116

Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan
Page 2: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Perutusan Ketua Pengarah

erlebih dahulu saya ingin mengucapkan syabas dan tahniah kepada

Cawangan Teknologi Maklumat dan pasukan kerja di atas usaha

membangunkanPelan Strategik Pengurusan Pengetahuan APMM

(PSPP). Terima kasih juga diucapkan kepada pihak MAMPU dalam memberi

sokongan dan khidmat perundingan sepanjang proses pembangunan pelan

ini.

Matlamat mewujudkan PSPP ini sejajar dengan halatuju yang diketengahkan

oleh Perdana Menteri Malaysia, Dato' Sri Mohd Najib bin Tun Abdul Razakdi

International Conference of Increasing e-Governance through Knowledge

Management (EG2KM), dimana pengurusan pengetahuan harus dijadikan

alat yang efektifdalam meningkatkan sistem penyampaian sektor awam.

PSPP juga selari dengan objektif strategik APMM bagi membangun, mengurus

dan mengekal tenaga kerja yang terampil.

Harapan saya agar program yang telah dirancang, dapat dilaksana dengan

jayanya bagi membantu meningkatkan kualiti modal insan seterusnya

merealisasikan visi APMM bagi menjadi antara agensi penguatkuasaan

maritim yang terbaik di dunia.

Sekian, Terima kasih

Y. BHG. LAKSAMANA MARITIM DATUK MOHD AMDAN BIN KURISH Ketua Pengarah Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia

T

Page 3: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Perutusan Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan) CIO, APMM

yukur kehadrat Allah S.W.T kerana dengan izin dan inayah-Nya jua maka

Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan (PSPP) Agensi

Penguatkuasaan Maritim Malaysia (APMM) bagi tahun 2014-2016 dapat

direalisasikan dengan jayanya.

PSPP dibangunkan agar program pengurusan pengetahuan dapat

diselaraskan dan membolehkan APMM merancang aktivitinya mengikut

kepentingan yang lebih jelas dan sistematik. Empat (4) teras strategik telah

dicadangkan sebagai asas pelaksanaan pengurusan pengetahuan di APMM

iaitu pemantapan tadbir urus, pembangunan dan pemantapan program

pengurusan perubahan, pemantapan dasar dan prosedur serta

pemantapan penggunaan teknologi dan pengurusan maklumat.PSPP

mampu menyumbang kepada teras perkhidmatan APMM melalui

pemantapanmodal insan dengan pengetahuan sebagai fokus utama.

Saya berharap agar program pembudayaan penciptaan, penyimpanan,

perkongsian, dan penggunaan pengetahuan dapat diasimilasikan ke dalam

proses kerja warga APMM. Selain ianya selari dengan Misi Nasional,

pembudayaan pengurusan pengetahuan juga dapat memastikan warga

APMM kompeten dalam melaksanakan tugas yang telah diamanahkan.

Sekian, Terima kasih SAMSUNI BIN MOHD NOR Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan) Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia

S

Page 4: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

RINGKASAN EKSEKUTIF

Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan (PSPP) ini adalah satu dokumen

rujukan yang menjadi panduan kepada Agensi Penguatkuasaan Maritim

Malaysia (APMM) untuk membangun dan melaksanakan inisiatif Pengurusan

Pengetahuan (KM). Dokumen PSPP ini akan membantu APMM mencapai

visinya menjadi antara agensi penguatkuasaan maritim terbaik di dunia

melalui kecemerlangan pengurusan pengetahuan yang merangkumi aspek

kepimpinan, modal insan, proses dan teknologi.PSPP ini menerangkan

bagaimana KM telah terlaksana secara tidak disedari dalam persekitaran

semasa. Ianya berkaitan dengan amalan proses kerja, pengurusan

dokumen, pengurusan pengajaran dan pembelajaran dan pengurusan

aplikasi dan infrastruktur ICT. Ia juga menerangkan bagaimana pengetahuan

tasit warga kerja dalam bentuk kepakaran dan pengalaman dapatdiuruskan.

Dapatan kajian tentang kefahaman, persepsi dan kesediaan warga APMM

terhadap projek KM juga diterangkan di dalam dokumen

ini.PSPPmenggariskan 4 perkara yang menjadi teras strategik bagi

merealisasikan agenda keseluruhan KM iaitu kepimpinan, modal insan, proses

dan teknologi. Kepimpinan berkualiti meningkatkan keberkesanan inisiatif KM

di semua peringkat organisasi. Modal insan berpengetahuan akan

mengamalkan budaya mencipta dan berkongsi pengetahuan secara

berterusan. Pengurusan proses kerja yang berkesan akan memudahkan

operasi harian dan seterusnya meningkatkan kualiti penyampaian

perkhidmatan. Manakala, perancangan strategik memperkasa kapasiti

teknologi ICT berupaya memudahkan perkongsian pengetahuan merentasi

warga kerja, unit, cawangan danbahagian-bahagian di APMM.

Page 5: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

KANDUNGAN

BIL PERKARA HALAMAN

RINGKASAN EKSEKUTIF

SENARAI JADUAL

SENARAI RAJAH

1.0 PENGENALAN

1.1 Tujuan 1 1.2 Latarbelakang APMM 1.2.1 Pengenalan 2 1.2.2 Visi, Misi dan Objektif APMM 3 1.2.3 Fungsi APMM 3 1.2.4 Piagam Pelanggan APMM 4 1.2.5 Misi Perkhidmatan Pelanggan 5 1.3

Rumusan 7

2.0 PENGURUSAN DAN PENDEKATAN PROJEK

2.1 Tadbir UrusPSPP 8 2.1.1 Struktur Organisasi Projek 8 2.1.2 Perlantikan Jawatankuasa 9 2.1.3 Struktur Tadbir Urus 10 2.1.4 Peranan dan Tanggungjawab

Jawatankuasa 11

2.2 Jadual Aktiviti Pembangunan PSPP 13 2.3 Metodologi Pembangunan PSPP 14 2.4 Penerangan Fasa PSPP Agensi Sektor Awam 15 2.5 Rangka Kerja Kajian Pembangunan PSPP 18 2.6 Rumusan 19 3.0 AMALAN KM SEMASA 3.1 Pendahuluan 20 3.2 Kepimpinan dan Warga Kerja 22 3.3 Tahap Kefahaman Warga Kerja APMM Kepada

Konsep KM 24

3.4 Persepsi Kakitangan APMMTerhadap Projek KM diAPMM

3.4.1 Tahap Penerimaan Kakitangan Terhadap Projek KM

25

3.4.2 Tahap Persediaan Kakitangan Terhadap Projek KM

26

3.5 Jurang dan Keperluan Pengurusan Proses Kerja 27 3.6 Jurang dan Keperluan Pengurusan Ilmu Explisit 29 3.7 Jurang dan Keperluan Pengurusan Ilmu Tasit 30 3.8 Jurang dan Keperluan Pengurusan ICT 31 3.9 Rumusan 33

Page 6: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

4.0 PELAN STRATEGI KM 4.1 Rangka Kerja Pelan Strategik KM 34 4.2 Pernyataan Visi 35 4.3 Pernyataan Misi 38 4.4 Kerangka Kerja APMM 39 4.5 Teras Strategik 41 4.6 Rumusan 51 5.0 PROGRAM KM 5.1 Program Perkongsian Pengetahuan 52 5.2 Program untuk Proses Sosialisasi 53 5.3 Program untuk Proses Eksternalisasi 56 5.4 Program untuk Proses Internalisasi 57 5.5 Program untuk Proses Kombinasi 58 5.6 Rumusan 60 6.0 KESIMPULAN 61

RUJUKAN

SENARAI JADUAL

Jadual 2.1: Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa

PSPP

Jadual 3.1: Julat umur warga APMM

Jadual 3.2: Tempoh perkhidmatan di kerajaan

Jadual 3.3: Prosedur, Garis Panduan, Borang yang

didokumenkan

Jadual 4.1: (TS1-S1) Mewujud dan Melaksanakan Struktur Tadbir Urus KM APMM

Jadual 4.2: (TS2-S1) Mempertingkatkan kefahaman dan pembudayaan KM di kalangan warga APMM.

Jadual 4.3: (TS2-S2) Melaksana Program Insentif dan Ganjaran

Jadual 4.4: (TS2-S3) Mengadakan program kolaborasi intra-agensi dan inter-agensi

Jadual 4.5: (TS3-S1) Menggubal dan membangunkan dasar, polisi dan SOP KM APMM

Jadual 4.6: (TS4-S1) Melengkapkan APMM dengan infrastruktur ICT selaras dengan keperluan Pengurusan Pengetahuan

Jadual 4.7: (TS4-S2) Meningkatkan keupayaan dan prestasi aplikasi bagi pelaksanaan KM yang berkesan

Jadual 5.1: Program Sosialisasi KM

Jadual 5.2: Program Eksternalisasi KM

Page 7: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Jadual 5.3: Program Internalisasi KM

Jadual 5.4: Cadangan Aplikasi Baru

SENARAI RAJAH

Rajah 2.1: Struktur Organisasi Projek

Rajah 2.2: Struktur Jawatankuasa PSPP APMM

Rajah 2.3: Struktur Jawatankuasa Kerja PSPP APMM

Rajah 2.4: Jadual Aktiviti Pembangunan PSPP

Rajah 2.5: Metodologi PSPP Agensi Sektor Awam

Rajah 2.6: Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Analisis KM

Rajah 2.7: Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Strategi KM

Rajah 2.8: Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Pelan Tindakan KM

Rajah 2.9: Rangka kerja PSPP di APMM

Rajah 3.1: Julat Umur Warga APMM

Rajah 3.2: Tempoh perkhidmatan di kerajaan

Rajah 4.1: Pengukur Prestasi Pencapaian Visi

Rajah 4.2: Kerangka Kerja KM APMM

Rajah 4.3: Teras Strategik KM APMM

Rajah 4.4: Ringkasan Pelan Strategik

Rajah 5.1: Model Rekabentuk Program KM untuk APMM

Rajah 5.2: Komponen dalam Sistem EPSA

Rajah 5.3: Model Integrasi Sistem Aplikasi APMM

Page 8: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

GLOSARI

APMM Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia

APO Asian Productivity Organisation

FAT Final Acceptance Test

ICT Information and Communication Technology

KIK Kumpulan Inovatif dan Kreatif

KM Knowledge Management

KMK Kumpulan Mutu Kerja

KPI Key Performance Indicator

KPMW Ketua Penguatkuasa Maritim Wilayah

MARSAIL Maritime Sailing Signal

PSPP Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

SRS System Requirement Specification

SSR System Star Rating

TOT Transfer of Technology

UAT User Acceptance Test

Page 9: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengenalan 1

PENGENALAN

1.1 Tujuan

Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan ini adalah satu dokumen

yang menjadi panduan kepada Agensi Penguatkuasaan Maritim

Malaysia (APMM) membangun dan melaksanakan inisiatif

Pengurusan Pengetahuan (KM). Pelan Strategik Pengurusan

Pengetahuan (PSPP) ini bertujuan membantu APMM mencapai

visinya menjadi antara agensi penguatkuasaan Maritim yang terbaik

di dunia melalui kecemerlangan pengurusan pengetahuan.

PSPP akan menjadi pelan kepada pihak pengurusan APMM bagi :

i. Menetapkan halatuju pengurusan pengetahuan;

ii. Membangunkan persekitaran yang kondusif bagi

membolehkan inisiatif pengurusan pengetahuan berjalan

lancar;

iii. Membangunkan modal insan berpengetahuan;

iv. Menerapkan budaya berkongsi pengetahuan dan

pengalaman;

v. Mengoptimumkan keupayaan teknologi bagi menyokong

pengurusan pengetahuan.

PSPP ini adalah menjadi panduan bagi memudahkan pelaksanaan

program dan inisiatif pengurusan pengetahuan bagi mencapai visi

pengurusan pengetahuan untuk tempoh 3 tahun (2014 – 2016). PSPP

1

Page 10: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengenalan 2

ini akan dikaji semula setiap tahun bagi mengambilkira perubahan

persekitaran luar dan dalam APMM serta perubahan kepada

kehendak pelanggan dan stakeholder.

1.2 Latar Belakang APMM

1.2.1 Pengenalan

APMM telah ditubuhkan setelah satu kajian yang dijalankan

oleh Kerajaan Malaysia pada April 1999. Hasil dari kajian

tersebut menunjukkan penguatkuasaan di kawasan maritim

tidak begitu berkesan kerana terlalu banyak agensi yang

terlibat. Hal ini mengakibatkan pertindihan dari segi fungsi dan

bidang tanggungjawab serta penggunaan sumber tidak

ekonomik.

APMM telah ditubuhkan dengan penubuhan satu Tim Nukleus

yang ditugaskan untuk menjalankan segala usaha yang perlu

bagi mewujudkan agensi ini. Akta Agensi Penguatkuasaan

Maritim Malaysia 2004 (Akta 633) telah diwartakan pada 1

Julai 2004 dan telah dikuatkuasakan pada 15 Februari 2005.

Y.A.B Dato' Sri Mohd Najib bin Tun Haji Abdul Razak, Timbalan

Perdana Menteri Malaysia telah merasmikan Majlis

Memperkenalkan APMM pada 10 Oktober 2005. APMM telah

memulakan operasi pada 30 November 2005. Majlis

Pelancaran Rasmi APMM telah diadakan pada 21 Mac 2006

yang juga disempurnakan olah Y.A.B Timbalan Perdana

Menteri Malaysia.

Page 11: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengenalan 3

1.2.2 Visi, Misi dan Objektif APMM

Berikut adalah visi, misi dan objektif APMM

Visi

“ Menjadi Antara Agensi Penguatkuasaan Maritim Yang

Terbaik Di Dunia”

Misi

“Menguatkuasakan Undang-Undang Serta Menyelamat

Nyawa Dan Harta Benda Di Laut Bagi Memastikan

Kesejahteraan Perairan Negara”

Objektif

i. Menentukan Zon Maritim Malaysia Selamat dan Aman

Untuk Pengguna;

ii. Mengurangkan kehilangan nyawa dan harta benda di

laut berasaskan piawaian yang ditetapkan;

iii. Mewujudkan kerjasama mencari dan menyelamat

serantau yang berkesan; dan

iv. Mewujudkan suasana kondusif bagi membolehkan

komuniti maritim bekerjasama dengan Agensi

Penguatkuasaan Maritim Malaysia (APMM).

1.2.3 Fungsi APMM

i. Menguatkuasa undang-undang dan ketenteraman di

bawah mana mana undang-undang persekutuan di

Zon Maritim Malaysia;

ii. Melaksanakan tugas mencari dan menyelamat maritim

di Zon Maritim Malaysia dan di lautan lepas;

Page 12: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengenalan 4

iii. Mencegah dan menyekat pelakuan kesalahan di Zon

Maritim Malaysia;

iv. Memberikan bantuan dalam apa-apa perkara jenayah

atas permintaan Negara asing sebagaimana

diperuntukkan di bawah Akta Bantuan Bersama dalam

Perkara Jenayah 2002 (Akta 621);

v. Menjalankan pengawasan udara dan pantai;

vi. Menyediakan perkhidmatan pelantar dan sokongan

kepada mana-mana agensi yang berkaitan;

vii. Menubuhkan dan menguruskan institusi maritim bagi

latihan pegawai Agensi;

viii. Melaksanakan apa-apa kewajipan bagi memastikan

kesejahteraan dan keselamatan maritim atau

melakukan segala perkara yang bersampingan

dengannya;

ix. Mengawal dan mencegah pencemaran maritim di

lautan lepas;

x. Mencegah dan menyekat pelanunan serta mencegah

dan menyekat pengedaran haram dadah narkotik di

lautan lepas; dan

xi. Diletakkan di bawah kawalan Angkatan Tentera

Malaysia semasa tempoh darurat krisis khas atau

perang.

1.2.4 Piagam Pelanggan APMM

APMM adalah sebuah agensi keselamatan yang ditubuhkan untuk

menguatkuasakan undang-undang maritim dan

bertanggungjawab mengkoordinasikan tugas operasi mencari dan

menyelamat bagi memastikan kesejahteraan dan keselamatan Zon

Maritim Malaysia.

Page 13: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengenalan 5

Terdapat 5 piagam pelanggan APMM seperti berikut:

i. Sekurang-kurangnya 7 vesel beroperasi di laut pada

setiap hari di setiap Wilayah Maritim;

ii. Menggerakkan aset tersedia dalam tempoh 30 minit

daripada penerimaan aduan atau permohonan

bantuan;

iii. Berada di lokasi dalam masa 2 jam selepas menerima

panggilan kecemasan maritim;

iv. Memberi laporan status penyiasatan kesalahan dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan permintaan;

dan

v. Memberi maklum balas aduan awam dalam tempoh 15

hari bekerja dari tarikh penerimaan aduan.

1.2.5 Misi Perkhidmatan Pelanggan

i. Pantas

Umumnya, setiap sistem yang ada dalam APMM

dirancangkan supaya dapat melaksanakan segala tugas

dengan cepat kerana sebarang tindakan yang lambat

boleh menjejaskan pelaksanaan undang-undang negara

dan berkemungkinan boleh meletakkan nyawa dan harta

benda pelanggan dalam bahaya. Aset- aset yang

diperolehi juga mendukung prinsip pantas ini. Cekap dan

tangkas dalam bertindak atau memberi respons sebaik

sahaja menerima aduan atau permohonan bantuan

dapat memastikan penguatkuasaan yang berkesan serta

mampu mengurangkan kehilangan nyawa dan harta

benda di laut. Kepantasan yang ditonjolkan setiap kali

berurusan dengan para pelanggan merangkumi

Page 14: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengenalan 6

kepantasan berfikir dan bertindak mengikut lunas-lunas

peraturan, pekeliling dan peruntukan undang-undang

sedia ada. Kepantasan bertindak anggota-anggota

APMM menunjukkan kepentingan pelanggan menjadi

keutamaan APMM.

ii. Tegas

Ketegasan merupakan sikap yang tidak berkompromi

dengan perkara-perkara yang menyalahi peraturan dan

undang-undang. Sikap ini penting untuk memberi mesej

kepada para pelanggan bahawa anggota penguat

kuasa APMM melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi,

komitmen, jujur, disiplin, berintegriti, profesional dan

amanah demi menjaga keamanan, keselamatan dan

kesejahteraan pelanggan dan perairan negara daripada

sebarang elemen-elemen negatif yang akhirnya boleh

merosakkan/menjejaskan kepentingan pelanggan.

iii. Adil

Setiap pelanggan akan dilayan secara sama rata

mengikut prinsip “satu undang-undang untuk semua” bagi

mengelakkan perlanggaran peraturan dan undang-

undang negara tanpa mengira kedudukan, pangkat dan

pengaruh mana-mana pihak. Ia juga untuk menentukan

pelanggan sentiasa mendapat layanan yang adil,

saksama dan dihormati supaya kepentingan pelanggan

secara keseluruhannya terus terjamin.

Page 15: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengenalan 7

1.3 Rumusan

Bab 1 merupakan pengenalan tentang APMM dengan penerangan

ringkas berkaitan latar belakang penubuhannya, hala tuju, fungsi, piagam

pelanggan serta misi perkhidmatan pelanggan. Seterusnya dalam Bab 2,

diterangkan tentang pengurusan dan pendekatan projek seperti struktur

jawatankuasa PSPP serta model pembangunan yang digunakan.

Page 16: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

8 Pengurusan dan Pendekatan Projek

PENGURUSAN DAN PENDEKATAN PROJEK

2.1 Tadbir Urus PSPP

Tadbir urus PSPP APMM terdiri dari Jawatankuasa Pemandu, Pasukan

Perunding Pengurusan Maklumat MAMPU, Pengarah Projek, Pengurus Projek,

Pasukan Projek dan Pejabat Pengurusan Projek (PMO) yang telah dilantik

secara rasminya pada 30 Ogos 2012 oleh Ketua Pengarah dan Timbalan

Ketua Pengarah (Pengurusan) APMM.

2.1.1 Struktur Organisasi Projek

Struktur organisasi projek yang terdiri daripada jawatankuasa

pemandu (JPICT APMM), jawatankuasa PSPP dan jawatankuasa kerja

dibentuk untuk memastikan pembangunan PSPP ini dapat

dilaksanakan dengan jayanya.

Rajah 2.1 Struktur Organisasi Projek

2

Page 17: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

9 Pengurusan dan Pendekatan Projek

2.1.2 Perlantikan Jawatankuasa

2.1.2.1 Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)

Jawatankuasa Pemandu ICT dipengerusikan oleh Ketua

Pengarah APMM. Ahli-ahli mesyuarat adalah terdiri daripada

semua pengarah bahagian pengurusan dan Ketua Penguat

kuasa Maritim Wilayah (KPMW). Status pelaksanaan projek PSPP

dibentangkan secara berkala dalam mesyuarat JPICT.

2.1.2.2 Jawatankuasa PSPP

Jawatankuasa ini diwujudkan sebagai pemandu kepada

pembangunan PSPP. Fungsi yang dijalankan adalah seperti

berikut;

i. Meluluskan cadangan pelaksanaan.

ii. Mengesahkan perancangan serta arah tuju dan strategi

kajian.

iii. Mengesahkan aktiviti kajian dan jadual pelaksanaan

secara terperinci.

iv. Mengesahkan isu dan masalah pelaksanaan kajian dan

cadangan penyelesaian.

v. Meluluskan serahan kajian dan dokumen akhir PSPP

APMM

2.1.2.3 Jawatankuasa Kerja PSPP

Jawatankuasa Kerja PSPP diwujudkan bertujuan untuk

memastikan aktiviti projek dilaksanakan mengikut jadual

pelaksanaan yang telah ditentukan.

Page 18: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

10 Pengurusan dan Pendekatan Projek

2.1.3 Struktur Tadbir Urus

2.1.3.1 Struktur tadbir urus Jawatankuasa PSPP

Berikut adalah rajah struktur tadbir urus Jawatankuasa PSPP

APMM :

Rajah 2.2 : Struktur Jawatankuasa PSPP APMM

Page 19: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

11 Pengurusan dan Pendekatan Projek

2.1.3.1 Struktur tadbir urus Jawatankuasa Kerja PSPP

Berikut adalah rajah struktur tadbir urus Jawatankuasa Kerja

PSPP APMM :

Rajah 2.3 : Struktur Jawatankuasa Kerja PSPP APMM

2.1.4 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa

Jadual 2.1 menerangkan peranan dan tanggungjawab tadbir urus PSPP APMM.

Jadual 2.1 Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa PSPP

Bil Jawatan Peranan dan Tanggungjawab

1 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pemandu

ü Meluluskan cadangan pelaksanaan. ü Mengesahkan perancangan serta arah tuju

dan strategi kajian. ü Mengesahkan aktiviti kajian dan jadual

pelaksanaan secara terperinci. ü Mengesahkan isu dan masalah pelaksanaan

kajian dan cadangan penyelesaian. ü Meluluskan serahan kajian dan dokumen

akhir PSPP Agensi.

Page 20: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

12 Pengurusan dan Pendekatan Projek

2 Pengarah Projek ü Memantau kemajuan pelaksanaan kajian berdasarkan jadual pelaksanaan yang telah ditetapkan.

ü Menyemak dan mengesahkan dokumen serahan kajian.

ü Memantau aktiviti kajian dan jadual pelaksanaan secara terperinci.

ü Memantau isu dan masalah pelaksanaan kajian dan cadangan penyelesaian.

ü Melaporkan status pelaksanaan projek dan membentangkan laporan serahan projek kepada Jawatankuasa Pemandu.

3 Pengurus Projek ü Menyediakan laporan status kajian dan melaporkan status pelaksanaan projek kepada Pengarah Projek.

ü Merancang serta menyediakan arah tuju dan strategi kajian.

ü Mengenal pasti aktiviti kajian dan jadual pelaksanaan secara terperinci.

ü Mengenal pasti isu dan masalah pelaksanaan kajian dan cadangan penyelesaian.

ü Menyelaras penyediaan dokumen serahan dan laporan akhir kajian.

4 Perunding ü Merancang, menyediakan arah tuju dan strategi serta metodologi kajian.

ü Mengenal pasti aktiviti kajian dan jadual pelaksanaan secara terperinci.

ü Mengenal pasti isu dan masalah pelaksanaan kajian dan cadangan penyelesaian.

ü Memastikan kemajuan pelaksanaan kajian berdasarkan jadual pelaksanaan yang telah ditetapkan.

ü Mengenal pasti dan menyediakan templet kajian dan bengkel serta bertindak sebagai ketua fasilitator bengkel dan perbincangan.

ü Penganalisaan dan penyediaan dokumen serahan kajian dan laporan akhir kajian.

ü Penyediaan laporan status kajian dan melaporkan kepada Jawatankuasa Pemandu.

5 Pasukan Kerja ü Kompil semua maklumat yang diperolehi semasa perbincangan dan bengkel

ü Memastikan aktiviti kajian dilaksanakan mengikut jadual pelaksanaan yang telah ditentukan.

ü Mengenal pasti isu dan masalah pelaksanaan kajian dan cadangan penyelesaian.

ü Melaporkan kepada Pengurus Projek / Perunding status kemajuan aktiviti.

ü Menyediakan dokumen serahan kajian mengikut bidang yang telah ditentukan.

ü Membantu dalam penyediaan laporan interim dan penulisan laporan akhir kajian.

Page 21: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

13 Pengurusan dan Pendekatan Projek

6 Pejabat Pengurusan Projek (PMO)

ü Melaksanakan kerja-kerja keurusetiaan. ü Kompil dan menyelaras semua maklumat

dan dokumen yang diperolehi daripada perbincangan, bengkel dan Jawatankuasa kerja.

ü Menganalisa dan menyediakan dokumen serahan kajian dan laporan akhir kajian.

ü Mendokumenkan semua laporan projek. ü Menyelaras dan menyediakan dokumen

serahan interim dan penulisan laporan akhir PSPP.

ü Memantau status pelaksanaan aktiviti pasukan kerja dan projek.

2.2 Jadual Aktiviti Pembangunan PSPP

Aktiviti bagi membangunkan PSPP telah digariskan pelaksanaannya seperti

Rajah 2.4 di bawah.

Perkara / Tahun

2012 2013

Okt - Dis

Jan - Mac

Arp - Jun

Jul - Sept

Okt - Dis

Taklimat Knowledge Management Awareness

Mesyuarat Kick Off PSPP

Bengkel 1 (Persekitaran Semasa)

Mesyuarat Jawatankuasa PSPP Bil.1/2013

Mesyuarat Jawatankuasa PSPP Bil.2/2013

Bengkel 2 (Pelan Tindakan)

Mesyuarat Jawatankuasa PSPP Bil.3/2013

Bengkel 3 (Penulisan)

Penulisan Dokumen PSPP

Mesyuarat Jawatankuasa PSPP Bil.4/2013

Semakan Akhir & Cetakan Dokumen PSPP

Sign Off

Rajah 2.4 : Jadual Aktiviti Pembangunan PSPP

Page 22: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

14 Pengurusan dan Pendekatan Projek

2.3 Metodologi Pembangunan PSPP

Metodologi PSPP Agensi Sektor Awam dibangunkan bertujuan bagi

membantu agensi kerajaan menyedia dan membangunkan PSPP di

organisasi masing-masing. Metodologi ini berupaya mencadangkan kaedah

perancangan dan pelaksanaan inisiatif KM secara menyeluruh di agensi.

Metodologi PSPP Agensi Sektor Awam berdasarkan tiga (3) fasa utama seperti

berikut:

(i) Fasa Pra Pembangunan.

(ii) Fasa Pembangunan.

(iii) Fasa Pasca Pembangunan.

Setiap fasa dalam metodologi ini mengandungi aktiviti-aktiviti yang tersendiri

yang menyokong kepada pembangunan PSPP ini. Metodologi PSPP Agensi

Sektor Awam adalah seperti di Rajah 2.5 seperti berikut:

Rajah 2.5 : Metodologi PSPP Agensi Sektor Awam

A. F

asa

Pra

Pem

bang

unan

6. Semakan Semula

5. Pemantauan

1. Analisis KM

2. Strategi KM

3. Pelan Tindakan KM

4. Dokumen PSPP

Penilaian Keperluan

B. Fasa Pembangunan

C. Fasa Pasca Pembangunan

Page 23: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

15 Pengurusan dan Pendekatan Projek

INPUT PROSES/SUB PROSES TEKNIK/MEKANISME OUTPUT

Kajian Dokumen

Sektor Awam

Kajian Dokumen

Agensi

Penilaian inisiatif semasa

agensi

Penilaian hala tuju agensi

Analisis persekitaran semasa bisnes • Menilai persekitaran

semasa bisnes. • Mengenalpasti jurang dan

peluang strategik organisasi

Analisis persekitaran semasa ICT • Menilai persekitaran

semasa ICT. • Mengenalpasti jurang dan

peluang strategik organisasi dalam ICT

Kajian Dokumen

Soal Selidik

Temubual

Taklimat

Perbincangan Dalaman

Siri bengkel

Stock taking KM di agensi • Inventori

pengetahuan • Inventori proses

kerja yang berkaitan

Dapatan jurang iaitu isu, cabaran dan

harapan

Analisis dalaman (Contoh : SWOT)

Dapatan peluang strategik

2.4 Penerangan Fasa PSPP Agensi Sektor Awam

Penerangan bagi setiap fasa adalah seperti berikut:

i. Fasa Pra Perancangan

Fasa ini meliputi pelbagai aktiviti antaranya seperti berikut:

a. Merangka beberapa program kesedaran berkaitan KM kepada semua

lapisan warga agensi.

b. Menyediakan dokumen permulaan projek yang merupakan dokumen

perancangan kepada penyediaan PSPP.

c. Penyediaan kertas cadangan PSPP yang merupakan punca kuasa

kepada penyediaan PSPP.

ii. Fasa Pembangunan

Fasa ini meliputi pelbagai aktiviti antaranya seperti berikut:

a. Penyediaan analisis KM adalah merupakan penilaian persekitaran

semasa bagi keperluan bisnes dan juga ICT. Ringkasan bagi input,

proses, mekanisma dan output dalam analisis KM adalah seperti di

Rajah 2.6.

Rajah 2.6 : Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Analisis KM

Page 24: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengurusan dan Pendekatan Projek 16

INPUT PROSES/SUB PROSES TEKNIK/MEKANISME OUTPUT

Dapatan analisis KM

Visi dan Misi Agensi

Mengenalpasti visi dan misi KM agensi

Mengenalpasti objektif KM agensi

Perbincangan Dalaman

Visi dan Misi KM agensi

Objektif KM agensi Mesyuarat

Pengurusan Atasan Agensi

b. Penyediaan strategi KM adalah merupakan pembentukan strategi

bagi pembangunan PSPP. Ringkasan bagi input, proses, mekanisma

dan output dalam Strategi KM adalah seperti di Rajah 2.7.

Rajah 2.7 : Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Strategi KM

c. Pembangunan pelan tindakan KM adalah merupakan penyediaan

pelan tindakan dan roadmap yang bersesuaian dalam melaksanakan

inisiatif KM. Ringkasan bagi input, proses, mekanisma dan output

dalam pelan tindakan KM adalah seperti di Rajah 2.8

Page 25: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengurusan dan Pendekatan Projek 17

Rajah 2.8 : Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Pelan

Tindakan KM

d. Penyediaan dokumen lengkap PSPP meliputi semua aktiviti dalam fasa

pembangunan. Beberapa aktiviti perlu dilaksanakan dalam

menyediakan dokumen PSPP agensi ini antaranya:

i. Penyediaan table of content.

ii. Kelulusan table of content.

iii. Penyediaan draf laporan.

iv. Kelulusan draf laporan.

v. Cetakan laporan akhir.

iii. Fasa Pasca Pembangunan

Fasa ini meliputi pelbagai aktiviti antaranya seperti berikut:

a. Pemantauan: Pemantauan merupakan aktiviti bagi memastikan

pembangunan PSPP di agensi berjalan dengan lancar dan

mengikut perancangan yang telah dipersetujui.

Page 26: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengurusan dan Pendekatan Projek 18

b. Semakan Semula: Semakan semula merupakan aktiviti bagi

menyemak semula cadangan yang dipersetujui dalam pelan

tindakan dan juga strategi pelaksanaan. Semakan semula

dilaksanakan bagi memastikan cadangan tersebut relevan untuk

dilaksanakan seperti yang dirancang atau memerlukan

perancangan baru.

2.5 Rangka kerja Kajian Pembangunan PSPP

Berikut adalah rajah rangka kerja kajian pembangunan PSPP

Rajah 2.9 : Rangka kerja PSPP di APMM

Page 27: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pengurusan dan Pendekatan Projek 19

2.6 Rumusan

Secara keseluruhannya, bab 2 menerangkan tentang metodologi dan

kaedah pengurusan projek PSPP seperti tadbir urus pengurusan projek

serta peranan dan tanggungjawabnya. Manakala bab 3 pula akan

menerangkan hasil kajian dan analisis persekitaran semasa di APMM

dalam konteks KM.

Page 28: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 20

AMALAN KM SEMASA

3.1 Pendahuluan

Bagi mendapatkan gambaran semasa terhadap pemahaman dan

amalan KM di APMM, satu kajian telah dibuat menggunakan kaedah

borang soal selidik dan juga bengkel. Kajian ini tertumpu kepada empat

aspek utama iaitu kepimpinan, modal insan, proses kerja dan teknologi.

Dari sudut kepimpinan, aspek pengalaman dapat dilihat melalui tempoh

perkhidmatan di dalam kerajaan dan juga usia, manakala dari aspek

modal insan, kefahaman dan kesediaan warga APMM terhadap KM

telah dinilai. Dapatan data dari HRMIS digunakan untuk membantu bagi

mendapatkan gambaran ini.

Aspek proses kerja dan teknologi pula, lebih tertumpu kepada carian

jurang dalam beberapa perkara seperti pengurusan dokumen,

pengurusan ilmu tasit/eksplisit dan pengurusan ICT.

Istilah pengetahuan tasit juga dikenali sebagai informal knowledge,

know-how dan soft knowledge. Pengetahuan tasit merupakan

pengetahuan yang terdapat dalam “kepala” atau otak (Boone 2001).

Pengetahuan tasit berdasarkan pengalaman peribadi, peraturan

mengikut kebiasaan, gerak hati dan penilaian. Polanyi (1966)

menyatakan bahawa “pengetahuan kita lebih banyak daripada yang

sanggup kita ceritakan”. Pengetahuan ini masih bersifat abstrak dan

informal. Pengetahuan tasit sukar digambarkan dengan kata-kata,

ditunjukkan atau untuk berkomunikasi dengan orang lain. Ianya sering

diindividukan dan amat khusus dalam bidang tertentu (Lubit 2001).

3

Page 29: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 21

Pengetahuan tasit tersirat dalam banyak fenomena. Hanya sebahagian

kecil yang direkod dalam bentuk bertulis manakala kebanyakannya

adalah tidak formal dan tidak didokumenkan (Low et. al 2000). Di dalam

spiral pengetahuan, pengetahuan tasit harus diubah menjadi

pengetahuan eksplisit. Seterusnya, diubah lagi menjadi pengetahuan

tasit yang baru supaya pengetahuan itu boleh berkembang. Dalam

konteks kajian ini, pengetahuan tasit merujuk kepada pengalaman dan

kemahiran (know-how) berkaitan kerja seseorang individu untuk dikongsi

dengan pekerja lain sama ada secara bersemuka ataupun melalui

penggunaan teknologi contohnya aplikasi sistem pengurusan

pengetahuan.

Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang tersusun dan sistematik

(Polanyi 1966). Pengetahuan eksplisit ialah pengetahuan yang telah

dikodkan dan mudah diperolehi. Pengetahuan jenis ini terdapat dalam

formula, buku dan dokumen, artikel, surat atau dalam bentuk dokumen

elektronik seperti email, artikel maya, weblog dan percakapan virtual

(chatting) (Boone 2001). Pengetahuan eksplisit mudah untuk disebar dan

dikongsi. Pengetahuan eksplisit akan disimpan menggunakan kaedah

mekanikal ataupun teknologi dan tersedia kepada semua kakitangan

sepanjang masa.

Menurut kamus Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP 2010), eksplisit

bermaksud “dinyatakan dengan tepat dan jelas, tanpa kias (tersurat)”.

Pengetahuan eksplisit merupakan jenis pengetahuan yang secara sedar

digunakan oleh kita setiap hari dan dikongsi dalam bentuk data,

maklumat, rumus ilmiah, buku pedoman, dan sebagainya. Dalam konteks

kajian ini, pengetahuan eksplisit merujuk kepada semua dokumen

organisasi sama ada yang disimpan dalam bentuk dokumentasi atau

dalam bentuk elektronik, dan boleh dicapai serta dikongsi dengan

pekerja lain secara manual ataupun melalui penggunaan aplikasi.

Seseorang yang memiliki pengetahuan tasit biasanya tidak menyedari

bahawa dia sebenarnya memilikinya dan juga bagaimana pengetahuan

Page 30: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 22

itu boleh memanfaatkan orang lain. Untuk mendapatkannya, memang

memerlukan pembelajaran dan praktikal.

Pengurusan kedua-dua pengetahuan yang tersusun sempurna

akan menyokong dan membantu pembangunan pemindahan

serta penciptaan pengetahuan baru.

3.2 Kepimpinan Dan Warga Kerja

Sebelum membuat pelan tindakan bagi merealisasikan hala tuju KM

APMM, kajian dibuat bagi melihat keadaan semasa organisasi dari sudut

modal insan (warga kerja/ kepimpinan), proses dan teknologi. Dari segi

modal insan, aspek penting adalah pengalaman dan kemahiran mereka

dalam menyelesaikan tugasan. Data dari sistem HRMIS seperti Jadual 3.1

dan Rajah 3.1, menunjukkan julat usia warga APMM. Usia ini dapat

dikaitkan dengan pengalaman hidup dan kerja seseorang. Ini penting

bagi mengenal pasti secara keseluruhan jurang pengalaman dalam

organisasi. Pendefinisian pengalaman luas bagi mereka yang berusia 41

tahun ke atas, APMM mempunyai 4.81% (149 orang) yang berusia 51-58

tahun dan 13.37% (414 orang) mereka yang berusia 41-50 tahun.

Manakala warga kerja APMM yang mempunyai pengalaman sederhana

adalah 81.82% (2534 orang) iaitu mereka berusia antara 21 hingga 40

tahun.

Jadual 3.1: Julat umur warga APMM

Umur Kuantiti Peratus 51-58 Tahun 149 4.81% 41-50 Tahun 414 13.37% 31-40 Tahun 1,060 34.23% 21-30 Tahun 1,474 47.59%

Jumlah 3,097 100.00% *Sumber: Sistem HRMIS Jan 2013

Seramai 149 orang (4.81%) warga APMM yang berpengalaman luas akan

meninggalkan organisasi dalam masa 1 – 10 tahun. Oleh itu pelan

Page 31: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 23

tindakan perlu dirangka bagi mengurangkan jurang pengetahuan

antara dua kategori ini, agar APMM dapat mengekalkan pengetahuan

berguna dalam organisasi.

Rajah 3.1 : Julat Umur Warga APMM

Rajah 3.2 dan Jadual 3.2 menunjukkan tempoh perkhidmatan warga

kerja APMM. Mereka yang mempunyai tempoh perkhidmatan 10 tahun

ke bawah, adalah kumpulan yang paling besar iaitu 95.97% (2978 orang).

Satu pelan perlu dirangka bagi mengurangkan jurang pengetahuan

antara mereka yang mempunyai pengalaman luas 4.03% (125 orang)

kepada warga kerja yang masih baru dalam perkhidmatan.

Jadual 3.2 : Tempoh perkhidmatan di kerajaan

Tempoh perkhidmatan

Kuantiti Peratus

1-10 Tahun 2,978 95.97% 11-20 Tahun 45 1.45% 21-30 Tahun 32 1.03% 31-40 Tahun 48 1.55%

Jumlah 3,103 100.00%

Page 32: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 24

Rajah 3.2 : Tempoh perkhidmatan di kerajaan

3.3 Tahap Kefahaman Warga Kerja APMM Terhadap Konsep KM

Kefahaman terhadap konsep KM dilihat dari sudut proses KM itu sendiri

iaitu penciptaan, perkongsian dan penyimpanan pengetahuan. Soalan

dari borang soalselidik yang berkaitan dengan tiga proses ini telah

digunakan bagi melihat tahap kefahaman warga kerja APMM.

Seramai 502 orang (91%) responden setuju berkaitan kemahiran

tambahan perlu bagi menjadikan mereka sebagai lebih

berpengetahuan. Mereka faham akan kepentingan pengetahuan

dalam membantu meningkatkan kemahiran. Pembelajaran berterusan

dapat membantu mencapai objektif ini. 10 orang (2%) responden yang

tidak bersetuju mungkin telah mempunyai pengetahuan mencukupi bagi

menjalankan tugasan harian.

Soalan berkaitan kesediaan warga kerja APMM untuk berkongsi

pengetahuan dikalangan rakan sejawat, 383 orang (69%) bersedia dan

bersikap positif untuk berkongsi. Program pembudayaan dan perkongsian

pengetahuan yang bakal diadakan kelak akan berjaya dilaksanakan

sekiranya sikap ini dapat diteruskan. Kesediaan dalam perkongsian

pengetahuan juga dapat dilihat hasil dari soalan samada perkongsian

Page 33: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 25

tersebut telah menjadi amalan. 360 orang responden (65%) bersetuju

mengenai kenyataan ini.

Proses pengurusan pengetahuan seterusnya adalah berkaitan simpanan

pengetahuan. Ini penting bagi memastikan pengekalan pengetahuan

dalam APMM dan kebolehcapaiannya pada masa tertentu. Soalan

samada wujud di cawangan mekanisme/kaedah bagi mengumpulkan

pengetahuan warga kerja yang akan bersara, sebanyak 222 orang (40%)

yang bersetuju. Ini adalah satu peluang, untuk menambahbaik kaedah

penyimpanan pengetahuan supaya APMM dapat memanfaatkan dan

mengekalkan pengetahuan kritikal untuk tujuan kesinambungan

organisasi.

3.4 Persepsi Kakitangan APMM Terhadap Projek KM Di APMM

3.4.1 Tahap penerimaan Kakitangan Terhadap Projek KM

Secara umumnya, lebih daripada separuh kakitangan

memberikan persepsi yang positif kepada pelaksanaan projek KM

di APMM. Seramai 502 responden (91%) bersetuju bahawa

pengetahuan dan kemahiran tambahan adalah perlu untuk

membolehkan mereka menjadi pekerja yang berpengetahuan di

tahap tinggi.

Warga APMM juga bersedia untuk berkongsi pengetahuan di

kalangan rakan sejawat atau cawangan/unit lain. Seramai 383

orang responden iaitu 69% bersetuju untuk berkongsi

pengetahuan. Ini menunjukkan mereka telah pun melaksanakan

KM secara tidak langsung. Peratusan ini diperkukuhkan lagi

dengan keperluan capaian maklumat daripada cawangan/unit

lain dalam melaksanakan tugas harian. Seramai 482 iaitu 88%

bersetuju bahawa mereka bergantung kepada maklumat dari

cawangan/unit lain untuk melaksanakan tugas harian.

Page 34: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 26

Hasil daripada kaji selidik mendapati seramai 360 orang iaitu 65%

bersetuju bahawa perkongsian pengetahuan dan informasi

sesama rakan sekerja merupakan amalan di APMM. Manakala

seramai 393 orang responden iaitu 71% berpendapat perkongsian

pengetahuan di kalangan rakan sejawat juga menjadi budaya

kerja di cawangan dan unit masing-masing.

3.4.2 Tahap Persediaan Kakitangan Terhadap Projek KM

Sebelum program kesedaran KM dilaksanakan, kebanyakan

warga kerja APMM tidak memahami apa itu konsep KM. Namun

begitu hasil daripada kaji selidik mendapati bahawa amalan KM

telah sedikit sebanyak dilaksanakan di APMM. Seramai 383 iaitu

69% bersedia untuk berkongsi pengetahuan di kalangan rakan

sejawat atau cawangan/unit.

Seramai 313 orang iaitu 57% menyatakan bahawa prosedur yang

standard telah diwujudkan dalam pengurusan pengetahuan bagi

membantu pihak pengurusan dalam proses membuat keputusan

yang tepat. APMM telah mewujudkan KPI sebagai penunjuk

sasaran untuk mencapai visi, misi dan objektif yang ditetapkan.

APMM juga sentiasa bersedia dalam penilaian SSR (System Star

Rating) yang dilaksanakan oleh MAMPU.

Dari segi penggunaan teknologi maklumat, seramai 328 orang iaitu

60% bersetuju bahawa kemudahan perkhidmatan laman sosial

seperti facebook dan twitter di APMM merupakan medium

berkesan bagi tujuan perkongsian maklumat. Hasil daripada kaji

selidik, seramai 321 orang iaitu 59% warga APMM kerap

mendapatkan maklumat secara elektronik dalam membantu

mereka untuk menjalankan tugas dengan mudah, cepat dan

berkesan.

Page 35: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 27

Walaubagaimanapun, hanya 247 orang iaitu 45% yang

mengamalkan perkongsian maklumat di dalam unit/cawangan

mereka. Program inovasi secara berkumpulan contohnya KIK dan

KMK merupakan salah satu wacana dalam perkongsian

maklumat. Namun begitu, berdasarkan kaji selidik, hanya 208

orang iaitu 37% responden yang menyatakan bahawa

unit/cawangan mereka mempunyai program inovasi.

Seramai 396 orang iaitu 72% responden bersetuju bahawa pihak

pengurusan sentiasa menggalakkan warga APMM bekerja secara

berpasukan dalam melaksanakan tugasan. Tambahan pula, pihak

pengurusan APMM memang menggalakkan warga kerjanya

sentiasa berkongsi pengetahuan bagi mempertingkatkan

kemahiran dan seterusnya mencapai kecemerlangan dalam

penyampaian perkhidmatan agensi.

Secara kesimpulannya, warga APMM sudah bersedia untuk

melaksanakan projek KM. Seramai 393 orang iaitu 71% responden

menyatakan kemahiran dan keupayaan mereka digunakan

sepenuhnya dalam tugasan sekarang. Sekiranya pengetahuan

yang ada diuruskan secara baik, maka ianya mampu

menyumbang ke arah kualiti mutu kerja yang cemerlang.

3.5 Jurang Dan Keperluan Pengurusan Proses Kerja

Proses penciptaan, penyimpanan, perkongsian dan penggunaan

pengetahuan yang menjadi teras dalam pengurusan pengetahuan

sudah diamalkan oleh APMM dalam beberapa proses kerja harian.

Contohnya adalah seperti berikut:

• Pengurusan Fail Meja merupakan proses penciptaan ilmu

pengetahuan;

Page 36: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 28

• Mendokumen proses kerja merupakan proses penyimpanan ilmu

pengetahuan;

• Perkongsian akses kepada dokumen seperti borang, tatacara,

garis panduan dan Pekeliling Perkhidmatan di dalam Sistem e-

maritim merupakan proses perkongsian ilmu;

• Arahan untuk menjalankan tugas seperti arahan penugasan dan

arahan operasi memerlukan warga kerja APMM pengumpulan

dan perkongsian maklumat dan pengetahuan.

• Melaksanakan proses kerja dalam operasi harian di APMM

mengikut proses dan piawaian yang ditetapkan dan pemantauan

daripada badan yang diiktiraf merupakan proses penggunaan

ilmu pengetahuan.

Templat proses kerja telah diedarkan kepada wakil cawangan di

Bahagian Operasi, dan proses pengurusan pengetahuan dapat

dilihat telah menjadi amalan oleh Bahagian ini. Tujuan persampelan

dibuat di Bahagian Operasi adalah ianya merupakan teras

perkhidmatan APMM.

Salah satu proses kerja rutin yang dijalankan ialah aktiviti

pemantauan/penguatkuasaan bagi tujuan pengurangan aktiviti

pelanggaran undang-undang maritim seperti rompakan, perlanunan

dan rampasan di laut. Contoh perkongsian pengetahuan yang telah

dikenalpasti ialah perkongsian maklumat penugasan dan maklumat

penguatkuasaan. Penciptaan pengetahuan baru boleh timbul jika

maklumat sedia ada ini dikongsi, dibincang dan disimpan.

Dari sudut penyimpanan pengetahuan, kebanyakan maklumat serta

pengetahuan tersimpan dalam sistem maklumat APMM seperti Vessel

Tracking Management System (VTMS) dan Sistem Siasatan dan

Pendakwaan (SSP). Maklumat seperti pentadbiran, logistik,

tangkapan, pencerobohan, kerosakan, siasatan dan arahan telahpun

disimpan. Ini dapat dijadikan input bagi merancang dan mengelola

operasi maritim pada masa hadapan. Maklumat tambahan seperti

Page 37: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 29

statistik, Standard Operating Procedure (SOP), arahan, manual, minit

mesyuarat berkaitan operasi maritim juga membantu ke arah

mencapai Key Performance Index (KPI) agensi.

Penciptaan pengetahuan baru bukan sahaja boleh didapati dengan

menjalankan aktiviti seperti kempen kesedaran dan kerjasama dalam

operasi maritim tetapi boleh juga diperolehi melalui penggunaan

sistem maklumat.

3.6 Jurang Dan Keperluan Pengurusan Ilmu Eksplisit

Tugasan rasmi harian di APMM terutama yang melibatkan operasi maritim

adalah berpandukan kepada rujukan, garis panduan serta arahan Ketua

Pengarah APMM. Berikut adalah SOP dan garis panduan seperti di Jadual

3.3.

Jadual 3.3: Prosedur, Garis Panduan, Borang yang didokumenkan

Cawangan/Unit Prosedur/Polisi/Garis Panduan

C3I A. Maritime Sailing Signal (MARSAIL) B. ROP

Carilamat dan Bantuan

A. MARSAIL B. ROP C. SOP MRCC Putrajaya D. Fail Meja Petugas MRCC E. Sistem Particular Of Sheet Station @ MMSI Sheet F. Manual International Aeronautical Maritime Search

And Rescue VOL. I, II, III G. Manual International Aeronautical Maritime Search

And Rescue Vol IV H. Arahan 20 Majlis Keselamatan Negara. I. Perintah Tetap KP Bab B (Operasi). J. Pelan Kontingensi Kebangsaan Kawalan Tumpahan

Minyak K. Ordinan Perkapalan Saudagar 1952. L. Laporan Polis M. Peraturan media APMM

Penguatkuasaan dan Eksesais

A. Perintah Operasi Zuhal B. Pelan Kontigensi Planet C. Perintah-perintah Operasi Bersama D. Direktif BOKARKAMBLA 2011

Page 38: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 30

E. Perintah Tetap Ketua Pengarah Siasatan dan Jenayah Maritim

A. MM(DS)100 Diari Siasatan, B. MM(DS)101A Kertas Siasatan, C. MM(DS)101B Kertas Siasatan kes kematian mengejut, D. MM(DS)102 Kertas Aduan, E. MM(DS)103 Buku daftar report, F. MM(DS)104 Borang rakaman percakapan, G. MM(DS)105A Maklumat awal kes, H. MM(DS)105B Maklumat akhir kes, I. MM(DS)106 Borang bongkar dan sita, J. MM(DS)107A Borang cap jari untuk rekod jenayah, K. MM(DS)107B Borang cap jari untuk perbandingan, L. MM(DS)108 Buku daftar eksibit, M. MM(DS)109A Borang akuan serah terima (AO/IO), N. MM(DS)109B Borang akuan serah terima (dengan

individu luar), O. MM(DS)111 Perlantikan Pegawai Penyiasat, P. MM(DS)112 Borang memeriksa dan geledah, Q. MM(DS)113 Borang menahan dan mengambil OKT

dari lokap, R. MM(DS)117A Surat pendaftaran dan pembeli lelong

(perikanan), S. MM(DS)117B Borang akuan jualan lelong (perikanan), T. MM(DS)119 Borang hak-hak orang yang ditangkap, U. MM(DS)120 Borang kawat cam, V. MM(DS)121 Borang permintaan pemeriksaan mayat, W. MM(DS)123 Permohonan kepada JUPEM, X. MM(DS)124 Permohonan ke Jabatan Kimia, Borang-

borang berkaitan kes ATIPSOM. Operasi Udara A. Perintah Tetap KP;

B. SOP pesawat; Laporan misi C. Borang SAR Brief dan borang SAR Debrief D. Laporan Status kebaikan pesawat; E. Rekod senggaraan pesawat F. Dokumen GSR G. Jadual kerja senggaraan dan pembaikan

3.7 Jurang Dan Keperluan Ilmu Tasit

Polanyi (1966) menyatakan bahawa “pengetahuan kita lebih banyak

daripada yang sanggup kita ceritakan”. Pengetahuan tasit adalah

berdasarkan pengalaman peribadi, peraturan mengikut kebiasaan,

gerak hati dan penilaian. Pengetahuan ini juga bersifat abstrak, informal,

sukar digambarkan dengan kata-kata, ditunjukkan atau untuk

berkomunikasi dengan orang lain. Ianya sering diindividukan dan amat

Page 39: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 31

khusus dalam bidang tertentu (Lubit 2001). Terdapat tanggapan bahawa

pengetahuan tasit merupakan hak milik individu yang tidak perlu

dikongsikan. Ini menyukarkan lagi ilmu tersebut diterjemah dan

dipindahkan kepada individu lain.

Secara umumnya, kebanyakan kemahiran dan pengalaman warga kerja

APMM telah pun wujud dan dikongsi bersama, semasa taklimat,

mesyuarat, forum, bengkel dan perbincangan.

Walaubagaimanapun, tidak ada aktiviti pembudayaan pengetahuan

tasit secara sistematik. Maksud sistematik di sini ialah platform khusus bagi

mempelajari sesuatu jurusan pengetahuan secara berterusan, kumpulan

yang memberi sokongan sosial dalam sesuatu bidang dan metod

penyimpanan/rujukan pengetahuan.

APMM mempunyai perancangan dan sedang memperkasakan Akademi

Maritim Sultan Ahmad Shah (AMSAS) bagi menjadi Center of Excellence

(CoE) dalam pendidikan dan latihan dalam bidang penguatkuasaan

maritim. Antara bidang pengkhususan yang telah dikenalpasti adalah

seperti perundangan, carilamat dan bantuan bencana, persenjataan,

komunikasi, navigasi, kejuruteraan, kelautan dan perisikan. Strategi ini

dijangka dapat m eningkat pengetahuan tasit warga kerja APMM melalui

program pembangunan kemahiran dan kepakaran dalam bidang

maritim.

3.8 Jurang Dan Keperluan Pengurusan ICT

Collison dan Parcell (2002) dan Davenport dan Prusak (2000) menyatakan

jurang teknologi dalam KM adalah merujuk kepada hubungan dan

keperluan terhadap kemudahan infrastruktur ICT dalam menyediakan

platform untuk perkongsian pengetahuan. Sistem e-Maritim merupakan

sistem yang telah dibangunkan oleh Cawangan ICT sebagai platform

perkongsian berita dan buletin di kalangan warga APMM. Namun begitu,

Page 40: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 32

sistem ini belum lagi meluas ke tahap perkongsian pengetahuan untuk

proses kerja APMM.

Blake (2004) dan Blanch (2004) pula berpendapat bahawa pengetahuan

tasit dapat dizahirkan dan dikongsi melalui Communities of Practice

(CoP) dan Gedung Pengetahuan. Setakat hari ini, APMM belum

mempunyai kumpulan CoP untuk menyimpan pengetahuan-

pengetahuan yang diperolehi samada melalui pembelajaran,

pembacaan mahupun pengalaman.

Collision dan Parcell (2002) dan Davenport dan Prusak (2000)

menyatakan jurang teknologi dalam KM adalah merujuk kepada

bagaimana individu boleh berhubung, contohnya Knowledge Maps dan

’Yellow Pages’ yang mengandungi direktori kemahiran dan kepakaran

individu. Di APMM, konsep yang hampir sama dengan ’Yellow Pages’

adalah sistem e-Latihan. Sistem ini hanya berfungsi merekodkan latihan

dan kursus yang telah dihadiri oleh warga APMM. Walaubagaimanapun,

sistem ini akan ditambahbaik pada masa akan datang untuk merekod

trek kepakaran setiap warga APMM.

Berdasarkan Skyrme (1999) dan Knight dan Howe (2003) menyatakan

medium kolaborasi seperti groupware dan Video Conferencing

merupakan salah satu alat dan teknik KM. APMM telah mempraktikkan

penggunaan groupware menerusi perisian Lotus Notes.

Walaubagaimanapun, penggunaannya masih belum meluas ke arah

KM. Video Conferencing digunakan di APMM secara terhad hanya untuk

mesyuarat khas seperti mesyuarat Ketua Pengarah bersama Ketua

Penguat kuasa Wilayah dan akan dikembangkan kepada aktiviti-aktiviti

perkongsian pengetahuan contohnya kursus, latihan, mentoring dan

coaching.

Page 41: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Amalan KM Semasa 33

3.9 Rumusan

Secara keseluruhan, bab 3 menerangkan berkenaan kajian semasa

amalan KM di APMM. Kupasan dalam bab ini adalah merujuk kepada

hasil soal selidik yang telah dijalankan pada tahun 2012. Bab 4 pula

menerangkan Pelan Strategik KM di APMM yang mengandungi visi, misi

dan objektif KM di APMM serta teras strategik dalam pelaksanaan KM di

APMM.

Page 42: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 34

PELAN STRATEGIK KM

4.1 Rangka Kerja Pelan Strategik KM

Dalam merangka Pelan Strategik KM ini, aktiviti kerja berikut telah

dilaksanakan:

• Menetapkan misi, visi dan nilai utama;

• Menganalisa persekitaran amalan KM;

• Menggubal matlamat jangka panjang;

• Menjana strategi alternatif;

• Menilai dan memilih strategi dan inisiatifnya;

• Merangka program KM; dan

• Merangka strategi pelaksanaan inisiatif KM.

4.2 Pernyataan Visi

Pernyataan Visi APMM terhadap pelaksanaan KM adalah seperti berikut:

Pernyataan visi merupakan gambaran hala tuju yang hendak dicapai oleh

APMM pada masa depan seperti yang diinginkan oleh pihak pengurusan

Atasan.

Pernyataan visi ini menerangkan hala tuju APMM dalam melaksanakan

inisiatif KM untuk tempoh tiga (3) tahun (2014 – 2016). Visi APMM berkaitan

dengan KM adalah sejajar dengan cita-cita warga APMM pada masa ini

4

“Peneraju Transformasi Perkhidmatan APMM Berteraskan Pembudayaan Pengurusan Pengetahuan Secara Holistik”

Page 43: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 35

supaya kecemerlangan APMM sebagai Agensi Penguatkuasaan Maritim

yang tunggal bertaraf dunia di masa depan akan berteraskan kepada KM.

Pernyataan ini bermaksud, APMM sentiasa mengamalkan budaya mencipta,

menyimpan, berkongsi dan menggunakan pengetahuan dalam semua

aktiviti bisnes teras, pengurusan, pengajaran, pembelajaran, promosi dan

aktiviti-aktiviti sokongan yang lain.

Melalui latihan dan pendedahan yang berterusan dalam bidang KM, visi ini

akan menjadi satu realiti dan akan melonjakkan kredibiliti APMM di kalangan

sektor awam di Malaysia sebagai organisasi pelopor kepada perkhidmatan

berteraskan KM.

Bagi menilai pencapaian terhadap visi ini, enam (6) pengukur prestasi

digunakan seperti ditunjukkan dalam rajah 4.1:

Rajah 4.1: Pengukur Prestasi Pencapaian Visi

Page 44: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 36

i. Dihormati Dalam dan Luar Negara

Pengukur: Antara aras ukuran yang boleh digunakan adalah seperti

berikut:

a. menerima tetamu dari organisasi awam dan swasta untuk

membuat benchmarking amalan terbaik KM,

b. menjadi pakar rujuk proses pembudayaan KM,

c. menerima jemputan membentangkan kertas kerja mengenai proses

pembudayaan KM atau menghadiri seminar antarabangsa,

mendapat anugerah, dan

d. Mendapat pengiktirafan daripada organisasi antarabangsa dalam

bidang berkaitan KM.

ii. Memiliki Kakitangan Berpengetahuan

Pengukur: Jumlah muatnaik dan capaian sumber pengetahuan, bilangan

langganan terhadap bahan-bahan ilmu, bilangan latihan dan kursus

yang dihadiri dan kekerapan kakitangan dirujuk oleh orang lain bagi

kemahiran kerja yang dimiliki.

iii. Menyediakan Perkhidmatan Berkualiti

Pengukur: Kekerapan capaian maklumat APMM oleh pelanggan,

Bilangan pegawai yang mengakses sistem, kecepatan sumber

pengetahuan dapat dicapai dan ketepatan sumber pengetahuan yang

diperolehi.

iv. Mempunyai Taksonomi Korporat Yang Berkesan Untuk Perkongsian

Pengetahuan

Pengukur: Jumlah muatturun, muatnaik sumber dan kekerapan capaian

sumber pengetahuan oleh kakitangan.

v. Mempunyai Infrastruktur, Sistem Dan Proses KM Yang Berkesan

Pengukur: Perkakasan dan peralatan yang terkini, sistem aplikasi

bersepadu berasaskan repositori pengurusan pengetahuan dan

mempunyai aliran proses kerja yang diautomasikan dan

didokumentasikan.

Page 45: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 37

vi. Mempunyai Community of Practice (CoP) Yang Berkesan

Pengukur: Bilangan CoP yang dibentuk, bilangan pertemuan, bilangan

dokumen yang dihasilkan dan bilangan keputusan yang dilaksanakan.

4.3 Pernyataan Misi

Pernyataan Misi APMM terhadap pelaksanaan KM adalah seperti berikut:

APMM menetapkan misi untuk membangunkan persekitaran yang kondusif

bagi menyokong proses pembudayaan KM secara berterusan, Sejajar

dengan fungsi APMM sebagai agensi penguatkuasaan maritim yang

memberikan perkhidmatan penguatkuasaan serta carilamat dan bantuan

bencana, pembudayaan KM akan memberi sumbangan yang relevan

kepada kecemerlangan agensi.

Persekitaran yang kondusif akan membantu pimpinan APMM memacu

kejayaan inisiatif KM dengan menentukan hala tuju KM yang jelas, struktur

pengurusan KM yang berkesan, mendapatkan sumber kewangan yang

mencukupi dan memberi sokongan serta galakan yang berterusan terhadap

semua inisiatif KM.

Persekitaran yang kondusif juga memberi keyakinan dan semangat yang

diperlukan oleh kakitangan APMM untuk bersama-sama berkongsi

pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki dan menggunakan pengetahuan

tersebut untuk memangkin penciptaan pengetahuan baru. Hasilnya,

persekitaran ini akan meningkatkan kualiti modal insan APMM itu sendiri.

Modal insan yang berpengetahuan akan meningkatkan kualiti perkhidmatan

APMM secara keseluruhan.

“Membudayakan amalan pengurusan pengetahuan yang efektif dan berterusan bagi memperkasakan penyampaian Perkhidmatan

APMM”

Page 46: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 38

Pimpinan berwibawa dan kakitangan berpengetahuan akan melicinkan

operasi harian melalui proses kerja yang efisien dan sentiasa ditambah baik.

Kemudahan infrastruktur ICT yang menggunakan teknologi terkini serta

automasi proses kerja kepada sistem aplikasi yang bersepadu akan

memudahkan perkongsian sumber pengetahuan merentasi kakitangan yang

berkhidmat di Ibu Pejabat, Pejabat Wilayah Maritim, Pejabat Daerah Maritim

dan Pejabat Pangkalan Maritim dalam organisasi APMM.

4.4 Kerangka Kerja KM APMM

Dapatan dari proses pengumpulan maklumat telah dianalisa dan

digabungkan bagi menjana strategi dalam pembangunan PSPP. Seperti

Kerangka KM pada Rajah 4.2, teras strategi dibangunkan untuk setiap

elemen KM iaitu kepimpinan, modal insan, proses dan teknologi.

Rajah 4.2 : Kerangka Kerja KM APMM

i. Kepimpinan

Kejayaan Inisiatif KM bergantung penuh kepada ciri-ciri kepimpinan

transformasi. Kepimpinan transformasi akan meningkatkan keberkesanan

Page 47: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 39

pada semua peringkat organisasi dari pengurusan atasan kepada

peringkat yang lebih kecil seperti bahagian/cawangan. Sokongan

berterusan kepimpinan organisasi adalah asas penting dalam

mempelopori inisiatif KM dan menentukan hala tuju serta memacu

kepada kejayaan pelaksanaan projek-projek KM.

Peranan kepimpinan di peringkat bahagian/cawangan perlu

dipertingkatkan sehingga mereka menjadi champion kepada aktiviti-

aktiviti KM di bahagian/cawangan masing-masing seperti menggalak,

memantau dan menguatkuasakan proses penciptaan, penyimpanan,

perkongsian dan penggunaan pengetahuan.

ii. Modal Insan

Meningkatkan kemampuan modal insan dari aspek pengetahuan dan

kemahiran secara berterusan sehingga APMM melahirkan kakitangan

berpengetahuan (Knowledge Worker) dan menjadi pakar dalam bidang

masing-masing. Antara kualiti yang perlu ada pada kakitangan

berpengetahuan ialah menggunakan pengetahuan sedia ada dalam

melaksanakan kerja harian, mampu mencipta pengetahuan baru,

sentiasa bersedia untuk berkongsi maklumat dan pengetahuan dengan

orang lain, dan memastikan pengetahuan di terjemahkan dalam bentuk

yang sistematik untuk membolehkan akses pada masa akan datang.

Latihan berterusan perlu dirancang dan dilaksanakan untuk

meningkatkan kualiti pengetahuan. Pengukuran berterusan juga perlu

dibuat untuk memantau tahap kemahiran warga APMM dan impak

perkhidmatan yang diberi kepada keseluruhan pelanggan.

iii. Proses

Mewujudkan proses KM secara holistik yang merangkumi penciptaan,

penyimpanan, perkongsian dan penggunaan pengetahuan di kalangan

kakitangan dan pihak berkepentingan. Semua proses ini akan disokong

oleh struktur organisasi KM yang strategik dan mantap.

Page 48: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 40

Bagi memantapkan proses KM, semua proses aliran pengetahuan di

APMM perlu didokumenkan secara sistematik sehingga dokumen tersebut

menjadi rujukan kepada semua kakitangan yang menjalankan kerja

harian mereka. Pemantauan, penguatkuasaan dan pengukuran perlu

dilaksanakan secara berterusan oleh Jawatankuasa KM.

iv. Teknologi

Mengoptimakan penggunaan teknologi dalam menyokong proses

pengurusan pengetahuan dengan meningkatkan kemudahan

infrastruktur ICT, sistem aplikasi dan peralatan teknologi terkini seperti

sidang video dan aplikasi mobile.

4.5 Teras Strategik

Bagi melaksanakan KM, empat (4) teras strategik telah dicadangkan untuk

dilaksanakan sebagai asas pembangunan pelan strategik KM di APMM.

Teras-teras tersebut adalah seperti rajah 4.3.

Rajah 4.3: Teras Strategik KM APMM

Page 49: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 41

(i) Teras Strategik 1 : Pemantapan Tadbir Urus KM

Dalam setiap organisasi, struktur tadbir urus menjadi salah satu elemen

penting dalam memastikan urusan pentadbiran berjalan lancar.

Dalam teras strategik ini terdapat satu strategi yang dilaksanakan

iaitu:-

• (TS1-S1) Mewujud dan Melaksanakan Struktur Tadbir Urus

KM APMM. Rujuk Jadual 4.1.

(ii) Teras Strategik 2 : Pembangunan dan Pemantapan Program

Pengurusan Perubahan Amalan KM

Teras kedua yang perlu dititik beratkan adalah dari segi modal insan

iaitu pembangunan dan pemantapan program pengurusan

perubahan amalan KM. Program pengurusan perubahan perlu di

laksanakan bagi memberi pendedahan kepada semua warga APMM

tentang amalan dan pembudayaan KM. Dalam teras strategik ini

terdapat tiga strategi yang dilaksanakan iaitu:-

• (TS2-S1) Mempertingkatkan kefahaman dan pembudayaan

KM di kalangan warga APMM. Rujuk Jadual 4.2

• (TS2-S2) Melaksana Program Insentif dan Ganjaran. Rujuk

Jadual 4.3

• (TS2-S3) Mengadakan program kolaborasi intra-agensi dan

inter-agensi. Rujuk Jadual 4.4

(iii) Teras Strategik 3 : Pemantapan Dasar dan Prosedur KM

Teras ketiga yang perlu dilaksanakan adalah dari segi proses iaitu

pemantapan dasar dan prosedur KM. Setelah tadbir urus KM dan

pengurusan perubahan dilaksanakan dan dimantapkan, barulah

dasar dan prosedur KM boleh dibangunkan. Dasar dan prosedur amat

penting sebagai panduan kepada ahli jawatankuasa untuk

melaksanakan program KM di APMM. Dalam teras strategik ini

terdapat satu strategi yang dilaksanakan iaitu:-

• (TS3-S1) Menggubal dan membangunkan dasar, polisi dan

SOP KM APMM. Rujuk Jadual 4.5.

Page 50: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 42

(iv) Teras Strategik 4 : Pemantapan Penggunaan Teknologi dan

Pengurusan Maklumat

Teras strategik terakhir adalah dari segi teknologi. Penggunaan

teknologi dan pengurusan maklumat perlu dimantapkan untuk

menyokong KM di APMM. Dalam teras strategik ini terdapat dua

strategi yang dilaksanakan iaitu:-

• (TS4-S1) Melengkapkan APMM dengan infrastruktur ICT

selaras dengan keperluan pengurusan pengetahuan. Rujuk

Jadual 4.6.

• (TS4-S2) Meningkatkan keupayaan dan prestasi aplikasi bagi

pelaksanaan KM yang berkesan. Rujuk Jadual 4.7

Page 51: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 43

Jadual 4.1 (TS1-S1) Pelan Tindakan bagi Mewujud dan Melaksanakan Struktur Tadbir Urus KM APMM

No. Program Aktiviti Tanggungjawab

(Cawangan/ Bahagian)

Tempoh Anggaran Kos

1. (i) Menggubal struktur tadbir urus

(ii) Kelulusan Pengurusan Kanan APMM

(iii) Penguatkuasaan struktur tadbir urus

(iv) Menyelaras dan memantau pelaksanaan aktiviti berkenaan KM

• Bengkel penggubalan model struktur tadbir urus KM APMM

o Bengkel 1 – Penggubalan Awal

o Bengkel 2 - Perakuan Model Struktur Tadbir Urus KM APMM

o Penyediaaan draf pekeliling penguatkuasaan struktur tadbir urus

• Pembentangan hasil bengkel

• Melantik AJK Induk, Pelaksana & Teknikal KM APMM

• Edaran pekeliling • Menguatkuasakan

pelaksanaan struktur tadbir urus KM APMM

• Laporan Bulanan Aktiviti KM

Cawangan Sumber Manusia/

Cawangan Teknologi

Maklumat/ AMSAS

Cawangan Sumber Manusia /

Cawangan Teknologi

Maklumat / AMSAS

April 2014 - Mei 2014

Mei 2014

Jun 2014

Jun – Dis 2014

RM20,000.00 RM20, 000.00

RM 10,000.00

Page 52: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 44

Jadual 4.2 (TS2-S1) Pelan Tindakan bagi Mempertingkatkan kefahaman dan pembudayaan KM di kalangan warga APMM

No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos

1. Melaksanakan Pelan Program Pengurusan Perubahan (CMP) - Bengkel Penggubalan

Aktiviti Program Pengurusan Perubahan Secara Terperinci

i. Program Kesedaran ii. Morning Prayers iii. KM

Corner/Knowledge Cafe

iv. Slot KM dalam Buletin APMM

v. Mentor/Mentee vi. Technology Transfer

(TOT) vii. CoP

Cawangan Sumber Manusia / AMSAS

Julai 2014 – Disember 2016

RM20,000.00

Page 53: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 45

Jadual 4.3 (TS2-S2) Pelan Tindakan bagi Melaksana Program Insentif dan Ganjaran

No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos

1. i. Menggubal program insentif dan ganjaran

Mengenal pasti program skim insentif galakan pengamalan KM

Cawangan Sumber Manusia

Jun 2014

-

ii. Melaksanakan program insentif dan ganjaran

i. Penghargaan dan Pengiktirafan

• Sijil • Markah LNPT

ii. Hari Inovasi iii. Pembaca Terbanyak

Bulanan

Cawangan Sumber Manusia

Julai 2014 – Dis 2016

RM15,000.00

Page 54: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 46

Jadual 4.4 (TS2-S3) Pelan Tindakan bagi Mengadakan program kolaborasi intra-agensi dan inter-agensi.

No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos

1. Menjalin kerjasama dengan institusi penguatkuaasan lain dan institusi model best practices KM

i. Lawatan Benchmarking KM Best Practices

ii. Transfer of Technology (TOT)

Cawangan Sumber Manusia/

AMSAS

April 2014 – Jun 2016

RM 10,000.00

Page 55: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 47

Jadual 4.5 (TS3-S1) Pelan Tindakan bagi Menggubal dan membangunkan dasar, polisi dan SOP KM APMM

No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos

1. Menggubal dan membangunkan dasar/polisi/garis panduan KM APMM.

i. Menubuhkan pasukan kerja penggubalan dasar/polisi/garis panduan KM APMM.

ii. Merangka dan menggubal dasar/polisi/garis panduan KM APMM.

Cawangan Sumber Manusia/

AMSAS

Mei – Jun 2014 RM10,000.00

Page 56: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 48

Jadual 4.6 (TS4-S1) Pelan Tindakan bagi Melengkapkan APMM dengan infrastruktur ICT selaras dengan keperluan Pengurusan

Pengetahuan

No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos

1.

Menaiktaraf keperluan server bagi Portal KM (inhouse development)

i. Kajian Keperluan ii. Permohonan Peruntukan

Kewangan iii. Perolehan dan

pelaksanaan Projek

Cawangan Teknologi Maklumat

April 2014 – Sept 2014

RM 10,000.00

Page 57: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 49

Jadual 4.7 (TS4-S2) Pelan Tindakan bagi Meningkatkan keupayaan dan prestasi aplikasi bagi pelaksanaan KM yang berkesan

No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos

1.

Pembangunan Portal KM APMM

i. Menjalankan kajian keperluan pembangunan knowledge Portal

ii. System Requiremenet Specification (SRS)

iii. User Acceptance Test (UAT)

iv. Final Acceptance Test (FAT)

v. Change Management Program

vi. Transfer of Technology (TOT)

Cawangan Teknologi Maklumat

Jun – Nov 2014

-

Page 58: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 50

PROGRAM

Jangkamasa 2014 2015 2016

Qtr 1

Qtr 2

Qtr 3

Qtr 4

Qtr 1

Qtr 2

Qtr 3

Qtr 4

Qtr 1

Qtr 2

Qtr 3

Qtr 4

Menggubal struktur tadbir urus KM APMM Kelulusan Struktur Tadbir Urus oleh Pengurusan Kanan Penguatkuasaan Struktur Tadbir Urus KM APMM

Menyelaras dan memantau pelaksanaan aktiviti berkenaan KM

Melaksanakan Pelan Program Pengurusan Perubahan (CMP) Menggubal program insentif dan ganjaran Melaksanakan program insentif dan ganjaran

Menjalin kerjasama dengan institusi penguatkuasaan lain dan institusi model best practices KM

Menggubal dan membangunkan dasar/polisi/garis panduan KM APMM. Menaiktaraf keperluan server bagi Portal KM Pembangunan Portal KM APMM

- Jangka Pendek (6 - 9 Bulan)

- Jangka Sederhana ( < 18 Bulan)

- Jangka Panjang ( > 18 Bulan)

Rajah 4.4 Ringkasan Pelan Strategik

Page 59: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pelan Strategik KM 51

4.6 Rumusan

Secara keseluruhan, bab ini menerangkan mengenai visi, misi dan objektif KM

serta pelan strategik KM di APMM. Manakala bab 5 akan menerangkan

mengenai program atau aktiviti KM yang akan dilaksanakan di bawah

setiap teras strategik.

Page 60: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 52

PROGRAM KM

5.1 Program Perkongsian Pengetahuan

Program-program KM yang dirangka untuk dilaksanakan di APMM

bertujuan menguruskan secara sistematik proses penciptaan,

penyimpanan, perkongsian dan penggunaan dua jenis pengetahuan,

iaitu pengetahuan tasit dan eksplisit.

Program-program yang terlibat turut merangkumi program yang

berasaskan hubungan manusia (fizikal) dan program yang berasaskan ICT

(virtual) dan digambarkan dalam rajah 5.1.

Struktur program ini terbina hasil kombinasi 3 model iaitu:

• Model Pengetahuan SECI oleh Nonaka, Toyama dan Konno yang

menjelaskan proses pemindahan dan penciptaan pengetahuan

tasit dan pengetahuan eksplisit.

• Model alat-alat dan teknik KM yang merupakan Sistem-sistem KM

yang digunakan untuk menguruskan pengetahuan eksplisit dan

sistem-sistem yang digunakan untuk menguruskan pengetahuan

tasit.

• APMM mengambil pendekatan model berasaskan konsep e-

Learning, Aplikasi ‘Knowledge Base Enterprise’ , pusat sumber

dokumen dan portal pakar pengetahuan.

5

Page 61: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 53

Rajah 5.1: Model Rekabentuk Program KM untuk APMM

5.2 Program Untuk Proses Sosialisasi

Program untuk menyokong proses sosialisasi menekankan program

berbentuk fizikal. Pengalaman dan kemahiran individu atau dikenali

sebagai pengetahuan tasit adalah sangat unik, ianya adalah sukar dan

jarang didokumenkan. Perkongsian atau penyebaran pengetahuan ini

hanya boleh berlaku melalui pertemuan secara fizikal iaitu melalui aktiviti

berkumpulan seperti perbincangan, penerangan dan tunjuk cara.

Di antara program yang dicadangkan untuk proses Sosialisasi ialah:

• Morning Prayers

• KM Corner/Knowledge cafe

• Mentor/Mentee

Page 62: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 54

Jadual 5.1 : Program Sosialisasi KM

Bil Program Keterangan Faedah

1 Morning Prayers

Perjumpaan singkat di awal permulaan waktu kerja. Semua ahli akan berkumpul untuk menerima taklimat berkaitan untuk dilaksanakan. Perbincangan dua hala boleh di laksanakan mengikut keperluan.

Penyaluran maklumat terbaru, isu semasa dan lain-lain perkara berkaitan dapat dilaksanakan antara ahli-ahli kumpulan terlibat.

2 KM Corner/ Knowledge cafe

Ianya merupakan perbincangan berkumpulan untuk mengusulkan, membangunkan dan berkongsi pendapat. Permasalahan yang timbul dapat dilaksanakan dalam suasana harmoni. Program ini kebiasaannya akan membawa kepada pembangunan dan perkongsian permasalahan yang lebih sihat tanpa mewujudkan situasi konfrontasi. Satu program menyediakan ruangan kondusif untuk perbincangan bertukar maklumat dan berkongsi pengetahuan. Untuk membolehkan Knowledge Café beroperasi, pengubahsuaian pada ruang kantin dan/atau perpustakaan sedia ada mungkin boleh dipertimbangkan. Knowledge Cafe perlu menyediakan tempat untuk perbincangan ‘informal’ dan papan untuk menulis atau mencatat nota-nota dan lakaran-lakaran penting

Dalam Organisasi berhieraki, pekerja jarang di beri peluang untuk bersuara dalam perbincangan. Mereka akan lebih tertumpu kepada tekanan prestasi kerja. Banyak nilai yang boleh diperolehi melalui perbincangan gagal diperolehi. Kaedah ini menyediakan platform untuk menjana nilai serta faedah berguna daripada perbincangan yang baik. Ianya juga memberi motivasi dan inspirasi kepada mereka.

Page 63: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 55

perbincangan. Ruangan ini boleh menyediakan hidangan air minuman seperti kopi percuma bagi menarik kakitangan untuk mengadakan perbincangan. Mengelakkan perbincangan negatif seperti perbincangan berunsur fitnah, penghinaan, gosip dan seumpamanya. Bagaimanapun, program Knowledge Cafe ini perlu dipantau dari masa ke semasa dan kod etika penggunaannya mesti disediakan dengan jelas.

3 Mentor/Mentee

Mengadaptasikan kerjasama yang erat antara pekerja lama dan yang baru dengan bertujuan untuk mengwujudkan pemindahan pengetahuan, pengalaman, pembelajaran dan skil. Mentor yang lebih berpengetahuan di dalam organisasi akan memberikan nasihat, kaunseling, latihan dan mempromosikan pembangunan kerjaya mentee.

Pendekatan ini kebiasaannya diaplikasikan oleh organisasi dalam penyediaan kumpulan sokongan dan pengurusan/professional bagi tujuan peningkatan kerjaya. Ianya adalah latihan kepimpinan yang dilaksanakan di luar kelas/darjah/kuliah dalam mendapatkan skil/pengetahuan yang dikehendaki.

Page 64: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 56

5.3 Program Untuk Proses Eksternalisasi

Proses eksternalisasi melibatkan pemindahan pengetahuan daripada

bentuk tasit kepada eksplisit. Program yang dicadangkan bagi

menyokong aktiviti eksternalisasi adalah:

• Slot KM dalam Buletin APMM

• Technology Transfer (TOT)

• CoP

Pelaksanaan Program-program ini perlulah dirancang, dibimbing dan

dipantau secara berterusan dan teratur oleh Jawatankuasa KM bagi

memastikan ianya berjalan dengan baik dan memenuhi objektif KM.

Jadual 5.2: Program Eksternalisasi KM

Bil Program Keterangan Faedah

1. Slot KM dalam

Buletin APMM

Penyebaran maklumat yang berkaitan melalui media sebagai rujukan dan perkongsian pendapat, pengetahuan, pengalaman atau maklumat terkini.

Penyampaian informasi tasit ke dalam bentuk eksplisit yang mudah untuk dikongsi bersama oleh seluruh komuniti organisasi.

2. Technology

Transfer (TOT)

Merupakan satu proses pemindahan kemahiran, pengetahuan dan teknologi di antara dua atau lebih pihak untuk membolehkan kemahiran, pengetahuan dan teknologi dapat diakses oleh lebih ramai pengguna

Capaian pengetahuan yang lebih meluas oleh pengguna-pengguna yang kemudian boleh mengeksploitasi kemahiran, pengetahuan dan teknologi untuk menghasilkan sesuatu produk atau perkhidmatan yang baru.

3. CoP Perbincangan secara berkumpulan yang ahlinya mempunyai bidang, kepentingan yang sama terhadap sesuatu yang dilaksanakan oleh

Menggalakkan penyaluran pengetahuan antara sesama pekerja serta tidak membabitkan kos pelaburan yang besar daripada organisasi

Page 65: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 57

mereka. Mereka belajar dan berkongsi pendapat serta cara melaksanakan pekerjaan itu dengan lebih baik. Bertujuan untuk berkongsi pengetahuan dan memiliki kepakaran serta keupayaan yang sama antara sesama mereka. (*catatan/minit/ laporan)

terlibat.

5.4 Program Untuk Proses Internalisasi

Internalisasi bermaksud aplikasi pengetahuan eksplisit kepada tasit. Ini

dapat dibuat dengan mengamalkan kefahaman tentang sesuatu

pengetahuan. Sebagai contoh mencipta (melalui penulisan dan

pembacaan) dokumen membolehkan kita mendapat pengalaman dari

pengetahuan berkaitan penulisan. Dalam skop organisasi, internalisasi

boleh dicapai melalui penyebaran pengetahuan eksplisit pada

keseluruhan organisasi tersebut.

Salah satu perkara penting di dalam proses ini ialah kaedah pengukuran

kefahaman dan amalan pengetahuan. Seperti yang telah dicadangkan

dalam Program Externalisasi, CoP boleh dijadikan platform dalam menilai

kefahaman dan amalan pengetahuan. Ahli luar atau mereka

berkemahiran dalam pasukan CoP boleh membantu dalam memberi

penilaian tahap kefahaman ahli CoP. Kaedah lain seperti edaran borang

soalselidik/penilaian dan temu duga juga boleh digunakan dalam

pengukuran.

Dari sudut teknologi, pada peringkat permulaan, Cawangan Teknologi

Maklumat akan mewujudkan kerjasama dengan pihak INTAN dan AMSAS

dalam memberi kandungan latihan kepada Sistem EPSA (E-Pembelajaran

Sektor Awam). Sistem ini telah dibangunkan oleh INTAN untuk

mempromosikan penggunaan ICT dalam pembelajaran yang berterusan

dan sepanjang hayat di kalangan penjawat awam. Semua penjawat

Page 66: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 58

awam sama ada pra-perkhidmatan, dalam perkhidmatan atau pasca-

perkhidmatan adalah layak menjadi ahli EPSA.

Rajah 5.2: Komponen dalam Sistem EPSA

Diharapkan kerjasama ini bukan sahaja dapat meningkatkan kompetensi

warga kerja APMM, tetapi ianya juga dapat menjimatkan kos dan tenaga

kerja untuk pembangunan sistem baru.

5.5 Program Untuk Proses Kombinasi

Proses kombinasi adalah proses penggabungan beberapa jenis

pengetahuan eksplisit yang berbeza. (Nonaka & Takeuchi 1996:67). Ia

berlaku apabila manusia membuat sintesis hasil gabungan semua

pengetahuan eksplisit sedia ada ke dalam satu bentuk lain seperti

laporan, mesyuarat, perbualan telefon, atau pertukaran dokumen. Selain

dari itu, hasil dari proses kombinasi juga boleh dizahirkan dalam bentuk

produk. Oleh demikian, proses ini boleh mengandungi tiga (3) aktiviti iaitu,

penggunaan bahasa (bercakap, mendengar, membaca, menulis) bagi

tujuan membuat sintesis, menggunakan sistem komputer bagi tujuan yang

sama, dan juga menzahirkan pengetahuan dalam bentuk produk.

Terdapat dua (2) program yang dirancang bagi merealisasikan proses ini

Page 67: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 59

iaitu, penyediaan medium untuk kolaborasi secara maya, dan integrasi

sistem.

Fokus ruang kolaborasi secara maya, supaya warga kerja APMM dapat

bekerjasama, tanpa mengira lokasi fizikal mereka. Selain dapat

meningkatkan perhubungan, kepercayaan dan nilai murni, tujuannya

ialah memudahkan perkongsian dokumen, penyuntingan, dan sidang

video. Projek 1GovUC adalah mekanisme tepat bagi merealisasikan hasrat

ini. 1GovUC bertujuan untuk memperkasa dan menambahbaik urusan

komunikasi dan kolaborasi dalam urusan harian berkaitan dengan

pentadbiran atau perkhidmatan. Projek ini akan menjadi pemangkin

kepada peningkatan keberkesanan pentadbiran awam dan perluasan

penggunaan aplikasi-aplikasi umum dan strategik. Kemudahan yang

ditawarkan di bawah projek 1GovUC termasuklah emel, kalendar, kontak,

Instant Messaging, Web Conferencing, mesyuarat atas talian dan IP

Telefoni.

Bagi program integrasi, sistem-sistem yang wujud di APMM masih boleh

ditambahbaik dengan melakukan integrasi bagi mengelakkan fenomena

silo. Data, maklumat dan pengetahuan yang ada di dalam sistem-sistem

tersebut berpotensi dikombinasikan bagi menghasilkan pengetahuan

baru. Program integrasi dibuat melalui perkongsian metadata, berkaitan

kategori, ontologi, subject heading dan pautan ke aset pengetahuan.

Seterusnya data, maklumat atau pengetahuan di dalam sistem tersebut

akan dibuka kepada sistem lain melalui ‘open linkable standard format’

dengan menggunakan teknologi seperti Resource Description Framework

(RDF). Hasil daripada proses ini, pengetahuan yang terkandung di dalam

pelbagai sistem aplikasi boleh dikongsi bagi kegunaan pengguna. Rajah

5.2 menunjukkan konsep integrasi pelbagai sistem aplikasi melalui kaedah

linkable data. Enam (6) sistem telah dikenalpasti pada peringkat awal

untuk diintegrasikan kerana ianya memberi sumbangan signifikan kepada

proses kerja utama APMM. Sistem-sistem lain akan dibuat kemudian secara

berperingkat.

Page 68: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Program KM 60

Rajah 5.3: Model Integrasi Sistem Aplikasi APMM

5.6 Rumusan

Secara keseluruhannya, bab lima (5) menghuraikan program-

program KM yang dicadangkan untuk dilaksanakan di APMM.

Program-program ini di rangka berdasarkan 4 teras strategik KM

sebagaimana yang telah diterangkan di dalam bab empat (4).

Manakala bab enam (6) iaitu bab akhir merupakan penutup dan

kesimpulan bagi keseluruhan bab.

Repositori Dokumen

Link Data Interface Sistem DBOps

Sistem eMaritim

Sistem SSP

Sistem MyMDI

Sistem VTMS

Page 69: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Kesimpulan 61

KESIMPULAN

PSPP ini adalah sebahagian daripada usaha APMM untuk meningkatkan

kualiti perkhidmatannya melalui pengurusan pengetahuan. Ia juga

sebagai satu panduan untuk membantu APMM menghadapi isu dan

cabaran masa kini dan akan datang.

Ia dihasilkan melalui proses perundingan dan perbincangan yang

melibatkan semua pihak yang berkepentingan dan relevan untuk

mempertingkatkan prestasi APMM.

PSPP ini adalah sebagai garis panduan dan rujukan dalam usaha

menjayakan misi dan visi APMM yang berkaitan dengan pengurusan

pengetahuan. Ia menggariskan objektif-objektif strategik yang kritikal yang

memerlukan tindakan dan perhatian di mana objektif tersebut telah

dibahagikan kepada empat (4) teras strategik iaitu Pemantapan Tadbir

Urus KM, Pembangunan dan Pemantapan Program Pengurusan

Perubahan Amalan KM, Pemantapan Dasar dan Prosedur KM dan

Pemantapan Penggunaan Teknologi dan Pengurusan Maklumat .

PSPP ini telah mengenal pasti 7 objektif strategik yang akan diberi

perhatian oleh APMM mulai sekarang sehingga tahun 2016. Ia juga

mencadangkan 9 program yang dibahagikan berdasarkan konsep

penciptaan pengetahuan melalui proses sosialisasi, eksternalisasi,

kombinasi dan internalisasi. Selain dari itu, PSPP ini juga menggariskan road

map bagi melaksanakan inisiatif KM mulai 2014 sehingga 2016.

6

Page 70: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

RUJUKAN

1. Pelan Strategik Teknologi Maklumat APMM 2011-2015 (1st ed.).(2011).

Putrajaya: Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia.

2. Pelan Perancangan Strategik Maritim Malaysia 2040. (2012).

Putrajaya:Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia.

3. Panduan Pembangunan KM CoP Sektor Awam. (2012). Putrajaya: Unit

Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

(MAMPU).

4. Blueprint ICT Sektor Awam (2011). Putrajaya: Unit Pemodenan Tadbiran

dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

5. Establishment Knowledge Management Framework (2011). Putrajaya:

Kementerian Wilayah Persekutuan dan Kesejahteraan Bandar

6. Blueprint Pengurusan Pengetahuan (2010). Maktab Kerjasama

Malaysia

7. Ronald, Y. (Eds.). (2010). Knowledge Management Tools and

Techniques Manual. Asian Productivity Organization

8. Praba, N. & Kamlesh, P. (2009). Knowledge Management : Facilitator’s

Guide. Asian Productivity Organization

9. Edna, P. & Tuvya,R., (2011) The complete guide to Knowledge

Management. John Wiley & Sons, Inc.

10. Knowledge Management Operations. (2012) Department of the Army

USA

Page 71: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

11. Noorazah, M.N, Juhana ,S. (2011). Factors Influencing Employee

Knowledge Sharing Capabilities in Electronic Government Agencies in

Malaysia. International Journal of Computer Science (Vol.8, pg. 106).

12. Polanyi, Michael (1966), The Tacit Dimension, University of Chicago

Press: Chicago, 4.

13. Lubit, R. (2001). Tacit knowledge and knowledge management: The

keys to sustainable competitive advantage. Organizational

Dynamics,29, (4), 164-178.

14. Collison, C., Parcell, G. (2002), Learning to Fly, Capstone: London.

15. Davenport, T., Prusak, L. (2000), Working Knowledge, Harvard Business

School Press: Boston, Mass.

16. Skyrme, D. J. (1999), Knowledge Networking – Creating the

Collaborative Enterprise, Butterworth Heinemann: Oxford.

17. Knight, T., Howes, T. (2003), Knowledge Management – a blueprint for

delivery, Butterworth Heinemann: Oxford.

Page 72: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

PORTFOLIO APLIKASI

A. SISTEM KERAJAAN ELEKTRONIK

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN / LUARAN

(Nyatakan)

1.

Sistem Maklumat

Pengurusan

Sumber Manusia

(HRMIS)

http://hrmis.eghrmis.gov.my

HRMIS merupakan satu sistem aplikasi yang mencakupi keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia bermula dari pelantikan penjawat awam hingga mereka bersara. HRMIS telah dibangunkan dan kini sedang dilaksanakan oleh seluruh Perkhidmatan Awam Malaysia secara berperingkat.

Aktif

Ogos 2007

Ibu Pejabat dan semua pejabat wilayah, daerah dan pangkalan maritim

Pn. Noor Azleenawati Zainal Abidin 03-89957645 [email protected] Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]

Luaran

Page 73: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN / LUARAN

(Nyatakan)

2.

Sistem Perolehan Elektronik (ePerolehan) https://www.eperolehan.gov.my

ePerolehan ialah satu sistem perolehan elektronik yang membolehkan pembekal menjual barangan dan perkhidmatan kepada Agensi Kerajaan melalui Internet. Ia merupakan sistem perolehan elektronik yang menghubungkan komuniti pembeli dan penjual bersama-sama di dalam persekitaran yang selamat dan terjamin. ePerolehan juga membolehkan para pembekal

Aktif

Ibu Pejabat : Mei 2007 Pejabat Wilayah / Daerah : Oktober 2007

Ibu Pejabat dan semua pejabat wilayah dan daerah maritim

Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]

Luaran

Page 74: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN / LUARAN

(Nyatakan)

3.

Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) https://jpm/epskb/mainscreen.jsp

mendaftar atau memperbaharui pendaftaran mereka dengan Kementerian Kewangan menerusi Internet. Sistem Perancangan & Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) telah dibangunkan untuk memenuhi keperluan proses kawalan belanjawan, memantau perbelanjaan PTJ dan mempercepatkan proses penyediaan dokumen

Aktif

Ibu Pejabat : Jun 2006 Pejabat Wilayah / Daerah : Oktober 2007

Ibu Pejabat dan semua pejabat wilayah dan daerah maritim

Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]

Luaran

Page 75: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN / LUARAN

(Nyatakan)

4.

Sistem Perakaunan Terimaan Kerajaan (eTerimaan) https://etjpm/eterimaan

kewangan. Sistem e-Terimaan dibangunkan bagi memudahkan serta menyeragamkan proses pungutan wang Kerajaan di peringkat Pusat Tanggungjawab, juga memudahkan penyesuaian akaun di antara Pusat Tanggungjawab dengan Pejabat Perakaunan.

Aktif

Julai 2009

Ibu Pejabat

Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]

Luaran

Page 76: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

B. SISTEM GENERIK

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN

(Nyatakan)

1. Laman Web APMM

www.mmea.gov.my

Laman utama APMM kepada rakyat.

Aktif 2005 Kerajaan, Komuniti Maritim, Rakyat

Pn. Norazlin Bt Md Ariffin 03-89957511 [email protected]

Dalaman

2. eAduan Merekodkan semua aduan secara manual dan on-line

Aktif 2008 Komuniti Maritim, Rakyat, Staf APMM.

Muhamad Amin b Sahar

88957515

[email protected]

Dalaman

Page 77: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

C. APLIKASI SPESIFIK

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN

(Nyatakan)

1. MyMeeting

http://mymeeting.mmea.gov.my

Sistem ini digunakan bagi menguruskan dan memantau mesyuarat/maklumbalas secara atas talian di Bahagian Teknologi Maklumat.

Aktif 2010 Cawangan Teknologi Maklumat

Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]

Luaran

(OSCC)

2. Sistem Pendaftaran Surat

http://ict.mmea.gov.my/sps/login.php

Sistem ini dibangunkan bagi menguruskan pendaftaran surat masuk secara sistematik bagi memudahkan carian surat dan penyediaan laporan.

Aktif 2010 Cawangan Teknologi Maklumat

Noor Khatini bt Mohamad @ Khalid

03-89957520

[email protected]

Dalaman

Page 78: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN

(Nyatakan)

3. Sistem Siasatan dan Pendakwaan (SSP)

http://ssp.mmea.gov.my/

Sistem berasaskan web yang menyimpan dan mengurus semua maklumat aduan, siasatan dan pendakwaan APMM. Bertujuan bagi mengautomasikan proses kerja manual bahagian siasatan dan memudahkan pemantauan dan perkongsian maklumat.

Aktif 2011 Pengurusan Tertinggi, Bahagian Siasatan dan Pendakwaan Ibu Pejabat, Wilayah, Daerah, Pangkalan Maritim

Teknikal Hazliana Talha

03-89957510

[email protected]

Luaran

4. Sistem Kebenaran Keluar Waktu Pejabat

http://ict.mmea.

Sistem berasaskan web yang membenarkan pengguna

Aktif 2010 Semua pegawai dan kakitangan Bahagian Pengurusan

Pn. Norazlin Bt Md Ariffin 03-89957511 [email protected]

Dalaman

Page 79: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN

(Nyatakan)

gov.my/kebenaran

memohon kebenaran keluar pada waktu pejabat secara online dan penyelia boleh memberi kelulusan secara online. Tatacara mengikut prosedur Perintah Am 5 Bab G.

5. Sistem Vessel Tracking Management System (VTMS) http://10.1.1.25/mmea

Menyediakan communication links di antara kapal-kapal, pejabat dan pangkalan serta sistem pemantauan yang berasaskan teknologi satelit.

Aktif. Pelaksanaan penambahbaikan dan penyelenggaraan Sistem VTMS telah dimulakan pada 14 Disember 2010 untuk tempoh 24 bulan.

Kontrak ditandatangani pada 2005. Pelaksanaan Fasa I bermula daripada 2006 sehingga 2008.

Ibu Pejabat APMM, Wilayah, Daerah, Pangkalan dan Kapal-Kapal

Sabrina Fossillian 0389957509 [email protected]

Lt.Kdr. Faridah Binti Melan 0389957209 [email protected]

Luaran Sapura Secured Technologies Sdn. Bhd.

Page 80: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN

(Nyatakan)

6. Malaysian Sea Surveillance System (MSSS)/ Sistem Pengawasan Laut

Membuat pengawasan dan operasi carilamat ke atas Kawasan Perairan Negara di Selat Melaka menggunakan teknologi radar, kamera dan radio direction finder.

Aktif. Pelaksaanaan senggaraan secara komprehensif mulai 1 Julai 2010 – 30 Jun 2013.

Sistem mula dibangunkan 1996 dan beroperasi secara rasmi pada 1998 setelah dirasmikan oleh mantan Perdana Menteri Malaysia Tun Dr. Mahathir Mohamad. Naiktaraf telah dilaksanakan pada 2006.

1. Pejabat Sistem Pengawasan Maritim (Laut), APMM 2. Jabatan Laut Semenanjung Malaysia 3. Port Tanjung Pelepas, Johor.

Azura Aris 05-6834961 [email protected]

Luaran Amp Corporation Sdn. Bhd.

7. Sistem Permohonan Tambang Balik Wilayah Asal (eTMWA)

Aktif Sistem dibangunkan 2011 dan beroperasi secara rasmi bulan Mac 2012

Warga APMM Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]

8. Sistem MERS 999 Menguruskan panggilan Kecemasan

Aktif 2012 Ibu Pejabat dan Pejabat Wilayah

Hazliana Talha

03-89957510

KPKT bersam Telekom Malaysia

Page 81: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN

(Nyatakan)

(SAR) [email protected]

9. eParlimen Untuk merekodkan maklumbalas parlimen

Aktif 2013 Ibu Pejabat Noor Khatini

10. myMDI Sistem maklumat pesisir pantai dan pulau-pulau di daerah maritim

Belum Aktif 2013 Ibu Pejabat dan Pejabat Wilayah

Sabrina Fossilian 03-89957509 [email protected]

11. DBOPS Sistem maklumat operasi yang berfungsi untuk merekodkan maklumat pemeriksaan, tangkapan, carilamat, siasatan dan pendakwaan

Belum Aktif 2013 Ibu Pejabat dan Pejabat Wilayah

Mohd Hazri Bin Mohd Tajuddin 03-89957507 [email protected]

Page 82: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

D. APLIKASI KOMUNITI

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN

(Nyatakan)

1. Komuniti APMM

(amos.mmea.gov.my)

Sebagai Aplikasi intranet kepada semua warga APMM.

Mempunyai maklumat direktori personel, muat turun borang, arahan, aktiviti dan buletin.

Aktif digunakan 2007 Warga APMM 1. Noura bt Mohd ghazali

2. 88957508

3. [email protected]

Luaran

2. Sistem Kehadiran

http://10.1.105.221/sistemkehadiranapmm/logon.aspx

Merekodkan maklumat kehadiran warga APMM di Ibu Pejabat

Aktif digunakan 2007 Ibu Pejabat 1. Liew Lee Su

2. 88957323

3. [email protected]

Muhamad Amin b Sahar

88957515

[email protected]

Luaran

Page 83: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi

BIL. NAMA SISTEM &

URL

TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN

PENGGUNA KETERANGAN LANJUT

• Nama Pegawai

• Tel • E-mel

PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN

(Nyatakan)

3. Portal Knowledge Management (KM Portal) http://km.mmea.gov.my

Portal ini dibangunkan bagi menyediakan satu knowledge repository kepada warga APMM dengan menyediakan kemudahan carian secara bijak dan menjimatkan masa pegawai.

Aktif 2010 Ibu Pejabat dan semua pejabat wilayah, daerah dan pangkalan maritim

En. Mohd hazri Bin Mohd Tajuddin 03-89957507 [email protected]

Dalaman

Page 84: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

549 responses

Summary See complete responses Objektif Kajian

1. Kajian ini dijalankan untuk mengetahui tahap pengamalan pengurusan pengetahuan di kalangan warga kerja APMM.

2. Mengkaji menilai & menganalisis persekitaran semasa amalan , kaedah & amalan aktiviti pengurusan pengetahuan di APMM.

3. Mengenalpasti peluang & potensi bagi penambahbaikan bagi membangun dan menambah baik amalan, pelaksanaan & pembudayaan Pengurusan Pengetahuan.

4. Mengenalpasti isu yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, pemindahan, perkongsian, pencapaian dan penjanaan pengetahuan.

5. Membangunkan strategi & pelan tindakan bagi menentukan halatuju pelaksanaan Pengurusan Pengetahuan yang efektif, efisyen & holistik. Data yang dikumpulkan di dalam kajian ini akan menghasilkan pemahaman yang lebih luas bagi mencadangkan strategi, program dan pelan tindakan untuk pembangunan dan pelaksanaan Pembangunan Pelan Strategi Pengurusan Pengetahuan APMM.

Definisi Pengurusan Pengetahuan Pengurusan pengetahuan melibatkan apa-apa aktiviti/proses bagi mendapatkan dan berkongsi pengetahuan di sesebuah organisasi.

Pegawai untuk dihubungi Jika pihak tuan/puan memerlukan apa-apa bantuan di dalam melengkapkan borang soal selidik ini atau mempunyai sebarang pertanyaan berhubung dengan kajian ini, sila hubungi: En.Mohd Hazri bin Mohd Tajuddin 03-89957507 [email protected] Cik Hazliana binti Talha 03-88957510 [email protected] Cik Siti Nor Asidah binti Juri 03-89957537 [email protected] Cawangan Teknologi Maklumat, APMM

A) Profil Pengguna Sila tanda pada kotak yang berkenaan

Page 85: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Tempat bertugas

Jumlah Peratusan

Ibu Pejabat 173 32%

Wilayah 87 16%

Daerah 205 37%

Pangkalan 34 6%

Kapal 50 9%

Lokasi Pejabat

Pejabat Ketua Pengarah

Jumlah6

Peratusan1%

Unit Perhubungan Awam 0 0%

Cawangan Perisikan 2 0%

Cawangan Undang Undang 6 1%

Cawangan Dasar Maritim dan Perhubungan Antarabangsa 0 0%

Cawangan Perancangan Strategik 0 0%

Pasukan Tindakan Khas 1 0%

Unit Latihan (UTK) 0 0%

Unit Latihan Operasi 6 1%

Page 86: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Operasi) 0 0%

Cawangan Penguatkuasaan dan Eksesais 1 0%

Cawangan Carilamat dan Bantuan Bencana 1 0%

Cawangan Operasi Udara 14 3%

Stesen Udara Subang - Bombardier 13 2%

Stesen Udara Subang - Helikopter 8 1%

Cawangan Bantuan Pertahanan 3 1%

Cawangan C3I (POMAR) 6 1%

Cawangan Siasatan Jenayah Maritim 7 1%

Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Logistik) 1 0%

Cawangan Pembangunan Aset 3 1%

Cawangan Angkut 0 0%

Cawangan Bekalan 8 1%

Cawangan Teknikal 0 0%

Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan) 2 0%

Cawangan Sumber Manusia 12 2%

Cawangan Pentadbiran dan Keurusetiaan 20 4%

Cawangan Naziran / Pengurusan Aset 4 1%

Cawangan Perolehan 0 0%

Cawangan Kewangan dan Belanjawan 13 2%

Cawangan Teknologi Maklumat 25 5%

Pusat Latihan dan Akademi Maritim Malaysia (PLAMM) 24 4%

Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim 1 0%

Page 87: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sistem Pengawasan Maritim Laut (SWASLA) 3 1%

Wilayah Maritim Utara (WILUTA) 2 0%

Daerah Maritim Langkawi 1 0%

Pangkalan Kuala Kedah 0 0%

Pangkalan Kuala Perlis 1 0%

Daerah Maritim Pulau Pinang 2 0%

Daerah Maritim Lumut 1 0%

Pangkalan Kuala Kurau 2 0%

Wilayah Maritim Selatan (WILSEL) 30 5%

Daerah Maritim Johor Bahru 25 5%

Daerah Maritim Pelabuhan Kelang 24 4%

Daerah Maritim Kuala Linggi 19 3%

Daerah Maritim Tanjung Sedili 47 9%

Pangkalan Maritim Batu Pahat 26 5%

Pangkalan Maritim Mersing 0 0%

Wilayah Maritim Timur (WILTIM) 25 5%

Daerah Maritim Kuantan 30 5%

Daerah Maritim Tok Bali 34 6%

Wilayah Maritim Sabah (WILSAB) 6 1%

Daerah Maritim Labuan 0 0%

Daerah Maritim Kota Kinabalu 2 0%

Daerah Maritim Sandakan 1 0%

Daerah Maritim Tawau 1 0%

Page 88: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Pangkalan Maritim Lahad Datu 2 0%

Daerah Maritim Bintulu 0 0%

Wilayah Sarawak (WILSAR) 2 0%

Pangkalan Maritim Tanjung Manis 0 0%

Daerah Maritim Kuching 2 0%

Daerah Maritim Bintulu 0 0%

Daerah Maritim Miri 0 0%

Kapal KM Siangin 0 0%

Kapal KM Siamil 0 0%

Kapal KM Kimanis 0 0%

Kapal KM Nyireh 0 0%

Kapal KM Marlin 0 0%

Kapal KM Malawali 0 0%

Kapal KM Gagah 0 0%

Kapal KM Bidong 1 0%

Kapal KM Marudu 1 0%

Kapal KM Ramunia 17 3%

Kapal KM Kukup 0 0%

Kapal KM Sempadi 0 0%

Kapal KM Danga 0 0%

Kapal KM Mulia 0 0%

Kapal KM Tegas 0 0%

Kapal KM Manjung 0 0%

Page 89: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Kapal KM Langkawi 0 0%

Kapal KM Segantang 0 0%

Kapal KM Jarak 0 0%

Kapal KM Nusa 0 0%

Kapal KM Jarak 0 0%

Kapal KM Bistari 0 0%

Kapal KM Adil 0 0%

Kapal KM Pemanggil 0 0%

Kapal KM Berani 0 0%

Kapal KM Karuman 0 0%

Kapal KM Satang 0 0%

Kapal KM Labas 0 0%

Kapal KM Rumbia 0 0%

Kapal KM Tebrau 0 0%

Kapal KM Alu-Alu 0 0%

Kapal KM Serasan 0 0%

Kapal KM Budiman 0 0%

Kapal KM Pintar 0 0%

Kapal KM Tabah 0 0%

Kapal KM Setia 0 0%

Kapal KM Renggis 0 0%

Kapal KM Jepak 0 0%

Kapal KM Cekal 0 0%

Page 90: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Kapal KM Bijak 0 0%

Kapal KM Semilang 0 0%

Kapal KM Setia 0 0%

Kapal KM Tabah 0 0%

Kapal KM Siakap 0 0%

Kapal KM Mersuji 0 0%

Kapal KM Stapa 0 0%

Kapal KM Rhu 0 0%

Bot Kilat 10 2%

Bot Penyelamat 1 0%

Bot Tahanan PTV 0 0%

Bot Pelindung 0 0%

Bot Penggalang 0 0%

Bot Samaran 0 0%

Bot Pengaman 0 0%

Pangkalan Maritim Kemaman 0 0%

Daerah Maritim Kuala Terengganu 44 8%

Page 91: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Skim Perkhidmatan

JumlahPeratusan

A - Pengangkutan 0 0%

B - Bakat dan Seni 0 0%

C - Sains 0 0%

DS / DU / DUG / DM / DG / DGA - Pendidikan 0 0%

E - Ekonomi 0 0%

F / FT - Teknologi Maklumat 22 4%

G - Pertanian 0 0%

J - Kejuruteraan 0 0%

KB / KP / KR / KX - Keselamatan dan Pertahanan Awam 0 0%

L / LS - Perundangan dan Kehakiman 3 1%

M - Tadbir dan Diplomatik 19 3%

N / NT - Pentadbiran dan Sokongan 28 5%

Q - Penyelidikan dan Pembangunan 0 0%

R - Mahir / Separuh Mahir 0 0%

S - Pekhidmatan Sosial 0 0%

U - Perubatan dan Kesihatan 0 0%

W - Kewangan 11 2%

X - Penguatkuasa Maritim 464 85%

Y - Polis 1 0%

Z - Angkatan Tentera Malaysia 1 0%

Page 92: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Gred Jawatan

Jumlah Peratusan

X24 dan ke atas 12 2%

X13 - X22 97 18%

X1 - X12 353 64%

48 dan ke atas 14 3%

41 - 44 24 4%

17 - 38 49 9%

Tempoh berkhidmat di kerajaan

Jumlah Peratusan

kurang dari 5 tahun 159 29%

5 - 10 tahun 162 30%

11 - 15 tahun 71 13%

16 - 20 tahun 63 11%

lebih dari 20 tahun 94 17%

Page 93: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Umur

Jumlah Peratusan

kurang dari 25 tahun 64 12%

25 - 30 tahun 175 32%

31 - 45 tahun 235 43%

lebih dari 46 tahun 75 14%

Kelayakan Akademik Tertinggi

Jumlah Peratusan

PMR dan setaraf 10 2%

SPM dan setaraf 299 54%

Sijil /STPM / Diploma dan setaraf 151 28%

Ijazah 73 13%

Sarjana 16 3%

Sarjana Kedoktoran 0 0%

Page 94: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Jantina

Jumlah Peratusan

Lelaki 461 84%

Perempuan 88 16%

B) Keperluan Pengetahuan (Knowledge Needs)

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. Tahap kompetensi kakitangan sedia ada di kalangan warga kerja di tempat anda sekarang adalah mencukupi untuk mereka menjalankan tugas dengan cemerlang.

Amat tidak bersetuju

Jumlah15

Peratusan3%

Tidak bersetuju 108 20%

Sederhana setuju 241 44%

Bersetuju 177 32%

Amat bersetuju 8 1%

Page 95: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Kemahiran tambahan adalah perlu untuk membolehkan mereka menjadi pekerja yang lebih berpengetahuan di tahap tinggi.

Amat tidak bersetuju

Jumlah7

Peratusan1%

Tidak bersetuju 3 1%

Sederhana setuju 37 7%

Bersetuju 226 41%

Amat bersetuju 276 50%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Maklumat dari cawangan /bahagian /wilayah /daerah /pangkalan lain dalam APMM kerap diperlukan dalam melaksanakan tugasan seharian anda.

Amat tidak bersetuju

Jumlah5

Peratusan1%

Tidak bersetuju 7 1%

Sederhana setuju 55 10%

Bersetuju 306 56%

Amat bersetuju 176 32%

Page 96: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 4. Maklumat dari agensi luar APMM adalah diperlukan dalam melaksanakan tugasan seharian anda.

Amat tidak bersetuju

Jumlah6

Peratusan1%

Tidak bersetuju 5 1%

Sederhana setuju 115 21%

Bersetuju 268 49%

Amat bersetuju 155 28%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 5. Pengurusan atasan amat menggalakkan supaya warga kerja APMM sentiasa berinteraksi di antara satu sama lain dalam melaksanakan tugasan

Amat tidak bersetuju

Jumlah6

Peratusan1%

Tidak bersetuju 9 2%

Sederhana setuju 101 18%

Bersetuju 293 53%

Amat bersetuju 140 26%

Page 97: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 6. Kesediaan kakitangan untuk berkongsi pengetahuan di kalangan rakan sejawat di unit /cawangan anda amat tinggi.

Amat tidak bersetuju

Jumlah3

Peratusan1%

Tidak bersetuju 14 3%

Sederhana setuju 149 27%

Bersetuju 282 51%

Amat bersetuju 101 18%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 7. Unit /cawangan anda mempunyai mekanisme/kaedah khusus bagi mengumpul pengetahuan daripada pegawai-pegawai yang akan bersara

Amat tidak bersetuju

Jumlah16

Peratusan3%

Tidak bersetuju 74 13%

Sederhana setuju 237 43%

Bersetuju 192 35%

Amat bersetuju 30 5%

Page 98: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 8. Prosedur yang standard telah diwujudkan dalam pengurusan pengetahuan bagi membantu pihak pengurusan dalam proses membuat keputusan yang tepat.

Amat tidak bersetuju

Jumlah9

Peratusan2%

Tidak bersetuju 37 7%

Sederhana setuju 190 35%

Bersetuju 267 49%

Amat bersetuju 46 8%

C) Infrastruktur Pengetahuan (Knowledge Infra)

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. Penggunaan emel digunakan secara meluas di kalangan warga kerja APMM dalam melaksanakan tugasan

Amat tidak bersetuju

Jumlah10

Peratusan2%

Tidak bersetuju 46 8%

Sederhana setuju 145 26%

Bersetuju 249 45%

Amat bersetuju 99 18%

Page 99: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Kemudahan internet disediakan bagi warga APMM dalam melaksanakan tugasan

Amat tidak bersetuju

Jumlah17

Peratusan3%

Tidak bersetuju 36 7%

Sederhana setuju 127 23%

Bersetuju 242 44%

Amat bersetuju 127 23%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Kemudahan perkhidmatan laman sosial seperti facebook dan twitter di APMM merupakan medium berkesan bagi tujuan perkongsian maklumat

Amat tidak bersetuju

Jumlah18

Peratusan3%

Tidak bersetuju 49 9%

Sederhana setuju 154 28%

Bersetuju 212 39%

Amat bersetuju 116 21%

Page 100: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 4. Progam Induksi yang disediakan oleh APMM adalah mencukupi untuk saya memahami skop kerja bagi melaksanakan tugasan saya.

Amat tidak bersetuju

Jumlah15

Peratusan3%

Tidak bersetuju 56 10%

Sederhana setuju 219 40%

Bersetuju 232 42%

Amat bersetuju 27 5%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 5. Penyelia menyediakan program-program tambahan kepada saya semasa mula bekerja di APMM.

Amat tidak bersetuju

Jumlah15

Peratusan3%

Tidak bersetuju 68 12%

Sederhana setuju 210 38%

Bersetuju 227 41%

Amat bersetuju 29 5%

Page 101: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 6. Program bimbingan dan latihan yang berjadual sentiasa diberikan kepada saya untuk melaksanakan tugas dengan baik.

Amat tidak bersetuju

Jumlah18

Peratusan3%

Tidak bersetuju 74 13%

Sederhana setuju 194 35%

Bersetuju 227 41%

Amat bersetuju 36 7%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 7. Unit /cawangan saya mempunyai program perkongsian maklumat yang berjadual (Cth: sesi perkongsian pengetahuan , book review, dan lain-lain).

Amat tidak bersetuju

Jumlah16

Peratusan3%

Tidak bersetuju 67 12%

Sederhana setuju 219 40%

Bersetuju 216 39%

Amat bersetuju 31 6%

Page 102: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 8. Setiap kakitangan sentiasa diberi peluang untuk mengikuti latihan yang berkaitan dengan bidang tugas.

Amat tidak bersetuju

Jumlah20

Peratusan4%

Tidak bersetuju 56 10%

Sederhana setuju 187 34%

Bersetuju 228 42%

Amat bersetuju 58 11%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 9. Unit /cawangan anda mempunyai program inovasi secara berkumpulan (cth: KIK/KMK dan lain-lain) bagi mempertingkatkan impak penyampaian perkhidmatan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah15

Peratusan3%

Tidak bersetuju 83 15%

Sederhana setuju 243 44%

Bersetuju 189 34%

Amat bersetuju 19 3%

Page 103: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 10. Kemudahan yang disediakan oleh Perpustakaan APMM menepati keperluan semua peringkat warga APMM dalam menjalankan tugasan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah50

Peratusan9%

Tidak bersetuju 128 23%

Sederhana setuju 237 43%

Bersetuju 118 21%

Amat bersetuju 16 3%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 11. Saya kerap mengunjungi Perpustakaan APMM sekurang-kurangnya sekali seminggu bagi tujuan mendapatkan maklumat.

Amat tidak bersetuju

Jumlah85

Peratusan15%

Tidak bersetuju 207 38%

Sederhana setuju 160 29%

Bersetuju 82 15%

Amat bersetuju 15 3%

Page 104: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 12. Warga APMM kerap mendapatkan maklumat secara elektronik dalam membantu mereka untuk menjalankan tugas dengan cepat dan berkesan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah16

Peratusan3%

Tidak bersetuju 58 11%

Sederhana setuju 154 28%

Bersetuju 245 45%

Amat bersetuju 76 14%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 13. Adalah mudah untuk mengesan bagi mendapatkan dokumen secara fizikal dalam membantu anda untuk menjalankan tugas dengan cepat dan berkesan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah9

Peratusan2%

Tidak bersetuju 51 9%

Sederhana setuju 215 39%

Bersetuju 237 43%

Amat bersetuju 37 7%

Page 105: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 14. Warga APMM sentiasa menggunakan garis panduan pelaksanaan kerja (cth: fail meja, manual prosedur kerja dan lain-lain) sebagai asas dan rujukan bagi kakitangan menjalankan tugasan mereka.

Amat tidak bersetuju

Jumlah11

Peratusan2%

Tidak bersetuju 37 7%

Sederhana setuju 166 30%

Bersetuju 264 48%

Amat bersetuju 71 13%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 15. Saya diberikan maklumat yang secukupnya dalam menyempurnakan sesuatu tugasan yang diberikan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah11

Peratusan2%

Tidak bersetuju 47 9%

Sederhana setuju 185 34%

Bersetuju 259 47%

Amat bersetuju 47 9%

Page 106: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

D) Inventori Pengetahuan (Knowledge Inventory)

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. Saya kerap membaca laporan-laporan berkala yang diterbitkan oleh APMM.

Amat tidak bersetuju

Jumlah10

Peratusan2%

Tidak bersetuju 32 6%

Sederhana setuju 225 41%

Bersetuju 253 46%

Amat bersetuju 29 5%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Saya kerap merujuk laporan dan hasil kajian yang diterbitkan oleh APMM dalam menjalankan tugasan saya.

Amat tidak bersetuju

Jumlah9

Peratusan 2%

Tidak bersetuju 37 7%

Sederhana setuju 235 43%

Bersetuju 248 45%

Amat bersetuju 20 4%

Page 107: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Warga kerja APMM sentiasa dimaklumkan terhadap sebarang terbitan dan artikel terkini yang berkaitan dengan APMM menerusi hebahan secara fizikal dan elektronik dari semasa ke semasa.

Amat tidak bersetuju

Jumlah14

Peratusan 3%

Tidak bersetuju 52 9%

Sederhana setuju 172 31%

Bersetuju 263 48%

Amat bersetuju 48 9%

E) Tadbir Urus Pengetahuan (Knowledge Governance)

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. APMM menyediakan unit /bahagian khusus bagi aspek pengurusan pengetahuan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah16

Peratusan 3%

Tidak bersetuju 72 13%

Sederhana setuju 230 42%

Bersetuju 206 38%

Amat bersetuju 25 5%

Page 108: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Knowledge Champion (pakar rujuk KM) perlulah diwujudkan di setiap unit /cawangan untuk menjayakan program KM.

Amat tidak bersetuju

Jumlah9

Peratusan 2%

Tidak bersetuju 35 6%

Sederhana setuju 125 23%

Bersetuju 265 48%

Amat bersetuju 115 21%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Peruntukkan kewangan sentiasa disediakan bagi menjayakan program berkaitan pengurusan pengetahuan di APMM

Amat tidak bersetuju

Jumlah18

Peratusan 3%

Tidak bersetuju 66 12%

Sederhana setuju 199 36%

Bersetuju 203 37%

Amat bersetuju 63 11%

Page 109: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 4. Penghargaan dan ganjaran dalam pasukan kerja saya adalah berdasarkan kepada prestasi kerja.

Amat tidak bersetuju

Jumlah9

Peratusan 2%

Tidak bersetuju 29 5%

Sederhana setuju 151 28%

Bersetuju 278 51%

Amat bersetuju 82 15%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 5. APMM menghargai sumbangan yang saya berikan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah7

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 34 6%

Sederhana setuju 210 38%

Bersetuju 265 48%

Amat bersetuju 33 6%

Page 110: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 6. APMM memberi penghargaan kepada pegawai yang mempamerkan budaya kreativiti dan inovatif dalam kerja harian.

Amat tidak bersetuju

Jumlah10

Peratusan 2%

Tidak bersetuju 39 7%

Sederhana setuju 199 36%

Bersetuju 255 46%

Amat bersetuju 46 8%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 7. Pengiktirafan sentiasa diberikan sekiranya saya memberikan komitmen yang terbaik terhadap tugasan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah11

Peratusan 2%

Tidak bersetuju 36 7%

Sederhana setuju 201 37%

Bersetuju 250 46%

Amat bersetuju 51 9%

Page 111: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 8. Pihak Pengurusan sentiasa menggalakkan warga APMM bekerja secara berpasukan dalam melaksanakan tugasan

Amat tidak bersetuju

Jumlah5

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 17 3%

Sederhana setuju 131 24%

Bersetuju 285 52%

Amat bersetuju 111 20%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 9. Pihak Pengurusan menggalakan warga APMM sentiasa berkongsi pengetahuan bagi mempertingkatkan kemahiran bagi tujuan kecemerlangan penghasilan mutu kerja.

Amat tidak bersetuju

Jumlah6

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 25 5%

Sederhana setuju 154 28%

Bersetuju 288 52%

Amat bersetuju 76 14%

Page 112: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 10. Kemahiran dan keupayaan saya digunakan sepenuhnya dalam tugasan sekarang.

Amat tidak bersetuju

Jumlah7

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 24 4%

Sederhana setuju 125 23%

Bersetuju 292 53%

Amat bersetuju 101 18%

F) Budaya Pengetahuan (Knowledge Culture)

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. Penyelia memberikan pujian sekiranya tugasan dilaksanakan dengan sempurna.

Amat tidak bersetuju

Jumlah9

Peratusan 2%

Tidak bersetuju 31 6%

Sederhana setuju 205 37%

Bersetuju 247 45%

Amat bersetuju 57 10%

Page 113: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Perkongsian pengetahuan dan informasi sesama rakan sekerja merupakan amalan di APMM.

Amat tidak bersetuju

Jumlah5

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 24 4%

Sederhana setuju 160 29%

Bersetuju 299 54%

Amat bersetuju 61 11%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Perkongsian pengetahuan di kalangan rakan sejawat menjadi budaya kerja di unit /cawangan anda.

Amat tidak bersetuju

Jumlah5

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 18 3%

Sederhana setuju 133 24%

Bersetuju 320 58%

Amat bersetuju 73 13%

Page 114: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 4. Rakan sekerja sentiasa memberi bimbingan apabila diperlukan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah4

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 12 2%

Sederhana setuju 104 19%

Bersetuju 344 63%

Amat bersetuju 85 15%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 5. Rakan sekerja memberikan penghargaan apabila sesuatu sumbangan diberikan dalam menyempurnakan tugasan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah5

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 27 5%

Sederhana setuju 197 36%

Bersetuju 273 50%

Amat bersetuju 47 9%

Page 115: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 6. Komunikasi pelbagai hala yang diamalkan sekarang di antara cawangan /wilayah /kapal menyumbang kepada pelaksanaan program di APMM dengan lebih berkesan.

Amat tidak bersetuju

Jumlah4

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 36 7%

Sederhana setuju 167 30%

Bersetuju 283 52%

Amat bersetuju 59 11%

Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 7. Keputusan yang tepat dan cepat oleh penyelia membolehkan saya menyelesaikan kerja dengan segera.

Amat tidak bersetuju

Jumlah6

Peratusan 1%

Tidak bersetuju 25 5%

Sederhana setuju 147 27%

Bersetuju 288 52%

Amat bersetuju 83 15%

Page 116: Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan