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FUNDAÇÃO EDUCACIONAL MACHADO DE ASSIS FACULDADES INTEGRADAS MACHADO DE ASSIS
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
LÁZARO RODRIGUES DA ROSA
PROPOSTA DO USO DE FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETO PARA UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE TIC
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO
Santa Rosa 2016
LÁZARO RODRIGUES DA ROSA
PROPOSTA DO USO DE FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETO PARA UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE TIC
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO
Relatório de Estágio Supervisionado apresentado às Faculdades Integradas Machado de Assis, como requisito parcial para obtenção do Título de Tecnólogo no Curso Superior de Tecnologia em Gestão da Tecnologia da Informação.
Orientador: Ma. Marilei de Fátima Kovatli
Santa Rosa 2016
LÁZARO RODRIGUES DA ROSA
PROPOSTA DO USO DE FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETO PARA UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE TIC
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO
Relatório de Estágio Supervisionado apresentado às Faculdades Integradas Machado de Assis, como requisito parcial para obtenção de Tecnólogo no Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Tecnologia da Informação .
Banca Examinadora
___________________________ Orientador: Ma. Marilei de Fátima Kovatli
___________________________ Professor: Mestre
___________________________ Professor: Esp
Santa Rosa, 10 de Dezembro de 2016
DEDICATÓRIA
Dedico esta obra primeiramente a Deus e ao meu pai, por me dar força, abençoar e iluminar meu caminho durante essa jornada. À minha família por estar sempre junto comigo das diferentes maneiras.
AGRADECIMENTOS
A Deus por ter proporcionado mais esse desafio em minha vida, concedendo-me saúde e forças para superar as dificuldades.
A minha família por me apoiar e acreditar no meu potencial.
A minha orientadora que dispôs de seu tempo e de sua sabedoria, para dar-me apoio no decorrer desta obra.
Pela oportunidade que a empresa LOGG disponibilizou para a realização deste estudo.
“ Talvez não tenha conseguido fazer o melhor, mas lutei para que o melhor fosse feito. Não sou o que deveria ser, mas graças a Deus, não sou o que era antes.”
Marthin Luther King
RESUMO
Projeto pode ser considerado como um conjunto de atividades executadas temporariamente por existir um início e fim determinados, único e não repetitivo, mas condiz com um conjunto de ações estabelecidas a favor de que seja alcançado o objetivo estabelecido. Com a expectativa de buscar sucesso nos projetos executados, torna-se indispensável a existência de um método eficiente para servir como apoio na gestão dos projetos. Este trabalho apresenta um estudo de caso na empresa LOGG situada na cidade de Santa Rosa que investiga o seguinte problema: Qual a contribuição do uso de ferramentas na gestão de projetos em uma empresa de prestação de serviços de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação)? O estudo teve como objetivo propor uma nova metodologia de gerenciamento de projetos em uma empresa de prestação de serviços de TIC para otimizar o modelo atual. Por se tratar de uma empresa voltada na prestação de serviços de TIC com alto grau de complexidade de seu operacional, torna-se relevante um estudo sobre a utilização de ferramentas de apoio para a contínua expansão de seus projetos, para acompanhar e coordenar os trabalhos das equipes, controlar fluxos de informação, os prazos de entrega e os custos. Com base em estudos bibliográficos relacionados a gestão de projetos, foi apresentado a importância e benefícios da gestão de projetos, as vantagens da utilização de ferramentas de gestão de projetos para controlar o custo, o tempo, o escopo, os riscos dentre outras áreas do conhecimento. Esta pesquisa é bibliográfica, descritiva, quantitativa com estudo de campo no ano de 2016. Para o diagnóstico e análise de dados foi realizado a coleta de dados e informações, através de uma entrevista com o diretor operacional, para que assim, houvesse maior transparência no levantamento e na identificação dos processos utilizados atualmente no âmbito da gestão de projetos. A partir da análise realizada foi possível pesquisar ferramentas de gerenciamento de projetos que mais se enquadrassem no perfil da empresa, para então estruturar uma proposta de gerenciamento de projetos. Concluiu-se através desta pesquisa que para obter um nível de maturidade na gestão de projetos é necessária uma metodologia para o desenvolvimento dos projetos. Dessa forma a utilização de uma ferramenta de gestão de projetos possibilita a empresa a conquista da excelência no desenvolvimento, controle, monitoramento e encerramento de seus projetos.
Palavras Chaves: Projeto – Gestão de Projetos – Ferramentas
ABSTRACT
A Project can be considered as a set of activities performed temporarily, because there is a certain beginning and end, it is unique and non-repetitive, but matches with a set of established actions in favor of achieving the established objective. With the expectancy of finding success in the executed projects, it becomes indispensable the existence of an efficient method to support project management. This work presents a case study in the company LOGG located in the city of Santa Rosa, that investigates the following problem: What is the contribution of the use of tools in the management of projects of an ICT (Information and Communication Technology) service provider? The study had the objective of proposing a new methodology to optimize the current model of project management in a company that provides ICT services. Because it is a company focused on providing ICT services with high standard of complexity of its operations, it becomes relevant a study about the utilization of tools to support the continued expansion of its projects, to monitor and coordinate the work of the teams and to control information flows, deadlines and costs. Based on bibliographic studies related to project management, it was presented the importance and benefits of project management, the advantages of using project management tools to control costs, time, scope, risks and others knowledge areas. This research is bibliographical, descriptive, quantitative with field study. For the diagnosis and analysis of data there was an interview with the operational director, so that there would be greater transparency in the collection and identification of the current used processes in the project management scope. From the analysis it was possible to research project management tools that fit the company’s profile to structure a proposal of project management. It is concluded through this research that to obtain a maturity level on project management it is needed a methodology to develop projects. In this way, the utilization of a project management tool enables the company to conquer the excellence on the development, control, monitoring and closure of its projects.
Keywords: Project – Project Management – Tools.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Ilustração 1: Estrutura Organizacional. ..................................................................... 19
Ilustração 2: Ciclo de vida do projeto subdividido em fases. ..................................... 27
Ilustração 3: Comprovação da Evolução de Gerenciamento de Projetos. ................ 30
Ilustração 4: As dez áreas de conhecimento segundo PMBOK. ............................... 31
Ilustração 5: Fluxo resumido de processos do Gerenciamento de Projetos – Base:
Guia PMBOK 5° edição. ............................................................................................ 32
Ilustração 6: Tela do Microsoft Project. ..................................................................... 35
Ilustração 7: Tela Principal do GP3. .......................................................................... 37
Ilustração 8: Tela de coleta de dados do projeto. ...................................................... 38
Ilustração 9: Estrutura do PM Canvas. ...................................................................... 39
Ilustração 10: Tela do Project Builder. ....................................................................... 40
Ilustração 11: Quadro de projetos. ............................................................................ 44
Ilustração 12: Quadro área técnica. .......................................................................... 45
Ilustração 13: Ordem de Serviço. .............................................................................. 48
Ilustração 14: Tela Project Builder. ............................................................................ 54
Ilustração 15: Tela de Planos. ................................................................................... 54
LISTA DE ABREVIAÇÕES, SIGLAS E SÍMBOLOS.
APP - É a abreviação de aplicativos, são programas que pode instalar no celular.
EX - Exemplo
GP – Gestão de Projetos
Gantt - é um gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um
projeto.
TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação
TI – Tecnologia da Informação
CFTV - Circuito fechado de TV
PB – Project Builder
PMBOK – Project Management Body of Knowledge
PMI - Project Management Institute
SKYPE – Software que possibilita comunicações de voz, vídeo e mensagens via
Internet.
WhatsApp - É um aplicativo de mensagens instantâneas para Smartphones.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ................................................................................................. 12 1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TRABALHO ...................................................... 14 1.1 TEMA ......................................................................................................... 14 1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA .......................................................................... 14 1.3 PROBLEMA ............................................................................................... 14
1.4 OBJETIVOS ............................................................................................... 15
1.4.1 Objetivo Geral ........................................................................................ 15
1.4.2 Objetivos Específicos ........................................................................... 15 1.5 JUSTIFICATIVA ......................................................................................... 15 1.6 METODOLOGIA ......................................................................................... 16 1.6.1 Categorização da Pesquisa .................................................................. 16
1.6.2 Dados Coletados ................................................................................... 17 1.6.3 Plano de Análise e de Interpretação dos Dados ................................. 18 1.6.4 Apresentação da Organização ............................................................. 18
2 REFERENCIAL TEÓRICO ............................................................................ 21
2.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO ............................. 21 2.2 GESTÃO DE PROJETOS .......................................................................... 23 2.2.1 Benefícios do Gerenciamento de Projetos ......................................... 25
2.2.2 Ciclo de Vida e Fases de um projeto ................................................... 26
2.3 PMBOK E AS BOAS PRÁTICAS EM GESTÃO DE PROJETO ................. 29 2.4 FERRAMENTAS PARA GERÊNCIAR PROJETOS ................................... 33 2.4.1 Microsoft Project ................................................................................... 35
2.4.2 GP3 Software de Gestão de Projetos, Processos e Pessoas ............ 36 2.4.3 Project Model Canvas ........................................................................... 37
2.4.4 Project Builder ....................................................................................... 39 3 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE .......................................................................... 42
3.1 COLETA DE DADOS NA ORGANIZAÇÃO ................................................ 42 3.1.1 Análise da Metodologia atual de Gestão dos Projetos ...................... 43
3.1.2 Entrevista com os diretores da empresa ............................................ 49 4 RECOMENDAÇÕES ..................................................................................... 53
CONCLUSÃO ................................................................................................... 57 REFERÊNCIAS ................................................................................................ 59 APÊNDICES ..................................................................................................... 62 APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO REALIZADO NA ENTREVISTA .................. 63
APÊNDICE B – TERMO DE ABERTURA DE PROJETO................................. 64 APÊNDICE C – RELATÓRIO DO ANDAMENTO DO PROJETO .................... 66 APÊNDICE D – DOCUMENTAÇÃO DO PROJETO QUE FOI EXECUTADO.. 69
12
INTRODUÇÃO
O termo gestão de projetos existe a mais de trinta anos, porém muitas
pessoas não valorizavam ou até mesmo desconhecem os aspectos positivos que
esse assunto proporciona. Gerir projetos é considerado uma habilidade que os
gestores de projetos necessitam ter para alcançar a maturidade em seus projetos.
Sendo assim, para tornar a vida dos gerentes de projetos mais fácil e dinâmica
existem diversas ferramentas de apoio que auxiliam em uma melhor gestão.
Desempenhar uma boa gestão sobre os projetos dentro das organizações é muito
relevante, pois no momento em que as empresas investem capital em novas
atividades ou projetos elas querem segurança e qualidade no que está sendo
executado e para isso é necessário que haja de forma clara e sucinta o controle
sobre essas operações.
Portanto, o presente trabalho tem como tema a proposta do uso de
ferramentas de gerenciamento de projetos para uma empresa de prestação de
serviços de TIC (Tecnologia da informação e comunicação).
O trabalho está organizado em capítulos, sendo o primeiro constituído pela
contextualização do trabalho, tema, delimitação do tema, problema, objetivos geral e
específicos, justificativa e metodologia de trabalho a qual contém a categorização da
pesquisa assim como dados coletados, plano de análise e apresentação da
organização.
O capítulo dois aborda o referencial teórico para embasamento do estudo,
com isso, é possível destacar alguns autores como Ricardo Vargas, PMI, Roldão,
Trentim dentre outros que foram essenciais para tratar dos tópicos, tecnologia da
informação e comunicação, gestão de projetos, PMBok e as boas práticas em
gestão de projetos e ferramentas para gerenciar projetos.
Logo, o capítulo três apresenta o diagnóstico e análise dos dados, foi
necessário aplicar entrevistas, questionários e pesquisas documentais no setor de
planejamento da empresa, para poder identificar a real necessidade e problema da
13
empresa, e assim elaborar uma proposta do uso de ferramentas de gestão de
projetos que servirá de apoio no dia-a-dia dos projetos da empresa.
Para finalizar, com as informações obtidas, a próxima etapa é as
recomendações, momento em que se propõe a melhoria dos processos atuais e
também a apresentação da proposta, e ainda, temos a conclusão seguida das
referências.
14
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TRABALHO
Este capítulo apresenta a contextualização do trabalho que contém os
seguintes itens: tema, delimitação do tema, problema da pesquisa, objetivo geral e
específico, justificativa, metodologia aplicada e a apresentação da organização.
1.1 TEMA
O tema do presente trabalho visa esclarecer a importância da gestão de
projetos, para que dessa maneira possa-se obter um melhor controle sobre todas
atividades executadas pela empresa, sendo assim, foi avaliado e definido para a
empresa em questão: Proposta do uso de ferramentas de gerenciamento de projeto
para uma empresa de prestação de serviços de TIC1.
1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA
A delimitação do tema presente nesse trabalho foi: Proposta do uso de
ferramentas de gerenciamento de projeto para uma empresa de prestação de
serviços de TIC realizado na empresa LOGG cuja razão social é LOGG Soluções
Corporativas LTDA – ME, localizada no endereço Avenida Tuparendi, 2285, Glória
na cidade de Santa Rosa, região Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul.
1.3 PROBLEMA
Com a alta necessidade de buscar a excelência nos projetos executados,
muitas organizações estão percebendo a importância e as vantagens que existem
em gerência projetos, sabendo que, ao possuir uma visão mais precisa sobre o
projeto é possível minimizar assim o máximo de impactos improváveis, obter um
melhor controle para a tomada de decisões entre outras facilidades que podem ser
usufruídas pela equipe envolvida no projeto.
Sendo assim, o problema percebido na empresa em questão foi: Qual a
contribuição do uso de ferramentas na gestão de projetos em uma empresa de
1 TIC - Tecnologia da informação e comunicação envolve a informação e comunicação.
15
prestação de serviços de TIC?
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo Geral
O objetivo geral do trabalho foi estruturar uma proposta para o uso de
ferramentas de gerência de projeto para uma empresa de prestação de serviços de
TIC.
1.4.2 Objetivos Específicos
Dessa forma, os objetivos específicos apresentados no presente trabalho
foram:
a) Verificar qual é a metodologia de gerenciamento de projetos que a
empresa utiliza, para analisar os aspectos positivos e negativos do sistema de
gestão de projetos da empresa;
b) Pesquisar ferramentas de gerenciamento de projetos, para comparar qual a
contribuição que elas oferecem para um melhor desempenho de gerenciamento de
projetos;
c) Elaborar uma proposta da utilização de uma ferramenta de gerenciamento
de projetos para aperfeiçoar o modelo atual.
1.5 JUSTIFICATIVA
A gerência de projetos faz com que a empresa comesse a organizar melhor
seus processos e sucessivamente passe a controlar melhor o prazo, custo, escopo e
a qualidade dos projetos que estão sendo executados e isso pode ser controlado
através de ferramentas de apoio para a gestão de projetos.
Diante do cenário atual, as empresas prestadoras de serviços de TIC tem
assumido um importante papel no mercado, já que as atividades estão relacionadas
ao setor que envolve consultoria em tecnologia da informação, manutenção, suporte
técnico, equipamentos de telecomunicações assim como internet e novos
periféricos, dessa maneira, com as constantes inovações que o mercado está
16
oferecendo é necessário que haja empresas e profissionais habilitados para prestar
serviços com qualidade suprindo as reais necessidades dos clientes.
Portanto, por se tratar de uma empresa voltada na prestação de serviços de
TIC com alto grau de complexidade de seu operacional, torna-se necessário que
haja a utilização de ferramentas de apoio para a contínua expansão de seus
projetos, obtendo assim de maneira facilitada, acompanhar e coordenar os trabalhos
das equipes, controlar fluxos de informação, os prazos de entrega e os custos. Ainda
sobre a redução dos custos, a empresa obterá vantagens como: por existir uma
base de dados para consulta será minimizado os erros em novos projetos, diminuir
erros de planejamento e custos com deslocamento desnecessários.
Enquanto acadêmico, o assunto abordado possibilitou um maior
aprofundamento na área de gestão de projetos, sabendo que a mesma está em
constante crescimento e é de suma importância para o setor de T.I2. Ainda, obtendo
assim, uma maior experiência no ponto de vista acadêmico.
Para a instituição de ensino, o presente trabalho buscou trazer ferramentas de
apoio que podem ser utilizadas em uma melhor gerência de projetos. Podendo
também servir de base para acadêmicos e pesquisadores da área afim de
aprofundar ou realizar novos trabalhos.
1.6 METODOLOGIA
A metodologia científica é o caminho que foi seguido para atingir o objetivo
estabelecido, buscando conhece-lo, responsável por um estudo de métodos que foi
usado durante o trabalho, evitando ainda a menor possibilidade de riscos no
decorrer do processo.
1.6.1 Categorização da Pesquisa
A categorização da pesquisa permite ao usuário definir qual o melhor método
utilizado para a execução do estudo, e quais são os métodos utilizados. Quanto à
natureza do estudo, foi considerada aplicada, por razão de buscar solução no
2 T.I – Tecnologia da Informação. A Tecnologia da Informação (TI) pode ser definida como o
conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos computacionais que visam permitir a obtenção, o armazenamento, o acesso, o gerenciamento e o uso das informações.
17
problema de gerência de projetos em uma empresa de tecnologia da informação e
comunicação.
Quanto a abordagem no tratamento dos dados, a pesquisa foi classificada
como qualitativa, descritiva, pela circunstância de apresentar dados com maior
correlação ao que foi proposto. Conforme GIL, “As pesquisas descritivas têm como
objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou
fenômeno ou, então o estabelecimento de relações entre variáveis”. (GIL, 2010,
p.27). De acordo com Dalfovo, Lana e Silveira o
[..]princípio de que a pesquisa qualitativa é aquela que trabalha predominantemente com dados qualitativos, isto é, a informação coletada pelo pesquisador não é expressa em números, ou então os números e as conclusões neles baseadas representam um papel menor na análise. (DALFOVO; LANA; SILVEIRA, 2008, p.9).
De acordo com os autores mencionados, os objetivos propostos foram
apresentados, caracterizando a pesquisa como exploratória, pois tem finalidade de
esclarecer os objetivos no projeto e por desfrutar de informações bibliográficas,
virtuais e documentais.
O estudo classifica-se como uma pesquisa bibliográfica, foi aproveitada da
utilização de livros, materiais publicados, guias, dentre outros, descritos por diversos
autores.
1.6.2 Dados Coletados
Para realizar o estudo foram coletados os dados e informações necessários
para compreender os processos atuais da gestão de projetos.
Para Silveira e Gerhardt, pode ser definido como pesquisa bibliográfica o
levantamento de informações já analisadas e publicadas por meios escritos e
eletrônicos, como livros, artigos científicos, sites dentre outros meios de informação.
Já a pesquisa documental recorre de fontes mais diversificadas tais como, tabelas
estatísticas, jornais, revistas, relatórios de empresas etc. (FONSECA, apud
SILVEIRA; GERHARDT, 2009).
A coleta de dados foi realizada através de pesquisa bibliográfica em livros e
artigos, pesquisa documental no setor de planejamento, orçamentos e gerência de
18
projetos dentro da organização, dessa maneira, foi desenvolvido um estudo do
cenário atual da empresa, da mesma forma, aplicado uma entrevista com os
diretores da empresa, havendo assim, uma maior transparência no levantamento e
na identificação dos processos utilizados atualmente, no âmbito da gestão de
projetos.
1.6.3 Plano de Análise e de Interpretação dos Dados
Posteriormente a coleta dos dados, a próxima etapa foi a análise e
interpretação das informações coletadas, a fim de realizar comparações entre os
problemas encontrados na organização com práticas a serem. Para Gil, “Após a
coleta, procede-se à análise dos dados, que na pesquisa consiste basicamente nos
procedimentos adotados com o propósito de chegar à redução eidética. ” (GIL, 2010,
p.139).
O plano de análise e interpretação dos dados foi adquirido com base nas
informações recolhidas através dos métodos definidos pelo plano de coleta.
Também, da utilização de informações teóricas obtido dos autores então
pesquisados, consequentemente comparadas com as informações obtidas na
organização, provendo dessa maneira, a elaboração de uma proposta do uso de
ferramenta de gestão de projetos e documentações que devem auxiliar a empresa
na gestão de projetos.
1.6.4 Apresentação da Organização
No ano de 2012 era fundada, em Santa Rosa (RS), a empresa INFRATEC,
mais nova empresa no ramo de cabeamento estruturado, inicialmente com um sócio
proprietário e dois funcionários.
Percebendo a necessidade do mercado em relação a profissionais
qualificados na área de cabeamento estruturado, fibra óptica, redes e instalação de
CFTV (Circuito fechado de TV) com maior qualidade deu-se início as atividades. Em
2013 houve a contratação de um novo integrante para a equipe técnica. Logo, no
mesmo ano o responsável pela empresa adquire equipamentos de alta tecnologia
para ajudar e garantir a qualidade no serviço, um certificador de rede e um fusor de
19
fibra óptica.
Apresentando um serviço com qualidade e certificado, a empresa começou a
adquirir seu lugar no mercado de Tecnologia da Informação, partindo logo após para
projetos de redes e cabeamento estruturados em grandes corporações, ganhou
espaço ainda mais por existir deficiência no mercado em relação a esse foco de
negócio.
Em 2014, mudou-se de endereço e alterou o nome da organização para
LOGG, com o aumento da demanda de serviços a empresa contratou mais novos
técnicos especializados para fazer parte da equipe, já que seu quadro de clientes
ora aumentava a cada mês.
No ano de 2015 já com nova base e o constante crescimento da organização,
surgiu a necessidades de obter novos parceiros para a contínua expansão e
evolução, sendo assim, incorporou um novo sócio para apoio da administração.
Atualmente a empresa cujo agora o nome é LOGG Soluções Corporativas
LTDA - ME, tem seu foco voltado à tecnologia da informação, no âmbito de Projetos
e implementações de REDES, FIBRA, CFTV e TELEFONIA, conta hoje com dois
sócios, nove colaboradores sendo divididos por área administrativa, técnica e
suporte. A organização está dividida de acordo com a ilustração 1.
Ilustração 1: Estrutura Organizacional.
Fonte: Adaptado (LOGG, 2016).
20
Conforme a ilustração 1, demostra-se a estrutura organizacional da LOGG
dividida entre setores, sob toda a estrutura estar condicionada a dois diretores
gerais, sendo assim, é de responsabilidade do diretor de operações toda parte de
infraestrutura e suporte da empresa, prontamente toda parte administrativa,
marketing e vendas é de apoio do diretor comercial. Ainda, a empresa possui
suporte no quesito finanças com uma consultoria financeira.
21
2 REFERENCIAL TEÓRICO
O referencial teórico é responsável por apresentar informações pertinentes do
objetivo proposto e conceitos do projeto, aprofundando o embasamento feito através
de estudos sobre o tema.
Ainda o referencial teórico possibilita a análise de todos os processos
relacionados ao tema abordado, apresentando dessa maneira, características,
conceitos e aprofundando o assunto.
Para Vianna, “[...] é um processo de busca de autores ou entidades de
diferentes ordens que já publicaram a respeito do tema escolhido. ” (VIANNA, 2001,
p.87).
Ainda GIL:
Esta parte é dedicada à contextualização teórica do problema e ao seu relacionamento com o que tem sido investigado a respeito. Deve esclarecer, portanto, os pressupostos teóricos que dão fundamentação a pesquisa e as contribuições proporcionadas por investigações anteriores. (GIL, 2010, p.162).
Ainda Marconi e Lakatos, acrescentam que, “é imprescindível correlacionar a
pesquisa com o universo teórico, optando-se por um modelo teórico que serve de
embasamento à interpretação do significado dos dados e fatos colhidos ou
levantados. ” (MARCONI; LAKATOS, 2010, p.224).
Para Severino o referencial teórico é considerado por constituir categorias e
conceitos, formando sistematicamente por um conjunto de logicas coerente, da
forma que, o trabalho do pesquisador se fundamenta e se desenvolve. (SEVERINO,
2002).
Dessa forma, o referencial teórico deste estudo compõe-se dos seguintes
itens: O que é projeto, a importância da gestão de projetos, tipos de ferramentas
para gestão de projetos.
2.1 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
Nos dias atuais o uso da Tecnologia da Informação (conhecida também como
T.I), torna-se um fator indispensável para as organizações, pois é ela um apoio aos
22
negócios e responsável por armazenar e gerenciar toda a informação3 da
organização.
Conforme Foina apresenta sendo:
As empresas relacionam-se entre si e com o mundo externo por meio de trocas de informações, insumos e produtos em geral. Assim, podemos perceber a importância da informação para uma operação bem-sucedida nas empresas. Num mundo globalizado e altamente informatizado, a informação é um dos produtos mais valiosos para a gestão da empresa. A informação certa, no formato adequado e na hora certa pode mostrar oportunidades de negócios (ou ameaças) que levam os executivos a tomar decisões importantes para o sucesso do negócio. (FOINA, 2009, p.2).
Segundo Pacievitch, a Tecnologia da Informação e comunicação (TIC) pode
ser definida como um conjunto de recursos tecnológicos, utilizadas de forma
integrada, com um objetivo comum (PACIEVITCH, 2016).
Já para Fioroti e Gerosa, sobre o termo projetos, a T.I é uma grande aliada e
auxilia diretamente em um melhor gerenciamento, tempo, custo e organizando os
recursos através de ferramentas estratégicas (FIOROTI; GEROSA, 2007).
Para Vargas, a operação de ferramentas computacionais e softwares4 de
gerenciamento de projetos é primordial de apoio para uma boa gestão de projetos,
por existirem aplicativos especificamente projetados para auxiliar a equipe de
projeto, no planejamento, monitoramento e controle do mesmo, obtendo dessa
forma, estimativas sobre custo, tempo, comando dos documentos e registros sobre o
que foi efetuado (VARGAS, 2009).
Com a acelerada alteração nos aspectos tecnológicos, é possível perceber
que as organizações necessitam cada vez mais estarem integradas com o mundo
digital. Deste modo, pode ser assimilado o quão importante é a tecnologia da
informação para auxiliar as empresas e processos, pelo fato de fornecer um apoio
gerencial, tecnológico e estratégico para as organizações.
Sendo assim, percebe-se que a tecnologia é uma grande aliada na gerência
de projetos pelo fato de tornar os projetos mais dinâmicos e progressivos, devido a
facilidade de utilizar ferramentas tecnológicas que são responsáveis por manter a
informação organizada.
3 Informação – é o conjunto de dados, devidamente organizado a fim de ter um significado. 4 Software – uma sequência de instruções escritas para serem interpretadas por um
computador com o objetivo de executar tarefas específicas. Também pode ser definido como os programas que comandam o funcionamento de um computador.
23
2.2 GESTÃO DE PROJETOS
A gestão de projetos pode ser considerada como a habilidade de gerir,
administrar, coordenar e controlar os processos referente aos projetos executados,
ou que os que estão em fase de planejamento e iniciação.
Logo para Martins, projeto é a criação de um produto ou a execução de um
serviço específico, temporário, não repetitivo e que envolve certo grau de incerteza
na realização (MARTINS, 2010). Para PMI5, projeto é único no sentido de que não
se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto especifico de operações
destinadas a atingir um objetivo (PMI, 2014).
Para Menezes,
Muitas são as definições que podemos encontrar na bibliografia de projetos. Preferimos optar por um alinhamento a definição do PMI – Project Management Institute – organismo internacional que atua como orientador e normatizador nessa área de conhecimento. O PMI é o mais importante organismo internacional – com inúmeras representações no Brasil por meio de seus “capítulos” – que trabalha com profissionalismo o assunto do gerenciamento de projetos. (MENEZES, 2009, p.26).
Vargas afirma que um projeto se torna um empreendimento não repetitivo,
que possui características de sequências claras e lógicas de eventos tendo um
início, um meio e um fim, para verificar a viabilidade de atingir um objetivo claro,
sendo conduzido por pessoas com conhecimentos sobre tempo, custo, recursos
(humanos e financeiros) e qualidade (VARGAS, 2009).
Portanto, pode ser definido como um projeto toda ou qualquer tarefa que
ainda não foi executada, realizada por um determinado tempo com início meio e fim
pré-definido.
Conforme Vargas, os projetos podem ser aplicados em quase todas as áreas
de conhecimento, incluindo, trabalhos administrativos, estratégicos, operacionais e
na vida pessoal (VARGAS, 2009).
De acordo com Roldão, a gestão de projetos condiz com a combinação de
planejamento, execução e controle de um projeto, desde seu início até sua
5 PMI, (Project Management Institute). Instituto sem fins lucrativos que engloba vários
profissionais da gestão de projetos. Visa disseminar as melhores práticas de gerenciamento de projetos em todo o mundo, fomentando o debate sobre o tema por meio de publicações, eventos e reuniões.
24
conclusão, para que assim seja cumprido os prazos, cronograma e
consequentemente os objetivos preestabelecidos (ROLDÃO, 2012). De acordo com
PMI, “ Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e técnicas nas atividades do projeto com o objetivo de atender os
requisitos do projeto. ” (PMI, 2014, p.5).
Conforme Rodrigues:
[...] são atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, em certo prazo, com determinado custo e qualidade, por meio da mobilização de recursos técnicos e humanos. Hoje as empresas adotam a estrutura de projetos no seu dia a dia. Desde a concepção de um novo negócio, até a implantação dos procedimentos de atendimento a clientes, na elaboração de um produto ou na revisão dos processos de venda, diversos empreendimentos no âmbito interno das organizações configuram projetos. Nos mais variados setores, a abordagem de gerenciamento de projetos alcança espaço, por permitir um melhor uso dos recursos para se atingir objetivos bem definidos pela organização. (ABREU, 2013 apud RODRIGUES, 2016, p.3).
A gestão de projetos é um termo que aborda o gerenciamento de qualquer
tipo de projeto, desde a construção de uma casa até a definição de uma lei, é
necessário ter o controle e o planejamento de todos os itens que foram definidos
inicialmente, para que assim seja não ocorra problemas durante sua execução.
Carvalho e Rabechini Jr. complementam esta definição, mencionando a
norma ISO 10006, a qual fala que, “O Gerenciamento de Projetos inclui
planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do projeto
em um processo contínuo para alcançar seus objetivos. ” (CARVALHO; RABECHINI
JR, 2011, p. 22).
Conforme a NBR6 esclarece que, a norma é responsável por fornece
diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos, pode ser utilizada em
pequenos ou grandes projetos de uma complexidade variada. Contém aspectos que
podem ser considerados pelos gestores de projeto, para que dessa forma seja
assegurado que a gerência de projetos de uma organização está aplicando as
práticas da norma, pois é ela que traz uma série de facilidades para gerir projetos
com qualidade. Mas, vale salientar que esta norma não pode ser considerada um
guia para gerenciamento de projetos (NBR ISO 10006, 2000). 6 NBR - é a sigla de Norma Brasileira aprovada pela ABNT, de caráter voluntário, e
fundamentada no consenso da sociedade. Torna-se obrigatória quando essa condição é estabelecida pelo poder público.
25
Portanto, sabendo que um projeto pode ser definido como único e temporário,
pois possui um início e fim determinado, é possível considerar que o gerenciamento
de projetos é de suma importância em qualquer tipo de execução de projeto, sendo
dessa forma assegurando que será realizado o que foi definido nos objetivos e
cronogramas iniciais.
2.2.1 Benefícios do Gerenciamento de Projetos
Comenta-se, com muita frequência, a respeito das vantagens de ter um plano
de gestão de projetos, obtendo dessa maneira um melhor desempenho,
gerenciamento e organização dos projetos.
Segundo Trentim, o projeto é composto por uma série de atividades com
intuito de resultar em um produto ou serviço final e bem-sucedido, porém, para que
isso aconteça deve ser gerido por alguém, nesse caso é o gestor de projetos.
(TRENTIM, 2011). Vargas, acrescenta que, “ um projeto bem-sucedido é aquele que
é realizado conforme o planejado. O sucesso é colher o que se plantou. Nem mais
nem menos. ” (VARGAS, 2009, p.31).
Vargas destaca que a importância de gerenciar projetos, traz claros
benefícios à organização. Dentre os principais podem-se destacar, evitar surpresas
durante a execução dos trabalhos, permite uma visão macro do andamento do
projeto, antecipar situações desfavoráveis para que se possa tomar ações
preventivas e corretivas antes de consolidarem como problema, disponibiliza os
orçamentos antes do início dos gastos, agiliza as decisões, aumenta o controle
gerencial de todas as fases a serem implementadas devido ao detalhamento ter sido
realizado, facilita e orienta as revisões da estrutura do projeto, melhorando a
capacidade de adaptação, otimiza a alocação de pessoas, equipamentos e materiais
necessários, documenta e facilita as estimativas para futuros projetos (VARGAS,
2009).
Lacruz tem a concepção de que, falar em benefícios do gerenciamento de
projetos é necessário apresentar os ganhos para a organização, justificando dessa
forma a implantação (LACRUZ, 2014).
Com tantos benefícios que existe pelo fato de se gerenciar projetos, por que
ainda falham? Para Vargas, mesmo existindo grande quantidade de benefícios
26
gerados pelos projetos, boa parte deles falha ou não atinge o resultado esperado,
pois muitas falhas são decorrentes de obstáculos naturais ou externos que estão
fora do controle da organização, particularmente mudança na estrutura
organizacional da empresa, riscos elevados no meio ambiente, mudança de
tecnologia disponível, evolução de preços e prazos (VARGAS, 2009).
Ainda, nas palavras de Vargas, a maioria de insucessos é também chamada
de falhas gerenciais, que na verdade são definidas como, as metas e os objetivos
mal estabelecidos, projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realiza-las,
as estimativas financeiras são pobres e incompletas, o projeto é baseado em dados
insuficientes, ou inadequados, o projeto não teve um gerente de projeto, ou teve
vários, falta de liderança (VARGAS, 2009).
Portanto o gerenciamento de projetos traz diversos benefícios, porém é
necessário que haja total controle sobre o mesmo, respeitando dessa forma tudo
que foi acordado no início do mesmo.
Todo projeto possui um ciclo a ser seguido, sendo esse também chamado de
ciclo de vida do projeto sendo ele responsável por apresentar cada fase existente no
projeto e suas funções, para que dessa maneira se tenha benefícios sobre o que
está sendo executado.
2.2.2 Ciclo de Vida e Fases de um projeto
Ciclo de vida de um projeto é o estabelecimento de uma sequência de fases
com o objetivo de realizar o projeto, garantindo assim um bom gerenciamento.
Segundo Menezes, “Em geral os projetos são divididos em fases para facilitar o
controle gerencial e permitir uma melhor sintonia com os processos gerenciais. ”
(MENEZES, 2009, p.5). Ainda segundo Vargas:
O ciclo de vida pode ser dividido em um conjunto de fases, normalmente fixas para todos os tipos de projeto, contendo uma série de passos principais do processo de contextualizar, desenhar, desenvolver e colocar em operação uma determinada necessidade do projeto. Essas fases, por sua vez, são subdivididas em estágios, ou etapas específicas, de cada natureza de projeto (construção, desenvolvimento de produtos, etc.). Esses estágios são, então subdivididos em atividades, ou tarefas específicas de cada projeto. (VARGAS, 2009, p.41).
O ciclo de vida de um projeto, é responsável por definir como e quando cada
27
fase será iniciada, como a entrega será realizada, qual será o próximo passo, quem
estará envolvido em cada fase, os responsáveis e assim por diante. Com isso,
percebe-se que o projeto é dividido em diversas fases e que este conjunto se torna o
ciclo de vida de um projeto, possibilitando assim ter um melhor controle gerencial
sobre o projeto.
Para PMI, o ciclo de vida de um projeto pode ser dividido em 5 fases assim
como mostra a ilustração 2.
Ilustração 2: Ciclo de vida do projeto subdividido em fases.
Fonte: Vargas (2009, p.49).
De acordo com a ilustração 2 é apresentada a divisão do projeto em cinco
fases, onde cada uma delas é definida de acordo com as características específicas
e as necessidades do projeto. Para Vargas, cada fase do projeto é caracterizada
pela entrega, ou finalização de um determinado trabalho e que toda entrega precisa
ser tangível, pois dessa forma a facilita a identificação, tendo por exemplo, um
relatório, um cronograma estabelecido ou um conjunto de atividades realizado
(VARGAS, 2014).
Segundo Roldão, as fases são divididas em dois grupos, fase da concepção e
a fase de implementação, na concepção está incluso a iniciação e o planejamento
do projeto, tento como objetivo identificar as necessidades, definir o estudo do
mercado, escolha da tecnologia, definição de custos, estudo das condições de
exploração, planejamento sobre a implementação e dos principais eventos, análise
28
das condições legais de realização, estudo de financiamento e análise de risco. Já a
implementação está composta por execução, monitoramento e controle, que tem por
objetivo desenvolver o projeto dentro dos parâmetros acordados de tempo, custo e
qualidade (ROLDÃO, 2012).
A fase de iniciação, primeira fase do projeto, é determinada com a
identificação de uma necessidade que é transformada em um problema a ser
resolvido, nessa fase é definida a missão e o objetivo do projeto, são levantados os
documentos iniciais e definido as melhores estratégias (VARGAS, 2014).
Fase de planejamento, “responsável por detalhar tudo aquilo que será
realizado pelo projeto, incluído custos, cronogramas, interdependência entre as
atividades, alocação de recursos envolvidos, análise de custos etc.” (VARGAS,
2014, p.14). Nessa fase é importante que seja feito o detalhamento de tudo o que
será utilizado no projeto, para que ele seja executado sem dificuldades e imprevistos
(VARGAS, 2014).
Fase de execução, “processo realizado para executar o trabalho definido no
plano de gerenciamento do projeto, segundo as especificações e requisitos. ”
(TRENTIM, 2011, p.41). Ainda, “Grande parte do orçamento e esforço do projeto é
consumida nessa fase. ” (VARGAS, 2009, p.50).
Monitoramento e controle, mede e acompanha regularmente o progresso para
identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que
possam ser tomadas ações corretivas (VARGAS, 2014).
Fase de encerramento, formaliza a aceitação do produto, serviço ou
resultado, e conduz o projeto ou uma fase a um final ordenado. Vargas diz que essa
é a fase em que podemos chamar de aprendizado, pois é nela que serão analisados
e discutidos todos os erros, para que não sejam repetidos em novos projetos
(VARGAS, 2009).
Conhecer as fases do ciclo de vida proporciona diversos benefícios para
qualquer tipo de projeto como, determinar o que foi ou não feito, como ele está
progredindo até o momento e em que ponto exato o projeto se encontra (VARGAS,
2014). Segundo Molinari,
Para efeito de controle e planejamento cada fase é caracterizada por completar um ou mais marcos, os pontos de controle e monitoração. Os marcos são resultados de trabalho, obtendo-se um ou mais produtos
29
intermediários que podem ser verificados e medidos, como um estudo de viabilidade ou a elaboração de um protótipo. A conclusão de uma fase é caracterizada pela revisão dos trabalhos e dos padrões de desempenhos, para determinar se o projeto terá continuidade, além de detectar e corrigir os desvios. (MOLINARI, 2010, p.32).
Dentre todo contexto, pode ser considerado que cada projeto possui suas
respectivas fases, possibilitando assim um melhor gerenciamento, conectando o
início ao seu final e oferecendo um melhor controle sobre as fases do ciclo de vida,
também é valido considerar que o projeto se divide em fases aonde cada uma
compreende um conjunto de atividades, técnicas e as pessoas que serão
envolvidas. Ainda, para manter uma sequência clara e objetiva na gestão de projetos
temos como base o PMBOK que é um guia de gerenciamento de projetos e será
detalhando no decorrer do projeto.
2.3 PMBOK E AS BOAS PRÁTICAS EM GESTÃO DE PROJETO
Com a evolução da Gestão de Projetos fez com que se concebesse uma nova
maneira de visão sobre projetos, do jeito que, na década de 1990 se buscou
estruturar o gerenciamento de projetos, com foco nas boas práticas de gestão.
Para Carvalho e Rabechini, nesse período, proliferaram os guias de
conhecimento, em geral proposto por institutos ou associações de profissionais
ligados à área de Gestão de projetos. O guia mais difundido é o PMBOK, que
embora seja conhecido como uma abordagem americana está presente em mais de
100 países e é o mais expandido no Brasil (CARVALHO; RABECHINI JR, 2011).
Molinari concluiu sua tese a partir de uma pesquisa realizada pela consultoria
The Standish Group7, sobre projetos e aplicações de tecnologia da informação em
grandes empresas do EUA, dessa maneira ele considera que pode ser considerado
dois tipos de cenários que comprovam a evolução da Gerência de Projetos devido a
exploração das boas práticas de gestão de projetos.
No estudo de Molinari foi identificado que o primeiro cenário mostra uma
realidade dos anos 1990 por conta de não dar muita importância na gestão de
projetos, já o segundo cenário demostra a década de 2000 de maneira que existe a
7 The Standish Group – No Brasil é conhecida como comunidade standish Brasil, que é uma
rede de informação responsável por conectar profissionais que atuam na área de TI interessados no gerenciamento de projetos e no aprofundamento das questões práticas e teóricas a ele relacionadas.
30
percepção das vantagens em gerenciar projetos (MOLINARI, 2010).
A ilustração 3 demonstra um comparativo da evolução dos dois cenários do
gerenciamento de projetos:
Cenário 1 Cenário 2
Somente 16% dos projetos foram entregues no tempo, custo e dentro das especificações
previstas,
O percentual de projetos entregue dentro do tempo, custo e especificações previstos
subiu para 28%
31% dos projetos foram cancelados ou faliram antes de serem completados
O percentual de projetos cancelados ou falidos antes de serem completados caiu
para 23 %
Os projetos excedem cerca de 189% do seu orçamento original e 222% do seu prazo
inicial previsto
A extrapolação de orçamento caiu para 45%
A extrapolação de prazo caiu para 63%
Ilustração 3: Comprovação da Evolução de Gerenciamento de Projetos. Fonte: Adaptado Molinari (2010, p.29).
Conforme a ilustração 3, percebe-se claramente as principais contribuições da
utilização de técnicas de gerenciamento de projetos, ou seja, implantar métodos
para alcançar boas práticas na gestão de projetos é essencial para um melhor
gerenciamento e qualidade sobre os projetos.
Portanto, o PMBOK8 é um guia de conhecimento sobre as melhores práticas
de gerenciamento de projetos, possui informações identificadas pelos profissionais
da área de gestão de projetos e que se usadas, amentam as chances de sucesso
dos projetos.
O guia foi desenvolvido pelo PMI, visando a pesquisa, sistematização e
divulgação dos conceitos relativos à administração de projetos. Possui um conjunto
de diretrizes que servem de apoio para a gestão de projetos em relação ao ciclo de
vida, gerenciamento e aos processos de um projeto (PMI, 2014).
Atualmente o PMBOK está em sua 5ª edição, e está dividido em 10 áreas de
conhecimento e 47 processos, oferecendo dessa maneira, não só apenas um
melhor gerenciamento, mas também um apoio da parte inicial, desenvolvimento e
término do projeto. As áreas estão caracterizadas como os principais aspectos
envolvidos em um projeto e no seu gerenciamento, são elas, integração, escopo,
tempo, custo qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e as
8 PMBOK, (Project Management Body of Knowledge). Guia de referência sobre as melhores
práticas do gerenciamento de projetos.
31
partes interessadas (PMI, 2014 Apud VARGAS, 2014). A ilustração 4 apresenta as
10 áreas do conhecimento.
Ilustração 4: As dez áreas de conhecimento segundo PMBOK.
Fonte: PMI apud D´ÁVILA (2015).
O conjunto das 10 áreas de conhecimento, possibilitam um controle e
monitoramento completo. Também cada área é responsável por controlar todas as
entradas, as ferramentas e as técnicas, bem como as saídas do gerenciamento do
projeto.
D’Ávila define que:
Escopo, tempo, custo e qualidade são os principais determinantes para o objetivo de um projeto: entregar um resultado de acordo com o escopo, no prazo e no custo definidos, com qualidade adequada; em outras palavras, o que, quando, quanto e como. Recursos Humanos e Aquisições são os insumos para produzir o trabalho do projeto. Comunicações, Partes interessadas e Riscos devem ser continuamente tratados para manter as expectativas e as incertezas sob controle, assim como o projeto no rumo certo. E a integração a orquestração de todos estes aspectos. (D´ÁVILA, 2015, p.2).
O PMBOK não pode ser tratado apenas como uma metodologia de
gerenciamento de projetos, mas sim como uma definição de diversas teorias
envolvendo o assunto, sendo identificados todos os processos, técnicas, regras,
métodos e áreas do conhecimento. Todos aqueles que trabalham com
gerenciamento de projetos, possuem um entendimento sobre o mesmo. Além disso,
32
PMBOK também introduz conceitos da gestão de projetos, afunilando todos os seus
processos, entradas e saídas, consequentemente fornece ainda diretrizes
individuais, definindo o ciclo de vida e os processos dos projetos (PMI, 2014).
Ainda o PMI descreve:
O guia PMBOK descreve somente os processos de gerenciamento de projetos. Embora os processos orientados a produtos estejam fora do escopo deste documento, eles não devem ser ignorados pelo gerente de projetos e a equipe de projetos. Os processos de gerenciamento de processos e os processos orientados a produtos sobrepõem-se e interagem ao longo do ciclo de vida de um projeto. (PMI, 2014, p.48).
Portanto, é preciso ter em mente que as aplicações dos conhecimentos são
adotadas por processos aprimorados, e que cada área de conhecimento abrange
diversos processos no gerenciamento de projetos. PMI afirma que, “Um processo é
um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas para
alcançar um objetivo. Cada processo é caracterizado por suas entradas, ferramentas
e técnicas que podem ser aplicadas, e as saídas resultantes. ” (PMI, 2014, p.47).
A incorporação entre os processos e área do conhecimento é efetuada
através do clico de vida do projeto, o qual, foi mencionado no capítulo anterior. A
ilustração 5 apresenta o fluxo de processos do gerenciamento de projetos, através
desta representação gráfica é possível observar como se relacionam:
Ilustração 5: Fluxo resumido de processos do Gerenciamento de Projetos – Base:
Guia PMBOK 5° edição. Fonte: SOTILLE (2015).
33
Conforme a ilustração 5, é possível perceber de forma gráfica a relação de
todos os 47 processos de gerenciamento de um projeto, os cinco grupos em que os
processos se distribuem e suas respectivas áreas do conhecimento associadas a
cada um, todos descrito no PMBOK na sua 5ª edição.
Dessa forma, o guia PMBOK propõem as melhores práticas de
gerenciamento de projetos, procurando utilizar as suas 10 áreas do conhecimento
aplicadas com seus 47 processos, dividindo-as dessa maneira de acordo com as
fases do ciclo de vida do projeto.
Com as informações obtidas nas teorias dos autores percebe-se a
importância de se gerenciar projetos, para uma melhor maturidade dentro das
organizações em relação ao que diz gestão de projetos, desse modo para auxiliar os
gerentes de projeto existem diversas ferramentas que servem de apoio para os
serviços executados.
2.4 FERRAMENTAS PARA GERENCIAR PROJETOS
Fazer uma gestão de projetos de qualidade demanda tempo e dedicação por
parte do gerente de projetos. Entretanto, hoje existem diversas soluções para tornar
a vida dos gerentes de projetos mais fácil e dinâmica. De acordo com Reis, algumas
ferramentas são mais genéricas, outras especificas para quem trabalha com gestão
de projetos ou lidera um escritório de projetos, mas todas podem ajudar os gerentes
de projetos a ganhar tempo, eficiência no controle de seus projetos e na evolução da
maturidade da organização (REIS, 2016).
Ainda para Tinoco e Araújo apresentam que:
O uso de ferramentas de gestão de projetos torna-se indispensável para garantir resultados positivos no desenvolvimento de um projeto, pois permite saber quais métodos e processos de trabalhos utilizados, e visualizar informações em tempo real ao alcance de toda a equipe envolvida. Porém é preciso conhecer os recursos tecnológicos de cada ferramenta e analisar as reais necessidades da implantação de acordo com o projeto. (TINOCO; ARAÚJO, 2016, p.1).
A principal função de utilizar ferramentas para gerência de projetos é obter
total administração de forma mais organizada e eficiente dos processos de um
34
projeto e consequentemente sua gestão como um todo.
Prado ainda salienta que, nem sempre devemos substituir o conhecimento e
aplicações técnicas por ferramentas, pois essas podem não possuir recursos
necessários para uma gestão completa, que não permitem a visualização de um
projeto como um todo. Dessa forma, é sempre necessário prover garantia de
obtenção das metas das organizações (PRADO, 2009).
Existem diversas ferramentas no mercado que podem dar suporte ao
gerenciamento de projetos, mas foi optado em falar de algumas tais como Microsoft
Project, GP3, PM Canvas e Project Builder. A descrição dessas ferramentas será
mencionada a seguir.
Um dos fatores interessantes em relação às ferramentas que serão
apresentadas é de que todas elas trabalham de alguma maneira com o gráfico de
Gantt9, gráfico o qual é responsável por apresentar o acompanhamento das etapas
do projeto, podendo informar data de início e termino de atividades.
Para Reis o principal objetivo do gráfico de Gantt é mostrar de maneira visual
o cronograma completo das atividades do projeto. Reis ainda comenta que a história
começou em meados de 1800 quando Karol Adamiecki engenheiro polonês
elaborou um documento para acompanhar o fluxo de trabalho de uma maneira
visual, e assim na época originou o nome dessa ferramenta de harmonogram. Em
1910 mais de um século depois, Henry Gantt aproveitou para reformular esse
modelo e criou então o chamado Gráfico de Gantt, uma ferramenta cujo objetivo era
de acompanhar o trabalho dos supervisores das fábricas evitando dessa maneira
atraso na produção (REIS, 2016).
O legal do gráfico de Gantt é que pode ser desenvolvido a partir de planilhas
de excel, softwares, aplicativos e outras ferramentas. Para cria-lo é necessário
primeiramente listar as atividades do projeto, logo após deve partir para o
detalhamento já que cada atividade pode ser desmembrada em tarefas menores,
após isso, é necessário identificar quais atividades ou tarefas que sejam
interdependentes, ou seja, que podem ser executadas paralelamente com as demais
desde que haja recursos necessários, essas atividades não necessitam da
finalização de uma tarefa para a sua sequência, então logo após coletar essas
9 Gantt - é um gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto.
35
informações e organiza-las, já é possível estruturar o Gantt utilizando ferramentas de
apoio e logo após compartilhar esse com toda equipe envolvida no projeto (REIS,
2016).
O gráfico ou diagrama de Gantt como também é conhecido, é uma das
diversas facilidades que as ferramentas de gestão de projetos proporcionam e que
podem ser utilizadas pelos os gestores de projetos, obtendo assim um melhor
sucesso no seu trabalho, as ferramentas servem como apoio em uma melhor
maturidade no quesito projetos e pensando nisso que dessa maneira será descrito a
seguir algumas ferramentas que podem ser utilizadas no momento em que for
gerenciar projetos.
2.4.1 Microsoft Project
O Microsoft Project é um software proprietário de gestão de projetos. É muito
utilizado em diversos ramos de mercado. Com ele é possível gerenciar recursos
(humanos ou materiais), fazer alocação de tarefas, gerenciamento de tempo, custo,
relacionar tarefas, obter caminho crítico, gerar relatórios, entre outras
funcionalidades. A ilustração 6, apresenta como é o ambiente do Microsoft Project.
Ilustração 6: Tela do Microsoft Project.
Fonte: FIOROTI; GEROSA (2007, p.10).
36
As exigências mínimas do sistema para rodar o Microsoft Project é, usar
computador com Microsoft Windows XP Profissional, processador Pentium III, 256
megabytes (MB) de memória RAM ou superior. (MICROSOFT, 2015).
Microsoft ainda afirma, que o Microsoft Project também proporciona a criação
do compartilhamento de recursos e/ou tarefas, para que dessa maneira todos os
envolvidos no projeto possam estar a par do desenvolvimento ocorrente.
(MICROSOFT, 2013).
A Microsoft disponibiliza mais de uma versão para a utilização do Project,
desse modo pode ser encontrado o, Project Lite sendo especifico a membros de
equipe, Project for Office 365 e Standard usado por gerentes de projetos, assim
como o Project Online e Project Server, para executivos e escritórios de projetos.
Ambos dispõem de diversos benefícios como, solução online, gerência de tarefas,
quadro de horários, acesso em praticamente qualquer lugar, software mantido
atualizado automaticamente dentre outros benefícios. Tendo um custo variável a
partir de R$: 30,60 a 145,00 usuário/mês. (MICROSOFT, 2016).
Com tudo, pode ser evidenciado que a ferramenta em questão possui
diversas opções para se trabalhar, oferecendo recursos, flexibilidade e facilidades de
uso.
2.4.2 GP3 Software de Gestão de Projetos, Processos e Pessoas
O GP3 é um software proprietário de gerenciamento de projetos, baseado
totalmente na WEB10 e serve para controle e gerenciamento de projetos e
atividades, podendo ser desenvolvido por pessoas de diversos locais. É possível
efetuar o controle de prazos das atividades, tomando-se também um gerenciador de
processos.
Apresenta um controle e transparência para os projetos, podendo
acompanhar em tempo real o portfólio de projetos da empresa, assegurando que os
custos e prazos estão sobre controle, acessado pela internet o GP3 ajuda desde
faze de planejamento até a execução de e o controle dos projetos, nele são
registradas todas as atividades, redes de precedência, caminhos críticos e locação
10 WEB - é uma palavra inglesa que significa teia ou rede. O significado de web ganhou outro
sentido com o aparecimento da internet. A web passou a designar a rede que conecta computadores por todo mundo, a World Wide Web (WWW).
37
de recursos sejam eles humanos ou financeiros. (GP3, 2016).
No GP3 cujo significado para o nome é de Gestão de Projetos, Processos e
Pessoas, é possível escolher o pacote que mais se encaixa com a necessidade da
empresa, em razão de que o mesmo prove versões do tipo, Grátis, Profissional,
empresarial e Corporativo.
Dentre elas, é possível perceber diferentes funcionalidades, serviços, plug-ins
e módulos são oferecidos. (GP3, 2016). A tela inicial é demostrada na ilustração 7.
Ilustração 7: Tela Principal do GP3.
Fonte: GP3 (2016).
Desse modo, é possível compreender que o software dispõe de diferentes
vantagens, como especificado previamente, gerência mais de um projeto ao mesmo
tempo, possui um controlador de usuários, onde cada um pode ver o andamento de
todas as atividades, mas só podem alterar as suas. É possível programar para envio
de mensagens de e-mail automaticamente para a equipe de projeto avisando quais
as atividades que devem começar ou terminar e quais estão atrasadas.
2.4.3 Project Model Canvas
O PM Canvas APP é baseado na metodologia Project Model Canvas, que
permite planejar e gerenciar seus projetos online. De uma forma que pode ser
integrado a padrões já utilizados simplificando seus projetos. A época em que se
38
criava solitariamente planos de projetos com múltiplas páginas para depois envia-lo
aos demais stakeholders11 passou.
De acordo com Reis, o usuário poderá organizar seu Canvas como se fosse
um aplicativo de rede social, de modo participativo. Os usuários poderão
compartilhar seus argumentos e juntos escolher quais entram ou não no Canvas.
Disponível para os sistemas operacionais mobile, o app12 pode ser baixado
gratuitamente (REIS, 2016).
A seguir a ilustração 8 do PM Canvas, demostra a tela de coleta de dados
sobre o projeto.
Ilustração 8: Tela de coleta de dados do projeto.
Fonte: Adaptado FINOCCHIO (2016).
Conforme exposto na ilustração 8, é possível entender mais sobre o ambiente
de coleta de dados do PM Canvas, através dessa, pode-se observar todas as etapas
da ferramenta que precisa ser alimentada, dividindo-as em grupos de perguntas: por
11 Stakeholders, são as principais partes interessadas no projeto, entre elas são clientes,
entidades de financiamento, entre outras. 12 APP – é a abreviação de aplicativos, são programas que pode instalar no celular.
39
quê? o quê? quem? como? quando e quanto?. Dessa maneira, torna-se necessário
que os responsáveis pelo projeto façam as devidas atribuições para cada processo,
para que desse modo haja uma maior transparência em todas as informações já que
essas podem ser compartilhadas.
Após o preenchimento de todas as perguntas, o app permite uma visualização
gráfica em tempo real de todo o projeto. Ilustração 9 exibe a visão de como é a
estrutura do PM Canvas.
Ilustração 9: Estrutura do PM Canvas.
Fonte: FINOCCHIO (2013, p.87).
Com o PM Canvas, possível desenhar o modelo mental do projeto,
visualizando suas ligações e dependências em uma única página. E o fato do
mesmo ser um aplicativo, torna-se um grande benefício para os envolvidos no
projeto, dessa maneira quando os participantes estiverem na mesma sala, todas as
informações ficam salvas digitalmente e podem ser compartilhadas entre ambos.
2.4.4 Project Builder
É um software proprietário, com ele é possível cadastrar as áreas da
empresa, atividades, usuários, compartilhar arquivos. Permite gerenciar tempo,
40
define pessoas como responsável, cadastro de clientes e fornecedores, é possível
importar arquivos do MS Project e PM Canvas, ambiente WEB.
Para Reis, o Project Builder trabalha com perfil de acesso, define o que cada
um consegue e não consegue fazer, no perfil de acesso, é configurado as
autorizações e permissões de maneira que se possa distribuir o acesso a
ferramenta, mas sem perder a governança e ao mesmo tempo garantindo que cada
usuário consiga ver aquilo que precisa (REIS, 2016).
Ainda Reis afirma que, o software é um excelente facilitador pronto para
aumentar a produtividade e elevar o nível de planejamento e a eficiência dos
negócios, ele facilita obter a definição dos perfis de acesso e estrutura
organizacional, criação de processos padrão para gerenciar projetos. Alinhando
dessa forma, os projetos da organização com as melhores práticas do mercado,
dando sustentação estratégica da companhia, abordando as principais áreas de
gestão de projetos (REIS, 2016). A ilustração a 10 mostra a interface do Project
Builder.
Ilustração 10: Tela do Project Builder.
Fonte: REIS (2016).
No Project Builder é possível escolher um plano que mais se adapte com o
perfil da empresa, já que nele está disponível diferentes versões, como, Start,
Professional, Business e Enterprise. Aonde em cada uma está associado diversas
41
funcionalidades, proporcionando dessa maneira, um modelo mais apropriável para
qualquer organização.
42
3 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE
O capítulo três tem como objetivo apresentar qual a metodologia de gerência
de projetos é utilizada pela empresa LOGG. Partindo do plano de coletas foi
realizado uma análise dos dados obtidos para verificar a possibilidade de melhorias
ou implantação de um sistema de gerenciamento mais eficiente, desenvolvendo
assim uma proposta de utilização de ferramentas de gestão de projetos que mais se
enquadre ao perfil da empresa.
Dessa maneira foi aplicada uma entrevista com os diretores da empresa para
coleta de dados e informações a respeito da atual metodologia de gerenciamento de
projetos, como a análise dos processos internos e quais projetos já foram
executados.
Posteriormente, para obter uma melhor base de informações em relação aos
projetos que já haviam sido executados, analisaram-se os documentos da empresa
como as ordens de serviços, os relatórios de chamados, os orçamentos e os
condicionais dos clientes.
3.1 COLETA DE DADOS NA ORGANIZAÇÃO
Com o intuito de mapear a metodologia atual de gerência de projetos que a
empresa LOGG utiliza, iniciou-se então a coleta de dados, analisando assim os
aspectos positivos e negativos dos processos de gestão de projetos que são
realizados no cotidiano da empresa, verificando junto as teorias citadas pelos
autores pesquisados quais as possibilidades de alterações visando melhorias na
organização.
A empresa possui um portfólio de mais de cinquenta clientes no estado do Rio
Grande do Sul, sendo que em alguns clientes existe mais de um projeto em
andamento ou que já foi executado, porém o controle é considerado de certo modo
despercebido, dessa maneira foi possível entender que é imprescindível a existência
de um método mais eficaz para a gerência de seus projetos. Sendo assim, a coleta
de dados foi abordada em dois momentos, o primeiro como é realizada atualmente a
gestão de projetos, contendo documentos analisados e no segundo momento a
43
entrevista que foi aplicada aos diretores da empresa.
3.1.1 Análise da Metodologia atual de Gestão dos Projetos
Atualmente durante o andamento dos projetos a empresa não consegue
mensurar de forma precisa o que já foi gasto de tempo, com o custo e o
cronograma, enfim todas as atividades relacionadas ao projeto no momento de sua
execução e só após o término que será possível ter uma avaliação do que foi
realizado com o que foi previsto.
Percebe-se que o método aplicado pela empresa não lhe oferece vantagens
para a tomada de decisão, visto que, durante a execução do projeto não é possível
avaliar se os critérios estão sendo atendidos conforme o planejado, também é
preciso destacar que o monitoramento e controle das atividades no momento da
execução do projeto facilitam ao gerente de projetos a evitar situações de adversas.
Vargas destaca que a importância de gerenciar projetos, traz claros
benefícios à organização. Dentre os principais podem-se destacar, evitar surpresas
durante a execução dos trabalhos, permite uma visão macro do andamento do
projeto, antecipar situações desfavoráveis para que se possa tomar ações
preventivas e corretivas antes de consolidarem como problema, disponibiliza os
orçamentos antes do início dos gastos, agiliza as decisões, aumenta o controle
gerencial de todas as fases a serem implementadas devido ao detalhamento ter sido
realizado, facilita e orienta as revisões da estrutura do projeto, melhorando a
capacidade de adaptação, otimiza a alocação de pessoas, equipamentos e materiais
necessários, documenta e facilita as estimativas para futuros projetos (VARGAS,
2009).
A realização da comunicação dos projetos funciona da seguinte maneira: o
cliente entra em contato com a empresa através de um telefonema, e-mail13, Skype14
ou até mesmo via mensagem de WhatsApp15, solicitando a prestação de serviço,
podendo ser de um reparo simples ou até mesmo um novo projeto, a empresa por
sua vez após ouvir a solicitação do cliente agenda uma visita no local sendo essa
13 E-mail – é um serviço disponível na Internet que possibilita o envio e o recebimento de
mensagens. 14 Skype - Software que possibilita comunicações de voz, vídeo e mensagens via Internet. 15 WhatsApp - É um aplicativo de mensagens instantâneas para Smartphones.
44
conduzida pelo departamento comercial juntamente com o diretor operacional, e é
nesse momento que será sanada as dúvidas de ambas as partes e entendido a real
necessidade do cliente para projetar o que será realizado.
O canal de comunicação entre o cliente e a empresa é uma das principais
bases para novos negócios e por isso é de suma importância que haja um registro
desses contatos, para assim ter como base a relação de chamados atendidos dos
clientes.
Após entender as necessidades e agora com as informações necessárias é o
momento em que é realizado o orçamento e repassado ao cliente, logo quando esse
é aprovado será destacado em um quadro de vidro que fica na sala da direção da
empresa ficando assim nas pendências, como mostra a ilustração 11.
Ilustração 11: Quadro de projetos.
Fonte: LOGG (2016).
Portanto, todos os projetos, orçamentos, pendências a serem realizadas são
destacados no quadro algumas vezes com datas de quando serão iniciadas as
atividades, quando for atendida são removidas do mesmo, melhor dizendo apagadas
para a inclusão de novos projetos.
A base de informações dos projetos atual da empresa pode ser considerada
de certo modo vulnerável, visto que qualquer pessoa pode ter acesso à sala da
45
direção e simplesmente apagar os dados destacados no quadro, ocasionando assim
um transtorno na gestão dos projetos.
Diante dessa situação é visível a necessidade da aquisição de um novo
formato de registro para a fase de inicialização dos projetos, podendo ser definido
como um termo de abertura do projeto, ou seja, um documento formal que relaciona
todos os objetivos, justificativas e benefícios do projeto, identificando também as
partes interessadas.
Para Vargas, “Desenvolver o termo de abertura do projeto é o processo de
desenvolver um documento que formalmente autoriza a existência de um projeto e
dá ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos
organizacionais as atividades do projeto. ” (VARGAS, 2014, p.69).
A maioria das informações do que deverá ser realizado nos projetos ficam
apenas com o diretor operacional e só então repassadas para o coordenador e a
equipe apenas no dia da execução.
Nessa segunda etapa recebe o auxílio de outro quadro que fica no setor da
área técnica, como apresenta a ilustração 12.
Ilustração 12: Quadro área técnica.
Fonte: LOGG (2016).
46
Através de uma breve reunião é utilizado esse quadro para realizar o
planejamento com os técnicos responsáveis em atuar no projeto para então esses
ficarem a par do que será executado, é nesse momento que ocorre uma troca de
ideias entre os envolvidos para sanar todas as dúvidas e esclarecer os objetivos,
chegando assim a um consenso de como deverá ser conduzido o projeto.
O não envolvimento dos responsáveis por conduzir o projeto durante o
planejamento torna-se de certa maneira um inimigo do sucesso, visto que, o
planejamento é o processo realizado para identificar, esclarecer objetivos e o escopo
do projeto, definindo métricas e desenvolvendo planos para a execução. Para
Vargas, nessa fase do planejamento é importante que seja feito o detalhamento de
tudo o que será utilizado no projeto, para que ele seja executado sem dificuldades e
imprevistos (VARGAS, 2014).
Portanto, o momento em que a informação fica apenas centralizada com o
diretor de operações sendo esse responsável por planejar mais de um projeto em
paralelo, corre-se o risco de omissão em relação alguma atividade que deveria ter
sido planejada e acabou ficando de fora e a grande consequência será a existência
de futuras falhas durante a execução do projeto.
O auxílio de uma ferramenta de gestão de projetos possibilitará o
envolvimento para o planejamento, controle e monitoramento dos projetos não
apenas do diretor de operações, mas principalmente do coordenador responsável
pelas equipes técnicas, existindo dessa maneira a percepção clara sobre as
atividades antes mesmo de serem executas. Além disso o coordenador saberá o dia
exato que precisa ser iniciado o projeto no cliente, prevendo assim a equipe
responsável por conduzi-lo e ganhando desse modo tempo.
Assim sendo, o diretor de operações poderá nomear o coordenador como o
gerente de projetos fazendo com que o mesmo assuma mais responsabilidades e
cobrando diretamente desse os resultados dos projetos, será ele o responsável por
alimentar a ferramenta a cada etapa concluída e manter informado a todos os
stakeholders se o projeto está percorrendo como o planejado.
Para Tinoco, “O uso de ferramentas de gestão de projetos torna-se
indispensável para garantir resultados positivos no desenvolvimento de um projeto,
47
pois permite saber quais métodos e processos de trabalhos utilizados, e visualizar
informações em tempo real ao alcance de toda a equipe envolvida. ” (TINOCO;
ARAÚJO, 2016, p.1).
Atualmente durante a execução do projeto a comunicação entre a diretoria e a
área técnica é realizada através de ligações via celular, para obter informações de
como está o projeto e o próximo ato de interação entre ambos será apenas no dia da
conclusão do projeto. Quando não é possível concluir um projeto durante o tempo
previsto é informado o diretor de operações e esse novamente adicionará no quadro
com uma nova data de execução das atividades no cliente.
É de suma importância que exista uma comunicação eficaz durante a
execução do projeto. PMBOK diz que “O sucesso do gerenciamento de projetos em
uma organização é altamente dependente de um estilo de comunicação
organizacional eficaz. ” (PMI, 2014, p.21).
Em relação ao cenário atual é possível perceber que durante a execução do
projeto pode existir uma comunicação mais efetiva e segura entre as partes
interessadas, sendo essa conduzida pelo gerente de projetos nesse caso o
coordenador das equipes. Esse ficará responsável por ser o canal de comunicação
entre a equipe técnica e o diretor de operações, além de alimentar a ferramenta com
dados a cada contato efetuado com a equipe, facilitando dessa maneira que todos
envolvidos do projeto saibam como está o status do projeto.
O coordenador deverá participar ativamente de todos os projetos, através de
telefonemas e também pessoalmente no local da execução, para controlar,
monitorar e registrar se está tudo ocorrendo como o planejado. Sobre os membros
das equipes em caso de irregularidade ou houver algum imprevisto deve ser
informado ao coordenador sobre as mudanças no projeto e esse por sua vez alinha
com a direção sobre as alterações.
A cada finalização de projeto é realizado uma ordem de serviço e
disponibilizado para a secretária da empresa. Hoje existe quatro equipes designadas
para atender os projetos e em cada equipe existe um líder sendo esse responsável
por conduzir o andamento das atividades e pela realização da ordem de serviço
após a conclusão do projeto, na ordem deve constar: data, horário, nome do cliente,
48
cidade, número de técnicos, descrição de todas as atividades realizadas e a lista de
materiais utilizados. A ilustração 13 apresenta a ordem.
Ilustração 13: Ordem de Serviço.
Fonte: LOGG (2016).
Após o preenchimento da ordem de serviço é repassado para a secretária da
empresa, ela por sua vez torna-se responsável por dar entrada em todo material que
retornou e verificar se o que saiu do condicional do estoque fecha com o que foi
utilizado e com o material que retornou. Posteriormente realiza o detalhamento das
atividades de um modo mais formal que é via e-mail e só então é repassado para os
dois diretores da empresa, do modo que nesse momento é comparado se o
orçamento passado com o que foi executado está de acordo, então depois é
repassado para o cliente a relação das atividades executas.
O encerramento do projeto é o momento em que será possível avaliar se tudo
ocorreu como o planejado, também é a hora de validar com o cliente se a sua
necessidade alcançada. Vargas diz que essa é a fase em que podemos chamar de
aprendizado, pois é nela que serão analisados e discutidos todos os erros, para que
não sejam repetidos em novos projetos (VARGAS, 2009).
49
A partir disso é o momento de criar uma documentação do projeto ficando
dessa maneira o registro de tudo o que foi executado, incluindo detalhamento de
atividades, anexos contendo imagens do antes e o depois e as considerações finais
do projeto, sendo que tanto a parte contratante pelo projeto quanto a empresa
LOGG devem assinar esse documento ficando uma cópia para cada.
A vantagem de existir esse tipo de registro é importante, do modo que o
cliente terá noção de tudo o que foi executado e assim quando surgir alguma dúvida
de como foi feito a estrutura A ou B ele poderá consultar na documentação, logo
para a empresa LOGG a satisfação de ter concluído o projeto como o que havia sido
planejado.
Com base nas informações geradas pela ferramenta de gerência de projetos
durante a execução será possível analisar se o orçamento entregue para o cliente
está de acordo com o que foi executado. Ainda para Vargas, a operação de
ferramentas computacionais e softwares de gerenciamento de projetos é primordial
de apoio para uma boa gestão de projetos, por existirem aplicativos especificamente
projetados para auxiliar a equipe de projeto, no planejamento, monitoramento e
controle do mesmo, obtendo dessa forma, estimativas sobre custo, tempo, comando
dos documentos e registros sobre o que foi efetuado (VARGAS, 2009).
3.1.2 Entrevista com os diretores da empresa
Nesse segundo momento foi realizada uma entrevista com os diretores da
empresa para entender a percepção que existe entre eles sobre gestão de projetos.
Para isso foi criado sete questões que estão disponíveis no anexo 01, essas foram
utilizadas para conduzir a entrevista de maneira participativa. Durante esse capítulo
será analisado cada questão para que seja comparado com as informações dos
autores.
Iniciando com a primeira questão: O que você entende como gestão de
projetos?
Resposta: ter um acompanhamento com visibilidade 360° dos projetos em
andamento, podendo assim ter maior controle e assertividade dos entregáveis.
50
Obter um controle sobre os projetos durante sua execução é essencial para
qualquer empresa, desse modo a gestão de projetos pode ser considerada como a
habilidade de gerir, administrar, coordenar e controlar os processos referente aos
projetos executados, ou que os que estão em fase de planejamento e iniciação.
PMBOK afirma que “Gestão de projetos é a aplicação do conhecimento,
habilidades, ferramentas e técnicas ás atividades do projeto para atender aos seus
requisitos”. (PMI, 2014, p.5).
Segunda questão: Você acha importante a organização focar em gestão de
projetos para alcançar mais sucesso nos negócios?
Resposta: É fundamental focar na gestão de projetos para não sofrer com
imprevistos ou entregas não aceitáveis.
Analisando a segunda resposta é possível perceber que existe a percepção
dos diretores sobre a importância de gerenciar projetos, porém esse assunto ainda é
de certa maneira de pouca relevância na empresa. Mas pelo fato de existir a
percepção torna-se mais fácil o entendimento sobre a proposta do trabalho.
Vargas, acrescenta que, “ um projeto bem-sucedido é aquele que é realizado
conforme o planejado. O sucesso é colher o que se plantou. Nem mais nem menos.
” (VARGAS, 2009, p.31).
Terceira questão: Atualmente como a organização gerência os projetos e se
utiliza ferramentas, metodologias ou técnicas?
Resposta: atualmente a empresa não usa uma ferramenta e metodologia para
a gestão de projetos.
Diante da resposta obtida na terceira questão foi possível constatar que
realmente a empresa não possui uma maneira exata para gerenciar os seus
projetos, do modo que os próprios diretores afirmam a não existência da utilização
de ferramentas, metodologia ou técnicas. Porém, por mais que não haja a
concepção dos diretores sobre a atual metodologia de gerência de projetos, não
devem descartar que existe um método utilizado pela empresa hoje e por mais
simples que seja é de fato o que existe de padrão atualmente.
Para PMBOK, metodologias, ferramentas e técnicas facilitam o
51
compartilhamento de recursos e padronizam os processos de gestão relacionados a
projetos. (PMI, 2014).
Quarta questão: Quais as dificuldades em acompanhar os projetos?
Resposta: Existem dificuldades em saber a exatidão do andamento dos
projetos, muitas informações são necessárias alguns dias para chegar a todos os
envolvidos.
Através da quarta resposta é possível perceber o problema que a empresa
enfrenta em manter informadas todas as partes envolvidas sobre o andamento do
projeto, impossibilitando dessa maneira saber com exatidão qual atividade está
sendo ou que já foi executada.
O PMBOK diz que o acompanhamento é um processo que revisa e aprova as
mudanças propostas, é considerado um método que identifica possíveis riscos antes
de acontecer. (PMI. 2014).
Quinta questão: Caso de sucesso de algum projeto que obteve um bom
resultado para a empresa e um que não obteve o resultado esperado?
Resposta: Em sua maioria temos conduzido com sucesso, pode-se dizer que
em alguns projetos houve pequenos entraves no andamento do projeto devido
algum imprevisto ou acontecimento não apontados no levantamento inicial.
Em relação à quinta resposta, entende-se que na percepção dos diretores, a
empresa vem acertando na maioria de seus projetos, pois quando perguntado sobre
os casos de sucesso dos projetos foi prontamente afirmado que a maioria desses
estava sendo considerados como sucesso. Porém é preciso levar em consideração
de que logo após afirmam que alguns projetos não saíram como o planejado e que
por falta de planejamento aconteceram imprevistos, sendo assim se existisse um
método mais eficaz seria primordial para alcançar o que foi planejado.
Sexta questão: É possível perceber se na organização existem pessoas
qualificadas em gerenciar projetos?
Resposta: Sim, a empresa possui pessoas qualificadas para a gestão de
projetos.
52
Analisando a sexta resposta percebe-se que os diretores afirmam a existência
de pessoas qualificadas em gerenciar projetos na empresa, mas, relacionando ao
contexto dos dados adquiridos na empresa até o momento, é possível perceber que
mesmo com a existência de pessoas preparadas para gerir projetos existem
algumas falhas na metodologia atual, dessa maneira é necessário que haja um
momento para troca de ideias e reflexão sobre o modo como estão sendo
executados os projetos para surgir uma mudança uma reeducação sobre
gerenciamento de projetos, para que dessa maneira possa ser alcançado maior
sucesso nos projetos.
Sétima questão: Qual é a perspectiva na área de gestão de projetos para o
futuro?
Resposta: Gerir projetos é de fato um diferencial competitivo no mercado e
assim podemos saber como está a execução dos projetos e obtendo facilidades em
administra-los durante o decorrer das atividades, seguindo essa ideia é que a
empresa deve focar mais em gestão de projetos.
Analisando a sétima resposta é possível entender que existe a percepção dos
diretores sobre as vantagens e benefícios em se gerenciar projetos, além do mais
ainda afirmam que a empresa deve investir nesse assunto. Dessa maneira como
existe a assimilação dos diretores em relação ao gerenciamento de projetos faz com
que diminuas as barreiras entre a empresa e o trabalho que foi proposto.
53
4 RECOMENDAÇÕES
A excelência dos projetos é o que as empresas buscam, mas para que isso
aconteça é necessária uma boa gestão, que ocorre em todos os processos desde o
planejamento até seu resultado final. Dessa maneira, como facilitador é possível
aplicar métodos de gerenciamento que devem contribuir para alcançar o sucesso e
reduzir índices de fracasso nos projetos.
A empresa carece de uma ferramenta para auxiliar a gestão de seus projetos,
atualmente apresenta dificuldades em cumprir os objetivos estabelecidos pelos
clientes. Portanto, devido a atual situação da empresa, recomenda-se a utilização da
ferramenta Project Builder, apresentada no item 2.4.4 que servirá de apoio para uma
melhor maturidade de seus projetos.
A ferramenta proposta, o Project Builder, atende melhor os requisitos da
empresa em relação as demais que foram comparadas no item 2.4, ela ainda
abrange todas as áreas do conhecimento do Pmbok, tornando-a mais vantajosa
sobre as demais. Sendo que ela proporciona a importação de arquivos do MS
Project e também a integração com o PM Canvas APP, agregando as iniciativas que
por ventura já tenham sidos criadas em outras ferramentas.
Com o PB (Project Builder) a empresa pode criar o planejamento e
gerenciamento de seus projetos de maneira simples e eficiente, sendo que cada
projeto será cadastrado por nome e dentro desse existe um formulário que deve ser
preenchido de acordo com suas necessidades, isto é, a definição de um simples
nome até delegar tarefas para as pessoas envolvidas no projeto.
A partir do PB a empresa assumirá o controle total sobre os seus projetos, do
modo que poderá gerenciar os cronogramas, as fases e suas atividades, sendo
assim, a cada momento que for concluindo as fases e atividades será apontado no
PB, o cliente visualizará de forma mais clara o andamento do projeto e poderá
auxiliar no desenvolvimento de ideias. Com isso a empresa terá uma maior
visibilidade, controle e monitoramento, conseguindo dessa maneira identificar a
evolução de cada projeto.
Os processos que antes eram executados de forma manual e
descentralizados, serão unificados e organizados em uma única ferramenta,
proporcionando para a empresa solução para suas necessidades básicas em gestão
54
de projetos. O Project Buider é uma ferramenta com a ambiente web intuitiva e
facilmente de ser entendida, completamente visual como mostra a ilustração 14.
Ilustração 14: Tela Project Builder. Fonte: Adaptado Project Builder (2016).
Conforme a ilustração 14 é perceptivo analisar o modo visual que a
ferramenta trabalha, sendo esse simples e fácil de ser entendido. O PB trabalha com
quatro diferentes planos que podem ser adquiridos como apresenta a ilustração 15.
Ilustração 15: Tela de Planos.
Fonte: Adaptado Project Builder (2016).
55
A proposta é de que a empresa adquira inicialmente a licença Business16 que
possui o custo de R$: 135,00/mês por licença, a aquisição mínima é de 05 sendo
assim o total inicial vai ser R$: 675,00/mês. Pois é a partir desta que existe a
disponibilidade de usar o PM Canvas APP integrado com o PB mencionado no item
2.4.4, esse será instalado em celulares que serão disponibilizado para cada líder de
equipe e funcionara da seguinte maneira, no momento em que a equipe chegar no
cliente para executar um novo projeto deverá alimentar a ferramenta ao iniciar as
atividades e durante o desenvolvimento das fases, com isso, todas as pessoas
envolvidas no projeto receberão um e-mail informando como está o andamento,
facilitando no controle e monitoramento das atividades.
Após se familiarizar com o PB Bussiness a empresa pode migrar para a
licença Enterprise17 que contém um recurso a mais chamado Projec BI, isso significa
que além de gerenciar os projetos também terá o apoio para a tomada de decisões
estratégicas do negócio. Esse plano apesar de dados traz também indicadores e
métricas para serem analisados e usados com inteligência pela empresa, com isso
saberão quais são os projetos ou clientes que são mais lucrativos e que geram
maior rentabilidade para a empresa.
O Project Builder disponibiliza todo o treinamento e uma consultoria para um
melhor entendimento e uso da ferramenta, conta com uma equipe de suporte que
auxilia nesse processo e que está disponível para que seja explanado qualquer tipo
de dúvida. Portando, isso lhe faz ainda mais competitiva no mercado.
Outra recomendação para aprimorar o gerenciamento de projetos, é de que
além da utilização da ferramenta Project Builder versão Business a empresa deve
utilizar os templates18 que foram desenvolvidos e estão disponíveis nos apêndices B,
C e D.
Os modelos foram desenvolvidos a partir da necessidade encontrada na
empresa, portanto, foi visando padronizar e documentar os projetos desde seu início
até o encerramento que devem ser utilizados os templates. O apêndice B traz o
termo de abertura de projeto, este deve ser preenchido a cada inicialização de novos
projetos. Com o apêndice C é possível detalhar, monitorar e melhorar o
16 Business – Palavra derivada do inglês que no português significa negócio.
17 Enterprise – Palavra derivada do inglês que no português significa empreendimento.
18 Template – É um documento que deve ser seguido que contém instruções de como fazer.
56
entendimento do cliente em relação ao andamento das atividades e o apêndice D foi
desenvolvido para que haja uma documentação concreta do que foi realizado no
decorrer do projeto e esse como o apêndice B devem ser assinados tanto pelo
responsável da empresa quanto pelo cliente. Portanto, com o alinhamento do Project
Builder com os templates a empresa conseguirá gerenciar seus projetos com uma
maior maturidade.
57
CONCLUSÃO
Diante deste estudo é possível perceber a importância de gerenciar projetos
para que ocorra tudo como o planejado, sendo assim, com base nas melhores
práticas do PMBOK, foi elaborada essa proposta da utilização da ferramenta de GP
Project Builder, cujo um de seus objetivos é servir como base para que a empresa
conquiste a excelência no desenvolvimento, controle, monitoramento e
encerramento de seus projetos.
Com a utilização da ferramenta a empresa evitará surpresas durante a
execução dos trabalhos, terá uma visão macro do andamento do projeto, podendo
assim antecipar situações desfavoráveis encontrando ações preventivas e corretivas
antes de consolidarem como problema, ajudando dessa maneira o gerente de
projeto da empresa, pois este ganhará tempo, eficiência no controle de seus projetos
e na evolução da maturidade da organização.
Portanto, com a utilização da ferramenta a empresa terá total administração
de forma mais organizada e eficiente dos processos de um projeto e,
consequentemente, sua gestão como um todo. Além disso, a contribuição da
ferramenta proporciona uma melhor qualidade e facilidade ao acesso das
informações dos projetos.
Esta pesquisa já foi apresentada para a direção da empresa e em primeiro
momento os apêndices B, C e D desenvolvidos já estão em fase de teste sendo
utilizados nos projetos em desenvolvimento o que permitirá após o encerramento
dos projetos uma análise da empresa para a implantação ou melhorias nesta
metodologia.
Com relação aos objetivos propostos no estudo o primeiro teve a finalidade de
verificar qual era a metodologia de gerenciamento de projetos que a empresa
utilizava, para analisar os aspectos positivos e negativos do sistema de gestão de
projetos da empresa, o qual foi atendido no item 3.1 e seguido de seus subitens
3.1.1 e 3.1.2, verificado através da análise da metodologia atual e entrevista com os
58
diretores da empresa.
O segundo objetivo foi realizar uma pesquisa e a comparação de ferramentas
de gestão de projetos. Este que foi alcançado no item 2.4 seguindo dos subitens
2.4.1, 2.4.2, 2.4.3 e 2.4.4, investigando assim a contribuição que essas oferecem
para um melhor desempenho de gerenciamento de projetos
Por último, o terceiro objetivo foi propor uma ferramenta de gestão de projetos
para aperfeiçoar o modelo atual. Demostrado com êxito no item 4, ferramenta a qual
foi analisada também no item 2.4.4 seguido dos apêndices B, C e D. Destacando
suas vantagens e benefícios que possibilita com que a empresa adquira uma melhor
maturidade na sua gestão de projetos.
Dessa maneira, como acadêmico o estudo possibilitou um maior
aprofundamento na área de gestão de projetos através de estudos e leituras em
livros, artigos, sites, revistas dentre outros. Proporcionando assim conhecimento
sobre os benefícios do gerenciamento de projetos, ciclo de vida de um projeto, as
boas práticas em gestão de projetos e ferramentas que auxiliam os gerentes de
projetos a ganhar tempo, eficiência no controle de seus projetos e na evolução da
maturidade da organização.
59
REFERÊNCIAS
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Paulo: Cortez, 2002. SOTILLE, Mauro. Fluxo Resumido de Processos do Gerenciamento de Projetos – Base: Guia PMBOK® 5 º Edição. Disponível em: <http://www.pmtech.com.br/artigos/Fluxo_PMBOK_5aEd_Mauro_Sotille.pdf> Acesso em 18 jun. 2016. TINOCO Aline da Silva, ARAÚJO Marco Antônio Pereira, Ferramentas para Gestão de Projetos – Revista engenharia de Software Magazine 45. Disponível em < http://www.devmedia.com.br/ferramentas-para-gestao-de-projetos-revista-engenharia-de-software-magazine-45/23563 > Acesso 25 jun. 2016. TRENTIM, Mario Henrique. Gerenciamento de projetos: Guia para as certificações CAPM e PMP. 1. ed. São Paulo, SP Editora Atlas. 2011. VARGAS, Ricardo. Manual Prático do Plano de Projeto Utilizando O PMBOK Guide. 4. ed. Rio de Janeiro, RJ Editora Brasport. 2009. _______________. Manual Prático do Plano de Projeto Utilizando O PMBOK Guide. 5. ed. Rio de Janeiro, RJ Editora Brasport. 2014. VIANNA, Ilca Oliveira de A. Metodologia do trabalho científico: um enfoque didático da produção cientifica. São Paulo: EPU, 2001.
62
APÊNDICES
63
APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO REALIZADO NA ENTREVISTA
1. O que você entende como gestão de projetos?
2. Você acha importante a organização focar em gestão de projetos para alcançar
mais sucesso nos negócios?
3. Atualmente como a organização gerência os projetos e se utiliza ferramentas,
metodologias ou técnicas?
4. Quais as dificuldades em acompanhar os projetos?
5. Caso de sucesso de algum projeto que obteve um bom resultado para a empresa
e um que não obteve o resultado esperado?
6. É possível perceber se na organização existem pessoas qualificadas em
gerenciar projetos?
7. Qual é a perspectiva na área de gestão de projetos para o futuro?
64
APÊNDICE B – TERMO DE ABERTURA DE PROJETO
OBJETIVO DO DOCUMENTO:
Descreva o motivo pelo qual o documento será usado.
Ex. Este documento autoriza o início do projeto.
JUSTIFICATIVA DO PROJETO:
Expor a justificativa do projeto.
Ex: Justificar o por que executar o projeto, melhor dizendo informar o que
incentivou na realização do projeto.
TERMO DE ABERTURA DE PROJETO
Nome do projeto: Informar o nome do projeto.
Data: Informar data de firmação do contrato
Autor: Nome da pessoa que desenvolveu o termo.
Cliente: Deve ser informado o nome do cliente.
Revisão: Nome da pessoa que revisou o termo
Gerente do Projeto: Informar o nome do gerente responsável pelo projeto.
Versão: Informar a versão do documento.
65
BENEFÍCIOS ESPERADOS DO PROJETO:
Informar as vantagens que a empresa irá conquistar com a realização do
projeto.
EQUIPE DO PROJETO:
Deve ser definido os nomes e responsabilidades das pessoas envolvidas no
projeto.
Nomes Responsabilidades
PARTES INTERESSADAS:
Descrever nome e o contato de todos os Stakeholders e seu relacionamento
com o projeto.
TEMPO DE REALIZAÇÃO DO PROJETO:
Deverá conter uma estimativa de início e fim do projeto.
ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS:
________________________ ___________________________
Nome responsável LOGG. Nome responsável Contratante
66
APÊNDICE C – RELATÓRIO DO ANDAMENTO DO PROJETO
DADOS DO CLIENTE:
NOME – Deve conter o nome do responsável que receberá esse documento.
EMPRESA: Identificar o nome do cliente.
CIDADE: Deve conter o nome da cidade que está sendo realizado o projeto.
Versão: Identificar a versão que está o status do projeto.
IDENTIFICAR O NOME DO PROJETO
Referente ao andamento do projeto que está sendo executado no local
XXX(colocar o nome)
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Nome do Projeto
Apontar o nome do projeto.
Nome do Cliente
Identificar o nome do cliente.
Gerente do Projeto
Mencionar o nome do Gerente do Projeto.
Líder do Projeto
Identificar o nome do líder do projeto.
Preparado por
Informar o nome da pessoa responsável por editar esse documento.
OBJETIVO DO DOCUMENTO:
Deverá ser mencionado com clareza o objetivo deste documento.
Ex: O objetivo deste documento é informar a evolução do projeto aos
envolvidos.
Relatório do andamento do Projeto
INFORMAR A DATA DO DOCUMENTO
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RESUMO DAS FASES DO PROJETO:
Informar todas as atividades que já foram executadas durante um período de
tempo e quais são os próximos passos.
VISÃO GERAL DO PROJETO:
TAREFA % DATA RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
Informar o
nome da
atividade.
Em que
porcentagem
se encontra
concluída.
Informar a
data.
Nome do líder
que está
executando.
Citar
observações
relevantes sobre
o andamento do
projeto.
Ex:
Mapear e
organizar
rack de TI
80% 24/11/2016 Fulano Falta identificar
as fibras e os
switches.
HISTÓRICO DO PROBLEMA:
IMPREVISTOS ATRIBUÍDO A DATA
Imprevistos ou alterações que
ocorreram durante a
realização dessa etapa do
projeto.
Nome do membro da
equipe que está a ciente
do problema.
Informar a data
CONCLUSÕES/RECOMENDAÇÕES
Explanar de maneira clara as conclusões, recomendações e ideias para um
melhor andamento do projeto.
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APÊNDICE D – DOCUMENTAÇÃO DO PROJETO QUE FOI EXECUTADO
LOGO DO CLIENTE
LOGG | CONECTADA COM A INOVAÇÃO
DOCUMENTAÇÃO PROJETO
Informar o nome da empresa cliente
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Nome do projeto: Informar o nome do projeto.
Data: Informar data de execução da documentação
Autor: Nome da pessoa que desenvolveu a documentação.
Cliente: Deve ser informado o nome do cliente.
Revisão: Nome da pessoa que revisou a documentação.
Gerente do Projeto: Informar o nome do gerente responsável pelo projeto.
Versão: Informar a versão do documento.
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SUMÁRIO
Deve ser inserido o sumário na documentação para facilitar a busca de um
capítulo específico.
Exemplo:
CAPÍTULO PÁGINA
1. Nome do Projeto.............................................................. xx
2. Objetivo............................................................................ xx
3. Detalhamento das atividades........................................... xx
4. Anexo 01.......................................................................... xx
5. Anexo 02......................................................................... xx
6. Considerações finais........................................................ xx
7. Encerramento................................................................... xx
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1. NOME DO PROJETO Mencionar o nome do projeto e a cidade que este foi realizado.
2. OBJETIVO Explanar o objetivo principal do projeto.
3. DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES Este capítulo deverá ser descrito todas as atividades que foram realizadas no
projeto;
Identificar a relação de materiais utilizados;
Setor e/ou local onde o projeto foi realizado.
4. ANEXO 01 Expor em formato de ilustração a visão do que foi realizado, assim como
detalhar cada item do desenho. Conforme o exemplo a seguir:
Ilustração XX: Rack Core
Fonte: Adaptado, Nome do cliente, Ano.
A ilustração tem como objetivo facilitar o entendimento do que foi realizado,
por isso, logo após sua apresentação explicar cada uma destas.
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5. ANEXO 02
No anexo 02 deverá ser apresentado fotos do antes e depois da realização do
projeto.
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Expor o fechamento e ideias do projeto que foi realizado.
Exemplos:
O projeto ocorreu como o planejado?
Todos os objetivos foram alcançados?
Alguma irregularidade?
O que pode ser melhorado?
Deve ser seguida essa base de pensamento.
7. ENCERRAMENTO
Informar o encerramento e aceites de finalização do projeto.
______________________ __________________________
Nome responsável LOGG. Nome responsável Contratante
