Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja ... · PDF fileProgram Leonardo da Vinci Zarządzanie finansami w projekcie UMOWY IVT, PLM, VETPRO 2012 Fundacja Rozwoju Systemu

Program Leonardo da Vinci

Zarządzanie finansami w projekcie

UMOWY IVT, PLM, VETPRO 2012

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”

PROGRAM LEONARDO DA VINCI

SPIS TREŚCI:

1. Ogólne zasady finansowe

2. Polityka kursowa

3. Typy podstawowych kontroli

4. Dokumentacja projektu

5. Najczęstsze wady raportów

OGÓLNE ZASADY FINANSOWE

• uprawnionymi wydatkami są tylko te, poniesione w okresie określonym

w umowie,

• zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków,

• zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych

kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu

ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację

źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją

projektu w okresie obowiązywania umowy,

• brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu

LdV,

• ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy

dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.


KOSZTY NIEUPRAWNIONE


• VAT – jeśli instytucja Beneficjenta może go odliczyć

• straty związane z różnicami kursowymi nie są kosztem projektu

• koszty nie związane z realizowanym projektem

OGÓLNE ZASADY FINANSOWE

POLITYKA KURSOWA

Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie

działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów

rzeczywistych np. koszty podróży przy stażach/wymianach krótszych niż 12

tygodni.

Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach:

zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla

skali kosztów jednostkowych poniższe wytyczne nie mają zastosowania;

beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb

rozliczeniowych.


POLITYKA KURSOWA

Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane

przez NA w PLN lub EUR – w zależności od waluty konta

wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej.

Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym

powinny być wyrażone w euro.

UWAGA:

Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu.


POLITYKA KURSOWA c.d. I. Zaliczka/zaliczki przekazywane na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN

•W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w

PLN do przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR należy stosować

rzeczywisty kurs banku Narodowej Agencji z dnia wykonania płatności zaliczkowej na

rzecz beneficjenta. Narodowa Agencja wystosuje do beneficjenta pismo z informacją

o wysokości tego kursu oraz z datą przekazania płatności już po przekazaniu zaliczki.

•W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do

przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia dokonania danej

płatności zaliczkowej 1 do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową 2.

1 dla pierwszej płatności zaliczkowej: od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności kosztów 2 dla ostatniej płatności zaliczkowej: do ostatniego dnia okresu kwalifikowalności kosztów


POLITYKA KURSOWA c.d.

II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR

W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w

walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy

stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i

opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej

przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009

-2&Delim=,&Language=en

Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o wysokości tego

kursu oraz o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki.



II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d.

Dla potrzeb przeliczenia wydatków poniesionych ze środków własnych, a

podlegających zwrotowi na rzecz Beneficjenta w wyniku końcowego rozliczenia

działania (płatność końcowa - maksymalnie do 20% przyznanych środków finansowych)

proszę zastosować:

• miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i

opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej

przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta.

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-

2&Delim=,&Language=en




W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR do

przeliczeń na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany

ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z

dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz

beneficjenta.

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=200

9-2&Delim=,&Language=en

TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI:


Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce:

• podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot

– w siedzibie beneficjenta

• po zakończeniu działania tzw. desk check

- w siedzibie Narodowej Agencji


TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.:

Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu – „on-the-spot”

• cel: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o

dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi, takimi

jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do składania wniosków, itd.


TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.:

Kontrola po zakończeniu działania „desk check” zza biurka

• cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie się,

że udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone poważnymi lub

powtarzającymi się błędami.

KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW


Podstawą do analizy finansowej jest część finansowa raportu

końcowego, co oznacza, iż beneficjent nie przesyła wraz z raportem

końcowym żadnej dokumentacji finansowej (np. listy dowodów

księgowych, oryginałów dowodów księgowych).

Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze

wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o

dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej

potwierdzającej fakt poniesienia kosztów.

Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany

dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli

typu „desk check” - w siedzibie NA):

DOKUMENTACJA PROJEKTU


1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący

sposób:

• podróż samolotem – wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych

(tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie

faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;

• podróż autobusem – wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie

informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników – jeżeli nie

wynika to z faktury;

• podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie

faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;

DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.


• podróż samochodem prywatnym lub firmowym – w zależności od tego, który

wariant jest najtańszy: - przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej

organizacji, przy czym zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z

dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu

kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i

motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.)

stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta

zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie

wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania

wydatków w PLN na EUR.

- lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu

samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od

tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia

kolejowego na danej trasie, na podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego –

w zależności, który wariant jest najtańszy).

Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podroży samochodem

osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o

wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do

PKP występuje sam beneficjent.

DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d.


2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w

działaniu – zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i

zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego

organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające

okres pobytu za granicą.

3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i

językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji

działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez

uczestników.

4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę

uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).

Załączniki - Dowody księgowe


Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy:

• zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i

rachunkowym,

• opis jaka kwota została rozliczona ze środków LdV w ramach projektu

nr…… oraz w ramach jakiej linii budżetowej……,

• krótki opis czego dotyczy,

• dekrety,

• oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.),

zamieszczoną na stronie internetowej www.leonardo.org.pl

• ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy).

Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy

pozostałych kosztach

Załączniki - Dowody księgowe c.d.


Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu

należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie

z poniższą zasadą:

• w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny

dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że

zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy

beneficjenta;

• w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie

przelewu np. wyciąg bankowy.

Wytyczne do raportów końcowych w ramach

Programu „Uczenie się przez całe Życie”:

Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu „Uczenie się

przez całe życie – Leonardo da Vinci” nie zwalniają z obowiązku stosowania

przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o

rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i

skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy

sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu „Uczenie się przez całe

życie – Leonardo da Vinci”.



Najczęstsze wady raportów:

KONTROLA RUTYNOWA:

• brak wymaganych załączników (raport końcowy z realizacji projektu – część VI „Załączone

dokumenty”),

• niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku,

KONTROLA DESK CHECK:

• nieuporządkowana dokumentacja,

• błędy rachunkowe,

• zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut,

• niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych.


Kontakt

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa

tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321 fax: (22) 463 10 21

Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV: Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145,

[email protected] Anna Myrcha tel. (22) 46 31 142

[email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja ... · PDF fileProgram Leonardo da Vinci Zarządzanie finansami w projekcie UMOWY IVT, PLM, VETPRO 2012 Fundacja Rozwoju Systemu