ERASMUS+, PIM, umowy bilateralne,

CEMS MIM, programy podwójnego

dyplomu, Freemover – 2015/2016

Materiały informacyjne dotyczące procedur obowiązujących

studentów SGH wyjeżdżających za granicę

Dział Programów Międzynarodowych

Szkoła Główna Handlowa w Warszawie

Aktualizacja: 11 maja 2015

Strona | 2

Spis treści

WSTĘP .............................................................................................................................................................3

CO TO JEST ECTS? ..........................................................................................................................................3

A TERAZ O TWOICH OBOWIĄZKACH .............................................................................................................5

OBOWIĄZKI PRZEDWYJAZDOWE ...................................................................................................................6

KROK 1 REJESTRACJA (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) ........................ 6

KROK 2 POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA Z UCZELNI PARTNERSKIEJ – Acceptance Letter

(ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) .................................................... 7

KROK 3 WNIOSEK-SKIEROWANIE NA WYJAZD ZA GRANICĘ

(ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) .................................................... 7

KROK 4 WYBÓR PRZEDMIOTÓW – Learning Agreement

(ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) .................................................... 8

KROK 5 ZAŚWIADCZENIE Z SGH (ERA, CEMS-ERA, CEMS,

PPD-ERA, PPD; PIM&BIL i FREE opcjonalnie) ............................................................................. 9

KROK 6 PODPISANIE UMOWY (ERA, PPD-ERA, CEMS-ERA) .............................................................. 9

KROK 7 UBEZPIECZENIE (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) ................... 10

PIM&BIL, FREE (WYJEŻDŻAJĄCY POZA EUROPĘ) – SZCZEPIENIA OCHRONNE ...................... 11

KROK 8 KIEDY DOKONUJEMY PRZELEWU STYPENDIUM? (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA)............. 11

Krok 9 ONLINE LINGUISTIC SUPPORT – OLS (ERA+, CEMS-ERA+, PPD-ERA+) .............................. 12

OBOWIĄZKI PODCZAS POBYTU NA STYPENDIUM ................................................................................... 13

KROK 10 INFORMACJA O KONTAKCIE (ERA, CEMS-ERA, CEMS,

PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) ............................................................................................... 13

KROK 11 ZMIANY DO FORMULARZA LEARNING AGREEMENT

(ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) .................................................. 13

KROK 12 ZAMIENNIKI DO PRZEDMIOTÓW .......................................................................................... 14

KROK 13 LETTER OF CONFIRMATION (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA, PPD) ..................................... 14

PRZEDŁUŻENIE POBYTU NA STYPENDIUM ........................................................................................ 15

PO POWROCIE ZE STYPENDIUM ................................................................................................................ 16

KROK 14 RAPORT OPISOWY (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) ............ 16

KROK 15 ANKIETA ERASMUS+ W MOBILITY TOOL (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA) .......................... 17

KROK 16 ROZLICZENIE Z DPM (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) .......... 17

DANE KONTAKTOWE .................................................................................................................................... 19

Dział Programów Międzynarodowych ....................................................................................................... 19

Dziekanat Studium Licencjackiego ........................................................................................................... 20

Dziekanat Studium Magisterskiego........................................................................................................... 20

ZAŁĄCZNIKI .................................................................................................................................................... 21

Załącznik 1: Wykaz dokumentów obowiązujących dla poszczególnych programów ............................... 21

Załącznik 2: Czek-lista .............................................................................................................................. 22

Załącznik 3: Karta Studenta ERASMUS+ ................................................................................................. 23

Załącznik 4: Skala ocen ECTS wraz z odpowiednikami stosowanymi na SGH ....................................... 25

Strona | 3

WSTĘP

Gratulacje! Jeżeli czytasz ten przewodnik, to oznacza, że zakwalifikowałaś/eś się na wyjazd

zagraniczny w ramach programów wymiany. Prosimy, przeczytaj go uważnie zanim zadasz nam

pytania, gdyż zawiera on większość odpowiedzi na Twoje wątpliwości. Niniejszy przewodnik został

podzielony na 3 części po to, abyś wiedział/a, jakie obowiązują Cię procedury na konkretnym etapie

twojej przygody i ułatwiły Ci życie, a nam pracę.

Jednocześnie pragniemy poinformować, że nieprzeczytanie tego informatora nie oznacza

zwolnienia Cię ze znajomości zasad obowiązujących w trakcie programu, zwłaszcza w

przypadku wyjazdu na program ERASMUS+. Warunki umowy finansowej, którą podpiszesz są tu

dokładnie opisane, abyś mógł/mogła bez problemu tych warunków dotrzymać.

Przy każdej z procedur w nawiasie znajdziesz informację, dla jakiego programu jest to czynność

bezwzględnie obowiązująca. Ponadto na końcu informatora znajdziesz również tabelę porównawczą

z zaznaczeniem obowiązujących dla danych programów dokumentów oraz listę, której możesz

używać w celu zakreślania poszczególnych etapów.

Zapamiętaj skróty:

ERA – ERASMUS+,

CEMS-ERA – CEMS z dofinansowaniem ERASMUS+,

CEMS – CEMS bez dofinansowania ERASMUS+,

PPD-ERA – Magisterskie Programy Podwójnego Dyplomu z dofinansowaniem

ERASMUS+,

PPD – Magisterskie Programy Podwójnego Dyplomu bez dofinansowania

ERASMUS+,

PIM&BIL – PIM i umowy bilateralne,

FREE – Freemover

CO TO JEST ECTS?

Uznanie okresu studiów odbywanych poza uczelnią macierzystą i dyplomów innych uczelni jest

niezbędnym warunkiem stworzenia „Europy bez granic" w sferze kształcenia i szkolenia, w której

studenci i nauczyciele mogliby poruszać się bez żadnych ograniczeń. W tym właśnie celu został

opracowany Europejski System Transferu Punktów Zaliczeniowych – European Credit

Transfer System (ECTS)1.

System ten zakłada, że okres studiów poza uczelnią macierzystą powinien zostać wliczony do toku

studiów realizowanych we własnej uczelni. Europejski System Transferu (Przeliczania) Punktów

Zaliczeniowych pomaga zmierzyć i porównać osiągnięcia studenta w nauce, a następnie przełożyć

je na standardy obowiązujące w poszczególnych współpracujących uczelniach.

Informacje o programie zajęć na danej uczelni, systemie zaliczeń, organizacji roku akademickiego,

a także o przepisach administracyjnych obowiązujących w danej uczelni można znaleźć w pakiecie

informacyjnym. Jest to publikacja wydawana w języku ojczystym jednym z języków Unii Europejskiej

przez uczelnię uczestniczącą w programie ERASMUS+. Zawiera corocznie aktualizowane,

1 W przypadku uczelni pozaeuropejskich stosują one z reguły punkty kredytowe, które są potem przeliczane na punkty ECTS stosowane w SGH. Więcej informacji nt. konkretnej uczelni można uzyska u p. Agaty Augustyniak.

Strona | 4

adresowane do studentów i nauczycieli informacje na temat uczelni oraz pobytu w danym kraju, a

także informacje na temat systemu ECTS obowiązującego w danej uczelni.

W ciągu jednego semestru należy zdobyć 30 ECTS, a ciągu całego roku akademickiego – 60 ECTS2.

Dopuszczalna liczba ECTS za przedmioty nie-merytoryczne (np. językowe czy sportowe) wynosi 10

ECTS na semestr przy deklaracji 20 ECTS z przedmiotów merytorycznych, czyli 1/3 ogólnej sumy

punktów3.

Każdy student przed wyjazdem oprócz wniosku-skierowania na wyjazd za granicę musi złożyć

Learning Agreement, który zawiera listę wybranych przedmiotów oraz odpowiadającą im liczbę

punktów ECTS. Lista ta powinna zawierać przedmioty, których wartość wynosi minimum 30 ECTS

na semestr, przy czym przynajmniej 2/3 z wybranych punktów musi obejmować przedmioty

merytoryczne. Pozostałe punkty mogą stanowić lektoraty z języków obcych. Dopuszcza się

możliwość akceptacji Learning Agreement (jeśli istnieją przeszkody wynikające z ograniczonego

wyboru przedmiotów w uczelni partnerskiej, co zostanie przez nią potwierdzone) z niższą liczbą

punktów ECTS, jednak nie niższą niż 25 ECTS na semestr, pod warunkiem spełniania przez

studenta warunku nadwyżki punktowej z poprzednich semestrów. W tej sytuacji 20 ECTS musi być

za przedmioty merytoryczne. W przypadku studentów wyjeżdżających na zasadzie „Freemover”

muszą oni załączyć ponadto potwierdzenie przyjęcia na studia z uczelni zagranicznej. (Informator

SGH – Procedury i zasady związane z wyjazdami zagranicznymi na podstawie oddelegowania).

System ECTS gwarantuje uznanie w uczelni macierzystej okresu studiów odbytych w innej uczelni

na podstawie wcześniej sporządzonego porozumienia o programie zajęć (Learning Agreement).

Określa ono program studiów, jaki student zamierza zrealizować poza własnym uniwersytetem oraz

liczbę punktów ECTS, która ma być przyznana za ich zaliczenie. Porozumienie to jest zawarte

pomiędzy uczelnią macierzystą, uczelnią przyjmującą oraz studentem.

Drugim dokumentem niezbędnym do pełnego uznania okresu studiów poza własną uczelnią jest

wykaz zaliczeń (Transcript of Records) sporządzony po zakończeniu okresu studiów. Odnotowuje

się tu wszystkie przedmioty i zajęcia, w których student uczestniczył wraz z uzyskaną liczbą punktów

(punkty ECTS), jak również wyniki w nauce, jakie student osiągnął, wyrażone zarówno w miejscowej

skali ocen, jak i w skali ECTS (stopnie ECTS). Punkty ECTS odzwierciedlają pracę włożoną przez

studenta w celu zaliczenia danego przedmiotu, oceny ECTS określają natomiast jakość tej pracy.

Podpisaną kopię wykazu powinny otrzymać wszystkie strony, tj. uczelnia macierzysta, uczelnia

przyjmująca oraz student.

UWAGA! Aby zorientować się, jaki poziom reprezentuje dany student i/lub lepiej zorganizować jego pobyt, niektóre uczelnie mogą zażądać przedłożenia wykazu zajęć zaliczonych w uczelni macierzystej przed przyjazdem studenta. W tym celu należy poprosić swój Dziekanat o wydanie transkryptu w jęz. angielskim (Transcript of Records).

2 W przypadku studentów PPD zasady i liczbę ECTS, które student powinien uzyskać na uczelni zagranicznej są określone w planie studiów konkretnego programu (dostępne na stronie WWW danego PPD). 3 W momencie korekty deklaracji LA wymóg min. 20ECTS za punkty merytoryczne pozostaje niezmienny. Punkty ECTS za seminarium licencjackie lub magisterskie nie są wliczane do liczby ECTS, które student musi zdobyć za granicą.

Strona | 5

A TERAZ O TWOICH OBOWIĄZKACH

Jeśli nie zapoznałeś się jeszcze z ofertą programową uczelni partnerskiej, na którą zostałeś

zakwalifikowany to najwyższy czas to nadrobić. Na stronie internetowej uczelni zagranicznej4

znajdują się informacje dotyczące zasad studiowania i zaliczania przedmiotów, kalendarz

akademicki, adresy osób, z którymi będziesz się kontaktować, oferta dotycząca zakwaterowania na

czas pobytu, linki do formularzy zgłoszeniowych bądź gotowych pakietów informacyjnych, w których

znajdziesz praktyczne wskazówki przygotowane z myślą o wszystkich Incoming Students5.

Warto też zapoznać się z raportami studentów, którzy studiowali w tej konkretnej uczelni. Raporty te

zamieszczone są na stronie internetowej DPM.

Studentów CEMS wyjeżdżających z dofinansowaniem ERASMUS+ obowiązują zasady takie same

jak dla studentów ERASMUS+ (włącznie ze sprawami finansowymi); studenci bez dofinansowania

są traktowani jak studenci wyjeżdżający na PIM i umowy bilateralne. Oprócz zasad obowiązujących

ich w programie CEMS są również zobligowani do przestrzegania zasad odnoszących się do

wszystkich studentów wyjeżdżających w celu realizacji studiów za granicą6.

4 Informator opisuje procedury najczęściej stosowane przez uczelnie partnerskie, ale w każdej z uczelni mogą obowiązywać dodatkowe procedury. 5 Prosimy o bardzo dokładne zapoznanie się z informacjami dotyczącymi legalizacji pobytu za granicą, ponieważ w każdym kraju są inne (np. w Szwajcarii trzeba mieć udokumentowane posiadanie odpowiedniej ilości pieniędzy na każdy miesiąc pobytu) 6 Wszystkich studentów wyjeżdżających obowiązuje Zarządzenie Rektora nr 13 z dnia 11 kwietnia 2008 r. w sprawie określenia wzoru dokumentów i zasad kierowania za granicę pracowników, doktorantów i studentów SGH, w celach naukowych, dydaktycznych, szkoleniowych

Strona | 6

OBOWIĄZKI PRZEDWYJAZDOWE

Podstawową stroną internetową, na której znajdują się wszystkie pliki i informacje jest

strona procedur wyjazdowych obowiązujących w roku 2015/2016.

Prosimy, abyś dodał/a sobie stronę procedur do stron ulubionych i na bieżąco starał/a się

sprawdzać aktualizacje. Dziękujemy!

UWAGA! Wszystkie dokumenty należy wypełniać elektronicznie i drukować dwustronnie,

jeśli posiadają one więcej niż 1 stronę. Dzięki temu przyczynisz się do oszczędzenia miejsca

w naszych segregatorach oraz ochrony środowiska.

KROK 1 REJESTRACJA (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL,

FREE)

Twoim pierwszym krokiem jest elektroniczne wypełnienie formularza rejestracyjnego (zał. 1) z

aktualnym zdjęciem (może być skan) i danymi osobowymi dla potrzeb DPM (jest dostępny na stronie

WWW z procedurami wyjazdowymi). Wypełniony formularz musisz w wyznaczonym terminie

dostarczyć do DPM.

REJESTRACJI NA UCZELNI PARTNERSKIEJ DOKONUJESZ SAM. Naszym zadaniem jest

jedynie zgłoszenie uczelni zagranicznej Twojego nazwiska i podstawowych danych osobowych (tzw.

nominacja). Na stronie WWW uczelni, do której zostałeś zakwalifikowany, należy poszukać

formularza nazywanego najczęściej exchange students application form78. To, w jaki sposób

(pocztą, faksem, emailem czy online) i do kogo powinien być wysłany formularz powinno być również

opisane w procedurze aplikacyjnej na stronie internetowej wybranej uczelni.

Uczelnie partnerskie przesyłają dokumenty aplikacyjne do studentów w różny sposób: w

korespondencji e-mailowej, drogą pocztową jako pakiety na ręce koordynatora lub bezpośrednio do

studenta bądź informując o adresie internetowym, pod którym można znaleźć komplet informacji na

temat rejestracji. Nie otrzymanie jednak takiej korespondencji nie zwalnia studenta z obowiązku

skontaktowania się na własną rękę z koordynatorem programu wymiany bądź właściwym

pracownikiem w uczelni przyjmującej (najczęściej jest to Incoming Students Officer). Jeśli chodzi o

kwestie zakwaterowania to nierzadko uczelnie oferują pomoc w znalezieniu zakwaterowania9. Wiele

z nich posiada akademiki; te, które nie posiadają akademików proponują mieszkania do wynajęcia.

Warto się tym zająć jak najszybciej z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc zarówno w akademikach,

jak i w mieszkaniach prywatnych proponowanych przez uczelnie zagraniczne.

W formularzu zgłoszeniowym często należy podać dane dotyczące Twojej macierzystej uczelni.

Nazwa Szkoły po angielsku to Warsaw School of Economics (SGH)10; kod ERASMUS+ naszej

7 Uczelnie coraz częściej mają swoje systemy online, przez które odbywa się rejestracja studentów. Jeśli wymogiem zarejestrowania jest nominacja przez uczelnię wysyłającą, to pracownik DPM tego dokona, ale resztę aplikacji student musi wypełnić sam. 8 Studenci PPD będą zgłaszani do uczelni osobno w oparciu o zasady określone przez uczelnię partnerską. 9 Prosimy pamiętać, że w przypadku uczelni w ramach ERASMUS+ zakwaterowanie NIE jest gwarantowane żadnymi umowami pomiędzy uczelniami i uczelnia wysyłająca nie ma żadnego wpływu na to, czy studentowi zostanie przyznany akademik. W przypadku umów PIM i bilateralnych niektóre umowy to określają; o szczegóły należy pytać osobę kontaktową w DPM. 10 Skrót SGH obowiązuje zarówno w języku polskim jak i angielskim; PROSIMY NIE UŻYWAĆ WSE!

Strona | 7

Uczelni to PL WARSZAW03 (jedna spacja), dane kontaktowe pracowników SGH znajdziesz na

końcu Informatora.

Wszystkie formularze i dokumenty należy wypełnić dokładnie i czytelnie (najlepiej

elektronicznie). Leży to w Twoim interesie, od tego zależy m.in. sprawna organizacja Twojego

pobytu za granicą! Zostaw sobie kopie lub skany wszystkich wypełnionych dokumentów. W

miejscu, gdzie jest podpis koordynatora uczelnianego i jego dane kontaktowe prosimy

wpisać dane, które są dostępne w końcowej części Informatora.

Nie używaj polskich liter wypełniając formularze online!11 Na stronie uczelni partnerskiej polskie litery

występują w charakterze znaczków i następują przekłamania w Twoich danych osobowych.

KROK 2 POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA Z UCZELNI PARTNERSKIEJ – Acceptance Letter (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL,

FREE)

Dokument ten uczelnia przyjmującą powinna przesłać pod wskazany przez Ciebie w formularzu

aplikacyjnym adres. Czasem jednak tego typu potwierdzenia uczelnie partnerskie przesyłają

bezpośrednio do koordynatora danego programu na SGH, zwłaszcza, jeśli do danej uczelni

przyjeżdża więcej niż jeden student z SGH. Jeśli do DPM trafi Twój list akceptacyjny, zostaniesz o

tym poinformowany drogą mailową.

PAMIĘTAJ!! W przypadku ERASMUS+ prawidłowy Acceptance Letter MUSI zawierać takie dane jak:

imię i nazwisko studenta,

nazwę uczelni partnerskiej,

dokładny czas trwania semestru: od DD/MM/YYYY do DD/MM/YYYY,

dokładny czas trwania pierwszej sesji egzaminacyjnej.

Acceptance Letter niezawierający dokładnych dat trwania semestru/roku akademickiego nie będzie honorowany. Czas trwania semestru liczony jest od momentu rozpoczęcia zajęć do końca 1 sesji egzaminacyjnej. Student ma obowiązek wyegzekwowania od uczelni prawidłowo wypełnionego Acceptance Letter. Jest to niezbędne do obliczenia wysokości stypendium.

KROK 3 WNIOSEK-SKIEROWANIE NA WYJAZD ZA GRANICĘ (ERA,

CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)

Aby pobyt na uczelni partnerskiej mógł być wliczony do Twojego toku studiów w SGH musisz złożyć

wniosek o wyjazd za granicę, który należy pobrać ze strony internetowej. Wniosek trzeba wypełnić

11 Czasami uczelnie wymagają jednak używania polskich liter, ale z reguły się tego nie robi.

Strona | 8

elektronicznie i złożyć w 2 egzemplarzach najpierw do DPM (pok. 17); instrukcja „obrazkowa" jak

właściwie wypełnić wniosek znajduje się na stronie procedur wyjazdowych.

Bądź świadom tego, że w przypadku ERASMUS+, CEMS z ERASMUS+ (oraz PPD jeśli student

będzie beneficjentem ERASMUS+) wniosek nie zostanie podpisany od ręki, ponieważ musi on

zostać podpisany nie tylko przez pracownika Działu, ale również przez dysponenta środków

programu (tzn. przez koordynatora programu). Będziemy się starać, żeby nie trwało to dłużej niż 3

dni robocze. W związku z tym prosimy, aby nie składać tych dokumentów na ostatnią chwilę.

W przypadku wyjazdów całorocznych student składa wniosek o wyjazd na cały rok załączając do

niego Learning Agreement na semestr zimowy i na semestr letni ( dwa oddzielne dokumenty); nie

można wypełniać jednego Learning Agreement na cały rok akademicki!

PAMIĘTAJ! Warunkiem uzyskania zgody Dziekana SL lub SM na wyjazd celem zaliczenia semestru za granicą jest zaliczenie semestru poprzedniego. Student, który wyjedzie pomimo braku zaliczenia poprzedniego semestru może zostać zmuszony do wcześniejszego powrotu, a w przypadku ERASMUS+ do zwrotu stypendium, jeśli zostało mu one wypłacone.

KROK 4 WYBÓR PRZEDMIOTÓW – Learning Agreement (ERA, CEMS-ERA,

CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)

Przed wyjazdem na stypendium, masz obowiązek dokonania wyboru przedmiotów z oferty uczelni

przyjmującej, za pomocą formularza Learning Agreement – LA.

W dokumencie tym zgłaszasz nazwy przedmiotów, ich sygnatury (jeśli są znane) oraz liczbę

punktów ECTS przyporządkowaną tym przedmiotom12. Dokument ten stanowi trójstronną umowę

wiążącą pomiędzy studentem, uczelnią macierzystą i uczelnią partnerską; jest gwarancją zaliczenia

okresu studiów za granicą do toku studiów w uczelni macierzystej.

Formularz LA należy pobrać ze strony DPM i wydrukować dwustronnie13; formularz powinien być

sporządzony w 2 egzemplarzach. Ze strony uczelni macierzystej, formularz powinien zostać

podpisany przez uprawnionego pracownika DPM, lub kierownika programu podwójnego dyplomu, a

następnie podpisany przez Dziekana lub Prodziekana właściwego studentowi Studium. Następnie

jeden egzemplarz zostaje w Dziekanacie SL lub SM, drugi egzemplarz natomiast zabierasz ze

sobą na uczelnię partnerską i przedkładasz do podpisu uprawnionym osobom w uczelni

przyjmującej14. W DPM składasz jeden oryginał wniosku o wyjazd oraz kopię LA podpisanego przez

Dziekana.

Twoim obowiązkiem jest zgłoszenie przedmiotów mających wartość 30 ECTS na 1 semestr15.

Dopuszczalna liczba ECTS za przedmioty nie-merytoryczne (np. językowe lub sportowe) wynosi 10

punktów przy deklaracji 20 ECTS z przedmiotów merytorycznych. Pamiętaj, że w przypadku

12 Pamiętaj, że LA nie zostanie podpisane, jeśli nie będą podane punkty ECTS. 13 LA wydrukowane jednostronnie lub niekompletne będą powodem odrzucenia takiego druku. 14 Student MUSI mieć Learning Agreement ze sobą. Nie wolno zostawiać go w domu nawet, jeśli wiadomo, że

będą zmiany do oryginalnej deklaracji. Brak LA i podpisów uczelni partnerskiej na tym dokumencie mogą doprowadzić do nieuzyskania zaliczenia okresu studiów za granicą, a co za tym idzie – powtarzania semestru lub całego roku. 15 O sytuacjach wyjątkowych informowaliśmy powyżej.

Strona | 9

realizacji mniejszej liczby ECTS minimalna liczba ECTS za przedmioty merytoryczne pozostaje

niezmieniona (tj. 20ECTS).

Uczelnie z krajów pozaeuropejskich nie stosują skali ECTS, lecz swoją własną skalę punktową.

Przed wybraniem przedmiotów, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za PIM i umowy

bilateralne, aby poznać przelicznik punktów danej uczelni na punkty ECTS. W learning Agreement

nie należy wpisywać punktów innych, niż ECTS.

KROK 5 ZAŚWIADCZENIE Z SGH (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD;

PIM&BIL i FREE opcjonalnie)

W DPM możesz otrzymać imienne zaświadczenie o uczestnictwie w programie w języku polskim.

Zaświadczenie to otrzymujesz w celu załatwienia formalności związanych z ubezpieczeniem w

Narodowym Funduszu Zdrowia. Aby je dostać skontaktuj się w DPM z osobą odpowiedzialną za

bezpośredni kontakt ze studentem (p. Agata Kowalik dla ERA+, CEMS-ERA+; PPD – koordynator

administracyjny konkretnego programu i p. Agata Augustyniak dla CEMS, PIM&BIL, FREE).

KROK 6 PODPISANIE UMOWY (ERA, PPD-ERA, CEMS-ERA)

Zanim wyjedziesz za granicę zobowiązany jesteś do podpisania i złożenia Umowy finansowej

ERASMUS+. Umowa ta obliguje Cię do:

odbycia studiów w deklarowanym okresie,

niezwłocznego powiadomienia uczelni macierzystej o wszelkich zmianach w programie

studiów itp.

dostarczenia Uczelni wszelkich zaświadczeń potwierdzających odbycie studiów i

uzyskania zaliczeń,

nieubieganie się o inne stypendia finansowane z funduszy Unii Europejskiej i EOG

wypełnienia ankiety ERASMUS+po powrocie16

wypełnienia raportu z pobytu zagranicznego.

Formularz Umowy zostanie umieszczony na naszej stronie tuż przed rozpoczęciem terminu

składania umów. Prosimy o nie ściąganie umowy dopóki beneficjenci nie otrzymają emaila z

informacjami dotyczącymi spraw finansowych, a na stronie nie pojawi się wzór umowy z

określeniem, że jest to wersja ostateczna. Umowę należy złożyć w dwóch (2) oryginalnych

egzemplarzach (wydrukowanych dwustronnie i wypełnionych ręcznie). W Umowie nie należy

wypełniać numeru umowy, dat rozpoczęcia i zakończenia stypendium, jak również kwoty

przyznanego stypendium. W związku z przejściem na przelewy elektroniczne studenci będą

proszeni o wypełnienie w systemie „Rekrutacja” [w wyznaczonym czasie; szczegóły zostaną

przesłane w emailu] swoich danych bankowych. Dzięki temu będziemy mogli stworzyć bazę, z której

będziemy mogli korzystać również w przypadku ewentualnych dopłat do stypendiów.

16 Ankieta online programu ERASMUS+ stworzona w Mobility Tool jest obowiązkowa; link do ankiety zostanie

automatycznie wysłany do beneficjenta po zakończeniu mobilności. Niewypełnienie ankiety będzie skutkowało brakiem rozliczenia semestru(ów). Dlatego wypełnij ankietę ERASMUS+ najpóźniej miesiąc po swoim powrocie. Ankieta jest dokumentem obowiązkowym warunkującym rozliczenie stypendium; jej obecność jest bardzo szczegółowo sprawdzana przez firmy audytujące uczelnie biorące udział w ERASMUS+, a ich brak może w znaczny sposób zaniżyć ocenę ogólną.

Strona | 10

Okres pobytu za granicą musi być określony w Acceptance Letter – imiennym poświadczeniu

wystawionym przez uczelnię przyjmującą.

Przypominamy, że konto, na które nastąpi przelew stypendium, może być jedynie w polskim banku

oraz, że właścicielem konta musi być stypendysta (nie jest możliwe przelanie stypendium na konto

osoby trzeciej, np. rodziców). Uczulamy na sprawdzenie poprawności numeru konta, ponieważ w

przypadku nieprawidłowego podania tego numeru kosztem ponownego przelewu zostanie

obciążony student, a nie Uczelnia. W związku z faktem, iż stypendium programu ERASMUS+ jest

wypłacane w euro sugerujemy założenie konta prowadzonego w tej walucie

Koszty przelewu pokrywa SGH, jednakże sugerujemy założenie konta w uczelnianej filii banku

Pekao S.A. w celu zmniejszenia kosztów transferu.

Prosimy o zachowanie aktywnego rachunku bankowego do ostatecznego rozliczenia z pobytu na

stypendium17.

Umowy należy składać w określonym terminie do skrzyni pomiędzy pok. 13 i 14 w bud. A. Osobą

odpowiedzialną za sprawy finansowe ERASMUS+ jest pani Małgorzata Gut-Mostowy

(gutmosto@sgh.waw.pl). O dokładnych terminach składania umów przez studentów wyjeżdżających

w semestrze zimowym i letnim DPM informuje studentów drogą e-mailową oraz przez umieszczenie

informacji na stronie WWW. Przed złożeniem umowy trzeba spełnić niezbędne warunki (patrz: krok

nr 8).

KROK 7 UBEZPIECZENIE (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL,

FREE)

Po otrzymaniu zaświadczenia w języku polskim powinieneś zaopatrzyć się w Europejską Kartę

Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) – w przypadku wyjazdów na ERASMUS+, CEMS (do uczelni

europejskich), PPD, Freemover do krajów europejskich18. Kartę wystawia wojewódzki oddział

Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ) właściwy dla miejsca zamieszkania studenta na jego

wniosek. W tym celu musisz się udać do odpowiedniego oddziału NFZ. Nie zapomnij o zabraniu ze

sobą otrzymanego od nas potwierdzenia wyjazdu w języku polskim. Formularz wniosku, jak również

szczegółowe informacje na temat świadczeń i usług medycznych, oferowanych przez dany kraj w

ramach EKUZ można znaleźć na stronie Narodowego Funduszu Zdrowia – http://www.nfz.gov.pl.

Konieczne jest również wykupienie ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków, które

student wykupuje samodzielnie (nie jest potrzebne zaświadczenie).

W przypadku wyjazdu do krajów pozaeuropejskich należy wykupić ubezpieczenie od następstw

nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia za granicą.

W przypadku wszystkich wyjazdów student musi dostarczyć do DPM kopię ubezpieczenia

najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem. W przypadku programów dofinansowanych

niezłożenie kopii ubezpieczenia będzie skutkowało opóźnieniem w wypłacie stypendium do

momentu dostarczenia w/w dokumentu.

17 Przynajmniej do końca września 2016 r., tzn. do momentu zakończenia działań w projekcie ERASMUS+ 2015/2016. 18 Zalecamy zaopatrzenie się w EKUZ, ponieważ często przy ubezpieczeniach w prywatnych towarzystwach ubezpieczeniowych należy najpierw pokryć koszty samemu, a dopiero potem składać podanie do ubezpieczyciela o zwrot kosztów. Może to być dość kłopotliwe, kosztowne i stresujące. W przypadku posiadania EKUZ takie sytuacje nie powinny się zdarzyć.

Strona | 11

UWAGA! W związku z przypadkami kradzieży, które zdarzyły się naszym studentom w latach

poprzednich oraz problemami związanymi z uzyskaniem odszkodowania za utracone mienie,

zachęcamy do wykupienia ubezpieczenia od kradzieży.

PIM&BIL, FREE (WYJEŻDŻAJĄCY POZA EUROPĘ) – SZCZEPIENIA OCHRONNE

Wyjazdy do wielu krajów wiążą się ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby zakaźne.

Szczepienia ochronne stanowią jeden z najbardziej skutecznych sposobów profilaktyki tych chorób.

W związku z tym prosimy koniecznie sprawdzić, czy w kraju, do którego jedziecie obowiązują lub są

zalecane szczepienia ochronne przeciwko chorobom tropikalnym. Szczegóły można znaleźć m.in.

na stronie Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Warszawie: http://www.wsse.waw.pl/

KROK 8 KIEDY DOKONUJEMY PRZELEWU STYPENDIUM? (ERA, CEMS-

ERA, PPD-ERA)

Aby otrzymać środki stypendialne student ma obowiązek – oprócz Umowy – przedłożyć w DPM

dokumenty, o których wspomnieliśmy już wcześniej.

DP

M Każdy student składa 2 egz. Learning Agreement i 2 egz. wniosku o wyjazd jako komplet dokumentów w DPM, aby uzyskać podpis koordynatora programu, na który wyjeżdża.

UWAGA! Learning Agreement oraz wniosek złożone oddzielnie nie będą rozpatrywane.

DZ

IEK

AN

AT Podpisane dokumenty

przekazujesz do właściwego Dziekanatu

Odbierasz z Dziekanatu jeden egzemplarz LA wraz zaakceptowanym przez Dziekana bądź Prodziekana wnioskiem o wyjazd.

DP

M

Składasz w DPM następujące dokumenty:

- Podpisany przez Dziekana wniosku o wyjazd –oryginał,

- kopię podpisanego przez Dziekana Learning Agreement,

- oryginał AcceptanceLetter,

- zobowiązanie Studenta skierowanego za granicę w celu odbycia tam części studiów, oraz

- kopię ubezpieczenia zdrowotnego na okres pobytu na stypendium –najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem (w przypadku przedłużenia pobytu student jest zobowiązany do przesłania kopii ubezpieczenia na ten przedłużony okres).

Strona | 12

UWAGA!!! DOKUMENTY SKŁADANE POJEDYNCZO NIE BĘDĄ

PRZYJMOWANE!

DEADLINE na złożenie tych dokumentów to:

DOKUMENTY semestr zimowy

/rok akademicki

semestr letni

zaczynający się

od stycznia 2016

semestr letni

zaczynający się

w późniejszym

okresie

Wniosek skierowanie na wyjazd

+ Learning Agreement

+Zobowiązanie + Letter of

Acceptance

do 2.07.2014 do 26.11.2014 do 14.01.2015

Dokumenty finansowe

ERASMUS+

(wrzucane do brązowej skrzyni między

pokojami 13 i 14 w bud.A)

Informacja zostanie podana w osobnym mailu w terminie

późniejszym

Krok 9 ONLINE LINGUISTIC SUPPORT – OLS (ERA+, CEMS-ERA+, PPD-

ERA+)

Online Linguistic Support (OLS) jest obowiązkowy do stosowania dla mobilności studentów wyjeżdżających w ramach Erasmus+. Dotyczy studentów, dla których językiem wykładowym (studia) / roboczym (praktyki) jest:

angielski,

francuski,

hiszpański,

niderlandzki,

niemiecki lub

włoski.

W kolejnych latach planowane jest stopniowe rozszerzanie systemu o następne oficjalne języki UE.

Przed rozpoczęciem mobilności każdy student, który wyjeżdża na studia lub praktyki jest zobowiązany do wypełnienia testu online z języka, w którym będzie studiował lub odbywał praktykę. Zaproszenie do wypełnienia obowiązkowego testu zostanie wysłane emailem.

Na podstawie wyniku testu biegłości językowej uczelnia przyzna licencje na kurs on-line wybranym uczestnikom mobilności (osobom, które chcą wziąć udział w kursie, zgodnie z ich językowymi potrzebami). Kurs będzie dostępny podczas okresu mobilności studenta.

Na dwa tygodnie przed końcem pobytu student, który wypełnił pierwszy test językowy otrzyma maila z linkiem do drugiego testu do wypełnienia w ciągu 10 dni.

Strona | 13

OBOWIĄZKI PODCZAS POBYTU NA STYPENDIUM

KROK 10 INFORMACJA O KONTAKCIE (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA,

PPD, PIM&BIL, FREE)

Po przyjeździe do uczelni przyjmującej, studenci są zobowiązani do przesłania formularza z danymi

dotyczącymi kontaktu ze studentem podczas pobytu na stypendium (wzór znajdziesz na stronie

WWW) do właściwej osoby w DPM,. Prosimy pamiętać o wpisaniu zagranicznego adresu

pocztowego oraz numeru telefonu komórkowego używanego za granicą!

Ze względów bezpieczeństwa zalecamy również zgłoszenie swojego przyjazdu w ambasadzie

lub konsulacie Polski lub kraju, z którego student pochodzi. Taka informacja ułatwi, w przypadku

nieprzewidzianych okoliczności (np. katastrofy naturalne) odnalezienie studenta. Zachęcamy też do

zapoznania się z bieżącą informacją dot. bezpieczeństwa w danym kraju korzystając z serwisu

Ministerstwa Spraw Zagranicznych (http://www.msz.gov.pl/):

Polak za granicą (dostępna również aplikacja mobilna)

Ostrzeżenia dla podróżujących

KROK 11

ZMIANY DO FORMULARZA LEARNING AGREEMENT (ERA,

CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)

Ewentualne zmiany w wyborze przedmiotów studenci SL zgłaszają w specjalnym formularzu na

adres e-mail osoby kontaktowej z DPM, a studenci SM przez WD w ciągu miesiąca od rozpoczęcia

zajęć na uczelni przyjmującej.

UWAGA! Zgłoszenie zmian w późniejszym terminie nie będzie honorowane. Opóźnienie będzie

uznawane jedynie w przypadkach, w których uczelnie potwierdzą, iż opóźnienie wystąpiło z winy

uczelni przyjmującej, a nie studenta.

WAŻNE – BRAK ZGŁOSZENIA ZMIAN DO LEARNING AGREEMENT W TERMINIE I/LUB SAMOWOLNE DOKONANIE ZMIAN MOŻE GROZIĆ

POWAŻNYMI KONSEKWENCJAMI ZE SKREŚLENIEM Z LISTY STUDENTÓW WŁĄCZNIE!!!

Jeżeli zajęcia odbywają się w modułach i wystąpić może konieczność zmian po

terminie 1 miesiąca student jest zobowiązany poinformować o tym uczelnię macierzystą i poprosić

o wyjątkowe wyrażenie zgody na składanie zmian po wymaganym terminie. Brak takiego

powiadomienia w terminie będzie skutkował odrzuceniem zmian19.

PAMIĘTAJ – Learning Agreement powinien zawierać przedmioty, których wartość wynosi minimum

30 ECTS na semestr, przy czym przynajmniej 2/3 z wybranych punktów musi obejmować przedmioty

19 Najlepszym rozwiązaniem jest zgłoszenie zmian do pierwszego modułu/bloku w terminie wymaganym z podaniem informacji, iż może wystąpić konieczność dokonania zmian w terminie późniejszym po ogłoszeniu harmonogramu kolejnego (kolejnych) modułu(ów) lub złożenie podania do Dziekana (bardziej zalecane) z prośbą o wyrażenie zgody na złożenie zmian z opóźnieniem.

Strona | 14

merytoryczne. Pozostałe punkty mogą stanowić inne przedmioty, np. lektoraty obcych językowe lub

zajęcia sportowe. Dopuszcza się możliwość akceptacji Learning Agreement (jeśli istnieją

przeszkody wynikające z ograniczonego wyboru przedmiotów w uczelni partnerskiej, co zostanie

przez nią potwierdzone) z niższą liczbą punktów ECTS, jednak nie niższą niż 24 ECTS na semestr,

pod warunkiem, że student ma nadwyżkę punktową z poprzednich semestrów. W takiej sytuacji

liczba ECTS za przedmioty merytoryczne nie może być niższa niż 20ECTS.

Dopiero po otrzymaniu z Dziekanatu akceptacji na zgłoszone zmiany można je wprowadzić do

rubryki korygującej na oryginalnym egzemplarzu LA. Następnie przekazujesz zmiany do podpisania

właściwym osobom na uczelni przyjmującej. Dokument ten przechowujesz aż do powrotu na

uczelnię macierzystą, gdzie składasz go w DPM.

KROK 12 ZAMIENNIKI DO PRZEDMIOTÓW

Niektóre przedmioty oferowane przez uczelnię zagraniczną mogą zostać zaliczone jako zamienniki

z oferty ogólnej SGH. Aby zamiennik został uznany przez właściwego Dziekana student ma

obowiązek uzyskać potwierdzenie zgodności z odpowiednikiem w języku polskim na sylabusie

danego przedmiotu, czyli:

podczas pobytu zagranicznego zbierasz sylabusy przedmiotów realizowanych zagranicą.

Wydruki z wirtualnych dziekanatów są akceptowane, ale należy takie wydruki i sylabusy

potwierdzić w International Office.

po powrocie zgłaszasz się z sylabusem po akceptację zgodności do wykładowcy danego

odpowiednika na SGH, a w przypadku przedmiotu kierunkowego lub ścieżki – do

koordynatora danego przedmiotu lub opiekuna ścieżki. Zaakceptowane sylabusy powinny

zostać złożone do Dziekanatu SL lub SM. Więcej informacji na temat zamienników udzielają

Dziekanaty.

formularz zamienników może zostać złożony razem z pozostałymi dokumentami PRZED

wyjazdem (tzn. należy zdobyć sylabusy przedmiotów, które będziesz realizować za granicą;

jeśli sylabusy nie będą dostępne na stronie uczelni, poproś o pomoc swoją osobę kontaktową

na uczelni przyjmującej; dać je do zaakceptowania wykładowcy danego przedmiotu,

koordynatora przedmiotu kierunkowego lub opiekuna ścieżki na SGH i złożyć do dziekanatu)

lub PO powrocie z wyjazdu.

Zamienniki, jeśli są znane przed wyjazdem, można wpisać również w tabeli B Learning Agreement.

KROK 13 LETTER OF CONFIRMATION (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA, PPD)

Uczelnia partnerska ma obowiązek poświadczyć każdemu uczestnikowi wymiany jego pobyt na

uczelni zagranicznej. Jest to szczególnie ważne w przypadku studentów, którzy otrzymują w trakcie

swojego pobytu stypendia, dlatego przed wyjazdem z uczelni przyjmującej twoim obowiązkiem jest

uzyskać podpis na Letter of Confirmation. Należy pamiętać, że daty na Letter of Confirmation

powinny być takie same jak na Letter of Acceptance, a rozbieżność w długości pobytu może

skutkować koniecznością zwrotu części stypendium.

Dokument, który dołączasz do rozliczenia swojego wyjazdu, powinien zawierać dokładne daty

(DD/MM/YYYY) rozpoczęcia i zakończenia okresu nauki w uczelni partnerskiej (wzór dokumentu na

stronei www).

Strona | 15

PRZEDŁUŻENIE POBYTU NA STYPENDIUM

Istnieje możliwość przedłużenia swojego pobytu na stypendium, jednakże pod warunkiem spełnienia

pewnych kryteriów:

W przypadku PIM i umów bilateralnych student ma maksymalnie 2 miesiące od momentu

rozpoczęcia zajęć na zgłoszenie chęci przedłużenia pobytu na uczelni zagranicznej pod

warunkiem, że uczelnia przyjmująca zgodzi się na takie przedłużenie bez konieczności utraty

przez SGH miejsca w następnych latach (chodzi o bilans wymiany).

W przypadku programu ERASMUS+ w r. a. 2015/16 nie będzie możliwości przedłużenia

swojego pobytu. Student, który będzie chciał pozostać na semestr letni 2015/16 w uczelni

partnerskiej może w niej zostać jedynie jako student Freemover pod warunkiem uzyskania

na to zgody obu uczelni.

Studenci wyjeżdżający jako Freemover muszą uzyskać zgodę uczelni przyjmującej na

przedłużenie pobytu; okres na zdecydowanie się o przedłużeniu oraz przeprowadzenie

całego procesu przedłużania to maksymalnie 2 miesiące od momentu rozpoczęcia zajęć na

uczelni zagranicznej.

Kolejnym warunkiem jest nie przedłużanie pobytu na następny rok akademicki, tzn. że

student jadący na semestr letni danego roku akademickiego nie może przedłużyć pobytu na

semestr zimowy następnego roku akademickiego20.

Oczywiście sama deklaracja nie wystarczy – trzeba przedstawić zgodę na takie przedłużenie ze

strony uczelni przyjmującej z informacją, że nie będzie konieczna utrata miejsca z następnych

rekrutacji. Konieczna jest też zgoda od Dziekana na przedłużenie okresu studiów za granicą na

kolejny semestr (najlepiej napisać podanie z taką prośbą). Po uzyskaniu zgody Dziekana na podaniu

student będzie musiał przygotować wniosek-skierowanie na wyjazd oraz Learning Agreement na

kolejny semestr. Zgoda na przedłużenie ze strony SGH będzie oczywiście warunkowa, a warunkiem

jest zaliczenie pierwszego semestru na wymianie.

20 Tylko studenci, którzy wyjeżdżają na semestr zimowy mogą ewentualnie przedłużyć swój pobyt za granicą.

Strona | 16

PO POWROCIE ZE STYPENDIUM

KROK 14 RAPORT OPISOWY (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD,

PIM&BIL, FREE)

Jednym z elementów rozliczenia Twojego pobytu na uczelni zagranicznej jest sporządzenie

raportu opisowego. Twój raport to źródło informacji zarówno dla nas, jaki i Twoich kolegów

– przyszłych stypendystów. Dlatego prosimy o rzetelne i wyczerpujące opracowanie

poszczególnych jego punktów.

Co powinien zawierać RAPORT OPISOWY?

1. Adres emailowy, kierunek i ilość zakończonych semestrów studiów na SGH do

momentu wyjazdu

2. Nazwa uczelni zagranicznej oraz termin przebywania na stypendium (proszę

wpisać semestr (zimowy/letni) oraz daty pobytu),

3. Miejsce pobytu – dojazd z Polski, opis miasta, usytuowanie Uniwersytetu.

4. Uniwersytet – państwowy czy prywatny, ilość studentów, w tym studentów

zagranicznych.

5. Kursy – opis kursów, w których brałeś udział: forma prowadzenia zajęć, sposób

zaliczenia – egzamin czy zaliczenie? Jaka była możliwość konsultacji, jak radziłeś

sobie z językiem?

6. Warunki studiowania – dostęp do biblioteki, komputera, ksero

7. Warunki mieszkaniowe – opis campusu, co trzeba ze sobą przywieźć z Polski?

8. Recepcja – jak zostałeś przyjęty, kto się tobą opiekował, kontakt z International

Student Office

9. Koszty utrzymania – w jakim stopniu otrzymane stypendium zapewniało

pokrycie kosztów utrzymania za granicą (dotyczy beneficjentów ERASMUS+),

relacje cen, gdzie robić zakupy?

10. Życie studenckie – rozrywki, sport

11. Sugestie dotyczące usprawnienia zarządzania systemem grantów wewnątrz

Uczelni przez Narodową Agencję programu Erasmus+ oraz przez Komisję

Europejską.

12. Adaptacja kulturowa – wrażenia z przystosowywania się do nowego kraju,

kultury; czy przeżyłeś szok kulturowy? Czy w kontaktach z mieszkańcami było

coś czego się nie spodziewałeś? Co może zrobić osoba jadąca na stypendium,

żeby łatwiej przystosować się do nowego miejsca?

13. Ocena: Jako ostatni punkt raportu prosimy o ocenę Uniwersytetu w skali od 1 do

5 pod względem ogólnym i merytorycznym (akademickim).

Raport należy napisać na 3-5 stron formatu A4 i przekazać do DPM w wersji elektronicznej

(plik pdf) przesłany na adres outgoing@sgh.waw.pl lub bilateral@sgh.waw.pl (w zależności

od programu, w którym uczestniczyłeś/aś).

Strona | 17

PAMIĘTAJ! Raport opisowy zostanie umieszczony na stronie internetowej DPM. Studenci, którzy nie życzą sobie umieszczenia swoich danych osobowych w Internecie, proszeni są o ich usunięcie przed przesłaniem raportu na adres e-mailowy pracownika DPM.

KROK 15 ANKIETA ERASMUS+ W MOBILITY TOOL (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA)

W przypadku Beneficjentów ERASMUS+ inną formą raportu jest wypełnienie ankiety na stronie

Komisji Europejskiej na portalu Mobility Tool. Ankieta jest obowiązkowa dla każdego Beneficjenta i

jest częścią składową raportu końcowego za dany rok akademicki składanego przez Uczelnię do KE

z działań w ramach programu21. W momencie zakończenia przez studenta mobilności system

Mobility Tool przesyła do Beneficjenta zindywidualizowany link do ankiety.

KROK 16 ROZLICZENIE Z DPM (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD,

PIM&BIL, FREE)

W celu rozliczenia pobytu na stypendium zagranicznym, zobowiązany jesteś dostarczyć do DPM, w

terminie do 1 miesiąca po zakończeniu studiów w uczelni partnerskiej22 następujące

dokumenty:

Transcript of Records (TOR) – studenci przedstawiają oryginał Transcript of records z

uczelni przyjmującej. Prosimy pamiętać, że niektóre uczelnie przesyłają TOR bezpośrednio

do SGH – wtedy DPM wysyła informację o otrzymaniu tego dokumentu23. Kopia zostaje w

dokumentach studenta w DPM, oryginał zostanie przekazany do właściwego Dziekanatu.

Learning Agreement ze wszystkimi wymaganymi podpisami.

Raport opisowy z pobytu na stypendium. Raport należy przekazać w wersji elektronicznej

na adres outgoing@sgh.waw.pl lub bilateral@sgh.waw.pl w zależności od programu

wymiany.

Ankieta ERASMUS+ w Mobility Tool – Drukowanie wypełnionej ankiety nie jest konieczne;

DPM posiada do nich dostęp i jest w stanie zweryfikować, kto je wypełnił.24.

Letter of Confirmation – poświadczenie uczestniczenia w programie wymiany. Dokument

ten jest imienny i zawiera dokładny czas pobytu studenta na stypendium, czyli czas trwania

semestru: od DD/MM/YYYY do DD/MM/YYYY. Pamiętaj, że daty podane w Letter of

Confirmation powinny być dokładnie takie same, jak na Acceptance Letter i w umowie.

21 Wypełnienie raportu oraz ankiety jest jednym z warunków, na które zgadzasz się w podpisanej umowie finansowej. Brak ankiety na serwerze Komisji Europejskiej może być podstawą do żądania zwrotu stypendium. 22 Nawet, jeśli postanawiasz nie wracać zaraz po zakończeniu wymiany do Polski jesteś zobowiązany rozliczyć się ze swojego pobytu na studiach najpóźniej miesiąc po zakończeniu studiów w uczelni partnerskiej. Wystarczy wysłać komplet dokumentów pocztą do osoby kontaktowej programu. 23 Zanim transkrypt dotrze do DPM lub do Ciebie możesz złożyć u nas wszystkie pozostałe dokumenty (w komplecie, a nie w częściach), abyśmy, – kiedy tylko dostaniemy transkrypt – od razu mogli przystąpić do rozliczenia stypendium. 24 Weryfikacja jest przeprowadzana w momencie rozliczania stypendium. Dokumenty rozliczeniowe nie zostaną podpisane dopóki student nie wypełni ankiety.

Strona | 18

Studenci wyjeżdżający na PIM, umowy bilateralne, CEMS bez stypendium ERASMUS+ oraz

Freemover nie są zobowiązani do dostarczania tego potwierdzenia

Wypełniony formularz rozliczenia z Dziekanatem SL lub SM (formularz dostępny jest na naszej

stronie). Formularz ten wraz z załącznikami dostarczany jest do właściwego Dziekanatu

przez DPM po zaakceptowaniu przez Koordynatora Wymiany SGH.

Formularz zamienników przedmiotów (znajdziesz na naszej stronie) wraz z sylabusami

przedmiotów składasz bezpośrednio we właściwym Dziekanacie.

Dopiero po przekazaniu wszystkich opisanych powyżej dokumentów uzyskasz rozliczenie wyjazdu.

Brak któregokolwiek z wymienionych powyżej dokumentów może spowodować żądanie zwrotu

wypłaconego stypendium.

Prosimy o przynoszenie pakietu wszystkich dokumentów jednorazowo,

dokumenty składane osobno nie będą przyjmowane.

PRZYPOMINAMY:

Podczas przebywania na stypendium Programu ERASMUS+ lub

innych programów wymiany organizowanych przez DPM studenci

zachowują prawa należne studentom SGH (stypendia naukowe,

socjalne, itd.). Szczegółów szukaj na stronie Samorządu

Studentów SGH.

Posiadanie absolutorium na SGH nie zwalnia studenta z

obowiązku zaliczenia podczas pobytu na stypendium właściwej

liczby punktów ECTS (minimum programowego).

Nie jest możliwe otrzymanie urlopu dziekańskiego na okres

stypendium.

Strona | 19

DANE KONTAKTOWE

Dział Programów Międzynarodowych

Kierownik Działu Koordynator uczelniany programu ERASMUS+

Mgr Elżbieta FONBERG-STOKŁUSKA estokl@sgh.waw.pl pokój 11, Tel. +48.22.564.98.40

Zastępca Kierownika DPM Koordynator programu CEMS

Mgr Grzegorz M. AUGUSTYNIAK august@sgh.waw.pl pokój 12, Tel. +48.22.546.98.42

Program ERASMUS+ Koordynator administracyjny programów podwójnego dyplomu

Mgr Małgorzata CHROMY mchromy@sgh.waw.pl pokój 7, Tel. +48.22.564.98.41

Konsultacje M. Chromy i G. M. Augustyniaka dla studentów: Poniedziałki, wtorki i czwartki od 11.00 do 13.00

W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź e-mailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania.

Osoba kontaktowa dla studentów: ERASMUS+, CEMS ze stypendium ERASMUS+

Mgr inż. Agata KOWALIK outgoing@sgh.waw.pl pokój 17, Tel. +48.22.564.98.44

Konsultacje dla studentów: Poniedziałki, wtorki i czwartki od 9.30 do 13.00; środy od 13.30 do 15.30

W piątki oraz w godzinach poza wyznaczonymi konsultacjami studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź e-mailowo

i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. Osoba kontaktowa dla studentów: PIM, umowy bilateralne, Freemover, CEMS bez stypendium ERASMUS+

Mgr Agata AUGUSTYNIAK bilateral@sgh.waw.pl pokój 17, Tel. +48.22.564.97.60

Konsultacje dla studentów: Poniedziałki, wtorki i środy od 9.30 do 13.00

W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź e-mailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania.

Sprawy finansowe programu ERASMUS+

Małgorzata GUT-MOSTOWY gutmosto@sgh.waw.pl pokój 13, Tel. +48.22.564.97.61

Godziny przyjęć: Poniedziałki, wtorki i czwartki od 10.00 do 13.00

W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź e-mailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania.

WWW.SGH.WAW.PL/DPM

Strona | 20

Dziekanat Studium Licencjackiego

Dziekan: Prof. dr hab. Wojciech Morawski wojciech.morawski@sgh.waw.pl

Prodziekan ds. Studentów studiów stacjonarnych:

Dr Piotr Maszczyk piotr.maszczyk@sgh.waw.pl

Prodziekan ds. Studentów studiów niestacjonarnych

Dr Olga Mikołajczyk olga.mikolajczyk@sgh.waw.pl

Prodziekan: Dr Rafał Towalski rafal.towalski@sgh.waw.pl

Osoba kontaktowa: Katarzyna Smolińska ksmolin@sgh.waw.pl

Strona www Dziekanatu: http://administracja.sgh.waw.pl/pl/DSL/Strony/default.aspx

Dziekanat Studium Magisterskiego

Dziekan: Dr hab. Magdalena Kachniewska, prof. nadzw. SGH magdalena.kachniewska@sgh.waw.pl

Prodziekani: Dr Katarzyna Górak-Sosnowska (ds. studentów wyjeżdżających na programy wymiany) katarzyna.gorak-sosnowska@sgh.waw.pl

Dr Michał Matusewicz michal.matusewicz@sgh.waw.pl

Dr Dorota Podedworna-Tarnowska (urlop) dpoded@sgh.waw.pl

Dr Jarosław Wierzbicki (urlop) jaroslaw.wierzbicki@sgh.waw.pl

Pełnomocnicy Dziekana: Dr Aneta Ptak-Chmielewska aneta.ptak-chmielewska@sgh.waw.pl

Dr Mariusz Próchniak (urlop) Mariusz.prochniak@sgh.waw.pl

Osoba kontaktowa: Dr Magda Szybiak wymianaDSM@sgh.waw.pl

Strona WWW Dziekanatu: http://administracja.sgh.waw.pl/pl/DSM/Strony/default.aspx

Strona Dziekanatu na portalu Facebook

Blog DSM

Strona | 21

ZAŁĄCZNIKI

Dokumenty zawarte w „Załącznikach” są jedynie wzorami dokumentów i mają charakter informacyjny; prosimy ich nie wypełniać i nie drukować. Wszystkie dokumenty obowiązujące studentów wyjeżdżających znajdują się na stronach internetowych DPM, skąd należy je pobrać i wypełnić elektronicznie.

Załącznik 1: Wykaz dokumentów obowiązujących dla poszczególnych programów

NAZWA DOKUMENTU ERA / CEMS-

ERA / PPD-ERA / PPD

PIM&BIL / CEMS

FREEMOVER

Formularz rejestracyjny X X X

Potwierdzenie przyjęcia z uczelni partnerskiej – Acceptance Letter

X X X

Zaświadczenia z SGH do NFZ i uczelni przyjmującej

X X

Ubezpieczenie X X X

Wniosek-skierowanie na wyjazd studenta za granicę (2 egz.)

X X X

Learning Agreement (2 egz.) X X X

Umowa finansowa X

Informacja o kontakcie podczas pobytu na wyjeździe

X X X

Zmiany do formularza Learning Agreement

X X X

Zamienniki do przedmiotów X X X

Letter of Confirmation X

Raport opisowy X X X

Ankieta w Mobility Tool (ERASMUS+) X

Rozliczenie z DPM X X X

Rozliczenie z Dziekanatem X X X

Strona | 22

Załącznik 2: Czek-lista

OBOWIĄZKI PRZEDWYJAZDOWE

Rejestracja (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Potwierdzenie przyjęcia z uczelni partnerskiej – Acceptance Letter (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Zaświadczenie z SGH (ERA, CEMS-ERA, PPD; CEMS, PIM&BIL oraz FREE opcjonalnie)

Ubezpieczenie (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Wniosek-skierowanie na wyjazd za granicę (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Wybór przedmiotów – Learning Agreement (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Podpisanie umowy (ERA, CEMS-ERA, PPD z dofinansowaniem ERASMUS+)

OBOWIĄZKI PODCZAS POBYTU NA STYPENDIUM

Informacja o kontakcie (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Zmiany do formularza Learning Agreement (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Zamienniki do przedmiotów -> dot. SL; SM – opcjonalnie (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Letter of Confirmation (ERA, CEMS-ERA, PPD)

PO POWROCIE ZE STYPENDIUM

Raport opisowy (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Ankieta online programu ERASMUS+ w Mobility Tool

Rozliczenie z DPM (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Rozliczenie z Dziekanatem (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE)

Strona | 23

Załącznik 3: Karta Studenta ERASMUS+

Karta Studenta Erasmusa

Status studenta Erasmusa uzyskują studenci, którzy spełniają kryteria udziału w wymianie Erasmusa i zostali zakwalifikowani przez macierzystą uczelnię na wyjazd za granicę - do uprawnionej partnerskiej uczelni w celu zrealizowania części studiów

lub do przedsiębiorstwa albo innej właściwej instytucji w celu odbycia praktyki. Karta Studenta Erasmusa określa prawa i obowiązki Studenta Erasmusa oraz informuje, czego

należy oczekiwać od uczelni wysyłającej, uczelni/instytucji/organizacji przyjmującej na poszczególnych etapach realizacji wyjazdu.

Komisja Europejska przyznała szkołom wyższym uczestniczącym w programie Erasmus+ Kartę Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego (Erasmus Charter for Higher Education - ECHE). Podpisując Kartę ECHE, szkoły wyższe zobowiązują się do udzielania wsparcia uczestnikom wymiany oraz uznawania okresu mobilności za równoważny z odpowiednim okresem kształcenia w uczelni macierzystej.

Ty ze swej strony zobowiązujesz się do przestrzegania wszystkich praw i obowiązków wynikających z umowy finansowej, jaką podpisałeś/-aś z uczelnią wysyłającą (macierzystą).

I. Przed wyjazdem

Po zaakceptowaniu Twojego wniosku na wyjazd w programie Erasmus+ masz prawo do wsparcia w zakresie otrzymywania informacji o instytucji partnerskiej, w której zrealizujesz program mobilności.

Masz prawo do uzyskania informacji dotyczących: procentowego rozkładu ocen w uczelni przyjmującej, wymagań wizowych, ubezpieczenia na czas podróży i pobytu za granicą, pomocy w znalezieniu zakwaterowania ze strony uczelni wysyłającej i instytucji przyjmującej/przedsiębiorstwa przyjmującego. Dane osób kontaktowych oraz inne źródła informacji o instytucji przyjmującej są wymienione w umowie międzyinstytucjonalnej podpisanej pomiędzy Twoją uczelnią macierzystą a instytucją przyjmującą.

Podpiszesz z wysyłającą Cię uczelnią macierzystą umowę na wyjazd stypendialny (nawet, jeżeli nie otrzymasz na ten wyjazd dofinansowania) oraz „Porozumienie o programie studiów”/ „Porozumienie o programie praktyki” z uczelnią wysyłającą i instytucją przyjmującą (uczelnią/przedsiębiorstwem). Dobre przygotowanie „Porozumienia o programie studiów/praktyki” jest kluczowe dla optymalnego wykorzystania mobilności, zdobycia cennego doświadczenia podczas pobytu za granicą oraz zapewnienia uznawalności akademickiej. „Porozumienie” szczegółowo określa Twój plan kształcenia (studiów/praktyki) za granicą, włącznie z liczbą punktów zaliczeniowych, które zostaną uznane na poczet programu kształcenia prowadzącego do uzyskania dyplomu uczelni macierzystej.

Po akceptacji Twojego wyjazdu, wypełnisz test biegłości językowej on-line (o ile testy z języka wykładowego lub z języka, jakim będziesz się posługiwał w pracy, będą dostępne). Wynik testu pozwoli Twojej uczelni macierzystej zaoferować Ci adekwatne przygotowanie językowe, o ile okaże się to konieczne. Powinieneś w pełni wykorzystać zaoferowane Ci wsparcie, aby podnieść swoje kompetencje językowe do poziomu rekomendowanego przez instytucję przyjmującą.

II. Podczas mobilności

Powinieneś w pełni wykorzystać możliwości oferowanego Ci kształcenia w instytucji przyjmującej (uczelni/przedsiębiorstwie), respektować zasady i przepisy obowiązujące w tej instytucji oraz dążyć do osiągnięcia jak najlepszych wyników na egzaminach i w trakcie innych form oceny, do jakich jesteś zobowiązany przystąpić.

W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możesz prosić o wprowadzenie zmian do “Porozumienia o programie studiów/praktyki”. Zmiany te mogą być wprowadzone tylko i wyłącznie w terminie określonym przez uczelnię wysyłającą i instytucję przyjmującą. Musisz uzyskać zgodę na wprowadzenie zmian do „Porozumienia o programie studiów”/„Porozumienia o programie praktyki”. Zgłoszone przez Ciebie zmiany powinny być zaakceptowane przez uczelnię wysyłającą i instytucję przyjmującą (uczelnię/ przedsiębiorstwo) w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia. Twoim obowiązkiem jest uzyskanie e-mailowego potwierdzenia zgody na zaproponowane zmiany. Także w przypadku przedłużenia pobytu wymagane jest uzyskanie – w określonym terminie – zgody oraz akceptacji programu studiów/praktyki na przedłużony okres.

Uczelnia przyjmująca/przedsiębiorstwo przyjmujące będzie Cię traktować na równi z lokalnymi studentami/pracownikami, a Ty powinieneś dołożyć wszelkich starań, aby zintegrować się z nowym otoczeniem.

Strona | 24

W czasie uzgodnionego okresu mobilności instytucja przyjmująca nie będzie pobierać od Ciebie czesnego, wpisowego, opłat za egzaminy, korzystanie z laboratoriów, bibliotek. Może jednak wymagać od Ciebie, na warunkach obowiązujących studentów lokalnych, niewielkich opłat związanych np. z ubezpieczeniem, organizacjami studenckimi, korzystaniem z różnych materiałów.

Korzystaj z możliwości działania w stowarzyszeniach/organizacjach istniejących w instytucji przyjmującej (uczelni/przedsiębiorstwie). Korzystaj z dostępnej sieci mentorów, “buddies”, oferowanej przez organizacje studenckie, np. przez Erasmus Student Network.

Twoje stypendium lub kredyt studencki uzyskany w kraju, z którego wyjeżdżasz, będzie utrzymany podczas pobytu za granicą.

III. Po zakończeniu mobilności

Masz prawo do uzyskania ze strony uczelni macierzystej pełnego uznania wszystkich pomyślnie zrealizowanych podczas wyjazdu działań, zgodnie z postanowieniami zawartymi w “Porozumieniu o programie studiów”/”Porozumieniu o programie praktyki”.

Jeżeli realizujesz za granicą studia, uczelnia przyjmująca wystawi Ci “Wykaz zaliczeń” (Transcript of Records) zawierający wykaz Twoich osiągnięć (zrealizowanych przedmiotów) wraz z przypisanymi im punktami zaliczeniowymi i ocenami (powinno się to stać w ciągu 5 tygodni po zakończeniu danej sesji egzaminacyjnej). Uczelnia macierzysta (wysyłająca), po przeanalizowaniu Twoich osiągnięć, poinformuje Cię w ciągu 5 tygodni po otrzymaniu “Wykazu zaliczeń” o wyniku uznania akademickiego. Uznane przedmioty zostaną zapisane w Twoim suplemencie do dyplomu.

Jeżeli odbywasz za granicą praktykę, przyjmujące przedsiębiorstwo wystawi Ci zaświadczenie (certyfikat) o zrealizowaniu praktyki, zawierające podsumowanie wykonywanych zadań oraz ocenę jakości Twojej pracy. Jeżeli zostało to uzgodnione w “Porozumieniu o programie praktyki”, instytucja przyjmująca wystawi Ci także “Wykaz zaliczeń”. Jeżeli praktyka nie jest obowiązkowym elementem programu kształcenia w Twojej Uczelni macierzystej, jej zrealizowanie za granicą zostanie co najmniej zapisane w Twoim suplemencie do dyplomu. Możesz także poprosić o wystawienie certyfikatu „Europass Mobility”. Uzyskanie certyfikatu “Europass Mobility” jest szczególnie zalecane w przypadku, gdy realizujesz praktykę jako absolwent.

Jeżeli język, jakiego będziesz używał za granicą jako języka wykładowego/języka roboczego w pracy będzie objęty systemem wsparcia językowego on-line, masz obowiązek poddać się testowi biegłości językowej on-line. Pozwoli to na monitorowanie Twoich kompetencji językowych nabytych podczas mobilności.

Po zakończeniu mobilności masz obowiązek wypełnić Indywidualny Raport Uczestnika (ankietę stypendysty) w celu przekazania Twojej oceny wyjazdu uczelni wysyłającej, instytucji przyjmującej, Narodowej Agencji w kraju wysyłającym oraz Komisji Europejskiej.

Skorzystaj z możliwości dołączenia do stowarzyszenia absolwentów i studentów programu Erasmus+ ("Erasmus+ student and alumni association") i dziel się zdobytym doświadczeniem z kolegami, innymi studentami, pracownikami Twojej Uczelni macierzystej, dziennikarzami. Niech inni, w szczególności przyszli studenci, skorzystają z Twojego doświadczenia.

Jeżeli na jakimkolwiek etapie realizacji Twojej mobilności napotkasz na problem:

- dokładnie go określ, sprawdź swoje prawa i obowiązki w podpisanej umowie dotyczącej wyjazdu.

- w uczelni wysyłającej i instytucji przyjmującej wskazane osoby udzielają wsparcia studentom Erasmusa. W zależności od rodzaju zaistniałego problemu, osoba kontaktowa lub inna osoba odpowiedzialna za daną sprawę w uczelni wysyłającej lub instytucji przyjmującej (w przypadku praktyki w przedsiębiorstwie przyjmującym) udzieli Ci pomocy. Dane kontaktowe tych osób znajdziesz w “Porozumieniu o programie studiów/praktyki”.

- jeżeli to będzie konieczne, wykorzystaj standardowe procedury odwoławcze stosowane w uczelni macierzystej lub instytucji przyjmującej.

- jeżeli uczelnia wysyłająca lub instytucja przyjmująca nie spełni wymagań, do których zobowiązuje ją “Karta Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego” (Erasmus Charter for Higher Education - ECHE) lub podpisana z Tobą umowa wyjazdowa, skontaktuj się z właściwą Narodową Agencją.

Strona | 25

Załącznik 4: Skala ocen ECTS wraz z odpowiednikami stosowanymi na SGH

Ocena ECTS

Ocena SGH

Opis

A 5.0 BARDZO DOBRY – wyniki znacznie powyżej średniego standardu, z niewielkimi błędami

B 4.5 DOBRY PLUS – wyniki nieco powyżej średniego standardu z pewnymi błędami

C 4.0 DOBRY – generalnie solidna praca z szeregiem zauważalnych błędów;

D 3.5 SATYSFAKCJONUJĄCY – do przyjęcia, ale ze znacznymi błędami i brakami;

E 3.0 DOSTATECZNY – praca i wyniki spełniają minimalne kryteria;

F 2.0 NIEDOSTATECZNY – punkty będzie można przyznać pod warunkiem uzupełnienia przez studenta podstawowych braków w opanowaniu materiału;

Strona | 26

Redakcja: Małgorzata Chromy, DPM

Elementy graficzne: Piotr Pieron

Dział Programów Międzynarodowych Szkoła Główna Handlowa w Warszawie

Al. Niepodległości 162, 02-554 Warszawa