EHUDOKU : Alfresco - Hasiera - UPV/EHU · EHUDOKU : Alfresco Manual de usuario de site IKT GERENTEORDETZA - VICEGERENCIA DE LAS TIC PROIEKTUETAKO ARLOA – AREA DE PROYECTOS EHUDOKU

EHUDOKU : Alfresco

Manual de usuario de site

IKT GERENTEORDETZA - VICEGERENCIA DE LAS TICPROIEKTUETAKO ARLOA – AREA DE PROYECTOS

EHUDOKU : Alfrescowww.ehu.es/webtic Página 1 / 22

http://www.ehu.es/webtic

Índice de contenidoInformación General......................................................................................................3

¿Qué es EHUDOKU?..................................................................................................3¿Cómo puedo acceder al EHUDOKU?..........................................................................3¿Con que usuario puedo acceder al sistema?..............................................................3

Alfresco share: Panel de Usuario....................................................................................4Los Sitios colaborativos o unidades de colaboración (SITES)............................................6

Terminología básica..................................................................................................7Espacios...............................................................................................................7Contenido.............................................................................................................7Metadatos............................................................................................................8Aspectos...............................................................................................................9Tipo de Documentos............................................................................................10Etiquetas............................................................................................................11

¿ Cómo trabajar en los sitios?..................................................................................12Subir documentación...........................................................................................12Subir estructuras completas.................................................................................12Como mover / copiar documentos entre sitios.......................................................13

Calendario..............................................................................................................14Wiki........................................................................................................................15Foro de discusión....................................................................................................15Blog.......................................................................................................................15Enlaces...................................................................................................................16Abandonar un sitio..................................................................................................16El perfil de usuario..................................................................................................17¿Cómo puedo recuperar elementos borrados?...........................................................17¿Qué puedo hacer en el sistema de gestión documental en función de los permisos?. .18¿Cómo funciona el versionado de un documento?.....................................................19Para firmar documentos PDF....................................................................................20¿Cómo puedo realizar búsquedas?............................................................................20¿Cómo puedo recibir el resumen de actividades?.......................................................22¿Cómo puedo salir de la aplicación?.........................................................................22



Información General

¿Qué es EHUDOKU?

EHUDOKU es el servicio de gestión documental corporativo de la UPV/EHU, basado en Alfresco ECM.

¿Cómo puedo acceder al EHUDOKU?

La url de acceso a EHUDOKU es:

https://ehudoku.ehu.es

Posteriormente aparecerá el siguiente formulario de la UPV-EHU, donde deberá especificar su usuario y contraseña de LDAP corporativo.

¿Con que usuario puedo acceder al sistema?

Para acceder al gestor documental es necesario utilizar el usuario de LDAP corporativo.



Alfresco share: Panel de Usuario

Una vez redirigido a la interfaz de Alfresco, se encontrará en el denominado Panel de inicio del usuario.

Ejemplo de Panel de inicio de Usuario con los dashlets mas comunes

El Panel de inicio da acceso al contenido del usuario alojado en gestor documental, y está compuesto por una serie de componentes llamados DASHLET.

Hay varios tipos de Dashlets diferentes con distintas funcionalidades, y cada usuario puede configurarlos a su gusto y necesidad desde el botón “personalizar panel de Inicio”

Principalmente, dará acceso a los “Sitios”, que son las unidades o intranets de colaboración para los documentos, a través del componente “Mis sitios” (también accesible desde el menú superior “sitios”)

Un usuario puede trabajar y colaborar con documentos de varios sitios, y es especialmente útil marcar como favoritos los sitios, carpetas y documentos en los que trabajamos, para acceder más rápidamente a ellos.

Salvo que seamos los creadores y administradores de un sitio (SITE), inicialmente no tendremos ningún entorno colaborativo disponible. Tendremos que esperar a que un administrador nos invite a participar en ellos. Cuando eso suceda, en el dashlet de tareas nos aparecerá una invitación de unión.



Podemos seleccionarla y aceptar (o rechazar) la invitación

Una vez hayamos aceptado la invitación del sitio, este será visible y podremos verlo en el dashlet “Mis sitios”. Si lo marcamos como favorito lo tendremos directamente en el menú superior “Sitios”.

Este menú también da acceso a un buscador de sitios.

Podremos regresar a nuestro panel de inicio de usuario en cualquier momentos desde el menu “Mi perfil”

Dashlets recomendados: Mis actividades, Mis Documentos, Mis sitios, Mis tareas, My Custom Multi-Search (en caso de tener búsquedas especiales desarrolladas)



Los Sitios colaborativos o unidades de colaboración (SITES)

Una de las posibilidades para gestionar documentación en el gestor documental es mediante los Sitios. Los sitios son unidades de colaboración que disponen de un panel de inicio propio, similar al del usuario, con dashlets propios del sitio, y que da acceso a una serie de herramientas, como blogs, wikis, enlaces,... y a la biblioteca de documentos, es decir, a la documentación de la unidad colaborativa.

Desde el panel de inicio del sitio podemos acceder a las vistas de la actividad del sitio y los usuarios o los últimos documentos modificados o creados.

El usuario puede pertenecer a varios sitios en general y tendrá que navegar de un Site a otro para trabajar en cada entorno, pero desde su panel de inicio de usuario podrá acceder tanto a los documentos como a las carpetas de cualquier sitio directamente con los dashlets apropiados, ya sea por actividad, por fecha, por usuario, por metadatos, por favoritos,...

El administrador del SITE puede configurar los Dashlets que pone a disposición de los participantes, con el botón de “personalizar el panel de inicio”. Algunos son similares a los dashlets de usuario, pero otros son específicos de Site.



Terminología básica

EspaciosTambién llamados carpetas, proporcionan una organización jerárquica de los contenidos como en un navegador de ficheros de escritorio pero con muchas más posibilidades:

contenido se indexan en Alfresco. Pueden previsualizarse y disponen de:

– Metadatos

– Versionado

– Workflows

– Contenidos relacionados



Metadatos

Son propiedades de espacios y ficheros adaptados a negocio. Se pueden definir tipos de contenidos a medida (facturas, contratos...) y son indexables y buscables. Se pueden extraer de algunos documentos con herramientas especificas (OCR, extractores...) y algunos se obtienen automáticamente cuando se cargan (office, por ejemplo)



Aspectos

Los aspectos permiten extender cualquier funcionalidad en Alfresco y reutilizarla. Se trata de un conjunto de metadatos extendidos y dinámicos aplicables a cualquier objeto documental.

Gestionar Aspectos

cuando asignemos etiquetas a un contenido.



• Versionable: permite versionar un documento. Este aspecto se añadirá de forma automática cuando utilicemos la acción “Subir una nueva versión” . Se creará una versión cada vez que modifiquemos el documento.

• Atributos de email: permite definir buzones de email. Al añadir este aspecto, tendremos disponible una propiedad “alias”, que nos permitirá definir un alias para utilizar la carpeta como buzón de correo electrónico.

• Contador de emails: es un aspecto que se utiliza únicamente para configuración de buzones de email, permite contabilizar de forma automática los correos que llegan a través de los buzones de email.

• Máximo de versiones: permite asignar un número máximo de versionado a un documento. Al añadir este aspecto, tendremos disponible una propiedad “máximo de versiones” que por defecto estará establecido en 15 versiones.

Tipo de Documentos

Los documentos pueden ser definidos de un tipo concreto, heredando una serie de características y metadatos.

Estos tipos se han desarrollado especialmente para la UPV/EHU y están disponibles para unos grupos específicos.

En función de si nos encontramos en una carpeta o un documento, los tipos disponibles serán distintos.

Carpetas:

• Expediente de obra: tipo de contenido específico de SAO para carpetas.

Documentos:

• Documento de calidad: tipo de contenido específico de SGIker para documentos.

• Documento de obra: tipo de contenido específico de SAO para documentos.

• Documento ENI: tipo de contenido específico de ENI para documentos.

• Expediente ENI: tipo de contenido específico de ENI para documentos.



Etiquetas

Las etiquetas son un motor de clasificación transversal plano similar a las categorías, pero no son jerárquicas. Las define el usuario y las pueden ver todos los usuarios.



¿ Cómo trabajar en los sitios?

Principalmente trabajaremos en la Biblioteca de documentos, añadiendo documentos, subiendo nuevas versiones de los documentos, creando estructuras de carpetas organizadas, categorizando contenido....

Subir documentación

Subir estructuras completasEn caso de que queramos subir una estructura de documentos de varios niveles, la opción recomendada es hacer un .zip con todos los documentos y carpetas, y subir el .zip a donde lo queramos. Nos aparecerá una opción para descomprimirlo.

Esto descomprimirá el fichero y creara toda nuestra estructura.



Como mover / copiar documentos entre sitios

Para mover o copiar documentos o carpetas entre sitios, habrá que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las carpetas/documentos que queremos mover/copiar

2. Seleccionar en la opción de menú “Elementos seleccionados...” la acción que queremos realizar



3. Elegir el site al que queremos copiar/mover el contenido

4. Seleccionar la carpeta donde queremos copiar/mover el contenido. Es importante seleccionar haciendo click en el nombre de la carpeta, ésta quedará marcada en azul.

Los Sites además disponen de herramientas colaborativas que el Administrador del Site puede activar para los usuarios: Calendario, Wiki, Foro, Blog, Enlaces

Calendario

El calendario permite programar eventos y llevar un seguimiento de los mismos. Es posible visualizar el calendario por día, semana o mes. El calendario también dispone de una Agenda que permite ver los eventos próximos.

Una vez creado un evento, este puede editarse o eliminarse usando los controles correspondientes.

Existe la posibilidad de modificar, fácilmente, tanto el día como la hora de un evento



mediante el procedimiento de arrastrar y soltar. Desde la vista por Día o por Semana, arrastre el evento a otro día o rango de horas, o redimensione dicho evento para aumentar o disminuir la duración.

Wiki

La wiki permite a los miembros crear páginas web para un sitio. Mediante los controles correspondientes es posible crear, eliminar, ver los detalles o editar una página determinada.

Al acceder a la wiki la primera página que se muestra es la página principal, puede editar la página a través del enlace Editar la página. La página de edición proporciona un panel de controles para dar formato al texto, insertar imágenes, crear enlaces o directamente editar el código HTML.

El panel de navegación del listado de páginas de la wiki, permite filtrar dicho listado según diferentes criterios.

Foro de discusión

En los foros de discusión los miembros pueden tratar temas relacionados con el sitio. Los miembros pueden crear nuevos temas o responder a temas creados por otros miembros.

En la página de listado de temas se puede configurar si estos se mostrarán con menor a mayor detalle mediante el botón Vista sencilla/detalla situado en la esquina superior derecha.

El panel de navegación permite filtrar los temas según diferentes criterios: sólo mis temas, los más activos o los nuevos.

Una respuesta puede ser editada una vez publicada, mostrando la etiqueta (Actualizado) para indicar que la respuesta original ha sido modificada.

Blog

El blog permite añadir comentarios, descripciones de eventos y cualquier otro material relacionado con el sitio, como gráficos o vídeos.

Las entradas creadas en el blog pueden ser guardadas inicialmente como borrador y cuando estén listas publicarlas internamente para los miembros del sitio. La publicación externa permite la publicación de la entrada en sitios de blogs de Internet como WordPress o TypePad.

Las entradas pueden ser editadas o eliminadas por el autor mediante los controles correspondientes.



La lista de entradas puede mostrar las entradas de forma detallada o sencilla. Mediante el panel de navegación se pueden filtrar las entradas por diferentes parámetros, mis publicaciones, mis borradores, todas, etc.

EnlacesEste componente permite a los miembros recopilar una lista de enlaces web relacionados con el sitio o que pueden ser interesantes para otros miembros. Estos pueden apuntar a páginas internas de Share o páginas externas de Internet.

Si se han agregado enlaces a la lista, es interesante configurar el panel de inicio para que muestre el dashlet, o panel, Enlaces del sitio ya que proporcionará a los miembros un cómodo acceso a los mismos.

Abandonar un sitio

La acción “abandonar el sitio” significa dejar de pertenecer al sitio colaborativo y por lo tanto, dejar tener acceso a la documentación del mismo.

Para abandonar un sitio, tendremos que hacer click en la acción “Abandonar el sitio” dentro del menú “Más” en el panel principal del site.

NOTA: esta acción no sirve para salir de la aplicación. En caso de abandonar el sitio tendremos que solicitar de nuevo una invitación al mismo.



El perfil de usuario

Desde el perfil de usuario podremos editar algunos datos personales, excepto los que se sincronizan desde LDAP, que son el nombre, apellidos y correo electrónico. También se podrá cambiar el idioma de la aplicación.

Tendremos acceso a los sitios de los que somos miembros, contenido que hemos añadido o editado recientemente y activar/desactivar las notificaciones de los sites.

¿Cómo puedo recuperar elementos borrados?

Desde el perfil del usuario tendremos también acceso a los elementos borrados, y desde aquí podremos recuperarlos o eliminarlos definitivamente.

NOTA: Los elementos borrados permanecen en la papelera durante 30 días, transcurrido ese tiempo, no se podrán recuperar.



¿Qué puedo hacer en el sistema de gestión documental en función de los permisos?

Los roles por defecto para los sites de Alfresco son los siguientes:

Consumidor (SiteConsumer): Puede leer contenido. Documentos PROPIOS

NO puede subir ficheros, crear carpetas ni modificar permisos de ningún fichero.

Documentos de los DEMÁS NO puede editar documentos existentes que no sean suyos ni subir versiones de éstosNO puede administrar los permisos de los ficheros de los demás.SÍ puede descargar y previsualizar los ficheros de los demás a los que tenga acceso

Contribuidor (SiteContributor): Consumidor + añadir/crear contenido y espacios. Documentos PROPIOS

Puede crear documentos y carpetas y tiene control total sobre éstas (permisos, versiones, etc)Puede editar o borrar el contenido de sus documentos.

Documentos de los DEMÁSNO puede editar documentos existentes que no sean suyos ni subir versiones de éstosNO puede administrar los permisos de los ficheros de los demás.SÍ puede descargar y previsualizar los ficheros de los demás a los que tenga acceso

Colaborador (SiteCollaborator): Contribuidor + añadir/crear contenido + editar contenido. Documentos PROPIOS

Puede crear documentos y carpetas y tiene control total sobre éstas (permisos, versiones, etc)

Documentos de los DEMÁSNO puede borrar ni mover lo que no es suyo (archivos o carpetas).NO puede administrar los permisos de los ficheros de los demás.SÍ puede descargar, previsualizar, editar y subir nuevas versiones de los ficheros de los demás

Administrador de sitio (SiteManager): Colaborador + borrar contenido + invitar a usuarios.

El sistema de permisos de Alfresco se compone de tres elementos:

El espacio: Los permisos se definen en cada uno de los espacios (y se heredan a menos que se especifique lo contrario).

El usuario (o el grupo): En cada espacio definimos a qué usuarios o grupos de usuarios permitimos el acceso.

El rol: Al usuario o grupo de usuario se les asigna un rol (conjunto de permisos).



¿Cómo funciona el versionado de un documento?

Se pueden versionar un documento mediante la acción “Subir nueva versión”

La versión actual se puede ver junto al nombre del documento (ej. 1.0).

Para gestionar las versiones de un documento, podremos hacerlo desde la vista de detalle del documento, en un panel llamado “Histórico de versiones”. Desde este panel, podremos descargar, restaurar o ver los metadatos de alguna de las versiones anteriores.

NOTA: Existe por defecto una limitación de 10 versiones por documento, por lo que cuando se vaya a subir la versión 11, se eliminará la más antigua.



Para firmar documentos PDF

Entre las opciones del documento encontraremos la opción de firmar, y una vez esté firmado, la opción de validar la firma

Para firmar necesitarás una tarjeta válida y un lector de tarjetas. Además dependiendo de la versión de la MV Java dos o tres veces habrá que aceptar una serie de avisos y alarmas del sistema, tanto para arrancar el programa de firma como para acceder a la tarjeta.

El sistema nos pedirá el PIN de la tarjeta.

Los PDFs que están firmados tiene un iconito especial.

Funciona con la versión 1.7.51 en adelante (la 1.7.45 requiere rebajar los niveles de seguridad java) y con la versión IE 9 en adelante.

¿Cómo puedo realizar búsquedas?

Las búsquedas simples se realizan mediante el buscador simple, en la parte superior izquierda de la aplicación:

Las búsquedas se podrán realizar sobre el sitio en el que nos encontremos o sobre todos los sitios.



Las búsquedas avanzadas permiten realizar búsquedas por tipos de contenido especializados y sus metadatos mediante formularios personalizados a medida:

También se pueden realizar búsquedas por categorías y etiquetas:

1. Filtro de etiquetas: Se puede acceder directamente al contenido etiquetado navegando por el árbol de etiquetas disponible en el menú de la izquierda, tanto en el repositorio como en los sites. Este filtro no tiene jerarquía

2. Buscador avanzado: En el buscador avanzado podremos realizar búsquedas por múltiples metadatos y etiquetas.

Los filtros de documentos también se pueden utilizar para acceder a un conjunto de documentos de forma más rápida (ej. modificados recientemente).



¿Cómo puedo recibir el resumen de actividades?

Podemos hacer que Alfresco nos envíe un resumen de actividades de los sitios y documentos a los que tenemos acceso. Para ello, en la configuración del perfil de usuario, se puede activar las notificaciones por correo electrónico

¿Cómo puedo salir de la aplicación?

Para salir de la aplicación, debemos hacer click en el link “Cerrar sesión”, debajo de nuestro nombre de usuario, en la esquina superior derecha del navegador:



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