80
Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon 90086740, e-post [email protected]. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Hvaler 28.03 2019 Øivind Kristiansen Leder 1

Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 [email protected]

  • Upload
    others

  • View
    4

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon 90086740, e-post [email protected]. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Hvaler 28.03 2019 Øivind Kristiansen Leder

1

Page 2: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Kontrollutvalget Hvalers møte 04.04.2019

Sakliste

PS 19/10 Godkjenning av innkalling og saksliste 3

PS 19/11 Godkjenning av protokoll fra møte 24.01 2019 4

PS 19/12 Informasjon fra rådmann angående skolens aktivitetsplikt ved mobbesaker

10

PS 19/13 Revisjonsbrev nr. 3/2018 - Rådmannens redegjørelse 17

PS 19/14 Revisjonsnotat - Oppfølgingskontroll av kontrollutvalgssak 18/44 21

PS 19/15 Referater og meldinger 26

PS 19/16 Eventuelt 80

2

Page 3: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/105 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: 41206/2019 Klassering: 111-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 04.04.2019 19/10

Godkjenning av innkalling og saksliste

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Innkalling og saksliste godkjennes.

Fredrikstad, 26.02.2019

3

Page 4: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/105 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 41152/2019 Klassering: 111-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 04.04.2019 19/11

Godkjenning av protokoll fra møte 24.01 2019

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte 24.01 2019, godkjennes

Fredrikstad, 26.02.2019

Vedlegg Protokoll fra møte 24.01 2019

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen

Saksopplysninger Ingen

Vurdering Protokoll fra møte 24.01 2019, kan godkjennes

4

Page 5: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 24.01.2019, Tidspunkt: fra kl. 18.00 til kl. 19.45 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra – til saksnr.: 19/1 - 19/9

Frammøteliste

Medlemmer Møtt Varamedlemmer

Øivind Kristiansen, leder Meldt forfall Wenche Falch

Hanne Synnestvedt, nestleder x

Anne Marit Skovly x

Ingerid Bjercke x

Thor Bjønnes x

Merknader

Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker Møtene fra administrasjonen: Rådmann Dag Willien Eriksen og Økonomisjef Kurt Skarning, til sak 19/1 – 19/5 og Kommunalsjef Jan Richard Aspheim – til sak 19/4.

……………………. ……………………. ……………………. Hanne Synnestvedt Anne Marit Skovly

5

Page 6: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Kontrollutvalget Hvalers møte 24.01.2019

Sakliste

PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste

PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte 21.11 2018

PS 19/3 Oppfølging av kontrollutvalgssak 18/44

PS 19/4 Revisjonsnotat - Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune.

PS 19/5 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2018

PS 19/6 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer

PS 19/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018

PS 19/8 Referater og meldinger

PS 19/9 Eventuelt

PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

(saken legges frem uten forslag til innstilling

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Ingen merknader til innkallingen og saksliste.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 24.01.2019:

Innkalling og saksliste godkjennes.

PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte 21.11 2018

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Protokoll fra møte 21.11 2018, godkjennes

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Som innstillingen.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 24.01.2019:

1. Protokoll fra møte 21.11 2018, godkjennes

6

Page 7: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

PS 19/3 Oppfølging av kontrollutvalgssak 18/44

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Kontrollutvalget tar administrasjonens kontroll med fakturaer fra leverandør A for årene 2016-2018, til orientering.

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Rådmannen redegjorde for de kontroller som er gjennomført og dokumentert. Kontrollutvalget stilte oppfølgingsspørsmål som ble besvart fra rådmannen. Vedtaket ble som innstillingen.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 24.01.2019:

1. Kontrollutvalget tar administrasjonens kontroll med fakturaer fra leverandør A for årene 2016-2018, til orientering.

PS 19/4 Revisjonsnotat - Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune.

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Revisjonsnotat – Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune, tas til orientering

2. Kontrollutvalget henstiller til rådmann om å rydde opp i de forhold som fremkommer i revisjonsnotatet og eventuelt foreta nødvendige korrigeringer i regnskapet.

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Revisor orienterte om notatet som ligger grunn for saken og til de funn som er redegjort for. Rådmannen orienterte om sitt tilsvar på notatet og om for de tiltak som vil gjennomføres. Kontrollutvalget stilte flere oppfølgingsspørsmål som ble besvart fra rådmannen og revisor. Kontrollutvalget vedtak i saken ble som innstillingen.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 24.01.2019:

1. Revisjonsnotat – Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune, tas til orientering

2. Kontrollutvalget henstiller til rådmann om å rydde opp i de forhold som fremkommer i revisjonsnotatet og eventuelt foreta nødvendige korrigeringer i regnskapet.

PS 19/5 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2018

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Revisjonen orienterte kort om ressursbruken for forvaltningsrevisjon 2018. Vedtaket ble som innstillingen.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 24.01.2019:

1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering

7

Page 8: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

PS 19/6 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering.

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Vedtaket som innstillingen.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 24.01.2019:

1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering.

PS 19/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas

2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:

Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Det ble påpekt at en av varamedlemmene har partitilhørighet som uavhengig. Dette blir rettet opp før oversendelse til kommunestyret. Med denne endring blir vedtaket som innstillingen.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 24.01.2019:

1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas

2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:

Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering

PS 19/8 Referater og meldinger

Sekretariatets innstilling

Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

1. Referater og meldinger tas til orientering

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Som innstillingen.

Kontrollutvalget Hvalers vedtak 24.01.2019:

1. Referater og meldinger tas til orientering

8

Page 9: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

PS 19/9 Eventuelt

Kontrollutvalget Hvalers behandling 24.01.2019:

Kontrollutvalget ønsket orientering om følgende to temaer:

Mobbing i skole er et aktuelt tema og kontrollutvalget ønsker å få en skriftlig redegjørelse for hvordan kommunens aktivitetsplikt blir håndtert ved mobbesaker som meldes inn til skole. Kontrollutvalget ønsket også at det i tillegg gis en muntlig orientering fra rådmann i kontrollutvalgets møte den 4. april.

Det ble gitt utrykk for at kontrollutvalget ønsker at revisor orienterte nærmere om bundne driftsfond/investeringsfond, hvordan disse spesifiseres og vises i kommunens regnskap, og om hvilke muligheter/begrensinger som ligger til slike bundne fond. Denne orientering fra revisor ønskes i kontrollutvalgets møte 23. mai.

9

Page 10: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/107 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: 60052/2019 Klassering: 111-192 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 04.04.2019 19/12

Informasjon fra rådmann angående skolens aktivitetsplikt ved mobbesaker

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet

Fredrikstad, 21.03.2019

Vedlegg Vedlegg1: Redegjørelse til kontrollutvalget 4.april 2019: Håndtering av skolenes aktivitetsplikt i skolemiljøsaker (opplæringslovens kapittel 9a). Vedlegg 2: Plan for et trygt og godt skolemiljø i Hvaler kommune.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 19/19 – Eventuelt – den 24.01 2019.

Saksopplysninger I sak «Eventuelt», den 24. januar 2019 ba kontrollutvalget om følgende: «Mobbing i skole er et aktuelt tema og kontrollutvalget ønsker å få en skriftlig redegjørelse for hvordan kommunens aktivitetsplikt blir håndtert ved mobbesaker som meldes inn til skole. Kontrollutvalget ønsket også at det i tillegg gis en muntlig orientering fra rådmann i kontrollutvalgets møte den 4. april.» Rådmann har derfor kommet med en skriftlig redegjørelse, datert den 15. mars 2019. Denne redegjørelsen ligger i sin helhet i vedlegg 1 til saken. Rådmann skriver blant annet at for å sikre kvalitet i arbeidet og enhetlig praksis på de tre skolene på Hvaler, har kommunen utarbeidet en overordnet plan for hvordan man skal arbeide for et trygt og godt skolemiljø i Hvalerskolen. Den overordnede plan for trygge og inkluderende skolemiljøer ligger som vedlegg 2 til denne sak. Det fremkommer av planen hvordan kommunen skal forebygge et trygt og godt skolemiljø. Videre fremkommer det av planen hvordan skolene jobber med å oppdage om

10

Page 11: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

elever ikke har et trygt og godt skolemiljø. Til slutt fremkommer det av planen hvilke tiltak som skal igangsettes når en elev ikke har det trygt og godt. Rådmann beskriver også at samtlige skoleansatte er i gang med utdanning som omhandler trygge, inkluderende skolemiljøer. Videre skriver rådmann at de økonomiske rammene kan være en utfordring i det forebyggende arbeidet for trygge og inkluderende skolemiljøer, sett opp mot voksentetthet og tilstedeværelse. Rådmann redegjør også for Elevundersøkelsen som ble gjennomført i 2018. Totalt er det 92,8 % av elevene som sier de aldri eller sjeldent har blitt mobbet. Imidlertid er det 7,2 % av elevene som sier at de har blitt mobbet av andre elever de siste månedene. Ut fra det sekretariatet kan se av svarprosent og antall elever som har svart, så tilsvarer 7,2% 18 elever som oppgir at de har blitt mobbet av andre elever. Rådmann vil også stille i møtet for å gi ytterligere muntlig orientering, eventuelt besvare spørsmål for kontrollutvalgets medlemmer.

Vurdering Sekretariatet vurderer at rådmann har fulgt opp kontrollutvalgets bestilling om en skriftlig redegjørelse angående skolens aktivitetsplikt ved mobbesaker. Rådmannen skal også stille i møtet for å besvare eventuelle spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Det fremkommer at det kan være en utfordring med de økonomiske rammene når det gjelder voksentetthet og tilstedeværelse. Sekretariatet minner kontrollutvalget på at de ikke skal overprøve politiske prioriteringer som er gjort av kommunestyret. Budsjettbehandling er en slik politisk prioritering. Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan konstatere at kommunen har utarbeidet planer for trygge og inkluderende skolemiljøer. Hvorvidt disse planene og rutinene er, og blir, fulgt opp er ikke kontrollert. Sekretariatet vurderer at det er kontrollutvalget samlet som må gjøre en vurdering på om de ønsker å gjøre ytterligere kontrollhandlinger, etter at de har mottatt redegjørelsen og informasjonen. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar informasjonen til orientering, og legger forøvrig frem saken uten innstilling.

11

Page 12: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

I kontrollutvalgets møte den 24.02 2019, under sak 19/19 Eventuelt, ba kontrollutvalget om følgende orientering til sitt neste møte, den 4. april 2019: «Mobbing i skole er et aktuelt tema og kontrollutvalget ønsker å få en skriftlig redegjørelse for hvordan kommunens aktivitetsplikt blir håndtert ved mobbesaker som meldes inn til skole. Kontrollutvalget ønsket også at det i tillegg gis en muntlig orientering fra rådmann i kontrollutvalgets møte den 4. april.» Ifølge Opplæringslovens § 9A-2 har alle elever «rett til eit trygt og godt skolemiljø som fremjar helse, trivsel og læring». Aktivitetsplikten for den enkelte skole med rektor som den ansvarlige er hjemlet i § 9A-4:

Alle som arbeider på skolen, skal følgje med på om elevane har eit trygt og godt skolemiljø, og gripe inn mot krenking som mobbing, vald, diskriminering og trakassering dersom det er mogleg.

Alle som arbeider på skolen, skal varsle rektor dersom dei får mistanke om eller kjennskap til at ein elev ikkje har eit trygt og godt skolemiljø. Rektor skal varsle skoleeigaren i alvorlege tilfelle.

Ved mistanke om eller kjennskap til at ein elev ikkje har eit trygt og godt skolemiljø, skal skolen snarast undersøkje saka.

Når ein elev seier at skolemiljøet ikkje er trygt og godt, skal skolen så langt det finst eigna tiltak sørgje for at eleven får eit trygt og godt skolemiljø. Det same gjeld når ei undersøking viser at ein elev ikkje har eit trygt og godt skolemiljø.

Skolen skal sørgje for at involverte elevar blir høyrde. Kva som er best for elevane, skal vere eit grunnleggjande omsyn i skolen sitt arbeid.

Skolen skal lage ein skriftleg plan når det skal gjerast tiltak i ei sak. I planen skal det stå

a) kva problem tiltaka skal løyse b) kva tiltak skolen har planlagt c) når tiltaka skal gjennomførast d) kven som er ansvarleg for gjennomføringa av tiltaka e) når tiltaka skal evaluerast. Skolen skal dokumentere kva som blir gjort for å oppfylle aktivitetsplikta etter første til femte ledd.

Rådhuset Storveien 32 1680 Skjærhalden

Tel: +4769375021 Mob: +4795859317 www.hvaler.kommune.no

Tlf.saksbeh: [XXX XXX XXX] Kontonr.: 7050 06 18947

Redegjørelse til kontrollutvalget 4.april 2019: Håndtering av skolenes aktivitetsplikt i skolemiljøsaker (opplæringslovens kapittel 9a)

12

Page 13: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

For å sikre kvalitet i arbeidet og så enhetlig praksis som mulig på de tre skolene har Hvaler kommune utarbeidet en overordnet plan for hvordan man skal arbeide for et trygt og godt skolemiljø i Hvalerskolen. Målgruppen for denne planen er alle ansatte i grunnskolen i Hvaler. Planen inneholder egne kapitler om hvordan skolene skal arbeide forebyggende i forhold til mobbing og krenkelser, hvordan de skal arbeide for å oppdage mobbing og hvordan tiltak skal gjennomføres når man oppdager at en elev ikke har det trygt og godt. Samtlige skoleansatte er i gang med tredje og siste halvår av en nettbasert utdanning om trygge, inkluderende skolemiljøer i regi av Høgskolen Innlandet. Etter gjennomført videreutdanning vil alle ansatte ha lært hvordan de skal følge med, undersøke og følge opp mobbesaker. Skoleeier vil sørge for at planen revideres på nytt og tilpasses fylkesmannens praksis og krav til skolene. Alle ansatte i barnehagene i Hvaler kommune deltar i samme nettkurs, men med vinkling inn mot trygge og inkluderende barnehagemiljøer. Et kritisk moment i det forebyggende arbeidet med trygge og inkluderende skolemiljøer er voksentetthet og tilstedeværelse. Med samme økonomiske rammer uten tillegg av lønns- og prisvekst for fjerde år på rad får skolene stadig større utfordringer med å møte kravene som stilles til pedagogtetthet gjennom lærernormen, samtidig som de skal sørge for nok voksne tilstede i pauser, fysisk aktivitet og spisetid. I Elevundersøkelsn 2018 var svarprosenten 86%. (293/252). 80,5% av respondentene melder at de ikke har blitt mobbet i det hele tatt de siste månedene og 12,4% melder at det har skjedd en sjelden gang. Totalt er det 92,8% av elevene som sier at de aldri eller sjeldne har bitt mobbet. Vi har 7,2% av elevene våre som sier at de har blitt mobbet av andre elever de siste månedene. Dette har skjedd med varierende hyppighet, fra 2-3 ganger per måned til flere ganger i uken. I hovedsak dreier mobbingen seg om at man har blitt kalt stygge ting eller har blitt holdt utenfor/ baksnakket. Tilfeller av digital mobbing er fraværende i barneskolen ifølge elevundersøkelsen, mens de tilfellene vi har av denne typen mobbing foregår blant ungdomsskoleelevene våre. Samtidig har vi 94,8% av elevene i Hvaler kommune som sier at de ikke har vært med på å mobbe medelever på skolen de sistemånedene. Vedlegg: Plan for et trygt og godt skolemiljø i Hvaler kommune Line Klavestad Hansen Kommunalsjef oppvekst Hvaler 15.mars 2019

13

Page 14: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Plan for et trygt og godt skolemiljø i Hvaler kommune Skolene i Hvaler har nulltoleranse mot krenking som mobbing, vold, diskriminering og trakassering.

Mål Alle elever har rett til et trygt og godt skolemiljø som fremmer helse, trivsel og læring.

Målgruppe Alle tilsatte i grunnskolen.

Referanser Opplæringsloven §9A

Forebygge I Hvalerskolene jobber vi med følgende for at alle elever skal ha det trygt og godt:

1. Regelverk a. Ordensreglement (kommunalsjef) b. Basisreglement (rektor) c. Sosial læreplan (rektor) d. Kontaktlærer skal arbeide med sosiale mål i sin elevgruppe minst en

gang i måneden. Elevene skal være deltakere. 2. Samarbeid

a. Kontaktlærer for elevrådet fremmer minst en sak i halvåret om elevmiljø i elevrådet

b. Skolemiljø skal drøftes minst en gang i halvåret i skolemiljøutvalget/samarbeidsutvalget (rektor). FAU/Elevråd oppfordres til å forberede saken til møtet.

c. Helsesøster gjennomfører oppstartsamtaler og på 8. trinn og gruppesamtaler på 6. - 10. trinn, samt andre trinn etter behov.

d. Skolehelsetjenesten gjennomfører 3 temadager om psykisk helse på alle trinn på ungdomsskolen (rektor)

e. Invitasjoner som formidles via skolen gis kun til hele gruppa eller alle jentene/guttene i en gruppe (kontaktlærer)

3. Informasjon a. Skolemiljø tas opp på foreldremøte minst en gang i året (rektor) b. Kommunens plan for et trygt og godt skolemiljø skal gjøres kjent for

personalet og ligge tilgjengelig på kommunens nettsider (rektor) 4. Forventninger til voksenatferd (til elever og voksne)

a. Vi hilser på hverandre b. Vi framsnakker hverandre c. Vi kjefter ikke

14

Page 15: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

d. Vi svarer ikke på en negativ/ironisk måte e. Vi løser konflikter med respekt for hverandre f. Vi jobber for å gjøre hverandre gode

5. Tilsyn a. Voksendekningen skal sikre at elevene alltid skal kunne se en voksen

(rektor) b. Voksne som har inspeksjon skal aktivt føre tilsyn med barna (ansatt) c. Skolens ledelse deltar i tilsynet med elever (rektor)

6. Sosiale tiltak a. Vi har en plan for FYSAK/Sosiale aktiviteter i friminuttene (rektor) b. Vi gjennomfører minst 1 annerledesdag på tvers av trinn i halvåret

(teamleder) c. Alle nye elever får fadder ved skolestart. (rektor)

7. Organisering a. De voksne har ansvar for all inndeling av grupper i skolehverdagen,

dette innebærer blant annet opplæring av elevene før lek i friminuttene. (ansatt)

Oppdage I Hvalerskolene jobber vi med følgende for å oppdage om alle elever har det trygt og godt:

1. Alle som arbeider på skolen skal følge med på om elevene har et trygt og godt skolemiljø og gripe inn mot krenking som mobbing, vold, diskriminering og trakassering dersom det er mulig.

2. Alle som arbeider på skolen skal varsle rektor i avvikssystemet dersom de får mistanke om eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø. Rektor skal varsle skoleeier i alvorlige tilfeller.

3. Når en elev eller foresatt varsler at skolemiljøet ikke er trygt og godt, er det den ansatte som mottar meldingen som varsler rektor i avvikssystemet.

4. Elevsamtale med kontaktlærer minst en gang i halvåret. Eleven skal få spørsmålet: "Har du det trygt og godt på skolen?". Det føres referat fra samtalen.

5. Utviklingssamtale med kontaktlærer, elev og foresatt minst en gang i halvåret. Eleven skal få spørsmålet: "Har du det trygt og godt på skolen?". Det føres referat fra samtalen.

6. Elevundersøkelsen gjennomføres hvert år på 5. til 10. trinn. Resultatene drøftes i ledergruppemøter, virksomhetsledermøter og SU/SMU. (rektor)

7. Ikke-anonymisert undersøkelse gjennomføres hvert år på alle trinn. Resultatene drøftes i ledergruppemøter. (sosiallærer)

8. Samarbeid på teammøter/trinnmøter/plenum: a. Loggføring av samtaler med elever, konflikter mellom elever og

lignende hendelser (ansatt) b. Bevisstgjøre hverandre om spesielt utsatte elever (ansatt)

15

Page 16: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Tiltak I Hvalerskolene gjør vi følgende når en elev ikke har det trygt og godt. Det er rektor som har ansvaret for at tiltak gjennomføres:

1. Undersøker saken med elever og foresatte. Elev og foresatte innkalles til møte innen en uke etter varsel i avvikssystemet. Rektor informerer foresatte om klagerett til fylkesmannen.

2. I samarbeid med elev og foresatte, fastsetter hvilken utfordring som skal løses 3. I samarbeid med elev og foresatte, utarbeider en tiltaksplan (hva, når, hvem)

for å løse utfordringen 4. I samarbeid med elev og foresatte, setter opp evalueringsmøte for

tiltaksplanen. Tiltaksplanen revideres til utfordringen er løst. 5. Tiltak (tiltaksplanen) dokumenteres i avvikssystemet

16

Page 17: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/101 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 52211/2019 Klassering: 111-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 04.04.2019 19/13

Revisjonsbrev nr. 3/2018 - Rådmannens redegjørelse

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens tilsvar på revisjonsbrevet nr. 3/2018, tas til orientering

2. Revisjonen bes i forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen for 2018 å foreta en kontroll

med rådmannens tilsvar på revisjonsbrev 3/2018. Resultatet av etterkontrollen fremlegges kontrollutvalget i mai møte 2019.

Fredrikstad, 08.03.2019

Vedlegg 1. Revisjonsbrev nr. 3/2018 – Rådmannens redegjørelse, datert 08.03 2019

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ku-sak 18/15, den 24.05 2018 «Revisjonsbrev nr. 3/2018 – Kontrollutvalgets oppfølging»

Saksopplysninger Revisor skal etter forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner § 4 skriftlig påpeke (nummererte revisjonsbrev) forhold om alvorlige feil og mangler av den økonomiske internkontrollen samt vesentlige avvik mellom revisjonspliktig årsregnskap og regulertbudsjett. I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 8 innebærer dette en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Kontrollutvalget behandlet den 24.05 2018 «Revisjonsbrev nr. 3/2018».. Følgende forhold ble påpekt i revisjonsbrevet:

Bruk av bundne investeringsfond:

I kommunestyresak 41/17 ble utlån til Hvaler Bredbånd AS vedtatt med kr. 3 mill. dekket med bruk av gammelt omdisponert investeringsfond og disposisjonsfond. Investeringsmidler

17

Page 18: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

er ikke omklassifisert til frie midler, og ca. kr. 2,5 mill. av utlånet er finansiert ved bruk av bundet investeringsfond. Bundne midler er i forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner § 6, 5. ledd, definert som midler som i medhold av lov, forskrift etter avtale er reservert særskilte formål. Per definisjon, og jamfør god kommunal regnskapsskikk, kan ikke bundne investeringsfond benyttes til andre formål enn det midlene er avsatt til.

Avvik mellom budsjett og regnskap

I budsjett vedtatt i kommunestyresak 107/16 er det differanse mellom sum fordelt til drift i budsjettskjema 1A og sum fordelt til drift i budsjettskjema 2B. Årsbudsjettet, er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret ifølge kommuneloven § 46 nr. 1. Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i det aktuelle budsjettår. Regnskapsskjema 2A viser vesentlige avvik mellom regulert budsjett og avlagt regnskap.

Selvkostområder

I H-3/14 1 fremkommer at generasjonsprinsippet innebærer at kommunen ikke skal bygge opp selvkostfond over lengre tid, men ha en planlagt prosess både for oppbygging og nedbygging av fondet, som ledd i økonomiplanarbeidet. Det anbefales at dette praktiseres slik at et overskudd (eller underskudd) i ett år tilbakeføres til (eller dekkes inn fra) brukerne innen fem år etter at overskuddet (eller underskuddet) i selvkostkalkylen oppstod. En andel av fondsmidler knyttet til feiing, slamtømming, vann og avløp er eldre enn 5 år. Kontrollutvalget tok den 24.05 2018 saken til etterretning og ba samtidig rådmannen om å fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan tidligere og nye forhold revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 3/2018, vil bli fulgt opp av administrasjonen. Sekretariatet har den 08.03 2019 mottatt rådmannens redegjørelse. I redegjørelsen viser rådmann til aktuelle tiltak for hvert av de påpekte områdene. Vi viser i sin helhet til rådmannens redegjørelse.

Vurdering I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 8 innebærer bestemmelsen en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Det er rådmann som har ansvaret for oppfølgingen av merknaden. I sitt tilsvar redegjør rådmannen for sine vurderinger og til hvilke tiltak/handlinger som skal gjennomføres for å lukke avvikene. Før kontrollutvalget kan lukke en revisjonsmerknad må kommunens revisor foreta en etterkontroll av om omtalte forhold er blitt behandlet korrekt. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at rådmannens tilsvar på revisjonsbrevet nr. 3/2018, tas til orientering. Revisjonen foretar en etterkontroll av rådmannens tiltak i forbindelse med årsoppgjøret for 2018. Revisjonens oppfølgingskontroll bør fremlegges kontrollutvalget i mai 2019 i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for 2018

1 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester.

18

Page 19: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Dato 08.03.2019 Revisjonsbrev nr 3/2018 - Rådmannens redegjørelse Saksnr: 2018/491-21 Arkivkode: 210 Det vises til revisjonsbrev nr 3/2018 og kontrollutvalgets vedtak av 24.05.2018 i sak 15/18, hvor rådmannen bes skriftlig redegjøre hvordan forholdene omtalt i revisjonsbrev nr 3/2018 vil bli fulgt opp av administrasjonen.

Bruk av bundne investeringsfond: I kommunestyresak 41/17 ble utlån til Hvaler Bredbånd AS vedtatt med kr. 3 mill. dekket med bruk av gammelt omdisponert investeringsfond og disposisjonsfond. Investeringsmidler er ikke omklassifisert til frie midler, og ca. kr. 2,5 mill. av utlånet er finansiert ved bruk av bundet investeringsfond. Bundne midler er i forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner § 6, 5. ledd, definert som midler som i medhold av lov, forskrift etter avtale er reservert særskilte formål. Per definisjon, og jamfør god kommunal regnskapsskikk, kan ikke bundne investeringsfond benyttes til andre formål enn det midlene er avsatt til. I saksframlegget til ks sak 41/17 opplyses det at omtalte bundne investeringsfond var over 15 år gamle og kunne omdisponeres til å finansiere utlånet til Hvaler bredbånd AS. Intensjonen i saken var altså å omklassifisere det bundne investeringsfondet til ubundne investeringsfond, og rådmannen tar til etterretning at forslag til vedtak burde vært mer presist på dette forholdet. Østfold kommunerevisjon har i ettertid opplyst at nødvendig omklassifisering kan gjøres administrativt om dokumentasjonen er tilstrekkelig. Administrasjonen har nylig oversendt dokumentasjon på at investeringsmidlene oppsto rett etter tusenårsskiftet. I den perioden hadde Hvaler kommune solgt sine aksjer i kraftselskapet og endel midler ble benyttet til å bygge ny idrettshall, nytt rådhus og rehabilitere kommunens bygningsmasse. Ubenyttede investeringsmidler har i hovedsak stått urørt i kommunens regnskaper siden og tilslutt ble midlene i 2017 vedtatt lånt ut til fiberselskapet. Rådmannen mener at tilstrekkelig dokumentasjon er oversendt for å kunne oppfylle kravene om administrativ omklassifisering fra bundne- til ubundne investeringsfond.

Avvik mellom budsjett og regnskap

I budsjett vedtatt i kommunestyresak 107/16 er det differanse mellom sum fordelt til drift i budsjettskjema 1A og sum fordelt til drift i budsjettskjema 2B. Årsbudsjettet, er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret ifølge kommuneloven § 46 nr. 1. Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i det aktuelle budsjettår. Regnskapsskjema 2A viser vesentlige avvik mellom regulert budsjett og avlagt regnskap. Manglende samsvar mellom regnskap- og budsjettskjemaer ble også kommentert i fjorårets revisjonsberetning. Årsbudsjett 2017 var på det tidspunkt allerede innlagt i våre økonomisystemer, slik at de manglende som revisjonen påviste er videreført også i 2017 budsjettet. Rådmannens kommentarer fra fjorårets sak gjelder også i denne saken og gjengis på nytt. Hovedårsaken til at regnskapsskjema 1A og 2A ikke samsvarer med vedtatt budsjettskjema, er at administrasjonen ikke har rukket å kvalitetssikre alle budsjettinnspill før årsbudsjettet sendes til politisk behandling. Dermed inneholder vedtatt budsjettskjema feil som bør korrigeres for, før budsjettet kan overføres til økonomisystemene. Administrasjonen har allerede igangsatt tiltak for å kunne foreta nødvendig kvalitetssikring på et tidligere tidspunkt slik at avvik skal unngås fremover. Budsjettprosessen er endret noe slik at man får litt bedre tid til kvalitetssikring i budsjettinnspurten. I tillegg er nytt budsjetteringssystem anskaffet som alle budsjettansvarlige benytter. Dermed er risikoen for feil redusert fordi man slipper å arbeide med mange manuelle regneark og budsjettallene kan sammenstilles og kvalitetssikres raskere fordi man slipper manuell innlegging av tallene.

19

Page 20: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Administrasjonen justerer budsjettene ved behov både i de jevnlige rapporteringstidspunktene per tertial og i enkeltsaker når sakens karakter tilsier det. I tillegg er det de siste årene fremmet en egen sak på slutten av året for å justere investeringsbudsjettet i takt med anslått fremdrift av årets investeringer. Rådmannen tar til etterretning at presisjonen i reguleringssaken for 2017 kunne ha vært bedre slik at regnskapstallene for investeringene samsvarte bedre med regulert budsjett. Rådmannen har allerede igangsatt en prosess for å kunne ivareta en tettere økonomioppfølging i organisasjonen vår. I dette ligger det både en mer aktiv bruk av vårt måloppnåelses-verktøy «Hvalerkartet» for våre ledere og hyppigere rapporteringspunkt mellom rådmannen og ledere med budsjettansvar.

Selvkostområder

I H-3/14 1 fremkommer at generasjonsprinsippet innebærer at kommunen ikke skal bygge opp selvkostfond over lengre tid, men ha en planlagt prosess både for oppbygging og nedbygging av fondet, som ledd i økonomiplanarbeidet. Det anbefales at dette praktiseres slik at et overskudd (eller underskudd) i ett år tilbakeføres til (eller dekkes inn fra) brukerne innen fem år etter at overskuddet (eller underskuddet) i selvkostkalkylen oppstod. En andel av fondsmidler knyttet til feiing, slamtømming, vann og avløp er eldre enn 5 år. Årsgebyrene for slam og feiing ble redusert med 50% i 2015 og har hatt mindre justeringer siden da. Årsgebyret for slam har stått uendret siden 2015 og ble for 2019 vedtatt redusert med ytterligere 20%. Årsgebyret for feiing har hatt mindre økninger siden 2015 pga krav om feiing av pipene på fritidsboliger også. Kostnadssiden på dette er ikke helt kartlagt og administrasjonen har avventet reduksjon av årsgebyr på feiing pga av dette. Årsgebyrene for vann og avløp ble i 2015 redusert med 5%, mens de har stått uendret påfølgende 3 år. I 2019 foreslo rådmannen å redusere årsgebyret med 5%, mens kommunestyret vedtok en reduksjon på 7,5%. Det er i hovedsak høyere tilkoblingsinntekter enn anslått som har skapt utfordringer med å innfri planlagt bruk av gamle selvkostfond de siste årene. De grepene administrasjonen har gjort med å slippe å betale et termingebyr i to påfølgende år, har ikke hatt tilstrekkelig effekt. Rådmannen forventer at planlagte grep for 2019 vil gi større effekt samtidig som at abonnentene ikke skal få for store svingninger i gebyrbelastningen på sikt. Kurt Skarning økonomisjef

20

Page 21: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/101 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 67917/2019 Klassering: 111-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 04.04.2019 19/14

Revisjonsnotat - Oppfølgingskontroll av kontrollutvalgssak 18/44

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsnotatet etter gjennomførte kontroller – oppfølging av sak 18/44, tas til

orientering. Fredrikstad, 28.03.2019

Vedlegg Østfold kommunerevisjon IKS, Notat etter gjennomførte kontroller – oppfølging av sak 18/44, datert 25.03 2019.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 19/3, den 24.01 2019 «Oppfølging av kontrollutvalgssak 18/44» KU-sak 18/44, den 21.11 2018 «3. gangs behandling – rådmannens oppfølging av

revisjonens anbefalinger. KU-sak 18/38, den 08.11 2018, «Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger» KU-sak 18/30 den 20.09 2018 «Orientering fra rådmann - etterkontroll av oppfølging av

revisjonens anbefalinger i sak 16/40» KU-sak 18/22, den 14.06 2018 «Revisjonsnotat – Etterkontroll av oppfølging med

revisjonens anbefalinger i sak 16/40» KU-sak 16/40 den 08.12 2016, «Revisjonsnotat – Gjennomgang av en rammeavtale»

Saksopplysninger Saken har vært oppe i kontrollutvalget flere ganger, sist gang 24.01 2019. Historikken i saken er at kontrollutvalget behandlet i møte 08.12 2016 (sak 16/40) et notat fra revisjonen som omhandlet resultatet av en gjennomgang av en spesifikk rammeavtale kommunen har med en leverandør (A) På bakgrunn av denne kontrollen var revisjonen av den oppfatning at fakturaene knyttet til denne rammeavtalen ikke har vært gjenstand for tilstrekkelig internkontroll. For at kommunen skulle kunne forbedre sin internkontroll anbefalte revisjonen følgende anbefalinger:

vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for investeringsprosjekter

21

Page 22: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

påse at fremtidige avrop holdes innenfor rammeavtalens overordnede grenser kreve av sine leverandører bedre spesifikasjon/dokumentasjon av faktura

dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggs satser avtales, slik at dette lettere kan kontrolleres i ettertid.

I tillegg hadde rådmannen i mail til sekretariatet 30.11 2016 gitt følgende tilsvar til notatet: Rådmann tok revisjonens anbefalinger til etterretning. Videre i mailen uttrykkes det at «det jobbes fortløpende med kvalitet i forhold til både innkjøpsprosesser og fakturakontroll. Vi opplever at vi pr i dag har gjort mye på begge områdene og vil fortsette arbeidet i årene som kommer. Innspillene fra revisjonen vil bli lagt til grunn for det videre arbeidet». Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken 8. desember 2016:

Kontrollutvalget tok Notat – gjennomgang av rammeavtale mellom Hvaler kommune og leverandør A, til etterretning.

Kontrollutvalget ba regnskapsrevisjonen om å foreta en etterkontroll av om administrasjonen følger opp anbefalingene som er gitt i notatet. Etterkontrollen gjøres i løpet av 2017. Resultatet av kontrollen rapporteres til kontrollutvalget

Sekretariatet mottok den 4. juni 2018 et nytt revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller – Etterkontroll av oppfølging av revisjonens anbefalinger (gitt i sak 16/40). I dette notatet viser revisjonen til at de har gjennomgått følgende:

rammeavtale og tilhørende prisskjema mellom Hvaler kommune og leverandør A vedrørende «elektroarbeider», datert 06.02.2017.

gjennomgått rammeavtale og tilhørende prisskjema mellom Hvaler kommune og leverandør B vedrørende «vedlikehold og reparasjon av vei-gate og utelys», datert 04.11.2016.

foretatt en detaljert fakturakontroll av et utplukk fakturaer i perioden 6.2.2017- 22.05.2018 med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon for leverandør A.

foretatt en detaljert fakturakontroll av samtlige bilag fakturert i 2017 med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon for leverandør B.

kontroll av etterbetaling fra leverandør A. Det var i tillegg gjennomført møter mellom revisjonen og kommunen samt kommunikasjon per e-post. Vedrørende leverandør A viste revisjonens oppfølgingskontroll og gjennomgang at det var mangler ved kommunens interne kontroll. I notatet vises det til fakturaer som viser et stort antall at det leveres annet varesortiment enn hva som er opplistet i prisskjema. Overtid skal i henhold til rammeavtalen avtales med oppdragsgiver i hvert enkelt tilfelle. Det er fakturert med påslag for 50 % eller 100 % overtid i et antall tilfeller uten at det foreligger avtale om dette. Det har blitt fakturert med både fraktsonetillegg og servicebil. Dette skal i henhold til rammeavtalen være inkludert i den avtalte timeprisen. Ved flere fakturaer manglet det i tillegg timelister. Revisjonen konkluderte med at fakturaer vedrørende leverandør A ikke har vært gjenstand for tilstrekkelig internkontroll. Gjennomgangen av rammeavtalen med leverandør B viser at kommunens egen internkontroll fungerer. Revisjonen anbefalte følgende tiltak:

Vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for investeringsprosjekter. Kreve av sine leverandører bedre spesifikasjon/dokumentasjon av fakturaer

(timelister) Dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggs satser avtales, slik at de er

lettere kan kontrollere i ettertid. Kontrollutvalgets vedtak i saken den 4. juni var de tok revisjonsnotatet til etterretning samt at de inviterte rådmannen til kontrollutvalgets møte den 20. september 2018 for å gi utvalget en orientering om arbeidet med interkontrollen. I kontrollutvalgets møte 20.09 2018 redegjorde administrasjonen generelt om oppfølging av rammeavtaler de har med leverandører til kommunen. Utvalget uttrykte at det bør også

22

Page 23: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

redegjøres nærmere for denne spesifikk leverandøren kalt leverandør A. Kontrollutvalget tok administrasjonens redegjørelse til foreløpig orientering og ba videre om en ny skriftlig redegjørelse til neste møte 8. november, som ble utsatt til den 21. november. I dette møte (21. november 2018) fattet kontrollutvalget blant annet et vedtak om at revisjonen skulle fremlegge et notat angående en utvidet kontroll på området (punkt 3 i vedtaket). Revisjonen har den 25. mars 2019 oversendt et notat i saken til sekretariatet. I notatet har revisjonen utført følgende revisjonshandlinger:

Foretatt en detaljert fakturakontroll av et utplukk fakturaer i perioden 1.5.2018-31.12.2018 med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon for leverandør A.

Kontroll av tilbakebetaling fra leverandør A på grunn av tidligere feilfakturering. Revisjonen redegjør om resultatet i notatet og konkluderer med det fremdeles er noe mangelfull dokumentasjon ved fakturering fra leverandør A. Revisjonen vurderer med at interkontrollen har blitt bedre i perioden. Revisjonen opprettholder tidligere anbefaling om at kommunen krever bedre spesifikasjon/dokumentasjon av faktura fra sin leverandør (timelister og underlagsdokumentasjon ved viderefakturering)

Vurdering Sekretariat er av den oppfatting at resultatet med oppfølgingskontrollen, viser at internkontrollarbeidet går i riktig retning og har blitt bedre. Kontrollutvalget kan selv vurdere om det er behov for flere oppfølgingskontroller. Sekretariatet vil anta at revisjonen selv vil følge dette videre opp i sitt løpende revisjonsarbeid, så lenge de selv vurdere at det er noen gjenstående mangler, og at det er gitt anbefaling til forbedring. Med den bakgrunn vil sekretariatet anbefale at revisjonsnotatet etter gjennomførte kontroller av sak 18/44, tas til orientering.

23

Page 24: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

1

Notat etter gjennomførte kontroller – oppfølging av sak 18/44.

Innledning Ved behandling av revisjonsnotatet «Gjennomgang av rammeavtale mellom Hvaler kommune og leverandør A» datert 1.6.2018 i kontrollutvalget den 21.11.2018, ble det presisert at kommunen skulle sikre at eventuell feilfakturering skulle kreves tilbakeført i løpet av desember 2018. I tillegg ble det fattet vedtak i sak 18/44 at revisjonen skal foreta en utvidet kontroll av Leverandør A.

Utførte revisjonshandlinger Ved etterkontroll er det kun fakturaer for «elektroarbeider» som har blitt kontrollert. Revisjonen har;

Foretatt en detaljert fakturakontroll av et utplukk fakturaer i perioden 1.5.2018-31.12.2018 med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon for leverandør A.

Kontroll av tilbakebetaling fra leverandør A på grunn av tidligere feilfakturering.

Resultat av utført revisjon Revisjonen har gjennomført stikkprøvekontroll på til sammen 24 fakturaer i perioden 1.5.2018 - 31.12.2018 med tilhørende grunnlags dokumentasjon. Fakturerte varer/tjenester er kontrollert mot rammeavtalens prisskjema (vedlegg 4) samt grossistens hjemmeside. Vedlegget inneholder oversikter over blant annet avtalt timepris for elektroarbeider, avtalte rabatter, og en prisliste for materiell (sortert på EL-nummer) som ble lagt til grunn da avtalen ble inngått. I tillegg er det spesifisert hva timeprisen skal inkludere. Timeprisen skal inkludere; transport, servicebil, maskinleie, diett, fortjeneste mm. Kontroll av utvalgte fakturaer viser at det er fakturert korrekt pris for materialer og avtalt timepris for montør. I vår etterkontroll ble det funnet ett tilfelle hvor det har blitt fakturert med tillegg for servicebil. Dette skal i henhold til rammeavtalen være inkludert i den avtalte timeprisen. I tillegg manglet det timeliste ved 10 fakturaer. I stikkprøveutvalget var det 3 fakturaer der leverandør A har viderefakturert for tjeneste levert fra eksternt firma. Kopi av fakturaene fra de eksterne foreligger ikke som vedlegg. Revisor har i etterkant av gjennomgangen oversendt kommunen dokumentasjonen vedrørende manglene som ble avdekket. Kommunen har i tilbakemelding den 31.1.2019 opplyst at de selv har funnet mindre avvik ved fakturaene som var viderefakturert. Administrasjonen har fått kreditnotaer fra leverandør A for funnene i denne etterkontrollen.

24

Page 25: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

2

Administrasjonen har fått kreditnotaer fra leverandør A for funn i tidligere kontroller.

Vurdering/konklusjon I kommunelovens § 23 punkt 2 fremkommer det blant annet at administrasjonssjefen skal sørge for betryggende kontroll. Revisjonen konkluderte i opprinnelig notat at internkontrollen ved fakturering fra leverandør A ikke hadde vært gjenstand for tilstrekkelig internkontroll. Revisjonen finner fremdeles at det er noe mangelfull dokumentasjon ved fakturering fra leverandør A, men at interkontrollen har blitt bedre. Anbefalinger kreve av sine leverandører bedre spesifikasjon/dokumentasjon av faktura (timelister og

underlagsdokumentasjon ved viderefakturering) Rolvsøy, 25.3.2019 Jolanta Betker (sign.) Martin Heiestad (sign.) Seksjonsleder revisor

25

Page 26: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/105 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: 64980/2019 Klassering: 111-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 04.04.2019 19/15

Referater og meldinger

Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

Saken legges frem uten forslag til innstilling fra sekretariatet. Fredrikstad, 25.03.2019

Vedlegg 1. E-post fra sekretariatet til Hvaler kommune angående henvendelse om informasjon

om kontrollutvalget. Datert den 4.mars 2019. 2. Tilsynsrapport «Barnehageloven», Hvaler kommune, Fylkesmannen i Østfold (Oslo

Viken). 3. Årsmøtekonferanse FKT 4. Høringsbrev og forslag til ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen.

Saksopplysninger Kontrollutvalgsleder mottok den 1. mars en henvendelse fra «Kommunal Rapport» angående kontrollutvalgets synlighet på Hvaler kommunes hjemmeside. Dette har også vært tatt opp i kontrollutvalgets møter ved flere anledninger. Sekretariatet har derfor sendt en henvendelse til kommunen. Se vedlegg 1. Fylkesmannen i Østfold (Nå Oslo/Viken), gjennomførte et tilsyn som omhandlet kommunens oppfølging av barnehageloven i 2018. Den endelige tilsynsrapporten ligger som vedlegg 2 til saken. Sekretariatet har fått opplyst fra Fylkesmannen kommunen hadde frist for retting av avvik innen 1.mars. Kommunen har gitt tilbakemelding innen fristen, men dette er ikke ferdigbehandlet av Fylkesmannen per dags dato. FKT, (Forum for kontroll og tilsyn), har sendt ut invitasjon til årsmøtekonferanse den 4. og 5. juni 2019.

26

Page 27: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har sendt ut høringsnotat om ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift. Høringsfristen er satt til 2. mai.

Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget nå ligger inne på kommunens hjemmeside under fanene «Politikk og innsyn» og «Vårt lokaldemokrati». Kontrollutvalgets møter fremkommer ikke av møtekalenderen til kommunen. Fylkesmannens tilsynsrapport legges frem for orientering. Det er fylkesmannen som har ansvar for å følge opp avvik som fremkommer av deres tilsyn. Hvis noen fra utvalget ønsker å delta på FKT sin årsmøtekonferanse i Kristiansand den 4. og 5. juni, så må det meldes til sekretariatet så vi får sendt påmelding før 9. april. Kontrollutvalget har budsjettmidler til at to medlemmer kan dra på konferansen. Når det gjelder Kommunal- og moderniseringsdepartementet sitt høringsbrev til ny forskrift så bør kontrollutvalget ta stilling til om de ønsker å avgi høringsuttalelse, eller ikke. Sekretariatet legger frem saken uten forslag til innstilling. Forøvrig vurderer sekretariatet at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering.

27

Page 28: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

28

Page 29: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

1

ENDELIG

TILSYNSRAPPORT

Barnehageloven

Hvaler kommune

2018

29

Page 30: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

2

Sammendrag

Fylkesmannen i Østfold har gjennomført tilsyn med Hvaler kommune som barnehagemyndighet. Tema for tilsynet er kommunens ansvar etter barnehageloven § 8 første ledd for å påse at barnehagene drives i henhold til gjeldende regelverk, herunder kommunens veiledning og tilsyn overfor barnehagene.

Fylkesmannen har undersøkt hvordan kommunen påser at barnehagene drives i henhold til gjeldende regelverk, og da med spesielt fokus på risikovurderinger, valg av virkemidlene tilsyn og veiledning og oppfølging etter tilsyn og veiledning. Det overordnede målet med tilsynet er å føre til en styrking av barnehagebarnas og barnehagenes rettsikkerhet. Dette gjør vi ved å kontrollere om kommunen overholder rettslige krav. Dersom tilsynet avdekker praksis i strid med regelverket skal kommunen rette opp dette.

Kommunens tilsyn og veiledning overfor alle barnehager er sentralt i barnehagemyndighetens arbeid med å sikre at barna får et godt og forsvarlig barnehagetilbud. Kommunens tilsyn og veiledning er dermed også et sentralt tilsynstema for Fylkesmannen. Tilsynet er gjennomført ved å gjennomgå dokumentasjon fra Hvaler kommune, Brekke barnehage og Huser Gårdsbarnehage. I tillegg har vi intervjuet personer fra kommunen og fra barnehagene.

Kommunen har tidligere mottatt en foreløpig rapport. Denne ble gjennomgått på sluttmøte i kommunen. Hvaler kommune har kommentert den foreløpige rapporten. Tilbakemeldingene gjenspeilte situasjonen slik den var per 02.11.2018. I tiden mellom dato for vårt tilsyn 20.09.2018 og foreløpig rapport 09.10.2018, gjennomførte Hvaler kommune tilsyn med barnehagene og utarbeidet foreløpige tilsynsrapporter. Av den grunn vurderte Fylkesmannen det som nødvendig å gjøre en ny vurdering av punkt 4 «Kommunens tilsyn med barnehagene» og punkt 5 «Reaksjoner og vedtak i tilsyn» i vår foreløpige tilsynsrapport. Kommunen mottok derfor en revidert foreløpig tilsynsrapport med frist til å uttale seg 07.12.2018.

Kommunen mener de tiltakene de beskriver i tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport og revidert foreløpig tilsynsrapport er tilstrekkelig for å dekke påleggene i den reviderte foreløpige tilsynsrapporten. Fylkesmannen har vurdert tilbakemeldingene og tilhørende vedlegg og velger å opprettholde pålegget om retting og korreksjonspunktene a til og med g. Hvaler kommune får frist fram til 01.03.2019 med å rette de påpekte regelverksbruddene. Bruddene ble formulert som mulige pålegg slik:

Følgende pålegg er aktuelle å vedta etter utløp av fristen i endelig tilsynsrapport:

1. Hvaler kommune skal gjennom veiledning og tilsyn påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk, jf. barnehageloven § 8 første og femte ledd og § 16 første og andre ledd. Pålegget innebærer at Hvaler kommune må:(korreksjonspunkter)

a) ha tilstrekkelig kunnskap om hvordan alle barnehageeiere oppfyller sine plikter etter barnehageloven,

b) bruke kunnskapen til å gjøre risikovurderinger for å vurdere behov for veiledning og tilsyn,

30

Page 31: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

3

c) veilede aktivt om regelverket ovenfor barnehagene for å påse regeletterlevelse,

d) gjennomføre tilsyn der det er nødvendig for å påse regeletterlevelse, e) skriftliggjøring sine vurderinger og konklusjoner i tilsynsrapporten, f) sørge for at forhåndsvarselet gir opplysninger om det rettslige grunnlaget og

det faktiske grunnlaget og g) se til at utformingen at enkeltvedtak er i samsvar med forvaltningslovens

bestemmelser, dersom de velger å følge opp ulovlig eller uforsvarlig forhold gjennom pålegg.

31

Page 32: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

4

Innholdsfortegnelse

1 Innledning .......................................................................................................................................5

1.1 Kort om kommunen ...............................................................................................................5

1.2 Om gjennomføringen av tilsynet ............................................................................................5

1.3 Om tilsynet med Hvaler kommune ........................................................................................6

1.3.1 Fylkesmannen fører tilsyn med Hvaler kommune som barnehagemyndighet ............6

1.3.2 Tema for tilsynet .............................................................................................................6

2 Risikovurderinger ............................................................................................................................6

2.1 Rettslige krav ..........................................................................................................................6

2.2 Våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner ................................................................7

3 Kommunens veiledning av barnehagene .....................................................................................9

3.1 Rettslige krav ..........................................................................................................................9

3.2 Våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner ................................................................9

4 Kommunens tilsyn med barnehage ............................................................................................10

4.1 Rettslige krav ........................................................................................................................10

4.2 Våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner ..............................................................12

5 Reaksjoner og vedtak i tilsyn .......................................................................................................15

5.1 Rettslige krav ........................................................................................................................15

5.2 Våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner ..............................................................15

6 Varsel om pålegg om retting ........................................................................................................17

7 Vedlegg: .........................................................................................................................................19

7.1 Oversikt over dokumentasjon til tilsynet med Hvaler kommune .......................................19

7.2 Oversikt over navn og funksjon på de som har deltatt i tilsynet: .......................................20

32

Page 33: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

5

1 Innledning

Fylkesmannen har i perioden fra 22.06.2018 til dags dato gjennomført tilsyn med kommunens ansvar for å påse at barnehagene drives i henhold til gjeldende regelverk i Hvaler kommune.

I denne tilsynsrapporten er det gitt frist for retting av lovbrudd som er avdekket under tilsynet. Fristen er 01.03.2019.

Dersom regelverksbruddene ikke er rettet innen fristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting med hjemmel i kommuneloven § 60d.

1.1 Kort om kommunen

Det framkommer av dokumentasjon og intervjuer at i Hvaler kommune er rollen som barnehagemyndighet etter lov om barnehager delegert fra rådmannen til kommunalsjef som sitter i rådmannens stab. I delegasjonsreglement er det skrevet at kommunalsjefen fatter vedtak etter barnehageloven herunder godkjenning av barnehager, opptak, foreldrebetaling og tilsyn. I intervjuene opplyses det at tilsyn og veiledning med barnehagene, samt vedtak etter kap V A er delegert videre til spesialrådgiver. Denne delegasjonen er ikke skriftliggjort. Det fremkommer i intervjuene at delegasjonsreglementet skal gjennomgås og oppdateres. Kommunalsjefen er delegert ansvar som barnehageeier for de kommunale barnehagene etter § 7 i barnehageloven. Kommunen har 4 barnehager, av disse er 3 kommunale og 1 privat barnehage.

1.2 Om gjennomføringen av tilsynet

Fylkesmannen vurderinger og konklusjoner er basert på skriftlig dokumentasjon, kommunens egenvurdering i Reflex og opplysninger fra intervju.

Tilsynets gang Varsel om tilsyn med pålegg om å sende inn dokumentasjon, datert 22.06.2018 Dokumentasjon, redegjørelse og egenvurdering i Reflex mottatt 24.08.2018 Brev med dagsorden for tilsynet, datert 11.09.2018. Åpningsmøte inkl veiledning og intervjuer 20.09.2018. Varsel om vedtak og foreløpig rapport 09.10.2018 Sluttmøte 11.10.2018 Frist for tilbakemelding på varsel om vedtak og foreløpig rapport 02.11.2018 Varsel om vedtak og revidert foreløpig rapport 26.11.2018 Frist for tilbakemelding på varsel om vedtak og revidert foreløpig rapport 07.12.2018 Endelig rapport med frist for retting 20.12.2018. Avslutning av tilsyn evt. pålegg om retting

33

Page 34: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

6

1.3 Om tilsynet med Hvaler kommune

1.3.1 Fylkesmannen fører tilsyn med Hvaler kommune som barnehagemyndighet

Vi fører tilsyn med kommunen som barnehagemyndighet, jf. barnehageloven § 9 første ledd, jf. kommuneloven kapittel 10 A. I tilsyn kontrollerer vi om barnehagemyndigheten oppfyller barnehageloven med forskrifter. Dersom barnehagemyndigheten ikke følger regelverket, kan vi pålegge retting etter at kommunen har fått en frist for å rette. Våre tilsyn er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at vi skal gjennomføre tilsynet i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven. I de tilfeller Fylkesmannen konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt, betegnes dette som brudd på regelverket, uavhengig av om det er barnehageloven eller forskrift fastsatt i medhold av denne, som er brutt.

1.3.2 Tema for tilsynet

Tema for tilsynet er kommunens veiledning og tilsyn for å påse at barnehagene drives i henhold til gjeldende regelverk, jf. barnehageloven § 8 første og femte ledd, jf. § 16. Tilsynet omfatter:

Kommunens risikovurderinger Kommunens veiledning av barnehagene Kommunens tilsyn med barnehagene Kommunens reaksjoner og vedtak i tilsyn

Det overordnede målet med tilsynet er å føre til en styrking av barnehagebarnas og barnehagenes rettsikkerhet. Gjennom kontroll med kommunens overholdelse av de rettslige kravene skal eventuell lovstridig praksis avdekkes og rettes opp. Kommunens tilsyn og veiledning med barnehagene er sentralt i barnehagemyndighetens arbeid med å sikre at barna får et godt og forsvarlig barnehagetilbud. Kommunens tilsyn og veiledning er dermed også et sentralt tilsynstema for Fylkesmannen

2 Risikovurderinger

2.1 Rettslige krav

Barnehageloven § 8 første og femte ledd lyder:

1. Kommunen er lokal barnehagemyndighet. Kommunen skal gi veiledning og påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk.

…….. 5. Kommunen har rett til innsyn i dokumenter og adgang til barnehagelokaler i den

utstrekning dette anses nødvendig for å ivareta kommunens oppgaver.

34

Page 35: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

7

Kommunen er lokal barnehagemyndighet og skal påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk, jf. barnehageloven § 8. For å oppfylle ansvaret om å påse regelverksetterlevelse i barnehagene etter barnehageloven § 8 første ledd, må kommunen ha oversikt over regelverket den veileder om og fører tilsyn med. Barnehagemyndigheten må også ha nok og egnet informasjon om barnehagene til å gjøre risikovurderinger. Dersom kommunen ikke har tilstrekkelig informasjon om barnehagenes praksis for å belyse hvorvidt barnehageeierne ivaretar sine plikter, må den innhente det. Uten informasjon om regelverksetterlevelsen, kan ikke kommunen vurdere risikoen for brudd på regelverket og behovet for veiledning og tilsyn, jf. barnehageloven § 8 første og femte ledd. Informasjonen skal vise om regelverket er kjent, forstått og overholdt av barnehageeierne. Barnehagemyndigheten må bruke kunnskapen om barnehagene til å foreta løpende vurderinger av sannsynlighet for og konsekvensen av brudd på barnehageeiers plikter i barnehageloven. Kommunen må gjøre dette både på bakgrunn av informasjon om regelverksetterlevelse i den enkelte barnehage og samlet for alle barnehagene. På bakgrunn av informasjon om regelverksetterlevelsen, må man vurdere behovet for veiledning og tilsyn. Dette innebærer at kommunen må kartlegge risiko for brudd på regelverket ved bruk av kilder som sier noe om regelverksetterlevelsen. Videre må kommunen vurdere hvilke virkemidler som er egnet til å påse regelverksetterlevelse. Dersom barnehagemyndigheten ikke bruker den informasjonen den har om barnehagene, vil ikke temaene for tilsyn og veiledning være i tråd med de faktiske behovene. Dette vil igjen medføre at kommunen ikke påser regelverksetterlevelse ved gjennomføringen av veiledning og tilsyn, jf. barnehageloven § 8 første ledd. Videre må barnehagemyndigheten gjennomføre veiledning og tilsyn i tråd med sine risikovurderinger. På bakgrunn av informasjonen som er innhentet og vurderingene som er foretatt, må kommunen bruke sine virkemidler; veiledning og tilsyn. Kommunen må gjennomføre veiledning og tilsyn på en slik måte at den bidrar til økt regelverksetterlevelse i barnehagen. Dersom barnehagemyndigheten ikke bruker virkemidlene i tråd med sine funn, oppfyller den ikke sin plikt til å påse regelverksetterlevelse, jf. barnehageloven § 8 første og femte ledd og § 16 første og andre ledd.

2.2 Våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner

I Reflex opplyser kommunen at de har god oversikt over lovverket og de ulike aktørenes plikter etter barnehageloven. Videre framkommer det at barnehagemyndigheten har oversikt over skillet mellom barnehagemyndighetens og barnehageeiers oppgaver.

På spørsmål om barnehagemyndigheten har tilstrekkelig kunnskap om hvordan alle barnehageeierne oppfyller sine plikter etter barnehageloven, svarer kommunen «ja» i Reflex. De skriver «Styrer i den private barnehagen deltar jevnlig på kommunens virksomhetsledermøter og vi har etablert en tett og god kommunikasjon. Forrige kommunalsjef hadde et tett og godt samarbeid direkte med eier, mens ny kommunalsjef er i ferd med å etablere strukturer for oppfølging og kommunikasjon.»

Videre svarer kommunen i Reflex at de bruker kunnskapen til å gjøre risikovurderinger for å vurdere behov for veiledning og tilsyn.

Det framkommer i intervjuene at kommunen har god og løpende kontakt med barnehagene. Både eiere og styrere tar kontakt når de lurer på noe. Dette skjer gjennom e-post, telefon og på virksomhetsledermøtene. Videre opplyses det at kommunen får kunnskap gjennom felles opptak, BASIL, kompetanseutvikling og prosjekt om rammeplanen.

35

Page 36: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

8

I innhentet dokumentasjon er det skrevet i «Følgebrev til varsel om tilsyn – barnehager», sist godkjent 20.02.2017, at «det er utarbeidet en selvangivelse som både private og kommunale barnehager skal fylle ut en gang i året, og som skal sendes til tilsynsmyndigheten. Tilsynsmyndigheten gjennomgår skjemaet og gir melding til barnehagen/eier med tilbakemelding om eventuelle merknader.» Under intervjuene kommer det frem at selvangivelsene ikke har blitt fylt ut tidligere år.

Barnehagemyndigheten skal gjennomføre tilsyn med barnehagene høsten 2018. I den forbindelse er selvangivelsen sendt ut og besvart av alle barnehagene. Det sies i intervjuene at selvangivelsen er omfattende og at ikke alle punktene blir oppsummert, så sant det ikke er fokusområder i tilsynet eller at det har blitt gitt signaler om at regelverket ikke blir fulgt.

I intervjuene opplyses det om at årsplanene blir sendt inn, men at kommunene ikke gir tilbakemelding på disse. I etterkant av intervjuene har vi fått tilsendt mal på tilbakemelding på årsplan. Når det gjelder årsmeldingene i BASIL, blir barnehagene kontaktet dersom tallene ikke stemmer.

I intervjuene fremkommer det at kommunen som barnehagemyndighet gjorde en vurdering av styrerressurs opp mot kravene i barnehageloven i Brekke barnehage og Asmaløy barnehage. Kommunen sier at dette skal følges opp i tiden framover.

I tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport skriver kommunen de har startet arbeidet med risikovurdering for å sikre at de har tilstrekkelig kunnskap om hvordan barnehageeier oppfyller sine plikter som barnehageeier. Kommunen har foreløpig hatt to møter, der kommunalsjef oppvekst og spesialrådgiver barnehage har deltatt. Spesialrådgiver stab leder prosessen. Det er forventet å være ferdig med risikovurderingen innen 1.1.19

Fylkesmannens vurderinger

Slik Fylkesmannen oppfatter praksisen på Hvaler, innhenter kommunen kunnskap om barnehagenes regeletterlevelse primært gjennom årsmeldingen i BASIL, gjennom møter med styrerne, felles prosjekter og gjennom henvendelser og spørsmål fra barnehagene. Slik vi vurderer det, er informasjonen som mottas i stor grad basert på hva barnehagene selv melder inn. Fylkesmannen kan ikke se at kommunen aktivt innhenter kunnskap om regeletterlevelse i barnehagene. Slik vi oppfatter det, har ikke kommunen utført individuelle vurderinger av informasjonen og kunnskapen de får om den enkelte barnehage.

Kommunen har en intensjon om å innhente kunnskap gjennom selvangivelsene, men dokumentasjonen viser at den tidligere ikke har blitt sendt ut. Selvangivelsen er sendt ut i forbindelse med kommunens tilsyn med barnehagene i 2018. Barnehagene har besvart selvangivelsen. På tidspunktet for Fylkesmannens gjennomføringer av intervjuer er ikke selvangivelsene vurdert av kommunen.

I tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport har kommunen startet arbeidet med risikovurderinger. Så langt Fylkesmannen kan se fremkommer det ikke i tilbakemeldingen på hvilke områder risikovurderingen blir gjort, hvilken informasjon som blir benyttet, hvilke vurderinger som blir gjennomført og hva konklusjonene er. Det fremkommer heller ikke om kommunen gjennomfører tilsyn eller veiledning i tråd med sine risikovurderinger.

Fylkesmannen forstår at kommunen jobber med innhenting av kunnskap og gjennomføring av risikovurderinger. Etter Fylkesmannens vurdering viser ikke dokumentasjonen i tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport hvordan dette har blitt gjort i praksis.

36

Page 37: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

9

Konklusjon

Fylkesmannen kan ikke se i tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport at kommunen skaffer seg nok og egnet kunnskap til å kunne avgjøre om alle barnehageeiere oppfyller barnehageloven.

Ut i fra tilbakemeldingen på foreløpig tilsynsrapport kan ikke Fylkesmannen se at kommunen foretar nødvendige risikovurderinger for å vurdere behovet for veiledning og tilsyn i den enkelte barnehage.

3 Kommunens veiledning av barnehagene

3.1 Rettslige krav

Etter barnehageloven § 8 første ledd skal kommunen gi veiledning og påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk. Barnehagemyndighetens veiledning skal være basert på oppdatert og gjeldende forståelse av barnehageloven. Kommunen må anvende loven og forskriftene i tråd med gjeldende rett når den gir informasjon til barnehageeierne om eierpliktene i barnehageloven, jf. barnehageloven § 8 første ledd. Barnehagemyndigheten må vite hvilke rettslige krav regelverket stiller til barnehageeieren. Det rettslige kravet følger ikke alltid direkte av lovteksten. Kommunen må bruke gyldige rettskilder og legge til grunn gjeldende fortolkning fra nasjonale myndigheter for å klargjøre hva regelverket faktisk krever av barnehageeieren. Veiledningen skal være frivillig for barnehageeieren.

3.2 Våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner

I Reflex svarer kommunen «ja» på spørsmål om barnehagemyndigheten bruker veiledning som virkemiddel for å påse regeletterlevelse hos barnehageeierne og at veiledningen er basert på oppdatert og gjeldende forståelse av barnehageloven. Svarene er ikke ytterligere utdypet i Reflex.

Av dokumentasjonen framkommer det at kommunen har faste virksomhetsledermøter med styrerne i alle barnehagene. Vi får opplyst at det skrives referat fra møtene. Temaer på de møtene vi har fått referater fra er rammeplanprosjektet, kompetanseheving, oppsummering av felles plandag, opptak, nytt barnehageadministrativt system, tilbakemelding fra samling for barnehagemyndigheten hos Fylkesmannen, beredskapsplan ved alvorlige ulykker og IKT i barnehagene.

Gjennom intervjuene opplyses det at endringer i regelverket blir tatt opp på virksomhetsledermøtene. Kommunen abonnerer på nyheter fra Fylkesmannen, Utdanningsdirektoratet og Kunnskapsdepartementet og varsler barnehagene om endringer i regelverket.

I tilsendt oversikt «Barnehagemyndighetens veiledning med barnehagene 2016, 2017 og 2018» står det at veiledningen fokuserer på felles kompetanseutvikling, virksomhetsledermøter hvor temaene er opptak, nytt barnehageprogram og felles pedagogiske prosjekter, felles ped-ledersamlinger hvor tema er felles prosjekter, veiledning av nyutdannede barnehagelærere, felles planleggingsdager, felles personalmøter, felles foreldremøter og felles treff for skolestarterne.

Det framkommer av intervjuene at barnehagemyndigheten i kommunen er tilgjengelig for barnehagene når de trenger veiledning og svar på ulike problemstillinger. Barnehagene vi har

37

Page 38: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

10

snakket med, framhever at kommunen er tilgjengelig, og de får raskt svar på spørsmål. I intervjuene opplyses det at kommunen sjelden får henvendelser fra barnehagene om lovforståelse.

I tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport skriver Hvaler kommune at det er gjort følgende endringer når det gjelder veiledning: «Felles virksomhetsleder/styrer møter med alle barnehagene i kommunen er definert som barnehagemyndighetsmøter og vil inneholde aktiv veiledning for å påse regelverksetterlevelse.» Det fremkommer i tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport at kommunen har gjennomført et slikt møte hvor det ble veiledet om lov om barnehager § 19a-g, § 12 og § 12a, § 8 1. og 5.ledd og § 16 1. og 2. ledd. Kommunen opplyser videre at temaene på møtene framover vil omhandle ulike deler av lov om barnehager med forskrifter som Hvaler kommune etter risikovurdering, tilsynet og kjennskap til barnehagene vil vurdere som viktige. Kommunen opplyser videre i tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport at tilbakemeldingen på barnehagenes årsplan har blitt tydeligere og vil bli gitt som veiledning på regeletterlevelse. Vedlagt ligger mal for tilbakemelding på årsplan. Fylkesmannens vurderinger

Slik Fylkesmannen vurderer kommunens veiledning med barnehagene, fokuseres det på det pedagogiske innholdet i barnehagene og felles prosjekter. En stor del av dette er veiledning ut i fra rammeplanen. Kommunen gjennomfører mye veiledning, men slik Fylkesmannen oppfatter dette, er det veiledning på det pedagogiske innholdet.

I intervjuene sies det at det blir gitt veiledning på regelverket under virksomhetsledermøtene, men slik Fylkesmannen ser det kan vi ikke finne spor av slik veiledning i tilsendte agendaer og referater, med unntak av veiledning på rammeplanen.

Fylkesmannen leser i tilbakemeldingen på foreløpig tilsynsrapport at kommunen har møter med styrerne hvor ulike paragrafer i barnehageloven blir gjennomgått. Kommunen har ikke oversendt agenda eller referater fra møtene som viser innholdet i veiledningen.

I tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport er det vedlagt en mal for tilbakemelding på barnehagenes årsplaner hvor barnehagene skal svare ja eller nei på ulike spørsmål. Så langt Fylkesmannen kan se baseres tilbakemeldingene på hva barnehagene selv melder inn i besvarelsen. Slik Fylkesmannen vurderer det har ikke svarene fra barnehagene blitt kontrollert opp mot barnehagenes årsplaner.

Konklusjon

På grunn av manglende dokumentasjon på innholdet i veiledningen og hvordan kommunen gir aktiv veiledning til barnehagene kan ikke Fylkesmannen se hvordan veiledningen blir gitt i praksis. Fylkesmannen vurderer at kommunen så langt ikke gir aktiv veiledning for å påse regeletterlevelse i barnehagene.

38

Page 39: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

11

4 Kommunens tilsyn med barnehage

4.1 Rettslige krav

Barnehageloven § 16 om tilsyn lyder:

Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov.

Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Hvis fristen for å etterkomme pålegget ikke overholdes, eller hvis forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stenging av virksomheten. Kommunens stengingsvedtak skal sendes fylkesmannen til orientering.

I stedet for eller i tillegg til stenging av virksomheten, kan kommunen bruke

økonomiske reaksjoner overfor ikke-kommunale barnehager dersom krav etter § 14 a, eller forskrift i medhold av samme bestemmelse, ikke er overholdt.

Vedtak om retting og stenging og vedtak om anvendelse av økonomiske reaksjonsmidler kan påklages til fylkesmannen

Barnehagemyndigheten skal bruke tilsyn som virkemiddel der det er nødvendig, jf. barnehageloven § 8 første og femte ledd og § 16 første og andre ledd. Tilsyn er kontroll av om barnehageeier oppfyller eierpliktene i barnehageloven. Dette innebærer at barnehagemyndigheten ikke kan føre tilsyn med forhold som ikke er regulert i barnehageloven. Tilsyn er utøvelse av offentlig myndighet, og innebærer å undersøke praksis og pålegge endring av praksis som ikke er i samsvar med regelverket. I motsetning til veiledning kan barnehagemyndigheten gjennomføre tilsyn mot barnehageeierens vilje. Vurderingen av om det er nødvendig med tilsyn, skal baseres på barnehagemyndighetens risikovurdering.

Barnehagemyndigheten må anvende loven i tråd med gjeldende rett når den fører tilsyn, jf. barnehageloven § 16 første og andre ledd. Barnehagemyndigheten må vite hvilke rettslige krav regelverket stiller til barnehageeier. Det rettslige kravet følger ikke alltid direkte av lovteksten. Barnehagemyndigheten må bruke gyldige rettskilder og legge til grunn gjeldende fortolkning fra nasjonale myndigheter for å klargjøre hva regelverket faktisk krever av barnehageeieren. Barnehagemyndigheten må ha nok og egnet informasjon om barnehagens praksis til å kunne vurdere og konkludere på om barnehageeier oppfyller eierpliktene i barnehageloven med forskrifter, jf. barnehageloven § 8 første og femte ledd og § 16 første og andre ledd. Det følger av forvaltningsloven § 17 at barnehagemyndigheten må opplyse saken så godt som mulig før den fatter vedtak. For å påse regelverksetterlevelse må barnehagemyndigheten vurdere og konkludere på om praksis er i tråd med regelverket eller ikke innenfor temaene i tilsynet. For å kunne konkludere må barnehagemyndigheten vurdere barnehagens praksis opp mot de aktuelle rettslige kravene, jf. barnehageloven § 8 første og femte ledd og § 16 første og andre ledd. Barnehagemyndigheten må formidle sine vurderinger og konklusjoner fra tilsynet skriftlig til barnehageeieren, uavhengig av om den har avdekket brudd på regelverket i tilsynet eller ikke. Der barnehagemyndigheten har avdekket brudd på regelverket, vil det være vanskelig for barnehageeieren å endre sin praksis uten at den får vurderingene og konklusjonene fra tilsynet skriftlig. Der barnehagemyndigheten ikke har avdekket brudd på regelverket, tilsier

39

Page 40: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

12

likevel de ulovfestede prinsippene om forsvarlig saksbehandling og god forvaltningsskikk at barnehageeier har krav på å få vite hvilke vurderinger som er gjort i tilsynet, og hvilken konklusjon barnehagemyndigheten har falt ned på. Det er nødvendig med skriftliggjøring av barnehagemyndighetens vurderinger og konklusjoner for å sikre etterprøvbarhet og likebehandling. Videre er det nødvendig at den skriftlige rapporten formidles til barnehageeieren for å sikre at barnehageeiers rett til kontradiksjon blir ivaretatt. Tilsynsrapporten inneholder konkrete beskrivelser av barnehagen og barnehagemyndighetens vurderinger og konklusjoner som det er viktig at barnehageeieren får muligheten til å uttale seg om.

4.2 Våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner

Kommunen opplyser i Reflex at de bruker tilsyn som virkemiddel der dette er nødvendig for å påse regeletterlevelse etter barnehageloven hos barnehageeier. De skriver «Fordi vi jobber så tett sammen om det pedagogiske tilbudet på tvers av barnehagene foregår mye av veiledningen nettopp i disse møtene, men vi har også planlagt tilsyn blant annet i forhold til endringer i barnehageloven fra 1. august 2018.»

Videre opplyser kommunen at de innhenter informasjon som gjør at de kan ta stilling til om barnehageeier oppfyller barnehageloven. Denne informasjonen er oversikt over antall barn over og under tre år, antall pedagoger og antall ansatte. Kommunen går gjennom årsmeldingen og har innført et ekstra telletidspunkt for beregning av kommunalt tilskudd.

Hvaler kommune har i dokumentet «Følgebrev til varsel om tilsyn» skrevet: «alle barnehagene skal fylle ut en selvangivelse hvert år som sendes til tilsynsmyndighetene. Tilsynsmyndigheten gjennomgår skjemaet og gir melding til barnehagen/eier med tilbakemelding om eventuelle merknader.» I intervjuene fremkommer det at selvangivelsene ikke har blitt fylt ut de siste årene.

I oversendt dokumentasjon er det en «Oversikt over tilsyn 2016, 2017 og 2018» som viser at Hvaler kommune ikke har gjennomført tilsyn etter barnehageloven i 2016 og 2017. Høsten 2018 skal det gjennomføres tilsyn i alle barnehagene.

I tilbakemelding på foreløpig rapport skriver kommunen at de har gjort noen endringer i tilsynsrutinene. De har endret tilsynsrapporten til foreløpig rapport med frist for tilbakemeldinger før endelig tilsynsrapport. Videre er de foreløpige rapportene tydeligere på regeletterlevelse. I tillegg skriver kommunen at de vil gjennomføre tilsyn der risikovurderingene gjør det det nødvendig. Kommunen opplyser også at tilsynet vil bli tydeligere og mer spisset mot enkeltområder i barnehageloven. Vedlagt tilbakemelding på foreløpig rapport ligger «Foreløpig tilsynsrapport 2018 - Brekke barnehage.» I denne står det at tilsynet omfatter barnehagens rammebetingelser og barnehagens innhold, med særlig vekt på barnehageloven §§ 3, 4, 17, 17a og 18 med forskrifter. Videre har barnehagemyndigheten skrevet hva som er dokumentgrunnlaget, gjennomføringen av tilsynet, varsel om pålegg om retting, oppfølging og frister og avsluttende kommentarer.

I tilbakemelding på revidert foreløpig tilsynsrapport opplyser kommunen at de vil lage en ny mal for foreløpig tilsynsrapport/tilsynsrapport til barnehagene. Kommunen skriver at den nye malen skal blant annet inneholde en skriftliggjøring av vurderinger og konklusjoner i tilsynsrapporten.

I «Foreløpig tilsynsrapport 2018 – Brekke barnehage» har kommunen har skrevet under punkt 2 Dokumentunderlag: «Ingen dispensasjoner fra utdanningskravet. Jf Forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon i barnehager, § 1. Norm for pedagogisk bemanning og § 2. Midlertidig dispensasjon fra norm for pedagogisk bemanning.»

40

Page 41: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

13

Kommunen skriver i tilbakemelding på revidert foreløpig tilsynsrapport at på det tidspunktet tilsynet ble gjennomført hadde ikke kommunen mottatt noen søknader om dispensasjoner fra utdanningskravet. Derfor er § 3 i forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon ikke tatt med som lovhjemmel. Kommunen hadde fått en oversikt fra hver barnehage over antall barn over og under tre år, og antall årsverk pedagogisk bemanning på tilsynets tidspunkt. Dette ble kontrollert av Hvaler kommune og av den grunn derfor var det naturlig å bare henvise til §§ 1 og 2 i forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon. Videre skriver kommunen under punkt 2 Dokumentunderlag: «Rutiner for politiattest er kontrollert og funnet i orden, jf § 19. Politiattest, Forskrift om politiattest i barnehager». I «Selvangivelse for barnehagen» som ble besvart i forkant av kommunens tilsyn, svarer Brekke barnehage at de har følgende system for registrering av politiattester: «For å jobbe i barnehagene i Hvaler kommune må det leveres politiattest før arbeidet kan begynne. Dette er det virksomhetsleder som sørger for. Etter 1.1.17 blir det krevd utvidet politiattest for arbeide i barnehage. Politiattestene blir skannet og lagt inn i de digitale personalmappene. Har også et punkt når vi skriver arbeidsavtaler om politiattest er levert. Dette for å kvalitetssikre at det faktisk er levert.» I tilbakemelding på revidert foreløpig tilsynsrapport beskriver kommunen prosedyren arkivet har for behandling av politiattester. Her står det at «noen (for eksempel skole-barnehage) kan makulere politiattesten.»

Fylkesmannens vurderinger

Slik Fylkesmannens ser det, er det vanskelig å påse regelverketterlevelse i barnehagene uten også å bruke tilsyn som virkemiddel. I et tilsyn kan kommunen innhente dokumentasjon som viser regeletterlevelsen. Gjennom tilsyn vil også barnehagene skriftlig få informasjon om hvordan kommunen vurderer barnehagens praksis opp mot regelverket, og kommunen vil måtte følge opp et lovbrudd inntil det er rettet. Fylkesmannen ser ikke at det er sannsynliggjort for oss at Hvaler kommune gjennom risikovurdering og veiledning får en slik oversikt over regeletterlevelsen i barnehagene at tilsyn ikke er nødvendig. Gjennom kommunes tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport vurderer Fylkesmannen at barnehagemyndigheten har innhentet informasjon i sitt tilsyn med barnehagene som gjør at den kan ta stilling til om barnehageeier oppfyller barnehageloven. Videre er tema for tilsynet regulert i barnehageloven. Kommunen har i sin tilbakemelding lagt ved «Foreløpig tilsynsrapport 2018 - Brekke barnehage». Slik Fylkesmannen vurderer det, er ikke barnehagemyndighetens tilsyn på alle områder basert på oppdatert og gjeldende forståelse av regelverket, jf. henvisningen til forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon i barnehager § 1 og § 2. Disse to paragrafene omhandler ikke regelverket for dispensasjon fra utdanningskravet. Paragraf 1 synliggjør normen for pedagogisk bemanning, mens paragraf 2 tar for seg midlertidig dispensasjon fra norm for pedagogisk bemanning. Fylkesmannen går ut i fra at kommunen mener å vise til forskriftens § 3. I tilbakemelding på revidert foreløpig tilsynsrapport skriver kommunen at det ikke er henvist til forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjoner § 3 fordi kommunen ikke hadde fått

41

Page 42: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

14

inn søknader om dispensasjon fra utdanningskravet. Kommunen hadde fått en oversikt over antall barn over og under tre år samt antall årsverk. Dette ble kontrollert opp mot forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjoner §§ 1 og 2. I «Foreløpig tilsynsrapport 2018 – Brekke barnehage» under punkt 2 dokumentgrunnlag heter kulepunkt 8 «Ingen dispensasjoner fra utdanningskravet». I den påfølgende teksten vises det til forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon i barnehager § 1 norm for pedagogisk bemanning og § 2 midlertidig dispensasjon fra norm for pedagogisk bemanning. Fylkesmannen vurderer at kommunen har oppdatert og gjeldende forståelse av lovverket, men understreker at kommunen må være tydelige på hvilken type dispensasjon som skal kontrolleres og har blitt kontrollert i sine tilsynsrapporter. Kommunen skriver i «Foreløpig tilsynsrapport 2018 - Brekke barnehage» at barnehagens rutiner for politiattest er kontrollert og funnet i orden. I barnehagelovens «Forskrift om politiattest i barnehager med merknader» § 7 «Behandling av politiattest og taushetsplikt» er det skrevet Politiattesten skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende. Den skal makuleres straks etter at den har vært i bruk til det formålet den er innhentet for, jf politiregisterforskriften § 37-2.» På bakgrunn i dette vurderer Fylkesmannen at barnehagens rutiner ikke er i samsvar med reglene i forskrift om politiattest. I tilbakemelding på revidert foreløpig tilsynsrapport beskriver kommunen prosedyren arkivet har for behandling av politiattester. Her står det at «noen (for eksempel skole-barnehage) kan makulere politiattesten» Fylkesmannen mener at denne prosedyren ikke er tilfredsstillende i forhold til kravene til behandling av politiattest som er beskrevet i barnehagelovens «forskrift om politiattest i barnehager med merknader» § 7. Her står det at politiattesten skal makuleres. Kommunens prosedyre om at politiattesten «kan makuleres av noen.» Fylkesmannen mener at kommunens prosedyre bør bli tydeligere slik at kravene i barnehageloven etterleves. På bakgrunn av det ovenfor vurderer Fylkesmannen at kommunens tilsyn på baseres på oppdatert og gjeldende forståelse av barnehageloven. Samtidig vil Fylkesmannen fremheve at kommunen må være bevist på hvilke lovhjemler som benyttes og hvilke krav som faktisk stilles. Slik Fylkesmannen vurderer det i «Foreløpig tilsynsrapport 2018 – Brekke barnehage» så gjør ikke barnehagemyndigheten en gjennomgående vurdering og konklusjon av barnehagens praksis opp mot kravene i regelverket. Under punkt 2 Dokumentgrunnlag så gir kommunen en kort vurdering og konklusjon av bemanningsplan og vedtektene. Utover dette kan ikke Fylkesmannen se at vurderinger og konklusjoner skriftliggjort. I tilbakemeldingen på revidert foreløpig tilsynsrapport skriver kommunen at det skal lages en ny mal for foreløpig tilsynsrapport/tilsynsrapport som blant annet skal inneholde en skriftliggjøring av vurderinger og konklusjoner. Fylkesmannen kan ikke se hvordan kommunen konkret vil løse dette i praksis. Konklusjon

På bakgrunn av kommunens tilbakemeldinger på foreløpig tilsynsrapport vurderer Fylkesmannen at kommunen innhenter egnet og tilstrekkelig informasjon om barnehagens praksis.

42

Page 43: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

15

På bakgrunn av kommunens tilbakemeldinger på revidert foreløpig tilsynsrapport vurderer Fylkesmannen at kommunens tilsyn er basert på oppdatert og gjeldende forståelse av barnehageloven. Videre vurderer Fylkesmannen at barnehagemyndigheten ikke gir en skriftlig vurdering og konklusjon på om barnehageeier oppfyller kravene i barnehageloven.

5 Reaksjoner og vedtak i tilsyn

5.1 Rettslige krav

Barnehagemyndigheten må gi barnehageeier en frist for å rette opp brudd på regelverket som blir avdekket i tilsynet. Fristen må tilpasses bruddets type og omfang. Fristen skal ikke være lengre enn det som er nødvendig for at barnehageeieren skal kunne rette regelverksbruddet, jf. barnehageloven § 16 andre ledd første og andre punktum. Barnehagemyndigheten må forsikre seg om at barnehageeieren korrigerer ulovlig praksis slik at praksis blir i samsvar med barnehageloven og forskrifter. Det fremgår av merknadene til barnehageloven at barnehagemyndigheten har en valgfrihet knyttet til bruk av pålegg når den har avdekket ulovlige forhold i barnehagen. Barnehagemyndigheten har derimot ikke en valgfrihet knyttet til at barnehageeieren faktisk må rette det ulovlige forholdet, jf. barnehageloven § 8 første ledd. For å oppnå dette, må barnehagemyndigheten gi veiledning eller pålegg om retting, jf. barnehageloven § 16 første og andre ledd. Dersom kommunen gir pålegg om retting, må de følge forvaltningslovens bestemmelser og utforme vedtaket skriftlig. Dette innebærer at pålegget må ha innhold som et enkeltvedtak, dvs. det må være en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og at avgjørelsen må gjelde rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte enkeltpersoner eller private rettssubjekter, jf. forvaltningsloven § 2 første ledd a) og b). En barnehage regnes i denne sammenheng som et privat rettssubjekt. Hvis barnehagemyndigheten i stedet har valgt å bruke veiledning, er det ikke et krav til skriftliggjøring. Barnehagemyndigheten kan ikke avslutte tilsynet før barnehageeieren har sannsynliggjort at brudd på regelverket er rettet. Forhåndsvarsel (varsel før enkeltvedtak) skal som hovedregel være skriftlig. Forhåndsvarsel skal forberede barnehageeieren på det vedtaket som kan komme, og gi barnehageeieren muligheter til å uttale seg og ivareta sine interesser. Barnehagemyndigheten kan gi forhåndsvarsel i tilsynsrapporten. Både pålegg om retting og tidsbegrenset eller varig stenging av barnehagen er enkeltvedtak, jf. barnehageloven § 16 andre ledd.

I forhåndsvarselet må barnehagemyndigheten vise til aktuelle bestemmelser i barnehageloven med forskrifter. Videre må forhåndsvarselet inneholde opplysninger om hvilke forhold som er lagt til grunn. Her må barnehagemyndigheten beskrive hva den har sett på i tilsynet. Dette omfatter både de faktiske forholdene og hvilke vurderinger den har gjort. Forhåndsvarselet må vise hva vedtaket vil innebære for barnehageeieren, for eksempel pålegg om å rette ulovlige eller uforsvarlige forhold. Forhåndsvarselet må gi barnehageeieren en frist for å uttale seg.

43

Page 44: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

16

5.2 Våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner

Kommunen har ikke gjennomført tilsyn etter barnehageloven de siste årene. Kommunen er i gang med tilsyn i alle barnehagene og har sendt ut varsel om tilsyn og selvangivelse. Alle barnehagene har fylt ut selvangivelsen og returnert den til barnehagemyndigheten.

I «Følgebrev til varsel om tilsyn – barnehager» har kommunen beskrevet pålegg om retting. Her står det «Vedtak krever begrunnelse, det gis en frist for å utføre pålegget, opplysninger om konsekvenser dersom fristen ikke overholdes, samt opplysninger om klagemuligheter.»

Kommunen har lagt ved «Foreløpig tilsynsrapport 2018 - Brekke barnehage» i sin tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport. I punkt 4 i rapporten står det «Brudd på Lov om barnehager er definert som brudd på gjeldende lover og forskrifter. Pålegg om retting er forhold som ikke er direkte regulert av barnehageloven, men som kan føre til uønskede hendelser.» Videre blir det varslet om pålegg om retting med en frist for barnehagen å uttale seg om innholdet i forhåndsvarselet. Det varslede pålegget lyder: «I henhold til forskrift om sikkerhet på lekeplasser kan det ikke dokumenteres når siste kontroll av utstyr på lekeplassen ble gjennomført.» I tilbakemelding på revidert foreløpig tilsynsrapport fremkommer det at kommunen skal lage en mal for foreløpig tilsynsrapporter/tilsynsrapporter som blant annet skal sørge for at forhåndsvarselet gir opplysninger om det rettslige grunnlaget og det faktiske grunnlaget. I tillegg skal malen se til at utformingen av enkeltvedtak er i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser, dersom kommunen velger å følge opp ulovlige eller uforsvarlige forhold gjennom pålegg. Fylkesmannens vurderinger

Gjennom kommunes tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport vurderer Fylkesmannen at barnehagemyndigheten sender forhåndsvarsel til barnehageeier i tilfeller hvor den skal vedta pålegg om retting. Forhåndsvarselet har en frist for barnehagen å uttale seg om innholdet i forhåndsvarselet. Slik Fylkesmannen ser det, inneholder ikke forhåndsvarselet opplysninger om det rettslige og faktiske grunnlaget for det varslede vedtaket eller en beskrivelse av hva vedtaket innebærer for barnehageeier. Det varslede vedtaket har heller ikke innhold som et vedtak, da det ikke pålegger plikter eller gir rettigheter til barnehageeieren. Varselet er en konstatering av at det etter kommunens vurdering ikke kan dokumenteres når siste kontroll av utstyr på lekeplassen ble gjennomført. Vi antar at Hvaler kommune med dette mener at Brekke barnehage ikke har overholdt krav i forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr § 16. Det fremkommer i «Foreløpig tilsynsrapport 2018 – Brekke barnehage» at kommunen varsler et pålegg i henhold til forskrift om sikkerhet på lekeplasser. Kommunen skal føre tilsyn med barnehagene etter barnehageloven. Etter barnehageloven § 16 annet ledd kan barnehagemyndigheten gi pålegg om retting bare i tilfeller hvor den har konkludert med at forhold er ulovlig eller uforsvarlig. Fylkesmannen kan ikke se at kommunen har hjemmel i barnehageloven til å pålegge barnehagen å gjennomføre ettersyn og nødvendig vedlikehold av lekeplassutstyret. For helhetens skyld nevner vi at forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr i § 18 gir regler om tilsyn. Her heter det at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, eventuelt den dette direktoratet delegerer det til, har myndighet til å føre tilsyn med den delen av forskriften som handler om fysiske og mekaniske egenskaper. Vi er ikke kjent med om Hvaler kommune er delegert slik myndighet.

44

Page 45: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

17

Som nevnt under gjennomgang av de rettslige krav foran, er et enkeltvedtak en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer. Slik Fylkesmannen vurderer det har ikke Hvaler kommune rett forståelse av hva et pålegg om retting innebærer. Ifølge barnehageloven kan barnehagemyndigheten gi pålegg om retting av ulovlige eller uforsvarlige forhold. Pålegg om retting av ulovlige forhold kan gis når barnehagemyndigheten oppdager forhold som er i strid med barnehageloven med forskrifter. Pålegg om retting av uforsvarlige forhold omfatter forhold som ikke direkte er regulert i barnehageloven med forskrifter, men som likevel kan føre til uforsvarlige forhold for barna. I begge tilfeller pålegges barnehageeier å følge opp konkrete forhold ved driften som er funnet enten ulovlige eller uforsvarlige. Barnehagemyndigheten må følge opp de konkrete forholdene til de kan konkludere med at driften ikke lenger er regelverksstridig. Det blir derfor ikke riktig når Hvaler kommune i den foreløpige tilsynsrapporten skriver at «pålegg om retting er forhold som ikke er direkte regulert av barnehageloven, men som kan føre til uønskede hendelser.» I kommunens tilbakemelding på revidert foreløpig tilsynsrapport fremkommer det at kommunen skal lage en ny mal for foreløpig tilsynsrapporter/tilsynsrapporter. Malen skal sørge for at forhåndsvarselet gir opplysninger om det rettslige grunnlaget og det faktiske grunnlaget og at enkeltvedtak er i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser. Fylkesmannen kan ikke se hvordan kommunen skal gjøre dette i praksis.

Konklusjon

På bakgrunn av kommunens tilbakemeldinger på foreløpig tilsynsrapport vurderer Fylkesmannen at kommunen sender forhåndsvarsel til barnehageeier i tilfeller hvor den skal vedta pålegg om retting og at forhåndsvarselet har en frist for barnehagen å uttale seg om innholdet i forhåndsvarselet. Slik Fylkesmannen oppfatter tilbakemeldingen på revidert foreløpig tilsynsrapport fremkommer det ikke hvordan forhåndsvarselet inneholder opplysninger om det rettslige grunnlaget for det varslede vedtaket eller en beskrivelse av hva vedtaket innebærer for barnehageeier. Videre kan ikke Fylkesmannen se om kommunen kun gir pålegg om retting i tilfeller der den har konkludert med at et forhold er ulovlig eller uforsvarlig. Pålegget skal gis i form av et enkeltvedtak og forvaltningslovens bestemmelser skal følges.

6 Varsel om pålegg om retting

Fylkesmannen har i kapitlene 2 til og med 5 konstatert brudd på regelverket. I denne rapporten får Hvaler kommune frist til å rette forhold som er i strid med regelverket, jf. kommuneloven § 60 d. Frist for retting er 01.03.2019. Kommunen må innen denne datoen sende Fylkesmannen en erklæring om at ulovlige forhold er rettet og en redegjørelse med dokumentasjon for hvordan lovbruddet er rettet. Dersom forholdet ikke rettes innen fastsatt frist, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting. Et eventuelt pålegg om retting vil være et enkeltvedtak og vil kunne påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette jf. forvaltningsloven kapittel VI. Kommunen har rett til

45

Page 46: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

18

innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven §§ 18. Unntatt fra dette er referater fra intervjuer jf. forvaltningsloven § 18a. Følgende pålegg er aktuelle å vedta etter utløp av fristen i endelig tilsynsrapport: 1.Hvaler kommune skal gjennom veiledning og tilsyn påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk, jf. barnehageloven § 8 første og femte ledd og § 16 første og andre ledd.

Pålegget innebærer at Hvaler kommune må:(korreksjonspunkter) a) ha tilstrekkelig kunnskap om hvordan alle barnehageeiere oppfyller sine plikter

etter barnehageloven, b) bruke kunnskapen til å gjøre risikovurderinger for å vurdere behov for veiledning

og tilsyn, c) veilede aktivt om regelverket ovenfor barnehagene for å påse regeletterlevelse, d) gjennomføre tilsyn der det er nødvendig for å påse regeletterlevelse, e) skriftliggjøring sine vurderinger og konklusjoner i tilsynsrapporten, f) sørge for at forhåndsvarselet gir opplysninger om det rettslige grunnlaget og det

faktiske grunnlaget og g) se til at utformingen at enkeltvedtak er i samsvar med forvaltningslovens

bestemmelser, dersom de velger å følge opp ulovlig eller uforsvarlig forhold gjennom pålegg.

Moss 20.12.2018

Heidi Martinsen Kari Smith-Meyer Kjersti Utnes Borgaas Tilsynsleder Revisor Revisor

46

Page 47: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

19

7 Vedlegg:

7.1 Oversikt over dokumentasjon til tilsynet med Hvaler kommune

Mottatt 10.09.2018:

Egenvurdering i Reflex Selvangivelse for barnehagen Plan for virksomhetsledermøter høsten 2018 Prosjektplan om implementering av rammeplanen 2018-2020 Plan for arbeid med barnehagemiljø og krenkelser høst 2018 – ledelse Invitasjon til felles plandag 16.08.2018 Opptak av barn i barnehagen Godkjenning av barnehager Organisasjonskart Hvaler kommune Varsel om tilsyn med Hvaler kommune etter barnehageloven, oversendelse av

dokumentasjon Sluttrapport felles språkprosjekt for alle barnehagene på Hvaler Sluttrapport felles språkprosjekt 2013-2017 Prosjektplan Følgeskriv til selvangivelse Oversikt over tilsyn Internkontroll barnehagen – Tilsyn og selvangivelse Selvangivelse for barnehager Årsmelding 2017 Delegering fra Rådmann til organisasjonene Beredskapsplan for alvorlige hendelser Felles kompetanseplan 2018 Tilsynsrapport Tilsynsrapport Tilbakemelding etter tilsyn 06.09.2016 Tilbakemelding etter tilsyn 20. september 2016 – Hauge barnehage Brev og rapport Oversendelsesbrev Brev 24.06.2016 Brev og rapport Tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport Brekke barnehage Oversendelsesbrev Brev 31.07.2016 Barnehagemyndighetenes veiledning til barnehagene 2016,2017 og 2018 Overgang barnehage – skole Varsel om tilsyn

47

Page 48: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

20

Følgebrev til varsel om tilsyn – barnehage

Mottatt 23.08.2018

Fra Huser Gårdsbarnehage; Orientering om tilsyn og veiledning.

Annet:

Kommunens nettsider BASIL, statistikkportalen m.m.

7.2 Oversikt over navn og funksjon på de som har deltatt i tilsynet:

Navn Tittel Intervju Sluttmøte Dag W. Eriksen Rådmann X Line Klavestad Hansen Kommunalsjef X X Kirsten Elvsveen Spesialrådgiver X X Raymond W. Tiochta Styrer Huser Gårdsbarnehage X X Marte Richvoldsen Styrer Brekke barnehage X X

Fra Fylkesmannen i Østfold deltok:

Kari Smith-Meyer

Kjersti Utnes Borgaas

Heidi Martinsen, tilsynsleder

48

Page 49: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

49

Page 50: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

1

Høringsnotat om ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift

Kommunal- og moderniseringsdepartementet, januar 2019

50

Page 51: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

2

Innhold Høringsnotat om ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift ....................................................... 1

1. Innledning .......................................................................................................................... 3

2. Kontrollutvalgets oppgaver mv .......................................................................................... 5

2.1 Gjeldende rett .............................................................................................................. 5

2.1.1 Kontrollutvalgets myndighet ................................................................................... 5

2.1.2 Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet ................... 5

2.1.3 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon ................................................ 5

2.1.4 Kontrollutvalgets rapportering om forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller .... 6

2.1.5 Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrets eller fylkestingets vedtak om

revisjoner og eierskapskontroller .................................................................................... 6

2.1.6 Innkalling til møte i kontrollutvalget ........................................................................ 6

2.2 Departementets forslag ................................................................................................ 6

2.2.1 Kontrollutvalgets myndighet ................................................................................... 6

2.2.2 Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet ................... 7

2.2.3 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon ................................................ 8

2.2.4 Kontrollutvalgets rapportering om forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller .... 9

2.2.5 Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrets eller fylkestingets vedtak om

revisjoner og eierskapskontroller .................................................................................... 9

2.2.6 Innkalling til møte i kontrollutvalget .......................................................................10

Kapittel 3. Krav ved egen revisjon, valg og bytte av revisor og uttalelsesrett ved

forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll ...........................................................................11

3.1 Gjeldende rett .............................................................................................................11

3.1.1 Ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisor ...........................11

3.1.2 Revisjonsplikt, valg av regnskapsrevisor og kvalifikasjonskrav .............................11

3.1.3 Utpeking av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, oppdragsansvarlig

forvaltningsrevisor og revisor for eierskapskontroll ........................................................11

3.1.4 Krav ved bytte av regnskapsrevisor ......................................................................12

3.1.5 Regnskapsrevisors rett til å si fra seg et oppdrag .................................................12

3.1.6 Overføring av revisjonsoppdrag ved sammenslutning og omorganisering av

revisors virksomhet .......................................................................................................12

3.1.7 Uttalelsesrett ved forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll ..................................12

3.2 Departementets forslag ...............................................................................................13

3.2.1 Ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisor ...........................13

3.2.2 Revisjonsplikt, valg av regnskapsrevisor og kvalifikasjonskrav .............................14

51

Page 52: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

3

3.2.3 Utpeking av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, oppdragsansvarlig

forvaltningsrevisor og revisor for eierskapskontroll ........................................................15

3.2.4 Krav ved bytte av regnskapsrevisor ......................................................................15

3.2.5 Regnskapsrevisors rett til å si fra seg et oppdrag .................................................16

3.2.6 Overføring av revisjonsoppdrag ved sammenslutning og omorganisering av

revisors virksomhet .......................................................................................................16

3.2.7 Uttalelsesrett ved forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll ..................................16

4. Krav til revisor og revisors medarbeidere ..........................................................................17

4.1 Gjeldende rett .............................................................................................................17

4.1.1 Krav til revisors uavhengighet ...............................................................................17

4.1.2 Krav til egenvurdering av uavhengighet ................................................................17

4.1.3 Taushetsplikten for revisor og revisor medarbeidere ............................................17

4.1.4 Krav til dokumentasjon av revisors virksomhet .....................................................18

4.2 Departementets forslag ...............................................................................................18

4.2.1 Krav til revisors uavhengighet ...............................................................................18

4.2.2 Grenser for revisors tilknytning til den reviderte virksomheten ..............................19

4.2.3 Grenser for hvilke stillinger, verv og tjenester som revisor kan ha ........................19

4.2.4 Krav til egenvurdering av uavhengighet ................................................................19

4.2.5 Taushetsplikten for revisor og revisor medarbeidere ............................................20

4.2.5 Krav til dokumentasjon av revisors virksomhet .....................................................20

5. Omtale av enkelte bestemmelser som foreslås opphevet av andre grunner enn at de er

lovfestet. ...............................................................................................................................21

6. Økonomiske og administrative konsekvenser ...................................................................22

7. Merknader til de enkelte bestemmelsene i forskriftsforslaget ............................................22

8. Forslag til forskrift .............................................................................................................26

1. Innledning

Stortinget vedtok 22. juni en ny kommunelov. Loven er sanksjonert, og mesteparten av loven

trer i kraft fra og med det konstituerende møtet i det enkelte kommunestyret og fylkestinget

ved oppstart av valgperioden 2019-2023, jf. kgl.res nr. 2062 av 20.12.2018. Denne loven vil i

dette notatet bli omtalt som "kommuneloven (2018)" eller "den nye loven."

Den nye loven har gjort det nødvendig å gjennomgå forskriftene som er hjemlet i dagens

kommunelov. Dette med sikte på å revidere dem i samsvar med den nye loven.

Gjennomgangen i dette høringsnotatet tar utgangspunkt i forskrift 15. juni 2004 om

52

Page 53: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

4

kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) og forskrift 15. juni

2004 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften).

Departementet har arbeidet for at strukturen i forskriften og det språklige innholdet skal være

enkel og lett tilgjengelig for brukerne av forskriften. Det er en målsetning at klare og tydelige

forskrifter gir grunnlag for god regeletterlevelse.

I arbeidet med ny kommunelov ble noen av forskriftsbestemmelsene løftet inn i loven. Med

unntak av disse, viderefører departementet i dette forslaget grunnstammen i dagens to

forskrifter. Departementet har ikke erfart at det er behov for vidtgående endringer i

forskriften. Det er likevel gjort noen tilføyelser og justeringer som har realitetsbetydning. For

øvrig har de fleste bestemmelsene fått en annen ordlyd rent språklig.

Forskriftene skal utfylle lovens bestemmelser. Det betyr at forskriftene som hovedregel ikke

skal gjenta lovens bestemmelser. I dette høringsforslaget har departementet derfor som

hovedregel ikke tatt inn i forskriften bestemmelser som allerede følger av loven. En slik

opprydding vil spisse forskriftene til kun å utfylle lovens bestemmelser, som er målet med

forskriftene. Videre vil det gjøre forskriftene mindre omfattende og dermed også gjøre

regelverket enklere. For oversikten og sammenhengens skyld, har det likevel helt unntaksvis

være aktuelt å gjenta en lovbestemmelse eller deler av den.

Som følge av at forskriftene ikke skal gjenta lovbestemmelser, vil mange av dagens

bestemmelser være tatt ut i dette høringsforslaget.

Da den nye kommuneloven ble vedtatt, ble som nevnt en del viktige bestemmelser løftet fra

forskriftene til loven. Dette gjelder eksempelvis loven § 23-7 om kontrollutvalgssekretariatet

og loven § 24-5 om regnskapsrevisjonens innhold. Departementet omtaler ikke særskilt de

bestemmelsene i dagens forskrifter som ikke videreføres som følge av at bestemmelsen

fremgår av loven.

Forskriftsbestemmelser som departementet av andre grunner foreslår at ikke videreføres, vil

i det vesentlige omtales i dette høringsnotatet.

I Prop. 46 L (2017–2018) om ny kommunelov har departementet vist til at Revisor- og

regnskapsførerlovutvalget i NOU 2017: 15 har foreslått endringer i revisorloven. Det kan

være hensiktsmessig at enkelte av disse endringene i revisorloven også medfører

tilsvarende endringer i kommunelovens regler om revisjon. Departementet mener at en

nærmere vurdering av dette bør gjøres i forbindelse med endringene i revisorloven, se

proposisjonen side 298.

Departementet vil opplyse om at eventuelle endringer i revisorloven også vil kunne tilsi

endringer i denne nye kontrollutvalgs- og revisjonsforskriften. Departementet vil vurdere

dette på et senere tidspunkt, i forbindelse med innføring av endringene i revisorloven.

Departementet sender med dette på høring forslag til ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift.

Det reduserte antallet forskriftsbestemmelser tilsier at dagens kontrollutvalgsforskrift og

53

Page 54: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

5

dagens revisjonsforskrift kan slås sammen til én forskrift. De to forskiftene regulerer også en

nært beslektet tematikk, siden begge forskriftene handler om kommunens egenkontroll.

Dette har departementet lagt vekt på når vi nå sender forslag til én forskrift på høring.

Forslaget til forskrift er rettslig forankret i tre bestemmelser i den nye kommuneloven. Etter

§ 23-2 kan departementet gi forskrift om kontrollutvalgets oppgaver og saksbehandling.

Ifølge § 24-2 kan departementet gi forskrift om revisors plikter og kvalifikasjoner, skifte av

revisor og begrensninger i revisors taushetsplikt. Den siste forskriftshjemmelen følger av

§ 24-4, som sier at departementet kan gi forskrift om krav til revisors uavhengighet og

vandel.

2. Kontrollutvalgets oppgaver mv

2.1 Gjeldende rett

2.1.1 Begrensning av kontrollutvalgets myndighet

Kontrollutvalget er et lovpålagt utvalg. Kontrollutvalgets obligatoriske oppgaver følger av

kommuneloven (1992) § 77. Kontrollutvalget vil likevel kunne utføre andre typer kontrolltiltak

enn de som følger av loven. Den gjeldende kontrollutvalgsforskriften har hjemmel i

kommuneloven (1992) § 77 nr. 10.

I kontrollutvalgsforskriften er det er ikke satt noen eksplisitte begrensninger for

kontrollutvalgets myndighet. Forskriften § 4 andre ledd sier at kontrollutvalget ikke kan

overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Dette er

en videreføring av begrensningen som framgikk i departementets merknader til den tidligere

kontrollutvalgsforskriften av 13. januar 1993.

2.1.2 Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet

Kontrollutvalgsforskriften § 18 første ledd bestemmer at kontrollutvalget utarbeider forslag til

budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sier den at utvalgets forslag til

budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets

eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Av andre ledd

framkommer det at der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon, avgir

revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen.

2.1.3 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon

Det følger av kontrollutvalgsforskriften § 6 at kontrollutvalget skal påse at kommunens

årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. I

dette ligger det blant annet å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at

dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal

revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor.

Kontrollutvalgsforskriften § 8 første ledd bestemmer at når revisor påpeker forhold i

årsregnskapet, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. I merknaden til

54

Page 55: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

6

bestemmelsen er det presisert at det er kommunens administrasjonssjef som har ansvar for

oppfølgingen av kommunestyrets merknader.

Det følger av kontrollutvalgsforskriften § 8 andre ledd første punktum at kontrollutvalget skal

rapportere om tidligere saker som etter kontrollutvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en

tilfredsstillende måte.

2.1.4 Kontrollutvalgets rapportering om forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller

Etter kontrollutvalgsforskriften skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke

forvaltningsrevisjoner (§ 11) og selskapskontroller (§ 15 andre ledd) som er gjennomført og

om resultatene av disse.

2.1.5 Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrets eller fylkestingets vedtak om

revisjoner og eierskapskontroller

Det følger av kontrollutvalgsforskriften § 8 andre ledd andre punktum at kontrollutvalget skal

gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp.

Bestemmelsen gjelder oppfølging av regnskapsrevisjonsmerknader.

§ 12 første ledd bestemmer at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i

tilknytning til behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporter følges opp. Andre ledd sier at

kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til

forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp og at det også skal rapporteres om tidligere saker som

ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte.

Det er ingen pålagt oppfølging av selskapskontroller i dagens forskrift.

Det skal likevel nevnes at kommuneloven (2018) § 23-2 første ledd e) sier at kontrollutvalget

skal påse at vedtak som kommunestyret treffer ved behandlingen av revisjonsrapporter, blir

fulgt opp. Denne bestemmelsen gjelder altså alle typer av revisjonsrapporter.

2.1.6 Innkalling til møte i kontrollutvalget

Det følger av kontrollutvalgsforskriften § 19 at innkalling til møte i kontrollutvalget skal sende

med høvelig varsel til utvalgets medlemmer, ordfører og kommunens oppdragsansvarlig(e)

revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt

saksdokumenter.

2.2 Departementets forslag

2.2.1 Begrensning av kontrollutvalgets myndighet

Kontrollutvalgets viktigste myndighet og lovpålagte oppgaver følger av den nye loven § 23-2

og gjentas derfor ikke i den nye forskriften. Departementet vil likevel presisere at det er viktig

at kontrollutvalget har rettslig handlingsrom til å utføre et vidt spekter av kontrolloppgaver.

Dette legger også den ny kommuneloven opp til, og forskriften skal ikke begrense dette.

Denne delen av forskriften har for øvrig hjemmel i kommuneloven (2018).

55

Page 56: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

7

Departementet foreslår å videreføre bestemmelsen om at kontrollutvalget ikke kan overprøve

politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens politiske organer, se forslag til § 1.

Departementet foreslår i den forbindelse at uttrykket "politiske organer" erstattes med

"folkevalgte organer eller andre kommunale organer". Dette er kun ment som en språklig

presisering. Departementet mener det er åpenbart at en slik type avgrensning må gjelde for

kontrollutvalgets virksomhet. Skal kontrollutvalget ha legitimitet og tillit, er det viktig at

kontrolloppgavene ikke blandes eller suppleres med overprøving av politiske prioriteringer.

Departementet vil likevel presisere at kontrollutvalgets virksomhet vil kunne innebære for

eksempel kritikk av vedtak truffet av folkevalgte organer eller virkninger av slike vedtak, og at

dette ikke vil være i strid med § 1. For eksempel vil en forvaltningsrevisjon av kommunens

praksis i behandlingen av byggesøknader kunne innebære en vurdering av hvordan et

folkevalgt organ har behandlet disse søknadene (hvis det folkevalgte organet har fått

delegert myndighet til å behandle disse søknadene). Dette vil ikke være å overprøve politiske

prioriteringer i forskriftens forstand.

2.2.2 Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet

Departementet foreslår å videreføre bestemmelsen i kontrollutvalgsforskriften § 18 første

ledd, se forslag til § 3. I dagens forskrift benyttes både uttrykket "kontroll- og tilsynsarbeidet"

og uttrykket "kontroll- og revisjonsarbeidet", se § 18 første ledd henholdsvis første og andre

punktum. Det var ikke en tilsiktet realitetsforskjell mellom disse to uttrykkene da gjeldende

forskrift ble fastsatt. Selv om departementet ikke er kjent med at den språklige forskjellen har

skapt problemer i forbindelse med anvendelsen av bestemmelsen, mener departementet det

må ryddes opp i denne begrepsforskjellen. Departementet mener det er dekkende å bruket

uttrykket "kontrollarbeidet". I dette inngår da utgifter til kontrollutvalget,

kontrollutvalgssekretariatet og revisjonen.

Departementet foreslår også å erstatte uttrykket "budsjettramme" i kontrollutvalgsforskriften §

18 første ledd med "årsbudsjett" i forslag til § 3, men det er kun ment som en språklig

presisering.

I forslaget er det også tatt inn en henvisning til kommuneloven (2018) § 14-3 tredje ledd, som

er en saksbehandlingsregel for behandlingen av årsbudsjettet i kommunen. Forslaget til

forskriftsbestemmelse utfyller altså kommuneloven på dette punktet, og ved å ta inn denne

henvisningen sikrer departementet at kontrollutvalgets forslag følger med både i kommuner

som er styrt etter formannskapsmodellen og kommuner som er styrt etter

parlamentarismemodellen.

Departementet foreslår å ikke videreføre bestemmelsen i kontrollutvalgsforskriften § 18

andre ledd, som sier at der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir

revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementet mener det

er prinsipielt betenkelig at revisjonen skal gis en direkte innstillingsrett i forskriften. Dette bør

det være opp til kommunestyret å avgjøre når det behandler delegeringsreglementet.

Departementet viser også til at gjeldende bestemmelse er en særordning som kun gjelder

der kommunen har en egen revisjon. Departementet mener at forskriften bare bør inneholde

56

Page 57: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

8

slike særordninger der hvor det er et særlig behov for det, og kan ikke se at slikt behov

finnes i dette tilfellet.

2.2.3 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon

Departementet foreslår å videreføre bestemmelsen om kontrollutvalgets påse-ansvar.

Departementet ønsker å løfte fram kontrollutvalgets overordnede oppgave om å holde seg

løpende orientert om revisjonsarbeidet. Denne oppgaven framgår av forslaget til ny § 2

første ledd, og er en videreføring av gjeldende rett.

§ 2 vil ellers utfylle kommuneloven (2018) § 23-2 a), som slår fast at kontrollutvalget skal

påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, ved at departementet

foreslår å føye til årsberetning i bestemmelsen, se forslaget til § 2 første ledd bokstav a.

Ellers inneholder forslaget utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets påse-ansvar. Disse

retter seg mot de oppgavene som revisor skal gjøre etter kommuneloven (2018) §§ 24-5 til

24-9. Departementet mener denne forskriftsbestemmelsen er med på å sikre at

kontrollutvalget foretar de nødvendige handlingene for å kunne oppfylle sitt påse-ansvar.

I § 2 første ledd bokstav b videreføres ansvaret for å påse at regnskapsrevisjonen utføres i

samsvar med lov og forskrift, og kontrollutvalgets instrukser eller avtaler med revisor.

Departementet foreslår å fjerne "god kommunal revisjonsskikk" fra oppramsingen over hva

kontrollutvalget skal påse at regnskapsrevisjonen utføres i samsvar med. Dette er ikke ment

som en endring av gjeldende rett. Etter kommuneloven (2018) § 24-2 andre ledd er det

uansett klart at god kommunal revisjonsskikk gjelder. Departementet antar derfor at det er

overflødig å nevne dette i forskriftsbestemmelsen.

I § 2 første ledd bokstav c er det tatt inn en ny bestemmelse sammenliknet med dagens

forskrifter. Bestemmelsen sier at kontrollutvalget også skal påse at regnskapsrevisjonen blir

utført av revisor som oppfyller kvalifikasjonskravene i kapittel 2 og kravene til uavhengighet i

kapittel 3. Det kan argumenteres med at dette følger implisitt av plikten til å påse at

regnskaper og årsberetninger blir revidert på en betryggende måte i første ledd bokstav a.

Departementet mener likevel at dette er en såpass viktig del av kontrollutvalgets kontroll med

revisjonen at denne påse-plikten uttrykkelig bør forskriftsfestes. Departementet viser også til

at etter kapittel 3 skal revisjonen avgi en skriftlig egenvurdering om revisjonens uavhengighet

til kontrollutvalget. Dette er med på å legge til rette for at kontrollutvalget kan oppfylle påse-

plikten.

Etter forslaget § 2 andre ledd første punktum skal kontrollutvalget påse at nærmere bestemte

forhold som regnskapsrevisor påpeker, blir rettet opp eller fulgt opp. Dette er en utvidelse av

gjeldende bestemmelse, siden den kun handler om forhold i årsregnskapet. For det første vil

bestemmelsen gjelde for nummererte brev, jf. kommuneloven (2018) § 24-7. For det andre

vil den gjelde for revisjonsberetningen, jf. § 24-8 (som i dag). For det tredje vil bestemmelsen

gjelde når revisor påpeker forhold på bakgrunn av forenklet etterlevelseskontroll med

økonomiforvaltningen, jf. § 24-9. Departementet viser til at forhold som blir rapportert etter de

57

Page 58: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

9

nevnte bestemmelsene i kommuneloven, er av en viss alvorlighetsgrad. Dette tilsier at

forholdene blir rettet opp eller fulgt opp, og at kontrollutvalget påser at dette skjer.

Departementet presiserer at kontrollutvalgets påse-ansvar kommer i tillegg til revisors eget

ansvar for å følge opp feil.

Som oftest vil det være kommunedirektøren som har ansvaret for å rette opp eller følge opp

de påpekningene som revisor gjort, men dette gjelder ikke ubetinget. Dersom for eksempel

forholdet retter seg mot et kommunalt foretak, vil det være daglig leder i foretaket som har

dette ansvaret. Departementet mener derfor det ikke er hensiktsmessig å presisere i

ordlyden hvem som har ansvaret for å rette opp eller følge opp. Departementet legger til

grunn at det vil følge av revisors påpekning.

Siden forholdene som revisor rapporterer etter kommuneloven (2018) §§ 24-7 til 24-9 er av

en viss alvorlighetsgrad, er det viktig at kommunestyret får rapport om eventuelle forhold

som ikke blir rettet eller fulgt opp. Departementet foreslår derfor i § 2 andre ledd andre

punktum at kontrollutvalget skal rapportere om slike forhold som ikke er blitt rettet opp eller

fulgt opp.

2.2.4 Kontrollutvalgets rapportering om forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller

Departementet foreslår en bestemmelse som sier at kontrollutvalget skal rapportere til

kommunestyret om gjennomførte forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller, og resultatet

av disse, se forslag til § 4. Departementet mener det samme følger av kommuneloven (2018)

§ 23-5, som sier at kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til

kommunestyret. Departementet mener likevel det er et visst behov for å tydeliggjøre at alle

forvaltningsrevisjonsrapporter og eierskapskontroller skal legges fram for kommunestyret.

Etter hva departementet har inntrykk av, er ikke dette konsekvent gjennomført i dag.

Betydningen av forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller og hvilken læring man kan

utlede av dem, tilsier at alle rapportene sendes videre fra kontrollutvalget til kommunestyret.

Departementet viser også til kommuneloven (2018) § 30-7, som handler om samordning

mellom statlig tilsynsvirksomhet og kommuner. Statlige tilsynsmyndigheter skal i sin

planlegging, prioritering og gjennomføring av tilsyn blant annet ta hensyn til relevante

forvaltningsrevisjonsrapporter. Det er derfor viktig at disse legges fram for kommunestyret

som det øverste organet i kommunen.

2.2.5 Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrets eller fylkestingets vedtak om

revisjoner og eierskapskontroller

Oppfølging av merknader fra regnskapsrevisor

Kontrollutvalget skal etter kommuneloven (2018) § 23-2 første ledd bokstav e) påse at

vedtak som kommunestyret treffer ved behandlingen av revisjonsrapporter, blir fulgt opp.

Forslaget til § 5 gjentar delvis lovbestemmelsen ved å pålegge kontrollutvalget en plikt til å

påse at vedtak fra kommunestyret blir fulgt opp. Dette er et unntak fra strukturen i forskriften

ellers, hvor departementet ikke foreslår å forskriftsfeste bestemmelser som allerede følger av

loven. Grunnen til dette unntaket er å få en helhetlig forskriftsbestemmelse. Departementet

58

Page 59: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

10

foreslår nemlig også å videreføre at kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret om

vedtaket er fulgt. Rapportering er en naturlig følge av påse-plikten.

Kontrollutvalget må derfor følge med på hvordan kommunedirektøren, eller eventuelt andre

som er adressat for vedtaket, følger opp det vedtaket som kommunestyret treffer på grunnlag

av regnskapsrevisors merknader. Når det gjelder oppfølging på grunnlag av nummererte

brev, viser departementet til kommuneloven (2018) § 24-7 fjerde ledd. Denne bestemmelsen

sier at revisor skal gi en årlig skriftlig oppsummering til kontrollutvalget om forhold som er tatt

opp i nummererte brev, men som ikke er rettet opp eller tilstrekkelig fulgt opp. Denne

oppsummeringen vil være til støtte for kontrollutvalget når det skal rapportere videre til

kommunestyret. Departementet antar at kontrollutvalget også ellers må kunne la seg bistå

både av revisjonen og kontrollutvalgssekretariatet i kartleggingen av hvordan

kommunestyrets vedtak er fulgt opp.

Dagens kontrollutvalgsforskrift § 8 andre ledd første punktum fastsetter at kontrollutvalget

skal rapportere om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en

tilfredsstillende måte. Departementet foreslår ikke å ta denne setningen inn i forslaget til ny

forskrift. Dette er ikke ment som en endring av gjeldende rett. Departementet mener

imidlertid at plikten til å rapportere om disse sakene allerede ligger i plikten til å "rapportere til

kommunestyret eller fylkestinget om vedtaket er fulgt". Dagens bestemmelse har derfor

karakter av dobbeltregulering. Dette er bakgrunnen for at departementet ikke viderefører § 8

andre ledd første punktum i ordlyden i ny forskriftsbestemmelse.

Den samme plikten til å påse og eventuelt rapportere vil kontrollutvalget også ha når det

gjelder forvaltningsrevisjonsrapporter og eierskapskontroller.

Det er en naturlig oppfølgingsoppgave for kontrollutvalget å rapportere tilbake til

kommunestyret om hvordan kommunestyrets vedtak er blitt fulgt opp. Kommunestyret bør ha

stor interesse i en slik rapportering. Rapporteringen skal inneholde både saker som er fulgt

opp på en tilfredsstillende måte og saker som ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte.

2.2.6 Innkalling til møte i kontrollutvalget

Kommuneloven (2018) har regler om innkalling og saksliste til møter i folkevalgte organer, se

§ 11-3. Disse reglene gjelder også for kontrollutvalget. Dermed vil det i den nye forskriften

bare være behov for regler som utfyller denne lovbestemmelsen.

Departementet ønsker å videreføre den delen av dagens bestemmelse som sier at også

ordfører og oppdragsansvarlig(e) revisor(er) skal innkalles til møter i kontrollutvalget. Dette er

en naturlig forlengelse av kommuneloven (2018) § 6-1 tredje ledd, som sier at ordføreren har

møte- og talerett i kontrollutvalget. Departementet ser ikke bort ifra at det allerede av loven §

6-1 tredje ledd følger en plikt til å innkalle ordføreren, men ved å bestemme dette uttrykkelig i

forskriften, vil det ikke være noen tvil om dette. Den samme vurderingen gjør departementet

også for oppdragsansvarlig revisor, som har møte- og talerett med hjemmel i kommuneloven

(2018) § 24-3.

59

Page 60: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

11

Departementet foreslår derfor for ordens skyld å videreføre bestemmelsen om at ordfører og

oppdragsansvarlige revisor(er) skal innkalles til møte i kontrollutvalget, se forslag til § 6.

Kapittel 3. Krav ved egen revisjon, valg og bytte av revisor og uttalelsesrett ved forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

3.1 Gjeldende rett

3.1.1 Ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisor

Det følger av kontrollutvalgsforskriften § 17 første ledd at der det er en egen revisjon i

kommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret om saker om ansettelse,

suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. I andre ledd bestemmes det at

kontrollutvalget foretar ansettelse, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige

personale når dette ikke er delegert til revisor.

3.1.2 Revisjonsplikt, valg av regnskapsrevisor og kvalifikasjonskrav

Revisjonsforskriften § 2 første ledd første punktum sier at kommunestyret skal påse at

kommunens og kommunalt foretaks årsregnskap blir revidert. Det følger videre av § 2 første

ledd andre punktum at det skal velges én revisor for revisjon av kommunens årsregnskap.

Revisjon av kommunale foretaks årsregnskap kan foretas av annen revisor enn den som er

valgt for revisjon av kommunens årsregnskap, jf. tredje punktum.

Revisjonsforskriften § 11 stiller krav til utdanning og praksis for både oppdragsansvarlig

regnskapsrevisor og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Disse bestemmelsene er hjemlet

i dagens kommunelov § 78 nr. 8.

Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor skal ha bestått eksamen til bachelor i revisjon eller

høyere revisoreksamen (master i revisjon) iht. Finanstilsynets krav til registrert og

statsautorisert revisor, og i tillegg ha tre års praksis fra regnskapsrevisjon.

Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor skal ha minimum tre års utdannelse fra

universitet/høyskole.

3.1.3 Utpeking av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, oppdragsansvarlig

forvaltningsrevisor og revisor for eierskapskontroll

Det følger av revisjonsforskriften § 2 andre ledd andre punktum at der en interkommunal

revisjonsenhet eller et revisjonsselskap er valgt, skal revisjonsenheten eller selskapet utpeke

en oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for hvert oppdrag. Det samme gjelder ved

forvaltningsrevisjon, jf. revisjonsforskriften § 6 andre ledd.

Etter gjeldende rett er ikke selskapskontroll (eierskapskontroll) definert som en

revisjonsoppgave. Den kan altså utføres av andre enn revisor. Det er derfor heller ingen

bestemmelser som innebærer at det må utpekes en oppdragsansvarlig revisor for

eierskapskontroll.

60

Page 61: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

12

3.1.4 Krav ved bytte av regnskapsrevisor

Revisjonsforskriften § 17 pålegger ny og forrige revisor enkelte plikter i forbindelse med en

overgang av et revisjonsoppdrag. Bestemmelsen er skrevet etter mønster av revisorloven §

7-2. Den nye revisoren skal be om en uttalelse fra den forrige revisoren om hvorvidt det

foreligger forhold som tilsier at den nye revisoren ikke bør påta seg oppdraget. Den forrige

revisoren skal begrunne sin fratreden.

§ 17 andre ledd bestemmer videre at den forrige revisoren skal uten hinder av

taushetsplikten gi opplysninger og dokumentasjon om sitt revisoroppdrag når den nye

revisoren ber om det og dette kan ha betydning for den fremtidige revisjonen. Dersom en

revisor påtar seg oppdraget i strid med den forrige revisors råd, skal begrunnelse for dette

dokumenteres, jf. § 17 tredje ledd.

3.1.5 Regnskapsrevisors rett til å si fra seg et oppdrag

Etter revisjonsforskriften § 16 har revisor som har fått et revisjonsoppdrag etter en

anbudsrunde rett til, under visse vilkår, å si fra seg sitt oppdrag. Bestemmelsen bygger på

revisorloven § 7-1. I merknaden til revisjonsforskriften § 16 er det presisert at bestemmelsen

også omfatter tilfeller hvor en interkommunal enhet er valgt som revisor etter anbudsrunde.

Retten til å si fra seg sitt oppdrag inntrer når revisor under sitt arbeid har avdekket og påpekt

vesentlige brudd på lov og forskrifter som den revisjonspliktige er underlagt, og den

revisjonspliktige ikke iverksetter nødvendige tiltak for å rette på forholdene.

Ellers har revisor bare rett til ensidig å si fra seg oppdraget dersom revisor ikke gis mulighet

til å oppfylle sine plikter etter lov eller forskrift, eller det foreligger andre særlige grunner.

Revisor skal gi den revisjonspliktige rimelig forhåndsvarsel før vedkommende sier fra seg

oppdraget som revisor.

3.1.6 Overføring av revisjonsoppdrag ved sammenslutning og omorganisering av

revisors virksomhet

I revisjonsforskriften § 18 er det tatt inn en hjemmel for en forenklet prosedyre for tilfeller hvor

revisjonsselskaper slår seg sammen eller omorganiseres, og når en personlig drevet

revisjonsvirksomhet blir opptatt i et revisjonsselskap. I disse tilfellene vil revisjonsoppdragene

fortsette i det sammensluttete selskapet, eller i det selskapet som har tatt opp i seg et

personlig drevet revisjonsvirksomhet. Det er presisert i bestemmelsen at denne adgangen til

overføring av revisjonsoppdrag ikke medfører noen innskrenkninger i oppdragsgiverens

adgang til å bytte revisor.

3.1.7 Uttalelsesrett ved forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Det følger av revisjonsforskriften § 8 andre ledd at administrasjonssjefen skal gis anledning

til å gi uttrykk for sitt syn på de forholdene som framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten.

Disse kommentarene skal framgå av rapporten. Styret og daglig leder skal gis tilsvarende

anledning der et kommunalt foretak er gjenstand for forvaltningsrevisjon.

61

Page 62: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

13

Etter kontrollutvalgsforskriften § 15 første ledd skal selskap som er omfattet av

selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, alltid gis anledning til å gi

uttrykk for sitt syn på de forholdene som omtales i selskapskontrollrapporten. Eventuelle

kommentarer skal fremgå av rapporten.

3.2 Departementets forslag

3.2.1 Ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisor

Departementet foreslår å videreføre kontrollutvalgsforskriften § 17 første ledd, som handler

om saker om ansettelse osv. av ansvarlig revisor og saker om ansettelse osv. av revisjonens

øvrige personale, se forslag til § 7. Departementet foreslår likevel å erstatte uttrykket

"ansvarlig revisor" med "revisjonens leder". Etter hva departementet erfarer kan det herske

noe uklarhet om uttrykket "ansvarlig revisor". Departementet vil slå fast at det er lederen av

revisjonen som er omfattet av forslaget til § 7. Dette er altså den samme personen som

kommunestyret skal velge i medhold av kommuneloven (2018) § 24-1 andre ledd.

Kommunestyret velger altså lederen av revisjonen. Når det gjelder utpeking av

oppdragsansvarlige revisorer for det enkelte oppdrag, har kommunestyret ingen rolle i dette.

Siden det allerede følger av loven at det er kommunestyret som ansetter revisor (altså

revisjonens leder) på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget, synes det å være prinsipielt

riktig at den samme framgangsmåten benyttes også ved suspensjon, oppsigelse og avskjed.

Dette er alvorlige arbeidsrettslige virkemidler hvor det er viktig at kontrollutvalget får mulighet

til å innstille, og hvor det er kommunestyret som har myndigheten til å treffe beslutningen.

Når det gjelder revisjonens øvrige personale, vil det være argumenter som taler for å

videreføre dagens ordning hvor det er kontrollutvalget som har myndigheten til å foreta de

nevnte beslutningene, suspensjon, oppsigelse og avskjed. Kontrollutvalget har blant annet

ansvar for å påse at kommunens regnskaper blir revidert på betryggende måte. Det kan tale

for at kontrollutvalget derfor også bør ha myndighet til å ansette osv. revisjonens øvrige

personale.

På den andre siden kan det hevdes at det er lederen av revisjonen som bør ha denne

myndigheten. Han eller hun er øverste ansvarlige for arbeidet i revisjonen, og bør av den

grunn også selv kunne rå over den nevnte myndigheten. Til sammenlikning viser

departementet her til kommuneloven (2018) § 13-1 sjuende ledd, som gir

kommunedirektøren det løpende ansvaret for den enkelte ansatte i kommunen, inkludert

myndigheten til å foreta ansettelse, oppsigelse osv. Som begrunnelse for denne

bestemmelsen, er det blant annet pekt på at kommunedirektørens ansvar for

administrasjonen tilsier at kommunedirektøren også har ansvaret for de som er ansatt i

administrasjonen og for at de rette personene blir ansatt, se Prop. 46 L (2017–2018) side 63.

Departementet mener at det sistnevnte hensynet bør tillegges avgjørende vekt. Det betyr at

departementet i forslaget til § 7 andre punktum foreslår å endre gjeldende rett slik at det blir

lederen av revisjonen som får myndighet til å ansette osv. revisjonens øvrige personale.

62

Page 63: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

14

3.2.2 Revisjonsplikt, valg av regnskapsrevisor og kvalifikasjonskrav

Departementet ønsker å slå fast i forskriften at kommunens årsregnskaper og årsberetninger

skal revideres. Dette er til dels en videreføring av gjeldende revisjonsforskrift § 2 første ledd

første punktum, men årsberetning er nå særskilt nevnt, se forslag til § 8 første ledd. Dette

klargjør revisjonsplikten, men er i realiteten en videreføring av gjeldende rett.

Departementet foreslår også å videreføre gjeldende revisjonsforskrift § 2 første ledd andre

punktum om at det skal velges én revisor for revisjonen av kommunens årsregnskap. Også

her foreslår departementet å gjøre endringer i ordlyden for å presisere innholdet. For det

første presiseres det at det er kommunestyret som velger hvem dette skal være. For det

andre presiseres det at valget også inkluderer den som skal revidere årsberetningen, se

forslag til § 8 andre ledd.

Departementet foreslår ikke å videreføre gjeldende revisjonsforskrift § 2 første ledd tredje

punktum om at det kan velges en annen revisor enn den som reviderer kommunens øvrige

årsregnskaper og årsberetninger, til å revidere årsregnskapet til kommunalt foretak. Dette er

ikke ment å endre gjeldende rett, men at man har dette valget følger av forslaget til § 8 andre

ledd, som sier at kommunestyret skal velge regnskapsrevisor for hver av kommunens

årsregnskaper og årsberetninger.

Det er på det rene at det fortsatt er behov for å stille krav til utdanning og praksis for

oppdragsansvarlig revisor. Hjemmelen for denne bestemmelsen er kommuneloven (2018)

§ 24-2.

For oppdragsansvarlig regnskapsrevisor foreslår departementet å videreføre gjeldende krav,

se forslag til § 8 tredje ledd. Det er likevel gjort noen endringer i ordlyden.

Når det gjelder kravet til utdanning for oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, foreslår

departementet at dette ikke videreføres. Departementet mener på generelt grunnlag at det i

stor grad bør være opp til kommunene selv å vurdere hvilken kompetanse de trenger for å

løse sine oppgaver og oppfylle pliktene som er stilt til dem i lov og forskrift. Dette taler som et

generelt utgangspunkt mot å stille krav til utdanning og praksis. I tillegg mener departementet

at det ikke er innlysende hvilke krav som eventuelt burde vært stilt. I motsetning til ved

regnskapsrevisjon, hvor det finnes en egen utdannelse, finnes det ingen egen treffende

utdannelse for dem som utføre forvaltningsrevisjon. Et generelt krav som dagens forskrift

stiller, kan departementet vanskelig se for seg at faktisk sørger for en rett kompetanse hos

de det gjelder.

I forslaget til § 8 fjerde ledd er det tatt inn en ny bestemmelse sammenliknet med gjeldende

rett. Bakgrunnen for denne bestemmelsen er kommuneloven (2018) kapittel 18 og 19, som

inneholder bestemmelser om henholdsvis interkommunalt politisk råd og kommunalt

oppgavefellesskap.

Det følger av kommuneloven (2018) § 24-1 fjerde ledd at representantskapet i

interkommunalt politisk råd og i kommunalt oppgavefellesskap velger regnskapsrevisor hvis

ikke noe annet er fastsatt i samarbeidsavtalen. Departementet foreslår at denne

63

Page 64: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

15

lovbestemmelsen også kommer til uttrykk i forslaget til § 8 fjerde ledd. Som utgangspunkt ser

departementet ikke behov for å gjenta lovbestemmelser i forskriften, men mener det er

behov for å gjøre et unntak i dette tilfellet, siden forslaget til § 8 delvis handler om

kommunestyrets myndighet til å velge regnskapsrevisor. For å unngå eventuelle

misforståelser og for sammenhengens skyld, er det derfor hensiktsmessig å gjenta denne

lovbestemmelsen i forskriften.

I kommuneloven (2018) § 14-8 er det gjort unntak for plikten til å utarbeide årsregnskap og

årsberetning for nærmere bestemte interkommunale politiske råd og kommunale

oppgavefellesskap. I disse tilfellene vil inntektene og utgiftene til det interkommunale

samarbeidet inngå i kontorkommunens årsregnskap og årsberetning. Da er det svært

nærliggende at det er kommunens regnskapsrevisor som foretar revisjonen, som en del av

revisjonen av kommunens årsregnskap. Departementet kan ikke se noe behov for at

representantskapet velger en egen revisor i disse tilfellene hvor det ikke utarbeides eget

årsregnskap og egen årsberetning.

3.2.3 Utpeking av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, oppdragsansvarlig

forvaltningsrevisor og revisor for eierskapskontroll

Departementet foreslår å videreføre bestemmelsene om at det skal utpekes en

oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor for hvert

oppdrag, se forslag til § 9. Ordlyden er endret sammenliknet med gjeldende forskrift. Dette er

for å få fram at denne utpekingen skal gjøres også der hvor kommunen har egne ansatte

revisorer. Utpekingen gjelder ved hvert enkelt revisjonsoppdrag.

I tillegg er det i forslaget en ny bestemmelse, som sier at det også skal utpekes en

oppdragsansvarlig revisor ved hvert oppdrag om eierskapskontroll. Dette er en naturlig følge

av at eierskapskontroll er blitt en revisjonsoppgave etter den nye kommuneloven.

Ved å innføre krav om utpeking av oppdragsansvarlig revisor også ved eierskapskontroll, gis

det en helhetlig og sammenhengende regulering i forskriften av spørsmålet om når ansvarlig

revisor skal utpekes.

Departementet presiserer at det fortsatt vil være adgang til å velge en annen revisor for å

utføre forvaltningsrevisjon enn den som er valgt som regnskapsrevisor.

3.2.4 Krav ved bytte av regnskapsrevisor

Forslaget til § 10 første ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 17 første og tredje

ledd, med enkelte språklige endringer.

§ 10 andre ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 9 andre ledd.

Forslaget til § 10 tredje ledd er i det vesentlige en videreføring av revisjonsforskriften § 17

andre ledd, men her foreslår departementet en realitetsendring. Departementets

utgangspunkt er at den forrige revisoren skal gi opplysninger og dokumentasjon hvis dette

kan ha betydning for den framtidige revisjonen. Slike opplysninger og dokumentasjon kan gis

uten hinder av taushetsplikt. Departementet går ikke inn for å oppstille noe vilkår i denne

64

Page 65: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

16

bestemmelsen om at den nye revisoren ber om opplysninger, og derfor foreslår

departementet å fjerne dette vilkåret. Departementet mener det sentrale hensynet er å sørge

for at den nye revisoren får opplysninger som har betydning for den framtidige revisjonen.

Det kan etter omstendighetene være tilfeldig om den nye revisoren spør om dette, og det er

derfor vanskelig å se at dette bør være et vilkår i bestemmelsen.

3.2.5 Regnskapsrevisors rett til å si fra seg et oppdrag

Departementet foreslår å videreføre regnskapsrevisors rett til å si fra seg sitt oppdrag, se

forslag til § 11. Det er gjort enkelte strukturelle og språklige endringer i forslaget, men disse

endrer ikke realiteten i bestemmelsen.

3.2.6 Overføring av revisjonsoppdrag ved sammenslutning og omorganisering av

revisors virksomhet

Departementet foreslår å videreføre den forenklete prosedyren ved overføring av

revisjonsoppdrag ved sammenslutning og omorganisering, se forslag til § 12. Også i denne

bestemmelsen er det gjort enkelte språklige endringer, som ikke endrer realiteten.

3.2.7 Uttalelsesrett ved forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Departementet foreslår at revisor skal sende utkast til forvaltningsrevisjonsrapport til uttalelse

til kommunedirektøren, kommunerådet eller fylkesrådet, se forslag til § 13 første ledd. Dette

er en videreføring av gjeldende rett, og bygger også på kommuneloven § 23-5.

Uttalelsesretten knytter seg til forhold administrasjonen har helt eller delvis ansvar for. Det

betyr for eksempel at selv om det er et kommunalt foretak som er gjenstand for

forvaltningsrevisjon, kan kommunedirektøren tenkes å ha uttalelsesrett hvis en del av

forvaltningsrevisjonen berører samhandlingen mellom foretaket og administrasjonen.

Når det gjelder kommunale foretak, foreslår departementet i det vesentlige å videreføre også

deres uttalelsesrett til forvaltningsrevisjonsrapporter, se forslag til § 13 andre ledd.

Departementet foreslår likevel ikke videreføre at det er "styret og daglig leder" som har rett til

å gi kommentarer. I forslaget vises de kun til "det kommunale foretaket". Det betyr at

myndigheten i utgangspunktet ligger hos styret i foretaket, som kan delegere denne til daglig

leder. Etter forslaget vil ikke begge disse ha uttalelsesrett samtidig. Departementet mener

det er tilstrekkelig og mest ryddig at det kommer én uttalelse fra foretaket.

Departementet foreslår å utvide bestemmelsen, slik at også aksjeselskap og interkommunalt

selskap skal få uttalelsesrett der hvor selskapet er gjenstand for forvaltningsrevisjon.

Hensynet til å opplyse saken best mulig og hensynet til kontradiksjon, tilsier en slik rett.

Etter § 13 tredje ledd skal revisor sende utkast til rapport om eierskapskontroll til uttalelse til

selskapet som er omfattet av eierskapskontrollen og den som utøver kommunens eller

fylkeskommunens eierfunksjon.

Kommentarene skal framgå av de respektive rapportene, jf. § 13 fjerde ledd.

65

Page 66: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

17

4. Krav til revisor og revisors medarbeidere

4.1 Gjeldende rett

4.1.1 Krav til revisors uavhengighet

Kommuneloven (1992) § 79 har en lengre bestemmelse om revisors uavhengighet. Den

retter seg blant annet mot tilknytning til den reviderte virksomheten som det kan tenkes at

revisor eller hans eller hennes nærstående kan ha. I bestemmelsen er det tatt inn hva som

menes med "nærstående".

Bestemmelsen slår også fast at ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen,

eller i en interkommunal samarbeidsordning, ikke i seg selv medfører at revisoren mangler

nødvendig uavhengighet og objektivitet.

Kommuneloven (2018) har en mye knappere bestemmelse, idet den i § 23-3 bare slår fast at

revisor skal være uavhengig.

I revisjonsforskriften 13 er det tatt inn nærmere krav til revisors uavhengighet. Reglene i

forskriften er hjemlet i dagens kommunelov § 78 nr. 8. Bestemmelsen lyder:

Den som foretar revisjon etter denne forskrift kan ikke inneha andre stillinger hos

kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller

fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget.

Den som foretar revisjon kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet

som kommunen eller fylkeskommunen deltar i.

Den som foretar revisjon kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når

dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til

oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon.

Etter revisjonsforskriften § 14 er det også forbud mot at den som foretar revisjon utfører

rådgivingstjenester for kommunen dersom dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om

revisors uavhengighet.

4.1.2 Krav til egenvurdering av uavhengighet

Revisjonsforskriften § 15 første ledd bestemmer at oppdragsansvarlig revisor hvert år, og

ellers ved behov, skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget.

§ 15 andre ledd bestemmer at en skriftlig egenvurdering om oppdragsansvarlig revisors

uavhengighet skal følge alle tilbud om revisjon.

4.1.3 Taushetsplikten for revisor og revisor medarbeidere

Taushetsplikt for revisors medarbeidere

Ifølge revisjonsforskriften § 22 gjelder revisors taushetsplikt etter kommuneloven tilsvarende

for revisors medarbeidere.

Unntak fra taushetsplikten

Det er gjort enkelte unntak for revisors taushetsplikt i revisjonsforskriften § 21, som lyder:

66

Page 67: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

18

Uten hinder av revisors taushetsplikt kan oppdragsansvarlig revisor avgi forklaring og

fremlegge dokumentasjon vedrørende revisjonsoppdrag eller andre tjenester til politiet når

det er åpnet etterforskning i straffesak. Revisor kan videre underrette politiet dersom det i

forbindelse med revisjonsoppdrag eller andre tjenester fremkommer forhold som gir grunn til

mistanke om at det er foretatt en straffbar handling.

Uten hinder av revisors taushetsplikt kan revisor gi opplysninger til skatteetaten om

en persons forbindelse med kommunen eller fylkeskommunen, der det er nødvendig for å

fremme skatteetatens kontroll oppgaver etter lov, forskrift eller instruks.

Revisors taushetsplikt er ikke til hinder for at kontrollører engasjert av

bransjeorganisasjoner kan foreta kontroll av utførelsen av revisjonen, herunder av skriftlig

dokumentasjon.

4.1.4 Krav til dokumentasjon av revisors virksomhet

Dokumentasjon av revisjonen

Revisjonsforskriften § 9 gir regler for dokumentasjon av revisjonens utførelse. Det følger av

første ledd i denne bestemmelsen at revisor skal dokumentere hvordan revisjonen er

gjennomført, samt resultatet av revisjonen, på en måte som er tilstrekkelig til å kunne

underbygge og etterprøve revisors konklusjoner. Videre følger det at forhold som tilsier at det

kan foreligge misligheter eller feil, skal dokumenteres særskilt med angivelse av hva revisor

har foretatt seg i den anledning.

I § 9 tredje ledd bestemmes det at ved utføring av rådgivning og andre tjenester for

revisjonspliktig skal revisor kunne dokumentere oppdragets art, omfang og eventuell

anbefaling.

Oppbevaring

I revisjonsforskriften § 10 første ledd er det bestemt at revisor skal oppbevare

dokumentasjon, nummererte brev og annen korrespondanse etter revisjonsforskriften på en

ordnet og betryggende måte i minst 10 år. Det samme gjelder korrespondanse i tilknytning til

rådgivning.

§ 10 andre ledd sier at originaldokument av papir kan erstattes av kopi i annet medium. I så

fall skal papiroriginalen oppbevares på en velordnet måte i 3 år og 6 måneder etter slutten av

regnskapsåret som dokumentet gjelder. Dokumentasjon som lagres elektronisk, skal

oppbevares og gjengis i standard dataformat.

4.2 Departementets forslag

4.2.1 Krav til revisors uavhengighet

Departementet mener det er behov for å videreføre gjeldende rett når det gjelder krav til

revisors uavhengighet. Forskriftsbestemmelsene vil være hjemlet i kommuneloven (2018)

§ 24-4. Departementet vil imidlertid regulere uavhengigheten i flere bestemmelser enn i dag.

Dette for å gi et mer oversiktlig regelverk.

67

Page 68: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

19

I forslaget til § 14 første ledd foreslår departementet å forskriftsfeste regelen som i dag følger

av kommuneloven § 79 første ledd andre punktum. Departementet mener denne regelen er

en grunnleggende del av reguleringen av uavhengighet.

Forslaget til § 14 andre ledd slår fortsatt fast at ansettelse som revisor i kommunen eller

fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, ikke i seg selv medfører at

revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet.

Departementet presiserer ellers at bestemmelsene i forskriftskapittel 3 omfatter både

oppdragsansvarlig revisor og øvrige revisjonsmedarbeidere. Dette er en videreføring av

gjeldende rett, men er viktig at er klart.

4.2.2 Grenser for revisors tilknytning til den reviderte virksomheten

I forslaget til § 15 har departementet tatt inn bestemmelsen som i dag følger av

kommuneloven (1992) § 79 første ledd første punktum, jf. andre ledd. Det er gjort enkelte

strukturelle og språklige endringer, men disse endrer ikke innholdet i bestemmelsen.

Departementet foreslår også å endre overskriften. Selv om innholdet for så vidt handler om

uavhengighet, er det særlig tilknytning til den reviderte virksomheten og dens betydning for

uavhengigheten som reguleres i denne bestemmelsen.

4.2.3 Grenser for hvilke stillinger, verv og tjenester som revisor kan ha

Forslaget til § 16 bokstav a til c er i det vesentlige en videreføring av revisjonsforskriften §

13. I dagens forskrift har bestemmelsen overskriften "Spesielle krav til uavhengighet".

Departementet mener "Grenser for hvilke stillinger, verv og tjenester som revisor kan ha" gir

en bedre beskrivelse av innholdet i bestemmelsen.

I forslaget til § 16 første ledd bokstav c videreføres forbudet mot at revisor kan være medlem

av styrende organer som kommunen deltar i eller er eier av. Departementet foreslår likevel å

innføre et unntak fra dette forbudet. Etter forslaget skal ikke forbudet gjelde interkommunale

revisjonssamarbeid som er organisert som interkommunale selskaper etter IKS-loven eller

samvirkeforetak etter samvirkeloven.

Forslaget til § 16 bokstav e–f er en videreføring av revisjonsforskriften § 14.

4.2.4 Krav til egenvurdering av uavhengighet

I forslaget til forskrift § 17 første ledd fremkommer det at den som utfører revisjon eller annen

kontroll for en kommune skal løpende vurdere sin uavhengighet. Også her er "annen

kontroll" tatt inn i forskriftsteksten. Det bør stilles like krav til dem som utfører revisjon og til

dem som utfører annen kontroll. Hensynet til tillit, legitimitet og omdømme gjør seg gjeldende

også for dem som utfører andre kontrolloppdrag. I mange relasjoner er det ingen grunn til å

skille mellom de som utfører revisjon og de som utfører annen kontroll.

Departementet foreslår under en viss tvil å videreføre plikten til å levere en erklæring om

uavhengighet til kontrollutvalget, se forslaget til § 17 andre ledd. Det som taler for en slik

bestemmelse er at det vil uttrykkelig framgå at revisjonen har vurdert sin uavhengighet til den

revisjonspliktige. Det kan også tenkes at kravene til uavhengighet i større grad vil bli

68

Page 69: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

20

etterlevd hvis det også finnes en slik dokumentasjonsbestemmelse. På den andre siden vil

en slik dokumentasjonsbestemmelse også kunne få karakter av å bli en mindre relevant

pliktbestemmelse, som i praksis betyr lite. Departementet ber særskilt om

høringsinstansenes syn på dette spørsmålet.

Dagens revisjonsforskrift pålegger den oppdragsansvarlige revisoren plikten til å levere

erklæringen, og den skal gjelde bare sin egen uavhengighet. I forslaget til ny bestemmelse er

plikten lagt til "revisjonen". Dette betyr at det er daglig leder av en kommunerevisjon eller et

interkommunalt samarbeid, eller den oppdragsansvarlige revisoren i et privat

revisjonsselskap som skal levere den. I tillegg er bestemmelsen utvidet i den forstand at

erklæringen skal gjelde alle revisors medarbeidere som er involvert i revisjonsoppdraget for

kommunen.

4.2.5 Taushetsplikten for revisor og revisor medarbeidere

Taushetsplikt for revisors medarbeidere

Departementet foreslår å videreføre at revisors taushetsplikt også skal gjelde for revisors

medarbeidere, se forslag til § 18 første ledd. Det er neppe grunn til å ha forskjellige

bestemmelser for revisor og revisors medarbeidere i denne sammenhengen.

Unntak fra taushetsplikten

I dagens revisjonsforskrift er det tatt inn enkelte begrensninger i revisors taushetsplikt.

Departementet foreslår å videreføre denne bestemmelsen, se forslag til § 18 andre til fjerde

ledd, men mener det er språklig mer presist å kalle dette for unntak fra taushetsplikten,

istedenfor begrensninger.

Departementet er opptatt av at unntaket fra taushetsplikten er enkel å forstå. Det er også

viktig at unntaket er relevant og at det er reelt behov for unntaket. Departementet ber derfor

særskilt om høringsinstansenes syn på dette forslaget.

Det er gjort enkelte språklige endringer i forslaget. Når det gjelder unntaket som retter seg

mot å gi opplysninger til skatteetaten, er henvisningen til at skatteetatens kontrolloppgaver

skjer etter lov, forskrift eller instruks tatt bort. Dette er bare en språklig forenkling av

bestemmelsen, siden det må være klart nok at disse kontrolloppgavene må ha et tilstrekkelig

rettslig grunnlag.

4.2.5 Krav til dokumentasjon av revisors virksomhet

Dokumentasjon av revisjonens utførelse

Departementet ser behov for å videreføre bestemmelsen om dokumentasjon av revisjonen,

se forslag til § 19. Noen språklige endringer er gjort, men de endrer ikke realiteten. Med

"revisjonen" menes alle former for revisjon; regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og

eierskapskontroll.

Oppbevaring

Departementet foreslår en kortere og forenklet bestemmelse om oppbevaring, se forslag til §

19 tredje ledd. Der sies det at revisor skal oppbevare dokumentasjonen på en ordnet og

betryggende måte i minst 10 år. Dette er en videreføring av gjeldende rett, selv om ordlyden

69

Page 70: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

21

er mindre omfangsrik. Kravet til oppbevaring innebærer også at dokumentasjonen må kunne

leses eller hentes ut hvis det skulle være behov for det. Dette er en nokså selvsagt del av en

bestemmelse om oppbevaring, så departementet mener det ikke er behov for eksplisitt å si

dette i forskriften.

Departementet er kjent med at i revisorlovutvalgets forslag til ny revisorlov er det foreslått at

oppbevaringsplikten skal være 5 år, jf. NOU 2017: 15. Selv om departementet foreslår å

videreføre 10-årsregelen, slik gjeldende rett etter revisorloven også er, vil departementet

følge med på den videre oppfølgingen av NOU 2017: 15.

Når det gjelder særregelen i revisjonsforskriften § 10 andre ledd om oppbevaring i "annet

medium", bærer den etter departementets vurdering preg av å være foreldet. Departementet

mener det ikke er behov for en slik særregel. Det innebærer at kravet til oppbevaring slik det

fremkommer av forslaget til § 19 tredje ledd, gjelder for alle typer oppbevaring.

Oppbevaringen skal altså være "ordnet og betryggende", både når oppbevaringen skjer i

papirform og når den skjer elektronisk. Den nye regelen skal være teknologinøytral.

5. Omtale av enkelte bestemmelser som foreslås opphevet av andre grunner enn at de er lovfestet.

Kontrollutvalgsforskriften § 5 andre ledd bestemmer at dersom kommunen har egen ansatt

revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kreve

opplysninger av revisjonen. Departementet har ikke foreslått å videreføre denne

bestemmelsen. Bestemmelsen gjelder dersom kommunen har egen ansatt revisor.

Departementet er skeptisk til at bestemmelser i forskriften kun skal gjelde enkelte

revisjonsordninger. Slike særbestemmelser må i så tilfelle være godt begrunnet.

Departementet kan i utgangspunktet ikke se at denne bestemmelsen er godt begrunnet eller

ivaretar et særlig behov. Departementet viser ellers til at kontrollutvalgets innsynsrett hos

kommunen er regulert i kommuneloven (2018). Denne bestemmelsen hjemler også innsyn

hos den kommunalt ansatte revisoren, og er sannsynligvis tilstrekkelig for kontrollutvalgets

behov for innsyn hos denne.

Kontrollutvalgsforskriften § 15 første ledd første punktum bestemmer at kontrollutvalget selv

fastsetter hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket

innhold slik rapport skal ha. Siden eierskapskontroll blir en definert revisjonsoppgave, mener

departementet at revisor også må ha innflytelse på hvordan rapporteringen skjer, blant annet

på grunnlag av god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget vil likevel innenfor disse

rammene – som bestiller – øve innflytelse på hvordan rapporteringen skal skje.

Bestemmelsen om at kontrollutvalget skal kunne fastsette hvilket innhold rapporten skal ha,

er ikke ønskelig å videreføre. Som bestiller vil kontrollutvalget selvsagt ha innflytelse på

hvilket type innhold rapporten skal ha. En slik bestemmelse vil likevel kunne tenkes å være i

strid med revisors ansvar for det konkrete innholdet i rapporten.

Kontrollutvalgsforskriften § 18 andre ledd bestemmer at der kommunen har en egen revisjon,

avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementet kan

70

Page 71: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

22

ikke se at det er behov for en slik særregel for kommuner med egen revisjon. Det er også

prinsipielt noe betenkelig å gi revisor innstillingsrett til et folkevalgt organ. Departementet

regner med det vil være kontakt mellom kontrollutvalget og revisjonen (uansett

revisjonsordning) i forbindelse med utarbeidelse av budsjettet uten at dette er særskilt

forskriftsregulert.

Revisjonsforskriften § 12 stiller enkelte krav til vandel mv. til revisor. Disse kravene består i

a) å ha ført en hederlig vandel, b) være i stand til å oppfylle sine forpliktelser og c) være

myndig. Departementet mener disse kravene er lite relevante å stille i forskriften. Etter loven

skal revisor ha god vandel. Departementet antar at dette er et tilstrekkelig regelkrav, og

mener i utgangspunktet at de nærmere vurderingene av revisors egnethet kan gjøres av den

som skal ansette revisor eller tildele revisoroppdrag.

Departementet vil likevel be høringsinstansene særskilt vurdere forslaget om å oppheve

bestemmelsene som er omtalt i dette kapitlet.

6. Økonomiske og administrative konsekvenser

Forslaget til ny forskrift innebærer i begrenset grad nye regler, og i enda mindre grad regler

som pålegger kommunene nye oppgaver eller plikter. I det alt vesentlige er forslaget til ny

forskrift videreføring av gjeldende rett. Det vil derfor ikke være behov for at kommunene

bruker ressurser av betydning på å sette seg inn i den nye forskriften. Departementet legger

etter dette til grunn at forslaget ikke medfører økonomiske eller administrative konsekvenser

av betydning for kommunene.

7. Merknader til de enkelte bestemmelsene i forskriftsforslaget

Til § 1 Begrensing av kontrollutvalgets myndighet.

Kontrollutvalgets ansvar og myndighet følger av kommuneloven § 23-2. Den regulerer hva

kontrollutvalget skal gjøre. Kontrollutvalget vil også kunne utføre annet kontrollarbeid, selv

om det ikke følger som en skal-oppgave av loven.

Forskriften § 1 er en begrensning av kontrollutvalgets myndighet. Men heller ikke denne

bestemmelsen kan lese som en uttømmende regulering av hvordan kontrollutvalgets

myndighet er regulert.

Første ledd viderefører kontrollutvalgsforskriften § 4 andre ledd. Det ligger ikke til

kontrollutvalget å overprøve politiske prioriteringer eller å vurdere den politiske

hensiktsmessigheten av vedtak som er truffet at folkevalgte organer eller andre kommunale

organer.

Det presiseres likevel at kontrollutvalgets virksomhet vil kunne innebære for eksempel kritikk

av vedtak truffet av folkevalgte organer eller virkninger av slike vedtak, og at dette ikke vil

være i strid med denne bestemmelsen. For eksempel vil en forvaltningsrevisjon av

kommunens praksis i behandlingen av byggesøknader kunne innebære en vurdering av

hvordan et folkevalgt organ har behandlet disse søknadene (hvis det folkevalgte organet har

71

Page 72: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

23

fått delegert myndighet til å behandle disse søknadene). Dette vil ikke være å overprøve

politiske prioriteringer i forskriftens forstand.

Til § 2 Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet

Bestemmelsen viderefører kontrollutvalgsforskriften § 18 første ledd, men med enkelte

språklige endringer. Det er kontrollutvalget som skal utarbeide forslag til budsjett for

kontrollarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. I uttrykket kontrollarbeidet inngår da

utgifter til kontrollutvalget, kontrollutvalgssekretariatet og revisjonen. Kontrollutvalgets forslag

skal følge innstillingen om årsbudsjett, som går til kommunestyret eller fylkestinget.

Henvisningen til kommuneloven § 14-3 tredje ledd sikrer at kontrollutvalgets forslag følger

med innstillingen både i kommuner som er styrt etter formannskapsmodellen og kommuner

som er styrt etter parlamentarismemodellen.

At forslaget skal følge innstillingen betyr også at kommunedirektøren ikke har adgang til å

gjøre endringer i dette forslaget underveis i prosessen.

Til § 3 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon

Første ledd bokstav a og b er en videreføring av kontrollutvalgsforskriften § 6, og utfyller

kommuneloven (2018) § 23-2 a) om at kontrollutvalget skal påse at regnskapene blir

betryggende revidert, ved også å ta inn årsberetninger. Første ledd bokstav c er ny

sammenliknet dagens forskriftstekst.

Andre ledd er en delvis videreføring av kontrollutvalgsforskriften § 8, men den er også en

utvidelse siden § 8 kun handler om forhold i årsregnskapet. Bestemmelsen nevner eksplisitt

forhold som regnskapsrevisor påpeker etter kommuneloven § 24-7 til § 24-9.

Kontrollutvalgets påse-ansvar kommer i tillegg til revisors eget ansvar for å følge opp feil.

Bestemmelsen angir ikke direkte hvem som har ansvaret for at forholdene som påpekes, blir

rettet opp eller fulgt opp. Dette vil i det vesentlige framgå av revisors påpekninger.

Dersom forholdene ikke blir rettet opp, pålegger bestemmelsen kontrollutvalget en plikt til å

rapportere dette til kommunestyret.

Til § 4 Kontrollutvalgets rapportering om forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller

Bestemmelsen tydeliggjør at kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret eller

fylkestinget om alle gjennomførte forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller og resultatet

av dem.

Til § 5 Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrets eller fylkestingets vedtak om

revisjoner og eierskapskontroller

Andre ledd fastsetter en plikt for kontrollutvalget til å påse at vedtak om revisjoner og

eierskapskontroller som kommunestyret eller fylkestinget fastsetter, blir fulgt. Hvordan

vedtakene blir fulgt må kontrollutvalget rapportere til kommunestyret eller fylkestinget om.

Til § 6 Innkalling til møte i kontrollutvalget

72

Page 73: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

24

Bestemmelsen presiserer at også ordfører eller fylkesordfører og oppdragsansvarlige

revisorer skal få innkalling til kontrollutvalgets møter.

Til § 7 Ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisor

Første ledd viderefører kontrollutvalgsforskriften § 17 første ledd. Etter bestemmelsen skal

kontrollutvalget der det er en egen revisjon i kommunen avgi innstilling til kommunestyret

eller fylkestinget i saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av revisjonens

leder. Revisjonens leder er den samme personen som kommunestyret skal velge i medhold

av kommuneloven (2018) § 24-1 andre ledd.

Andre ledd er noe endret sammenliknet med kontrollutvalgsforskriften § 17 andre ledd. Etter

bestemmelsen legger forskriften myndigheten til å foreta ansettelse, suspensjon, oppsigelse

og avskjed av revisjonens øvrige personale, direkte til revisjonens leder. Det innebærer at

kontrollutvalget ikke vil ha noen myndighet i slike saker.

Til § 8 revisjonsplikt, valg av regnskapsrevisor og kvalifikasjonskrav

Første ledd er i det vesentlige en videreføring av revisjonsforskriften § 2. Nytt i

bestemmelsen er at også årsberetning er særskilt nevnt. Det er også gjort noen språklige

presiseringer.

I andre ledd er det presisert at det er kommunestyret som velger hvem som skal være

regnskapsrevisor. Det er også presisert at det er den samme revisoren som da får i oppgave

å revidere årsberetningen.

Tredje ledd stiller kvalifikasjonskrav til oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Dette er en

videreføring av gjeldende krav.

Fjerde ledd er en ny bestemmelse, og er tatt inn først og fremst av pedagogiske grunner.

Den skal få tydelig fram at det er representantskapet i interkommunalt politisk råd og

kommunalt oppgavefellesskap som velger regnskapsrevisor, altså ikke kommunestyret.

Til § 9 Utpeking av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, oppdragsansvarlig

forvaltningsrevisor og oppdragsansvarlig revisor for eierskapskontroll

Bestemmelsen er i det vesentlige en videreføring av gjeldende rett, men den er utvidet til å

gjelde også der hvor kommunen har egne ansatte revisorer. Utpekingen gjelder ved hvert

enkelt revisjonsoppdrag. Det presiseres at det fortsatt vil være adgang til å velge en annen

revisor til forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroll enn den som er valgt som

regnskapsrevisor.

Til § 10 Krav ved bytte av regnskapsrevisor

Første ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 17 første og tredje ledd, med enkelte

språklige endringer.

Andre ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 9 andre ledd.

73

Page 74: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

25

Tredje ledd pålegger den den forrige regnskapsrevisoren uten hinder av taushetsplikten å gi

opplysninger og dokumentasjon om revisjonsoppdraget til den nye revisoren, hvis det kan ha

betydning for den framtidige revisjonen.

Til § 11 Regnskapsrevisors rett til å si fra seg et oppdrag

Bestemmelsen er en videreføring av revisjonsforskriften § 16. Den bygger på revisorloven §

7-1. Revisorloven § 7-1 vil derfor ha relevans for tolkningen av forskriften § 11.

Når det gjelder "særlig grunn" i bokstav c, vises det særlig til Norsk Lovkommentar av Bror

Petter Gulden. I note 201 gis det eksempler på hva som kan være en "særlig grunn".

Til § 12 Overføring av revisjonsoppdrag ved sammenslutning og omorganisering av revisors

virksomhet

Bestemmelsen er en videreføring av revisjonsforskriften § 18. Det presiseres at med

"revisjonsselskaper" menes også interkommunale samarbeid selv om de ikke er organisert

som et selskap.

Til § 13 Uttalelsesrett ved forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Bestemmelsen er i det vesentlige en videreføring av gjeldende regler. Se høringsnotatet pkt.

3.2.7. for enkelte presiseringer.

Etter andre ledd skal revisor sende utkast til forvaltningsrevisjonsrapport til uttalelse til

aksjeselskapet eller interkommunale selskapet som er gjenstand for forvaltningsrevisjon.

Dette er nytt.

Til § 14 Krav til revisors uavhengighet

Første ledd er en videreføring av kommuneloven (1992) § 79 første ledd andre punktum.

Bestemmelsen bygger på revisorloven § 4-1. Revisorloven § 4-1 vil derfor ha relevans for

tolkningen av § 14 første ledd.

Andre ledd slår fortsatt fast at ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen,

eller i en interkommunal samarbeidsordning, ikke i seg selv medfører at revisoren mangler

nødvendig uavhengighet og objektivitet.

Departementet presiserer ellers at bestemmelsene i forskriftskapittel 3 omfatter både

oppdragsansvarlig revisor og øvrige revisjonsmedarbeidere. Dette er en videreføring av

gjeldende rett, men er viktig at er klart.

Til § 15 Grenser for revisors tilknytning til den reviderte virksomheten

Bestemmelsen er en videreføring av kommuneloven (1992) § 79 første ledd første punktum,

jf. andre ledd.

Til § 16 Grenser for hvilke stillinger, verv og tjenester som revisor kan ha

Bokstav a til d er i det vesentlige en videreføring av revisjonsforskriften § 13.

74

Page 75: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

26

I bokstav c videreføres forbudet mot at revisor kan være medlem av styrende organer som

kommunen deltar i eller er eier av. Forbudet gjelder imidlertid ikke interkommunale

revisjonssamarbeid som er organisert som interkommunale selskaper etter IKS-loven eller

samvirkeforetak etter samvirkeloven.

Bokstav e til f er en videreføring av revisjonsforskriften § 14.

Til § 17 Krav til egenvurdering av uavhengighet

Første ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 15 første ledd første punktum.

Andre ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 15 første ledd andre punktum, men er

endret slik at det er "revisjonen" som skal avgi egenvurderingen. Dette betyr at det er daglig

leder av en kommunerevisjon eller et interkommunalt samarbeid, eller den

oppdragsansvarlige revisoren i et privat revisjonsselskap som skal levere den. I tillegg er

bestemmelsen utvidet i den forstand at erklæringen skal gjelde alle revisors medarbeidere

som er involvert i revisjonsoppdraget for kommunen.

Tredje ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 15 andre ledd, men også den er

endret slik at det er "revisjonens" uavhengighet som skal vurderes.

Til § 18 Unntak fra taushetsplikten for revisor og revisors medarbeidere

Første ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 22.

Andre ledd er en videreføring av revisjonsforskriften § 21.

Til § 19 Krav til dokumentasjon av revisors virksomhet

Bestemmelsen er en videreføring av revisjonsforskriften § 10.

8. Forslag til forskrift Utkast til forskrift om kontrollutvalg og revisjon

Fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet xx.yy 2019 med hjemmel i kommuneloven

§§ 23-2, 24-2 og 24-4.

Kapittel 1. Kontrollutvalgets oppgaver mv.

§ 1 Begrensning av kontrollutvalgets myndighet

Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens

eller fylkeskommunens folkevalgte organer eller andre kommunale organer.

§ 2 Kontrollutvalgets rolle i fastsettelsen av budsjettet for kontrollarbeidet

Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontrollarbeidet i kommunen eller

fylkeskommunen. Forslaget skal følge innstillingen om årsbudsjettet etter kommuneloven § 14-3

tredje ledd til kommunestyret eller fylkestinget.

75

Page 76: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

27

§ 3 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon

Kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at

a) kommunens eller fylkeskommunens årsregnskaper og årsberetninger blir revidert på en

betryggende måte

b) regnskapsrevisjonen utføres i samsvar med lov, forskrift og kontrollutvalgets instrukser

og avtaler med revisor

c) regnskapsrevisjonen blir utført av revisorer som oppfyller kravene i kapittel 2 og 3.

Kontrollutvalget skal påse at regnskapsrevisorens påpekinger etter kommuneloven §§ 24-7 til

24-9 blir rettet eller fulgt opp. Hvis påpekingene ikke blir rettet eller fulgt opp, skal kontrollutvalget

rapportere det til kommunestyret eller fylkestinget.

§ 4 Kontrollutvalgets rapportering om forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller

Kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret eller fylkestinget om gjennomførte

forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller og resultatet av dem.

§ 5 Kontrollutvalgets oppfølging av kommunestyrets eller fylkestingets vedtak om revisjoner og

eierskapskontroller

Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak om

regnskapsrevisjoner, forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller blir fulgt opp og skal rapportere til

kommunestyret eller fylkestinget om vedtaket er fulgt opp.

§ 6 Innkalling til møte i kontrollutvalget

Innkalling til møte i kontrollutvalget skal sendes til utvalgets medlemmer, ordfører eller

fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens oppdragsansvarlige revisorer.

Kapittel 2. Krav ved egen revisjon, valg og bytte av revisor og uttalelsesrett ved forvaltningsrevisjon

og eierskapskontroll

§ 7 Ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisor

Når kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon er det kommunestyret eller

fylkestinget selv som ansetter, suspenderer, sier opp og avskjediger revisjonens leder.

Kontrollutvalget innstiller i slike saker. Revisjonens leder ansetter, suspenderer, sier opp og

avskjediger revisjonens øvrige ansatte.

§ 8 Revisjonsplikt, valg av regnskapsrevisor og kvalifikasjonskrav

Kommunens og fylkeskommunens årsregnskaper og årsberetninger skal revideres.

Kommunestyret og fylkestinget velger hvem som skal være regnskapsrevisor for hver av

kommunens eller fylkeskommunens årsregnskaper og årsberetninger.

Den oppdragsansvarlige for revisjonen av årsregnskap og årsberetning etter kommuneloven,

skal ha en bachelor- eller mastergrad i regnskap og revisjon i samsvar med Finanstilsynets krav til

registrert og statsautorisert revisor gitt med hjemmel i revisorloven, og i tillegg ha tre års praksis fra

regnskapsrevisjon.

Representantskapet skal velge regnskapsrevisor når et interkommunalt politisk råd eller et

kommunalt oppgavefellesskap etter kommuneloven § 14-8 første ledd utarbeider eget årsregnskap

og egen årsberetning og hvis ikke noe annet er fastsatt i samarbeidsavtalen.

76

Page 77: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

28

§ 9 Utpeking av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor og

oppdragsansvarlig revisor for eierskapskontroll

Det skal utpekes en oppdragsansvarlig revisor for hvert regnskapsrevisjonsoppdrag, hvert

forvaltningsrevisjonsoppdrag og hvert oppdrag om eierskapskontroll.

§ 10 Krav ved bytte av regnskapsrevisor

Før en revisor tar på seg ansvaret for å revidere et årsregnskap og en årsberetning etter

kommuneloven, skal revisoren be om en uttalelse fra den reviderte virksomhetens forrige revisor om

det foreligger forhold som tilsier at en ny revisor ikke bør ta på seg oppdraget. Den forrige revisoren

skal uten ugrunnet opphold opplyse skriftlig til den nye revisoren om begrunnelsen for sin fratreden.

Hvis en revisor sier fra seg et oppdrag og fraråder en annen revisor å ta på seg oppdraget,

skal revisor dokumentere begrunnelsen for å fratre og for rådet. Også den nye revisoren skal

dokumentere sin begrunnelse for å ta på seg oppdraget i strid med den tidligere revisorens råd.

Hvis det kan ha betydning for den framtidige revisjonen, skal den forrige regnskapsrevisoren

uten hinder av taushetsplikten gi opplysninger og dokumentasjon om revisjonsoppdraget til den nye

revisoren.

§ 11 Regnskapsrevisors rett til å si fra seg et oppdrag

Når en kommune eller fylkeskommune deltar i et interkommunalt revisjonssamarbeid eller

har inngått avtale med en annen regnskapsrevisor, har regnskapsrevisoren rett til å si fra seg

oppdraget hvis

a) revisoren har avdekket og påpekt vesentlige brudd på lov eller forskrift som den

reviderte virksomheten er underlagt, og virksomheten ikke iverksetter tiltak som er

nødvendige for å rette opp forholdene

b) revisoren ikke gis mulighet til å oppfylle sine plikter etter lov eller forskrift

c) det foreligger andre særlige grunner.

Revisoren skal varsle den reviderte virksomheten, om at han sier fra seg oppdraget, i god nok

tid til at virksomheten kan innrette seg.

§ 12 Overføring av revisjonsoppdrag ved sammenslutning og omorganisering av revisors virksomhet

Hvis flere revisjonsselskaper slår seg sammen, viderefører det nye selskapet de

revisjonsoppdragene som selskapene hadde før sammenslutningen. Det samme gjelder ved

selskapsrettslig omorganisering av et revisjonsselskap og når en personlig drevet revisjonsvirksomhet

tas opp i et revisjonsselskap.

Overføring av revisjonsoppdrag etter første ledd begrenser ikke oppdragsgiverens adgang til

å bytte revisor.

Et selskap eller en person som nevnt i første ledd skal uten ugrunnet opphold gi skriftlig

melding til oppdragsgiveren om sammenslutning, omorganisering eller opptak.

§ 13 Uttalelsesrett ved forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Revisor skal sende utkast til forvaltningsrevisjonsrapport til uttalelse til kommunedirektøren,

kommunerådet eller fylkesrådet.

Revisor skal sende utkast til forvaltningsrevisjonsrapport til uttalelse til det kommunale

foretaket, det fylkeskommunale foretaket, aksjeselskapet eller interkommunale selskapet som er

gjenstand for forvaltningsrevisjon.

77

Page 78: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

29

Revisor skal sende utkast til rapport om eierskapskontroll til uttalelse til selskapet som er

omfattet av eierskapskontrollen og den som utøver kommunens eller fylkeskommunens

eierfunksjon.

Kommentarene skal fremgå av rapporten.

Kapittel 3. Krav til revisor og revisors medarbeidere

§ 14 Krav til revisors uavhengighet

Revisor kan ikke utføre revisjon eller annen kontroll for kommunen eller fylkeskommunen

hvis det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisorens uavhengighet og

objektivitet.

Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen eller i en interkommunal

samarbeidsordning medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og

objektivitet.

§ 15 Grenser for revisors tilknytning til den reviderte virksomheten

Revisor kan ikke utføre revisjon eller annen kontroll for kommunen eller fylkeskommunen

hvis revisoren eller revisorens nærstående har en tilknytning til den reviderte eller kontrollerte

virksomheten eller virksomhetens ansatte eller tillitsmenn, som er egnet til å svekke revisorens

uavhengighet og objektivitet.

Som nærstående etter første ledd regnes

a) revisorens ektefelle eller samboer og deres søsken

b) revisorens slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje

c) revisorens søsken og deres ektefeller eller samboere.

§ 16 Grenser for hvilke stillinger, verv og tjenester som revisor kan ha

Revisor kan ikke

a) ha andre stillinger i kommunen eller fylkeskommunen

b) ha andre stillinger i en virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i eller er

eier av

c) være medlem av styrende organer i en virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen

deltar i eller er eier av. Dette gjelder ikke hvis virksomheten utfører revisjon og er

organisert som et interkommunalt selskap eller samvirkeforetak

d) delta i eller ha funksjoner i en annen virksomhet, hvis det kan føre til at revisorens

interesser kommer i konflikt med interessene til kommunen eller fylkeskommunen eller

på annen måte er egnet til å svekke tilliten til revisoren

e) utføre rådgivningstjenester eller andre tjenester for kommunen eller fylkeskommunen,

hvis dette er egnet til å svekke revisorens uavhengighet og objektivitet

f) yte tjenester som hører inn under den reviderte virksomhetens egne ledelses- og

kontrolloppgaver

g) opptre som fullmektig for den reviderte virksomheten, unntatt ved bistand i skattesaker

etter domstolsloven § 218.

§ 17 Krav til egenvurdering av uavhengighet

78

Page 79: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

30

Den som utfører revisjon eller annen kontroll for en kommune eller fylkeskommune, skal

løpende vurdere sin uavhengighet.

Revisjonen skal hvert år, og ellers ved behov, gi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget

om revisjonens uavhengighet.

En skriftlig egenvurdering om revisjonens uavhengighet skal følge alle tilbud om revisjon.

§ 18 Unntak fra taushetsplikten for revisor og revisors medarbeidere

Revisors taushetsplikt etter kommuneloven § 24-2 femte ledd gjelder også revisors

medarbeidere.

Hvis det i forbindelse med et revisjonsoppdrag eller annen kontroll framkommer forhold som

gir grunn til mistanke om at det er begått en straffbar handling, kan revisor og revisors medarbeidere

underrette politiet uten hinder av taushetsplikten. Hvis det er åpnet etterforskning i en straffesak, kan

revisor og revisors medarbeidere uten hinder av taushetsplikten avgi forklaring og framlegge

dokumentasjon til politiet om revisjonsoppdrag eller annen kontroll.

Hvis det er nødvendig for at skatteetaten skal kunne utføre sine kontrolloppgaver, kan revisor

og revisors medarbeidere uten hinder av taushetsplikten, gi opplysninger til skatteetaten om en

persons forbindelse med kommunen eller fylkeskommunen.

Taushetsplikten er ikke til hinder for at kontrollører som er engasjert av bransjeorganisasjoner,

kan kontrollere hvordan revisjonen er utført.

§ 19 Krav til dokumentasjon av revisors virksomhet

Revisor skal dokumentere hvordan revisjonen er gjennomført og resultatet av revisjonen.

Dokumentasjonen skal kunne underbygge og gi grunnlag for å etterprøve revisors konklusjoner.

Forhold som tilsier at det kan foreligge misligheter eller feil, skal dokumenteres særskilt med angivelse

av hva revisor har foretatt seg.

Ved rådgivning og andre tjenester for den reviderte virksomheten, skal revisor dokumentere

oppdragets art, omfang og en eventuell anbefaling.

Revisor skal oppbevare dokumentasjonen på en ordnet og betryggende måte i minst 10 år.

Kapittel 4. Ikrafttredelse og opphevinger

§ 20 Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft fra og med det konstituerende møtet i det enkelte kommunestyret og

fylkestinget ved oppstart av valgperioden 2019-2023.

Fra samme tidspunkt oppheves

a) forskrift 15. juni nr. 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner

b) forskrift 15. juni nr. 904 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv.

79

Page 80: Fredrikstad kommune - Møteinnkalling …...Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: 04.04.2019 kl. 18.00 rona@fredrikstad.kommune.no

ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/105 Dokumentnr.: 9 Løpenr.: 41215/2019 Klassering: 111-191 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen

Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler 04.04.2019 19/16

Eventuelt

80