Finanse Podręcznik użytkownika - SD - Sprzedaż … · Web viewLub za pomocą ikony wybierając następnie zakładkę Jeżeli początek umowy i pierwsza data fakturowania są w

document.docSD, 2016-06-22 14:46:00Finanse podręcznik użytkownika modułem SD Strona 1/48

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaPodręcznik użytkownika obszaru Finanse - moduł SD

Obszar biznesowy Finanse – SD

Sprzedaż krajowa usług wg umowy z planem fakturowania

Wersja 1.0

1


Spis treści

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania 1

Podręcznik użytkownika obszaru Finanse - moduł SD 1

1 Sprzedaż krajowa usług wg umowy z planem fakturowania 3

1.1 Umowa.................................................................................................................................................. 31.2 Faktura................................................................................................................................................................... 37

2


3


1 Sprzedaż krajowa usług wg umowy z planem fakturowania

Transakcje w procesieVA41/VA42/VA43/VA45NVF01/VF02/VF03/VF04

1.1 Umowa Faktura do planu fakturowania powstaje zawsze w referencji do dokumentu umowy, zatem zawsze pierwszym krokiem jest utworzenie umowy właściwej dla procesu. Umowę z planem fakturowania tworzy się dla przypadków kiedy dana usługa fakturowana jest co miesiąc w tej samej ilości i cenie. Umowa z planem fakturowania jest dokumentem wprowadzonym raz do systemu a na jej podstawie w okresie jej obowiązywania tworzone są faktury zgodnie z planem ustalonym w umowie.Dane podstawowe użyte w instrukcji są przykładowe.Tworzenie umowy z planem fakturowania realizowane jest poprzez transakcję VA41, na ekranie początkowym należy określić odpowiedni rodzaj umowy – ZUMS – Umowa z planem fakturowania oraz obowiązkowo uzupełnić Dział sprzedaży wartością UW01, Kanał dystrybucji wartością 00, Dziedzinę wartością 00. Pole Biuro sprzedaży należy uzupełnić kodem właściwej jednostki organizacyjne (np.: danego wydziału w ramach którego realizowana jest sprzedaż):

Każde umowa składa się z danych nagłówka – dotyczących całego dokumentu oraz danych pozycji – dotyczących jednej konkretnej pozycji.

4


W każdej umowie uzupełniane będą pola zarówno w nagłówku jak i w pozycjach.Na kolejnym ekranie należy wprowadzić numer odbiorcy, numer indeksu materiałowego i uzupełnić wszelkie pola obowiązkowe, które charakteryzują dany proces sprzedaży m. in. ilość, cena a także okres obowiązywania umowy.

W polu Zleceniodawca możemy wprowadzić znany nam numer klienta lub wyszukać ten numer z udziałem pomocy wyszukiwania ikona lub klawisz F4 na klawiaturze komputera.

5


Można skorzystać z zakładki „Odbiorcy na grupę sprzedawców”. Aby pomoc wyszukiwania zwróciła listę klientów, którzy założeniu są w obszarze zbytu UW01/00/00 możemy wprowadzić wartości do pól Dział sprzedaży, Kanał dystrybucji, Dziedzina. Dodatkowo możemy zawężać listę klientów poprzez uzupełnianie wartości w pozostałych dostępnych polach. Pomoc wyszukiwania zwróci nam listę klientów, którzy spełniają zadane przez użytkownika kryteria.Każde wypełnione pole jest kryterium po którym będzie wyszukiwana lista klientów, należy zwrócić uwagę czy pola według których nie chcemy wyszukiwać są puste.

Uwaga! Możliwe jest stosowanie znaku specjalnego: „*”. Znak ten zastępuje nam dowolny ciąg znaków. Przykład zastosowania znaku specjalnego: - w polu Nazwa wprowadzamy „W*”, system zwróci wszystkie rekordy danych podstawowych klienta rozpoczynające się nazwą, gdzie pierwsza litera nazwy to W.

6


- w polu Miejscowość wprowadzamy „*K*”, system zwróci wszystkie rekordy danych podstawowych klienta w których w polu Miejscowość znajdzie literę K.Przykład pokazuje sposób wyszukiwania kontrahenta, który ma w nazwie słowo „biały”

System po zatwierdzeniu ( lub ENTER) zwraca listę pasujących z danymi selekcji rekordów danych podstawowych klienta:

7


Zaznaczamy poprzez podświetlenie odpowiedni rekord klienta (jeżeli jest ich więcej niż jeden)i zatwierdzamy wybór poprzez ikonę lub ENTER lub dwuklik lewym przyciskiem myszy. Ponownie potwierdzamy wybór poprzez klawisz ENTER. System zaciąga dane klienta do zlecenia, uzupełniając poszczególne pola:

W polu Materiał możemy wprowadzić znany nam numer indeksu materiałowego lub wyszukać ten numer z udziałem pomocy wyszukiwania klikając ikonę lub klawisz F4 na klawiaturze komputera.

8


Należy skorzystać z zakładki „Materiał sprzedaży wg opisu”. Aby pomoc wyszukiwania zwróciła listę indeksów materiałowych, które założone są w obszarze zbytu UW01/00/00 możemy wprowadzić wartości do pól Dział sprzedaży, Kanał dystrybucji. Dodatkowo możemy zawężać listę klientów poprzez uzupełnianie wartości w pozostałych dostępnych polach. Pomoc

9


wyszukiwania zwróci nam listę indeksy materiałowych, które spełniają zadane przez użytkownika kryteria. Zastosowanie ma również znak specjalny „*”.Przykład pokazuje sposób wyszukiwania indeksu materiałowego, który ma w opisie słowo „usługa”

System po zatwierdzeniu ( lub ENTER) zwraca listę pasujących z danymi selekcji rekordów danych podstawowych indeksów materiałowych:

10


Zaznaczamy poprzez podświetlenie odpowiedni rekord indeksu materiałowego i zatwierdzamy wybór poprzez ikonę lub ENTER lub dwuklik lewym przyciskiem myszy. Ponownie potwierdzamy wybór poprzez klawisz ENTER. System zaciąga dane indeksu materiałowego do zlecenia, uzupełniając poszczególne pola:

11


System prosi użytkownika o uzupełnienie pół obowiązkowych m. in. ilość, Element PSP, data ważności umowy. Pola wskazane przez system uzupełniamy.

12


Cenę wprowadzamy zaznaczając pozycję z indeksem materiałowym i klikając ikonę

Wprowadzamy następnie warunek cenowy PR00 (można wpisać z ręki albo wybrać z menu dostępnych warunków)

13


i potwierdzamy ENTERem.Po kliknięciu ENTER warunek pojawia się na pierwszym miejscu

14


Po wprowadzeniu warunku cenowego uzupełniamy kolejne dane. Klikamy ikonę aby powrócić do ekranu głównego.Na podstawie dat ważności umowy system automatycznie przypisuje plan fakturowania. Do planu fakturowania można dojść

15


Lub za pomocą ikony

wybierając następnie zakładkę

Jeżeli początek umowy i pierwsza data fakturowania są w miesiącu kiedy wprowadzana jest umowa do systemu pojawia się komunikat.

Komunikat jest tylko informacją, należy go potwierdzić klikając ikonę lub ENTER na klawiaturze komputera.Pojawia się wówczas następujący ekran

16


System pokazuje, że w okresie ważności utworzył wpisy zgodnie z regułą fakturowania M1 – Miesięcznie na pierwszy dzień miesiąca. Ponadto zaznaczenie elementu zmieniło datę fakturowania na z wyprzedzeniem czyli potocznie mówiąc „z góry”. Kombinacje tych dwóch pól określają automatycznie plan fakturowania dla umowy.

Jeżeli z jakiś powodów dany termin ma nie być fakturowany należy w tej linii wstawić blokadę faktury.

17


Wybranie blokady spowoduje, że dla tego terminu nie będziemożna wystawić faktury.

Uwaga! W przypadku kontrahentów zagranicznych jeżeli usługa jest wykonana w kraju (usługi związane z nieruchomościami np. wynajem), należy obciążyć ich podatkiem VAT, w tym celu na poziomie nagłówka dokumentu

Należy wypełnić następujące pola wartością PL

18


To spowoduje, że zostanie wyliczony podatek VAT.

System umożliwia przypisanie tekstów zarówno na poziomie nagłówka jak i na poziomie pozycji.Aby przejść do tekstów na poziomie nagłówka dokumentu należy wybrać

19


Dojście to tego samego miejsca jest możliwe również za pomocą ikony

I kliknięciu zakładki

Możliwe są do uzupełnienia następujące teksty

20


Uwagi – wpisane uwagi pojawią się na wydruku fakturyPodatek dochodowy – Tekst na potrzeby wydruku faktury związanej z fakturowaniem za Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, gdy pole jest wypełnione to na wydruku znajduje się opis „Podatek dochodowy od dofinansowania ZFŚS wynosi: ”.Data kursu przeliczenia waluty – uzupełniane datą w przypadku faktur w walucie innej niż PLN tylko w przypadku kiedy odbiega to od ogólnych zasad opisanych w ustawie o rachunkowości.Aby uzupełnić któryś z tekstów należy dwukrotnie kliknąć na jego nazwę po czym wprowadzić odpowiedni opis w polu opisu

Klikając kolejny tekst przy wpisanym wcześniej rodzaju tekstu pojawia się symbol PL, świadczący o tym, że właśnie tam został wprowadzony opis.

Uwaga! Dla dokumentów tworzonych w walucie innej niż PLN kurs jest ustalany automatycznie na podstawie daty faktury lub daty wykonania usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami, dla przypadków gdzie przeliczenie ma nastąpić według innego kursu dodatkowo należy uzupełnić tekst „Data kursu przeliczenia waluty”

21


Należy zwracać szczególną uwagę, który z tekstów jest wypełniony, ma to w późniejszym czasie skutek pojawiania się ich na dokumentach drukowanych np. proforma lub faktura.Jeżeli dokument jest w walucie innej niż PLN i wypełnione jest pole tekstowe „Data kursu przeliczenia waluty” oprócz tekstu z datą przeliczenia waluty należy uzupełnić pole kursem – kurs ten znajdzie się na wydruku dokumentu faktury.Kurs uzupełniony ręcznie w dokumencie zlecenia ma priorytet przed ustaleniem automatycznym.

Kurs należy uzupełnić w zakładce

w polu

Aby przejść do tekstów na poziomie pozycji dokumentu należy zaznaczyć pozycję a następnie wybrać

22


Innym sposobem będąc na poziomie pozycji dokumentu np. w warunkach cenowych wystarczy przejść do zakładki Teksty

23


Jeżeli w indeksie materiałowym zostały uzupełnione dodatkowe teksty kopiują się one automatycznie do zlecenia

Teksty pomimo skopiowania możliwe są do zmiany, aby zmienić tekst opisu indeksu materiałowego należy dwukrotnie kliknąć na okno z tekstem

24


pojawia się edytor, w którym dokonujemy zmiany tekstu

Po zmianie tekstu wracamy do poprzedniego ekranu za pomocą ikony , system zapyta czy zapamiętać zmiany w tekście

25


Po kliknięciu mamy okno z wpisanym nowym tekstem

Kliknięcie nie dokona zmian tekstu, a kliknięcie spowoduje powrót do edytora.Do tekstów pozycji można dojść również z ekranu głównegoPo wprowadzeniu danych użytkownik zobowiązany jest dokonać tzw. protokołu niekompletności, a więc sprawdzenia czy wszystkie wymagane pola na zleceniu zostały uzupełnione. Aby wykonać protokół niekompletności należy wybrać

26


W naszym przypadku system wyświetla następujący log

Powyższe oznacza, że brakuje jeszcze uzupełnionych dwóch pól:Numer dziennika – zawarty w nagłówku dokumentuNumer elementu PSP – zawarty na pozycji dokumentuBrak numeru pozycji w wierszu oznacza, że pole znajduje się w nagłówku dokumentu, numer pozycji oznacza konkretną pozycję w dokumencie, w której brakuje uzupełnionego wskazanego pola.Aby uzupełnić pola zaznaczamy je wszystkie na widocznej liście za pomocą ikony

27


A następnie klikamy ikonę System prowadzi do pierwszego pola, które wymaga uzupełnienia

Aby wybrać numer dziennika klikamy ikonę pojawia się wówczas lista z numerami dzienników ze statusem 0 – otwarte, dla właściwego wybranego wcześniej Biura sprzedaży, z której należy wybrać właściwy numer dziennika

Listę z numerami dziennika można ograniczyć według własnych kryteriów, aby tego dokonać należy kliknąć w belkę –ikona

28


Aby wybrać część dzienników wypełniamy kryteria wyszukiwania według potrzeby (poniżej przykład)

Po wypełnieniu danych klikamy ENTER na klawiaturze komputera lub ikonę , spowoduje to wyświetlenie listy numerów dziennika według zadanych kryteriów

Na tej podstawie wybieramy właściwy numer dziennika klikając na wybranej linii dwukrotnie, wówczas system przyjmuje do pola wskazany numer dziennika.

29


UWAGA! Z listy należy wybrać numer dziennika ze statusem 0 - otwarty, wybranie numeru dziennika ze statusem innym niż 0 – otwarte spowoduje, że podczas zapisania dokumentu pojawi się komunikat błędu, który nie pozwoli zapisać zlecenia sprzedaży do momentu poprawienia numeru dziennika na właściwy czyli ze statusem 0 – otwarty.Po uzupełnieniu numeru dziennika należy przejść do kolejnego pola aby je uzupełnić w tym celu klikamy ikonę System przenosi nas do pola z numerem elementu PSP, który należy wypełnić

Sposób doboru elementu PSP w zleceniu sprzedaży.

30


Element PSP składa się z następujących części:500-D110-07-123456, gdzie:Pierwsze 3 znaki np. „500” odnoszą się do typu projektu:500 Działalność dydaktyczna501 Działalność naukowo-badawcza551 Koszty ogólnouczelniane550 Koszty wydziałowe535 Działalność socjalna531 Działalność pomocniczaKolejne cztery znaki np. „D110” odnoszą się do działu gospodarczego właściwego wybranemu Biuru SprzedażyKolejne dwa znaki np. „07” odnoszą się do źródła finansowania co oznacza, że np. wybierając grupę dekretacji materiału 02 - prowadzenie kursów, ta grupa dekretacji materiałów ma przypisane konto KG o numerze 7020070300, w którym 5 i 6 znak „07" odnosi się do źródła finansowania. Oznacza to że wybierając element PSP musi być to zgodne inaczej system podczas zapisu zlecenia sprzedaży pokaże komunikat błędu.

Dla wszystkich rodzajów zleceń wystarczające jest wybranie elementu PSP na II poziomie, a więc w formie 500-D110-07.

Wyjątki: zlecenia ZSPR - Zlecenie sprzedaży projektowej, gdzie należy

wskazać element PSP dokładnie dla danego projektu na I poziomie, a więc w formie 500-D110-04-1234567

sprzedaż dla domów studenckich tam element PSP MUSI się zaczynać numerem 856, a indeks materiałowy musi mieć przypisaną grupę dekretacji materiału dla konta 856*.

Sprzedaż indeksów materiałowych które dla grup dekretacji mają przypisane kontaKonto KG Rodzaj

zlecenia7020021800 08007020071300 13007020100900 09007020120020 00207020120300 03007020121200 12007020121400 14007020126100 6100

Należy dodatkowo uzupełnić pole numer zlecenia (CO) dla rodzaju przypisanego do konta KG

31


Po rozwinięciu pomocy wyszukiwanianalezy uzupełnić pole rodzaj zlecenia numerem własciwym dlanumeru konta (tabelka powyżej)

Np. jeżeli indeks ma przypisane konto 7020121400 to należy wyszukać zlecenie z rodzaju 1400

32


Enter

Z listy wynikowej należy wybrać nr zlecenia

33


Wyszukania właściwego numeru elementu PSP dokonuje się klikając ikonę (lub klawisz F4 na klawiaturze komputera)Zaleca się wyszukiwanie elementów PSP pomocą wyszukiwania „Element PSP, elementy fakturowania”, aby dojść do tej pomocy wyszukiwania należy poruszać się strzałkami nawigacyjnymi lub kliknąć ikonę i wybrać właściwą pozycję z listy tak jak to pokazuje poniższy ekran.

Po wyborze pomocy wyszukiwania ekran wyszukiwania wygląda następująco

34


Wprowadzamy fragment oznaczenia

I klikamy ENTER na klawiaturze komputera, pojawia się lista z wynikami wyszukiwania

35


Na której należy odszukać właściwy element PSP i dwukrotnie klikając na niego dokonać jego wyboru. Wybrany element PSP zostaje umieszczony w polu

Po uzupełnieniu pola klikamy ikonę ,jeżeli wszystkie pola z protokołu niekompletności zostały już uzupełnione, system przenosi nas do ekranu głównego zlecenia podając na dole informację

Teraz można zapisać zlecenie sprzedaży, jeżeli dobór numeru dziennika oraz elementu PSP będą niewłaściwe pojawi się stosowny komunikat błędu:Dla niewłaściwego numeru dziennika

Dla niewłaściwego elementu PSP

36


Jeżeli zlecenie nie zawiera błędów system zapisuje je pokazując jego numer.

Tak przygotowana umowa podlega fakturowaniu w cyklach określonych w jej warunkach.

Utworzone w systemie umowy można wyszukać w transakcji VA45N.

1.2 FakturaFakturowanie umów odbywa się poprzez transakcję VF04W transakcji należy wpisać numer dokumentu umowy, datę na kiedy

umowa ma być fakturowana oraz zaznaczyć

37


Następnie klikamy wykonanie za pomocą ikony lub klawisza F8 na klawiaturze komputera.System pokaże listę wynikową dokumentów do fakturowania

Na liście pojawił się jeden dokument ponieważ tylko jeden został wpisany jako kryterium wyszukiwania z datą do 15.09.2015.jeżeli data nie zostanie ograniczona dokument pojawi się na liście tyle razy ile został zaplanowany w planie fakturowania, przykład poniżej

38


Jest to ten sam dokument ale z datami kiedy ma być fakturowany, dlatego zaleca się ograniczenie daty do bieżącego dnia

Wracając do ekranu z jednym dokumentem

W tym przypadku należy kliknąć ikonę aby utworzyć fakturę VATSystem pokazuje log z utworzonymi dokumentami

39


Po kliknięciu na linię z logu a następnie ikony pojawi się informacja jakie numery faktur powstały

Jak widać została utworzona faktura o numerze 9110000095Uwaga! Ten sposób nie pozwala na zmianę konta na które ma wpłynąć wpłata, jeżeli chcemy mieć możliwość zmiany konta podczas tworzenia faktury należy skorzystać z innej ścieżki postępowania jak niżej:

Na powyższym ekranie należy kliknąć ikonę System przenosi nas do transakcji VF01

40


W dokumencie faktury do prawidłowego księgowania konieczne jest uzupełnienie pola grupa dekretacji materiału dla każdej pozycji właściwą grupą do której przypisane jest konto KG.Poniżej lista grup dekretacji materiałów z przypisanymi kontami KG

Grupa dekret.

mat.Nazwa

Konto Księgi

Głównej01 Wynajem 702012015002 Prowadzenie kursów 702007130003 Konfer. symp. semin. 702012140004 Refakt. usł. i dost. 702012016005 Sprzedaż ŚT 760001000006 Sprzedaż NSM 760002000007 Sprzedaż wynalazków 702012030008 Sprzedaż materiałów 734000000009 Wydawnic. włas. ucz. 702012017010 Wpłaty za st. cudz. 702012002611 Ogólne zadania wydz. 702012120012 Dział. pomocnicza 707000000013 Dział. soc. - BSSoc 709001000014 Dział. soc. - Ośrod. 709002000015 Dział. soc. - ZFŚS 709003000016 CEPT 702012610017 Pozostałe usł. zewn. 702012023018 Poz. przychody oper. 7600190000

41


19 Pozostałe wpływy 702012002520 DS. wynajem pomiesz. 856002004021 wiecz.jedn.stud.mgr 702002000122 zaocz.jedn.stud.mgr 702002000223 wiecz.stud.I stopnia 702002000324 zaoczn.stud.I stopn. 702002000425 wiecz.uzupeł.st.mgr 702002000526 zaocz.uzupeł.st.mgr 702002000627 wiecz.stud.III stopn 702002000728 zaocz.stud.III stopn 702002080029 studia podyplomowe 702010090030 rekrutacja 702012010031 Środki z UE i/n FS 702005000032 Fundusze struktural. 702006000033 Środki fin. do rozl. 702008000034 Dotac. projakościowa 702013000035 Program ERASMUS 702009000036 55-Pol-Nor wsp. bad. 703055000037 56-Bad.nauk. FS UE 703056000038 57-Proj.bad. spec.PS 703057000039 58-Proj.bad-roz.PBR 703058000040 59-Przeds.MNiSW PM 703059000041 62-Prace bad. fund. 703062000042 63-WMMN 703063000043 64-Bad. statut. BST 703064000044 66-Proj. bad.Granty 703066000045 70-Sp.pr.i urz.SPUB 703070000046 71-Proj.bad.zam.PBZ 703071000047 73-Dotac.celowe DOC 703073000048 74-Subsyd. dla nauk. 7030740000

49 79-Spec.pro.PR SPBPR 7030790000

50 80-7 Progr.ramowy UE 703080000051 81-Gr.na wsp.7PR GG 703081000052 82-Proj.bad.pr.LIDER 703082000053 83-Strat. prog. SPBN 703083000054 84-Inicjat. międz.IM 703084000055 85-Współf.p.NCBiR 703085000056 86-Dział.stat.mł.DSM 7030860000

42


57 87-Nar.Pr.Roz.Human. 703087000058 60-Horyzont 2020 703060000059 88-Ideas Plus 703088000060 89-Pl-Szw.PrBad PSPB 703089000061 90-Inn.PatPlusPBSIPS 703090000062 legit.dypl.świadect. 702012011064 st.stacj.w j.obc. 702003001165 DS.opł.za korz.z ds. 856002002066 DS.doraź. wyn. pokoi 856002003067 DS.inne przychody 856002009071 OW usługi dydaktycz. 790001000072 OW wyn. pomieszcz. 790002000073 OW usługi transport. 790003000074 OW usługi poligraf. 790004000075 OW usługi badawcz. 790005000076 OW usługi wyn. pok. 790006000077 OW usługi gastronom. 790007000078 OW usł. telekom.abon 790009000079 OW dofin. wyd. publ. 790010000080 OW sprzedaż publik. 790011000081 OW inne 790008000082 OW usł. telekom.rozm 402017000083 OW j.UW za korz.z DS 856002005084 Wyd.bezpłatne-towar 401001000085 Wyd. bezpł-książk 4020050000

Teraz klikając na zapis faktury ikona pojawi się dodatkowy ekran z domyślnym numerem konta przypisanym do biura sprzedaży, użytkownik powinien dokonać zatwierdzenia lub jeśli istnieje potrzeba zmienić.

43


Jeżeli chcemy potwierdzić numer konta klikamy ikonę , jeżeli konto ma być inne użytkownik może wybrać inny numer rachunku ikona Rozwinięcie listy ukazuje kolejny ekran

Aby wyszukać inne konto należy kliknąć i za pomocą kryteriów selekcji wyszukać konto właściwe

44


Powyższy ekran selekcji pozwoli na wyświetlenie kont w banku Millenium dla Wydziału Chemii. Po wpisaniu danych na ekranie selekcji klikamy ikonę

45


Lista wynikowa pokazuje rachunki, z których można wybrać właściwy.Po wybraniu rachunku pojawia on się nam w oknie, zatwierdzamy wybór ikoną

System zapisuje fakturę VAT i wraca do ekranu transakcji VF04. Aby wydrukować fakturę należy wejśćdo transakcji wyświetlania VF03 a jej numer podpowie się automatycznie.

Utworzoną fakturę należy wydrukować

46


47


Klikając ikonę można obejrzeć fakturę na ekranie komputera ,klikając ikonę dokonujemy wydruku na wskazanej drukarce lokalnej.

48

Documents

Finanse Podręcznik użytkownika - SD - Sprzedaż … · Web viewLub za pomocą ikony wybierając następnie zakładkę Jeżeli początek umowy i pierwsza data fakturowania są w