224
GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN DAN UPAYA PENGENDALIANNYA DI GUDANG MEDIS INSTALASI FARMASI RSUD KOTA BEKASI PADA TRIWULAN I TAHUN 2015 SKRIPSI Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat Oleh : AJRINA WINASARI NIM. 1111101000046 PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 H / 2015 M

GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN

DAN UPAYA PENGENDALIANNYA DI GUDANG MEDIS

INSTALASI FARMASI RSUD KOTA BEKASI

PADA TRIWULAN I TAHUN 2015

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat

Oleh :

AJRINA WINASARI

NIM. 1111101000046

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1436 H / 2015 M

Page 2: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

i

Page 3: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

ii

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

SKRIPSI, DESEMBER 2015

Ajrina Winasari, NIM: 1111101000046

“Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat Paten Dan Upaya Pengendaliannya Di

Gudang Medis Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi Pada Triwulan I Tahun 2015”

xii + (163) halaman, (10) tabel, (7) bagan, (12) lampiran

ABSTRAK

Latar Belakang : Instalasi farmasi bertanggung jawab untuk menjamin dan memastikan

kualitas, manfaat, keamanan serta ketersediaan obat-obatan dapat tepat jenis, tepat jumlah,

dan tepat waktu pada saat dibutuhkan. Gudang farmasi RSUD Kota Bekasi belum optimal

dalam melakukan pengelolaan obat, hal ini karena belum adanya keseimbangan antara

permintaan dan ketersediaan obat sehingga terjadi stock out dan pembelian cito. Untuk itu

perlu dilakukan analisis mengenai sistem pengelolaan obat dan diketahuinya faktor penyebab

kekosongan obat di gudang farmasi.

Metode : Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang

digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dari wawancara mendalam,

observasi, dan telaah dokumen. Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi Farmasi,

Wakil Kepala Instalasi Farmasi, Kepala Gudang Farmasi, Kepala UPBJ, dan Distributor.

Hasil Penelitian : Pengelolaan obat yang dilakukan di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi

masih belum cukup efektif. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa komponen input (SDM,

Dana, Kebijakan, Prosedur, dan Distributor), proses (Perencanaan, Pengadaan, Pengawasan

dan Pengendalian), serta output (Stock Out, Obat Kadaluarsa, dan Stock Opname) yang belum

sesuai dengan Permenkes No.58 tahun 2014 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah

sakit. Faktor yang mempengaruhi terjadinya kekosongan obat yaitu faktor dana dan faktor

distributor. Pengendalian persediaan obat paten di gudang farmasi dilakukan melalui stock

opname dan belum menggunakan metode pengendalian yang khusus. Upaya pengendalian

persediaan obat paten melalui analisis ABC terdapat 28 jenis obat yang tergolong kelompok

A, terdapat 30 jenis obat paten yang tergolong kelompok B, dan 70 jenis obat paten yang

tergolong kelompok C. Berdasarkan metode EOQ didapatkan jumlah pemesanan optimum

obat paten yang tergolong kelompok A berjumlah mulai dari 5-375 item. Berdasarkan metode

Reorder Point (ROP) dengan mempertimbangkan buffer stock diperoleh titik pemesanan

kembali untuk kelompok A mulai dari 34-2257 item.

Saran : Diharapkan manajemen RS lebih memperhatikan kegiatan pengendalian obat di

gudang farmasi dan menjaga ketersediaan jumlah obat agar terhindar dari kekosongan obat

yang akan mempengaruhi pelayanan dan memberikan kerugian bagi rumah sakit.

Kata Kunci : Manajemen Persediaan, Kekosongan Obat, Analisis ABC, EOQ, ROP

Daftar Bacaan : 57 (1999-2014)

Page 4: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

iii

STATE ISLAMIC UNIVERSITY OF JAKARTA

FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCE

PUBLIC HEALTH PROGRAM STUDY

HEALTH CARE MANAGEMENT

SKRIPSI, DECEMBER 2015

Ajrina Winasari, NIM: 1111101000046

“Causes of Emptiness Stock Drug Patents and Effort control in Warehouse Pharmacy

Medical City Hospital Bekasi 2015”

xix + 165 pages, 10 table, 7 frame, 12 appendix

ABSTRACT

Background : Pharmacy is responsible for guarantee and ensuring the quality, benefits,

safety and availability of drugs can be the exact kind, quantity, and timely in times of need.

Hospital pharmacy warehouse of Bekasi City not optimal in managing medication, it is

because there is no balance between demand and availability of drugs resulting in stock out

and purchase cito. It is necessary for the analysis of the medication management system and

know the factors causing stock out drug in pharmaceutical warehouse.

Methods : This research is descriptive qualitative research. Data used in this research is

primary data collected from in-depth interviews, observation, and document analysis. The

informants consisted of Head of Pharmacy, the Deputy Head of Pharmacy, Head of

Warehouse, Head of the procurement unit, and distributors.

Results : Medication management is done in the pharmaceutical warehouse Bekasi City

Hospital is still not be effective. This is because there are still some components such as

inputs (human resources, budget, policies, procedures, and distributors), processes (planning,

procurement, monitoring and control), and output (stock outs, expired drugs, and stock

opname) were not in accordance with standard pharmacy services in hospitals in 2014.

Factors that cause drug empty are budget factors and distributor factors. Inventory control in

warehouses pharmaceutical patent medicine is done through stock opname and not using that

specific control methods. Patent drug supply control efforts through ABC analysis there are

28 types of drugs that are categorized as group A, there are 30 kinds of patented drugs

classified as group B, and 70 types of patent medicines that belong to a group C. Based on

EOQ method, optimum ordering quantity for 28 types of drugs that are categorized as group

A was ranged from 5-375 items. Based on reorder point (ROP) method, reorder point/reorder

time for 28 types of drugs that are categorized as group A was ranged from 34-2257 items.

Suggestion : Hospital management is expected to pay more attention to control drugs in a

pharmaceutical warehouse for avoid stock out drugs that would affect service and

disadvantages hospital.

Key Word : Inventory Control, Stock Out, ABC Analysis, EOQ, ROP

Bibliography : 57 (1999-2014)

Page 5: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

iv

Page 6: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten
Page 7: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

vi

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama : Ajrina Winasari

JenisKelamin : Perempuan

Tempat / TanggalLahir : Jakarta, 14 Mei 1993

Alamat : Jl. Lumbu Tengah 1E No. 113, Rawalumbu, Bekasi

Agama : Islam

No. Telp : 089604449808

E-mail : [email protected]

RIWAYAT PENDIDIKAN

2011 – sekarang : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan Masyarakat

UIN Syarif Hidayatulah Jakarta

2008 – 2011 : MAN 02 Kota Bekasi

2005 – 2008 : SMP Bani Saleh 2 Kota Bekasi

1999 – 2005 : SDN BJRL IX

1998 – 1999 : TK An – Nisa

RIWAYAT ORGANISASI

2006 – 2007 : PMR SMP Bani Saleh 2

2009 – 2010 : Sekretaris Pramuka MAN O2 Kota Bekasi

2013 – 2014 : Sekretaris II HACAMSA UIN Jakarta

PENGALAMAN KERJA

Januari 2014 – Maret 2014 : Pengalaman Belajar Lapangan di Kelurahan

Buaran RW 03

Januari 2015 – Maret 2015 : Praktek Kerja (Magang) di RSUD Kota Bekasi

Page 8: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

vii

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Alhamdulillahirabbil’alamin. Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmat, hidayah dan karunia-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi

yang berjudul “Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat Paten dan Upaya

Pengendaliannya di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi tahun 2015”. Shalawat serta

salam tidak lupa penulis sampaikan pada baginda Rasullulah Muhammad SAW yang

membawa umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Penyusunan skripsi ini merupakan salah satu persyaratan untuk menyelesaikan

program Strata Satu (S1) pada program studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran

dan Ilmu Kesehatan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Penyelesaian

skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak. Pada kesempatan ini,

penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat sehat dan kelancaran sehingga penulis

dapat menjalankan skripsi ini dengan lancar.

2. Kedua orang tua tercinta, yaitu Bapak Arno Sugiyarno dan Ibu Dewi Panawiningsih,

saudaraku tercinta, dan adik-adik penulis yang selalu mendoakan, memberi dukungan,

semangat, serta selalu memberikan kasih sayangnya yang tiada henti kepada penulis.

3. Bapak Arif Sumantri selaku Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Fajar Ariyanti, selaku Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas

Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

5. Bapak dr. Yuli Prapancha Satar, MARS dan Ibu Catur Rosidati, MKM selaku

Pembimbing Fakultas yang telah memberikan arahan serta bimbingannya dengan

sangat baik.

6. Ibu Dwi Agus Sumarni, S.Si. Apt selaku Kepala Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi

yang telah memberikan bimbingan, arahan dan perizinan dalam memberikan

informasi yang dibutuhkan selama penelitian.

7. Ibu Fadliah Bayu Adlina, S.Farm, selaku Kepala Gudang Farmasi yang telah banyak

membantu dalam memberikan informasi terkait kegiatan manajerial di instalasi

famasi. Bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi yang telah

Page 9: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

viii

banyak memberikan bantuan, berbagi ilmu dan pengalaman kerjanya dirumah sakit

yaitu Pak Andy, Pak Ferdy, Pak Afi, Ibu Resty, Ibu Fia, Mas Ozan dan Mas Rian.

8. Pak Tono selaku staf di instalasi Diklat yang sudah banyak membantu dalam

memberikan kemudahan perizinan dan administrasi surat di RSUD Kota Bekasi.

9. Agus Setiawan, terima kasih banyak atas seluruh dukungan, semangat, dan doanya

selama ini. Selalu mendampingi disaat kesusahan, kebosanan, dan perjuangan selama

disusunnya skripsi ini.

10. Teman-teman seperjuangan Program Studi Kesehatan Masyarakat yaitu Eka Lestari

Sitepu, Putri Anggraeni, Putri Dwi Karina khususnya Peminatan Manajemen

Pelayanan Kesehatan yaitu Anis Saputri, Nurul Ismi, Safira Hilwa, Sri Henny dan

yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas semangat, doa, motivasi

dan kebersamaan kita selama ini. Senang menjadi bagian dari kalian MPK 2011.

Dan pihak-pihak lain yang secara tidak langsung juga membantu saya dalam

menyelesaikan penyusunan skripsi ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dengan

mengirimkan doa kepada Allah SWT, penulis berharap semua kebaikan yang telah

diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Amin. Penulis menyadari bahwa

penyusunan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari segi materi maupun

teknik penulisan. Untuk itu, kritik dan saran yang bersifat membangun penulis

harapkan. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan dapat

menambah pengetahuan bagi para pembaca pada umumnya serta dapat menjadi

referensi penulisan skripsi bagi mahasiswa lain.

Wassalamualaikum Wr. Wb

Bekasi, Desember 2015

Penulis

Page 10: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ..................................................................................................................

LEMBAR PERNYATAAN ...................................................................................................... i

ABSTRAK ................................................................................................................................ ii

ABSTRACT ............................................................................................................................. iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN ........................................................................................ iv

LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................................... v

RIWAYAT HIDUP PENULIS .............................................................................................. vi

KATA PENGANTAR ............................................................................................................ vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................................. xiii

DAFTAR BAGAN ................................................................................................................ xiv

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................................... xv

DAFTAR SINGKATAN .......................................................................................................... xvi

DAFTAR ISTILAH ................................................................................................................ xvii

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ........................................................................................................ 1

1.2. Rumusan Masalah ................................................................................................. 10

1.3. Pertanyaan Penelitian ............................................................................................ 12

1.4. Tujuan Penelitian .................................................................................................. 12

1.4.1. Tujuan Umum .............................................................................................. 12

1.4.2. Tujuan Khusus ............................................................................................. 13

1.5. Manfaat Penelitian ................................................................................................ 14

1.5.1. Bagi Peneliti ......................................................................................... 14

1.5.2. Bagi Rumah Sakit ................................................................................ 14

1.5.3. Bagi Program Studi Kesehatan Masyarakat ........................................ 14

1.6. Ruang Lingkup Penelitian ..................................................................................... 15

Page 11: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

x

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................... 16

2.1. Manajemen Logistik ...................................................................................... 16

2.1.1. Tujuan Manajemen Logistik ................................................................... 17

2.1.2. Fungsi Manajemen Logistik ................................................................... 17

2.2. Manajemen Persediaan ....................................................................................... 22

2.2.1. Perencanaan Persediaan .......................................................................... 26

2.2.2. Pengadaan Persediaan ............................................................................. 27

2.2.3. Pengawasan Persediaan .......................................................................... 28

2.2.4. Pengendalian Persediaan ......................................................................... 29

2.2.4.1. Pengendalian Persediaan dengan Analisis ABC Investasi ............ 30

2.2.4.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode EOQ ............................ 33

2.2.4.3. Pengendalian Persediaan dengan Safety Stock .............................. 35

2.2.4.4. Pengendalian Persediaan dengan Metode ROP ............................. 37

2.3. Stock Out ............................................................................................................ 39

2.4. Obat .................................................................................................................... 40

2.5. Pengertian Sistem ............................................................................................... 40

2.6. SDM ................................................................................................................... 41

2.7. Prosedur .............................................................................................................. 43

2.8. Dana .................................................................................................................... 43

2.9. Kebijakan ............................................................................................................ 44

2.10. Distributor ....................................................................................................... 44

2.11. Rumah Sakit .................................................................................................... 45

2.12. Instalasi Farmasi ............................................................................................. 47

2.13. Kerangka Teori ............................................................................................... 51

BAB III KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI ISTILAH............................................ 52

3.1. Kerangka Konsep ....................................................................................................... 52

3.2. Definisi Istilah ............................................................................................................ 56

Page 12: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xi

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN ............................................................................ 61

4.1. Desain Penelitian ........................................................................................................ 61

4.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ...................................................................................... 61

4.3. Informan Penelitian .................................................................................................... 61

4.4. Instrumen Penelitian .................................................................................................. 62

4.5. Pengumpulan Data ..................................................................................................... 62

4.6. Validitas Data ............................................................................................................ 63

4.7. Penyajian Data ........................................................................................................... 66

4.8. Pengolahan Data ........................................................................................................ 66

4.9. Analisis Data .............................................................................................................. 68

BAB V HASIL PENELITIAN .............................................................................................. 73

5.1. Gambaran Umum RSUD Kota Bekasi ....................................................................... 73

5.1.1. Visi dan Misi RSUD Kota Bekasi .................................................................. 70

5.2. Gambaran Umum Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi ........................................... 74

5.3. Input Manajemen Persediaan ...................................................................................... 75

5.3.1. Sumber Daya Manusia ..................................................................................... 76

5.3.2. Dana ............................................................................................................... 82

5.3.3. Prosedur .......................................................................................................... 84

5.3.4. Kebijakan ....................................................................................................... 88

5.3.5. Distributor ...................................................................................................... 88

5.4. Proses ......................................................................................................................... 92

5.4.1. Perencanaan Persediaan .................................................................................. 93

5.4.2. Pengadaan Persediaan ..................................................................................... 96

5.4.3. Pengawasan Persediaan ................................................................................... 99

5.4.4. Pengendalian Persediaan ............................................................................... 100

5.5. Output ...................................................................................................................... 103

5.5.1. Stock Out ....................................................................................................... 105

5.5.2. Obat Kadaluarsa ............................................................................................ 108

5.5.3. Stock Opname ................................................................................................ 109

5.6. Upaya Pengendalian Persediaan .............................................................................. 111

5.6.1. Klasifikasi ABC Investasi ............................................................................. 111

5.6.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode EOQ ............................................ 114

5.6.3. Pengendalian Persediaan dengan Metode ROP ........................................... 118

Page 13: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xii

BAB VI PEMBAHASAN .................................................................................................... 121

6.1. Keterbatasan Penelitian ............................................................................................ 121

6.2. Gambaran Kekosongan Stok Obat ............................................................................ 122

6.3. Gambaran Faktor Penyebab Kekosongan Stok Obat ................................................ 125

6.4. Input ........................................................................................................................ 131

6.4.1. Sumber Daya Manusia ................................................................................. 131

6.4.2. Dana ............................................................................................................. 135

6.4.3. Prosedur ........................................................................................................ 137

6.4.4. Kebijakan ..................................................................................................... 140

6.4.5. Distributor .................................................................................................... 141

6.5. Proses ....................................................................................................................... 142

6.5.1. Perencanaan Persediaan ................................................................................ 142

6.5.2. Pengadaan Persediaan ................................................................................... 144

6.5.3. Pengawasan Persediaan ................................................................................. 146

6.5.4. Pengendalian Persediaan ............................................................................... 147

6.6. Output ...................................................................................................................... 149

6.6.1. Stock Out ...................................................................................................... 149

6.6.2. Obat Kadaluarsa ............................................................................................ 150

6.6.3. Stock Opname Obat ........................................................................................ 152

6.7. Upaya Pengendalian Persediaan .............................................................................. 153

6.7.1. Klasifikasi ABC Investasi ............................................................................ 154

6.7.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode EOQ ........................................... 156

6.7.3. Pengendalian Persediaan dengan Metode ROP ........................................... 158

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................ 161

7.1. Kesimpulan ........................................................................................................................ 161

7.2. Saran .................................................................................................................................... 163

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... xviii

LAMPIRAN ......................................................................................................................... xxii

Page 14: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xiii

DAFTAR TABEL

Nomor

Tabel

Judul Tabel Halaman

Tabel 4.1 Triangulasi Sumber Dilihat dari Pedoman Wawancara 64

Tabel 4.2 Triangulasi Metode Dilihat dari Pedoman Wawancara 65

Tabel 5.1 Jumlah Ketenagaan Farmasi RSUD Kota Bekasi tahun

2015

76

Tabel 5.2 Karakteristik Informan di RSUD Kota Bekasi 79

Tabel 5.3 Data Pemesanan Cito di Gudang Farmasi RSUD Kota

Bekasi pada Triwulan I Tahun 2015

105

Tabel 5.4 Data Pemesanan Cito di Gudang Farmasi RSUD Kota

Bekasi pada Tahun 2014 dan tahun 2015

105

Tabel 5.5 Kelompok ABC berdasarkan Nilai Investasi Obat Paten

Periode Januari-Maret tahun 2015

113

Tabel 5.6 Biaya ATK dalam setiap pemesanan obat di Gudang

Farmasi RSUD Kota Bekasi

116

Tabel 5.7 Biaya Pemesanan dalam sekali pemesanan obat di Gudang

Farmasi RSUD Kota Bekasi

117

Page 15: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xiv

DAFTAR BAGAN

Nomor Bagan Judul Bagan Halaman

Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik 18

Bagan 2.2 Kerangka Teori 51

Bagan 3.1 Kerangka Konsep 54

Bagan 5.1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi 74

Bagan 5.2 Input Manajemen Persediaan 75

Bagan 5.3 Proses Manajemen Persediaan 92

Bagan 5.4 Output Manajemen Persediaan 104

Page 16: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Telaah Dokumen

Lampiran 2 Lembar Observasi

Lampiran 3 Matriks Wawancara

Lampiran 4 Matriks Triangulasi Sumber

Lampiran 5 Daftar Obat Kadaluarsa pada bulan Januari – Maret tahun 2015

Lampiran 6 Tabel Kelompok Obat Paten Berdasarkan Analisis ABC tahun 2015

Lampiran 7 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Kelompok A tahun 2015

Lampiran 8 Tabel Perhitungan ROP dan Buffer Stock Obat Paten Kelompok A

tahun 2015

Page 17: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xvi

DAFTAR SINGKATAN

BPJS = Badan Penyelenggara Jaminan Sosial

BPOM = Badan Perusahaan Obat dan Makanan

Depkes = Departemen Kesehatan

EOQ = Economic Order Quantity

IFRS = Instalasi Farmasi Rumah Sakit

JKN = Jaminan Kesehatan Nasional

NPWP = Nomor Pokok Wajib Pajak

PBF = Perusahaan Besar Farmasi

Permenkes/PMK = Peraturan Menteri Kesehatan

ROP = Reorder Point

RS = Rumah Sakit

RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah

SIUP = Surat Izin Usaha Perdagangan

SIPA = Surat Izin Praktek Apoteker

SDM = Sumber Daya Manusia

SOP = Standar Operasional Prosedur

UU = Undang - Undang

Page 18: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xvii

DAFTAR ISTILAH

Buffer Stock/Safety Stock = Stok pengaman untuk menghindari kemungkinan

terjadinya kekurangan persediaan

Cito = Pemesanan dilakukan insidental dan harus dikirim saat

itu juga

Defekta = Pendokumentasian/pencatatan mengenai permintaan

dan pengiriman obat dari gudang farmasi ke apotek

Expired Date = Tanggal Kadaluarsa

E- catalogue = Daftar Katalog obat secara online

E-purchasing = Pembelian obat secara online

Formularium = Dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan oleh

tenaga kesehatan dirumah sakit

Life – saving = Obat yang harus ada dirumah sakit sebagai obat

penyelamat hidup pasien

Lead Time = Waktu tunggu pemesanan obat atau waktu yang

diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima

Obat yang Fast Moving = Obat yang perputarannya cepat

Obat yang Slow Moving = Obat yang perputarannya lambat

Stock Out = Kekosongan Stok

Stock Opname = Kegiatan mencocokan jumlah fisik barang gudang

dengan kartu stok

User = Pengguna Obat (dokter)

Page 19: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Berdasarkan UU no.44 tahun 2009, Rumah Sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan

secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat

darurat. Salah satu kewajiban rumah sakit, yaitu membuat, melaksanakan, dan

menjaga standar mutu pelayanan kesehatan dirumah sakit sebagai acuan dalam

melayani pasien. Kewajiban ini menuntut rumah sakit untuk terus melakukan

upaya dalam memperbaiki kualitas pelayanan jasa yang diberikan.

Pelayanan kesehatan dirumah sakit memiliki 5 revenue center, diantaranya

pelayanan rawat jalan dan rawat inap, pelayanan gawat darurat, instalasi

laboratorium, instalasi radiologi dan instalasi farmasi (Suciati, 2006). Salah satu

tugas utama instalasi farmasi adalah pengelolaan, pelayanan, sampai dengan

pengendalian semua perbekalan kesehatan yang digunakan dirumah sakit (Siregar,

2004). Apabila tugas ini tidak dikelola dengan baik dan penuh tanggung jawab

maka dapat diprediksi bahwa kualitas pelayanan rumah sakit dan pemasokan RS

akan menurun.

Berdasarkan PMK no.58 tahun 2014 tentang standar pelayanan

kefarmasian dirumah sakit bahwa pelayanan kefarmasian dirumah sakit

merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah

sakit. Tuntutan pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu pelayanan

Page 20: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

2

kefarmasian, mengharuskan adanya perluasan dari paradigma lama yang

berorientasi kepada produk (drug oriented) menjadi paradigma baru yang

berorientasi pada pasien (patient oriented). Pelayanan yang berorientasi pada

pasien mengharuskan pelayanan kefarmasian yang dapat meningkatkan mutu

dalam pengelolaan dan kefarmasian klinis dirumah sakit.

Dalam menjamin mutu pelayanan kefarmasian harus dilakukan

pengendalian perbekalan farmasi yang bertanggung jawab. Menurut Permenkes

no.58 tahun 2014 bahwa pengendalian mutu kefarmasian meliputi kegiatan

monitoring dan evaluasi terhadap pelayanan yang diberikan. Kegiatan ini

bertujuan menjamin kegiatan sesuai dengan rencana, salah satunya untuk

mencegah terjadi kekosongan stok perbekalan farmasi saat dibutuhkan. Apabila

ditemukan stok obat yang kosong maka penyebabnya akan dipastikan dan diatasi

sehingga masalah tersebut dapat segera dikendalikan dan meminimalkan

kerugian.

Kekosongan stok obat dirumah sakit dapat mempengaruhi mutu pelayanan

yang diberikan. Menurut penelitian Academy of Managed Care Pharmacy

(AMCP) tentang The Reality of Drug shortages (2010) yang mayoritas

respondennya sebagian besar adalah kepala farmasi/apoteker, diperoleh hasil

bahwa kekosongan obat dapat mengakibatkan 55,5% kelalaian, 54,8% kesalahan

dosis, 34,8% kesalahan obat, 70,8% perawatan tertunda dan 38% mengakibatkan

keluhan pasien. Hasil penelitian ini menunjukkan persentase terbesar terhadap

kekosongan obat yaitu dapat menghambat dan mengakibatkan perawatan terhadap

pasien tertunda. Dari penelitian tersebut juga diketahui rumah sakit yang

Page 21: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

3

mengalami kekurangan obat melaporkan bahwa kenaikan biaya yang dikeluarkan

rumah sakit dapat terjadi akibat adanya kekurangan obat.

Kekosongan obat juga dapat mempengaruhi perawatan pada pasien.

Berdasarkan penelitian oleh Milena, dkk (2013) di Inggris diperoleh hasil bahwa

kekurangan obat dapat memiliki efek dalam perawatan pasien karena mereka

membatasi pilihan pengobatan yang tersedia untuk resep pasien. Menanggapi

kekurangan obat, sistem kesehatan harus bertindak cepat untuk mengidentifikasi

dan mendapatkan obat/produk alternatif. Hal ini dilakukan untuk menghindari

gangguan dalam perawatan pasien dan memberikan terapi obat yang aman. Dalam

penelitian ini juga dijelaskan bahwa kekurangan obat juga dapat mempengaruhi

prosedur dan pengambilan keputusan mengenai pengadaan obat.

Akibat lain dari adanya stok yang kosong yaitu rumah sakit akan mengalami

nilai kerugian. Hasil penelitian Renie & Widodo (2013) tentang Faktor Penyebab

dan kerugian akibat Stockout dan Stagnant Obat di Unit Logistik RSU Haji

Surabaya bahwa pada bulan Januari-April 2012 terdapat 166 jenis obat yang

mengalami stock out. Dari stock out obat ini mengakibatkan RSU Haji Surabaya

memiliki total kerugian yang diperhitungkan dengan hilangnya biaya kesempatan

(peluang untuk mendapatkan keuntungan yang hilang) mencapai Rp 10.836.405.

Hasil pada penelitian tersebut juga menjelaskan bahwa faktor penyebab

dari adanya stockout obat di RSU Haji Surabaya yaitu adanya floor stock,

kurangnya tenaga kerja untuk kegiatan inventory dan perencanaan pengadaan

yang tidak akurat. Untuk itu diperlukannya manajemen pengelolaan yang baik

Page 22: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

4

terhadap logistik obat dan perbekalan farmasi dirumah sakit agar tidak terjadi

stockout yang dapat merugikan rumah sakit.

Dari penelitian Dumbi (2012) bahwa faktor yang mempengaruhi

kekosongan obat di Instalasi Farmasi RSUD Pohuwato yaitu dana yang tersedia

tidak mencukupi untuk melakukan perencanaan pengadaan obat dan

keterlambatan dalam pembayaran tagihan dimana pemesanan barang sudah

melebihi dana yang tersedia dirumah sakit. Sedangkan berdasarkan hasil

penelitian Amiati Pratiwi (2009), Stock out Obat di Gudang Perbekalan

Kesehatan Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih pada Triwulan I tahun

2009 terdapat sebesar 5,70% jumlah permintaan obat yang tidak terlayani dari

gudang logistik ke depo farmasi dirumah sakit. Dimana permintaan yang tidak

terlayani ini disebabkan karena tidak tersedianya obat di gudang atau terjadi

kekosongan obat di gudang logistik. Barang yang diminta tersedia namun secara

kuantitas tidak dapat memenuhi permintaan atau barang tidak tersedia sama

sekali.

Berdasarkan penelitian oleh Anindita tentang Cara Pengendalian

Persediaan Obat Paten di RS Zahirah (2014), kekosongan obat juga terjadi

dimana terdapat 164 jenis obat yang pernah dibeli ke apotek luar pada triwulan I

(Januari-Maret) tahun 2014. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat 164 jenis obat

yang belum dapat disediakan dalam jumlah yang diminta pada waktu dibutuhkan

sehingga harus dibeli secara cito ke apotek luar. Hal ini tentu saja dapat

merugikan karena pembelian obat di luar rumah sakit akan lebih mahal

dibandingkan membeli ke distributor.

Page 23: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

5

Hal serupa juga terjadi di RSUD Kota Bekasi. Berdasarkan wawancara dan

observasi, kekosongan obat yang terjadi di RSUD Kota Bekasi mengakibatkan

seringnya rumah sakit melakukan pembelian obat di apotik luar RSUD.

Pembelian ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pasien walau harga

pembelian obat lebih mahal dibanding ke distributor. Banyak pasien yang

mengeluh akibat keterlambatan pengiriman dari apotik luar RSUD sehingga dapat

mempengaruhi kepuasan pasien terhadap pelayanan dan kesembuhan pasien yang

berkunjung ke rumah sakit.

Berdasarkan data perhitungan terhadap obat yang dilakukan pemesanan di

apotik luar RSUD Kota Bekasi pada tahun 2014 mencapai 208 jenis obat dari

1970 jenis obat atau mencapai 10,5% dari jumlah seluruh obat, yang terdiri dari

84 jenis obat paten, 83 obat JKN, dan 76 obat generik. Sedangkan pada triwulan I

(Januari-Maret) tahun 2015 terdapat 35 jenis obat dari 1320 jenis obat atau

mencapai 2,7% dari seluruh jumlah obat dirumah sakit, yang terdiri dari 16 obat

paten, 11 obat JKN, dan 8 obat generik. Obat paten merupakan obat yang paling

banyak dilakukan pemesanan secara cito pada tahun 2014 dan tahun 2015.

Penggunaan obat generik meningkat dengan adanya pelayanan yang

menggunakan JKN(Jaminan Kesehatan Nasional), dimana obat-obatan didalam

Formularium Nasional sebagian besar obat generik. Kementerian Kesehatan

mewajibkan seluruh fasilitas kesehatan milik pemerintah menggunakan obat

generik dalam kegiatan pelayanan kepada masyarakat. Dalam Permenkes No.68

tahun 2010 tentang kewajiban menggunakan obat generik di faskes pemerintah

menyatakan bahwa dokter wajib menulis resep obat generik bagi semua pasien.

Page 24: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

6

Untuk itu, obat generik sangat dibutuhkan dibanyak rumah sakit pemerintah.

Penggunaan obat generik terus meningkat hingga mengakibatkan kekosongan

stok. Untuk menyiasati kekosongan itu, maka rumah sakit mengganti obat generik

dengan obat paten yang sama komponennya.

Dalam Permenkes No.68 tahun 2010 tersebut juga dijelaskan bahwa dokter

ataupun apoteker dapat mengganti obat generik dengan obat paten yang sama

komponennya. Oleh karena itu, penggunaan terhadap obat paten juga kian

meningkat hingga melakukan pembelian cito diluar rumah sakit. Hal ini

dikarenakan persediaan obat paten yang tidak mencukupi di gudang farmasi.

Tingginya penggunaan terhadap obat paten dirumah sakit belum dapat

memenuhi persediaan yang dibutuhkan pasien sehingga sering terjadi kekosongan

obat dan melakukan pemesanan cito di apotek luar rumah sakit. Besarnya nilai

investasi dan pemakaian akan obat paten cenderung meningkat setiap bulannya di

RSUD Kota Bekasi. Pemakaian obat paten pada bulan Januari sebesar 39,3%,

pada bulan Februari sebesar 41,2% dan bulan Maret mencapai 42,4% dari seluruh

persediaan obat gudang farmasi RSUD Kota Bekasi tahun 2015.

Berdasarkan data penggunaan obat paten diketahui bahwa obat paten

memiliki pemakaian yang lebih tinggi dibandingkan obat generik dan askes

(JKN), untuk itu diperlukan pengendalian terhadap persediaan obat paten dirumah

sakit. Berdasarkan data diatas adanya peningkatan terhadap penggunaan obat

paten pada bulan Januari-Maret 2015, hal ini menunjukkan bahwa ketersediaan

obat paten perlu mendapat perhatian. Jika stok obat paten mengalami kekosongan

maka akan dilakukan pemesanan cito di luar apotek rumah sakit. Biaya

Page 25: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

7

pemesanan cito memerlukan biaya yang lebih mahal dibandingkan melakukan

pemesanan ke distributor.

Instalasi farmasi di RSUD Kota Bekasi yang telah terstandar ISO

9001:2008 tentunya akan berupaya memberikan pelayanan kefarmasian yang

bermutu kepada masyarakat. Pelayanan yang dapat memenuhi kebutuhan

perbekalan farmasi pasien sehingga meningkatkan kepuasan pasien dirumah sakit

dan efisiensi terhadap anggaran rumah sakit. Pelayanan kefarmasian di RSUD

Kota Bekasi dilakukan di depo/cabang farmasi di masing-masing unit pelayanan

dirumah sakit. Obat ataupun sediaan farmasi di depo farmasi didistribusikan dari

gudang medis RSUD Kota Bekasi. Gudang medis merupakan pusat dari kegiatan

perencanaan, penerimaan, pendistribusian, penyimpanan, dan pengendalian

sediaan farmasi dirumah sakit. Dalam mencegah kekosongan obat, petugas

gudang perlu lebih memperhatikan pengendalian terhadap obat maupun sediaan

farmasi digudang medis. Untuk itu, peran petugas di gudang medis penting dalam

bertanggung jawab terhadap pengendalian sediaan farmasi dirumah sakit.

Perusahaan barang atau jasa dalam menjalankan usahanya membutuhkan

persediaan mulai dari keperluan bahan mentah sampai pada barang jadi. Menurut

Rangkuti (2002) bahwa pendekatan manajemen persediaan dapat diterapkan pada

usaha yang membutuhkan persediaan barang-barang untuk dijual. Tujuannya

yaitu untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan atau memberikan

pelayanan maksimal kepada konsumen. Dalam hal ini tentu saja rumah sakit

sebagai perusahaan yang menyediakan persediaan obat untuk menunjang kegiatan

Page 26: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

8

jasa tentu memiliki visi dan misi dalam memberikan pelayanan yang sesuai

dengan keinginan dan harapan pelanggan.

Salah satu fungsi manajemen persediaan yang sangat penting adalah

pengendalian persediaan. Apabila perusahaan terlalu menggunakan banyak dana

dalam persediaan, hal ini akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan.

Perusahaan yang tidak mempunyai persediaan yang mencukupi dapat

mengakibatkan biaya yang timbul dari adanya kekurangan persediaan (Rangkuti,

2002). Oleh karena itu, pendekatan ini sesuai dengan kebutuhan persediaan obat

dirumah sakit yang membutuhkan pengendalian terhadap jumlah pemasukan

maupun pengeluaran barang perbekalan farmasi.

Waters (2003) mengemukakan bahwa terdapat tiga pertanyaan penting

dalam pengendalian persediaan yaitu item apa yang seharusnya disimpan,

kapankah seharusnya melakukan pemesanan, dan berapa banyak yang harus

dipesan (Nadia, 2012). Dalam menjawab tiga pertanyaan tersebut maka digunakan

metode klasifikasi ABC untuk menjawab item apa saja yang harus tersedia,

metode ROP untuk menjawab kapan seharusnya dilakukan pemesanan, dan

metode EOQ untuk menjawab berapa banyak yang harus dipesan. Metode dalam

pengendalian persediaan bertujuan menciptakan keseimbangan antara persediaan

dan permintaan (Anief, 2008). Oleh karena itu, metode pengendalian persediaan

dapat membantu dalam mencegah persediaan mengalami kekurangan atau

kelebihan.

Metode EOQ (Economic Order Point) adalah jumlah atau besarnya pesanan

yang diadakan dengan meminimalkan biaya-biaya yang timbul dalam operasional

Page 27: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

9

persediaan. Untuk menentukan jumlah pemesanan yang ekonomis, harus berusaha

memperkecil biaya pemesanan (ordering costs) dan biaya penyimpanan (carrying

costs) (Assauri, 2008). Buffer stock adalah persediaan pengaman yang berfungsi

untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang

(stockout) karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula atau

keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan. ROP (Reorder Point)

adalah titik pemesanan ulang yang menandakan bahwa pembelian harus segera

dilakukan untuk menggantikan persediaan yang telah digunakan (Herjanto, 2008).

Dari penelitian Amiati (2009), Dumbi (2012) dan Renie (2013)

menunjukkan beberapa penyebab kekosongan obat di gudang farmasi rumah sakit

diantaranya yaitu ketidaktelitian petugas gudang dalam pemesanan, dana yang

tersedia tidak mencukupi, kekosongan obat di distributor, perencanaan pengadaan

yang tidak akurat, dan terlambatnya petugas dalam melakukan pemesanan. Hal-

hal ini berkaitan dengan kurangnya pengelolaan terhadap SDM, Dana,

perencanaan, pengadaan dan pengendalian persediaan obat dirumah sakit.

Diketahuinya penyebab-penyebab dari kekosongan obat ini diharapkan menjadi

bahan evaluasi bagi manajemen dalam melakukan perencanaan dan analisis

kebutuhan persediaan logistik obat.

Dengan mengetahui penyebab terjadinya stock out dapat memberikan

informasi bagi rumah sakit dalam mengendalikan kejadian stock out di gudang

medis instalasi farmasi. Diharapkan dari adanya informasi tersebut dilakukan

penerapan terhadap metode dalam pengendalian persediaan. Metode pengendalian

persediaan EOQ dan ROP dapat menjadi salah satu upaya untuk meningkatkan

Page 28: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

10

ketersediaan obat dan menghindari pemesanan obat secara cito ke apotek di luar

rumah sakit.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, persediaan obat merupakan unit penting

dalam pelayanan kefarmasian di rumah sakit. Kewajiban bagi rumah sakit

pemerintah untuk menggunakan obat generik mengakibatkan tingginya

pemakaian hingga terjadi kekosongan. Oleh karena itu, rumah sakit dapat

menggantinya dengan obat paten yang sama komponennya.

Permintaan akan obat paten di RSUD Kota Bekasi tahun 2014 dan 2015

kian meningkat namun kurangnya persediaan yang mencukupi menyebabkan

kekosongan obat sehingga harus melakukan pemesanan secara cito di apotik luar

rumah sakit. Hal ini dapat merugikan rumah sakit karena pemesanan di apotek

luar membutuhkan waktu dan biaya yang lebih dibandingkan memesan langsung

kepada distributor.

Terjadinya stock out di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi menjadi salah

satu kendala dalam memenuhi permintaan obat pasien. Hal ini menunjukkan

bahwa obat belum dapat disediakan dalam jumlah yang tepat saat dibutuhkan.

Sehingga tujuan dari pengendalian menurut Kemenkes (2014) yaitu memastikan

agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan sedian farmasi dirumah sakit tidak

dapat tercapai. Masalah tersebut dapat dihindari jika diketahui penyebabnya dan

mengendalikan ketersediaan obat dengan baik.

Page 29: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

11

Oleh karena itu, diperlukan metode pengendalian yang dapat mencegah

kekosongan obat dirumah sakit. Waters (2003) mengemukakan bahwa terdapat

tiga pertanyaan penting dalam pengendalian persediaan yaitu item apa yang

seharusnya disimpan, kapankah seharusnya melakukan pemesanan, dan berapa

banyak yang harus dipesan (Nadia, 2012). Dalam menjawab tiga pertanyaan

tersebut maka digunakan metode klasifikasi ABC untuk menjawab item apa saja

yang harus tersedia, metode ROP untuk menjawab kapan seharusnya dilakukan

pemesanan, dan metode EOQ untuk menjawab berapa banyak yang harus dipesan.

Metode dalam pengendalian persediaan bertujuan menciptakan keseimbangan

antara persediaan dan permintaan (Anief, 2008). Oleh karena itu, metode

pengendalian persediaan dapat membantu dalam mencegah persediaan mengalami

kekurangan atau kelebihan.

Berdasarkan hal tersebut maka peneliti tertarik untuk mengetahui gambaran

terhadap penyebab terjadinya stock out dan melakukan perhitungan EOQ dan

ROP sebagai salah satu upaya dalam mengendalikan kekosongan obat di RSUD

Kota Bekasi. Penelitian ini berjudul “Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat

Paten dan Upaya Pengendaliannya di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi”,

penelitian ini difokuskan pada periode triwulan I tahun 2015 untuk mengetahui

gambaran faktor penyebab terjadinya kekosongan obat paten di rumah sakit

dengan menggunakan pendekatan sistem berupa input, proses dan output.

Page 30: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

12

1.3. Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimana gambaran input dari kegiatan manajemen persediaan obat

yang terdiri dari SDM, Dana, Prosedur, Distributor dan Kebijakan di

Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi ?

2. Bagaimana gambaran proses kegiatan manajemen persediaan obat yang

terdiri dari perencanaan persediaan, pengadaan persediaan, pengawasan

persediaan dan pengendalian persediaan di Gudang Farmasi RSUD Kota

Bekasi ?

3. Bagaimana gambaran output dari kegiatan manajemen persediaan obat

yang berupa terkendalinya obat paten di Gudang Farmasi RSUD Kota

Bekasi ?

4. Bagaimana gambaran terjadinya stock out (kekosongan stok) obat di

Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi ?

5. Faktor apa yang dapat menyebabkan terjadinya kekosongan stok di

Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi ?

6. Bagaimana upaya pengendalian terhadap obat paten agar tidak terjadi

stock out (kekosongan obat) ?

1.4. Tujuan Penelitian

1.4.1. Tujuan Umum

Untuk mengetahui gambaran faktor yang menjadi penyebab terjadinya

stock out obat dan melakukan perhitungan pengendalian persediaan obat di

Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi.

Page 31: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

13

1.4.2. Tujuan Khusus

1. Untuk mengetahui gambaran input dari kegiatan manajemen

persediaan obat yang terdiri dari SDM, Dana, Prosedur,

Distributor, dan Kebijakan di Gudang Farmasi RSUD Kota

Bekasi.

2. Untuk mengetahui gambaran proses dari kegiatan manajemen

persediaan obat yang terdiri dari perencanaan persediaan,

pengadaan persediaan, pengawasan persediaan dan

pengendalian persediaan di Gudang Farmasi RSUD Kota

Bekasi.

3. Untuk mengetahui gambaran output dari kegiatan manajemen

persediaan obat yang berupa terkendalinya obat paten di Gudang

Farmasi RSUD Kota Bekasi.

4. Untuk mengetahui gambaran terjadinya kekosongan stok (stock

out) obat di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi.

5. Untuk mengetahui faktor yang dapat menyebabkan terjadinya

kekosongan stok (stock out) di Gudang Farmasi RSUD Kota

Bekasi.

6. Untuk mengetahui jumlah pemesanan yang optimal obat dengan

menggunakan metode EOQ di RSUD Kota Bekasi.

7. Untuk mengetahui waktu dalam melakukan pemesanan kembali

(ROP) agar tidak terjadi kekosongan obat.

Page 32: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

14

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1. Bagi Peneliti

1. Dapat menerapkan keilmuan manajemen logistik yang diperoleh di

bangku kuliah.

2. Meningkatkan pengetahuan dan pengalaman tentang pengadaan obat

di Rumah Sakit.

1.5.2. Bagi Rumah Sakit

1. Dengan diketahui gambaran penyebab stock out obat diharapkan

petugas logistik di Gudang farmasi di RSUD Kota Bekasi dapat

melakukan pengendalian terhadap kekosongan obat.

2. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai alternatif dan masukan

dalam masalah kekosongan obat di Gudang Farmasi RSUD Kota

Bekasi.

1.5.3. Bagi Program Studi Kesehatan Masyarakat

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi bagi mahasiswa

lain mengenai penyebab kekosongan obat di Gudang Farmasi RSUD

Kota Bekasi.

Page 33: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

15

1.6. RUANG LINGKUP PENELITIAN

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui gambaran faktor-faktor penyebab

terjadinya stock out obat di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi periode triwulan

I pada bulan Januari - Maret tahun 2015. Penelitian dilakukan selama bulan

Agustus - September 2015 dengan metode penelitian kualitatif untuk mengetahui

gambaran penyebab dari terjadinya kekosongan obat di rumah sakit dan

melakukan perhitungan untuk mengetahui jumlah pemesanan yang optimal serta

waktu pemesanan kembali persediaan obat. Jenis data yang digunakan dalam

penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dari wawancara mendalam,

observasi, dan telaah dokumen.

Page 34: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

16

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. MANAJEMEN LOGISTIK

Istilah manajemen logistik rumah sakit didefinisikan oleh Aditama (2007)

yaitu suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan

penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan

serta penghapusan material/alat-alat.

Sedangkan menurut Romzi (2010) dalam Ariyanti (2012), manajemen

logistik dapat didefinisikan sebagai Planning, Organizing, Staffing, Leading, dan

Controlling dalam kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan, pendistribusian,

penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan barang dan jasa untuk mendukung

kegiatan fungsi-fungsi utama dalam pencapaian organisasi.

Manajemen logistik modern juga didefinisikan oleh Bowersox (2000)

sebagai proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan

barang, suku cadang dan barang jadi dari para suplier, diantara fasilitas-fasilitas

perusahaan dan kepada para pelanggan. Dengan tujuan menyampaikan barang jadi

dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang

dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan,

dan dengan total biaya yang terendah (Maimun, 2008).

Page 35: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

17

2.1.1. TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK

Tujuan manajemen logistik menurut Aditama (2007) adalah

tersedianya bahan logistik setiap saat dibutuhkan, baik mengenai jenis,

jumlah, maupun kualitas yang dibutuhkan secara efisien. Lebih spesifik

kegiatan logistik mempunyai tiga tujuan, yaitu (Henny, 2013) :

1. Tujuan Operasional, agar tersedianya barang serta bahan dalam jumlah

yang tepat dan mutu yang memadai.

2. Tujuan Keuangan, upaya operasional dapat terlaksana dengan biaya yang

serendah-rendahnya. Nilai persediaan yang sesungguhnya dapat

tercermin didalam sistem akuntansi.

3. Tujuan Pengamanan, agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,

pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang

tidak wajar lainnya.

2.1.2. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK

Dalam mengelola logistik terdapat beberapa fungsi-fungsi manajemen

yang membentuk suatu siklus kegiatan logistik. Keberhasilan dalam

mengelola logistik ditentukan oleh kegiatan dalam fungsi manajemen

logistik. Fungsi manajemen logistik menurut Aditama (2007) diantaranya

perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan,

penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan, penghapusan serta

pengendalian.

Page 36: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

18

Fungsi-fungsi manajemen logistik yang membentuk suatu siklus

kegiatan harus dijaga agar selaras, serasi dan seimbang (Seto, 2004). Siklus

logistik adalah proses dari sebelum terjadinya kegiatan logistik sampai

kegiatan itu dapat di evaluasi (Henny, 2013). Apabila salah satu fungsi

manajemen tidak diimplementasikan dengan baik maka akan mempengaruhi

suatu siklus manajemen logistik. Berikut siklus manajemen logistik, yaitu :

Bagan 2.1

Siklus Manajemen Logistik (Seto, 2004)

Siklus logistik ini didalamnya terdapat beberapa fungsi manajemen

logistik yang menunjang kegiatan pengadaan logistik di rumah sakit.

Fungsi-fungsi logistik tersebut diantaranya perencanaan dan penentuan

kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan,

penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, serta pengendalian dan

pengawasan (Seto, 2004). Berikut uraian lebih jelas mengenai fungsi-fungsi

kegiatan dalam manajemen logistik, diantaranya :

7. Penghapusan

6. Pemeliharaan

4. Penerimaan dan

Penyimpanan

3. Pengadaan

2.Penganggaran

1. Perencanaan dan

Penentuan kebutuhan

Pengawasan

5. Penyaluran

Page 37: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

19

1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Menurut PMK no.58 tahun 2014, perencanaan kebutuhan merupakan

kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi,

alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan

pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah,

tepat waktu dan efisien.

Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat dengan

menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar

perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi,

kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi serta disesuaikan dengan

anggaran yang tersedia.

2. Fungsi Penganggaran

Fungsi penganggaran merupakan usaha untuk merumuskan perincian

penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang serta

jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang

berlaku terhadapnya (Aditama, 2007). Menurut Seto (2004) anggaran

umumnya dipakai dalam periode satu tahun dan merupakan operasional dari

institusi yang berisi ramalan pendapatan yang akan diterima dan

pengeluaran yang terjadi pada tahun mendatang.

3. Fungsi Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan

perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin

ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau

Page 38: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

20

dan sesuai standar mutu. Tujuan dari pengadaan yaitu mendapatkan

perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik,

pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan

tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan. Proses pengadaan terdapat

3 elemen penting yang harus diperhatikan diantaranya (Depkes,2008) :

a. Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi”

b. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga

agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu

c. Order pemesanan agar barang dapat sesuai jenis, waktu dan tempat.

4. Fungsi Penyimpanan dan Distribusi

Menurut Depkes (2008) bahwa kegiatan penyimpanan merupakan

kegiatan menyimpan dan memelihara perbekalan farmasi yang diterima

pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang

dapat merusak mutu obat. Tujuan dari penyimpanan obat adalah untuk

melindungi obat-obat yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, kecurian,

terbuang sia-sia dan untuk mengatur aliran barang dari tempat penyimpanan

ke pengguna melalui suatu sistem yang terjangkau (Febriwati, 2013).

Sedangkan kegiatan distribusi adalah kegiatan mendistribusikan

perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses

terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang

pelayanan medis. Tujuan dari pendistribusian yaitu tersedianya perbekalan

farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah

(Depkes,2008). Faktor yang mempengaruhi pendistribusian barang antara

Page 39: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

21

lain proses administrasi, proses penyampaian data/informasi, proses

pengeluaran fisik barang, proses angkutan, proses pembongkaran dan

pemuatan (Dina,2012).

5. Fungsi Pemeliharaan

Pemeliharaan diartikan sebagai kegiatan menjaga fasilitas dan peralatan

penunjang kegiatan logistik dirumah sakit agar seluruh kegiatan dapat

berjalan dengan optimal sesuai perencanaan. Fungsi pemeliharaan menurut

Seto (2004) yaitu upaya melindungi kualitas dan kuantitas obat dari faktor

panas, kelembaban, kerusakan fisik, kadaluarsa, kebersihan dari serangga

dan hama, pencuri dan bahaya api.

6. Fungsi Penghapusan

Menurut PMK no.58 tahun 2014 bahwa fungsi penghapusan/pemusnahan

dilakukan untuk sediaan farmasi, alkes dan BHP bila produk tidak

memenuhi pesyaratan mutu, telah kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk

dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu

pengetahuan dan dicabut izin edarnya. Sedangkan menurut Aditama (2007),

fungsi penghapusan yaitu usaha pembebasan barang pertanggungjawaban

yang berlaku karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan

sudah tua, kelebihan, dan hal lain menurut peraturan perundangan yang

berlaku (Herni, 2012).

7. Fungsi Pengawasan/Pengendalian

Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk menyakinkan dan menjamin

bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah

Page 40: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

22

ditetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah (aturan) yang

diberikan. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen,

disamping fungsi perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan.

Fungsi Pengendalian menurut Subagya (1998) merupakan fungsi inti dari

pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan

mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik dimana terdapat kegiatan

pengendalian inventaris.

2.2. Manajemen Persediaan

Menurut Rangkuti (2002), persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan

yang disediakan dan bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk

proses produksi serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi

permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu. Persediaan dapat

diminumkan dengan mengadakan perencanaan produksi yang lebih baik serta

organisasi bagian produksi yang lebih efisien. Persediaan (inventory) ditujukan

untuk mengantisipasi kebutuhan permintaan.

Menurut Priyambodo (2007) tujuan diadakannya persediaan antara lain

untuk memberikan layanan terbaik pada pelanggan, untuk memperlancar proses

produksi, untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan

(stockout) dan untuk menghadapi fluktuasi harga.

Sistem dalam persediaan diartikan sebagai serangkaian kebijakan dan

pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat

persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar

Page 41: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

23

pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin

tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu

yang tepat serta meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa, dan

kapan pesanan dilakukan secara optimal (Rangkuti, 2002).

Biaya – biaya yang timbul dari adanya persediaan, yaitu :

1. Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs), yaitu terdiri atas biaya-

biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya

penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang

dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya

yang termasuk sebagai biaya penyimpanan diantaranya biaya fasilitas-fasilitas

penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan, dan sebagainya),

biaya modal (opportunity costs of capital), yaitu alternatif pendapatan atas

dana yang diinvestasikan dalam persediaan, biaya keusangan, biaya

penghitungan fisik, biaya asuransi persediaan, biaya pajak persediaan, biaya

pencurian/pengrusakan, dan biaya penanganan persediaan.

Biaya penyimpanan persediaan berkisar antara 12 sampai 40 persen dari

biaya atau harga barang. Untuk perusahaaan manufacturing biasanya, biaya

penyimpanan rata-rata secara konsisten sekitar 25 persen (Rangkuti, 2002).

2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering costs atau procurement costs) yaitu

biaya yang dkeluarkan berkaitan dengan pemesanan barang-barang dari

penjual, sejak dari pesanan dibuat dan dikirim ke penjual sampai barang

tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang (Assauri, 2004).

Biaya-biaya ini meliputi diantaranya pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi,

Page 42: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

24

upah, biaya telepon, pengeluaran surat menyurat, biaya pengepakan dan

penimbangan, biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan, biaya pengiriman ke

gudang, dan biaya utang lancar.

Pada umumnya, biaya pemesanan (di luar biaya bahan dan potongan

kuantitas) tidak naik apabila kuantitas pemesanan bertambah besar. Tetapi,

apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah

pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti,

biaya pemesanan total per periode (tahunan) sama dengan jumlah pesanan yang

dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali

pesan (Rangkuti, 2002).

1. Biaya penyiapan (manufacturing) atau set-up cost. Hal ini terjadi apabila

bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri “dalam pabrik” perusahaan,

perusahaan menghadapi biaya penyiapan (set up cost) untuk memproduksi

komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari biaya mesin-mesin, biaya

persiapan tenaga kerja langsung, biaya penjadwalan, dan biaya eksepedisi

(Rangkuti, 2002).

2. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage costs) adalah biaya yang

timbul apabila persiapan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya

kekurangan bahan sulit diukur dalam praktik, terutama karena kenyataannya

biaya ini sering merupakan opportunity costs yang sulit diperkirakan secara

objektif (Rangkuti, 2002). Menurut Assauri (2004), biaya ini timbul dari

persediaan yang lebih kecil daripada jumlah yang diperlukan seperti kerugian

Page 43: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

25

akibat biaya tambahan karena seorang pelanggan meminta suatu barang

sedangkan barang yang dibutuhkan tidak tersedia.

Kategori jenis-jenis persediaan dibedakan dalam 5 jenis, diantaranya

(Assauri, 2008):

a. Persediaan bahan baku (raw materials stock) yaitu persediaan barang-

barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi.

b. Persediaan komponen rakitan (purchased parts), yaitu persediaan barang-

barang yang terdiri atas bagian yang diterima dari perusahaan lain.

c. Persediaan bahan pembantu atau perlengkapan (supplies stock) yaitu

persediaan barang/bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk

membantu berhasilnya produksi.

d. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process)

yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap bagian dalam satu

pabrik tetapi perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi.

e. Persediaan barang jadi (finished good stock) yaitu persediaan barang-barang

yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual

kepada pelanggan. Barang jadi ini merupakan produk selesai dan telah siap

untuk dijual.

Berdasarkan penjelasan jenis persediaan diatas, persediaan farmasi

termasuk dalam persediaan barang jadi. Menurut PMK no.58 th 2014 bahwa

sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.

Page 44: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

26

2.2.1. Perencanaan Persediaan

Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi

dan pencatatan/pelaporan yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik

untuk tindakan pengendalian terhadap devisi yang ada. Suatu rencana harus

didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit

mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar

dalam pelaksanaannya.

Menurut Imron (2010), bahwa kebutuhan logistik rumah sakit

dihitung berdasarkan dari suatu analisa tentang persediaan logistik yang ada,

yang masih dapat digunakan yang masih memerlukan perbaikan atau

memang harus diganti dengan yang baru. Sifat dari kebutuhan logistik

rumah sakit diantaranya rutin, mendesak, dan periodik (Aini, 2012).

Menurut Pedoman Depkes (2008), tujuan perencanaan perbekalan

farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi

sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah

sakit. Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui

beberapa metode :

a. Metode konsumsi, metode ini didasarkan pada data riil konsumsi

perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan

koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam perhitungan jumlah

perbekalan farmasi diantaranya pengumpulan data, analisa data,

perhitungan perkiraan kebutuhan dan penyesuaian jumlah kebutuhan.

Page 45: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

27

b. Metode morbiditas, dasar perhitungan pada metode ini yaitu jumlah

kebutuhan perbekalan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban

kesakitan yang harus dilayani. Metode ini berdasar pola penyakit,

kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu.

c. Kombinasi metode konsumsi dan metode morbiditas disesuaikan dengan

anggaran yang tersedia. Acuan yang digunakan yaitu formularium RS,

rekam medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, pola penyakit,

sisa persediaan, data penggunaaan periode yang lalu, dan rencana

pengembangan.

Menurut hasil penelitian Suciati dan Adisasmito (2006) bahwa aspek

yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan obat di RS yaitu

standarisasi obat atau formularium, anggaran, pemakaian periode

sebelumnya, stok akhir dan kapasitas gudang, lead time dan stok pengaman,

jumlah kunjungan dan pola penyakit, standar terapi, serta penetapan

kebutuhan obat dengan menggunakan ABC Indeks Kritis.

2.2.2. Pengadaan Persediaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang

telah ditetapkan dan disetujui anggarannya (Febriawati, 2013). Terdapat

empat tujuan strategis dalam pengadaan farmasi menurut WHO (2001)

diantaranya, yaitu pengadaan obat dengan biaya yang efektif dan dalam

jumlah yang tepat, pilih pemasok yang memiliki produk dapat diandalkan

Page 46: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

28

dan berkualitas tinggi, pastikan pengiriman tepat waktu, serta mencapai total

biaya serendah mungkin.

Dalam kegiatan pengadaan terdapat kegiatan pembelian, terdapat 4

kegiatan utama dalam pembelian, yaitu pemilihan supplier (pemasok),

melakukan pemantauan pengiriman, menjembatani antara supplier dengan

bagian terkait pembelian di perusahaan, dan mencari produk yang dapat

memberikan kontribusi dan keuntungan pada perusahaan.

Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan antara

lain stok bahan yang ada baik bahan baku, bahan pengemas, dan produk

jadi, dan lead time (waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang mulai

pemesanan sampai tiba di gudang).

2.2.3. Pengawasan Persediaan

Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk menyakinkan dan

menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana

yang telah ditetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah

(aturan) yang diberikan. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi

manajemen, disamping fungsi perencanaan, pengorganisasian dan

pelaksanaan.

Tujuan pengawasan sediaan farmasi adalah (Daris, 2010) melindungi

masyarakat dari sediaan farmasi yang tidak memenuhi syarat, melindungi

masyarakat dari penyalahgunaan dan salah penggunaan sediaan farmasi dan

Page 47: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

29

alat kesehatan, dan mencegah persaingan tidak sehat antar perusahaan

farmasi.

Menurut Seto (2004), semua kegiatan dalam siklus logistik harus

selalu dilakukan pengawasan mulai dari Perencanaan, Penganggaran,

Pengadaan, Penyimpanan dan Penyaluran, Pemeliharaan dan Penghapusan.

Pengawasan/pengendalian dari siklus pengelolaan logistik mencakup

pengawasan terhadap harga barang, biaya-biaya yang dikeluarkan dalam

siklus logistik, menyangkut prosedur dalam siklus logistik, kesesuaian

barang, perhatian terhadap kualitas barang, kadaluarsa barang, serta tertib

pencatatan dan pelaporan.

Menurut Rangkuti (2002), pengawasan persediaan pada intinya adalah

menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan, menjaga supaya

pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar sehingga biaya

yang timbul tidak terlalu besar dan menjaga agar pembelian secara kecil-

kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya pemesanan menjadi

besar.

2.2.4. Pengendalian Persediaan

Menurut Priyambodo (2007) bahwa pengendalian persediaan adalah

menghasilkan keputusan tingkat persediaan yang menyeimbangkan tujuan

diadakannya persediaan dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan kata lain,

sasaran akhir dari pengendalian persediaan adalah meminimalkan total

biaya dengan perubahan tingkat persediaan.

Page 48: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

30

Untuk mempertahankan tingkat persediaan yang optimum, diperlukan

jawaban atas dua pertanyaan mendasar yaitu kapan dilakukan pemesanan

dan berapa jumlah yang harus dipesan dan kapan harus dilakukan

pemesanan kembali. Keputusan mengenai kapan dan berapa jumlah yang

harus dipesan sangat tergantung kepada waktu dan tingkat persediaan.

Salah satu fungsi manajerial dalam manajemen persediaan yang

sangat penting adalah pengendalian persediaan. Apabila perusahaan

menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, hal ini akan

menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin

mempunyai oppurtinity cost. Demikian pula apabila perusahaan tidak

mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya

dari terjadinya kekurangan bahan (stock out) (Rangkuti, 2002).

Sedangkan menurut Seto (2004), pengendalian persediaan (inventory

control) adalah fungsi manajerial yang sangat penting karena

persediaan/stok obat akan memakan biaya yang melibatkan investasi yang

besar karena itu perlu dilakukan dengan efektif dan efisien. Pengendalian

persediaan yang efektif adalah mengoptimalkan dua tujuan yaitu

memperkecil total investasi pada persediaan obat dan menjual berbagai

produk yang benar untuk memenuhi permintaan konsumen.

2.2.4.1. Pengendalian Persediaan Dengan Analisis ABC Investasi

Jenis barang perbekalan farmasi dirumah sakit sangat banyak

jumlahnya yang tidak seluruhnya memiliki prioritas yang sama. Untuk

mengetahui jenis perbekalan farmasi yang harus mendapat prioritas maka

Page 49: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

31

digunakan analisis ABC. Analisis ABC ini dapat memudahkan

pengendalian persediaan perbekalan farmasi dengan mengklasifikasikan

item barang. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau

penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga

terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A,B

dan C (Maimun, 2008):

Menurut Assauri (2004), klasifikasi dalam analisis ABC dibagi

menjadi 3, diantaranya :

1. Kelompok A adalah inventory dengan nilai investasinya tinggi dengan

jumlah sekitar 80% dan mempunyai jumlah penggunaan tidak melebihi

10% dari total nilai inventory.

2. Kelompok B adalah inventory dengan nilai investasinya mencapai 15%

dan mempunyai jumlah penggunaan hingga 20% dari total nilai

inventory.

3. Kelompok C adalah inventory dengan nilai investasinya tidak lebih dari

15% dan mempunyai jumlah penggunaan mencapai 70% dari total nilai

inventory.

Menurut Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2008)

klasifikasi persediaan berdasarkan kumulasi persennya dibagi atas 3 bagian,

yaitu :

1) Persediaan dengan persen kumulatifnya 0-70% masuk dalam kategori

kelompok A.

Page 50: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

32

2) Persediaan dengan persen kumulatifnya 71-90% masuk dalam kategori

kelompok B.

3) Persediaan dengan persen kumulatifnya 90-100% masuk dalam kategori

kelompok C.

Menurut Priyambodo (2009), beberapa persediaan memiliki proporsi

yang relatif lebih kecil dari volume persediaan secara keseluruhan, namun

memiliki nilai (rupiah) yang relatif lebih besar.

Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan

berbeda antara perusahaan satu dengan yang lainnya. Analisis ABC adalah

analisis konsumsi obat tahunan dan biaya untuk menentukan item yang

menjelaskan proporsi terbesar dari anggaran. Analisis ABC dapat (WHO,

2003) :

a. Mengklasifikasikan item yang memiliki tingkat penggunaan yang tinggi

dan item yang memiliki biaya yang rendah.

b. Mengukur sejauh mana konsumsi obat yang sebenarnya mencerminkan

kebutuhan kesehatan masyarakat dan membandingkan konsumsi obat

pola morbiditas.

c. Mengidentifikasi pembelian untuk item di rumah sakit yang tidak masuk

dalam daftar obat esensial yaitu penggunaan obat-obatan non-

formularium.

Manfaat pengendalian persediaan dengan klasifikasi ABC, yaitu

(Rangkuti, 2002) :

Page 51: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

33

1) Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang

efisien.

2) Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat

memberikan cost benefit yang besar bai perusahaan

3) Dapat memanfaatkan modal kerja sebaik-baiknya sehingga dapat

memacu pertumbuhan perusahaan

4) Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien.

2.2.4.2. Pengendalian Persediaan Dengan Metode EOQ (Economic

Order Quantity)

Berawal di tahun 1913, F.W. Harris mengembangkan suatu model

dimana menjaga persediaan dalam keadaan siap digunakan, terlebih dahulu

mendefinisikan seberapa banyak suatu persediaan atau produk dipesan.

Kemudian Wilson pada tahun 1934 mengembangkan teori F.W.Harris

membuat perumusan EOQ. Metode ini tidak hanya mengetahui dan

menentukan jumlah pemesanan namun dengan metode ini diharapkan dapat

meminimalisasi total biaya operasional. Hal ini dikarenakan pada

perumusan EOQ, jumlah pemesanan diperoleh dengan mempertimbangkan

biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sebagai variabel yang dihitung

(Nadia, 2012).

Menurut Bunawan (1996), rumus ini kemudian mencapai

pemakaian yang sangat luas dalam industri melalui upaya seorang konsultan

bernama Wilson. Maka rumus ini sering pula dinamakan EOQ Wilson yang

Page 52: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

34

sebenarnya dikembangkan oleh Harris. Metode ini merumuskan jumlah

barang yang harus dipesan dengan meminimalkan biaya pengoperasian

persediaan.

Menurut Anief (2008), metode EOQ merupakan volume atau

jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap

kali pembelian. Sehingga diharapkan metode ini dapat mencegah

kekosongan obat dengan mengadakan jumlah pemesanan barang.

Berikut adalah rumus untuk menentukan jumlah pemesanan

optimum menurut Heizer dan Render (2010), yaitu :

Rumus :

Keterangan :

Q : Jumlah pesanan

D : Jumlah kebutuhan barang

S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan

H : Biaya penyimpanan per unit per tahun

Menurut Schroeder (2003), dalam menggunakan EOQ ada beberapa

asumsi yang digunakan :

1) Permintaan terhadap obat konstan, berulang, dan diketahui.

2) Waktu tunggu (lead time) konstan dan diketahui.

3) Tidak diperbolehkan terjadi kehabisan stok untuk menentukan dengan

pasti kapan harus memesan bahan untuk mencegah kekurangan stok.

4) Barang yang dipesan ditempatkan dalam persediaan dalam satu waktu.

Q = √

Page 53: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

35

5) Harga per unit konstan dan tidak ada diskon yang diberikan jika pesanan

dalam jumlah banyak.

6) Barang merupakan produk tunggal ,tidak ada interaksi dengan produk

lain.

2.2.4.3. Pengendalian Persediaan Dengan Safety Stock

Apabila penggunaan persediaan melebihi dari perkiraan maka terdapat

persediaan pengamanan untuk menghindari kekosongan obat inilah yang

dinamakan safety stock. Rumah sakit sering menghadapi ketidakpastian

jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang logistik selama

periode tertentu. Dalam hal ini rumah sakit memerlukan persediaan ekstra

yang disebut persediaan pengamanan. Safety stock bertujuan untuk

menentukan berapa besar stok yang dibutuhkan selama masa tenggang

untuk memenuhi besarnya permintaan. (Rangkuti, 2002)

Safety stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk

melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan

yang disebabkan karena adanya permintaan yang lebih besar dari perkiraan

semula atau karena keterlambatan barang yang dipesan sampai digudang

penyimpanan (lead time yang lebih lama dari perkiraan semula) dengan

menentukan besarnya persediaan pengaman yang kemudian diikuti dengan

jumlah pesanan tetap atau EOQ (Seto dkk, 2004). Faktor-faktor yang

mempengaruhi besar kecilnya safety stock, adalah sebagai berikut (Ristono,

2009):

Page 54: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

36

a. Resiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh :

1. Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan,

apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah

ditetapkan dalam kontrak pembelian.

2. Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku/penolong untuk

produksi. Apabila kebutuhan bahan penolong setiap kali proses

produksi dapat diduga atau diperhitungkan secara tepat, maka

perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar.

b. Biaya simpan digudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan.

Apabila dibandingkan, biaya penyimpanan digudang lebih besar dari

biaya yang dikeluarkan seandainya melakukan pesanan ekstra bila

persediaan habis,maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan besar.

c. Sifat persaingan. Persaingan yang terjadi antara perusahaan dapat

ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan konsumen,

maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar. Namun bila

yang menjadi sifat persaingan adalah hal lain (kualitas dan harga), maka

tidak mendesak untuk memiliki persediaan yang besar.

Oleh karena itu, mengapa diperlukan perhitungan terhadap safety

stock untuk menentukan jumlah persediaan pengamanan dalam menjaga

kendali persediaan obat dirumah sakit.

Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang

diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya

kekurangan bahan (stockout) (Bowersox, 2002). Berikut perhitungan dalam

Page 55: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

37

menentukan persediaan pengaman obat dirumah sakit dengan lead time

yang diketahui, permintaan bersifat konstan sehingga service level sebesar

98% (Z = 2,05) (Rangkuti, 2002) :

Rumus :

Keterangan :

SS : Safety stock

Z : Service level

d : Rata- rata pemakaian

L : Lead time

Tingkat pelayanan (Service level) dapat didefinisikan sebagai

probabilitas permintaan tidak akan melebihi persediaan selama waktu

tenggang. Tingkat pelayanan 98% menunjukkan bahwa besarnya

kemungkinan permintaan tidak akan melebihi persediaan selama waktu

tenggang ialah 98%. Dengan kata lain, risiko terjadinya kekosongan stok

(stockout risk) hanya 2% (Herjanto, 2008).

2.2.4.4. Pengendalian Persediaan Dengan Metode ROP (Reorder Point)

Pemesanan terhadap persediaan obat dirumah sakit dilakukan

berulang-ulang setiap bulannya untuk memenuhi kebutuhan maka perlu

dipertimbangkan persediaan pengaman (safety stock) dan kapan waktu

pemesanan kembali (ROP) untuk menghindari kekosongan obat.

SS = Z x d x L

Page 56: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

38

ROP adalah batas/titik jumlah pemesanan kembali termasuk

permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang

(Rangkuti, 2002). Dimana dengan metode ini dapat diketahui kapan

sebaiknya waktu bagi petugas kefarmasian dalam melakukan pemesanan

kembali barang yang hampir habis ke distributor.

Pendekatan ROP menghendaki jumlah persediaan yang tetap setiap

kali melakukan pemesanan. Apabila pemesanan mencapai jumlah tertentu

maka harus dilakukan pemesanan kembali dengan segera untuk

menghindari kekosongan obat. Pendekatan ROP ini mempunyai resiko

terjadi stock out jika jumlah permintaan selama waktu lead time melebihi

jumlah persediaan pengaman (buffer stock). Pendekatan ini mengharuskan

dilakukannya pengecekan kartu stok secara teratur untuk menentukan

apakah pemesanan kembali harus dilakukan (Priyambodo, 2007).

Berikut adalah rumus untuk menentukan titik pemesanan kembali

menurut Heizer dan Render (2010) dan Rangkuti (2002), yaitu :

Rumus :

Keterangan :

ROP : Reorder Point

d : permintaan harian

L : Lead Time (waktu tunggu)

SS : Persediaan Pengaman (safety stock)

ROP model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat dalam

stok berkurang terus sehingga kita harus menentukan berapa banyak batas

ROP = ( d x L) + SS

Page 57: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

39

minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak

terjadi kekosongan obat (stock out) (Rangkuti, 2002).

2.3. Stock Out

Menurut Waluyo (2006), sisa obat akhir kurang dari jumlah pemakaian rata-

rata tiap bulan selama satu bulan disebut stockout. Sedangkan menurut Gazali

(2002) dalam Pratiwi (2009) mendefinisikan stock out adalah keadaan persediaan

obat kosong yang dibutuhkan. Stok kosong adalah jumlah akhir obat sama dengan

nol. Stok obat digudang mengalami kekosongan dalam persediaannya sehingga

bila ada permintaan tidak bisa terpenuhi.

Apabila jumlah permintaan atau kebutuhan lebih besar dari tingkat

persediaan yang ada, maka akan terjadi kekurangan persediaan atau disebut Stock

Out. Pada situasi terjadinya kekurangan persediaan, seorang pengusaha akan

menghadapi dua kemungkinan diantaranya permintaan akan dibatalkan sama

sekali dan barang yang masih kurang akan dipenuhi kemudian (Rangkuti, 2004).

Stock out disebabkan beberapa faktor antara lain demand yang fluktuasi,

peramalan yang tidak akurat, dan lead time yang bervariasi (lead time supplier

maupun lead time manufacturing). (Nova, 2013)

Menurut Prawirosentono (2000), Stock out berakibat pada kerugian berupa

tidak efisien dan terputusnya hubungan dengan konsumen. Upaya-upaya untuk

menghindari terjadinya kehabisan bahan, yaitu bisa dilakukan sebagai berikut :

a. Pembelian secara darurat, pembelian mendadak ini harus dilakukan hanya

dalam keadaan dimana persediaan bahan yang ada dalam keadaan kritis.

Page 58: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

40

b. Mengadakan cadangan persediaan (safety stock), salah satu upaya selain

pembelian darurat yaitu mengadakan safety stock.

2.4. OBAT

Obat adalah semua bahan tunggal atau campuran yang dipergunakan oleh

semua mahluk untuk bagian dalam dan luar tubuh guna mencegah, meringankan

dan menyembuhkan penyakit. Obat paten yaitu obat jadi dengan nama dagang

yang terdaftar atas nama pembuat yang diberi kuasa dan dijual dalam bungkus asli

dari pabrik yang memproduksinya. Sedangkan obat generik yaitu obat dengan

nama resmi yang ditetapkan dalam formularium untuk zat berkhasiat yang

dikandungnya. Obat menurut bentuk sediaan obat dikelompokkan menjadi bentuk

padat (serbuk, tablet, pil, dan kapsul), bentuk setengah padat (salep, krim, gel dan

salep mata), bentuk cair (injeksi, infus, obat tetes dan sirup) serta bentuk gas

(inhalasi, spray/aerosol) (Syamsuni, 2006).

2.5. PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen

yang berhubungan serta saling mempengaruhi yang dengan sadar dipersiapkan

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem mempunyai tujuan atau

sasaran yang ingin dicapai, pada dasarnya tercapainya tujuan atau sasaran ini

adalah sebagai kerjasama dari berbagai subsistem yang terdapat dalam sistem

(Azwar, 1996). Sedangkan sistem menurut Indrajit (2001) yaitu kumpulan dari

komponen-komponen yang dimiliki unsur dan memiliki keterkaitan antara satu

Page 59: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

41

dengan lainnya. Sistem terbentuk dari bagian atau elemen yang saling

berhubungan dan mempengaruhi, diantaranya (Azwar, 1996) :

1. Masukan (input) yaitu kumpulan berbagai elemen yang terdapat dalam sistem

dan yang diperlukan untuk berfungsinya sistem tersebut.

2. Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan

yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang

direncanakan.

3. Keluaran (output) adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari

berlangsungnya proses dalam sistem.

4. Dampak yaitu akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem.

5. Umpan Balik yaitu kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran

dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut.

6. Lingkungan yaitu dunia diluar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi

mempunyai pengaruh besar terhadap sistem.

2.6. SDM

Sumber daya manusia menurut Sihotang (2007) adalah yang mampu bekerja

untuk menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat

umum. Sumber daya manusia di instalasi farmasi sesuai dengan PMK no.58 tahun

2014 yaitu apoteker, tenaga teknis kefarmasian dan petugas penunjang lain agar

tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi rumah sakit. Dalam permenkes ini

juga dijelaskan bahwa pelayanan kefarmasian dirawat jalan idealnya dibutuhkan

tenaga apoteker dengan rasio 1 apoteker untuk 50 pasien.

Page 60: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

42

Uraian tugas tertulis dari masing-masing staf instalasi farmasi harus ada dan

sebaiknya dilakukan peninjauan kembali paling sedikit setiap tiga tahun sesuai

kebijakan dan prosedur di Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM instalasi farmasi

diklasifikasikan sebagai berikut :

a) Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari :

1. Apoteker

Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah

mengucapkan sumpah jabatan apoteker.

2. Tenaga Teknis Kefarmasian

Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam

menjalani Pekerjaan Kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli

Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten

Apoteker.

b) Untuk pekerjaan penunjang terdiri dari:

1. Operator Komputer/Teknisi yang memahami kefarmasian

2. Tenaga Administrasi

3. Pekarya/Pembantu pelaksana

Instalasi Farmasi Rumah Sakit harus dikepalai oleh seorang apoteker yang

merupakan apoteker penanggung jawab seluruh pelayanan kefarmasian di rumah

sakit. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit diutamakan telah memiliki

pengalaman bekerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit minimal 3 (tiga) tahun.

Page 61: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

43

2.7. PROSEDUR

SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat lunak

pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu.

Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-

ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut

sebagai SOP (Budiharjo, 2014).

Menurut PMK No.58 tahun 2014 bahwa penyelenggaraan pelayanan

kefarmasian di rumah sakit harus didukung oleh ketersediaan sumber daya

kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi kepada keselamatan pasien, dan

standar prosedur operasional.

2.8. DANA

Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan obat

adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk

penyediaan perbekalan farmasi dirumah sakit. Dana/Anggaran dalam pengelolaan

perbekalan farmasi dirumah sakit bertujuan agar dapat memenuhi kebutuhan obat

dirumah sakit. Kendala yang umum dijumpai dalam pengelolaan obat meliputi

beberapa aspek antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber anggaran yang

terbatas, sarana dan prasarana (Depkes, 2008).

Sumber anggaran dapat bersumber dari pemerintah maupun pihak swasta,

diantaranya (Depkes, 2008):

3. Sumber anggaran yang berasal dari pemerintah antara lain dari APBN, APBD

dan Revolving funds (Walikota/Gubernur).

Page 62: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

44

4. Sumber anggaran yang berasal dari swasta antara lain CSR (BUMN), donasi,

dan asuransi.

2.9. KEBIJAKAN

Kebijakan menurut Carl Friedrich (2002) adalah suatu tindakan yang

mengarah pada tujuan yang diusulkan oleh seseorang, kelompok atau pemerintah

dalam lingkungan tertentu sehubungan dengan adanya hambatan-hambatan seraya

mencari peluang-peluang untuk mencapai tujuan atau mewujudkan sasaran yang

diinginkan. Sedangkan kebijakan menurut PBB (2002) adalah suatu deklarasi

mengenai dasar pedoman untuk (bertindak) atau suatu program mengenai

aktivitas-aktivitas tertentu (Makinuddin dan Sasongko, 2006).

2.10. DISTRIBUTOR

Distributor Obat atau Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya disingkat

PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk 3

pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah

besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Sedangkan PBF Cabang

adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,

penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan (Depkes, 2011).

Dalam Permenkes no.34 tahun 2014 tentang perizinan bagi PBF dijelaskan

bahwa persyaratan administrasi dan kesesuaian dokumen yang harus dipenuhi

Page 63: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

45

oleh distributor/PBF yaitu berupa adanya NPWP, TDP, SIUP, akta notaris dan

SIPA (surat izin praktek apoteker).

2.11. RUMAH SAKIT

Rumah sakit merupakan institusi yang memberikan pelayanan jasa kepada

pasien dalam rangka meningkatkan kesehatan pasien maupun meringankan sakit

dengan pelayanan pengobatan individu. Menurut WHO :

“hospital are health care institutions that have an organized medical and

other professional staff, and inpatient facilities, and deliver medical,

nursing and related services 24 hours per day, 7 days per week”

Berdasarkan definisi diatas bahwa rumah sakit adalah institusi pelayanan

kesehatan yang mengelola jasa kedokteran dan perawatan dengan memberikan

pelayanan selama 24 jam per hari dan 7 hari dalam satu minggu.

Menurut PMK no.340 tentang Klasifikasi Rumah Sakit, berdasarkan

fasilitas dan kemampuan pelayanannya, rumah sakit diklasifikasikan menjadi :

a. Rumah Sakit Umum Kelas A

Rumah Sakit Umum Kelas A harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 (empat) Pelayanan Medik Spesialis Dasar, 5

(lima) Pelayanan Spesialis Penunjang Medik, 12 (dua belas) Pelayanan Medik

Spesialis Lain dan 13 (tiga belas) Pelayanan Medik Sub Spesialis serta

memiliki jumlah tempat tidur minimal 400 (empat ratus) buah.

Page 64: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

46

b. Rumah Sakit Umum Kelas B

Rumah Sakit Umum Kelas B harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 (empat) Pelayanan Medik Spesialis Dasar, 4

(empat) Pelayanan Spesialis Penunjang Medik, 8 (delapan) Pelayanan Medik

Spesialis Lainnya dan 2 (dua) Pelayanan Medik Subspesialis Dasar. Rumah

Sakit Umum Kelas B juga harus memiliki jumlah tempat tidur minimal 200

(dua ratus) buah.

c. Rumah Sakit Umum Kelas C

Rumah Sakit Umum Kelas C harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 (empat) Pelayanan Medik Spesialis Dasar dan

4 (empat) Pelayanan Spesialis Penunjang Medik. Rumah Sakit Umum Kelas C

memiliki jumlah tempat tidur minimal 100 (seratus) buah.

d. Rumah Sakit Umum Kelas D

Rumah Sakit Umum Kelas D harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 2 (dua) Pelayanan Medik Spesialis Dasar.

Pelayanan Medik Spesialis Dasar sekurang-kurangnya 2 (dua) dari 4 (empat)

jenis pelayanan spesialis dasar meliputi Pelayanan Penyakit Dalam, Kesehatan

Anak, Bedah, Obstetri dan Ginekologi serta memiliki jumlah tempat tidur

minimal 50 (lima puluh) buah.

Page 65: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

47

2.12. INSTALASI FARMASI

Unit ini merupakan unit pelaksana fungsional yang menyelenggarakan

seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di rumah sakit. Instalasi farmasi dipimpin

oleh seorang apoteker sebagai penanggung jawab. Instalasi Farmasi harus

melakukan pengembangan pelayanan kefarmasian sesuai dengan situasi

perkembangan kefarmasian terkini. Berikut tugas dan fungsi instalasi kefarmasian

di rumah sakit berdasarkan PMK no.58 tahun 2014 :

a) Tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit, meliputi:

1. Menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh

kegiatan Pelayanan Kefarmasian yang optimal dan profesional serta sesuai

prosedur dan etik profesi;

2. Melaksanakan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai yang efektif, aman, bermutu dan efisien;

3. Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai guna memaksimalkan efek

terapi dan keamanan serta meminimalkan risiko;

4. Melaksanakan Komunikasi, Edukasi dan Informasi (KIE) serta memberikan

rekomendasi kepada dokter, perawat dan pasien;

5. Berperan aktif dalam Tim Farmasi dan Terapi;

6. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan Pelayanan

Kefarmasian;

7. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan

formularium Rumah Sakit.

Page 66: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

48

b) Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit, meliputi:

1. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis

Pakai

a. Memilih Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

sesuai kebutuhan pelayanan Rumah Sakit;

b. Merencanakan kebutuhan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai secara efektif, efisien dan optimal;

c. Mengadakan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan

yang berlaku;

d. Memproduksi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit;

e. Menerima Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku;

f. Menyimpan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian;

g. Mendistribusikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai ke unit-unit pelayanan di Rumah Sakit;

h. Melaksanakan pelayanan farmasi satu pintu;

i. Melaksanakan pelayanan Obat “unit dose”/dosis sehari;

j. Melaksanakan komputerisasi pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai (apabila sudah

memungkinkan);

Page 67: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

49

k. Mengidentifikasi, mencegah dan mengatasi masalah yang terkait dengan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

l. Melakukan pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai yang sudah tidak dapat digunakan;

m. Mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai;

n. Melakukan administrasi pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai.

2. Pelayanan farmasi klinik

a. Mengkaji dan melaksanakan pelayanan Resep atau permintaan Obat;

b. Melaksanakan penelusuran riwayat penggunaan Obat;

c. Melaksanakan rekonsiliasi Obat;

d. Memberikan informasi dan edukasi penggunaan Obat baik berdasarkan

Resep maupun Obat non Resep kepada pasien/keluarga pasien;

e. Mengidentifikasi, mencegah dan mengatasi masalah yang terkait dengan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

f. Melaksanakan visite mandiri maupun bersama tenaga kesehatan lain;

g. Memberikan konseling pada pasien dan/atau keluarganya;

h. Melaksanakan Pemantauan Terapi Obat (PTO) : Pemantauan efek terapi

Obat, Pemantauan efek samping Obat, dan Pemantauan Kadar Obat

dalam Darah (PKOD).

i. Melaksanakan Evaluasi Penggunaan Obat (EPO);

Page 68: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

50

j. Melaksanakan dispensing sediaan steril : Melakukan pencampuran Obat

suntik dan Melaksanakan pengemasan ulang sediaan steril yang tidak

stabil.

k. Melaksanakan Pelayanan Informasi Obat (PIO) kepada tenaga kesehatan

lain, pasien/keluarga, masyarakat dan institusi di luar Rumah Sakit.

l. Melaksanakan Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit (PKRS).

Pelayanan kefarmasian merupakan kegiatan yang bertujuan untuk

mengidentifikasi, mencegah, dan menyelesaikan masalah terkait obat. Tuntutan

pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu pelayanan kefarmasian,

mengharuskan adanya perluasan dari paradigma lama yang berorientasi kepada

produk (drug oriented) menjadi paradigma baru yang berorientasi pada pasien

(patient oriented). Untuk itu kompetensi apoteker perlu ditingkatkan secara terus

menerus agar perubahan paradigma tersebut dapat diimplementasikan.

Pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu

kegiatan yang bersifat manajerial berupa pengelolaan sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan bahan medis habis pakai dan kegiatan pelayanan farmasi klinik.

Kegiatan manajerial yaitu melakukan serangkaian pengelolaan terhadap

pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

pendistribusian, pemusnahan, pengendalian dan administrasi (pencatatan dan

pelaporan). Sedangkan pada kegiatan pelayanan farmasi klinik merupakan

pelayanan langsung yang diberikan apoteker kepada pasien dalam rangka

meningkatkan terapi dan meminimalkan risiko terjadinya efek samping karena

obat.

Page 69: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

51

2.15. Kerangka Teori

Menurut George R. Terry dalam bukunya Principle of Management

mengatakan ada enam sumber daya pokok dari manajemen, yaitu Man, Materials,

Machines, Methods, Money, dan Markets. Input ialah segala sumber daya yang

diperlukan untuk melakukan pelayanan kesehatan seperti SDM, Dana, Prosedur

dan Distributor.

Manajemen Logistik menurut Aditama (2007) yaitu suatu ilmu

pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan

kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta

penghapusan material/alat-alat. Tujuan operasional dalam manajemen logistik

yaitu agar tersedianya barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang

memadai. Hal ini menunjukkan bahwa pendekatan manajemen logistik dapat

membantu dalam menyediakan barang dalam jumlah yang tepat sehingga

mencegah terjadinya kekosongan obat dirumah sakit.

Bagan 2.2

Kerangka Teori

BAB III

Sumber : GR. Terry, Aditama (2007) dan Seto (2004)

Proses

Perencanaan

Penganggaran

Pengadaan

Penyimpanan

Penyaluran

Pengawasan

Pengendalian

Input

SDM

Dana

Kebijakan

Prosedur

Distributor

Output

Pelayanan Obat yang

tepat waktu dan sesuai

kebutuhan

Page 70: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

52

BAB III

KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI ISTILAH

3.1. Kerangka Konsep

Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang

digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi/patologi dalam

rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, dan

peningkatan kesehatan untuk manusia. Banyaknya jenis dan jumlah obat dirumah

sakit maka diperlukan pengendalian persediaan obat dengan efektif dan efisien.

Kekosongan obat yang sering terjadi dirumah sakit menjadi salah satu yang

menunjukkan belum optimal dan efektifnya pengendalian persediaan dirumah

sakit.

Dari beberapa penelitian yang dilakukan sebelumnya menunjukkan

beberapa faktor penyebab terjadinya kekosongan obat di gudang farmasi rumah

sakit diantaranya yaitu tenaga SDM yang belum mencukupi, dana yang tersedia

tidak mencukupi, kekosongan obat pada distributor, perencanaan pengadaan yang

tidak akurat, ketidaktelitian petugas dalam pemesanan, terlambatnya petugas

dalam melakukan pemesanan dan keterlambatan distributor dalam mengirimkan

barang. Hal-hal ini berkaitan dengan kurangnya pengelolaan terhadap SDM, dana,

distributor, perencanaan, pengadaan dan pengendalian persediaan obat dirumah

sakit.

Dari beberapa faktor diatas menunjukkan bahwa faktor penyebab stock out

dapat diklasifikasikan berdasarkan pendekatan sistem yaitu dari input, proses dan

Page 71: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

53

output. Variabel input terjadinya stock out adalah ketidaktelitian petugas dalam

pemesanan dan tenaga SDM yang belum mencukupi. Variabel input mencakup

sumber daya dalam kegiatan manajemen logistik dan pengendaliannya. Menurut

Kusuma (1999), sumber daya dalam pengendalian produksi yaitu tenaga kerja,

bahan baku dan fasilitas produksi. Variabel proses yang menjadi penyebab stock

out yaitu perencanaan pengadaan yang tidak akurat dan keterlambatan distributor

dalam mengirim. Faktor dalam proses ini termasuk dalam fungsi perencanaan,

pengadaan dan kurangnya kontrol dalam pengendalian persediaan.

Metode analisis ABC digunakan untuk memberikan penekanan perhatian

pada golongan atau jenis-jenis bahan yang terdapat dalam persediaan yang

mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi/mahal. Metode EOQ (Economic

Order Point) adalah jumlah atau besarnya pesanan yang diadakan dengan

meminimalkan biaya-biaya yang timbul dalam operasional persediaan. Untuk

menentukan jumlah pemesanan yang ekonomis, harus berusaha memperkecil

biaya pemesanan (ordering costs) dan biaya penyimpanan (carrying costs)

(Assauri, 2008). Buffer stock adalah persediaan pengaman yang berfungsi untuk

melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang karena

penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan

dalam penerimaan barang yang dipesan. ROP (Reorder Point) adalah titik

pemesanan ulang yang menandakan bahwa pembelian harus segera dilakukan

untuk menggantikan persediaan yang telah digunakan (Herjanto, 2008).

Page 72: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

54

Bagan 3.1

Kerangka Konsep

Sumber : Heizer dan Render(2010), Kusuma (1999), Rangkuti (2002), Herjanto

(2008)

Metode EOQ

Metode ROP

Analisis ABC

SDM

Dana

Prosedur

Kebijakan

Distributor

INPUT PROSES

Perencanaan Persediaan

OUTPUT

Terkendalinya

Persediaan Obat

Paten yang Efektif

dan Efisien

Pengendalian Persediaan

Pengadaan Persediaan

Kelompok

A

Pengawasan Persediaan

Kelompok

B

Kelompok

C

Page 73: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

55

Pada bagan kerangka konsep yang digambarkan diatas, dapat dilihat bahwa

secara sistem terdapat tujuh variabel yang mempunyai hubungan terhadap

terjadinya stock out. Variabel input antara lain SDM, Dana, Prosedur, Kebijakan

dan Distributor. Sedangkan pada variabel proses, terdapat empat variabel antara

lain perencanaan persediaan, pengadaan persediaan, pengawasan persediaan dan

pengendalian persediaan. Dari variabel input dan proses maka dapat diketahui

output berupa terkendalinya persediaan obat paten yang efektif dan efisien di

gudang farmasi. Upaya pengendalian persediaan obat paten dengan menggunakan

metode EOQ dan metode ROP dilakukan terhadap obat paten yang tergolong

kelompok A. Hal ini dikarenakan obat yang tergolong kelompok A merupakan

prioritas obat yang harus dilakukan pengawasan dan pengendalian secara ketat.

Page 74: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

56

3.2. Definisi Istilah

No. Tema Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil ukur

INPUT

1. SDM

Petugas rumah sakit yang bertugas

dalam pengelolaan obat di Instalasi

Farmasi RSUD Kota Bekasi.

Wawancara mendalam,

Observasi dan telaah

dokumen

Pedoman

Wawancara,

Pedoman Observasi

dan Alat Perekam

Informasi terkait kesesuaian kuantitas SDM

dan kualitas SDM di RSUD Kota Bekasi

dengan ketetapan menurut Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2008-2014,

yang meliputi :

a. Kesesuaian jumlah petugas

b. Kesesuaian pengetahuan dan ketrampilan

petugas

c. Kedisplinan petugas

2. Dana

Dana yang disediakan oleh pihak

rumah sakit untuk menunjang

kegiatan pengelolaan obat di gudang

farmasi.

Wawancara mendalam

Pedoman Wawancara

dan Alat Perekam

Informasi tentang kesesuaian penyediaan

dana dan sumber dana untuk pengelolaan

obat di RSUD Kota Bekasi dengan ketetapan

menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2008-2014.

Page 75: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

57

3. Prosedur

Pedoman teknis dalam menjalankan

kegiatan pengelolaan obat di rumah

sakit.

Wawancara mendalam,

observasi dan telaah

dokumen

Pedoman

Wawancara,

pedoman observasi

dan Alat Perekam

Informasi terkait kesesuaian prosedur

kegiatan pengelolaan obat di RSUD Kota

Bekasi dengan ketetapan menurut Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2008-

2014.

4. Distributor

Organisasi eksternal dirumah sakit

yang bertugas mengirimkan barang

logistik obat sesuai perencanaan dan

pemesanan

Wawancara mendalam dan

telaah dokumen

Pedoman Wawancara

dan Alat Perekam

Informasi daftar rekanan dan kesesuaian

kegiatan proses dari rekanan di RSUD Kota

Bekasi dengan ketetapan menurut Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2008-

2014.

5. Kebijakan

Suatu arah aturan yang mengikat

dalam bertindak untuk mencapai

tujuan.

Wawancara mendalam dan

telaah dokumen

Pedoman Wawancara

dan Alat Perekam

Informasi kesesuaian kebijakan/peraturan

dalam pengelolaan persediaan obat di RSUD

Kota Bekasi dengan ketetapan menurut

Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

2008-2014.

PROSES

6. Perencanaan Kegiatan dalam menentukan jumlah

obat yang dibutuhkan rumah sakit

Wawancara mendalam,

Observasi dan telaah

dokumen

Pedoman

Wawancara,

pedoman observasi

dan Alat Perekam

Informasi kesesuaian kegiatan proses

Perencanaan persediaan yang dilakukan di

gudang farmasi RSUD Kota Bekasi dengan

ketetapan menurut Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan 2008-2014.

Page 76: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

58

7. Pengadaan

Kegiatan melakukan pemesanan

dalam rangka merealisasikan

kebutuhan sesuai perencanaan

Wawancara mendalam dan

telaah dokumen

Pedoman Wawancara

dan Alat Perekam

Informasi kesesuaian kegiatan proses

Pengadaan yang dilakukan di

bag.pengadaan RSUD Kota Bekasi dengan

ketetapan menurut Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan 2008-2014.

8. Pengawasan

Kegiatan dalam menjamin

pelaksanaan teknis sesuai dengan

standar dan peraturan yang

ditetapkan

Wawancara mendalam,

Observasi dan telaah

dokumen

Pedoman

Wawancara,

Pedoman Observasi

dan Alat Perekam

Informasi kesesuaian kegiatan proses

Pengawasan yang dilakukan di gudang

farmasi RSUD Kota Bekasi dengan

ketetapan menurut Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan 2008-2014.

9. Pengendalian

Kegiatan dalam menjaga

ketersediaan logistik obat di gudang

dan memastikan proses logistik dapat

berjalan sesuai tujuan

Wawancara mendalam,

Observasi dan telaah

dokumen

Pedoman

Wawancara,

Pedoman Observasi

dan Alat Perekam

Informasi kesesuaian kegiatan proses

Pengendalian persediaan yang dilakukan di

gudang farmasi RSUD Kota Bekasi dengan

ketetapan menurut Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan 2008-2014.

10.

Metode Analisis

ABC

Penggolongan obat paten sesuai

dengan tingkat investasinya untuk

memberikan perhatian terhadap obat

paten yang memiliki nilai investasi

yang tinggi.

Rumus ABC :

Microsoft Excel

Golongan obat paten yang termasuk

1) Kelompok A dengan persen

kumulatifnya 0-70%.

2) Kelompok B dengan persen

kumulatifnya 71-90%.

Page 77: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

59

3) Kelompok C dengan persen

kumulatifnya 91-100%. (Depkes, 2008).

11. Kelompok A

Kelompok obat dengan persentase

nilai kumulatif > 80%. Metode Analisis ABC Microsoft Excel

Obat Paten yang tergolong kelompok A

memiliki persentasi kumulatif mencapai 0-

70% (Depkes, 2008)

12. Kelompok B

Kelompok obat dengan persentase

nilai penggunaan kumulatif 20 -

80%.

Metode Analisis ABC Microsoft Excel

Obat Paten yang tergolong kelompok B

memiliki persentasi kumulatif mencapai 71-

90% (Depkes, 2008)

13. Kelompok C

Kelompok obat dengan persentase

nilai penggunaan kumulatif < 20%. Metode Analisis ABC Microsoft Excel

Obat Paten yang tergolong kelompok C

memiliki persentasi kumulatif mencapai 91-

100% (Depkes, 2008)

14. Metode EOQ

Metode pengendalian persediaan

dengan menentukan jumlah obat

paten yang akan dipesan dengan

biaya yang minimal.

Rumus EOQ :

Q = √

Microsoft Excel Jumlah obat paten kelompok A yang harus

dipesan dengan biaya yang minimal.

15. Metode ROP Titik dalam melakukan pemesanan

kembali obat paten.

Rumus ROP :

ROP = (d x L) + SS

Microsoft Excel

Waktu yang tepat dalam melakukan

pemesanan ulang obat paten yang tergolong

kelompok A.

Page 78: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

60

OUTPUT

16.

Terkendalinya persediaan

obat paten yang efektif dan

efisien di gudang farmasi.

Kondisi dimana

tersedianya obat di gudang

farmasi RSUD Kota Bekasi

sesuai dengan kebutuhan

meliputi tepat jumlah, tepat

jenis dan tepat waktu.

Wawancara mendalam dan

telaah dokumen

Pedoman Wawancara

dan Alat Perekam

Hasil pengendalian obat paten sesuai dengan

tujuan pengendalian obat yang ditetapkan

Kemenkes (2014), terdiri dari :

1) Tidak terjadi kekosongan obat (stock out)

di gudang farmasi, obat tersedia dengan

tepat jumlah, tepat jenis dan tepat waktu.

2) Obat Kadaluarsa

3) Stock Opname

Page 79: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

61

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

4.1. Desain Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat

deskriptif dan menggunakan pendekatan sistem. Dalam penelitian ini peneliti

ingin mengetahui faktor penyebab terjadinya stock out (kekosongan stok) di

gudang medis instalasi farmasi RSUD Kota Bekasi dan melakukan perhitungan

pengendalian persediaan terhadap obat paten.

4.2. Lokasi Dan Waktu Penelitian

Penelitian tentang “Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat Paten dan

Upaya Pengendaliaannya di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi Tahun 2015”

ini dilakukan di RSUD Kota Bekasi yang beralamat di Jalan Pramuka No.55,

Bekasi pada bulan Agustus – September tahun 2015.

4.3. Informan Penelitian

Informan/sampel dalam penelitian ini diambil secara purposive sampling.

Teknik penentuan sampel secara purposive sampling didasarkan pada suatu

pertimbangan tertentu yang dibuat sendiri oleh peneliti, berdasarkan ciri atau

sifat-sifat populasi yang sudah diketahui sebelumnya (Sugiyono, 2012).

Kekosongan obat paten terkait dengan beberapa bagian yakni unit

pengadaan, gudang obat dan instalasi farmasi. Jika terjadi keterlambatan atau

Page 80: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

62

masalah yang dapat menghambat salah satu unit, maka akan berdampak pada

semua bagian. Informan dalam penelitian Penyebab Stock Out di Gudang Farmasi

RSUD Kota Bekasi, diantaranya terdiri dari :

a. Kepala Instalasi Farmasi

b. Wakil Kepala Instalasi Farmasi

c. Kepala Gudang Farmasi

d. Ka.Bag UPBJ/Pengadaan

e. Distributor/Rekanan

Informan diatas dipilih berdasarkan kemampuan dan pengetahuan yang

dimiliki terkait seluruh kegiatan pengelolaan logistik obat di gudang farmasi.

Informan yang dipilih juga telah bekerja selama ±3 tahun di rumah sakit.

4.4. Instrumen Penelitian

Dalam penelitian kualitatif, instrumen utama penelitian adalah penulis itu

sendiri. Namun, penelitian ini juga menggunakan instrumen bantu berupa

pedoman wawancara dan alat perekam yang akan digunakan untuk mencari data

primer. Peneliti menggunakan pedoman wawancara yang disusun berdasarkan

pendekatan sistem seperti yang digambarkan dalam kerangka konsep.

4.5. Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian kualitatif ini

yaitu :

Page 81: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

63

a. Data primer yang diperoleh dari wawancara mendalam untuk mendapatkan

informasi dari responden. Dalam penelitian ini, teknik wawancara

mendalam digunakan untuk mencari informasi terkait stock out (kekosongan

stok) obat paten di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi. Instrumen yang

akan digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara mendalam,

pedoman telaah dokumen, pedoman cheklist observasi dan dengan alat

pendukung yaitu alat tulis dan perekam. Pedoman indepth interview

merupakan alat ukur yang digunakan untuk mengumpulkan data secara

formal kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara lisan.

b. Data sekunder diperoleh dari telaah dokumen rumah sakit, seperti SOP,

daftar nama obat, jumlah pemakaian obat, harga obat, daftar distributor

obat, dan kebijakan strategis kefarmasian periode triwulan I tahun 2015.

4.6. Validitas Data

Penelitian kualitatif ini dilakukan pemeriksaan keabsahan datanya dengan

menggunakan metode triangulasi. Adapun triangulasi yang dilakukan, yaitu :

a. Triangulasi Sumber

Triangulasi sumber untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan cara

mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber (Sugiyono,

2012). Triangulasi sumber dilakukan peneliti dengan membandingkan dan

melakukan pemeriksaan terhadap hasil wawancara dengan menanyakan

pertanyaan yang sama kepada beberapa informan yang berbeda.

Page 82: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

64

Triangulasi sumber didapat dari informan yang berbeda jabatannya namun

masih dalam serangkaian tupoksi dalam instalasi farmasi. Gambaran

triangulasi sumber pada pertanyaan dapat dilihat pada tabel checklist berikut

ini :

Tabel 4.1

Triangulasi Sumber Dilihat dari Pedoman Wawancara

R1 R2 R3 R4 R5

INPUT

SDM

Prosedur

Dana

Kebijakan

Distributor

PROSES

Perencanaan Persediaan

Pengadaan Persediaan

Pengawasan Persediaan

Pengendalian Persediaan

OUTPUT

Stock Out

Obat Kadaluarsa

Stock Opname

Keterangan:

R = Responden

R1-2 = Tingkat Manajemen (Ka.Inst.Farmasi dan Ka.Bag.UPBJ)

R3-4 =Tingkat Staff (Wa.Ka Inst. Farmasi dan Ka.gudang

farmasi)

R5 = Distributor

Page 83: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

65

b. Triangulasi Metode. Triangulasi metode berarti peneliti menggunakan

metode pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari

sumber yang sama (Sugiyono, 2012). Triangulasi metode dilakukan dengan

wawancara dan telaah dokumen.

Tabel 4.2

Triangulasi Metode Dilihat dari Pedoman Wawancara

Wawancara

Mendalam

Observasi Telaah

Dokumen

INPUT

SDM

Prosedur

Kebijakan -

Dana - -

Distributor -

PROSES

Perencanaan Persediaan

Pengadaan Persediaan -

Pengawasan Persediaan

Pengendalian Persediaan

OUTPUT

Stock Out -

Obat Kadaluarsa -

Stock Opname -

Tujuan validasi data dengan menggunakan sumber informan, data dan

metode yang beragam diharapkan mendapatkan analisis yang tepat, akurat dan

terpercaya.

Page 84: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

66

4.7. Penyajian Data

Penyajian data dari hasil wawancara mendalam, observasi dan telaah

dokumen dilakukan dengan menggunakan bentuk narasi. Data hasil telaah

dokumen dan hasil perhitungan metode ABC, EOQ, dan ROP disajikan dalam

bentuk tabel. Penyajian data dalam narasi maupun tabel dapat memudahkan

peneliti dalam menggambarkan faktor penyebab terjadinya stock out (kekosongan

stok) obat paten di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi.

4.8. Pengolahan Data

Teknik pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian kualitatif ini yaitu:

a. Data primer yang telah dikumpulkan melalui wawancara mendalam dengan

beberapa informan dicatat dan dibuat transkrip wawancara. Data yang

dianggap kurang penting dan tidak berhubungan dengan penelitian

direduksi. Kemudian hasil wawancara yang telah direduksi ditranskrip ke

dalam matriks berdasarkan pertanyaan penelitian.

b. Data sekunder yang diperoleh dari telaah dokumen rumah sakit, seperti

SOP, daftar nama obat, jumlah pemakaian obat, harga obat, daftar

distributor obat, dan kebijakan strategis kefarmasian periode triwulan I

tahun 2015. Data sekunder diolah dengan perhitungan matematis

menggunakan metode pengendalian persediaan dengan mengklasifikasikan

obat dengan analisis ABC Pemakaian, perhitungan dengan metode EOQ

(pemesanan optimal) dan ROP (titik pemesanan kembali) terhadap obat

paten. Berikut pengolahan terhadap data sekunder, yaitu :

Page 85: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

67

1) Data mengenai daftar jenis obat paten, jumlah pemakaian obat dan harga

obat paten selama bulan Januari – Maret 2015 dikumpulkan dan diinput

menggunakan program komputer Microsoft Excel. Kemudian data obat

paten yang telah diinput diklasifikasikan berdasarkan nilai investasinya

dengan metode Klasifikasi ABC. Berikut klasifikasi ABC menurut Dirjen

Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2008) klasifikasi persediaan

berdasarkan persen kumulasinya dibagi atas 3 bagian, yaitu :

a. Persediaan dengan persen kumulatifnya 0-70% masuk masuk dalam

kategori kelompok A.

b. Persediaan dengan persen kumulatifnya 71-90% masuk masuk dalam

kategori kelompok B.

c. Persediaan dengan persen kumulatifnya 91-100% masuk masuk dalam

kategori kelompok C.

2) Lalu dilakukan perhitungan dengan Metode EOQ ,berikut adalah rumus

untuk menentukan jumlah pemesanan optimum menurut Herjanto (2008),

yaitu :

Rumus :

Keterangan :

Q : Jumlah pesanan

D : Jumlah kebutuhan barang

S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan

H : Biaya penyimpanan per unit per tahun

Q = √

Page 86: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

68

3) Kemudian waktu pemesanan dihitung dengan metode ROP, berikut

rumus metode ROP, berikut adalah rumus untuk menentukan titik

pemesanan kembali menurut Herjanto (2008), yaitu :

Rumus :

Keterangan :

ROP : Reorder Point

d : permintaan harian

L : Lead Time (waktu tunggu)

SS : Persediaan Pengaman (safety stock)

4.9. Analisis Data

Tahapan analisis data kualitatif pada penelitian ini, yaitu :

1. Reduksi adalah proses pemilihan data secara kasar, memilah data yang

berkaitan dengan penelitian dan membuat transkrip data hasil wawancara

seperti apa adanya, adapun tujuan dari tahap ini adalah memberikan

gambaran yang lebih jelas dan mempermudah peneliti untuk mengumpulkan

pengumpulan data selanjutnya.

a. Wawancara Mendalam

Setelah melakukan wawancara, peneliti langsung merekap hasil tersebut

dalam bentuk laporan narasi untuk memudahkan analisis. Selanjutnya

hasil tersebut dirangkum (menghilangkan data yang tidak diperlukan agar

memberi kemudahan dalam penampilan, penyajian, serta untuk menarik

kesimpulan sementara) untuk mendapatkan pernyataan inti mengenai

ROP = ( d x L) + SS

Page 87: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

69

faktor penyebab kekosongan obat. Setelah itu rangkuman tersebut dipilih

kesesuaiannya (melakukan proses penyuntingan, pemberian kode dan

pentabelan) dari pertanyaan penelitian untuk mendapatkan faktor

penyebab kekosongan obat di gudang farmasi. Hal ini dilakukan terus-

menerus selama proses pengambilan data berlangsung.

b. Observasi

Saat melakukan observasi, peneliti melakukan reduksi dengan

melakukan pembatasan observasi yaitu pada kegiatan yang dilakukan

SDM, pada kegiatan perencanaan, kegiatan pengawasan dan kegiatan

pengendalian serta melakukan penyesuaian antara pedoman observasi

dengan proses pengelolaan persediaan obat yang dilakukan RSUD Kota

Bekasi.

c. Telaah Dokumen

Saat melakukan telaah dokumen, peneliti akan mengambil data dokumen

mengenai prosedur maupun kebijakan dalam melakukan proses

pengelolaan persediaan obat di Gudang farmasi yang terdapat dalam

kurun waktu 2 tahun terakhir. Hal tersebut bertujuan untuk memudahkan

peneliti menganalisis gambaran penyebab kekosongan obat paten dan

mengetahui proses pengelolaan persediaan obat paten.

Dengan mereduksi data dari 3 metode yang berbeda penulis

mengumpulkan informasi inti untuk selanjutnya dianalisis dan disajikan.

Mereduksi data bertujuan untuk memfokuskan penelitian pada proses

Page 88: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

70

pengelolaan persediaan obat paten, agar data yang akan disajikan tidak

keluar dari topik penelitian.

2. Display data adalah teknik rancangan penyajian data dalam bentuk uraian

singkat dan tabel ini di dapatkan setelah peneliti melakukan penyusunan

data dalam bentuk transkrip data yang selanjutnya dilakukan kategorisasi

data menurut variabel yang sesuai.

a. Wawancara Mendalam

Penyajian data hasil wawancara mendalam mengenai penyebab stock out

dan pengelolaan persediaan obat paten akan dilampirkan dalam bentuk

tabel. Sedangkan hasil analisisnya akan dituangkan kedalam bentuk

narasi pada laporan penelitian.

b. Observasi

Penyajian data hasil observasi mengenai penyebab stock out dan

pengelolaan persediaan obat paten akan dilampirkan dalam bentuk narasi

dan tabel. Sedangkan hasil analisisnya akan dituangkan kedalam bentuk

pernyataan pada laporan penelitian.

c. Telaah Dokumen

Penyajian data kelengkapan dokumen mengenai penyebab stock out dan

proses persediaan obat akan dilampirkan dalam bentuk tabel cheklist.

Sedangkan hasil analisisnya akan dituangkan kedalam bentuk pernyataan

pada laporan penelitian.

Penyajian data dari 3 metode yang berbeda akan disajikan dalam

berbagai bentuk seperti narasi, pernyataan ataupun tabel. Kesesuaian

Page 89: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

71

penyajian data akan dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan

penelitian. Data yang disajikan akan dikaitkan satu sama lain guna

mendukung suatu pernyataan dalam proses analisis.

3. Analisis data pada penelitian ini menggunakan domain analysis dimana

analisis ini pada umumnya dilakukan untuk memperoleh gambaran umum

dan menyeluruh tentang situasi sosial yang diteliti atau obyek penelitian.

Hasilnya berupa gambaran umum yang diteliti, yang sebelumnya belum

pernah diketahui. Dalam analisis ini informasi diperoleh belum mendalam,

masih dipermukaan namun sudah ditemukan domain-domain atau kategori

dari situasi sosial yang diteliti (Sugiyono, 2012).

Diawali melakukan analisis taksonomi dengan menjabarkan secara rinci

tema-tema yang terdapat dalam domain input, proses dan output. Tema-

tema dalam domain digambarkan secara umum kemudian memaknai hasil

penelitian yang didapat. Setelahnya dilakukan analisis domain dengan

menggambarkan domain-domain input, proses dan output.

Analisis domain pada hakikatnya adalah upaya peneliti untuk

memperoleh gambaran umum tentang data untuk menjawab fokus

penelitian. Hasil analisis ini berupa informasi mengenai gambaran penyebab

kekosongan obat di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi. Data yang

diperoleh dari hasil wawancara mendalam, observasi dan telaah dokumen

dideskripsikan untuk mengetahui gambaran umum penyebab stock out di

gudang medis RSUD Kota Bekasi. Dengan analisis domain peneliti

mendeskripsikan unsur pada domain kegiatan pengelolaan obat mulai dari

Page 90: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

72

input, proses dan output kemudian memaknai hasil penelitian yang didapat.

Pemaknaan hasil penelitian didasari pada kesesuaiannya dengan pedoman

maupun teori terkait pengelolaan obat di Instalasi Farmasi.

4. Verifikasi data adalah proses menyimpulkan semua hasil wawancara

mendalam dengan informan. Dengan demikian hasil dalam penelitian

dapatlah terlihat. Seluruh proses pembahasan, dilakukan dengan

menganalisis, membandingkan data dan teori, melihat kekurangan dan

kelebihan serta masalah yang ada. Hal tersebut bertujuan untuk saling

melengkapi data satu sama lain agar suatu informasi menjadi valid

kebenarannya dan dapat mengidentifikasi suatu masalah.

Penarikan kesimpulan dilakukan dengan merangkum hasil analisis proses

pengelolaan persediaan obat paten yang berlangsung dan pemberian saran

pada masalah yang ada mengenai proses pengelolaan hingga pengendalian

persediaan obat paten di RSUD Kota Bekasi.

Page 91: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

73

BAB V

HASIL PENELITIAN

5.1. Gambaran Umum RSUD Kota Bekasi

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bekasi terletak di pusat wilayah kota

Bekasi dan berada di jalan Pramuka No.55 Bekasi.

a. Visi RSUD Kota Bekasi

Dalam upaya mewujudkan pembangunan kesehatan di Kota Bekasi dan

meningkatkan kinerja pelayanan RSUD Kota Bekasi dalam kurun waktu 5

tahun, maka RSUD Kota Bekasi memiliki visi yang harus sejalan dengan visi

Kota Bekasi. Visi Kota Bekasi tahun 2013-2018 adalah “Bekasi Maju,

Sejahtera, dan Ihsan”. RSUD Kota Bekasi berperan dalam meningkatkan

derajat kesehatan masyarakat kota Bekasi, sebagaimana visi “Sejahtera” yang

diinginkan kota Bekasi maka visi RSUD Kota Bekasi yaitu :

“Menjadi Rumah Sakit Yang Unggul dengan Pelayanan Bermartabat”

Rumah sakit yang Unggul dimaksudkan menggambarkan RSUD Kota

Bekasi yang akan memberikan pelayanan terbaik dibandingkan rumah sakit

lain. Sedangkan Pelayanan Yang Bermartabat yaitu menggambarkan perilaku

pelayanan yang manusiawi, tingkat kepatuhan yang tinggi serta dilaksanakan

dengan penuh ketulusan.

Page 92: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

74

b. Misi RSUD Kota Bekasi

Misi dalam mewujudkan visi yang diemban RSUD Kota Bekasi, yaitu

meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui pelayanan kesehatan

rujukan dan terjangkau oleh masyarakat, melindungi kesehatan masyarakat

dengan menjamin tersedianya pelayanan bermutu, dan menciptakan tata kelola

rumah sakit yang baik.

5.2. Gambaran Umum Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi

Instalasi farmasi merupakan salah satu unit penunjang yang terdapat di

RSUD Kota Bekasi. Instalasi farmasi dalam melakukan pelayanan kefarmasian

memiliki 2 unit pelayanan yang terdiri dari unit gudang farmasi dan unit

depo/cabang farmasi rumah sakit. Adapun struktur organisasi di unit instalasi

farmasi di RSUD Kota Bekasi, yaitu :

Bagan 5.1

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi

Ka. Instalasi

Farmasi

Kesekretariatan Ketua Litbang Diklat

Wa.Ka. Instalasi

Farmasi

Ka. Depo

Farmasi

BPJS

Ka. Depo

Farmasi UGD

Ka. Depo

Farmasi

Ranap

Ka. Depo

Farmasi

Rajal

PJ Farmasi

Klinik

Ka.

Gudang

Farmasi

Ka. Depo

OK

Sumber : Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi tahun 2014

Page 93: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

75

5.3. Input Manajemen Persediaan

Input dalam suatu sistem merupakan sumber daya yang mendukung dalam berjalannya suatu proses kegiatan. Input dari

sistem manajemen persediaan obat di gudang farmasi terdiri dari SDM, Dana, Kebijakan, Prosedur, dan Distributor. Berikut

gambaran input dalam manajemen persediaan obat :

Bagan 5.2

Input Manajemen Persediaan

Belum mencukupinya

tenaga SDM Kefarmasian.

Latar belakang pendidikan

SDM Kefarmasian sudah

sesuai dengan kualifikasi

SDM menurut PMK no.58 th

2014

Kurangnya Koordinasi dan

Komunikasi terhadap

ketidakhadiran petugas dalam

pelayanan kefarmasian dirumah

sakit.

Kurangnya ketelitian petugas

dalam pemesanan obat yang

tidak ada konsumsi di bulan

sebelumnya.

Distributor

Adanya kekosongan pada

distributor, terlambatnya

pengiriman dari

distributor ke gudang

farmasi.

Perizinan maupun

persyaratan administrasi

sudah sesuai dengan

Permenkes no.34 th 2014

tentang PBF.

INPUT

SDM Kebijakan Prosedur Dana

Kurangnya dana dalam

pembayaran ke distributor.

Sumber Dana yang

diperoleh sudah sesuai

dengan pedoman

pengelolaan perbekalan

farmasi Depkes (2008).

Telah terdapat SOP yang

mudah dalam pelaksanaannya

dan telah disesuaikan dengan

kegiatan rutin kefarmasian

dirumah sakit.

Kegiatan pengelolaan obat

sudah mengacu dan sesuai

dengan SOP yang ada.

SOP sudah disosialisasikan

kepada seluruh SDM di

instalasi farmasi.

Belum optimalnya penerapan

formularium obat oleh user.

Adanya peraturan BPJS dan

BPOM yang membatasi

pemesanan jumlah obat

narkotika tertentu.

Terdapatnya kebijakan

strategis pengelolaan obat

yang diatur dalam Peraturan

Direktur no.74

/RSUD/PDMN.12.2/I. 2014

tentang Pedoman Pelayanan

Farmasi di Lingkungan

RSUD Kota Bekasi.

Page 94: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

76

5.3.1. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber utama dalam

berlangsungnya suatu kegiatan. Kelancaran dalam proses kegiatan

manajemen persediaan obat akan berjalan baik dan optimal apabila

dilakukan oleh SDM yang berkualitas dan kuantitas yang memadai. Instalasi

farmasi di RSUD Kota Bekasi dikepalai oleh Apoteker dan adapun

penanggung jawab gudang farmasi dipegang oleh kepala gudang yang

berpendidikan S1 Farmasi.

a. Kesesuaian Jumlah Petugas

Jumlah tenaga kefarmasian dan non farmasi di unit instalasi

farmasi RSUD Kota Bekasi, diantaranya :

Tabel 5.1

Jumlah Ketenagaan Farmasi RSUD Kota Bekasi tahun 2015

Berdasarkan tabel 5.2 bahwa jumlah tenaga teknis kefarmasian di

instalasi farmasi RSUD Kota Bekasi pada tahun 2015 berjumlah 35 orang

dengan tenaga apoteker berjumlah 6 orang. Jumlah tenaga ini mengalami

penurunan dari tahun sebelumnya yang berjumlah 41 orang.

No

Jenis Tenaga

menurut SK Menkes

2014

2015

Pendidikan

1 Apoteker 8 6 Apoteker, S2

2 Asisten Apoteker 25 21 S1, D3, SMF

3 Administrasi 5 5 SMA, D1, S1

4 Pembantu Pelaksana 3 3 SMP,SMA

TOTAL 41 35

Sumber : Bag.Kepegawaian RSUD Kota Bekasi tahun 2015

Page 95: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

77

Berdasarkan observasi dan telaah dokumen terhadap kualifikasi SDM

rumah sakit sudah sesuai dengan ketentuan Permenkes no.58 tahun 2014

bahwa rumah sakit harus memiliki petugas kefarmasian yang terdiri dari

apoteker dan tenaga teknis kefarmasian serta petugas penunjang

kefarmasian yang terdiri dari operator komputer, tenaga admin dan

pekarya/pembantu pelaksana.

Berdasarkan telaah dokumen pada bulan Agustus 2015 terdapat 27

orang jumlah tenaga kefarmasian di RSUD Kota Bekasi. Dimana tenaga

apoteker di instalasi farmasi berjumlah 6 orang dan tenaga asisten apoteker

berjumlah 21 orang. Menurut Permenkes no.58 th 2014 bahwa idealnya

rasio apoteker di rawat jalan yaitu 1 : 50 pasien. Sedangkan rasio tenaga

apoteker di RSUD Kota Bekasi yaitu 6 apoteker : 400 pasien setiap harinya

dengan estimasi rasio kefarmasian menjadi 1 apoteker : 67 pasien. Hal ini

menunjukkan bahwa rumah sakit belum memiliki tenaga apoteker yang

cukup dalam melakukan pelayanan kefarmasiannya dirumah sakit.

Berdasarkan perhitungan diatas diketahui bahwa tenaga apoteker di RSUD

Kota Bekasi masih kurang dan belum mencukupi dengan standar ideal yang

ditetapkan Kemenkes.

Sedangkan berdasarkan PMK no.56 tahun 2014 tentang Klasifikasi

dan Perizinan RS bahwa di RS tipe B harus memiliki tenaga kefarmasian

berjumlah 13 apoteker. Hal ini belum sesuai dengan data telaah dokumen

pada bulan Agustus 2015 bahwa jumlah apoteker di RSUD Kota Bekasi

berjumlah 6 orang apoteker.

Page 96: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

78

Hal ini juga didukung berdasarkan hasil observasi oleh peneliti yang

menunjukkan bahwa jumlah SDM kefarmasian di Instalasi Farmasi RSUD

Kota Bekasi yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelayanan

kefarmasian. Ini terlihat dari waktu pulang petugas yang melebihi jam yang

telah ditentukan dan adanya double job bagi petugas kefarmasian.

Kurangnya tenaga SDM Kefarmasian dirumah sakit membuat waktu kerja

overtime pada petugas dan terkadang petugas sekretariat dan wakil instalasi

farmasi diminta membantu dalam pelayanan kefarmasian di depo Rawat

Inap atau depo BPJS. Hal ini mengakibatkan tugas - tugas kesekretariatan

dan wakil instalasi farmasi yang harusnya bisa diselesaikan dengan segera

menjadi tertunda dan menumpuk dikemudian harinya.

b. Kesesuaian Antara Pengetahuan dan Keterampilan

Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan petugas kefarmasian

yang dimiliki sudah sesuai dengan kapasitas dalam melakukan tugasnya.

Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut :

“sudah sesuai, sudah terampil dalam bekerjanya, sudah sesuai

dengan kualifikasi dan skill yang dimiliki”(Inf-2)

“secara standar sudah cukup sesuai, yang backgroundnya S1 sudah

sesuai dengan cara dia bekerja” (Inf-3)

Latar belakang dari petugas kefarmasian sudah sesuai dengan jabatan

yang dipegang oleh masing-masing SDM kefarmasian. Menurut Permenkes

no.58 th 2014 bahwa kualifikasi SDM pekerjaan kefarmasian dirumah sakit

terdiri dari apoteker dan tenaga teknis kefarmasian (S1 Farmasi, D3

Page 97: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

79

Farmasi, atau SMF). Berikut adalah latar belakang pendidikan dari informan

dalam penelitian ini :

Tabel 5.2

Karakteristik Informan di RSUD Kota Bekasi

NO. Jabatan Umur Pendidikan

1. Kepala Instalasi Farmasi 48 th S1 Apoteker

2. Wakil Kepala Instalasi

Farmasi

48 th S1 Farmasi

3. Kepala Gudang Farmasi 33 th S1 Farmasi

4. Ka.UPBJ 39 th S1 Farmasi

c. Kedisplinan petugas

Kedisplinan kerja pegawai juga sudah baik dan sesuai karena datang

sudah tepat waktu. Berdasarkan jadwal kerja petugas gudang farmasi

terdapat 1 shift yang bekerja pada hari Senin hingga Sabtu mulai pukul

07.30 hingga pukul 14.00. Namun jadwal kerja tersebut tidak sesuai

berdasarkan wawancara dan observasi kepada petugas bahwa petugas

gudang terkadang overtime atau melebihi jam kerja yang sudah ditetapkan.

Hal ini dikarenakan banyaknya jumlah pasien di rawat jalan BPJS yang

harus dilayani hingga pasien habis. Hal ini berdasarkan pernyataan oleh

informan:

“kalau displin kerja SDM sudah bagus, datangnya sudah tepat waktu,

walaupun pulangnya overtime karena pasien di pelayanan apotik bpjs

pasiennya banyak, kita selesai kerjanya jam 14.00, sampai jam 14.00

pasiennya belum habis jadi overtime sampai 17.00, baru habis

pasiennya”(Inf-3)

Sumber : Hasil Pengolahan Data Sekunder

Page 98: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

80

“kalau datang memang tidak tepat waktu tapi kalau pulang terkadang

overtime karena faktor pekerjaannya, kalau pekerjaannya masih banyak

harus diselesaikan dahulu tidak mungkin ditinggalkan, kalau yang

dirawat jalan kalau pasien masih ada jadi diselesaikan dulu”(Inf-4)

Kendala dalam faktor SDM farmasi yang dapat menghambat kegiatan

pengelolaan obat dirumah sakit yaitu kurangnya koordinasi, komunikasi,

pengetahuan dan inisiatif pegawai. Hal ini sesuai dengan penyataan

informan melalui kutipan wawancara berikut ini :

“kurangnya komunikasi, tapi yang pasti harus koordinasi misalkan

ada pegawai yang ingin cuti berarti harus ada yang gantiin, supaya

pelayanan juga tetap jalan ke pasien, kalau lagi kejadian tiba-tiba

kosong orang jadi orang gudang kadang-kadang diambil, di bagian

penagihan stafnya diambil, jadi proses penagihan diundur 1 hari, karena

ada staf yang tidak masuk”(Inf-1)

“Pengetahuan dan inisiatif ,kalau orang yang tidak inisiatif,begitu

tahu obat kosong pasti dia diam saja, kenapa pengetahuan karena kalau

ada obat yang harus diganti dia harus tahu substitusinya apa, intinya

inisiatif, kalau pengetahuan berhubungan, kalau inisiatif dia akan

mencari kalau dia mencari pasti bertambah pengetahuannya , inisiatif

intinya menurut saya” (Inf-2)

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan data

sekunder dan observasi maka dapat disimpulkan kuantitas SDM yang

tersedia di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi saat ini memang dirasa

kurang, terlebih dengan adanya proses pengurangan jumlah SDM dari tahun

sebelumnya. Hal ini menyebabkan beban kerja SDM yang ada saat ini

menjadi bertambah karena penambahan tenaga SDM sampai saat ini belum

dilakukan.

Faktor yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out pada SDM

dapat terjadi karena kurangnya ketelitian petugas dalam pemesanan barang

Page 99: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

81

yang sebelumnya tidak ada mutasi atau konsumsi di bulan sebelumnya.

Barang perbekalan farmasi maupun obat yang sangat dibutuhkan tertinggal

untuk direncanakan atau dipesan karena tidak ada pemasukan maupun

penggunaannya dirumah sakit. Akibatnya, barang yang dibutuhkan tersebut

kosong dan biasanya baru terdeteksi di 2 minggu setelah perencanaan.

Untuk mengatasi hal tersebut, petugas gudang dengan perizinan kepala

instalasi farmasi segera melakukan pemesanan secara cito untuk memenuhi

kebutuhan obat tersebut saat itu dan segera membuat pemesanan terhadap

obat tersebut untuk persediaan digudang farmasi. Sebagaimana pernyataan

informan berikut :

“apabila petugas kurang teliti dalam memesannya, misalnya di

DUPADA tidak ada tapi untungnya dengan orang gudang sering

langsung ketahuan dan akhirnya langsung bilang ke rekanan dan bisa

untuk langsung dipesan” (Inf-1)

“karena datanya banyak, jadi dianggap bulan ini tidak ada

pemasukan jadi tidak ada penggunaan, berarti bulan depan saya tidak

merencanakan karena sebelumnya obat tersebut kosong atau tidak ada

pemakaian sebelumnya” (Inf-2)

“karena dirumah sakit memakai sistem komputer, jadi kita lihat

dahulu riwayat pengeluaran obat sebelumnya berapa, kalau obat itu

bulan kemaren tidak datang, jadi nol mutasinya padahal kita

membutuhkan, tapi karena bulan kemarin tidak datang jadinya tidak ada

riwayat,jadi kelewat tidak dipesan,baru terlihatnya di 10 hari pertama,

lalu langsung disusulin untuk dipesan, tidak begitu sering hanya untuk

obat-obat yang kosong stok nasionalnya saja”(Inf-3)

Kurangnya jumlah apoteker yang sesuai dengan ketetapan Kemenkes

dapat menghambat kegiatan pengelolaan obat digudang farmasi. Hal ini

mengakibatkan adanya double job pada petugas gudang dan petugas di

Page 100: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

82

instalasi farmasi, adanya overtime, beban kerja bertambah hingga kurangnya

ketelitian serta kordinasi petugas.

5.3.2. Dana

Dana merupakan salah satu input penunjang kegiatan persediaan

obat di rumah sakit. Berdasarkan wawancara, dana yang disediakan untuk

kegiatan kefarmasian di rumah sakit, sebagaimana pernyataan informan

sebagai berikut :

“untuk anggaran obat kurang lebih sekitar ± 24 M untuk obat .Obat

itu hampir 1/3 dari seluruh anggaran rumah sakit” (Inf-4)

Adapun sumber dana yang diperoleh rumah sakit untuk kegiatan

persediaan obat berasal dari anggaran BLUD RS, APBD, dan donasi/hibah.

Hal ini sesuai dengan pernyataan informan :

“ada yang dari BLUD, APBD dan APBN, serta bantuan berasal dari

program pemerintah..” (Inf-2)

“berasal dari dana BLUD, APBD dan donasi.. “ (Inf-3)

“sumber dana dari BLUD, khusus obat PTRM, VCT itu dari APBN,

ada juga yang hibah/bantuan seperti vaksin, obat HIV ..”(Inf-4)

Hal ini telah sesuai dengan pedoman pengelolaan perbekalan

farmasi Depkes tahun 2008 bahwa sumber anggaran dapat berasal dari

pemerintah dan swasta. Sumber anggaran dari pemerintah berupa APBN

dan APBD serta sumber anggaran dari swasta berupa donasi/hibah.

Adapun faktor dana yang dapat menyebabkan stock out dan

menghambat kegiatan pengelolaan obat yaitu adanya ketidaklancaran dalam

pembayaran atau hutang. Namun ketidaklancaran ini menyebabkan

Page 101: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

83

kekosongan pada obat yang memiliki distributor tunggal, karena obat

tersebut tidak bisa di subtitusikan dengan obat lain. Diketahui bahwa pada

bulan ini terdapat 2 distributor yang menolak untuk melakukan pengiriman

obat karena ketidaklancaran pembayaran RSUD ke distributor. Hal ini

sesuai dengan kutipan wawancara berikut :

“dari pembayaran, penyedia itu bisnis,kalau pembayarannya tidak

lancar pasti menghambatlah..pembayaran dari rumah sakit tidak lancar,

artinya kita punya hutang, distributornya tidak mau mengirim karena

pembayarannya tidak terselesaikan” (Inf-2)

“Kalau anggaran habis, ada anggaran tambahan tapi belum di-

acc oleh pemda, jadi tidak bisa dibayar.Distributor jadi tidak bisa

mengirim apabila rumah sakit belum bayar karena batas hutang rsud ke

distributor tsb sudah tercapai dari nominalnya atau waktunya. Kalau di

faktur itu jatuh tempo misalnya 21 hari, selama 21 hari ini rsud tidak

bisa bayar, langsung distributor tidak bisa mengirim. Kalau nominal

misal apabila sudah mencapai 100jt hutangnya maka distributor ke lock

untuk mengirim barang”(Inf-3)

“masalah pengadaan biasanya karena pembayaran, jadi jatuh tempo

pembayarannya itu melebihi batas waktu tanggal jatuh temponya

,mereka otomatis me-lock, apalagi kalau diswasta mereka langsung

melock, faktur tidak dikeluarkan akhirnya barang tidak bisa dikirim..itu

faktor utamanya dari anggarannya dan dananya..hampir rata-rata

semua distributor akan melock kalau tidak dibayar, karena itu cash

flownya mereka, karena mereka juga harus membayar ke principle

(perusahaan2 farmasi), kalau distributornya tidak dibayar mungkin 1

bulan masih bisa toleransi tapi kalau sudah terlalu lama mereka sudah

tidak bisa toleransi” (Inf-4)

Adapun menurut salah satu distributor yang diwawancarai yaitu

distributor APL bahwa seluruh rumah sakit yang menjadi pelanggan APL

diberikan limit credit dan TOP (Time of Payment) dalam melakukan

pembayaran. Distributor APL memberikan batas jumlah pembayaran dalam

melakukan kredit yaitu mencapai ±650 jt, sedangkan batas TOP (Masa

Page 102: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

84

Berlaku Pembayaran) sampai 60 hari. Apabila pembayaran rumah sakit

melebihi batas jumlah dan waktu yang telah ditentukan maka distributor

tidak akan menyuplai barang ke rumah sakit. Hal ini seperti yang dijelaskan

oleh informan sebagai berikut :

“yang pertama semua pelanggannya APL, kita berikan yang namanya

limit credit dan ada TOP, kalau pelanggan sudah melampaui limit kredit

itu sudah tidak bisa memberikan lagi kredit..apabila pelanggan sudah

melebihi dari TOP (Time of Payment)/Masa Berlaku Pembayaran, kalau

untuk RSUD ini kita memberikan waktu 60 hari, kalau diatas 60 hari

RSUD belum melakukan pembayaran ke APL, otomatis kita tidak bisa

suplai obat” (Inf-5)

Faktor dana yang menjadi salah satu penyebab kekosongan obat

yaitu ketidaklancaran rumah sakit dalam melakukan pembayaran. Kendala

ini menghambat pelayanan dan mempengaruhi kepuasan pasien apabila obat

yang dibutuhkan tidak dikirim.

5.3.3. Prosedur

Prosedur merupakan dasar bagi petugas kefarmasian dalam

melaksanakan seluruh kegiatan operasional di rumah sakit. Prosedur disebut

juga Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di Instalasi Farmasi

RSUD Kota Bekasi terkait kegiatan pengelolaan obat, terdiri dari :

a. Instruksi kerja perencanaan perbekalan farmasi

b. Instruksi kerja pengadaan perbekalan farmasi

c. Instruksi kerja penerimaan perbekalan farmasi

d. Instruksi kerja penyimpanan perbekalan farmasi

e. Instruksi kerja distribusi perbekalan farmasi

f. Instruksi kerja stock opname perbekalan farmasi

g. Instruksi kerja penarikan/penghapusan perbekalan farmasi.

Page 103: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

85

SOP kegiatan pengelolaan obat di instalasi farmasi yang digunakan

dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi dan ditetapkan serta di tandatangani

oleh Direktur RSUD Kota Bekasi. SOP yang berlaku pada tahun ini pada

dasarnya masih menggunakan SOP pada tahun-tahun sebelumnya yang

ditetapkan pada akreditasi ISO 9001:2008 yang diperoleh rumah sakit pada

tahun 2014.

Setiap SOP yang ada terdiri dari beberapa konten seperti

pengertian, tujuan, kebijakan, penanggung jawab, persiapan, pelaksanaan

dan unit terkait. Jika dilihat pada masing-masing SOP, dapat dikatakan

bahwa SOP yang ada cukup singkat dan jelas. Setiap konten hanya berisi

uraian singkat saja dan hanya berjumlah 2-4 halaman. Hal ini dimaksudkan

untuk mempermudah para SDM yang ada dalam mengaplikasikan setiap

SOP yang ada.

SOP yang ada sudah lengkap, mudah dalam pelaksanaannya dan

telah disesuaikan dengan kegiatan rutin kefarmasian dirumah sakit. Tidak

ada kendala ataupun hambatan dalam implementasi SOP dirumah sakit

karena prosedur telah dibuat lebih mudah dalam pengaplikasiannya. Hal ini

seperti yang dikatakan oleh informan dalam kutipan di bawah ini :

“Tidak pernah menghambat prosedur disini, karena prosedur itu ada

untuk melindungi kita dalam bekerja, itu makanya kita tidak pernah bikin

sop yang muluk-muluk dan yang ribet. “ (Inf-2)

Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen dirumah sakit

bahwa proses pelaksanaan kegiatan yang meliputi kegiatan perencanaan,

pengadaan, pengawasan dan pengendalian obat di gudang farmasi sudah

Page 104: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

86

sesuai dengan SOP terkait pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSUD

Kota Bekasi. SOP terkait proses perencanaan, pengadaan, pengawasan dan

pengendalian yang dibuat oleh rumah sakit ini juga telah mengacu kepada

kebijakan Kemenkes (2014) tentang standar pengelolaan sediaan farmasi

dirumah sakit.

Standar prosedur operasional tersebut juga sudah disosialisasikan

kepada seluruh SDM di instalasi farmasi. Sebagaimana pernyataan informan

sebagai berikut :

“jadi, semua prosedur dicopy dan disebar kepada SDM farmasi untuk

dipelajari dan diterapkan” (Inf-1)

“Disosialisasikan lewat rapat pasti, lalu dicopykan sesuai jumlah

sdm, nanti dibagikan dan dipelajari masing-masing, nanti kalau ada

tambahan dan dirasa perlu nanti ditambahin ke lampiran. Tapi kalau

sudah disetujui direktur sudah tidak ada tambahan lagi”(Inf-3)

Berdasarkan wawancara dan telaah dokumen juga terdapat

prosedur pemesanan cito untuk perbekalan farmasi yang mengalami

kekosongan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi. Hal ini sesuai

dengan pernyataan informan berikut :

“Ada, pelaksanaannya ketika ada kebutuhan yang cito dibikin PO nya

tapi terkadang PO itu nanti, cito itu by phone minta untuk kirim barang

dulu PO nya nanti,pas barang datang baru kita kasih POnya atau

terkadang saat mereka minta tagihan baru dia minta POnya. Hal yang

penting kesepakatan dengan kitanya dan pertanggungjawabannya

artinya ketika kita pesan sesuai dengan POnya” (Inf-2)

“Ada, di bagian farmasi..pemesanannya dari instalasi farmasi

langsung ke apotik yang sudah kerjasama dengan RSUD, lalu barang

nya dikirim, barangnya langsung dibayar,lalu dibuat tagihannya,

dikerjakan oleh pelaksana administrasi di UPBJ untuk mengganti

membayarkan penagihan yang cito..bisa dibayar langsung bisa juga

lewat kredit” (Inf-4)

Page 105: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

87

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan

wawancara dan observasi maka dapat disimpulkan bahwa SOP yang ada

terkait dengan proses pengelolaan logistik perbekalan farmasi sudah

lengkap dan baik. Setiap SOP sudah dibuat secara singkat dan jelas agar

mudah dimengerti oleh para petugas. Selain itu pengaplikasian SOP juga

sudah dapat dikatakan baik, karena semua proses yang ada sudah sesuai

dengan SOP yang ada.

Namun masih terdapat kekurangan yang berkaitan dengan

formularium rumah sakit, seperti belum optimalnya penerapan formularium

RSUD Kota Bekasi oleh user. Formularium rumah sakit merupakan daftar

kategori obat yang beredar dirumah sakit. Hal ini sesuai dengan pernyataan

informan berikut :

“kalau dirumah sakit formularium rumah sakitnya tidak terlalu jalan

jadi kalau ada obat baru, dokter akan memberikan memo kepada Ka.

Instalasi untuk menyediakan obat-obatan tsb, karena obat-obat tsb ada

pasiennya gitu“(Inf-3)

“Formularium RS belum pernah jalan, jadi kita mengacu di Fornas

saja,obat-obat yang di luar Fornas yang beredar di RS dasarnya harus

masuk Formulairum RS, tidak boleh perbekalan farmasi di RS itu kalau

tidak ada dasar pengadaannya, semua perbekalan RS itu harus ada

semua di formularium RS”(Inf-4)

Berdasarkan wawancara dan observasi, prosedur telah

disosialisasikan keseluruh tenaga kefarmasian dan non kefarmasian dirumah

sakit serta kegiatan pengelolaan obat telah sesuai dengan prosedur yang

ditetapkan rumah sakit.

Page 106: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

88

5.3.4. Kebijakan

Kebijakan pengelolaan obat di RSUD Kota Bekasi diatur dalam

Peraturan Direktur RSUD Kota Bekasi no.74/RSUD/PDMN.12.2/I.2014

tentang Pedoman Pelayanan Farmasi di Lingkungan RSUD Kota Bekasi.

Berdasarkan wawancara bahwa salah satu faktor dari kebijakan yang dapat

menyebabkan kekosongan obat yaitu adanya peraturan BPOM yang

membatasi jumlah obat keras tertentu yang apabila obatnya telah mengalami

kekosongan, rumah sakit tidak bisa memesan kembali untuk memenuhi

kebutuhan pasien di bulan yang sama. Sebagaimana pernyataan informan

berikut :

“tidak ada kebijakan rs yang menghambat, kalau untuk kebijakan

nasional, ada peraturan bpom yang membatasi pembelian obat-obat

keras tertentu dari apotik walaupun untuk rs pemerintah seperti misalnya

ada obat untuk poli jiwa yang narkotika itu dibatasi pengirimannya

karena ada suatu kasus waktu itu obatnya tersebar luas, jadi kita belum

terima lagi obatnya padahal udah kosong dan banyak dibutuhin

sekarang”(Inf-3)

Kebijakan strategis terhadap pengelolaan obat dirumah sakit diatur

dalam Peraturan Direktur no.74 tahun 2014 meskipun kebijakan dalam

mengatasi kekosongan obat tidak secara langsung diatur dalam kebijakan

strategis dirumah sakit.

5.3.5. Distributor

Distributor atau rekanan merupakan pihak luar rumah sakit yang

berperan dalam pengadaan barang-barang logistik dirumah sakit. Distributor

obat di RSUD Kota Bekasi dipilih melalui penunjukkan langsung.

Page 107: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

89

Berdasarkan telaah dokumen terdapat 50 distributor obat yang masih

bekerja sama untuk menyuplai kebutuhan obat di RSUD Kota Bekasi.

Distributor yang terpilih harus memenuhi kriteria persyaratan dari rumah

sakit diantaranya yaitu memiliki harga yang murah, kualitas barang yang

baik dan service yang mudah serta cepat. Hal ini sesuai dengan pernyataan

yang dalam kutipan wawancara dengan informan, sebagai berikut :

“pemilihannya yang pertama harga, yang kedua kualitas barang,

yang ketiga service artinya barang cepat datang, pada saat komplain

kita cepat penanganannya” (Inf-2)

“Setelah kita compare harga mana yang lebih murah kemudian yang

kita lihat juga kemudahan pengiriman..lalu pelayanan purna jual,

artinya misalkan ada barang yang expired, ada barang yang rusak bisa

lakukan retu ke distributornya, mudah gitu”(Inf-3)

“harga, kualitas dalam speksifikasi, walau barangnya sama bisa saja

spesifikasinya berbeda, kualitasnya berbeda nanti harganya juga

berbeda dalam pengadaan” (Inf-4)

Selain itu, berdasarkan wawancara bahwa perizinan maupun

persyaratan administrasi yang harus dimiliki oleh PBF dirumah sakit yaitu

adanya NPWP (nomor pokok wajib pajak), SIUP (surat izin usaha

perdagangan), SIPA (surat izin praktek apoteker), akta notaris dan

perjanjian kerjasama. Sebagaimana pernyataan informan berikut :

“ada SIUP, ada surat izin RS, ada surat izin dari RS, trus ada

NPWP..ada NPWP, surat izin operasional RS, SIPA(Surat Izin Praktek

Apoteker), dan SIUP tapi kalau RSUD tidak ada SIUP nya”(Inf-5)

Hal ini sesuai dengan ketetapan Kemenkes dalam Permenkes no.34

tahun 2014 tentang perizinan bagi pedagang besar farmasi (PBF) bahwa

harus memenuhi persyaratan administrasi dan kesesuaian dokumen berupa

Page 108: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

90

adanya NPWP, TDP, SIUP, akta notaris dan SIPA (surat izin praktek

apoteker).

Berdasarkan wawancara faktor dari distributor yang dapat

menyebabkan kekosongan obat diantaranya kekosongan pada distributor,

keterlambatan pengiriman dari distributor ke gudang farmasi,

ketidaksesuaian barang dengan yang diminta dan adanya perubahan harga.

Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut :

“dari servicenya, keterlambatan pengiriman barang, kekosongan

stok, ketidaksesuaian barang dengan yang diminta, kadang kita pesen

merk A yang dikirimnya bukannya merk A atau merk A kemasannya

rusak, ada yang berdalih kalau murah pak yang seperti itu ada nya,yang

penting ada barang nya pak, nah yang seperti itu ada. Jadi kalau tidak

teliti jadi seperti itu,,atau saat dibutuhkan obatnya kosong karena

terlambat datang” (Inf-2)

“karena kosong gudang distributor, barangnya ada tapi masih

dipusat belum bisa dikirim, misalnya pusatnya jakarta, tapi belum

dikirim ke cabang-cabangnya, trus yang kedua itu kenaikan harga

misalnya ketika melakukan pemesanan, kita masih mengikuti harga

kemarin, ternyata distributor ada perubahan harga, distributor akan

akan menunda pengiriman dulu sampai deal harganya pas sama rumah

sakit perubahan harganya” (Inf-3)

Keterlambatan ini seringkali menghambat dan menganggu aktifitas

petugas kefarmasian di gudang farmasi. Masalah yang timbul dari

keterlambatan misalnya dapat merusak pola konsumsi di gudang farmasi

dan menganggu ketenangan dalam bekerja. Hal ini sesuai dengan kutipan

wawancara informan ,sebagai berikut :

“keterlambatan, hal itu dapat merusak pola konsumsi dirumah sakit,

sudah bikin pemesanan pada tanggal 30, harapannya tanggal 1-2 sudah

datang karena pasien sudah membutuhkan, begitu terlambat kirim tanpa

pemberitahuan lagi, apalagi sudah tidak kirim dan tidak memberi tahu

Page 109: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

91

lagi, memberi tahunya telat, bahwa sudah kosong pak, sedangkan pasien

sudah butuh..ada 1-2 lah distributor yang seperti itu..tapi 1 saja sudah

membuat sulit karena merusak yang lain, merusak ketenangan bekerja

juga ,kita sudah berharap dapat memenuhi permintaan pasien” (Inf-2)

Sedangkan menurut distributor keterlambatan ini biasanya

disebabkan karena kekosongan pada principle, bahan baku yang sulit, dan

kesalahan pemilihan distributor. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara

informan, sebagai berikut :

“terkadang principle itu ada produk yang bahan bakunya sulit,

biasanya itu memang dibutuhkan waktu lama, kalau kekosongan yang

biasa masa transisi seperti itu, misalnya APL sendiri stok produknya

melalui purchase, melalui rencana, kalau di APL ada istilahnya pesta

(pesanan tambahan), kita melakukan pesanan tambahan diluar purchase

tsb..biasanya kalau melebihi purchase dan ada kekosongan, biasanya itu

masalah dari bahan baku yang lama..

Apabila keterlambatan, selain kekosongan kemungkinan mengenai

approval, soal persetujuannya..contohnya saat ini produknya sanabi

ansetik, tapi didatabasenya bpjs itu masih produknya combiphar,

otomatis pada saat rumah sakit melakukan pemesanan obat itu,sudah

pasti emailnya ke combiphar,begitu combiphar melihat dan ternyata dia

tidak mempunyai produknya,otomatis diabaikan, otomatis rumah sakit

menunggu, biasanya konfirmasi dari gudang kenapa belum dikirim,

ternyata emailnya masuk ke distributor lain. Kemungkinan karena

bpjsnya belum update jadi akhirnya kita confirmasikan ke sanabe ,untuk

memastikan produk ini, jadi combiphar segera mengirimkan approve ke

APL by email, supaya APL bisa mengirimkan ke rumah sakit”(Inf-5)

Page 110: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

92

5.4. Proses

Proses dari manajemen persediaan obat di gudang farmasi yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out diantaranya

Perencanaan, Pengadaan, Pengawasan, dan Pengendalian. Berikut gambaran hasil dari proses dalam manajemen persediaan,

diantaranya :

PROSES

1. PERENCANAAN

a. Kegiatan perencanaan dan

penentuan kebutuhan obat di

instalasi farmasi sudah sesuai

dengan Permenkes no.58 th 2014.

b. Pertimbangan dalam perencanaan

sudah sesuai dengan Permenkes

no.58 th 2014.

c. Adanya data stok obat yang

tertera dalam sistem informasi

gudang yang tidak terbaca apabila

stok obat kosong atau tidak

datang pada periode sebelumnya.

d. Ketidaksesuaian realisasi dengan

perencanaan dan pola konsumsi

yang berubah.

2. PENGADAAN

a. Pengadaan obat sudah menggunakan

sistem e-purchasing secara online

melalui web LKPP (Lembaga

Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah) sesuai dengan Surat

Edaran Menkes/167/III/2014 tentang

Pengadaan Obat berdasarkan Katalog

Elektronik (E-catalogue).

b. Adanya keterlambatan dalam

pembuatan surat pemesanan (SP),

kekosongan pada distributor dan

kesalahan dalam pemesanan.

3. PENGAWASAN 4. PENGENDALIAN

a. Kegiatan pengawasan yang

dilakukan oleh petugas gudang

yaitu dengan melakukan

pencatatan secara teratur

terhadap obat yang keluar dan

masuk pada kartu stok dan

pencatatan terhadap tanggal

kadaluarsa obat. Pencatatan ini

telah rutin dilakukan petugas

gudang. Hal ini sesuai dengan

pedoman pengelolaan perbekalan

farmasi menurut Depkes (2008).

b. Penyimpanan obat yang kurang

beraturan sehingga sulit untuk

melakukan pemeriksaan terhadap

ED obat.

Kegiatan pengendalian obat yang

dilakukan oleh Instalasi farmasi

RSUD Kota Bekasi yaitu berupa

pencatatan dan pelaporan dari

kegiatan stock opname. Hal ini

sesuai dengan standar Permenkes

58 th.2014 bahwa salah satu cara

dalam mengendalikan persediaan

yaitu dengan kegiatan stock

opname.

Bagan 5.3

Proses Manajemen Persediaan

Page 111: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

93

5.4.1. Perencanaan Persediaan

Kegiatan perencanaan digudang farmasi RSUD Kota Bekasi

mengacu kepada prosedur yang telah ditetapkan. Kegiatan perencanaan dan

penentuan kebutuhan obat di instalasi farmasi menggunakan metode

konsumsi atau histori dan just in time. Metode ini digunakan karena lebih

mudah dalam penerapannya. Kegiatan perencanaan diawali dengan melihat

dan merekap stok bulan sebelumnya serta stok akhir bulan gudang.

Kemudian memprediksikan jumlah obat untuk kebutuhan dalam sebulan

dan menambahkannya dengan buffer stock sebesar 30%. Penentuan

kebutuhan ini dibuat dalam dokumen perencanaan DUPADA(Daftar Usulan

Pengadaan Barang). Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara dengan

informan,sebagai berikut :

"metode perencanaan dengan mengambil histori data,berdasarkan

data pemakaian bulan berjalan kemudian saya prediksikan sampai akhir

bulan,ambil data tanggal 20 tapi kalau ambil sebulan hingga tanggal 30

berarti 3/2 nya ,angka mutasi dikalikan 3/2 lalu ditambahkan buffer 30%

,itu untuk mengantisipasi adanya lonjakan perubahan” (Inf-2) “metode perencanaan dengan melihat stok akhir bulan gudang, kita

lihat mutasi sebulan untuk obat itu berapa, nah nanti ditambah sama

buffer stock, contoh Paracetamol tablet stok akhirnya 1000, lalu mutasi

keluar 3000, berarti 3000-1000 = 2000, 2000 + buffer stock sebesar 20-

30% dari mutasi akhir..kalau untuk obat-obat life saving atau obat yang

wajib kadang konsumsi sedikit,tapi misalkan untuk obat life saving

walaupun ada dan tidak ada kasus kita harus tetap mempunyai buffer

stock untuk itu, harus selalu tersedia. Karena itu merupakan obat wajib

dirumah sakit, tapi kalau buffer stock nya masih mencukupi berarti kita

tidak memesan”(Inf-3)

Page 112: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

94

“metode yang digunakan dengan pola konsumsi dari bulan

sebelumnya, lalu ditambahkan 30% dari jumlah yang dipesan..stok yang

digunakan dengan melihat data komputer”(Inf-4)

Hal ini telah sesuai dengan ketentuan pedoman pengelolaan

perbekalan farmasi milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2008 bahwa metode konsumsi merupakan metode yang dapat

dilakukan dalam penentuan kebutuhan dengan didasarkan pada data real

konsumsi periode sebelumnya.

Berdasarkan wawancara dengan informan bahwa dalam kegiatan

perencanaan dan penentuan kebutuhan ini terdapat beberapa hal yang harus

diperhatikan dan dipertimbangkan diantaranya dana/anggaran, stok akhir,

pertimbangan kemampuan penyedia, dan kapasitas dalam penyimpanan. Ini

sesuai dengan pernyataan yang dijelaskan oleh informan, berikut :

“Pertimbangan dalam perencanaan yaitu kemampuan penyedia untuk

menyediakan, yang kedua spesifikasi barang yang jadi pertimbangan,

yang ketiga ketepatan barang datangnya“(Inf-2)

“Pertimbangannya dengan melihat saldo yang tersisa, anggaran, dan

ketersediaan tempat penyimpanan, apabila memesannya terlalu banyak

tempatnya harus di perhatikan ,mencukupi atau tidak. Riwayat konsumsi

obat juga menjadi pertimbangan, kalau riwayat kemaren konsumsinya

sedikit, pasti tidak akan memesan banyak..”(Inf-3)

“Pertimbangan perencanaan yaitu dengan melihat dari lama

pengiriman, ketersediaan barang, dan pengiriman dari distributornya..

kalau kita sudah membuat perencanaan tapi distributornya tidak bisa

mengirim, ini akan percuma saja”(Inf-4)

Pertimbangan dalam perencanaan ini sesuai dengan ketentuan

PMK No.58 tahun 2014 bahwa perencanaan harus memperhatikan anggaran

yang tersedia, sisa persediaan, kapasitas gudang, data pemakaian periode

lalu, waktu tunggu dan penetapan prioritas.

Page 113: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

95

Selama ini proses perencanaan obat sudah sesuai dengan prosedur

yang ada. Namun, tetap saja ada hal-hal yang dapat menghambat suatu

proses penentuan kebutuhan obat. Kendala atau hambatan dalam kegiatan

perencanaan yaitu data stok komputer yang tidak terbaca apabila stok obat

kosong atau tidak datang dan perencanaan yang tidak sesuai dengan

realisasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut :

“Ketika petugas membuat perencanaan dengan mengambil sumber

datanya cuman bulan Juli, item tersebut bisa tidak terbawa,tidak

terpesan lagi, karena kosong di bulan Juli, nah kendalanya jadi petugas

harus mengambil data paling lama 6 bulan, supaya yang sudah tidak

datang lama itu bisa tetap terbawa datanya, pake rata-rata data

penggunaan 6 bulan konsumsi, dan dengan ditanyakan ke usernya

apakah obat tersebut masih update atau tidak itemnya, masih dibutuhkan

atau tidak” (Inf-1)

“kekhawatiran perencanaan tidak sesuai dengan realisasi,

direncanakan tapi tidak dikirim..”(Inf-2)

“kendala yang dialami yaitu apabila dalam menggunakan data dalam

sistem komputer, jadi petugas melihat riwayat pengeluaran obat pada

bulan sebelumnya, kalau obat itu bulan kemaren tidak datang, berarti

nol mutasinya padahal rumah sakit butuh, tapi karena bulan kemarin

tidak datang jadinya tidak ada riwayat, jadi kelewat untuk tidak

dipesan” (Inf-3)

Masalah yang dapat menyebabkan terjadinya stock out dalam

proses perencanaan diantaranya ketidaksesuaian realisasi dengan

perencanaan, meningkatnya jumlah pasien dan pola konsumsi yang berubah.

Sebagaimana pernyataan informan berikut :

“Masalah yang dapat terjadi yaitu adanya ketidaksesuaian dengan

perencanaan, ketika perencanaan kita A, akhirnya pasiennya membludak

stok kita akhirnya kosong dan habis..”(Inf-2)

“Kalau fast moving kita biasanya memang pesan banyak, biasanya

obat generik, kalau yang slow moving paling kita pesennya tidak terlalu

banyak, masalah pada perencanaan juga misalnya bulan kemaren tidak

Page 114: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

96

ada kasus, akhirnya kita tidak memesan, tapi bulan ini ada kasus

biasanya suka terjadi seperti itu biasanya untuk penyakit yang polanya

tidak menentu, akhirnya petugas pesan cito sesuai kebutuhannya”(Inf-3)

Dari hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa

perencanaan di RSUD Kota Bekasi sudah sesuai dengan prosedur dan

ketetapan Depkes. Namun dalam pelaksanaannya terkadang terdapat

masalah yang berkaitan dengan data stok dalam sistem komputer yang tidak

terbaca apabila stok obat kosong atau tidak datang dan perencanaan yang

tidak sesuai dengan realisasi. Data stok yang tidak terbaca ini akan

mengakibatkan tidak dipesannya obat yang sebenarnya dibutuhkan dirumah

sakit.

5.4.2. Pengadaan Persediaan

Pengadaan merupakan salah satu kegiatan merealisasikan

perencanaan dan penentuan kebutuhan obat dirumah sakit. Kegiatan

pengadaan di RSUD Kota Bekasi dilakukan oleh unit khusus yaitu Unit

Pengadaan Barang dan Jasa (UPBJ). Dalam pelaksanaannya, pengadaan

obat dilakukan berdasarkan ketentuan umum yang berlaku. Ketentuan yang

digunakan oleh rumah sakit untuk melakukan pengadaan barang/jasa adalah

PP no. 70 tahun 2012, PP RI no.4 tahun 2015 dan peraturan walikota bekasi

Nomor 50 tahun 2011 tentang unit pelaksana teknis layanan pengadaan

barang/jasa pemerintah kota bekasi.

Pengadaan obat di RSUD Kota Bekasi sudah menggunakan sistem

e-purchasing secara online melalui web LKPP (Lembaga Kebijakan

Page 115: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

97

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah). Sebagaimana pernyataan informan

berikut :

“Sekarang kegiatan pengadaan sudah melalui e-catalog, yang kedua

ada yang lelang, yang ketiga dengan penunjukkan langsung/pembelian

langsung, karena sekarang lebih mudah dengan e-catalog lewat online,

harga juga sudah sesuai, tidak perlu sulit negoisasi” (Inf-2)

“Kegiatan pengadaan dengan pembelian langsung, tender/lelang dan

e-catalogue/e-purchasing lewat online dan website lkpp, untuk obat,

alkes, bhp dan vaksin. Sekarang sudah ada amanah dari UU/permenkes

itu kita sudah wajib purchasing kalau ada barangnya di e-catalogue

wajib lewat itu, paling sering obat yang dipesan lewat e-catalog” (Inf-3)

Pengadaan obat melalui e-purchasing ini dikeluarkan pemerintah

melalui Surat Edaran Menkes/167/III/2014 tentang Pengadaan Obat

berdasarkan Katalog Elektronik (E-catalogue). Pengadaan obat

dilaksanakan berdasarkan e-Catalogue obat dengan menggunakan metode

pembelian secara elektronik (e-Purchasing) sebagaimana tercantum dalam

e-Catalogue obat yang ditetapkan oleh Kepala LKPP. Dalam Katalog

Elektronik (e-Catalogue) telah berisi daftar harga obat, spesifikasi obat dan

penyedia obat. Salah satu kelebihan dari sistem online ini menurut informan

adalah :

“karena sekarang lebih mudah dengan e-catalog lewat online, harga

juga sudah sesuai, tidak perlu sulit negoisasi” (Inf-2)

Selain itu, untuk kekurangan yang dirasakan selama proses

pengadaan dengan menggunakan sistem online e-catalogue menurut

informan terkait adalah :

“Ketika dari pelayanan kefarmasian terdapat keluhan terhadap BHP

yang tumpul..karena melalui e-catalog berbagai distributor dapat

Page 116: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

98

mengirimkan barangnya. Jadi e-catalog mungkin karena sudah MEA

,jadi sudah impor semua barangnya. Apabila produknya jelek terkadang

dokternya tidak bersedia memakai, seharusnya dengan harganya yang

murah tapi kualitasnya juga harus bagus” (Inf-1)

“kalau kita melakukan pemesanan dengan e-catalogue pada

pagi/siang hari servernya tuh pasti sering error dan sibuk banget, jadi

biasanya kita melakukan pemesanan di malam hari” (Inf-2)

Berdasarkan wawancara dapat disimpulkan bahwa kelebihan dari

sistem online yaitu sistem ini lebih memudahkan bagi petugas teknis

kefarmasian dalam melakukan pemesanan obat untuk memenuhi kebutuhan

dirumah sakit. Sedangkan kekurangan dari sistem ini yaitu obat yang

dipesan karena harganya relatif murah banyak barang yang tidak terjamin

kualitasnya dan sering dikeluhkan oleh user dirumah sakit serta server e-

catalogue seringkali error dalam pengoperasiannya.

Kendala yang sering ditemui dalam kegiatan pengadaan yaitu

ketersediaan anggaran yang kurang, kecepatan pengiriman dan prosedur

administrasi yang panjang. Sebagaimana pernyataan informan berikut :

“Kendala kalau dari internal yaitu ketersediaan anggaran, kalau dari

eksternal yaitu kecepatan pengiriman” (Inf-2)

“Kendala yang ditemui yaitu adanya habis anggaran, jadi

mengakibatkan kosong stok, apabila jadi masalah di perencanaan, jadi

masalah juga di pengadaan” (Inf-3)

“kendalanya lebih banyak dalam masalah dana dan prosedur

administrasinya yang panjang” (Inf-4)

Faktor yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out pada

kegiatan pengadaan diantaranya keterlambatan dalam pembuatan surat

pemesanan (SP), kekosongan pada distributor dan kesalahan dalam

pemesanan. Sebagaimana pernyataan informan berikut :

Page 117: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

99

“Terkadang ada keterlambatan pembuatan SP dari UPBJ, terus

barang dipesan tidak dapat diantar oleh distributor. Apabila salah split,

misalnya obat A yang harusnya dipesan ke distributor B, dibuat SPnya

ke distributor C, nah dis.C tidak melakukan konfirmasi bahwa obat tsb

tidak ada, ini salah pesan distributor, pernah kejadian seperti itu

akhirnya stok out..RS menunggu padahal obatnya tidak akan dikirim,

jadi kita menunggu barangnya, gudang juga menunggu, user lebih

nungguin lagi, ternyata tidak datang, lalu ditanyakan ke UPBJ, ternyata

salah distributor, jadi akhirnya diperbaiki atau kalau tidak barangnya

tidak datang sama sekali” (Inf-3)

“distributor yang ditunjuk tidak sanggup memenuhi, karena barang

nya kosong, distributor yang kita tunjuk tidak bisa melayani,barangnya

kebutuhannya indent (ada yang harus nunggu dulu),jadi stoknya

kosong”(Inf-4)

Dari hasil wawancara dan telaah dokumen diketahui kegiatan

pengadaan dilakukan dengan penunjukkan langsung dan saat ini

pemesanannya wajib melalui e-purchasing. Kelebihan dari sistem ini yaitu

dapat memberikan kemudahan bagi petugas untuk melakukan pemesanan,

sedangkan kekurangannya terletak pada tidak terjaminnya kualitas obat

karena banyak produk yang murah dan server e-catalogue seringkali error

dalam pengoperasiannya. Sedangkan faktor yang dapat mempengaruhi

terjadinya stock out pada kegiatan pengadaan diantaranya keterlambatan

dalam pembuatan surat pemesanan (SP), kekosongan pada distributor dan

kesalahan dalam pemesanan.

5.4.3. Pengawasan Persediaan

Pengawasan persediaan obat di gudang farmasi menjadi tanggung

jawab semua petugas gudang. Berdasarkan wawancara dan observasi

kegiatan pengawasan oleh petugas gudang dilakukan dengan cara mencatat

Page 118: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

100

secara teratur obat yang keluar dan masuk pada kartu stok dan mencatat

tanggal kadaluarsa obat. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara berikut :

“Pengawasan digudang tiap bulan pemeriksaan melihat expired

datenya, barang expired date dilokalisir, lalu kalau sudah mendekati

tanggal expired datenya akan diberitahukan kepada usernya” (Inf-1)

“Pengawasan dengan pencatatan yang teratur di kartu stok, setiap

ambil atau menyimpan barang selalu harus ditulis dikartu stok untuk

menghindari barang hilang. Kalau kehilangan tidak pernah kejadian,

kalau obat yang akan mendekati expired, tiap awal tahun akan

diinventaris seluruh obat di gudang farmasi,nanti dipisahkan,nanti

diberi tanda untuk didahulukan pemberiannya ke depo, kalau bulan

kadaluarsanya sudah masuk langsung ditarik semua dari depo, lalu

dilaporkan barang expired ke beberapa distributor yang bisa retur tapi

kalau sistem distributor yang pembelian putus, langsung dimusnahkan

semua, karena tidak bisa diretur” (Inf-3)

Dalam kegiatan pengawasan di gudang farmasi, kepala gudang yang

berwenang dalam pelaksanaannya dengan bertanggung jawab langsung pada

kepala instalasi farmasi. Kendala yang dapat menghambat kegiatan

pengawasan digudang yaitu penyimpanan obat yang kurang beraturan

sehingga sulit untuk melakukan pemeriksaan terhadap ED (expiry date)

obat. Oleh karena itu, setiap awal tahun petugas gudang akan melakukan

inventaris dan pencatatan terhadap tanggal kadaluarsa obat di tahun

berjalan.

5.4.4. Pengendalian Persediaan

Kegiatan pengendalian obat yang dilakukan oleh gudang farmasi

RSUD Kota Bekasi yaitu dengan kegiatan stock opname. Kegiatan stock

opname di RSUD Kota Bekasi dilakukan setiap sebulan sekali pada akhir

Page 119: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

101

bulan di gudang farmasi untuk memeriksa kesesuaian jumlah fisik barang di

gudang dengan data jumlah barang yang ada dalam sistem komputer. Hal ini

sesuai dengan standar Permenkes 58 th.2014 bahwa salah satu cara dalam

mengendalikan persediaan yaitu dengan kegiatan stock opname.

Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh

petugas diantaranya metode stock opname yang masih manual dan belum

didukung oleh teknologi yang modern, terdapatnya ketidaksesuaian antara

fisik barang dan data komputer serta banyaknya jenis dan jumlah barang

perbekalan farmasi. Metode dalam stock opname yang masih manual dan

banyaknya jumlah obat menyulitkan dan membutuhkan waktu yang lebih

lama bagi petugas untuk menyelesaikannya. Hal ini sebagaimana pernyataan

informan dalam kutipan wawancara berikut :

“Metode dalam stok opname masih manual..kalau ditempat swasta

yang saya tahu itu dengan sistem teknologi, jadi kita cukup masukan

nomor barcode ,kalau teknologi modern dengan nomor barcode nya di

scan, hal itu cukup dilakukan dengan 2 jam..kalau disini masih manual

jadi bisa seharian sampai 2 hari selesai stock opname” (Inf-2)

“Faktor yang menghambat itu jumlah obat yang banyak dalam

jumlah besar, sehingga sulit dan lama menghitungnya dan terpencar

tempatnya, jadi susah dan sulit dihitungnya” (Inf-3)

Kejadian seperti ini dapat mengakibatkan tidak terkontrolnya

persediaan obat dan sulit untuk menentukan waktu pemesanan karena tidak

mengetahui jumlah stok yang tersedia dan terkadang tidak terdeteksinya

tanggal ED dari suatu barang, sehingga nantinya akan dapat terjadi

kekosongan obat. Salah satu kegiatan pengendalian yang dapat

menyebabkan stock out yaitu adanya barang kadaluarsa yang tidak

Page 120: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

102

terdeteksi saat kegiatan stock opname sehingga barang sudah tidak dapat

digunakan kembali. Sebagaimana pernyataan informan berikut :

“Masalah pengendalian misalnya barangnya ED tapi dia slow

moving malah relatif death moving, jadi mati berbulan-bulan, secara

stok dia banyak tapi kita cek juga ED nya waktu stock opname ternyata

dia udah ED, stok yang di komputerna banyak jadi langsung nol, pernah

kejadian obat ciprofloxacin” (Inf-3)

Dalam kegiatan pengendalian persediaan obat di gudang farmasi

RSUD Kota Bekasi tidak menggunakan metode khusus. Hal ini sesuai

dengan hasil wawancara berikut :

“kalau metode khusus tidak ada, pengendalian hanya melalui stock

opname saja” (Inf-2)

“Tidak ada metode khusus dalam pengendalian obat digudang” (Inf-3)

Dari hasil penelitian yang dilakukan melalui wawancara dan observasi

maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengendalian persediaan yang ada

di gudang RSUD Kota Bekasi sifatnya masih sederhana yaitu meliputi

kegiatan pencatatan dan pelaporan melalui kegiatan stock opname. Kegiatan

ini sudah sesuai dengan standar prosedur yang berlaku. Namun,

permasalahan yang berkaitan dengan kegiatan tersebut masih terjadi, seperti

masalah kesalahan dan ketidaktelitian petugas dalam pencatatan ataupun

saat memasukan data dalam sistem informasi gudang. Jika masalah tersebut

terjadi petugas akan langsung mencari dan mengkonfirmasi ketidaksesuaian

lalu memperbaikinya kemudian dilaporkan dalam laporan stock opname.

Page 121: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

103

5.5. OUTPUT

Koordinasi dari unsur – unsur yang terkait pada input dan proses yang

terdapat pada manajemen persediaan obat dirumah sakit akan menghasilkan

suatu output. Output dari manajemen persediaan obat yaitu ketersediaan obat di

gudang farmasi yang ditandai dari pengendalian obat yang baik. Pengendalian

obat yang baik jika jumlah dari tiap jenis barang yang ada digudang mencukupi

untuk memenuhi kebutuhan permintaan yang ada di rumah sakit.

Ketersediaan jumlah obat dirumah sakit selalu diusahakan dalam keadaan

cukup, tidak hanya cukup untuk memenuhi kebutuhan user tapi juga cukup

sebagai stok cadangan yang digunakan untuk keperluan diluar perkiraan dari

kebutuhan biasanya. Namun, dalam pengendalian obat di gudang farmasi

terkadang masih terjadi masalah seperti kekosongan stok obat.

Output dalam pengendalian obat sesuai dengan ketetapan Depkes tahun

2014 bahwa tidak terjadi kekosongan obat, tidak ada obat yang

kadaluarsa/rusak, dan stock opname secara berkala. Berikut gambaran hasil

pada output manajemen persediaan :

Page 122: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

104

Bagan 5.4

Output Manajemen Persediaan

OUTPUT

Stock out

a. Berdasarkan telaah dokumen

kekosongan obat yang terjadi di

gudang farmasi RSUD Kota Bekasi

pada triwulan I tahun 2015 terdapat

35 jenis obat paten yang dilakukan

pemesanan cito karena tidak

tersedianya obat yang dibutuhkan.

Dengan total nilai mencapai Rp.

77.933.107

b. Menurut informan bahwa faktor

yang sangat mempengaruhi

terjadinya kekosongan obat di

gudang farmasi yaitu faktor dana

dan faktor distributor.

Obat Kadaluarsa

a. Dari hasil telaah dokumen diketahui

bahwa terdapat 6 jenis obat yang

kadaluarsa pada periode Januari –

Maret 2015 di gudang farmasi RSUD

Kota Bekasi. Kerugian yang diterima

RSUD Kota Bekasi akibat obat-obatan

yang kadaluarsa tersebut hingga bulan

Maret mencapai Rp. 2.578.296.

b. Jumlah ini belum sesuai dengan standar

yang ditetapkan dalam pedoman

pengelolaan obat oleh Depkes tahun

2008 bahwa jumlah obat kadaluarsa di

gudang haruslah berjumlah 0% atau

tidak ada sama sekali.

Stock Opname

a. Kegiatan stock opname digudang dilakukan

sebagai bagian dari kegiatan pengawasan dan

pengendalian obat di gudang farmasi.

Kegiatan stock opname sudah rutin

dilakukan oleh petugas gudang farmasi

setiap 1 bulan sekali di minggu ketiga. Hal

ini telah sesuai dengan Permenkes no.58

tahun 2014 bahwa cara untuk mengendalikan

persediaan yaitu dengan stock opname yang

dilakukan secara periodik dan berkala.

b. Namun pada pelaksanaannya harusnya

didampingi oleh pengawas dari

instalasi/bagian lain yang dapat mengawasi

jalannya stock opname tidak hanya dilakukan

oleh petugas gudang. Hal ini tidak sesuai

dengan Permenkes no.58 tahun 2014 yang

menyatakan bahwa kegiatan pengendalian

harus dilakukan bersama dengan Tim

Farmasi dan Terapi (TFT) di RS.

Page 123: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

105

5.5.1. Stock Out (Kekosongan Stok)

Berdasarkan telaah dokumen kekosongan obat yang terjadi di

gudang farmasi RSUD Kota Bekasi pada triwulan I tahun 2015 terdapat 35

jenis obat paten yang dilakukan pemesanan cito karena tidak tersedianya

obat yang dibutuhkan.

Tabel 5.3

Data Pemesanan Cito di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi pada

Triwulan I Tahun 2015

No. Bulan Obat

Paten

Obat

JKN

Obat

Generik Nilai Investasi

1. Januari 12 11 7 Rp. 73.506.107

2. Februari - - - -

3. Maret 4 - 1 Rp. 4.427.000

Total Nilai Rp. 77.933.107

Berdasarkan tabel 5.4 menunjukkan bahwa pada bulan Januari –

Maret tahun 2015 terdapat 16 obat paten, 11 obat JKN, dan 8 obat generik

yang dilakukan pemesanan cito ke apotik luar dirumah sakit. Sedangkan

kekosongan obat yang terjadi pada tahun 2014 dan tahun 2015 mencapai

243 jenis obat dengan nilai investasi mencapai Rp. 327.604.004.

Tabel 5.4

Data Pemesanan Cito di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi pada

Tahun 2014 dan tahun 2015

Tahun Paten -

JKN Paten Generik Total Total Nilai

2014 72 68 68 208 Rp. 249.670.897

2015 11 16 8 35 Rp. 77.933.107

Jumlah 83 84 76 243 Rp. 327.604.004

Sumber : Data Primer Bag.UPBJ RSUD Kota Bekasi tahun 2014 dan 2015

Sumber : Data Primer RSUD Kota Bekasi tahun 2015

Page 124: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

106

Berdasarkan tabel 5.5 menunjukkan bahwa tingginya penggunaan obat

paten di RSUD Kota Bekasi. Obat paten dirumah sakit digunakan sebagai

pengganti obat generik yang kosong saat dibutuhkan. Hal ini sesuai dengan

pernyataan informan berikut :

“Obat paten digunakan sebagai pengganti generik, soalnya generik

sangat dibutuhkan oleh banyak rumah sakit dalam pelayanan BPJS,

makanya diganti dan disubstitusi dengan obat paten” (Inf-1)

“Pasien BPJS yang diutamakan pasti obat generik, kalau pasien

umum yang diutamakan permintaan yang bersangkutan, kalau generik

tidak ada baru kita memakai obat paten..kalau pasien umum tentu bisa

memilih” (Inf-2)

“kalau obat generik tidak ada, kita menggantinya dengan obat paten,

terus obat paten juga untuk pasien umum di RS” (Inf-3)

“kalau produk obat generiknya kosong atau kalau dokternya

merekomendasikan untuk obat paten, tapi untuk pemakaian yang

diutamakan obat generik dulu..kalau memang obat generiknya tidak ada

baru kita pesannya obat paten” (Inf-4)

Ketersediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi sudah

baik dari segi kualitas tapi belum cukup baik dari segi kuantitasnya. Dilihat

dari kuantitasnya, kekurangan maupun kelebihan obat masih terjadi di

gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut :

“kalau dari kualitas sudah bagus, tapi kalau dari kuantitas belum

karena pasien terus meningkat jadi selalu melebihi perencanaan yang

ada..kalau kelebihan pernah, biasanya diawal tahun kalau diakhir tahun

sangat dihindari untuk terjadinya kelebihan” (Inf-3)

Masalah kekosongan obat di rumah sakit dapat menurunkan kepuasan

pasien dalam pelayanan yang diberikan. Seperti yang dinyatakan informan

dalam kutipan wawancara berikut :

“Kekosongan obat itu karena distributor utamanya tidak bisa kirim

karena ada kendala suatu lain hal, jadi kita mencari ke sub-dis, intinya

Page 125: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

107

bagaimana caranya pelayanan tetap berjalan..kalau misalnya ada

pembengkakan anggaran itu menjadi warning belakangan, karena kalau

di rsud yang penting pelayanannya dulu, bagaimana cara memenuhi

kebutuhannya..apabila memang obatnya kosong dimana-mana,petugas

akan menyarankan pasien untuk membeli obat diluar karena harganya

relatif murah tapi kalau memang obatnya mahal saya sarankan untuk

menunggu nanti kita berusaha mengadakan, supaya untuk menjaga pola

konsumsi obatnya tidak terganggu” (Inf-2)

“Kekosongan stok itu dapat menurunkan kepuasan pasien, jadi

biasanya kita evaluasi konsisten di SP atau DUPADA dalam seminggu

pertama di awal bulan obat mana saja yang belum datang..di follow up

dan langsung ditanyakan apa bisa datang atau tidak” (Inf-3)

Menurut informan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi

terjadinya kekosongan obat di gudang farmasi yaitu faktor dana dan faktor

distributor. Pernyataan ini berdasarkan wawancara dengan informan sebagai

berikut :

“Dana yang paling berpengaruh, yang kedua distributor yang paling

berpengaruh, tapi distributor tidak terlalu saklek,dia tau kondisinya..tapi

kalau distributor yang terlalu saklek, itu yang menjadi hal yang

menyulitkan, kita punya hutang tapi belum dibayarkan, dari

distributornya tidak bisa mengirim, hal itu yang menyulitkan bagi

petugas, obatnya tidak datang..distributor besar juga banyak yang tidak

mengirim, tapi mereka punya batasan/standarnya sendiri” (Inf-2)

“Faktor yang pertama yaitu Dana, kemudian distributor, SDM lalu

prosedur kalau prosedur kalau lebih lama dan lebih panjang jadi bisa

menyebabkan stock out” (Inf-3)

Kekosongan persediaan obat dirumah sakit ini dapat

mempengaruhi kepuasan pasien terhadap pelayanan dirumah sakit dan

menghambat perawatan kepada pasien.

Page 126: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

108

5.5.2. Obat Kadaluarsa

Obat-obatan yang kadaluarsa akan didata pada saat stock opname

sedangkan untuk perbekalan farmasi yang akan mendekati waktu

kadaluarsa oleh Kepala Gudang akan didata dan ditempel sebagai

pengingat bagi petugas. Obat yang kadaluarsa di gudang farmasi

dikarenakan obat yang slow moving, pola penyakit berubah, pola

penyimpanannya dan obat yang ED (Expired Date) nya kurang dari 2

tahun. Sebagaimana pernyataan informan berikut :

“Ada obat yang kadaluarsa, tapi kita pastikan obat kadaluarsa itu

tidak pernah jatuh ke tangan pasien, jadi,obat yang kadaluarsa akan

ditarik dari depo farmasi dirumah sakit,lalu diletakkan di gudang sampai

dimusnahkan, kenapa sampai expired, hal ini dikarenakan perubahan

pola konsumsi dan kebutuhan..karena perubahan pola konsumsi dan

pemeriksaan kurang teliti..tapi yang paling sering karena perubahan

pola konsumsi” (Inf-2)

“obat ED itu biasanya karena slow moving, karena pola penyakitnya

sudah berubah dan pengadaan yang berlebihan” (Inf-3)

“Ada obat yang kadaluarsa, hal itu biasanya dikarenakan pola

penyimpanan obatnya,harusnya obatnya duluan diserahkan ini

belakangan diserahkan, bisa juga obatnya pola penyerahan

obat/pemberian obatnya,bisa juga karena obatnya sudah jarang

diresepkan sedangkan kita waktu memesan stoknya banyakkan”(Inf-4)

Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa terdapat 6 jenis obat

pada periode Januari – Maret 2015 di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi.

Persentase obat kadaluarsa yang ada digudang farmasi rumah sakit adalah

sebesar 0,8%. Dengan persentase sebesar itu, diperkirakan nilai kerugian

yang diterima RSUD Kota Bekasi akibat obat-obatan yang kadaluarsa

tersebut hingga bulan ini mencapai Rp. 2.578.296.

Page 127: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

109

Jumlah ini belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam

pedoman pengelolaan obat oleh Depkes tahun 2008 bahwa jumlah obat

kadaluarsa di gudang haruslah berjumlah 0% atau tidak ada sama sekali. Hal

ini dapat mengindikasikan dari adanya permasalahan penyimpanan obat dan

kerugian akibat penyimpanan obat yang salah. Seharusnya hal ini dapat

dihindari dengan memperbaiki dan mengevaluasi proses pengelolaan obat

yang dilakukan, sehingga output yang efisien dapat tercapai.

5.5.3. Stock Opname

Kegiatan stock opname merupakan kegiatan yang dilakukan dalam

memeriksa kesesuaian antara jumlah fisik barang di gudang dengan data

jumlah barang yang ada dalam sistem komputer. Stock opname yang

digudang farmasi RSUD Kota Bekasi dilakukan setiap 1 bulan sekali di

akhir bulan.

Kegiatan yang dilakukan pada saat stock opname berdasarkan hasil

wawancara sebagai berikut :

“Stok opname dengan memeriksa kartu stok manual, memeriksa stok

dikomputer lalu menyesuaikannya dengan stok fisiknya..penyebabnya

biasanya human error, kelalaian petugas..laporannya dibuat dalam

bentuk laporan stock opname setiap bulan”(Inf-3)

Hal ini sesuai dengan ik-rsud-13-07 tentang stock opname perbekalan

farmasi bahwa TA/TT kefarmasian melakukan stok opname perbekalan

farmasi di gudang/depo tiap minggu ke-3 tiap bulan, kegiatannya

diantaranya :

Page 128: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

110

1. Petugas akan terlebih dahulu mengumpulkan seluruh kartu stok

perbekalan farmasi di gudang

2. Setelahnya, petugas akan melakukan penyesuaian data stok komputer

dengan data pada kartu stok

3. Setelah sesuai, lalu petugas akan menghitung jumlah fisik sediaan yang

ada di rak penyimpanan

4. Setelah itu petugas akan menyesuaikan (adjustment) jumlah fisik sediaan

dengan jumlah sediaan dalam kartu stok yang telah disesuaikan dengan

data stok komputer

5. Apabila jumlahnya sesuai maka akan diberikan tanda ceklis (√) pada

kartu stok dan nama orang yang menulis kartu stok. Apabila jumlahnya

tidak sesuai maka petugas gudang akan menganalisis selisihnya.

6. Petugas akan mencari selisih yang terjadi ke depo-depo farmasi dirumah

sakit dan mengingat apabila terdapat data yang tertinggal untuk diinput.

7. Jika sudah diketahui penyebab selisihnya petugas gudang akan membuat

laporan stock opname tersebut dan menyerahkan kepada Direktur dan

Kepala Instalasi farmasi untuk diperiksa dan ditanda tangani.

Kegiatan stock opname digudang dilakukan sebagai bagian dari

kegiatan pengawasan dan pengendalian obat di gudang farmasi. Kegiatan

stock opname sudah rutin dilakukan oleh petugas gudang farmasi setiap 1

bulan sekali di minggu ketiga. Hal ini telah sesuai dengan Permenkes no.58

tahun 2014 bahwa cara untuk mengendalikan persediaan yaitu dengan stock

opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.

Page 129: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

111

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi bahwa dalam kegiatan

stock opname yang terlibat hanya petugas gudang dan stafnya saja, yang

kemudian laporan stock opname nya diberikan kepada bagian keuangan.

Pada pelaksanaannya seharusnya didampingi oleh pengawas dari

instalasi/bagian lain yang dapat mengawasi jalannya stock opname tidak

hanya dilakukan oleh petugas gudang. Hal ini untuk menghindari adanya

kecurangan dan manipulasi data yang ada.

5.6. Upaya Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan di gudang farmasi dilakukan melalui kegiatan

stock opname setiap satu bulan sekali diakhir bulan, kartu stok sebagai

pendataan terhadap keluar dan masuknya obat digudang serta buku defekta

sebagai pencatatan permintaan perbekalan farmasi dari unit lain di rumah

sakit. Seluruh permintaan sediaan farmasi dari unit lain ke gudang farmasi

dilakukan melalui sistem komputer sehingga dapat terlihat berapa jumlah sisa

stok yang tersedia. Dalam persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota

Bekasi, pengendalian persediaan tidak menggunakan metode khusus. Hal ini

sesuai dengan kutipan wawancara berikut:

“kalau metode khusus tidak ada, pengendalian hanya melalui stock

opname saja” (Inf-2)

“Tidak ada metode khusus dalam pengendalian obat digudang”(Inf-3)

5.6.1. Klasifikasi Obat Paten dengan ABC Investasi

Dari hasil penelitian bahwa penentuan kebutuhan obat digudang

farmasi menggunakan metode konsumsi dan metode epidemiologi. Metode

Page 130: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

112

konsumsi didasarkan pola penggunaan obat pada periode sebelumnya.

Obat yang tergolong fast moving dengan pergerakan jumlah penggunaan

yang cepat harus disediakan lebih banyak dan obat slow moving akan

disediakan lebih sedikit untuk menghindari pemborosan. Obat yang

tergolong life-saving harus tersedia digudang farmasi walaupun tidak

memiliki kasus atau riwayat penggunaannya.

Jenis obat yang disediakan digudang farmasi ditentukan

berdasarkan jenis sediaan dan bentuk sediaannya. Hal ini sebagaimana

pernyataan informan berikut :

“Masih sesuai seperti yang dulu, jadi mengelompokkan sediaan

farmasi berdasarkan reagen, berdasarkan penggunaannya,atau

berdasarkan jenis sediaan” (Inf-1)

“Pengelompokkannya berdasarkan tablet, sirup, dan injeksi.” (Inf-

2)

“Pengelompokkan obat berdasarkan suhu penyimpanan,

berdasarkan kelompok obat seperti oral, liqiud, tablet obat luar dan

berdasarkan bentuk sediaan serta alfabetis tapi alfabetis masih

kurang berjalan optimal” (Inf-3)

Namun selama ini RSUD Kota Bekasi belum pernah melakukan

pengelompokkan obat dengan menggunakan data real obat baik

berdasarkan pemakaian maupun nilai investasinya. Hal ini sesuai dengan

hasil wawancara dengan informan :

“Tidak pernah,berdasarkan jenis sediaan dan penggunaannya

saja” (Inf-1)

“Analisis ABC, tidak pernah melakukan, kita semua obat yang

akan dikonsumsi, baik yang sedikit konsumsinya kita himpun tapi

tidak kita kelompokkan , lalu kita alfabetis saja” (Inf-3)

Page 131: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

113

Oleh karena itu, untuk menentukan kelompok obat, peneliti

melakukan studi analisis ABC dengan mengelompokkan obat paten

berdasarkan nilai investasinya. Berikut adalah hasil analisis ABC obat

paten berdasarkan nilai investasinya tahun 2015 :

Tabel 5.5

Kelompok ABC berdasarkan Nilai Investasi Obat Paten

Periode Januari-Maret tahun 2015

Kelompok

Obat

Jumlah

Jenis Obat

Persentase

Jumlah Jenis

Obat

Nilai Investasi

(RP)

Persentase

Nilai

Investasi

Kelompok A 28 21,87 % Rp. 756.726.230 69,89%

Kelompok B 30 23,43 % Rp. 216.708.576 20,01%

Kelompok C 70 54,68 % Rp. 109.259.820 10,09%

Total 128 100% Rp 1.082.694.626 100%

Tabel 5.6 menunjukkan kelompok obat paten berdasarkan nilai

investasi. Berdasarkan tabel kelompok ABC dapat diketahui bahwa

terdapat sebanyak 28 jenis obat paten atau 21,87% dari seluruh obat paten

yang tergolong kelompok A. Nilai investasi terhadap kelompok A sebesar

Rp. 756.726.230 atau 69,89% dari total investasi obat paten di gudang

farmasi RSUD Kota Bekasi.

Obat paten kelompok B terdapat 30 jenis obat paten atau 23,43%

dari seluruh obat paten. Nilai investasi terhadap kelompok B sebesar Rp.

216.708.576 atau 20,01% dari total investasi obat paten. Sedangkan obat

paten kelompok C adalah sebanyak 70 jenis obat atau 54,68% dari seluruh

obat paten. Nilai investasi terhadap kelompok C sebesar Rp. 109.259.820

Sumber : Hasil Pengolahan Data Sekunder

Page 132: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

114

atau 10,09% dari total investasi obat paten di gudang farmasi RSUD Kota

Bekasi.

5.6.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode EOQ (Economic

Order Quantity)

Dalam menentukan jumlah pemesanan obat di RSUD Kota Bekasi,

petugas tidak pernah menggunakan perhitungan khusus mengenai jumlah

pemesanan. Jumlah pesanan tergantung pada data pemakaian pada bulan

sebelumnya. Obat yang sering digunakan pada bulan sebelumnya akan

dipesan lebih banyak daripada obat yang jarang digunakan. Berikut hasil

wawancara dengan informan sebagai berikut :

“Tidak pernah ada metode khusus dalam pengendalian,apalagi

dengan metode EOQ, tidak pernah menggunakannya” (Inf-1)

“tidak pernah menggunakan metode EOQ sebelumnya..hanya

menggunakan metode konsumsi dengan perhitungan pada bulan

sebelumnya” (Inf-3)

Untuk mengetahui jumlah pemesanan yang optimum dalam setiap

kali melakukan pemesanan obat paten di RSUD Kota Bekasi, dapat

diterapkan metode EOQ. Rumus untuk menentukan jumlah pemesanan

optimum menurut Heizer dan Render (2010) adalah sebagai berikut :

Rumus :

Keterangan :

Q : Jumlah optimum unit per pesanan

D : Jumlah permintaan suatu periode

S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan

H : Biaya penyimpanan per unit per tahun

Q = √

Page 133: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

115

Perhitungan EOQ merupakan perhitungan untuk menentukan

jumlah pemesanan dimana biaya pemesanan dan biaya penyimpanan

barang dipertimbangkan. Dalam perhitungan EOQ, diperlukan jumlah

permintaan pada suatu periode, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.

Perhitungan jumlah permintaan telah dihitung pada analisis ABC, biaya

penyimpanan dihitung sebesar 26% dari harga per item menurut Heizer

dan Render (2010), dan biaya pemesanan dilakukan dengan menghitung

komponen dalam biaya pemesanan dari Rangkuti (2007) antara lain biaya

telepon dan biaya ATK. Berikut hasil perhitungan komponen biaya

pemesanan :

1) Biaya Telepon

Biaya telepon diperoleh dari hasil perkalian waktu yang diperlukan

untuk menghubungi distributor. Dari hasil wawancara dengan petugas

pemesanan bahwa waktu yang diperlukan dalam setiap kali

melakukan pemesanan adalah 3 menit, sebagaimana pernyataan

informan berikut :

“kira-kira sampai 3menit an saja, tidak lama, kalau ada pesanan

saja” (Inf-4)

Tarif telepon lokal yang berlaku adalah Rp.250,00 per 2 menit.

Sehingga tarif telepon per menit adalah Rp. 125,00. Maka

perhitungannya adalah :

Biaya telepon = lama pemesanan (menit) x biaya telepon/menit

Biaya telepon = 3 menit x Rp. 125,00/menit = Rp. 375, 00

Page 134: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

116

Jadi, biaya telepon dalam setiap melakukan pemesanan adalah Rp.

375,00.

2) Biaya ATK

ATK yang digunakan oleh bagian gudang medis adalah 1 lembar

untuk Surat Pemesanan (SP), dan 1 tinta printer untuk 2 bulan

pemakaian. Jumlah surat pesanan yang dibuat per bulan rata-rata yaitu

50 lembar surat pesanan untuk ±600 jenis obat. Hal ini sesuai dengan

pernyataan informan berikut :

“kalau di gudang farmasi untuk memesan obat hanya

menggunakan telepon, kertas dan tinta printer saja..kira-kira

3menitan, tidak lama, kalau ada pesanan saja, kalau kertas untuk

SP kira-kira ada 2 lembar dengan Dupada..Kalau tinta printer

sebulan belum habis, bisa 2 bulanan baru habis” (Inf-4)

Berikut adalah perhitungan biaya ATK dalam setiap bulan

pemesanan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi :

Tabel 5.6

Biaya ATK dalam setiap bulan pemesanan obat di

Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi

No. Barang ATK Banyak Harga @ Jumlah

1 Kertas SP (Surat

Pemesanan)

50 lembar 150 750

2 Tinta Printer 1/2 tinta 35.000 17.500

Total Biaya 18.250

Berdasarkan perhitungan tersebut, biaya ATK yang dibutuhkan

dalam sebulan diasumsikan adalah Rp. 18.250, sehingga biaya

pemesanan dalam 3 bulan (Januari-Maret) adalah Rp. 54.750.

Berdasarkan data yang diperoleh dari bagian pengadaan RS bahwa

Sumber : Hasil Pengolahan Data Sekunder

Page 135: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

117

pemesanan dilakukan sebanyak 150 kali dalam 3 bulan, maka biaya

ATK perpemesanan yaitu Rp. 365,00.

Berdasarkan data rincian biaya pemesanan yang dikeluarkan

untuk sekali pesan, adalah sebagai berikut :

Tabel 5.7

Biaya Pemesanan dalam sekali pemesanan obat

di Gudang Farmasi RSUD Kota Bekasi

No. Barang ATK Biaya Pemesanan (Rp)

1 Biaya Telepon 375, 00

2 Biaya ATK 365, 00

Total Biaya Pemesanan 740, 00

Jadi, biaya dalam setiap kali pemesanan adalah sebesar Rp. 740.

Setelah diketahui jumlah pemakaian obat, biaya pemesanan dan

biaya penyimpanan, kemudian dilakukan perhitungan mengenai

jumlah pemesanan optimal dalam setiap kali pemesanan. Berikut ini

adalah perhitungan EOQ untuk obat yang tergolong kelompok A,

Meiact 200mg Tab :

Jumlah Pemakaian periode Januari – Maret 2015(d) = 760 tablet

Biaya Pemesanan = Rp. 740,00

Biaya Penyimpanan = Rp. 5.005,00

Maka Economic Order Quantity (EOQ) adalah :

Q = √

Sumber : Hasil Pengolahan Data Sekunder

Page 136: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

118

Q2 =√

( )( )

Q = √ tablet = 15 tablet

Jadi, jumlah pemesanan yang optimal dalam setiap kali

memesan obat Meiact Tab adalah 15 tablet.

Berdasarkan perhitungan diatas, dapat diketahui bahwa jumlah

pemesanan optimum obat Meiact Tab adalah 15 tablet. Dimana

artinya dengan biaya pemesanan sejumlah Rp. 740, 00 dan biaya

penyimpanan sejumlah Rp. 5.005, jumlah pemesanan obat Meiact

Tab yaitu 15 tablet.

5.6.3. Pengendalian Persediaan dengan Metode ROP (Reorder Point)

Waktu dalam melakukan pemesanan di RSUD Kota Bekasi yaitu

setiap 1 bulan sekali di akhir bulan, namun apabila ada kebutuhan

permintaan obat diluar waktu tersebut, pemesanan tetap dilakukan. Dalam

menentukan waktu pemesanan kembali obat tidak ada perhitungan khusus.

Untuk menentukan waktu pemesanan yang ideal untuk setiap jenis obat

dapat digunakan perhitungan Reorder Point (ROP).

“tidak pernah menggunakan metode ROP sebelumnya“ (Inf-2)

“oh, tidak, tidak pernah memakai metode ROP kalau di RSUD”

(Inf-3)

Berikut adalah rumus untuk menentukan titik pemesanan kembali

menurut Heizer dan Render (2010) dan Rangkuti (2002), yaitu :

Rumus :

ROP = ( d x L) + SS

Page 137: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

119

Keterangan :

ROP : Reorder Point

d : permintaan harian

L : Lead Time (waktu tunggu)

SS : Persediaan Pengaman (safety stock)

Dalam perhitungan ROP perlu dilakukan perhitungan mengenai

buffer stock/safety stock terlebih dahulu. Selama ini penentuan buffer stock

di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi hanya berdasarkan perkiraan saja,

tidak ada perhitungan khusus. Berikut rumus untuk menentukan safety

stock, yaitu :

Rumus :

Keterangan :

SS : Safety stock

Z : Service level

d : Rata- rata pemakaian

L : Lead time

Menurut Rangkuti (2002) dan Assauri (2004), untuk buffer stock

dengan service level 98% nilai Z adalah 2,05. Sedangkan lead time (waktu

tunggu) obat paling lama menurut informan adalah 3 hari. Berikut

merupakan hasil wawancara dengan informan :

“kalau waktu tunggu bisa sampai 2-3 hari paling” (Inf-2)

“kalau sampai obat datang 3 hari paling lama ..”(Inf-3)

Berikut ini adalah perhitungan safety stock untuk obat Meiact

200mg Tab :

Jumlah Pemakaian rata-rata (d) = Total Pemakaian/90 hari

= 760/90 = 8, 45 = 8 tablet

SS = Z x d x L

Page 138: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

120

Service level (Z) = 98% = 2, 05

Lead time = 3 hari

Buffer Stock = Z d L

= 2,05 8 3

= 51, 96 = 52 tablet

Setelah menghitung Buffer Stock, maka dilakukan perhitungan

ROP (Reorder Point). Berikut adalah perhitungan ROP untuk obat Meiact

200mg Tab :

Jumlah Pemakaian rata-rata (d) = 8, 45

Lead Time = 3 hari

SS = 52 tablet

ROP = (d L) + SS

= (8,45 3) + 52

= 77, 35 = 77 tablet

Jadi, Reorder Point (ROP) untuk obat Meiact 200mg Tab adalah 77 tablet.

Berdasarkan perhitungan tersebut, dapat diketahui bahwa jumlah

safety/buffer stock yaitu sebesar 52 tablet. Dimana artinya pada lead

time/waktu tunggu selama 3 hari dengan pemakaian rata-rata 8 tablet, obat

Meiact 200mg Tab dapat dilakukan pemesanan kembali ketika stok obat

sudah mencapai 77 tablet. Jumlah tersebut merupakan titik dimana harus

dilakukannya pemesanan ulang agar terhindar dari adanya kekurangan

stok.

Page 139: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

121

BAB VI

PEMBAHASAN

6.1. Keterbatasan Penelitian

Penelitian dilakukan di RSUD Kota Bekasi pada bulan Januari 2015

hingga Maret 2015 di Gudang Medis Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi.

Penelitian ini dilakukan dengan memberikan gambaran penyebab kekosongan

obat di gudang farmasi rumah sakit dan melakukan upaya pengendalian

persediaan obat paten menggunakan data terkait obat paten. Pada saat

melakukan penelitian, peneliti menemukan beberapa hal yang menjadi

keterbatasan. Keterbatasan dalam penelitian ini adalah :

1. Komponen biaya penyimpanan yang terdiri dari biaya gedung, biaya

pemeliharaan, biaya pencegahan kerusakan, biaya pekerja, dan biaya

investasi. Komponen ini tidak dihitung secara rinci karena data yang tidak

tersedia sehingga perhitungan biaya penyimpanan menggunakan teori

Heizer dan Render (2010) yaitu 26% dari harga barang.

2. Peneliti melakukan wawancara kepada beberapa informan di waktu pulang

kerja. Hal ini mengakibatkan selama proses wawancara terdapat beberapa

informan yang terkadang telah lelah setelah bekerja. Oleh karena itu, hal ini

sedikit banyak dapat berpengaruh terhadap proses wawancara karena dapat

mempengaruhi konsentrasi informan dalam menjawab pertanyaan.

3. Untuk proses pengadaan, peneliti tidak dapat melakukan observasi untuk

kegiatan tersebut. Hal ini dikarenakan, rumah sakit telah menggunakan

Page 140: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

122

sistem e-purchasing dimana proses pengadaan hampir seluruhnya melalui

sistem komputer. Jadi, peneliti mengetahui proses pengadaan yang ada di

rumah sakit berdasarkan hasil wawancara mendalam dan data sekunder.

6.2. Gambaran Kekosongan Stok Obat

Kekosongan stok (stock out) atau stok kosong merupakan jumlah akhir

obat sama dengan nol. Stok obat digudang mengalami kekosongan dalam

persediaannya sehingga bila ada permintaan tidak bisa terpenuhi. Apabila

jumlah permintaan atau kebutuhan lebih besar dari tingkat persediaan yang

ada, maka akan terjadi kekurangan persediaan atau disebut Stock Out.

Kekosongan stok menjadi salah satu kendala yang dapat menurunkan kepuasan

pasien terhadap pelayanan kefarmasian dirumah sakit.

Kekosongan stok yang terjadi di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi

pada triwulan I tahun 2015 terdapat 35 jenis obat dari 1326 jenis obat atau

2,6% dari seluruh jumlah obat yang dilakukan pemesanan cito karena tidak

tersedianya obat yang dibutuhkan. Pada bulan Januari – Maret tahun 2015

terdapat 16 obat paten, 11 obat JKN, dan 8 obat generik yang dilakukan

pemesanan cito ke apotik luar dirumah sakit dengan nilai investasi mencapai

Rp. 77.933.107.

Dalam pelayanan JKN, rumah sakit pemerintah diwajibkan menyediakan

dan memberikan obat generik kepada pasien (Kemenkes, 2014). Oleh karena

itu, penggunaan obat generik terus meningkat hingga mengakibatkan

kekosongan stok. Dalam menyiasati kekosongan itu, maka rumah sakit diberi

Page 141: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

123

kewenangan untuk mengganti obat generik dengan obat paten yang sama

komponennya.

Obat paten merupakan obat pengganti dari adanya kekosongan obat

generik dirumah sakit. Oleh karena itu, penggunaan tehadap obat paten juga

kian meningkat hingga petugas melakukan pembelian cito diluar rumah sakit.

Hal ini dikarenakan persediaan obat paten yang tidak mencukupi digudang

farmasi. Proses awal terjadi stock out terhadap obat paten yaitu dimana terdapat

permintaan obat dari pasien ke petugas farmasi yang tidak dapat dipenuhi oleh

gudang farmasi rumah sakit. Hal ini dikarenakan, persediaan obat yang diminta

tidak tersedia secara kuantitas untuk memenuhi permintaan atau barang tidak

tersedia sama sekali.

Kekosongan obat yang terjadi tidak hanya dikarenakan persediaan obat

yang tidak mencukupi, namun juga terhadap permintaan obat baru yang

sebelumnya tidak ada riwayat penggunaannya digudang farmasi. Dalam

mengatasi kekosongan, petugas terlebih dahulu menanyakan kepada user

(dokter) terhadap permintaan obat yang tidak tersedia digudang farmasi untuk

dapat mengganti obat tersebut dengan obat yang jenisnya sama namun dengan

merk dagang yang berbeda. Apabila tidak terdapat substitusi (pengganti) obat

tersebut maka petugas gudang farmasi dan bagian pengadaan akan melakukan

pembelian cito ke apotik luar rumah sakit.

Kekosongan obat yang terjadi dirumah sakit menurut penelitian Academy

of Managed Care Pharmacy (AMCP) tentang The Reality of Drug Shortages

(2010) dapat mengakibatkan 55,5% kelalaian, 54,8% kesalahan dosis, 34,8%

Page 142: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

124

kesalahan obat, 70,8% perawatan tertunda dan 38% mengakibatkan keluhan

pasien. Hasil penelitian ini menunjukkan persentase terbesar terhadap

kekosongan obat yaitu dapat menghambat dan mengakibatkan perawatan

terhadap pasien tertunda. Dari penelitian tersebut juga diketahui rumah sakit

yang mengalami kekurangan obat melaporkan bahwa kenaikan biaya yang

dikeluarkan rumah sakit dapat terjadi akibat adanya kekurangan obat.

Menurut penelitian Renie dan Widodo (2013) bahwa kekosongan stok

obat juga dapat menimbulkan kerugian bagi rumah sakit. Kerugian yang

ditanggung sebagai akibat stock out obat diperhitungkan dengan hilangnya

biaya kesempatan yang harusnya diperoleh rumah sakit.

Keadaan kehabisan stok harus dihindari karena dapat mengakibatkan

biaya yang tinggi, baik biaya eksternal maupun biaya internal. Biaya eksternal

misalnya pelanggan yang tidak puas sehingga dapat mengakibatkan penurunan

penjualan. Biaya internal misalnya pekerja yang menganggur, sedangkan

gajinya harus tetap dibayar. Kehabisan stok bisa terjadi karena kenaikan dalam

pemakaian barang atau keterlambatan kedatangan barang atau keduanya

sekaligus (Indrajit, 2005). Menurut Fien Zulfikarijah (2005) bahwa dimana

adanya stock out akan berakibat terganggunya pelayanan sedangkan adanya

over stock akan membengkakkan biaya persediaan (Maimun, 2008).

Pentingnya sebuah rumah sakit memiliki suatu pengendalian obat yang

baik sehingga perbekalan farmasi tidak berlebihan atau kekurangan. Kelebihan

persediaan mengakibatkan banyaknya modal yang tertanam dan tingginya

biaya yang ditimbulkan oleh persediaan. Sebaliknya jika terjadi kekurangan

Page 143: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

125

persediaan akan mengakibatkan arus pelayanan rumah sakit terganggu antara

lain bila stok kurang sehingga membuat pasien menunggu lebih lama

(Agustina, 2011). Persediaan yang tidak mencukupi dapat menyebabkan biaya

kekurangan bahan, tertundanya keuntungan atau bahkan dapat mengakibatkan

hilangnya pelanggan (Rangkuti, 2002).

6.3. Gambaran Faktor Penyebab Kekosongan Stok Obat

Kekosongan stok menjadi salah satu kendala yang dapat menurunkan

kepuasan pasien terhadap pelayanan kefarmasian dirumah sakit. Oleh karena

itu, perlu diketahui faktor yang menjadi penyebab kekosongan obat untuk

memberikan informasi bagi rumah sakit dalam mengendalikan stock out di

gudang medis instalasi farmasi. Untuk mengetahui gambaran faktor penyebab

terjadinya kekosongan obat paten di rumah sakit digunakan pendekatan sistem

berupa input, proses dan output.

Komponen input dalam manajemen persediaan obat merupakan sumber-

sumber daya yang diperlukan dalam kegiatan pengelolaan obat dirumah sakit,

diantaranya SDM, dana, prosedur, kebijakan, dan distributor. Hasil penelitian

pada input pengelolaan obat di gudang medis Instalasi Farmasi RSUD Kota

Bekasi tahun 2015, secara keseluruhan diketahui masih belum mencukupi

dengan standar kefarmasian di rumah sakit menurut Permenkes no.58 th 2014.

Hal ini dikarenakan terdapat kurangnya dana dalam pengadaan obat dirumah

sakit, adanya kebijakan BPJS dan BPOM yang membatasi obat poli jiwa,

Page 144: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

126

adanya kekosongan pada distributor, dan adanya keterlambatan pengiriman

dari distributor ke gudang farmasi.

Berdasarkan hasil penelitian menyatakan bahwa faktor input yang belum

mencukupi dapat mempengaruhi berjalannya proses kegiatan yang akan

menghasilkan kurangnya pencapaian pada output. Berdasarkan faktor input

diketahui bahwa faktor penyebab kekosongan obat yaitu faktor dana,

kebijakan, dan distributor. Ketiga faktor tersebut merupakan penyebab dari

kekosongan stok yang dapat merugikan dan menurunkan kepuasan pasien

dirumah sakit.

6.3.1. Faktor Dana

Faktor dana yaitu dimana adanya ketidaklancaran dalam pembayaran

ke distributor yang akan mengirimkan barang. Diketahui bahwa terdapat 2

distributor yang menolak untuk mengirimkan obat karena ketidaklancaran

pembayaran RSUD ke distributor. Hal ini juga terjadi dalam penelitian

Rahmi (2009) di RS As-shobirrin bahwa kekosongan obat dapat terjadi

karena keterlambatan dalam pembayaran ke distributor.

Berdasarkan penelitian Dumbi (2012) bahwa faktor yang

mempengaruhi kekosongan obat di Instalasi Farmasi RSUD Pohuwato yaitu

dana yang tersedia tidak mencukupi untuk melakukan perencanaan

pengadaan obat dan keterlambatan dalam pembayaran tagihan dimana

pemesanan barang sudah melebihi dana yang tersedia dirumah sakit. Hal ini

juga didukung dengan penelitian oleh Mustika dan Sulanto (2004) mereka

Page 145: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

127

menyebutkan bahwa kekurangsesuaian dana pengadaan obat secara tidak

langsung mengakibatkan berkurangnya kesesuaian ketersediaan obat hingga

kekosongan obat.

Ketidaklancaran pembayaran ini menyebabkan tidak tersedianya obat

yang dibutuhkan bagi pasien. Rumah sakit mengatasi hal ini dengan mencari

pengganti obat tersebut dari distributor lain yang mau menerima

ketidaklancaran pembayaran dirumah sakit, melakukan pemesanan cito di

luar rumah sakit, dan apabila obat masih tidak tersedia maka petugas

kefarmasian akan meracik obat lain sesuai dengan dosis yang dibutuhkan.

Distributor memiliki batas nominal yang diberikan untuk rumah sakit

yaitu berupa limit credit dan TOP (Time of Payment) dalam melakukan

pembayaran. Distributor memberikan batas jumlah pembayaran dalam

melakukan kredit yaitu mencapai ±650 jt, sedangkan batas TOP (Masa

Berlaku Pembayaran) sampai 60 hari. Apabila pembayaran rumah sakit

melebihi batas jumlah dan waktu yang telah ditentukan maka distributor

tidak akan menyuplai barang ke rumah sakit.

Komponen input berupa kurangnya dana dalam pembayaran ke

distributor dapat mengakibatkan terhambatnya proses kegiatan perencanaan

dan pengadaan sediaan farmasi dirumah sakit. Hal ini dikarenakan beberapa

distributor tidak akan mengirim barang apabila pembayaran dari rumah sakit

masih belum diselesaikan. Perencanaan dan pengadaan terhadap obat

tersebut menjadi terhambat, akibatnya obat akan mengalami kekosongan

Page 146: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

128

dirumah sakit sehingga rumah sakit akan melakukan pembelian cito ke

apotik diluar rumah sakit.

6.3.2. Faktor Kebijakan

Diketahui bahwa terdapat kebijakan BPJS dan BPOM yang

membatasi jumlah obat keras tertentu dapat menyebabkan kekosongan obat

dirumah sakit. Apabila obat tersebut telah mengalami kekosongan, rumah

sakit tidak bisa memesan kembali untuk memenuhi kebutuhan pasien di

bulan yang sama. Kebijakan ini terkait penggunaan obat untuk pasien di poli

jiwa. Pada Januari 2015, jatah obat untuk pasien di poli jiwa dikurangi

untuk dosis 2 minggu sisanya diminta untuk dibeli. Dampaknya apabila

penderita jika tidak mengkonsumsi obat tersebut akan menimbulkan

halusinasi bunuh diri dan penderita perlu direlaps dan diikat (Jamaludin,

2015).

Apabila dalam setiap bulan dilakukan pemesanan obat tersebut dan

dibulan yang sama obat telah habis dan mengalami kekosongan, maka

rumah sakit tidak bisa melakukan pemesanan kembali obat tersebut di bulan

yang sama. Adanya kebijakan ini dapat menghambat kegiatan perencanaan

dan pengadaan terhadap obat tersebut dirumah sakit sehingga obat

mengalami kekosongan. Akibatnya obat mengalami kekosongan padahal

obat tersebut sangat dibutuhkan bagi pasien. Sehingga pasien harus membeli

sendiri obat tersebut diluar jaminan kesehatan nasional (JKN).

Page 147: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

129

6.3.3. Faktor Distributor

Faktor dari distributor yang dapat menyebabkan kekosongan obat di

gudang farmasi RSUD Kota Bekasi diantaranya kekosongan pada

distributor obat dan keterlambatan pengiriman dari distributor obat ke

gudang farmasi. Kekosongan pada distributor disebabkan adanya

kekosongan pada produsen (principle) karena adanya bahan baku yang sulit

didapat. Kekosongan pada produsen ini juga dapat menghambatnya

pengiriman ke distributor.

Hal ini juga terjadi dalam penelitian Utari (2010) yang menjelaskan

bahwa penyebab stock out di RS Zahirah dikarenakan kosongnya obat di

distributor dan tidak sesuainya permintaan obat yang biasa digunakan.

Dalam penelitian Pratiwi (2009) juga dijelaskan bahwa ketidaktepatan

dalam melakukan pengiriman dikarenakan kosongnya obat di distributor

dan ketidaktepatan kualitas barang yang diterima menjadi penyebab

kekosongan obat dirumah sakit.

Sedangkan komponen input dari faktor distributor yaitu adanya

kekosongan pada principle dan keterlambatan dalam pengiriman yang dapat

mempengaruhi proses kegiatan dalam perencanaan dan pengadaan obat

digudang farmasi. Hal ini dapat mengakibatkan obat yang dibutuhkan

mengalami kekosongan sehingga petugas harus mencari subtitusi dari obat

tersebut dan apabila tidak ada subtitusi lain dari obat tersebut maka obat

akan mengalami kekosongan dirumah sakit sehingga rumah sakit akan

melakukan pembelian cito ke apotik diluar rumah sakit. Selain itu,

Page 148: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

130

kekosongan obat ini juga dapat mempengaruhi kegiatan perencanaan karena

dapat merusak pola konsumsi dan data stok obat pada sistem komputer.

Keterlambatan yang terjadi ini seringkali menghambat dan

menganggu aktifitas petugas kefarmasian di gudang farmasi. Masalah yang

timbul dari keterlambatan misalnya dapat merusak pola konsumsi di gudang

farmasi dan menganggu ketenangan petugas dalam bekerja.

Dilihat dari komponen input yang dapat mempengaruhi berjalannya proses

pada masing-masing kegiatan terdapat beberapa input/sumber daya yang perlu

ditingkatkan oleh petugas kefarmasian. Berdasarkan hasil dari input dan proses

manajemen persediaan obat yang masih belum mencukupi dan terdapat beberapa

kendala dalam pelaksanaannya maka didapatkan hasil penelitian pada output

manajemen persediaan obat yang masih belum sesuai dengan standar Kemenkes.

Hal tersebut ditunjukkan dengan rendahnya pencapaian pada komponen output,

diantaranya adanya kekosongan obat dan obat yang kadaluarsa di gudang medis

RSUD Kota Bekasi.

Rendahnya pencapaian tersebut, berkaitan dengan belum mencukupinya

input yang tersedia sehingga mengakibatkan kendala dalam kegiatan pengelolaan

obat digudang medis. Ini membuktikan bahwa kekosongan obat dan obat yang

kadaluarsa disebabkan dari input dan proses yang belum mencukupi.

Berdasarkan hasil penelitian dari ketiga komponen manajemen persediaan

obat yaitu input, proses dan output, maka diketahuilah secara keseluruhan

pengelolaan obat di gudang medis RSUD Kota Bekasi masih belum berjalan

dengan baik. Hal tersebut disebabkan oleh rendahnya pencapaian output yang

Page 149: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

131

berupa terjadinya kekosongan obat (stock out) dan adanya obat kadaluarsa

dirumah sakit. Dari hasil penelitian diatas, dapat diketahui bahwa untuk

meningkatkan pengelolaan obat menjadi lebih baik maka perlu ditingkatkan

pencapaiannya terhadap output. Sedangkan komponen output berhubungan

dengan kegiatan pengelolaan obat (komponen proses) dirumah sakit, untuk itu

perlu diadakan pengendalian dan evaluasi secara berkala.

6.4. Input

Input dalam suatu sistem merupakan sumber daya yang mendukung

dalam berjalannya suatu proses kegiatan. Dalam mencapai suatu tujuan, input

memegang peranan penting dalam suatu sistem. Apabila input tidak berjalan

dengan baik maka dapat dipastikan proses juga tidak berjalan dengan lancar.

Dalam kegiatan pengendalian obat di suatu rumah sakit apabila input

tidak tersedia dengan baik maka akan mengakibatkan masalah terkait

ketersediaan obat yaitu adanya kekosongan maupun kelebihan obat dirumah

sakit. Menurut Permenkes No.58 tahun 2014 bahwa tujuan dari kegiatan

pengendalian adalah untuk memastikan persediaan tidak terjadi kelebihan,

kekosongan, kerusakan dan kadaluarsa Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai.

6.4.1. SDM

Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber utama dalam

berlangsungnya suatu kegiatan. Kelancaran dalam proses kegiatan

Page 150: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

132

manajemen persediaan obat akan berjalan baik dan optimal apabila

dilakukan oleh SDM yang berkualitas dan kuantitas yang memadai. Peran

SDM sangat penting untuk kelancaran suatu proses hingga tercapainya

tujuan organisasi.

Apoteker bertanggung jawab terhadap pengelolaan sediaan farmasi,

alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai serta dapat melakukan

pelayanan farmasi klinik di rumah sakit. Apoteker bertugas menjamin

seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku serta memastikan kualitas, manfaat, dan keamanannya. Dalam

rangka meningkatkan outcome terapi dan meminimalkan risiko terjadinya

efek samping karena obat, apoteker juga wajib dalam melakukan

pelayanan farmasi klinik yaitu pelayanan langsung yang diberikan kepada

pasien (PMK no.58 th 2014).

Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker

dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker. Apoteker dalam

melakukan pekerjaan kefarmasian dirumah sakit dibantu oleh tenaga teknis

kefarmasian yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi,

Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten Apoteker.

Berdasarkan hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen

diketahui bahwa instalasi farmasi di RSUD Kota Bekasi dikepalai oleh

seorang Apoteker dan adapun penanggung jawab gudang farmasi dipegang

oleh kepala gudang yang berpendidikan S1 Farmasi. Menurut Permenkes

no.58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit

Page 151: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

133

bahwa instalasi farmasi rumah sakit harus dikepalai oleh seorang apoteker

yang merupakan apoteker penanggung jawab seluruh pelayanan

kefarmasian di rumah sakit. Kepala IFRS diutamakan telah memiliki

pengalaman bekerja di instalasi farmasi rumah sakit minimal 3 (tiga)

tahun.

Berdasarkan kuantitas jumlah tenaga kefarmasian di RSUD Kota

Bekasi masih belum mencukupi dengan standar kefarmasian dirumah

sakit, hal ini dilihat dari kurangnya tenaga apoteker dirumah sakit. Kurang

mencukupinya SDM yang ada menyebabkan petugas kefarmasian di

gudang maupun di instalasi farmasi sering dipindahtugaskan untuk

membantu pelayanan kefarmasian di depo apotek rumah sakit. Hal ini

membuat tugas yang diemban menjadi lebih banyak dan waktu kerja

menjadi kurang ideal.

Sedangkan berdasarkan PMK no.56 tahun 2014 tentang Klasifikasi

dan Perizinan RS bahwa di RS tipe B harus memiliki tenaga kefarmasian

berjumlah 13 apoteker. Hal ini belum sesuai dengan data telaah dokumen

pada bulan Agustus 2015 bahwa jumlah apoteker di RSUD Kota Bekasi

berjumlah 6 orang apoteker.

Menurut PMK No.56 tahun 2014 tenaga kefarmasian di rumah sakit

paling sedikit terdiri dari 4 apoteker dirawat jalan, 4 apoteker dirawat inap,

1 orang apoteker di IGD, 1 orang apoteker diruang ICU, 1 orang apoteker

dipenerimaan yang dapat merangkap pada pelayanan farmasi klinik, dan 1

Page 152: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

134

orang apoteker diproduksi yang dapat merangkap pada pelayanan farmasi

klinik.

Petugas kefarmasian sering merasa kelelahan dan menunda

pekerjaannya sehingga dapat menumpuk dikemudian harinya. Walaupun

sudah tertulis dalam SOP namun seringkali petugas gudang dan instalasi

mendapatkan tugas tambahan di luar deskripsi tugas yang tertera dalam

SOP Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi. Menurut Griffin (2004),

deskripsi kerja (job description) adalah menyebutkan tugas dari suatu

pekerjaan, kondisi kerja pekerjaan, alat, bahan dan peralatan yang

digunakan untuk melaksanakan pekerjaan.

Kesesuaian pengetahuan dengan ketrampilan yang dimiliki petugas

gudang farmasi dengan pelaksanaan kegiatan pengelolaan obat dinilai

sudah sesuai. Dalam pelaksanaannya petugas gudang tidak merasa

kesulitan untuk melaksanakan tugasnya karena sudah disesuaikan dengan

kegiatan rutin kefarmasian dirumah sakit. Latar belakang pendidikan SDM

Kefarmasian juga telah sesuai dengan standar kefarmasian dirumah sakit.

Sebagaimana tertera dalam Permenkes no.58 tahun 2014 bahwa kualifikasi

SDM pekerjaan kefarmasian dirumah sakit terdiri dari Apoteker dan

Tenaga teknis kefarmasian (S1 Farmasi, D3 Farmasi, atau SMF).

Salah satu yang masih menjadi kendala dalam SDM melakukan

pengelolaan obat yaitu kurangnya koordinasi/komunikasi terhadap

ketidakhadiran petugas dipelayanan kefarmasian. Menurut Handoko

(2003) ,koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada

Page 153: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

135

satuan-satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan

secara efisien dan efektif. Koordinasi antar pegawai yang baik sangat

dibutuhkan dalam melakukan tugasnya sehingga dapat memperkokoh

kerjasama dan mengurangi kesalahan dalam bekerja.

Faktor yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out pada SDM

dapat terjadi karena kurangnya ketelitian petugas dalam menentukan

jumlah pemesanan barang yang sebelumnya tidak ada mutasi atau

konsumsi di bulan sebelumnya dan kurangnya tenaga dalam melakukan

pengelolaan obat dirumah sakit.

Hal ini juga sesuai dengan penelitian Mellen dan Widodo (2013) di

RSU Haji Surabaya bahwa penyebab stockout obat karena kurangnya

tenaga kerja untuk kegiatan inventory dan perencanaan pengadaan yang

tidak akurat. Dalam penelitian Jayani (2013) di RSUD Bhakti Dharma

diketahui bahwa penyebab stockout juga dikarenakan kondisi SDM yang

kurang mencukupi.

6.4.2. Dana

Dana atau anggaran merupakan penunjang dalam pengelolaan obat

dirumah sakit. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa terdapat

dana dalam pemesanan cito yang disediakan oleh rumah sakit yang

berkaitan dengan kekosongan obat. Dana ini disediakan rumah sakit untuk

membayar tagihan pembelian barang secara cito terhadap obat yang

mengalami kekosongan di gudang farmasi. Tidak tersedia obat yang

Page 154: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

136

dibutuhkan dirumah sakit dapat menghambat kegiatan pelayanan

kefarmasian dan mempengaruhi kepuasan pasien terhadap pelayanan

dirumah sakit. Oleh karena itu, dana dalam pemesanan cito disediakan

agar pelayanan tetap dapat berjalan lancar dan optimal.

Dana yang disediakan rumah sakit dalam kegiatan pengelolaan obat

berasal dari dana BLUD rumah sakit, APBD Kota Bekasi, dan

donasi/hibah. Hal ini telah sesuai dengan pedoman pengelolaan perbekalan

farmasi Depkes (2008) bahwa sumber anggaran dapat berasal dari

pemerintah dan swasta. Sumber anggaran dari pemerintah berupa APBN

dan APBD serta sumber anggaran dari swasta berupa donasi/hibah.

Adapun faktor dana yang dapat menyebabkan stock out dan

menghambat kegiatan pengelolaan obat yaitu adanya ketidaklancaran

dalam pembayaran ke distributor yang akan mengirimkan barang.

Diketahui bahwa pada bulan ini terdapat 2 distributor yang menolak untuk

mengirimkan obat karena ketidaklancaran pembayaran RSUD ke

distributor. Hal ini juga terjadi dalam penelitian Rahmi (2009) di RS As-

shobirrin bahwa kekosongan obat terjadi karena keterlambatan dalam

pembayaran ke distributor, meningkatnya jumlah permintaan, dan tidak

tersedianya produk tersebut di distributor.

Berdasarkan penelitian Dumbi (2012) bahwa faktor yang

mempengaruhi kekosongan obat di Instalasi Farmasi RSUD Pohuwato

yaitu dana yang tersedia tidak mencukupi untuk melakukan perencanaan

pengadaan obat dan keterlambatan dalam pembayaran tagihan dimana

Page 155: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

137

pemesanan barang sudah melebihi dana yang tersedia dirumah sakit. Hal

ini juga didukung dengan penelitian oleh Mustika dan Sulanto (2004)

mereka menyebutkan bahwa kekurangsesuaian dana pengadaan obat

secara tidak langsung mengakibatkan berkurangnya kesesuaian

ketersediaan obat hingga kekosongan obat.

Ketidaklancaran pembayaran ini menyebabkan tidak tersedianya

obat yang dibutuhkan bagi pasien. Rumah sakit mengatasi hal ini dengan

mencari pengganti obat tersebut dari distributor lain yang mau menerima

ketidaklancaran pembayaran dirumah sakit, melakukan pemesanan cito di

luar rumah sakit, dan apabila obat masih tidak tersedia maka petugas

kefarmasian akan meracik obat lain sesuai dengan dosis yang dibutuhkan.

Menurut Henni (2009), fungsi atau peran dari anggaran yang pokok

adalah sebagai pedoman kerja, sebagai alat perencanaan kerja dan

pengawasan kerja. Bila dikaitkan dengan arti dan fungsi manajemen,

nampaklah bahwa anggaran berhubungan erat dengan manajemen,

terutama yang berhubungan dengan perencanaan, pengkoordinasian dan

pengawasan kerja. Dengan demikian anggaran adalah alat bagi manajemen

untuk melaksanakan fungsi-fungsinya.

6.4.3. Prosedur

Menurut UU no.44 tentang Rumah Sakit, standar prosedur

operasional adalah suatu perangkat interaksi/langkah-langkah yang

dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Sudah terdapat

Page 156: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

138

prosedur dalam pelaksanaan pengelolaan obat dirumah sakit dan sudah

disosialisasikan kepada petugas di instalasi farmasi RSUD Kota Bekasi.

Instalasi farmasi juga telah memiliki prosedur dalam melakukan

pemesanan cito untuk perbekalan farmasi yang mengalami kekosongan

obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi.

Prosedur tersebut disusun dalam dokumen akreditasi ISO

9001:2008 yang berlaku pada tahun 2014 hingga sekarang. Prosedur yang

ada hanya berisi uraian singkat terkait pelaksanaan dan penanggung jawab

kegiatan pengelolaan obat dirumah sakit. Prosedur telah dibuat untuk

memudahkan SDM karena telah disesuaikan dengan kegiatan rutin

kefarmasian dirumah sakit.

Pada dasarnya SOP adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang

mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Apabila

semua unit kerja dalam suatu organisasi sepakat untuk displin dan

konsisten dalam menerapkan SOP sesuai kebutuhan unit masing-masing

dapat dipastikan bahwa efisiensi akan dapat tercapai secara menyeluruh

dalam perusahaan tersebut (Budiharjo, 2014).

Standar operasional prosedur juga telah disosialisasikan kepada

seluruh petugas teknis kefarmasian di instalasi farmasi. Seluruh kegiatan

rutin kefarmasian telah dilakukan dengan baik oleh petugas namun

terkadang masih terdapat kendala yang ditemukan dalam kegiatan

perencanaan maupun pengendalian obat.

Page 157: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

139

Selain itu, belum optimalnya penerapan formularium RSUD Kota

Bekasi oleh user menjadi salah satu kekurangan dalam pelaksanaan

prosedur dirumah sakit. Formularium rumah sakit merupakan daftar obat

yang disepakati staf medis, disusun oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT)

yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. Evaluasi terhadap

formularium rumah sakit harus secara rutin dan dilakukan revisi sesuai

kebijakan dan kebutuhan rumah sakit

Menurut Permenkes no.58 tahun 2014, dalam rangka meningkatkan

kepatuhan terhadap formularium rumah sakit, maka rumah sakit harus

mempunyai kebijakan terkait dengan penambahan atau pengurangan obat

dalam formularium rumah sakit dengan mempertimbangkan indikasi

penggunaaan, efektivitas, risiko, dan biaya.

Menurut Dirjen Binfar dan Alkes (2013) bahwa manfaat

formularium yaitu sebagai acuan penetapan penggunaan obat dalam JKN,

serta meningkatkan penggunaan obat yang rasional, dapat juga

mengendalikan mutu dan biaya pengobatan, serta mengoptimalkan

pelayanan kepada pasien. Selain itu, formularium juga dapat memudahkan

perencanaan dan penyediaan obat, serta meningkatkan efisiensi anggaran

pelayanan kesehatan.

Apabila RS tidak memiliki formularium dan dokter tidak memiliki

panduan terapi obat-obat yang tersedia di rumah sakit. Instalasi farmasi

akan sulit menentukan obat apa yang akan disediakan. Apalagi bila

kemudian dokter menulis obat yang berbeda-beda dan mendapat

Page 158: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

140

penawaran dari perusahaan farmasi yang begitu gencar. Risikonya adalah

akan terjadi banyak obat yang kadaluarsa, dan rumah sakit akan rugi

secara material, pelayanan pasien akan jatuh pada titik terendah karena

pengelolaan obat yang tidak bagus (Yudi, 2015).

6.4.4. Kebijakan

Berdasarkan hasil wawancara bahwa sudah terdapat kebijakan

strategis mengenai pengelolaan sediaan farmasi di RSUD Kota Bekasi.

Kebijakan tersebut diatur dalam Peraturan Direktur RSUD Kota Bekasi

no.74/RSUD/PDMN.12.2/I.2014 tentang Pedoman Pelayanan Farmasi di

Lingkungan RSUD Kota Bekasi. Kebijakan strategis ini hanya mengatur

terkait serangkaian kegiatan pengelolaan sediaan farmasi dan kegiatan

farmasi klinis di rumah sakit.

Kebijakan dalam mengatasi kekosongan obat tidak secara langsung

diatur dalam kebijakan strategis di rumah sakit. Kebijakan strategis

mengenai pengendalian sediaan farmasi hanya melalui kegiatan stock

opname saja, tidak ada metode khusus yang dilakukan dalam pengendalian

jumlah obat.

Berdasarkan wawancara yaitu adanya kebijakan BPJS dan BPOM

yang membatasi jumlah obat keras tertentu dapat menyebabkan

kekosongan obat dirumah sakit. Apabila obat tersebut telah mengalami

kekosongan, rumah sakit tidak bisa memesan kembali untuk memenuhi

kebutuhan pasien di bulan yang sama. Kebijakan ini terkait penggunaan

Page 159: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

141

obat untuk pasien di poli jiwa. Pada Januari 2015, jatah obat untuk pasien

di poli jiwa dikurangi untuk dosis 2 minggu sisanya diminta untuk dibeli,

dampaknya penderita di poli jiwa tidak mengkonsumsi obat tersebut.

Penderita jika tidak mengkonsumsi obat tersebut akan menimbulkan

halusinasi bunuh diri dan penderita perlu direlaps dan diikat (Jamaludin,

2015).

6.4.5. Distributor

Berdasarkan wawancara dengan informan bahwa kriteria

persyaratan menjadi distributor rumah sakit diantaranya memiliki harga

yang murah, kualitas barang yang baik dan pelayanan (service) yang

mudah serta cepat. Selain itu, perizinan maupun persyaratan administrasi

yang harus dimiliki oleh PBF dirumah sakit yaitu adanya NPWP, SIUP,

SIPA, dan surat izin operasional. Hal ini sesuai dengan ketetapan Depkes

dalam Permenkes no.34 tahun 2014 tentang perizinan bagi PBF bahwa

harus memenuhi persyaratan administrasi dan kesesuaian dokumen berupa

adanya NPWP, TDP, SIUP, akta notaris dan SIPA (surat izin praktek

apoteker).

Faktor dari distributor yang dapat menyebabkan \ di gudang farmasi

RSUD Kota Bekasi diantaranya kekosongan pada distributor obat,

keterlambatan pengiriman dari distributor obat ke gudang farmasi,

ketidaksesuaian barang dengan yang diminta dan adanya perubahan harga.

Page 160: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

142

Kekosongan pada distributor disebabkan adanya kekosongan pada

produsen (principle) karena adanya bahan baku yang sulit didapat.

Kekosongan pada produsen ini juga dapat menghambatnya pengiriman ke

distributor. Hal ini juga terjadi dalam penelitian Utari (2010) yang

menjelaskan bahwa penyebab stock out di RS Zahirah dikarenakan

kosongnya obat di distributor dan tidak sesuainya permintaan obat yang

biasa digunakan. Dalam penelitian Pratiwi (2009) juga dijelaskan bahwa

ketidaktepatan dalam melakukan pengiriman dikarenakan kosongnya obat

di distributor dan ketidaktepatan kualitas barang yang diterima menjadi

penyebab kekosongan obat dirumah sakit.

Keterlambatan yang terjadi ini seringkali menghambat dan

menganggu aktifitas petugas kefarmasian di gudang farmasi. Masalah

yang timbul dari keterlambatan misalnya dapat merusak pola konsumsi di

gudang farmasi dan menganggu ketenangan petugas dalam bekerja.

6.5. Proses

6.5.1. Perencanaan Persediaan

Metode dalam melakukan proses perencanaan dan penentuan

kebutuhan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi menggunakan

metode konsumsi. Dimana menurut Permenkes tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di rumah sakit no.58 tahun 2014, kegiatan perencanaan

merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan

Sediaan Farmasi, alkes serta BHP sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan

Page 161: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

143

untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu

dan efisien. Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat

dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan

dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi,

epidemiologi, dan kombinasi serta disesuaikan dengan anggaran yang

tersedia.

Berdasarkan wawancara dengan informan diketahui metode ini

sesuai dengan ketetapan Kemenkes dan mudah untuk digunakan, namun

masih terdapat beberapa kekurangan dalam menerapkan metode ini.

Kekurangan metode konsumsi diantaranya data konsumsi, data obat dan

data jumlah kontak pasien kemungkinan sulit didapat, tidak dapat

dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan tidak dapat

diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat (Febriwati, 2013).

Menurut Pedoman Pengelolaan Depkes (2008), metode konsumsi

merupakan metode yang kurang tepat dalam penentuan jenis dan jumlah

serta mendukung ketidakrasionalan dalam penggunaan. Untuk itu, SDM

kefarmasian dirumah sakit mengatasi hal ini dengan melakukan evaluasi

terhadap obat yang datang dan tidak datang ke gudang farmasi sebelum

melakukan perencanaan serta melakukan pemeriksaan berjenjang dalam

menentukan jenis dan jumlah obat yang akan dipesan.

Pertimbangan dalam perencanaan menurut Permenkes No.58 tahun

2014 bahwa perencanaan harus memperhatikan anggaran yang tersedia,

sisa persediaan, kapasitas gudang, data pemakaian periode lalu, waktu

Page 162: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

144

tunggu dan penetapan prioritas. Menurut Imron, M (2010) bahwa aspek-

aspek yang menjadi pertimbangan dalam menentukan skala prioritas dalam

perencanaan dan penetapan kebutuhan logistik dirumah sakit diantaranya

adalah dilihat dari aspek manfaat, biaya, efisien, efektif dan urutan

kepentingan (Aini, 2012).

Faktor dari perencanaan yang dapat mempengaruhi terjadinya stock

out dalam proses perencanaan diantaranya ketidaksesuaian realisasi

dengan perencanaan, meningkatnya jumlah pasien dan pola konsumsi yang

berubah. Hal ini juga terjadi dalam penelitian Jayani (2013) di RSUD

Bhakti Dharma bahwa penyebab stockout adalah, naiknya kunjungan

pasien, kondisi gudang yang terbatas, serta kondisi SDM yang kurang

mencukupi.

6.5.2. Pengadaan Persediaan

Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk

merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus

menjamin ketersediaan jumlah, waktu yang tepat, harga yang terjangkau

dan sesuai standar mutu (Kemenkes, 2014).

Kegiatan pengadaan barang/jasa di RSUD Kota Bekasi

berpedoman pada PP no.70 tahun 2012, PP RI no.4 tahun 2015 dan

Peraturan Walikota Bekasi No.50 tahun 2011 tentang Unit Pelaksana

Teknis Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Kota Bekasi.

Page 163: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

145

Pengadaan obat di RSUD Kota Bekasi sudah menggunakan sistem

e-purchasing secara online melalui web LKPP (Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah). Pengadaan obat melalui e-

purchasing ini dikeluarkan pemerintah melalui Surat Edaran

Menkes/167/III/2014 tentang Pengadaan Obat berdasarkan Katalog

Elektronik (E-catalogue).

Surat edaran ini dimaksudkan untuk menjamin ketersediaan dan

pemerataan obat yang aman, bermutu, dan berkhasiat untuk memenuhi

kebutuhan pelayanan kesehatan. Hal ini diperlukan untuk melaksanakan

pengadaan obat secara transparan, efektif, efisien serta hasilnya dapat

dipertanggungjawabkan.

Kelebihan dari sistem online yaitu sistem ini lebih memudahkan

bagi petugas teknis kefarmasian dalam melakukan pemesanan obat untuk

memenuhi kebutuhan dirumah sakit. Sedangkan kekurangan dari sistem ini

yaitu obat yang dipesan karena harganya relatif murah banyak barang yang

tidak terjamin kualitasnya dan sering dikeluhkan oleh user dirumah sakit

serta server e-catalogue seringkali error dalam pengoperasiannya.

Faktor yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out pada

kegiatan pengadaan diantaranya keterlambatan dalam pembuatan surat

pemesanan (SP), kekosongan pada distributor dan kesalahan dalam

pemesanan. Kesalahan dalam pemesanan ini diketahui apabila terdapat

obat atau barang yang stoknya masih kosong dan tidak kunjung datang.

Page 164: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

146

Bagian pengadaan salah dalam menentukan distributor mana yang akan

mengirimkan obat kerumah sakit.

6.5.3. Pengawasan Persediaan

Kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh petugas gudang yaitu

dengan melakukan pencatatan secara teratur terhadap obat yang keluar dan

masuk pada kartu stok, penyimpanan sesuai dengan ketentuan obat dan

pencatatan terhadap tanggal kadaluarsa obat. Pencatatan dilakukan untuk

persyaratan Kemenkes/BPOM, dasar akreditasi RS, dasar audit RS dan

dokumentasi farmasi (Kemenkes, 2014). Menurut pedoman pengelolaan

obat Depkes (2008) bahwa pencatatan merupakan kegiatan yang bertujuan

untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar masuk di

gudang farmasi. Pencatatan sebagai alat bantu kontrol bagi kepala instalasi

farmasi, sebagai bahan menyusun laporan dan perencanaan serta untuk

pertanggungjawaban bagi petugas.

Pencatatan dapat dilakukan dengan mengunakan kartu stok.

Beberapa hal-hal yang harus diperhatikan dalam pencatatan, diantaranya

pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi

perbekalan farmasi langsung dicatat didalam kartu stok, dan kartu stok

diletakkan berdekatan dengan sediaan farmasi bersangkutan. Kartu stok

berfungsi untuk (Depkes, 2008) :

Page 165: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

147

a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekkes.

b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi

1 perbekkes yang berasal dari 1 sumber anggaran.

c. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,

perencanaan, pengadaan, dan sebagai pembanding terhadap

keadaan fisik perbekkes dalam tempat penyimpanannya.

Menurut Rangkuti (2002), pengawasan persediaan pada intinya

adalah menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan, menjaga

supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar

sehingga biaya yang timbul tidak terlalu besar dan menjaga agar pembelian

secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya

pemesanan menjadi besar.

6.5.4. Pengendalian Persediaan

Kegiatan pengendalian di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi yaitu

dengan kegiatan stock opname yang dilakukan di akhir bulan setiap 1

bulan sekali. Kegiatan stock opname ini dilakukan dengan memeriksa

kesesuaian jumlah fisik barang di gudang dengan data jumlah barang yang

ada dalam sistem komputer.

Berdasarkan Permenkes 58 tahun 2014 bahwa salah satu cara

dalam mengendalikan persediaan yaitu dengan kegiatan stock opname

secara periodik dan berkala. Tujuan dari pengendalian sediaan farmasi,

Page 166: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

148

alkes dan BHP adalah untuk memastikan persediaan efektif dan efisien,

tidak terjadi kekosongan/kelebihan, kadaluarsa dan kehilangan.

Menurut Water (2003) mengemukakan bahwa pengendalian

persediaan merupakan kegiatan yang menentukan kebijakan secara

keseluruhan yang meliputi saham, bahan yang digunakan, nilai investasi,

layanan pelanggan, tingkat stok, ukuran pemesanan, dan waktu

pemesanan.

Berdasarkan wawancara, telaah dokumen dan observasi bahwa

pengendalian digudang farmasi hanya dilakukan melalui kegiatan stock

opname. Sementara itu, pengendalian yang lebih khusus yang biasanya

dilakukan untuk mengendalikan persediaan obat-obatan melalui analisis

ABC, metode EOQ (Economic Order Quantity), dan ROP (Reorder Point)

belum pernah dilakukan digudang farmasi RSUD Kota Bekasi. Selama ini,

teori pengendalian persediaan tidak pernah digunakan di gudang farmasi,

yang digunakan adalah cara pengendalian yang sifatnya umum yaitu hanya

berbentuk pencatatan dan pelaporan melalui kegiatan stock opname.

Salah satu faktor dalam pengendalian yang dapat menyebabkan

stock out yaitu adanya barang kadaluarsa yang tidak terdeteksi saat

kegiatan stock opname sehingga barang menjadi kosong dan sudah tidak

dapat digunakan kembali.

Page 167: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

149

6.6. Output

Output dari manajemen logistik yaitu ketersediaan obat di gudang

farmasi yang ditandai dari pengendalian obat yang baik. Ketersediaan jumlah

obat dirumah sakit selalu diusahakan dalam keadaan cukup, tidak hanya cukup

untuk memenuhi kebutuhan user tapi juga cukup sebagai stok cadangan yang

digunakan untuk keperluan diluar perkiraan dari kebutuhan biasanya.

6.6.1. Stock Out Obat

Menurut Rangkuti (2004) bahwa apabila jumlah permintaan atau

kebutuhan lebih besar dari tingkat persediaan yang ada, maka akan terjadi

kekurangan persediaan atau disebut Stock Out. Pada situasi terjadinya

kekurangan persediaan, seorang pemimpin akan menghadapi dua

kemungkinan diantaranya permintaan akan dibatalkan sama sekali dan

barang yang masih kurang akan dipenuhi kemudian.

Berdasarkan telaah dokumen kekosongan obat yang terjadi di

gudang farmasi RSUD Kota Bekasi pada triwulan I tahun 2015 terdapat 35

jenis obat paten, hal ini dikarenakan tidak tersedianya obat yang

dibutuhkan. Terdapat beberapa jenis obat yang hampir setiap bulannya

dilakukan pembelian cito ke luar apotik karena stok obat yang dibutuhkan

tidak tersedia. Dengan pembelian melalui cito ke apotik luar, obat dibeli

dengan harga yang lebih tinggi dibandingkan membeli ke distributor

sehingga dapat mempengaruhi keuangan rumah sakit. Pembelian cito

Page 168: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

150

tersebut tentunya menggunakan anggaran yang lebih tinggi karena harga

obat di apotek lain merupakan harga jual di apotek tersebut.

Dari pembelian cito tersebut, hal ini menandakan obat belum

disediakan dengan tepat jumlah dan tepat waktu di gudang farmasi.

Menurut Depkes (2008), koordinasi dan proses perencanaan untuk

pengadaan perbekalan farmasi secara terpadu diharapkan perbekalan

farmasi yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan

tersedia pada saat dibutuhkan.

Berdasarkan observasi, masalah dalam kekosongan obat di rumah

sakit dapat menurunkan kepuasan pasien terhadap pelayanan yang

diberikan rumah sakit. Kekosongan obat mengakibatkan pasien

membutuhkan waktu yang lebih lama dalam mendapatkan obat yang

dibutuhkan, menganggu waktu kerja petugas kefarmasian dan banyak

pasien dari yang menggunakan pelayanan JKN yang mengeluhkan apabila

obat kosong.

Menurut informan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi

terjadinya kekosongan obat di gudang farmasi yaitu faktor dana dan faktor

distributor. Kedua faktor ini yang banyak memberikan pengaruh terhadap

terjadinya kekosongan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi.

6.6.2. Obat Kadaluarsa

Jumlah obat yang kadaluarsa merupakan salah satu indikator dalam

memastikan bahwa pengendalian persediaan efektif dan efisien. Jumlah

Page 169: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

151

obat yang kadaluarsa dalam gudang farmasi rumah sakit menunjukkan

pula besarnya kerugian yang dialami oleh suatu rumah sakit (Depkes,

2008). Berdasarkan wawancara bahwa obat yang kadaluarsa di gudang

farmasi RSUD Kota Bekasi dikarenakan obat yang slow moving, pola

penyakit berubah, pola penyimpanannya dan obat yang ED (Expired Date)

nya kurang dari 2 tahun.

Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa terdapat 6 jenis obat

pada periode Januari – Maret 2015 di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi.

Persentase obat kadaluarsa yang ada digudang farmasi rumah sakit adalah

sebesar 0,8%. Kerugian yang diterima RSUD Kota Bekasi akibat obat-

obatan yang kadaluarsa tersebut hingga bulan ini mencapai Rp. 2.578.296.

Jumlah ini belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman

pengelolaan perbekalan farmasi oleh Depkes tahun 2008 bahwa idealnya

persentase nilai obat rusak dan kadaluarsa di gudang haruslah berjumlah

0% atau tidak ada sama sekali.

Dari hasil penelitian diketahui bahwa obat kadaluarsa terjadi akibat

belum adanya pemeriksaan dan pendataan obat yang mendekati kadaluarsa

secara rutin yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi. Selain itu, obat

kadaluarsa yang terjadi juga akibat obat tidak lagi digunakan oleh dokter

dan pola konsumsi yang berubah sehingga obat menumpuk dan

kadaluarsa. Padahal jika hal ini dibiarkan terus menerus tanpa ada evaluasi

dari pihak manajemen, rumah sakit akan terus mengalami kerugian.

Menurut Pudjaningsih (1996) bahwa semakin banyak obat yang

Page 170: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

152

mengalami kadaluarsa di suatu rumah sakit, maka akan semakin besar pula

kerugian yang diterimanya dan dapat mengurangi pendapatan rumah sakit

(Retno, 2014).

Menurut Rohayati (2008), untuk mengatasi agar stok tidak terjadi

kadaluarsa maka dilakukan beberapa cara, yaitu 1) mengganti sistem

komputerisasi yang ada dengan yang lebih baik, 2) kebijakan tentang

reward and punishment sebagai langkah meningkatkan kesadaran dan

komitmen dalam melakukan tugas dan pekerjaan, 3) membuat evaluasi

yang berkesinambungan, 4) pembinaan, pelatihan, pendidikan untuk

meningkatkan kemampuan dan ketrampilan SDM (Pratiwi, 2013).

6.6.3. Stock Opname Obat

Stock opname kegunaannya adalah untuk menghitung fisik yang

ada, memeriksa barang yang sudah rusak atau expired, memisahkan

barang-barang yang hampir kadaluarsa untuk langsung digunakan terlebih

dahulu/diutamakan untuk di operasionalkan (Febriwati, 2013). Gudang

farmasi RSUD Kota Bekasi melakukan kegiatan stock opname dengan

rutin setiap 1 bulan sekali di akhir bulan. Hal ini untuk menghindari stok

obat yang hilang/tertinggal maupun stok obat yang akan kadaluarsa.

Pelaksanaan stok obat digudang farmasi sudah baik dilakukan oleh

petugas kefarmasian walaupun terkadang ada beberapa perbekalan

kesehatan yang jumlahnya tidak sesuai dengan stok komputer ataupun stok

fisik yang ada. Apabila hal ini terjadi, petugas kefarmasian akan mendata

Page 171: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

153

ulang data penerimaan maupun pengeluaran perbekalan kesehatan

tersebut, mengingat-ingat jumlah perbekalan kesehatan yang sudah

didistribusikan dan segera memeriksa history data perbekalan kesehatan

tersebut.

Namun pada pelaksanaan stock opname, petugas kefarmasian tidak

didampingi oleh pengawas dari instalasi/bagian lain maupun dari bagian

keuangan yang dapat mengawasi jalannya stock opname. Bagian keuangan

hanya menerima laporan stock opname setiap bulannya. Hal ini dapat

terjadi kecurangan maupun manipulasi data yang ada di gudang farmasi.

Menurut Permenkes no.58 tahun 2014 bahwa pengendalian Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan

oleh Instalasi Farmasi harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi

(TFT) di Rumah Sakit.

Stock Opname merupakan salah satu cara dalam mengendalikan

persediaan di gudang farmasi. Oleh karena itu, hasil stock opname harus

seimbang antara data pencatatan dengan jumlah stok fisik yang ada. Jika

terdapat ketidaksesuaian harus segera dilakukan analisis untuk mengetahui

penyebab dan kerugiannya (Febriwati, 2013). Hal ini dilakukan agar

tercapai pengendalian persediaan yang efektif dan efisien.

6.5. Upaya Pengendalian Persediaan

Teknik pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting

dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan

Page 172: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

154

(EOQ) serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali (ROP)

(Rangkuti, 2002).

6.5.1. Klasifikasi Obat Paten dengan ABC Investasi

Menurut Rangkuti (2002), analisis ABC ini sangat berguna didalam

memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang

paling penting dalam sistem inventori. Sehingga untuk mengetahui jenis-jenis

barang mana saja yang perlu mendapat prioritas, dapat menggunakan analisis

ABC. Analisis ABC ini dapat mengklasifikasikan seluruh jenis barang

berdasarkan tingkat kepentingannya.

Dari analisis ABC terhadap kelompok obat paten di gudang farmasi

dapat diketahui bahwa nilai investasi terhadap kelompok A sebesar Rp.

756.726.230 atau 69,89% dari total investasi obat paten di gudang farmasi

RSUD Kota Bekasi. Nilai investasi terhadap kelompok B sebesar Rp.

216.708.576 atau 20,01% dari total investasi obat paten. Sedangkan nilai

investasi obat paten kelompok C sebesar Rp. 109.259.820 atau 10,09% dari

total investasi obat paten di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi.

Penggunaan analisis ABC ini memungkinkan teridentifikasinya barang

yang benar-benar berpengaruh pada kinerja sediaan, sehingga manajemen yang

efektif dapat berkonsentrasi pada barang yang itemnya sedikit tanpa

mengabaikan yang lain (Johns dan Harding, 2001). Oleh karena itu

pengendalian yang dapat dilakukan untuk masing-masing kelompok adalah :

Page 173: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

155

a) Kelompok A

Persediaan obat paten di RSUD Kota Bekasi pada kelompok A terdapat 28

jenis obat paten dan pemakaian anggaran hingga sebesar 69,89%. Menurut

Heizer dan Render (2010), kelompok A merupakan barang dengan jumlah

fisik kecil dengan nilai investasi yang besar sehingga obat yang tergolong

kelompok ini harus memiliki kontrol persediaan yang lebih ketat dan secara

periodik setiap bulan serta akurasi pencatatan yang lebih sering diverifikasi.

b) Kelompok B

Persediaan obat paten di RSUD Kota Bekasi yang tergolong dalam

kelompok B berjumlah 30 jenis obat paten dan menyerap anggaran hingga

sebesar 20,01%. Kelompok B ini merupakan barang dengan jumlah fisik

dan nilai investasi yang sedang, sehingga obat paten kelompok ini

memerlukan perhatian yang cukup penting setelah kelompok A.

c) Kelompok C

Persediaan obat paten di RSUD Kota Bekasi yang tergolong dalam

kelompok C berjumlah 70 jenis obat paten dan menyerap anggaran hingga

sebesar 10,09%. Hal ini menunjukkan sebesar 54,68% obat yang beredar di

RSUD Kota Bekasi memiliki nilai investasi yang kecil, sehingga rumah

sakit harus mengetahui item obat mana yang tidak banyak dikonsumsi.

Obat-obat yang memiliki kandungan ataupun jenisnya sama dapat

dipertimbangkan untuk dihilangkan, untuk mengurangi variasi obat

sehingga dapat menghemat biaya pemesanan maupun biaya penyimpanan

obat dirumah sakit. Sehingga obat yang tergolong kelompok C cukup

Page 174: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

156

sederhana dan tidak memerlukan pengendalian ketat seperti pada kelompok

A dan B (Heizer dan Render, 2010).

Untuk tujuan manajemen, jenis barang A harus menerima analisis yang

maksimum, dievaluasi dan dicek kembali, karena jenis barang dalam kelompok

A merupakan jenis barang yang sangat tinggi nilai penjualannya. Jenis barang

kelompok B merupakan perhatian setelahnya dan jenis barang kelompok C

harus diperhatikan satu demi satu kecenderungannya, misalnya yang cenderung

meningkat penjualannya atau memiliki tingkat persediaan yang paling banyak.

Namun secara keseluruhan jenis barang yang termasuk dalam kelompok A

harus menjadi fokus perhatian utama (Rangkuti, 2002).

6.5.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode EOQ (Economic Order

Quantity)

Dalam melakukan pemesanan obat di RSUD Kota Bekasi menggunakan

metode konsumsi ,tidak ada perhitungan khusus mengenai jumlah pemesanan.

Jumlah pemesanan ditentukan berdasarkan data history konsumsi obat pada

bulan sebelumnya. Hal ini dapat saja meningkatkan biaya pemesanan jika

pemesanan dilakukan dalam jumlah yang sedikit atau meningkatkan biaya

penyimpanan jika jumlah pemesanan terlalu banyak. Oleh sebab itu, diperlukan

perhitungan yang tepat untuk mengetahui jumlah pemesanan optimum yaitu

dengan metode EOQ.

Diketahui dari hasil penelitian Sofia (2003) tentang Analisis

Pengendalian Persediaan Obat Antibiotik di RS As-Shobirin bahwa metode

Page 175: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

157

EOQ dapat menurunkan biaya persediaan hingga 3kali dari biaya persediaan

model rumah sakit. Dengan menerapkan metode ini diharapkan dapat

membantu manajemen untuk mengambil keputusan jumlah pemesanan agar

tidak terjadi investasi berlebihan yang tertanam dalam persediaan dan tidak

mengalami kekurangan persediaan.

Metode EOQ merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling

ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian (Sabarguna, 2004).

Sedangkan menurut Seto (2004), dalam menentukan jumlah pemesanan yang

ekonomis harus diusahakan untuk memperkecil biaya-biaya pemesanan dan

biaya penyimpanan.

Berdasarkan perhitungan EOQ terhadap obat Meiact Tab, diketahui

bahwa jumlah pemesanan yang ekonomis untuk obat ini adalah sebanyak 15

tablet setiap kali pemesanan. Jumlah ini menggunakan biaya pemesanan dan

biaya penyimpanan yang paling sedikit sehingga merupakan jumlah pemesanan

yang paling ekonomis.

Semakin banyak barang yang disimpan akan mengakibatkan semakin

besar biaya penyimpanan barang dan risiko kerusakan barang yang lebih besar.

Sebaliknya, semakin sedikit barang yang disimpan dapat menurunkan biaya

penyimpanan, tetapi menyebabkan frekuensi pembelian barang semakin besar,

yang berarti biaya total pemesanan semakin besar dan juga dapat

mengakibatkan risiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) (Herjanto,

2008).

Page 176: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

158

Hal ini sejalan dengan Heizer dan Render (2010) yang menyatakan

bahwa seiring dengan meningkatnya kuantitas barang yang dipesan, maka

jumlah pemesanan pertahunnya akan menurun namun biaya penyimpanan akan

meningkat karena jumlah persediaan yang harus diurus lebih banyak. Untuk

itu, jumlah pemesanan harus dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya

penyimpanan. Sehingga menurut Seto (2004), untuk menentukan jumlah

pemesanan yang ekonomis, harus diusahakan untuk memperkecil biaya-biaya

pemesanan dan biaya-biaya penyimpanan.

6.5.3. Pengendalian Persediaan dengan Metode ROP (Reorder Point)

Waktu pemesanan kembali obat di RSUD Kota Bekasi tidak

menggunakan metode khusus. Pemesanan obat dilakukan setiap 1 bulan sekali

di akhir bulan. Obat harus selalu tersedia setiap saat dibutuhkan agar pelayanan

kepada pasien tetap berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, sebelum

persediaan habis maka pemesanan haruslah dilakukan.

ROP model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat didalam stok

berkurang terus sehingga kita harus menentukan berapa banyak batas minimal

tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi

kekurangan persediaan. Jumlah yang diharapkan dihitung selama masa

tenggang, dapat juga ditambahkan dengan safety stock yang biasanya mengacu

kepada probabilitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan stok selama masa

tenggang (Rangkuti, 2002).

Page 177: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

159

Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang di

adakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan

bahan (stockout) (Bowersox, 2002). Dengan adanya safety stock, dapat

menjaga persediaan selama masa tunggu (lead time). Menurut Kemenkes

(2010), lead time adalah waktu tunggu yang diperlukan mulai pemesanan

sampai obat diterima. Berdasarkan wawancara, diketahui bahwa waktu tunggu

dalam pemesanan sampai barang datang di RSUD Kota Bekasi adalah 3 hari.

Safety stock/buffer stock yang ditetapkan di RSUD Kota Bekasi hanya

berdasarkan perkiraan, tidak ada perhitungan khusus. Dari hasil wawancara,

buffer stock yang ditetapkan rumah sakit adalah 30% dari jumlah pemesanan

barang. Penentuan ini tidak mempertimbangkan adanya lead time yang

dibutuhkan, oleh karena itu banyak dari stok obat pengaman yang telah habis

sebelum obat baru datang.

Dari perhitungan buffer stock terhadap obat Meiact Tab didapatkan hasil

52 tablet untuk persediaan pengaman. Persediaan pengaman berfungsi untuk

melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang,

misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula

atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan. Persediaan

pengaman juga dimaksudkan untuk menjamin pelayanan kepada pelanggan

terhadap ketidakpastian dalam pengadaan barang (Herjanto, 2008).

Sedangkan dari perhitungan ROP terhadap obat Meiact Tab didapatkan

hasil 77 tablet untuk titik dilakukannya pemesanan kembali. Dimana artinya

pada lead time selama 3 hari, obat Meiact Tab dapat dipesan kembali ketika

Page 178: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

160

stok obat sudah mencapai 77 tablet. Jumlah tersebut merupakan titik dimana

harus dilakukannya pemesanan ulang agar terhindar dari adanya kekurangan

stok. Titik pemesanan ulang ini menandakan bahwa pembelian harus segera

dilakukan untuk menggantikan persediaan yang telah digunakan.

Jika ROP ditetapkan terlalu rendah, persediaan akan habis sebelum

persediaan pengganti diterima sehingga permintaan pelanggan tidak dapat

dipenuhi. Namun, jika titik pemesanan ulang ditetapkan terlalu tinggi maka

persediaan baru sudah datang sementara persediaan digudang masih banyak.

Keadaan ini mengakibatkan pemborosan biaya dan investasi yang berlebihan

(Herjanto, 2008).

Page 179: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

161

BAB VII

KESIMPULAN DAN SARAN

7.1. Kesimpulan

1. Kekosongan obat (stock out) yang terjadi di gudang farmasi RSUD Kota

Bekasi pada triwulan I tahun 2015 mencapai 35 jenis obat paten yang

dilakukan pemesanan cito.

2. Ketiga faktor dalam komponen input yang dapat menyebabkan kekosongan

stok digudang farmasi diantaranya faktor dana yaitu dimana adanya

ketidaklancaran dalam pembayaran ke distributor yang akan mengirimkan

barang. Sedangkan pada faktor kebijakan, diketahui bahwa terdapat kebijakan

BPJS dan BPOM yang membatasi jumlah obat keras tertentu dapat

menyebabkan kekosongan obat dirumah sakit. Faktor dari distributor yang

dapat menyebabkan kekosongan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi

diantaranya kekosongan pada distributor obat dan keterlambatan pengiriman

dari distributor obat ke gudang farmasi.

3. Dari komponen input berupa adanya ketidaklancaran dalam pembayaran ke

distributor dapat mengakibatkan terhambatnya proses kegiatan perencanaan

dan pengadaan sediaan farmasi dirumah sakit. Selain itu komponen input dari

adanya kebijakan BPOM dan BPJS yang membatasi obat bagi pasien poli jiwa.

Hal ini dapat menghambat kegiatan perencanaan dan pengadaan obat tersebut

dirumah sakit. Sedangkan komponen input dari faktor distributor yaitu adanya

kekosongan pada principle dan keterlambatan dalam pengiriman yang dapat

Page 180: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

162

mempengaruhi proses kegiatan dalam perencanaan dan pengadaan obat

digudang farmasi. Akibatnya obat akan mengalami kekosongan dirumah sakit

sehingga rumah sakit akan melakukan pembelian cito ke apotik diluar rumah

sakit.

4. Upaya Pengendalian Persediaan Obat Paten di gudang farmasi RSUD Kota

Bekasi

a) Berdasarkan analisis ABC investasi, terdapat sebanyak 28 jenis (21,87%)

obat yang tergolong kelompok A, yaitu dengan penggunaan anggaran

sebesar 69,89% dari total investasi obat paten. Obat paten kelompok B

terdapat 30 jenis (23,43%) obat paten dengan penggunaan anggaran sebesar

20,01% dari total investasi obat paten. Sedangkan obat paten kelompok C

adalah sebanyak 70 (54,68%) jenis obat paten dengan penggunaan anggaran

sebesar 10,09% dari total investasi obat paten.

b) Berdasarkan metode Economic Order Quantity (EOQ), jumlah pemesanan

optimum untuk 28 obat paten yang tergolong kelompok A berjumlah mulai

dari 5-375 item. Sedangkan berdasarkan metode Reorder Point (ROP)

dengan mempertimbangkan buffer stock diperoleh titik pemesanan kembali

untuk 28 obat paten yang tergolong kelompok A mulai dari 34-2257 item.

Page 181: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

163

7.2. Saran

1. Petugas gudang farmasi diharapkan melihat data real konsumsi obat untuk

mengetahui obat yang dibutuhkan pasien. Sehingga dapat mengurangi

kesalahan dalam penentuan kebutuhan obat dan meminimalisir tertinggalnya

obat untuk dipesan.

2. Dalam menentukan jumlah kebutuhan obat dan persediaan pengaman

(buffer stock) diharapkan petugas memperhitungkan lead time obat agar

persediaan pengaman tidak berlebih ataupun kurang.

3. Diharapkan petugas gudang farmasi dalam melakukan kegiatan

pengendalian didampingi oleh Komite Farmasi Terapi (KFT) untuk

membantu melakukan pengawasan agar menghindari terjadinya kecurangan

maupun manipulasi data yang ada digudang farmasi.

4. Perlu diterapkan metode analisis ABC terhadap seluruh jenis obat yang ada

digudang farmasi, sehingga bisa menentukan obat mana yang perlu

diprioritaskan. Serta diterapkan metode EOQ dan ROP untuk menghindari

terjadinya kekosongan obat dan pembelian cito.

5. Diharapkan manajemen RS dapat melakukan pelatihan bagi petugas gudang

mengenai sistem pengendalian obat dan pelatihan untuk meningkatkan

koordinasi antar petugas.

Page 182: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xviii

DAFTAR PUSTAKA

Aditama ,Tjandra Yoga. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. UI : Depok

Ainy, Qurrotu. 2013. Analisis Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Ketersediaan Barang di

Gudang Sentral RSAB Harapan Kita Jakarta tahun 2012. FKM UI. Diakses pada 20

Januari 2015. Sumber : http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20320638-S-

Qurrotu%20Ainy.pdf

Anief, Moch. 2008. Manajemen Farmasi. UGM : Yogyakarta

Assauri, Sofyan. 2008. Manajemen Produksi. FKM UI : Depok

Azwar, DR. Dr. Azrul. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Binarupa Aksara :

Jakarta

Azwar, Daris 2010. Pengawasan. Diakses pada 17 Maret 2015. Sumber :

http://www.ikatanapotekerindonesia.net/articles/pharma-update/national-

pharmacy/298-p-e-n-g-a-w-a-s-a-n.html

A.Sihotang. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Paramita : Jakarta.

Badawi, Musfika Rahman. 2014. Kinerja Posyandu dalam Pelaksanaan Pembinaan Gizi

Masyarakat di Wilayah Kerja Puskesmas Kecamatan Kembangan Jakarta Barat tahun

2014. UIN : Jakarta

BPOM. 2015. Agomelatine dan Risiko Hepatotoksisitas. Sumber :

http://pionas.pom.go.id/info-bpom/agomelatine-dan-risiko-hepatotoksisitas

Budiyanti, Herni. 2012. Penetapan Safety Stock di Gudang Farmasi RS Risa Sentra

Medika Tahun 2012. FKM UI. Diakses pada 20 Januari 2015. Sumber :

http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20314392-T31291-Penetapan%20safety.pdf

Bunawan. 1996. Manajemen Operasi. UGM : Yogyakarta

CSR. 2015. Jatah Obat Penderita Skizofrenia Dikurangi. Sumber :

http://kukarsatu.com/2015/03/12/per-januari-2015-jatah-obat-penderita-skizofrenia-

dikurangi/

Depkes. 2011. Pedoman Pembinaan Pedagang Besar Farmasi

Dwi Ariyanti, Benedicta. 2012. Analisis Pengendalian Persediaan Obat dengan Analisis

ABC, EOQ, dan ROP pada Instalasi Farmasi RS X Periode Jan – Des 2011. FKM UI :

Depok

Page 183: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xix

Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI. 2008. Pedoman Pengelolaan

Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit.

Ditjen Binfar dan Alkes. 2013. Formularium Kendalikan mutu dan biaya Pengobatan.

Sumber : http://binfar.kemkes.go.id/2013/06/formularium-nasional-kendalikan-mutu-

dan-biaya-pengobatan/

Febriawati, Henny. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Gosyen Publishing :

Yogyakarta

Fadhila, Rahmi. 2013. Study Pengendalian Persediaan Obat Generik Melalui Metode

ABC, EOQ, dan ROP di Gudang Farmasi RSI Asshobirin tahun 2013. UIN : Jakarta

Griffin. Manajemen. 2004. Erlangga : Jakarta

Handoko, T.Hani. 2003. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia,

Yogyakarta:UGM

Heizer, Jay dan Render, Barry. 2010. Manajemen Operasi. Second edition. Salemba

Empat : Jakarta

Herjanto, Eddy. 2008. Manajemen Operasi. Edisi Ketiga. Grasindo : Jakarta.

Hendra, Kusuma. 1999. Manajemen Produksi : Perencanaan dan Pengendalian produksi.

Andi : Yogyakarta.

Henni. 2009. Penganggaran Rumah Sakit. Sumber : http://pustaka.unpad.ac.id/wp-

content/uploads/2009/09/sistem_penganggaran_rs.pdf

Indriyo Gitosudarmo. Manajemen Bisnis Logistik Ed. Pertama (1998)

Indrajit. Ricardo Eko. 2001. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta :

Gramedia

Ir. M. Budiharjo. 2014. Panduan Menyusun SOP. Swadaya Grup : Jakarta

Jensen, V & Rappaport, BA. 2010. The Reality of Drug shortages. New England Journal

of Medicine. Sumber : http://www.nejm.org/doi/full/10.1056/NEJMp1005849

Jayani, Siti Nur dan Pudjirahardjo, Widodo J. 2013. Faktor Penyebab Stagnant dan Stock

out Bahan Makanan Kering di Instalasi Gizi RSUD Bhakti Dharma Husada Surabaya.

FKM UNAIR : Surabaya

Maimun, Ali. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode

Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder Point Terhadap Nilai Persediaan dan

Page 184: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xx

Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kendal. Undip : Semarang.

Sumber : http://core.ac.uk/download/pdf/11716263.pdf

Makinuddin dan Sasongko. 2006. Analisis Sosial. Akatiga : Bandung. Sumber :

https://books.google.co.id/books?id=xRrOr9BPwOEC&pg=PA18&dq=kebijakan+adal

ah+menurut+frederich&hl=id&sa=X&ei=gqFeVcbqMtOQuATOv4PYBw&ved=0CBs

Q6AEwAA#v=onepage&q=kebijakan%20adalah%20menurut%20frederich&f=false

Mellen, Renie Cuyno dan J.Pudjirahardjo, Widodo. 2013. Faktor Penyebab dan Kerugian

Akibat Stockout dan Stagnant Obat di Unit Logistik RSU Haji Surabaya.

Univ.Airlangga : Surabaya. Sumber :

http://journal.unair.ac.id/filerPDF/10.%20Renie%20Cuyno_JAKIv1n1.pdf

Milena, dkk. 2013. Effects on Patient Care Caused by Drug Shortages: A Survey. Sumber

: http://www.amcp.org/JMCP/2013/Nov-Dec/17317/1033.html

Nadia, Frita. 2012. Analisis Pengendalian Persediaan Obat Antibiotik di Gudang Medik

RS Puri Cinere tahun 2011. FKM UI : Depok

Nova, Iwan, MBA, CPIM, CSCP. 2013. Memahami Safety Stock dan Menguasai

Rumusnya. Sumber :http://supplychainindonesia.com/new/memahami-safety-stock-

dan-menguasai-rumusnya/

Palupiningtyas, Retno. 2014. Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS

Mulya Tangerang Tahun 2014. UIN : Jakarta

Pratiwi, Amiati. 2009. Stock out Obat di Gudang Perbekalan Kesehatan Rumah Sakit

Islam Jakarta Cempaka Putih. FKM UI : Depok.

Prihatiningsih, Dina. 2012. Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS

Asri tahun 2011. FKM UI : Depok

Prof. Dr. Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Alfabeta :

Bandung

PMK No.340 tentang Klasifikasi Rumah Sakit

PMK No.58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit

PMK No. 34 tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi

PP RI No.4 Tahun 2015 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

PP RI No.51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian

Page 185: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxi

Priyambodo, Bambang.2007. Manajemen Farmasi Industri. Global Pustaka Utama :

Yogyakarta

Pudjitami, Sri Wahyuni dan Suryawati, Sri. 1998. Dampak Penerapan Metode Economic

Order Quantity (EOQ) Terhadap Nilai Persediaan Obat di Instalasi Farmasi RSUD

Dr. Moewardi Surakarta. FK UGM : Yogyakarta

Suciati, Suci dan Adisasmito, Wiku B.B. 2006. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan

ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. Jurnal Managemen Pelayanan Kesehatan. IX.

Sumber: https://staff.blog.ui.ac.id%2Fwiku-a%2Ffiles%2F2009%2F10%2Fanalisis-

perencanaan-obat-berdasarkan.pdf

Rangkuti, Freddy. 2002. Manajemen Persediaan : Aplikasi di Bidang Bisnis. Rajagrafindo

: Jakarta

Schroeder. Operations management : contemporary concepts and cases. Second edition.

2003. Mcgraw Hill companies.

Seto, S., Nita. Yunita., Triana, Lily. 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya: Airlangga

University Press.

Sulastri. 2012. Pengendalian Persediaan Obat Antibiotik dengan Metode Analisis

Pemakaian, Buffer stock dan Reorder Point di Unit Gudang Farmasi RS Haji Jakarta

tahun 2011. FKM UI : Depok

Syamsuni. 2006. Farmasetika Dasar & Hitungan Farmasi. EGC : Jakarta

Sofia, Ananda Ayu. 2003. Analisis Pengendalian Persediaan Obat di Instalasi Farmasi

RS Islam Asshobirin Tangerang tahun 2002. Tesis. FKM UI : Depok

Utari, Anindita. 2014. Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode EOQ,

ROP, dan Buffer Stock di RS Zahirah. UIN : Jakarta

UU No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit

WHO.2001. Operational Principles For Good Pharmaceutical Procurement. Essential

Drugs and Medicines Policy Interagency Pharmaceutical Coordination Group.

Geneva. Sumber : www.who.int/3by5/en/who-edm-par-99-5.pdf

Yudihardis. 2014. Masih Perlukah Formularium RS. Sumber :

http://www.kompasiana.com/yudihardis/masih-perlukah-formularium-

rs_552b0b5f6ea8342c1b552cf7

Page 186: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxii

"Gambaran Penyebab Kekosongan Obat Paten dan Upaya Pengendaliannya

di Gudang Medis Instalasi Farmasi RSUD Bekasi

Pada Triwulan I Tahun 2015"

Oleh :

AJRINA WINASARI

NIM. 1111101000046

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1436 H / 2015 M

Page 187: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxiii

LAMPIRAN 1

PEDOMAN TELAAH DOKUMEN (check list)

No Jenis Dokumen Ada Tidak

1. Profil dan Struktur Organisasi RSUD

Kota Bekasi √

2. Struktur organisasi Instalasi Farmasi

RSUD Kota Bekasi √

3. Uraian tugas SDM Kefarmasian dan

Bagian Pengadaan √

4. SOP terkait kegiatan Pengelolaan

Obat dan Pemesanan Cito √

5. SK Kegiatan Pengelolaan Obat √

6. Daftar Distributor √

7. DUPADA √

8. Laporan Pemakaian/ Laporan mutasi

Obat Paten pada Triwulan 1 √

9. Surat Pesanan √

10. Data Obat Kadaluarsa √

11. Laporan Stock Out Obat √

12. Data Pemesanan Cito √

Page 188: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxiv

LAMPIRAN 2 Lembar Observasi

Bagian I Komponen Input Pengelolaan Obat

1. SDM

No Variabel Observasi Hasil

Keterangan Ya Tidak

1 Terdapat Kepala Gudang √

Terdapat Staf Gudang √

Terdapat Tenaga Teknis kefarmasian √

2 SDM Kefarmasian berpendidikan

Apoteker/S1/D3/SMF √

3

Petugas gudang memulai kegiatan tepat

waktu sesuai dengan jam yang telah

ditentukan.

4 Petugas gudang pulang tepat waktu

sesuai dengan jam yang telah ditentukan √

terkadang mengalami

overtime dan

mengalami double

job

5 Petugas tidak menunda pekerjaan √

6

Petugas melaksanakan kegiatan

pengelolaan obat sesuai dengan SOP

yang berlaku :

Perencanaan Obat

Pengadaan Obat

Pengawasan Obat

Pengendalian Obat

2. Prosedur / SOP

No Variabel Observasi Hasil

Keterangan Ya Tidak

1 Deskripsi Kerja SDM

Kefarmasian √

2 Prosedur Perencanaan Obat √

3 Prosedur Pengadaan Obat √

4 Prosedur Pengawasan Obat √

5 Prosedur Pengendalian Obat √

6 Prosedur Stock Opname √

7 Prosedur Pemesanan Cito √

Page 189: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxv

Bagian II Komponen Proses Pengelolaan Obat

1. Perencanaan kebutuhan Obat

No Variabel Observasi Hasil

Keterangan Ya Tidak

1 Petugas mengevaluasi obat yang datang dan

tidak datang di gudang farmasi

2 Petugas merekap dan menghitung jumlah obat

yang dikonsumsi selama 1 bulan

3 Petugas menentukan jumlah kebutuhan obat

yang akan dipesan

4 Petugas menentukan distributor yang akan

mengirimkan obat

5 Petugas membuat Surat Pemesanan Obat ke

distributor

2. Pengawasan

No Variabel Observasi Hasil

Keterangan Ya Tidak

1 Petugas melakukan pencatatan secara teratur

terhadap obat yang masuk pada kartu stok

2 Petugas melakukan pencatatan secara teratur

terhadap obat yang keluar pada kartu stok

3 Petugas melakukan pengaturan suhu udara di

gudang √

4 Petugas mencatat dan memeriksa tanggal

kadaluarsa obat √

3. Pengendalian

No Variabel Observasi Hasil

Keterangan Ya Tidak

1 Petugas melakukan stock opname secara

periodik dan berkala √

2 Petugas melakukan evaluasi persediaan yang

tidak di gunakan (death stock) √

3 Petugas melakukan evaluasi persediaan yang

jarang digunakan (slow moving) √

Page 190: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

iv

LAMPIRAN 3

Matriks Wawancara

NO. Pertanyaan

Jawaban

Informan 1

(Ka.Inst.Farmasi)

Informan 2

(Wa.Ka Inst.farmasi)

Informan 3

(Ka.Gudang)

Informan 4

(Ka.UPBJ)

SDM

1. Bagaimana

menurut pendapat

bapak/ibu

mengenai

kecukupan jumlah

SDM farmasi di

rumah sakit?

cukup si,kalau dengan

jumlahnya ..hanya saja harus

disesuaikan juga dengan BOR

RS apabila BOR nya meningkat

tentu jumlah tenaga juga harus

ditambah harusnya..disesuaikan

juga dengan jumlah kunjungan

pasien..

kalau dari standar menurut Permenkes si

menurut saya, cukup..tidak,dibilang

kekurangan si gak,jadi di lapangan si saling

memanfaatkan ya, ada lah yang bilang

kurang SDM nya, tapi kalo kenyataan di

lapangan mereka menunjukkan sendiri kalo

ternyata bukan kurang SDM nya tapi

kekompakan timnya yang kurang terjaga,

gitu ..tapi memang keliatan nya beban nya

agak berat, tapi masih bisa disiasati

lah..karena company culture di PNS sama di

swasta kan beda yah,kalo menurut saya si ya

kemampuan adaptasinya yang cenderung

lambat si ya, kalo masalah pengetahuan bisa

dikejar..

Sudah cukup ya, jumlahnya ada 11

Apoteker, 21 TTK, dan 4 Admin melayani

300 bed rawat inap dan poli-poli. Menurut

saya, sudah cukup kecuali kalau kita ingin

melakukan pengembangan pelayanan seperti

mau buka farmasi per ruangan atau buka

depo farmasi per gedung/lantai itu kurang..

Menurut saya si kurang ya, kalau

dari jumlah si menurut saya

kurang sekali..jadi kalau untuk

pekerjaan kefarmasian itu kan ada

standar pelayanan farmasi dari

Kemenkes, yang untuk

melakukan standar pelayanan

minimal aja itu kita kurang..dari

analisa tenaga kita untuk standar

dasar aja menurut saya masih

kurang untuk tenaga di depo2..

2. Bagaimana

kesesuaian antara

pengetahuan dan

ketrampilan yang

dimiliki SDM

Farmasi dgn

pekerjaannya ?

sudah sesuai si, sudah terampil

dalam bekerjanya, sudah sesuai

dengan kualifikasi dan skill

yang dimiliki..

kalo secara standar si sudah cukup sesuai si

ya, yang background nya S1 sudah sesuai

dengan cara dia bekerja, ya itu tadi pengaruh

ke inisiatif ,ya yang dibutuhin tuh yang

inisiatif gak yang teoritis, ada juga yang

berpikir dengan uang, kalo ga ada uang ga

mau bekerja, bukannya tidak ada uang, tapi

uang yang ada tidak sesuai dengan standar

yang dibayangkan..

Sudah cukup memadai, soalnya kita sudah

melakukan pelatihan dalam 1 tahun sekali.

Kalau disini latar belakangnya disini S2 ada

3 orang itu udah farmasi klinis menurut saya

sudah sesuai tuh,terus kalau apoteker kan

farmasi tuh ada 8 orang, S1 farmasi ada 6

orang dan D3 sama SMF, nah kalo tenaga

kesehatan itu kan sekarang ga boleh SMF,

yang SMF itu lagi mau di upgrade sesuai

peraturan yang berlaku jadi harus kuliah lagi

minimal D3. Kalau saat bekerja si kita tiap

hari udah begini, kita learning by doing si

biasanya. Biasanya kalau ada obat baru, baru

kita searching dan pelajari.

sesuai si, karena tenaga farmasi

kan tenaga fungsional ,nah

persyaratan untuk tenaga ini kan

ada pendidikan tertentunya

,menurut saya si sudah sesuai

hanya jumlah tenaga nya aja yang

kurang..karena pekerjaan seorang

apoteker nya menjadi

merangkap,yang harusnya

dilakukan oleh tenaga teknis

kefarmasian/asisten apoteker jadi

apoteker yang melakukan, kan

ada grade/tingkatannya

kan..mereka merangkap apoteker

dan asisten apoteker juga karena

Page 191: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

v

tenaganya kurang,,di farmasi itu

kan ada 2 ,tenaga farmasi dan non

farmasi ,jadi tenaga non farmasi

itu bisa juru racik, juru resep jadi

cuman bantu kerjaan tenaga

farmasi ,tapi kalau tenaga farmasi

nya memang harus sesuai

pendidikannya ..

3. Bagaimana displin

kerja SDM dalam

melaksanakan

tugasnya ?

kalau masalah displin si,ya tidak

terlalu tepat waktu si kalo untuk

petugas farmasi, dateng pas apel

si dateng ya tapi biasanya

apoteker langsung operan

langsung pada rapih2 in

deponya, gitu si, saya juga

masih memperbaiki kalau untuk

ketepatan waktu si ya, ya 50% si

pada apel, 50% nya lagi pada

beresin depo,ada punya kerjaan

laporan langsung kerjain

laporan..

wah itu mah relatif ya, saya sendiri juga gak

tepat waktu si kalo dateng, tapi ya ada

beberapa yang tepat waktu datang dan tepat

waktu juga pulang, tapi ada juga yang

terlambat datang tapi pulangnya pas juga

ada, tapi ada juga yang modelnya terlambat

tapi dia tau diri ,ah saya pulang nya sore ah

tanpa menuntut lemburan, ada juga yang

ngulur2 waktu biar diitung lemburan, tapi

kerjanya gak bener..

kalau displin kerja SDM si udah bagus,

datengnya udah tepat waktu, pulangnya

malah suka overtime karena pasien di

pelayanan apotik BPJS kan pasiennya

banyak banget, nah kan kita selesai kerjanya

jam 14.00, nah itu sampai 14.00 pasiennya

belum abis masih suka overtime sampai

17.00, sampai habis pasien, karena kalau

kita suruh pulang pasien, pasti mereka akan

pakai ongkos lagi, pakai tenaga lagi, kalau

ada yang nganter, kalau ga ada kan kasihan

lagi. Misalnya ada kelebihan jam kerja nanti

diajukan ke keuangan untuk dibayarkan.

karena berdasarkan shift kerja ya

..kalau datang si memang tidak

tepat waktu tapi kalau pulang

suka lebih soalnya kan faktor

pekerjaannya , kalau

pekerjaannya masih banyak ya

harus diselesaikan dahulu tidak

mungkin ditinggalin, kalau yang

dirawat jalan kalo pasien masih

ada ya di selesain dulu..

4. Bagaimana apabila

anda melakukan

kesalahan dalam

pengelolaan obat

dirumah sakit?

yang pasti si pengelolaan obat

itukan mulai dari seleksi ya, jadi

prosesnya kan banyak tuh ya

mulai dari seleksi di KFT, lalu

perencanaan,pengadaan,

pemeriksaan barang,

penerimaan, penyimpanan di

gudang sampai distribusi ke

depo hingga pelayanan yang

bersifat klinis maupun non

klinis , nah kesalahannya kita

harus tau ada di siklus mana

yang salah, nah pernah itu

dalam perencanaan ,kan ada

data komputerisasi nah dari situ

kita lihat stok mutasinya lalu

kita bikin DUPADA kan,nah itu

terkadang saya ttd tanpa melihat

salah dalam perencanaan, misalkan salah

apabila ada item yang tidak ikut perencanaan

bia kita susulkan, atau salah apabila

bilangannya terlalu banyak ya tinggal kita

revisi, kalo ada penyedia yang tidak bisa

direvisi yasudah oh ternyata ini penyedia

yang begini ya sudah berarti tidak ada

tenggang rasanya,ya jadi distributor itu ya

kayak model bisnis lah, ya pada akhirnya

kita saling membutuhkan,ya kita pernah

mengalami salah perencanaan, karena satu

hal item ini kelewat, saya tinggal telpon ke

distributor untuk ditambahkan nanti kita

revisi SP nya..kalo dibilang sering si ga, tapi

pasti aja ada karena itu kan berhubungan

dengan metode yang kita gunakan ,yang

pernah saya bilang metode kita kan

historical(pola konsumsi) jadi berdasarkan

kalau melakukan kesalahan misalnya

kesalahan dalam perencanaan maupun

penentuan jumlah pesanan biasanya kita bisa

memperbaiki dengan cara retur,misalnya

salah pesan itu tetap komunikasi dengan

distributor daripada tetap kita terima trus

nanti ga jalan dengan baik mending kita

retur aja gitu.

jarang ada kesalahan si, soalnya

kalau perencanaan itu berdasar

kebutuhan dari user RS..biasanya

kalo kurang perencanaannya si ya

kalo barang nya tidak dikirim

,jadi barang kosong..jadi barang

yang dikirimkan/dibutuhkan itu

tidak sesuai dengan perencanaan..

Page 192: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

vi

dengan lebih teliti obat apa saja

yang akan dipesan, nah udah

kayak gitu tiba2 di SP

ada,padahal kalau dilihat track

recordnya ada beberapa obat

yang ternyata tidak pernah

dipake, ya tapi saya si sebelum

menyalahkan ke orang,

instropeksi diri dulu, human

error.. biasanya juga dilihat

cepezet di SP ada tapi ko di

Dupada nya tidak ada, yaudah

akhirnya mau gak mau diretur

aja. Karena alhamdullilah

petugas gudang nya itu update

info, mba ko pesen ini, oiya ini

kan barang nya gak ini ni bisa

expired,,gitu contohnya jadi

biasanya langsung

disambungkan rekanan nya

langsung diretur.

histori data, jadi data itu pemakaian bulan

kemarin kita prediksikan sampai pemakaian

bulan berjalan dijumlahkan sampai akhir

bulan, lalu kita tambahkan buffer 10-30%

biasanya itu untuk menjaga keterlambatan

pengiriman,itu kan teorinya tuh,tapi

kenyataan apa kenapa meleset, 1)misalkan

ada perubahan pola konsumsi obat ,2) ada

keterlambatan pengiriman, 3)ada

kekosongan barang ,artinya merusak

polanya,nah kalo itu terjadi biasanya obat itu

yang kita biasanya gunakan tapi ada salah

satu terjadi misalkan kekosongan obat,

akhirnya kan data kita gak punya histori,nah

ketika saya ambil data historinya bulan

kemarin yang ada kekosongan dia gak ikut

datanya, kita kan item nya banyak jadi saya

kan gak bisa liat satu2 ,jadi saya kan pake

metode excel aja itungnya, saya filter data

yang saya butuhkan tapi untuk memperkecil

kesalahan tuh saya pasti koordinasikan

dengan gudang, nah kadang kan ka.gudang

suka nambahin/kurangin,nah nanti terakhir

ke ka.instalasi, jadi ada filtrasi

berjenjang,saling melengkapi,nah dari

ka.instalasi baru UPBJ untuk dijadikan SP

5. Faktor apa saja

dari faktor SDM

yang dapat

menghambat

kegiatan

operasional

pengelolaan

logistik obat di

rumah sakit?

Mungkin kurangnya komunikasi

kali, tapi yang pasti si harus

koordinasi si misalkan ada

pegawai yang ingin cuti berarti

harus ada yang gantiin, supaya

pelayanan juga tetap jalan ke

pasien, ya kalau lagi kejadian

tiba2 kosong orang gitu jadi

orang gudang kadang2 diambil,

di bag.penagihan staf nya

diambil, jadi kan proses

penagihan diundur 1 hari,

karena ada staf yang gak masuk.

Pengetahuan dan inisiatif ,kalo orang yang

tidak inisiatif,begitu tau obat kosong pasti

dia diem aja, kenapa pengetahuan yaitu

dukungan kalo ada obat yang harus diganti

dia harus tau substitusinya apa, intinya si

inisiatif ya, kalo pengetahuan ya

berhubungan,kalo inisiatif ya dia kan

mencari kalo dia mencari kan pasti nambah

pengetahuan kan gitu, inisiatif si intinya

menurut saya begitu..

Paling salah pemberian obat paling

ya,kelalaian dalam pemberian obat seperti

obat LASA, jadi rupa nya mirip tapi

dosisnya beda atau ada obat yang tercampur

itu kadang salah pemberian,makanya suka

dipisahin, kalau mencegah salah pemberian

pada obat high alert tuh bakal fatal apabila

salah, tuh kita pisahkan penempatannya.

Kelalaian juga bisa disebabkan kalau banyak

personil yang ga masuk, beban kerja kan jadi

nambah jadi ketelitian seseorang berkurang

jadi lalai. .

ya biasanya pegawai baru yang

kurang pengetahuannya gitu si

..tapi lama kelamaan dia belajar

dari atasannya..

Page 193: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

vii

6. Masalah apa pada

faktor SDM yang

sering terjadi

dalam kegiatan

pengelolaan obat

yang dapat

menyebabkan

terjadinya stock

out ? Kapan

masalah terjadi ?

Mengapa masalah

itu terjadi ?

Bagaimana

masalah itu

terjadi? Apa yang

dilakukan untuk

menyelesaikan

masalah tsb?

ya, itu tadi yaa kalau kita kurang

teliti dalam memesan nya

,misalnya di DUPADA tidak

ada tapi untungnya sama orang

gudang sering langsung

ketauan, dan akhirnya langsung

bilang ke rekanan dan bisa

untuk langsug dipesan..

tidak si ya..kalo dari kita relatif gak ya, ya

kalo stok obatnya kosong kalo dari sisi data

itu selama ada mutasi pasti ikut ,kecuali data

nya udah saya masukin ke perencanaan ni

misalnya 3000 dengan buffer menjadi

5000,ini tidak datang jadi kan 0 tuh, nah

waktu ambil histori data nya ini jadi gak

ikut,karena data nya kan banyak tuh,

dianggap bulan ini tidak ada pemasukan jadi

tidak ada penggunaan, berarti bulan depan

saya tidak merencanakan dong,nah itu lebih

kesitu, jadi kalo sdm menurut saya si tidak

ada..

tidak ada si, biasanya dari faktor eksternal

kalau stock out si ..

ya memang pengaruh juga si dari

SDM nya, misalnya dalam

pemesanan obat yang branded

,trus ga ada obatnya,kalau gak tau

pengganti obatnya jadi tar dikira

obatnya kosong padahal ada merk

lain..bisa aja di ganti kan asal

komposisi nya sama, tapi merk

nya aja yang ga ada..

ketidaktelitian si juga pernah,

salah pengetikan misalnya kita

tidak tau jumlah perkemasan nya

berapa,pernah si kita kelebihan

dan kekurangan pemesanan,

soalnya kita kan per satuan kalo

pemesanan..karena perencanan

kita pake histori,lalu di

komputernya tidak pernah ada

pemakaian/pegeluaran akhirnya

tidak kita pesen padahal

sebenernya obat itu masih

dibutuhkan,gitu.. Dana

1. Berapa jumlah

anggaran yang

disediakan untuk

kegiatan

pengelolaan obat

dirumah sakit ?

atau berapa persen

anggaran obat

dalam perincian

anggaran?

kalau itu kan,sebelumnya ada

usulan dari perencanaan, jadi

kita terima jadi si, paling saya

tinggal koordinasi si ke

keuangan minta tolong bu ini

obat ini pasiennya udah sering

dateng tapi distributor ini udah

ke lock gak bisa kirim barang,

kan sering ya pasien dijanjiin

obat,pasiennya udah banyak

bgt,minta tolong yang ini diberi

kebijakan untuk dibayar terlebih

dahulu supaya pasien gak

teriak2, kan kebanyakan pasien

BPJS..

kalo jumlah anggaran si tidak akan pernah

cukup ya, kita memaksimalkan anggaran

yang ada saja, jangan sampai anggaran besar

dibuat untuk anggaran yang tidak perlu,

kalau anggaran nya sedikit ya kita

cukup2kan, tapi udah cukup si tapi ya

seiring waktu ya pasti berkurang karena

pengembangan, konsumsi meningkat, pasien

bertambah pasti berkurang, jadi anggaran

dicukupkan kalau bicara kurang,ya kurang,

bisa jadi tidak efisien disitu hanya

menghabiskan anggaran..Kalau nominalnya

si saya tidak tahu ya. Biasanya keuangan

yang lebih tau, dan bag.perencanaan.

ooh, kalau anggaran saya tidak tau... ± 24 M untuk obat

Obat paling besar ya, itu hampir

1/3 dari seluruh anggaran RS ..

Page 194: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

viii

2. Berasal darimana

sumber anggaran

untuk kegiatan

pengelolaan obat

dirumah sakit?

anggaran BLUD dari rumah

sakit si ya..

ada yang dari BLUD, APBD dan APBN,

bantuan bisa dari program pemerintah,

sebenernya ada nilainya, tapi saya tahunya

nol.

berasal dari dana BLUD, APBD dan donasi. sumber dana dari BLUD , khusus

obat PTRM, VCT itu dari APBN,

ada juga yang hibah/bantuan

seperti vaksin, obat HIV ..

3. Apakah terdapat

anggaran khusus

untuk pemesanan

obat secara cito

atau obat yang

mengalami stock

out ?

ada, anggaran nya jadi obat

yang sudah dipesan cito di buat

SPJ nya dulu baru ditagihkan ke

keuangan..

setau saya ada, itu order by phone ,kalo

anggarannya tidak terlalu dimasalahkan

yang penting ada barangnya dulu..untuk

menekan anggaran juga jadi gak

sembarangan apotik,pasti klo apotik lebih

mahal,tapi kalo diluar apotik yang belum

kerjasama lebih liar lagi harganya.Kalo di

apotik tidak ada juga ,kita hanya bisa

meminta tolong pasien meninggalkan nomor

telp. Jadi bpom membatasi pembeliannya,

jadi kita kosong sekarang,kalo pasien kan

kadang kita nyaranin kalo gak keberatan si

ya silakan beli diluar,dari sisi value kan

murah, cuman kalo mereka ga mau ya gak

salah mereka kan punya hak, kita yang

punya kewajiban,tapi kita kan tetep berusaha

,ada yang marah2 ya ada..

ada, anggaran dan peraturan untuk

pemesanan cito. Iya, jadi obat yang cito

diberikan kuintansinya ke keuangan, baru

dibayarkan.

tidak ada deh, jadi kita pesen aja

nanti baru diganti oleh keuangan

..dulu pernah mengajukan dana

darurat gitu tapi tidak disetujuin

,jadi tidak ada si ..

4. Faktor apa dari

faktor dana yang

dapat menghambat

kegiatan

operasional

pengelolaan

logistik obat di

rumah sakit?

ketersediaan anggaran si ,kalau

anggaran nya kurang ya pasti

perencanaan obat juga pasti

otomatis terhambat..

ya ada lah ya, ya dari pembayaran ,penyedia

itu kan bisnis ,ya kalo pembayarannya ga

lancar ya pasti menghambatlah..

misalnya kalau ada hutang, apabila ada

distributor A sudah kirim barang namun

belum dibayar oleh RS, belum dibayar ini

bisa dikarenakan kurang lengkap berkas atau

anggaran habis. Kalau kurang lengkap bisa

dikarenakan distributor A belum melengkapi

administrasi yang harus dilengkapi dari

sebuah distributor untuk mendapatkan

pembayaran dari RS seperti faktur pajak,

npwp, dll. Jadi distributor tsb ke-lock(tidak

bisa mengirim) untuk mengirim barang ke

RSUD. Kalau anggaran habis, ada anggaran

tambahan tapi belum di-acc oleh pemda, jadi

gak bisa dibayar. Distributor jdi tidak bisa

mengirim apabila rs belum bayar karena

ambang hutang rsud ke distributor tsb sudah

tercapai entah nominalnya atau waktunya.

ya anggarannya habis, makanya

pembayarannya yang bikin

pengadaan nya terhambat kan

,karena anggarannya belum cair,

awal tahun/akhir tahun anggaran

udah abis..

Page 195: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

ix

Kalau di faktur itu jatuh tempo misalnya 21

hari, selama 21 hari ini rsud tidak bisa bayar,

langsung distributor tidak bisa mengirim.

Kalau nominal misal apabila sudah

mencapai 100jt hutangnya maka distributor

ke lock untuk mengirim barang.Sampai

sekarang ni ada 2 distributor yang ke-lock

yaitu ada Enseval dan Tiara Kencana karena

belum ada pembayaran.

5. Masalah apa pada

faktor dana yang

menyebabkan

terjadinya stock

out ? kapan

masalah terjadi ?

mengapa masalah

itu terjadi ?

Bagaimana

masalah itu

terjadi? Apa yang

dilakukan untuk

menyelesaikan

masalah tsb?

ya itu tadi si, kurangnya dana

dalam pembayaran ke RSUD,

distributor jadi tidak mengirim

barang kalau tidak ada

pembayaran..

ya cashflownya RS ada atau tidak ,misalkan

ada tapi kalau belum disahkan ,RS punya

dana darimana. Artinya kan pembayaran kita

tidak lancar, artinya kita punya hutang, ya

distributornya tidak mau mengirim ya

karena pembayaran nya tidak terselesaikan,

ya gitu si setau saya.

ya hutang itu si ya, menurut saya .. Anggarannya terbatas, jatohnya

hutang, jadi dibayar anggaran

tahun berikutnya, ,

ada beberapa distributor yang

fleksibel ya, kayak merk BUMN

dan pemerintah soalnya mereka

kan lebih fleksibel,kalau swasta

atau RS kecil biasanya langsung

di lock tidak bisa ngirim

barangnya..sering, masalah

pengadaan ya biasanya karena

pembayaran, jadi jatuh tempo

pembayarannya itu melebihi batas

waktu tanggal jatuh temponya

,mereka otomatis me-lock,itu

faktor utamanya si anggaran nya

dan dananya.. hampir rata2 semua

distributor bakal ngelock kalau

tidak dibayar, soalnya kan itu

cash flownya mereka.

Prosedur

1. Apakah selama

pelaksanaan

kegiatan

pengelolaan obat

yang dilakukan

sudah mengacu dan

sesuai standar SOP

yang ada? Jika

iya sudah sesuai sih ya, kita kan

pake yang prosedur dari ISO itu

ya, jadi udah dilakuin semua..

sudah sesuai si menurut saya. . Sudah sesuai dengan sop semua kita. . kalau SOP Pengadaan si menurut

saya sudah, soalnya kalau RS

Pemerintah kan mengacu pada

Peraturan Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Perpres no.4 th 2015

yang terbaru, tapi karena RSUD

Bekasi ini BLUD ya jadi ada

fleksibilitasnya, jadi dasarnya itu kita

Page 196: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

x

tidak, Mengapa dan

bagaimana hal itu

dapat terjadi?

mengacu pada Kepwal dasarnya

Pengadaannya, ini yang terakhir

Kepwal 445/th 2015 tentang

Pengadaan Barang dan Jasa..

2. Apakah terdapat

kendala atau

hambatan dalam

pelaksanaan

prosedur

persediaan obat ?

tidak ada si , semua lancar

alhamdullilah..

kalau prosedur si ya enggak seperti itu2 aja,

tapi ya mungkin itu realisasi nya si, tapi gak

pernah menghambat si prosedur disini.

karena prosedur itu ada kan untuk

melindungi kita dalam bekerja ya,itu

makanya kita tidak pernah bikin sop yang

muluk2, dan yang ribet. Istilahnya SP kan

tulis apa yang kamu kerjakan, kerjakan apa

yang kamu tulis, kamu yang tulis ,kamu juga

yang menjalankan ,jangan ampe dibikin

repot gitu kan,karena kan kamu yang

mengerjakan juga.

tidak ada, selama ini koordinasi baik dan

lancar. .

kalau untuk pengadaan obat si

prosedurnya sudah mudah dan

fleksibilitas jadi tidak ada hambatan

berarti, kalau kendala si paling di

pembayaran dan distributor yang

tidak mengirim aja..Formularium RS

belum pernah jalan si, jadi kita

mengacu di Fornas saja, obat2 yang

yang di luar Fornas yang beredar di

RS harusnya dasarnya kan masuk

Formulairum RS, tidak boleh

perbekalan farmasi di RS itu kalau

tidak ada dasar pengadaannya..

3. Siapa sajakah yang

menetapkan

prosedur kerja tsb ?

kemaren si Ka.instalasi dan

Wa.Ka instalasi, baru disetujui

Direktur..

kalo untuk farmasi ya Ka.instalasi farmasi,

kalo prosedur yang berhubungan dengan

UPBJ, ya Ka.UPBJ, dengan berkoordinasi

juga dengan bagian terkait,artinya dalam kita

membuat prosedur seperti ini, ka.instalasi

memberitahu ke unit terkait ,biar unit lain

tahu bahwa prosedur kita kayak gini, artinya

biar sinkron kan tidak saling tolak-menolak..

Ka. Instalasi farmasi dan

disetujui/disahkan oleh Direktur..

Kalau prosedur pengadaan yang bikin

UPBJ, kalo prosedur perencanaan

nya sesuai masing2 kebutuhan

unitnya,kalo kebutuhan farmasi yang

bikin farmasi..

4. Bagaimana

sosialisasi prosedur

pengelolaan obat

kepada SDM ?

jadi, semua prosedur dicopy dan

sebar kepada SDM farmasi

untuk dipelajari dan diterapkan..

SOP dibagikan dan dipelajari masing-

masing, sebenernya prosedur itu kan apa

yang kita kerjakan sehari2 bukan apa yang

ada di awang2..ya walau kegiatan sehari2

terkadang masih ada kesalahan2 kecil yang

dilakukan makanya dilindungi oleh prosedur

ya tujuannya itu, bahwa yang kita kerjakan

itu ya sesuai SOP..

disosialiasasikan lewat rapat pastinya,

lalu dicopy kan ke sesuai jumlah SDM,

nanti dibagikan dan dipelajari masing2,

nanti kalau ada tambahan dan dirasa

perlu nanti ditambahin ke lampiran. Tapi

kalau sudah disetujui direktur si sudah

tidak ada tambahan, tapi pernah juga

prosedur di rapat in dulu bersama baru

disetujui Direktur.

di UPBJ itu status pegawainya ada 2,

1) statusnya sebagai pejabat

pengadaan, pejabat pengadaan harus

mengetahui aturan2 terkait

pengadaan, sedangkan 2)pelaksana

administrasi hanya mengerjakan

prosedur yang harus mereka ketahui

itu tentang pelaksanan

administrasinya.. 5. Apakah ada

prosedur tentang

kekosongan obat

dan pemesanan cito

Ada, ada SOP nya ko, ada di

gudang farmasi..

langkah-langkahnya : jadi pas

kita memesan di jalur online

Ada ko, pelaksanaanya ya ketika ada

kebutuhan yang cito ya kita bikinkan PO nya

tapi terkadang PO itu nanti, cito itu kan by

phone minta untuk kirim barang dulu PO

Ada, dan sudah berjalan sesuai dengan

prosedurnya. .

Ada, di bag.farmasi ..pemesanannya

dari instalasi farmasi langsung ke

apotik yang sudah kerjasama dengan

RSUD, lalu barang nya dikirim,

Page 197: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xi

di gudang farmasi ?

bagaimana

pelaksanaan

terhadap prosedur

tersebut di gudang

farmasi ?

tidak datang, jalur offline juga

tdk datang , reguler juga tidak

datang, jadi akhirnya kita cito

ke apotek..

nya nanti,pas barang dateng baru kita kasih

POnya atau terkadang saat mereka minta

tagihan baru dia minta PO nya. Yang

penting kan kesepakatan dengan kitanya dan

pertanggung jawabannya artinya ketika kita

pesen sesuai dengan PO.

barangnya langsung dibayar, lalu

kita buatkan tagihannya, dikerjakan

oleh pelaksanan administrasi di UPBJ

untuk mengganti membayarkan

penagihan yang cito..

6. Faktor apa saja dari

faktor prosedur

yang dapat

menghambat

kegiatan

operasional

pengelolaan

logistik obat di

rumah sakit?

tidak ada si, prosedur disini

sudah sesuai dengan standar jadi

penerapannya juga

memudahkan petugas..

tidak ada si .. Kosong stok dari rekanan si biasanya .. kalau prosedur pengadaan si di

administrasinya, kalau di swasta itu

kalau pengadaan kan gak mau ribet

ya, kalau RS.pemerintah itu kan

harus ada proses administrasinya

yang panjang.. kalau swasta kita

tinggal milih barang nya lalu nego

harga ,kemudian

dibayarkan..biasanya penyedia juga

gak mau ribet dan agak males untuk

kerjasama dgn RSUD dengan

masalah administrasi di

RS.pemerintah yang panjang..untuk

pembayarannya jadi lama, dengan

administrasi yang lama,

pembayarannya juga belum tentu

tepat waktu ..

7. Masalah apa pada

faktor prosedur

yang

menyebabkan

terjadinya stock

out ?

tidak ada si kayaknya ya.. tidak ada si , prosedur kita ringkas ko, gak

aneh2 ...

kalau dari prosedur si , tidak ada ya.

.prosedur disini sudah memudahkan sih

ya itu si prosedur administrasi nya

yang panjang..

Kebijakan

8. 1. Apakah ada

kebijakan strategis

tertentu yang

mengatur

pengelolaan

persediaan obat di

gudang farmasi ?

jika ada, kebijakan

yang pasti si BPJS nya aja suruh

tepat waktu dalam melakukan

pembayaran, dari tagihan bulan

September loh 7bulan, padahal

tagihannya udah dibuat untuk

obat kronis,jadi tinggal

dibayarkan, tapi sampai

sekarang tidak dibayarkan, nah

setau saya SK itu ada si ya, tapi Ka.instalasi

yang tau. .

Ada kebijakan rumah sakit terkait

pengelolaan sediaan farmasi, trus ada

juga SOP. SK Pengelolaan farmasi tahun

2013.

tidak ada si ..

Page 198: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xii

apa saja ?

bagaimana

kebijakan tersebut

diterapkan?

untuk distributor yang online

dan besar masih mau untuk

mengirim barang walau belum

dibayar,kalo yg offline juga

walau kehalang omset dia masih

tetap buka aja,jadi kita

manfaatkan sebaik2nya..

9. 2. Faktor apa saja

dari kebijakan

yang dapat

menghambat

kegiatan

operasional

logistik obat ?

tidak ada si yaa.. kayaknya gak ada si, kebijakan itu kan untuk

mempermudah pelayanan kan ,kebijakan

sering kali kan bisa mencakup prosedur

tidak ada, kalau untuk kebijakan nasional

, ada peraturan bpom yang membatasi

pembelian obat-obat keras ttt dari apotik

walaupun untuk rs pemerintah seperti

misalnya ada obat untuk poli jiwa yang

narkotik itu dibatasi pengirimannya

karena ada suatu kasus waktu itu obatnya

tersebar luas, jadi kita belum terima lagi

obatnya padahal udah kosong dan

banyak dibutuhin sekarang..

tidak ada si ..

10. 3. Masalah apa pada

kebijakan yang

menyebabkan

terjadinya stock

out ?

tidak ada si yaa.. ya ada, ya contohnya masalah ketersediaan

barang, pasien meningkat tapi ketersediaan

barang nya kurang, contohnya BPJS di e-

catalog obat ini belinya di ini kan, yang

harganya murah tapi nyatanya kan tidak

sanggup menyediakan barang yang ada,

artinya ada ketidaksesuaian dengan rencana

dengan realisasinya ada yang kayak gitu atau

pengirimannya lambat.

ya, itu si ya dari kebijakan nasional aja.. tidak ada si yaa..

Distributor

11. 1. Ada berapa jumlah

distributor di

RSUD Bekasi ?

apakah ada

datanya ?

Bagaimana

pertimbangan

dalam pemilihan

distributor?

kalau jumlahnya saya kurang

update ya mba..data nya ada ko

digudang..

pemilihan dstributor semenjak

ada e-catalogue jadi kacau ,

maksudnya kacau dalam arti

kata entah itu obat punya

distributor siapa itu bisa dateng,

,bukan kacau juga si jadi lebih

banyak distributor yang kesini

kurang lebih 20an penyedia lah..

pemilihannya yang pertama ya Harga, yang

kedua kualitas barang, yang ketiga service

artinya barang cepat datang , pada saat

komplain kita cepat penanganan ..

ada sekitar 10 distributor utama.. ada

beberapa obat yang harus distributor

tunggal,, yg kedua apabila ada produk

obat yang sama biasanya generik kita

pilih yang harga nya lebih murah.

Setelah kita compare harga mana yang

lebih murah kemudian yang ketiga kita

lihat kemudahan pengiriman, terus

pelayanan purna jual, artinya misalkan

ada barang kita yang expired ada barang

kita yang rusak kita bisa lakukan retur,

distributor obat dan BHP itu kurang

lebih 53 sudah termasuk subdis dan

lab dan radiologi ..

apotik yang kerjasama ada 2 si ..

itu mereka pertama harus distributor

utama, kedua masalah harga, harga

barang, dan izin itu harus memenuhi

izin.. itu saya ambil distributor utama

dulu, kalau tidak ada ke dis. lain

,kalau tidak ada baru ke sub-dis.. kalo

harga itu bisa di negoisasi lah,,

Page 199: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xiii

karena ada e-catalogue itu jadi

otomatis distributor telah

memenuhi standar di inginkan

oleh user yaitu pihak N-user

(yang langsung bersentuhan

dengan barang yang

digunakan)misalnya contohnya

disposible ada yang kurang

tajam tapi kalau dia udah masuk

e-catalogue kan mau gak mau

kan walaupun kita gak kenal dia

ya..akhirnya semua lewat e-

purchasing kadang N-user nya

kalau gak bersedia pakai dan

produknya jelek kasihan n-

usernya kan ,memang si

harganya murah tapi kualitas

nya juga gak begitu bagus

mudah gitu. Karena ada beberapa

distributor yang sistem pembelian nya

putus gitu, artinya kalau udah dibeli mau

rusak kek, mau kurang kek, dia gak mau

peduli, itu sistem beli putus namanya.

Yang kita harapkan adalah distributor

yang bisa memberikan purna jual..

12. 2. Bagaimana proses

distributor/PBF

dalam

mendapatkan izin

dirumah sakit ?

kalo distributor persyaratannya

saya ga tau ya, yang pasti dari

pengalaman si yang baik dan

bisa terus mengirim tnpa ada

hambatan,kalo yang lain si

legowo aja, kalo ada yg bisa

kirim ya langsung kirim ..

ya cukup ini aja company profile, dan kartu

penawaran.

ke UPBJ itu mah nanyanya ...

jadi mereka daftar ,menyiapkan

dokumen kelengkapan perusahaan,

dan harus sesuai dengan standar

persyaratan penyedia ..

13. 3. Faktor apa saja

dari distributor

yang dapat

menghambat

kegiatan

operasional

logistik obat ?

aku gak tau , yang pasti itu bisa

jadi yang kata mas andy bilang

menentukan akhir SP itu

seminggu katanya si dari

distributornya , ya kalo cuman

7hari tujuan si baik si kalo dis

tidak bisa kirim kita langsung

bisa cari dis lain, lebih awal.

ya service tadi ,keterlambatan pengiriman

barang kekosongan stok, ketidaksesuaian

barang dengan yang diminta, kadang kan

orang gitu ,kadang kita pesen merk A nya

yang dikirimnya bukannya merk A, atau

merk A kemasannya rusak,ada yang berdalih

kan murah pak yang kayak gitu ada,yang

penting kan ada barang nya pak yang gitu

ada. Jadi kalo gak jeli ya kayak gitu,,jadi

saat dibutuhkan obatnya kosong karena

terlambat datang

kosong gudang distributor , barang nya

ada tapi masih dipusat belum bisa

dikirim, misalnya pusatnya jakarta, nah

disini kan ada cabang2 nya tuh, trus yang

kedua itu kenaikan harga misalnya kita

pesen ni,kita masih ikutin harga kemarin,

ternyata dia ada perubahan harga, dia

akan menunda pengiriman dulu sampai

deal harga nya pas sama kita perubahan

harganya , gitu... bisa 3-4x itu kenaikan

harga dalam 1tahun. . yaa itu sih tadi

yaa, dia harus dapat operan dari cabang

lain, nah itu kan butuh waktu , trus harga

baru, udah itu aja ..

paling kalau distributor itu , paling

barang kosong..selain tidak dikirim

karena di lock ya.. jadi kita alihkan

ke distributor lain akhirnya ..

Page 200: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xiv

14. 4. Masalah apa pada

distributor yang

menyebabkan

terjadinya stock

out ? mengapa

masalah itu terjadi

? Bagaimana

masalah itu

terjadi? Apa yang

dilakukan untuk

menyelesaikan

masalah tsb?

obat ditarik dari peredaran,

distributornya di audit BPOM,

perpanjangan kredit misalnya

selama 6bulan kan distributor

tidak dibayar..

ya keterlambatan , keterlambatan gitu kan

merusak pola konsumsi saya,saya sudah

bikin pemesanann tgal 30, harapannya tgal

1-2 udah dateng karena pasien udah butuh,

begitu terlambat kirim tanpa pemberitahuan

lagi ,aplg udah gak kirim ga ngasih tau lagi,

ngasih tau telat, sudah kosong pak, wah itu

gimana coba sedangkan pasien udah butuh..

ada 1-2 lah distributor yang kayak gitu..tapi

1 aja kan bikin nyelekit gitu karena merusak

yang lain, merusak ketenangan bekerja juga

,ya pemecahannya pada akhirnya kita

mencari penyedia lain, dan kita beri catetan

ke penyedia yang tadi, jadi warninglah

ternyata pelayanan dia kurang baik lah.

ga ada sih yaa, ya itu tadi karena kosong

di gudang distributor jadi mereka

terlambat dalam pengiriman ke rs, karena

kita butuh, yaa tetap kita harus

nunggu,ya itu kan artinya

keterlambatan,tapi dia ga dapet denda

atau apa, jadi kita yang harus nunggu.

Tidak ada biaya yang keluar selama

distributor terlambat melakukan

pengiriman.

kekosongan dari stok distributornya

si ..

15. Bagaimana

apabila distributor

terlambat dalam

mendistribusikan

obat ? Apakah ada

denda/pemutusan

kontrak bagi

distributor?

Apakah ada biaya

tambahan yang

dikeluarkan

apabila ada

keterlambatan?

1.

seharusnya ada tuh, kan di

perpres no. 4 th 2015 ttg

pengadaan barang dan jasa

,kalau tidak mengirim barang

harusnya bisa tuh ada denda

500% dari nilai omset, banyak

yang kayak gitu,bilangnya

dateng,pesen di e-catalogue

udah, harganya memang murah

,tapi ga dateng ,pesan offline ga

ada juga stok nya,akhirnya cito,

kan bisa berapa kali lipat

mahalnya kan..ya biaya

tambahan misalnya pasien jadi

bolak balik mengecek obat, ada

beberapa operasi yang tertunda

kalau tidak koordinasi

sebelumnya loh ketika kita

pesen kassa di e-catalog gak

dateng2, ketika mau pesen yang

manual dia udah gak nyiapin

kassa lagi karena tidak ada

orderan kan dari RS,jadi

akhirnya cito juga ke apotik..

kalo denda bukan kewenangan saya si yaa,

ya sejauh ini saya cuman cukup tau, jadi

milih2 lagi, dan berpikir ulang kalo ke

penyedia yang begitu. Tidak ada perjanjian

si, ya itu sebelumnya memang harus

diketahui kedua belah pihak, apabila dia

mau kerja lama dengan kita ya pasti dia

tidak ingin hit and run gitu kan, mereka

tidak berusaha menjaga hubungan untuk

kerjasama yang baik, saling membutuhkan

saja sebenernya ..

tidak si ya kayaknya, kurang tau juga

saya kalo itu ..

tidak ada si .. tapi biasanya produk2

dari e-catalog ada ketentuannya , tapi

gak kita jalankan si, biasanya

produk2 dari e-catalog ada yang

memberlakukan itu, kalau tidak bisa

memenuhi kebutuhan barang itu

bakal di black list..

tidak ada biaya tambahan si ..

Page 201: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xv

Perencanaan Persediaan

16. 1. Bagaimana proses

perencanaan

persediaan dan

penentuan

kebutuhan obat di

instalasi farmasi ?

metode apa yang

digunakan dalam

perencanaan ?

apakah ada

metode khusus

dlm menentukan

jumlah pemesanan

? Siapa saja yang

terlibat dalam

penentuan

kebutuhan?

Bikin Dupada dulu kan lewat

gudang farmasi ,pake

metodenya metode perencanaan

yang ada, metode konsumsi

,metode just in time untuk obat-

obat yang sangat mahal ketika

ada kebutuhan baru dipesen,

sama pola penyakit paling..

tidak ada metode khusus si,

paling kalau misalnya ada

perubahan jenis obat misalnya

mau make obat ttt kita rapatin

aja dengan instalasi terkait

supaya pas perencanaan bisa

diajukan..

yaa dari depo-depo yang

mengusulkan pemesanan ke

gudang dengan melihat record

konsumsi obat sebelumnya,

merekomendasi ni dokter ini

suka pake obat ini tolong

dipesankan ya mba,gitu..

dengan metode mengambil histori data

,berdasarkan data pemakaian bulan berjalan

kemudian saya prediksikan sampai akhir

bulan, kita ambil data tgal 20 tapi kalo ambil

sebulan hingga tgal 30 kan berarti 3/2

nya,angka mutasi dikalikan 3/2 lalu

ditambahkan buffer 30%,itu untuk

mengantisipasi ada nya lonjakan perubahan,

harapannya kan barang dateng persis tgal 1-

2 kan, ternyata dia dateng tidak tanggal 1

misalkan ,misalkan dateng tgal 10, barang

sudah habis tgal 3, nah sampe tgal 20 itu kan

ada konsumsi kan, otomatis konsumsi

kurang kan, itu kenapa merusak pola

perencanaan ..metode khusus, paling untuk

obat baru ada rekomendasi khusus dari

(user) dokter..

jadi, kita lihat stok akhir bulan gudang,

kita lihat mutasi sebulan untuk obat itu

berapa, nah nanti ditambah sama buffer

stock, contoh Paracetamol tablet stok

akhir nya 1000 , lalu mutasi keluar 3000,

berarti 3000-1000 = 2000, 2000 + buffer

stock , kalau kita biasa pake 20-30% dari

mutasi akhir. Metodenya pake metode

konsumsi,,

Kalau metode khusus, paling untuk obat-

obat yang donasi itu kan kita gak pakai

konsumsi, jadi kita lihat kalau stok habis

baru kita minta ke dinas,kalau untuk

obat-obat life saving obat2 yang wajib

ada itu,kadang konsumsi sedikit, tapi kita

untuk mencapai buffer stock itu kita

penuhin aja sesuai buffer stock itu. Jadi

misalkan untuk obat life saving walaupun

ada dan tidak ada kasus kita harus tetap

punya buffer stock untuk itu, harus

tersedia. Karena obat wajib dirumah

sakit itu, tapi kalau buffer stock nya

masih mencukupi berarti kita gak pesan.

.Dan ada juga memo dari dokter, jadi

gini misalkan ada obat baru, kan

harusnya masuk KFT dahulu untuk

masuk formularium rumah sakit baru

dipesan, nah kalau dikita kan

formularium RS nya gak terlalu jalan

jadi kalau ada obat baru si dokter ini

memberikan memo kepada Ka. Instalasi

untuk menyediakan obat-obatan tsb,

karena obat2 tsb ada pasiennya gitu, nah

nanti ka.instalasi nya akan menambahkan

obat tsb dalam daftar pengadaan,

walaupun belum ada konsumsi pada

bulan sebelumnya..

biasanya si dari pola konsumsi dari

bulan sebelumnya aja,lalu ditambahin

30% dari jumlah yang dipesan..dari

komputernya aja si lihat

stoknya..yang terlibat itu biasanya

usernya dan dari unit pelayanannya

misalnya dari depo farmasi ada

permintaan, dari ruangan juga

mengajukan mereka butuhnya berapa

baru diajukan ke bag.perencanaan di

instalasi farmasi..itu datanya udah

real, sementara kalau petugas

perencana hanya melihat stok data

komputer sementara data di komputer

itu tidak mencerminkan kebutuhan

sebenarnya untuk membuat

perencanaan..

Page 202: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xvi

17. 2. Apa saja hal-hal

yang harus

dipertimbangkan

ketika membuat

perencanaan

kebutuhan obat di

gudang farmasi ?

kondisi penyimpanan si,

kapasitasnya dalam

penyimpanan gitu, dan sisa

stock paling..

pertimbangan ya itu kemampuan penyedia

untuk menyediakan, yang kedua spesifikasi

barang yang jadi pertimbangan, yang ketiga

ketepatan barang datang,seperti itu. .

saldo yang tersisa, anggaran, dan

ketersediaan tempat penyimpanan, kalau

pesannya banyak2 banget kan tempatnya

harus di perhatikan ,muat atau gak..Sama

riwayat konsumsi obat ,kalau riwayat

kemaren konsumsinya sedikit,masa iya

kita pesen nya banyak.

lama pengiriman, ketersediaan

barang, dan pengiriman dari

distributornya..kalau kita udah bikin

perencanaan tapi distributornya tidak

bisa mengirim ya percuma..

18. 3. Berapa lead time

dari waktu

pemesanan obat

sampai obat

datang di gudang

farmasi ?

biasanya si SP berlaku 7-10

hari, kalo sampai barang datang

si 3-7 hari lah, kalo lebih dari 7-

10 hari kan baru SP nya diganti

lagi..

kalo dari pemesanan hingga obat datang itu

biasanya , 2-3 hari si paling ..

biasanya kita kasih SP itu diakhir bulan

nanti dia biasanya kita kasih waktu 2

minggu pertama, nanti 2 minggu dia gak

dateng2 nanti kita alih in, kalau

distributor besar otomatis dia kirim 2-3

hari. Biasanya kalau 2minggu itu waktu

terakhir ya, masih ada yang 2minggu

karena biasanya disananya kosong..

kalau sampai obat dateng si 3 hari lah

paling lama ..

19. 4. Berapa biaya yang

harus dikeluarkan

dalam melakukan

pemesanan ?

Kapan jadwal

pembelian atau

pemesanan obat

dilakukan di

gudang farmasi ?

kalau yang online iya di telefon,

ngprint juga , sekarang 50%-

50% si ..

kalau itu si gak dihitung, kalo telepon si

jarang ya, kebanyakan rekanan yang kesini

untuk ambil SP nya, kalo mereka yang ambil

sendiri kan mereka yang aktif kalo minta

tambah ini, atau kurang ini..jadwal si

biasanya saya pesan di akhir bulan, setiap

sebulan sekali..kalo ada cito ya dipesan by

phone..

biaya pemesanan = oooh, ga ada diitung ,

biasanya rekanan yang dateng untuk

ambil SP , tapi biasanya juga kita telepon

atau sms, pak nih ada SP, bpak ambil ya,

gitu.. pemesanan obat sebulan sekali

setiap akhir bulan, kecuali cito yaa..

tidak ada si..biasanya si mereka

langsung dateng si distributornya..

kalau gudang untuk memesan obat si

cuman pake telepon, kertas dan tinta

printer doang paling.. kira2 3menit an

aja si, gak lama, kalo ada pesanan

saja, kalau kertas si untuk SP kira2

ada 2 lembar dengan Dupada.. Kalau

tinta printer sebulan belum abis, bisa

2 bulanan baru abis ..” setiap akhir

bulan atau sesuai kebutuhannya ,jadi

kalau ada kebutuhannya tapi barang

habis, bisa langsung dipesan,, gak

perlu nunggu akhir bulan, karena

obatnya sering disubtitusi kan..itu

secara sistem ga terdeteksi kan kalau

mau liat realnya kan kita harus liat

lembar resepnya kan, apa si yang

dibutuhkan oleh pasien..karena secara

sistem tu tidak terdeteksi kan

20. 5. kendala apa saja

yang dapat

menghambat

proses

Yang pasti ketika bulan Juli

misalkan ada obat yang tidak

datang ,pas mau bikin

perencanaan itu kalau kita ambil

kekhawatiran perencanaan tidak sesuai

dengan realisasi, direncanakan tidak dikirim,

pasien udah teriak-teriak, lalu ada negoisasi ,

lalu distribusi tidak konfirmasi mau kirim

kendala, kan gini kita pakai sistem

komputer, jadi kita lihat tuh riwayat

pengeluaran obat kemaren2 kan berapa,

kalau obat itu bulan kemaren tidak

masalah stok yang tidak terbaca aja

si, jadi obat yang sebenarnya

dibutuhin tapi tidak ikut dipesan

karena obat tersebut tidak ada

Page 203: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xvii

perencanaan obat

di gudang?

sumber datanya cuman bulan

Juli bisa tidak terbawa item itu

,tidak terpesan lagi, karena

kosong di bulan Juli, nah

kendalanya itu jadi kita harus

ambil data paling lama 6 bulan

lah, supaya yang udah tidak

datang lama itu bisa tetap

kebawa datanya ,pake rata-rata

data penggunaan 6 bulan

konsumsi, sambil ditanyain ke

user nya apa masih update atau

tidak itemnya

atau tidak.. datang, kan nol mutasinya padahal kita

butuh, tapi karena bulan kemarin tidak

datang jadinya gak ada riwayat, nah jadi

kelewat tidak dipesan..jadi kelewat tidak

dipesan, jadi sadar2 nya, di 10 hari

pertama , nah nanti disusulin itu bisa, gak

begitu sering hanya untuk obat2 yang

kosong stok nasional aja..

konsumsi di bulan sebelumnya..

21. Masalah apa pada

fungsi

perencanaan yang

menyebabkan

terjadinya stock

out ? kapan

masalah itu terjadi

? mengapa

masalah itu terjadi

? Bagaimana

mengatasinya?

tidak ada si .. yang pasti si

sekarang kan udah dibuka pintu

,Dupada itu gak harus sebulan,

kalo ada obat yang kosong dan

butuh yaudah pesen, iya sekrang

sudah tidak sebulan sekali, yah

sudah dari 2 bulan yang lalu

lah.. Sejak susah banget e-

catalog gak ada yang dateng.

ketidaksesuaian dengan perencanaan ,ketika

perencanaan kita A, akhirnya pasiennya

membludak ya stok kita kan akhirnya

kosong, habis..

Kalau fast moving kita biasanya memang

pesan banyak,biasanya obat generik,

kalau yang slow moving paling kita

pesennya gak terlalu banyak,masalah

pada perencanaan juga misalnya bulan

kemaren tidak ada kasus, kita ga pesen

akhirnya, nah tapi bulan ini ada kasus,

biasanya suka terjadi seperti itu biasanya

untuk penyakit yang polanya tidak

menentu, akhirnya kita pesen saat cito ke

distributor sesuai kebutuhannya aja..kita

gak pernah dapet ini malah barang kita

sempat expired nih, karena jarang ada

kasus , eh tiba2 ada kasus akhirnya kan

stok kita kosong kan, nah akhirnya kita

cito

jumlahnya, kemudian item barang

tidak teridentifikasi , kemudian

karena pengirimannya ,

Pengadaan Persediaan

22. Bagaimana proses

pengadaan

dilakukan ?

metode apa yang

digunakan dalam

pengadaan?

Yaa metodenya sesuai dengan

Perpres no.4 dan perpres no.70

th 2012 tentang Pengadaan

Barang dan Jasa.

sekarang si kita karena ada e-catalog ,kita

pake e-catalog yang jelas, yang kedua juga

ada yang lelang, yang ketiga juga ada

dengan penunjukkan langsung/pembelian

langsung,, karena sekarang si lebih enak

dengan e-catalog lewat online, harga juga

udah sesuai, ga perlu repot2 negoisasi

pembelian langsung, tender/lelang dan e-

catalogue /e-purchasing lewat online dan

website lkpp, untuk obat, alkes, bhp dan

vaksin. Sekarang sudah ada amanah dari

UU/permenkes itu kita sudah wajib

purchasing kalau ada barang nya di e-

catalogue wajib lewat itu, paling sering

obat si yang dipesan.

kalo di bagian farmasi si pake metode

penunjukkan langsung, jadi gini

metode pengadaan itu kan ada

penunjukkan langsung, ada

pengadaan langsung dan ada lelang

ya..kalo obat tidak pakai pengadaan

langsung pakainya penunjukkan

langsung ...

Page 204: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xviii

23. Apa saja yang hal-

hal yang harus

diperhatikan

dalam kegiatan

pengadaan obat?

kepastian kapan dia mau kirim

barangnya, ketika kita buat SP

itu jadi ada kepastian, kapan

kebutuhan yang akan kita

butuhkan itu akan dikirim. .

kesesuaian spekifikasi ya, yang diinginkan,

jadi pada saat mengadakan barang itu yang

harus diperhatikan adalah kejelasan

spek.yang diinginkan,dari bag.pengadaan

harus mencantumkan dengan jelas yang

diinginkan..pernah kejadian sudah

dicantumkan spek nya yang jelas tapi ada

juga yg lolos dari pemeriksa, jadi harus

dikasih tau juga pemeriksanya,kalau harus

sesuai dengan isi dokumennya,baru boleh

terima

Pemilihan distributor , harga , dan

kualitas.

ya harga, kualitas dalam speksifikasi,

walau barangnya sama bisa aja

spek.nya berbeda kan, kualitas nya

berbeda nanti harganya juga berbeda

kan dalam pengadaan..

24. Kendala apa yang

ditemui dalam

kegiatan

pengadaan ?

saya tidak tahu si yaa, bag.upbj

si itu yang tau..

kalo dari internal si ketersediaan anggaran ,

kalo dari eksternal si ya itu kecepatan

pengiriman..

kendala yang ditemui yaitu habis

anggaran si, jadi balik lagi si kosong stok

lagi, rantai gitu kan ya, kalau jadi

masalah di perencanaan, jadi masalah

juga di pengadaan

lebih banyak si dalam masalah dana

dan prosedur administrasinya yang

panjang aja si..

25. Faktor apa saja

yang dapat

menghambat

proses pengadaan

obat di gudang?

oh, kalau itu tanya saja ke UPBJ

..

yang lebih tau bagian UPBJ si yaa, paling

pas pengadaan tuh sistem online nya yang

kadang error si ..

terkadang si ada keterlambatan

pembuatan SP dari UPBJ, terus barang

dipesan tidak dapat diantar oleh

distributor.

distributor yang ditunjuk tidak

sanggup memenuhi karena barang

nya kosong, barang nya kebutuhan

nya indent (ada yang harus nunggu

dulu), jadi stoknya kosong,

kalau kosong semua ya kita alternatif

ke obat merk lain, biasanya dari

dokternya obat apa yang bisa jadi

pengganti, kalau memang kosong..

kan ada stok kosong nasional

,biasanya yang banyak kosong itu

generik tapi karena stok paten nya

juga sedikit ,kan terbatas, paten juga

tidak sebanyak produksi generik kan..

26. Masalah apa pada

fungsi pengadaan

yang

menyebabkan

terjadinya stock

out ? kapan

masalah itu terjadi

? mengapa

masalah itu terjadi

tidak si ya kayaknya.. udah lama

ga ngecek pengadaan si ya..

kalau apabila SP telat si gak masalah ya,

mereka masih bisa ngirim lalu SP nya

menyusul..

kalau kita melakukan pemesanan dengan e-

catalogue pada pagi/siang hari servernya tuh

pasti sering error dan sibuk banget, jadi

biasanya kita melakukan pemesanan di

malam hari..

salah split, misalnya obat A yang

harusnya dipesan ke distributor B, dibuat

SP nya ke distributor C, nah dis.C tidak

melakukan konfirmasi bahwa obat tsb

tidak ada, ini salah pesan distributor,

pernah itu kejadian kayak gitu akhirnya

stok out..jadi RS itu nunggu2 padahal

obatnya gak bakal dikirim,itu terakhir

beberapa bulan yang lalu lah kejadian

kesalahan distributor si pernah, jadi

salah pemesanan yang harusnya

dipesan ke dis.A ternyata dia udah

lama gak ada barangnya,kosong, tapi

dia gak konfirmasi, jadi gak ketauan

sama kita, akhirnya karena gak

dateng2 baru ketauan ,baru ganti

distrbutor ..

Page 205: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xix

? Bagaimana

mengatasinya?

kayak gitu,jadi kita nungguin

barangnya,gudang nungguin,user lebih

nungguin lagi kan, ternyata gak dateng2,

lalu kita tanya ke UPBJ, ini pesan

kemana ya, kesini, ooh salah distributor

ini mah gak punya barang, jadi akhirnya

diperbaiki sih atau kalau gak barang nya

gak dateng sama sekali..UPBJ nya

langsung lebih proaktif lagi, untuk

meminta,kan klo distributornya gak

ngasih kabar kan kita yang nanya

akhirnya, lebih proaktif gitu..Kalau sama

sekali tidak dikirim kita harus cari

distributor lain, biasanya di pertengahan

bulan.

Pengawasan Persediaan

27. 1. Bagaimana proses

pengawasan obat

dilakukan

digudang?

kalau kita si di gudang tiap

bulan pemeriksaan ngelihat ED

nya, stok stagnasi nya berapa

banyak, stagnasi di atas 1 bulan,

3 bulan, dan 6 bulan. Barang2

ED di lokalisir ,ntar kalo udah

mau ED kan tinggal kasih tau

usernya..

Pengawasan yang saya tau si, disimpan di

tempat tertutup ya, ada kuncinya, trus ada

pemilahan mana obat yang mahal masuk

brankas, ditata sesuai alfabetis, ada kartu

stoknya, itu sii..

ya paling dengan pencatatan yang teratur di kartu stok, setiap

ambil atau menyimpan barang selalu harus ditulis dikartu stok

untuk menghindari barang hilang. .Kalau kehilangan si gak

pernah kejadian, kalau expired kita si selalu tiap awal tahun

itu kita inventaris seluruh obat di gudang farmasi yang

expirednya tahun berjalan, nanti dipisahkan, nanti diberi tanda

untuk didahulukan pemberian nya ke depo, nah kalau bulan ed

nya udah masuk kita tarik semua dari depo nanti kita laporkan

barang expired nah ada beberapa dis. yang bisa retur tapi

kalau sistem distributor yang pembelian putus, langsung kita

musnahkan semua. Biasanya kita info dulu ke dis nya kalau

pelayanan purna jualnya aktif kita gak banyak rugi tapi kalau

sistem beli putus contoh ke sub-dis, apotik itu sistem beli

putus semua., gak bisa diretur..Kalau distributor2 besar si

kebanyakan purna jual , nah kalo sub-dis kebanyakan sistem

beli putus..

28. 2. Siapa yang

berwenang dalam

melaksanakan

kegiatan

pengawasan ?

Berapa kali

Kepala Gudang si ..

sebulan sekali untuk stock

opname

Kepala Gudang si, kalo di Depo si Kepala

Depo.. tapi semua tetap bertanggung jawab

ke Ka.Instalasi ..

Setiap hari si,ya yang dilakukan si apabila

tidak ada orang ya harus terkunci..

Yang berwenang itu ka.instalasi, nanti ka.gudang melaporkan

stoknya dan bertanggung jawab ke ka.instalasi..

Page 206: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xx

kegiatan

pengawasan

dilakukan di

gudang farmasi ?

29. 3. Faktor apa saja

dapat

menghambat

kegiatan

pengawasan

logistik obat ?

ya itu kalo SDM , kalo SDM

nya ada yang begitu kan, ga

tanggung jawab/amanah , ya itu

kan repot..

gudang nanti akan rekonsiliasi

ya ma pelayanan,, kalo

digudang si ga pernah hilang,

paling penyebab cuman salah

kirim biasanya, yang minta depo

A dikirimnya ke depo B, gitu,

nanti tinggal dilurusin yaudah

diambil dari B dikirim ke depo

A.

selisih barang si, kalo ilang si tidak pernah

ya, soalnya kalo barang datang kan selalu

diperiksa sebelum masuk gudang..

kalo selisih tuh gini, karena ada kemasan

yang tidak benar ,kita biasa kemasan itu kan

genap, seperti 50,100,jadi pas pengeluaran

ketika ada permintaan 200 kita keluarkan per

kemasan 200, yang jadi permasalahan

apabila kemasannya ganjil, ya paling salah

di input aja si,kalo biasanya 200,ga tau nya

240 isi tabletnya,nah pas stock opname baru

ketauan, oh ini jadi kurang input 40, jadi

selisih, nah kalo kayak gitu,ya dikejar

datanya,jadi kesalahannya bisa karena

kurang data atau kurang ngasih

barang,gitu..tinggal disinkronkan aja,itu

dilakukan pas stock opname ..

Pengawasan itu lewat stock opname yaah, yaa paling sebulan

sekali lah evaluasi paling cek stock yang ED, bersamaan

dengan stock opname..

Menghambat yaitu penyimpanan nya kurang beraturan

misalnya kayak BHP2 yang volumenya kecil itu kadang

keselip2 , nah itu kita agak susah..

30. 4. Masalah apa pada

fungsi

pengawasan yang

menyebabkan

terjadinya stock

out ? kapan

masalah itu terjadi

? mengapa

masalah itu terjadi

?

pada saat stock opname, pernah

barang nya ada yang murah eh

ga taunya ED nya dibawah 1

tahun, jdi udah kadaluarsa

semua, padahal barang e-

catalog itu, langsung yang ED

langsung minta diretur ke

distributornya..

biasanya karena ilangnya ketuker, atau

tertinggal atau terbawa dalam proses

kegiatan.. bukan hilang karena maling yaa..

Ketidak sesuaian stok komputer dengan stok fisik , misal kan

stok komputernya lebih banyak, ternyata komputernya error

misalkan fisik nya udah ga ada pas dicari2 ga nemu barangnya

ga taunya udah barangnya stock out.

Pengendalian Persediaan

31. 1. Bagaimana saja

cara pengendalian

obat yang dilakukan

untuk menjaga

ketersediaan obat di

gudang farmasi?

paling stock opname, nanyain ke depo2,

paling di hemodialisa si ,itu kan jauh, tapi

kata UPBJ si item hemodialisa si bukan

tanggung jawab dan kapasitas farmasi lagi

kan, ya jadi gak kekontrol, tapi ya karena

identik dengan farmasi jadi dikira tanggung

yang paling penting si harus menjaga

kesesuaian antara data di stok komputer dengan

data fisik, bagaimana menjaganya ya pada saat

barang datang dan barang keluar itu harus sesuai

jadi stok tuh update yang di komputer, jadi pada

saat obat kosong bisa kita koreksi, intinya si

Kalau udah kosong digudang berarti di depo

masih ada, kalau udah kosong digudang kita

langsung melakukan usulan perencanaan,

selama nunggu dateng nah kita bisa

memanfaatkan stock yang didepo2, gitu.

Tidak ada metode khusus si dalam

Page 207: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxi

Apakah ada metode

khusus dalam

pengendalian obat ?

jawab farmasi. Nah ketika ada barang

hemodialisa berlebih ampe berantakan ke

luar gudang jadi ya kalo ada apa2 org diluar

sanah kan tau nya itu dibawah farmasi, ini

lalai ni,gitu kan..Kalo dia bilg karena SP, ya

kita perbaiki SP nya dibuat jgn sekaligus

memesannya disesuaikan dengan kondisi

penyimpanan.

seperti itu si..kalau metode khusus yaa tidak ada

si, pengendalian lewat stock opname saja

pengendalian obat digudang...

32. 2. Siapa bertanggung

jawab dlm stock

opname ? Kapan

saja pelaksanaan ?

Bagaimana proses ?

Ka. Gudang si ya..

Ka. Gudang dan ka.depo masing2.. di setiap

akhir bulan ..

Ka.gudang yang bertanggung jawab dalam

stock opname, proses stock opname yaitu

dengan menyesuaikan stok fisik dengan stok

komp. dan kartu stok manual.

33. 3. Bagaimana dengan

pelayanan kepada

pasien apabila

terdapat

kekosongan obat?

Kita janjiin si ya, kapan dikasih obat nya,

melalui pembelian cito tadi, dicoba

manualnya, lewat sub-distributor –

distributor lain, ya kalo tidk ada melalui cito

itu.. jadi ya kalo gak ada sama sekali walau

lewat cito jadi pasien si biasanya beli sendiri

di luar,di sms in kalo barang nya gak ada,

kalo pasien nya sabar si, ya dia nunggu,,

kita informasikan dan kita janjikan, kalo

teknisnya si ya kita jelaskan kondisinya ,lalu

kita minta nomr teleponnya, kalau ada dengan

cito ya langsung kita pesankan ,kalau tidak ada

ya tetap kita infokan..

Nanti kita meminta dia meninggalkan no.tlp,

nanti kalau udah dateng obatnya nanti kita

hubungi, kalau sama sekali kosong paling tar

dijanjiin aja , ya sekitar 2-3 obat lah yang

kosong banget jadi kita tidak bisa memberikan

pelayanan kepada pasien.

34. 4. kendala apa saja

yang dapat

menghambat proses

pengendalian obat

di gudang?

tidak ada si.. metodenya, metode kita dalam stok opname

masih manual.. kalo di tempat swasta yang saya

tau itu dengan sistem teknologi, jadi kita cukup

masukan nomor barcode ,kalo teknologi modern

ya, saya pernah ,dengan nomor barcode nya di

scan,dan itu cukup dilakukan dengan 2

jam..kalau disini masih manual si, bisa seharian

sampai 2 hari selesai stock opname ..biasanya si

karena human error aja salah memasukan data..

Adanya selisih pencatatan, kartu stok kurang

update,

Faktor yang menghambat itu jumlah obat yang

banyak dalam jumlah besar , sehingga sulit

dan lama menghitungnya dan terpencar2

tempatnya gitu.. susah dan sulit dihitung tapi

bisa ..

35. 5. Masalah apa pada

pengendalian yang

menyebabkan

terjadinya stock out

?

tidak ada si.. ya ketidak sesuaian itu si, kita hanya dikasih

toleransi untuk kehilangan 1% dari omset/aset..

tapi tetap jadi warning bagi RS ,kalo kehilangan

makin berkurang berarti jadi prestasi bagi rs ni

bahwa pengendaliannya dilakukan dengan baik..

Masalah pengendalian misalnya barang nya

ED tapi dia slow moving malah relatif death

moving, jadi mati berbulan2 gitu, secara stok

kan dia banyak tapi kita kan cek juga ED nya

waktu stock opname ternyata dia udah ED,

stok yang di komp. Itu banyak langsung nol,

pernah itu kejadian ciprofloxacin

Page 208: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxii

36. 6. Bagaimana

pengelompokkan

obat di RS?

masih sesuai kayak yang dulu si, jadi

mengelompokkan berdasarkan reagen, atau

berdasarkan penggunaannya, berdasarkan

jenis sediaan..

berdasarkan tablet, sirup, injeksi ,berdasarkan

itu pengelompokkannya si ..

Pengelompokkan obat = berdasarkan suhu

penyimpanan, berdasarkan kelompok obat

seperti oral, liqiud, tablet obat luar,, dan

berdasarkan bentuk sediaan , sama alfabetis

tapi alfabetis mah kurang berjalan optimal,

37. 7. Apakah melakukan

analisis ABC dalam

pengelompokkan

obat ? jika ya,

bagaimana

prosesnya ?

Bagaimana kendala

dalam menentukan

jenis persediaan di

gudang farmasi ?

apakah pernah

menggunakan

metode ABC?

Tidak si , berdasarkan jenis sediaan dan

penggunaannya aja..

ya paling kalau obat mahal di taro di lemari atau

brangkas, kalo obat yang agak murah ya

ditempatkan sesuai suhunya..

kalo di perencanaan si saya gak pake ABC si ya,

kalau pake analisis ABC kan kalau obat yang

harganya mahal direncanakan dulu, gitu..kalau

saya enggak apapun itu kalo menunjang

pelayanan ya tetap kita perhatikan...tidak ada

kendala si

Analisis ABC, tidak pernah melakukan, kita

semua obat mau banyak konsumsinya mau yg

dikit konsumsinya kita himpun tapi gak kita

kelompokkan , kita alfabetis aja..Kendala =

dalam pengelompokkan , tidak ada sih mba ,

semua kan sudah tertera untuk suhu , jumlah

dosis itu kan semua ada di kemasan..

38. 8. Apakah pernah

dilakukan

perhitungan jumlah

pemesanan

persediaan obat

dengan metode

EOQ ? Jika iya,

bagaimana

prosesnya ?

Tidak pernah ada metode khusus si .. apalagi

dengan metode EOQ, tidak pernah

menggunakannya

ooh, tidak si tidak pernah .. tidak pernah menggunakan metode EOQ

sebelumnya..

39. 9. Apakah pernah

dilakukan

perhitungan ROP

dalam menentukan

waktu pemesanan ?

jika iya, bagaimana

proses

pelaksanaannya ?

tidak si, kita hanya sebulan sekali dalam

memesan, dan apabila ada obat yang sudah

kosong di pertengahan bulan terkadang juga

langsung dipesan.

tidak si tidak pernah .. Tidak pernah dengan metode ROP si ..

40. 10. Apakah dalam

menentukan jumlah

persediaan ,

buffer stock untuk 3-10 hari ya, 30% dari

jumlah yang akan dipesan, tidak ada rumus

khusus si ya..

kalau buffer stock yang saya pelajari ya 30% si

yaa.. itu si tidak jadi kendala si ya, misalnya kita

ada kekhawatiran overload ,ya gak masalah

Buffer stock selalu ditambahkan dengan 20-

30% yang dikalikan dengan mutasi keluar,,

Page 209: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxiii

menentukan buffer

stock ? bagaimana

cara menentukan

nya ?

misalnya kita overload bulan ini ,ya berarti

akhir bulan nya tidak saya pesan,tapi kalau ada

terjadi penurunan atau perubahan pola konsumsi

ya gapapa artinya kita tidak usah pesan lagi

,artinya kita mempersepsikan bulan ini sama

dengan bulan kemarin jadi bulan sebelumnya

lah yang menentukan apabila bulan kemarin

konsumsinya kecil otomatis kita pemesanan nya

juga kecil dong karena stoknya masih banyak

Output

41. Bagaimana gambaran

ketersediaan obat paten di

gudang farmasi rumah

sakit sudah sesuai dengan

kebutuhan pelayanan baik

dari kualitas maupun

kuantitasnya? apakah

terjadi kekosongan

ataupun kelebihan obat di

gudang ? Masalah apa saja

yang berkaitan dengan

ketersediaan obat di

gudang farmasi ?

jadi, obat yang ada di e-catalog itu

kebanyakan obat paten ,kita kan gak

bisa nolak, kan beli nya online gitu

.. ya akhirnya paten2 yang masuk..

tidak ada kelebihan dan kekurangan

si ya, masih sesuai lah, kan kalo

masih banyak gak diorder untuk

bulan berikutnya, yang pasti ya itu

e-catalog itu obat2 paten semua..

kalau kualitas dan kuantitas si sudah sesuai sih

ya obat paten.. untk sekarang si karena sudah

ada e-catalog jadi kebanyakan obat generik

yang biasa kosong,.. kosong pernah , lebih juga

pernah, ya selama expirednya masih jauh ya gak

masalah, kecuali kalau ada pola konsumsi yang

menjadikan obat itu tidak dipakai berturut2

hingga expired nah itu yang jadi masalah ,jadi

nambah kerjaan, untuk meminta penyedia untuk

diretur kalau tidak bisa mau tidak mau ya

dimusnahkan

kalau dari kualitas si sudah

yaa, tapi kalau dari kuantitas

belum karena pasien terus

meningkat jadi selalu melebihi

perencanaan yang ada..

kalau kelebihan pernah

,biasanya di awal tahun kalau

di akhir tahun malah sangat

dihindari untuk terjadinya

kelebihan.

kalau sekarang obat paten yang

lebih banyak kita punya,

dibanding generik, harusnya kan

generik yang lebih banyak,

karena itu kan dalam pengadaan

distributor banyak obat paten

karena kebijakannya BPJS kan

harus obat generik atau obat

yang sudah masuk dalam e-

catalog, karena distirbutor nya

tidak bisa mengirim dan di lock

,akhirnya kita cari distributor

yang bisa kirim.

42. Kapan waktu dalam

penggunaan obat paten di

rumah sakit ?

kalo dia masuk e-catalog yasudah,

kalo BPJS bilang bisa ditagih ya

kita kasih, rata2 obat paten buat

penyakit kronis, ,

Ada juga yang pengganti generik,

soalnya generik itu ditekan banget

sampai BPJS nya ngos-ngosan kali ,

makanya diganti paten..

ya sesuai pemakaiannya aja, tergantung

permintaan usernya saja, kalo pasien BPJS ya

kita utamakan generik, kalo pasien umum ya

kita utamakan permintaan yang bersangkutan,

kalau generik tidak ada baru kita pakai obat

paten..kalau pasien umum tentu bisa memilih

,tapi harga kita masih jauh lebih murah dari

harga swasta..

kalau obat generik tidak ada,

kita menggantinya dengan

obat paten, terus obat paten

juga untuk pasien umum di

RS..

yaa kalau produk obat

generiknya kosong, atau kalau

dokternya merekomendasikan

untuk obat paten, tapi untuk

pemakaian yang diutamakan

obat generik dulu..kalau

memang obat generiknya tidak

ada baru kita pesennya obat

branded-paten ..

43. Bagaimana masalah stock

out obat di gudang farmasi

rumah sakit ? Alternatif

penanganan masalah apa

yang sudah dilakukan untk

mengatasi kekosongan?

ya paling pemesanan cito ya, ama

itu pemesanannya tidak dibuka

sebulan sekali, jadi pasien

menunggu kan sampai datang, jadi

misal metformin di e-catalog ga

dateng, reguler juga terhambat

kita lihat dulu kekosongan nya karena apa,

kalau stok out nya karena sudah lama tidak kita

gunakan ya gak masalah, tapi kalau obat kosong

yang kita butuhkan karena obat nya kosong

pengiriman, ya itu kita ada alternatif

pengadaan..tapi karena kekosongan obat nya itu

kekosongan stok itu dapat

menurunkan kepuasan pasien

ya, jadi biasanya kita evaluasi

konsisten di SP atau

DUPADA dalam seminggu

pertama di awal bulan obat

sebenernya kalau masalah stock

out itu, memang ya sistemnya

harus tim gitu.. dari bagian tim

pemilihan, perencanaan obat,

sampai pengadaan obat, sampai

ke keuangannya bagian

Page 210: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxiv

pembayaran ,ya kalo akhir bulan

kan dia kan butuh omset, kita butuh

obatnya, ya kalo dua ini ketemu ya

lancar aja pasti

karena distributor utamanya itu tidak bisa kirim

karena ada kendala suatu lain hal, ya kita

mencari ke sub-dis, intinya gimana caranya

pelayanan itu jalan deh..kalau misalnya ada

pembengkakan anggaran itu menjadi warning

belakangan, karena kalau di RSUD kan yang

penting pelayanan dulu, gimana cara memenuhi

kebutuhan..maka saya sarankan beli diluar

untuk menjaga pola konsumsi obat dia tidak

terganggu,tapi kalau harganya mahal,saya minta

ke dokternya lagi untuk minta alternatif

pengganti obatnya siapa tau kita punya, artinya

kita berusahalah demi kebaikan pasien.

mana saja yang belum

datang..di follow up dan

langsung ditanyakan apa bisa

datang atau tidak..

pembayarannya, harusnya itu

pelaksananannya dalam bentuk

tim, jadi ada

koordinasinya..paling kita

menginfokan dari distributor

kalau obatnya kosong, nanti bisa

kita alihkan ke distributor

lain..jadi waktu kita order, kita

tanya dulu stok nya ada atau

tidak, stoknya bisa dikirim apa

ga..jadi kita menghindari jangan

sampai terjadi kekosongan kita

pesen ke distributor lain yang

mungkin punya produk yang

sama..

44. Bagaimana kendali obat

paten di gudang farmasi ?

Masalah apa saja yang

berkaitan dengan kendali

obat paten di gudang

farmasi ?

ya lebih mahal dikit lagi, ya harga

nya bersaing si, ya rata2 obat

patennya kan dari e-catalog, ya

masih 50% lebih murah lah si setau

saya gitu..

sekarang dengan adanya e-catalogue mereka

juga kesulitan untuk menjual obat paten, karena

era BPJS kan ada e-catalog ada fornas, kalo e-

catalog itu kan daftar e-catalog yang memasok

obat2 an plus harganya, ada obat paten tapi dia

beda harganya dengan yang diluar maksudnya

diluar itu yang reguler yang tidak masuk e-

catalog, seiring waktu ternyata obat paten juga

kesulitan karena bpjs sekarang kan sudah mulai

berkembang ,pangsa pasar di rsud itu kan

meningkat di swasta menurun artinya konsumsi

obat2 paten yang mungkin dulu di swasta bebas

sekarang berkurang artinya mereka menawarkan

dengan harga e-catalog jadi obat paten dengan

harga generik, nah dari sisi pengadaan itu

sebenernya menguntungkan..

Kendali obat paten , biasanya

si kita minta ke distributor

gimana ni obat paten biar bisa

dipake untuk pasien BPJS,

kita biasanya minta diskon

atau harga nya disamain

dengan harga e-catalogue gitu

..Masalah kendali obat paten =

jumlah item obat paten lebih

banyak dari generik.

pengendaliannya si,obat paten

itu kan tergantung

perencanaannya ,kalau memang

mau lebih banyak obat

generiknya ya patennya hanya

untuk kondisi ttt aja, kalau

memang generiknya kosong

aja,atau distributor obat

generiknya tidak bisa melayani

baru ,atau memang obat

patennya sudah

direkomendasiin dokternya

kalau memang harus pake yang

paten,,

45. Bagaimana proses kegiatan

stock opname , kegiatan

apa saja yang dilakukan?

Apa penyebab apabila ada

ketidaksesuian antara stok

fisik dengan komputer ?

bagaimana

pelaporan/pencatatan hasil

Kepala Gudang si yang lebih tau ya

..

Ada pencatatan nya, pelaporannya itu setiap

bulan dilaporkan ..namanya itu laporan stock

opname setiap akhir bulan ..

ya stok opname itu dengan

mengecek kartu stok manual,

mengecek stok dikomputer

lalu menyesuaikannya dengan

stok fisiknya.. penyebabnya

biasanya human error ya,

kelalaian petugas.. laporan

dibuat dalam bentuk laporan

kalau stock opname juga

dilakukan oleh unit masing2..

kalau di gudang, ya orang

gudang.. tapi sebenernya

prosedur sebenarnya bukan

mereka sendiri yang melakukan

stock opname, mereka hanya

mengawasi, harusnya unit lain,

Page 211: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxv

stock opname yang

dilakukan di gudang?

stock opname setiap bulan.. kalau mereka sendiri kan

takutnya bisa aja dimanipulasiin

datanya kan ..kalau

ketidaksesuaian bisa dari data

komputernya data nya error,

bisa juga kehilangan, atau

selisih waktu pengiriman atau

salah penyerahan jumlahnya

waktu penginputan data obatnya

kan, bisa juga waktu entry

datanya salah ,gitu si..

46. Apakah ada obat yang

kadaluarsa? mengapa

ditemukan obat kadaluarsa

di gudang ?

yang pertama ,obat dateng ternyata

ED nya gak sampai 1 tahun ,itu 2

item saya temuin, baru dipesen

bulan Oktober tahun kemaren masa

bulan Agustus sudah Expired,, terus

yang kedua itu metode FIFO nya

gimana, gudang belum pakai sistem

FIFO/FEFO juga si ya.. tanya

Ka.gudang si itu ya.. ya walau obat

yang ED bisa diretur si ya , tapi kan

ada biaya2 lagi gitu kan..

sedapat mungkin kita zero fault, tapi ya

namanya sebuah sistem kan tidak mungkin zero

fault ,pasti ada lah..yang penting bagaimana

cara mengatasinya ..ada obat yang kadaluarsa,

tapi kita pastikan obat kadaluarsa itu tidak

pernah jatuh ke tangan pasien, kadaluarsa nya

karena ditarik dari depo, ada yang kita taro di

gudang sampai expired, kenapa sampai expired

karena perubahan pola konsumsi dan

kebutuhan,karena pemeriksaan kurang teliti,

bisa jadi ada ..tapi yang paling sering si karena

perubahan pola konsumsi..bisa dari

historynya,bisa si dikejar, bisa jadi human error.

obat ED itu biasanya karena

slow moving , karena pola

penyakit nya udah berubah,

dan pengadaaan yang

berlebihan..

ada,,pola penyimpanan obatnya

,harusnya obat nya duluan

diserahkan ini belakangan

diserahkan, bisa juga obatnya

pola penyerahan obat/pemberian

obatnya,bisa juga karena

obatnya sudh jarang diresepkan

sedangkan kita waktu memesan

stoknya banyak kan,seharusnya

waktu stok opname itu ada

laporannya, jadi barang tuh

diliat barang expirednya atau

waktu penyerahan obat itu diliat

..

47. Diantara faktor-faktor

diatas, baik input, proses,

menurut anda mana yang

paling berpengaruh

terhadap kekosongan obat

di gudang farmasi ?

Urutkan berdasarkan

prioritas ?

yang pasti apabila salah memesan si

bisa dikembaliin ya ,

ya mungkin Dana ya, ya kan

perusahaan gimana caranya untung

ya kan .. ya selama pembayaran nya

masih kayak gini ya, kita ikutin aja

BPJS, Bayarannya melonjak tapi

BPJS nya begitu, yang pasti dia bisa

komitmen kan kalo ada e-

purchasing dia pasti akan kirim

barang,

Dana lah yang paling berpengaruh, yang kedua

distributor lah yang paling berpengaruh, tapi

distributor tidak terlalu saklek lah ,dia tau

kondisinya..adakalanya distributor tuh

memandang rsud tuh sebagai aset ,artinya kita

punya omset tuh bagus gak masalah ,pasti

dibayar cuman maslaah waktu ,kejelian dia

dalam menghitung membuat mereka tidak

mempermaslahakan masalah dana, dibayar

kapan ya gapapa, toh nanti itung2 an secara

bisnis dia masih menguntungkan, tapi kalo

distributor yang terlalu saklek, itu yang repot

,kita punya utang tapi belum dibayar ,dari

distributornya gak bisa kirim, nah itu yang repot

yang pertama si Dana,

kemudian distributor, SDM

lalu prosedur kalau prosedur

kalau lebih lama aja lebih

panjang jadi bisa

menyebabkan stock out ..

yaa faktor Dana si, setelah itu

Distributor ya mungkin

perencanaannya..

Page 212: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxvi

No. Pertanyaan Informan 5

1. Bagaimana proses distributor/PBF

dalam mendapatkan izin dirumah

sakit ?

ada NPWP, surat izin operasional RS, SIPA(Surat Izin Praktek Apoteker), dan SIUP tapi kalau RSUD si ga ada SIUP ya, ,

2. Faktor apa saja dari distributor

yang dapat menghambat kegiatan

operasional logistik obat ?

yang pertama semua pelanggannya APL, kita berikan yang namanya limit credit dan ada TOP, kalau pelanggan sudah melampaui

limit kredit itu kita tidak bisa memberikan lagi kredit..apabila pelanggan sudah melebihi dari TOP (Time of Payment)/Masa

Berlaku Pembayaran, kalau untuk RSUD ini kita memberikan waktu 60 hari, kalau diatas 60 hari RSUD belum melakukan

pembayaran ke APL, otomatis kita tidak bisa suplai ..sebenarnya itu kebijakannya ya, tapi kenyataannya sampai 65-70 hari pun

masih kita suplai .. selain itu karena kita melayaninya produk BPJS yang melalui online/e-purchasing ..kendala lainnya adalah

approval dari principle, karena itu dari principle dlu, kalo APL kan distribusi, nah kan ada pabrikan2 nya..nah RSUD kan minta

approval dlu ke pabrikan tsb apa mereka sudah setuju ,tapi rata2 mereka sudah setuju kan, cuman masalahnya kalau kita gak suplai

karena obat kosong itu biasanya cuman karena keterlambatan biasanya cuman beberapa hari/minggu lagi setelah produk masuk ke

APL, pasti langsung dikirim,,kalau dari limit credit seperti RSUD Ini biasanya ±650jt ..

3. Masalah apa pada distributor yang

menyebabkan terjadinya stock out ?

mengapa masalah itu terjadi ?

Bagaimana masalah itu terjadi?

Apa yang dilakukan untuk

menyelesaikan masalah tsb?

ya masalahnya juga karena stok kita dari principle/pabrikan obat yang tidak dikirim.. kalau APL sendiri kan sudah komitmen kalau

kita hanya melayani yang BPJS, kalau diluar BPJS kita gak bisa melayani, itiu udah kesepakatannya, jadi udah pasti kalau produk

BPJS udah pasti kita kirim, kecuali produk kosong..walaupun produk BPJS pembayaran nya masih tersendat RSUD ,sepertinya

kita masih belum nge-lock ,masih bisa kita suplai..

untuk reguler/paten kita gak suplai..karena kendalanya macam2, kalo yang reguler itu kendalanya macem2, karena kalo yang obat

paten/reguler itu sistem TOP nya itu COD, jadi barang dateng langsung bayar, jadi terkendala sekali disini, di RSUD tidak bisa

COD..

4. Bagaimana apabila distributor

terlambat dalam mendistribusikan

obat ? Apakah ada

denda/pemutusan kontrak bagi

distributor? Apakah ada biaya

tambahan yang dikeluarkan apabila

ada keterlambatan?

kalau di sini kita belum ada kontrak dengan pihak RS, artinya keterlambatan produk kan karena ordernya melalui elektronik.e-

purchasing..kalo di e-purchasing itu si tidak ada pembicaraan mengenai denda..

tidak ada biaya tambahan..

kosong yang dikatakan kan bermacam2 juga,mba ..kadang principle itu ada produk yang bahan bakunya sulit, biasanya itu

memanga agak makan waktu lama, kalau kekosongan yang biasa masa transisi gitu ya,misalnya APL sendiri kan stok produknya

kan melalui purchase,melalui rencana, kalau penjualannya melebihi dari purchase kan kita keteter gitu kan..kalau di APL ada

istilahnya pesta(pesta tambahan), kita melakukan pesanan tambahan di luar purchase tsb..biasanya di akhir bulan itu kita

melakukan estimasi, itu si tugasnya supervisor si ya..saya kurang tau, biasanya kalau melebihi purchase kan ada kekosongan, ada

delay gitu ,tapi gak lama .. biasanya yang lama itu si masalah bahan baku

gak pernah, SP kan tidak di jadwal juga..itu tergantung pengadaan kapan mau belanja nya si, karena pesan nya lewat online

ituprosesnya kalau di akhir bulan bisa proses cepat, karena biasanya yang approve-nya itu stand by di tempat yang bagian

menyetujui order tsb, karena tanpa approval itu kita gak bisa proses..

5. Kendala apa yang ditemui dalam kalau dari BPJS si hampir tidak ada, semua udah on sistem si mba, jadi kita tinggal aprrove dan konfirmasi ..mungkin dalam

Page 213: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxvii

kegiatan pengadaan ? pembayaran dari rumah sakit aja si mba yang bisa menghambat pengadaan obatnya .

Lampiran 4

MATRIKS TRIANGULASI SUMBER

NO. Data Sumber Data

Hasil Observasi Wawancara Telaah Dokumen

1. Sumber Daya Manusia

a. Jumlah

SDM

Terdapat Kepala gudang, terdapat

staf gudang dan terdapat tenaga

teknis kefarmasian

1 orang Kepala gudang yang berwenang,

2 orang staf gudang, 6 orang tenaga

apoteker dan terdapat tenaga teknis

kefarmasian dalam membantu kegiatan

pelayanan kefarmasian.

Berdasarkan data jumlah tenaga

farmasi terdiri dari 6 apoteker dan 29

tenaga teknis kefarmasian di depo

farmasi.

Jumlah tenaga apoteker dirasa masih

kurang mencukupi untuk melaksanakan

kegiatan pengelolaan dan pelayanan

kefarmasian. Dikarenakan adanya double

job pada petugas dan jam kerja yang

overtime.

b. Kesesuaian

Pengetahuan

dan

Ketrampilan

Petugas tidak mengalami kesulitan

dalam melakukan tugasnya.

Pendidikan terakhir petugas gudang

adalah S1 Farmasi dan ketrampilan

petugas sudah sesuai dengan latar

belakang pendidikannya sehingga tidak

merasa kesulitan terhadap tugasnya.

Berdasarkan data latar belakang

pendidikan bahwa terdapat 2 petugas

gudang yang merupakan S1 farmasi

non apoteker. Kepala farmasi berlatar

belakang S2 Apoteker dan Wakil

farmasi S1 farmasi non apoteker.

SDM Kefarmasian sudah memiliki

ketrampilan dan pengetahuan yang

cukup berkaitan dengan kegiatan

pengelolaan obat, meskipun masih

membutuhkan pelatihan terkait

pengendalian obat.

c. Kedisplinan

SDM

Petugas datang 15menit sebelum

jam kerjanya. Petugas langsung

bekerja secara aktif tanpa

menunda pekerjaannya.

Apabila pasien meningkat,

petugas gudang diminta untuk

membantu tenaga kefarmasian lain

dipelayanan.

Petugas gudang sering tidak mengikuti

kegiatan upacara karena harus langsung

menyiapkan pelayanan untuk konsumen.

Petugas sering tidak pulang melebihi

batas jam kerja.

Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi

bahwa : Petugas gudang farmasi harus

bekerja mulai dari pukul 07.30 –

14.00.

Dilihat dari jam kedatangan petugas,

petugas selalu datang tepat waktu.

Adanya double job membuat jam pulang

overtime dan terkadang menunda

pekerjaannya untuk melakukan

pelayanan.

2. Dana

-

- Tersedia anggaran dalam pemesanan

cito.

- Kurangnya ketersediaan anggaran

dapat menyebabkan kekosongan obat

digudang.

- Sumber dana berasal dari pemerintah,

swasta dan BLUD.

-

Terdapat anggaran dalam pengadaan

obat secara cito untuk menghindari

kekosongan obat. Sumber dana berasal

dari pemerintah, swasta dan BLUD.

3. Prosedur Telah terdapat uraian kerja bagi

SDM. Kegiatan pengelolaan obat

sudah sesuai dengan prosedur

Kegiatan rutin yang dilakukan sudah

sesuai dengan prosedur. Prosedur sudah

disosialisasikan kepada seluruh petugas

terdapat seluruh prosedur yang

mengatur kegiatan pengelolaan obat

dan pengadaan secara cito.

Prosedur sudah sesuai dan

disosialisasikan kepada seluruh SDM.

Page 214: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxviii

rumah sakit. rumah sakit.

4. Kebijakan

-

Terdapat kebijakan strategis yang

menjadi pedoman dalam melakukan

kegiatan kefarmasian.

Kebijakan strategis terhadap

pengelolaan obat dirumah sakit diatur

dalam Peraturan Direktur no.74 tahun

2014

Terdapat peraturan direktur dalam

pengelolaan obat dirumah sakit.

5. Distributor

-

- Distributor harus memenuhi

persyaratan apabila ingin kerjasama

dengan rumah sakit

- Kekosongan pada produsen dan

keterlambatan dalam pengiriman

menyebabkan kosongnya stok obat

yang dibutuhkan.

terdapat 50 distributor dirumah sakit

dan persyaratan administrasi harus

sesuai dengan ketetapan rumah sakit

Distributor harus memenuhi persyaratan

administrasi dan kesesuaian dokumen

perizinan sesuai dengan ketetapan rumah

sakit dan Permenkes no.34 tahun 2014

tentang perizinan bagi PBF. Kekosongan

pada distributor menyebabkan seringnya

gudang farmasi mengalami kekosongan

obat.

6. Perencanaan kegiatan perencanaan sudah sesuai

dengan prosedur rumah sakit

tentang perencanaan kebutuhan

obat dirumah sakit. Kegiatan

perencanaan diawali dengan:

1. mengevaluasi data obat pada

bulan sebelumnya

2. lalu menghitung jumlah

kebutuhan dengan ditambahkan

buffer stock sebanyak 30%.

3. Petugas menentukan distributor

yang akan mengirim obat

4. Petugas membuat SP ke

distributor

kegiatan perencanaan dilakukan dengan

menggunakan metode konsumsi.

Kegiatan perencanaan obat dan

penentuan kebutuhan obat yang

dilakukan menggunakan metode

konsumsi,dengan data kebutuhan

pada bulan lalu yang telah dievaluasi

Kegiatan perencanaan obat dan

penentuan kebutuhan obat yang

dilakukan menggunakan metode

konsumsi yang telah sesuai dengan

ketentuan pedoman pengelolaan

perbekalan farmasi tahun 2008

7. Pengadaan

-

kegiatan pengadaan dilakukan apabila

DUPADA dalam menentukan kebutuhan

obat sudah dibuat, lalu bag.pengadaan

akan membuat dokumen SP, dan

melakukan pemesanan ke distributor

obat melalui sistem online.

Kegiatan pengadaan dilakukan

dengan membuat Surat Pemesanan

(SP) dan melakukan pemesanan ke

distributor dengan e-purchasing.

Pengadaan obat sudah menggunakan

sistem e-purchasing secara online

melalui web LKPP.

8. Pengawasan Kegiatan pengawasan dilakukan

dengan pencatatan secara teratur

di kartu stok pada masing-masing

perbekalan farmasi.

Kegiatan pengawasan yang dilakukan

oleh petugas gudang yaitu dengan

melakukan pencatatan secara teratur

terhadap obat yang keluar dan masuk

kegiatan pengawasan dilakukan

melalui pencatatan rutin yang dapat

dilihat di kartu stok, buku defekta dan

sistem komputer

Kegiatan pengawasan yang dilakukan

oleh petugas gudang yaitu dengan

melakukan pencatatan rutin setiap obat

yang akan keluar dan masuk pada kartu

Page 215: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

xxix

pada kartu stok dan pencatatan terhadap

tanggal kadaluarsa obat

stok.

9. Pengendalian kegiatan pengendalian dilakukan

melalui kegiatan menyesuaikan

stok fisik barang dengan stok

dalam sistem komputer. Namun

kegiatan ini tidak didampingi oleh

komite farmasi terapi untuk

menghindari manipulasi data.

Kegiatan pengendalian obat yang

dilakukan petugas gudang farmasi yaitu

berupa pencatatan dan pelaporan dari

kegiatan stock opname.

kegiatan stock opname dilakukan

dengan menyesuaikan stok fisik

barang dengan stok dalam sistem

komputer.

kgiatan stock opname sudah sesuai

dengan SOP, namun pelaksanaannya

belum didampingi oleh KFT rumah sakit.

10. Stock Out

-

faktor yang sangat mempengaruhi

kekosongan obat digudang farmasi yaitu

faktor dana dan faktor distributor.

Kekosongan obat (stock out) yang

terjadi di gudang farmasi pada

triwulan I tahun 2015 mencapai 35

jenis obat paten yang dilakukan

pemesanan cito karena tidak

tersedianya obat yang dibutuhkan

kekosongan obat sering terjadi dirumah

sakit yang mengakibatkan obat yang

dibutuhkan tidak tersedia sehingga harus

dilakukan pemesanan cito ke apotik

diluar rumah sakit.

11. Obat

Kadaluarsa

-

masih terdapatnya obat kadaluarsa di

gudang farmasi, menurut informan hal

ini dikarenakan pola konsumsi yang

berubah dirumah sakit.

obat kadaluarsa digudang farmasi

pada bulan Januari – Maret 2015 yaitu

terdapat 6 jenis obat dengan jumlah

mencapai 1071 obat di gudang

farmasi RSUD Kota Bekasi.

Persentase obat kadaluarsa yang ada

digudang farmasi rumah sakit adalah

sebesar 0,8%.

12. Stock Opname kegiatan stock opname merupakan

kegiatan pemeriksaan dengan

menyesuaikan jumlah fisik obat

dengan pencatatan yang ada.

Dilakukan oleh kepala gudang.

kegiatan dalam memeriksa kesesuaian

jumlah dan jenis barang yang ada

dengan jumlah barang dalam pencatatan

sistem komputer maupun dalam kartu

stok.

-

pelaksanaan stock opname sudah sesuai

dengan SOP yang ditetapkan dan sudah

rutin dilakukan setiap 1 bulan sekali.

Namun pelaksanannya belum didampingi

oleh KFT rumah sakit untuk

menghindari manipulasi data.

Page 216: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

iv

Lampiran 5

Daftar Obat Kadaluarsa pada bulan Januari – Maret 2015

No. Bulan Nama Obat Jumlah Harga Total

1. Januari

T. Scrub KF 35 Rp.11.000 Rp. 385.000

Glycerin Liquid 1000 Rp. 61 Rp. 61.000

Dextrose 5% 11 Rp. 9.546 Rp. 105.006

2 Maret

Kalxetin 10 mg Tab 10 Rp. 4.069 Rp. 40.690

Cefpirome Inj 1 gr 10 Rp. 143.000 Rp. 1.430.000

Kalbamin 500ml 5 Rp. 111.320 Rp. 556.600

TOTAL 1071

Rp. 2.578.296

Perhitungan Persentase Obat Kadaluarsa =

x 100% =

x 100% = 0,8 %

Page 217: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

iv

Lampiran 6

Tabel Kelompok Obat Paten berdasarkan Analisis ABC Investasi pada Triwulan 1 Tahun 2015

NO Nama Obat Jumlah

Pemakaian Harga Obat Nilai Investasi Persentase

Persentase

Kumulatif

Klasifikasi

Obat

1. Anbacim 500 mg Tab 7560 Rp 20.416 Rp 154.344.960 14,26% 14,26% A

2. Rifamtibi 450mg 12700 Rp 4.175 Rp 53.022.500 4,90% 19,16% A

3. Ikalep Cap 10590 Rp 4.744 Rp 50.238.960 4,64% 23,80% A

4. Prostam 0,4mg SR 6030 Rp 6.600 Rp 39.798.000 3,68% 27,47% A

5. Nitral Tab 21960 Rp 1.500 Rp 32.940.000 3,04% 30,52% A

6. Gliabetes 7230 Rp 4.525 Rp 32.715.750 3,02% 33,54% A

7. Nitrokaf Retard Tab 20000 Rp 1.493 Rp 29.860.000 2,76% 36,30% A

8. Vostem Plus 332 Rp 81.180 Rp 26.951.760 2,49% 38,78% A

9. Merimac 600mg 6900 Rp 3.872 Rp 26.716.800 2,47% 41,25% A

10. Fepiram 3 GR 490 Rp 50.408 Rp 24.699.920 2,28% 43,53% A

11. Rifamtibi 600mg 4300 Rp 5.407 Rp 23.250.100 2,15% 45,68% A

12. Nitrokaf Retard Forte 10000 Rp 2.171 Rp 21.710.000 2,01% 47,69% A

13. Calporosis 22200 Rp 894 Rp 19.846.800 1,83% 49,52% A

14. Megabal 500 11000 Rp 1.606 Rp 17.666.000 1,63% 51,15% A

15. Prolic 300mg 2500 Rp 6.980 Rp 17.450.000 1,61% 52,76% A

16. HP Pro 3120 Rp 5.489 Rp 17.125.680 1,58% 54,34% A

17. Ursolic 250mg 1920 Rp 8.910 Rp 17.107.200 1,58% 55,92% A

18. Liproqy Caps 2400 Rp 6.683 Rp 16.039.200 1,48% 57,41% A

19. Sporetik 100mg 810 Rp 19.168 Rp 15.526.080 1,43% 58,84% A

20. Meiact 200mg 760 Rp 19.250 Rp 14.630.000 1,35% 60,19% A

21. Evothyl 300mg 1440 Rp 9.900 Rp 14.256.000 1,32% 61,51% A

22. Bamgetol Tab 8900 Rp 1.584 Rp 14.097.600 1,30% 62,81% A

23. Mefinal 500mg 10600 Rp 1.287 Rp 13.642.200 1,26% 64,07% A

24. Mestinon Tab 1950 Rp 6.952 Rp 13.556.400 1,25% 65,32% A

Page 218: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

v

25. Neulin PS Tab 1140 Rp 11.261 Rp 12.837.540 1,19% 66,51% A

26. Zibramax 500 378 Rp 33.000 Rp 12.474.000 1,15% 67,66% A

27. Baquinor Forte Tab 900 Rp 13.536 Rp 12.182.400 1,13% 68,79% A

28. Gabexal 100mg 2970 Rp 4.054 Rp 12.040.380 1,11% 69,90% A

29. Lapifed 6400 Rp 1.870 Rp 11.968.000 1,11% 71,00% B

30. Glauseta 2700 Rp 4.367 Rp 11.790.900 1,09% 72,09% B

31. Pehadoxin Tab 31500 Rp 371 Rp 11.686.500 1,08% 73,17% B

32. Neurosanbe 5000 4700 Rp 2.299 Rp 10.805.300 1,00% 74,17% B

33. Sanfuliq 2280 Rp 4.736 Rp 10.798.080 1,00% 75,17% B

34. Nolipo 500 2300 Rp 4.604 Rp 10.589.200 0,98% 76,14% B

35. Pectocil Tab 3900 Rp 2.695 Rp 10.510.500 0,97% 77,12% B

36. Myonep Tab 2400 Rp 3.740 Rp 8.976.000 0,83% 77,94% B

37. Rinvox Tab 400 Rp 22.000 Rp 8.800.000 0,81% 78,76% B

38. Plasminex Tab 3257 Rp 2.624 Rp 8.546.368 0,79% 79,55% B

39. Herbesser 100 2100 Rp 3.667 Rp 7.700.700 0,71% 80,26% B

40. Santibi 500mg 8200 Rp 935 Rp 7.667.000 0,71% 80,97% B

41. Yalon Tab 3800 Rp 1.980 Rp 7.524.000 0,69% 81,66% B

42. Anadium Tab 960 Rp 7.260 Rp 6.969.600 0,64% 82,30% B

43. Miniaspi 80mg 20900 Rp 322 Rp 6.729.800 0,62% 82,93% B

44. Ostelox 7,5mg 1140 Rp 5.484 Rp 6.251.760 0,58% 83,50% B

45. Stelosi 5mg 13700 Rp 440 Rp 6.028.000 0,56% 84,06% B

46. Trichodazol 500 3600 Rp 1.579 Rp 5.684.400 0,53% 84,59% B

47. Cerini Cap 1680 Rp 3.328 Rp 5.591.040 0,52% 85,10% B

48. Amoxan 500 mg Cap 1700 Rp 3.240 Rp 5.508.000 0,51% 85,61% B

49. Sanmol Tab 20000 Rp 275 Rp 5.500.000 0,51% 86,12% B

50. Clopine 25mg 1000 Rp 5.500 Rp 5.500.000 0,51% 86,63% B

51. Zac Kap 990 Rp 5.500 Rp 5.445.000 0,50% 87,13% B

52. Urispas Tab 1170 Rp 4.620 Rp 5.405.400 0,50% 87,63% B

53. Provelyn 75mg 602 Rp 8.769 Rp 5.278.938 0,49% 88,12% B

54. Cardura 2mg 950 Rp 5.499 Rp 5.224.050 0,48% 88,60% B

Page 219: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

vi

55. Acran Tab 150 1020 Rp 4.752 Rp 4.847.040 0,45% 89,05% B

56. Hemafort Tab 6500 Rp 726 Rp 4.719.000 0,44% 89,48% B

57. Procur plus Cap 800 Rp 5.830 Rp 4.664.000 0,43% 89,91% B

58. Rimstar 4-FDC 690 Rp 6.179 Rp 4.263.510 0,39% 90,31% C

59. Flamicort 10mg 42 Rp 98.753 Rp 4.147.626 0,38% 90,69% C

60. Neurosanbe Tab 3900 Rp 1.062 Rp 4.141.800 0,38% 91,07% C

61. Erysanbe 500mg 1400 Rp 2.585 Rp 3.619.000 0,33% 91,41% C

62. Epexol 30mg 4300 Rp 803 Rp 3.452.900 0,32% 91,73% C

63. Pehadoxin Forte 5000 Rp 660 Rp 3.300.000 0,30% 92,03% C

64. Lapibal 500mg 1500 Rp 2.035 Rp 3.052.500 0,28% 92,31% C

65. Fepiram 1200mg 630 Rp 4.719 Rp 2.972.970 0,27% 92,59% C

66. Biosanbe 3100 Rp 957 Rp 2.966.700 0,27% 92,86% C

67. Cobazym 1000 1300 Rp 2.237 Rp 2.908.100 0,27% 93,13% C

68. Thyrozol 10mg 2500 Rp 1.135 Rp 2.837.500 0,26% 93,39% C

69. Simarc 2 1600 Rp 1.771 Rp 2.833.600 0,26% 93,65% C

70. Renoguard 400 Rp 6.600 Rp 2.640.000 0,24% 93,90% C

71. Concor 2,5mg 3500 Rp 746 Rp 2.611.000 0,24% 94,14% C

72. Bio ATP Tab 1100 Rp 2.356 Rp 2.591.600 0,24% 94,38% C

73. Sanexon 1200 Rp 2.123 Rp 2.547.600 0,24% 94,61% C

74. Tradosik Cap 800 Rp 3.069 Rp 2.455.200 0,23% 94,84% C

75. Ketese 25 tab 300 Rp 8.140 Rp 2.442.000 0,23% 95,07% C

76. Euthyrox 2800 Rp 850 Rp 2.380.000 0,22% 95,29% C

77. Trovensis 4mg 200 Rp 11.853 Rp 2.370.600 0,22% 95,50% C

78. Flamicort 40mg 26 Rp 88.825 Rp 2.309.450 0,21% 95,72% C

79. Crome 10mg 1100 Rp 1.902 Rp 2.092.200 0,19% 95,91% C

80. Mersikol 300mg 2700 Rp 766 Rp 2.068.200 0,19% 96,10% C

81. Cester 840 Rp 2.420 Rp 2.032.800 0,19% 96,29% C

82. Cepezet Tab 4257 Rp 472 Rp 2.009.304 0,19% 96,47% C

83. Revolan 800mg 550 Rp 3.641 Rp 2.002.550 0,18% 96,66% C

84. Sporetik 50mg 210 Rp 9.158 Rp 1.923.180 0,18% 96,84% C

Page 220: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

vii

85. Tebokan Tab 300 Rp 5.841 Rp 1.752.300 0,16% 97,00% C

86. Interdoxin 50mg 460 Rp 3.713 Rp 1.707.980 0,16% 97,16% C

87. Erysanbe 200mg 1100 Rp 1.540 Rp 1.694.000 0,16% 97,31% C

88. Merimac 450mg 600 Rp 2.772 Rp 1.663.200 0,15% 97,47% C

89. Becom C Tab 1200 Rp 1.287 Rp 1.544.400 0,14% 97,61% C

90. Tebokan forte 90 Rp 17.123 Rp 1.541.070 0,14% 97,75% C

91. Bufect 2400 Rp 616 Rp 1.478.400 0,14% 97,89% C

92. Somerol 4mg 500 Rp 2.860 Rp 1.430.000 0,13% 98,02% C

93. Losartan K 50mg 270 Rp 4.620 Rp 1.247.400 0,12% 98,14% C

94. Govazol 150mg 18 Rp 68.750 Rp 1.237.500 0,11% 98,25% C

95. Elkana Tab 1600 Rp 715 Rp 1.144.000 0,11% 98,36% C

96. Retivit 300 Rp 3.680 Rp 1.104.000 0,10% 98,46% C

97. Santa E 400mg 300 Rp 3.586 Rp 1.075.800 0,10% 98,56% C

98. Rimcur PAED 240 Rp 4.400 Rp 1.056.000 0,10% 98,65% C

99. Tebokan special 90 Rp 11.715 Rp 1.054.350 0,10% 98,75% C

100. Folavit 1000mcg Tab 600 Rp 1.694 Rp 1.016.400 0,09% 98,85% C

101. Neurosanbe Plus 1000 Rp 1.001 Rp 1.001.000 0,09% 98,94% C

102. Astharol 4mg Tab 800 Rp 1.100 Rp 880.000 0,08% 99,02% C

103. Premaston 5mg 240 Rp 3.630 Rp 871.200 0,08% 99,10% C

104. Sanazet Tab 700 Rp 1.221 Rp 854.700 0,08% 99,18% C

105. Cafergot 100 Rp 7.879 Rp 787.900 0,07% 99,25% C

106. Biothicol 500 mg 200 Rp 3.520 Rp 704.000 0,07% 99,32% C

107. F.G.Troches 640 Rp 941 Rp 602.240 0,06% 99,37% C

108. Heplav 100mg Tab 300 Rp 2.000 Rp 600.000 0,06% 99,43% C

109. Cardisan 5mg 100 Rp 5.467 Rp 546.700 0,05% 99,48% C

110. Prenamia 500 Rp 1.051 Rp 525.500 0,05% 99,53% C

111. Cardisan 10mg 50 Rp 9.713 Rp 485.650 0,04% 99,57% C

112. Santesar Tab 60 Rp 8.067 Rp 484.020 0,04% 99,62% C

113. Ethimox 500mg cap 200 Rp 2.420 Rp 484.000 0,04% 99,66% C

114. Rifastar Tab 90 Rp 4.510 Rp 405.900 0,04% 99,70% C

Page 221: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

viii

115. Sanprima forte 200 Rp 1.876 Rp 375.200 0,03% 99,73% C

116. Interhistin 600 Rp 620 Rp 372.000 0,03% 99,77% C

117. Apazol 1 Tab 500 Rp 700 Rp 350.000 0,03% 99,80% C

118. Cardura 1mg 100 Rp 3.480 Rp 348.000 0,03% 99,83% C

119. Anemolat Tab 1500 Rp 204 Rp 306.000 0,03% 99,86% C

120. Stoblet Cap 32 Rp 8.250 Rp 264.000 0,02% 99,88% C

121. Neuralgin Tab 500 Rp 462 Rp 231.000 0,02% 99,91% C

122. Cortidex Tab 900 Rp 242 Rp 217.800 0,02% 99,93% C

123. B-beta Tab 30 Rp 6.364 Rp 190.920 0,02% 99,94% C

124. Alganax 0,25 Tab 120 Rp 1.540 Rp 184.800 0,02% 99,96% C

125. Sanprima Tab 200 Rp 836 Rp 167.200 0,02% 99,98% C

126. Ocuson Tab 100 Rp 1.254 Rp 125.400 0,01% 99,99% C

127. Lasmalin 2,5 mg 100 Rp 1.100 Rp 110.000 0,01% 100,00% C

128. Vit A 20.000 200 Rp 330 Rp 66.000 0,01% 100,00% C

Jumlah Rp 1.082.694.626

Hasil Analisis ABC Berdasarkan Nilai Investasi Obat Paten Periode Triwulan I Tahun 2015

Kelompok Obat Jumlah Jenis Obat Persentase Jumlah Jenis

Obat

Nilai Investasi

(RP)

Persentase Nilai Investasi

Kelompok A 28 21,87 % Rp. 756.726.230 69,89%

Kelompok B 30 23,43 % Rp. 216.708.576 20,01%

Kelompok C 70 54,68 % Rp. 109.259.820 10,09%

Total 128 100% Rp 1.082.694.626 100%

Page 222: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

ix

Lampiran 7 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Kelompok A Periode Januari-Maret Tahun 2015

NO. Nama Obat Harga Obat Total

Pemakaian Biaya Penyimpanan

Biaya

Pemesanan EOQ

1 Anbacim 500 mg Tab Rp 20.416 7560 Rp 5.308 740 46

2 Rifamtibi 450mg Rp 4.175 12700 Rp 1.086 740 132

3 Ikalep Cap Rp 4.744 10590 Rp 1.233 740 113

4 Prostam 0,4mg SR Rp 6.600 6030 Rp 1.716 740 72

5 Nitral Tab Rp 1.500 21960 Rp 390 740 289

6 Gliabetes Rp 4.525 7230 Rp 1.177 740 95

7 Nitrokaf Retard Tab Rp 1.493 20000 Rp 388 740 276

8 Vostem Plus Rp 81.180 332 Rp 21.107 740 5

9 Merimac 600mg Rp 3.872 6900 Rp 1.007 740 101

10 Fepiram 3 GR Rp 50.408 490 Rp 13.106 740 7

11 Rifamtibi 600mg Rp 5.407 4300 Rp 1.406 740 67

12 Nitrokaf Retard Forte Rp 2.171 10000 Rp 564 740 162

13 Calporosis Rp 894 22200 Rp 232 740 376

14 Megabal 500 Rp 1.606 11000 Rp 418 740 197

15 Prolic 300mg Rp 6.980 2500 Rp 1.815 740 45

16 HP Pro Rp 5.489 3120 Rp 1.427 740 57

17 Ursolic 250mg Rp 8.910 1920 Rp 2.317 740 35

18 Liproqy Caps Rp 6.683 2400 Rp 1.738 740 45

19 Sporetik 100mg Rp 19.168 810 Rp 4.984 740 16

20 Meiact 200mg Rp 19.250 760 Rp 5.005 740 15

21 Evothyl 300mg Rp 9.900 1440 Rp 2.574 740 29

22 Bamgetol Tab Rp 1.584 8900 Rp 412 740 179

23 Mefinal 500mg Rp 1.287 10600 Rp 335 740 217

24 Mestinon Tab Rp 6.952 1950 Rp 1.808 740 40

25 Neulin PS Tab Rp 11.261 1140 Rp 2.928 740 24

26 Zibramax 500 Rp 33.000 378 Rp 8.580 740 8

27 Baquinor Forte Tab Rp 13.536 900 Rp 3.519 740 19

28 Gabexal 100mg Rp 4.054 2970 Rp 1.054 740 65

Page 223: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

x

Lampiran 8 Tabel Perhitungan ROP dan Buffer Stock Obat Paten Kelompok A Periode Januari-Maret Tahun 2015

NO. Nama Obat Total Pemakaian Total Pemakaian/90 Hari

(d)

Lead Time

(L)

Service Level

(Z)

Buffer

Stock ROP

1 Anbacim 500 mg Tab 7560 84 3 2,05 517 769

2 Rifamtibi 450mg 12700 141 3 2,05 868 1291

3 Ikalep Cap 10590 118 3 2,05 724 1077

4 Prostam 0,4mg SR 6030 67 3 2,05 412 613

5 Nitral Tab 21960 244 3 2,05 1501 2233

6 Gliabetes 7230 80 3 2,05 494 735

7 Nitrokaf Retard Tab 20000 222 3 2,05 1367 2033

8 Vostem Plus 332 4 3 2,05 23 34

9 Merimac 600mg 6900 77 3 2,05 472 702

10 Fepiram 3 GR 490 5 3 2,05 33 50

11 Rifamtibi 600mg 4300 48 3 2,05 294 437

12 Nitrokaf Retard Forte 10000 111 3 2,05 683 1017

13 Calporosis 22200 247 3 2,05 1517 2257

14 Megabal 500 11000 122 3 2,05 752 1118

15 Prolic 300mg 2500 28 3 2,05 171 254

16 HP Pro 3120 35 3 2,05 213 317

17 Ursolic 250mg 1920 21 3 2,05 131 195

18 Liproqy Caps 2400 27 3 2,05 164 244

19 Sporetik 100mg 810 9 3 2,05 55 82

20 Meiact 200mg 760 8 3 2,05 52 77

21 Evothyl 300mg 1440 16 3 2,05 98 146

22 Bamgetol Tab 8900 99 3 2,05 608 905

23 Mefinal 500mg 10600 118 3 2,05 724 1078

24 Mestinon Tab 1950 22 3 2,05 133 198

25 Neulin PS Tab 1140 13 3 2,05 78 116

26 Zibramax 500 378 4 3 2,05 26 38

27 Baquinor Forte Tab 900 10 3 2,05 62 92

28 Gabexal 100mg 2970 33 3 2,05 203 302

Page 224: GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37557/1/AJRINA WINASARI-FKIK.pdf · gambaran penyebab kekosongan stok obat paten

iv