GERKO : Sistem Fail

8/7/2019 GERKO : Sistem Fail

1/15

Skop Perbincangan

1. Konsep Fail

2. Jenis-jenis Fail

3. Senarai Fail Panitia Di Sekolah

4. Isu-isu Semasa Dalam Sistem Fail


2/15

Merupakan folder atau tempat menyimpansurat-surat atau dokumen-dokumen yangpenting

Setiap folder akan dilabelkan mengikuttajuk atau nombor panggilan.

Ia merupakan alat rujukan bagi sesuatu

proses pengurusan sesebuah organisasi.


3/15

Cara atau kaedah penyimpanan data,rekod dan dokumen yang tersusun dankemas.

Ia juga merupakan satu proses klasifikasi,penyusunan, penyimpanan danpelupusan rekod.

Ia berfungsi untuk pelaporan,pelaksanaan dan proses tindakan susulan


4/15

Mudah disimpan, dicari dengan cepatdan difahami

Tidak kompleks dan mengelirukan

Memenuhi keperluan organisasi

Mudah diproses dan diklasifikasikan

Mempunyai sistem rujukan atau carian


5/15

Ada empat jenis mengikut pengkelasan(sistem) iaitu:-

a. Pengkelasan mengikut abjad

b. Pengkelasan mengikut perkara

c. Pengkelasan mengikut angka

d. Pengkelasan mengikut tempat atau

kawasan


6/15

Kod sistem ditulis di bahagian bawahgarisan selepas alamat dan logo

Ada 2 kod fail iaitu, Ruj. Kami (kod fail

pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukanagensi luar)

Sampul kecil digunakan untuk failsementara (sekiranya fail asal hilang)

Kertas minit kecil dikepilkan padahelaian depan fail untuk perhatian danmakluman


7/15

Mengikut warna, seperti;

a. Putih Terbuka dan terhad

b. Hijau SULIT (fail peribadi)

c.Merah Jambu Rahsia (dokumen negara)

d. Kuning Rahsia Besar; Berpalang merahdi sebelah luar kulit (dokumenkeselamatan negara bagi kes ISA)

e. Sampul Kecil fail sementara (fail asalhilang dan akan dipindah semula ke failasal setelah dijumpai)


8/15

Fail Terhad (putih) Berkaitan perkara 53(c). Dokumen ini tidak bolehdidedahkan kepada sesiapapun yang tidak berkaitan. Fail Rahsia dan Sulit Berkaitan perkara 53(b). Dokumen hak persekutuan

atau negeri dan digunakan oleh individu yang terlibatsahaja, tidak boleh didedahkan kepada orang yangtidak berkaitan.

Fail Rahsia Besar b

Berkaitan perkara 53(a). Dokumen hak persekutuan ataunegeri yang digunakan untuk tugas-tugas rasmi dantidak boleh didedahkan kepada orang yang tidakberkaitan.


9/15

Namakan fail ikut tajuk atau perkara

Nomborkan ikut sistem SMSS01/05/01

Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk Tampal kertas minit disebelah kiri

kulit (rujukan)

Dokumen disebelah kanan

(masukkan dalam lubang yangbertali)

Susunan ikut tarikh terkini.


10/15

Dari kanan ke kiri

Surat keluar pen biru atau hitam

Surat masuk pen merah

Catatkan di kertas minit rujukan

Tulis ikut lajur bertajuk


11/15

Setelah dokumen ada 100 helai ataubersamaan tebal fail satu inci

Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth:JPNS 3552/26/Jld 2(24)

Fail lama diikat dengan tali putih

Disimpan bersama dengan fail baru


12/15

Lima tahun ikut keperluan dan garispanduan

Maklum pada arkid negara selepas 5

tahun Jika tiada jawapan, tindakan adalah

disimpan di tempat yang ditetapkanuntuk rujukan.

Dimusnahkan apabila dapat kebenarandari pihak berwajib atau kerajaan (jikafail persekutuan atau negeri)


13/15

MinitMesyuarat PanitiaSurat-menyurat dan Pekeliling-pekelilingSukatan dan Huraian Sukatan PelajaranRancangan Pelajaran TahunanMaklumat/Jadual peribadi setiap ahlipanitiaPenyeliaan pengajaran dan pembelajaranSemakan kerja bertulis

Kewangan dan inventoriBank soalanProgram PanitiaFail timbul


14/15

Tiada buku peredaran/pergerakan fail

Sistem yang tidak tekal atau konsisten

Fail ikut bersama pengguna/pengerak

Tidak dipelihara penggunaannya

Tiada pemantauan pengurusan fail

Fail dibuat tidak mengikut tatacara

pembinaan sesuatu fail Fail tidak ikut sistem dan keperluan

organisasi


15/15

Sekian, terima kasih

Documents

GERKO : Sistem Fail