DASARDASAR MANAJEMENMANAJEMEN

Oleh:

Chabib Musthofa

Fakultas DakwahIAIN Sunan AmpelSurabaya

Pengertian organisasiarti statis

Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

arti dinamis

Organisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

Prinsip-prinsip organisasi

Menurut Henri Fayol Menurut Max Weber1. Pembagian tugas & kerja2. Kesatuan pengarahan3. Sentralisasi4. Jenjang organisasi

1. Kegiatan berbasis skill2. Keseuaian tugas dg

kebijakan, prosedur dan peraturan

3. Tanggung jawab tugas4. Decision making dibuat

secara formal, tdk subyektifitas pribadi

5. Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)

PERSEPSI CLOSED ORGANIZATIONAL

OPEN ORGANIZATIONAL

Lingkungan Bersifat statis dan tidak menghendaki perubahan

Bersifat dinamis menghendaki perubahan

Hakikat manusia

obyek, alat dan tujuan organisasi yang bersangkutan

Subyek bagi organisasi yg bersangkutan

Manfaat manajemen

Merupakan wewenang pimpinan semata

Pimpinan membuka partisipasi terhadap anggota

Peranan organisasi

Tertutup bagi pihak luar

Organisasi saling berinteraksi dg masyarakat

CLOSED ORGANIZATIONAL

SINTESIS OPEN ORGANIZATIONAL

1. Bureaucracy(Max Weber)

2. Scientific Management(Taylor, Gilbreth)

3. Administrative Management(Money, Gullick, Urwick, Fayol, Follett)

Contingency(Henry, Nicholas)

1. Aliran Human Relations(Maslow, Mayo, etc)

2. Organization Development(Lewin, McGregor, etc)

3. The organizatio as unit in its environment(barnard)

4. Theory System

SESI 1

FUNGSI MANAJEMENDALAM

ORGANISASI

Pengertian MANAJEMEN

Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi

(George R. Terry)

Prinsip-prinsip MANAJEMEN

Adanya division of workAdanya authorityDisiplinKesatuan perintahKesatuan pengarahanKepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi

Pemberian rangsangan kerjaSentralisasi sebagian kekuasaanGaris wewenang jelas batasnyaTatanan yang baikStabilitas anggotanya

Tree management

Keyakinan, Prinsip

Pelayanan, pengabdian

kedewasaan

Pengayoman, damai

Mutualisme, Ekosistem, ekosofi

Ketenangan, diamRendah hati, pegetahuan

Spiritual, energi

O2CO2

kejernihan

Soft Competence

Hard Competence

Fotosintesis, Gerak Motivasi

Terkadang, antara 2 orang juga terjadi kekeliruan penafsiran

Tingkatan MANAJEMEN

TOPMANAGEMENT

MIDDLE MANAGEMENT

LOWER MANAGEMENT

CP T H

CP T H

CP T H

TOPMANAGEMENT

MIDDLE MANAGEMENT

LOWER MANAGEMENT

Keterangan :C = Conseptual SkillsH = Human SkillsP = Political SkillsT = Technical Skills

Diversifikasi keterampilan dlm manajemen

The Dream Team

Team DynamicTeam Spirit

Team Creativity

Communication

SESI 2

PERENCANAANDALAM ORGANISASI

PERENCANAAN

adalahPenentuan arah kebutuhan komunitas pada

masa yang akan datang (1,3,5,10 th mendatang)

atauPemetaan langkah-langkah strategis dan

taktis untuk mengatasi masalah yg sedang/akan terjadi

Langkah-langkah PERENCANAAN

1. Identifikasi masalah2. Analisis masalah3. Perencanaan pemecahan

masalah (pilihan)4. Memilih pilihan

1. Identifikasi Masalah

Pendataan fakta dari dua hal:a.Cerita masyarakat (wawancara)b.Fakta lapangan (observasi)

Biarkan mereka berbicara sesukanya & biarkan fakta berbicara sejujurnya

2. Analisis Masalah

Dengan melakukan:1. Pemetaan data & masalah2. Kategorisasi perilaku (mendukung masalah

atau menghambat masalah)3. Cross-check data dg perilaku4. Narasi situasi terjadinya masalah

3. Perencanaan Pemecahan Masalah

Dengan melakukan:1. Pemilahan rintangan problem solving2. Menemukan alternatif tindakan3. Pembagian peran4. Pembiayaan & waktu5. Istimasi ketidak berhasilan6. Rangking rencana solusi

4. Memilih Pilihan

Dengan melakukan:1. Menentukan skala prioritas2. Jawab “siapa melakukan apa” atau

“apa dilakukan siapa”3. Penentuan waktu tindakan

PENGORGANISASIAN

adalahMembagi peran subyek dalam

rencana solusi yang telah dimusyawarahkan

terdiri:1. Job Design2. Job Analysis

Job Design

1. Job Content (muatan tugas)2. Job Functions (fungsi tugas)3. Job Relationships (hubungan tugas)

Job Analysis1. Wawancara2. Observasi3. Daftar pertanyaan4. Catatan harian (pengalaman)

Job Design

Job Analysis

JOBDESCRIPTION

JOBSPECIFICATION

PENGARAHAN

Dengan melakukan:1. Menentukan tujuan & target tugas2. Memberikan gambaran teknis pelaksanaan3. Deskripsi wilayah koordinasi

PENGAWASAN

adalah:Usaha mendapatkan kepastian bahwa upaya

mengatasi problem telah dilakukan oleh tiap elemen

dengan langkah:1. Monitoring2. Evaluasi partisipatif

Pengertian PLANNING

Fungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan, pelaksanaan kebijakan, prosedur dan program organisasi

(Harold Koonty & Cyril O’Donnel)Hakekat PLANNING

1. Planning = proses berkesinambungan2. Planning = melibatkan semua elemen organisasi3. Planning = disusun secara bertingkat4. Planning = kegiatan dimasa mendatang5. Planning = jawaban dr keadaan organisasi tertentu

Macam-macam perencanaan

BERDASARKAN WUJUD BERDASARKAN WAKTU

Perencanaan fisikBerkaitan dg fasilitas fisik

Perencanaan jangka pendekAntara 1 – 2 tahun

Perencanaan non fisikPerencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik

Perencanaan jangka menengahAntara 2 – 10 tahun

Perencanaan umum-kimbinasiKombinasi antara unsur fisik dan non fisik

Perencanaan jangka panjangUntuk 10 tahun ke atas

Prinsip-prinsip perencanaan

☺ Prinsip Kontribusi sasaran

☺ Prinsip sehat dan teraturnya organisasi

☺ Prinsip faktor pembatas

☺ Prinsip keterikatan organisasi

☺ Prinsip perencanaan yang terkoordinasi

☺ Prinsip penggunaan waktu

☺ Prinsip efisiensi☺ Prinsip keluwesan☺ Prinsip perubahan

situasi dan kondisi secara terkendali

☺ Prinsip penerimaan

Bahan PERENCANAAN

1PROYEKSI

3KONJEKSI

2PREDIKSI

Prakiraan dgdasar analisisderet berkala(time series)

Prakiraan dgdasar hukum

kausalitas

Prakiraan dgdasar intuisi

MenurutWilliam N. Dunn

Mengapa menangispun kita perlu rencana ?

6HOW ?

6HOW ?

5WHEN ?

5WHEN ?

4WHERE ?

4WHERE ?

3WHO and

WHO ?

3WHO and

WHO ?

2WHY ?

2WHY ?

1WHAT ?

1WHAT ?

UNSURPLANNING

UNSURPLANNING

SWOT dlm PLANNING

Munculnya SWOT

Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal & eksternal) analisa SWOT perencanaan/pemecahan masalah.SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagiorganisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaian problemnya.SWOT memiliki corak analisis 3-1-5Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahun kedepan (5)

Strength, Weakness, Opportunity, Threat

Pengertian item SWOTPearce & Robinson, 1997

Strength (kekuatan) sumberdaya, keterampilanatau keunggulan khas atas orang/organisasi lain.Weakness (kelemahan) keterbatasan ataukekurangan sumberdaya, keterampilan, kapabilitas ygmenghambat.Opportunity (peluang) situasi penting ygmenguntungkan.Threat (tantangan) situasi penting yg tidakmenguntungkan.

Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) (Campbell danLuch, 1997) atau core distinctive (kompetensi inti)

Apa yang anda lihat ?

Apakah anda dapat melihat:1. Seorang kakek-nenek ?2. Lelaki bertopi yg sedang bernyanyi

membawa gitar ?3. Dan seorang perempuan bertopi yg

terlihat asyik memperhatikannya ?4. Apakah anda melihat botol minuman ?5. Dan apakah anda temukan pot digambar

tersebut?6. Sudahkah anda lihat sebuah pintu ?7. Dan juga wanita berlengan satu ?

swot Pendekatankualitatif

PendekatanKuantitatif =

= DikembangkanKearns, 1992

DikembangkanPearce & Robinson

1998

PendekatanCurah pendapat

Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data,Tapi memerlukan waktu lama & mahal

Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT, dg syarat

Setiap poin (statemen) variabel SWOT harusmemiliki satu pengertian ygutuh dan tdk memungkinkanterjadinya duplikasi ataukontradiksi dg poin lain.Pada tiap tahapan skoring & pembobotan, seluruh poinvariabel SWOT diupayakanlahir dr satu penilaianbersama dg obyektifitas. brainstrorming verbal

No Kekuatan (strength)

1.

2. Dst.

No Peluang (opportunity)1.2. Dst.

No Kelemahan (weakness)

1.

2. Dst.

No Tantangan (threat)1.2. Dst.

Terkadang kita tidak kuasa menyalahkan diri sendiri

Pendekatan kualitatif matrik SWOTKearns, 1992

EKSTERNAL

INTERNAL

Peluang(opportunity)

Tantangan(threats)

Kekuatan(strength)

Keunggulan komparatif(comparatif advantage)

Mobilisasi(mobilization)

Kelemahan(weakness)

Divestasi/investasi(divestment/ investment)

Kendali kerusakan(damage control)

Sel A = Keunggulan Komparatif

Pertemuan antara peluang & kekuatan, sehingga organisasi tidak boleh

membiarkan peluang tsb hilang begitusaja, sebaliknya, organisasi harusberusaha memperkuatnya denganberbagai perencanaan yg mampu

mendukungnya

Sel B = Mobilisasi

Pertemuan antara ancaman & kekuatan. Disini organisasi harus melakukan

mobilisasi sumberdaya yg merupakankekuatan organisasi untuk memperlunakancaman dari luar tersebut, bahkan jika

mungkin, organisasi mengubahnya menjadipeluang

Sel C = Investment atau Divestment

Pertemuan antara kelemahan & peluang. Peluang yang ada sangat meyakinkan,

namun organisasi tidak memilikikemampuan menggarapnya. Jika

dipaksakan, akan menghadapi resikotinggi. Haruskah melakukan sesuatu, atau

diam ?

Sel D = Mengendalikan kerusakan

Pertemuan antara tantangan & kelemahan. Adalah sel yg paling lemah diantarasemua sel.

Hukumnya:Semakin dekat isu dg visi & misi

organisasi, maka semakin perludiberikan prioritas utk dilakukan

Model analisa SWOT dengan pendekatankualitatif tersebut dapat

dikembangkan/diterapkan pada model analisadengan pendekatan kuantitatif

Paham nggaaak....?

Pendekatan kuantitatif SWOTPearce & Robinson, 1998

1Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta

jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktorSWOT

menghitung skor (a) masing-masing poin faktor dilakukan salingbebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi

atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya. Utk memudahkan, digunakan rentang skor dari 1-5 atau 1-10.

Menghitung bobot (b) masing-masing poin dilakukan secara salingberketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg

membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya ( b = poin : jumlah poin faktor)

PendekatanPendekatan kuantitatifkuantitatif dalamdalam analisaanalisa SWOT SWOT menggunakanmenggunakan tigatiga langkahlangkahpenghitunganpenghitungan gejalagejala item item secarasecara kuantitatifkuantitatif

2Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W, ( d = S – W) dan faktorO dengan T, ( e = O – T). Perolehan angka(d = x) selanjutnya menjadi nilai atau titikpada sumbu X, sementara perolehan angka(e = y), selanjutnya menjadi nilai atau titik

pada sumbu Y

3Mencari posisi organisasi

yang ditunjukkan olehtitik (X,Y) pada kuadran

SWOT

Tabulasi SWOT (i)

No Kekuatan (strength) Skor bobot total1.2. Dst.

Total Kekuatan

No Kelemahan (weakness) skor bobot Total1.2. Dst.

Total Kelemahan

Selisih Total Kekuatan – Total Kelemahan, S - W = x

Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal

Tabulasi SWOT (ii)

No Peluang (opportunity) Skor bobot total1.2. Dst.

Total Peluang

No Tantangan (threat) skor bobot Total1.2. Dst.

Total Tantangan

Selisih Total Peluang – Total Tantangan, O - T = y

Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal

Strengths (S)1.2.3.

Weaknesses (W)1.2.3.

Threats (T)1.2.3.

Strategi STGunakan S untukmenghindari T

Strategi WTMinimalkan W danhindari T

Opportunities(O)1.2.3.

Strategi SOGunakan S untukmemanfaatkan O

Strategi WOAtasi W denganmemanfaatkan O

TOWS MatrixStrategic issues

Kuadran SWOTopportunity

strengthweakness

threat

W

O

T

S

Kuadran I

Kuadran II

Kuadran III

Kuadran IV

(-,+)Ubah

strategi

(+,+)progresif

(-,-)Strategibertahan

(+,-)Diversifikasi

strategi

Hiiii.....wong iku medheni...

Santaiaja

booossss

Aku lebihnyantai...

Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUALITATIF

problemlesunya aktifitas lembaga

mahasiswa

Eksternal

Internal

Opportunities-Tema tindakan luas-Minimnya kompetitor-Ketertarikan pemula-Basis pemula besar

Threats- Keraguan pihak luarmenerima inovasi

- Isu determinan- Kebijakan upper kampus

Strengths-Visi & misi dimiliki-Konsep kerjasama intern-Output yg unik-Motivasi SDM-Jaringan

Penguatan & ekspansiwilayah gerakan

Peningkatan kerjasamadg organ lain

Weakness-Garis manajemen baku-SOP belum mapan-Efisiensi lemah-Antipati internal-Kecurigaan internal

Penguatan manajemenkelembagaan

Penguatan & sosialisasimanajeman lembaga

Rekomendasi strategisMOBILISASI

Rekomendasi strategisMOBILISASI

Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUANTITATIF

problemlesunya aktifitas lembaga mahasiswa

AnalisisAnalisis InternalInternal

No Kekuatan (strength) Skor bobot total1. Kepemimpinan kuat & terpercaya 4 3/3 42. Memiliki struktur organisasi lengkap 3 2/3 23. Pemahaman yg baik dari pengurus 5 3/3 5

Total 11

No Kelemahan (weakness) Skor bobot total

1. Kakunya garis manajerial 4 4/5 32. SOP tidak ada, koordinasi lemah 3 3/5 23. Pemborosan sering terjadi 4 4/5 34. Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat 3 3/5 25. Cenderung individual 3 3/5 2

Total 12

SelisihSelisih antaraantara kekuatankekuatan & & kelemahankelemahan S S -- W = 11 W = 11 -- 12 = 12 = --11

AnalisisAnalisis EksternalEksternalNo Peluang (opportunity) Skor bobot total

1. Ketersediaan SDM yg memadai 5 6/8 4

2. Adanya basis riil dari SMA/Pontren 3 7/8 3

3. Basis semua muslim 5 8/8 5

4. Komunitas makro ramah tamah 4 5/8 3

5. Terbuka thd ide-ide 4 7/8 4

6. Rasa kekeluargaan masih kental 4 6/8 3

7. Lingkungan relatif aman 3 5/8 2

8. Relatif tersedia fasilitas kegiatan 2 5/8 1

Total 25

No Tantangan (threat) Skor bobot total

1. Pengangguran ide/material tinggi 3 5/7 2

2. Pengetahuan agama tdk aplikatif 4 7/7 4

3. Masih ada sikap kontraproduktif 4 6/7 3

4. Lembaga upper bersifat non-kooperatif 3 5/7 2

5. Kelompok elit struktur antipati 4 6/7 3

6. Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi 3 5/7 2

7. Kecenderungan strutur upper utk monoton 4 7/7 4

total 20

SelisihSelisih antaraantara PeluangPeluang & & TantanganTantangan O O –– T = 25 T = 25 –– 20 = 520 = 5

Kuadran SWOT

opportunity

strengthweakness

threat

W

O

T

S

5

-1

posisiaktifitaslembaga

mahasiswa

Jangan macak paham dooonk mas !!!

LATIHAN

☺Coba analisa organisasi dimana anda berada

dengan analisis SWOT, ukur kekuatan, kelemahan, peluang beserta ancamannya

lalu tentukan ren-stranya !

CURRICULUM VITAENama : Chabib Musthofa

Lahir : Sidoarjo, 30 Juni 1979Alamat : Ngelom Megare 05/I, no 699 Taman Kode Pos: 61257

atau Banjar Kemantren 09/I BuduranPhone number HP : 081330721998

Home : 031-7874901, 8050973Email : habibatul@yahoo.co.id.

chabib7@sunan-ampel.ac.id.

Education :MI Salafiyah Bahauddin Ngelom lulus 1991

MTs Program Khusus YPM lulus 1994MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997

S1 Fak Dakwah IAIN Sunan Ampel lulus terbaik Institut 2003Magister PSDM PPs UNAIR lulus 2007

Organization :Ketua HMJ Pengemb. Masy. Islam Fak. Dakwah 1998-2000 (2 periode)

Presidium BEM Fak. Dakwah 2000-2001Ketua Cabang PMII Surabaya Selatan 2001-2002

Research :Dinamika Masyarakat Pedagang Kecil Sidoarjo (1999)Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003)

Tradisi Islam Pesisiran (Disertasi PPs UNAIR, 2003-2004)Dakwah dan Perubahan Perilaku Keagamaan (2006)

Perilaku Politik Santri dlm Pilgub Jatim 2008 (2007)Agama Pelacur (2007)

Respon Santri Terhadap Khilafah Islamiyah (2007)Motto :

“Sekali layar terkembang, surut kembali berpantang. Sekali bendera dikibarkan, hentikan ratapan dan tangisan. Tangan terkepal dan maju kedepan”