Edtech Guidelines

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  • Educational Technology Guidelines

    Designing and MaintainingInstructional Technology Systems

    MAY 2 0 0 8

  • State Board of Education

    Dr. Mark E. Emblidge, PresidentDr. Ella P.Ward, Vice PresidentDr. Thomas M. BrewsterIsis M. CastroDavid L. JohnsonDr. Gary L. JonesKelvin L. MooreAndrew J. RotherhamEleanor B. Saslaw

    Virginia Department of Education

    Dr. Billy K. Cannaday, Jr.Superintendent of Public Instruction

    Division of Technology & Career EducationLan NeugentAssistant Superintendent

    Office of Educational TechnologyDr. Tammy McGrawDirector

  • 1Educational Technology Guidelines

    Designing and Maintaining Instructional Technology Systems

    Table of Contents

    1. Introduction1.1. Purpose ..............................................................................................................................4

    1.2. Background.........................................................................................................................4

    2. Statewide Instructional Systems2.1. Educational Information Management System (EIMS)................................................................5

    2.2. Single Sign-On for Web Systems (SSWS)................................................................................5

    2.3. Electronic SOL Test Delivery...................................................................................................5

    2.3.1. Operating Systems ...................................................................................................5

    2.3.2. Browsers .................................................................................................................6

    2.3.3. Test Delivery Module (TestNav)................................................................................6

    2.3.4. Proctor Caching .......................................................................................................6

    2.4. Virtual Virginia ....................................................................................................................6

    2.5. Virginia Education Network for Virtual Conferencing (VNET).....................................................7

    3. Divisionwide Instructional Technology Systems3.1. Facilities..............................................................................................................................7

    3.1.1. New Facilities ..........................................................................................................7

    3.1.2. Existing Facilities ......................................................................................................8

    3.2. Hardware/Software .............................................................................................................8

    3.2.1. Servers....................................................................................................................8

    3.2.2. Clients...................................................................................................................10

    3.2.3. Videoconferencing and VoIP ....................................................................................11

    3.2.4. Multiple Platforms ...................................................................................................11

    3.2.5. Procurement...........................................................................................................12

    3.2.6. Software Licensing..................................................................................................12

    3.2.7. Ongoing Maintenance and Support .........................................................................12

  • 3.2.7.1. Support Personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

    3.2.7.2. Service-Level Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    3.2.7.3. Replacement Cycles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    3.2.7.4. Total Cost of Ownership . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    3.3. Interoperability and SIF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

    3.4. Networks (WAN/LAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

    3.4.1. Facility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

    3.4.2. Infrastructure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

    3.4.2.1. Cabling and Data Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

    3.4.2.2. Routers, Switches, Access Points, and IPv6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

    3.4.3. Network Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

    3.4.3.1. Logical Security/Physical Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

    3.4.3.2. Data Retention (Storage and Archiving) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

    3.4.4. Data Quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

    3.4.5. Health, Safety, Efficiency, and Ergonomics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

    3.4.6. Division Acceptable Use Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

    3.5. Evolving/Emerging Technology Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

    3.5.1. Supercomputers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

    3.5.2. Grid Computing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

    3.5.3. Internet2/National LambdaRail/SEG-P . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

    3.6. Other Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

    3.6.1. Teacher Involvement in Technology Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

    3.6.2. Developing Technology Literacy: TSIP, Computer/Technology SOL, NETS . . . . . . . . .24

    3.6.3. Digital Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

    4. Building-Level Instructional Technology Systems

    4.1. Computer Lab and Library Media Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

    4.1.1. Computer Lab Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

    4.1.2. Library Media Center Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

    4.2. Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

    4.2.1. Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

    4.2.2. Peripheral Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

    4.2.3. Assistive Technology/Web Accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

    4.3. Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

    4.3.1. Educational Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

    4.3.2. Hosted Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

    4.4. Other Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

    4.4.1. Technology Advisory Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

    2

  • 5. Classroom and Media Center Instructional Technology Systems5.1. Classrooms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

    5.1.1. General Classroom Schematics/Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

    5.1.2. Working with ITRT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

    5.2. Evolving/Emerging Technology Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

    5.2.1. PDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

    5.2.2. Podcasting/Streaming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

    5.2.3. Bluetooth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

    5.2.4. Videoconferencing/Virtual Field Trips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

    5.2.5. Mobile Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39

    5.3. Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39

    5.3.1. TechPOINT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

    5.3.2. LoTI . . . . . . . . . . . . . . . . .