Enklare vardag 1/2015

© 2015 InsightLabpackhusgränd 7

SE-111 30 Stockholm 08-587 624 00

ENKLARE VARDAG

#1 /2015 ÅRGÅNG fem

GOOGLES GRUNDARE

SIDAN 3

LARRY PAGE

Q FROSSA

OM HEMLIGHETEN BAKOM EN FRAMGÅNGSRIK ORGANISATION

2 © 2015 InsightLab AB 08-587 624 00, www.insightlab.se

RedaktionenE-post: [email protected] utgivare: anna dyhreRedaktör: Gabriella MorathRedaktion: Thomas Nyberg, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats FrickBeställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, packhusgränd 7, 111 30 Stockholm. enklare vardags specialnummer utkommer med 4 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB.

INSIGHTLAB – EN 20-ÅRIG HR-EXPERTINSIGHTLAB GRUNDADES -95. MEDGRUNDAREN THOMAS NYBERG TÄNKTE att "CHEFER HAR JU INTE TID ATT LÄSA ALLA DE DÄR LEDARSKAPSBÖCKERNA, RAPPORTERNA OCH TIDSKRIFTERNA. DET BORDE FINNAS EN KVALIFICERAD GENVÄG TILL KUNSKAP. ETT LÄTTSMÄLT OCH HÖGKVALITATIVT KONCENTRAT AV GULDKORNEN SOM GÅR ATT ANVÄNDA OMGÅENDE för stressade chefer". MED 20 ÅRS ERFARENHET HAR VI UTVECKLAT AFFÄRSIDÉN. ENKLARE VARDAG ÄR EN AV TJÄNSTERNA DÄR HR-UPPDATERINGAR, ledarskaps-handböcker OCH INSPIRATIONSFÖRELÄSNINGAR UTGÖR NÅGRA ANDRA. läs mer om hur vi FÖRENKLAR FÖR chefer PÅ WWW.INSIGHTLAB.SE.

Har du "väntat lite" med dina nyårslöften? I såfall kan du vara nöjd.Vi har precis passerat gränsen för när gymmen återigen börjat glesas ur. När julmats-tröttheten ersatts av semmeldagen. Kanske är mars den bästa tiden på året? Våren ligger oförbrukad några veckor bort. Ljuset, gruset och de där orimligt optimis-tiska vårfåglarna som härjar loss på gråmörka innergårdar. Vi störs varken av semesterkoma eller decemberhets. Jag tror vi befi nner oss i det absolut bästa förändringsläget nu. Orken är på väg tillbaka. Semestern ännu en bit bort. Ta tillfället i akt genom att gå till botten med vad du faktiskt vill med det här året. Övningarna på sidan 8-9 hjälper dig att ta reda på just det. Annars då? Få ut max av ert teamarbete, sluta använda onödiga utfyllnadsord, våga ignorera mejlplinget och inspireras av Google-grundarens mest framgångsrika ledarskapstips. Allt detta och lite till hittar du i kommande sidor av årets första upplaga av Enklare vardag.

Trevlig läsning!

Gabriella Morath

nu är bästa tiden för förändring

HEJ!VILL DU OCKSÅ HA EN ENKLARE VARDAG?vi finns till för dig som har ONT OM TID. NUMRET du håller i din hand är en del av KONCEPTET "ENKLARE VARDAG". vårt mål är att göra dig lite bättre på ditt jobb genom att leverera kunskap du faktiskt hinner ta till dig. vARJE ÅR FÅR DU SOM ABONNENT HUNDRATALS TIPS OCH VERKTYG INOM BLAND ANNAT LEDARSKAP, KOMMUNIKATION, EFFEKTIVARE MÖTEN och kreativitet. SOM ÅRSABONNENT FÅR DU tillgång till vår unika onlinetjänst – ett sökbart bibliotek av tusentals inspirerande FÖRENKLINGSTIPS och praktiska verktyg för både chefer och medar-betare. det du behöver – när du behöver det. FÖR MER INFORMATION BESÖK WWW.INSIGHTonline.SE ELLER RING OSS PÅ 08-587 624 00.

08-587 624 00, www.insightlab.se © 2015 InsightLab 3

HEJ! LEDARSKAP Han var med och grundade Google, där en av hans viktigaste ambitioner redan från början var att dra ner på byråkratin till fördel för ökad transparens och snabbare utvecklingstakt. Vi har samlat framgångs-faktorerna bakom hans ledarstil.För att upprätthålla tempot och engagemanget hos medarbetarna har Page bland annat försökt få Google att agera mer som en start up än en etablerad organisation. Han vill snabba på beslutsfattandet på alla nivåer inom organisationen. För att lyckas med detta har han bland annat behövt göra cheferna mer tillgängliga och lagt ökat fokus på de viktigaste prioriteringarna snarare än på kvantitet. Inspireras av ledarskapsmetoderna som hjälpt Page att göra Google till vad det är idag.

Framgångsfaktor #1: ”är du chef? Sitt bland medarbetarna”Med hjälp av ett öppet kontorslandskap har Page sett till att cheferna upplevs som mer tillgängliga för medarbetarna. Blandningen av befattningar på samma yta får organisationskulturen att kännas öpp-nare samtidigt som det minskar byråkratikänslan. ”När cheferna sitter bland övriga medarbetare sänder det även signaler om att deras arbete inte är hemligt utan tvärtom angår alla”, menar Page.

Framgångsfaktor #2: ”lägg mest fokus på uppgifterna med högst potential – även om det innebär att du måste släppa andra projekt”Page har bett alla produkt- och ingenjörschefer att uppdatera honom kring sina projekt i syfte att hela tiden skära ner på onödiga uppgifter och lägga fokus på rätt saker. Det här möjliggör för medarbetarna att fokusera på de projekt som har högst potential för tillfället och ökar därmed både arbetstakten och engagemanget. Genom att löpande ifrågasätta mäng-den projekt och hålla sig informerad om enskilda

individers prioriteringar gör han det möjligt för alla att spendera mer tid på det som ger verkliga resultat.

Framgångsfaktor #3: ”vilka problem har du i dagsläget, och vad behöver du för att kunna göra ett ännu bättre jobb?”Page besöker regelbundet sina medarbetare runtom i organisationen för att fråga om deras nuvarande eventuella frågetecken och problem. Genom att ställa frågor som ”vad behöver du för att göra ett ännu bättre jobb?” och ”hur kan jag hjälpa dig att bli ännu mer effektiv?” får han förstahandsinformation kring eventuella bromsklossar, redan innan de hunnit bli ett problem.

Framgångsfaktor #4: ”inga laptops eller smart-phones i mötesrummet”Page har bett sina medarbetare att skapa nya mötes-rutiner. Dessa innebär bland annat att alla möten bör ha en bestämd beslutsfattare. Dessutom ska alla smartphones och laptops lämnas vid dörren så att deltagarna helt kan fokusera på mötet.

Källa: http://blogs.hrhero.com/oswaldletters/2011/04/08/4-tips-from-google-ceo-larry-pages-playbook/

Google-grundaren: FYRA NYCKLAR FÖR ATT SKAPA EN Snabbrörlig och framgångsriK organisation


EFFEKTIVA EGNA VANORDe färgkodar dagar, skippar möten och ”lurar” sig till momentum när de kört fast. Ta del av tipsen som hjälper några av världens mest produktiva personer att få dagarna att rulla friktionsfritt.

Jimmy Page, författare: "lyckas med dina mål – välj ut ett enda, kraftfullt ledord per år"Att sätta ett bestämt tema för varje år och sedan kanalisera detta i ett enda ord förtydligar målbilden och gör det enklare att jobba mot sina mål. Det menar Page i sin bok "One Word That Will Change Your Life". När du fokuserar på ett ord snarare än den sedvanliga listan av ambitioner och visioner blir det enligt Page dramatiskt enklare att gå från inten-tion till handling.

Carson Tate, författare: "skapa momentum och få småsaker ur världen – ha en att göra-lista med bara enkla uppgifter tillhands"I sin bok ”Work Simply: Embracing the Power of Your Productivity Style” beskriver Tate en enkel metod som inte bara hjälper dig att få småsaker gjor-da utan också kan skapa momentum när jobbet kört ihop sig. Varje vecka sammanställer hon de uppgifter hon har framför sig som tar en kvart eller mindre att genomföra. Listan bär hon sedan med sig överallt. Den kan plockas fram vid eventuell dödtid eller i syfte att komma loss när hon kört fast. "Uppgifterna på listan är relativt enkla, och att ta itu med en av dem ger dig med stor sannolikhet just den lilla ener-giboost du behöver för att fortsätta jobba med en svårare arbetsuppgift när det känns tungt", säger hon.

Katia Beaychamp, delägare, Birchbox: "sätt en svars-deadline på era interna mejl"Behöver du ibland vänta irriterande länge på mejl-svar från kollegorna? ”Ett effektivt sätt att förenkla svarsprioriteringen hos mottagaren är helt enkelt att inkludera en deadline för när man behöver få svar på

mejlet”, tipsar Beaychamp. Bonustips: skriv klocksla-get redan i ämnesraden.

Patrick Gelsinger, vd, VMWare: "färgkoda och få överblick"För en mer överblicklig vardag färgkodar Gelsinger sitt schema. Olika typer av möten har olika fär-ger, precis som olika former av arbetsuppgifter. Färgsystemet hjälper honom att läsa av sin kalender snabbare och gör det samtidigt enklare att i efterhand få koll på hur han investerar sin tid.

Adora Cheung, vd, Homejoy: "crowdsourca mötes-agendan för ökat engagemang och fokus"Inför varje möte ber Cheung sina medarbetare att lägga till mötesämnen på ett gemensamt dokument. Innan mötet går hon därefter igenom listan och prio-riterar bland de olika punkterna. Dokumentet mins-kar även risken för onödiga sidospår under mötets gång. ”Om ämnet inte finns med på dokumentet pratar vi helt enkelt inte om det", säger Cheung.

Vivian Giang, frilansjournalist inom ledarskap och organisationspsykologi: "när du behöver fokusera lite extra; omge dig med extremt pro-duktiva personer – gärna personer du inte kän-ner så väl”Om möjligt, sök upp sammanhang där högpresteran-de personer befinner sig. ”Jag upplever att min egen produktivitetsnivå ökar när jag jobbar i närheten av produktiva personer som jag inte känner så väl – mitt fokus ökar automatiskt när jag befinner mig i rätt sammanhang”, säger Giang.

Larry Page, vd, Google: "ha en 'mobildag' i veckan då du undviker datorn helt"På Google vill man bland annat öka det mobila foku-set. Därför uppmuntrar Page alla till åtminstone en datorfri dag i veckan då det även drar ner på onödigt slösurfande och överdrivet mejlande.

EFFEKTIVA EGNA VANORExpertspecial: proffsens tips – gör 2015 till ditt bästa år hittills


Jack Dorsey, vd, Square: "ge varje dag ett bestämt tema"Genom att bestämma ett visst tema för varje dag blir det enklare att arbeta fokuserat och effektivt. ”Du kommer in i momentum och får mer saker gjorda än om du duttar lite här och där”, menar Dorsey som själv bland annat använder måndagar till ledarskaps-frågor, tisdagar till produktutveckling och onsdagar till marknadsföring och kommunikation.

Dustin Moskowitz, vd, Asana: "ha en helt mötesfri dag i veckan"Moskowitz som utöver sin vd-post på Asana även var med och startade Facebook tipsar om helt en mötesfri dag i veckan. "Genom att ha 'No Meeting Wednesdays' – ett koncept vi lånade från Facebook, ser vi till att allas kalendrar är helt mötesfria åtmins-tone en dag i veckan. Det här är ett ovärderligt sätt att säkerställa att alla med jämna mellanrum får tid att arbeta ostört med sina viktigaste projekt", säger Moskowitz.

Chad Dickerson, vd, Etsy: "kom bättre ihåg alla nya kontakter du småpratat med”Träffar du mycket nya personer genom ditt jobb? Kan du ibland ha svårt att hålla koll på namn och ansikten – och minnas vad ni egentligen pratade om? Gör som Dickerson och skriv omedelbart efter mötet ner en kort notering om personen och vad ni pratade om i din adressbok. På kort tid har du samlat på dig värdefull information och kan utan problem åter-knyta till ämnet nästa gång ni ses.

Neil Patel, grundare till Crazy Egg och Hello Bar: "läs bara mejl som du hinner svara på direkt”Innan du reflexmässigt öppnar ditt senast inkomna mejl, fråga dig snabbt om du faktiskt hinner svara på det direkt. Inte? Spara det till senare, annars är risken stor att du kommer att ha läst det två gånger när du väl ska svara.

Källor: http://www.fastcompany.com/3040311/14-tips-to-make-2015-your-most-productive-year-yet http://www.stuff.co.nz/business/money/64666605/Top-CEOs-share-productivity-tipshttp://www.businessinsider.com/ceo-productvity-hacks-2013-12?op=1&IR=T

EFFEKTIVA EGNA VANOR__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________

de här sakerna vill jag fokusera på den närmsta tiden:


vad är ditt bästa tips för att uppnå en enklare och mer produktiv vardag?maria breitholtz söderström, effektivitetskonsult och grundaren bakom timefinder: fokusera på en sak åt gången, och undvik passiva avbrottVarje gång du växlar mellan olika uppgifter tappar du fokus och tröttar ut dig mentalt. Alla former av avbrott sänker i stunden vår mentala kapacitet. Försök därför att ta makten över antalet avbrott i vardagen. Jag brukar skilja på aktiva och passiva avbrott. Aktiva avbrott består av saker man själv väljer att göra som exempelvis att gå in och läsa nyheterna eller slänga ut en fråga till kollegorna. Passiva avbrott utgörs av det där mejlplinget, telefonsignalen, kollegor som kommer till dig och ställer frågor när du sit-ter koncentrerad med en uppgift. Vi kan själva påverka situationen i hög utsträckning, både när det gäller passiva och aktiva avbrott. Minimera passiva avbrott genom att sätta upp regler på arbetsplatsen så att ni då och då får arbeta ostört, och ta ansvar för hur du själv avbryter andra; kan den där frågan vänta till senare? Är du chef kan du spara enormt mycket tid och energi på att be medarbetarna samla alla sina frågor till en och samma vecko- eller dagsavstämning. Rör det sig om akuta frågor ska de givetvis kunna komma till dig som chef, men ganska mycket kan samlas till ett senare tillfälle. Det frigör tid för både dig och medarbetaren.

Anna Maria Lindell, produktivitetscoach och grundare, Advance: TA HJÄLP AV MEDVETEN NÄRVARO Att ta hand om sig själv kommer ibland långt ner på prioriteringslistan hos högpresterande personer. Ju mer vi har att göra, desto glesare tende-rar det att bli mellan tillfällena då vi ser till hur vi mår. Risken är då att hjärnor som redan går på högvarv riskerar att ”överhettas”. Därför jobbar vi med metoder för att aktivt självreglera kroppens aktivitetsnivåer. Ofta när man jobbar med något man brinner för kan det vara svårt att gå ner i varv. Lösningen för mig är att rikta uppmärksamheten från huvudet och ut i kroppen med hjälp av mindfulness, medveten närvaro. För egen del använder jag både mindfulness och autogen träning, det vill säga själv-hypnos. Två till tre gånger per dag lägger jag två minuter på självhypnos där jag hamnar i ett djupt meditativt tillstånd. Det krävs såklart en hel del övning för att komma dit, men när man väl lärt sig tekniken krävs bara ett par minuter för att uppnå stillhet och klarhet. Man tömmer helt enkelt huvudet på allt brus, det är som att få en ny dag med fräscha sin-nen. Ett tips är att använda sig av guidad mindfulness till en början.

EXPERTERNA TIPSAR


"

"

Petra Brask, tidsexpert och effektivitetskonsult: Släpp dina mentala att göra-listor EN GÅNG FÖR ALLALägg märke till din inre dialog; vad säger du till dig själv när du ska få någonting gjort? Har du fastnat i ältande? Går du och bär på för många mentala att göra-listor? Om du hela tiden går och bär på mentala att göra-listor så får hjärnan aldrig vila. Vi blir utmattade och ännu mindre motiverade till att sätta igång. Ta itu med det direkt, eller avsätt tid för när det ska göras. Rör det sig om något du inte behöver göra än på ett tag, bestäm dig för att helt släppa tankarna på det under en bestämd tid. Det är viktigt både att våga släppa sina mentala att göra-listor och ibland ta ett steg tillbaka och ge sig själv en chans till reflektion. Om det hand-lar om ett beslut du ska ta längre fram kommer du ändå undermedvetet att samla på dig mer fakta och beslutsunderlag för att enklare kunna ta beslutet när det väl är dags.

Karin Hamrin, stresskonsult och utbildare i konceptet Stressa Smart, Espiro: bryt stressen med rätt sorts mikropauserNär vi är stressade börjar vi omedvetet jobba ”osmart”. Vi försöker göra flera saker på samma gång, vi småduttar lite här och där, vi tappar priori-teringar och allt känns lika viktigt. Allt det här höjer vår stress ytterligare och vi hamnar lätt i en negativ spiral. För att bryta de här mönstren är det bland annat viktigt att ta många mikropauser. Det kan räcka med 1-2 minuter per gång för att bryta stressen. Genom att utnyttja hur vårt fysiologiska system är uppbyggt kan man hjälpa kroppen att gå ner i varv; genom att titta uppåt, le och samtidigt andas med djupa, lugna andetag så signalerar vi till exempel till kroppen att läget är under kontroll och att vi kan koppla av. Andningen styr dessutom hela vår stressreaktion och för-måga att varva ner. Jag har själv jobbat med min andning i 15 år och kan efter en del träning bryta stressen med hjälp av tre riktigt djupa, medvetna andetag.

Annika Lagerhorn, frilansskribent och konsult inom HR och ledarskap: arbeta bort negativa känslokopplingarMitt bästa tips är skaffa sig en strategi och rutin för att ta tag i negativa tankar och känslomönster. Sedan några år tillbaka har jag med framgång använt mig av en teknik som kallas 3D Mind. 3D Mind-filosofin grundar sig i att vi ofta har vissa automatiska reaktionsmönster. Rent praktiskt går 3D Mind-övningen till så att man väljer ut de tre starkaste negativa käns-lorna som man drabbas av i den givna situationen, till exempel en situation där man känner scenskräck. Därefter funderar man ut en annan neutral eller positiv situation och plockar fram de tre starkaste känslorna i denna situation. Därefter går övningen ut på att man ”blandar” de negativa käns-lorna med de positiva, för att förvirra hjärnan och luckra upp den automa-tiska känslokopplingen. Genom att använda 3D Mind-tekniken då och då kan man enkelt och effektivt beta av negativa känsloreaktioner – och det förenklar vardagen något oerhört.


Ligger nyårslöftena kvar och gnager i bakhuvudet? Det kan bero på att de inte är tillräckligt tydligt formulerade – men framförallt på att du inte tydliggört vad du verkligen vill, och varför. Den här övningen hjälper dig med det. Mer motion, nyttigare kosthållning eller helt enkelt en mer stressfri tillvaro. Helst från noll till hundra på ett par dagar. Känner du igen dig? Det kan låta som en självklarhet – men för att vi ska lyckas med våra mål måste vi först och främst gå till botten med varför vi vill nå dem.

hitta din verkliga drivkraftCarol Dweck är forskare på Stanford och har bland annat skrivit boken ”Mindset”. Hon menar att det ofta är helt lönlöst att lova sig själv saker och sedan försöka komma igång med hjälp av ren viljestyrka men utan att ha tagit reda på sina verkliga drivkrafter bakom och gjort en tydlig målplan. Möjligen funkar det ett tag, men för en hållbar förändring krävs lite mer förarbete. ”Ofta gör vi misstaget att varken visu-alisera målet eller tydliggöra för oss själva varför vi vill nå dit – vi har en bild av målet men den är alltför oklar”, menar Dweck. Genom att hitta din verkliga drivkraft bakom den livsförändring du vill uppnå hit-tar du också det bränsle som behövs för att ta dig i mål. När du vet vad du vill är det dags att rent prak-tiskt formulera din målbild. Ta hjälp av verktyget på nästa sida för att komma igång.

Bli motståndare till ”allt eller inget”-mentalitetenOfta antar vi mer eller mindre omedvetet att alltför små och obetydliga förändringar inte gör någon skill-nad i vår vardag. Tvärtom är det så att dessa små för-ändringar oundvikligen sätter igång ett momentum. Chansen är stor att det som börjar med en till synes obetydlig vana snabbt växer till en ny positiv livsstils-förändring. Även de enklaste förändringarna kan bli

svåra att komma igång med om du tar alltför stora steg åt gången. Genom att få in rutinen med små steg på vägen blir det enklare. Vill du börja springa? Börja med att fokusera på de första fem minuterna av löpturen under den första månaden. Detta inklu-derar till synes löjligt små steg som att få på sig löparskorna. Det är lätt hänt att starta rakt av med nya rutiner som bryts redan efter några dagar. Även om motivationen tillfälligt är hög så är det smartare att fokusera på den minsta möjliga förändringen i ditt dagliga mönster som kan bygga upp vanan du är ute efter på sikt.

Fokusera på processen snarare än resultatenForskarna menar att vi på en rent psykologisk nivå ofta har svårt att greppa konceptet ”förändring”. Framförallt har vi av naturen svårt för att förstå poängen med små förändringar och desto lättare för att fokusera på – och lägga vikten vid – stora vinster. Den största förändringen sker dock över tid med hjälp av små konsekventa vanor. För att en ny vana ska hålla över tid bör du därför fokusera på dina dagliga rutiner, och till en början strunta i resultaten. Tills du blivit varm i kläderna är det processen som är det viktiga.

När du inte orkar: lägg hellre ner bara en minut än att hoppa överHellre än att strunta i allt de dagar du känner dig omotiverad, hitta en liten detalj du kan göra ändå, även om det bara är en enda sak. Genom att göra något väldigt litet istället för inget alls uppnår du ändå en slags känsla av måluppfyllnad som hjälper dig att hålla igång din nya vana.

Källa: http://thoughtcatalog.com/sarah-kathleen-peck/2015/02/8-ways-to-change-your-habits/

minska trösklarna till förändring – hitta ett mål som inspirerar dig på riktigt

UTVECKLING & MOTIVATION


UTVECKLING & MOTIVATION

Gör så här:1. Börja med att se till den stora bilden – vad vill du ha uppnått om ett, tre eller fem år? Välj

ett område inom till exempel karriär, ekonomi, utbildning, familj, personlig utveckling, hälsa, kreativitet eller välgörenhet.

2. Specificera nu varför du vill nå just detta mål. På vilket sätt kommer det göra ditt eller andras liv bättre? Hur kommer det att kännas när du nått dit du vill? Hitta bränslet som hjälper dig att upprätthålla motivationen även i motvind.

3. Vad behöver du göra för att nå ditt mål ovan? Bryt ner det i mindre delmål. Sortera sedan dessa delmål utifrån hur de bör ligga i tiden. Exempel: ett år, sex månader, en månad, vecko-vis, på daglig basis.

4. Skapa nu en att göra-lista för dagen, enbart baserad på dina mål. Gå igenom denna lista inför varje arbetsdag och stryk vartefter. Genom att på detta vis ha koll både på dina större övergripande mål men framförallt bryta ner dem till dagliga uppgifter håller du koll på att du är på väg i rätt riktning.

http://www.mindtools.com/page6.html

Användning:En tydligt formulerad målbild ökar chansen att du kommer dit du vill. För att man ska nå ett mål behöver det vara tillräckligt inspirerande, konkret och uppdelat i mindre etapper. Men hur bryter man ner sina större livsmål till dagliga aktiviteter? Den här övningen hjälper dig med just detta. Mer anteckningsutrymme finns på nästa sida.

TIDSÅTGÅNG: CA 30 MINUTER

verktyg: FORMULERA ETT TILLRÄCKLIGT INSPIRERANDE MÅL – OCH TA STEG 1 IDAG

VERKTYG: KOM IGÅNG MED DITT MÅL

_________________________________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________

VARFÖR VILL JAG NÅ DETTA MÅL?

DETTA MÅL VILL JAG NÅ:

DET HÄR KAN JAG GÖRA REDAN IDAG FÖR ATT TA ETT STEG I RÄTT RIKTNING:


__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________

DINA ANTECKNINGAR


HÄLSA & VÄLMÅENDEDINA ANTECKNINGARSTOP-metoden räddar dig från stressiga situationerI sin bok "Overworked and Overwhelmed" tipsar Scott Eblin om ett antal metoder och verktyg för att undvika utmattning och överarbete. STOP-metoden – som står för ”slow down”, ”take three deep breaths”, ”observe what needs to be done most” och ”proceed” – är ett enkelt koncept att komma ihåg att ta till när en uppgift känns överväldigande.

Källa: http://www.fastcompany.com/3040311/14-tips-to-make-2015-your-most-productive-year-yet

Kan inflammationer och rubbningar i bakteriefloran även påverka vårt psykiska mående? Idén om att mikrober i kroppen kan påverka hjärnan och vårt psykiska mående är just nu högaktuell i forskningsvärlden. Vissa forskare menar att bakteriefloran kan påverka neuroner i tarmarna, och i och med detta reglera hur vi mår både fysiskt och psykiskt. För inte länge sedan trodde man att hjärnan var ”avskärmad” från resten av kroppen och därmed skyddad från infektioner och inflammationer. I och med att denna uppfattning börjat luckras upp tror nu allt fler forskare på att depressioner och andra psykiska störningar kan ha kopplingar till både infektioner alternativt rubbningar i vår bakterieflora. Det finns rapporter som tyder på att patienter med bland annat diagnosticerad depression blivit bättre av att ta probiotika, det vill säga kosttillskott innehållande goda bakterier i syfte att återställa bakteriefloran. Än så länge finns inga godkända bevis för vare sig det ena eller det andra, men att hjärnan och tarmsystemet är direkt länkat till varandra är sedan länge ett väl omskrivet ämne.

Källa: http://www.bostonglobe.com/magazine/2014/10/09/probiotics-brain/DnnE6myX75vTfK6U3aolQP/story.html

Forskare: probiotika kan hjälpa mot depressioner


EFFEKTIVA TEAM

Forskning visar att teamet oftast tar bättre gemensamma beslut än vad varje person hade gjort för sig. För att detta ska stämma måste dock ett antal faktorer klaffa. Vi har samlat forskningsresultaten som hjälper er att få ut det bästa av både teamet som helhet och varje individ för sig.Rätt slags teamarbete är oslagbart – men att samla ett gäng kompetenta, välkommunicerande indivi-der leder inte per automatik till ett bra samarbete. Polarisering, grupptänk och omedveten påverkan är tre riskfaktorer som i värsta fall kan göra att teamar-betet helt förlorar sin poäng. Forskning visar hur du undviker problematiken.

Säkerställ att varje persons ursprungliga åsikt är deras egenEn av teamets viktigaste funktioner är som bekant att varje medlem bidrar med unika kunskaper och perspektiv till gruppen. Forskning visar att gruppens bedömningsförmåga generellt sett är bättre än varje individs bedömningsförmåga i sig. Detta gäller dock enbart när varje person först får bilda sig en egen uppfattning innan de diskuterar frågan med de övri-ga. Med andra ord är det viktigt att tillvarata varje individs personliga, opåverkade åsikt innan gruppen börjar diskutera med varandra. En undersökning

från 2011 visade just detta; gruppens gemensamma förmåga att fatta rätt beslut underminerades när varje teammedlem först gavs chansen att justera sin åsikt utifrån de andras input. Undvik detta genom att be varje teammedlem skriva ner sina åsikter och funde-ringar innan gruppdiskussionens början.

Värdesätt EQ framför IQ Forskning visar att ett teams framgång inte nödvän-digtvis är kopplad till varje medlems individuella intelligens eller kompetens inom området. De grup-per som visat sig särskilt framgångsrika har fram-förallt karaktäriserats av individer som varit särskilt skickliga på att läsa av varandras känslor.

Undvik polarisering – ta in nya teammedlemmar med jämna mellanrumNär samma personer arbetar tillsammans under för lång tid finns risken att teamet som helhet alltmer övergår till ”grupptänkande”. De olika åsikterna inom gruppen riskerar dessutom att bli överdrivet polariserade, vilket på sikt kan göra teamets slutsatser mer eller mindre bortkopplade från verkligheten. Ett effektivt sätt att förebygga denna situation är att löpande omgruppera och byta ut medlemmarna i teamet. Forskning visar dessutom att vi i team där vi känner varandra väl förvisso upplever oss vara mer kreativa – men att vi generellt kommer på fler och bättre idéer i nya team.

Källa: http://99u.com/articles/7285/5-evidence-based-

Forskning: så FÅR NI UT MAXIMALT AV ATT JOBBA I TEAM


EFFEKTIVA TEAM KOMMUNIKATION

När vi lyssnar på någon som konsekvent liksom använder sig av ett eller flera utfyllnadsord tenderar vi att typ anta att personen är, eh, liksom osäker på sin sak. Här är tipsen som hjälper dig undvika ord som ”eh” och ”liksom”.Utfyllnadsord behöver inte vara ett problem så länge de används i lagom dos – dock är det lätt att hamna på repeat vid tillfällen då man är trött, ofokuserad eller oförberedd. Vid tillfällen då du märker att du faller tillbaka på ett och samma uttryck kan du ta till följande knep:

Lägg märke till när och hur du använder utfyllnadsordBörja notera hur du pratar i olika situationer och sin-nesstämningar. Du kan till och med gå så långt som att i övningssyfte spela in vissa möten eller samtal för att få en objektiv bild av din retoriska situation. Att lyssna på sig själv kan kännas märkligt men det är samtidigt ett effektivt sätt att identifiera eventuella retoriska missar och ovanor som annars slunkit förbi.

Fokusera på rytmen när du pratar och ”bunta ihop” dina meningar så utfyllnadsorden inte får platsNär du förbereder en presentation eller ett föredrag

kan du undvika både oavbrutet prat och osamman-hängande meningar genom att ”bunta ihop” det du säger och sedan lämna en paus mellan varven. Presentationsexperten Olivia Mitchell beskriver för-delen med metoden: ”när du buntar ihop det du har att säga och sedan regelbundet lägger in en tyst paus kommer du in i en viss rytm. När du hittat rytmen försvinner eventuella utfyllnadsord oftast av sig själv”.

Håll ögonkontakt med publikenUtfyllnadsord och mummel är något vi oftast använ-der oss av när vi tittar på en neutral punkt. Det känns mindre naturligt att svamla samtidigt som vi tittar någon in i ögonen.

Planera dina övergångar i förväg – ha ett antal inövade fraser att ta tillOfta använder vi utfyllnadsord när vi vill signalera till publiken att vi inte pratat klart, men samtidigt behöver några sekunders eftertanke. Det här kan fungera i lagom dos, men ett snyggare och smidigare sätt att sköta övergångarna är att bestämma sig för ett antal standardfraser att ta till vid dessa tillfällen, som till exempel ”vilket leder vidare till”, ”på tal om det” eller ”om vi återgår till”.

Källa: http://www.forbes.com/sites/work-in-pro-gress/2014/12/17/four-ways-to-stop-saying-um-and-other-filler-words/

Sluta använda onödiga utfyllnadsord – i fyra enkla steg


INFO-ÖVERFLÖDETVi ställs dagligen inför mer information än vi kan hantera, samtidigt som vi försöker hålla koll på informationen med system och verktyg anpassade för eran innan datorerna kom in i bilden. Det menar neuroforskaren och författaren Daniel Levitin, som i sin bok "The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload" beskriver några fundamentala men bevisat effektiva meto-der för att hålla informationsöverflödet på en armslängds avstånd.Levitin har med hjälp av forskning kommit fram till ett antal metoder som anpassade till dagens informa-tionssamhälle kan hjälpa oss att bli mer fokuserade och produktiva samtidigt som stressnivån minskar:

"Återställ" hjärnan med jämna mellanrumNär tankarna börjar vandra mitt i en uppgift är det ofta hjärnans sätt att automatiskt "återställa" sina funktioner för att skapa återhämtning och hitta nya perspektiv. När du märker att detta händer bör du skifta fokus eller koppla av en stund; ta till exempel en powernap eller meditera i tio minuter.

Håll dina att göra-listor utanför huvudetAnvänd dig av fysiska påminnelser – ställ tränings-väskan vid ytterdörren eller lägg fram en viss mapp mitt på skrivbordet med material du bör prioritera nästkommande dag. Genom att avlasta minnet mins-kar du risken att alla dessa små saker skapar kaos och förvirring.

Använd dig av indexkort istället för listorAtt skriva en klassisk att göra-lista är inte alltid det mest effektiva sättet att sortera bland dina priori-teringar – problemet är att du inte sällan behöver läsa igenom hela listan gång på gång. Med hjälp av indexkort kan du enklare prioritera dina viktigaste

uppgifter genom att lägga det viktigaste kortet överst i högen – en metod som bland annat används av Sheryl Sandberg, operativ chef på Facebook.

Ta en tiominuters-paus mellan olika typer av uppgifter för att sammanfatta eller förberedaIstället för att planera in uppgifter och möten direkt på varandra, lägg in tio minuter emellan för att skriva ner dina tankar, vad som hänt och vad som behöver göras härnäst. Levitin understryker vikten av att gradvis låta hjärnan skifta fokus mellan en uppgift till en annan – alltför tvära kast gör oss lätt mentalt över-belastade och överväldigade. "Blir du avbruten mitt i en uppgift, gör några korta anteckningar om var du befann dig. Det kan tyckas överflödigt i stunden men avlastar hjärnan när det är dags att återuppta uppgif-ten", säger han.

Uttjatat men effektivt: säg "nej" – till andra och till dig självMöjligen det mest uttjatade tipset av alla men stän-digt aktuellt; förutom att säga nej till uppgifter du faktiskt inte hinner med, börja säga nej till den där rösten i ditt huvud som säger att du bör hålla koll på flera saker samtidigt. Låt till exempel bli att läsa mej-len så fort den dimper ner i inkorgen.

Källa: http://quickbase.intuit.com/blog/2015/02/09/daniel-levitin-on-how-to-conquer-information-overload/

Experten: så behåller du lugnet i informationsstormen


INFO-ÖVERFLÖDETsmarta sidor för din utvecklingVill du hålla hjärnan igång samtidigt som du lär dig något nytt? Här listar vi några riktigt bra förslag.www.vocabulary.comEn sida som på ett snabbt och roligt sätt hjälper dig att förbättra din engelska.

www.coursera.orgCoursera är ett utbildningsföretag som tillsammans med några av värl-dens främsta universitet och organisationer erbjuder helt gratis webbkur-ser för vem som helst.

www.speeder.comSpeeder är ett gratis speedreading-program som är designat för att för-bättra din läshastighet.

www.ted.comIngen kan väl ha missat TED där världens mest framstående forskare, experter och tänkare får högst 18 minuter på sig att berätta allt de kan om sitt ämne.

www.howstuffworks.comEn prisbelönt kunskapskälla via Discovery Communications där du kan få reda på hur i princip vad som helst fungerar. Allt från mobiltelefoner till kärnvapenkrig, insomnia eller rymden. Finns även som podcast för den som fastnar för konceptet.

Källa: http://www.lifehack.org/articles/productivity/15-websites-that-make-your-time-spent-the-internet-productive.html

APPAR & TEKNIKsidan som hjälper dig att Göra "ingenting" i två minuterMindfulness på kontoret i all ära – alla som har testat vet att det kan vara en relativt svår utmaning att göra ”ing-enting” i två minuter. Särskilt när man sitter på jobbet med orimligt många olästa mejl i inkorgen. Sidan ”Do nothing for 2 minutes” hjälper dig med detta. Vad sägs om två minuters havsutsikt och våg-skvalp? En ticker visar hur länge du lyckats sitta stilla utan att röra datorn. Fuskar du börjar den om.

Källa: http://www.donothingfor-2minutes.com

Handle – få koll på ditt livHandle – som för närvarande enbart är kompatibel med Gmail – beskri-ver sig som en motkraft till informationsöverflödet och din rädsla att inte få saker gjorda i tid. Genom att lägga in din inkorg, att göra-lista och kalender i en och samma app gör Handle det möjligt att smidigare hålla koll på allt via en och samma kanal. I appen har du bland annat tillgång till en översiktlig att göra-timeline där du kan prioritera bland dina uppgifter. Det går att hantera dina mejl med funktionen ”email actions” där du med ett swipe kan omvandla ett mejl till en punkt din att göra-lista eller till ett möte. Det går även att lägga in påminnelser kopplade till en viss tid eller plats och gruppera dina att göra-listor bland olika projekt. Handle är gratis och finns på App Store.

Källa: https://itunes.apple.com/us/app/handle-to-dos-+-email-+-calendar/id766063605?mt=8

2


Läs mejlen på dina villkor med konceptet Yesterbox

Sitter du som många andra fast i en oändlig loop av inkommande mejl? Att hela tiden behöva agera på det senaste i inkorgen är en stark stressfaktor – inte minst eftersom mängden varken går att förutse, kontrollera eller pausa. Yesterbox kan vara lösningen på problemet.Zappos vd Tony Hsieh tröttnade på situationen och löste problematiken med ett system han kallar för ”Yesterbox”. Systemet förutsätter att mejlet kan ligga obesvarat 24 timmar och innebär således att du varken får läsa eller agera på några av dagens inkommande mejl. Stäng av notifikatio-nerna eller strunta helt i mejlplingandet. Istället gör du om gårdagens inkomna mejl till en att göra-lista som du betar av vid ett eller flera lämpliga tillfällen under dagen. Med hjälp av Yesterbox-tänket vet du till skillnad från de som konstant terroriseras av mejlplingandet exakt hur många mejl du har att göra med under dagen. Du slipper stressen av ständig påfyllning i inkorgen och behöver inte heller bli störd mitt i arbetsuppgifterna av inkommande mejl – de är ändå avsedda för mor-gondagens att göra-lista. Systemet funkar givetvis inte lika bra när det kommer till mejl som behöver omedelbart svar, men ”antalet mejl som inte kan vänta 24 timmar är ofta färre än du tror”, menar Hsieh.

Källa: http://www.businessinsider.com/ceo-productvity-hacks-2013-12?op=1&IR=T

”Gilla” mejl med appen BoxerMejl-appen Boxer vill göra ditt smartphonemejlande enklare, socialare och mer intuitivt. Med Boxer – som fungerar för Gmail, Outlook, Exchange, Yahoo, iCloud, AOL och IMAP – kan du hantera ett eller flera konton i en och samma inkorg. Precis som sin föregångare Mailbox innehåller Boxer en rad swi-pefunktioner; dra åt vänster för att arkivera ett mejl, ännu längre åt vänster för att radera det, eller dra åt höger för att komma åt ”actionmenyn”. Denna erbjuder ett antal boxar som gör det enkelt att manövrera varje mejl. Med Boxer kan du bland annat ”gilla” ett mejl (avsändaren får då ett mejl med information om att du gillat det), eller sätta etiketter och överföra till att göra-listan. Boxer kostar 49 kronor och finns att ladda ner på App Store.

Källa: http://www.everythingicafe.com/best-email-apps-for-iphone/

E-POST


E-POST MÖTENAppen Where Art Thou – när du vill vara säker på att mötet blir av i tidWhere Art Thou är en ny mötesapp som är tänkt att förenkla själva mötespro-cessen genom att minska överflödig kommunikation kring tid och plats. Den går att använda två och två eller i större grupper. Genom att ta emot eller skicka ut en mötesförfrågan kan du sedan med hjälp av Google Maps se exakt var ditt sällskap befin-ner sig – praktiskt vid tillfäl-len då det är extra viktigt att alla anländer samtidigt eller i tid. Det går dessutom att chatta direkt i appen. Du bestämmer själv vem som ska få se var du befinner dig och kan stänga av eller sätta på platsfunktionerna när du vill. Appen är tills vidare bara tillgänglig som betaversion, och du kan registrera dig för denna på www.wherearthou.com.

Källa: http://newswithchai.in/2015/02/14/go-places-with-where-art-thou-the-new-mee-ting-app-from-india/

Bannlys sidospår, uppmuntra åsiktssplittringar och foku-sera på färdiga lösningar istället för idéer. Brukar du fastna i utdragna möten som försenar arbetsprocessen snarare än ökar produktiviteten? Du är inte ensam.Faktum är att diskussioner som drar ut på tiden eller sidospår som aldrig leder till något annat än 20 minuters kortare lunch har blivit vardag för många. Här är motgiftet för den möteströtta.

Viktiga beslut? Bjud in folk som kan argumentera för sin sakHandlar det om ett beslutsfattande möte? Tänk som mötesledare till några varv extra innan du bjuder in samma gäng som vanligt. Hur ser gruppdynamiken ut? Brukar vissa prata mer än andra? Finns det många som oftast håller med utan att säga sin mening? För att få större utväx-ling av mötestiden, se till att bjuda in personer med motsatta åsikter som inte heller är rädda för att säga vad de tycker. Ju fler ”beslutsfattare” med skilda åsikter desto bättre. Ingen vinner på ett möte där alla håller med varandra och läget förblir status quo.

Ha en ”sidospårslåda” mitt på konferensbordetHamnar ni ofta på sidospår? Även om det bara stjäl ett par minuter är det lätt att tappa fokus från huvudämnet. Bestäm er istället för att ta upp ett begränsat antal frågor per möte. Kommer man på ett intressant sidospår eller ytterligare frågeställningar och idéer under mötets gång kan man skriva ner dem på en post-it och lägga i ”sidospårslådan”.

Idéer är bra – men satsa på färdiga lösningarSatsa på att ligga steget före. Har du en lista på idéer till nästa möte? Jobba igenom de viktigaste ett varv till, och ta reda på så mycket prak-tisk information kring dem som möjligt. Som mötesledare kan du dela in idéer i olika stadier, där de mest genomarbetade möjliga lösningarna prioriteras.

Källa: http://www.hongkiat.com/blog/meeting-tips/, Forbes

Tre faktorer som gör mötet meningsfullt


Gör så här:1. Klipp ut korten till höger eller gör egna liknande men med aktuella frågeställningar

kring den process/produkt ni jobbar med för tillfället.2. Dela ut ett kort till varje teammedlem och be dem läsa frågan. 3. Instruera sedan teammedlemmarna att ha kortet och en penna inom räckhåll under

kommande 24 timmar, till exempel i fickan eller plånboken.4. Varje person ska sedan fylla i eventuella tankar och idéer som dyker upp alltefter-

som – även om de handlar om saker som inte är direkt länkade till frågan på kortet. Poängen är att teamet uppmuntras att fånga idéerna när de kommer – om det så händer mitt i natten. Kommer de inte på något alls spelar det ingen roll. Tanken är att släppa kreativiteten fri genom att inte ge sig ut och jaga efter idéerna, utan att låta dem komma när/om de kommer.

5. Håll ett uppföljningsmöte dagen därpå och dela med er av idéerna som dykt upp under dygnet som gått.

Källa: http://www.brighthubpm.com/resource-management/117752-exercises-and-games-to-inspire-creativity-in-a-team/

Användning:Det är sällan vi får våra bästa idéer under själva mötet – eller ens på kontoret. Den här övningen hjälper er att släppa stressen över att komma på något på en gång. Genom att bära runt på en fysisk påminnelse startar en undermedveten idéprocess som ökar chansen att ni hittar nya infallsvinklar inom ett aktuellt projekt.

övning: Fånga teamets idéer – även utanför kontoret

TEAMVERKTYGTIDSÅTGÅNG: CA 30 MINUTER


TEAMVERKTYG KLIPP UT & FYLL IPRODUKTEN/PROCESSEN PÅMINNER OM...

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

PRODUKTEN/PROCESSEN ÄR OLIK...

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

PRODUKTEN/PROCESSEN SKULLE FUNGERA BÄTTRE OM...

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

PRODUKTEN/PROCESSEN SKULLE INTE FUNGERA OM...

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

PRODUKTEN/PROCESSEN ÄR VIKTIG FÖR ATT...

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

PRODUKTEN/PROCESSEN ÄR MINDRE VIKTIG FÖR ATT...

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

PRODUKTEN/PROCESSEN SKULLE VARA ENKLARE OM...

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

PRODUKTEN/PROCESSEN SKULLE VARA SVÅRARE OM...

____________________________________________________________________________________________________________________________________________


Documents

Enklare vardag 1/2015