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EHUDOKU : Alfresco - Hasiera - UPV/EHU · EHUDOKU : Alfresco Manual de usuario de site IKT GERENTEORDETZA - VICEGERENCIA DE LAS TIC PROIEKTUETAKO ARLOA – AREA DE PROYECTOS EHUDOKU

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  • EHUDOKU : Alfresco

    Manual de usuario de site

    IKT GERENTEORDETZA - VICEGERENCIA DE LAS TICPROIEKTUETAKO ARLOA AREA DE PROYECTOS

    EHUDOKU : Alfrescowww.ehu.es/webtic Pgina 1 / 22

    http://www.ehu.es/webtic
  • ndice de contenidoInformacin General......................................................................................................3

    Qu es EHUDOKU?..................................................................................................3Cmo puedo acceder al EHUDOKU?..........................................................................3Con que usuario puedo acceder al sistema?..............................................................3

    Alfresco share: Panel de Usuario....................................................................................4Los Sitios colaborativos o unidades de colaboracin (SITES)............................................6

    Terminologa bsica..................................................................................................7Espacios...............................................................................................................7Contenido.............................................................................................................7Metadatos............................................................................................................8Aspectos...............................................................................................................9Tipo de Documentos............................................................................................10Etiquetas............................................................................................................11

    Cmo trabajar en los sitios?..................................................................................12Subir documentacin...........................................................................................12Subir estructuras completas.................................................................................12Como mover / copiar documentos entre sitios.......................................................13

    Calendario..............................................................................................................14Wiki........................................................................................................................15Foro de discusin....................................................................................................15Blog.......................................................................................................................15Enlaces...................................................................................................................16Abandonar un sitio..................................................................................................16El perfil de usuario..................................................................................................17Cmo puedo recuperar elementos borrados?...........................................................17Qu puedo hacer en el sistema de gestin documental en funcin de los permisos?. .18Cmo funciona el versionado de un documento?.....................................................19Para firmar documentos PDF....................................................................................20Cmo puedo realizar bsquedas?............................................................................20Cmo puedo recibir el resumen de actividades?.......................................................22Cmo puedo salir de la aplicacin?.........................................................................22

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  • Informacin General

    Qu es EHUDOKU?

    EHUDOKU es el servicio de gestin documental corporativo de la UPV/EHU, basado en Alfresco ECM.

    Cmo puedo acceder al EHUDOKU?

    La url de acceso a EHUDOKU es:

    https://ehudoku.ehu.es

    Posteriormente aparecer el siguiente formulario de la UPV-EHU, donde deber especificar su usuario y contrasea de LDAP corporativo.

    Con que usuario puedo acceder al sistema?

    Para acceder al gestor documental es necesario utilizar el usuario de LDAP corporativo.

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  • Alfresco share: Panel de Usuario

    Una vez redirigido a la interfaz de Alfresco, se encontrar en el denominado Panel de inicio del usuario.

    Ejemplo de Panel de inicio de Usuario con los dashlets mas comunes

    El Panel de inicio da acceso al contenido del usuario alojado en gestor documental, y est compuesto por una serie de componentes llamados DASHLET.

    Hay varios tipos de Dashlets diferentes con distintas funcionalidades, y cada usuario puede configurarlos a su gusto y necesidad desde el botn personalizar panel de Inicio

    Principalmente, dar acceso a los Sitios, que son las unidades o intranets de colaboracin para los documentos, a travs del componente Mis sitios (tambin accesible desde el men superior sitios)

    Un usuario puede trabajar y colaborar con documentos de varios sitios, y es especialmente til marcar como favoritos los sitios, carpetas y documentos en los que trabajamos, para acceder ms rpidamente a ellos.

    Salvo que seamos los creadores y administradores de un sitio (SITE), inicialmente no tendremos ningn entorno colaborativo disponible. Tendremos que esperar a que un administrador nos invite a participar en ellos. Cuando eso suceda, en el dashlet de tareas nos aparecer una invitacin de unin.

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  • Podemos seleccionarla y aceptar (o rechazar) la invitacin

    Una vez hayamos aceptado la invitacin del sitio, este ser visible y podremos verlo en el dashlet Mis sitios. Si lo marcamos como favorito lo tendremos directamente en el men superior Sitios.

    Este men tambin da acceso a un buscador de sitios.

    Podremos regresar a nuestro panel de inicio de usuario en cualquier momentos desde el menu Mi perfil

    Dashlets recomendados: Mis actividades, Mis Documentos, Mis sitios, Mis tareas, My Custom Multi-Search (en caso de tener bsquedas especiales desarrolladas)

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  • Los Sitios colaborativos o unidades de colaboracin (SITES)

    Una de las posibilidades para gestionar documentacin en el gestor documental es mediante los Sitios. Los sitios son unidades de colaboracin que disponen de un panel de inicio propio, similar al del usuario, con dashlets propios del sitio, y que da acceso a una serie de herramientas, como blogs, wikis, enlaces,... y a la biblioteca de documentos, es decir, a la documentacin de la unidad colaborativa.

    Desde el panel de inicio del sitio podemos acceder a las vistas de la actividad del sitio y los usuarios o los ltimos documentos modificados o creados.

    El usuario puede pertenecer a varios sitios en general y tendr que navegar de un Site a otro para trabajar en cada entorno, pero desde su panel de inicio de usuario podr acceder tanto a los documentos como a las carpetas de cualquier sitio directamente con los dashlets apropiados, ya sea por actividad, por fecha, por usuario, por metadatos, por favoritos,...

    El administrador del SITE puede configurar los Dashlets que pone a disposicin de los participantes, con el botn de personalizar el panel de inicio. Algunos son similares a los dashlets de usuario, pero otros son especficos de Site.

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  • Terminologa bsica

    EspaciosTambin llamados carpetas, proporcionan una organizacin jerrquica de los contenidos como en un navegador de ficheros de escritorio pero con muchas ms posibilidades:

    contenido se indexan en Alfresco. Pueden previsualizarse y disponen de:

    Metadatos

    Versionado

    Workflows

    Contenidos relacionados

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  • Metadatos

    Son propiedades de espacios y ficheros adaptados a negocio. Se pueden definir tipos de contenidos a medida (facturas, contratos...) y son indexables y buscables. Se pueden extraer de algunos documentos con herramientas especificas (OCR, extractores...) y algunos se obtienen automticamente cuando se cargan (office, por ejemplo)

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  • Aspectos

    Los aspectos permiten extender cualquier funcionalidad en Alfresco y reutilizarla. Se trata de un conjunto de metadatos extendidos y dinmicos aplicables a cualquier objeto documental.

    Gestionar Aspectos

    cuando asignemos etiquetas a un contenido.

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  • Versionable: permite versionar un documento. Este aspecto se aadir de forma automtica cuando utilicemos la accin Subir una nueva versin . Se crear una versin cada vez que modifiquemos el documento.

    Atributos de email: permite definir buzones de email. Al aadir este aspecto, tendremos disponible una propiedad alias, que nos permitir definir un alias para utilizar la carpeta como buzn de correo electrnico.

    Contador de emails: es un aspecto que se utiliza nicamente para configuracin de buzones de email, permite contabilizar de forma automtica los correos que llegan a travs de los buzones de email.

    Mximo de versiones: permite asignar un nmero mximo de versionado a un documento. Al aadir este aspecto, tendremos disponible una propiedad mximo de versiones que por defecto estar establecido en 15 versiones.

    Tipo de Documentos

    Los documentos pueden ser definidos de un tipo concreto, heredando una serie de caractersticas y metadatos.

    Estos tipos se han desarrollado especialmente para la UPV/EHU y estn disponibles para unos grupos especficos.

    En funcin de si nos encontramos en una carpeta o un documento, los tipos disponibles sern distintos.

    Carpetas:

    Expediente de obra: tipo de contenido especfico de SAO para carpetas.

    Documentos:

    Documento de calidad: tipo de contenido especfico de SGIker para documentos.

    Documento de obra: tipo de contenido especfico de SAO para documentos.

    Documento ENI: tipo de contenido especfico de ENI para documentos.

    Expediente ENI: tipo de contenido especfico de ENI para documentos.

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  • Etiquetas

    Las etiquetas son un motor de clasificacin transversal plano similar a las categoras, pero no son jerrquicas. Las define el usuario y las pueden ver todos los usuarios.

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  • Cmo trabajar en los sitios?

    Principalmente trabajaremos en la Biblioteca de documentos, aadiendo documentos, subiendo nuevas versiones de los documentos, creando estructuras de carpetas organizadas, categorizando contenido....

    Subir documentacin

    Subir estructuras completasEn caso de que queramos subir una estructura de documentos de varios niveles, la opcin recomendada es hacer un .zip con todos los documentos y carpetas, y subir el .zip a donde lo queramos. Nos aparecer una opcin para descomprimirlo.

    Esto descomprimir el fichero y creara toda nuestra estructura.

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  • Como mover / copiar documentos entre sitios

    Para mover o copiar documentos o carpetas entre sitios, habr que seguir los siguientes pasos:

    1. Seleccionar las carpetas/documentos que queremos mover/copiar

    2. Seleccionar en la opcin de men Elementos seleccionados... la accin que queremos realizar

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  • 3. Elegir el site al que queremos copiar/mover el contenido

    4. Seleccionar la carpeta donde queremos copiar/mover el contenido. Es importante seleccionar haciendo click en el nombre de la carpeta, sta quedar marcada en azul.

    Los Sites adems disponen de herramientas colaborativas que el Administrador del Site puede activar para los usuarios: Calendario, Wiki, Foro, Blog, Enlaces

    Calendario

    El calendario permite programar eventos y llevar un seguimiento de los mismos. Es posible visualizar el calendario por da, semana o mes. El calendario tambin dispone de una Agenda que permite ver los eventos prximos.

    Una vez creado un evento, este puede editarse o eliminarse usando los controles correspondientes.

    Existe la posibilidad de modificar, fcilmente, tanto el da como la hora de un evento

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  • mediante el procedimiento de arrastrar y soltar. Desde la vista por Da o por Semana, arrastre el evento a otro da o rango de horas, o redimensione dicho evento para aumentar o disminuir la duracin.

    Wiki

    La wiki permite a los miembros crear pginas web para un sitio. Mediante los controles correspondientes es posible crear, eliminar, ver los detalles o editar una pgina determinada.

    Al acceder a la wiki la primera pgina que se muestra es la pgina principal, puede editar la pgina a travs del enlace Editar la pgina. La pgina de edicin proporciona un panel de controles para dar formato al texto, insertar imgenes, crear enlaces o directamente editar el cdigo HTML.

    El panel de navegacin del listado de pginas de la wiki, permite filtrar dicho listado segn diferentes criterios.

    Foro de discusin

    En los foros de discusin los miembros pueden tratar temas relacionados con el sitio. Los miembros pueden crear nuevos temas o responder a temas creados por otros miembros.

    En la pgina de listado de temas se puede configurar si estos se mostrarn con menor a mayor detalle mediante el botn Vista sencilla/detalla situado en la esquina superior derecha.

    El panel de navegacin permite filtrar los temas segn diferentes criterios: slo mis temas, los ms activos o los nuevos.

    Una respuesta puede ser editada una vez publicada, mostrando la etiqueta (Actualizado) para indicar que la respuesta original ha sido modificada.

    Blog

    El blog permite aadir comentarios, descripciones de eventos y cualquier otro material relacionado con el sitio, como grficos o vdeos.

    Las entradas creadas en el blog pueden ser guardadas inicialmente como borrador y cuando estn listas publicarlas internamente para los miembros del sitio. La publicacin externa permite la publicacin de la entrada en sitios de blogs de Internet como WordPress o TypePad.

    Las entradas pueden ser editadas o eliminadas por el autor mediante los controles correspondientes.

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  • La lista de entradas puede mostrar las entradas de forma detallada o sencilla. Mediante el panel de navegacin se pueden filtrar las entradas por diferentes parmetros, mis publicaciones, mis borradores, todas, etc.

    EnlacesEste componente permite a los miembros recopilar una lista de enlaces web relacionados con el sitio o que pueden ser interesantes para otros miembros. Estos pueden apuntar a pginas internas de Share o pginas externas de Internet.

    Si se han agregado enlaces a la lista, es interesante configurar el panel de inicio para que muestre el dashlet, o panel, Enlaces del sitio ya que proporcionar a los miembros un cmodo acceso a los mismos.

    Abandonar un sitio

    La accin abandonar el sitio significa dejar de pertenecer al sitio colaborativo y por lo tanto, dejar tener acceso a la documentacin del mismo.

    Para abandonar un sitio, tendremos que hacer click en la accin Abandonar el sitio dentro del men Ms en el panel principal del site.

    NOTA: esta accin no sirve para salir de la aplicacin. En caso de abandonar el sitio tendremos que solicitar de nuevo una invitacin al mismo.

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  • El perfil de usuario

    Desde el perfil de usuario podremos editar algunos datos personales, excepto los que se sincronizan desde LDAP, que son el nombre, apellidos y correo electrnico. Tambin se podr cambiar el idioma de la aplicacin.

    Tendremos acceso a los sitios de los que somos miembros, contenido que hemos aadido o editado recientemente y activar/desactivar las notificaciones de los sites.

    Cmo puedo recuperar elementos borrados?

    Desde el perfil del usuario tendremos tambin acceso a los elementos borrados, y desde aqu podremos recuperarlos o eliminarlos definitivamente.

    NOTA: Los elementos borrados permanecen en la papelera durante 30 das, transcurrido ese tiempo, no se podrn recuperar.

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  • Qu puedo hacer en el sistema de gestin documental en funcin de los permisos?

    Los roles por defecto para los sites de Alfresco son los siguientes:

    Consumidor (SiteConsumer): Puede leer contenido. Documentos PROPIOS

    NO puede subir ficheros, crear carpetas ni modificar permisos de ningn fichero.

    Documentos de los DEMS NO puede editar documentos existentes que no sean suyos ni subir versiones de stosNO puede administrar los permisos de los ficheros de los dems.S puede descargar y previsualizar los ficheros de los dems a los que tenga acceso

    Contribuidor (SiteContributor): Consumidor + aadir/crear contenido y espacios. Documentos PROPIOS

    Puede crear documentos y carpetas y tiene control total sobre stas (permisos, versiones, etc)Puede editar o borrar el contenido de sus documentos.

    Documentos de los DEMSNO puede editar documentos existentes que no sean suyos ni subir versiones de stosNO puede administrar los permisos de los ficheros de los dems.S puede descargar y previsualizar los ficheros de los dems a los que tenga acceso

    Colaborador (SiteCollaborator): Contribuidor + aadir/crear contenido + editar contenido. Documentos PROPIOS

    Puede crear documentos y carpetas y tiene control total sobre stas (permisos, versiones, etc)

    Documentos de los DEMSNO puede borrar ni mover lo que no es suyo (archivos o carpetas).NO puede administrar los permisos de los ficheros de los dems.S puede descargar, previsualizar, editar y subir nuevas versiones de los ficheros de los dems

    Administrador de sitio (SiteManager): Colaborador + borrar contenido + invitar a usuarios.

    El sistema de permisos de Alfresco se compone de tres elementos:

    El espacio: Los permisos se definen en cada uno de los espacios (y se heredan a menos que se especifique lo contrario).

    El usuario (o el grupo): En cada espacio definimos a qu usuarios o grupos de usuarios permitimos el acceso.

    El rol: Al usuario o grupo de usuario se les asigna un rol (conjunto de permisos).

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  • Cmo funciona el versionado de un documento?

    Se pueden versionar un documento mediante la accin Subir nueva versin

    La versin actual se puede ver junto al nombre del documento (ej. 1.0).

    Para gestionar las versiones de un documento, podremos hacerlo desde la vista de detalle del documento, en un panel llamado Histrico de versiones. Desde este panel, podremos descargar, restaurar o ver los metadatos de alguna de las versiones anteriores.

    NOTA: Existe por defecto una limitacin de 10 versiones por documento, por lo que cuando se vaya a subir la versin 11, se eliminar la ms antigua.

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  • Para firmar documentos PDF

    Entre las opciones del documento encontraremos la opcin de firmar, y una vez est firmado, la opcin de validar la firma

    Para firmar necesitars una tarjeta vlida y un lector de tarjetas. Adems dependiendo de la versin de la MV Java dos o tres veces habr que aceptar una serie de avisos y alarmas del sistema, tanto para arrancar el programa de firma como para acceder a la tarjeta.

    El sistema nos pedir el PIN de la tarjeta.

    Los PDFs que estn firmados tiene un iconito especial.

    Funciona con la versin 1.7.51 en adelante (la 1.7.45 requiere rebajar los niveles de seguridad java) y con la versin IE 9 en adelante.

    Cmo puedo realizar bsquedas?

    Las bsquedas simples se realizan mediante el buscador simple, en la parte superior izquierda de la aplicacin:

    Las bsquedas se podrn realizar sobre el sitio en el que nos encontremos o sobre todos los sitios.

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  • Las bsquedas avanzadas permiten realizar bsquedas por tipos de contenido especializados y sus metadatos mediante formularios personalizados a medida:

    Tambin se pueden realizar bsquedas por categoras y etiquetas:

    1. Filtro de etiquetas: Se puede acceder directamente al contenido etiquetado navegando por el rbol de etiquetas disponible en el men de la izquierda, tanto en el repositorio como en los sites. Este filtro no tiene jerarqua

    2. Buscador avanzado: En el buscador avanzado podremos realizar bsquedas por mltiples metadatos y etiquetas.

    Los filtros de documentos tambin se pueden utilizar para acceder a un conjunto de documentos de forma ms rpida (ej. modificados recientemente).

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  • Cmo puedo recibir el resumen de actividades?

    Podemos hacer que Alfresco nos enve un resumen de actividades de los sitios y documentos a los que tenemos acceso. Para ello, en la configuracin del perfil de usuario, se puede activar las notificaciones por correo electrnico

    Cmo puedo salir de la aplicacin?

    Para salir de la aplicacin, debemos hacer click en el link Cerrar sesin, debajo de nuestro nombre de usuario, en la esquina superior derecha del navegador:

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    http://www.ehu.es/webticInformacin GeneralQu es EHUDOKU?Cmo puedo acceder al EHUDOKU?Con que usuario puedo acceder al sistema?Alfresco share: Panel de UsuarioLos Sitios colaborativos o unidades de colaboracin (SITES)Terminologa bsicaEspaciosContenidoMetadatosAspectosTipo de DocumentosEtiquetas Cmo trabajar en los sitios?Subir documentacinSubir estructuras completasComo mover / copiar documentos entre sitiosCalendarioWikiForo de discusinBlogEnlacesAbandonar un sitioEl perfil de usuarioCmo puedo recuperar elementos borrados?Qu puedo hacer en el sistema de gestin documental en funcin de los permisos?Cmo funciona el versionado de un documento?Para firmar documentos PDFCmo puedo realizar bsquedas?Cmo puedo recibir el resumen de actividades?Cmo puedo salir de la aplicacin?