Fastlæggelse af brugermønstre for forskellige roller (Sagsoverblik/Partskontakt)

Metodevejledning

Indholdsfortegnelse

Slide 3: Baggrund – beskrivelse af otte roller

Slide 4: De otte forskellige roller 

Slide 5: Fire forskellige brugermønstre

Slide 6: Fremgangsmåde og baggrund

Slide 7: Forslag til hvordan opgaven kan gribes an

Slide 8: Forklaring af de forskellige brugermønstre

Slide 9: Eksempel på en mail til en leder

Slide 10: Eksempel på en mødeindkaldelse

Slide 11: Spørgsmål til støtte for interview af faggrupper

Slide 12: Eksempel på et udfyldt skema

2

Baggrund – beskrivelse af otte roller

• Medarbejdere fra forskellige kommuner har beskrevet otte

medarbejderroller, som i dag ofte benytter KMD Sag i deres arbejde

• Beskrivelserne kan læses i folderen ”SAPA – roller og brugerbehov”,

som kan findes på KOMBITs hjemmeside her.

• Formålet er at få "kød og blod" på de nuværende brugere af KMD

Sag og de kommende brugere af SAPA

• Folderen kan anvendes til at få en forståelse for SAPAs rækkevidde

samt til at påbegynde en dialog med de pågældende roller i egen

organisation.

3

1.Jobcentermedarbejder

2.Ydelsesservicemedarbejder

3.Frontmedarbejder i borgerservice

4.PPR-medarbejder

5.Børnefamiliesagsbehandler

6.Visitator på ældreområdet

7.Sagsbehandlende terapeut

8.Udbetaling Danmark-medarbejder (medtages

ikke i denne undersøgelse)Listen rummer de otte roller, som er blevet udvalgt til denne

undersøgelse. En fuldstændig liste findes bagerst i folderen

SAPA - roller og brugerbehov.

De otte forskellige roller 

Hvordan anvender

de KMD Sag i dag?Hvem skal bruge SAPA

- og til hvad?

KMD Sag Basis

Brugerne anvender KMD Sag forskelligt!

5

Person- og sagsoverblik

InfrastrukturFordeler sager,

hændelser, adviser

Advis-behandling (produktionsplanlægning)

Journalnotater tilknyttet en sag

i et KMD-fagsystem

Al sagsbehandling og sagsstyring(ej noget fagsystem)

Sagsbehandling og sagsstyring

Mønster A Mønster B

Mønster C

Mønster D

Fire forskellige brugermønstre

Fremgangsmåde og baggrund

Hvad: Hver kommune skal for hver af de syv roller, der er listet på slide 4, fastlægge, hvilket brugermønster der bedst beskriver deres anvendelse af KMD Sag i dag.

Hvordan: Data registreres online via spørgeskema, der udsendes til SAPAs kontaktpersoner i kommunerne. Hvis du har problemer med spørgeskemaet eller ikke har modtaget det kan du kontakte Susanne Rasmussen fra KOMBIT på srs@kombit.dk

Hvorfor: Med det færdige resultat i hånden får SAPA-projektet et mere præcist overblik over anvendelsen af KMD Sag.

Desuden bliver det nemmere at planlægge projektets udrulning og implementering – både kommunalt og fælleskommunalt.

6

Forslag til hvordan opgaven kan gribes an

• Udpeg en person til at gennemføre kortlægningen i organisationen. Det kan

fx være den udpegede kontaktperson fra SAPA kommunenetværket

• Den ansvarlige person arrangerer et interview i de forskellige afdelinger i

kommunen ,hvor brugertyperne er forankret (i alt syv interviews)

• Der afsættes ca. ½ time til hvert interview

• Efter interviewet taster den ansvarlige person, resultaterne ind i det skema

der er udsendt fra KOMBIT.

• Fra uge 43 – 48 er der mulighed for at kontakte Henriette Günther Sørensen

fra SAPA-projektet på tlf. 30 56 36 22 hver mandag-torsdag mellem kl. 10 og

11 for spørgsmål til undersøgelsen.

Deadline for registrering af resultaterne er den 30. nov. 2012!

7

0: Bruger ikke KMD Sag i dag

A: Bruger i dag kun KMD Sag til overbliksdannelse, fordi det konkrete sagsarbejde understøttes i et fagsystem

B: Bruger i dag KMD Sag til overbliksdannelse og advis’er, mens sager, dokumenter og journal ligger i fagsystem

C: Bruger i dag KMD Sag i samspil med et fagsystem (typisk et KMD-system). Sagen (fx beregning af en ydelse) er i fagsystemet, mens advis’er og journalnotater samt overbliksdannelse er understøttet af KMD Sag

D: Har ikke noget fagsystem – og bruger i dag KMD Sag til hele sagsarbejdet

E: Det konkrete sagsarbejde ligger i et generisk sagssystem, fx ESDH.

8

Forklaring af de forskellige brugermønstre

Eksempel på en mail til lederen i afdelingen, hvor 2-3 medarbejdere udpeges til et interview Kære leder af jobcenteret

I forbindelse med det fælleskommunale projekt SAPA (sagsoverblik og partskontakt), er der behov for en minikortlægning af jobcentermedarbejdernes anvendelse af KMD-sag. Jeg er udpeget i xx kommune, til at være den ansvarlige for at gennemføre kortlægningen, som skal være afsluttet inden udgangen af november. Jeg vil derfor gerne interviewe 2-3 jobcentermedarbejdere i en halv time.

Jeg håber derfor, at du vil hjælpe med at:

•sende navn og mailadresser på de 2-3 medarbejdere, der skal interviewes

•angive hvor mange jobcentermedarbejdere, der er i din afdeling.

På forhånd tak for hjælpen.

Med venlig hilsen

xx (ansvarlige for gennemførelse af kortlægningen i kommunen)

9

Eksempel på en mødeindkaldelse til de medarbejdere, der skal deltage i interviewet

Kære jobcentermedarbejder

I forbindelse med det fælleskommunale projekt SAPA (sagsoverblik og partskontakt), er der behov for en minikortlægning af jobcentermedarbejdernes anvendelse af KMD-sag. Jeg vil derfor gerne invitere jer til at deltage i et interview i en halv time om jeres anvendelse af KMD-sag. Forud for denne mødeindkaldelse har jeg været i kontakt med jeres leder, som har udpeget lige netop jer til at deltage i interviewet.

I SAPA-projektet har medarbejdere fra forskellige kommuner beskrevet otte medarbejderroller ud fra f.eks. arbejdsopgaver, systemunderstøttelse og ønsker til den fremtidige SAPA-løsning – herunder jobcentermedarbejderen. Jeg har vedhæftet den folder, der beskriver de otte medarbejderroller. Inden interviewet bedes I have læst rollebeskrivelsen for jobcentermedarbejderen.

Med venlig hilsen

xx (ansvarlige for gennemførelse af kortlægningen i kommunen)

10

Start

NejJa

Ja

Ingen afhængighed

Blot afhængig af KMD Sag

til tværg. sagsoverblik

Afhængig af KMD Sag til sagsoverblik og adviser

Afhængig af KMD Sag til

sagsoverblik, adviser og

journalnotater

Fuldkommen afhængighed af KMD Sag

Lav afhængighed af KMD Sag

Ja

Spørgsmål til støtte for interview af faggrupper

11

Anvender KMD Sag?

Nej

Har et særskilt fagsystem?

Brugertype 0

Anvender KMD Sag som sit

eneste/primære sagsssystem?Journal(notater)

skrives i fagsystem?

Nej

Brugertype A Brugertype B Brugertype C Brugertype EBrugertype D

Nej

Ja

Nej

Relevante adviser kan ses

i fagsystem?

Ja

KOMMUNE:

Silderødkøbing

Mønster 0 Mønster A Mønster B Mønster C Mønster D Mønster E

• Jobcentermedarbejder X (22)• Ydelsesservicemedarbejder X (3)• Frontmedarbejder i borgerservice X (10)• PPR-medarbejder X (47)• Børnefamiliesagsbehandler X (18)• Visitator på ældreområdet X (4)• Sagsbehandlende terapeut X (3)

Eksempel på et udfyldt skema om brugerrollernes forskellige anvendelse af KMD Sag

Output: Udfyldt skema

Indberettes online til SAPA