Genèse du Projet

2005

Île-de-France : multitude d’Universités, de bibliothèques et de collections qui se recoupent ou non -> manque de lisibilité Des BU proposent sur leur site une adresse mail (Sorbonne Nouvelle – Paris 3, Sorbonne - Paris 4, BIU Sorbonne) et/ou un forum (BSG) Faire évoluer cette activité en un véritable service à distance Prestations à distance basées sur les missions des BU (valorisation des collections et des services) et les besoins des étudiants (environnement numérique)

2006 - 2007

1 mémoire de l’ENSSIB (Claire Nguyen) et un rapport de stage d’étude (David Benoît) Mise en place d’un groupe de travail informel Effet boule de neige : 9 établissements dans le groupe de travail en 2007

2008 - 2009

Souhait de soutenir des services numériques avec du contenu, la ville de Paris subventionne Rue des facs à hauteur de :

- 50 000 € pour 2008 - 50 000 € pour 2009

Rue des Facs ouvre en janvier 2009

2010 : Nouveau site Internet www.ruedesfacs.fr

2011 : BoUssole, guide des bibliothèques universitaires d’Île-de-France

2012 : Univ-mobile, l’application mobile des universités Adhésion à la charte du Service d’information @ la demande (Si@de)

Quels objectifs ?

Répondre, en mode asynchrone, aux questions des étudiants et des enseignants des universités participant au service (sans exclusion des autres usagers) Mettre en commun les compétences professionnelles, les ressources des bibliothèques participantes et valoriser de nouveaux services en ligne Aider à la recherche documentaire via des prestations à distance

Quels objectifs ?

Renseigner le public qui ne peut pas se déplacer en bibliothèque (empêchés, salariés)

Prendre en compte les nouvelles habitudes de travail des étudiants (mail, chat), les outils en ligne dans le travail des étudiants

Diversifier les services en BU

Quels objectifs ?

Valoriser la démarche pédagogique et documentaire : comment on effectue une recherche à la bibliothèque, comment on utilise Internet et les ressources électroniques des établissements

Partager les coûts, mutualiser les compétences, les effectifs, les moyens financiers et techniques

Quels objectifs ?

Contribuer à la formation continue des personnels (connaissance des ressources électroniques)

Valoriser l’image des établissements

Procédure de démarche-qualité des établissements : formalisation des procédures et de la qualité de ce service de référence

Rue des facs en 2014 :

25 établissements d’Île-de-France conventionnés

Les services communs de documentation de Paris 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, Paris-Dauphine, Evry Val d'Essonne, Cergy-Pontoise

Les bibliothèques interuniversitaires : Cujas, Sainte-Geneviève, Sainte-Barbe, Sorbonne, bibliothèque de documentation internationale contemporaine ;

Les établissements : Sciences Po – la bibliothèque, bibliothèque de la Fondation Maison des sciences de l'homme, bibliothèque de l’INHA, bibliothèque du Musée du Quai Branly, bibliothèque de la Cité de l'architecture et du patrimoine

Plus de 170 répondants

Domaines de la connaissance couverts : Philosophie, Droit, Sciences politiques, Sciences économiques et de gestion, Arts, Histoire Géographie, Littérature et langues, Sciences humaines et sociales, Médecine, Pharmacie, Sciences

Statistiques : environ 1800 questions en 2013

Prospection de nouveaux partenaires : (bibliothèques de l’école des Chartes, d’HEC, du Museum d’histoire naturelle, de Polytechnique, de la bibliothèque Mazarine etc.

DONC

Mutualisation : Rue des facs est un service de référence virtuel qui transcende les frontières des établissements membres et rend service à la communauté universitaire d’Île-de-France. Le service est cependant ouvert à tous et gratuit, comme défini dans la Charte du service / Si@de Transdisciplinaire

Délai de réponse en 72h Les réponses sont pédagogiques et accompagnent le questionneur dans sa recherche. Dans cette perspective le répondant propose une bibliographie non exhaustive.

Workflow

Asynchrone

Rythme des réunions :

Le comité opérationnel se réunit tous les deux mois environ

Le comité de pilotage se réunit une fois l’an

Les responsables thématiques se réunissent deux fois par an

Ils organisent une fois par an des réunions thématiques avec les répondants

Les référents établissement se réuniront une fois par an (bilan + concertation + évolution com à la fin de l’année)

Les membres du réseau se réunissent tous les deux ans, dernière fois en novembre 2012 (photos)

À quoi ça ressemble ? Pour l’utilisateur

À quoi ça ressemble ? Le formulaire (exemples)

Quelle solution logiciel ?

QuestionPoint d’OCLC

Quels avantages, quels inconvénients ?

• Vers une autre solution logicielle ?

Pour le répondant : Question Point

Le Wiki professionnel :

Nombre de questions traitées par an

1492

1794

16001500

1167

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

2009 2010 2011 2012 2013

No

mb

re d

e q

uesti

on

s

Statistiques nombre de questions envoyées par mois (2009-2013)

212

102

69

8

79

159

79

157

11999

61

141

82

121 122

151

93

62

24

128

227212

179

128 123

17

103

254

128

169

214

178

123

31

146

216

136

208194

108

353

228

6283

5898

160

158

144

149

124

240

97

144

45

5858

6519

114

0

50

100

150

200

250

300

350

400

ja

nv-

09

ma

rs-

09

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09

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09

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09

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10

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10

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10

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10

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10

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11

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11

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11

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11

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11

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12

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12

mai-

12

juil-

12

sept-

12

nov-

12

ja

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13

ma

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13

mai-

13

juil-

13

sept-

13

nov-

13

No

mb

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Nombre de questions reçues par thématique en 2012

Arts

Littérature et

linguistique

Sciences éco et

gestion

Science politique

Histoire et

géographieSociologie

Sciences exactes

Médecine/odonto/

pharma

Droit

Divers

Psychologie Philosophie ArchitectureStaps

Ethno/anthrop

Sciences de

l'éducation

Nombre de questions reçues par thématique en 2013

Arts

Littérature et

linguistique

Sciences éco et

gestion

Sciences

politiquesHistoire et

géographieSociologie

Sciences exactes

Médecine/odonto/

pharma

Droit

Divers

Sciences de

l'éducation

PsychologieArchitecturePhilosophie

StapsEthno/anthropo

Statistiques thématiques

Qualitatif > Quantitatif

Qualitatif > Quantitatif

Statistiques Réseaux sociaux

Statistiques Réseaux sociaux

Communication Communication interne

Une Newsletter est envoyée tous les deux mois au réseau et aux directeurs des bibliothèques participantes

Des mails sont envoyés régulièrement au réseau de répondants

Un wiki pro (Actu/Tutos/Document/Cr de réunion/Stats/Who’s who)

Echanges mail/téléphone avec les responsables thématiques/référents établissements et répondants

Formation des répondants

Déplacement (notamment aux réunions thématiques)

Une mutualisation de la communication Communication externe

Une charte graphique Un Kit de promotion :

Affiches / Marques-pages Logo / Présentation sur les sites des bibliothèques participantes Ecrans de diffusion et d’affichage dynamique Présentation lors des formations et visites des étudiants et des personnels Espaces numériques institutionnels Opac (en cas de recherche infructueuse) Formulaire d’accès direct Affichage des dernières questions publiées sur le carnet Réseaux sociaux des bibliothèques partenaires Valorisation auprès des instances des établissements et services des Université (secrétariats pédagogiques/directeurs d’UFR/composantes etc.)

Facteurs de réussite

Un contexte porteur (mode)

Une envie de réelle coopération documentaire au-delà des limites d’un établissement

Une volonté politique initiale

Un cadre formel très léger

Une réelle concertation entre les participants sur tous les aspects du service

Conclusion Un service virtuel collaboratif impose :

une nouvelle approche du métier une interrogation du fonctionnement de l’établissement de nouvelles relations avec les répondants des établissements

Un service virtuel collaboratif permet : une (re)valorisation des pratiques professionnelles une nouvelle dynamique