Envoyer un document à plusieurs destinataires · Le publipostage consiste à envoyer massivement un document, que ce soit par mail ou par courrier, avec l'accord des destinataires

Envoyer un

document à

plusieurs

destinataires

WORD Le publipostage

Initiation à un logiciel de traitement de texte – Le publipostage

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LE PUBLIPOSTAGE : PAS A PAS

SOMMAIRE :

I - L’ENVOI DE LETTRES AVEC UNE NOUVELLE LISTE 2

1.1 - Préparer votre courrier 2

1.2 - Créer une liste 3

1.3 - Insérer les destinataires 5

1.4 - Ajouter une formule d’appel 8

1.5 - Insérer des champs de fusion 9

1.6 - Définir des règles 10

1.7 - Terminer et fusionner 12

II – L’ENVOI DE LETTRES AVEC UNE "LISTE EXCEL" 13

2.1 - Préparer votre courrier 13

2.2 - Utiliser la liste existante 14

2.3 - Insérer les destinataires 15

2.4 - Modifier la liste les destinataires 17

2.5 - Terminer et fusionner 18


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I - L’ENVOI DE LETTRES AVEC UNE NOUVELLE LISTE

Le publipostage consiste à envoyer massivement un document, que ce soit par mail ou par

courrier, avec l'accord des destinataires.

1.1 - Préparer votre courrier

Pour réaliser un publipostage (appelé aussi mailing), le plus simple consiste à :

1. Commencez par rédiger votre courrier : la date, le corps de la lettre et la signature ;

2. Supposons que vous vouliez envoyer une lettre à un groupe de personnes.

Cliquez sur l’onglet "Publipostage" situé dans le ruban. Puis cliquez sur "Démarrer

la fusion et le publipostage". Le type de document "Lettres" apparaît en surbrillance;


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1.2 - Créer une liste

1. Sélectionnez des destinataires : 3 options s’offrent à vous ;

2. Nous allons opter pour Entrer une nouvelle liste… ;


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3. Saisissez les informations concernant le destinataire dans la table.

Pour ajouter plus d’entrées, cliquez sur "Nouvelle entrée" ;

4. Personnalisez la liste d’adresses en cliquant sur le bouton "Personnaliser colonnes…"

– si nécessaire ;

5. Votre liste terminée, cliquez sur le bouton "OK". Une fenêtre nommée Enregistrer une

liste d’adresses s’ouvre. Nommez le fichier puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" ;


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1.3 - Insérer les destinataires

1. Positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez insérer

l’adresse de votre destinataire ;

Avec une enveloppe à fenêtre :

Faire 5 ou 6 sauts de ligne (avec une marge haut de 2,5 cms)

et optez pour un retrait gauche de 8,89 cms environ

2. Cliquez sur le bouton "Bloc d'adresse" pour insérer l'adresse du destinataire.

Une fenêtre "Insertion du bloc d’adresse" s’ouvre,

terminez en cliquant sur le bouton "OK" ;


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3. Vous pouvez modifier la liste de destinataires en cliquant sur le bouton "Modifier".

Une fenêtre "Fusion et publipostage : Destinataires" s’ouvre.

Puis décochez pour retirer un destinataire de la liste.

A noter que vous pouvez également affiner la liste de destinataires.

Terminez en cliquant sur le bouton OK ;


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4. Cliquez sur le bouton "Aperçu des résultats".

La première lettre fusionnée est affichée ;


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1.4 - Ajouter une formule d’appel

1. Vous pouvez insérer une Formule d’appel (voir ci-dessus).

Pour ce faire, positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous

souhaitez l’insérer, puis cliquez sur "Formule d’appel" - situé sous Bloc d’adresse

dans le ruban ;

2. Terminez en cliquant sur le bouton "OK".


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1.5 - Insérer des champs de fusion

1. Cliquez sur le bouton "Insérer un champ de fusion" ;

2. Choisissez parmi les champs de la liste.

Par exemple, le Titre, puis le Nom et enfin le Prénom


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1.6 - Définir des règles

Il peut être intéressant de définir ses propres règles afin de personnaliser la

formule d’appel.

1. Dans l’onglet "Publipostage", choisissez la règle qui vous convient ;

2. Dans l’exemple qui suit, nous allons opter pour la règle "Si…Alors…Sinon…".

Puis, étant donné que le "Titre" est variable (Mr ou Mme) nous allons créer une

règle avec ce "Nom du champ" ;


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3. Dans ma liste de destinataires, nous avions choisi le titre "Mr" pour un homme et

"Mme" pour une femme.

Donc si le "Titre" est égal à "Mr" la règle de salutation sera "Cher abonné".

Sinon, c’est une femme alors le "Titre" sera égal à "Mme " et la règle de

salutation sera "Chère abonnée".


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1.7 - Terminer et fusionner

1. Cliquez sur "Terminer er fusionner".

3 options s’offrent à vous.

2. Dans cet exemple, nous allons imprimer les documents.


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II – L’ENVOI DE LETTRES AVEC UNE "LISTE EXCEL"

2.1 - Préparer votre courrier

1. Commencez par rédiger votre courrier : la date, le corps de la lettre et la signature ;


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2. Supposons que vous vouliez envoyer une lettre à un groupe de personnes.

Cliquez sur l’onglet "Publipostage" situé dans le ruban. Puis cliquez sur "Démarrer

la fusion et le publipostage". Le type de document "Lettres" apparaît en

surbrillance;

3. Sélectionnez des destinataires : 3 options s’offrent à vous ;


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2.2 - Utiliser la liste existante

1. Nous allons opter pour "Utiliser la liste existante…"

et choisir une feuille d’un classeur excel ;

Il s’agit ni plus ni moins que d’aller rechercher le tableau excel

(le fichier puis la feuille) où figurent vos futurs destinataires.

2. Cliquez sur le bouton "OK" pour valider votre choix ;

2.3 - Insérer les destinataires

1. Positionnez le point d'insertion dans la partie de la lettre où vous souhaitez insérer

l’adresse de votre destinataire ;

Avec une enveloppe à fenêtre :

Faire 5 ou 6 sauts de ligne (avec une marge haut de 2,5 cms)

et optez pour un retrait gauche de 8,89 cms environ


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2. Cliquez sur le bouton "Bloc d'adresse" pour insérer l'adresse du destinataire.

Une fenêtre "Insertion du bloc d’adresse" s’ouvre,

terminez en cliquant sur le bouton "OK" ;


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2.4 - Modifier la liste les destinataires

1. Sélectionner la source de données ;

2. cliquant sur le bouton "Modifier".

Une fenêtre "Fusion et publipostage : Destinataires" s’ouvre.

3. Puis décochez pour retirer un destinataire de la liste ;

4. Validez votre choix en cliquant sur le bouton "OK".

A noter que vous pouvez également affiner la liste de destinataires.


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2.5 - Terminer et fusionner

1. Cliquez sur le lien "Aperçu des résultats".

La première lettre fusionnée est affichée ;

2. Vous pouvez insérer une "Formule d’appel"

(voir § 1.4 - Ajouter une formule de politesse) ;


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3. Si vous ne voulez pas insérer de nouveaux champs,

cliquez sur "Terminer er fusionner".

3 options s’offrent à vous.

Dans cet exemple, nous allons imprimer les documents.

Et maintenant, tous à vos ordis !

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