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La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal, o sea, la explicación del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valiéndonos para ello de los elementos fonéticos que la forman. De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que esa misma palabra expresa.
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LA ADMINISTRACIÓN.
La definición etimológica es la forma más usual de la
definición nominal, o sea, la explicación del origen de la palabra
con que se designa aquello que se estudia, valiéndonos para ello
de los elementos fonéticos que la forman. De esa manera suele
encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto
que esa misma palabra expresa.
"La palabra administración se forma del prefijo ad, hacia, y de
ministratio. Esta última palabra viene a su vez de minister, vocablo
compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter,
que sirve como término de comparación.
La etimología de minister, es enteramente opuesta a la de
magister: de magis, comparativo de superioridad, y de ter.
Así magister, indica una función de autoridad, minister
expresa precisamente lo contrario; subordinación: el que realiza
una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro.
La etimología nos da pues la idea que la administración se
refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de
un servicio que se presta".
Sin embargo, la administración puede definirse de diversas
formas, al igual que muchas otras áreas del conocimiento humano,
pero es posible conceptualizarla para efectos de su fácil
comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través
del análisis y síntesis de diversos especialistas en la materia:
Brook Adams, La capacidad de coordinar hábilmente
muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo
organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.
Koontz & O'Donnell, La dirección de un organismo social, y
su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad
de conducir a sus integrantes.
Henry Fayol, Administrar es preveer, organizar, mandar,
coordinar y controlar.
E. F. L. Brench, Es un proceso social que lleva consigo la
responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las
operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado.
Con base en los anteriores conceptos, y aprovechando su fondo
común se propone la siguiente definición:
El proceso que conjunta principios y técnicas para el logro eficiente
de una meta grupal, mediante el uso de sus recursos y esfuerzo.
Jorge Terry, define la administración en atención a su objeto
y también como un proceso. En atención a su objeto: " Administrar
es lograr un objetivo determinado mediante el esfuerzo humano y
la utilización de un conjunto de procesos" en atención al proceso:
"administrar es un proceso distintivo que consiste en la
planificación, organización ejecución y control empleados para
determinar y lograr los objetivos mediante el uso de gente y
recursos.
Al analizar las posiciones de Jiménez Castro y Jorge Terry, Se
evidencia que Castro ubica la administración dentro del campo de
las ciencias sociales, sus principios y normas se aplican al
elemento humano, el cual es el elemento fundamental para el
logro de los fines y propósitos, y actúa sobre el elemento material
(recursos). En la definición de Jorge Terry, se destacan los fines de
la administración y se señalan sus medios parcialmente.
Desde cualquier punto de vista que se defina la
administración es necesario tener presente:
1. El carácter de la administración como actividad productiva.
2. La transformación de la naturaleza en beneficio de la sociedad.
3. La obtención del producto con un efecto natural de l proceso
productivo.
4. El producto se refiere a la producción de bienes materiales y
servicios.
5. El papel importante que juega la administración en la
organización y dirección de esa producción.
Según Terry (1982), la administración hace que los esfuerzos
humanos sean más productivos. Aporta a la sociedad mejores
equipos, oficinas, relaciones humanas. El mejoramiento y el
progreso son el objetivo constante. " La administración lleva el
orden a los esfuerzos, convierte la información desarticulada en
relaciones significativas, estas relaciones operan para solucionar
problemas y alcanzar objetivos".
Por otra parte, Wilburg Jiménez Castro afirma: " La
administración aplica sus principios, a situaciones o aspectos
humanos del hombre en sociedad formando parte de las ciencias
sociales y estando en estrecha interrelación con otras tales como:
la sociología, la economía, la historia, la geografía, el derecho, la
psicología, la política y la educación. Sus relaciones con las
ciencias sociales son estrechas e interdependientes.
A continuación se muestra esquemáticamente los elementos y/o
recursos de la administración
Hombres y mujeres
Materiales
Maquinas
Métodos
Dinero
Mercados
Planeación Ejecución
Organización Control
Objetivos Declarados(Resultados finales)
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración es importante porque de ella depende en
buena parte el éxito o el fracaso de una empresa. Con una buena
administración se aprovechan al máximo todos los recursos
humanos y no humanos existentes en una empresa. Gracias a la
administración se produce un impacto en la calidad de vida del
entorno, un gerente que sabe gerenciar puede lograr progresos,
aportar esperanza y ayudar a los miembros de la organización a
mejorar su calidad de vida. Además la administración se logra por,
con y mediante un equipo, es decir se logra a Través de el esfuerzo
de un grupo de personas y/o trabajadores, esto nos lleva a pensar
entonces que la administración llama a que el personal en una
empresa trabaje en unión, factor muy importante para el
desarrollo de la misma.
Según terry, la administración se reconoce cada vez más
como un factor determinante para el desarrollo de una nación.
Tanto el desarrollo social como el económico se producen por la
administración. El desarrollo de una nación no solo depende de la
transferencia de capital y tecnología sino también de una buena
administración. Con los dos factores antes nombrados se obtiene
riqueza económica, pero si a esto agregamos una buena
administración se lograra la generación y dirección de energías
humanas efectivas.
Para finalizar este punto se puede decir que la administración
no tiene sustituto, de allí su importancia.
EVOLUCIÓN HISTORICA DEL PENSAMIENTO
ADMINISTRATIVO
A través del tiempo han sido más los campos que se han
interesado por la importancia y necesidad de la administración. A
continuación una muy breve reseña histórica de la administración.
La evolución histórica de la administración se remonta a los
años 1.200 A.C, al oeste de la antigua civilización de Mesopotamia
y los escritos egipcios. Donde se indica que la administración era
utilizada para asuntos políticos. Otras civilizaciones que muestran
evidencia de que practicaban la Administración son la de Grecia y
el antiguo Imperio Romano y la utilizaban en asuntos
gubernamentales, organización militar, unidad de grupos e
implantación de autoridades.
También se conoce que en la civilización occidental la parte
eclesiástica aporto gran conocimiento a la administración gracias a
la formación de una estructura orgánica mundial y por el uso
efectivo de la autoridad en la tarea administrativa.
Hasta mediados del siglo XVIII y luego de casi veinte siglos de
la utilización de los mismos métodos e implementos de producción
y luego de muchas decadas. Se registran una serie de
investigaciones alterando el entorno de la actividad industrial, el
cual fue conocido como la Revolución Industrial. Esta revolución
trajo consigo los siguientes:
Mayor utilización de maquinarias.
La centralización de las actividades de producción.
Nuevas relaciones entre empresarios y empleados.
Separación de clientes y productores.
Bajo estas nuevas condiciones los medios ya no eran satisfactorios
para logras los objetivos. Aumento entonces la creencia de que se
podía mejorar la administración.
Muchos fueron los hombres que contribuyeron a este
cambio entre ellos se encuentran:
Frederick W. Taylor, 1856 – 1917, Taylor creía que una de las
mayores dificultades era la comunicación entre los gerentes y los
empleados. Taylor decía que cuando se lograra determinar que es
lo que constituye un honrado día de trabajo, podía esto servir
como base para un buen entendimiento mutuo y para formar un
centro alrededor del cual podría construirse una mejor
administración. Taylor enfocaba las cosas de una manera precisa
y analítica para aprobar o desaprobar hipótesis, su método fue
conocido como administración científica y se basaba en cuatro
principios:
El desarrollo del mejor método.
La selección y el desarrollo de los trabajadores.
Relacionar y unir el mejor método y el trabajador
seleccionado y entrenado.
La estrecha cooperación entre gerentes y
trabajadores.
Henri Fayol, era un prospero industrial de un combinado de acero y
carbón, fue un pionero en la administración porque hizo
generalizaciones universales respecto a la administración, sus
esfuerzos se referían a la administración clásica ya que el foco
estaba en la firma en general y no en un segmento aislado de ella.
Así mismo a diferencia de la administración científica, el
pensamiento era más deductivo y menos inductivo.
PRINCIPIO DE LAS ESCUELAS DEL PENSAMIENTO
ADMINISTRATIVO.
Debido a todos los cambios surgidos con el desarrollo del
estudio de esta materia han nacidos diversas formas de
pensamientos respecto a la administración en la actualidad existen
varias escuelas de pensamiento administrativo a continuación
nombraremos las de mayor importancia:
1.ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN POR COSTUMBRE.
El pensamiento de esta escuela se basa en experiencias
anteriores es decir se cree que las tareas administrativas deben
ser ejecutados en forma similares a las anteriores. En esta
escuela la información se obtienen mediante el estudio de lo
que se ha hecho en el pasado por gerentes en situaciones
iguales.
También se basa en el estudio de las biografías de gerentes
notables y de empresas fenomenales. Este tipo de
administración es practicada en la actualidad por muchos
gerentes, principalmente debido a que es sencilla, proporciona
una sensación de seguridad y mantiene informado al gerente
de las actividades fuera de su empresa.
2. ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTIFICA.
Esta escuela se basa principalmente en el uso del método
científico para descubrir nuevos conocimientos administrativos.
Esto quiere decir que siguen un patrón bien definido y que se
debe ejecutar al pie de la letra. Para así confirmar o rechazar
una proposición. La esencia de esta escuela es el desarrollo de
una mente inquisitiva, con la resultante investigación inteligente
en busca de mayores conocimientos, más hechos y más
relaciones. A pesar de que este tipo de administración goza de
una amplia utilización y además ha a portado grandes
conocimientos administrativos a la humanidad, de ninguna
manera se considera universal.
3. LA ESCUELA DEL COMPORTAMIENTO HUMANO.
La acción administrativa en esta escuela es la conducta del o de
los seres humanos. Todo lo que se logra y en que forma se logra
esta visto al impacto o influencia que cause sobre la gente,
según se cree constituye la entidad realmente importante de la
administración. Parten de la idea de que el gerente debe
emplear las mejores practicas en relaciones humanas. Entre los
tópicos mas comunes se encuentran: las relaciones humanas,
motivación, jefatura, capacitación y comunicación.
Esta escuela ha hecho contribuciones de importancia como; el
uso de la participación y las formas de manejar los conflictos
organizacionales. También da un mayor reconocimiento a la
influencia del ambiente y las restricciones que afectan al
comportamiento.
4. LA ESCUELA DEL SISTEMA SOCIAL.
Esta escuela considera la administración como un sistema
social, o un sistema de relaciones interculturales, orientada
sociológicamente y se identifica con los diversos grupos
sociales, así como de sus relaciones culturales, esta escuela es
parecida a la del comportamiento humano ya que ambas están
basadas en la ciencia de la conducta.
Esta escuela tiene como uno de sus principios solucionar en
forma cooperativa las diversas limitaciones que el hombre y su
ambiente puedan encontrar. Se dice también que en esta
escuela se emplea el concepto de unidad social, en donde la
gente se comunica recíprocamente en forma efectiva y
dispuesta a contribuir al logro de un objetivo en común.
Por otro lado generalmente un sistema social crea conflicto,
cohesiones e interacciones entre sus miembros, existen
sentimientos, percepción e identificaciones de grupo, lo mismo
que respuestas culturalmente modeladas, todo lo cual crea
propensión al surgimiento de problemas respecto al control, el
poder y la reconciliación de intereses.
UNIVERSALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN.
Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera
que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que
existir coordinación sistemática de medios. La administración se da
por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las
instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los
elementos esenciales en todas esas clases de administración serán
los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales.
Los elementos fundamentales de la administración, son
básicos en toda gerencia y aunque en algunas se aplican mejores o
menos que en otras siempre están allí presentes y latentes por eso
también se dice que la administración tiene mucho de universal.
Tanto es así que en una empresa no solo es buen administrador el
gerente, presidente o algún alto directivo de la empresa sino
también cada persona en su área independientemente del cargo o
nivel que ocupe en la empresa, esta persona siempre tendrá que
administrar su trabajo, claro que a lo mejor no será una
administración tan fuerte o detallada como la de el alto directivo.
Pero aún así quiere esto decir que también dentro de una sola
empresa existe universalidad de la administración.
En general la administración es tan universal que un exitoso
gerente puede salir de una empresa de un ramo “x” e ingresar en
una empresa de un ramo “y” y tener tanto éxito como lo tuvo en la
empresa del ramo “x” , esto se debe en parte también a que se
trabaja por logros en común.
LA EMPRESA COMO SISTEMA Y EL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Dentro del proceso administrativo existen cuatro funciones
fundamentales planeación, organización, ejecución y control.
Estas funciones deben ser muy bien conocidas por un gerente.
Según Terry a través de estos elementos se puede determinar
si se es o no gerente.
La planeación: se refieres a quien, donde, cuando y como
se realizaran las actividades.
La organización: se refiere a quien o quienes van ha
realizar el trabajo, es decir hay una distribución de la carga.
La ejecución: es esta parte juega un papel importante la
habilidad del gerente para motivar al personal a que realice el
trabajo con entusiasmo.
El control: sigue siendo el gerente y alguna persona
supervisora que el designe para controlar mantener y vigilar la
ejecución del proceso.
Se habla de que existen cuatro niveles administrativos:
Bajo.
Medio inferior.
Medio superior.
Supremo.
Aunque la mayoría de los estudios de la administración
coinciden en que todos los cuatros elementos de la
administración son de importancia en cualquiera de los
niveles, Terry aporta que la planeación y la organización
deben tener mayor importancia en el máximo nivel
administrativo, y que los dos restantes elementos la tengan
en los niveles administrativos inferiores.
Algunos textos hacen énfasis en que también para que
exista una buena administración el gerente debe logra un buen
clima organizacional. Por eso aquí hablamos un poco de este tema.
Cuando una persona asiste a un trabajo, lleva consigo
diariamente una serie de ideas preconcebidas sobre sí mismo,
quién es, qué se merece, y qué es capaz de realizar, hacia dónde
debe marchar la empresa, etc . A modo de entender más la
diferencia que existe entre los términos cultura y clima, se
presentan una serie de definiciones que permitirán visualizar con
claridad las implicaciones de estos términos en las organizaciones.
Según Hall (1996) el clima organizacional se define como un
conjunto de propiedades del ambiente laboral, percibidas
directamente o indirectamente por los empleados que se supone
son una fuerza que influye en la conducta del empleado.
Brow y Moberg (1990) manifiestan que el clima se refiere a
una serie de características del medio ambiente interno
organizacional tal y como o perciben los miembros de esta.
El Clima no se ve ni se toca, pero tiene una existencia real que
afecta todo lo que sucede dentro de la organización y a su vez el
clima se ve afectado por casi todo lo que sucede dentro de esta.
Una organización tiende a atraer y conservar a las personas que se
adaptan a su clima, de modo que sus patrones se perpetúen.
Un Clima Organizacional estable, es una inversión a largo
plazo. Los directivos de las organizaciones deben percatarse de
que el medio forma parte del activo de la empresa y como tal
deben valorarlo y prestarle la debida atención. Una organización
con una disciplina demasiado rígida, con demasiadas presiones al
personal, sólo obtendrá logros a corto plazo.
Estos preconceptos reaccionan frente a diversos factores
relacionados con el trabajo cotidiano: el estilo de liderazgo del jefe,
la relación con el resto del personal, la rigidez/flexibilidad, las
opiniones de otros, su grupo de trabajo. Las coincidencias o
discrepancias que tenga la realidad diaria con respecto a las ideas
preconcebidas o adquiridas por las personas durante el tiempo
trabajado, van a conformar el clima organizacional.
El clima organizacional puede ser vínculo u obstáculo para el
buen desempeño de la empresa, puede ser factor de distinción e
influencia en el comportamiento de quienes la integran. En
resumen, es la expresión personal de la “opinión” que los
trabajadores y directivos se forman de la organización a la que
pertenecen. Ello incluye el sentimiento que el empleado se forma
de su cercanía o distanciamiento con respecto a su jefe, a sus
colaboradores y compañeros de trabajo, que puede estar
expresada en términos de autonomía, estructura, recompensas,
consideración, cordialidad y apoyo, y apertura entre otras.
CONCLUSIÓN
Se podría decir a groso modo que la administración es el arte
de agrupar en uno solo los recursos humanos y materiales para así
de una manera coordinada y supervisada lograr o apuntar hacia
un objetivo bien sea concreto o no.
La administración es de vital importancia no solo para una
empresa sino también es aplicable en la vida diaria de cualquier
persona. Cabe destacar que dependiendo en gran parte de una
excelente administración se da el éxito o el fracaso de una
empresa.
Con la evolución de la administración han surgidos distintas
escuelas o pensamientos de la administración, donde cada una de
ellas maneja unos principios distintos sobre la administración, pero
siempre apuntando a el mismo arte. Por este punto y otros tales
como que los gerentes independientemente de en que área se
desarrollen todos siempre realizan una gestión administrativa, se
dice entonces que en gran parte la administración es universal.
Podemos finalizar diciendo que en el proceso administrativo
no se da solo sino que depende de factores o elementos que lo
podemos llamar sub-procesos de la administración ellos son: la
planificación, la organización, la ejecución y el control. Y que
además de todos estos procesos para que exista una excelente
administración seria ideal un buen clima organizacional.