Email Campaigns FAQs and Detailed Instructions 

  

        

 

 

FAQs  

 1. How many emails can I send at one time? 

­ You can send up to 500 emails at a time.  

2. How many emails can I send per day? Are there any limits? ­ Please consult this help article from Google. For the vast majority of organizations, the limit is sending 500 emails at a time, with a maximum of 2,000 per day. Your company may be different, so contact your Google Apps admin to find out more. WARNING: You may be prevented from sending emails if you exceed the daily limit ­­­ so be careful!  

3. How do I create a list view in Salesforce? ­ Please consult this help article from Salesforce. We recommend that you limit the number of contacts/leads in your list view to under 2,000 to keep it manageable for using mass email.  

4. Can I include attachments, images, or links in my message using the Cirrus Insight template editor? 

­ Currently, you are not able to send an attachment with a Salesforce email template. But, we plan to release an update to our template editor to allow for links and images to be included in your messages. In the interim, please edit the template in Salesforce and include your link or image.  

5. How long does a campaign take to be created? ­ It varies depending on the campaign. If you’re sending emails out to 50 people, it will take less time than sending emails to 500, as we have to individually create each message.  

6. Where will my campaign be created? How do I access it? ­ It will be created in the folder/label of the same name as the campaign in Gmail. Just click on the label to be taken to the campaign overview screen.  

7. How do I report on my campaign? I want to find out how many people opened/clicked/replied to my messages. 

­ You’ll need to have Cirrus Analytics installed in your Salesforce org. If you’re tracking emails and logging them to Salesforce, the tracking information will be added to each record in Salesforce. You can then create custom reports in Salesforce to see engagement statistics.     

1 

 

8. Can I use a list view that contains a Filter By Campaign filter? ­ At this time, this isn’t supported. We are currently working on incorporating this type of filter, but for the moment, your list view filter logic cannot include Filter by Campaign.  

9. How do I exclude contacts or leads who have opted­out from receiving emails? ­ If the standard Email Opt Out field is visible on the contact and lead layouts in Salesforce, you will be able to check a box during the campaign creation process to opt those contacts/leads out of the campaign. Admins can also set this up in the account management dashboard.  

10. Does the Email Campaign feature support email addresses that are not found in the standard Email field in Salesforce? 

­ Currently, you are able to send campaign emails to the standard Email field on a lead/contact. 

 

  

     

    

  

2 

 

Instructions to Create an Email Campaign 

 1. To begin, click the blue Campaign button in your Gmail:  

  

 2. Type a name for your campaign in the Campaign Name input field:  

 

3 

 

3. Determine if your campaign will target Leads or Contacts by selecting either option:  

Note: You cannot send a mass email to a combination of leads and contacts. You’ll want to create two separate campaigns to do that. 

 

  

  4. Select the Salesforce list view you wish to utilize:  Note: For more information on Salesforce list views, please consult this help article. We recommend that you use a list view containing less than 2,000 leads or contacts to make the filtering process easier. 

 

   

4 

 

5. Next, choose the Contacts or Leads you’d like to send your mass email to.  You can click the box next to a specific contact/lead to select/deselect it, or you can click the top left box to select up to 100 at a time. To see the next group of 100 contacts/leads, click Next Page. Once you’re done, click the blue Continue button:  Reminder: You can send up to 500 emails at a time. 

 

  

      

5 

 

 6. Create the text of your message using the built­in text editor. Alternatively, you can select an existing template. If you’d like to use an existing template, click the Use Existing Template button in the top right corner of the window:  Note: If you’re writing your own message, you’ll have the option to save your message as a Salesforce template, as well.  

  7. Select the folder where your template exists: 

 

 

6 

 

8. Choose a specific template from the list:  Note: You can click the “Edit” button to make alterations to existing templates. You’ll also notice the open rate percentage next to a template, which provides you with information on the likelihood of a given template being opened by recipients ­­ based on historical data. 

 

   9. Cirrus Insight will then present a preview of your message. If you’re satisfied, click Continue to start the campaign creation process.   Note: If you see something that needs to be changed, simply click the Back button at the lower left and make the needed revision. 

 

   

7 

 

10. Cirrus Insight will begin creating the campaign. This should take just a few moments:  

  

 11. Cirrus Insight will now create your email drafts. They’ll be put into a Gmail label/folder with the same name as the Campaign name that you chose earlier.   Note: This may take a few minutes, especially as you approach the 500 email limit per campaign. You can watch the progress on the screen shown below, but feel free to use your email as normal while the campaign is being created. 

 

 

8 

 

12. Cirrus Insight will send a notification email to you once the creation process of your campaign is completed.  In the email, you will be presented with the total number of messages that were created and, if necessary, the number of messages that have incomplete information*.  *Note: Specific emails may be missing Salesforce merge information. This can be due to an absence of data in referenced fields within the corresponding records in Salesforce. In place of the missing data, an underlined blank space is inserted and looks like this  “______”. You will be provided an opportunity to add the needed information before the emails are sent. 

 

 

9 

 

13. Some messages may be incomplete due to information missing in Salesforce when the merge process was occurring. In such instances, the Stats for your Campaign section will state how many emails are affected.  They can be reviewed by clicking on the relevant label/folder in Gmail to be taken to the campaign overview: 

  

 14. Now it’s time to choose your sending options. You can set your email campaign to:  

● Add all emails to Salesforce ● Track the emails ● Schedule to send emails on a specific date/time ● Send a follow­up notification for each email 

 If Tracking is set to on and the Salesforce Cloud icon is a blue color, your emails will be saved to Salesforce and tracked for opens: 

 

   

10 

 

15. Click the blue Send All button to send your campaign emails out to all your recipients.   Note: If you’ve selected a later date or time for them to be sent, clicking Send Later will finalize setting the schedule and the emails will actually be sent as you’ve specified. 

 

  16. At this point, you may have emails that need to be reviewed before you can send them. Cirrus Insight will not send emails that have the “Review” label on them. To send those emails, you’ll need to edit them before Cirrus Insight will send them.  Click the Review button to see the emails requiring editing:  

   

11 

 

17. You’ll notice the emails are labeled with the name of your campaign and the review tag. Click on a specific email to open up its draft version: 

 

  

 18. Edit the areas where data was not present in Salesforce and therefore could not be merged (as denoted by the underlined blank spaces). Input the appropriate text or numbers.  Pro tip: You may want to access the corresponding records in Salesforce and update them with the needed information. 

 

12 

 

19. Once you’re done editing the draft, click either the Send or Send Later buttons on the draft. This will bring up a tooltip that will prompt you to remove the Review label on the message. If you click the Send button, the message will be sent immediately. If you click the Send Later button, your message will be sent at the specified time: 

 

  

 20. When you’ve completed all the needed edits, click the View all button to return to the Campaign Overview screen: 

 

 

13 

 

21. In the screenshot below, all the emails have been successfully sent out. The campaign data and related emails can be accessed at any time by selecting the appropriate label/folder in Gmail: 

 

 

14