E – UPRAVA

O e-upravi (elektronski upravi ) se zelo veliko govori (mediji, komunikacija) vsakodnevno. Gre za neko obdobje tehničnega razvoja uprave (informacijska tehnologija, internet). E-uprava prinese veliko novih možnosti poslovanja, bodisi znotraj uprave zaposleni) in tudi navzven (uporabniki). Zaradi spremembe tehnologije čutijo zaposleni v upravi ta razvoj na lastni koži.

I. TEMELJNE OPREDELITVE E – UPRAVE

Razvoj e-uprave je vzbudil izjemno zanimanje tekom tega desetletja v različnih krogih (zaposlenimi, strokovnjaki, politiki), ko tudi vlade posameznih držav opazijo, da to področje prinaša tudi politične točke. Razvoj e-uprave poteka približno 10 let (od l. 2000). Prva polovica prinaša evforijo, kajti izkušenj ni bilo in potenciali so bili ogromni. Po preteku teh let se pokaže realna slika. Učinki niso bili taki kot so jih pričakovali. V drugi polovici pa je bil razvoj e-uprave v marsičem drugačen. Ugotovitve so pokazale, da je potrebno razvoj usmeriti drugam. 10 let je obdobje, kjer je možno narediti določene zaključke in pojavi se ogromno vprašanj:

Kje smo trenutno (uporaba e-storitev, učinki v pogledu zniževanja stroškov se ne čutijo, dostopnost informacij, storitev, kakovost storitev, e-vladanje)?

Ali so bila vsa pričakovanja uresničena?

Odpremo lahko še celo vrst drugih vprašanj, vendar imamo zdaj po 10-ih letih že jasnejši pogled na vse in lahko realno ocenimo kaj je bilo uresničeno in kaj ne.

Kaj sploh je E-uprava? Kaj je ta fenomen, kako je nastal in kje so korenine?

»E-uprava kot vrh ledene gore«Pri e-upravi gre za gradnjo »zgornjih nadstropij« uprave. Podlaga zanjo je nastajala 30-40 let prej. Na e-upravo je potrebno gledati kot na neko razvojno fazo, ki ima korenine že 100 let nazaj.

Razvoj e-uprave je šel skozi 3 karakteristična obdobja:

V Sloveniji smo imeli leta 1975 že vzpostavljen CRP v elektronski obliki (tudi zemljiški kataster) in smo »država registrov« (mnoge evropske države še danes nimajo nekaterih registrov v elektronski obliki).

1

Razvoj sega v zgodnja 70. leta, to prvo obdobje se imenuje avtomatizacija (70-90) – operativna raven. V tem razvojnem obdobju je šlo predvsem za nadomeščanje ročnega, rutinskega dela z avtomatiziranim delom (pretvarjanje ročnega dela v neko avtomatično obliko). Delo je bilo omejeno večinoma za numerično vnašanje podatkov v računalnike. Avtomatizacija se je začela na področjih, kjer je bilo ročnega vnašanja podatkov največ, to je bilo npr. področje zemljiških katastrov, davni register, evidence prebivalstva osnovnih registrov, postopoma pa tudi ostala področja. Na teh področjih se je avtomatizacija uveljavila, zaradi množičnih podatkov, ki so se prej vnašali ročno. Z razvojem osebnega računalnika v 80-ih je bilo to na voljo, dostopno večini.

Sledilo je drugo obdobje, ki je pokrivalo taktično raven, to je bilo obdobje informatizacije. Informatizacija pomeni spremembo na vseh področjih in za vse informacije. Gre za obdelovanje različnih vrst podatkov (prej le numerični). To obdobje se je začelo okrog 1990 leta. Prihaja do procesov obdelave podatkov, grafičnega oblikovanja in urejanja, oblikovanja zahtevnejših analiz podatkov v podporo odločanju. Informatizacija se je uveljavila predvsem na področjih spremljanja proračunov, materialno in finančno poslovanje organov ter pri strokovnem delu organov, itd., torej gr za uporabo na ravni strokovnih in vodstvenih delavcev

Tretje obdobje se pokriva z obdobjem Interneta – razvoj od leta 2000 - strateška raven. Pred 10.leti si namreč nismo predstavljali, da bi državljanom in podjetjem lahko ponujali storitve preko spleta, zato se je z razvojem interneta pojavil nov sistem oz. proces, to je obdobje e-uprave. Internet je s svojimi lastnostmi odprl najrazličnejša področja znotraj uprave in izven . Z njim se začne nov razvojni cikel. Rešitve, ki jih poznamo od prej postajajo zastarele. Internet je torej nov korak, preskok, diskontinuiteta, nova dimenzija… Uprava lahko doseže svoje uporabnike na daljavo. Glede na prejšnja obdobja lahko rečemo, da se bo obdobje e-uprave razvijalo vsaj do konca tega desetletja. Zajemala bo oz- že. zajema e- demokracijo (e-referendume, e-participacijo, e-forume ipd) na taktični ravni - merjenje učinkovitosti in upravljanje učinkovitosti in kakovosti ter na operativni ravni – e storitve za občane, podjetja in notranje poslovanje.

Razvoj traja 40 let, in pojavitev računalnika in interneta, pomeni dva pomembna mejnika, ki povzročita, da se razvoj nadaljuje v novo smer.

Razvojni mejniki pomenijo predvsem idejni razvoj. Ti so:

Leta 1992 izide knjiga Davida Osborna in Teda Gablerja z naslovom »Reinventing Government«. V njej sta avtorja prva zapisala idejo o spreminjanju uprave, zniževanju stroškov, hitrejšemu postopanju, ki bi postopoma privedli do e-uprave. Žal pa takrat tehnologija takšnih sprememb še ni dopuščala (interneta še ni bilo). Vendar je bila ta knjiga prva »lastovka«, ki je napovedala spremembe oz. prenove v upravi.

Leta 1993 Al Gore (podpredsednik ZDA) na čelu ekspertne skupine, ki je pripravila 1. Obširno študijo »National Performance Review«, o proučevanju uprave, ki jih prinaša nova tehnologija naredi idejni premik. Na podlagi te študije nastal prvi državni portal. Ugotovili so, da je IT ključni dejavnik informacijskega razvoja in da država mora maksimalno podpreti razvoj uporabe nove tehnologije na vseh področjih JS ter podpreti zasebni sektor. Velja za eno ključnih globalnih strateških dokumentov, ki vpliva na nadaljnji razvoj uprave. Rezultat te študije je prvi e-gov portal in prvič se pojavi izraz electronic government.

Leta 1994 v Evropi je bilo zapisano Bangemannovo poročilo, kot odziv EU na ameriško študijo; predstavlja strateški dokument za razvoj e-uprave.

2

Leta 1997 je Nemčija v svojem upravnem sistemu naredila velik korak naprej, njihov parlament je namreč sprejel zakon o elektronskem podpisu. S tem zakonom so lastnoročni podpis izenačili z elektronskim podpisom in uporabnikom, SLO leta 2000.

Leta 1998 je bila napisana t.i. zelena knjiga (strateški dokument) oz. »EU Green Paper on Public Information«, ki je opredelila kaj e-uprava sploh je, predstavljena pa je bila tudi ideja, da mora uprava državljanom zagotoviti dostop do informacij javnega značaja, prvič uporabljen v EU izraz e government, v ZDA electronic government

Leta 1999 Richard Heeks v svoji knjigi »Reinventing Government in the Information Age« ( PRENOVA UPRAVE V INFORMACIJSKI DRUŽBI) , predstavlja možnosti prenove uprave v pogojih informacijske družbe – direktna povezava med U in IT.

Leta 2000 v Sloveniji sprejmemo ZEPEP – zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, ki je ključnega pomena za Slovenijo in temelj za razvoj e-uprave pri nas.

Definicija e-uprave

Za vsako področje je značilno, da zanj obstajajo definicije in tako je tudi pri e-upravi. Definicij je zelo veliko in so različne. Avtorji se med seboj še niso poenotili. S tem fenomenom so se ukvarjale vse mednarodne organizacije. Področja so se lotile sistematično. Razlika med temi definicijami je v širini razumevanja pojma e-uprave.

Eni jo npr. definirajo kot uporabo IT v upravi, v glavnem pa velja, da je e-uprava, uprava, katere celotno delovanje temelji na uporabi elektronskih elementov, e-poslovanja in Interneta v njenem notranjem in zunanjem poslovanju, uvajanju novih sistemskih in organizacijskih rešitev ter novih modelov upravljanja. Če to definicijo zelo posplošimo pomeni e-uprava poslovanje brez papirja z intenzivno uporabo Interneta s poudarkom na storitvah.

E-upravljanje

Upravljanje se nanaša na uresničevanje politične, ekonomske in upravne oblasti v državnih zadevah, vključno z državljani in njihovimi interesi ter uresničevanje njihovih zakonitih pravic in obveznosti.

E-upravljanje se lahko razume kot opravljanje tega preko elektronskega medija, da bi se učinkovito, hitro in pregledno postopek razširjanja informacij javnosti, in drugih agencij, ter za opravljanje dejavnosti državne uprave.

E-upravljanje na splošno velja kot širši pojem od e-uprave, saj lahko prinese spremembo v načinu odnosa državljanov do uprave in med seboj.

E-upravljanje lahko prinese nove koncepte državljanstva, tako z vidika njihovih potreb in odgovornosti. Cilj e-upravljanja je, sodelovanje in spodbujanje državljanov.

E-uprava (E-Government) e-upravljanje (E-Governance)Elektronsko zagotavljanje storitev Elektronsko posvetovanje

Elektronski potek dela Elektronski kontrolingElektronsko glasovanje Elektronsko sodelovanje

Elektronska produktivnost Mrežno-družbene smernice

Pri E-upravi in E-upravljanju gre za sinonima, ki pomenita različno.

3

E – uprava: notranje delovanje, E-vladanje: E-upravljanje; E-Governance: razumevanje uprave kot odprti sistem; Javno vladanje: intenzivna interakcija z zunanjimi udeleženci oziroma javno vladanje v sodelovanju z zunanjimi deležniki.

Interakcija 3 področij. Razvoj upravnih sistemov bi naj šel v tej smeri.

Za kaj pravzaprav pri e-upravi gre?

Pri e-upravi generalno gledano gre za: Boljša uprava / usmerjenost v storitve – cilj so storitve Manj birokracije / več prijaznosti do uporabnikov Ne visoke tehnologije pač pa visoka kakovost storitev Večja učinkovitost / nižji stroški (klasična storitev >< e-storitev) Podpora sistemskim reformam Preglednost, odprtost…

To so argumenti, ki se uporabljajo in so ZA upravo, obstajajo tudi proti argumenti.

Glavne razvojne smeri e-uprave

Razvoj novih storitev poteka v razmerju:

Uprava - občani (G2C): to razvojno smer kot uporabniki upravnih storitev najbolj poznano, ker se z njo največkrat srečujemo, razvoj naj bi šel v tej smeri, da bi uprava na spletu nudila čim več upravnih storitev za občane; omogočila razvoj e- demokracije

Uprava – organizacija (G2O): ta razvojna smer pomeni ponudbo upravnih storitev za organizacije, tudi tukaj naj bi šel razvoj v tej smeri, da bi uprava na spletu nudila čim več upravnih storitev za organizacije

Razvoj novega poslovanja:

Uprava – uprava (G2G): ta razvojna smer naj bi šla v smeri e-poslovanja znotraj upravnih organov. Kar pomeni, če hočemo da uprava deluje učinkovito navzven, morajo tudi znotraj uprave, organi med seboj komunicirati elektronsko.

Relacije na katerih se razvijajo upravne storitve:

Klasifikacija storitev E-uprave

4

Klasifikacija storitev e-uprave je bila prvič omenjena že leta 1998 v t.i. zeleni knjigi. Nastala je na evropski ravni in je že zastarela. Že zelo zgodaj je obstajalo veliko storitev.

Gre za tri vrste storitev e-uprave, na treh področjih: VSAKDANJE ŽIVLJENJE, UPRAVNO POSLOVANJE in E-DEMOKRACIJA :

Informacijske storitve –enosmerna komunikacija – nudijo se samo informacijske storitveNa področju VŽ - dobimo le informacije, napr. o izobraževanju, delu in družini.Na področju UP - dobimo napotila in navodila za reševanje upravnih zadev, obstajajo javne baze podatkov, imenik javnih storitev.Na področju E- demokracije – obstoj javnih razpisov, obstoj registra predpisov, gradiv Vlade, programi, politično delovanje.

Komunikacijske storitve ( storitve v katerih dobimo poleg informacij tudi dobimo odgovor npr. e-mail povezava z učiteljem nekega predmeta);

Na področju VŽ – e mail povezave npr. e-mail povezava z učiteljem nekega predmeta, zdravniki , potovalnimi agencijami, kulturnimi ustanovami);Na področju UP –povezava z upravnim referentomNa področju E- demokracije – e mail povezave: občan – politik

Transakcijske storitve ( storitve, ki omogočajo, da neko zadevo oz. transakcijo opravimo v celoti v elektronski obliki, že obstaja možnost napr. e davčna napoved, podaljšanje prometnega dovoljenja,. E- VEM – registracija s.p., vendar je zelo majhno število le-teh

Na področju VŽ – registracija udeležencev na javnih prireditvah, vpisovanje v razne oblike izobraževanja, rezervacija kartNa področju UP – posredovanje in izpopolnjevanje uradnih dokumentov, posredovanje vlog, prijav, spremljanje reševanja in izdajanje rešitev

5

Na področju E- demokracije – e referendumi, volitve, raziskave javnih mnenj, v Estoniji so bile2005 že opravljene prve e volitve, prvi na svetu Zakon o elektr. Volitvah.

Ta klasifikacija se nadgrajuje in razvija naprej.

Najpomembnejši razlogi za razvoj e-uprave

Zaradi dejstva, da se zasebni sektor oz. gospodarstvo hitreje razvija na področju infrastrukture kot javni sektor med katerim mora obstajati neka soodvisnost, navedeno predstavlja enega od glavnih razlogov zakaj se je EU odločila za razvoj e-uprave že v 90-ih letih.

Ključni razlogi za razvoj e-uprave so: javno/zasebno partnerstvo in soodvisnost gospodarstva in uprave (Gospodarstvo potrebuje

e-upravo. Velika podjetja komunicirajo vsakodnevno z upravo in se tako izognejo nepotrebnim dokumentom. Gre za soodvisnost javnega in zasebnega sektorja. Vlade spoznajo, da je potrebno iti nasproti podjetju in jim olajšati komunikacijo – tako je tudi z občani, tudi z njimi je potrebno komunikacijo poenostaviti.)

boljša dostopnost so informacij boljša komunikacija med občani in upravo kakovost storitev (365*24, dostava na dom, hitreje, boljše) znižanje stroškov glede na klasično upravo – najbolj zanesljiv vir bančni podatki, ki kažejo na

radikalno zmanjševanje stroškov (banke – elektronska storitev znaša 15% klasične) bolj odprta uprava za uporabnike, večja transparentnost je orodje za podporo reformnim prizadevanjem upravnih sistemov (Javni sektor je nenehno

pod pritiskom reform. Te reforme so po navadi politične reforme, ki jih vodijo vlade na podlagi političnih programov. Prva večja reforma je bila leta 1995 (lokalna samouprava), sledijo reforme povezane z vstopanjem Slovenije v EU. V teh reformnih projektih se redko pojavi e-uprava, ki bi lahko povečala učinkovitost. Povprečni delavec v EU dela drugače kot včasih – zelo velike spremembe. Politične reforme se vplivom tehnologij največkrat izognejo in je tako pomen tehnologije zapostavljen.)

nadzor nad institucijami in delovanje posameznikov

Ključni družbeni in tehnološki dejavniki

Razvoj in uporaba interneta Tehnološka opremljenost ponudnikov in uporabnikov e- storitev (oprema) Razvitost komunikacij (broadband povezave) E-rediness (kompozitivni index razvitosti okolja) – absorcijske sposobnosti za nove

tehnologije

E uprava in njen razvoj sta odvisna od absorpcijske sposobnosti e uprave, ki se meri z osnovnimi indikatorji tehnološkega razvoja oz. koliko in kako je razširjena uporaba IKT . Eden najpomembnejših dejavnikov razvoja e-uprave je tudi internet in njegova razširitev po celem svetu. Internet je po eni strani glavno vodilo razvoja in po drugi strani glavni zatiralni dejavnik – problem dostopnosti občanov do storitev, ki so lahko odlične, vendar ne koristijo kaj prida, če do njih ne moremo dostopati. Da se razvoj e-uprave sploh lahko začne mora imeti vsaj 40% prebivalstva neke (40 % prag – ko se ta prag preseže lahko govorimo o uporabi interneta) države dostop do interneta. Po najnovejših raziskavah je Slovenija ta prag že presegla – cca. 55% slovenskega prebivalstva ima dostop do Interneta., v svetu povprečje 16, 7%, v EU 51,9% ( Eurostat, 2006).

6

7

Našo državo največkrat primerjajo z Estonijo, ki je ena vodilnejših držav na področju uporabe Interneta. Njihov parlament je namreč zapisal v Ustavo, da je dostop do Interneta ustavna pravica. To se je najbolj pokazalo na e-volitvah, kjer je bila udeležba 80%, pri nas pa le 2%.

Glede dostopa gospodinjstev je Slovenija na povprečju EU25 pa ima 52% odstotkov gospodinjstev dostop do Interneta. Pri tem Slovenija ponovno izrazito izstopa z mobilnim dostopom, ki ga ima 24% gospodinjstev (EU25 6%), vendar pa tudi v PC dostopu ne zaostaja in je na EU15 povprečju (53%). Dostop preko dlančnika (2%) ali TV (1%) je še v povojih, tako v Sloveniji kot v EU. Tudi širokopasovni dostop je na povprečju EU25 in tudi EU15 (62% vseh gospodinjstev z dostopom).

V pogledu eUprave se še naprej potrjuje veliko zanimanje, 55% uporabnikov interneta je v zadnjih treh mesecih na internetu iskalo upravne informacije (EU25 40%), 33% pa naložilo kak obrazec (EU25 25%). Zaostanek pa se kaže v pogledu pošiljanja obrazcev, kar je v Sloveniji izvedlo le 12% (EU25 15%) uporabnikov, ki so Internet uporabili v zadnjih treh mesecih.Obseg e-poslovanja

Obseg poslovanja v ZDA – elektronsko poslovanje najprej v podjetjih, ŠE-LE NATO V UPRAVI, od 1998 do 2003 obseg poslovanja B2C in B2B – neverjeten rast , leta 2003 cca. 1500 milijona.Obseg poslovanja v UE - zaostajamo za ZDA, tudi v uporabi interneta, IT, ne uresničuje se lizbonska strategija ( 2003 cca.1000 mil).

Aktivnosti v EU in njenih članicah od 2000-?

Vključitev EU z instrumenti – EU preko različnih instrumentov začne intenzivno vzpodbujati in usmerjati ostale države članice, da začno to področje razvijati. EU to vzpodbudo začne z direktivami že pred letom 2000. EU direktive so želja, da bi prehiteli ZDA. Dejstvo namreč je, da EU zaostaja za ZDA. ZDA so plaz sprememb začele že leta 1993, EU direktive pa so nastale šele leta 1997 in v tem času so si države postavile roke, do kdaj bodo uveljavile e-upravo. Prve države so skandinavske (te, ki so si zastavile cilje). 1997-98 postavijo optimistične roke za razvoj e-uprave (Danska in ZDA do leta 2003, Kanada do 2004, Nemčija in VB do leta 2005, Slovenija do leta 2004,…). Ti roki so že daleč za

8

nami in so bili veliko preveč optimistični. Večina držav precenjuje velikost problema. EU izda pet letni akcijski načrt.

Da bi imela EU boljši vpogled v razvoj in, da imajo države lasten vpogled v ta razvoj (politika držav), da bi bilo možno razvoj hierarhično spremljati razvije EU poseben model merjenja in razvoja, in sicer CAP-Gemini model pri katerem gre za sistematično izbrane storitve.

CAP-Gemini: sistem se je v tem času spreminjal in dopolnjeval. Leta 2009 opravljene zadnje meritve. Ta model stoji na 2 elementih:

Model izbranih 20 storitev na katerih se izvajajo meritve v vseh državah EU in v ostalih

Kategorizacija storitev (4-stopenjski model)

9

4-stopenjski model je bil razvit 2001, meritve po njem se opravljajo do 2007.

Od točke 0 do 3 imamo model »front office« (poslovanje preko okenca – navzven s strankami: podjetji, občani), kar pomeni poslovanje z občani na okenčkih. Od točke 3 do 4 pa »back office«, kar pomeni delovanje v ozadju. Stopnje 0-3 pomenijo spremembe v načinu dela predvsem v »front-officu«, ne zahtevajo pa sprememb v »back-officu«, medtem, ko stopnja 4 pomeni celovite spremembe v »back-officu«.Dvosmerna interakcija: za stranko to pomeni e-poslovanje v celoti za upravni organ pa ne).Transakcija: v celoti elektronsko reševanje neke zadeve – celoten postopek v elektronski obliki – uslužbenec mora imeti direkten dostop do baz podatkov, papirja ni več, kar pomeni bistveno spremembo v notranjem poslovanju – korenite spremembe v »back-officu« (za stranko to ne pomeni nič novega, ker ima že na 3 stopnji e-poslovanje v celoti, za upravni organ pa).Razlika med 3 in 4 stopnjo pomeni to, da se tu pozna največji preskok v načinu delovanja uprave.

10

II. RAZVOJ E-UPRAVE V SLOVENIJI PRIMERJALNO Z EU

Razvoj e-uprave v Sloveniji:

Leta 2000 slovenska vlada sprejme Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), ki prinese začetek uvajanja e-poslovanja in predstavlja normativno podlago za področje delovanja e uprave. Ta zakon ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače.

Leta 2001 sprejmemo strategijo (strateški dokument) uvajanja e-poslovanja do leta 2004, v začetku aprila tega leta, predstavijo državni portal za ponudbo storitev uprave – gre za centralizirano ponudbo storitev, npr. na enem spletnem mestu imamo vsa ministrstva. V tem letu pa je prišlo tudi do spremembe ključnih zakonov, to so Zakon o varstvu osebnih podatkov, ZUP in Nova uredba o pisarniškem poslovanju (danes uredba o upravnem poslovanju).

Leta 2002 sprejmemo akcijski načrt e-uprave do leta 2004, ki je po posameznih področjih opredelil nosilce, naloge in obveznosti za nadaljnji razvoj do leta 2004.

Leta 2003 sprejmemo Zakon o dostopu do informacij javnega značaja, ki omogoča vpogled v delovanje DO, OLS, JA, JS in drugim oseb javnega prava, nosilcev javnih pooblastil in izvajalcev javnih služb ter s tem dostop do informacij in podatkov, ki so javnega značaja, to je informacija, ki izhaja iz delovnega področja organa. Načelo prostega dostopa je taksativno določeno z izjemami v 6.čl. zakona ( s tem zakonom se spremeni način gledanja e-uprave oziroma podatkov, ki jih vodi).

Istega leta tudi prenovijo državni portal za ponudbo storitev uprave (e-uprava).

Leta 2004 v ZUP-u dokončno vgradijo element e-poslovanja, tako da zdajšnji zakon (z novelo leta 2005 – E VROČANJE) vsebuje vse potrebne elemente za upravno e-poslovanje s transakcijskimi storitvami.

Leta 2006 sprejeta Strategija e uprave RS za obdobje 2006-2010 - SEP-2010

Leta 2006 sprejet Akcijski načrt e-uprave do leta 2010

Leta 2009 – Strategija SREP

Leta 2010 – Akcijski načrt

Slovenija je bila že pred letom 2000 razvita na tem področju in je zelo močna, kar pomeni, da so stvari dobro razvite – smo prvi na področju registrov. Že pred letom 2000 smo jih spremenili v elektronsko obliko in jih modernizirali. Problem je bil le v tem, da ti registri med seboj niso bili povezljivi. To nam je dodal preskok v e-upravo. Leta 2000 sprejmemo ZEPEP. Pred nami je bila le Nemčija in njen zakon nam služi kot osnova. ZEPEP je temeljni sistemski zakon in je normativna infrastruktura za elektronsko poslovanje. SEP 2001 do 2004 je prvi strateški dokument za uvajanje e-poslovanja, ki ga sprejme tedanja vlada. Isto leto predstavijo državni portal za ponudbo storitev uprave – danes e-uprava. Do Zakona o dostopu do informacij javnega značaja je bila uprava precej zaprt sistem. Od 2004 tudi vpeljan celoten cikel za izpeljavo nekega upravnega procesa v elektronski obliki (novela ZUP).

11

Organiziranost na področju razvoja e-uprave v Sloveniji

Glede na to kako se organizirati je bilo narejenih kar nekaj raziskav. Organiziranost je pomembna. Pri nas se je ta organiziranost spreminjala.

Center Vlade za informatiko (1993-2004): organ zadolžen za:- Razvoj IT infrastrukture,- Priprava vseh strateških dokumentov, - Vodenje in izvajanje večine projektov

Centralizirano organiziranje in financiranje.

Ministrstvo za informacijsko družbo (2000-2004) – dodaten organ, ki skrbi za:- Usmerjanje razvoja informacijske družbe v RS

MJU – Direktorat za upravne procese in e-Upravo (2004-): (oba prejšnja organa (zgoraj) ukinjena):- Del funkcij nekdanjega CVI (Centra vlade za informatiko)

MJU – Direktorat za e-upravo in upravne procese (2009):- Organ nekoliko modificiran: sprememba imena (naslova), direktor ima prednostno e-

upravo pred upravnimi procesi

Organiziranost in rezultati: ta organiziranost se ni pokazala kot prav posrečena. Razmišlja se, da bi se ta direktorat spremenil. Prej je bilo vse organizirano centralizirano, zdaj je organizacija decentralizirana.

Pregled stanja

Informacijska infrastruktura se je zelo hitro razvijala in dopolnjevala. Je nujen pogoj, ki ga potrebujemo, da lahko e-poslovanje steče, razvili smo jo do 2005.Storitve ( več 100 storitev) upravnih organov so 100% prisotne na spletu oz. državnem portalu, torej imamo pogoj za transakcijske storitve. To prisotnost smo dosegli relativno zgodaj. Vsi organi so na spletu in tako lahko dostopamo do njih.Glavne smeri razvoja storitev so (najpomembnejše storitve): vpogledi v registre, izpiski iz matičnih knjig, E-upravne zadeve, storitve za podjetnike (portal e-VEM)-najprej samo za s.p. kasneje/zdaj za vse gospodarske družbe, lokalna samouprava (v Sloveniji precej zaostaja v primerjavi z državno upravo kar se tiče e-poslovanja). Razvoj je šel naprej tudi pri modelu 20 vzorčnih e-storitev EU (12 za D in 8 za podjetja). Te meritve CAP-Gemini se izvajajo pri nas od leta 2001. Z njimi skuša Evropska komisija ugotoviti stanje v posamezni državi ter na podlagi rezultatov ugotoviti kako ukrepati in razvijati to področje naprej.

Meritve CAP-Gemini

Začetki 2001, ko je bil ta model razvit v svoji osnovni verziji (kasneje se nekajkrat spremeni) Meritve na letni ravni (najprej so jih izvajali 2 krat letno):

- Zrelost storitev (4-stopenjski model )- Popolna on-line dostopnost (> od 3 stopnje)

Leta 2005 se začne meriti tudi uporaba (katere storitve so na voljo uporabnikom) Leta 2007 se dopolni model-doda 5. Stopnja: model iz 2001 ni čisto idealen in ga je bilo

potrebno dopolniti. Dopolnil se je v več smereh. Dodanih je bilo še nekaj novih kazalnikov. Dodana je bila prev tako 5. Stopnja, ki pa ni najbolj posrečena.

12

Leta 2009 se ponovno bistveno spremeni model, novi kazalci

Do sedaj je bilo izvedenih 8 meritev. Na začetku, ko so bile meritve vpeljane sta bila dva kazalnika:- Zrelost storitve (na osnovi 4-stopenjskega modela)- Popolna on-line dostopnost: koliko od teh storitev, ki se merijo je že popolnoma on-line

dostopnih (popolna on-line dostopnost se šteje, če so popolnoma on-line dostopne več kot 3 storitve)

Po prvotnem 4. Stopenjskem modelu

13

Večina držav ima velik razkorak med ponudbo in uporabo storitev.Ta meritev je povzročila šok. Zavedali so se, da razkorak je, vendar ne, da je tako velik.Pri podjetjih je ta razkorak manjši (relativno hitro začno uporabljati e-storitve). V posameznih državah vpeljejo niz storitev katerih uporaba je zelo nizka – pri nas e-dohodnina; prvo leto le 2% (zelo nizka uporaba).

14

Metodologija Evropske komisije 2007 (Vir: Capgemini 2007)

Dopolnjena metodologija Izmerjeni 4 kazalniki:

- Zrelost storitev (prenovljeni 5-stopenjski model)- Popolna on-line dostopnost (storitve > od 3 stopnje )

(prejšnji 4-stopenjski model)- usmerjenost k uporabniku (4 pod-kazalniki)- ocena nacionalnih portalov : vpeljava novih dveh kazalnikov

Vključenih 27 članic EU + Islandija, Norveška, Švica in Turčija (prvič vključena kot kandidatka za članstvo)

Personalizacija – v kolikšni meri so dejansko posamezne storitve prilagojene posameznemu uporabniku (lahko bi bila integracija – integrirane storitve v koncept življenjskih situacij).

Zrelost storitev (Online sophistication) – 1. kazalnik

Dodana 5. razvojna stopnja (personifikacija), ki vpeljuje 2 nova koncepta:- koncept proaktivne ponudbe storitve (npr. uprava opozarja uporabnike na zahtevane

postopke, pred-izpolnjuje obrazce s podatki, ki jih že ima v svojih evidencah) in

- koncept avtomatične ponudbe storitev (uprava avtomatično izvede storitve brez zahteve uporabnika).

V kolikšni meri so storitve zasnovane tako, da si npr. če izpolnjujemo nek obrazec sistem sam dopolni podatke, ki jih ima na voljo (EMŠO..).

Storitve, ki so popolnoma dostopne preko spleta (fully available online) – 2. kazalnik

Uporabljen prejšnji 4-stopenjski model:

- – 3. stopnja razvitosti: storitev NI popolnoma dostopna preko spleta- > 3. stopnje: storitev JE popolnoma dostopna preko spleta

15

Edini kazalnik, ki se do lani (2009) ne spremeni!

Usmerjenost k uporabniku (user centricity) – 3. Kazalnik (nov)

4 pod-kazalniki:- pravno veljavna e-identifikacija pri transakcijskih storitvah- št. podatkov, zahtevanih pri izvedbi transakcijskih storitev (sistem sam dopolni

podatke)- večkanalni dostop do storitev (multi-channel access) (v kolikšni meri je poskrljeno,

da lahko uporabniki dostopajo do storitev preko drugih kanalov – email, gsm)- skladnost spletišča z mednarodnimi standardi dostopnosti

V kolikšni meri so storitve vpeljane tako, da so prijazne so uporabnika.

16

Dodatna analiza je bila opravljena, da oceni samo spletne storitve na "5. stopnji" razvitosti. Proaktivna personalizacija ima veliko opraviti z uporabnika, tj. načini storitev, ki so organizirane okoli potrebe državljanov. Odstotek storitev je dosegel povprečje 36%, kar pomeni, da je do zdaj le ena tretjina ustreznih e-storitev, ki dosega stopnjo razvitosti. Pri analizi države razvrstitev za ta kazalnik

17

pa je presenetljivo, da je Slovenija uvrščena visoko za prefinjenost in v celoti na spletu imamo na voljo skoraj 80% teh proaktivnih storitev.

Ob podrobnejši pregledu v celoti na spletu na voljo za EU-27, kaže velike razlike med državljani in podjetji. V celoti je na voljo na spletu v letu 2007 za državljane 50% storitev. Popolnoma na spletu dostopnih storitev za podjetja pa je stopnja precej (20%) višja kot za državljane in znaša 70%. To kaže le skromen povišek za 3% od leta 2006. To je precej nizko izboljšanje zaradi že tako visoki ravni v celoti »on-line« dostopnih storitev na spletu, ki je bila dosežena za podjetja.

Obstajajo razlike med storitvami za občane in podjetja. Večina držav ima storitve za podjetja bolj razvita kot za občane. V Sloveniji smo ves čas dosegali boljše rezultate pri storitvah za občane kot za podjetja. Tu Slovenija izstopa iz EU povprečja.

18

Rezultati - ocena nacionalnih portalov

73 % (od 20) osnovnih javnih storitev dostopnih direktno preko portala. 61 % nacionalnih portalov podpira možnosti personifikacije. 84 % jih ponuja vsaj 2 načina predstavitve: glede na organizacijo, tip storitve, življenjsko

situacijo, uporabniške skupine.

Metodologija Evropske komisije 2009

Dopolnjena metodologija Izmerjeni 4 kazalniki: vpeljana 2 nova kazalnika

- Zrelost storitev (prenovljeni 5-stopenjski model)- Popolna on-line dostopnost (storitve > od 3 stopnje )

(prejšnji 4-stopenjski model)-nespremenjen- Razvitost na področju javnih naročil - Uporabnost portalov (nova kazalnika)

Vključenih 31 držav prvič tudi Hrvaška

Pregled ključnih kazalcev za Slovenijo

19

1. Digitalna ločnica: ločnica med tistimi, ki znajo uporabljati internet in imajo dostop do njega in tistimi, ki ne znajo in nimajo dostopa – depriviligirane skupina- postajajo državljani »2. Razreda«. S tem je zmanjšan razvoji potencial države, ker ti ljudje ne morejo sodelovati. EU želi to preko različnih instrumentov zmanjšati. Tu je Slovenija pod povprečjem.

2. Koliko se porabi za IKT v državi – države, ki to uporabljajo so bolj konkurenčne. Slovenija pod povprečjem.

3. Gospodinjstva – dostop. Slovenija pod povprečjem.4. Podjetja – dostop. Slovenija pod povprečjem.5. Uporaba e-uprave s strani uporabnikov – posameznikov. Slovenija nad povprečjem.6. Uporaba e-uprave s strani podjetij. Slovenija nad povprečjem.

5. stopnjo preimenujejo v Targetisation. V kolikšni meri so te storitve ciljno naravnane in proaktivne do uporabnikov.

Napredek od 2007 – 2009

20

Slovenija od 2007 – 2009 = Slovenija pade iz 2. Na 5. Mesto. Prej pred nami le Avstrija.

21

Prvi razkorak 2005. Sedaj se ta razkorak zmanjša, vendar še v večini držav vedno velik.

Model za merjenje razvitosti portal javnih naročil

Lani (2009) prvič začnejo meriti stanje razvitosti javnih naročil. E-javna naročila so ena izmed prioritet držav članic. EU izda direktivo, ki državam članicam nalaga razvitost e-javnih naročil. Pol proračuna države se preteče preko javnih naročil v podjetja. Ena izmed najbolj občutljivih področij zaradi korupcij in konkurence.

Z e-javnimi naročili se odprejo meje – konkurenca se poveča in na ta način se izenačijo notranji in zunanji ponudniki z zmanjšanjem korupcij. Notranji ponudniki so priviligirani. Celoten proces javnih naročil je razdeljen na 9 karakterističnih faz. Pokazalo se je, da države imajo portale za javna naročila, vendar so ti zelo različno razviti in zato razvijejo ta modul.

Kazalci razvitosti javnih naročil

Faze lahko razdelimo na: Pred izborom izvajalca:

- E-obvestila, objave razpisov in obvestil o javnem naročanju na spletu

22

- E-predložitev, oddajo predlogov na spletu- E-nagrade, končni izbor dobaviteljev (vključno z dražbo)

Faze, ki tečejo, ko je izvajalec že izbran:- E-naročanje, samodejno umestitev naročil na spletu (vključno s kataloško prodajo)- E-izdajanje računov, izdaja elektronskih računov- E-plačila, elektronsko plačilo pogodb

Razvitost portalov javnih naročil

Ocena javnih portalov za e-naročanje:

V kolikšni meri javna naročila že obstajajo oz. ali obstaja že portal za javno naročanje. Portal pri nas je vzpostavljen že 3 leta.

V kolikšni meri je ta faza pred izborom naročnika že razdelana. Glede razvitosti se je Slovenija odrezala zelo slabo.

Kazalec – Uporabnost portala – 4. Kazalec, ki je bil vpeljan lani

23

Podkazalci: Dostopnost: web-crawler opravi avtomatizirano oceno skladnost s smernicami za dostopnost

spletnih vsebin (WCAG1.0 standardi) nacionalnih portalov. Je nacionalni portal dostopen vsem ljudem?

Uporabnost: lahko uporabite kanal dostopa po izbiri, ali spletne strani omogočajo spremljanje takega napredka, obstaja pomoč in ali je varnost zasebnosti zagotovljena?

Spremljanje zadovoljstva uporabnikov: ali spletne strani omogočajo povratne informacije uporabnikov in poročanje o tem? (merjenje zadovoljstva uporabnikov)

Vse na enem mestu: kolikšen delež od 20 osnovnih storitev, ki so na voljo je na glavnem portalu (ih)?

Uporabniško usmerjena portal (oblika): kaj je lažje iskanje informacij na različnih spletnih straneh, ki so strukturirane po življenjskih temah ali dogodkih? (v kolikšni meri je portal zasnovan tako, da uporabnik z lahkoto najdejo to kar iščejo)

S tem kazalnikom se ugotavlja v kolikšni meri so ti portali res uporabni in prijazni do uporabnikov.

Vodilne države v posameznih kategorijah uporabnosti portala

Za vsak podkazalec izpostavljene najboljše države.

Razmerje zrelost / uporabnost

24

Na eni strani storitve zelo razvite in na visoki zrelostni stopnji in na drugi strani njihova uporabnost. Lahko so zelo zrele, vendar slabo uporabne. Pri nas: visoka razvitost in slaba uporabnost.

Razvitost / uporaba – občani

Slovenija: visoka stopnja razvitosti, vendar slaba uporaba.

Razvitost / uporaba – podjetja

Slovenija: visoka razvitost in visoka uporaba.

Stanje na področju javnih naročil v Sloveniji

25

Razvitost storitev v Sloveniji

Uporabnost slovenskega portala

Ključni dejavniki uspeha

Podpora vrha politike in dolgoročno sistematično načrtovanje Sistematično pripravljene strategije Mehanizmi za dobro medresorsko sodelovanje in usklajevanje Uporabniški pogled Oprijemljiva ‘dodana vrednost’ rešitev

OECD – Vzroki za nizko uporabo

26

Ugotovitve OECD

Poleg dostopa so pomembni še drugi tehtni dejavniki:- opravljanje storitev e-uprave- zavest o njihovem obstoju- organiziran servis v zvezi s stopnjo integracije in personalizacijo storitev, sodelovanje

med javnimi organi, standardizacija, interoperabilnost- rezultati njihovega izvajanja, kot so dejanska uporaba ter ali pričakovanja glede kakovosti

storitev, izpolnjena notranja in zunanja učinkovitost- zaupanje uporabnikov v vlade in njihovo upravljanje pogosto občutljivih in osebnih

informacij, podatkov in digitalnih identitet

Raziskave razvitosti e-uprave

Z merjenjem razvitosti e-uprave se ukvarjajo številne organizacije: Accenture, Azijsko-pacifiški gospodarski forum, CapGemini (merjenje v državah članicah) Center za javno upravo na Brownovi univerzi IBM Inštitut za poslovno vrednotenje , Ekonomist (posebna raziskovalna enota) Mednarodna telekomunikacijska zveza , Oddelek Združenih narodov za gospodarske in socialne zadeve Svetovna banka idr.

Vse meritve, razen CapGemini na svetovni ravni izvajajo meritve (večji nabor držav).Raziskave EU dajejo potencialno sliko in niso celovite. Več meritev daje veliko bolj realno sliko. Te meritve so si med seboj zelo različne (različni kazalniki).

Kazalniki merjenja razvitosti e-uprave

Nekatere raziskave so usmerjene na informacijsko družbo, druge na »readiness« - pripravljenost na razvoj e-uprave.

27

Metodologije merjenja

Metodologije se razlikujejo po kazalnikih in po načinu raziskave preko ponudbe na spletu. Gre za oceno ponudbe države na nekem obravnavanem področju.

Vzorec držav zajet v posamezno raziskavo

Slovenija po izbranih raziskavah

Na CapGemini Slovenija kar visoko. Na drugih raziskava ni tako visoko. Uvršča se bistveno slabše. Glede na različne kazalnike se razvršča Slovenija slabo.

Uvrstitev Slovenije znotraj EU27 + iz vsake raziskave

28

Slovenija se uvršča bistveno nižje kot kažejo CapGemini raziskave. CapGemini rezultati za nas kažejo preugodno sliko in za nas niso realni. Brownova nas uvršča daleč prenizko. Uvrščamo se nekoliko nad povprečje EU (tik pod spodnjo tretjino). Pred nami so skandinavske države oziroma vse države, ki so severno od nas – razviti sever in manj razviti jug. Večina novih članic EU je zelo za nami, razen Estonije, ki je zelo sistematično razvijala rešitve v zadnjih 10-15 letih. Zadali so si cilj, da bodo na tem področju uspešni, čeprav niso najbolj razviti.

Ocena učinkov meritev po Cap Gemini modelu

Dobre stvari:- Pregled nad stanjem- Osnove za razvoj politik na tem področju- Tekmovanje med državami

Slabe stvari:- Preveč enosmeren razvoj- Cela vrsta področij izpuščenih- Predvsem ponudba, malo o uporabi- Lahko deluje zavajajoče

Čemi so te raziskave doprinesle: pregled nad stanjem v posameznih državah, kar je pospešilo razvoj in države začnejo med seboj tekmovati, politika namenja temu področju več finančnih sredstev. Vendar, kjer so dobre so tudi slabe stvari: države, kjer je pristojnost decentralizirana, poteka preveč enosmeren razvoj na določene storitve in pri tem so ostale zanemarjene. Storitve so izključno usmerjene na ponudbo in malo na uporabo. Te meritve so lahko tudi zavajajoče, na podlagi enih meritev CapGemini ne bi smeli graditi nacionalne politike, zato je koristno pogledati na več meritev in na osnovi take komparativne primerjave je mogoče ugotoviti politiko neke države.

III. E-DEMOKRACIJA, E-PRATICIPACIJA, E-VOLITVE

V zadnjih 10-15 letih se je z razvojem interneta so se začele širiti tudi e- demokracija, e-participacija in e-volitve. Gre za prepletanje političnega in sodelovanja ljudi. Najvišja oblika je izražena v e-volitvah

29

s katerimi se bistveno prispeva k kakovosti odločanja. Javno odločanje omogoča sodelovanje najširšemu krogu ljudi. Kakovost javnega odločanja se lahko bistveno izboljša. To področje je odprlo celo vrsto iniciativ, ki ga poskušajo izboljšati in pritegniti člane k odločanju in sodelovanju.

Poznamo več definicij E-demokracije. Ena izmen znanih je:

“E-demokracija je nova metoda v demokratičnem političnem sistemu, ki izkorišča potenciale informacijsko-komunikacijskih tehnologij za krepitev demokratičnega sodelovanja med civilno in politično sfero ter omogoča trajnosten, interaktiven in vsestranski značaj participacije v oblastnih strukturah.”

Pičman Štefančič, PolonaVsebinsko se ta definicija e-demokracije naslanja predvsem na tiste zmogljivosti IKT, ki spreminjajo naravo sodelovanja med civilno sfero in državnimi inštitucijami. Slednje se v e-demokratičnem konceptu nakazujejo kot strukture, ki aktivno podpirajo in sprejemajo impulze civilne družbe. V tem pogledu je izbor konkretnega modela, pa najsi gre pri tem za preferiranje neposredne ali posredne demokracije, participativne ali deliberativne demokracije ali pa katere koli druge modelne ureditve, pravzaprav drugotnega pomena. Ta definicija vidi bistvo e-demokracije zlasti v krepitvi demokratčnega sodelovanja med civilno in politično sfero, zato se ne omejuje na katerega koli izmed uveljavljenih demokratčnih modelov. Nasprotno: e-demokracijo sprejema kot hibrid, ki svoje potenciale lahko ponudi kateremu koli modelu demokracije, če ta podpira razširjene možnosti neposrednega odločanja državljanov, večjo informiranost, intenzivnejše vključevanje civilne sfere, odprte komunikacijske kanale, posvetovanje in javno razpravo. V tem pomenu e-demokracija s podporo transparentnosti in informiranosti na eni strani, participacije na drugi in deliberativnosti na tretji strani v celoti učinkuje kot svojevrsten sui generis informacijske dobe: pod načelno demokratično držo združuje različne poglede in gostoljubno odpira vrata novim razmislekom o vsebinski krepitvi demokratičnih modelov.A pri tem e-demokracije ne bi bilo upravičeno premočrtno opredeliti kot novo paradigmo v razvoju sodobnih družb. Vsaj na prvi pogled bi bilo prej mogoče trditi nasprotno: tako kot izum pralnega stroja ni odpravil samega pranja, pač pa je to predvsem olajšal, poenostavil, pospešil, izboljšal in ne nazadnje tudi pocenil, tudi prihodu novih IKT ni mogoče brez pridržka pripisati moči potencialnega revolucionarnega preobrata demokratičnih sistemov. Prej kot preobrat kaže pričakovati predvsem izboljšanje in krepitev obstoječih sistemskih mehanizmov in procesov.

Štirje vidiki e-demokracije:Tehnološki vidik: osnovni pogled – tehnologija je predpogoj, da lahko osnovni procesi stečejo kar potegne za seboj tudi normativni okvir, da so spoštovana vsa pravila pravne države.Politični vidik: politika je za nekatere stvari zainteresirana, da je vključenih večje število ljudi, pri nekaterih stvareh pa bi raje odločala sama. Mnogokrat politika ni zainteresirana, da bi se javnost vključila.Pravni vidik: je ključnega pomena.Sociološki vidik: pojavi se problem elektronske ločnice – ljudje, ki znajo in imajo dostop so na nek način privilegirani in lahko sodelujejo pri teh procesih, drugi ne. Država mora gledati, da ne pride do delitev.

S tem tudi politika dobiva novo razsežnost. Ne toliko v tem smislu, da bi se spremenila celotna podoba politične demokracije, temveč bolj v tem, da so nastali novi komunikacijski kanali, ki so v minulem desetletju bolj ali manj uspešno prodrli v družbo.

30

Čeprav je informacijska tehnologija, v nekem smislu podobna e-poslovanje, saj vključuje pravne in socialne komponente, kot je e-vladanje, poleg tega pa vključuje tudi politiko, zaradi česar je še bolj zapletena. To potem vodi do štiri razsežnosti e-demokracije.

Elektronska vlada, ali "e-vlada", je najbolj vidna dimenzija e-demokracije zdaj, ko se vlade po svetu srečujejo z vedno večjimi količinami informacij in storitev na spletu.

Prve dimenzije e –demokracije

E-participacija: možnosti razvoja vključevanja najširše javnosti v javno odločanje, kjer se odloča o javnih zadevah.

E-volitve: najvišja oblika elektronske demokracije. Po eni strani so zaradi svojega pomena in pomembnosti posebna zgodba. Gre za vzpostavljanje vrzeli med javnostjo in politiko. E-volitve zahtevajo natančno izdelan formalni okvir.

E – participacija (angl. E-participation)

Gre za več dimenzij: vzpostavljanje komunikacije med občani oz. reprezentanti na eni strani in na drugi gre za možnost komuniciranja med samimi občani.

“Uporaba IKT z namenom razširiti in poglobiti politično participacijo z omogočanjem povezovanj med občani samimi ter med občani in njihovimi izvoljenimi predstavniki.”

Macintosh, A.

V območju e-demokracije, ki je opredeljena kot "uporaba IT za podporo demokratičnega odločanja", Macintosh razlikuje med dvema dimenzijama: politiko e-glasovanja, povezano z vprašanji, ki omogoča uradnim glasovanje z IKT –avtomatizirani sistemi se uporabljajo za pravno zavezujoče volitve in e-sodelovanje, v zvezi z vprašanji, ki omogoča možnosti za posvetovanje in dialog med vlado in državljani z uporabo različnih računalniških orodij.

Ideja e-demokracije se nanaša na vrsto področij demokratičnega delovanja na različnih tehnoloških platformah, izmed katerih prav e-participacija predstavlja osrednje jedro. Prav v tej sferi se namreč zdi demokratičen prispevek IKT najočitnejši: nove tehnologije prinašajo v odločevalske procese izjemne možnosti državljanskega sodelovanja, soudeležbe in soodločanja, kar ustaljenim demokratičnim mehanizmom odpira nove razsežnosti še do nedavnega povsem nepredstavljivega obsega civilne participacije.

Stopnje e-participacije

31

Kot e-participacijo pobude začele gob na lokalni in nacionalni ravni, več poskusov zgraditi konceptualni okvir za preiskovanje procese prevzamejo IKT vlade za udeležbo državljanov pri sprejemanju odločitev so bile.

Poročilo OECD Citizens as Partners (2001) trdi, da mora demokratična politična udeležba vključevati obveščanje, mehanizme za sodelovanje pri odločanju in sposobnost, da državljani prispevajo in vplivajo na politično agendo. OECD tako opredeljuje tri stopnje zavezanosti vlade za e-sodelovanje, glede na vrsto toka komunikacije med državljani in vlado, ki je omogočena z uporabo IKT: informiranje, posvetovanje in aktivno sodelovanje. Faza informacij se nanaša na dobavo in proizvodnjo enosmernih informacij za državljane, ki imajo relativno pasivno vlogo, posvetovanje se sklicuje na dvosmerni odnos, v katerih državljani dobijo povratno informacijo politike, in v kateri so aktivno sodelovali. Aktivna udeležba se nanaša na situacijo, v kateri lahko državljani dejavno sodelujejo pri oblikovanju politike in lahko predlagajo možnosti in oblikujejo politiko v simetrični dvosmerni odnos.

Na tem področju razvite različne klasifikacije:- Informacijski nivo: vsi, ki so zainteresirani za sodelovanje v neki razpravi se imajo možnost

pozanimati o problemu- Konzultacije: dvosmerni dialog, zainteresirana javnost dobi informacije in lahko pošilja svoja

stališča in predloge.- Aktivna participacija: gre za interaktivni rob v katerem ne samo, da zainteresirani pošiljajo

predloge le-ti se lahko že ovrednotijo in tako se upošteva mnenje javnosti.

Drugi pa pojmujejo e-participacijo kot eno izmed razvojnih stopenj e-uprave.

Model predstavlja zbliževanje stopenj e-uprave in kategorije odnosov med vlado in njegove komponente.

Prizadevanja Evropske unije

Prve zametke prizadevanj za vzpostavitev e-demokracije je mogoče v evropskem prostoru zaslediti že v letu 1994, ko je Evropska komisija, takrat sicer pod celostnim konceptom informacijske družbe, pripravila dokument s priporočili o vzpostavitvi in razvoju informacijske družbe: Bangemannovo poročilo je začrtalo izhodišča in državam članicam dalo prvi jasen “informacijski impulz”. Informacijska družba je tedaj namreč prvič tudi uradno postala jasna starteška usmeritev, ki so jo nadaljnji dokumenti le še podkrepili. Pobuda eEvropa – informacijska družba za vse, sprejeta v Lizboni marca 2000, in naslednje pobude eEvropa 2002, eEvropa 2005 in i2010 – evropska informacijska družba za rast in zaposlitev so jasno začrtale prihodnje cilje Evropske unije: vzpostavizev ustrezne

32

infrastrukture, e-opismenjevanje, pospeševanje e-poslovanja, zagotavljanje on-line dostopa do zdravstvenih informacijskih sistemov pa tudi razvoj e-države kot plodovite sinteze e-uprave in e-demokracije.

Različne organizacije so se intenzivno vključile v razvoj e-participacije. Z številnimi mehanizmi želijo to področje razvijati, da bi šlo za bolj uravnotežen razvoj. Eden izmed pomembnih indikatorjev je sam evropski parlament, ki je celo vrsto dokumentov na tem področju že izdal in podprl celo vrsto raziskovalnih projektov pri katerih gre za podporo rešitvi dialoga med javnostjo in politiko. Teče cela vrst različnih projektov in iskanje tehnoloških rešitev, ki bi omogočile čim bolj aktiven dialog. NA FU so izvedli projekt IDEAL, ki je bil lani zaključen.

- iniciator Evropski parlament (lansirana l. 2006)- podpora “real-life” pilotnim projektom, ki demonstrirajo uporabo IKT za krepitev participacije

občanov v demokratičnem sprejemanju odločitev- traja 3 leta (2006-2008)- trenutno (so)financiranih 14 projektov

EU že od leta 2000 sprejema svoje strateške dokumente, ki se imenujejo akcijski načrti in so naravnani na obdobje petih let. Del teh je namenjen tudi področju razvoja e-demokracija.

- Akcijski načrt e-uprave do l. 2010 (i2010 eGovernment Action Plan)

Komisija bo po posvetovanju z interesnimi skupinami sprejela naslednje ukrepe:

- 2006-2010 Test ki temeljijo na IKT orodju omogočajo preglednost in vključevanje javnosti pri demokratičnem sprejemanju odločitev. Podpora izmenjavi izkušenj.

- 2006 Začetek pripravljalnega ukrepa na podlagi IKT orodij za krepitev parlamentarnega sprejemanja odločitev.

- 2007-2013 Določitev naprednih oblik e-demokracije kot prednostne naloge raziskovalnega programa IST v okviru OP7.

Stanje v Sloveniji

Tudi mi smo v našo strategijo povzeli nekatera stališča ter zapisali nekaj načelnih usmeritev, ki bi jim naj Slovenija v tem obdobju sledila. Razvoj mora iti v tej smeri, da se v odločitve vključi čim širši krog uporabnikov. Slovenija bi naj po Strategiji e-uprave do 2010 pristala med 10 najbolj razvitimi državami v e-demokraciji na svetu.

Strategija e-uprave (SEP-2010):Namenski cilji e-uprave RS do 2010:

- Vključiti najširši krog uporabnikov v procese odločanja:Objektni cilji e-uprave:

- l. 2009 in 2010: Država Slovenija je med 10-imi najbolj razvitimi državami na področju e-demokracije na svetu.

Informacijske rešitve:Uvedba in upravljanje orodja e-demokracije: e-posvetovanja, tematske diskusijske spletne strani, e-forumi, e-klepetalnice, e-glasovanja, e-peticije itn.

33

Tudi na tem področju imamo veliko število institucij, ki delajo različne raziskave. Na tem področju je Slovenija še dokaj nerazvita. Ko gre za e-participacijo, gre v veliki meri za to kakšen odnos ima civilna družba do svoje države – ali jo čuti za lastno ali ne (kot breme).

Obstaja portal e-demokracija (FDV) in obstaja tudi podportal e-demokracija v okviru portala e-upravaPodportal E-demokracija na državnem spletnem portalu e-Uprava (od aprila 2008):Na tem portalu lahko uporabniki:

- podajo mnenja, predlogi, pripombe in pobude predlagateljem predpisov in odločevalcem

- sodelovanje pri odpravi administrativnih ovir (eden od projektov, ki ni zgolj državni pač pa eden od projektov EU – direktiva 2007: vse države članice do 2010 zmanjšale za 12%; predloge lahko daje širša javnost)

- neposredno kontaktiranje izvoljenih predstavnikov- informacije s področja demokratičnih procesov, zakonodaje, pravnih pravil v EU,

informacij javnega značaja, volitev.

Orodja za realizacijo e-demokracije

Ta orodja so na različni stopnji razvitosti.- Participativna: najzahtevnejše sodelovanje v e-demokratičnih procesih- Komunikacijska: omogoča že oddajanje različnih peticijah in sodelovanju v forumih- Informacijska: najpreprostejša, zgolj dostop do informacij

34

Potencialni učinki e-participacije

Pobude so začeli s posebnim namenom v mislih, da bi dosegli želene rezultate ali tudi nekaj koristi.- Civilna vključenost (civic engagement): več participantov, novi participanti, nove oblike

participacije- Deliberativni učinki: način izražanja participacije- Demokratični učinki: lahko internet prispeva k oživitvi javne sfere? ali lahko vodi k

informacijski zmedi?

Elektronske volitve

Najzahtevnejša oblika elektronske participacije. Na lokalni ravni enostavnejša izpeljava kot na državni ravni (parlament).

»Demokracija mora biti več kot [...] volitve, res pa je, [...], da ne more manj.« Kofi Anann

Na splošno gre za širok spekter – na eni strani organov in na drugi uporabnikov. Celoten spekter uporabe informacijsko komunikacijske tehnologije - tako pri informacijski

podpori volilnim organom in njihovim postopkom kot tudi pri glasovanju, in sicer tako na voliščih kot tudi na daljavo (Grad et al., 2003).

- Uporaba IKT v pred-, med- in po-volilnih postopkih (objavljanje rezultatovŽ). Svet Evrope: E-glasovanje (e-voting): e-volitve ali e-referendum, pri katerem se preko

elektronskih sredstev zgolj glasuje.- Oddaljene e-volitve: e-volitve, pri katerih se glas odda preko naprave, ki ni

nadzorovana s strani volilnega uradnika.Svet Evrope loči e-glasovanje: pod tem razumemo zgolj uprave, ki nam omogočajo oddajo glasov.

I-volitve: elektronske volitve, pri katerih volivec glas odda preko interneta. (zelo občutljivo)

Pripravljenost okolja na e-volitve

E-volitve zahtevajo stvari, ki morajo biti formalizirane in rešitve razvite na ustrezni ravni, če želimo volitve izpeljati. Nekateri raziskovalci govorijo o indeksu pripravljenosti okolja kar pomeni, če želimo e-volitve izpeljati mora biti okolje na to pripravljeno.

Indeks pripravljenosti okolja na e-volitve) – 4 dimenzije: Informacijska družba (npr. uporaba računalnikov, interneta ...): v kolikšni meri je neko okolje

že informatizirani; široka uporaba računalnikov (doma, v službi), če se internet ne uporablja potem okolje ni pripravljeno.

Pravni kontekst (volilni sistem ...): ustrezen pravni okvir za izvedbo e-volitev. Politični kontekst (demokratizacija): Jasno je, da do uporabe elektronskih volitev noben ne

more priti, če tega politika ne podpre. Politika ima različne interese, zato ni mogoče pričakovati enoznačne podpore. Pri nas politični kontekst ni zrel, da i izpeljali e-volitve. Tudi v drugih državah ne. Zrelost politike bi se prenesla iz klasičnih volitev v e-volitve.

Aplikacija e-volitev (javni in zasebni projekti) - V študijo vključenih 31 držav: EU-27 + Rusija, ZDA, Švica, Venezuela.: v kolikšni meri ima neka država oz. okolje že izkušnje pri tem. Države grejo na ta način (e-volitve) postopoma. To je smotrno preizkusiti na malem območju (za začetek).

35

V kolikšni meri so evropske države pripravljene na e-volitve?

Politični kontekst: Slovenija se uvršča na številko 12. Obstajajo omejitve v preostalih volitvah in interes državljanov v politiki. Poleg tega še politika ne delujejo proaktivno pri podpori uvajanja novih tehnologij.

36

Pravni okvir (v kolikšni meri je normativno okolje že urejeno): Slovenija se je uvrstila na 13. mesto. Načeloma je volilni sistem dobro razvit Obstaja glasovanje po pošti, vendar napredno glasovanje še ni bilo izvedena.

Slovenija je na tem področju pod povprečjem in močno zaostaja. V zadnjih dveh letih se v Sloveniji na tem področju ni nič spremenilo in storilo.

V kolikšni meri je posamezna država postorila za razvitost aplikacij e-volitev?V Sloveniji je bilo izvedenih na področju E-glasovanja nekaj testov, ampak ne na zasebnih in političnih volitvah. Trenutno uvedba e-glasovanja ni resna tema v državi. Slovenija se uvršča na 23. mesto v dimenziji E-glasovanja.

Aktivnosti Evropske unije

Svet Evrope je bil zelo aktiven. Pripravil je poročilo, ki je pomembno za izvedbo e-volitev v tehnološkem in pravnem oz. normativnem pogledu.

Priporočilo Odbora ministrov Sveta Evrope Rec(2004)11: Pravni, operativni in tehnični standardi e-volitev

- Pravni standardi- Načela (splošna, enaka in svobodna volilna pravica, tajnost glasovanja)- Postopkovni nadzorni ukrepi- Transparentnost- Preverljivost in odgovornost- Zanesljivost in varnost

37

Operativni (izvedbeni) standardi- Razglas/notifikacija- Volivci- Kandidati- Volitve- Rezultati- Nadzor/revizija

Tehnične zahteve (potrebno jih je upoštevati pri razvoju tehničnih rešitev)- Dostopnost (lahko predstavlja velik problem v velikih državah)- Interoperabilnost (povezljivost)- Delovanje sistemov- Varnost (v pred-, med- in po-volilnem obdobju)

Nadzor (kako morajo te rešitve izgledati, da je zagotovljen nadzor)- Splošno- Evidentiranje- Monitoring- Preverljivost- Drugo

Certificiranje

(Oddaljene) e-volitve: primeri

Estonija – najhitreje razvijajoča se država, njen cilj – biti na vrhu tudi na področju e-volitev. Zelo ambiciozna država, ki zna to ambicioznost uloviti v nacionalni okvir. Politika deluje ciljno ne glede na to kdo je na vladi. Že 2005 izvedejo prve i-volitve. Prvi sprejmejo volilni zakon. Zapisali so, da je njihov namen povečati volilno udeležbo in javnost to pozdravi. Njihove volitve so analizirali iz različnih zornih kotov. Kar se tiče varnosti oz. varstva osebnih podatkov – na tem področju niso preveč natančni. Pri nas je to drugače. Leta 2007 izpeljejo prve parlamentarne volitve in tako prebijejo led na lokalni in parlamentarni ravni e-volitev.

Estonija - 2005: prve zavezujoče oddaljene internetne volitve na vse-državni ravni (lokalne volitve) – prvi primer v svetu

- namen: povečati volilno udeležbo - 2% volilnih upravičencev glas oddalo preko interneta- pozitiven odnos javnosti do e-volitev- stroški projekta: cca 300.000 EUR- uporaba možnosti e-volitev najbolj odvisna od zaupanja v e-volilne procese (in ne

od spola, dohodkov, starosti, izobrazbe itd.)- možnost e-volitev ne povečuje ‘volilne aktivnosti’ tistih, ki se nikoli ne udeležujejo

volitev – lahko pa spodbudi participacijo tistih, ki volijo včasih.Pravne rešitve:

- zakon o volitvah omogočil večkratno oddajo glasu (če npr. volivec odda glas pod prisilo preko interneta, lahko svojo voljo ponovno izrazi bodisi preko interneta bodisi na volišči, pri čemer ima papirna glasovnica prednost) – ravno na prodajo glasov in glasovanje pod neposrednim vplivom drugih pa se največkrat sklicujejo e-volilni skeptiki

Slabih 5% vprašanih e-volivcev je izjavilo, da zagotovo ne bi volili, če ne bi bila omogočena e-oddaja glasu, dobrih 13% pa verjetno ne bi volilo.

Iniciator projekta e-volitev (Reformna stranka – “Reformierakond”) prejel največ glasov (33% vseh e-glasov, kar predstavlja 3,61% vseh glasov, ki jih je prejela ta stranka).

38

2007: prve (zavezujoče) oddaljene e-parlamentarne volitve dobrih 5% e-volivcev.

Švica – pilotni projekt:

- od 2003 Zvezni kanclerski urad v sodelovanju s tremi kantoni izvedlo številne pilote z namenom oceniti izvedljivost oddaljenih e-volitev

- pravne podlage od l. 2002- v 2004 in 2005 izvedenih pet pilotov na kantonalnih referendumih:

Francija - pilotni projekt: 2003: sprejeta normativna podlaga, ki omogoča elektronske volitve državljanov, ki živijo v tujini. Elektronsko so zdaj ti državljani lahko volili člane Predstavniškega sveta v tujini živečih Francozov.Tovrstna oddaja glasov je bila najprej omogočena Francozom, ki živijo v ZDAOd 61,056 francoskih volilnih upravičencev, ki živijo v ZDA, jih je e-glasovalo 8,77%

- Velika Britanija- Kanada- Španija- ZDA …

E-volitve: Prizadevanja Slovenija

V Sloveniji je bilo nekaj ambicioznih predlogov postavljenih že zelo zgodaj.- 2003: predlog sprememb Zakon o volitvah v državni zbor (osrednji zakon volilne zakonodaje)

– šibka podpora desnice.- 2003: Vlada RS sprejme sklep o vzpostavitvi projektnega sveta E-volitve (predsednik minister

za inf. družbo): za pripravo vsega kar je potrebno za izvedbo e-volitev- Projektna skupina pripravi dva dokumenta:- Zasnova študije o elektronskih volitvah s tabelaričnim pregledom volilnih postopkov- Študija izvedljivosti: ustavno-pravni in politološki vidiki uvajanja e-volitev v RS. - 2004: nova vlada ... projekt e-volitev se ‘zamrzne’- 2006: volilni avtomati postavljeni v nekaterih slovenskih občinah (potrebna predhodna

najava): niso prave elektronske volitve – možno je bilo oddati glas- 2008: MJU pripravi predlog zakona o spremembah ZVDZ, ki bi omogočil (na normativni ravni)

e-volitve: narejena študija, ki pokaže, da ovir ni in, da je postavljena vsa potrebna infrastruktura

- Trenutno stanje projekta e-volitev?: Izvedba takih volitev je povsem odvisna od politične volje vodij države. Politične stranke imajo vsaka svojo računico. Izvedba e-volitev lahko vpliva ne vlogo političnih interesov. Nekaterim se na volišča ne da iti, in bi lahko na ta način pritegnili večje število volivcev. Pritegnili bi predvsem mlajše, bolj izobražene – in tako pridemo do zaključka katere stranke bi pridobile in katere izgubile – videlo bi se katera stranka ima določen sloj ljudi.

39

Politični vidik Raziskava, opravljena na IIU l. 2006 (Jukić in Vintar, 2006):

- vidik poslancev na e-demokracijo s poudarkom na (oddaljenih) e-volitvah- seznanjenost s projekti e-volitev v drugih državah- odnos do mnenj, predlogov in pobud, posredovanih preko e-pošte- učinki e-volitev- grožnje e-volitev- ravni, na katerih podpirajo e-volitve- prihodnost e-volitev v Sloveniji

40

41

VI. UČINKI E-UPRAVE

Najbolj problematično in odprto področje, ki je zelo slabo raziskano.

Pritiski na učinke e-uprave so vedno večji, kajti zelo veliko je vlaganj v to področje, Ko začnemo govoriti o učinkih naletimo na težave. Kateri so tisti dejavniki na osnovi katerih bi lahko rekli, da je neka uprava učinkovita? Moderno upravo opredeljujejo tri karakteristike:

učinkovitost: med inputom in outputom zreducirana na stroške – tista, ki z minimalnimi stročki daje največje učinke

kakovost: taka uprava, ki dobro servisira svoje uporabnike, storitve kakovostne in čim bolj prijazne uporabnikom

42

dinamičnost: sodobne družbe se vse bolj hitreje razvijajo. Znotraj teh družb se vse bolj razvija tudi gospodarstvo, katerega razvoj je neločljivo povezan z upravo. Ena ključnih lastnosti dinamičnosti je, da se uprava čim bolj prilagaja potrebam gospodarstva, ki se nenehno spreminja. Tu ima večina uprav težave, kajti uprave so sistemi, ki so statični – težko spremenljivi.

To so ključni indikatorji moderne / sodobne uprave. Vsi trije vplivajo tudi na učinke e-uprave. Učinkovitost vsekakor, kot tudi kakovostne storitve so veliko bolj prijazne od klasičnih. Bistveno hitreje se lahko e-uprava prilagaja gospodarstvu od klasične uprave. E-uprava vpliva na vse tri dimenzije trikotnika.

Učinki v tem kontekstu pomenijo rezultat uvajanja rešitev e-uprave, ki ga lahko občutijo: uprava sama in/ali zunanji uporabniki (občani, podjetja, NVO) in/ali družba kot celota (učinke lahko gledamo skozi različne perspektive: skozi upravo ali skozi oči uporabnikov ali družbe kot celote). Učinki so lahko: pozitivni in/ali negativni.

Zakaj ocenjevati / meriti učinke e-uprave?

Kako meriti učinke? Na ravni države ali na ravni projekta, ki je bolj pregleden. Pri tem gre predvsem za stroške. V akcijskem načrtu za prihodnje leto je 15 projektov. Zaradi finančne krize se jih bo realiziralo le 5 in pri tem se pojavi vprašanje katerih je teh 5.

Na ravni projekta: Pred izbiro konkretnega projekta:

- Določanje prioritet: katere storitve/rešitve naj bodo implementirane najprej in katere so tiste, ki jih zaradi premajhnih potencialnih učinkov lahko implementiramo kasneje?

Po implementaciji rešitev: - Ali je implementacija obrodila pričakovane učinke?- Razloge za ne uresničitev le-teh. - Nekatere učinke je mogoče oceniti le po implementaciji rešitev e-uprave – npr.,

ali so uporabniki bolj zadovoljni z e-upravo ali z njeno klasično različico.

Pristopi držav pri merjenju zadovoljstva uporabnikov

Eden od prvih korakov k vrednotenju učinkov EU je bil merjenje zadovoljstva uporabnikov. Kakšne učinke je nek projekt prinesel in ali so uporabniki zadovoljni. Zajeli so le učinke navzven. V Sloveniji smo izvedli prvo raziskavo v Evropi (2005-2006) – merjenje zadovoljstva uporabnikov. Po tej raziskavi naredi EU modul, ki ga kaže slika.

43

Pristop k razvoju uprave

44

Ocenjevanje/merjenje učinkov kot del življenjskega cikla e-storitev/projektov e-uprave

Kategorizacija (potencialnih) učinkov e-uprave

Velika večina vseh naštetih učinkov je lahko seveda tako pozitivne kot tudi negativne narave. To so le nekateri možni učinki e-uprave. Podjetja prav gotovo občutijo oz. bi lahko občutila tudi zmanjšanje administrativnih bremen.

Učinek na BDP

Kako lahko e-uprava učinkuje na BDP. S tem so se ukvarjali v okviru evropskega projekta eGEP.

45

Prispevek javnega sektorja k BDP je sicer lahko ocenjen tudi s produktom produktivnosti dela in števila zaposlenih v javnem sektorju, vendar so se v projektu zaradi osredotočenosti na e-upravo oprli na predpostavko ceteris paribus in predpostavili, da se v povezavi z vpeljavo širših projektov e-uprave (imenujejo jih reforme) poveča le produktivnost.

V študiji so med drugim ugotovili, da izdatki za e-upravo precej močno vplivajo na produktivnost javnega sektorja in rast BDP. Ocenjujejo tudi, da bi e-uprava na ravni EU do leta 2010 lahko povzročila 1,5 % kumulativno rast BDP.

Dejanski učinki: primeri

E-uprava ima potencial spremeniti ‘negativno’ mnenje javnosti glede uprave: - 56 % (67 % uporabnikov upravnih spletišč) anketirancev v raziskavi je menilo, da bi

uvedba e-uprave lahko imela pozitiven učinek na delovanje uprave. - Deloma to potrjuje tudi dejstvo, da je 36 % uporabnikov upravnih spletišč izrazilo visoko

zaupanje v upravo, medtem ko je tolikšno mero zaupanja v upravo izrazilo manj (22 %) tistih, ki so internet sicer uporabljali, vendar ne za potrebe dostopa do upravnih spletišč in še nekoliko manj tistih, ki interneta sploh niso uporabljali.

Učinki e-uprave so (lahko) vidni tudi v večjem zaupanju v upravo:- V raziskavi potrdili hipotezo, da “večja ko je kakovost elektronskih transakcij, večje je

posameznikovo zaupanje v upravo”.

E-uprava kot orodje v boju proti korupciji:- Zmanjšuje diskrecijo in posledično tudi priložnosti za arbitrarna ravnanja. - Povečuje tudi možnost odkritja koruptivnih dejanj.

E-uprava je lahko tudi orodje v boju proti korupciji, saj zmanjšuje diskrecijo in posledično tudi priložnosti za arbitrarna ravnanja, povečuje pa tudi možnost odkritja koruptivnih dejanj, in sicer na račun shranjevanja podrobnih podatkov o transakcijah in večji možnosti sledenja in povezovanja oseb s koruptivnimi dejanji. S poenostavljanjem pravil in njihovo transparentnostjo e-uprava tudi ohrabruje občane in podjetja, da poizvedujejo po nerazumnih pravilih in postopkih ter njihovi arbitrarni uporabi.

46

Učinke e-uprave v smislu koristi je merila tudi raziskava, opravljena za Evropsko komisijo. Njeni rezultati so razkrili, da uporabniki upravnih e-storitev (občani) kot koristi zaznavajo predvsem prihranek časa (83 %), manj pa jih je poročalo o večji prilagodljivosti (65 %), hitrejših storitvah/odgovorih (39 %), več in boljših informacijah (38 %), bolšji kontroli (38 %), prihrankih denarja (34 %) in boljši pomoči (23 %), 8 % pa jih ni zaznalo nobene koristi.

45 % anketirancev (občanov) v tej raziskavi je poročalo o vsaj eno-urnem časovnem prihranku pri vsakokratni uporabi upravne e-storitve, povprečen prihranek je znašal 69 minut v primerjavi s klasično izvedbo storitev. Pri tem je največ vprašanih (24 %) na račun elektronske upravne storitve prihranilo 30 minut, sledijo tisti, ki so prihranili deset minut (21 %), 60 minut (20 %), 240 minut (15 %) in 120 minut (10 %), medtem ko jih 11 % ni občutilo nikakršnega časovnega prihranka.

Občani so največ časa prihranili na račun elektronskega iskanja literature v knjižnicah (v povprečju 81 minut).

(Nekateri ) učinki SLO e-uprave na strani uprave

V Sloveniji se je z učinki deloma ukvarjala tudi raziskava Merjenje zadovoljstva uporabnikov e-uprave, opravljena na Inštitutu za informatizacijo uprave po naročilu Ministrstva za javno upravo v letih 2005 in 2006. Raziskava se je v tem delu osredotočila na učinke (stopnje sprememb), ki so jih javni uslužbenci občutili kot posledice uvedbe e-poslovanja na njihova delovna mesta.

47

Tako smo anketirane javne uslužbence prosili, naj na lestvici 1–5 ocenijo stopnjo 19-ih sprememb. Rezultati so razkrili, da so anketiranci najmanj sprememb zaznali pri obsegu nalog (srednja vrednost odgovorov je 2,69), občutijo tudi večjo obremenjenost (2,74) in menijo, da je zahtevnost izvajanja nalog večja (srednja vrednost odgovorov je 2,85). Med pozitivnimi izkušnjami pa prednjačita krajši čas izvajanja nalog in večja preglednost poslovanja (3,84), sledita pa boljše sodelovanje z uslužbenci, s katerimi anketiranci sodelujejo izven svoje organizacije (3,77), ter večja kakovost storitev za stranke znotraj ali izven uprave (3,75). Povprečne vrednosti odgovorov nikjer ne presegajo vrednosti 4 (najvišje povprečje je 3,84).

Učinki SLO e-uprave – občani

Splošno zadovoljstvo z e-upravo in splošno zadovoljstvo s 'klasično' upravo med uporabniki e-uprave:

Kako ocenjevati/meriti učinke e-uprave?

Prve tri lahko opredelimo kot mikro, zadnji dve pa kot makro ravni merjenja učinkov.

Na različnih ravneh:- na ravni posameznih e-storitev (npr. e-dohodnine, registracije podjetja itd.);- na ravni življenjskih situacij (npr. gradim hišo, ustanavljam podjetje itd.);- na ravni področij (npr. davčno področje);- na ravni uprave in- na globalni ravni, to je na ravni države oziroma večjega števila držav.

V različnem času:- ocenjevanje pred implementacijo rešitev- merjenje po implementaciji rešitev

Na ravni ‘nosilcev’ učinkov:- uprava- zunanji uporabniki (občani, podjetja, NVO)- družba

Obstoječi pristopi

Tuji karakteristični pristopi. Eden od prvih formaliziranih pristopov je pristop ga. Kertesz v Romuniji na e-davkih.

48

Kerteszin pristop

Primerjava stroškov, povezanih s pripravo, izvedbo in upravljanjem projekta, in pričakovanih učinkov, odraženih v koristih, zmanjšanih za višino tveganj, ki se pojavijo pri doseganju teh koristi. Te elemente je aplicirala na metodo neto sedanje vrednosti (NSV)Na primeru romunskega sistema e-davkov ugotovljeno, da ... “ima projekt negativno ekonomsko vrednost ...”, saj je izračunana NSV znašala -72.000 $

Avstralski (AGIMO-avstralska agencija pristojna za razvoj e-uprave; 2004) pristop:- Identifikacija programa e-uprave.- Ocena stopnje povpraševanja po storitvah v posameznih ciljnih skupinah preko različnih

kanalov v času življenjskega cikla programa.*- Ocena vrednosti, ki jih ima predlagani program za družbo, uporabnika in upravljanje.- Določitev finančne vrednosti, ki jo bo imela uvedba programa za uporabnike (izključene

agencije in uprava na splošno). - Analiza stroškov in koristi .- Ocena vrednosti (prispevka), ki jih ima predlagani program za agencijo.- Ocena strateške vrednosti programa e-uprave.- Ocena tveganj predlaganega programa.- Opredelitev ciljnih finančnih in družbenih rezultatov (scores).

Zelo sistematičen pristop, ki ga razvije Avstralska vlada. Skušajo celo podrobno razdelati različne vidike, indikatorji s katerimi se meri učinke e.uprave. Razvijejo zelo kompleksen model, ki vsebuje ključne indikatorje. Ta model skušajo na letni ravni uporabljati za ugotovitve učinkov e-uprave.

Razvit v okviru EU. Gre za čisto drugačen pristop pri katerem opredelijo celo vrsto indikatorjev, ki jih povežejo v model. Temelji na 3 ravneh. V prvi so indikatorji, ki vplivajo na učinkovitost, v drugi tisti, ki vplivajo na demokracijo in v tretji tisti, ki vplivajo na uspešnost. Skušajo ugotoviti koristi.

49

Večparametrski model za podporo ocenjevanju učinkov pred implementacijo storitev (FU, Inštitut za informatizacijo uprave)

- Zasnovan v programu DEXi, ki omogoča podporo večparametrskemu odločanju (možnost določanja odločitvenih pravil in uteževanja & možnost primerjanja večjega števila alternativ – v tem primeru e-storitev).

- Sestavljen iz treh poglavitnih skupin kriterijev: uporabnikov, stroškov in koristi.- Upošteva število uporabnikov klasične storitve in delež uporabnikov interneta znotraj le-teh.- Uporabniku prijazen DEXi pregledno prikaže rezultate evalvacije.

Ta model se je prvotno razdelal na teoretični ravni.Merjenje učinkov

Več o merjenju, predstavljenih pristopih itd. v članku:JUKIĆ, Tina, VINTAR, Mirko. Zasnova večparametrskega odločitvenega modela za podporo ocenjevanju učinkov e-uprave. Uporab. inform. (Ljubl.), 2008, let. 16, št. 3, str. 180-190, ilustr. [COBISS.SI-ID 3042222]

Najdete ga, tako kot tudi veliko drugega koristnega gradiva, na spletišču Inštituta za informatizacijo uprave (rubrika ‘Publikacije’): http://www.iiu.si/.

Preberi članke za IZPIT.

Pritiski, da potrebujemo vedno boljše rešitve je vedno večji že zaradi velikih vlaganj. Sredstev je vedno manj in prihajajo iz EU., kajti zaradi finančne krize lastnih sredstev ni.

V. SISTEMSKO-ORGANIZACIJSKI VIDIKI E-UPRAVE

Kakšne spremembe prinaša e-uprava oz. organizacija uprave v najširšem smislu (na sistemskem in organizacijskem)? Kakšen vpliv ima razvoj e-uprave?

50

Kaj je reforma javne uprave?

Javna reforma uprave je sestavljena iz namernega spreminjanja struktur in procesov organizacij v javnem sektorju s ciljem (v nekem smislu), da bi delovale bolje.

Pollit, Bouckaert

Kakšno vlogo igrajo moderne IKT?

Opredelitev reforme

Uprava je velik organizacijski sistem, ki se tako kot drugi nenehno spreminja. Organizacijski sistemi niso nekaj statičnega pač pa se nenehno spreminjajo. Definicija dveh v Evropi najboljših avtorjev Pollita in Bouckaerta – reforma javne uprave je sestavljena iz načrtnih sprememb v strukturah in procesih organizacij javnega sektorja, katerih cilj je, da bi delovale bolje. Je zelo široka definicija. Poudarek je na strukturah in procesih in njihovih spremembah. Pri strukturi gre za spremembe na makro ravni, pri procesih pa za spremembe na mikro ravni.

Pristopi / koncepti za boljšo upravo

Javni sektor v državah je skorajda nenehno izpostavljen valovom javnih reform. V zadnjih 30-ih letih je nastala množica konceptov s katerimi se je skušalo spremeniti in izboljšati javni sektor.

Najbolj javno obravnavana reforma oz. koncept je koncept New Public Management (Novo javno upravljanje). Nastane v začetku 80-ih let v Veliki Britaniji (Margareth Thatcher). Ta koncept razmeroma hitro postane popularen tudi drugod. Bistvo tega koncepta je intenzivna privatizacija javnega sektorja, javno zasebno partnerstvo in uvajanje managerskega principa, ustvarjanje nekih navideznih tržnih razmer v javnem sektorju – contracting out, marketizacija… Ta ideologija se hitro širi tudi drugod, kjer se prime – Avstralija, Evropa. Novo javno upravljanje dobi velik zagon tudi v ZDA. Prinese velike spremembe v javnem sektorju. Celotno področje vodnega gospodarstva smo v Sloveniji privatizirali in sedaj nimamo nikogar, ki bi skrbel za to področje (poplave). V Veliki Britaniji privatizirajo »vse živo«, tudi zapore.

Koncepti/reforme uprave

Krize v javnem sektorju (proračunski problemi): - Vložki: neznosni za gospodarstvo; Procesi, izgube, zamude, slabo upravljanje, korupcija; Rezultati, v javnem sektorju ne prinaša tisto, kar bi bilo

Vpliv demokratizacije družb in povečanih pričakovanj uporabnikov Pristopi/Koncepti/ključne besede za reformo javnega sektorja (Ideologija NPM):

- Decentralizacija- Privatizacija- Marketizacija- ‘Podjetništvo’- Transparentnost/odprtost/odgovornost

Kaj pa tehnološki razvoj??

51

Tehnološka reforma vsaj na operativno ravni je najbolj spremenila delo uslužbenca. Delovno mesto danes se s preteklim ne more primerjati. Danes je tako, da je tehnologija prinesla povsem nove metode.

Informatizacija kot del reforme uprave:- 1970 – 1980 osnovni registri in rutinska opravila – OBDOBJE AVTOMATIZACIJE (takrat

vzpostavili zemljiški kataster, register prebivalstva in drugo)- 1987 – 1992 razvoj pisarniškega poslovanja;- 1990 – 1995 razvoj osebnega računalništva: obdelava tekstov in dokumentov, preglednice,

grafika;- 1996 strategija informatizacije uprave do 2000- vzpostavljanje osnovne inform.

Infrastrukture s telekomunikacijami, dobra štartna osnova, ker smo imeli vse registre - 1995 – 2000 intenzivni razvoj informacijske infrastrukture (omrežja, strežniki, Internet);- 2001 strategija e-poslovanja uprave do 2004.- 2002 Akcijski načrt razvoja e poslovanja- 2006 Strategija in akcijski načrt e-uprave 2006-10- 2009 SREP

Vloga tehnologije v reformi javne uprave

Spregledana ICT dimenzija v relevantni literaturi še posebej v zadnjem času Ali je tehnologija nevtralna do ključnih ciljev reform? Politika si lahko izmisli kakršnokoli

reformo in potrebno jo bo izvesti. Ali ni ravno tehnologija v zadnjem desetletju najbolj spremenila procese v upravi? Katere so najbolj dolgoročne spremembe, ki jih prinašajo nove tehnologije? Mnogo teh

sprememb še danes ne čutimo in jih bomo v naslednjih 5-10 letih.

Four most common technology based reform propositions

Avtorja v tem članku povzameta, katera so pričakovanja organizacijskih sprememb, ki jih bo prinesla tehnologija. Opredelita jih v 4 točke (izhodišča):

1. Računalniki imajo potencial za spreminjanje javnega sektorja2. IT lahko spreminja informacijsko strukturo, ker je tako močno orožje za reformo3. Primarno uporabna IT bo za vse prinesla koristne spremembe (zaposlene, uporabnike…)4. Potencialne koristi uvajanja IT so pogosto podcenjene in slabo razumljene s strani

managementa, ki ni ravno pripravljen, da bi te potenciale, ki jih IT prinaša izkoristil v vsej možni meri.

Raziskovalna sfera se razvije v dva pola:

- Skeptiki (pesimisti): Kraemer in King: vse raziskave, ki so bile narejene v preteklosti, ne dajo trde podpore, da bi bile prejšnje hipoteze raziskane. Raziskave so bile narejene pred letom 2000 (pred obdobjem interneta). Do pojavitve interneta so bile spremembe v IT bistveno manjše

- Optimisti: J.F.K School of Government, Harward: študija narejena v zelo zgledni univerzi. Obdobje te klasične birokracije je zaključeno. Pod vplivom novih tehnologij prihajajo novi modeli, novi načini upravljanja. Menijo, da smo šele na začetku obdobja, kjer IT prinaša bistvene organizacijske spremembe. Gomila teh sprememb šele prihaja.

Spremembe v temeljnih organizacijskih načelih upravnega poslovanja

52

E-dokumenti namesto papirnatih – paperless office: upravno poslovanje je do prejšnjega stoletja temeljilo na papirnem dokumentu. Brez papirnatega dokumenta v upravi ni bilo mogoče opraviti nobene stvari. Uvajanje elektronskih dokumentov prinaša najbolj radikalne spremembe. V Sloveniji smo pri nadomeščanju papirnega dokumenta še zelo na začetku. Uporaba papirja se še vedno povečuje, namesto zmanjšuje. Ena od prvih vlad, ki je ukinila v notranjem poslovanju (med organi) leta 2003 – to je bil pri nas v notranjem poslovanju zeli velik korak. Organi med seboj že komunicirajo z elektronskimi dokumenti, problem je komunikacija navzven (do uporabnikov).

E-podpis namesto lastnoročnega podpisa: uporaba e podpisa se zelo počasi prebija, zato tudi prispeva k počasnejši e upravi. Na dolgi rok e podpis zelo zahteven zaradi hrambe elektronskih dokumentov ( posamezni se hranijo trajno). Če želimo zagotavljati varnost dokumenta moramo imeti e-podpis. Tehnologija zagotavlja visoko varnost poslovanja. Elektronsko podpisovanje je šele na začetni fazi. Težave imamo tudi z arhiviranjem elektronskih dokumentov.

Storitve na daljavo (brez osebnega stika s stranko): večina postopkov je bilo zasnovano tako, da je na neki točki reševanja prišlo do osebnega stika med uslužbencem in stranko. Pri storitvah na daljavo tega stika ni.

Odprava krajevnega načela pri reševanju upravnih zadev: do nedavnega je bila krajevna pristojnost pomembna. Vsak je reševal svoje zadeve v svoji upravni enoti. Pri velikem številu upravnih postopkov je ta krajevna pristojnost odpravljena. Storitve javne uprave morajo biti vsem enako dostopne. Ker pa ni potreben fizičen obisk ni več pomembno kje ta upravna enota stoji.

Elektronsko komuniciranje med upravnimi organi: prinese nove možnosti in pomeni odpravo papirnega dokumenta.

Omreženje vseh subjektov uprave v enoten sistem: da lahko organi med seboj komunicirajo.

Temeljna načela pri poslovanju z občani v pogojih e-uprave

1. Načelo enkratnega obveščanja: to pomeni, da se morajo upravni sistemi organizirati tako, da občan obvesti samo enkrat, uprava oz. tehnologija pa mora zagotoviti, da se ta podatek pojavi tam, kjer je potrebno (centralni register podatkov)., še vedno tega ni v SLO (napr. sprememba naslova bivališča- obvestilo vsem od DURS, bankam, občinam, ZK, GU in dr. institucijam)

2. Načelo obveznega pridobivanja podatkov, mnenj in soglasij s strani uprave: 139. člen ZUP-a - Uradna oseba, ki vodi postopek, si preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila.Če uradne evidence ne vodi organ, ki je pristojen za odločanje, je dolžan od pristojnega organa podatke zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. Uradna oseba lahko pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala.

3. Načelo razvoja ponudbe storitev brez osebnega stika s stranko (storitve na daljavo): potrebujemo rešitve, ki bodo zagotavljale enako varnost kot prej papir, da omogočimo e-poslovanje; to pa pomeni poslovanje preko spleta kar omogoča poslovanje brez osebnega stika s stranko.

53

4. Načelo ponudbe ‘vse na enem mestu’ (virtual one-stop government): uprava mora zagotoviti eno točko, kjer iskalec dobi vse potrebne informacije; v 90-ih se je razvilo one-stop government.

5. Načelo ponudbe storitev po konceptu ‘življenjskih situacij’’

ICT in organizacijske spremembe

Pod vplivom tehnološkega razvoja prihaja do organizacijskih sprememb. Formalno je naša uprava prej (tudi drugje) še vedno izrazito hierarhična – weberijanska uprava in je še vedno prevladujoča oblika uprave. Weberijanska uprava se je začela razvija pred 100 leti in je še danes zelo močna. Od zgoraj navzdol se prav tako kažejo spremembe in se kažejo skozi različne oblike organiziranosti uprave. Večinoma pa spremembe prihajajo od spodaj navzgor. Na to nujno ne vplivajo zgolj tehnološki dejavniki pač pa tudi drugi dejavniki.

Mrežna namesto weberijanske uprave Tipične značilnosti weberijanske uprave:

- hierarhija,- centralizacija odločanja,- standardizacija dela, ki teče striktno po pravilih- formalizacija, vse bazira na pisanih in evidentiranih dokumentih

Mrežna- virtualna uprava: ima drugačne lastnosti kot weberijanska uprava. Klasična birokracija izgublja svojo oblast. Pojavljajo se novi centri oblasti, ki jih imenujejo infokracija – tisti, ki imajo informacije imajo moč. Od klasične – weberijanske se počasi premikamo k novi.

Brisanje meja med resorji Zmanjševanje hierarhičnih ravni Deteritorializacija: tipična lokacija organa oziroma neke službe ni več pomembna Infokracija : birokracija

Modeli upravnih sistemov

Outsourced – zunanje izvajanje storitev – v Sloveniji v 90-ih letih vse bolj zahtevne naloge se zaupajo zunanjim izvajalcem, kar dodatno vpelje v mrežno upravo. Ne glede v katerem odnosu (pogodbeno) so, so del mreže. Razvoj uprave se premika iz levega spodnjega kvadrata v zgornjega.

Dejavniki razvoja mrežne organizacije

54

Prednosti mrežne organizacije

Fleksibilnost: veliko večja fleksibilnost nam omogoča struktura namesto togosti, dinamičnost je ena izmed ključnih dejavnikov sodobne uprave

Inovativnost: hierarhično-vertikalna strukture izrazito ubijajo Specializacija: manjših enot omrežja Hitrost: večja hitrost prilagajanja okolici

Sistemsko-organizacijski razvoj e-uprave

Nova paradigma pri nadaljnjem razvoju IS v upravi

55

a) Namen IS: informacijske potrebe uprave in uporabnikov; (prej potrebe uprave)b) Zasnova: integralna; (parcialna)c) Vloga občanov: vir in prejemnik informacij; prej vir informacijd) Način posredovanja informacij: vse na enem mestu; prej parcialne po resorjihe) Preverjanje podatkov: na daljavo, digitalni podpis; prej osebna navzočnost, lastnoročni podpisf) Dokazovanje uradnih dejstev: organ ob uporabi javnih baz podatkov; prej stranka s pisnimi dokazilig) Spremljanje stanj občanov: enkrat za vselej in za vse primere,prej parcialno po resorjih

Razvoj nove ‘organizacijske kulture’ uprave

Razvoj nove organizacijske kulture uprave je predpogoj za uspešno transformacijo. V preteklosti smo skušali vse urediti s pravniškimi instrumenti, z zakoni in drugimi normativnimi akti. Dejstvo je, da več ne zadoščajo zgolj pravna znanja, ampak potrebujemo tudi managerska znanja, zaradi uresničitve koncepta učinkovitosti Pravniška znanja so bila značilna za tiste države, kjer je prevladoval kontinentalni sistem uprave (Nemčija, Avstrija pa tudi Slovenija). Vloga IT se je naglo spreminjala, od orodja za dosego cilja do sredstva, ki postavlja nove in višje cilje. Zgolj z zakoni se nekega poslovanja ne da urediti. Če želimo, da je poslovanje dobro organizacijsko in tehnološko urejeno, moramo imeti IT in pozitivno zakonodajo. Sedaj se uprava spreminja, nanjo pa moramo gledati kot občanu prijazno upravo gre za premik od oblastne k servisni funkciji. Več ni dovolj, da se storitve izvajajo le po zakonu, ampak da se le-te čim hitreje in učinkovitejše izvajajo.

Uprava se vse bolj spreminja od klasične – birokratske k managerski upravi.

Od “birokratske” k “menedžerski” upravi Spremenjena vloga IT, od orodja za dosego cilja do sredstva, ki postavlja nove cilje: v

preteklosti se je štelo, da je IT zgolj orodje za doseganje ciljev, danes pomeni IT bistveno več.. IT postaja vse bolj sredstvo, ki postavlja nove cilje.

Od normativnih inštrumentov k organizacijsko-tehnološkim rešitvam: normativni okvir ni dovolj, potrebno je upoštevati organizacijsko tehnološke rešitve

Od oblastno-nadzorne k partnerski in servisni funkciji Od izvajanja zakonov k izvajanju procesov

Z naglo tehnološko reformo se odvija tudi neka druga reforma preko katere se razvija nova organizacijska kultura.

56

VI. STRATEGIJE RAZVOJA E-UPRAVE

V 10-ih letih semantičnega razvoja tega področja je bilo vanj vloženega veliko sredstev, in sicer z namenom, da bi se razvoj pospešil. Z dosedanjim razvojem nismo povsem zadovoljni. Pričakovanih učinkov dosedanji razvoj še ni prinesel.

Izhodišča:

Dosedanji razvoj še ni prinesel pričakovanih učinkov Uporaba storitev narašča počasneje od pričakovanj politike Nadaljnji razvoj bolj premišljen in ciljan glede na ciljne skupine, pričakovane učinke Večja pozornost skupinam s posebnimi potrebami Novo razvojno in plansko obdobje po letu 2010 na katerih se gradijo načrti za prihodnost, za

prvih 5 let je značilno, da ni bilo nekih izkušenj, stvari so se razvijale naključno, ni bilo si, sistema po katerem se bi vedelo katerim vrstam storitev in katerim ciljnim skupinam dati prednost.

Critical Factors for State E-Government Evaluation

Rezultati študije 50 izbranih držav sveta:

57

Strategies (strateško osmišljen razvoj) Outsourcing (premišljeno kdaj da in kdaj ne) Funding. (zanesljivo ) State Culture and Politics (odnos do tehnologij) Leadership. (učinkovito vodenje) Centralized/Decentralized Technology Management. Performance Measures. (sprotno spremljanje razvoja )

Opravljena je bila že cela vrsta raziskav, ki nam kažejo kateri so ključni faktorji učinkovitega razvoja e-uprave. Študija na prvo mesto postavlja strategije. Države, ki se tega razvoja lotevajo strateško izkazujejo bistveno boljše rezultate in napredek kot tiste v katerih so te strategije manjkale oz. igrale bolj stransko vlogo. Outsourcing je pomemben element pri razvoju e-uprave. Ima pa lahko zelo negativne učinke. Področje e-uprave v zadnjih 10-ih letih kaže, da je outsourcing zelo uporabljen (90% storitev). Država se izključno naslanja na zunanje izvajalce, notranjega razvoja skorajda v upravi ni več. Če gre čez nek rob ali če avtomatično izvajamo nepremišljeno veliko outsourcinga postane škodljiv. S tem, ko damo neko storitev v izvajanje zunanjemu izvajalcu, prenašamo iz organizacije neka znanja. Pametna podjetja ne bodo nikoli prenesla svojega znanja na zunanjega izvajalca (konkurenca). V upravi sploh ni več znanja, ne zna se nadzirati zunanjega izvajalca, ne znamo izvesti projekta,… Outsorcing je pomemben element razvoja, vendar ga moramo uporabljati premišljeno. Ker cele vrste znanj v upravi več ni je uprava prisiljena uporabljati te storitve. Funding – financiranje. Zanesljivi viri financiranja so zelo pomembni dejavniki uspešnega razvoja uprave. Na tem področju je pomembno, da imamo strategije na daljši rok in to je potrebno spremljati tudi s financiranjem na daljši rok. State Culture and Politics - kakšna kultura in politika na sploh prevladuje v nekem okolju? V tistih družbah, kjer je pozitiven odnos do tehnologij je razvoj uspešen, tam, kjer je do tehnologije odpor seveda tudi razvoj ni uspešen. Napredujejo tiste države, kjer je področje vodeno oziroma tiste, kjer so bili na ključnih pozicijah prvi ljudje, ki so to področje uspešno vodili (leadership).Bolj uspešne so tiste države, kjer je področje izrazito centralizirano (majhne države).Ta model upravljanja igra na tem področju pomembno vlogo kar se tiče uspešnega razvoja.Redno merjenje napredka – ti modeli spremljajo razvoj in so se zelo spremenili, ker prvotni niso bili več primerni.

Temeljni strateški dokumenti EU:

EU je z nekaterimi ključnimi dokumenti zaznamovala razvoj tega področja v zadnjih 10-ih letih. Temupodročju, da EU še posebno pozornost z organiziranjem ministrskih srečanj (začetek leta 2005). Večja pozornost je namenjena skupinam z posebnimi potrebami. Letos se izteka drugo plansko obdobje 2010 in intenzivno se pripravljajo strategije za nadaljnji razvoj.

Interoperabilnostni okvir (Interoperability framework ) (EC, 2004) i2010 - A European Information Society for growth and employment ( EC, 2005 ) Ministerial Declarations: te deklaracije skušajo države članice vpeljati v svoje strateške

dokumente Manchester 2005 Lisabon 2007, Malmo 2009 EU E-gov Action plan 2010 (Bruselj, 2010)

Cilji EU

Trenutno najbolj izpostavljeni cilji, ki predstavljajo e-gov 2010 in služijo kot osnova za pripravo e-gov 2015.

58

No citizen left behind: do storitev e-uprave morajo imeti vsi državljani Making efficiency and effectiveness a reality: ni bilo posebne pozornosti na učinkih in

uspešnosti e-uprave Implementing high-impact key services for citizens and businesses : poudarek tistim

storitvam, ki res prinašajo najboljše učinke za podjetja in občane Putting key enablers in place: ključne dejavnike uspeha je potrebno maksimalno izkoristiti Strengthening participation and democratic decision-making: vedno večja pozornost

namenjena e-participaciji.

E-gov Action Plan 2015

Citizens and businesses are empowered by eGovernment services designed around users needs and developed in collaboration with third parties, as well as by increased access to public information, strengthened transparency and effective means for involvement of stakeholders in the policy process,Mobility in the Single Market is reinforced by seamless eGovernment services for setting up and running a business and for studying, working, residing and retiring anywhere in the European Union,Efficiency and effectiveness is enabled by a constant effort to use eGovernment to reduce the administrative burden, improve organisational processes and promote a sustainable low-carbon econom., The implementation of the policy priorities is made possible by appropriate key enablers and legal and technical preconditions.

- Osredotočenje na potrebe uporabnikov (prej se uporabnika ni upoštevalo)- »seamless« - povezljivost brez pregrad; storitve so danes predvsem sektorske,

potencialne; potrebne so storitve, ki bodo podpirale poslovno življenje v EU. EU se trudi, da bi bila delovna sila čim bolj mobilna, vendar pa uprave na to niso pripravljene. Storitve bi naj šle v tej smeri, da bi se dalo storitve čim bolj povezati tako, da jih ne bi ovirale administrativne in druge ovire.

- Če kje potem bi ravno e-uprava morala preprečiti administrativne ovire ter stroške. E-uprava bi lahko bila najmočnejše orodje pri odpravi administrativnih ovir.

Interoperabilnostni okvir

Eden od prvih strateških dokumentov, ki ga EU sprejme že leta 2004. Interoperabilnost razumemo kot nek tehnološki skupni imenovalec na osnovi katerega bi morale biti razvite vse rešitve v e-upravi, ki bi bile povezljive in , ki bi brezhibno prenašale podatke tako, da bi se ohranil njihov pomen. Problem interoperabilnosti je ključen že znotraj države, kaj šele med državami.

Z uresničevanjem te direktive je Slovenija še zelo na začetku. Na osnovi te direktive bi naj vsaka država naredila nacionalni interoperabilnostni okvir (kar je prvi korak) ter se povezala z drugimi (drugi korak) – povezovanje med državami.

Interoperabilnostni okvir obsega tri dimenzije interoperabilnosti (povezljivost):

- Organizacijska interoperabilnost: prilagoditev poslovnih procesov in informacijske arhitekture institucionalnim ciljem, ki jih želimo doseči in pospešiti medsebojno delovanje tehničnih in organizacijskih zadev

- Tehnična interoperabilnost: povezava IT sistemov in programske opreme, definiranje in uporaba odprtih vmesnikov, standardov in protokolov, z namenom izgradnje zanesljivega, učinkovitega in zmogljivega IS

- Semantična interoperabilnost: zagotavljanje, da je pomen izmenjane informacije razumljiv ljudem, aplikacijam in institucijam.

59

VII. STRATEGIJA RAZVOJA E-UPRAVE V SLOVENIJI

Prerez stanja v Sloveniji

cca 700 storitev 400.000/mesec uporabnikov na portalu 500 registracij vozil/mesec 300.000 digitalnih potrdil od tega 90.000 sigen-ca za podjetnike najpomembnejši portal e-vem,500 registracij na mesec kasnimo na nekaterih ključnih področjih

Slovenski strateški dokumenti (2006-)

– SEP-2010 (2006)– SREP (2009)– AN SREP 2010

Prvi tak dokument smo sprejeli 2001, in sicer strategijo do 2004. Že lani nov strateški dokument SREP (2009) in Akcijski načrt, ki bo ta SREP realiziral.

Namenski cilji e-uprave RS do 2010

Cilji povzeti po evropskih ciljih:

Usmeriti delovanje javne uprave k potrebam uporabnikov

60

Povečati kakovost in učinkovitost poslovanja javne uprave Povečati zadovoljstvo uporabnikov storitev Zmanjšati administrativne ovire Povečati preglednost poslovanja javne uprave Dosegati sinergijske učinke na vseh ravneh javne uprave z uporabo e-uprave Vključiti najširši krog uporabnikov v procese odločanja Optimizirati porabo finančnih sredstev na področju e-uprave Zmanjšati obremenitev kadrovski virov pri administrativnih postopkih Ohraniti stopnjo razvoja e-uprave

Devet ključev za dosego postavljenih ciljev e-uprave

Devet ključnih dejavnikov uspeha:

1. prenova poslovanja (večinoma se dela na obstoječih rešitvah), 2. reorganizacija (na makro ravni),3. pravno-formalne osnove,4. menedžment (dober), 5. kadrovski viri, 6. usposabljanje in znanje, 7. finančna sredstva, 8. promocija, 9. informacijske rešitve

Prenova poslovanja

Prenova poslovnih procesov

Ena od pomembnih postavk v tej strategiji in ključnih dejavnikov odpravo birokratskih ovir in zmanjševanje administrativnih stroškov in bremen. Z sodobnimi tehničnim rešitvami lahko pripomoremo k dobrim rešitvam.

Prenova zalednih IS : številne rešitve so že take, ki so bile tehnično razvite v 80-ih. Potrebno jih je prenoviti tehnološko in organizacijsko.

Horizontalne povezave : da lahko nekdo učinkovito dela mora imeti dostop do določenih baz podatkov.

Merjenje učinkov e-storitev in zadovoljstva uporabnikov: sprotnost merjenja je eden ključnih dejavnikov učinkovitega razvoja. Merjenje je ena izmed šibkih točk javnega sektorja. Je pa to pot k povečanju učinkovitosti. V upravi je večina dela merljivega (uspešnost).

Reorganizacija

Novi organizacijski modeli Pristojnosti Novi modeli poslovanja pri razvoju e-uprave

- Javno/zasebno, e-posredniki Nove organizacijske oblike informatike

- In-house, outsourcing- Organiziranost IT poslovne funkcije

61

Elementi infrastrukture e-uprave

- Državno telekomunikacijsko omrežje HKOM. - Centralni podatkovni center. - Ključni registri uprave. - Centralna prostorska infrastruktura. (prostorski IS )- Certifikatska agencija SIGEN-CA in SIGOV-CA. - Agencija za časovno žigosanje. - Kontaktni center e-uprave. Enotni portal e-uprave.

- Skupne informacijske rešitve javne uprave (npr. elektronska pošta, internet, pisarniško poslovanje, centralni sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, centralni informacijski sistem za nabave...).

- Skupni moduli in gradniki e-storitev javne uprave (npr. centralni moduli za plačevanje, številčenje, vmesniki do registrov.

- Varnostni elementi CITI. - Enotna arhitektura e-uprave (vključno z metaregistrom) in interoperabilnostni okvir s

pripadajočimi odprtimi standardi.

- Metodologije razvoja informacijskih rešitev, obvladovanja projektov e-uprave in zagotavljanja kakovosti.

- Programsko-projektna pisarna Ministrstva za javno upravo. - Izvajanje strategije e-uprave

Strategija razvoja elektronskega poslovanja ter izmenjave podatkov iz uradnih evidenc - SREP (2009)

Štiri poglavitne skupine strateških ciljev:

- Omogočiti uspešno in učinkovito delovanje javne uprave z elektronskim poslovanjem;- Povečati uporabo elektronskih storitev javne uprave;- Razviti skupne in integrirane storitve med vsebinskimi področji in med ravnmi uprave;- Zagotoviti elektronsko podporo pri vzpostavitvi enotnega trga ter čezmejnih storitev v EU in

mednarodno.

Šest poglavitnih ukrepov:

- Omogočiti uspešno in učinkovito delovanje javne uprave z e-poslovanjem;- Povečati uporabo e-storitev javne uprave; - Razviti skupne in integrirane storitve med vsebinskimi področji in ravnmi uprave;- Zagotoviti elektronsko podporo vzpostavitvi enotnega trga ter čezmejnim storitvam v EU in

mednarodno; - Zagotavljanje horizontalnih funkcij;- Vertikalni ukrepi e-poslovanja.

62

VIII. POGLED V PRIHODNOST E-UPRAVE

Ključni dejavniki razvoja

Imamo celo vrsto tehnologij, ki so se v preteklosti razvijale samostojno, paralelno, sedaj sledi integracija. Pričakovati je potrebno val reform javnega sektorja v prihodnosti. V teh reformah bo tehnologija v prihodnosti igrala vse pomembnejšo vlogo.

Nove tehnologije: Kam gremo??

Automatic Identification Automatic identification technologies including biometrics (DNA), RFID Surveillance, dataveillance, sousveillance, anti-surveillance, uberveillance National security, emergency response, border control, e-tollways, e-passports

Location-Based Services Geographic information systems, digital mapping, geotagging, street view, CCTV Location-based services, global positioning systems (GPS), tracking, monitoring

Social Networking Social networking applications, blogs, glogs, cyberstalking, collaboration Data collection, data merging, data matching, data mining, disclosure Mobile comms, wearable computing, ubiquity, context-aware applications

Nanotechnology Microchip implants, biomedical solutions, diagnostics, drug delivery Nanotechnology, bionics, transhumanism, artificial intelligence, robots, cyborgs

63

Privacy, Security & Human Rights Cyberethics, privacy, data protection, trust, control, consent, transborder flows Security, law enforcement, covert/overt policing, laws, regulations, public policy Social implications, registers, human rights, intellectual property, social equity

Sklopi tehnologij:

1. Indetifikacija ljudi, pri vsakem upravnem postopku je potrebno posameznika identificirati2. Ta sistem bo ugotovil vse avtomatično3. Socialna omrežja: facebook, twitter4. Področje nanotehnlogije – to področje lahko vpliva na vsa ostala5. Vse te nove tehnologije bodo tehtale tudi drugačen pravni red. Normativna ureditev bo

morala temu področju slediti. Obstoječe klasične storitve niso več zadovoljive.

Tehnologija >< uprava

“Technology affects society and government, but the causal arrows work in both directions. Technological change creates new challenges and opportunities for social and political organizations, but the response to those challenges depends on history, culture, institutions, and paths already taken or forgone.”

Ta razvoj niti v teoriji, niti v praksi še ni povsem razčiščen. Kolikšen vpliv ima tehnologija na upravo in na upravne reforme?

Organization as a socio-technological system

Tehnologija ni edini dejavnik, ko razmišljamo o njenem vplivu. Imamo še druge dejavnike, ki so med seboj povezani. Gre za 5 ključnih dejavnikov, ki opredeljujejo neko organizacijo in so med seboj povezani. Če želimo uspešno vpeljati neko tehnološko rešitev v upravo moramo upoštevati vse dejavnike.

Ključna področja prihodnosti

64

Nadaljnji razvoj upravnih sistemov je povezan s ključnimi področji, ki bodo nekako pomembna in ključna v prihodnosti. Vsa področja bodo imela neke posledice za upravo, upravne sisteme.

Ključni tehnološki dejavniki

Ti dejavniki bodo ključnega pomena in igrajo ključno vlogo pri nadaljnjem razvoju uprave, upravnih sistemov:

Širokopasovne povezave: uprava bo sama po sebi bolj omrežena. To zahteva hitre komunikacijske povezave vedno večje veličine.

Interoperabilnost: vedno večja povezljivost vedno večjega števila raznovrstnih tehnologij združenih v sklopu, ki prinašajo rešitve.

Poslovna inteligenca: rešitve, ki pomagajo vodstvenim kadrom pri analizi, sintezi in oblikovanju za sprejemanje boljših rešitev.

Računalništvo v oblaku (cloud computing): gre za obrat nazaj, da organizacija uporablja informatiko kot storitev ( ne potrebujemo službe za informatiko, ker jo lahko najamemo od zunaj) – dostopamo do nečesa vendar ne vemo kje je (nekje v oblakih). Pred obdobjem pc-ja ni imela vsaka organizacija službe za informatiko. Imeli so velike računalniške sisteme , ki jih je imelo več organizacij skupaj. Do njih so dostopali s pomočjo terminalov. Vse je bilo centralizirano izven organizacije. Sedaj smo že 20 let priča decentralizaciji. Informatika je danes samostojna poslovna funkcija.

Ključni ne tehnološki dejavniki

E-usposobljenost: e-pismenost, države morajo temu nameniti veliko pozornosti Upravljanje sprememb: vse te nove tehnologije prinašajo spremembe Podpora politike: podpora politike se je pokazala kot eden ključnih dejavnikov. Tam, kjer je ta

podpora gre razvoj tega področja zelo hitro, tam, kjer politične podpore ni pa je razvoj bistveno počasnejši

Premagovanje digitalne ločnice: povezano z e-usposobljenostjo Pan-evropske storitve: problem novih članic EU. Nismo še sprejeli, da smo del veliko »večje«

države. Rešitve zasnovane tako, da jih je mogoče uporabljati izven meja.

Tehnološke generacije v upravi

Razvoj uprave se še ni zaključil. Dejansko se kaže že 4. Generacija. Prehod bo mehek. Pod vplivom teh

65

dejavnikov se kaže že uprava 2.0. Avstralija se je že lotila razvoja projekta e-uprava 2.0 - nova razvojna faza, ki je že na obzorju.

Spreminjanje vloge tehnologije

Tehnologija je več kot le orodje. Integracija različnih tehnologij bo zahtevala povsem nove rešitve in drugačen pristop.

Uprava prihodnosti = »Gov 2.0«

Kateri so tisti dejavniki, ki bodo najbolj vplivali na razvoj uprave prihodnosti?Interne – nova generacija ljudi, ta generacija prinaša nove rešitve, katerim se bo uprava morala prilagajati.

66

IX. PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV

BPR VIDIKI

Gre za proces, ki ni nikoli dokončan. V javnem sektorju je bil ta proces v senci. Govorili smo veliko o tem, naredili pa ničesar, že v 90-ih leti. Pojavi se internet. Večina upravnih procesov oz. postopkov se je razvijalo v prejšnjem stoletju v drugih tehničnih pogojih (papir). V novih pogojih, kjer se večina dela opravlja z računalniki – ti novi pogoji poslovanja zahtevajo reorganizacijo.

Koncept BRP je bil razvit v okviru in za privatni sektor. Cilj so radikalne izboljšave v učinkovitosti in uspešnosti poslovanja ter kakovosti izdelkov in storitev skozi korenito prenovo PP ob ključni vlogi IT. Zahteva tudi preobrazbo klasičnih organizacijskih struktur v procesno usmerjene organizacije.

BPR je izraz za fenomen, ki smo ga prevzeli iz angleščine. BPR pomeni Business Process Reengineering. Ideja BPR ima korenine v začetku 90-ih let, takrat je razvoj IT dosegel raven, da bi lahko z temeljito reorganizacijo dosegli boljšo prenovo procesov. Ta ideja je dosegla revolucijo in odmev v stroki in teoriji. Danes poleg BPR ideje govorimo še o BPR postopku oz. metodi in BPR orodja.

Različni izrazi – ena ideja

Za BPR imamo tudi v Sloveniji več izrazov, kot so npr. prenova, preoblikovanje, itd. V tujini pa poznajo predvsem naslednje izraze:

67

Ne glede na to kako je BPR poimenovan, gre vedno za isti izraz oz. idejo.

Trije razlogi za BPR

- KONKURENCA - najbolj prisotna v podjetjih, ki so nenehno v konkurenčni tekmi, gre za celovito vrsto procesov, ki podjetje silijo v tekmovalnost, vse pa se vrti okoli trikotnika: stroški, kakovost, čas. Vplivajo pa še deregulacija, decentralizacija, usmerjenost k strankam, nove ekonomije, e storitve- ORGANIZACIJSKA STRUKTURA – spremembe so posledica nove prenove poslovnih procesov, nove organizacijske strukture, novih vrednote, nove metode dela.- RAZVOJ TEHNOLOGIJE – okrog 90-ih let je nastal razvoj IT v podjetjih kasneje pa se je nadaljeval tudi v upravne procese, prinaša nove možnosti in te tako izkoristimo le-tako, da poslovanje radikalno prenovimo, cena/učinek. IT ključno vlogo pri BRP, s prenovo do skrajšanja časa za izvedbo postopkov.Pri prenovi gre za enkraten proces, pri optimizaciji za nenehen proces.Definicija BPR

BPR pomeni temeljito prenovo in preureditev organizacij oziroma njihovih ključnih poslovnih procesov.

Rezultati BPR so radikalne izboljšave v izvajanju procesov in delovanju organizacij, ki se odražajo na za organizacije najpomembnejših kazalcih, kot so stroški izvajanja, kakovost storitev in /ali izdelkov, časih izvedbe itd.

Informacijske tehnologije igrajo pri BPR ključno vlogo.Tom Davenport

Obstajajo različne definicije. Pri definiciji Toma Davenporta je poudarek na radikalnosti in enovitosti. Prenova je enovit proces, kjer želimo radikalno spremeniti poslovni proces.

Management poslovnega procesa- življenski cikel

68

Ko govorimo o prenovi procesov moramo imeti pred sabo tipičen življenjski cikel poslovnega procesa. Gre za spiralo, ki se nenehno odvija. Prenova poslovnih procesov se nanaša na zgornji del cikla.

Generični koraki v BPR metodi

Ko se odločimo za prenovo poslovnega procesa, moramo imeti neko vizijo. Danes se dogaja, da preoblikovanje procesa preskočimo in gremo kar na informatizacijo. Prenova poslovnih procesov je eden ključnih dejavnikov uspešnega razvoja.

Spet se pojavi Leavittov diamant. Zavedati se moramo, da je organizacija socio-tehnični sistem, kjer imamo preplet socioloških in tehnoloških dejavnikov. Ničesar ni mogoče narediti brez upoštevanja ljudi, ki stojijo za tem. V teoriji prenove poslovnih procesov – slika nam pove majhne stopnje spremembe (lokalne) imajo tudi majhen potencial – majhne koristi in obratno.

Pet stopenjski model sprememb v organizaciji

Prenova poslovnega procesa se začne na stopnji 2.

Zgodovinski razvoj konceptov do BPR

69

Zgodovinski razvoj konceptov BPR se pojavi v prvi polovici prejšnjega stoletja (1995). In je še danes aktualen. Začelo se je v proizvodnih procesih – kako povečati produktivnost.

Razlike med BPR & Optimizacijo

Ločiti moramo med BPR – enkratni proces in med optimizacijo – postopen proces.

Specifičnosti BPR v upravi

Procesi in njihovi izdelki slabo definirani Velik razkorak med formalno in procesno organizacijo Normativne omejitve Omejitve v pristojnostih in organiziranosti organov Velik razkorak med ravnijo odločanja in ravnijo izvajanja Drugačni cilji kot v podjetjih

Splošne značilnosti BPR v upravi: v upravi je to težko in procesi gredo počasi.

70

Uprava na vseh ravneh ne ve kaj so njeni temeljni procesi, nima opredeljenih, ne pozna storitev (ISO standardi zahtevajo in definirajo procese)

Formalna organizacija – procesi tečejo mimo formalne organizacije. Formalna organiziranost je zasnova pri izvajanju procesov.

Imamo resorno organizacijo

Poglavitne aktivnosti v preoblikovanju in oblikovanju novega procesa

Prenova poslovnih procesov bi naj potekala takole:

Oblikovanje vizije Snemanje sedanjega stanja Prenova procesa ‘Brainstorming’ tehnika oblikovanja alternativ Racionalizacija Optimizacicija Ocena izvedljivosti, tveganja in koristi oblikovanja alternativ (stroški/koristi) Prototip novega procesa Informatizacija Implementacija novih org. struktur in sistemov

Zelo rado se ustavi že pri viziji.

Referenčni modeli

Ko začnemo snovati proces na novo je zaželeno, da imamo že na voljo podobne vzorce – iz tega nastane referenčni model, ki naj bi služil kot vodilo za oblikovanje nekega poslovnega procesa. Če se lotimo prenove je dobro vedeti, če že obstajajo referenčni modeli (ista branža), kajti iz njih lahko poberemo veliko dobrih idej.

Referenčni model je splošen model poslovnega procesa, ki predstavlja družino podobnih procesov na poslovnem področju.

Služi kot vodilo skozi BPR proces Prototip < > Referenčni model Benchmarking

Ključne vloge v BPR

Kakšno vlogo ima nekdo v prenovi?Prenovo vedno izvaja prenovitveni tim. V podjetju velja en proces – en tim, v upravi ni tako. Ključne vloge v BPR:

BPR vodja - vodja tima je tudi vodja celotnega projekta lastnik procesa prenovitveni team (usmerjenost na proces) – ljudje ki delajo na tem področju upravni odbor (celostna strategija) – na ravni celotne organizacije strokovnjaki za prenovo (tehnike in orodja)

Organizacije same se ne prenavljajo, spremembe prinašajo ljudje!!BPR: cilji v javni upravi

71

pospešiti razvoj elektronskih storitev identifikacija izdelkov in storitev izboljšati kakovost storitev radikalno izboljšati ključne karakteristike procesov (časi, stroški, kakovost) boljši pregled nad procesi in nadzor nad stroški prenoviti storitve in preurediti notranje strukture javne uprave, učinkovitejše komuniciranje in sodelovanje med različnimi oddelki in organi javne uprave

X. UPRAVLJANJE POSLOVNIH PROCESOV

Upravljanje delovnih tokov v pogojih e-poslovanja

- Nimamo več pregleda nad vhodi in izhodi- Nimamo nadzora nad proženjem procesov- Dokumenti namesto papirnatih- Oteženo ročno spremljanje procesov

Rešitev v specializiranih informacijskih orodjih – Workflow management sistemih

Upravljanje delovnih tokov se bistveno spreminja. Ko preidemo v elektronski svet in, ko se večino poslovanja preseli vanj se stvari spremenijo. V pogojih pomp. Poslovanja vemo v kateri so bile ključne vstopne in izstopne točke (glavna pisarna). V elektronskem svetu je drugače. Ko smo vsi omreženi je teh vstopnih točk veliko več. Nimamo več pregleda na vhodih in izhodih. Nimamo nadzora na proženjem procesov. Dokumenti so lahko na več mestih (klasična papirna mapa je bila na enem mestu).

V tej smeri se intenzivno razvijajo nove rešitve. Govorimo o delovnih tokovih – workflov bodisi v poslovnih ali administrativnih procesih, ki si sledijo v naprej znanem zaporedju ali »ad hoc« zaporedju. Sistemi za opravljanje ele. tokov so podpora informacijskim rešitvam.

Osnovni pojmi

Delovni tok (potek dela ) (angl. Workflow) v poslovnih ali administrativnih procesih, poteka skozi zaporedje korakov, faz, ki si sledijo v vnaprej znanem ali ‘ad hoc’ zaporedju in ki jih spremlja ustrezen tok informacij, dokumentov in aktivnosti (opravil)

Upravljanje delovnih tokov - Workflow management – avtomatizacija workflowa, ki omogoča, da informacije, dokumenti ali opravila prehajajo iz ene v drugo fazo skladno s poslovnimi pravili in zakonitostmi postopkov

Sistemi za upravljanje delovnih tokov (Workflow management systems) – informacijska orodja za podporo upravljanju delovnih tokov/upravljanju procesov

WFM - Termini

Management poslovnega procesa – življenjski cikel

72

Življenjski cikel poslovnega procesa je nek krog, ki se nenehno odvija. Sestoji se iz dveh polovic, ena je razvoj procesa, druga pa izvajanje procesa. Obe polovici sta med seboj soodvisni. Razvoj procesa je sestavljen iz analize, modeliranja - zasnova boljšega procesa in spremembe v poslovanju, ki se prevesi v Izvajanje procesa, ki zajema management, dokumentacije in povratne informacije, ki sprožijo zopet nove analiza, modeliranje in celotni cikl managmenta procesa.

Upravljanje delovnih tokov - Workflow management pomeni planiranje, kontrolo, nadzor in izvršitev strukturiranih oziroma ‘ad hoc’ poslovnih procesov v porazdeljenem okolju. Te naloge so lahko podprte z programsko opremo imenovano Workflow management sistemi.

Tipi workflow-a

73

Administrativni Workflow - pomeni ponavljajoči se proces s predhodno definiranim zaporedjem aktivnosti in

pristojnosti (zavarovalni zahtevki, postopki za pridobitev posojil, upravni postopki)- delo spremljajo bolj ali manj standardizirani dokumenti oziroma zbirke le-teh (spis)- delo praviloma opravlja osebje v pisarnah

Gre za ponavljajoče se procese (pogosto izvajanje) s predhodnim definiranim zaporedjem aktivnosti. V naprej se ve skozi katere delovne faze bo proces šel, kakšno je njihovo zaporedje in kaj je potrebno pri vsaki od teh faz narediti. Ravno v upravnem postopku je teh administrativnih tokov veliko (v naprej se ne ve kdo je zadolžen za določene aktivnosti); v naprej znane zbirke podatkov.

‘Ad Hoc’ Workflow- pomeni edinstvene oziroma občasno izvajane procese, katerih aktivnosti ter njihove

strukture niso vnaprej znane (lahko je kritičen za primarno poslovanje) (priprava in odobritev pogodb, zakonodaj, proračunov, itd.)

- spremljajo ga dokumentov, ki v glavnem niso vnaprej definirani, še manj standardizirani

- potek dela ni vnaprej definiran in je v glavnem odvisen od znanja in izkušenj zaposlenih

Stvari so manj znane v naprej, gre za edinstven, unikatno izvajanje procesov, zaporedje v naprej ni znano. Ljudje, ki pri tem procesu sodelujejo sproti določajo kaj bodo storili naprej, poteka na višjih hierarhičnih ravneh, glede na naravo problema in presojo ljudi kateri sodelujejo pri tem procesu in se odvija po korakih (od ene faze do druge).

Imamo množico orodij (e-mail) za podporo delovnim tokovom. Ta orodja se delijo na osnovi karakteristik delovnih tokov ali delovnih procesov, katerim so ta orodja namenjena. Razvrstimo jih lahko v dve skupini: strukturirani procesi in nestrukturirani procesi.

Vsa orodja, ki se na tem področju pojavljajo se lahko delijo na karakteristike katerim procesom so namenjena.

Tipična struktura procesa danes

Tipični elementi procesa

74

Danes poznamo mnogo orodij s katerimi lahko zreduciramo worflow. Poznamo več tehnik.

Tipični problemi vezani na izvajanje poslovnih procesov

75

1. Slab pregled nad tekočimi procesi2. Ročna predaja dokumentov / datotek3. Nepopolna dokumentacija4. Nepopolno sledenje aktivnosti5. Slabo sodelovanje med oddelki6. Zamude zaradi nepotrebnega transporta in čakalni časi7. Premalo informacij za učinkovito upravljanje ter sprotno reagiranje na zastoje

Tipični problemi vezani na izvajanje poslovnih procesov. Problemi s katerimi se srečujemo pri opravljanju delovnih tokov.

Workflow-Management-Sistemi

WMS so integrirane IT rešitve, ki zagotavljajo naslednje funkcije (ključne funkcionalnosti teh sistemov so):

- Usmerjanje dela (popoln pregled nad tem koliko zadev kdo rešuje)- Porazdelitev dela- Določanje prioritet dela (urgentne zadeve se rešujejo prej, kot tiste, ki to niso)- Spremljanje dela (na kateri fazi je zadeva , kako daleč je rešena)- Upravljanje nad izvedbo- Poročanje

Ti sistemi predstavljajo rešitev za nastale probleme.

Workflow sistemi

Taki sistemi so izrazito uporabni, kjer gre za administrativni delovni proces – ko lahko v naprej te delovne procese definiramo. Ko ge za ad hoc delovne tokove ta sistem ni tako učinkovit, ker delovni proces ni definiran v naprej.

Potrebne značilnosti procesov za implementacijo administrativnih WMS

- Strukturirani, dobro definirani, redko spreminjajoči se, vendar kljub temu pogosto izvrševani procesi.

76

- Predhodno definirana in dobro strukturirana pravila. - Aktivnosti ter njihovo zaporedje so lahko dobro definirane.- Množica IT aplikacij in rešitev, ki so potrebne za podporo izvršitvi procesa. - Popolna avtomatizacija ni možna.- Nujna kontrola: procesa, časov, virov, izvedbe.

Vodilne silnice WFMS – a

Glavni razlogi za razvoj tovrstnih rešitev – e-poslovanje samo sili v navedbo takih rešitev. Obstajajo pa tudi drugi razlogi – vodilne silnice. Procesi so ključ do uspešnosti poslovanja. Pri poslovnih procesih (potrebno je da jih obvladamo), če ne obvladujemo svojih poslovnih procesov ne vemo koliko kaj stane in kakšni so stroški. IT nam omogoča vedno boljša orodja na tem področju. Znanje o procesih je v glavah ljudi in to se piri v računalnike.

Potenciali WFMS – a

Rešitve imajo kar nekaj pozitivnih učinkov oz. prednosti .

Tveganja WFMS – a Vse bolj smo odvisni od tehnologije, uvajanja tovrstnih rešitev je kompleksno, spreminjajo se vloge zaposlenih, ki so vse bolj nadzorovani od sistemov, ki so zgoraj – na vrhu. Vse to pelje v robotizacijo, kar ima negativne socialne posledice oz. dimenzije. Organizacijsko znanje se razvija tako, da dolgoletni sodelavci prenašajo svoja znanja na nove, kar je lahko pozitivno ali pa ne.

Potencialna tveganja Popolna odvisnost od tehnologije:- visoko zmogljivi viri/ visoki stroški- zmanjševanje števila delovnih mest- zanesljivost/varnost

77

Kompleksnost projektov uvajanja:- možne zamude v implementaciji (izvedbi)- višji stroški od pričakovanih

Socialna dimenzija- Spremembe vlog zaposlenih ter njihovih znanj (kompetenc)- Sindrom ‘big brother is waching you’

Del organizacijskega ‘Know how-a’ se lahko izgubi

Oris: glavni koncepti in interakcija orodij

Klasifikacija orodij, ki jih najdemo na trgu

Podpora komunikaciji- Sistemi e-pošte- Tele-konferenčni sistemi- Elektronske oglasne deske

Podpora skupinskemu delu- ‘Ad hoc’ Workflow

o Sistemi skupinskega delao Sistemi podpore odločanju in sestankovanjuo Sistemi za planiranje

- ¸ Projektne pisarneo Sistemi za upravljanje z dokumenti

Administrativni/Produkcijski Workflow- Sistemi za upravljanje procesov (WMS)- Sistemi za upravljanje z dokumenti- Imiging sistemi

78