Excel Trikovi

  • Upload
    salez

  • View
    937

  • Download
    12

Embed Size (px)

Citation preview

Dakle, idemo Trikovi u Egzelu by Boki.

1. NEPISMENA SEKRETARICA MI JE POSLALA LOE PREKUCAN SPISAK ZAPOSLENIH. NEKA SLOVA SU VELIKA, NEKA MALA, POSTOJI PREVELIKI RAZMAK IZMEU SLOVA. IMAM 500 IMENA I JA SAM OAJAN!

Menjaj sekretaricu bolje uzmi neku zgodnu cica-macu Ovo je klasian problem koji se reava vrlo jednostavno. Treba da upotrebi funkcije TRIM i PROPER. Stani i deliju B2 i napii formulu :

=TRIM(PROPER(A2))

U deliji B2 dobide ispravno napisano Novak okovid.

2. WAUUUUUU, OVO ZAISTA DELUJE. A TA AKO ELIM DA ISKOPIRAM PODATKE IZ KOLONE B U NEKU DRUGU KOLONU? KADA RADIM KOPIRANJE, EXCEL NAPIE SAMO PRAZNA MESTA ?

Treba da koristi opciju PASTE SPECIAL VALUES. Oznai kolonu B Kopiraj podatke (Copy) Idi na neku drugu kolonu (npr. kolona D) Klikni desno dugme. Odaberi opciju Paste Special. Odaberi opciju Values (treda odozgo). I to je to.

3.OK, REENO. SADA SAM NAPISAO IMENA I PREZIMENA ISPRAVNO. INAE, ZAPOSLIO SAM I NOVU SEKRETARICU (MJAUUU ). ELIM DA ODVOJIM IME I PREZIME U POSEBNU KOLONU. KAKO TO DA URADIM?

Za ovaj zadatak koristi sledede funkcije:

LEFT FIND MID LEN

Reenje je dato na slici:

E, a da li Excel moe automatski da mi napie broj Marije arapove? Da, naravno samo u tvojim snovima. Sedi gdi si

4. POEO SAM DA PIEM PODATKE U REDOVIMA/HORIZONTALNO (JANUAR, FEBRUAR, MART). MEUTIM, POGREIO SAM I ELIM DA MI SE PODACI NALAZE U KOLONAMA/VERTIKALNO. POMAGAJ

Koristi opciju PASTE SPECIAL TRANSPOSE.

Obelei podatke od B2 do E2 Kopiraj (Copy) Klikni na B3. Klikni desnim dugmetom i odaberi opciju Paste Special. tikliraj opciju Transpose.

Dobide rezultat kao na slededoj slici.

Ova opcija radi i obrnutno (iz horizontale u vertikalu). Jedino ne radi sa sekretaricama njih nikako ne moe da prebaci iz vertikale u horizontalu

5. ELIM DA BRZO NAPIEM PONEDELJAK, UTORAK, SREDA

Napii u A1 Ponedeljak. Napii u A2 Utorak. Obelei obe delije (selektuj). Stani u donji, desni ugao delije A2. Pojavide se mali kvadratid, a kursor de se pretvoriti u mali krstid. Povuci nadole. To je to.

Probaj ovo da uradi i sa slededim kombinacijama:

1, 2 100, 200 1000, 2000 Pon, Uto

Jan, Feb Januar, Februar

Ukoliko ti se ne pojavljuje Sreda, etvrtak to znai da nema default kodni raspored za Srbiju. Idi na Control Panel, odaberi Regional Settings i promeni kodni raspored na Srbija.

6. ESTO MI SE DEAVA DA ELIM DA ISKOPIRAM GORNJU DELIJU. NPR, NALAZIM SE NA DELIJI A2 I ELIM DA ISKOPIRAM DELIJU A1. JA OBINO IDEM GORE, PA COPY, PA SE SPUSTIM DOLE PA PASTE

E, jarane moj, jarane moj Napii u deliji A1 BOKI TI SI CAR, EXCELOVOG SRCA GOSPODAR! Sii do delije A2. Pritisni CTRL + D. CTRL + D kopira deliju iznad.

7. SUPER TI JE OVA SKRADENICA. DA LI MOE DA MI APNE JO NEKU? Otvori novi fajl. Napii u njemu Prvi fajl. Otvori drugi fajl (CTRL + N). Napii u njemu Drugi fajl Otvori tredi fajl. Napii u njemu Tredi fajl. Pritisni CTRL + TAB. Pritisni jo jednom CTRL + TAB. Pritiskaj do besvesti CTRL + TAB. Kapito? CTRL + TAB prebacuje iz fajla u fajl.

8. HODEMO JO, HODEMO JO, HODEMO JO. Otvori novi fajl. Pritisni SHIFT + F11 Pritisni opet SHIFT + F11 Pritisni jo jednom SHIFT + F11 SHIFT + F11 slui za otvaranje novih sheetova. Moe ovako do besvesti i nazad.

9. PLEEASE. Kada si ved bio zaludan i kada si otvorio toliko sheetova, onda bi bilo zgodno i da naui kako se krede izmeu sheetova.

Pritisni CTRL + PageDown Pritisni jo jednom CTRL + PageDown Pritisni CTRL + PageUP Pritisni CTRL + PageDown Pritisni CTRL + PageUP ma, pritisni ta god hode valjda si ved ukapirao

CTRL + PageDown/PageUp slui za etanje izmeu sheetova.

Pored ovog teksta, moe pogledati i nastavak:

Trikovi u Excelu, 2. deo Trikovi u Excelu, 3. deo

10. I NA KRAJU S obzirom da si bio toliko uporan do proita ovaj tekst do kraja evo i jedne male zagonetke.

Radi kao kontrolor u kompaniji i analizira prodaju po prodavnicama. BUD znai BUDGET a ACT znai ACTUAL. Razlika se zove VARIANCE ANALYSIS. Kau da slika vredi hiljadu rei. Kako da dobije ovu sliku?

Posle prvog teksta o trikovima u Excelu (Bojan, Trikovi u Excelu) evo i nastavka. Ba dok sam razmiljao o emu da piem, kolegica sa posla me zamolila da joj pomognem oko ujednaavanja unosa podataka u Excel tabeli. Naime, napravila je praznu tabelu u Excelu koju je dala na popunjavanje drugima. Naravno, kada neto moe krenuti naopako, obino se to i desi. Poto je unos bio slobodan, svako je unosio tekst na razliit nain: sa malim slovima, velikim slovima, sa poetnim velikim slovom, neko je zaboravio iskljuiti Caps Lock itd.

Nakon popunjavanja vradena joj je tabela sa kolonom u kojoj je trebalo da budu dvije razliite vrijednosti (Muki ili enski) a dobila ih je desetak. Kada se gleda tako popunjena tabela, ak se i moe proitati. Problem nastaje kada se pokuaju napraviti sumarni pregledi, filtriranja i sortiranja. Naime, za Excel je ista rije napisana malim slovima razliita od iste rijei napisane velikim slovima. Kolegica je rekla da joj ne predstavlja problem ispraviti podatke tako da budu ujednaeni jer poznaje odgovarajude funkcije (TRIM, PROPER, UPPER, LOWER). Pitala je kako spreiti budude pogrene unose, odnosno kako omoguditi samo unose sa padajude liste.

Odgovor na to je Data Validation. Najveda korist koju ova opcija prua je ograniavanje mogudih unosa u delije. Excel prihvata samo unose koje definiete. Na taj nain imate ujednaene podatke, to je veoma bitno kod sumarnih pregleda, kalkulacija, filtriranja i sortiranja.

Ukratko, ova opcija radi na sljededi nain: selektujete delije za koje definiete mogude unose; definiete mogude vrijednosti (u obliku liste, raspona brojeva, datuma, duine teksta itd.); pri unosu se dobija padajuda lista sa definisanim opcijama; Excel ne prihvata unose koje niste definisali i javlja greku. Osim toga, moete:

definisati poruku za pomod pri unosu; definisati poruke pri pokuaju pogrenog unosa; koristiti postojedi spisak kao listu raspoloivih opcija; istadi delije iji sadraj ne odgovara zadanim opcijama (ovo se deava kada su podaci uneseni prije nego koristite Data Validation).

Evo kako se koristi Data Validation. Napomena: ovde su prikazane slike iz Excela 2007/2010. Skoro isti nain rada je i u staroj verziji Excela 2003.

Korak 1.

Korak 2.

Korak 3.

Korak 4.

Korak 5.

Korak 6.

Korak 7.

Korak 8.

Korak 9.

Korak 10.

Korak 11.

Korak 12.

Korak 13.

Korak 14.

Korak 15.

E, sada dolaze na red i shortcuts (skradenice). esto me polaznici pitaju: A zato ljudi koriste skradenice kada postoji mi?

Postoje dva razloga:

Tabele su nastale 80-ih godina (Lotus 1-2-3, VisiCalc). Mi (mouse) je izmiljen tek posle 90 godine. Ukratko, mnogi korisnici su radili u tabelama bez mia. Npr, ja sam skoro 5 godina radio u Lotusu 1-2-3 bez upotrebe mia Mnogo je bre raditi sa tastature. Imate 10 prstiju, a sa miom koristite samo 2 prsta. ta redi ?

Dakle, evo i spiska. Napravili smo spisak 45 shortcuts. Ovo je prvi spisak od 15 korisnih skradenica. 1. Formatiranje objekta, CTRL + 1 2. Insertovanje tekudeg datuma, CTRL + ;

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Insertovanje tekudeg vremena , CTRL + SHIFT + ; Ponavljanje poslednje akcije, F4 Editovanje comment, SHIFT + F2 Autosum selektovanih delija, ALT + = Drop down lista, ALT + strelica nadole Unoenje nekoliko linija u deliju, ALT + ENTER Insertovanje novog sheeta, SHIFT + F11 Editovanje delije, F2 Hajdovanje reda, CTRL + 9 Hajdovanje kolone, CTRL + 0 Unhajdovanje reda, CTRL + SHIFT + 9 Unhajdovanje kolone, CTRL + SHIFT + 0 Rekalkulisanje formula, F9

Sigurno ste bili u situaciji da tabelu u Excelu prikaete tako da je sortirana (poredana) po redoslijedu sadraja u delijama. Tada biste koristili komandu za sortiranje. Ukoliko je u pitanju tekst, sortirali biste abecedno (A-Z, ili Z-A) a ukoliko su u pitanju brojevi, sortirali biste od najmanjeg do najvedeg (0-9), ili od najvedeg do najmanjeg (9-0). Za komplikovanija sortiranja sortirali biste tabelu po dvije, tri ili vie kolona.

A ta ste radili da sortirate tabelu po mjesecima, gdje su imena mjeseci napisana u obliku teksta? Kliknuli biste na Sort a Excel ih poreda: April, Avgust, Decembar, Februar, Januar, Juli, Juni, Maj, Mart, Novembar, Oktobar i Septembar. Isto se deava ako sortirate kolonu po danima u sedmici: etvrtak, nedelja, petak, ponedeljak, srijeda, subota, utorak. Ovo se deava jer Excel sortira tekst po abecedi.

Kako objasniti Excelu da redoslijed imena mjeseci i imena dana u sedmici ne sliijedi abecedu?

Neki pomodu formula izvlae redne brojeve mjeseci u posebnu kolonu pa sortiraju po njoj, drugi runo preslaguju tabelu, tredi Eh, tredi

to reko Maca: Nie veze, oi moje lijepe.

Rjeenje je u opciji Custom Sort. Ova opcija omogudava da sami napravite svoj redoslijed sortiranja. I taj redoslijed ne mora biti ni abecedni ni po redoslijedu brojeva. Pri sortiranju umjesto uobiajenog abecednog ili sortiranja po brojevima odaberete svoje sortiranje. Idealno rjeenje za nestandardno sortiranje, poput sortiranja po imenu mjeseci ili po imenu dana u sedmici. Ili po bilo emu drugom. Tabela u primjeru sadri podatke o ljudima, gradovima, iznosima i danima u sedmici. Recimo da elimo sortirati tabelu po danima u sedmici (ponedeljak, utorak). Obino sortiranje bi poredalo dane u sedmici abecedno (etvrtak, nedelja, petak, ponedeljak, srijeda, subota, utorak).

Da bi Excel znao koji je redoslijed dana u sedmici, potrebno je da definiete posebnu listu za sortiranje. To dete uraditi na sljededi nain:

Korak 1: Kliknite na samo jednu deliju unutar tabele i na tabu Data odaberite Sort.

Korak 2: Odaberite kolonu po kojoj elite sortirati (Dan).

Korak 3: Na listi Order odaberite Custom List.

Korak 4: U lijevom prozoru odaberite novu listu (NEW LIST).

Korak 5: U desnom prozoru unesite dane u sedmici po eljenom redoslijedu (ponedeljak, utorak, srijeda, etvrtak, petak, subota, nedelja). Nakon unosa svakog dana pritisnite tipku ENTER.

Korak 6: Kliknite na dugme Add za dodavanje nove liste za sortiranje u spisak postojedih.

Korak 7: Lista se pojavljuje u lijevom prozoru. Provjerite da je ona odabrana i kliknite na dugme OK.

Korak 8: Sada se vidi da de kolona biti sortirana po danima u sedmici na odgovarajudi nain. Kliknite jo jednom na dugme OK.

Korak 9: Kolona je sortirana po danima u sedmici.

Idudi put kada imate potrebu za ovakvim sortiranjem po danu u sedmici, samo odaberite listu u lijevom prozoru i kliknite na dugme OK. Liste za sortiranje moete dodavati, mjenjati i brisati. Ovde je novih 15 shorhcuts (preica sa tastature). 1. Selektovanje podataka u regionu, CTRL + A (CTRL + *) 2. Pokazivanje formula, CTRL + SHIFT + ` (CTRL + ~) 3. Absolutne i relativne reference, F4 (dok editujete deliju) 4. Formatiranje kao currency, CTRL + SHIFT + 4 5. Formatiranje kao number, CTRL + SHIFT + 1 6. Ouline border, CTRL + SHIFT + 7 7. Otvaranje dijaloga za makro, ALT + F8 8. Kopiranje gornje delije, CTRL + D 9. Slededi worksheet, CTRL + TAB 10. Prethodni worksheet, CTRL + SHIFT + TAB 11. Slededi sheet, CTRL + PgDn 12. Prethodni sheet, CTRL + PgUp 13. Kraj baze podataka, CTRL + End 14. Poetak baze podataka, CTRL + Home 15. etanje po bazi podataka, CTRL + strelice levo/desno/gore/dole

Kako sauvati postavke filtera i skrivenih redova i kolona za kasniju upotrebu?

Dugo se nisam javljao jer sam bio u fazi preispitivanja. Pitanje je glasilo: da li da nastavim da izvlaim iz naftalina najkomplikovanije Excel zahvate i objanjavam ih nadugo i nairoko jer ih je teko objasniti u samo nekoliko reenica? Alternativa je bila da smislim neto lake, korisnije i zanimljivije, a naroito krade (da, ovde je duina bitna). Ta alternativa mi je bila jako privlana. Problem je predstavljala samo jedna sitnica: nisam imao pojma ta da stavim u alternativu. Jedan patuljak na lijevom (ili desnom, ne sjedam se ba najbolje) ramenu kae: Samo ti nastavi sa naftalinskim zahvatima, ljudima je to potrebno, tako da ne moraju da itaju hrpe knjiga i odlaze na tamo neke duge kurseve gdje upoznaju samo bubuljiave trebere i rune ribe. Pa ta ako je nadugo i nairoko? Ako hode da naue, neka se malo i pomue. Pazi, majku mu, stvarno je tako, pomislim ja i ponem da piem tekst o Excelovim 3-D matrinim formulama. Ali ne lezi vrae: jednom zakotrljana grudva krenula je niz brdo i pretvorila se u lavinu. Tako je i alternativa sa poetka prie poela da poprima jasnije obrise. Na kraju je stala ispred mene i rekla: Hodu van, vodi me u etnju. Rekao sam da du je izvesti pod uslovom da ne plai prolaznike koji zastanu da je bolje pogledaju, da ne grize one koji je ele pomilovati i, ukratko, da ne zaalim to sam je poveo meu ljude. Tokom te prve etnje sam poblie upoznao Alternativu: umiljata je, zna kada treba da prestane da gnjavi (za razliku od autora ovog teksta) a najvanije je da ne zaudara po naftalinu. Ipak, trenutak otkrovenja se desio kada je jedna gospoa uzviknula oduevljeno: Ih, pa nisam ni znala da na svijetu ima ovakvih pasa. I tako ja shvatim o emu treba da piem (ili bar ja mislim da treba): o stvarima koje nisu obavezno komplikovane, koje su potrebne ljudima, koje im olakavaju ivot i, najvanije od svega, o mogudnostima Excela o kojima se malo zna, jo manje govori a pogotovo malo koristi. Govorim o obinim opcijama koje se vide na trakama s alatima, ali ih vedina ljudi ne vidi ili ne zna emu slui. Prva u nizu (vjerujte mi na rije, ima ih mnogo) je Pohranjeni ili prilagoeni prikaz. Ukratko, promjenite prikaz radnog lista na nain da npr. ukljuite filtere, sakrijete neke redove i kolone. Zatim taj prikaz pohranite. Vratite se na prvobitni prikaz i kada elite da ponovo vidite podatke s ukljuenim filterima i skrivenim redovima i kolonama prosto odaberete kreirani prikaz. Ovo je korisno ukoliko pravite kompleksne prikaze sa mnotvom filtera i sakrivanjem kolona i redova. Dakle, kako napraviti Custom View? Prvo sauvajte originalan (uobiajeni) prikaz na sljededi nain: na traci View kliknite na Custom Views.

Korak 1: Custom View na traci View Kliknite na dugme Add za dodavanje novog prikaza.

Korak 2: Prozor za dodavanje prikaza Dajte prikazu prikladno ime i Kliknite na OK dugme.

Korak 3: Imenovanje originalnog prikaza A sad, rokenrol: izmjenimo prikaz aktivnog radnog lista. Kako? Pa, eto, ukljuite nekoliko filtera, sakrijte poneki stubac, sakrijte nekoliko redova.

Korak 4: Mjenjanje originalnog prikaza Poto smo podesili eljeni prikaz, treba ga sauvati. Klik na View traku pa na Custom Views. Opet dugme Add za dodavanje novog pregleda:

Korak 5: Kreiranje prikaza Dajemo ime novoj bebici Ah, da! Usput, ukljuite kvaice ukoliko elite da se u prikazu sauvaju i podeavanja za tampu (prva kvaica) i/ili skriveni redovi i stupci i postavke filtera (druga kvaica).

Korak 6: Imenovanje prikaza i podeavanje opcija Klik na dugme OK za pohravnjivanje prikaza. Eh, sada moemo da se igramo prekidaem. Ima redova, nema redova; ima kolona, nema kolona, ukljuen filter, iskljuen filter Da vidimo da li radi: Na traci View klik na Custom Views. Aha, evo ih: Originalni (prvi kojeg smo napravili) i Filter_1 (ovaj sa filterima). Ima jo nekih, ali oni nisu tema dananje emisije. Odaberimo Originalni i klik na Show dugme za prikaz. I evo ih, svi su tu.

A sad Filter_1 pa dugme Show i vide se samo oni koji su proli kroz sito, pardon filter.

Korak 7: Izbor prikaza Sad ga ima, sad ga nema. Kada nam ovi prekidai dosade, moemo ih se otarasiti na sljededi nain: na traci View klik na Custom Views, odaberemo prikaz i kliknemo na dugme Delete.

Korak 8: Brisanje prikaza Vana napomena: prikaz se moe prozvati samo kada je aktivan onaj radni list na kome je prikaz kreiran. A o 3-D matrinim formulama u jednom od narednih nastavaka. Ko ita, taj i doeka (ili tako nekako). Za poetak dosta jednostavna, ali nita manje modna stvar: sekundarna (dvojna) osa. Kada sam je otkrio, zaalio sam to ranije nisam vie itao uputstva a manje uio metodom pokuaja (pa ta bude). Utedio bih tada mnogo muke i vremena. Vjerovatno ste bar jednom bili u situaciji da na istom grafikonu treba da prikaete dvije serije podataka, sa velikom razlikom u vrijednostima.

Slika 1: Tabela sa dvije serije podataka, gdje su brojevi u jednoj seriji mnogo vedi Zamislimo da treba da prikaemo odnos dobi zaposlenika i njihovih plata. Jedna serija de prikazivati podatke o dobi a druga o visini plate.

Slika 2: Grafikon sa dvije serije podataka gdje se ne vidi korelacija izmeu podataka uslijed prevelike razlike U takvoj situaciji grafikon je taan, ali i neupotrebljiv. Zato? Pa, zato to je razlika u brojevima tolika da se korelacija izmeu dobi i plate ne moe uoiti. U takvim situacijama najede se jedna serija obrie, ili se naprave dva grafikona, ili se izrauna neki koeficijent pa se on stavi na grafikon, ilida ne nabrajam. Dosta esto ljudi sasvim odustanu od prikaza takvih podataka. Sekundarna (dvojna) osa omogudava smislen prikaz dvije serije podataka na grafikonu, ak i kada je razlika izmeu vrijednosti jako velika. Dvojna osa je dodatna vertikalna osa sa desne strane koja prikazuje jednu seriju podataka u razliitoj skali. Taj prikaz je proporcionalan primarnoj osi (koja prikazuje drugu seriju

podataka), tako da se lako moe uoiti korelacija izmeu serija podataka (u ovom sluaju, izmeu dobi i plate).

Slika 3: Prikaz dvije serije podataka pomodu sekundarne ose Da biste napravili prikaz sa sekundarnom osom, prvo napravite obini grafikon sa prikazom svih potrebnih podataka.

Korak 1: Kreiranje grafikona sa dvije serije podataka Selektujte jednu seriju podataka i kliknite na desnu tipku mia. Odaberite Format Data Series.

Korak 2: Selektovanje serije podataka U Series Options odaberite Secondary Axis i kliknite na dugme Close za zatvaranje prozorida.

Korak 3: Odabir sekundarne ose Sa desne strane dete vidjeti sekundarnu osu u sopstvenoj skali koja je razliita od primarne ose na lijevoj strani.

Korak 4: Prikaz druge serije podataka na sekundarnoj osi u razliitoj skali Na taj nain dete uoiti korelaciju izmeu dvije serije podataka. A sad, mala molba itaocima: na sljededem linku je interaktivni multimedijalni prikaz koritenja sekundarne ose. Skinite fajl na svoj raunar (kao EXE), ukljuite zvuk i slijedite upute na ekranu. Svi komentari su dobrodoli. Hvala!

16 novih shortcuts (preica sa tastature).

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Zumiranje, CTRL + Tokid na miu Selektovanje kolone, CTRL + SPACE Selektovanje reda, SHIFT + SPACE Ubacivanje reda, CTRL + Numerika tastatura PLUS Brisanje reda, CTRL + Numerika tastatura MINUS Spisak names , F3 (kada editujete deliju) Only Visible Cells; F5 (Go To) zatim Special i odaberi Visible Cells Only Kopiranje; CTRL + C Paste; CTRL + V Otvaranje fajla; CTRL + O tampanje; CTRL + P Novi fajl; CTRL + N Find; CTRL + F Replace; CTRL + H Undo; CTRL + Z Insertovanje hiperlinka, CTRL + K