Effectief coachen van vrijwilligers

VNV Workshop Carrousel7 november 2013Marjon Westerhof

Coach & Vertrouwenspersoon:

Introductie

Vrijwilliger:

Buurtcommissie & straatspeeldag ‘t Goeie Spoor

• Voorbeelden van typische dilemma’s • Motiveren en Binden• Selecteren van de vrijwilliger• Feedback geven en ontvangen• Bevorderen zelfredzaamheid• Weerstand bij verandering• Effectieve communicatie• Aanpakken van een conflict• Stijl van leidinggeven

Waar gaan we het over hebben?

• Ik ben voorzitter maar iemand anders neemt telkens de leiding over de vergadering.

• De vrijwilligers kosten me zoveel tijd dat ik het sneller zelf had gedaan.

• Mijn nieuwe vrijwilligers stoppen snel als ze kennismaken met de ‘oude kern’.

• De oude kern kan niet mee met de veranderingen, maar ik kan niet zonder ze.

• Ik heb een conflict met een vrijwilliger. Wat moet ik doen?

Typische dilemma’s

Kennismakingsgesprek is hèt moment voor uitspreken van verwachtingen over:

• Motivatie (idealistisch, sociaal, verplicht)• Betrokkenheid (bij doelgroep)• Competenties (voor de taak)• Persoonlijke ontwikkeling (zelfredzaamheid, zelfreflectie, feedback)

Plan evaluatiemomenten in (functioneren).

Bij vertrek altijd een ‘exitgesprek’- werkelijke reden - waargemaakte verwachtingen- niet waargemaakte verwachtingen

Motiveren en Binden

A A A AA A A

A A

A

Selecteren van de vrijwilliger

Maak een A, B, C overzicht van de vrijwilligers die er zijn en die je nodig hebt:

Hoeveel tijd heb je per vrijwilliger nodig voor:• Aandacht (motivatie)• Binding (betrokkenheid)• Coaching (competenties & ontwikkeling)

Kijk of de weegschaal in verhouding is en er dus een match is!

Bespreek tijdens het kennismakingsgesprek wat je aan A, B, en C te bieden hebt om zo ook aan de verwachting te voldoen.

Bespreek bij eerste kennismaking het belang van feedback geven en ontvangen.

Geef meteen ‘les’ in wat feedback is:

1. Feedback zegt evenveel over de feedbackgever als over de ontvanger.

2. Regels van feedback:- beschrijvend- specifiek en feitelijk- rekening houdend met de ander- bruikbaar- gewenst- op het juiste moment- correct

Feedback geven en ontvangen

Door feedback te geven vergroot je iemands zelfkennis.

Door het krijgen van feedback kan gebied C verkleind worden en wordt gebied A groter.

Gebied B kan verkleind worden door open te zijn over jezelf.

Feedback geven en ontvangen

Feedback oefening

‘Ik – Ik – Jij’

Zie hand-out

Johari-venster

• Maak de mate van zelfredzaamheid onderwerp van gesprek:- bij kennismaking- bij tussentijdse evaluatie (functioneren)- in teamoverleg

• Koppel als coördinator minder zelfredzame vrijwilligers aan ervaren ‘mentor’ vrijwilligers.

• Maak expliciet (meetbaar) wat je aan zelfredzaamheid verwacht en vanaf wanneer.

• Èn geef de grenzen van die ruimte aan,zodat men weet wanneer ze juist wel aan moeten kloppen voor hulp.

Bevorderen Zelfredzaamheid

Ervaren vrijwilligers zijn vaak zo verbonden met hun taak dat bij verandering van de organisatie er veel weerstand ontstaat:- ‘zo hebben we het altijd gedaan’- ‘dit is al de zoveelste organisatie’- ‘de nieuwe weet er niks van’- ‘ze vragen ons niet’

Metafoor van 10 apen in een kooi :

Geef erkenning aan de ervaren vrijwilligers door ze te betrekken bijde veranderingen:- en/of bij vormgeven- en/of bij communiceren- en/of bij uitvoeren

Weerstand bij organisatieverandering

Algemene principes & competenties:

• Lichaamstaal • Metacommunicatie (communiceren over communicatie)

• Feedback

• Actief luisteren

• Gesloten en open vragen

• Samenvatten (timing)

• Opening en Afsluiting

Effectieve Communicatie

Structuur van een goede vergadering:

A. Open met aandacht voor groep

B. Doorloop de agendapunten en laat elk individu

aan bod komen:

1. Procedure

2. Probleemstelling

3. Beeldvorming

4. Brainstormen

5. Meningsvorming

6. Besluitvorming

C. Sluit af met aandacht voor groep

Effectieve Communicatie

Communicatie en gedrag in groepen zijn beter te begrijpen als men zicht heeft op wat er gebeurd op onderstaande niveaus.

De oplossing ligt vaak een niveau dieper!

Aanpakken van een conflict

Niveau InterventiesInhoudsniveau (wat) Luisteren, samenvatten, informeren, mening geven

en vragen, voorstel doen en vragen

Procedureniveau (hoe) Duidelijkheid (agenda,regels, opdracht), tijdsbewaking, nakomen afspraken, grenzen stellen

Interactieniveau (tussen)

Ruimte voor kennismaking of ‘hoe zit iedereen erbij?’, evaluatie groepsproces, indacht voor informele verbanden

Bestaansniveau (binnen)

Acceptatie, feedback, openheid, veiligheid

Contextniveau (buiten) Impact maatschappelijke ontwikkelingen op groep bespreekbaar maken

Stijl van leidinggeven

Directief Puur taakgerichte groep (nog onbekwaam)Leider verteld wat, hoe, wanneer en waar.

Overtuigend Overwegend taakgerichte groepen (meer ervaren)Sturing met oog en oor voor de groepsleden.

Participerend Overwegend procesgerichte groepen (ervaren niet gemotiveerd)Actief luisteren en contact opbouwen met groepsleden.

Delegerend Procesgerichte groep (hoge mate van zelfredzaamheid)Delegeren van verantwoordelijkheid aan groep.

Factoren die een rol spelen bij keuze voor type leiderschap:- Taakbekwaamheid (zie tabel)- Ontwikkelingsniveau - Type groep en type organisatie- Eigen ontwikkeling als ‘leider’

Meer lezen:- Handboek Groepsdynamica – Jan Remmerswaal- Basisprincipes van communicatie – Klaas Wiertzema en Patricia Jansen- Feedback, commentaar geven en ontvangen – Marieta Koopmans

Succes!

Schep vanaf het begin de juiste verwachting!

Dan heb je altijd een opening om op het functioneren van de vrijwilliger terug te komen.