Führen und Arbeiten in einer „agileren“

Organisation

Anne Schassan und Kirsten Sorgenfrey, Dataport

Hannover, 25.01.2017

Erfahrungen aus der Pilotorganisation Dataport

Agenda

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei Dataport weiter?

08.02.2018 3

08.02.2018 4

Dataport ist der

Full Service Provider für

Informationstechnik der

öffentlichen Verwaltung in

Schleswig-Holstein,

Hamburg, Bremen,

Sachsen-Anhalt, für den

IT-Verbund Schleswig-

Holstein (ITVSH) sowie

für die Steuerverwaltung

in Mecklenburg-

Vorpommern und

Niedersachsen.

Kunden

Ve

rtri

eb

Lö

su

ng

en

Ord

nu

ng

sw

es

en

Lö

su

ng

en

Fin

an

z-,

Ju

ge

nd

-&

So

zia

lwe

se

n

Pro

jek

te

Lö

su

ng

en

Ab

ga

be

n &

Ste

ue

rn

Lö

su

ng

en

Pe

rso

na

lwes

en

Infr

as

tru

ktu

r-

Lö

su

ng

en

Lösungen für Kunden Technische Aufgaben

Vorstand

Projekt ZaBI-RZ/RZ²

Personalrat

RZ-InfrastrukturQuerschnitts-

aufgaben

Dataport Organisation08.02.2018 5

Betr

ieb

La

nd

es

rec

he

nzen

tru

m

Arc

hit

ek

ture

n u

nd

IT S

erv

ice

Ma

na

ge

men

t

En

dg

erä

te-

un

d

Ve

rfa

hre

ns

betr

ieb

Infr

as

tru

ktu

rbe

trie

b

Service u. Finanzen

Personal

Stabsstelle Vorstand

Einkauf

Dataport: Zahlen 2004 & 201608.02.2018 6

2004 2016

Umsatzerlöse 182 Mio. € 507 Mio. € Belegschaft 1.200 MA 2.500 MA

Standorte Altenholz,Hamburg

Altenholz,Hamburg,Bremen,Rostock,Lüneburg,Halle,Magdeburg

Warum eigentlich agil?08.02.2018 7

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?

Veränderung

wird zum

Normalzustand Veränderung

werden immer

schneller

Anforderungen

verändern sich

auf dem Weg

Lösungen sind

unbekannt

Anforderungen

werden

komplexer

Neue

Generationen

haben andere

Anforderungen Innovative

Lösungen sind

gefragt

Das Ziel ist

nicht eindeutig

definiert

Der Kunde will

schnell

Ergebnisse

sehen

Was ist das und was nutzt es?

Stufenweises Vorgehen

• gezieltes Experimentieren und regelmäßiges Feedback

• Minimierung von Entwicklungsrisiken

Sichtbarere Fortschritte zu frühen Zeitpunkten

• frühzeitiges Reagieren auf Veränderung u. Anforderung

• „Das was der Kunde bekommt, will er dann auch“

Enge Zusammenarbeit mit Nutzern und Kunden und

• konsequentere Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse (Fokus)

Arbeiten in interdisziplinären, selbstorganisierten Teams

• Stärkung der Selbstverantwortung

08.02.2018 8

Vision: bi-modale Organisation

Traditionelle Struktur(Funktionen)

Netzwerk(Rollen)

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?

08.02.2018 9

Struktur …Transitionsteam08.02.2018 10

• Bereichsübergreifend & hierarchieübergreifend

• Neugierde auf Agilität / Erfahrungen mit Agilität

• Lernen auf individueller und organisationaler Ebene

• Regelmäßig (min. 1 x im Quartal)

• Verfolgung eines Backlogs

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?

Vorgehen08.02.2018

Erprobungsräume/

Experimente

Transitionsteam

PO

Entwicklungs-

Projekte

IT-Projekte

Org-Einheiten

Nicht-IT-

Projekte

Anregung von &

Rückschlüssen aus

Erprobungsräumen

Agile HR

Arbeit Austausch mit

anderen

Organisationen

Teilnahme an

Netzwerken/

Veranstaltungen

Paten

Kommunikation

in die

Organisation

Projektteilnahme

INQA

11

Aktuelles Backlog08.02.2018 12

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?

Themen 08.02.2018 13

• Innovationen generieren (Plattform,

Formate..)

• Agile Methoden erproben

• Führungsrollen und –verständnis (Mindset)

• Qualifizierung

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?

Agilität und Innovation08.02.2018 14

• Fokus auf den Kundennutzen

• Kontinuierliche Feedbackprozesse

• Design Thinking Prozess

• Minimum Viable Product / Lean Management

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?

Erprobungsraum „Azubi Barcamp“08.02.2018 15

Ziel: Entwicklung von Digitalisierungsideen für Dataport

Methode: Barcamp und Pitch

Jury: Führungskräfte aller Hierarchien

Ergebnis: Drei umzusetzende Ideen –

ein Gewinner

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?

Erprobungsraum „Consulting“

08.02.2018 16

Ziel: Aufbau einer Einheit zur Digitalisierungsberatung

mit maximalem Nutzerfokus (inkl Bürger als

Endkunden)

Methode: agiles Vorgehen in der Entwicklung von

Innovationsideen bis zum MVP

Ergebnis: bimodale Struktur der Abteilung

(Gruppe und selbstorgansiertes Team)

…

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?

Innovationsschmiede | Ansatz

Design Thinking

18.01.2018

DIP Dataport Consulting [und Innovation]

17

Nutzen

Wirtschaft-

lichkeit

Machbar-

keit

Hier beginnen

Innovative Lösung

Agiles Vorgehen

• Interdisziplinär

• Wechselspiel:

Ideenraum öffnen und bewerten

• Frühes & kontinuierliches

Testen und Nachsteuern

Bildquelle: rocketpics.net

Innovationsschmiede | Vorgehen

Design Thinking & Lean Startup

18.01.2018

DIP Dataport Consulting [und Innovation]

18

PlanenBeob-

achten

Ver-

stehenIdeen

Proto-

typen

Evalu-

ieren

Iterativ

um-

setzen

Business

Case

* MVP = Minimum Viable Product

Umsetzung

Innovationsschmiede | Eingangskanal 18.01.2018

DIP Dataport Consulting [und Innovation]

19

Think Tank (Filter)

Wer: Fester Personenkreis

FK2 und tiefer z.B. aus TQ,

LI, LD, LK, LV, DP2, SV…

• Bewertung und Ranking der

Innovationsideen

• Entscheidung zu Innovationen

innerhalb der Innovationsschmiede

• Aussprechen von Empfehlungen

für weitere Innovationen

(in anderen Fachbereichen /

Bereichsübergreifend)

Umsetzung in Innovationsschmiede

bis MVP* und Business Case• Innerh. Eigenbudget: direkt

• Außerh. Eigenbudget: Entscheidung

durch Innovationsboard

Scouting

Wer: Ideenfinder der

Innovationsschmiede

• Sammeln und

Vorauswahl von Trends

und Innovationsideen aus

internen und externen

Quellen

Quellen:

• Intern: Schlüsselpersonen,

Ideenportal, Mails/KKB*,

interne Barcamps

• Extern: Koalitionsverträge,

digitale Agenden, Medien*,

Veranstaltungen, Kunden-

anfragen, Partner/Dienstleister

* ggf. Unterstützung durch KI

Bericht an Projektboard und FK1• Entscheidung zu Umsetzung in den

Fachbereichen

• Direkter Auftrag über Innovationsboard

möglich (z.B. für bereichsübergreifende

Infrastruktur-Innovationen etc.)

Fokus: Innovationen für den Markt

(Prozesse für Kundenaufträge und DIPs bleiben unverändert)

Bericht und Eskalation

an Innovationsboard

Innovationsschmiede | Überblick08.02.2018 20

Vernetzte

Personen

Veranstaltungen

für unsere

Kunden

Kundenanfragen

Konzepte / Ideen

aus Dataport

Überführung in Fachbereich

Entwicklung erstes Produkt– oder STOPP –

Filter

Eingangskanal

Minimum Viable

Product / STOPP

Innovationsschmiede | Rollen 08.02.2018 21

Steuerer für

Innovationsvorhaben

UX / UI Designer

Design Thinker

Lead

Ideenfinder*

Fachberater

Architekten

Entwickler

Fest in der neuen Einheit* extern und zur Abteilung fachlich zugeordnet Projektbezogen von intern / extern

• Projektbezogen

• Intern oder extern

Anforderung:

Ein Ansprechpartner bei Lx und Tx

• Projektbezogene Beratung: Wen braucht es

(Kompetenz & agile Haltung)

• Wenn intern: die richtige Person zeitnah &

zuverlässig fachlich zur Verfügung stellen

• Sonst extern projektbezogen hinzuziehen

(Kooperationen, Startups etc.)

Vom 20.11.2017

„Stop Starting, start finishing“

Erprobungsraum technisches Serviceteam

08.02.2018 22

Arbeit mit dem Kanban-Board

• Transparenz über anstehende Aufgaben

• Transparenz über Aufgabenverteilung /-stau

• Selbstorganisation des Teams (pull anstatt

push)

• Zufriedenere Kunden durch Klarheit über

Zeitfenster

Das Baukastenmodell

1. All-in-One:

• Arbeit in agilen Prozessen inkl. Rollen

und Methoden (Scrum)

2. Single-One:

• Arbeit mit einzelnen Methoden

Methode Nutzen

Kanban Board zur

Arbeitsorganisation

Priorisierung, Zeitdisziplin verbessern

Transparenz der Aufgaben und -verteilung,

Ressourcensteuerung, Schätzverfahren lernen (wie lange

wofür)

Einführung vom Sprints

(Scrum) in fachlicher

Erarbeitung

höhere Feedback-Frequenz der Abstimmung mit

Kunden, Sicherstellung Kundenakzeptanz durch

schrittweise Anpassung und Integration von

Anforderungen, sichtbare Zwischenergebnisse,

Regelmäßige

Retrospektiven in

Teams

Lernen fördern, Hinterfragen und Suche nach

Optimierung, fördert Innovationskultur

08.02.2018 23

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei Dataport

weiter?

Ausblick 201808.02.2018 24

Agilität in die

Breite der

Organisation

Learning

Journeys

Qualifizierungs-

konzept

TariffragenAusbildung von

Multiplikatoren/

Coaches

Vernetzungs-

veranstaltungen

• Was macht Dataport?

• Warum ist Agilität so

wichtig für uns?

• Wie gestalten wir die

Transformation?

• Drei Erprobungsräume

• Wie geht es bei

Dataport weiter?