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Verfassen einer E-Mail mit Outlook-Express. 2

Inhaltsverzeichnis Seite

Einleitung 3

E-Mail-Programme 4

Outlook-Express einrichten 4

E-Mail abrufen 10

E-Mail verfassen und versenden 11

E-Mails beantworten 13

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.: Einleitung :.

Es gehört heute schon zur Normalität, die E-Mail. Sie bestimmt unsere Kommunikation

im Alltag. Mit der E-Mail lassen sich schnelle Nachrichten auch auf lange Entfernungen

austauschen. Binnen von Sekunden ist die Post beim Empfänger.

Durch diese Möglichkeit rücken die klassische Postkarte und auch der Brief in den

Hintergrund. Können Sie sich noch daran erinnern, wann Sie zuletzt einen Brief per

Hand geschrieben haben? Es ist sicherlich schon viele Monate oder gar Jahre her.

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.: E-Mail-Programme :.

Genauso wie es bei Browsern unzählige Varianten gibt, ist dieses auch bei E-Mail-Programmen der Fall. Zuerst sei der Platzhirsch zu erwähnen. Microsoft Outlook. Dieses Programm ist mit 99.9 % das bekannteste und auch meist genutzte Programm.

Outlook Express ist Teil des Microsoft Office Paketes, kann aber auch separat erworben werden. Die Einrichtung des Programms müssen Sie allerdings selbst vornehmen. Mit der folgenden Anleitung sollte es im Handumdrehen geschehen. Das Symbol für Outlook könnte wie folgt aussehen. Anhand von Outlook 2007 wird erklärt, wie Sie dieses Programm einrichten. Bei älteren Versionen sind Bezeichnungen gleich, oder leicht verändert.

.: Outlook-Express einrichten :.

1. Klicken Sie auf das Programm-Symbol, das Programm öffnet sich.

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Das Programm kommt mit vielen Möglichkeiten daher. Auffällig ist die Fenstereinteilung in 3 Teile. Die E-Mail-Option ist bereits aufgeklappt. Diese Option soll näher erklärt, und eingerichtet werden. Alle weiteren Möglichkeiten lassen sich auch im Selbststudium erkunden, daher wird hierauf nicht eingegangen.

2. Klicken Sie in der obigen Menüleiste auf >> Extras >> Konteneinstellungen <<

Folgendes Fenster öffnet sich:

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2. Klicken Sie jetzt auf >> neu << ein weiteres Fenster öffnet sich. Hierbei handelt es sich um den sog. >> Einrichtungs-Assistenten <<

4. Füllen Sie nun die entsprechenden Felder aus. Aktivieren Sie bitte die Option >>Servereinstellungen ... manuell konfigurieren <<. Der Hintergrund dieser Option ist, dass Outlook ohne Aktivierung dieser Option versucht, mithilfe einer Netzwerkverbindung

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Ihr Outlook-Postfach für Sie einzurichten. Das klappt in den meisten Fällen auch, nur eben nicht immer. Daher richten Sie das Postfach für Outlook manuell ein, um sicherzustellen, dass Sie ihre Mails auch wirklich mit Outlook bearbeiten können. Klicken Sie auf >> weiter <<

5. Die Option Internet-E-Mail ist bereits aktiviert. Hier tätigen Sie nun alle Einstellungen, die für den Erhalt und Versand von E-Mails notwendig ist. In diesem Zusammenhang spricht man auch von POP3 oder IMAP-Servern.

POP3 POP3 (Post Office Protocol) ist ein Übertragungsprotokoll, über welches ein "Kunde" E-Mails von einem E-Mail-Server abholen kann.

IMAP

Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Das Protokoll IMAP erlaubt den Zugriff auf und die Verwaltung von empfangenen E-Mails. Im Gegensatz zum weiter verbreiteten Protokoll POP3 verbleiben die Mails in der Regel auf dem Mailserver und werden nur bei Bedarf auf den eigenen Rechner übertragen.

Klicken Sie auf >> weiter <<

6. Nehmen Sie nun den Zettel zur Hand, den Sie bei der Einrichtung ihrer E-Mail-Adresse ausdrucken sollten! Dort stehen die nun benötigten Daten für die Folgemaske drauf.

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Die Einstellungen sind entscheidend, damit der Versand und die Abholung Ihrer E-Mails auch klappt. Bitte wählen Sie unbedingt als Kontotyp >> POP3 << das IMAP-Verfahren ist bei GMX-Freemail nicht möglich!

Zur Erklärung!

Mit >> Posteingangsserver << ist der Computer gemeint, der Ihre E-Mails sammelt und archiviert.

>> Postausgangsserver << ist Ihr PC, von dem aus Sie die Mails wegschicken. Deaktivieren Sie bitte die Option >> Kennwörter speichern <<. Es mag bequem sein, sein Passwort nicht jedes Mal eingeben zu müssen, doch dieses birgt Risiken, es kann schnell ausgespäht werden. Also speichern Sie es erst gar nicht. Stattdessen notieren Sie es sich auf einem Zettel und bewahren diesen an einem sicheren Ort auf, den nur Sie kennen!

Klicken Sie bitte auf >> weiter <<

7. Der Assistent hat nun Ihre Daten entgegen genommen, das Outlook-Postfach ist eingerichtet.

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Schließen Sie das Assistenten-Fenster

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.: E-Mails abrufen :.

Nachdem Sie nun ihr Postfach für Microsoft-Outlook eingerichtet haben, können Sie gleich ihre E-Mails von ihrem E-Mail-Anbieter abrufen.

1. Öffnen Sie Outlook-Express.

2. Klicken Sie auf >> Senden/ Empfangen <<

3. Die Passwortabfrage erfolgt im neuen Fenster, nach Eingabe des Passwortes, und der obligatorische Klick auf >> OK << werden in einem neuen Fenster alle E-Mails angezeigt. Bestätigen Sie dieses ebenso mit einem Klick auf >> OK <<

4. Die Mails werden auf Ihren PC geladen, und befinden sich im mittleren Fensterteil.

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Kontaktpflege ist wichtig, und kann u.U. entscheidend für Ihr Vorhaben in bestimmten Angelegenheiten sein.

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.: E-Mails verfassen und versenden :.

Ebenso wie der Erhalt von E-Mails, ist auch der Versand. Um eine E-Mail zu versenden, müssen nur wenige Handgriffe vollzogen werden.

Klicken Sie in der Menüleiste unterhalb von Datei auf >> Neu << . Es öffnet sich das Fenster zu Verfassen einer E-Mail. Bevor wie anfangen mit dem Verfassen, schauen wir uns das Fenster zunächst genauer an.

Das untere Fenster ist das Fenster zum Verfassen der E-Mail. Dieses Fenster ist unterteilt in den Formatierungsteil (oben) und in den Nachrichtenteil. (unten). Im oberen Teil können Sie Schriftarten- und Größen definieren. Ebenso Farben, Textausrichtungen, und oder ob der Text Fett oder kursiv sein soll. Für private Mails haben Sie hier alle Gestaltungsfreiräume, für geschäftliche Mails nicht. Diese bleiben stets in der Schriftart >> Arial <<, Schriftgröße >> 12 << und auf >> weißem Hintergrund <<

In das Feld neben der Schaltfläche >> An << tragen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein! Das Feld >> CC << bleibt zu nächst leer. In das Feld >> Betreff << schreiben Sie den Grund ihrer E-Mail. Bitte tragen Sie einen aussagekräftigen Grund ein, damit der Empfänger weiß, worum es in der E-Mail geht. Die Betreffzeile sollte niemals leer bleiben, und stets einen Bezug zum Inhalt aufweisen!

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In das große Feld schreiben Sie ihren E-Mail-Text.

Wenn Sie fertig sind mit dem Verfassen, könnte die E-Mail so aussehen.

Klicken Sie nach Fertigstellung ihrer E-Mail auf >> Senden <<, schon wird die E-Mail verschickt.

Eine kurze Anmerkung zur Feldbezeichnung >> CC << . Dieses Feld ist nur erwähnenswert, wenn Sie eine E-Mail an eine weitere Person schicken möchten, die E-Mail aber nicht nochmals verfassen wollen.

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>> CC << steht für >> Carbon-Copy <<, also eine einfache Kopie. Klicken Sie diese Schaltfläche an, erschein ein weiteres Fenster mit der Auflistung all ihrer eingetragenen E-Mail-Adressen. Dort befindet sich auch ein weiteres Feld mit der Bezeichnung >> BCC << >> BCC << steht für >> Blind-Carbon-Copy << also eine Kopie von einer Kopie.

Alle E-Mail-Adressen in dem Feld >> CC << sind für den eigentlichen Empfänger in dem Feld >> An << sichtbar. Die Mailadresse im Feld >> BCC << hingegen nicht. Also wenn Sie E-Mail verschicken wollen, wo andere Empfänger nicht zu sehen sein sollen, dann in das Feld >> BCC << eintragen!

.: E-Mails beantworten :.

Um E-Mails zu beantworten, klicken Sie statt auf >> Neu << auf >> Antworten <<

Das Mailfenster öffnet sich. In diesem gehen Sie genau vor wie beim Verfassen neuer Nachrichten. Nur mit der Besonderheit, dass hier die Original-Nachricht in der Antwort mit eingefügt ist. Diese dient als Hilfestellung zum neuen Text. So lässt sich ein ganzer Geschäftsprozess per Mail zurückverfolgen.

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Der Button >> Senden << verschickt die Mail an den Empfänger.

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.: In eigener Sache :.