Edi от а до я

www.esphere.ruwww.esphere.ru

EDI — от А до Я

18 апреля 2013 года

www.esphere.ru

История EDI в мире и России

www.esphere.ru


Считается, что EDI изобрел в 1948 году старший сержант армии США Эд Гилберт. Для поставок гуманитарной помощи он разработал систему сообщений-накладных, конвертирующую документы, составленные на разных языках. Его система передавала сообщения по телефону, а принцип ее построения был аналогичен принципу азбуки Морзе.

www.esphere.ru


Как технология, EDI стала применяться в середине 60х годов при попытках создания систем безбумажного документооборота в транспортных компаниях

Десть лет спустя группа представителей ряда американских компаний, объединенная в Уполномоченный комитет по стандартам (Accredited Standards Committee), попыталась формализовать стандарт EDI — ANSI ASC X-12

www.esphere.ru


С 1987 года началась реализация общеевропейского проекта EDI – EANCOM. Тогда же ООН был утвержден первый интернациональный стандарт EDI UN/EDIFACT, ориентированный на систему международной торговли. В рамках этого стандарта разработан определенный кластер сообщений для транспортных и складских компаний.

www.esphere.ru


С 1997 года в ООН действует Центр по упрощению процедур и практики в управлении, торговле и на транспорте, который занимается решением задачи совместимости международных стандартов со стандартами США и Европы.

В 1998 году ведущие мировые IT-компании основали некоммерческое объединение RosettaNet –масштабный проект по стандартизации обмена данными.

www.esphere.ru


В России EDI начал использоваться с 2004 года. Пионером на российском рынке была компания «КОРУС Консалтинг СНГ», которая и сейчас занимает лидирующие позиции на рынке, обслуживая более 8000 клиентов.

Наиболее активны в применении EDI крупные ритейлеры, такие как «О`Кей», «ЛЕНТА», METRO Cash&Carry, X5 Retail Group — они же инициируют и проекты по внедрению среди своих поставщиков.

www.esphere.ru

Наши сервисы

СФЕРА EDI

Наш сервис, позволяющий контрагентам обмениваться электронными документами.

Идеально подходит торговым сетям и их поставщикам.

Интегрируется с любой учетной системой.

www.esphere.ru


СФЕРА Курьер

Курьер – сервис, который позволяет предельно минимизировать бумажный обмен первичными учетными документами с контрагентами. Благодаря использованию Электронной Подписи, все передаваемые документы обретают юридическую силу и могут предъявляться в налоговую инспекцию или любое другое ведомство.

Система удобна для обмена электронными счетами-фактурами, накладными и т.д. с контрагентами.

www.esphere.ru


СФЕРА Отчетность

Это самый современный и удобный способ сдачи отчетности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Вы просто формируете документ в своей учетной системе, подписываете его Электронной Подписью, шифруете информацию и через сервер оператора связи пересылаете в государственную организацию.

www.esphere.ru


СФЕРА BackOffice

BackOffice – это облачный сервис, представляющий собой полнофункциональный портал, который обладает уникальным функционалом автоматизации оформления командировок и покупки билетов.

Также это корпоративная система, позволяющая выстраивать внутренние коммуникации Вашей компании, улучшать управление проектами и персоналом и хранить Ваши документы.

www.esphere.ru

Преимущества EDI

www.esphere.ru


Традиционный документооборот Документооборот в сети EDI

www.esphere.ru


Готовые интеграционные решения для ряда учетных систем: 1С Адаптер, Коннектор для популярных учетных систем, выделенные каналы (AS2, FTP/VPN), открытое API.

Возможность обмена юридически значимыми документами:Легитимность документов в системе обеспечивается применением Электронной Подписи, а процедура передачи данных закреплена законодательно.

www.esphere.ru


Система мониторинга:— Предотвращает сбои в системе,

обеспечивая ее качественное функционирование.

— Проверка и анализ данных в документах:

— Встроенные интеллектуальные механизмы осуществляют проверку передаваемых документов, выводя информацию об ошибках.

www.esphere.ru


Доступ к ведущим российским и зарубежным компаниям:

Возможность обмена EDI-сообщениями с российскими и зарубежными партнерами в более чем 30 странах мира.

Многоязычный интерфейс:

Решения доступны на всех европейских и части азиатских языков.

www.esphere.ru


— Преимущества от внедрения EDI-документа «Заказ на покупку» Контроль канала передачи данных и формата передаваемых данных

— Преимущества от внедрения EDI-документа «Ответ на заказ»Контроль ассортимента, количества и цен заказанного товара

— Преимущества от внедрения EDI-документа «Накладная»Прогнозирование условий поставки товара – количество, ассортимент, ценыВозможность получения дополнительной информации по поставке

www.esphere.ru


— Преимущества от внедрения EDI-документа «Акт приемки»Оперативное внесение изменений в первичные документы

— Преимущества от внедрения EDI-документа «Счет-фактура»Получение предварительной информации об условиях оплаты поставленной партии товара

www.esphere.ru


Вот как происходит обмен документами в системе EDI

www.esphere.ru

Технология запуска проектов EDI в розничных Сетях

www.esphere.ru

Технология запуска проектов EDI в розничных сетях

Процесс подключения торговых сетей к EDI-обмену

1. Заключение договора/соглашения

2. Сбор требований

3. Техническая реализация

4. Перевод EDI-обмена в продуктивную работу

www.esphere.ru

1. Заключение договора/соглашения

На данном этапе между торговой сетью и КОРУС Консалтинг СНГ происходит заключение договора/соглашения, в рамках которого КОРУС Консалтинг СНГ обязуется провести работы по внедрению EDI-обмена

Все работы по внедрению EDI-обмена начинаются с момента подписания договора/соглашения

Заключение договора/соглашения

Участники этапа заключения договора/соглашения:

Со стороны КОРУС Консалтинг СНГ: Представители отдела продаж

Со стороны потенциального Клиента: Руководство и другие заинтересованные лица

www.esphere.ru


Участники этапа сбора требований:

Со стороны торговой сети: Технический специалист, специалист по бизнес-процессам

Со стороны КОРУС Консалтинг СНГ: Специалист из отдела продаж, руководитель проекта, консультант проекта

На данном этапе выясняются требования к EDI-обмену со стороны торговой сети, выясняются технические возможности подключения, описываются бизнес-процессы, происходящие во взаимодействии между торговой сетью и поставщиками. Данный этап является основой для технической реализации EDI-обмена

Сбор требований

www.esphere.ru


Особенности этапа сбора требований

— Описание основных бизнес-процессов между торговой сетью и поставщиками

— Выяснение технических возможностей реализации EDI

— Выбор канала передачи данных

— Определение формата EDI-документов

— Формирование набора EDI-документов и логики обмена документами между торговой сетью и поставщиками

— Согласование состава полей документов, их тип (обязательные/опциональные), ограничения и способ отображения документов на web-интерфейсе

www.esphere.ru


На данном этапе происходит техническая реализация EDI-обмена документами. Настраивается канал передачи данных, создаются взаимосвязи для необходимых EDI-документов, маппинг (конвертация документов при использовании нетипового формата)

Техническая реализация

Участники этапа сбора требований:

Со стороны торговой сети: Технические специалисты

Со стороны КОРУС Консалтинг СНГ: Руководитель проекта, консультант проекта, группа технических специалистов

www.esphere.ru


Особенности этапа технической реализации

— Выполнение всех работ со стороны КОРУС Консалтинг СНГ в соответствии с согласованными требованиями, полученными от торговой сети на этапе согласования

— Тестирование обмена EDI-документами на тестовом аккаунте

— Тестирование обмена EDI-документами с тестовыми поставщиками (торговая сеть выбирает 2-5 поставщиков из своего списка для обмена тестовыми документами)

— Выявление несоответствия согласованных требований к EDI-обмену и исправление ошибок

www.esphere.ru


Результаты этапа технической реализации

Успешная настройка канала передачи данных

Успешное тестирование EDI-документов с

тестовыми поставщиками

Отсутствие замечаний со стороны торговой сети к настройке EDI-обмена

Перевод EDI-обмена в

продуктивную работу

www.esphere.ru


На данном этапе основные работы по настройке EDI-обмена завершены. В дальнейшем всеми вопросами по EDI-обмену занимается Отдел Технической Поддержки, а подключением поставщиков Отдел Телемаркетинга. В случае выявления необходимости доработок по EDI-обмену техническая поддержка связывает торговую сеть со специалистами группы управления проектами

Перевод EDI-обмена в продуктивную работу

Участники этапа перевода EDI-обмена в продуктивную работу:

Со стороны торговой сети: Технические специалисты, специалисты по бизнес-процессам

Со стороны КОРУС Консалтинг СНГ: Сотрудники Группы управления проектами, сотрудники Отдела Технической Поддержки, сотрудники Отдела Телемаркетинга

www.esphere.ru


Особенности этапа перевода EDI-обмена в продуктивную работу

Начало отправки реальных документов

Начало технической поддержки EDI-обмена

торговой сети

Начало массового подключения поставщиков

www.esphere.ru

5. Заключение

Подписание договора/соглашения (Результат – доп. Соглашение к договору)

Сбор требований (Результат – «Задание на реализацию»

Техническая реализация

Передача в ТП/ОТМ

www.esphere.ru


Вероятность возникновения рисков на разных этапах подключения торговой сети к EDI-обмену различная и зависит от конкретного проекта

РискОтветственный за

принятие решения о наступлении риска

Стратегия минимизации риска

Ответственный за

минимизацию риска

— нетиповой формат документа со стороны ТС или поставщика

КОРУС Консалтинг СНГ

Со стороны ТС/поставщика: использование

типовых форматов документов

ТС/поставщик

— нетиповой канал передачи данных со стороны ТС или поставщика


Со стороны ТС/поставщика: использование

типовых каналов передачи данных

документов

ТС/поставщик

— несоответствие политики информационной безопасности провайдера и политики информационной безопасности ТС

ТС

Согласование политики

информационной безопасности

ТС

www.esphere.ru


— изменение требований ТС в ходе проекта.


Согласование требований ТС

— неготовность выделить необходимое количество компетентных ресурсов со стороны ТС

ТСПересмотр сроков и содержания проекта, изыскание дополнительных ресурсов

ТС

— несвоевременное предоставление информации


Со стороны Исполнителя: запрос необходимой информацииСо стороны Заказчика: предоставление необходимой информации, выделение ресурсов для ее получения/предоставления.Изменение сроков/содержания проекта

ТС

— несвоевременное согласование документации


Изменение сроков/содержания проекта, согласования

ТС

— форс—мажорные обстоятельства с ключевыми участниками проектной группы


Дублирование участников проектной группы

ТС

www.esphere.ru

Опыт КОРУС Консалтинг СНГ по подключению Сети и ее контрагентов на

реальном примере

www.esphere.ru

Цели и задачи

Проект EDI-INVOICE позволяет Контрагентам отказаться от использования бумажных счетов-фактур и перейти к обмену только электронными счетами-фактурами, заверенными электронной цифровой подписью.

www.esphere.ru

~140 000 счетов-фактур ежемесячно55 бухгалтеров по товарным операциям

Входящий поток документов

~70 000 документов ежемесячно:— Счета –фактуры— Акты сверки— Уведомления о взаимозачете— Уведомления о расчете премий/штрафов— Реестр платежей— Прочие документы

Исходящий поток документов

www.esphere.ru

Преимущества проекта

Уменьшение расходов на печать и почтовые отправления (5%)

Снижение затрат на персонал (2%)

Увеличение скорости документооборота (передача 5-15 мин.)

Уменьшение количества разногласий (50%)

Оперативность и автоматизация сверки (достоверность баланса)

Снижение расходов на обработку документов для предоставления в налоговые органы

ЭФФЕКТИВНОСТЬ

www.esphere.ru

Основные преимущества использования EDI для поставщика

Отсутствие ошибок ручного ввода данных

Оптимизация процесса приемки товара (сокращение времени приемки, автоматизация приемки)

Получение достоверной информации по ценам

Гарантированное получение заказов

Сокращение временных затрат на обработку документов

ПРИБЫЛЬНОСТЬ

www.esphere.ru

Преимущества внедрения полного цикла EDI

— Гарантированное получение заказа поставщиком (автоматическая интеграция в SAP)

— Информирование покупателя о получении заказа и его последующей отгрузке (автоматическое уведомление из SAP)

— Увеличение скорости приемки продукции – покупатель заранее знает объем поставляемой продукции

— Детальное отслеживание уровня поставок

— Сокращение издержек на бумажный документооборот

— Снижение общего уровня ошибок из-за т.н. «человеческого фактора»

www.esphere.ru

Развитие проекта

Достижение договоренности о начале проекта

Формирование рабочей группы

Формирование рабочей группы

Обсуждение результатов

Обсуждение тайминга и мilestones

Тестирование

Начало проекта

10.11

Определение задач

УчастиеEDI провайдера

Ввод в эксплуатацию

Окончание проекта

07.12

www.esphere.ru

Логика обменаДля участия в пилотном проекте EDI-INVOICE Поставщик должен иметь в наличии ЭЦП и обмениваться с ТС следующими типами EDI-сообщений:

— ORDERS (Заказ на поставку);

— INSDES (Инструкция по упаковке, в случае отгрузки товара на РЦ);

— DESADV (Уведомление об отгрузке) с идентичной информацией в ТН;

— RECADV (Уведомление о приемке).

www.esphere.ru

Взаимодействие между ТС и Поставщиком в рамках проекта может происходить по двум схемам:

— Схема 1 — для случая, когда между отгрузкой товара со склада Поставщика и приемкой товара в Ленте проходит менее 5 дней;

— Схема 2 — для случая, когда между отгрузкой товара со склада Поставщика и приемкой товара в Ленте проходит более 5 дней.

Каждый Поставщик должен быть настроен в учетной системе ТС только на одну из схем и не сможет отправлять документы по обеим схемам.

www.esphere.ru

Схема EDI-потока

Предлагаемая схема взаимодействия предполагает автоматический обмен документами, наличие 100% EDI интеграции. Это позволяет повысить эффективность бизнес процессов как покупателя, так и поставщика.

www.esphere.ru

Планы 2012 развития EDI

www.esphere.ru

Дальнейшие планы

Дальнейшее развитие EDI сообщений (PARTIN, COACSU, INVRPT, SLSRPT, PRICAT, DELFOR)

— Перевод на EDI – интеграцию максимального количество клиентов

— Внедрение электронного каталога мастер-данных

— Глобальная синхронизация

www.esphere.ru

194100, Россия, Санкт-Петербург,

Большой Сампсониевский пр., д. 68,

лит. Н,

БЦ «Выборгская застава»

8 (800) 100-8-812 (Бесплатно по

России)

При возникновении сложностей, Вы всегда

можете обратиться к специалистам

Технической Поддержки.

+7 (495) 229-41-84

+7 (812) 334-38-12

или отправив письмо на

[email protected]

Спасибо

mailto:[email protected]



Documents

Edi от а до я