Excel Kurs

Teil IV

Zellenformatierung ZahlenFenster fixieren ( Zellen / Spalten fixieren )

Datum und Zeit-Berechnungen,die Funktionen HEUTE und JETZT

der Kommentar,der Zellschutz

Lottozahlen ( die Funktionen ZUFALLSZAHL und RUNDEN )

F. Bäumer

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Aussehen der Zahl in einer Zelle, kann durch die Zellformatierung verändert werden.

Das Format Standard

Falls Zellen ein bestimmtes Format haben, welches man nicht haben möchte, kann dieses Format auf das Excel-Standard-Format durch diese Option zurückgesetzt werden.

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Zahl

Sind keine Nachkommastellen vorhanden, so werden diese mit Nullen ausgefüllt.

Durch dieses Format können Zahlen hinsichtlich

der Nachkommastellen und

der 1000er-Trennung

formatiert werden.

negative Zahlen können statt eines Minus-Zeichens auch rot dargestellt werden

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Währung

Mit dem Format Währung können folgende Optionen eingestellt werden:

• die Stellen nach dem Komma

• das Währungssymbol nach oder vor dem Betrag

• die Darstellungsart von negativen Zahlen

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Buchhaltung

Einstellungsmöglichkeiten dieses Formates:

• Nachkommastellen

• Währungssymbol

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Datum

Bei dem Format Währung wird die zugrunde gelegte Zahl in ein Datum umgewandelt.

Dabei ist diese Zahl die Tages-Differenz aus dem sich ergebenden Datum und dem Datum 01.01.1900

Das Aussehen des Datums kann aus einer Liste gewählt werden.

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Uhrzeit

Bei diesem Format wird nur die Nachkommastelle der zugrunde gelegten Zahl als Uhrzeit interpretiert.

Dabei gilt, dass ein ganzer Tag ( 24 Stunden ) den Wert 1 besitzt.

Hat die Nachkommastelle z.B. den Wert 0,5 so wird dies als 12:00 Uhr gedeutet

Das Aussehen der Zeit kann wiederum aus einer Liste entnommen werden.

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Prozent

Durch das Format Prozent wird die ursprüngliche Zahl mit dem Faktor 100 mal genommen und ein %-Zeichen erscheint hinter diesem Wert.

Die Anzahl der Nachkommastellen kann außerdem gewählt werden.

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Bruch

Um eine Fließkommazahl als Bruch darzustellen kann aus einer vorhandenen Liste ein bestimmtes Bruchzahlen-Format gewählt werden.

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Wissenschaft

Liegen sehr kleine bzw. sehr große Zahlen vor, so können diese durch die Wissenschaftliche Darstellung übersichtlicher dargestellt werden

Beispiel:

aus 1000000000000

wird 1,00E12

Anzahl der Nullen,um soviel Stellen muss das Komma nach rechts verschoben werden, wenn die Zahl positiv ist, bzw. nach links verschoben werden wenn sie negativ ist.

Die ersten Stellen der Zahl

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Text

Die entsprechende Zahl wird als Text interpretiert

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Sonderformat

Formatierung für Sonderformate wie:

• Postleitzahlen ( D, A, CH )

• Versicherungsnummern,

• Sozialversicherungsnummern

• ISBN-Formate ( Bücher )

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Das Format Benutzerdefiniert

Mit dieser Formatierung kann die Zahl nach eigenen Angaben formatiert werden.

Die Möglichkeiten ersehen Sie aus nachfolgender Liste

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Zellenformatierung ( Zahlen )

Zusammenfassung der benutzerdefinierten Formatierung

Beispiel Bemerkung

1230,46 # als Platzhalter für eine Zahl die vorhanden ist

1230,460 als Platzhalter für eine Zahl die vorhanden oder auch nicht vorhanden ist

1.230,46 #.###,00 ( Tausendertrennung )14 T ( Tag ohne führende 0 )14 TT ( Tag mit führende 0 )Do TTT ( Wochentag in Kurzform )

Donnerstag TTTT ( Wochentag in Langform )5 M ( Monat ohne führende 0 )

05 MM ( Monat mit führende 0 )Mai MMM ( Monat in Kurzform )Mai MMMM ( Monat in Langform )03 J oder JJ ( Jahr zweistellig )

1903 JJJ oder JJJJ ( Jahr vierstellig )14.05.1903 TT.MM.JJJJ

Donnerstag den, 14.05.1903 TTTT" den, "TT.MM.JJJJ10 h10 hh5 m

05 mm38 s38 ss

10:56:38 hh:mm:ss29530:56:38 [hh]:mm:ss1230,46 kg 0,00" kg"

1230,456 @

Standard 1230,456

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Fenster fixieren

Mit dieser Option hat man die Möglichkeit, Zeilen bzw. Spalten zu fixieren, das heißt, dass diese beim Herunter-Scrollen stehen bleiben

Vorgehensweise:

• Es muss die Zelle gewählt werden, die unterhalb der zu fixierenden Zeilen und rechts von den zu fixierenden Spalten liegt

• Die Fixierung wird über die Menüleiste „Fenster“, „Fenster fixieren“ aktiviert

• Die Fixierung wird über die Menüleiste „Fenster“, „Fenster fixieren“ wieder aufgehoben

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Datum-Berechnungen

Hinter einem Datum verbirgt sich eine Zahl. So wird das Datum 01.03.2005 als Zahl 38412 interpretiert. Dieses Zahl sind die Anzahl der Tage, die seit dem 01.01.1900 bis zum 01.03.2005 vergangen sind. Das heißt also, das der 01.01.1900 das Basisdatum ist ( Wert = 1 ).

Ein Datum unterhalb des 01.01.1900 ist unter Excel nicht definiert, und kann nur als Text eingegeben werden

Die Obergrenze liegt beim 31.12.9999

Mit einem Datum kann wie mit einer normalen Zahl gerechnet werden ( Addition, Subtraktion ... )

Ist das Ergebnis wiederum ein Datum, so muss diese Zelle auf Standard umformatiert werden

Die entsprechende Zelle nach der Umformatierung ...

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Zeit-Berechnungen

Werden zwei Zeiten miteinander addiert, so ist das Ergebnis wiederum eine Zeit

Ist das Ergebnis größer 24 Stunden, so werden vom Ergebnis solange 24 Stunden ( = 1 Tag ) abgezogen, bis das Ergebnis kleiner 24 ist.Jede abgezogene 24 wird als Tag interpretiert, aber nicht angezeigt.

Um dies zu verhindern, muss folgende Formatierung unter der Kategorie „Benutzerdefiniert“ vorgenommen werden.

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Die undokumentierte Zeitfunktion DATEDIF

In Excel sind einige Funktionen vorhanden, die im Funktionsassistenten nicht zu finden sind, aber in ihrer Bedeutung recht wichtig sein können.

Eine dieser Funktionen ist die DATEDIF-Funktion

Generelle Schreibweise: DATEDIF( <früheres Datum>; <späteres Datum>; <Zeiteinheit> )

Beispiel:Ausgabe Formel

1. Datum: 20.09.2006

2. Datum: 19.11.2007

Tagesdifferenz: 425 =DATEDIF(B3;B4;"d")

Differenz der vollen Monate: 13 =DATEDIF(B3;B4;"m")

Differenz der vollen Jahre: 1 =DATEDIF(B3;B4;"y")

Tagesdifferenz: ( Monate und Jahre werden ignoriert )

30 =DATEDIF(B3;B4;"md")

Tagesdifferenz: ( Jahre werden ignoriert )

60 =DATEDIF(B3;B4;"yd")

Monatsdifferenz: ( Jahre werden ignoriert )

1 =DATEDIF(B3;B4;"ym")

ACHTUNG: Die erste Datumsangabe muss immer kleiner sein als die zweite. Ist dies nicht der Fall, wird der Fehler #Zahl! ausgegeben

Zeiteinheit Beschreibung

y Differenz ganzer Jahre

m Differenz ganzer Monate

d Tagesdifferenz

md Tagesdifferenz, wobei Monate und Jahre ignoriert werden

ym Tagesdifferenz, wobei die Jahresangabe ignoriert wird

yd Monatsdifferenz, wobei die Jahre ignoriert werden.

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Die Funktion Heute()

Die Funktion JETZT()

Die Funktion HEUTE gibt das aktuelle Datum aus.Nach jeder Berechnung oder nach Betätigung der Funktionstaste F9 wird diese Funktion aktualisiert.Wird eine Excel-Datei geladen, welche diese Funktion enthält, so wird nach dem Ladevorgang die Funktion ebenfalls aktualisiert.

Schreibweise:

Der Unterschied zwischen den Funktionen HEUTE() und JETZT() ist, das bei der Funktion JETZT zusätzlich zum aktuellen Datum noch die aktuelle Zeit ausgegeben wird.

Schreibweise:

Ergebnisunterschiede der beiden Funktionen ( Zellformatierung: TT.MM.JJJJ hh:mm:ss )

HEUTE = 24.02.2005 00:00:00JETZT = 24.02.2005 08:56:31

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Der Kommentar

Eine Zelle kann mit einem Kommentar versehen werden werden

Vorgehensweise

• entsprechende Zelle mit der rechten Maustaste anklicken

• in das nun vorhandene Textfeld den entsprechenden Kommentar schreiben

• durch Klicken der linken Maustaste außerhalb des Textfeldes, wird die Eingabe abgeschlossen.

• Die mit dem Kommentar versehene Zelle wird mit einem kleinen roten Dreieck in der rechten oberen Ecke gekennzeichnet

• berührt der Mauszeiger diese Zelle, so wird der Kommentar sichtbar

• aus dem Kontextmenü die Option „Kommentar einfügen“ wählen

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Kommentare ändern ( bearbeiten )

Zelle, welche einen Kommentar enthält, mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü die Option „Kommentar bearbeiten auswählen

Kommentare löschen

Zelle, welche einen Kommentar enthält, mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü die Option „Kommentar löschen“ auswählen.

Der Kommentar

Kommentartextfeld formatieren

Kommentarfeld in die Bearbeitungs-Ansicht bringen, siehe oben und den Rand des Kommentarfeldes mit der linken Maustaste doppelt anklicken.

Mittels des nun vorhanden Formatierungsfenster, die entsprechenden Formate auswählen.

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Der Kommentar

Wenn alle Kommentare sichtbar sind, können diese nach einfachem Anklicken mit der linken Maustaste, bearbeitet werden.

Kommentare permanent anzeigen lassen über die Menüleiste „Ansicht“, „Kommentare“

Sollen die Kommentare nicht mehr sichtbar sein, muss die Option wieder angewählt werden.

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Der Zellschutz

Bei Zellen, die nach dem Blattschutz noch veränderbar sein sollen, muss die „Gesperrt“- Option deaktiviert sein

Alle Zellen eines Tabellenblattes sind ursprünglich mit einem Schreibschutz versehen.

Dieser Schreibschutz wird aber erst aktiv, wenn das Tabellenblatt geschützt wird

Sollen die Formeln einer Zelle nicht sichtbar sein, muss diese Option angewählt werden.

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Lottozahlen ( Aufbau einer Liste von 500 Zeilen zu je 7 Zufallszahlen

Kochrezept

• durch die Funktion ZUFALLSZAHL() wird eine Zahl zwischen 0 und 1 erstellt

• wird diese Zahl mit 49 multipliziert, erhalten wir eine Zufallszahl zwischen 0 und 49 ZUFALLSZAHL()*49

Vorbereitungen

• wird zu dieser Formel der Wert 0,5 noch hinzuaddiert, erhalten wir eine Zufallszahl zwischen 1 und 49ZUFALLSZAHL()*49+0,5

• durch die Funktion RUNDEN erhalten wir eine ganzzahlige ZufallszahlRUNDEN(ZUFALLSZAHL()*49+0,5;0)

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Lottozahlen ( Aufbau einer Liste von 500 Zeilen zu je 7 Zufallszahlen )

Kochrezept

Erstellung der Tabelle

• Erstellung des TabellenkopfesZahl 1 Zahl 2 Zahl 3 Zahl 4 Zahl 5 Zahl 6 Zusatzzahl

• Den Tabellenbereich markieren, in dem die Zufallszahlen erscheinen soll:

• Die Funktionstaste F2 drücken und folgende Formel eingeben:=RUNDEN(ZUFALLSZAHL()*49+0,5;0)Diese Eingabe wird nun mit den Tasten:Strg + Shift + Return abgeschlossen.Die Tabelle ist nun erstellt

• Zelle A4 anwählen

• In das Namenfeld die Adresse G503 eingeben und die Eingabe mit Shift + Return abschließen. Der entsprechende Bereich ist nun markiert

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Lottozahlen ( Aufbau einer Liste von 500 Zeilen zu je 7 Zufallszahlen )

Aussehen der erstellten Lottozahlen-Tabelle

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Excel-Kurs IVDer Funktionsassistent

Über den Funktionsassistenten erhält man einen Überblick aller unter Excel zur Verfügung stehenden Funktionen

Aufruf über das Symbol

Anmerkung unter Excel XP steht dieses Symbol links von der Bearbeitungsleiste

Aussehen

Kategorien, die angewählt werden können, um eine Auswahl von Funktionen zu erhalten

Informationen über die angewählte Funktion

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Der Funktionsassistent

Die Verwendung des Funktionsassistenten ( Funktionsbeispiel RUNDEN )

• Zelle anwählen, in welche die Funktion angewendet werden soll.

• den Funktionsassistenten aufrufen und die entsprechende Kategorie und die benötigte Funktion anwählen.

• im nun erscheinenden Fenster, die vorhanden Eingabefelder mit Zahlen bzw. Zellbezüge füllen

• und mit der OK-Schaltflächequittieren.

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Excel-Kurs IV

Fertig ....