acuda se elevar un documento o acta de cesinque podr archivarse junto con otras actas de especial trascendencia. La comu-nicacin a Trfico se har posteriormente y es posible que se archive en unacarpeta identificada como Trfico o lo ms probable entre la correspondenciade salida []. El trmite que se llev en su da queda as completamente camu-flado y la recuperacin de la informacin completa ser tarea casi imposible[].68 Este tipo de problemas se hace mucho ms grave en instituciones comolas de nuestro pas donde no existen o no se ponen en prctica las normas deprocedimientos administrativos.

Siguiendo con la posicin de Heredia respecto al orden natural, ella ase-gura que [] ste afecta a cada una de las dependencias que integran a cadainstitucin y las series documentales generadas como consecuencia de activi-dades concretas []. Es decir, las notas esenciales de este principio afectarnal mantenimiento de la unidad e independencia del fondo, de su integridad ydel carcter seriado de los documentos.69

68P. Fernndez Gil. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales. p. 80.69A. Heredia Herrera. Ob. cit., p. 34.70Diccionario de Terminologa Archivstica. Ob. cit., p. 36.

Figura 10. Doble valor del principio de procedencia y orden natural de los documentos.

La aceptacin universal del principio de procedencia condujo al reconocimien-to del concepto de fondo como el nivel superior de agrupacin de documentos(agrupacin documental) del total de las partes que constituyen la documenta-cin generada por una institucin. El Diccionario de Terminologa Archivsticalo define como conjunto de documentos o de series generadas por cada uno delos sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejer-cicio de sus competencias [].70

El fondo est compuesto por otra agrupacin documental, las llamadas series do-cumentales que surgen como consecuencia de la ejecucin repetida de las funcionesde la institucin y del reflejo de dicha funcin en los documentos; o sea, son

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consecuencia del carcter seriado de los documentos de archivo. Despus delfondo, es la ms importante de las agrupaciones documentales. Dupl explicaque: Si ponemos en relacin las unidades documentales pertenecientes a un mis-mo tipo documental con el rgano productor y la funcin tendremos la serie do-cumental, entendida como el conjunto de documentos que responden a un mismotipo documental producido por un mismo rgano [...] en el ejercicio de una funcindeterminada dentro de una institucin [...].71 Se entiende aqu por tipo documental[] la unidad documental (simple o compleja) producida por un organismo en eldesarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimientoy cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos.72 O sea, son losdocumentos producidos como reflejo de una funcin concreta del sujeto productorque est regulada por un procedimiento administrativo.

Figura 11. Esquema de la serie documental.

La serie documental es el resultado de la evolucin del principio de proce-dencia y orden natural de los documentos, y no la aportacin apriorstica deninguna escuela archivstica en particular, sino que es la consecuencia del estu-dio detenido de las caractersticas particulares de gnesis del documento delarchivo y de su naturaleza. Prueba de ello es el consenso terico alcanzado entorno a esta en los trabajos de normalizacin de la descripcin archivstica de-sarrollado por el CIA y plasmado felizmente en la norma ISAD (g).73

71A. Dupl del Moral. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de Madrid. p. 87.72Diccionario de Terminologa Archivstica. Ob. cit., p. 52.73ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica: Adoptada por el Comit

de Normas de Descripcin, Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999. 2a. ed. Madrid:Subdireccin de los Archivos Estatales, 2000.

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Siguiendo el concepto de serie: conjunto de documentos producidos por unmismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma funcin, y cuyo acto ad-ministrativo ha sido plasmado en un mismo tipo documental [],74 podemos entoncescomprender que toda serie est compuesta por un determinado tipo documental.Estos tipos documentales (o documentos) pueden ser simples o complejos.

Las unidades documentales simples estn conformadas por un solo documen-to: una carta, un informe, una memoria, un registro. Las unidades documentalescomplejas son los expedientes: Conjunto ordenado de documentos [] que ma-terializan actuaciones secuenciales y procedimentales de la Administracin enca-minadas a la resolucin de un asunto, que reflejan una situacin continuada en eltiempo o que estn dotados de cierta autonoma.75 Un ejemplo de estos puedenser los expedientes de quejas, expedientes personales o expedientes de lasreuniones del Consejo de Direccin.

El siguiente cuadro demuestra el reconocimiento internacional de las agru-paciones documentales hacia el interior del fondo, en especial de la serie y lasunidades documentales.

74J. L. la Torre Merino. Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales.Escuela Iberoamericana de Archivos. Experiencias y materiales / Jos Luis la Torre Merino yMercedes Martn Palomino. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes, 2000. p. 22.

75A. Dupl del Moral. Ob. cit., pp. 70-73.76Tomado de: M. D. Canciller Arribas. Hacia una aplicacin uniforme de ISAD (g): Los niveles

de descripcin, Mara Dolores Canciller Arribas y Juan Jos Generelo Lanaspa, en Tabula.Asociacin de Archiveros de Castilla y Len. No. 4. 1999. p. 145.

Figura 12. Niveles de descripcin en las diferentes normas nacionales e internacionales.76

A pesar de que las expuestas hasta aqu son las agrupaciones documentalesms reconocidas en el mbito de la disciplina en la actualidad, existe otra que

Niveles de descripcin en las diferentes normas internacionales

MAD 2 (1989) APPM 2 (1989)

RDDA (1990)

ISAD (G)(1993)

archivo-institucin repository - - - grupo de fondos management group - -

fondo group

record group fonds fonds subfondo - seccin subgroup - subfonds

Subseccin -

subgroup

- - serie class serie srie series

subserie - subserie - subseries unidad de

localizacin item - - -

unidad documental item/piece file unit / folder dossier file documento en

expediente piece - piece item

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debemos considerar la seccin de fondo, entendida, ms que como una agrupa-cin documental, como una [] subdivisin del fondo identificada con laproduccin documental de una unidad o divisin administrativa [] de la ins-titucin que produce el fondo[].77

Figura 13. Esquemas de las agrupaciones documentales.

1.5. El ciclo de vida y la teora de las edades de los documentos

Desde los aos cincuenta del siglo XX el modelo terico de la gestin docu-mental ha sido el concepto de ciclo de vida de los documentos. Este se elaboren clara analoga con el desarrollo de un organismo biolgico, pues se conside-r que los documentos nacen (fase de nacimiento o creacin), viven (fase demantenimiento y uso) y mueren (fase de disposicin o expurgo).78 Esta teorafue elaborada por el norteamericano Phillip C. Brooks y sus colegas Ernst Posnery Theodore Schellemberg la difundieron. El concepto se populariz a travs de lacreacin de programas de gestin documental e implementacin de los llamadosrecords centers o archivos intermedios. Segn Joaqun Llans: La teora del ciclovital del documento incorpora la idea de la globalidad al mtodo archivstico en lamedida en que se concibe el fondo documental de una institucin el fondo docu-mental como un todo indivisible que fluye permanentemente desde las oficinas

77A. Heredia Herrera. Ob. cit., p. 143.78J. R. Cruz Mundet. La gestin de documentos en el Estado espaol: balance y perspectivas. p. 30.

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productoras hasta el archivo histrico [], es decir, fluye a travs del sistemaarchivstico institucional pasando por las etapas activa, semiactiva e inactiva o,si se prefiere, corriente, intermedia e histrica.79

Este modelo terico se complement a partir de 1972 con la teora de lasedades de los documentos, propuesta por Carlos Wyffels, en la que planteabaque los documentos pasaban por tres edades: edad administrativa (documentoscorrientes), edad intermedia (documentos semicorrientes) y edad histrica (do-cumentos no corrientes o permanentes) y consideraba que los documentos noson algo muerto e inactivo, sino que tienen vida propia.80

Segn Wyffels, la primera edad es de circulacin y tramitacin por los cana-les y cauces normales en busca de respuesta o solucin para el asunto iniciado.Est cerca del funcionario responsable de su tramitacin y es de manejo fre-cuente. En la segunda edad el documento o expediente debe conservarse y esmuy pocas veces objeto de consulta, por lo que su valor primario decrece yaumenta su valor secundario. En la tercera edad el documento adquiere valorpermanente y su uso ser por su valor cultural para la investigacin. Los docu-mentos se conservarn permanentemente.

79Joaqun Llans i Sanjun. Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos. Bergara.1993. p. 21.

80Ibdem p. 33.

Figura 14. Esquema que relaciona las teoras de ciclo de vida y edadesde los documentos.

Ambas teoras (ciclo de vida y edades de los documentos) resultan esencia-les para la comprensin del objetivo fundamental del captulo II de este texto:Administracin de archivos y sistema archivstico.

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Captulo II

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOSY SISTEMA ARCHIVSTICO

2.1. La Teora General de Sistemas y el Sistema ArchivsticoInstitucional

La concepcin sistmica del universo, aunque con importantes antecedentesdesde el siglo XVIII, se consolida en el siglo xx con la formulacin, por parte deLudwid von Bertalanffy, de la Teora General de Sistemas. Dentro de la con-cepcin de esta teora las premisas bsicas de un sistema, como explica GloriaPonjun,81 son las siguientes:

Los sistemas existen dentro de los sistemas (las molculas existen dentro declulas, las clulas dentro de tejidos, los rganos dentro de los organismos)