Eindrapport EMRIC

VOORWOORD

Europa begint aan de grens. De Euregio Maas- Rijn bij uitstek vraagt om grensoverschrijdende samenwerking.

Veiligheid is daarbij een van de basisverantwoordelijkheden van de onderscheidenlijke overheden. Alle partners in de Euregio hebben hun eigen adequate veiligheidsorganisatie met de daarbij behorende verantwoordelijkheidsstructuur. De Euregio Maas-Rijn omvat een gebied van ca. 50 km2 met meer dan 1,3 miljoen inwoners en een aantal majeure risico’s. Gelukkig komen rampen en grootschalige incidenten niet vaak voor. Bij grote incidenten ligt het voor de hand en is de noodzaak evident om in de Euregio samen te werken. Om alsdan samen te kunnen werken is het van belang dat partners elkaar en elkaars organisatie kennen. Ook is samenwerking in situaties van alle dag en bij oefeningen een voorwaarde voor goede samenwerking bij calamiteiten.

De erkenning van de noodzaak tot samenwerking heeft geleid tot de bestuurlijke opdracht van de Stichting Euregio Maas- Rijn tot het onderhavige project.

Het project EMRIC heeft een aantal hulpmiddelen ontwikkeld die een dergelijke samenwerking ondersteunen resp. mogelijk moeten maken. Daarnaast heeft het project bestuurlijke en operationele disciplines meer samengebracht; een voorwaarde voor adequate rampenbeheersing.

Veiligheidsdiensten worden onder meer gekenmerkt door een hoge betrokkenheid van haar medewerkers, vandaar dat in de grensregio op basis van collegialiteit al jarenlang relaties en vriendschapsbanden tussen de operationele diensten bestaan. Deze goede relaties hebben, naast de reeds jaren bestaande overleg structuren, ertoe bijgedragen dat in het project EMRIC op constructieve wijze is samengewerkt. De wil tot samenwerking heeft ertoe bijgedragen dat in de projectsamenwerking taalbarrières nauwelijks van belang zijn geweest , eenieder heeft zich ingespannen om de ander te begrijpen.

Van belang is dan ook om de banden met de partners goed te onderhouden. De betrokkenheid van de verantwoordelijke bestuursorganen is daarnaast van eminent belang voor de uitvoerende samenwerking.

In het project hebben velen samengewerkt, veelal naast hun primaire taak in de eigen organisatie. Voor een goede continuïteit van de grensoverschrijdende samenwerking zouden de deelnemende organisaties structurele capaciteit ter beschikking moeten krijgen c.q.ligt een structurele organisatorische inbedding voor de hand. Het is nu aan de verantwoordelijke organisaties om de uitkomsten in hun organisaties te implementeren en te continueren. Aangezien vanuit de Euregionale Stuurgroep Openbare Veiligheid en Rampenbestrijding al stappen ondernomen zijn voor een vervolgproject heb ik goed hoop op de voortzetting en implementatie van de uitkomsten.

Graag wil ik allen die dit project mogelijk hebben gemaakt en in het project hebben meegewerkt dank zeggen voor hun inzet en de plezierige manier van samenwerking.

Paul M.G.A. Schmedding

Algemeen project coördinator

INHOUDSOPGAVE

DEEL 1: PROJECT EMRIC 1

1 INLEIDING 2

1.1 Leeswijzer 2

1.2 Aanleiding 2

2 PROJECT 3

2.1 Projectpartners 3

2.2 Doelstellingen 3

2.3 Opzet project 3

2.4 Indicatoren 7

2.5 Projectstructuur 7

2.6 Financieringsstructuur 8

2.7 Communicatie en publiciteit 9

2.8 Tijdpad 10

DEEL 2: RESULTATEN 11

3 EUREGIONALE RISICOKAART 12

3.1 Inleiding 12

3.2 Doelstelling 12

3.3 Proces 13

3.4 Resultaten 13

3.5 Conclusies en aanbevelingen 13

4 VEILIGHEIDSPORTAAL 15

4.1 Inleiding 15

4.2 Doelstelling 15

4.3 Proces 15

4.4 Resultaten 15

4.5 Conclusies en aanbevelingen 16

5 SAMENWERKINGSMODELLEN 17

5.1 Inleiding 17

5.2 Doelstelling 17

5.3 Proces 17

5.4 Resultaten 17

5.5 Conclusies en aanbevelingen 17

6 INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE 19

6.1 Projectpartners 19

6.2 Euregio Maas-Rijn 19

6.3 Interreg-managers 19

6.4 Cofinanciers 19

7 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 20

7.1 Algemene conclusies 20

7.2 Algemene aanbevelingen 21

BIJLAGE 1: 23

BIJLAGE 2: 24

1

D E E L 1 : P R O J E C T D E E L 1 : P R O J E C T

E M R I CE M R I C

2

1 INLEIDING

1.1 Leeswijzer Het voor u liggende document is de eindrapportage van het project “Euregio Maas Rijn Interventie bij Crisis”, kortweg EMR-IC genaamd. In de aanleiding wordt beschreven waarom en hoe het project geïnitieerd is. In hoofdstuk 2 wordt het project EMR-IC1 in zijn algemeenheid, de doelstellingen en de opzet beschreven in termen van indicatoren, structuur, financiën, etc.. In het tweede deel van het rapport wordt expliciet ingegaan op de deelprojecten van het project EMR-IC. Achtereenvolgens worden in de hoofdstukken 3, 4 en 5 de deelprojecten besproken, waarna in hoofdstuk 6 en 7 ingegaan wordt op de algemene communicatie en conclusie en aanbevelingen. Dit eindrapport is in hoofdzaak procesmatig beschrijvend en gaat niet gedetailleerd in op de inhoudelijke resultaten. Deze zijn en worden via onze website www.emric.info gepubliceerd.

1.2 Aanleiding In het verband van de Euregio Maas-Rijn2 is al meer dan twintig jaar een Stuurgroep Openbare Veiligheid en Rampenbestrijding3 actief. In de loop der jaren heeft deze werkgroep veel bereikt bij de grensoverschrijdende samenwerking op het gebied van de openbare veiligheid en rampenbestrijding. Dit komt tot uiting in

1 Verder ‘het project’ genaamd 2 Verder EMR genaamd 3 Verder Stuurgroep OVR genaamd.

burenhulpovereenkomsten, kleinere wetswijzigingen, praktische samenwerkingsafspraken en door de werkgroep ontwikkelde hulpmiddelen. Steeds weer blijkt dat bereikte resultaten niet bij iedereen bekend zijn. Voor een deel is dat alleszins verklaarbaar, omdat organisaties veranderen, personeel wisselt etc. Doel van het project is om in het verleden gemaakte afspraken en bereikte resultaten via internet beschikbaar te maken en te borgen door daarvoor samenwerkingsmodellen te ontwikkelen en dit te laten vaststellen. Daarmee kan voorkomen worden dat door nieuwe mensen of groepen steeds weer gevraagd of gezocht wordt naar oplossingen voor vermeende barrières die reeds overwonnen zijn. Op het gebied van hulpverleningsdiensten en rampenbestrijding is de doelstelling bijstand aan personen zo snel, zo goed en zo professioneel mogelijk te verlenen. Deze functie is nog niet optimaal ingevuld op het grensoverschrijdend vlak in de EMR. Dit heeft te maken met juridische, structurele en geografische redenen. Binnen de Stuurgroep OVR zijn gemeenschappelijke benaderingen en concepten uitgewerkt. De beoogde samenwerking is projectmatig uitgewerkt en uitgevoerd met Europese subsidie vanuit Interreg IIIa, een stimuleringsfonds voor grensoverschrijdende samenwerking.

3

2 PROJECT

2.1 Projectpartners

Het project is een samenwerkingsproject tussen zes formele partners uit de EMR. Het betreft de volgende partners:

• Provincie Limburg (NL); • Provincie Limburg (B); • Provincie Luik (B); • CIPAL (B); • GGD Zuid Limburg, GHOR (NL); • Berufsfeuerwehr Aachen (D).

Vanaf het begin was duidelijk dat er meer bestuurlijke en operationele organisatie een rol spelen als het gaat om euregionale samenwerking op het gebied van openbare veiligheid en rampenbestrijding. Dit betekent dat bij de uitvoering van het project meerdere organisaties betrokken waren dan de alleen de formele projectpartners. Betrokken bij het project waren ook:

• Brandweer in Kreis Heinsberg (D); • Brandweer in Kreis Aachen (D); • Brandweer in Kreis Euskirchen (D); • Brandweer in Kreis Düren (D); • Brandweer Eupen (B); • Brandweer Luik (B); • Regionale Brandweer Zuid Limburg (NL); • Veiligheidsdirectie Zuid-Limburg (NL); • Regierungsbezirk Köln (D); • Innenministerium Düsseldorf (D); • De Duitstalige Gemeenschap van België

(B); • Sector veiligheid Noord en Midden

Limburg; Deze indirecte partners hebben een zeer actieve rol gespeeld binnen de diverse werkgroepen en bij de uitvoering van het project. Zij werden dan ook in vele gevallen als volwaardig projectpartner beschouwd.

2.2 Doelstellingen De doelstellingen van het project stonden in het teken van de hoofddoelstelling van INTERREG IIIa, namelijk: “Het bevorderen van structurele euregionale samenwerking” Deze hoofddoelstelling werd nagestreefd door middel van het thema “Interventie bij crisis”. De partners waren gezamenlijk van oordeel dat het verder structureren van de al bestaande grensoverschrijdende samenwerking voordeel zou opleveren voor zowel de partners als voor de EMR. Dit heeft geleid tot de volgende projectdoelstelling: Doel van het project EMRIC is om in het verleden gemaakte afspraken en bereikte resultaten deels via internet beschikbaar te maken en deels te borgen door daarvoor een samenwerkingsconcept te ontwikkelen en dit te laten vaststellen. Middels een gefaseerd projectplan werden deze doelstelling verder uitgewerkt om zo de doelstelling van het project te kunnen behalen. En daarmee de hoofddoelstelling van INTERREG IIIa.

2.3 Opzet project Om de doelstelling van het project te kunnen behalen werd er een projectplan geschreven bestaande uit drie deelprojecten, namelijk:

1. Euregionale risicokaart 2. Veiligheidsportaal 3. euregionale samenwerkingsmodellen en

oefeningen De diverse projectwerkzaamheden welke betrekking hadden op de drie deelprojecten werden niet in chronologische volgorde afgewerkt, maar liepen parallel. Wel was afstemming tussen de verschillende deelprojecten

4

van belang aangezien de deelprojecten gedeeltelijk afhankelijk waren van elkaars (deel-)resultaten. De doelstellingen verschilden per deelproject. De doelstellingen per deelproject kunnen als volgt omschreven worden: Veiligheidsportaal: Het veiligheidsportaal bestaat uit een openbaar ( publiek) deel en een besloten deel voor professionals.

1. het veiligheidsportaal bevat een communicatiefunctie tussen de meldkamers en de drietalige meldformulieren betreffende de geneeskundige hulpverlening en de brandweer zullen digitaal beschikbaar en bruikbaar zijn; De stuurgroep OVR heeft drietalige meldformulieren ontwikkeld mbt de geneeskundige hulpverlening, die door de hulpdiensten en het bestuur in de Euregio Maas-Rijn gebruikt worden om elkaar informatie te verstrekken over incidenten met mogelijke grensoverschrijdende gevolgen en om bijstand aan elkaar te vragen als dit noodzakelijk is. De formulieren zijn zodanig van opzet dat daarmee taalbarrières overwonnen worden, omdat deze niet alleen de drie talen bevatten, maar elk invulveld is ook aangeduid met een cijfer. Deze formulieren zijn nog niet gedigitaliseerd en zullen dan ook gedigitaliseerd worden, zodat ze in de eigen taal ingevuld kunnen worden, maar in een andere taal verzonden kunnen worden. De papieren basis is daarvoor aanwezig. Deze type meldformulieren zijn voor de brandweer nog niet aanwezig en zullen dus ontwikkeld worden gedurende het project.

2. het op het veiligheidsportaal samenbrengen van vergaarde kennis over de grensoverschrijdende samenwerking op het terrein van de openbare veiligheid; Op dit deel van het veiligheidsportaal zullen alle tot stand gebrachte verdragen en relevante wetswijzigingen in bibliotheekvorm worden aangeboden. Gedacht moet worden aan staatsverdragen, burenhulpovereenkomsten tussen grensgemeenten, aanvullende overeenkomsten tussen provincies, samenwerkingsafspraken, grensoverschrijdende rampenplannen,

maar ook wettelijke regelingen in de drie landen, die grensoverschrijdende samenwerking vergemakkelijken, zoals ontheffing voor het voeren van zwaailicht en sirenes, erkenning van buitenlandse ambulances, afspraken over helikopterhulp, ontheffing voor het gebruik van radiofrequenties voor mobiele communicatie etc. De documenten zullen in het project verzameld worden en in digitale vorm worden aangeboden als downloadeble’s.

3. het digitaliseren van een al eerder samengestelde meertalige begrippenlijst; Door de Stuurgroep OVR zijn meertalige begrippenlijsten ontwikkeld voor de brandweer, de politie en de spoedeisende medische hulpverlening. De lijsten zijn in boekvorm uitgebracht en worden meegevoerd op de inzetvoertuigen in de EMR. De lijsten zijn echter ook handig op vele andere plekken, zoals meldkamers of coördinatiestaven bij een crisis. De lijsten maken duidelijk hoe de benamingen voor verschillende zaken in de diverse talen luiden. Daarbij heeft uiteraard niet een louter taaltechnische maar ook een vakinhoudelijke vertaling plaatsgehad. Door het intypen van een term in de eigen taal, verschijnt automatisch de Vlaamse, Waalse en Duitse equivalent hiervan. De lijsten zullen beschikbaar komen op een besloten deel van het veiligheidsportaal.

4. het beschikbaar stellen van bereikbaarheidsgegevens die van belang kunnen zijn bij de grensoverschrijdende samenwerking op het gebied van interventies bij crisis in de EMR; In dit gedeelte van het veiligheidsportaal zullen links worden opgenomen naar diverse sites die relevant zijn voor de grensoverschrijdende samenwerking op het gebied van openbare veiligheid en waarop bereikbaarheidsgegevens zijn terug te vinden van hulpverleningsorganisaties en verantwoordelijke autoriteiten. Gedurende het project zal geïdentificeerd worden welke de relevante sites en andere bereikbaarheidsgegevens zijn en zullen deze op het veiligheidsportaal bij elkaar gebracht worden.

5. Er zal beschreven worden wat de bijzondere specialismen zijn van de verschillende hulpverleningsdiensten in de EMR. Elke hulpverleningsregio in de

5

EMR beschikt over bijzondere specialismen of bijzonder materieel dat slechts in zeer bijzondere gevallen ingezet wordt en daardoor niet overal beschikbaar is. Gedacht moet daarbij worden aan duikteams, hoogteredding, gespecialiseerde zoek- of meetapparatuur, boten, waterzuivering of reddingsteams voor grotten. Het veiligheidsportaal zal een opsomming bevatten van deze specialismen en materieel, alsmede langs welke weg deze verkregen kunnen worden mocht dit nodig zijn bij een daadwerkelijke hulpverleningsinzet.

6. Het veiligheidsportaal moet een mogelijkheid bieden voor kennisuitwisseling tussen de verschillende hulpverleningsdiensten danwel bestuurlijke organisaties; De hulpverleningsdiensten leren nog dagelijks bij tijdens hun inzetten. Daarnaast is het belangrijk dat mensen van deze diensten elkaars werkmethoden goed leren kennen. Op het veiligheidsportaal zal daarvoor een platform geboden worden, waar leermomenten van inzetten op gezet kunnen worden evt. met foto’s en verklarende beschrijvingen. Daarnaast kunnen ook andere ervaringen op dit platform uitgewisseld worden of vragen gesteld worden, waar iedereen dan op kan reageren.

7. Op het veiligheidsportaal is een beschrijving terug te vinden van de besluitvormingsstructuren in elke deelregio; Het veiligheidsportaal zal in schematische vorm de bestuurlijke en operationele besluitvormingslijnen van elke deelregio bevatten, zodat duidelijk wordt wie waartoe bevoegd is als het gaat om daadwerkelijke inzetten van brandweer, politie of geneeskundige hulpverlening.

8. Het veiligheidsportaal zal beschikken over een bibliotheek functie waarin belangrijke studies, documenten e.d. betreffende het thema openbare veiligheid en rampenbestrijding terug te vinden zijn. In de loop der jaren zijn vele studies verricht naar de mogelijkheden voor grensoverschrijdende samenwerking op het gebied van de openbare veiligheid en rampenbestrijding. Voor zover deze digitaal beschikbaar zijn en vrij van auteursrechten zullen deze op het

veiligheidsportaal worden opgenomen, zodat zij daar geraadpleegd kunnen worden. Voor zover dat niet het geval is, zal hier een literatuurlijst worden gepubliceerd, zodat geïnteresseerden de betrokken studies dan kunnen opvragen of bestellen.

Euregionale risicokaart: Doel van de euregionale risicokaart is te voorzien in een instrument waarmee gegevens over risico's in de EMR op overzichtelijke en duidelijke wijze in beeld kunnen worden gebracht. De kaart kan dienen als:

• Informatie-instrument voor de professionele gebruiker (bestuursorganen, operationele diensten en andere overheidsdiensten).

• Communicatiemiddel richting de burger. Er zal getracht worden zoveel mogelijk informatie aangaande risico-objecten beschikbaar te stellen op de euregionale risicokaart. Gedacht kan worden aan onder andere:

• SEVESO bedrijven en ander soortige chemische bedrijven;

• Tunnels • Natuurgebieden • Hoge gebouwen • Vliegvelden • Waterwegen • Spoorwegen • Risico-objecten zoals ziekenhuizen of

scholen Samenwerkingsmodellen en oefeningen: Doelstelling van de grensoverschrijdende samenwerkingsmodellen binnen de EMR is het om burgers, toeristen en passanten van deze regio een zo adequaat mogelijke hulpverlening te bieden, zonder belemmering door (staats)grenzen, zowel bij de reguliere hulpverlening als bij grootschalige calamiteiten. Daarbij zal aandacht besteed moeten worden aan:

1. Inzetindicaties; Wanneer vraagt men hulp uit het buitenland en wie besluit tot de inzet van buitenlandse hulp?

6

2. Wijze van alarmering; Hoe verloopt de alarmering? Welke operationele en bestuurlijke instanties zijn bij de hulpverlening betrokken?

3. Alarmeringsfases; Wat wordt er in welke fase gealarmeerd? Wordt het probleem voorgelegd aan de disponent van de hulpbiedende meldkamer, die dan beslist wat er gestuurd kan worden of wordt er vooraf gedefinieerd wat men nodig zou kunnen hebben bij welk incident en wordt dat dan gevraagd?

4. Taakstelling meldkamers; De alarmering verloopt in het algemeen via de meldkamers; binnen de eigen regio is de taakstelling bekend; bij alarmering van buitenlandse hulp moet duidelijk omschreven worden hoe, wat en waar men de benodigde middelen kan verkrijgen.

5. Ontvangst buitenlandse hulp; De aanrijdende buitenlandse hulpvoertuigen zijn in de regel onbekend in het buitenlandse inzetgebied. Zij moeten geloodst worden naar de verzamelplaats of inzetplek. Er moet geregeld worden hoe dit gebeurt in de diverse deelregio’s van de EMR. Er is geen radiocommunicatie meer mogelijk op het moment dat een hulpvoertuig de grens overgaat, noch met de eigen meldkamer, noch met de meldkamer van het gebied waar men zich bevindt. Hoe kan dit ondervangen worden?

6. Inzet buitenlandse hulp; Er bestaan binnen de EMR per land verschillen in systemen, bevelstructuren, bevoegdheden van personeel en uitrusting van materieel. Afgesproken moet worden welke taak buitenlands personeel kan en mag vervullen; wie de leiding heeft over het buitenlands personeel op het rampterrein; welk materiaal inzetbaar is.

7. Transport van patiënten naar de ziekenhuizen; Welke ziekenhuizen liggen er in de EMR en welke daarvan zijn geschikt om traumaslachtoffers te verzorgen en hoeveel kunnen er opgenomen worden in welk ziekenhuis? Welke specialisaties zijn aanwezig bij welk ziekenhuis?

8. Voorlichting; Hoe wordt de voorlichting aan de pers verzorgd? Mag een Duitse Organisatorische leidinggevende, die de leiding heeft over bepaalde sectie op het rampterrein bij een ramp in Nederland, de

Nederlandse pers te woord staan of gelden daarvoor in Nederland andere regels en gewoonten?

9. Vergoeding van de kosten; Wie betaalt de buitenlandse krachten? Hoe wordt de betaling geregeld?

10. Beëindiging van de inzet; Wie beslist of en wanneer de inzet beëindigd is? Hoe wordt dit gecommuniceerd met de betrokkenen?

7

2.4 Indicatoren De bij aanvang vastgestelde projectindicatoren zijn:

Indicator Streefwaarde Behaald Aantal (direct) partners 5 6 Aantal (indirect) partners 12 Aantal planningsdocumenten/gezamenlijke studies

1 6

Aantal instrumenten voor informatievoorziening

3 3

Aantal uitwisselingsprojecten 1 4 Aantal gecreëerde instellingen/ structuren/ netwerken

1 2

De prestatie-indicatoren welke voorafgaand aan het project vastgesteld werden zijn allen behaald. Het aantal directe partners is gelijk gebleven al kan er achteraf gediscussieerd worden over de vraag wat directe partners hadden moeten zijn. In dit project werden hier alle formele projectpartners mee bedoeld. Alle partners die geen officieel deel uitmaakten van het project maar die wel nauw betrokken waren bij de uitvoering van het project werden benoemd als indirecte partners. De feitelijke partners zijn bepaald door de disciplines die in het kader van de projectdoelstelling dienen samen te werken resp. bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het terrein van de fysieke veiligheid hebben. Dit zijn er velen. Aan het project hebben 12 indirecte projectpartners geparticipeerd. Zij hadden veelal vertegenwoordigers in de diverse werkgroepen van de drie deelprojecten.

2.5 Projectstructuur Er is gekozen voor de volgende projectstructuur:

• Een partneroverleggroep: deze groep bestond uit vertegenwoordigers van alle projectpartners (één afgevaardigde per partner). Door deze projectpartners werden de hoofdlijnen van het project uitgezet en goedgekeurd. Tevens werden door de gezamenlijke partners beslissingen genomen die niet door de projectgroep genomen konden worden.

De partners zijn vier maal bijeengeweest vanaf juli 2006.

• De projectgroep; deze groep bestond uit de projectmanager, de uitvoerend projectleider en de voorzitters van de deelprojecten en had voornamelijk een NL/B signature (bijlage 1). De projectgroep kwam gemiddeld elke zes weken bij elkaar. Daarnaast hebben er nog diverse bilaterale gesprekken plaatsgevonden tussen de projectgroepleden.

• De klankbordgroep; de klankbordgroep was de Stuurgroep OVR (Ösikat). De stuurgroep ,toen nog werkgroep is initiatiefnemer voor het project geweest. De klankbordgroep heeft de projectgroep voornamelijk adviezen en feedback geven aangaande de procesmatige kant van het project en de structurele verankering van de projectresultaten na afloop van het project. Gedurende de reguliere overlegmomenten van de Stuurgroep Ösikat werd de stand van zaken binnen het project aan de leden van de Stuurgroep gerapporteerd.

• De deelproject werkgroepen; de deelproject werkgroepen bestonden voornamelijk uit vertegenwoordigers uit de EMR die inhoudelijke inbreng hadden in het thema van het deelproject. Het deelproject euregionale risicokaart had

8

één inhoudelijke werkgroep met een technische subwerkgroep. Het deelproject veiligheidsportaal bestond uit 1 werkgroep. Het deelproject samenwerkingsmodellen bestond uit meerdere werkgroepen, namelijk de werkgroepen ’Hoofden meldkamers’, ‘Brandweer’ en ‘oefenen’. Al deze werkgroepen hebben zich gedurende het project voor een groot gedeelte bezig gehouden met het ontwikkelen, plannen en uitvoeren van alle projectactiviteiten. De werkgroepen hadden verschillende frequenties van samenkomst. Daarnaast hebben er ook veelvuldig bilaterale gesprekken plaatsgevonden met werkgroepleden danwel met organisaties die niet vertegenwoordigd waren in de werkgroepen, maar wel van belang waren voor het proces. Ondanks de krappe tijdsduur van het project hebben de werkgroepen goed gefunctioneerd.

Het werken volgens deze structuur heeft in dit project goed gewerkt. Ieder groep hield zich aan zijn eigen kerntaken en de projectgroepbijeenkomsten waren een belangrijke schakel tussen de diverse werkgroepen. De deelprojectvoorzitters werden mede door de projectmanager en de uitvoerend projectleider op de hoogte gehouden van uitkomsten van andere groepen indien deze voor hen noodzakelijk waren. Door deze structuur is het gevaar van te grote groepen en het rond de tafel zitten met mensen met een te grote diversiteit tegengegaan.

2.6 Financierings-structuur

Het project werd grotendeels gefinancierd middels INTERREG IIIA, een EU-stimuleringsfonds voor grensoverschrijdende samenwerking. De provincie Luik van België, en de Duitse deelstaat Noord-Rijn-Westfalen waren co-financiers. Daarnaast werd er door alle partners afzonderlijk eigen financiële inbreng geleverd. Bij de aanvraag werd begeleidt door de volgende financieringsstructuur:

2005 2006 2007 Interreg IIIA subsidie

€139,799,50 €119.100,50 €106.850,-

Cofinanciering: - ministerie (NL) €15.000,- - Land NRW (D) €5.700,- €6.900,- €8.400,- - provincie Limburg (B)

€6.400,- €5.550,- €5.550,-

- Regio Wallonië €59.499,50 €31.500,50 €34.000,- Eigen middelen €53.200,- €75.150,- €128.350,- Totaal €279.599,- €238.201,- €213.700,- Echter vanwege de late goedkeuring door het bestuur van de Stichting EMR is het project 1 jaar later van start gegaan, namelijk op 1 januari 2006. Dit heeft grote invloed gehad op het financieringsplan. Het financieringsplan is tussentijds tweemaal aangepast. De eerste verschuiving betrof het budget daat geraamd was voor 2005. Dit is verdeeld over de jaren 2006 en 2007. Echter eind 2006 werd duidelijk dat een groot gedeelte van het budget nog niet gebruikt was. Er moest dus opnieuw een verschuiving plaats vinden van budget van 2006 naar 2007. Voor de opbouw van de euregionale risicokaart en het veiligheidsportaal waren de volgende stappen van belang:

1. Opzetten werkgroepen en deelprojectstructuur

2. Inventarisatie van de inhoudelijke wensen van de professionals

3. Omzetten van de inhoudelijke wensen in een functioneel ontwerp

4. Aanschaf van hardware en software 5. Daadwerkelijke inrichting van euregionale

risicokaart en het veiligheidsportaal Oorspronkelijk was voorzien dat in 2005 de stappen 1 en 2 doorlopen zouden worden, waarna in 2006 en 2007 de stappen 3, 4 en 5 verder uitgewerkt zouden worden. Echter door de verkorte projectperiode zijn de eerste stappen verplaatst naar 2006. De stappen 3, 4, en 5 die in eerste instantie gepland waren in 2006 en 2007 werden nu geheel in 2007 uitgevoerd. Dit laatste betekende dat ook de meeste externe kosten gemaakt werden in 2007. Er kon immers geen hard- en software aangeschaft worden voordat duidelijk was wat er precies gebouwd moest worden. Indien deze hard- en software wel in 2006 aangeschaft zou zijn liep het project het grote risico dat de verkeerde hard- en software aangeschaft zou zijn.

9

Daarbij kwam ook dat voor het installeren van de hard- en software ook personeelskosten gemaakt moesten worden die dus niet in 2006 plaats konden vinden. Voor het deelproject ‘samenwerkingsmodellen’ gold eenzelfde verhaal. Er kon niet effectief geoefend worden voordat alle samenwerkingsmodellen klaar zouden zijn. Daarnaast vergt het opzetten van een goede euregionale oefening veel tijd. Ook nu weer gold dat de middelen terecht gepland stonden voor het jaar 2006, maar door de late start van het project werd ook dit geld naar 2007 verschoven. Beide verzoeken tot aanpassing van het financieringsplan werden door de EMR goedgekeurd, waardoor het financieringsplan er uiteindelijk als volgt uitzag: Na deze aanpassing zag financieringmodel van het project er als volgt uit: 2005 2006 2007 Interreg IIIA subsidie

€0 €119.789,95 €245.960,06

Cofinanciering: - ministerie (NL) €0 €2.239,56 €12.760,43 - Land NRW (D) €0 €8.947,16 €12.052,84 - provincie Limburg (B)

€0 €8.575,08 €8.924,92

- Regio Wallonië €0 €59.372,39 €65.627,62 Eigen middelen €0 €40.655,75 €146.594,89 Totaal €0 €239.579,89 €491.920,11 Vooral het aanleveren van de loonstroken en werkgevers lasten heeft bij een aantal projectpartners voor problemen gezorgd en daarmee voor vertraging van het indienen van de middelenafroepen. Uiteindelijk is hier een tussen oplossing voor gevonden. Bij de eindcontrole zal de accountant die voor de eindcontrole wordt ingehuurd alsnog de gemaakte uren en de overeenkomstige loonkosten en werkgevers lasten controleren.

2.7 Communicatie en publiciteit

Voor het project werd er een communicatieplan opgesteld waarin de publicitaire acties beschreven werden die direct gekoppeld waren aan de deelprojecten. In dit plan werd rekening gehouden met de publiciteitseisen van de EMR.

Het publiciteitsplan leverde een houvast, waarmee een systematisch relatie met externen kon worden onderhouden. Ook kon er middels dit plan de acties goed gepland worden en een gefaseerd aanbod van persberichten, nieuwsbrieven en dergelijke bewerkstelligd worden. Echter gaande weg bleek al dat het communicatieplan niet geheel de houvast bood die ingeschat was. Voornamelijk op het punt van de nieuwsbrief. Redenen hiervoor waren dat er geen middelen voor gereserveerd waren in het financieringsplan en dat het doen uitgaan van de nieuwsbrief meer om het lijf had dan van te voren ingecalculeerd. Het gebruik van persberichten door de media is sterk afhankelijk van de actuele nieuwswaarde. Niet alle activiteiten van het project hadden een hoge nieuwswaarde voor de burger in de EMR. Vooral omdat vele activeiten die in dit project hebben plaatsgevonden vooral voor professionals van belang waren en weinig voor het algemene publiek. Een eventuele euregionale risicokaart welke toegankelijk was voor alle burgers in de EMR zou de grootste nieuwswaarde hebben gehad, ware het niet dat gedurende de bouw van de euregionale risicokaart bleek dat het gezien de wetgeving in België en Duitsland niet mogelijk bleek om deze informatie voor het publiek toegankelijk te maken. Aangezien de Limburgse risicokaart al gerealiseerd was kon het project de burgers weinig nieuws brengen wat voor hen een grote nieuwswaarde had. Dit is wel meerdere malen geprobeerd. Daarbij kwam dat het tussentijds presenteren van resultaten heel moeilijk bleek aangezien een half afgemaakte website of samenwerkingmodel niet direct tot de verbeelding spreekt. Pas aan het einde van het project zijn er meerdere persberichten uitgegaan met daarin de resultaten van het project. Wel zijn er vele presentaties gegeven aan professionals in de EMR en daar buiten. Een lijst van presentaties kunt u vinden in bijlage 2.

10

2.8 Tijdpad Het project kon officieel van start gaan op 1 januari 2005, maar vanwege de late goedkeuring door de EMR is het project pas effectief op 1 januari 2006 van start gegaan. Het project heeft dus als het ware een jaar stil gelegen. Voor de afronding van de beoogde doelen is de

projectduur verlengd tot april 2008. Uiteindelijk betekende dit dat de projectduur in de praktijk verkort werd van 36 maanden naar 28 maanden.

11

D E E L 2 : R ED E E L 2 : R E S U L T A T E N S U L T A T E N

12

3 EUREGIONALE RISICOKAART

3.1 Inleiding

Eén van de drie componenten in het EMRIC-project is de ontwikkeling van een Euregionale risicokaart. Primaire doelgroep voor deze kaart zijn de hulpverleningsdiensten en de besturen in de Euregio Maas-Rijn. Voorzover de wetgeving in de drie landen dat toelaat zal de risicokaart ook zichtbaar zijn op het internet en voor burgers toegankelijk. De risicokaart wordt opgebouwd op de techniek die voor de Nederlandse risicokaart ontwikkeld wordt. Elke deelregio zal vervolgens zelf verantwoordelijk worden voor het invoeren en bijhouden van risicogegevens op de kaart. In Nederland is het maken en beheer van een risicokaart verplicht. De investeringen die daarvoor gedaan worden, alsmede de technische infrastructuur die daarvoor wordt opgebouwd, zullen voor een groot deel ook gebruikt kunnen worden voor het opbouwen van de euregionale risicokaart. Dit gedeelte van het netwerk zal overigens niet alleen een kaart bevatten, maar ook een gedeelte, waarin uitleg gegeven wordt over diverse soorten risico’s, zoals aardbevingen, overstromingen, vloeistofbranden, gasexplosies etc.

3.2 Uitgangspunten en doelstelling

Uitgangspunten bij de start van het project : De overheden voeren een

transparantveiligheidsbeleid.

De verantwoordelijkheden voor onderdelen van het veiligheidsbeleid moeten (voor burgers) duidelijk zijn.

Gemeenten (in Nederland) zijn wettelijk verplicht risico-inventarisaties te maken in het kader van planvorming.

Gemeenten (in ieder geval in Nederland) dienen actief informatie te verstrekken aan burgers over de risico's in hun gemeente.

Grensregio’s zijn verplicht gegevens aan elkaar te verstrekken omtrent risico's die zich in een grensstrook van 15 km. bevinden (Verdrag van Helsinki).

Ontwikkeling van de kaart op basis van de techniek van de Nederlandse risicokaart

Uitgangspunten tijdens de loop van het traject : Nadruk ligt op een kaart t.b.v. professionele

organisaties Maximaal resultaat met minimale

inspanningen/ optimaal gebruik van technische verworvenheden

Ontwikkeling systeem “a la carte” d.w.z. het is aan de partners om te bepalen welke gegevens daadwerkelijk op de kaart komen te staan en voor wie deze beschikbaar zijn

Doel: Doel van de risicokaart is te voorzien in een instrument waarmee gegevens over risico's in een bepaald geografisch gebied op overzichtelijke en duidelijke wijze in beeld kunnen worden gebracht. De kaart kan dienen als: Informatie-instrument voor de professionele

gebruiker (bestuursorganen, operationele diensten en andere overheidsdiensten).

Communicatiemiddel richting de burger.

13

3.3 Proces Het proces kende een viertal fases, namelijk:

1. Startfase (start juli 2006) In deze fase is bemensing van de projectgroep en het projectplan vastgesteld (gereed september 2006)

2. Informatiefase (september 2006) In deze fase is de informatiebehoefte en ambitieniveau van de partners bepaald/ is aangegeven welke gegevens de euregionale kaart bij voorkeur zou moeten tonen. Dit heeft geresulteerd in een gegevenskatalogus waarin per ramptype is aangegeven welke gegevens getoond zouden moeten worden (gereed 1e kwartaal 2007).

3. Technische fase (start 2e kwartaal 2007) In deze fase is op basis van de gegevenskatalogus een datamodel ontwikkeld t.b.v. de technische verwerking van de data. Voorts is een functioneel ontwerp voor de kaart ontwikkeld. Daarin is o.a. de techniek van de kaart opgenomen (webbased services). Ten slotte is een zgn. technisch prototype ontwikkeld van de kaart t.b.v. een globaal klantonderzoek (gereed 3e kwartaal)

4. Implementatiefase (start 4e kwartaal 2007)

In deze fase heeft een technische vertaalslag gemaakt t.a.v. sommige data van de partners t.b.v. aanbieding als webservice. Het prototype is ook voorgelegd aan een deel van de gebruikersgroep. Voorts is aandacht besteed aan het genereren van de data t.b.v. plaatsing op de risicokaart en de voorzien van de kaart van de kaartondergronden (eurostreets) en de nodige functionaliteiten en legenda (gereed 1e kwartaal 2008).

3.4 Resultaten Per fase werden de volgende resultaten behaald:

1. Startfase In de startfase is het projectplan en de bemensing van de projectgroep vastgesteld.

2. Informatiefase De informatiefase is afgesloten met de vaststelling van de gegevenskatalogus

3. Technische fase In de technische fase zijn datamodel, functioneel ontwerp en prototype ontwikkeld.

4. Implementatiefase In de implementatie fase is de definitieve versie van de kaart opgeleverd waarin de aangeleverde gegevens van de partners worden getoond.

Overigens is het vooralsnog een overwegend Nederlandse kaart waarop ook Belgische en Duitse gegevens te zien zijn.

3.5 Conclusies en aanbevelingen

Conclusies De conclusie die getrokken kunnen worden naar aanleiding van dit deelproject zijn: • Gegevensverzameling en netwerkvorming

zijn langdurige trajecten die veel inzet kosten. Daarbij geldt dat informatie geen brenggoed is maar een haalgoed.

• Culturele, juridische en beleidsmatige verschillen op het gebied van risicocommunicatie blijven een aandachtspunt.

• Er is een nieuw netwerk ontwikkeld/ samenwerking en elkaar leren kennen geldt als pluspunt.

• Er is onduidelijkheid over de juiste spelers op dit gebied.

• Bestuurlijke aansturing / bestuurlijk vlottrekken van stroperige processen had wellicht tot betere en snellere resultaten geleid.

14

• Draagvlakverlies is een aandachtspunt bij dit soort langdurige trajecten.

• Er is een stevig fundament ontwikkeld maar doorontwikkeling is nodig.

• Het instrument is ontwikkeld maar de bestuurlijke borging van gebruik van dit instrument is niet voorzien.

Aanbevelingen De aanbevelingen naar aanleiding van dit deelproject zijn: • Betrek vanaf het begin de partners op het

juiste niveau (ambtelijk/bestuurlijk). • Zorg voor een bestuurlijk en organisatorische

goed doordacht fundament bij de start. • Houd aandacht voor de hulpdiensten als

klant.

• Wees bewust van tijd die nodig is om het noodzakelijke netwerk te ontwikkelen.

• Start met een gezamenlijk (beleidsmatig) ambitieniveau.

• Stel expertise als best practise beschikbaar voor andere (eu)regio’s.

• Ontwikkel een risicokaart verder door als onderdeel van een overall informatiesysteem waarin ook andere systemen zoals veilligheidsnet, LIVE, Testanet onderdeel van uitmaken (verknoping).

• Besteed in de diverse fasen van dit soort langdurige trajecten veel aandacht aan communicatie en PR van het product om de aandacht levend te houden.

• Draag zorg voor een bestuurlijke borging van het gebruik van de risicokaart (euregionaal protocol).

15

4 VEILIGHEIDSPORTAAL

4.1 Inleiding Via het EMRIC project wordt gewerkt aan de facilitatie van de werking van hulpdiensten en overheden in geval van calamiteiten van allerlei aard binnen de Euregio.Als technisch hulpmiddel voor de hulpdiensten en overheden werd hiervoor een EMRIC veiligheidsportaal opgezet.

4.2 Doelstelling Het EMRIC veiligheidsportaal heeft als doel om in geval van ernstige calamiteiten van allerlei aard om enerzijds de operationele hulp- en veiligheidsdiensten te ondersteunen door en anderzijds de bestuurlijke overheden een middel aan te reiken om de onderlinge communicatie en opvolging van informatie met de hulpdiensten en burgers te faciliteren en op te volgen. Informaticatechnisch werd hiervoor een internet-website opgericht met een privaat gedeelte voor de hulpdiensten en overheden en een publiek gedeelte ter informatie naar de burgers van de Euregio.

4.3 Proces Als eerste directe uitwerking werd geopteerd om de communicatie tussen de verschillende meldkamers binnen de Euregio te automatiseren. Deze automatisatie omvatte in principe de digitalisering van de afspraken die opgezet werden binnen werkgroepen in functie van de grensoverschrijdende samenwerkingsmodellen. Vrij snel werd duidelijk dat ondersteunend en in navolging van deze uitwerking van de samenwerkingsmodellen de nood ontstond tot opvolging van acties, verdere communicatie tussen

deze meldkamers en hun bestuurlijke overheden. Supplementair werd duidelijk dat eveneens een structurering van informatie voor deze verschillende hulpdiensten noodzakelijk is ter ondersteuning van deze samenwerking (bv. welke maatregelen gelden bij bepaalde calamiteiten binnen de verschillende regio’s). Vervolgens werd de noodzaak tot structurering en (beperkte) openbaarheid van de interbestuurlijke samenwerking als achtergrondproces van de hulpmiddel duidelijk. Op deze manier is de oorspronkelijk digitalisering van des samenwerkingsmodellen via een website verworden tot een uitgebreide euregionale veiligheidsportaal de welke ter beschikking staat van alle hulpdiensten en bestuurlijke overheden binnen de regio.

4.4 Resultaten Alzo werd de veiligheidsportaal uitgewerkt met om bij ernstige calamiteiten van allerlei aard enerzijds de operationele hulp- en veiligheidsdiensten te ondersteunen door : - de communicatie tussen de verscheiden

meldkamers te automatiseren via een o module meldkamerformulieren en o een module logboek en o een module intranetmail.

- Deze diensten verkrijgen eveneens informatie over inzetbare middelen en diensten van buiten de regio en/of landsgrenzen via een module databank diensten en middelen (en in integratie de module regionale risicokaart).

- Ter ondersteuning en vergemakkelijking van de informatieverstrekking binnen de operationele diensten werden de volgende modules uitgewerkt :

o module dringende berichten privaat o module bibliotheek privaat o module links privaat.

- De bestuurlijke overheden werden hierbij een middel aan gereikt tot onderlinge communicatie en opvolging van informatie via een

o module logboek o module intranetmail.

16

- Ter vergemakkelijking van de informatieverstrekking naar de operationele diensten werd een

o module dringende berichten privaat, o een module bibliotheek privaat, o een module links privaat en o een module notulenbeheer opgezet.

- Ter facilitatie van de informatieverstrekking naar de burgers binnen de Euregio werd een module

o module dringende berichten publiek en o een module bibliotheek publiek en o een module links publiek uitgewerkt.

4.5 Conclusies en aanbevelingen

Nu dit veiligheidsportaal informaticatechnisch gerealiseerd is, dienen de nodige afspraken gemaakte te worden met alle betrokken partners, overheden en hulp- en veiligheidsdiensten. Deze afspraken hebben tot doel om enerzijds al deze betrokkenen hun specifieke taak en verantwoordelijkheid op te laten nemen in dit Euregionaal veiligheidsplatform en anderzijds de continuïteit van dit platform te verzekeren. In functie van de onderscheiden doelen betekent dit :

- duidelijke afspraken en bepaling van zowel alle hulp- en veiligheidsdiensten als alle bestuurlijke overheden binnen de Euregio

o Wie mag wat wanneer waar ? - duidelijke afspraken met betrekking tot de

communicatie tussen de verscheiden meldkamers

o Wanneer wat te gebruiken ? - duidelijke afspraken met betrekking tot

inzetbare middelen en diensten met de mogelijkheid tot lokale verantwoordelijkheid betreffende de operationele diensten

o Wie staat in voor de updating van welke informatie ?

- duidelijke afspraken met betrekking tot informatieverstrekking tussen de operationele diensten

o Wie mag wat verspreiden en wanneer ?

- duidelijke afspraken met betrekking tot onderlinge communicatie en opvolging van informatie in functie van de bestuurlijke overheden

o Wie mag wanneer over welke informatie beschikken ?

- duidelijke afspraken met betrekking tot de informatieverstrekking naar de operationele diensten vanuit de bestuurlijke overheden

o Wie mag wat verspreiden en wanneer ?

- duidelijke afspraken met betrekking tot de informatieverstrekking naar de burgers binnen de Euregio.

o Wie mag wat verspreiden en wanneer ?

Vervolgprojecten : - Omwille van de regionale en nationale

systemen die binnen de verscheiden nationale staten werken, dient in een volgende fase een vervolgproject opgezet te worden tot partiële integratie, communicatie en informatie -vergaring en -verstrekking tussen de Euregionale veiligheidsportaal EMRIC en de verschillende nationale systemen, zoals als daar bijvoorbeeld zijn het Nederlandse veiligheidsnet, het Belgische LIVE en OSR en andere systemen van zowel de bestuurlijke overheden als de onderscheiden hulp- en veiligheidsdiensten.

o Bv. Automatische partiële communicatie tussen lokale sitrapsystemen en EMRIC-logboek.

- Eveneens dient in een vervolgproject een borging van de centrale werking van deze veiligheidsportaal voorzien te worden.

o Bv. Webmastering en verdere ontwikkeling in functie van veranderende regionale en nationale wetgevingen.

- Een aanvullend vervolgproject is de opzet van inhoudelijke borging van de werking.

o Bv. De redacteur(s) en hun mogelijkheden.

- Een ander aanvullend en verstrekkend vervolgproject is de uitwerking en integratie van het EMRIC-veiligheidsportaal is en als Eurgionaal oefenmiddel.

o BV. EMRIC logboek als oefenmiddel, zonder inzet van materiaal of operationele ploegen.

17

5 SAMENWERKINGSMODELLEN / OEFENEN

5.1 Inleiding In de Euregio Maas-Rijn, waar de landsgrenzen elkaar bijna raken is het vanzelfsprekend dat er grensoverschrijdend wordt samengewerkt door de hulpdiensten om de burgers de zorg en veiligheid te bieden waar ze recht op hebben. Grenzen mogen daarin geen belemmerende factor zijn. Daarom werken de hulpdiensten al vele jaren samen en zal de dienst die het eerste bij het incident kan zijn, als eerste gealarmeerd worden en als eerste uitrukken. De verantwoordelijke dienst komt dan na. Deze samenwerking was voor de brandweerzorg tot voor kort echter gebaseerd op afspraken tussen gemeenten en concrete afspraken hoe samen te werken bij grootschaligheid waren er niet. Voor de spoedeisende medische hulpverlening bestonden er al samenwerkingsafspraken bij grootschaligheid, Eumed genaamd.

5.2 Doelstelling De doelstelling van het Emric-project was enerzijds afspraken te maken met de verantwoordelijken voor brandweerzorg bij grootschaligheid in de Euregio Maas-Rijn en anderzijds afspraken te maken met betrekking tot het oefenen van gezamenlijke grootschalige inzetten op zowel brandweergebied als op het gebied van spoedeisende medische hulpverlening.

5.3 Proces Op het gebied van spoedeisende medische hulpverlening bestond er al een stevig netwerk van de verantwoordelijke partners in de Euregio Maas-Rijn. Dit netwerk kwam grotendeels overeen met het benodigde netwerk voor de brandweerzorg. Zo bestaat er al 6 jaar een gestructureerd overleg met

de hoofden van de meldkamers. Een zeer belangrijk overleg, daar de meldkamer de spil in de hulpverlening is. Verder kent de Euregio Maas-Rijn een gestructureerd overleg in het kader van Eumed, dat bestaat uit vertegenwoordigers van de 8 verantwoordelijke overheden in de Euregio Maas-Rijn en vertegenwoordigers van de grote ziekenhuizen in de EMR, 9 in totaal. Dit gremium komt frequent bij elkaar. Voor de brandweerzorg is het bestaande gremium tussen de diensten in Aken, Heinsberg, Eupen en Heerlen uitgebreid met de Luikse partners. Deze drie gremia zijn in het kader van het Emric-project diverse malen bij elkaar geweest om de producten van dit deelproject met succes gestalte te geven.

5.4 Resultaten De resultaten zijn conform de projectopdracht:

• Samenwerkingsmodellen Eumed + Emric (neergeschreven in het document “Beter een goede buur dan een verre vriend”;

• 4-jaren oefenplan.

5.5 Conclusies en aanbevelingen

Een geslaagde projectonderdeel waarin wederom gebleken is dat de verantwoordelijken hun verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk nemen en ongeacht staatsgrenzen die hulp willen bieden waar de burger recht op heeft. In het project is gebleken dat het hebben van het juiste netwerk absolute voorwaarde is voor het welslagen van het project. Daar moet projecttijd en geld voor vrijgemaakt worden. Alle partners moeten meewerken en het project steunen.

18

Afhankelijkheden tussen de diverse projectonderdelen moet in kaart gebracht en bewaakt worden. Er is veel geld nodig voor vertaalwerk.

19

6 INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE

6.1 Projectpartners De communicatie met de projectpartners liep gestructureerd. Daar waren dan ook geen problemen mee. Er was een duidelijke projectstructuur. Dagelijkse zaken werden afgehandeld door het projectmanagement. Indien bepaalde zaken niet direct door het projectmanagement afgehandeld konden worden, werd de projectgroep geraadpleegd. Indien het zaken betroffen die meer overkoepeld waren, dan werd dit voorgelegd aan alle partners; Echter er waren wel een aantal hobbels die de communicatie tussen de partners in de weg stond en welke gedurende het project te nemen waren:

• Ondanks het feit dat de doelstelling van het project EMR-IC vanaf het begin af vast stond bleek gedurende de looptijd van het project dat er toch verschillen in verwachtingspatronen waren. Mede ingegeven door de aard van de organisatie. Dat betekende dat er meerdere gesprekken hebben moeten plaatsvinden om iedereen aan boord te houden. Wel had dit invloed op de inzet van de desbetreffende partner(s).

• De partners waren niet allen ‘soortgelijke’ organisaties met dezelfde doelen en dit maakte het ook moeilijker om met elkaar te communiceren.

• De bestuurlijke betrokkenheid was niet vooraf voldoende besproken.

6.2 Euregio Maas-Rijn De communicatie met het EMR-bureau is prima verlopen. Er was een goede samenwerkingsrelatie ontstaan tussen het

projectmanagement en het EMR-bureau. Ook werd het als zeer prettig ervaren dat er een vast aanspreekpunt was binnen het EMR-bureau. Zeker in het begin van het project werd er regelmatig advies gevraagd aan het EMR-bureau.

6.3 Interreg-managers De Interreg-managers hebben een zeer goede bijdrage geleverd aan het project. Op het moment dat het projectmanagement met vragen, onduidelijkheden zat vonden zij altijd ondersteuning bij de Interreg-managers. Het meeste contact was er tussen de Interreg-managers van provincie Limburg en het projectmanagement omdat het project was ingediend in Nederlands Limburg. Daardoor waren zij ook de eerste aanspreekpunten. De Interreg-managers hebben tijdens het project vooral ondersteund bij ophelderen van onduidelijkheden.

6.4 Cofinanciers Het contact met de co-financiers tijdens de looptijd van het project was zeer beperkt. Deze contacten waren vooral in de fase tot het moment van goedkeuring van belang. Daarna is het contact met de co-financiers altijd verlopen via het EMR-bureau en de Interreg-managers. Tijdens het project is er éénmaal een onduidelijkheid geweest aangaande de uitbetaling van cofinanciering. Echter nadat deze onduidelijkheid aan het licht gekomen was is het op adequate wijze opgelost.

20

7 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

7.1 Algemene conclusies

Tijdens de uitvoering van het project heeft de projectgroep het volgende geconstateerd:

• Het draagvlak onder de projectpartners zelf; een gezamenlijk probleem en de overtuiging dat samenwerking in het oplossen méérwaarde heeft.

• De bottom up aanpak. Er werd niet op ‘hoog’ niveau beslist wat er op uitvoerend vlak gebeuren moest. Er was geen bestuurlijke stuurgroep

• De flexibiliteit van het project om het projectdoelen zodanig aan te passen dat het aansluit bij de wensen en mogelijkheden van het beoogde netwerk;

• Een gelaagde en afgebakende projectstructuur, waardoor het voor iedereen duidelijk was wat er van de verschillende (project)groepen verwacht werd;

• Het zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande structuren. Hierdoor werd ook in een vroeg stadium gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van andere organisaties die veel te maken hebben met interventie bij crisis;

• De samenstelling van het projectteam maakte de communicatie en afstemming gemakkelijk maar vroeg wel extra aandacht voor de relatie met de formele en informele partners .

• In het projectteam was de materiedeskundigheid ruimschoots aanwezig. Externe communicatie was daarbij een aandachtspunt.

• De uitstekende samenwerking met het EMR-bureau en de Interreg-managers;

• Mede voortvloeiende uit de voortgang van het project en de communicatie daarover heeft een herstructurering van de euregionale werkgroep plaatsgevonden.

Daarmee is een basis gelegd voor de verankering van de projectresultaten.

• Ook heeft het project een bijdrage geleverd aan de versterking van het netwerk tussen de betrokken disciplines , een noodzaak voor optimale samenwerking.

• Inschakeling van een niet gebonden project coördinator met kennis van de materie en van het netwerk had een positieve uitwerking.

• De administratie; de administratie handelingen welke noodzakelijk zijn in het kader van Interreg IIIA om een middelenafroep te kunnen indienen vergt erg veel inzet van de projectcoördinatie en de projectpartners. Deze administratieve ‘last’ werd door de EMR onderkend en zij hebben de projectcoördinator en de projectpartners adequaat ondersteund. Door het inschakelen van een externe organisatie die ervaring had met de financiële afhandeling van dit type projecten werden de projectpartners in grote mate ontlast en verliep de financiële afhandeling richting het EMR-bureau zonder noemenswaardige problemen;

• De pers; het bleek zeer moeilijk om de aandacht van de pers te krijgen voor dit thema;

• Beschikbare personele inzet. In het project bleek dit telkens weer het grootste probleem. Deelnemende organisaties waren allen bereidwillig tot samenwerking, het eigen werk blijven echter prioritair. Vooral ook omdat we in veel gevallen afhankelijk waren van de vrijwillige inzet van personeel van de niet projectpartners, zoals brandweer en hulpverleningsdiensten.

• Het project heeft bevestigd dat het van belang is de samenwerking zo veel mogelijk concreet te maken. D.w.z. de resultaten moeten zo mogelijk regelmatig nodig zijn.

• De belangen, organisatievorm, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de Euregio aanzienlijke verschillen kennen.

• De financiële verantwoordingseisen niet aansluiten bij de structuren van de partners

21

in dezen. Voorbeeld privacy personeelgegevens bij de declaratie-eisen.

Over het algemeen dan ook geconcludeerd worden dat:

• Het belangrijk is om ruimte te creëren om flexibeler met de wetgevingsverschillen en bevoegdheden om te gaan.

• In een dergelijke complexe projectomgeving zorgvuldig duidelijkheid vooraf te geven aan de diverse partners over wat binnen het kader van een dergelijk project van een ieder verwacht mag/ moet worden.

• Binnen de externe kaders en mogelijkheden en de kaders van de projectdoelen is er binnen het project het maximale bereikt. Daarmee is tevens een fundament gelegd voor de toekomst.

7.2 Algemene aanbevelingen

De algemene aanbevelingen kunnen worden opgedeeld in twee delen, namelijk de inhoudelijke aanbevelingen en aanbevelingen op het gebied van het samenwerken in een europees project. Inhoudelijke aanbevelingen:

• Om de Euregionale structurele samenwerking binnen de EMR vorm te geven is het van belang dat het netwerk dat is opgezet tijdens het project ook navolging krijgt. Niet alleen op operationeel niveau, maar ook op niveau van management en politiek.

• De operationele en bestuurlijke doelen als zodanig helder benoemen.

• De vele grensoverschrijdende samenwerkingsinitiatieven beter af te stemmen EMRIC; HERMAN; NIEDERER ; Ci Rutten etc..

• De positie van de stuurgroep Ösikat te versterken en meer uit te dragen. De gemeente is veelal primair verantwoordelijk op dit terrein en hebben nauwelijks weet van dergelijke structuren.

• Er zal nadrukkelijk aandacht besteedt moeten worden aan de bestuurlijke

verankering van de resultaten van EMR-IC om de continuïteit te kunnen waarborgen.

• De rol van de respectievelijke centrale overheden bij dergelijke projecten expliciet te benoemen.

• Structurele verankering mogelijk gestalte te geven door ontwikkeling van een beknopte samenwerkingseenheid de diensten zullen structurele capaciteit in hunorganisatie voor de grensoverschrijdende samenwerking moeten benoemen.

• Er zal een bestuurlijke stuurgroep ingesteld moeten worden bij dit soort thema’s. Dit om een stukje verankering te kunnen waarborgen. Wel moet er goed op gelet worden dat de juiste partners aan tafels zitten.

Aanbevelingen ten aanzien van het werken in een europees project zijn:

• Er zeer goed van doordrongen te blijven wat het uiteindelijke doel is van dit type euregionale projecten, namelijk de euregionale samenwerking. Het euregionaal samenwerken als doel moet niet onderschat worden. Er is veel meer tijd nodig om elkaar te leren kennen en te vertrouwen dan in eerste instantie vaak gedacht wordt. Dit kan alleen bereikt worden indien er de bereidheid is om dit als hoofddoel te stellen en het inhoudelijke doel op de tweede plaatst te zetten zonder de inhoud nu uit het oog te verliezen. Op het moment dat de samenwerking echt van de grond is gekomen na een vaak lang een moeilijk proces is het velen malen gemakkelijker om ook tot goede inhoudelijke samenwerking te kunnen komen.

• Daarnaast moet er goed nagedacht worden over de voortgang van de samenwerking tussen de projectpartners na afloop van het project. Hierbij moet ook de financiële situatie niet uit het oog verloren worden.

• Het verdient tevens aanbeveling om de samenwerking verder voort te zetten wat middels het samenwerkingsconvenant gedaan kan worden. Dit samenwerkingsconvenant kan een voortvloeisel zijn van het samenwerkingscontract wat tussen de

22

partners tijdens het project. Een samenwerkingscontract tussen de partners gedurende de projecttijd is onontbeerlijk. Het zorgt ervoor dat er een handvat is waar eenieder zich na moet richten op het moment dat er moeilijkheden zijn of problemen ontstaan;

• Een duidelijke projectstructuur met daaraan gekoppelde taken en verantwoordelijkheden is tevens een belangrijk punt voor het al dan niet slagen van een project. Dit lijkt een open deur, maar in een euregionaal samenwerkingsverband waarin toch al vele invloeden zoals cultuur en taal een mogelijk extra ‘belemmerende’ rol kunnen gaan spelen is dit een belangrijke component. Maak de projectdoelstellingen niet te breed , dan blijft het bij algemene bestuurlijk / politieke protocollaire afspraken. Behoefte is ( ook) aan praktisch werkbare samenwerking. Verstoor jarenlang bestaande relaties niet onnodig.

23

BIJLAGE 1:

24

BIJLAGE 2: Publicitaire activiteiten • Vermelding euregionale risicokaart in krantenartikel ‚Zelfs bij aanleg van nieuwe woonwijk is de ‘Risicokaart

Limburg’ behulpzaam. Woonkrant van Maastricht/Heuvelland dd 01-09-2006; • Algemene informatie over (start) project euregionale kaart in drie talen beschikbaar gesteld aan

veiligheidsportaal EMRIC; • Rapport spoedeisende medische hulpverlening (SMH) in de EMR; • Uitbrengen van een nieuwsbrief EMRIC; • Artikel in blad “externe veiligheid”; • Werkgroep GKZ 29.3.2007 te Den Haag ; • Toepassingsconferentie XGDI 16 mei 2007 te Venray ; • Stuurgroep OOV ERMN 29.5.2007 te Krefeld (D) ; • Euregionale stuurgoep EMR 6.6.2007 te Maastricht ; • Klankbordgroep Limburgse profkaart 13.6.2007 te Maastricht ; • Permanente cie 25.9.2007 te Brussel (B) ; • Stuurgroep brandweerzorg EMRIC 3.12.2007 te Heerlen ; • Werkgroep OOV ERMN 11.12.2007 te Venlo ; • Brandweer Belgisch limburg 28.1.2008 te Lommel (B) ; • Slotconferentie EMRIC 5.3.2008 te Maastricht