Het hebben van goede functiebeschrijvingen is van cruciaal belang voor uw organisatie. Slechte functiebeschrijvingen hebben vele vormen van ongewenste, vaak onzichtbare bijwerkingen tot gevolg, bijvoorbeeld voor de strategie, doel­stellingen en cultuur door meningsverschillen. Ook de veroorzaakte verborgen kosten zijn vaak veel groter dan gedacht.

Een goede functiebeschrijving is van meer waar-de voor het behalen van strategische doelen dan vaak wordt gerealiseerd. Vanuit deze doelen kunt u bepalen welke functies u minimaal nodig heeft om uw doelen te helpen bereiken. Aangezien iedere medewerker over een functie-beschrijving dient te beschikken om duidelijk te maken wat van hem wordt verwacht, is de func-tiebeschrijving de uitgelezen mogelijkheid om per medewerker te bepalen welke bijdrage deze dient te leveren aan het behalen van de strategische doelen.En als u weet wat u van een medewerker mag ver-wachten, dan weet u ook waar u hem op aan kunt spreken als hij in gebreke blijft.

Bij gelijke functies is een groot voordeel van een goede functiebeschrijving dat er geen onder-

scheid wordt gemaakt tussen verschillende me-dewerkers: geldt een bepaalde activiteit voor de een, dan geldt deze ook voor een ander met de-zelfde functiebeschrijving.

Daarnaast weet de medewerker nu ook wat van hem wordt verwacht. Zijn taken en verantwoor-delijkheden zijn immers duidelijk omschreven en niet voor meerderlei uitleg vatbaar. Dit zal vele discussies, vaak leidend tot ontevredenheid, voorkomen.

Niet alleen een goede functiebeschrijving voor iedere medewerker is van belang; ook de onder-linge afstemming van functiebeschrijvingen is belangrijk. Om onduidelijkheden over de uitoe-fening van taken en over de vraag bij wie welke verantwoordelijkheid ligt te vermijden dient ie-dere functiebeschrijving naadloos aan te sluiten op alle andere binnen de organisatie en mag er geen overlap van werkzaamheden zijn. Pas dan is duidelijk welke medewerker aanspreekbaar is in-dien geplande resultaten niet worden gehaald en belangrijker nog: pas dan is sprake van een func-tiebouwwerk dat een organisatie in staat stelt gerichter te werken aan het verwe-zenlijken van strategische doelstellingen.

FuWaSysS P E C I A L

Het belang van functiebeschrijvingen

INHOUDHet belang van functiebeschrijvingDe verbindende rolWaarom competen­ties opnemen?MaatwerkResultaatgerichte functiebeschrijvingFunctiewaardering

De ontstaansgeschiede-nis van het nieuwe DIPO logo in een notedop:

partner in ontwikkeling

Wat is een functiebeschrijvingEen functiebeschrijving is een heldere en uniforme weerga-ve van de belangrijkste kenmerken van een functie en maakt duidelijk:• wat van een medewerker wordt verwacht;• welke kennis en vaardigheden (plus eventueel competen-

ties) hiervoor nodig zijn en;• welke plek de functie binnen de organisatie inneemt (de

verhouding tot andere functies).

Is een functiebeschrijving maatwerk?Dat hoeft niet, maar veel pleit ervoor om het opstellen van een functiebeschrijving maatwerk te laten zijn.Voor veel functies kunt u kiezen uit een binnen het onder-wijs aanwezige voorbeeldfunctie. U kiest dan niet voor maatwerk. Het voordeel is tijdswinst, maar de nadelen zijn talrijker en zwaarwegender.In de meeste organisaties komen niet alleen functies voor waarvan geen voorbeeldfunctie is; door ingrijpende veran-deringen binnen de werksituatie zijn veel voorbeeldfuncties niet langer actueel en hebben daarmee een groot deel van hun waarde verloren. Wordt deels omschreven wat voorheen van een medewer-ker kon worden verwacht en deels niet wat er nu mag wor-den verwacht, dan is het voor zowel organisatie als mede-werker moeilijk inschatten waar iemand aan toe is.

Resultaatgerichte functiebeschrijvingMeer en meer organisaties verruilen de traditionele functie-beschrijving voor de resultaatgerichte variant. In de traditi-onele is veelal sprake van een lange lijst door de medewer-ker te verrichten taken; in de resultaatgerichte versie wordt deze lijst teruggebracht tot de kernactiviteiten uitmondend in het resultaat waartoe deze activiteiten leiden. Aangezien de resultaatgerichte functiebeschrijving een veel helderder overzicht biedt, is het voor een medewerker eenvoudig zich aan de beoogde resultaten te verbinden.

Hoewel minder gedetailleerd dan de traditionele functie­beschrijving voegt een resultaatgerichte vakmatige en me-thodische competenties toe die nodig zijn om het resultaat te bereiken.Deze dienen niet alleen om de functiebeschrijving beter te doen aansluiten bij veranderende eisen aan de uitvoering van de werkzaamheden; hierin ligt ook de mogelijkheid om strategische beleidsplannen te vertalen naar de functie­beschrijving.

Medewerkers medeverantwoordelijkheid voor de strategische doelen van de organisatie ma-ken, maakt het behalen ervan realistischer. De bondigheid van deze functiebeschrij­vingen maakt ze bovendien duurzamer.

De verbindende rol van de functiebeschrijving

Func%e-­‐beschrijving  Func%e-­‐beschrijving  Func%e-­‐beschrijving  Func%e-­‐beschrijving  

Is  de  enige  correcte  basis  om  een  func%e  te  kunnen  

waarderen  

Maakt  de  rela%e  tussen  de    verschillende  func%es  binnen  een  organisa%e  duidelijk  

Gee=  de  medewerker  inzicht  in  diens  loopbaanpad  en  hee=  daarmee  een  s%mulerende  

werking  

Maakt  de  medewerker  overduidelijk  wat  er  van  hem  

wordt  verwacht  

Maakt  de  medewerker  duidelijk  dat  diens  werkzaamheden  zonder  onderscheid  des  

persoons  zijn  samengesteld  

Vereenvoudigt  de  func%ebeoordeling  door  de  

leidinggevende  

Is  leidraad  bij  de  keuze  voor  opleidingen  en  trainingen  

Beschrij=  welke  bijdrage  van  iedere  medewerker  wordt  verwacht  om  strategische  doelen  van  de  organisa%e  te  

realiseren  

Is  leidraad  bij  het  opstellen  van  een  vacaturetekst  

Is  leidraad  bij  het  afnemen  van  een  sollicita%egesprek  

Is  leidraad  bij  het  houden  van  een  func%oneringsgesprek  

Biedt  een  rechtvaardiging  voor  het  salaris  van  een  medewerker  

Is  leidraad  bij  het  opstellen  een  monitoren  van  een  POP  

De  verbindende  rol  van  de  func0ebeschrijving  

Het opnemen van vakmatige en methodische competenties waarover een medewerker dient te beschikken om zijn functie succesvol uit te kunnen oefenen heeft als voordeel dat in de meeste gevallen dit ook zo door de medewerker wordt geïnterpreteerd: over welke competen-ties dien ik te beschikken en/of welke compe-tenties dien ik te ontwikkelen om succesvol te kunnen zijn. Aangezien deze competenties door de medewerker als tastbaar en meetbaar wor-den beschouwd, wordt de motivatie verhoogd en daarmee de kans op succesvol functioneren vergroot.

De relatie tussen functiebeschrijvingen en loopbaanpadenEen functiebeschrijving is eveneens een uit-gelezen instrument om een loopbaanpad te beschrijven. Dit geldt voor zowel het beschrij-ven van een functie op verschillende (salaris)niveaus als het beschrijven van verschillende elkaar opvolgende functies, waarbij een begin-nend medewerker op het laagste niveau zijn intrede doet en het voor de leidinggevende in-zichtelijk is wanneer een medewerker kan vol-doen aan de eisen die een hoger niveau met zich meebrengen.

Voor de medewerker heeft zicht op ontwik­kelmogelijkheden en inzicht in de eisen die daarbij horen bovendien een sterk motiverend karakter.

Bovendien maken heldere en uniform beschre-ven functiebeschrijvingen voor leidinggevenden en medewerkers verschillen tussen functies inzichtelijk en wordt op overzichtelijke wijze gerechtvaardigd waarom bij een functie een bepaalde waardering hoort en waarom een ver-gelijkbare functie tot een hogere of juist lagere waardering leidt. Als overduidelijk is dat een functiebeschrijving zonder onderscheid des persoons wordt ge-maakt, worden bij medewerkers twijfels over willekeur bij de beschrijving weggenomen.

Functie­beschrijving als hulp­

middel bij vacatures en sollicitaties

Ook bij vacatures en sollicitaties kan een actuele functiebeschrijving uitkomst bieden. Niet alleen omdat bij het opstellen van een advertentie op eenvoudige wijze delen van de functiebeschrij-ving kunnen worden gekopieerd, maar ook om-dat hiermee voor de werkgever bij het zoeken naar een interne kandidaat een mogelijkheid wordt geschapen om de wijze waarop huidige medewerkers hun werkzaamheden vervullen te vergelijken met de eisen die aan de vacature worden gesteld en voor mogelijke sollicitanten is het direct duidelijk welke eisen de werkgever aan de invulling van de functie stelt.Bovendien kan de leidinggevende aan de hand van een actuele functiebeschrijving op eenvou-dige wijze gerichte vragen aan sollicitanten stel-len. Wat is de houdbaarheid van een func­tiebeschrijving?Een niet eenvoudig te beantwoorden vraag: vele interne en externe factoren bepalen wan-neer een functiebeschrijving aan herziening toe is. Onderhoud blijft van tijd tot tijd nodig, niet alleen omdat de inhoud van werkzaamheden wijzigt door bijvoorbeeld technologische ont-wikkelingen, het ontstaan van nieuwe functies of veranderende wet- en regelgeving, maar ook als werkzaamheden niet langer aansluiten bij de visie en strategie van een organisatie voldoet een functiebeschrijving niet langer aan een cri-terium waar zij mede voor bedoeld is: het bij-dragen aan het behalen van organisatiedoelen.

Bij DIPO wordt bij het opstellen van een func-tiebeschrijving enerzijds optimaal ingespeeld op (lange)termijndoelstellingen en eventueel op handen zijnde organisatorische wijzigingen, anderzijds wijzen wij onze opdrachtgevers graag op de mogelijkheid om woorden zo te kiezen dat deze niet snel achterhaald zijn en welke woordkeuze beter ver-meden kan worden. Dit alles om u als opdrachtgever ervan te verzekeren dat de functiebe-schrijving zo lang mogelijk actueel en daarmee waardevol blijft.

De voordelen van het opnemen van competenties in een functiebeschrijving

COLOFON

Adres

Beukenhof 37

2411 ZL

Bodegraven

E info@dipo.nl

W www.dipo.nl

T 0172-61 85 71

M 06-22 396 344

KVK 28080980

IBAN

15INGB0008170157

Teksten:

Aldo Vink

Vormgeving en druk:

Joep Geelen,

FindYourLogo.com

Voor verdere

informatie of voor

het maken van een

afspraak kunt u

contact opnemen met

Joke F.M. Zwanenburg,

directeur.

Uit iedere functiebeschrijving kan een functie­waardering worden opgemaakt waaruit de inschaling wordt bepaald, maar alleen ondub­belzinnig beschreven functiebeschrijvingen ont­nemen iedere twijfel over de juistheid hiervan. Al dan niet schijnbare tegenstellingen in een functiebeschrijving voeden vermoedens bij me­dewerkers over de juistheid van de waardering, hetgeen tot vaak langdurig wantrouwen leidt en de behoefte een bezwaarprocedure te starten.

Onze expertise stelt ons in staat om iedere twij-fel aan de juistheid van woorden in een functie­beschrijving te ontnemen en daarmee de imple-mentatie van de functiebeschrijving probleemloos te doen verlopen.

Bij iedere door DIPO opgestelde functiewaarde­ring kunt u ervan verzekerd zijn dat deze is opge­steld door een FuwaSys­onderwijs­adviseur.

Waarom DIPO?In bijna 15 jaar tijd heeft DIPO een uitgebreide groep opdrachtgevers opgebouwd binnen de ver-schillende onderwijssectoren.Onze kracht is hierbij altijd geweest dat het be-schrijven van een functie voor ons geen stan-daardresultaat oplevert, dat wij blijvend op zoek zijn naar verbeteringen die aansluiten bij de wen-sen van onze opdrachtgever en dat wij keer op keer hebben bewezen knelpunten binnen orga-nisaties door middel van een bepaald type func-tiebeschrijving te verminderen of zelfs weg te nemen.

Strategische doelstellingen vormen voor ons een belangrijk gegeven bij het beschrijven van een functie aangezien wij, door hier in de beschrijving rekening mee te houden, de functiebeschrijving duurzamer maken.

Door middel van een quick scan van ook uw func-tiebouwwerk kunnen wij u helder uiteenzetten waar de verbeterpunten binnen de verschillende functiebeschrijvingen liggen.

Verschillen en overeenkomsten in beeldOok het binnen één functiefamilie opstellen van een verschillenoverzicht tussen verschillende el-kaar opvolgende functies, tussen functies waarbij sprake is van overeenkomsten tussen de werk-zaamheden of functies die binnen een bepaalde afdeling of dienst worden verricht kan voor menig organisatie uitkomst bieden.Vaak wordt door de bomen het bos niet meer gezien en het in éën oogopslag kunnen overzien van alle verschillen en overeenkomsten tussen deze functies is dan verhelderend voor leiding­gevenden en medewerkers. Een overzicht toont ondubbelzinnig waartoe een kleine afwijking in een functiebeschrijving kan leiden voor de rest van de functiebeschrijving en waarom een afwij-king tot een hogere inschaling kan leiden.

Generieke functiebeschrijvingDaarnaast wijzen wij u graag op de kracht van ge-nerieke functiebeschrijvingen. Een aantal functies binnen het onderwijs kan op uitstekende wijze generiek worden beschreven, niet alleen om de functie beter bestand te maken tegen toekom-stige aanpassingen aan de werkzaamheden, maar vooral vanwege het kostenbesparende karakter: de functiebeschrijving geldt immers voor verschil-lende functionarissen.

Geheel vrijblijvend voorzien wij u graag van meer informatie hierover en laten wij u, na bestudering van uw functiebouwwerk, weten welke functies binnen uw organisatie generiek beschreven kun-nen worden.

Functiebeschrijvingen en functiewaarderingen