Aprob,

Director General

Elena – Alexandra DOBRE

CAIET DE SARCINI

SERVICII DE ORGANIZARE PROIECT

“DECEMBRIE MAGIC…”

Prezentul caiet de sarcini constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către

fiecare ofertant propunerea tehnică și cea financiară. Caietul de sarcini conţine specificaţii

tehnice. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.

Se vor lua în considerare doar ofertele care presupun asigurarea cerințelor minimale din Caietul

de sarcini.

1. Informaţii generale

1.1. Autoritatea Contractantă/ Beneficiar: Centrul pentru Seniori al Municipiului Bucureşti

1.2. Date despre beneficiar:

- Sediu: Municipiul București, Str. Constantin Mille nr. 10, sector 1, cod poștal

010142;

- Adresa de corespondență: Municipiul București, Bulevardul Basarabia 37-39, Sector 2,

(Național Arena București – Sector 114).

1.3. Sursa de finanțare a achiziției: Bugetul local

1.4. Denumire achiziție: Servicii de organizare evenimente – proiectul ,, DECEMBRIE

MAGIC...” în perioada 10 – 14 decembrie 2018;

1.5. Scurtă descriere: Serviciile solicitate în prezentul caiet de sarcini sunt destinate bunei

desfășurări și organizări a proiectului ,, DECEMBRIE MAGIC…” în perioada 10

decembrie 2018 – 14 decembrie 2018, în intervalul orar 16.00 – 19.00 zilnic, pentru un

număr total de beneficiari de 1000 persoane, reprezentând persoane cu vârsta de

minimum 50 de ani, cu domiciliul sau reședința în Municipiul București, conform ROF

CSMB.

Proiectul constă în organizarea unei serii de 5 evenimente, care au ca temă promovarea

obiceiurilor și tradițiilor specifice acestei sărbători, împărtășirea relevanței Crăciunului în

rândul seniorilor bucureșteni și crearea unui bun prilej de socializare, de recreere și

petrecere a timpului liber într-un cadru specific de sărbători.

Evenimentele vor avea loc în datele de 10 decembrie 2018, 11 decembrie 2018, 12

decembrie 2018, 13 decembrie 2018 și 14 decembrie 2018 și se vor desfășura într-un

spațiu de evenimente, cu o capacitate de 200 de locuri, dotat cu sistem de sonorizare și

care să ofere posibilitatea de servire a mesei.

Prin conținutul lui, proiectul oferă seniorilor posibilitatea întâlnirii cu atmosfera tipic

românească a sărbătorilor de altădată, prin programul variat care va pune accent pe

tradiții și obiceiuri specifice acestei perioade: obiceiul colindatului în cete de colindători,

grupuri de mascați cu datini străvechi, care se întâlneau odinioară pe ulițele satelor

precum Ursul, Capra, Plugușorul , Sorcova sau Moșii și Babele și interpreți ai cântecul

românesc.

2. Obiectul caietului de sarcini

Obiectul achiziţiei publice îl reprezintă achiziţionarea de servicii de organizare evenimente

(Servicii de închiriere spațiu evenimente, dotat cu mobilier și sistem de sonorizare; Servicii de

intermediere a contractelor artiștii stabiliți de comun acord cu reprezentanții CS-MB, Servicii

achiziționare și livrare premii; Servicii profesionale foto și video; Servicii de catering și servire

a mesei).

Prestatorul va oferta servicii de organizare evenimente care să îndeplinească următoarele

specificații tehnice, astfel:

a. Eveniment public, cu acces pe baza listelor de înscriere furnizate de către CS-MB, adresat

seniorilor bucureșteni, având drept public țintă, persoanele cu vârsta începând de la 50 de

ani.

b. Perioada: 10 decembrie 2018 – 14 decembrie 2018, în datele de : 10 decembrie, 11

decembrie, 12 decembrie, 13 decembrie și 14 decembrie 2018

Notă:

1. Specificațiile tehnice definite în cadrul prezentului Caiet de sarcini corespund

necesităților și exigențelor minimale ale autorității contractante. Toate specificațiile și

cerințele menționate și solicitate în cadrul prezentului Caiet de sarcini se consideră a fi

însoțite de mențiunea „sau echivalent”.

2. Specificațiile tehnice care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu

special, o marcă de fabricație sau comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație

sunt menționate doar pentru a identifica cu ușurință tipul de produs și nu au ca efect

favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse.

Aceste specificații vor fi considerate cu mențiunea „sau echivalent”.

3. Condiții tehnice

1. SERVICII DE ÎNCHIRIERE SALĂ EVENIMENTE ȘI DOTARE/ AMENAJARE

SPAȚIU

Se vor asigura servicii de închierere spațiu de evenimente, într-o locație din București – Ilfov, cu

ieșire la lac, spațiu deschis cu curte ( Park Lake Mogoșoaia sau echivalent ), care să permit

primirea colindătorilor afară, conform obiceiului străbun. Spațiul de evenimente trebuie să aibă o

capacitate de 200 persoane, să fie dotat cu mobilier ( mese rotunde de 10 persoane, acoperite cu

fete de masă albe, scaune ), aer condiționat, sistem de sonorizare și să permită servirea mesei și

susținerea concertului artiștilor invitați.

Operatorul economic va propune 2 locații pentru desfășurarea proiectului, din care se va stabili o

locație de comun acord cu reprezentanții CSMB.

Spațiul trebuie pus la dispoziția achizitorului în ziua desfășurării evenimentului, cu cel puțin 2

ore înaintea începerii evenimentului.

Spațiul trebuie să fie dotat cu grupuri sanitare utilate corespunzător și personal pentru curățenie,

În incinta imobilului ofertat spre închiriere să existe permisiunea/ autorizația amplasării a 2

rollup-uri cu dimensiunea 85*200 cm

Spațiul destinat evenimentului trebuie să dispună de o zonă special amenajată pentru invitați

(artiști si ansamblul folcloric), dotată cu sistem de sonorizare, conform următoarelor specificații:

INSTALAȚIE DE SUNET

Boxe de amplificare;

Boxe de control

microfoane wireless;

Mixer de sunet,

ACCESORII

Sisteme de protecție pentru cabluri electrice si de sunet;

Stative, conectică și accesorii;

PERSONAL TEHNIC ȘI TRANSPORT ECHIPAMENTE

Personal tehnic calificat pentru montarea, demontarea și operarea echipamentelor de

sunet și electrice;

Transport echipamente și personal tehnic în și din locație.

2. SERVICII DE TRANSPORT RUTIER

În cazul în care, locația propusă de operatorul economic este în afara Bucureștiului, se va asigura

transportul cu autocarul, la sala de evenimente, pe ruta București ( cea mai apropiată stație de

metrou de localitatea de destinație ) – localitatea de destinatie, ( sala de conferințe/evenimente),

cu o oră înainte de începerea evenimentului şi retur localitatea de ( sala de conferințe ) -

București ( cea mai apropiată stație de metrou de localitatea de destinație ).

Pentru transport, se vor pune la dispoziţie mijloace de transport autorizate să asigure transportul

participanților ( 200 de personane/eveniment ) în condiţii de maximă siguranţă, confort optim,

mijloace de transport care să fie în perfectă stare de funcţionare, dotate cu aer condiţionat.

Operatorul economic va prezenta anexat ofertei financiare licența de transport, în conformitate

cu prevederile legale în vigoare. În situaţia în care pe traseul parcurs vor apărea defecţiuni ale

mijloacelor de transport sau orice alte situaţii neprevăzute (accident etc.), care pot impiedica

continuarea traseului conform graficului de timp stabilit, prestatorul se obligă ca în termen de

maxim 2 ore să pună la dispoziţia participanților un alt mijloc de transport similar celui iniţial,

care să asigure continuarea deplasării.

2. SERVICII DE INTERMEDIERE A CONTRACTELOR CU ARTIȘTII STABILIȚI

DE COMUN ACORD CU REPREZENTANȚII CS-MB

Se va asigura încheierea contractelor cu artiștii invitați să susțină momentele artistice ale

evenimentelor. Pe parcursul desfășurării evenimentului vor avea loc două momente artistice:

unul dedicat obiceiurilor de iarnă, iar cel de-al doilea dedicat muzicii românești. Operatorul

economic se va ocupa de plata tuturor taxelor aferente contractelor și se va asigura de buna

desfășurare a evenimentului.

Pentru momentul dedicat obiceiurilor de iarnă ( exemple : colindatul, ursul, capra, plugușorul sau

sorcova) și pentru momentele de joc popular, CSMB solicită un ansamblu folcloric, format din

minim 20 de dansatori, în costume populare românești, cu experiență în acest domeniu artistic și

care să aibe în repertoriul lor colinde tradiționale românești, obiceiuri de iarnă și dansuri

populare de pe întreg ținutul țării. Momentul va fi susținut de un singur ansamblu folcloric pentru

toate cele 5 evenimente și va dura aproximativ 60 minute. CSMB propune pentru acest moment:

Ansamblul Plai Românesc sau Ansamblul Cununa Carpaților.

Momentul dedicat muzicii românești va aduce în atenția publicului genuri muzicale diferite, în

funcție de disponibilitatea artiștilor invitați. Va fi invitat un artist/ eveniment. CSMB propune

pentru suținerea programelor muzicale următorii interpreți: Floarea Calotă, Marioara Man

Gheorghe, Andreea Haisan, Paul Ananie, Grigore Gherman, Steliana Sima, Andrei Păunescu și

Maria Maria, Marina Florea, Corina Chiriac, Carmen Rădulescu, George Rotaru, Florin Grigore,

Silviu Biriș, Ileana Șipoteanu sau artiști echivalenți acestora și agreați de CSMB.

Evenimentele vor fi prezentate de un moderator cu vastă experiență în domeniu, actor/actriță sau

moderator de televiziune. CSMB propune ca moderator pe : Crina Matei sau Alexandra

Velniciuc.

Atât ansamblul folcloric, cât și artiști vor fi stabiliți de comun acord cu reprezentanții CSMB.

Lista acestora va fi comunicată de către CS-MB cu minimum 7 zile calendaristice înaintea

începerii seriei de evenimente.

Operatorul economic se obligă să stabilească de comun acord cu organizatorul ( CSMB )

programul evenimentului, însemnând modul de desfășurare al acestuia.

3. SERVICII DE ACHIZIȚIONARE ȘI LIVRARE PREMII

Operatorul economic va asigura servicii de achiziționare și livrare a premiilor, în următoarele

cantități și cu următoarele specificații, astfel:

1000 buc. icoane din lemn, cu figuri religioase reprezentative;

1000 buc cozonac ambalat cu nucă/stafide/rahat/cacao – 500 gr;

1000 buc sticle de vin rosu sau alb, 0,750 ml;

1000 pungi personalizate dimensiune 45x30cm, cartonată, cu mâner textil, care să

poată susține o greutate de minimum 2 kg.

Operatorul economic are obligaţia de a aduce minimum o mostră din fiecare produs: icoane,

cozonac, vin. Toate produsele vor avea aceleași caracteristici ( dimensiune , greutate, volum,

ambalaj , marcă etc ). Mostrele vor fi livrate cu 2 zile inaintea desfășurării primului eveniment

din seria celor 5, iar produsele agreate vor fi livrate înaintea fiecarui eveniment, în cantitătile

comunicate de reprezentanții CSMB.

4. SERVICII DE CATERING ȘI SERVIRE A MÂNCĂRII Se vor asigura servicii profesionale de catering și servire a mesei. Meniul va conține (lista fiind

cu titlu orientativ):

Băuturi:

Cafea;

Ceai (fructe, lămâie, verde etc.);

Apă minerală;

Apă plată;

Zahăr și lapte;

Sucuri acidulate

1 pahar de vin/persoana

Masă:

APERITIV: slăninuța, șorici, tobă/leber, telemea de oaie maturată, salată boef,

ouă umplute, jumări, caș afumat, cârnăciori porc, legume

FEL PRINCIPAL : Sărmale cu mămăliguță sau Pomana porcului cu murături sau

Ciolan de porc cu varză și jumări

MENIU DE POST:

APERITIV: salată de vinete, fasole bătută, zacuscă ciuperci, dovlecei sote

FEL PRINCIPAL : Sărmăluțe de post cu mămăliguță sau Varză cu mămăliguța

Se vor trimite 2 variante de meniu complete cu mențiunea ca acestea să nu depășească suma de

200 lei fără TVA/persoană, din care CS-MB va alege una, odată cu depunerea ofertei.

De asemenea se vor asigura tacumurile necesare servirii mesei ( farfuri, furculițe, cuțite,

lingurițe, pahare ) în funcție de produsele gastronomice oferite și personalul necesar servirii

mesei.

De asemenea se vor lua toate măsurile asiguratorii, astfel încât produsele alimentare oferite să

respecte normele de valabilitate, normele de igienă şi sanitare prevăzute de dispoziţiile legale în

vigoare. Numărul de paticipați este de 200 persoane/ eveniment.

5. SERVICII FOTO-VIDEO

Se vor asigura servicii profesionale foto-video pentru eveniment, care vor include:

clipuri video cu o durată de circa 2 minute, la finalul fiecarui eveniment;

seturi de fotografii editate profesionale, din toată perioada desfășurării

evenimentelor, 500 buc ( 100 buc./eveniment ).

Editarea profesională a materialelor foto și video și inscripționarea acestora cu logo-ul CS-MB și

PMB;

Toate materialele vor fi inscripționate cu logo-ul CS-MB și PMB. Toate materialele vor fi

predate în format CD-DVD.

Termenul de livrare al fotografiilor și scurt metrajelor este de 5 zile calendaristice de la data

derulării evenimentului.

Operatorul economic va depune odata cu documentele solicitate referitoare la firma,

licența de transport , oferta tehnica și cea financiara.

6. CRITERIUL DE ATRIBUIRE

Criteriul aplicat pentru atribuirea contractului de achiziţie publică este cel regăsit în fișa de date.

Director General Adjunct,

Miruna IONESCU

Sef Serviciu,

Codruța ILIE

Întocmit,

Inspector de Specialitate Programe și Proiecte,

Diana Vieriu