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EL ARCHIVO INTERMEDIO LAS TRANSFERENCIAS LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
ARCHIVO INTERMEDIOUbicación
Actualmente el Archivo Intermedio está situado en el edificio de la Biblioteca de Ciencias Sociales “Gregori Maians” en el Campus de Tarongers.
Como llegar al Archivo:Líneas de autobús: 9, 18, 29, 30, 31, 40, 41, 71Líneas de tranvía: Línies 4 i 6 (Fira-Dr.Lluch).
Estaciones : La Carrasca / Tarongers
Tfs. 963828955 – 961625169. Fax 963828954Correo-e: [email protected]
La comunidad universitaria es conocedora de la existencia del Archivo Histórico y también, en su gran mayoría, del Archivo Intermedio, ambos, junto con los archivos de gestión conforman el Archivo Universitario. No obstante, consideramos insuficiente el conocimiento de las funciones i importancia de nuestra Unidad.
Gran parte del personal posee o conoce el Manual de Gestión del Archivo Intermedio. Os presentamos algunos conceptos fundamentales del mismo. Estamos a vuestra disposición para ampliar su conocimiento, uso y funciones, así como facilitaros la formación necesaria para que la documentación generada por nuestra Universidad cumpla todas y cada una de las condiciones necesarias de conservación y utilización.En caso de necesitar resolver cualquier duda podéis contactar con el personal del archivo, que os facilitará la información solicitada o bien la formación adecuada para los archivos de gestión.
ARCHIVO INTERMEDIOConcepto
•El Archivo está formado por el conjunto de documentos, de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos por los órganos rectores y de gobierno, y les persones físicas al servicio de la Universitat de València en el desarrollo de su actividad administrativa, docente e investigadora, así como las donaciones o cesiones de personas físicas o jurídicas ajenas la universidad; organizados y conservados para la gestión administrativa y la información, así como, para la investigación y la cultura.
•Tota la documentación producida por la Universitat de València forma parte de su patrimonio documental y de su memoria histórica.
FUNCIONESRecoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea transmitida por los servicios y unidades administrativas.Gestionar las transferencias documentales de los servicios administrativos.Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la universidad.Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.Dar asesoramiento técnico a los archivos de gestión.Formación de usuarios a través de los Cursos que se imparten para el personal de esta Universitat dentro del programa de formación desarrollado por la Universitat de València.
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓNAL ARCHIVO INTERMEDIO
Previamente a la transferencia hay que contactar con el Archivo Intermedio.La documentación objeto de la transferencia deberá estar organizada.La transferencia de documentación tiene como objetivo optimizar el espacio y transferir a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación – temporal o indefinida -, acceso y consulta de los documentos.Normativa general:
Los Servicios conservarán la documentación que generen hasta el final de la tramitación y siempre que les circunstancias lo permitan durante un período mínimo de 3 a 5 años.La persona encargada de preparar la documentación para remitirla al Archivo Intermedio será la responsable del Archivo de Gestión. El Cap de Servei deberá supervisar dicha transferencia y firmar las hojas de transferencia.Modelos que podéis encontrar en el manual:
Hoja de previsión de transferencia de documentosHoja de transferencia
SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Remitir el formulario de solicitud al Archivo Intermedio con la firma original del solicitante.
Solamente se prestarán documentos originales a los organismos productores de la documentación o al superior jerárquico. Los expedientes originales prestados deberán ser devueltos lo más pronto posible y sin ninguna modificación.
No se debe añadir ningún documento al expediente, pero si fuese necesario, habrá que hacerlo constar en la carpeta exterior del expediente.
No será necesario devolver la documentación facilitada en fotocopia. Se recomienda la destrucción tras su uso.
PERSONAL ADSCRITO A LA UNIDAD
Cristina Barbé Furió ([email protected])(Responsable Unidad).Tf. 963828955
Susana López Noguerón ([email protected])(Auxiliar de Servicios Bibliográficos).Tf. 961625169
Sonia del Olmo Amado ([email protected])(Auxiliar de Servicios Bibliográficos).Tf. 961625169
Hoja de previsión de transferencia de documentos(volverr)
Hoja de transferencia(volver)
Formulario de solicitud de préstamo de documentos(volver)
INICIO
LA TRANSFERENCIALA TRANSFERENCIASECCIÓN / UNIDAD
ARCHIVO DE GESTIÓN ORGANIZAR
TRANSFERIR
EXPEDIENTES:Actuaciones
administrativascorrespondientes
a un asunto
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO DE GESTIÓNARCHIVO DE GESTIÓN Responsable Responsable (personal encargado de preparar la (personal encargado de preparar la
documentación y remitirla)documentación y remitirla) Tareas:Tareas:
Organización del ARCHIVOOrganización del ARCHIVO ExpedientesExpedientes
SerieSerie OrdenadaOrdenada HomogéneaHomogénea
EstructuraEstructura LógicaLógica CoherenteCoherente CronológicaCronológica
Criterios de formación: uniformes, conocidos Criterios de formación: uniformes, conocidos por todo el personalpor todo el personal
ARCHIVO DE GESTIÓNARCHIVO DE GESTIÓN
RESPONSABLE:RESPONSABLE: Encargado de Encargado de
preparar la preparar la documentación documentación para remitirlapara remitirla
JEFE/A DE SERVICIOJEFE/A DE SERVICIO Deberá supervisar Deberá supervisar
la transferencia y la transferencia y firmar las hojas de firmar las hojas de transferenciatransferencia
LA TRANSFERENCIA:LA TRANSFERENCIA:DEL ARCHIVO DE GESTIÓNDEL ARCHIVO DE GESTIÓNAL ARCHIVO INTERMEDIOAL ARCHIVO INTERMEDIO
EL ARCHIVO DE GESTIÓN CONSERVA LA EL ARCHIVO DE GESTIÓN CONSERVA LA DOCUMENTACIÓN DE 3 A 5 ANYS MÍNIMODOCUMENTACIÓN DE 3 A 5 ANYS MÍNIMO
LA TRANSFERENCIA TIENE COMO OBJETIVO:LA TRANSFERENCIA TIENE COMO OBJETIVO:1.1. OPTIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DEL ESPACIOOPTIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO
2.2. TRASPASAR A UN SERVICIO ESPECIALIZADO LAS TRASPASAR A UN SERVICIO ESPECIALIZADO LAS FUNCIONES DEFUNCIONES DE
CONSERVACIÓNCONSERVACIÓN ACCESO Y CONSULTAACCESO Y CONSULTA
LA TRANSFERENCIALA TRANSFERENCIA
PROCEDIMIENTO DE PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIASTRANSFERENCIAS
PONERSE EN CONTACTO CONPONERSE EN CONTACTO CON
EL ARCHIVO INTERMEDIOEL ARCHIVO INTERMEDIO
HOJA DEHOJA DE
PREVISIÓN DEPREVISIÓN DE
TRANSFERENCIATRANSFERENCIA
DEDE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
HOJA DE PREVISIÓN DE HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSTRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Cabecera: datos referentes a la Cabecera: datos referentes a la dependencia jerárquica de la unidad dependencia jerárquica de la unidad administrativa remitenteadministrativa remitente
HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOSHOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
Serie documental: título homogéneo de la Serie documental: título homogéneo de la documentación (registre d’entrada…)documentación (registre d’entrada…)
Años: fechas extremas de la documentaciónAños: fechas extremas de la documentación Nº de cajas: volumen total de las cajas que tenga Nº de cajas: volumen total de las cajas que tenga
la serie documental que se describela serie documental que se describe Consulta: nivel de reserva o de accesoConsulta: nivel de reserva o de acceso Vigencia administrativa: qué documentos tienen Vigencia administrativa: qué documentos tienen
vigencia y hasta que fechavigencia y hasta que fecha
HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
Observaciones: hay que hacer Observaciones: hay que hacer constar aquella información que se constar aquella información que se considere necesaria sobre la serie considere necesaria sobre la serie documental y que no se ha podido documental y que no se ha podido incluir en los campos anteriores incluir en los campos anteriores (dimensiones, soportes …)(dimensiones, soportes …)
PREPARACIÓN DE LOS PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIRDOCUMENTOS A TRANSFERIR
a)a) Revisar los documentosRevisar los documentosb)b) Agrupar los documentos en Agrupar los documentos en
expedientesexpedientesc)c) Colocación de los expedientes en Colocación de los expedientes en
carpetascarpetasd)d) Colocación de las carpetas en cajasColocación de las carpetas en cajase)e) Rotulación de les cajasRotulación de les cajasf)f) Redacción de la hoja de transferencia Redacción de la hoja de transferencia
de documentosde documentos
PREPARACIÓN DE LOS PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIRDOCUMENTOS A TRANSFERIR
a) Revisar los documentosa) Revisar los documentosDuplicado
…, borrador…
Certificado,
justificante…
Fuera clips, grapas…
PREPARACIÓN DE LOS PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIRDOCUMENTOS A TRANSFERIR
b) Agrupar los documentos en b) Agrupar los documentos en expedientesexpedientes
PREPARACIÓN DE LOS PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIRDOCUMENTOS A TRANSFERIR
c) Colocación de los expedientes en c) Colocación de los expedientes en carpetascarpetas
d) Colocación de las carpetas en cajasd) Colocación de las carpetas en cajas
e) Rotulado de las cajase) Rotulado de las cajas
PREPARACIÓN DE LOS PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIRDOCUMENTOS A TRANSFERIR
f)f) Redacción de la hoja de Redacción de la hoja de transferencia de documentostransferencia de documentos
FORMALIZACIÓN DEFORMALIZACIÓN DELA TRANSFERENCIALA TRANSFERENCIA
Remitir las HOJAS DE TRANSFERENCIA Remitir las HOJAS DE TRANSFERENCIA AL ARCHIVO INTERMEDIOAL ARCHIVO INTERMEDIO Por triplicadoPor triplicado Firmadas por el/la responsableFirmadas por el/la responsable
Ponerse en contacto con el Archivo Ponerse en contacto con el Archivo Intermedio para concertar la fechaIntermedio para concertar la fecha
El traslado corre a cargo del El traslado corre a cargo del organismo remitenteorganismo remitente
PRÉSTAMOPRÉSTAMOnormativanormativa
1.1. REMTIR UN FORMULARIO DE SOLICITUD AL ARCHIVO REMTIR UN FORMULARIO DE SOLICITUD AL ARCHIVO INTERMEDIO CON LA FIRMA DEL SOLICITANTEINTERMEDIO CON LA FIRMA DEL SOLICITANTE
2.2. SOLO SE PRESTARAN DOCUMENTOS ORIGINALES A LOS SOLO SE PRESTARAN DOCUMENTOS ORIGINALES A LOS ORGANISMOS PRODUCTORES DE LA DOCUMENTACIÓN O ORGANISMOS PRODUCTORES DE LA DOCUMENTACIÓN O AL SUPERIOR JERÁRQUICOAL SUPERIOR JERÁRQUICO
3.3. LOS EXPEDIENTES DEBERÁN SER DEVUELTOS LO MÁS LOS EXPEDIENTES DEBERÁN SER DEVUELTOS LO MÁS PRONTO POSIBLE Y SIN NINGUNA MODIFICACIÓNPRONTO POSIBLE Y SIN NINGUNA MODIFICACIÓN
4.4. NO SE DEBE AÑADIR NINGÚN DOCUMENTO AL NO SE DEBE AÑADIR NINGÚN DOCUMENTO AL EXPEDIENTE. SI FUESE NECESARIO HABRÍA QUE HACERLO EXPEDIENTE. SI FUESE NECESARIO HABRÍA QUE HACERLO CONTAR EN LA CARPETA EXTERIOR DEL EXPEDIENTECONTAR EN LA CARPETA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE
5.5. NO SERÁ NECESARIO DEVOLVER LA DOCUMENTACIÓN NO SERÁ NECESARIO DEVOLVER LA DOCUMENTACIÓN FACILITADA EN FOTOCOPIA. Se recomienda su destrucción FACILITADA EN FOTOCOPIA. Se recomienda su destrucción posterior al uso.posterior al uso.
INICIO
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