eBusiness Grundeinstellungen

eBusiness-Handbuch Grundeinstellungen (OASIS)

© Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 1

Kapitel 1

Grundeinstellungen (OASIS)

Notwendige Voraussetzungen für diese Schulung: Internetfähiger Computer mit aktuellem Browser (z.B. Firefox, Internet Explorer)

Internet-Domain mit aufgeschaltetem Worldsoft SalesPower-Paket.

Bild- und Textvorlagen: Diese Vorlagen finden Sie auf der CC-Website unter dem Button eBusiness zum Download: http://www.worldsoft-competence-center.info

© Bilder von www.clipdealer.com

Bilder und Texte dürfen nur für die Ausbildung verwendet werden.

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Inhaltsverzeichnis

1. Worldsoft Business Software (OASIS) 3

2. Einführung in OASIS

2.1 OASIS im Internet aufrufen 4

2.2 Hilfesystem 5

2.3 Grafische Anpassung 5

3. Grundeinstellungen OASIS

3.1 Persönliche Grundeinstellungen 7

3.2 Geburtstags-Modul 9

3.3 E-Mail-Vorlagen bearbeiten 10

4. Rechnungen und Abonnements 13

5. Eigene Domains und Kunden-Domains 14

6. Reseller-Provisionen 15



1. Worldsoft Business Software (OASIS)

Mit der Worldsoft Business Software (Produktname = OASIS), die in den CMS-Paketen mit enthalten ist (je nach Paket mehr Funktionen), können Sie viel Zeit und Geld sparen. Eingaben auf der Website wie Anfragen, Newsletter- Einträge etc. fließen direkt in die Adress-Datenbank. Automatisch wird die richtige E-Mail als Antwort versendet, die Anfrage protokolliert und richtig kodiert. Das Newsletter-Modul ermöglicht neben standardisierten Briefen und E-Mails auch den Versand von personalisierten Newslettern. Sie erstellen nur einmalig eine E-Mail - und in wenigen Minuten erhalten Tausende von Kunden einen personalisierten Newsletter. FollowUp-Newsletter Über das Anfrage-Formular wurde die Adresse eines Interessenten direkt in der Datenbank gespeichert. Der FollowUp- Newsletter versendet danach automatisch Nachfass-Mails. Ohne weiteres Zutun erhält der Interessent somit weitere Infos in vordefinierten Zeiträumen. Schon 3 bis 4 Nachfass-Mails erhöhen nach unserer Erfahrung den Umsatz um 100 bis 300 Prozent! Kunden-Umfragen Mit dem Kundenumfrage-Modul können Umfragen zu einem Bruchteil der herkömmlichen Kosten erstellt werden. Und über das Newsletter-Modul werden die Interessenten/Kunden per E-Mail auf die Umfrage angeschrieben. Im E-Mail ist ein Link zur Umfrage. Der Kunde gibt seine Antworten Online. Bei jeder Antwort aktualisiert sich die Ergebnis-Statistik automatisch und zeigt die Werte in Zahlen und/oder Grafiken an. Fakturierung

Mit dem Fakturierungs-Modul werden Rechnungen als PDF-Datei (lesbar mit Adobe-Reader) erstellt. Die Rechnungen können automatisch per E-Mail versendet werden (als HTML und als PDF)! Die Rechnungs-PDF´s werden im System abgelegt und gespeichert. Beim Kunden werden seine Rechnungen angezeigt und es kann nach der Rechnungsnummer gesucht werden. Debitoren-Buchhaltung

Die Debitoren-Buchhaltung ermöglicht eine präzise Zahlungskontrolle. Mahnungen werden automatisch erstellt - und können automatisch per E-Mail versandt werden! Verkaufs- und Umsatz-Statistiken Alle Verkaufs- und Umsatz-Statistiken werden bei Aufruf jeweils neu errechnet. Ihr Kunde hat stets die aktuellsten Zahlen!

Provisions-Abrechnungen

Auch mehrstufige Provisions-Abrechnungen sind durch Abfragen leicht zu erstellen. Die Abrechnungen im PDF-Format können ebenfalls automatisch per E-Mail versandt werden. Weltweiter Zugriff über das Internet

Mit den Worldsoft Business Software haben Sie weltweit über das Internet Zugriff auf Ihre Verwaltung. Schon bei einem Besuchstermin vor Ort können Ihre Außendienstmitarbeiter Bestellungen direkt eingeben, so dass alle Daten sofort online erfasst sind. Teilzeitarbeitskräfte können nun auch von zu Hause aus arbeiten. Einfache Vergabe von Zugriffsrechten Mit dem Master-Zugangscode können Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter definieren werden. Die Rechte können jederzeit wieder eingeschränkt, aufgehoben oder erweitert werden.



2. Einführung in OASIS

2.1 OASIS im Internet aufrufen

OASIS und Login Öffnen Sie Ihren Internet-Browser und geben Sie die folgende Internet-Adresse ein: www.worldsoft-oasis.info

Hier haben Sie Zugriff auf alle Funktionen.

Alternativ erreichen Sie die einzelnen Bereiche im eingeloggten Zustand über das Express Menü Ihrer Website.

Oder Sie rufen OASIS direkt über die Adresse www.worldsoft-oasis.info auf.

Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.

http://www.worldsoft-oasis.info/

http://www.worldsoft-oasis.info/



Nach dem Login befinden Sie sich in der ECMS-Benutzeroberfläche. Auf der linken Seite finden Sie: Logo (1), Firma und Name des Besitzers (2), Navigationsleiste (3).

Auf der rechten Seite des Fensters werden die Inhalte (4) der einzelnen Module des ECMS angezeigt. Über die

Navigation rufen Sie die einzelnen Module des ECMS auf.

2.2 Hilfesystem

In der rechten oberen Ecke des Inhaltsfensters finden Sie Icons, mit denen Sie auf ein 3-stufiges Hilfesystem zugreifen können.

Filme

Mit einem Klick auf dieses Icon wird ein kurzer Film geladen, der die Funktionen des entsprechenden Moduls beschreibt.

Worldsoft Hilfe Unter www.worldsoft-help.info finden Sie eine

Dokumentation über die Funktionen des ECMS.

Schnellhilfe Mit diesem Icon können Sie erklärende Informationen zu den Inhalten der Module ein- und ausblenden.

2.3 Grafische Anpassungen des ECMS

Grafische Oberfläche ändern

Standardmäßig wird das ECMS im blau-grauen 3D-Design aufgeschaltet. Sie können die Oberfläche Ihres ECMS auf Wunsch farblich anpassen.

Klicken Sie auf Grundeinstellungen.

http://www.worldsoft-help.info/



Wählen Sie im Inhaltsfenster den Eintrag Firmenlogo ändern / OASIS-Oberfläche farblich ändern.

Das Modul wird geladen.

Wählen Sie im Auswahlmenü OASIS-Oberfläche (Farben) (.css) und klicken Sie auf Ändern.

Wählen Sie auf Wunsch durch Anklicken eine andere Farbkombination.

Um eine ungewünschte Änderung wieder rückgängig zu machen, rufen Sie das Menü erneut auf und klicken Sie auf Löschen einer Firmendatei.

Hinweis: Falls Sie eine Änderung nicht sofort sehen, klicken Sie bitte in der Navigationsleiste auf Buttons aktualisieren.

Firmenlogo online einbinden Sie können auf der linken Seite oberhalb der Navigation Ihr eigenes Logo einsetzen.

Beachten Sie dabei, dass Ihr Logo genau 200 Pixel breit und 77 Pixel hoch und im GIF-Format gespeichert sein muss.

Klicken Sie auf Logos und Vorlagen.

Wählen Sie im Auswahlmenü Firmenlogo online in OASIS (.gif) und klicken Sie in der Zeile Eigene Datei hochladen auf Durchsuchen.



Suchen Sie das Bild topfit-logo-online.gif im

Verzeichnis mit den Schulungsdateien.

Der Pfad wird übernommen. Klicken Sie auf Hochladen.

Loggen Sie sich aus und melden Sie sich neu an, um die Änderungen zu sehen.

Das Top Fit Logo wird jetzt in der oberen linken Ecke angezeigt.

Damit haben Sie die grafische Anpassung vorerst abgeschlossen. Später werden wir noch ein Brief- Logo für die Rechnungen einbinden.

Klicken Sie auf Beenden.

3. Grundeinstellungen OASIS

3.1 Persönliche Grundeinstellungen

Benutzername und Passwort ändern Wählen Sie den Menüpunkt Grundeinstellungen und klicken Sie auf Benutzername und Passwort ändern.

Geben Sie den gewünschten Benutzernamen und das Passwort ein und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Bitte verwenden Sie Benutzernamen und Passwörter zwischen 5 und 21 Zeichen in Kleinbuchstaben. Erlaubte Zeichen sind Buchstaben und Zahlen sowie Unterstrich, Bindestrich und Punkt. Nicht zulässig sind Sonderzeichen oder Umlaute.



Bildschirm-Sprache ändern Sie können die Sprache für die Benutzeroberfläche selbst festlegen. Wählen Sie Grundeinstellungen und klicken Sie auf Bildschirm-Sprache ändern.

Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und klicken Sie auf Aktualisieren.

Persönliche Adresse ändern Bestimmte Teile Ihres Adressdatensatzes können Sie selbst ändern. Wählen Sie dazu Persönliche Adresse eingeben / ändern.

Die Daten im Bereich der persönlichen Adresse wurden bei Ihrer Registrierung angelegt. Die meisten Eingabefelder sind deshalb deaktiviert und können nicht verändert werden. Wenn Sie Änderungen in diesen Bereichen wünschen, wenden Sie sich bitte an die Hotline.

Übernehmen Sie die Änderungen mit Speichern.

Zahlungsweise festlegen Wählen Sie im oberen Bereich der Navigationsleiste den Menüpunkt Zahlungsweise.

Hier können Sie die Zahlungsweise festlegen, z.B. von Rechnung auf Lastschrifteinzug umstellen.

Menü-Übersicht Über den Menüpunkt Übersicht erreichen Sie die

Administrations-Oberfläche.



Hier haben Sie zentralen Zugriff auf Ihre Benutzerdaten, Rechnungen, Provisionen und Gutschriften, Abonnements, Domains, Kündigungen und den Worldsoft Shop.

Firmendaten bearbeiten

Diese Adressangaben beziehen sich auf Ihre Firma und werden auf Briefen oder Rechnungen eingedruckt und bei automatischen E-Mails verwendet.

Klicken Sie auf den Button Grundeinstellungen und wählen Sie Firmendaten: Adresse / Zusatzinfos für Briefkopf / Text für Fußzeile.

Kontrollieren und vervollständigen Sie die Daten bei Bedarf.

In der Spalte Zusatzinfos können Sie weitere Angaben zu Ihrem Geschäft eingeben, z.B. Steuernummer oder Handelsregisternummer. Diese Angaben erscheinen auf Rechnungen, Mahnungen oder Provisionen.

Die Spalte Text für Fußzeile enthält jenen Text, der am unteren Rand als Fußzeile auf Rechnungen, Mahnungen oder Provisionen angezeigt werden soll, z.B. die Bankverbindung.

Nachdem Sie alle Angaben eingefügt haben, speichern Sie mit Firmendaten aktualisieren.

3.2 Geburtstags-Modul

Mit dieser Funktion vergessen Sie nie wieder einen Geburtstag. Sie können Ihren Kunden damit automatisch einen Geburtstagsgruß übermitteln.

Klicken Sie auf Grundeinstellungen und wählen Sie Geburtstags-Modul.

Setzen Sie ein Häkchen in die Checkbox vor Geburtstags-Modul aktivieren und klicken Sie auf Geburtstags-Mail.



Oben links finden Sie ein Auswahlmenü mit den zur Verfügung stehenden Sprachen.

Wählen Sie Ihre Sprache aus und klicken dann Geburtstags-Email an.

Die in der Vorlage eingesetzten Makros #FIRMA# und #EMAIL# beziehen sich auf die Angaben im Bereich der Firmendaten.

Wenn Sie für die Geburtstags-E-Mail lieber Ihren Vor- und Nachnamen oder eine andere E-Mail- Adresse verwenden möchten, überschreiben Sie die Makros.

Ändern Sie im Nachrichtenfenster den Text nach Wunsch ab.

Übernehmen Sie die Änderungen mit Dokument aktualisieren.

3.3 E-Mail-Vorlagen bearbeiten

Vorlagen-Übersicht OASIS stellt Ihnen neben dem Geburtstag-Modul eine Liste weiterer, vorbereiteter E-Mail-Vorlagen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung, die auf Wunsch vom System automatisch verschickt werden. Die Texte der E-Mails können selbst geändert werden.

Klicken Sie auf Grundeinstellungen und wählen Sie Textinhalte der automatischen E-Mails bearbeiten.

Alle Vorlagen sind in vielen verschiedenen Sprachen vorhanden, die Sie über ein Selectmenü auswählen können.

In welcher Sprache eine E-Mail versandt wird, hängt immer von der Angabe der Sprache im Datensatz ab. Für den Fall, dass keine Angabe vorhanden ist, können Sie am unteren Ende der Seite die Standard-Sprache festlegen:



Die nachfolgende Übersicht erklärt die Bedeutung der wichtigsten E-Mail-Vorlagen:

Rechnung Text bei Erstellung einer Rechnung. Ein Link zur Rechnung als PDF- Datei

sowie Rechnungs-Nummer und Rechnungs-Datum werden durch Makros eingefügt. Eine Vorschau der Rechnung im HTML- Format kann ebenfalls integriert werden (Macro: #BILL_PREVIEW#).

template.birthday.company Bei aktiviertem Geburtstags-Modul wird diese Nachricht mit einer Liste

aller Personen in der Datenbank, die heute Geburtstag haben, an den Administrator versandt.

Geburtstags-E-Mail Text der automatischen Geburtstags-E-Mail.

Zugangscode nach Registrierung auf einer CMS-Website

Bestätigungs-E-Mail nach Registrierung eines neuen Nutzers auf einer CMS-Website mit OASIS-Zugangsdaten.

Gutschrift Text bei Erstellung einer Gutschrift. Ein Link zur Gutschrift als PDF- Datei sowie Rechnungs-Nummer und Rechnungs-Datum werden durch Makros eingefügt.

template.doubleoptin Bei Nutzung des DoubleOptIn-Verfahrens bei Registrierungen erhält der

Interessent diese Nachricht mit einem Bestätigungslink.

Zugangscode nach Registrierung über ein Antwort-Formular

Benachrichtigungstext an Sie nach einer neuen Registrierung.

Neuer Zugangscode nach Zusammenführung von Adressen

Versand der Zugangsdaten nach Zusammenführung von Adressen durch Dubletten-Abgleich.

Zugangscode (Kunde hatte Passwort vergessen)

Versand der Zugangsdaten bei vergessenem Passwort.

Provisions-Abrechnung Text bei Erstellung einer Provision. Ein Link zur Provision als PDF- Datei sowie Rechnungs-Nummer und Rechnungs-Datum werden durch Makros eingefügt.

Mahnung (Stufe 1) Text der 1. Mahnung. Ein Link zur Rechnung als PDF-Datei sowie

Rechnungs-Nummer und Rechnungs-Datum werden durch Makros eingefügt.

Mahnung (Stufe 2) Text der 2. Mahnung. Ein Link zur Rechnung als PDF-Datei sowie

Rechnungs-Nummer und Rechnungs-Datum werden durch Makros eingefügt.

Vorlagen bearbeiten Sie können die Inhalte der E-Mail-Vorlagen jederzeit selbst ändern.

Wählen Sie für ein Beispiel die deutsche Rechnungs-Vorlage Rechnung.



Wie Sie bereits bei der Geburtstags-E-Mail gesehen haben, werden auch hier der Absender- Name und die Absender-E-Mail durch die Makros aus den Firmendaten übernommen.

Der Betreff lautet in diesem Fall Rechnung.

Die Anrede #SEHR# wird beim Versand der E-Mail durch die persönliche Anrede ersetzt. Mehr dazu erfahren Sie später im Kapitel Anreden bearbeiten.

Rechnungs-Nummer, Rechnungs-Datum und die Links zur Rechnung auf HTML-Basis, zur Rechnung als PDF und zur Zahlungsabwicklung per PayPal werden aus der Datenbank eingefügt.

Textänderungen und -formatierungen können Sie im Editor wie gewohnt vornehmen.

Auch hierzu folgen weitere Informationen im Laufe dieser Schulung.

Übernehmen Sie Ihre Änderungen mit Dokument aktualisieren.

Wechseln Sie zu den Auto-Email-Vorlagen.

Sie sehen, dass alle geänderten Vorlagen nun mit einem Stern gekennzeichnet sind.

Wenn Sie mit dem Ergebnis einer vorgenommenen Änderung nicht zufrieden sind, klicken Sie die betreffende Checkbox an.

Mit Text auf Standard-Text zurücksetzen machen Sie nach einer Sicherheitsabfrage alle Änderungen rückgängig und stellen die Original- Vorlage wieder her.



4. Rechnungen und Abonnements

Ihre Rechnungen Wählen Sie den Menüpunkt Meine Rechnungen, um die Rechnungen für Ihre selbst genutzten Dienstleistungen bei Worldsoft zu sehen.

Auch die Provisionsabrechnungen können Sie in diesem Bereich ansehen und ausdrucken.

Klicken Sie auf das PDF-Symbol, um eine Rechnung oder Provisionsabrechnung auszudrucken oder auf das Drucker-Symbol, um die HTML-Version aufzurufen.

Ihre Abonnements Ihre laufenden Abonnements finden Sie unter dem Menüpunkt Meine Abonnements.

Sie sehen Ihre eigenen bei Worldsoft abonnierten Dienstleistungen sowie das nächste Fälligkeitsdatum.



5. Eigene Domains und Kunden-Domains

Sobald Sie erste eigene Domains oder Kunden- Domains eingekauft haben, finden Sie in Ihrer myAdmin die Menüpunkte Meine Domains bzw. Kunden-Domains.

Hinweis: Falls die Buttons nicht angezeigt werden, klicken Sie bitte auf Buttons aktualisieren.

Eigene Domains Um Ihre eigenen bei Worldsoft gehosteten Domains aufzurufen, wählen Sie den Menüpunkt Meine Domains und klicken auf Domain auswählen.

Sie erhalten eine Übersicht aller Domains mit Informationen zum Typ, Eintragsdatum, Status und Hosting-Paket.

In der Menüleiste oben können Sie die Auswahl der angezeigten Domains einschränken und z.B. nur aktive oder gekündigte Domains anzeigen lassen.

Klicken Sie zur Bearbeitung einer Domain in die betreffende Zeile.

Anschließend erhalten Sie Zugriff auf die Administration, den E-Mail-Manager, Webmail, blockierte E-Mails und die Statistiken.

Kunden-Domains Um Ihre Kunden-Domains aufzurufen, wählen Sie den Menüpunkt Kunden-Domains und klicken auf Domain auswählen.

Hinweis: Den Menüpunkt Kunden-Domains sehen

Sie nur, wenn Sie als Webmaster codiert sind.



Auch hier erhalten Sie eine Übersicht aller Domains mit Informationen zum Eintragsdatum, zum Status und zur Zertifizierung (falls erfolgt).

Mit dem Link zum CMS können Sie sich direkt in die Administration Ihrer Kunden-Webseiten einloggen.

Wenn Sie im Auftrag eines bestehenden Kunden weitere Produkte einkaufen wollen, steht Ihnen ein direkter Link zur Verfügung.

Klicken Sie in der Zeile mit der betreffenden Domain auf den Shop Link.

Sie sind dann automatisch mit den Zugangsdaten des Kunden eingeloggt, ohne dass dieser Ihnen Benutzernamen und Passwort verraten muss.

Und auch den Google AdWords Code können Sie an dieser Stelle aktivieren, ohne dass Sie die Zugangsdaten Ihres Kunden benötigen.

6. Reseller-Provisionen

Als Reseller erhalten Sie Provisionen auf die Hostingumsätze der von Ihnen vermittelten Worldsoft-Kunden.

Sobald eine Rechnung erstellt wurde, finden Sie diese unter dem Menüpunkt Webmaster / Offene Kunden-Rechnungen.

Bei Kunden mit Lastschrifteinzug erfolgt die Rechnungserstellung erst mit dem Rechnungslauf am Monatsanfang.

Hinweis: Den Menüpunkt Webmaster sehen Sie nur, wenn Sie als Webmaster codiert sind.

Sobald eine Rechnung bezahlt wurde, finden Sie Ihre Provision dafür unter dem Menüpunkt Webmaster / Vorschau Provisionen.

Ab einem Guthaben von 50,- Euro wird die Abrechnung erstellt und bis zum 30. des Folgemonats gebührenfrei auf das von Ihnen angegebene Konto überwiesen.

Bitte denken Sie daran, Ihre Bankverbindung mitzuteilen:

[email protected] (Stichwort: Reseller- Provision).

mailto:[email protected]

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