Upload
phungdieu
View
314
Download
14
Embed Size (px)
Citation preview
Perutusan Ketua Pengarah
erlebih dahulu saya ingin mengucapkan syabas dan tahniah kepada
Cawangan Teknologi Maklumat dan pasukan kerja di atas usaha
membangunkanPelan Strategik Pengurusan Pengetahuan APMM
(PSPP). Terima kasih juga diucapkan kepada pihak MAMPU dalam memberi
sokongan dan khidmat perundingan sepanjang proses pembangunan pelan
ini.
Matlamat mewujudkan PSPP ini sejajar dengan halatuju yang diketengahkan
oleh Perdana Menteri Malaysia, Dato' Sri Mohd Najib bin Tun Abdul Razakdi
International Conference of Increasing e-Governance through Knowledge
Management (EG2KM), dimana pengurusan pengetahuan harus dijadikan
alat yang efektifdalam meningkatkan sistem penyampaian sektor awam.
PSPP juga selari dengan objektif strategik APMM bagi membangun, mengurus
dan mengekal tenaga kerja yang terampil.
Harapan saya agar program yang telah dirancang, dapat dilaksana dengan
jayanya bagi membantu meningkatkan kualiti modal insan seterusnya
merealisasikan visi APMM bagi menjadi antara agensi penguatkuasaan
maritim yang terbaik di dunia.
Sekian, Terima kasih
Y. BHG. LAKSAMANA MARITIM DATUK MOHD AMDAN BIN KURISH Ketua Pengarah Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia
T
Perutusan Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan) CIO, APMM
yukur kehadrat Allah S.W.T kerana dengan izin dan inayah-Nya jua maka
Dokumen Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan (PSPP) Agensi
Penguatkuasaan Maritim Malaysia (APMM) bagi tahun 2014-2016 dapat
direalisasikan dengan jayanya.
PSPP dibangunkan agar program pengurusan pengetahuan dapat
diselaraskan dan membolehkan APMM merancang aktivitinya mengikut
kepentingan yang lebih jelas dan sistematik. Empat (4) teras strategik telah
dicadangkan sebagai asas pelaksanaan pengurusan pengetahuan di APMM
iaitu pemantapan tadbir urus, pembangunan dan pemantapan program
pengurusan perubahan, pemantapan dasar dan prosedur serta
pemantapan penggunaan teknologi dan pengurusan maklumat.PSPP
mampu menyumbang kepada teras perkhidmatan APMM melalui
pemantapanmodal insan dengan pengetahuan sebagai fokus utama.
Saya berharap agar program pembudayaan penciptaan, penyimpanan,
perkongsian, dan penggunaan pengetahuan dapat diasimilasikan ke dalam
proses kerja warga APMM. Selain ianya selari dengan Misi Nasional,
pembudayaan pengurusan pengetahuan juga dapat memastikan warga
APMM kompeten dalam melaksanakan tugas yang telah diamanahkan.
Sekian, Terima kasih SAMSUNI BIN MOHD NOR Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan) Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia
S
RINGKASAN EKSEKUTIF
Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan (PSPP) ini adalah satu dokumen
rujukan yang menjadi panduan kepada Agensi Penguatkuasaan Maritim
Malaysia (APMM) untuk membangun dan melaksanakan inisiatif Pengurusan
Pengetahuan (KM). Dokumen PSPP ini akan membantu APMM mencapai
visinya menjadi antara agensi penguatkuasaan maritim terbaik di dunia
melalui kecemerlangan pengurusan pengetahuan yang merangkumi aspek
kepimpinan, modal insan, proses dan teknologi.PSPP ini menerangkan
bagaimana KM telah terlaksana secara tidak disedari dalam persekitaran
semasa. Ianya berkaitan dengan amalan proses kerja, pengurusan
dokumen, pengurusan pengajaran dan pembelajaran dan pengurusan
aplikasi dan infrastruktur ICT. Ia juga menerangkan bagaimana pengetahuan
tasit warga kerja dalam bentuk kepakaran dan pengalaman dapatdiuruskan.
Dapatan kajian tentang kefahaman, persepsi dan kesediaan warga APMM
terhadap projek KM juga diterangkan di dalam dokumen
ini.PSPPmenggariskan 4 perkara yang menjadi teras strategik bagi
merealisasikan agenda keseluruhan KM iaitu kepimpinan, modal insan, proses
dan teknologi. Kepimpinan berkualiti meningkatkan keberkesanan inisiatif KM
di semua peringkat organisasi. Modal insan berpengetahuan akan
mengamalkan budaya mencipta dan berkongsi pengetahuan secara
berterusan. Pengurusan proses kerja yang berkesan akan memudahkan
operasi harian dan seterusnya meningkatkan kualiti penyampaian
perkhidmatan. Manakala, perancangan strategik memperkasa kapasiti
teknologi ICT berupaya memudahkan perkongsian pengetahuan merentasi
warga kerja, unit, cawangan danbahagian-bahagian di APMM.
KANDUNGAN
BIL PERKARA HALAMAN
RINGKASAN EKSEKUTIF
SENARAI JADUAL
SENARAI RAJAH
1.0 PENGENALAN
1.1 Tujuan 1 1.2 Latarbelakang APMM 1.2.1 Pengenalan 2 1.2.2 Visi, Misi dan Objektif APMM 3 1.2.3 Fungsi APMM 3 1.2.4 Piagam Pelanggan APMM 4 1.2.5 Misi Perkhidmatan Pelanggan 5 1.3
Rumusan 7
2.0 PENGURUSAN DAN PENDEKATAN PROJEK
2.1 Tadbir UrusPSPP 8 2.1.1 Struktur Organisasi Projek 8 2.1.2 Perlantikan Jawatankuasa 9 2.1.3 Struktur Tadbir Urus 10 2.1.4 Peranan dan Tanggungjawab
Jawatankuasa 11
2.2 Jadual Aktiviti Pembangunan PSPP 13 2.3 Metodologi Pembangunan PSPP 14 2.4 Penerangan Fasa PSPP Agensi Sektor Awam 15 2.5 Rangka Kerja Kajian Pembangunan PSPP 18 2.6 Rumusan 19 3.0 AMALAN KM SEMASA 3.1 Pendahuluan 20 3.2 Kepimpinan dan Warga Kerja 22 3.3 Tahap Kefahaman Warga Kerja APMM Kepada
Konsep KM 24
3.4 Persepsi Kakitangan APMMTerhadap Projek KM diAPMM
3.4.1 Tahap Penerimaan Kakitangan Terhadap Projek KM
25
3.4.2 Tahap Persediaan Kakitangan Terhadap Projek KM
26
3.5 Jurang dan Keperluan Pengurusan Proses Kerja 27 3.6 Jurang dan Keperluan Pengurusan Ilmu Explisit 29 3.7 Jurang dan Keperluan Pengurusan Ilmu Tasit 30 3.8 Jurang dan Keperluan Pengurusan ICT 31 3.9 Rumusan 33
4.0 PELAN STRATEGI KM 4.1 Rangka Kerja Pelan Strategik KM 34 4.2 Pernyataan Visi 35 4.3 Pernyataan Misi 38 4.4 Kerangka Kerja APMM 39 4.5 Teras Strategik 41 4.6 Rumusan 51 5.0 PROGRAM KM 5.1 Program Perkongsian Pengetahuan 52 5.2 Program untuk Proses Sosialisasi 53 5.3 Program untuk Proses Eksternalisasi 56 5.4 Program untuk Proses Internalisasi 57 5.5 Program untuk Proses Kombinasi 58 5.6 Rumusan 60 6.0 KESIMPULAN 61
RUJUKAN
SENARAI JADUAL
Jadual 2.1: Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa
PSPP
Jadual 3.1: Julat umur warga APMM
Jadual 3.2: Tempoh perkhidmatan di kerajaan
Jadual 3.3: Prosedur, Garis Panduan, Borang yang
didokumenkan
Jadual 4.1: (TS1-S1) Mewujud dan Melaksanakan Struktur Tadbir Urus KM APMM
Jadual 4.2: (TS2-S1) Mempertingkatkan kefahaman dan pembudayaan KM di kalangan warga APMM.
Jadual 4.3: (TS2-S2) Melaksana Program Insentif dan Ganjaran
Jadual 4.4: (TS2-S3) Mengadakan program kolaborasi intra-agensi dan inter-agensi
Jadual 4.5: (TS3-S1) Menggubal dan membangunkan dasar, polisi dan SOP KM APMM
Jadual 4.6: (TS4-S1) Melengkapkan APMM dengan infrastruktur ICT selaras dengan keperluan Pengurusan Pengetahuan
Jadual 4.7: (TS4-S2) Meningkatkan keupayaan dan prestasi aplikasi bagi pelaksanaan KM yang berkesan
Jadual 5.1: Program Sosialisasi KM
Jadual 5.2: Program Eksternalisasi KM
Jadual 5.3: Program Internalisasi KM
Jadual 5.4: Cadangan Aplikasi Baru
SENARAI RAJAH
Rajah 2.1: Struktur Organisasi Projek
Rajah 2.2: Struktur Jawatankuasa PSPP APMM
Rajah 2.3: Struktur Jawatankuasa Kerja PSPP APMM
Rajah 2.4: Jadual Aktiviti Pembangunan PSPP
Rajah 2.5: Metodologi PSPP Agensi Sektor Awam
Rajah 2.6: Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Analisis KM
Rajah 2.7: Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Strategi KM
Rajah 2.8: Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Pelan Tindakan KM
Rajah 2.9: Rangka kerja PSPP di APMM
Rajah 3.1: Julat Umur Warga APMM
Rajah 3.2: Tempoh perkhidmatan di kerajaan
Rajah 4.1: Pengukur Prestasi Pencapaian Visi
Rajah 4.2: Kerangka Kerja KM APMM
Rajah 4.3: Teras Strategik KM APMM
Rajah 4.4: Ringkasan Pelan Strategik
Rajah 5.1: Model Rekabentuk Program KM untuk APMM
Rajah 5.2: Komponen dalam Sistem EPSA
Rajah 5.3: Model Integrasi Sistem Aplikasi APMM
GLOSARI
APMM Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia
APO Asian Productivity Organisation
FAT Final Acceptance Test
ICT Information and Communication Technology
KIK Kumpulan Inovatif dan Kreatif
KM Knowledge Management
KMK Kumpulan Mutu Kerja
KPI Key Performance Indicator
KPMW Ketua Penguatkuasa Maritim Wilayah
MARSAIL Maritime Sailing Signal
PSPP Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan
SRS System Requirement Specification
SSR System Star Rating
TOT Transfer of Technology
UAT User Acceptance Test
Pengenalan 1
PENGENALAN
1.1 Tujuan
Pelan Strategik Pengurusan Pengetahuan ini adalah satu dokumen
yang menjadi panduan kepada Agensi Penguatkuasaan Maritim
Malaysia (APMM) membangun dan melaksanakan inisiatif
Pengurusan Pengetahuan (KM). Pelan Strategik Pengurusan
Pengetahuan (PSPP) ini bertujuan membantu APMM mencapai
visinya menjadi antara agensi penguatkuasaan Maritim yang terbaik
di dunia melalui kecemerlangan pengurusan pengetahuan.
PSPP akan menjadi pelan kepada pihak pengurusan APMM bagi :
i. Menetapkan halatuju pengurusan pengetahuan;
ii. Membangunkan persekitaran yang kondusif bagi
membolehkan inisiatif pengurusan pengetahuan berjalan
lancar;
iii. Membangunkan modal insan berpengetahuan;
iv. Menerapkan budaya berkongsi pengetahuan dan
pengalaman;
v. Mengoptimumkan keupayaan teknologi bagi menyokong
pengurusan pengetahuan.
PSPP ini adalah menjadi panduan bagi memudahkan pelaksanaan
program dan inisiatif pengurusan pengetahuan bagi mencapai visi
pengurusan pengetahuan untuk tempoh 3 tahun (2014 – 2016). PSPP
1
Pengenalan 2
ini akan dikaji semula setiap tahun bagi mengambilkira perubahan
persekitaran luar dan dalam APMM serta perubahan kepada
kehendak pelanggan dan stakeholder.
1.2 Latar Belakang APMM
1.2.1 Pengenalan
APMM telah ditubuhkan setelah satu kajian yang dijalankan
oleh Kerajaan Malaysia pada April 1999. Hasil dari kajian
tersebut menunjukkan penguatkuasaan di kawasan maritim
tidak begitu berkesan kerana terlalu banyak agensi yang
terlibat. Hal ini mengakibatkan pertindihan dari segi fungsi dan
bidang tanggungjawab serta penggunaan sumber tidak
ekonomik.
APMM telah ditubuhkan dengan penubuhan satu Tim Nukleus
yang ditugaskan untuk menjalankan segala usaha yang perlu
bagi mewujudkan agensi ini. Akta Agensi Penguatkuasaan
Maritim Malaysia 2004 (Akta 633) telah diwartakan pada 1
Julai 2004 dan telah dikuatkuasakan pada 15 Februari 2005.
Y.A.B Dato' Sri Mohd Najib bin Tun Haji Abdul Razak, Timbalan
Perdana Menteri Malaysia telah merasmikan Majlis
Memperkenalkan APMM pada 10 Oktober 2005. APMM telah
memulakan operasi pada 30 November 2005. Majlis
Pelancaran Rasmi APMM telah diadakan pada 21 Mac 2006
yang juga disempurnakan olah Y.A.B Timbalan Perdana
Menteri Malaysia.
Pengenalan 3
1.2.2 Visi, Misi dan Objektif APMM
Berikut adalah visi, misi dan objektif APMM
Visi
“ Menjadi Antara Agensi Penguatkuasaan Maritim Yang
Terbaik Di Dunia”
Misi
“Menguatkuasakan Undang-Undang Serta Menyelamat
Nyawa Dan Harta Benda Di Laut Bagi Memastikan
Kesejahteraan Perairan Negara”
Objektif
i. Menentukan Zon Maritim Malaysia Selamat dan Aman
Untuk Pengguna;
ii. Mengurangkan kehilangan nyawa dan harta benda di
laut berasaskan piawaian yang ditetapkan;
iii. Mewujudkan kerjasama mencari dan menyelamat
serantau yang berkesan; dan
iv. Mewujudkan suasana kondusif bagi membolehkan
komuniti maritim bekerjasama dengan Agensi
Penguatkuasaan Maritim Malaysia (APMM).
1.2.3 Fungsi APMM
i. Menguatkuasa undang-undang dan ketenteraman di
bawah mana mana undang-undang persekutuan di
Zon Maritim Malaysia;
ii. Melaksanakan tugas mencari dan menyelamat maritim
di Zon Maritim Malaysia dan di lautan lepas;
Pengenalan 4
iii. Mencegah dan menyekat pelakuan kesalahan di Zon
Maritim Malaysia;
iv. Memberikan bantuan dalam apa-apa perkara jenayah
atas permintaan Negara asing sebagaimana
diperuntukkan di bawah Akta Bantuan Bersama dalam
Perkara Jenayah 2002 (Akta 621);
v. Menjalankan pengawasan udara dan pantai;
vi. Menyediakan perkhidmatan pelantar dan sokongan
kepada mana-mana agensi yang berkaitan;
vii. Menubuhkan dan menguruskan institusi maritim bagi
latihan pegawai Agensi;
viii. Melaksanakan apa-apa kewajipan bagi memastikan
kesejahteraan dan keselamatan maritim atau
melakukan segala perkara yang bersampingan
dengannya;
ix. Mengawal dan mencegah pencemaran maritim di
lautan lepas;
x. Mencegah dan menyekat pelanunan serta mencegah
dan menyekat pengedaran haram dadah narkotik di
lautan lepas; dan
xi. Diletakkan di bawah kawalan Angkatan Tentera
Malaysia semasa tempoh darurat krisis khas atau
perang.
1.2.4 Piagam Pelanggan APMM
APMM adalah sebuah agensi keselamatan yang ditubuhkan untuk
menguatkuasakan undang-undang maritim dan
bertanggungjawab mengkoordinasikan tugas operasi mencari dan
menyelamat bagi memastikan kesejahteraan dan keselamatan Zon
Maritim Malaysia.
Pengenalan 5
Terdapat 5 piagam pelanggan APMM seperti berikut:
i. Sekurang-kurangnya 7 vesel beroperasi di laut pada
setiap hari di setiap Wilayah Maritim;
ii. Menggerakkan aset tersedia dalam tempoh 30 minit
daripada penerimaan aduan atau permohonan
bantuan;
iii. Berada di lokasi dalam masa 2 jam selepas menerima
panggilan kecemasan maritim;
iv. Memberi laporan status penyiasatan kesalahan dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan permintaan;
dan
v. Memberi maklum balas aduan awam dalam tempoh 15
hari bekerja dari tarikh penerimaan aduan.
1.2.5 Misi Perkhidmatan Pelanggan
i. Pantas
Umumnya, setiap sistem yang ada dalam APMM
dirancangkan supaya dapat melaksanakan segala tugas
dengan cepat kerana sebarang tindakan yang lambat
boleh menjejaskan pelaksanaan undang-undang negara
dan berkemungkinan boleh meletakkan nyawa dan harta
benda pelanggan dalam bahaya. Aset- aset yang
diperolehi juga mendukung prinsip pantas ini. Cekap dan
tangkas dalam bertindak atau memberi respons sebaik
sahaja menerima aduan atau permohonan bantuan
dapat memastikan penguatkuasaan yang berkesan serta
mampu mengurangkan kehilangan nyawa dan harta
benda di laut. Kepantasan yang ditonjolkan setiap kali
berurusan dengan para pelanggan merangkumi
Pengenalan 6
kepantasan berfikir dan bertindak mengikut lunas-lunas
peraturan, pekeliling dan peruntukan undang-undang
sedia ada. Kepantasan bertindak anggota-anggota
APMM menunjukkan kepentingan pelanggan menjadi
keutamaan APMM.
ii. Tegas
Ketegasan merupakan sikap yang tidak berkompromi
dengan perkara-perkara yang menyalahi peraturan dan
undang-undang. Sikap ini penting untuk memberi mesej
kepada para pelanggan bahawa anggota penguat
kuasa APMM melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi,
komitmen, jujur, disiplin, berintegriti, profesional dan
amanah demi menjaga keamanan, keselamatan dan
kesejahteraan pelanggan dan perairan negara daripada
sebarang elemen-elemen negatif yang akhirnya boleh
merosakkan/menjejaskan kepentingan pelanggan.
iii. Adil
Setiap pelanggan akan dilayan secara sama rata
mengikut prinsip “satu undang-undang untuk semua” bagi
mengelakkan perlanggaran peraturan dan undang-
undang negara tanpa mengira kedudukan, pangkat dan
pengaruh mana-mana pihak. Ia juga untuk menentukan
pelanggan sentiasa mendapat layanan yang adil,
saksama dan dihormati supaya kepentingan pelanggan
secara keseluruhannya terus terjamin.
Pengenalan 7
1.3 Rumusan
Bab 1 merupakan pengenalan tentang APMM dengan penerangan
ringkas berkaitan latar belakang penubuhannya, hala tuju, fungsi, piagam
pelanggan serta misi perkhidmatan pelanggan. Seterusnya dalam Bab 2,
diterangkan tentang pengurusan dan pendekatan projek seperti struktur
jawatankuasa PSPP serta model pembangunan yang digunakan.
8 Pengurusan dan Pendekatan Projek
PENGURUSAN DAN PENDEKATAN PROJEK
2.1 Tadbir Urus PSPP
Tadbir urus PSPP APMM terdiri dari Jawatankuasa Pemandu, Pasukan
Perunding Pengurusan Maklumat MAMPU, Pengarah Projek, Pengurus Projek,
Pasukan Projek dan Pejabat Pengurusan Projek (PMO) yang telah dilantik
secara rasminya pada 30 Ogos 2012 oleh Ketua Pengarah dan Timbalan
Ketua Pengarah (Pengurusan) APMM.
2.1.1 Struktur Organisasi Projek
Struktur organisasi projek yang terdiri daripada jawatankuasa
pemandu (JPICT APMM), jawatankuasa PSPP dan jawatankuasa kerja
dibentuk untuk memastikan pembangunan PSPP ini dapat
dilaksanakan dengan jayanya.
Rajah 2.1 Struktur Organisasi Projek
2
9 Pengurusan dan Pendekatan Projek
2.1.2 Perlantikan Jawatankuasa
2.1.2.1 Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
Jawatankuasa Pemandu ICT dipengerusikan oleh Ketua
Pengarah APMM. Ahli-ahli mesyuarat adalah terdiri daripada
semua pengarah bahagian pengurusan dan Ketua Penguat
kuasa Maritim Wilayah (KPMW). Status pelaksanaan projek PSPP
dibentangkan secara berkala dalam mesyuarat JPICT.
2.1.2.2 Jawatankuasa PSPP
Jawatankuasa ini diwujudkan sebagai pemandu kepada
pembangunan PSPP. Fungsi yang dijalankan adalah seperti
berikut;
i. Meluluskan cadangan pelaksanaan.
ii. Mengesahkan perancangan serta arah tuju dan strategi
kajian.
iii. Mengesahkan aktiviti kajian dan jadual pelaksanaan
secara terperinci.
iv. Mengesahkan isu dan masalah pelaksanaan kajian dan
cadangan penyelesaian.
v. Meluluskan serahan kajian dan dokumen akhir PSPP
APMM
2.1.2.3 Jawatankuasa Kerja PSPP
Jawatankuasa Kerja PSPP diwujudkan bertujuan untuk
memastikan aktiviti projek dilaksanakan mengikut jadual
pelaksanaan yang telah ditentukan.
10 Pengurusan dan Pendekatan Projek
2.1.3 Struktur Tadbir Urus
2.1.3.1 Struktur tadbir urus Jawatankuasa PSPP
Berikut adalah rajah struktur tadbir urus Jawatankuasa PSPP
APMM :
Rajah 2.2 : Struktur Jawatankuasa PSPP APMM
11 Pengurusan dan Pendekatan Projek
2.1.3.1 Struktur tadbir urus Jawatankuasa Kerja PSPP
Berikut adalah rajah struktur tadbir urus Jawatankuasa Kerja
PSPP APMM :
Rajah 2.3 : Struktur Jawatankuasa Kerja PSPP APMM
2.1.4 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa
Jadual 2.1 menerangkan peranan dan tanggungjawab tadbir urus PSPP APMM.
Jadual 2.1 Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa PSPP
Bil Jawatan Peranan dan Tanggungjawab
1 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pemandu
ü Meluluskan cadangan pelaksanaan. ü Mengesahkan perancangan serta arah tuju
dan strategi kajian. ü Mengesahkan aktiviti kajian dan jadual
pelaksanaan secara terperinci. ü Mengesahkan isu dan masalah pelaksanaan
kajian dan cadangan penyelesaian. ü Meluluskan serahan kajian dan dokumen
akhir PSPP Agensi.
12 Pengurusan dan Pendekatan Projek
2 Pengarah Projek ü Memantau kemajuan pelaksanaan kajian berdasarkan jadual pelaksanaan yang telah ditetapkan.
ü Menyemak dan mengesahkan dokumen serahan kajian.
ü Memantau aktiviti kajian dan jadual pelaksanaan secara terperinci.
ü Memantau isu dan masalah pelaksanaan kajian dan cadangan penyelesaian.
ü Melaporkan status pelaksanaan projek dan membentangkan laporan serahan projek kepada Jawatankuasa Pemandu.
3 Pengurus Projek ü Menyediakan laporan status kajian dan melaporkan status pelaksanaan projek kepada Pengarah Projek.
ü Merancang serta menyediakan arah tuju dan strategi kajian.
ü Mengenal pasti aktiviti kajian dan jadual pelaksanaan secara terperinci.
ü Mengenal pasti isu dan masalah pelaksanaan kajian dan cadangan penyelesaian.
ü Menyelaras penyediaan dokumen serahan dan laporan akhir kajian.
4 Perunding ü Merancang, menyediakan arah tuju dan strategi serta metodologi kajian.
ü Mengenal pasti aktiviti kajian dan jadual pelaksanaan secara terperinci.
ü Mengenal pasti isu dan masalah pelaksanaan kajian dan cadangan penyelesaian.
ü Memastikan kemajuan pelaksanaan kajian berdasarkan jadual pelaksanaan yang telah ditetapkan.
ü Mengenal pasti dan menyediakan templet kajian dan bengkel serta bertindak sebagai ketua fasilitator bengkel dan perbincangan.
ü Penganalisaan dan penyediaan dokumen serahan kajian dan laporan akhir kajian.
ü Penyediaan laporan status kajian dan melaporkan kepada Jawatankuasa Pemandu.
5 Pasukan Kerja ü Kompil semua maklumat yang diperolehi semasa perbincangan dan bengkel
ü Memastikan aktiviti kajian dilaksanakan mengikut jadual pelaksanaan yang telah ditentukan.
ü Mengenal pasti isu dan masalah pelaksanaan kajian dan cadangan penyelesaian.
ü Melaporkan kepada Pengurus Projek / Perunding status kemajuan aktiviti.
ü Menyediakan dokumen serahan kajian mengikut bidang yang telah ditentukan.
ü Membantu dalam penyediaan laporan interim dan penulisan laporan akhir kajian.
13 Pengurusan dan Pendekatan Projek
6 Pejabat Pengurusan Projek (PMO)
ü Melaksanakan kerja-kerja keurusetiaan. ü Kompil dan menyelaras semua maklumat
dan dokumen yang diperolehi daripada perbincangan, bengkel dan Jawatankuasa kerja.
ü Menganalisa dan menyediakan dokumen serahan kajian dan laporan akhir kajian.
ü Mendokumenkan semua laporan projek. ü Menyelaras dan menyediakan dokumen
serahan interim dan penulisan laporan akhir PSPP.
ü Memantau status pelaksanaan aktiviti pasukan kerja dan projek.
2.2 Jadual Aktiviti Pembangunan PSPP
Aktiviti bagi membangunkan PSPP telah digariskan pelaksanaannya seperti
Rajah 2.4 di bawah.
Perkara / Tahun
2012 2013
Okt - Dis
Jan - Mac
Arp - Jun
Jul - Sept
Okt - Dis
Taklimat Knowledge Management Awareness
Mesyuarat Kick Off PSPP
Bengkel 1 (Persekitaran Semasa)
Mesyuarat Jawatankuasa PSPP Bil.1/2013
Mesyuarat Jawatankuasa PSPP Bil.2/2013
Bengkel 2 (Pelan Tindakan)
Mesyuarat Jawatankuasa PSPP Bil.3/2013
Bengkel 3 (Penulisan)
Penulisan Dokumen PSPP
Mesyuarat Jawatankuasa PSPP Bil.4/2013
Semakan Akhir & Cetakan Dokumen PSPP
Sign Off
Rajah 2.4 : Jadual Aktiviti Pembangunan PSPP
14 Pengurusan dan Pendekatan Projek
2.3 Metodologi Pembangunan PSPP
Metodologi PSPP Agensi Sektor Awam dibangunkan bertujuan bagi
membantu agensi kerajaan menyedia dan membangunkan PSPP di
organisasi masing-masing. Metodologi ini berupaya mencadangkan kaedah
perancangan dan pelaksanaan inisiatif KM secara menyeluruh di agensi.
Metodologi PSPP Agensi Sektor Awam berdasarkan tiga (3) fasa utama seperti
berikut:
(i) Fasa Pra Pembangunan.
(ii) Fasa Pembangunan.
(iii) Fasa Pasca Pembangunan.
Setiap fasa dalam metodologi ini mengandungi aktiviti-aktiviti yang tersendiri
yang menyokong kepada pembangunan PSPP ini. Metodologi PSPP Agensi
Sektor Awam adalah seperti di Rajah 2.5 seperti berikut:
Rajah 2.5 : Metodologi PSPP Agensi Sektor Awam
A. F
asa
Pra
Pem
bang
unan
6. Semakan Semula
5. Pemantauan
1. Analisis KM
2. Strategi KM
3. Pelan Tindakan KM
4. Dokumen PSPP
Penilaian Keperluan
B. Fasa Pembangunan
C. Fasa Pasca Pembangunan
15 Pengurusan dan Pendekatan Projek
INPUT PROSES/SUB PROSES TEKNIK/MEKANISME OUTPUT
Kajian Dokumen
Sektor Awam
Kajian Dokumen
Agensi
Penilaian inisiatif semasa
agensi
Penilaian hala tuju agensi
Analisis persekitaran semasa bisnes • Menilai persekitaran
semasa bisnes. • Mengenalpasti jurang dan
peluang strategik organisasi
Analisis persekitaran semasa ICT • Menilai persekitaran
semasa ICT. • Mengenalpasti jurang dan
peluang strategik organisasi dalam ICT
Kajian Dokumen
Soal Selidik
Temubual
Taklimat
Perbincangan Dalaman
Siri bengkel
Stock taking KM di agensi • Inventori
pengetahuan • Inventori proses
kerja yang berkaitan
Dapatan jurang iaitu isu, cabaran dan
harapan
Analisis dalaman (Contoh : SWOT)
Dapatan peluang strategik
2.4 Penerangan Fasa PSPP Agensi Sektor Awam
Penerangan bagi setiap fasa adalah seperti berikut:
i. Fasa Pra Perancangan
Fasa ini meliputi pelbagai aktiviti antaranya seperti berikut:
a. Merangka beberapa program kesedaran berkaitan KM kepada semua
lapisan warga agensi.
b. Menyediakan dokumen permulaan projek yang merupakan dokumen
perancangan kepada penyediaan PSPP.
c. Penyediaan kertas cadangan PSPP yang merupakan punca kuasa
kepada penyediaan PSPP.
ii. Fasa Pembangunan
Fasa ini meliputi pelbagai aktiviti antaranya seperti berikut:
a. Penyediaan analisis KM adalah merupakan penilaian persekitaran
semasa bagi keperluan bisnes dan juga ICT. Ringkasan bagi input,
proses, mekanisma dan output dalam analisis KM adalah seperti di
Rajah 2.6.
Rajah 2.6 : Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Analisis KM
Pengurusan dan Pendekatan Projek 16
INPUT PROSES/SUB PROSES TEKNIK/MEKANISME OUTPUT
Dapatan analisis KM
Visi dan Misi Agensi
Mengenalpasti visi dan misi KM agensi
Mengenalpasti objektif KM agensi
Perbincangan Dalaman
Visi dan Misi KM agensi
Objektif KM agensi Mesyuarat
Pengurusan Atasan Agensi
b. Penyediaan strategi KM adalah merupakan pembentukan strategi
bagi pembangunan PSPP. Ringkasan bagi input, proses, mekanisma
dan output dalam Strategi KM adalah seperti di Rajah 2.7.
Rajah 2.7 : Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Strategi KM
c. Pembangunan pelan tindakan KM adalah merupakan penyediaan
pelan tindakan dan roadmap yang bersesuaian dalam melaksanakan
inisiatif KM. Ringkasan bagi input, proses, mekanisma dan output
dalam pelan tindakan KM adalah seperti di Rajah 2.8
Pengurusan dan Pendekatan Projek 17
Rajah 2.8 : Input, Proses, Mekanisma dan Output dalam Pelan
Tindakan KM
d. Penyediaan dokumen lengkap PSPP meliputi semua aktiviti dalam fasa
pembangunan. Beberapa aktiviti perlu dilaksanakan dalam
menyediakan dokumen PSPP agensi ini antaranya:
i. Penyediaan table of content.
ii. Kelulusan table of content.
iii. Penyediaan draf laporan.
iv. Kelulusan draf laporan.
v. Cetakan laporan akhir.
iii. Fasa Pasca Pembangunan
Fasa ini meliputi pelbagai aktiviti antaranya seperti berikut:
a. Pemantauan: Pemantauan merupakan aktiviti bagi memastikan
pembangunan PSPP di agensi berjalan dengan lancar dan
mengikut perancangan yang telah dipersetujui.
Pengurusan dan Pendekatan Projek 18
b. Semakan Semula: Semakan semula merupakan aktiviti bagi
menyemak semula cadangan yang dipersetujui dalam pelan
tindakan dan juga strategi pelaksanaan. Semakan semula
dilaksanakan bagi memastikan cadangan tersebut relevan untuk
dilaksanakan seperti yang dirancang atau memerlukan
perancangan baru.
2.5 Rangka kerja Kajian Pembangunan PSPP
Berikut adalah rajah rangka kerja kajian pembangunan PSPP
Rajah 2.9 : Rangka kerja PSPP di APMM
Pengurusan dan Pendekatan Projek 19
2.6 Rumusan
Secara keseluruhannya, bab 2 menerangkan tentang metodologi dan
kaedah pengurusan projek PSPP seperti tadbir urus pengurusan projek
serta peranan dan tanggungjawabnya. Manakala bab 3 pula akan
menerangkan hasil kajian dan analisis persekitaran semasa di APMM
dalam konteks KM.
Amalan KM Semasa 20
AMALAN KM SEMASA
3.1 Pendahuluan
Bagi mendapatkan gambaran semasa terhadap pemahaman dan
amalan KM di APMM, satu kajian telah dibuat menggunakan kaedah
borang soal selidik dan juga bengkel. Kajian ini tertumpu kepada empat
aspek utama iaitu kepimpinan, modal insan, proses kerja dan teknologi.
Dari sudut kepimpinan, aspek pengalaman dapat dilihat melalui tempoh
perkhidmatan di dalam kerajaan dan juga usia, manakala dari aspek
modal insan, kefahaman dan kesediaan warga APMM terhadap KM
telah dinilai. Dapatan data dari HRMIS digunakan untuk membantu bagi
mendapatkan gambaran ini.
Aspek proses kerja dan teknologi pula, lebih tertumpu kepada carian
jurang dalam beberapa perkara seperti pengurusan dokumen,
pengurusan ilmu tasit/eksplisit dan pengurusan ICT.
Istilah pengetahuan tasit juga dikenali sebagai informal knowledge,
know-how dan soft knowledge. Pengetahuan tasit merupakan
pengetahuan yang terdapat dalam “kepala” atau otak (Boone 2001).
Pengetahuan tasit berdasarkan pengalaman peribadi, peraturan
mengikut kebiasaan, gerak hati dan penilaian. Polanyi (1966)
menyatakan bahawa “pengetahuan kita lebih banyak daripada yang
sanggup kita ceritakan”. Pengetahuan ini masih bersifat abstrak dan
informal. Pengetahuan tasit sukar digambarkan dengan kata-kata,
ditunjukkan atau untuk berkomunikasi dengan orang lain. Ianya sering
diindividukan dan amat khusus dalam bidang tertentu (Lubit 2001).
3
Amalan KM Semasa 21
Pengetahuan tasit tersirat dalam banyak fenomena. Hanya sebahagian
kecil yang direkod dalam bentuk bertulis manakala kebanyakannya
adalah tidak formal dan tidak didokumenkan (Low et. al 2000). Di dalam
spiral pengetahuan, pengetahuan tasit harus diubah menjadi
pengetahuan eksplisit. Seterusnya, diubah lagi menjadi pengetahuan
tasit yang baru supaya pengetahuan itu boleh berkembang. Dalam
konteks kajian ini, pengetahuan tasit merujuk kepada pengalaman dan
kemahiran (know-how) berkaitan kerja seseorang individu untuk dikongsi
dengan pekerja lain sama ada secara bersemuka ataupun melalui
penggunaan teknologi contohnya aplikasi sistem pengurusan
pengetahuan.
Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang tersusun dan sistematik
(Polanyi 1966). Pengetahuan eksplisit ialah pengetahuan yang telah
dikodkan dan mudah diperolehi. Pengetahuan jenis ini terdapat dalam
formula, buku dan dokumen, artikel, surat atau dalam bentuk dokumen
elektronik seperti email, artikel maya, weblog dan percakapan virtual
(chatting) (Boone 2001). Pengetahuan eksplisit mudah untuk disebar dan
dikongsi. Pengetahuan eksplisit akan disimpan menggunakan kaedah
mekanikal ataupun teknologi dan tersedia kepada semua kakitangan
sepanjang masa.
Menurut kamus Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP 2010), eksplisit
bermaksud “dinyatakan dengan tepat dan jelas, tanpa kias (tersurat)”.
Pengetahuan eksplisit merupakan jenis pengetahuan yang secara sedar
digunakan oleh kita setiap hari dan dikongsi dalam bentuk data,
maklumat, rumus ilmiah, buku pedoman, dan sebagainya. Dalam konteks
kajian ini, pengetahuan eksplisit merujuk kepada semua dokumen
organisasi sama ada yang disimpan dalam bentuk dokumentasi atau
dalam bentuk elektronik, dan boleh dicapai serta dikongsi dengan
pekerja lain secara manual ataupun melalui penggunaan aplikasi.
Seseorang yang memiliki pengetahuan tasit biasanya tidak menyedari
bahawa dia sebenarnya memilikinya dan juga bagaimana pengetahuan
Amalan KM Semasa 22
itu boleh memanfaatkan orang lain. Untuk mendapatkannya, memang
memerlukan pembelajaran dan praktikal.
Pengurusan kedua-dua pengetahuan yang tersusun sempurna
akan menyokong dan membantu pembangunan pemindahan
serta penciptaan pengetahuan baru.
3.2 Kepimpinan Dan Warga Kerja
Sebelum membuat pelan tindakan bagi merealisasikan hala tuju KM
APMM, kajian dibuat bagi melihat keadaan semasa organisasi dari sudut
modal insan (warga kerja/ kepimpinan), proses dan teknologi. Dari segi
modal insan, aspek penting adalah pengalaman dan kemahiran mereka
dalam menyelesaikan tugasan. Data dari sistem HRMIS seperti Jadual 3.1
dan Rajah 3.1, menunjukkan julat usia warga APMM. Usia ini dapat
dikaitkan dengan pengalaman hidup dan kerja seseorang. Ini penting
bagi mengenal pasti secara keseluruhan jurang pengalaman dalam
organisasi. Pendefinisian pengalaman luas bagi mereka yang berusia 41
tahun ke atas, APMM mempunyai 4.81% (149 orang) yang berusia 51-58
tahun dan 13.37% (414 orang) mereka yang berusia 41-50 tahun.
Manakala warga kerja APMM yang mempunyai pengalaman sederhana
adalah 81.82% (2534 orang) iaitu mereka berusia antara 21 hingga 40
tahun.
Jadual 3.1: Julat umur warga APMM
Umur Kuantiti Peratus 51-58 Tahun 149 4.81% 41-50 Tahun 414 13.37% 31-40 Tahun 1,060 34.23% 21-30 Tahun 1,474 47.59%
Jumlah 3,097 100.00% *Sumber: Sistem HRMIS Jan 2013
Seramai 149 orang (4.81%) warga APMM yang berpengalaman luas akan
meninggalkan organisasi dalam masa 1 – 10 tahun. Oleh itu pelan
Amalan KM Semasa 23
tindakan perlu dirangka bagi mengurangkan jurang pengetahuan
antara dua kategori ini, agar APMM dapat mengekalkan pengetahuan
berguna dalam organisasi.
Rajah 3.1 : Julat Umur Warga APMM
Rajah 3.2 dan Jadual 3.2 menunjukkan tempoh perkhidmatan warga
kerja APMM. Mereka yang mempunyai tempoh perkhidmatan 10 tahun
ke bawah, adalah kumpulan yang paling besar iaitu 95.97% (2978 orang).
Satu pelan perlu dirangka bagi mengurangkan jurang pengetahuan
antara mereka yang mempunyai pengalaman luas 4.03% (125 orang)
kepada warga kerja yang masih baru dalam perkhidmatan.
Jadual 3.2 : Tempoh perkhidmatan di kerajaan
Tempoh perkhidmatan
Kuantiti Peratus
1-10 Tahun 2,978 95.97% 11-20 Tahun 45 1.45% 21-30 Tahun 32 1.03% 31-40 Tahun 48 1.55%
Jumlah 3,103 100.00%
Amalan KM Semasa 24
Rajah 3.2 : Tempoh perkhidmatan di kerajaan
3.3 Tahap Kefahaman Warga Kerja APMM Terhadap Konsep KM
Kefahaman terhadap konsep KM dilihat dari sudut proses KM itu sendiri
iaitu penciptaan, perkongsian dan penyimpanan pengetahuan. Soalan
dari borang soalselidik yang berkaitan dengan tiga proses ini telah
digunakan bagi melihat tahap kefahaman warga kerja APMM.
Seramai 502 orang (91%) responden setuju berkaitan kemahiran
tambahan perlu bagi menjadikan mereka sebagai lebih
berpengetahuan. Mereka faham akan kepentingan pengetahuan
dalam membantu meningkatkan kemahiran. Pembelajaran berterusan
dapat membantu mencapai objektif ini. 10 orang (2%) responden yang
tidak bersetuju mungkin telah mempunyai pengetahuan mencukupi bagi
menjalankan tugasan harian.
Soalan berkaitan kesediaan warga kerja APMM untuk berkongsi
pengetahuan dikalangan rakan sejawat, 383 orang (69%) bersedia dan
bersikap positif untuk berkongsi. Program pembudayaan dan perkongsian
pengetahuan yang bakal diadakan kelak akan berjaya dilaksanakan
sekiranya sikap ini dapat diteruskan. Kesediaan dalam perkongsian
pengetahuan juga dapat dilihat hasil dari soalan samada perkongsian
Amalan KM Semasa 25
tersebut telah menjadi amalan. 360 orang responden (65%) bersetuju
mengenai kenyataan ini.
Proses pengurusan pengetahuan seterusnya adalah berkaitan simpanan
pengetahuan. Ini penting bagi memastikan pengekalan pengetahuan
dalam APMM dan kebolehcapaiannya pada masa tertentu. Soalan
samada wujud di cawangan mekanisme/kaedah bagi mengumpulkan
pengetahuan warga kerja yang akan bersara, sebanyak 222 orang (40%)
yang bersetuju. Ini adalah satu peluang, untuk menambahbaik kaedah
penyimpanan pengetahuan supaya APMM dapat memanfaatkan dan
mengekalkan pengetahuan kritikal untuk tujuan kesinambungan
organisasi.
3.4 Persepsi Kakitangan APMM Terhadap Projek KM Di APMM
3.4.1 Tahap penerimaan Kakitangan Terhadap Projek KM
Secara umumnya, lebih daripada separuh kakitangan
memberikan persepsi yang positif kepada pelaksanaan projek KM
di APMM. Seramai 502 responden (91%) bersetuju bahawa
pengetahuan dan kemahiran tambahan adalah perlu untuk
membolehkan mereka menjadi pekerja yang berpengetahuan di
tahap tinggi.
Warga APMM juga bersedia untuk berkongsi pengetahuan di
kalangan rakan sejawat atau cawangan/unit lain. Seramai 383
orang responden iaitu 69% bersetuju untuk berkongsi
pengetahuan. Ini menunjukkan mereka telah pun melaksanakan
KM secara tidak langsung. Peratusan ini diperkukuhkan lagi
dengan keperluan capaian maklumat daripada cawangan/unit
lain dalam melaksanakan tugas harian. Seramai 482 iaitu 88%
bersetuju bahawa mereka bergantung kepada maklumat dari
cawangan/unit lain untuk melaksanakan tugas harian.
Amalan KM Semasa 26
Hasil daripada kaji selidik mendapati seramai 360 orang iaitu 65%
bersetuju bahawa perkongsian pengetahuan dan informasi
sesama rakan sekerja merupakan amalan di APMM. Manakala
seramai 393 orang responden iaitu 71% berpendapat perkongsian
pengetahuan di kalangan rakan sejawat juga menjadi budaya
kerja di cawangan dan unit masing-masing.
3.4.2 Tahap Persediaan Kakitangan Terhadap Projek KM
Sebelum program kesedaran KM dilaksanakan, kebanyakan
warga kerja APMM tidak memahami apa itu konsep KM. Namun
begitu hasil daripada kaji selidik mendapati bahawa amalan KM
telah sedikit sebanyak dilaksanakan di APMM. Seramai 383 iaitu
69% bersedia untuk berkongsi pengetahuan di kalangan rakan
sejawat atau cawangan/unit.
Seramai 313 orang iaitu 57% menyatakan bahawa prosedur yang
standard telah diwujudkan dalam pengurusan pengetahuan bagi
membantu pihak pengurusan dalam proses membuat keputusan
yang tepat. APMM telah mewujudkan KPI sebagai penunjuk
sasaran untuk mencapai visi, misi dan objektif yang ditetapkan.
APMM juga sentiasa bersedia dalam penilaian SSR (System Star
Rating) yang dilaksanakan oleh MAMPU.
Dari segi penggunaan teknologi maklumat, seramai 328 orang iaitu
60% bersetuju bahawa kemudahan perkhidmatan laman sosial
seperti facebook dan twitter di APMM merupakan medium
berkesan bagi tujuan perkongsian maklumat. Hasil daripada kaji
selidik, seramai 321 orang iaitu 59% warga APMM kerap
mendapatkan maklumat secara elektronik dalam membantu
mereka untuk menjalankan tugas dengan mudah, cepat dan
berkesan.
Amalan KM Semasa 27
Walaubagaimanapun, hanya 247 orang iaitu 45% yang
mengamalkan perkongsian maklumat di dalam unit/cawangan
mereka. Program inovasi secara berkumpulan contohnya KIK dan
KMK merupakan salah satu wacana dalam perkongsian
maklumat. Namun begitu, berdasarkan kaji selidik, hanya 208
orang iaitu 37% responden yang menyatakan bahawa
unit/cawangan mereka mempunyai program inovasi.
Seramai 396 orang iaitu 72% responden bersetuju bahawa pihak
pengurusan sentiasa menggalakkan warga APMM bekerja secara
berpasukan dalam melaksanakan tugasan. Tambahan pula, pihak
pengurusan APMM memang menggalakkan warga kerjanya
sentiasa berkongsi pengetahuan bagi mempertingkatkan
kemahiran dan seterusnya mencapai kecemerlangan dalam
penyampaian perkhidmatan agensi.
Secara kesimpulannya, warga APMM sudah bersedia untuk
melaksanakan projek KM. Seramai 393 orang iaitu 71% responden
menyatakan kemahiran dan keupayaan mereka digunakan
sepenuhnya dalam tugasan sekarang. Sekiranya pengetahuan
yang ada diuruskan secara baik, maka ianya mampu
menyumbang ke arah kualiti mutu kerja yang cemerlang.
3.5 Jurang Dan Keperluan Pengurusan Proses Kerja
Proses penciptaan, penyimpanan, perkongsian dan penggunaan
pengetahuan yang menjadi teras dalam pengurusan pengetahuan
sudah diamalkan oleh APMM dalam beberapa proses kerja harian.
Contohnya adalah seperti berikut:
• Pengurusan Fail Meja merupakan proses penciptaan ilmu
pengetahuan;
Amalan KM Semasa 28
• Mendokumen proses kerja merupakan proses penyimpanan ilmu
pengetahuan;
• Perkongsian akses kepada dokumen seperti borang, tatacara,
garis panduan dan Pekeliling Perkhidmatan di dalam Sistem e-
maritim merupakan proses perkongsian ilmu;
• Arahan untuk menjalankan tugas seperti arahan penugasan dan
arahan operasi memerlukan warga kerja APMM pengumpulan
dan perkongsian maklumat dan pengetahuan.
• Melaksanakan proses kerja dalam operasi harian di APMM
mengikut proses dan piawaian yang ditetapkan dan pemantauan
daripada badan yang diiktiraf merupakan proses penggunaan
ilmu pengetahuan.
Templat proses kerja telah diedarkan kepada wakil cawangan di
Bahagian Operasi, dan proses pengurusan pengetahuan dapat
dilihat telah menjadi amalan oleh Bahagian ini. Tujuan persampelan
dibuat di Bahagian Operasi adalah ianya merupakan teras
perkhidmatan APMM.
Salah satu proses kerja rutin yang dijalankan ialah aktiviti
pemantauan/penguatkuasaan bagi tujuan pengurangan aktiviti
pelanggaran undang-undang maritim seperti rompakan, perlanunan
dan rampasan di laut. Contoh perkongsian pengetahuan yang telah
dikenalpasti ialah perkongsian maklumat penugasan dan maklumat
penguatkuasaan. Penciptaan pengetahuan baru boleh timbul jika
maklumat sedia ada ini dikongsi, dibincang dan disimpan.
Dari sudut penyimpanan pengetahuan, kebanyakan maklumat serta
pengetahuan tersimpan dalam sistem maklumat APMM seperti Vessel
Tracking Management System (VTMS) dan Sistem Siasatan dan
Pendakwaan (SSP). Maklumat seperti pentadbiran, logistik,
tangkapan, pencerobohan, kerosakan, siasatan dan arahan telahpun
disimpan. Ini dapat dijadikan input bagi merancang dan mengelola
operasi maritim pada masa hadapan. Maklumat tambahan seperti
Amalan KM Semasa 29
statistik, Standard Operating Procedure (SOP), arahan, manual, minit
mesyuarat berkaitan operasi maritim juga membantu ke arah
mencapai Key Performance Index (KPI) agensi.
Penciptaan pengetahuan baru bukan sahaja boleh didapati dengan
menjalankan aktiviti seperti kempen kesedaran dan kerjasama dalam
operasi maritim tetapi boleh juga diperolehi melalui penggunaan
sistem maklumat.
3.6 Jurang Dan Keperluan Pengurusan Ilmu Eksplisit
Tugasan rasmi harian di APMM terutama yang melibatkan operasi maritim
adalah berpandukan kepada rujukan, garis panduan serta arahan Ketua
Pengarah APMM. Berikut adalah SOP dan garis panduan seperti di Jadual
3.3.
Jadual 3.3: Prosedur, Garis Panduan, Borang yang didokumenkan
Cawangan/Unit Prosedur/Polisi/Garis Panduan
C3I A. Maritime Sailing Signal (MARSAIL) B. ROP
Carilamat dan Bantuan
A. MARSAIL B. ROP C. SOP MRCC Putrajaya D. Fail Meja Petugas MRCC E. Sistem Particular Of Sheet Station @ MMSI Sheet F. Manual International Aeronautical Maritime Search
And Rescue VOL. I, II, III G. Manual International Aeronautical Maritime Search
And Rescue Vol IV H. Arahan 20 Majlis Keselamatan Negara. I. Perintah Tetap KP Bab B (Operasi). J. Pelan Kontingensi Kebangsaan Kawalan Tumpahan
Minyak K. Ordinan Perkapalan Saudagar 1952. L. Laporan Polis M. Peraturan media APMM
Penguatkuasaan dan Eksesais
A. Perintah Operasi Zuhal B. Pelan Kontigensi Planet C. Perintah-perintah Operasi Bersama D. Direktif BOKARKAMBLA 2011
Amalan KM Semasa 30
E. Perintah Tetap Ketua Pengarah Siasatan dan Jenayah Maritim
A. MM(DS)100 Diari Siasatan, B. MM(DS)101A Kertas Siasatan, C. MM(DS)101B Kertas Siasatan kes kematian mengejut, D. MM(DS)102 Kertas Aduan, E. MM(DS)103 Buku daftar report, F. MM(DS)104 Borang rakaman percakapan, G. MM(DS)105A Maklumat awal kes, H. MM(DS)105B Maklumat akhir kes, I. MM(DS)106 Borang bongkar dan sita, J. MM(DS)107A Borang cap jari untuk rekod jenayah, K. MM(DS)107B Borang cap jari untuk perbandingan, L. MM(DS)108 Buku daftar eksibit, M. MM(DS)109A Borang akuan serah terima (AO/IO), N. MM(DS)109B Borang akuan serah terima (dengan
individu luar), O. MM(DS)111 Perlantikan Pegawai Penyiasat, P. MM(DS)112 Borang memeriksa dan geledah, Q. MM(DS)113 Borang menahan dan mengambil OKT
dari lokap, R. MM(DS)117A Surat pendaftaran dan pembeli lelong
(perikanan), S. MM(DS)117B Borang akuan jualan lelong (perikanan), T. MM(DS)119 Borang hak-hak orang yang ditangkap, U. MM(DS)120 Borang kawat cam, V. MM(DS)121 Borang permintaan pemeriksaan mayat, W. MM(DS)123 Permohonan kepada JUPEM, X. MM(DS)124 Permohonan ke Jabatan Kimia, Borang-
borang berkaitan kes ATIPSOM. Operasi Udara A. Perintah Tetap KP;
B. SOP pesawat; Laporan misi C. Borang SAR Brief dan borang SAR Debrief D. Laporan Status kebaikan pesawat; E. Rekod senggaraan pesawat F. Dokumen GSR G. Jadual kerja senggaraan dan pembaikan
3.7 Jurang Dan Keperluan Ilmu Tasit
Polanyi (1966) menyatakan bahawa “pengetahuan kita lebih banyak
daripada yang sanggup kita ceritakan”. Pengetahuan tasit adalah
berdasarkan pengalaman peribadi, peraturan mengikut kebiasaan,
gerak hati dan penilaian. Pengetahuan ini juga bersifat abstrak, informal,
sukar digambarkan dengan kata-kata, ditunjukkan atau untuk
berkomunikasi dengan orang lain. Ianya sering diindividukan dan amat
Amalan KM Semasa 31
khusus dalam bidang tertentu (Lubit 2001). Terdapat tanggapan bahawa
pengetahuan tasit merupakan hak milik individu yang tidak perlu
dikongsikan. Ini menyukarkan lagi ilmu tersebut diterjemah dan
dipindahkan kepada individu lain.
Secara umumnya, kebanyakan kemahiran dan pengalaman warga kerja
APMM telah pun wujud dan dikongsi bersama, semasa taklimat,
mesyuarat, forum, bengkel dan perbincangan.
Walaubagaimanapun, tidak ada aktiviti pembudayaan pengetahuan
tasit secara sistematik. Maksud sistematik di sini ialah platform khusus bagi
mempelajari sesuatu jurusan pengetahuan secara berterusan, kumpulan
yang memberi sokongan sosial dalam sesuatu bidang dan metod
penyimpanan/rujukan pengetahuan.
APMM mempunyai perancangan dan sedang memperkasakan Akademi
Maritim Sultan Ahmad Shah (AMSAS) bagi menjadi Center of Excellence
(CoE) dalam pendidikan dan latihan dalam bidang penguatkuasaan
maritim. Antara bidang pengkhususan yang telah dikenalpasti adalah
seperti perundangan, carilamat dan bantuan bencana, persenjataan,
komunikasi, navigasi, kejuruteraan, kelautan dan perisikan. Strategi ini
dijangka dapat m eningkat pengetahuan tasit warga kerja APMM melalui
program pembangunan kemahiran dan kepakaran dalam bidang
maritim.
3.8 Jurang Dan Keperluan Pengurusan ICT
Collison dan Parcell (2002) dan Davenport dan Prusak (2000) menyatakan
jurang teknologi dalam KM adalah merujuk kepada hubungan dan
keperluan terhadap kemudahan infrastruktur ICT dalam menyediakan
platform untuk perkongsian pengetahuan. Sistem e-Maritim merupakan
sistem yang telah dibangunkan oleh Cawangan ICT sebagai platform
perkongsian berita dan buletin di kalangan warga APMM. Namun begitu,
Amalan KM Semasa 32
sistem ini belum lagi meluas ke tahap perkongsian pengetahuan untuk
proses kerja APMM.
Blake (2004) dan Blanch (2004) pula berpendapat bahawa pengetahuan
tasit dapat dizahirkan dan dikongsi melalui Communities of Practice
(CoP) dan Gedung Pengetahuan. Setakat hari ini, APMM belum
mempunyai kumpulan CoP untuk menyimpan pengetahuan-
pengetahuan yang diperolehi samada melalui pembelajaran,
pembacaan mahupun pengalaman.
Collision dan Parcell (2002) dan Davenport dan Prusak (2000)
menyatakan jurang teknologi dalam KM adalah merujuk kepada
bagaimana individu boleh berhubung, contohnya Knowledge Maps dan
’Yellow Pages’ yang mengandungi direktori kemahiran dan kepakaran
individu. Di APMM, konsep yang hampir sama dengan ’Yellow Pages’
adalah sistem e-Latihan. Sistem ini hanya berfungsi merekodkan latihan
dan kursus yang telah dihadiri oleh warga APMM. Walaubagaimanapun,
sistem ini akan ditambahbaik pada masa akan datang untuk merekod
trek kepakaran setiap warga APMM.
Berdasarkan Skyrme (1999) dan Knight dan Howe (2003) menyatakan
medium kolaborasi seperti groupware dan Video Conferencing
merupakan salah satu alat dan teknik KM. APMM telah mempraktikkan
penggunaan groupware menerusi perisian Lotus Notes.
Walaubagaimanapun, penggunaannya masih belum meluas ke arah
KM. Video Conferencing digunakan di APMM secara terhad hanya untuk
mesyuarat khas seperti mesyuarat Ketua Pengarah bersama Ketua
Penguat kuasa Wilayah dan akan dikembangkan kepada aktiviti-aktiviti
perkongsian pengetahuan contohnya kursus, latihan, mentoring dan
coaching.
Amalan KM Semasa 33
3.9 Rumusan
Secara keseluruhan, bab 3 menerangkan berkenaan kajian semasa
amalan KM di APMM. Kupasan dalam bab ini adalah merujuk kepada
hasil soal selidik yang telah dijalankan pada tahun 2012. Bab 4 pula
menerangkan Pelan Strategik KM di APMM yang mengandungi visi, misi
dan objektif KM di APMM serta teras strategik dalam pelaksanaan KM di
APMM.
Pelan Strategik KM 34
PELAN STRATEGIK KM
4.1 Rangka Kerja Pelan Strategik KM
Dalam merangka Pelan Strategik KM ini, aktiviti kerja berikut telah
dilaksanakan:
• Menetapkan misi, visi dan nilai utama;
• Menganalisa persekitaran amalan KM;
• Menggubal matlamat jangka panjang;
• Menjana strategi alternatif;
• Menilai dan memilih strategi dan inisiatifnya;
• Merangka program KM; dan
• Merangka strategi pelaksanaan inisiatif KM.
4.2 Pernyataan Visi
Pernyataan Visi APMM terhadap pelaksanaan KM adalah seperti berikut:
Pernyataan visi merupakan gambaran hala tuju yang hendak dicapai oleh
APMM pada masa depan seperti yang diinginkan oleh pihak pengurusan
Atasan.
Pernyataan visi ini menerangkan hala tuju APMM dalam melaksanakan
inisiatif KM untuk tempoh tiga (3) tahun (2014 – 2016). Visi APMM berkaitan
dengan KM adalah sejajar dengan cita-cita warga APMM pada masa ini
4
“Peneraju Transformasi Perkhidmatan APMM Berteraskan Pembudayaan Pengurusan Pengetahuan Secara Holistik”
Pelan Strategik KM 35
supaya kecemerlangan APMM sebagai Agensi Penguatkuasaan Maritim
yang tunggal bertaraf dunia di masa depan akan berteraskan kepada KM.
Pernyataan ini bermaksud, APMM sentiasa mengamalkan budaya mencipta,
menyimpan, berkongsi dan menggunakan pengetahuan dalam semua
aktiviti bisnes teras, pengurusan, pengajaran, pembelajaran, promosi dan
aktiviti-aktiviti sokongan yang lain.
Melalui latihan dan pendedahan yang berterusan dalam bidang KM, visi ini
akan menjadi satu realiti dan akan melonjakkan kredibiliti APMM di kalangan
sektor awam di Malaysia sebagai organisasi pelopor kepada perkhidmatan
berteraskan KM.
Bagi menilai pencapaian terhadap visi ini, enam (6) pengukur prestasi
digunakan seperti ditunjukkan dalam rajah 4.1:
Rajah 4.1: Pengukur Prestasi Pencapaian Visi
Pelan Strategik KM 36
i. Dihormati Dalam dan Luar Negara
Pengukur: Antara aras ukuran yang boleh digunakan adalah seperti
berikut:
a. menerima tetamu dari organisasi awam dan swasta untuk
membuat benchmarking amalan terbaik KM,
b. menjadi pakar rujuk proses pembudayaan KM,
c. menerima jemputan membentangkan kertas kerja mengenai proses
pembudayaan KM atau menghadiri seminar antarabangsa,
mendapat anugerah, dan
d. Mendapat pengiktirafan daripada organisasi antarabangsa dalam
bidang berkaitan KM.
ii. Memiliki Kakitangan Berpengetahuan
Pengukur: Jumlah muatnaik dan capaian sumber pengetahuan, bilangan
langganan terhadap bahan-bahan ilmu, bilangan latihan dan kursus
yang dihadiri dan kekerapan kakitangan dirujuk oleh orang lain bagi
kemahiran kerja yang dimiliki.
iii. Menyediakan Perkhidmatan Berkualiti
Pengukur: Kekerapan capaian maklumat APMM oleh pelanggan,
Bilangan pegawai yang mengakses sistem, kecepatan sumber
pengetahuan dapat dicapai dan ketepatan sumber pengetahuan yang
diperolehi.
iv. Mempunyai Taksonomi Korporat Yang Berkesan Untuk Perkongsian
Pengetahuan
Pengukur: Jumlah muatturun, muatnaik sumber dan kekerapan capaian
sumber pengetahuan oleh kakitangan.
v. Mempunyai Infrastruktur, Sistem Dan Proses KM Yang Berkesan
Pengukur: Perkakasan dan peralatan yang terkini, sistem aplikasi
bersepadu berasaskan repositori pengurusan pengetahuan dan
mempunyai aliran proses kerja yang diautomasikan dan
didokumentasikan.
Pelan Strategik KM 37
vi. Mempunyai Community of Practice (CoP) Yang Berkesan
Pengukur: Bilangan CoP yang dibentuk, bilangan pertemuan, bilangan
dokumen yang dihasilkan dan bilangan keputusan yang dilaksanakan.
4.3 Pernyataan Misi
Pernyataan Misi APMM terhadap pelaksanaan KM adalah seperti berikut:
APMM menetapkan misi untuk membangunkan persekitaran yang kondusif
bagi menyokong proses pembudayaan KM secara berterusan, Sejajar
dengan fungsi APMM sebagai agensi penguatkuasaan maritim yang
memberikan perkhidmatan penguatkuasaan serta carilamat dan bantuan
bencana, pembudayaan KM akan memberi sumbangan yang relevan
kepada kecemerlangan agensi.
Persekitaran yang kondusif akan membantu pimpinan APMM memacu
kejayaan inisiatif KM dengan menentukan hala tuju KM yang jelas, struktur
pengurusan KM yang berkesan, mendapatkan sumber kewangan yang
mencukupi dan memberi sokongan serta galakan yang berterusan terhadap
semua inisiatif KM.
Persekitaran yang kondusif juga memberi keyakinan dan semangat yang
diperlukan oleh kakitangan APMM untuk bersama-sama berkongsi
pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki dan menggunakan pengetahuan
tersebut untuk memangkin penciptaan pengetahuan baru. Hasilnya,
persekitaran ini akan meningkatkan kualiti modal insan APMM itu sendiri.
Modal insan yang berpengetahuan akan meningkatkan kualiti perkhidmatan
APMM secara keseluruhan.
“Membudayakan amalan pengurusan pengetahuan yang efektif dan berterusan bagi memperkasakan penyampaian Perkhidmatan
APMM”
Pelan Strategik KM 38
Pimpinan berwibawa dan kakitangan berpengetahuan akan melicinkan
operasi harian melalui proses kerja yang efisien dan sentiasa ditambah baik.
Kemudahan infrastruktur ICT yang menggunakan teknologi terkini serta
automasi proses kerja kepada sistem aplikasi yang bersepadu akan
memudahkan perkongsian sumber pengetahuan merentasi kakitangan yang
berkhidmat di Ibu Pejabat, Pejabat Wilayah Maritim, Pejabat Daerah Maritim
dan Pejabat Pangkalan Maritim dalam organisasi APMM.
4.4 Kerangka Kerja KM APMM
Dapatan dari proses pengumpulan maklumat telah dianalisa dan
digabungkan bagi menjana strategi dalam pembangunan PSPP. Seperti
Kerangka KM pada Rajah 4.2, teras strategi dibangunkan untuk setiap
elemen KM iaitu kepimpinan, modal insan, proses dan teknologi.
Rajah 4.2 : Kerangka Kerja KM APMM
i. Kepimpinan
Kejayaan Inisiatif KM bergantung penuh kepada ciri-ciri kepimpinan
transformasi. Kepimpinan transformasi akan meningkatkan keberkesanan
Pelan Strategik KM 39
pada semua peringkat organisasi dari pengurusan atasan kepada
peringkat yang lebih kecil seperti bahagian/cawangan. Sokongan
berterusan kepimpinan organisasi adalah asas penting dalam
mempelopori inisiatif KM dan menentukan hala tuju serta memacu
kepada kejayaan pelaksanaan projek-projek KM.
Peranan kepimpinan di peringkat bahagian/cawangan perlu
dipertingkatkan sehingga mereka menjadi champion kepada aktiviti-
aktiviti KM di bahagian/cawangan masing-masing seperti menggalak,
memantau dan menguatkuasakan proses penciptaan, penyimpanan,
perkongsian dan penggunaan pengetahuan.
ii. Modal Insan
Meningkatkan kemampuan modal insan dari aspek pengetahuan dan
kemahiran secara berterusan sehingga APMM melahirkan kakitangan
berpengetahuan (Knowledge Worker) dan menjadi pakar dalam bidang
masing-masing. Antara kualiti yang perlu ada pada kakitangan
berpengetahuan ialah menggunakan pengetahuan sedia ada dalam
melaksanakan kerja harian, mampu mencipta pengetahuan baru,
sentiasa bersedia untuk berkongsi maklumat dan pengetahuan dengan
orang lain, dan memastikan pengetahuan di terjemahkan dalam bentuk
yang sistematik untuk membolehkan akses pada masa akan datang.
Latihan berterusan perlu dirancang dan dilaksanakan untuk
meningkatkan kualiti pengetahuan. Pengukuran berterusan juga perlu
dibuat untuk memantau tahap kemahiran warga APMM dan impak
perkhidmatan yang diberi kepada keseluruhan pelanggan.
iii. Proses
Mewujudkan proses KM secara holistik yang merangkumi penciptaan,
penyimpanan, perkongsian dan penggunaan pengetahuan di kalangan
kakitangan dan pihak berkepentingan. Semua proses ini akan disokong
oleh struktur organisasi KM yang strategik dan mantap.
Pelan Strategik KM 40
Bagi memantapkan proses KM, semua proses aliran pengetahuan di
APMM perlu didokumenkan secara sistematik sehingga dokumen tersebut
menjadi rujukan kepada semua kakitangan yang menjalankan kerja
harian mereka. Pemantauan, penguatkuasaan dan pengukuran perlu
dilaksanakan secara berterusan oleh Jawatankuasa KM.
iv. Teknologi
Mengoptimakan penggunaan teknologi dalam menyokong proses
pengurusan pengetahuan dengan meningkatkan kemudahan
infrastruktur ICT, sistem aplikasi dan peralatan teknologi terkini seperti
sidang video dan aplikasi mobile.
4.5 Teras Strategik
Bagi melaksanakan KM, empat (4) teras strategik telah dicadangkan untuk
dilaksanakan sebagai asas pembangunan pelan strategik KM di APMM.
Teras-teras tersebut adalah seperti rajah 4.3.
Rajah 4.3: Teras Strategik KM APMM
Pelan Strategik KM 41
(i) Teras Strategik 1 : Pemantapan Tadbir Urus KM
Dalam setiap organisasi, struktur tadbir urus menjadi salah satu elemen
penting dalam memastikan urusan pentadbiran berjalan lancar.
Dalam teras strategik ini terdapat satu strategi yang dilaksanakan
iaitu:-
• (TS1-S1) Mewujud dan Melaksanakan Struktur Tadbir Urus
KM APMM. Rujuk Jadual 4.1.
(ii) Teras Strategik 2 : Pembangunan dan Pemantapan Program
Pengurusan Perubahan Amalan KM
Teras kedua yang perlu dititik beratkan adalah dari segi modal insan
iaitu pembangunan dan pemantapan program pengurusan
perubahan amalan KM. Program pengurusan perubahan perlu di
laksanakan bagi memberi pendedahan kepada semua warga APMM
tentang amalan dan pembudayaan KM. Dalam teras strategik ini
terdapat tiga strategi yang dilaksanakan iaitu:-
• (TS2-S1) Mempertingkatkan kefahaman dan pembudayaan
KM di kalangan warga APMM. Rujuk Jadual 4.2
• (TS2-S2) Melaksana Program Insentif dan Ganjaran. Rujuk
Jadual 4.3
• (TS2-S3) Mengadakan program kolaborasi intra-agensi dan
inter-agensi. Rujuk Jadual 4.4
(iii) Teras Strategik 3 : Pemantapan Dasar dan Prosedur KM
Teras ketiga yang perlu dilaksanakan adalah dari segi proses iaitu
pemantapan dasar dan prosedur KM. Setelah tadbir urus KM dan
pengurusan perubahan dilaksanakan dan dimantapkan, barulah
dasar dan prosedur KM boleh dibangunkan. Dasar dan prosedur amat
penting sebagai panduan kepada ahli jawatankuasa untuk
melaksanakan program KM di APMM. Dalam teras strategik ini
terdapat satu strategi yang dilaksanakan iaitu:-
• (TS3-S1) Menggubal dan membangunkan dasar, polisi dan
SOP KM APMM. Rujuk Jadual 4.5.
Pelan Strategik KM 42
(iv) Teras Strategik 4 : Pemantapan Penggunaan Teknologi dan
Pengurusan Maklumat
Teras strategik terakhir adalah dari segi teknologi. Penggunaan
teknologi dan pengurusan maklumat perlu dimantapkan untuk
menyokong KM di APMM. Dalam teras strategik ini terdapat dua
strategi yang dilaksanakan iaitu:-
• (TS4-S1) Melengkapkan APMM dengan infrastruktur ICT
selaras dengan keperluan pengurusan pengetahuan. Rujuk
Jadual 4.6.
• (TS4-S2) Meningkatkan keupayaan dan prestasi aplikasi bagi
pelaksanaan KM yang berkesan. Rujuk Jadual 4.7
Pelan Strategik KM 43
Jadual 4.1 (TS1-S1) Pelan Tindakan bagi Mewujud dan Melaksanakan Struktur Tadbir Urus KM APMM
No. Program Aktiviti Tanggungjawab
(Cawangan/ Bahagian)
Tempoh Anggaran Kos
1. (i) Menggubal struktur tadbir urus
(ii) Kelulusan Pengurusan Kanan APMM
(iii) Penguatkuasaan struktur tadbir urus
(iv) Menyelaras dan memantau pelaksanaan aktiviti berkenaan KM
• Bengkel penggubalan model struktur tadbir urus KM APMM
o Bengkel 1 – Penggubalan Awal
o Bengkel 2 - Perakuan Model Struktur Tadbir Urus KM APMM
o Penyediaaan draf pekeliling penguatkuasaan struktur tadbir urus
• Pembentangan hasil bengkel
• Melantik AJK Induk, Pelaksana & Teknikal KM APMM
• Edaran pekeliling • Menguatkuasakan
pelaksanaan struktur tadbir urus KM APMM
• Laporan Bulanan Aktiviti KM
Cawangan Sumber Manusia/
Cawangan Teknologi
Maklumat/ AMSAS
Cawangan Sumber Manusia /
Cawangan Teknologi
Maklumat / AMSAS
April 2014 - Mei 2014
Mei 2014
Jun 2014
Jun – Dis 2014
RM20,000.00 RM20, 000.00
RM 10,000.00
Pelan Strategik KM 44
Jadual 4.2 (TS2-S1) Pelan Tindakan bagi Mempertingkatkan kefahaman dan pembudayaan KM di kalangan warga APMM
No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos
1. Melaksanakan Pelan Program Pengurusan Perubahan (CMP) - Bengkel Penggubalan
Aktiviti Program Pengurusan Perubahan Secara Terperinci
i. Program Kesedaran ii. Morning Prayers iii. KM
Corner/Knowledge Cafe
iv. Slot KM dalam Buletin APMM
v. Mentor/Mentee vi. Technology Transfer
(TOT) vii. CoP
Cawangan Sumber Manusia / AMSAS
Julai 2014 – Disember 2016
RM20,000.00
Pelan Strategik KM 45
Jadual 4.3 (TS2-S2) Pelan Tindakan bagi Melaksana Program Insentif dan Ganjaran
No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos
1. i. Menggubal program insentif dan ganjaran
Mengenal pasti program skim insentif galakan pengamalan KM
Cawangan Sumber Manusia
Jun 2014
-
ii. Melaksanakan program insentif dan ganjaran
i. Penghargaan dan Pengiktirafan
• Sijil • Markah LNPT
ii. Hari Inovasi iii. Pembaca Terbanyak
Bulanan
Cawangan Sumber Manusia
Julai 2014 – Dis 2016
RM15,000.00
Pelan Strategik KM 46
Jadual 4.4 (TS2-S3) Pelan Tindakan bagi Mengadakan program kolaborasi intra-agensi dan inter-agensi.
No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos
1. Menjalin kerjasama dengan institusi penguatkuaasan lain dan institusi model best practices KM
i. Lawatan Benchmarking KM Best Practices
ii. Transfer of Technology (TOT)
Cawangan Sumber Manusia/
AMSAS
April 2014 – Jun 2016
RM 10,000.00
Pelan Strategik KM 47
Jadual 4.5 (TS3-S1) Pelan Tindakan bagi Menggubal dan membangunkan dasar, polisi dan SOP KM APMM
No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos
1. Menggubal dan membangunkan dasar/polisi/garis panduan KM APMM.
i. Menubuhkan pasukan kerja penggubalan dasar/polisi/garis panduan KM APMM.
ii. Merangka dan menggubal dasar/polisi/garis panduan KM APMM.
Cawangan Sumber Manusia/
AMSAS
Mei – Jun 2014 RM10,000.00
Pelan Strategik KM 48
Jadual 4.6 (TS4-S1) Pelan Tindakan bagi Melengkapkan APMM dengan infrastruktur ICT selaras dengan keperluan Pengurusan
Pengetahuan
No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos
1.
Menaiktaraf keperluan server bagi Portal KM (inhouse development)
i. Kajian Keperluan ii. Permohonan Peruntukan
Kewangan iii. Perolehan dan
pelaksanaan Projek
Cawangan Teknologi Maklumat
April 2014 – Sept 2014
RM 10,000.00
Pelan Strategik KM 49
Jadual 4.7 (TS4-S2) Pelan Tindakan bagi Meningkatkan keupayaan dan prestasi aplikasi bagi pelaksanaan KM yang berkesan
No. Program Aktiviti Tanggung-jawab Tempoh Anggaran Kos
1.
Pembangunan Portal KM APMM
i. Menjalankan kajian keperluan pembangunan knowledge Portal
ii. System Requiremenet Specification (SRS)
iii. User Acceptance Test (UAT)
iv. Final Acceptance Test (FAT)
v. Change Management Program
vi. Transfer of Technology (TOT)
Cawangan Teknologi Maklumat
Jun – Nov 2014
-
Pelan Strategik KM 50
PROGRAM
Jangkamasa 2014 2015 2016
Qtr 1
Qtr 2
Qtr 3
Qtr 4
Qtr 1
Qtr 2
Qtr 3
Qtr 4
Qtr 1
Qtr 2
Qtr 3
Qtr 4
Menggubal struktur tadbir urus KM APMM Kelulusan Struktur Tadbir Urus oleh Pengurusan Kanan Penguatkuasaan Struktur Tadbir Urus KM APMM
Menyelaras dan memantau pelaksanaan aktiviti berkenaan KM
Melaksanakan Pelan Program Pengurusan Perubahan (CMP) Menggubal program insentif dan ganjaran Melaksanakan program insentif dan ganjaran
Menjalin kerjasama dengan institusi penguatkuasaan lain dan institusi model best practices KM
Menggubal dan membangunkan dasar/polisi/garis panduan KM APMM. Menaiktaraf keperluan server bagi Portal KM Pembangunan Portal KM APMM
- Jangka Pendek (6 - 9 Bulan)
- Jangka Sederhana ( < 18 Bulan)
- Jangka Panjang ( > 18 Bulan)
Rajah 4.4 Ringkasan Pelan Strategik
Pelan Strategik KM 51
4.6 Rumusan
Secara keseluruhan, bab ini menerangkan mengenai visi, misi dan objektif KM
serta pelan strategik KM di APMM. Manakala bab 5 akan menerangkan
mengenai program atau aktiviti KM yang akan dilaksanakan di bawah
setiap teras strategik.
Program KM 52
PROGRAM KM
5.1 Program Perkongsian Pengetahuan
Program-program KM yang dirangka untuk dilaksanakan di APMM
bertujuan menguruskan secara sistematik proses penciptaan,
penyimpanan, perkongsian dan penggunaan dua jenis pengetahuan,
iaitu pengetahuan tasit dan eksplisit.
Program-program yang terlibat turut merangkumi program yang
berasaskan hubungan manusia (fizikal) dan program yang berasaskan ICT
(virtual) dan digambarkan dalam rajah 5.1.
Struktur program ini terbina hasil kombinasi 3 model iaitu:
• Model Pengetahuan SECI oleh Nonaka, Toyama dan Konno yang
menjelaskan proses pemindahan dan penciptaan pengetahuan
tasit dan pengetahuan eksplisit.
• Model alat-alat dan teknik KM yang merupakan Sistem-sistem KM
yang digunakan untuk menguruskan pengetahuan eksplisit dan
sistem-sistem yang digunakan untuk menguruskan pengetahuan
tasit.
• APMM mengambil pendekatan model berasaskan konsep e-
Learning, Aplikasi ‘Knowledge Base Enterprise’ , pusat sumber
dokumen dan portal pakar pengetahuan.
5
Program KM 53
Rajah 5.1: Model Rekabentuk Program KM untuk APMM
5.2 Program Untuk Proses Sosialisasi
Program untuk menyokong proses sosialisasi menekankan program
berbentuk fizikal. Pengalaman dan kemahiran individu atau dikenali
sebagai pengetahuan tasit adalah sangat unik, ianya adalah sukar dan
jarang didokumenkan. Perkongsian atau penyebaran pengetahuan ini
hanya boleh berlaku melalui pertemuan secara fizikal iaitu melalui aktiviti
berkumpulan seperti perbincangan, penerangan dan tunjuk cara.
Di antara program yang dicadangkan untuk proses Sosialisasi ialah:
• Morning Prayers
• KM Corner/Knowledge cafe
• Mentor/Mentee
Program KM 54
Jadual 5.1 : Program Sosialisasi KM
Bil Program Keterangan Faedah
1 Morning Prayers
Perjumpaan singkat di awal permulaan waktu kerja. Semua ahli akan berkumpul untuk menerima taklimat berkaitan untuk dilaksanakan. Perbincangan dua hala boleh di laksanakan mengikut keperluan.
Penyaluran maklumat terbaru, isu semasa dan lain-lain perkara berkaitan dapat dilaksanakan antara ahli-ahli kumpulan terlibat.
2 KM Corner/ Knowledge cafe
Ianya merupakan perbincangan berkumpulan untuk mengusulkan, membangunkan dan berkongsi pendapat. Permasalahan yang timbul dapat dilaksanakan dalam suasana harmoni. Program ini kebiasaannya akan membawa kepada pembangunan dan perkongsian permasalahan yang lebih sihat tanpa mewujudkan situasi konfrontasi. Satu program menyediakan ruangan kondusif untuk perbincangan bertukar maklumat dan berkongsi pengetahuan. Untuk membolehkan Knowledge Café beroperasi, pengubahsuaian pada ruang kantin dan/atau perpustakaan sedia ada mungkin boleh dipertimbangkan. Knowledge Cafe perlu menyediakan tempat untuk perbincangan ‘informal’ dan papan untuk menulis atau mencatat nota-nota dan lakaran-lakaran penting
Dalam Organisasi berhieraki, pekerja jarang di beri peluang untuk bersuara dalam perbincangan. Mereka akan lebih tertumpu kepada tekanan prestasi kerja. Banyak nilai yang boleh diperolehi melalui perbincangan gagal diperolehi. Kaedah ini menyediakan platform untuk menjana nilai serta faedah berguna daripada perbincangan yang baik. Ianya juga memberi motivasi dan inspirasi kepada mereka.
Program KM 55
perbincangan. Ruangan ini boleh menyediakan hidangan air minuman seperti kopi percuma bagi menarik kakitangan untuk mengadakan perbincangan. Mengelakkan perbincangan negatif seperti perbincangan berunsur fitnah, penghinaan, gosip dan seumpamanya. Bagaimanapun, program Knowledge Cafe ini perlu dipantau dari masa ke semasa dan kod etika penggunaannya mesti disediakan dengan jelas.
3 Mentor/Mentee
Mengadaptasikan kerjasama yang erat antara pekerja lama dan yang baru dengan bertujuan untuk mengwujudkan pemindahan pengetahuan, pengalaman, pembelajaran dan skil. Mentor yang lebih berpengetahuan di dalam organisasi akan memberikan nasihat, kaunseling, latihan dan mempromosikan pembangunan kerjaya mentee.
Pendekatan ini kebiasaannya diaplikasikan oleh organisasi dalam penyediaan kumpulan sokongan dan pengurusan/professional bagi tujuan peningkatan kerjaya. Ianya adalah latihan kepimpinan yang dilaksanakan di luar kelas/darjah/kuliah dalam mendapatkan skil/pengetahuan yang dikehendaki.
Program KM 56
5.3 Program Untuk Proses Eksternalisasi
Proses eksternalisasi melibatkan pemindahan pengetahuan daripada
bentuk tasit kepada eksplisit. Program yang dicadangkan bagi
menyokong aktiviti eksternalisasi adalah:
• Slot KM dalam Buletin APMM
• Technology Transfer (TOT)
• CoP
Pelaksanaan Program-program ini perlulah dirancang, dibimbing dan
dipantau secara berterusan dan teratur oleh Jawatankuasa KM bagi
memastikan ianya berjalan dengan baik dan memenuhi objektif KM.
Jadual 5.2: Program Eksternalisasi KM
Bil Program Keterangan Faedah
1. Slot KM dalam
Buletin APMM
Penyebaran maklumat yang berkaitan melalui media sebagai rujukan dan perkongsian pendapat, pengetahuan, pengalaman atau maklumat terkini.
Penyampaian informasi tasit ke dalam bentuk eksplisit yang mudah untuk dikongsi bersama oleh seluruh komuniti organisasi.
2. Technology
Transfer (TOT)
Merupakan satu proses pemindahan kemahiran, pengetahuan dan teknologi di antara dua atau lebih pihak untuk membolehkan kemahiran, pengetahuan dan teknologi dapat diakses oleh lebih ramai pengguna
Capaian pengetahuan yang lebih meluas oleh pengguna-pengguna yang kemudian boleh mengeksploitasi kemahiran, pengetahuan dan teknologi untuk menghasilkan sesuatu produk atau perkhidmatan yang baru.
3. CoP Perbincangan secara berkumpulan yang ahlinya mempunyai bidang, kepentingan yang sama terhadap sesuatu yang dilaksanakan oleh
Menggalakkan penyaluran pengetahuan antara sesama pekerja serta tidak membabitkan kos pelaburan yang besar daripada organisasi
Program KM 57
mereka. Mereka belajar dan berkongsi pendapat serta cara melaksanakan pekerjaan itu dengan lebih baik. Bertujuan untuk berkongsi pengetahuan dan memiliki kepakaran serta keupayaan yang sama antara sesama mereka. (*catatan/minit/ laporan)
terlibat.
5.4 Program Untuk Proses Internalisasi
Internalisasi bermaksud aplikasi pengetahuan eksplisit kepada tasit. Ini
dapat dibuat dengan mengamalkan kefahaman tentang sesuatu
pengetahuan. Sebagai contoh mencipta (melalui penulisan dan
pembacaan) dokumen membolehkan kita mendapat pengalaman dari
pengetahuan berkaitan penulisan. Dalam skop organisasi, internalisasi
boleh dicapai melalui penyebaran pengetahuan eksplisit pada
keseluruhan organisasi tersebut.
Salah satu perkara penting di dalam proses ini ialah kaedah pengukuran
kefahaman dan amalan pengetahuan. Seperti yang telah dicadangkan
dalam Program Externalisasi, CoP boleh dijadikan platform dalam menilai
kefahaman dan amalan pengetahuan. Ahli luar atau mereka
berkemahiran dalam pasukan CoP boleh membantu dalam memberi
penilaian tahap kefahaman ahli CoP. Kaedah lain seperti edaran borang
soalselidik/penilaian dan temu duga juga boleh digunakan dalam
pengukuran.
Dari sudut teknologi, pada peringkat permulaan, Cawangan Teknologi
Maklumat akan mewujudkan kerjasama dengan pihak INTAN dan AMSAS
dalam memberi kandungan latihan kepada Sistem EPSA (E-Pembelajaran
Sektor Awam). Sistem ini telah dibangunkan oleh INTAN untuk
mempromosikan penggunaan ICT dalam pembelajaran yang berterusan
dan sepanjang hayat di kalangan penjawat awam. Semua penjawat
Program KM 58
awam sama ada pra-perkhidmatan, dalam perkhidmatan atau pasca-
perkhidmatan adalah layak menjadi ahli EPSA.
Rajah 5.2: Komponen dalam Sistem EPSA
Diharapkan kerjasama ini bukan sahaja dapat meningkatkan kompetensi
warga kerja APMM, tetapi ianya juga dapat menjimatkan kos dan tenaga
kerja untuk pembangunan sistem baru.
5.5 Program Untuk Proses Kombinasi
Proses kombinasi adalah proses penggabungan beberapa jenis
pengetahuan eksplisit yang berbeza. (Nonaka & Takeuchi 1996:67). Ia
berlaku apabila manusia membuat sintesis hasil gabungan semua
pengetahuan eksplisit sedia ada ke dalam satu bentuk lain seperti
laporan, mesyuarat, perbualan telefon, atau pertukaran dokumen. Selain
dari itu, hasil dari proses kombinasi juga boleh dizahirkan dalam bentuk
produk. Oleh demikian, proses ini boleh mengandungi tiga (3) aktiviti iaitu,
penggunaan bahasa (bercakap, mendengar, membaca, menulis) bagi
tujuan membuat sintesis, menggunakan sistem komputer bagi tujuan yang
sama, dan juga menzahirkan pengetahuan dalam bentuk produk.
Terdapat dua (2) program yang dirancang bagi merealisasikan proses ini
Program KM 59
iaitu, penyediaan medium untuk kolaborasi secara maya, dan integrasi
sistem.
Fokus ruang kolaborasi secara maya, supaya warga kerja APMM dapat
bekerjasama, tanpa mengira lokasi fizikal mereka. Selain dapat
meningkatkan perhubungan, kepercayaan dan nilai murni, tujuannya
ialah memudahkan perkongsian dokumen, penyuntingan, dan sidang
video. Projek 1GovUC adalah mekanisme tepat bagi merealisasikan hasrat
ini. 1GovUC bertujuan untuk memperkasa dan menambahbaik urusan
komunikasi dan kolaborasi dalam urusan harian berkaitan dengan
pentadbiran atau perkhidmatan. Projek ini akan menjadi pemangkin
kepada peningkatan keberkesanan pentadbiran awam dan perluasan
penggunaan aplikasi-aplikasi umum dan strategik. Kemudahan yang
ditawarkan di bawah projek 1GovUC termasuklah emel, kalendar, kontak,
Instant Messaging, Web Conferencing, mesyuarat atas talian dan IP
Telefoni.
Bagi program integrasi, sistem-sistem yang wujud di APMM masih boleh
ditambahbaik dengan melakukan integrasi bagi mengelakkan fenomena
silo. Data, maklumat dan pengetahuan yang ada di dalam sistem-sistem
tersebut berpotensi dikombinasikan bagi menghasilkan pengetahuan
baru. Program integrasi dibuat melalui perkongsian metadata, berkaitan
kategori, ontologi, subject heading dan pautan ke aset pengetahuan.
Seterusnya data, maklumat atau pengetahuan di dalam sistem tersebut
akan dibuka kepada sistem lain melalui ‘open linkable standard format’
dengan menggunakan teknologi seperti Resource Description Framework
(RDF). Hasil daripada proses ini, pengetahuan yang terkandung di dalam
pelbagai sistem aplikasi boleh dikongsi bagi kegunaan pengguna. Rajah
5.2 menunjukkan konsep integrasi pelbagai sistem aplikasi melalui kaedah
linkable data. Enam (6) sistem telah dikenalpasti pada peringkat awal
untuk diintegrasikan kerana ianya memberi sumbangan signifikan kepada
proses kerja utama APMM. Sistem-sistem lain akan dibuat kemudian secara
berperingkat.
Program KM 60
Rajah 5.3: Model Integrasi Sistem Aplikasi APMM
5.6 Rumusan
Secara keseluruhannya, bab lima (5) menghuraikan program-
program KM yang dicadangkan untuk dilaksanakan di APMM.
Program-program ini di rangka berdasarkan 4 teras strategik KM
sebagaimana yang telah diterangkan di dalam bab empat (4).
Manakala bab enam (6) iaitu bab akhir merupakan penutup dan
kesimpulan bagi keseluruhan bab.
Repositori Dokumen
Link Data Interface Sistem DBOps
Sistem eMaritim
Sistem SSP
Sistem MyMDI
Sistem VTMS
Kesimpulan 61
KESIMPULAN
PSPP ini adalah sebahagian daripada usaha APMM untuk meningkatkan
kualiti perkhidmatannya melalui pengurusan pengetahuan. Ia juga
sebagai satu panduan untuk membantu APMM menghadapi isu dan
cabaran masa kini dan akan datang.
Ia dihasilkan melalui proses perundingan dan perbincangan yang
melibatkan semua pihak yang berkepentingan dan relevan untuk
mempertingkatkan prestasi APMM.
PSPP ini adalah sebagai garis panduan dan rujukan dalam usaha
menjayakan misi dan visi APMM yang berkaitan dengan pengurusan
pengetahuan. Ia menggariskan objektif-objektif strategik yang kritikal yang
memerlukan tindakan dan perhatian di mana objektif tersebut telah
dibahagikan kepada empat (4) teras strategik iaitu Pemantapan Tadbir
Urus KM, Pembangunan dan Pemantapan Program Pengurusan
Perubahan Amalan KM, Pemantapan Dasar dan Prosedur KM dan
Pemantapan Penggunaan Teknologi dan Pengurusan Maklumat .
PSPP ini telah mengenal pasti 7 objektif strategik yang akan diberi
perhatian oleh APMM mulai sekarang sehingga tahun 2016. Ia juga
mencadangkan 9 program yang dibahagikan berdasarkan konsep
penciptaan pengetahuan melalui proses sosialisasi, eksternalisasi,
kombinasi dan internalisasi. Selain dari itu, PSPP ini juga menggariskan road
map bagi melaksanakan inisiatif KM mulai 2014 sehingga 2016.
6
RUJUKAN
1. Pelan Strategik Teknologi Maklumat APMM 2011-2015 (1st ed.).(2011).
Putrajaya: Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia.
2. Pelan Perancangan Strategik Maritim Malaysia 2040. (2012).
Putrajaya:Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia.
3. Panduan Pembangunan KM CoP Sektor Awam. (2012). Putrajaya: Unit
Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU).
4. Blueprint ICT Sektor Awam (2011). Putrajaya: Unit Pemodenan Tadbiran
dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).
5. Establishment Knowledge Management Framework (2011). Putrajaya:
Kementerian Wilayah Persekutuan dan Kesejahteraan Bandar
6. Blueprint Pengurusan Pengetahuan (2010). Maktab Kerjasama
Malaysia
7. Ronald, Y. (Eds.). (2010). Knowledge Management Tools and
Techniques Manual. Asian Productivity Organization
8. Praba, N. & Kamlesh, P. (2009). Knowledge Management : Facilitator’s
Guide. Asian Productivity Organization
9. Edna, P. & Tuvya,R., (2011) The complete guide to Knowledge
Management. John Wiley & Sons, Inc.
10. Knowledge Management Operations. (2012) Department of the Army
USA
11. Noorazah, M.N, Juhana ,S. (2011). Factors Influencing Employee
Knowledge Sharing Capabilities in Electronic Government Agencies in
Malaysia. International Journal of Computer Science (Vol.8, pg. 106).
12. Polanyi, Michael (1966), The Tacit Dimension, University of Chicago
Press: Chicago, 4.
13. Lubit, R. (2001). Tacit knowledge and knowledge management: The
keys to sustainable competitive advantage. Organizational
Dynamics,29, (4), 164-178.
14. Collison, C., Parcell, G. (2002), Learning to Fly, Capstone: London.
15. Davenport, T., Prusak, L. (2000), Working Knowledge, Harvard Business
School Press: Boston, Mass.
16. Skyrme, D. J. (1999), Knowledge Networking – Creating the
Collaborative Enterprise, Butterworth Heinemann: Oxford.
17. Knight, T., Howes, T. (2003), Knowledge Management – a blueprint for
delivery, Butterworth Heinemann: Oxford.
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
PORTFOLIO APLIKASI
A. SISTEM KERAJAAN ELEKTRONIK
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN / LUARAN
(Nyatakan)
1.
Sistem Maklumat
Pengurusan
Sumber Manusia
(HRMIS)
http://hrmis.eghrmis.gov.my
HRMIS merupakan satu sistem aplikasi yang mencakupi keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia bermula dari pelantikan penjawat awam hingga mereka bersara. HRMIS telah dibangunkan dan kini sedang dilaksanakan oleh seluruh Perkhidmatan Awam Malaysia secara berperingkat.
Aktif
Ogos 2007
Ibu Pejabat dan semua pejabat wilayah, daerah dan pangkalan maritim
Pn. Noor Azleenawati Zainal Abidin 03-89957645 [email protected] Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]
Luaran
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN / LUARAN
(Nyatakan)
2.
Sistem Perolehan Elektronik (ePerolehan) https://www.eperolehan.gov.my
ePerolehan ialah satu sistem perolehan elektronik yang membolehkan pembekal menjual barangan dan perkhidmatan kepada Agensi Kerajaan melalui Internet. Ia merupakan sistem perolehan elektronik yang menghubungkan komuniti pembeli dan penjual bersama-sama di dalam persekitaran yang selamat dan terjamin. ePerolehan juga membolehkan para pembekal
Aktif
Ibu Pejabat : Mei 2007 Pejabat Wilayah / Daerah : Oktober 2007
Ibu Pejabat dan semua pejabat wilayah dan daerah maritim
Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]
Luaran
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN / LUARAN
(Nyatakan)
3.
Sistem Perancangan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) https://jpm/epskb/mainscreen.jsp
mendaftar atau memperbaharui pendaftaran mereka dengan Kementerian Kewangan menerusi Internet. Sistem Perancangan & Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) telah dibangunkan untuk memenuhi keperluan proses kawalan belanjawan, memantau perbelanjaan PTJ dan mempercepatkan proses penyediaan dokumen
Aktif
Ibu Pejabat : Jun 2006 Pejabat Wilayah / Daerah : Oktober 2007
Ibu Pejabat dan semua pejabat wilayah dan daerah maritim
Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]
Luaran
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN / LUARAN
(Nyatakan)
4.
Sistem Perakaunan Terimaan Kerajaan (eTerimaan) https://etjpm/eterimaan
kewangan. Sistem e-Terimaan dibangunkan bagi memudahkan serta menyeragamkan proses pungutan wang Kerajaan di peringkat Pusat Tanggungjawab, juga memudahkan penyesuaian akaun di antara Pusat Tanggungjawab dengan Pejabat Perakaunan.
Aktif
Julai 2009
Ibu Pejabat
Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]
Luaran
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
B. SISTEM GENERIK
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN
(Nyatakan)
1. Laman Web APMM
www.mmea.gov.my
Laman utama APMM kepada rakyat.
Aktif 2005 Kerajaan, Komuniti Maritim, Rakyat
Pn. Norazlin Bt Md Ariffin 03-89957511 [email protected]
Dalaman
2. eAduan Merekodkan semua aduan secara manual dan on-line
Aktif 2008 Komuniti Maritim, Rakyat, Staf APMM.
Muhamad Amin b Sahar
88957515
Dalaman
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
C. APLIKASI SPESIFIK
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN
(Nyatakan)
1. MyMeeting
http://mymeeting.mmea.gov.my
Sistem ini digunakan bagi menguruskan dan memantau mesyuarat/maklumbalas secara atas talian di Bahagian Teknologi Maklumat.
Aktif 2010 Cawangan Teknologi Maklumat
Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]
Luaran
(OSCC)
2. Sistem Pendaftaran Surat
http://ict.mmea.gov.my/sps/login.php
Sistem ini dibangunkan bagi menguruskan pendaftaran surat masuk secara sistematik bagi memudahkan carian surat dan penyediaan laporan.
Aktif 2010 Cawangan Teknologi Maklumat
Noor Khatini bt Mohamad @ Khalid
03-89957520
Dalaman
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN
(Nyatakan)
3. Sistem Siasatan dan Pendakwaan (SSP)
http://ssp.mmea.gov.my/
Sistem berasaskan web yang menyimpan dan mengurus semua maklumat aduan, siasatan dan pendakwaan APMM. Bertujuan bagi mengautomasikan proses kerja manual bahagian siasatan dan memudahkan pemantauan dan perkongsian maklumat.
Aktif 2011 Pengurusan Tertinggi, Bahagian Siasatan dan Pendakwaan Ibu Pejabat, Wilayah, Daerah, Pangkalan Maritim
Teknikal Hazliana Talha
03-89957510
Luaran
4. Sistem Kebenaran Keluar Waktu Pejabat
http://ict.mmea.
Sistem berasaskan web yang membenarkan pengguna
Aktif 2010 Semua pegawai dan kakitangan Bahagian Pengurusan
Pn. Norazlin Bt Md Ariffin 03-89957511 [email protected]
Dalaman
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN
(Nyatakan)
gov.my/kebenaran
memohon kebenaran keluar pada waktu pejabat secara online dan penyelia boleh memberi kelulusan secara online. Tatacara mengikut prosedur Perintah Am 5 Bab G.
5. Sistem Vessel Tracking Management System (VTMS) http://10.1.1.25/mmea
Menyediakan communication links di antara kapal-kapal, pejabat dan pangkalan serta sistem pemantauan yang berasaskan teknologi satelit.
Aktif. Pelaksanaan penambahbaikan dan penyelenggaraan Sistem VTMS telah dimulakan pada 14 Disember 2010 untuk tempoh 24 bulan.
Kontrak ditandatangani pada 2005. Pelaksanaan Fasa I bermula daripada 2006 sehingga 2008.
Ibu Pejabat APMM, Wilayah, Daerah, Pangkalan dan Kapal-Kapal
Sabrina Fossillian 0389957509 [email protected]
Lt.Kdr. Faridah Binti Melan 0389957209 [email protected]
Luaran Sapura Secured Technologies Sdn. Bhd.
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN
(Nyatakan)
6. Malaysian Sea Surveillance System (MSSS)/ Sistem Pengawasan Laut
Membuat pengawasan dan operasi carilamat ke atas Kawasan Perairan Negara di Selat Melaka menggunakan teknologi radar, kamera dan radio direction finder.
Aktif. Pelaksaanaan senggaraan secara komprehensif mulai 1 Julai 2010 – 30 Jun 2013.
Sistem mula dibangunkan 1996 dan beroperasi secara rasmi pada 1998 setelah dirasmikan oleh mantan Perdana Menteri Malaysia Tun Dr. Mahathir Mohamad. Naiktaraf telah dilaksanakan pada 2006.
1. Pejabat Sistem Pengawasan Maritim (Laut), APMM 2. Jabatan Laut Semenanjung Malaysia 3. Port Tanjung Pelepas, Johor.
Azura Aris 05-6834961 [email protected]
Luaran Amp Corporation Sdn. Bhd.
7. Sistem Permohonan Tambang Balik Wilayah Asal (eTMWA)
Aktif Sistem dibangunkan 2011 dan beroperasi secara rasmi bulan Mac 2012
Warga APMM Pn. Maziahtul Akmam Bt Ahmad Murtadza 03-89957516 [email protected]
8. Sistem MERS 999 Menguruskan panggilan Kecemasan
Aktif 2012 Ibu Pejabat dan Pejabat Wilayah
Hazliana Talha
03-89957510
KPKT bersam Telekom Malaysia
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN
(Nyatakan)
(SAR) [email protected]
9. eParlimen Untuk merekodkan maklumbalas parlimen
Aktif 2013 Ibu Pejabat Noor Khatini
10. myMDI Sistem maklumat pesisir pantai dan pulau-pulau di daerah maritim
Belum Aktif 2013 Ibu Pejabat dan Pejabat Wilayah
Sabrina Fossilian 03-89957509 [email protected]
11. DBOPS Sistem maklumat operasi yang berfungsi untuk merekodkan maklumat pemeriksaan, tangkapan, carilamat, siasatan dan pendakwaan
Belum Aktif 2013 Ibu Pejabat dan Pejabat Wilayah
Mohd Hazri Bin Mohd Tajuddin 03-89957507 [email protected]
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
D. APLIKASI KOMUNITI
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN
(Nyatakan)
1. Komuniti APMM
(amos.mmea.gov.my)
Sebagai Aplikasi intranet kepada semua warga APMM.
Mempunyai maklumat direktori personel, muat turun borang, arahan, aktiviti dan buletin.
Aktif digunakan 2007 Warga APMM 1. Noura bt Mohd ghazali
2. 88957508
Luaran
2. Sistem Kehadiran
http://10.1.105.221/sistemkehadiranapmm/logon.aspx
Merekodkan maklumat kehadiran warga APMM di Ibu Pejabat
Aktif digunakan 2007 Ibu Pejabat 1. Liew Lee Su
2. 88957323
Muhamad Amin b Sahar
88957515
Luaran
Lampiran 1 : Portfolio Aplikasi
BIL. NAMA SISTEM &
URL
TUJUAN STATUS SEMASA TAHUN PELAKSANAAN
PENGGUNA KETERANGAN LANJUT
• Nama Pegawai
• Tel • E-mel
PEMBANGUNAN DALAMAN/LUARAN
(Nyatakan)
3. Portal Knowledge Management (KM Portal) http://km.mmea.gov.my
Portal ini dibangunkan bagi menyediakan satu knowledge repository kepada warga APMM dengan menyediakan kemudahan carian secara bijak dan menjimatkan masa pegawai.
Aktif 2010 Ibu Pejabat dan semua pejabat wilayah, daerah dan pangkalan maritim
En. Mohd hazri Bin Mohd Tajuddin 03-89957507 [email protected]
Dalaman
549 responses
Summary See complete responses Objektif Kajian
1. Kajian ini dijalankan untuk mengetahui tahap pengamalan pengurusan pengetahuan di kalangan warga kerja APMM.
2. Mengkaji menilai & menganalisis persekitaran semasa amalan , kaedah & amalan aktiviti pengurusan pengetahuan di APMM.
3. Mengenalpasti peluang & potensi bagi penambahbaikan bagi membangun dan menambah baik amalan, pelaksanaan & pembudayaan Pengurusan Pengetahuan.
4. Mengenalpasti isu yang berkaitan dengan pengumpulan, penyimpanan, pemindahan, perkongsian, pencapaian dan penjanaan pengetahuan.
5. Membangunkan strategi & pelan tindakan bagi menentukan halatuju pelaksanaan Pengurusan Pengetahuan yang efektif, efisyen & holistik. Data yang dikumpulkan di dalam kajian ini akan menghasilkan pemahaman yang lebih luas bagi mencadangkan strategi, program dan pelan tindakan untuk pembangunan dan pelaksanaan Pembangunan Pelan Strategi Pengurusan Pengetahuan APMM.
Definisi Pengurusan Pengetahuan Pengurusan pengetahuan melibatkan apa-apa aktiviti/proses bagi mendapatkan dan berkongsi pengetahuan di sesebuah organisasi.
Pegawai untuk dihubungi Jika pihak tuan/puan memerlukan apa-apa bantuan di dalam melengkapkan borang soal selidik ini atau mempunyai sebarang pertanyaan berhubung dengan kajian ini, sila hubungi: En.Mohd Hazri bin Mohd Tajuddin 03-89957507 [email protected] Cik Hazliana binti Talha 03-88957510 [email protected] Cik Siti Nor Asidah binti Juri 03-89957537 [email protected] Cawangan Teknologi Maklumat, APMM
A) Profil Pengguna Sila tanda pada kotak yang berkenaan
Tempat bertugas
Jumlah Peratusan
Ibu Pejabat 173 32%
Wilayah 87 16%
Daerah 205 37%
Pangkalan 34 6%
Kapal 50 9%
Lokasi Pejabat
Pejabat Ketua Pengarah
Jumlah6
Peratusan1%
Unit Perhubungan Awam 0 0%
Cawangan Perisikan 2 0%
Cawangan Undang Undang 6 1%
Cawangan Dasar Maritim dan Perhubungan Antarabangsa 0 0%
Cawangan Perancangan Strategik 0 0%
Pasukan Tindakan Khas 1 0%
Unit Latihan (UTK) 0 0%
Unit Latihan Operasi 6 1%
Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Operasi) 0 0%
Cawangan Penguatkuasaan dan Eksesais 1 0%
Cawangan Carilamat dan Bantuan Bencana 1 0%
Cawangan Operasi Udara 14 3%
Stesen Udara Subang - Bombardier 13 2%
Stesen Udara Subang - Helikopter 8 1%
Cawangan Bantuan Pertahanan 3 1%
Cawangan C3I (POMAR) 6 1%
Cawangan Siasatan Jenayah Maritim 7 1%
Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Logistik) 1 0%
Cawangan Pembangunan Aset 3 1%
Cawangan Angkut 0 0%
Cawangan Bekalan 8 1%
Cawangan Teknikal 0 0%
Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan) 2 0%
Cawangan Sumber Manusia 12 2%
Cawangan Pentadbiran dan Keurusetiaan 20 4%
Cawangan Naziran / Pengurusan Aset 4 1%
Cawangan Perolehan 0 0%
Cawangan Kewangan dan Belanjawan 13 2%
Cawangan Teknologi Maklumat 25 5%
Pusat Latihan dan Akademi Maritim Malaysia (PLAMM) 24 4%
Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim 1 0%
Sistem Pengawasan Maritim Laut (SWASLA) 3 1%
Wilayah Maritim Utara (WILUTA) 2 0%
Daerah Maritim Langkawi 1 0%
Pangkalan Kuala Kedah 0 0%
Pangkalan Kuala Perlis 1 0%
Daerah Maritim Pulau Pinang 2 0%
Daerah Maritim Lumut 1 0%
Pangkalan Kuala Kurau 2 0%
Wilayah Maritim Selatan (WILSEL) 30 5%
Daerah Maritim Johor Bahru 25 5%
Daerah Maritim Pelabuhan Kelang 24 4%
Daerah Maritim Kuala Linggi 19 3%
Daerah Maritim Tanjung Sedili 47 9%
Pangkalan Maritim Batu Pahat 26 5%
Pangkalan Maritim Mersing 0 0%
Wilayah Maritim Timur (WILTIM) 25 5%
Daerah Maritim Kuantan 30 5%
Daerah Maritim Tok Bali 34 6%
Wilayah Maritim Sabah (WILSAB) 6 1%
Daerah Maritim Labuan 0 0%
Daerah Maritim Kota Kinabalu 2 0%
Daerah Maritim Sandakan 1 0%
Daerah Maritim Tawau 1 0%
Pangkalan Maritim Lahad Datu 2 0%
Daerah Maritim Bintulu 0 0%
Wilayah Sarawak (WILSAR) 2 0%
Pangkalan Maritim Tanjung Manis 0 0%
Daerah Maritim Kuching 2 0%
Daerah Maritim Bintulu 0 0%
Daerah Maritim Miri 0 0%
Kapal KM Siangin 0 0%
Kapal KM Siamil 0 0%
Kapal KM Kimanis 0 0%
Kapal KM Nyireh 0 0%
Kapal KM Marlin 0 0%
Kapal KM Malawali 0 0%
Kapal KM Gagah 0 0%
Kapal KM Bidong 1 0%
Kapal KM Marudu 1 0%
Kapal KM Ramunia 17 3%
Kapal KM Kukup 0 0%
Kapal KM Sempadi 0 0%
Kapal KM Danga 0 0%
Kapal KM Mulia 0 0%
Kapal KM Tegas 0 0%
Kapal KM Manjung 0 0%
Kapal KM Langkawi 0 0%
Kapal KM Segantang 0 0%
Kapal KM Jarak 0 0%
Kapal KM Nusa 0 0%
Kapal KM Jarak 0 0%
Kapal KM Bistari 0 0%
Kapal KM Adil 0 0%
Kapal KM Pemanggil 0 0%
Kapal KM Berani 0 0%
Kapal KM Karuman 0 0%
Kapal KM Satang 0 0%
Kapal KM Labas 0 0%
Kapal KM Rumbia 0 0%
Kapal KM Tebrau 0 0%
Kapal KM Alu-Alu 0 0%
Kapal KM Serasan 0 0%
Kapal KM Budiman 0 0%
Kapal KM Pintar 0 0%
Kapal KM Tabah 0 0%
Kapal KM Setia 0 0%
Kapal KM Renggis 0 0%
Kapal KM Jepak 0 0%
Kapal KM Cekal 0 0%
Kapal KM Bijak 0 0%
Kapal KM Semilang 0 0%
Kapal KM Setia 0 0%
Kapal KM Tabah 0 0%
Kapal KM Siakap 0 0%
Kapal KM Mersuji 0 0%
Kapal KM Stapa 0 0%
Kapal KM Rhu 0 0%
Bot Kilat 10 2%
Bot Penyelamat 1 0%
Bot Tahanan PTV 0 0%
Bot Pelindung 0 0%
Bot Penggalang 0 0%
Bot Samaran 0 0%
Bot Pengaman 0 0%
Pangkalan Maritim Kemaman 0 0%
Daerah Maritim Kuala Terengganu 44 8%
Skim Perkhidmatan
JumlahPeratusan
A - Pengangkutan 0 0%
B - Bakat dan Seni 0 0%
C - Sains 0 0%
DS / DU / DUG / DM / DG / DGA - Pendidikan 0 0%
E - Ekonomi 0 0%
F / FT - Teknologi Maklumat 22 4%
G - Pertanian 0 0%
J - Kejuruteraan 0 0%
KB / KP / KR / KX - Keselamatan dan Pertahanan Awam 0 0%
L / LS - Perundangan dan Kehakiman 3 1%
M - Tadbir dan Diplomatik 19 3%
N / NT - Pentadbiran dan Sokongan 28 5%
Q - Penyelidikan dan Pembangunan 0 0%
R - Mahir / Separuh Mahir 0 0%
S - Pekhidmatan Sosial 0 0%
U - Perubatan dan Kesihatan 0 0%
W - Kewangan 11 2%
X - Penguatkuasa Maritim 464 85%
Y - Polis 1 0%
Z - Angkatan Tentera Malaysia 1 0%
Gred Jawatan
Jumlah Peratusan
X24 dan ke atas 12 2%
X13 - X22 97 18%
X1 - X12 353 64%
48 dan ke atas 14 3%
41 - 44 24 4%
17 - 38 49 9%
Tempoh berkhidmat di kerajaan
Jumlah Peratusan
kurang dari 5 tahun 159 29%
5 - 10 tahun 162 30%
11 - 15 tahun 71 13%
16 - 20 tahun 63 11%
lebih dari 20 tahun 94 17%
Umur
Jumlah Peratusan
kurang dari 25 tahun 64 12%
25 - 30 tahun 175 32%
31 - 45 tahun 235 43%
lebih dari 46 tahun 75 14%
Kelayakan Akademik Tertinggi
Jumlah Peratusan
PMR dan setaraf 10 2%
SPM dan setaraf 299 54%
Sijil /STPM / Diploma dan setaraf 151 28%
Ijazah 73 13%
Sarjana 16 3%
Sarjana Kedoktoran 0 0%
Jantina
Jumlah Peratusan
Lelaki 461 84%
Perempuan 88 16%
B) Keperluan Pengetahuan (Knowledge Needs)
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. Tahap kompetensi kakitangan sedia ada di kalangan warga kerja di tempat anda sekarang adalah mencukupi untuk mereka menjalankan tugas dengan cemerlang.
Amat tidak bersetuju
Jumlah15
Peratusan3%
Tidak bersetuju 108 20%
Sederhana setuju 241 44%
Bersetuju 177 32%
Amat bersetuju 8 1%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Kemahiran tambahan adalah perlu untuk membolehkan mereka menjadi pekerja yang lebih berpengetahuan di tahap tinggi.
Amat tidak bersetuju
Jumlah7
Peratusan1%
Tidak bersetuju 3 1%
Sederhana setuju 37 7%
Bersetuju 226 41%
Amat bersetuju 276 50%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Maklumat dari cawangan /bahagian /wilayah /daerah /pangkalan lain dalam APMM kerap diperlukan dalam melaksanakan tugasan seharian anda.
Amat tidak bersetuju
Jumlah5
Peratusan1%
Tidak bersetuju 7 1%
Sederhana setuju 55 10%
Bersetuju 306 56%
Amat bersetuju 176 32%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 4. Maklumat dari agensi luar APMM adalah diperlukan dalam melaksanakan tugasan seharian anda.
Amat tidak bersetuju
Jumlah6
Peratusan1%
Tidak bersetuju 5 1%
Sederhana setuju 115 21%
Bersetuju 268 49%
Amat bersetuju 155 28%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 5. Pengurusan atasan amat menggalakkan supaya warga kerja APMM sentiasa berinteraksi di antara satu sama lain dalam melaksanakan tugasan
Amat tidak bersetuju
Jumlah6
Peratusan1%
Tidak bersetuju 9 2%
Sederhana setuju 101 18%
Bersetuju 293 53%
Amat bersetuju 140 26%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 6. Kesediaan kakitangan untuk berkongsi pengetahuan di kalangan rakan sejawat di unit /cawangan anda amat tinggi.
Amat tidak bersetuju
Jumlah3
Peratusan1%
Tidak bersetuju 14 3%
Sederhana setuju 149 27%
Bersetuju 282 51%
Amat bersetuju 101 18%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 7. Unit /cawangan anda mempunyai mekanisme/kaedah khusus bagi mengumpul pengetahuan daripada pegawai-pegawai yang akan bersara
Amat tidak bersetuju
Jumlah16
Peratusan3%
Tidak bersetuju 74 13%
Sederhana setuju 237 43%
Bersetuju 192 35%
Amat bersetuju 30 5%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 8. Prosedur yang standard telah diwujudkan dalam pengurusan pengetahuan bagi membantu pihak pengurusan dalam proses membuat keputusan yang tepat.
Amat tidak bersetuju
Jumlah9
Peratusan2%
Tidak bersetuju 37 7%
Sederhana setuju 190 35%
Bersetuju 267 49%
Amat bersetuju 46 8%
C) Infrastruktur Pengetahuan (Knowledge Infra)
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. Penggunaan emel digunakan secara meluas di kalangan warga kerja APMM dalam melaksanakan tugasan
Amat tidak bersetuju
Jumlah10
Peratusan2%
Tidak bersetuju 46 8%
Sederhana setuju 145 26%
Bersetuju 249 45%
Amat bersetuju 99 18%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Kemudahan internet disediakan bagi warga APMM dalam melaksanakan tugasan
Amat tidak bersetuju
Jumlah17
Peratusan3%
Tidak bersetuju 36 7%
Sederhana setuju 127 23%
Bersetuju 242 44%
Amat bersetuju 127 23%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Kemudahan perkhidmatan laman sosial seperti facebook dan twitter di APMM merupakan medium berkesan bagi tujuan perkongsian maklumat
Amat tidak bersetuju
Jumlah18
Peratusan3%
Tidak bersetuju 49 9%
Sederhana setuju 154 28%
Bersetuju 212 39%
Amat bersetuju 116 21%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 4. Progam Induksi yang disediakan oleh APMM adalah mencukupi untuk saya memahami skop kerja bagi melaksanakan tugasan saya.
Amat tidak bersetuju
Jumlah15
Peratusan3%
Tidak bersetuju 56 10%
Sederhana setuju 219 40%
Bersetuju 232 42%
Amat bersetuju 27 5%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 5. Penyelia menyediakan program-program tambahan kepada saya semasa mula bekerja di APMM.
Amat tidak bersetuju
Jumlah15
Peratusan3%
Tidak bersetuju 68 12%
Sederhana setuju 210 38%
Bersetuju 227 41%
Amat bersetuju 29 5%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 6. Program bimbingan dan latihan yang berjadual sentiasa diberikan kepada saya untuk melaksanakan tugas dengan baik.
Amat tidak bersetuju
Jumlah18
Peratusan3%
Tidak bersetuju 74 13%
Sederhana setuju 194 35%
Bersetuju 227 41%
Amat bersetuju 36 7%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 7. Unit /cawangan saya mempunyai program perkongsian maklumat yang berjadual (Cth: sesi perkongsian pengetahuan , book review, dan lain-lain).
Amat tidak bersetuju
Jumlah16
Peratusan3%
Tidak bersetuju 67 12%
Sederhana setuju 219 40%
Bersetuju 216 39%
Amat bersetuju 31 6%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 8. Setiap kakitangan sentiasa diberi peluang untuk mengikuti latihan yang berkaitan dengan bidang tugas.
Amat tidak bersetuju
Jumlah20
Peratusan4%
Tidak bersetuju 56 10%
Sederhana setuju 187 34%
Bersetuju 228 42%
Amat bersetuju 58 11%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 9. Unit /cawangan anda mempunyai program inovasi secara berkumpulan (cth: KIK/KMK dan lain-lain) bagi mempertingkatkan impak penyampaian perkhidmatan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah15
Peratusan3%
Tidak bersetuju 83 15%
Sederhana setuju 243 44%
Bersetuju 189 34%
Amat bersetuju 19 3%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 10. Kemudahan yang disediakan oleh Perpustakaan APMM menepati keperluan semua peringkat warga APMM dalam menjalankan tugasan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah50
Peratusan9%
Tidak bersetuju 128 23%
Sederhana setuju 237 43%
Bersetuju 118 21%
Amat bersetuju 16 3%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 11. Saya kerap mengunjungi Perpustakaan APMM sekurang-kurangnya sekali seminggu bagi tujuan mendapatkan maklumat.
Amat tidak bersetuju
Jumlah85
Peratusan15%
Tidak bersetuju 207 38%
Sederhana setuju 160 29%
Bersetuju 82 15%
Amat bersetuju 15 3%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 12. Warga APMM kerap mendapatkan maklumat secara elektronik dalam membantu mereka untuk menjalankan tugas dengan cepat dan berkesan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah16
Peratusan3%
Tidak bersetuju 58 11%
Sederhana setuju 154 28%
Bersetuju 245 45%
Amat bersetuju 76 14%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 13. Adalah mudah untuk mengesan bagi mendapatkan dokumen secara fizikal dalam membantu anda untuk menjalankan tugas dengan cepat dan berkesan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah9
Peratusan2%
Tidak bersetuju 51 9%
Sederhana setuju 215 39%
Bersetuju 237 43%
Amat bersetuju 37 7%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 14. Warga APMM sentiasa menggunakan garis panduan pelaksanaan kerja (cth: fail meja, manual prosedur kerja dan lain-lain) sebagai asas dan rujukan bagi kakitangan menjalankan tugasan mereka.
Amat tidak bersetuju
Jumlah11
Peratusan2%
Tidak bersetuju 37 7%
Sederhana setuju 166 30%
Bersetuju 264 48%
Amat bersetuju 71 13%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 15. Saya diberikan maklumat yang secukupnya dalam menyempurnakan sesuatu tugasan yang diberikan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah11
Peratusan2%
Tidak bersetuju 47 9%
Sederhana setuju 185 34%
Bersetuju 259 47%
Amat bersetuju 47 9%
D) Inventori Pengetahuan (Knowledge Inventory)
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. Saya kerap membaca laporan-laporan berkala yang diterbitkan oleh APMM.
Amat tidak bersetuju
Jumlah10
Peratusan2%
Tidak bersetuju 32 6%
Sederhana setuju 225 41%
Bersetuju 253 46%
Amat bersetuju 29 5%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Saya kerap merujuk laporan dan hasil kajian yang diterbitkan oleh APMM dalam menjalankan tugasan saya.
Amat tidak bersetuju
Jumlah9
Peratusan 2%
Tidak bersetuju 37 7%
Sederhana setuju 235 43%
Bersetuju 248 45%
Amat bersetuju 20 4%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Warga kerja APMM sentiasa dimaklumkan terhadap sebarang terbitan dan artikel terkini yang berkaitan dengan APMM menerusi hebahan secara fizikal dan elektronik dari semasa ke semasa.
Amat tidak bersetuju
Jumlah14
Peratusan 3%
Tidak bersetuju 52 9%
Sederhana setuju 172 31%
Bersetuju 263 48%
Amat bersetuju 48 9%
E) Tadbir Urus Pengetahuan (Knowledge Governance)
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. APMM menyediakan unit /bahagian khusus bagi aspek pengurusan pengetahuan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah16
Peratusan 3%
Tidak bersetuju 72 13%
Sederhana setuju 230 42%
Bersetuju 206 38%
Amat bersetuju 25 5%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Knowledge Champion (pakar rujuk KM) perlulah diwujudkan di setiap unit /cawangan untuk menjayakan program KM.
Amat tidak bersetuju
Jumlah9
Peratusan 2%
Tidak bersetuju 35 6%
Sederhana setuju 125 23%
Bersetuju 265 48%
Amat bersetuju 115 21%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Peruntukkan kewangan sentiasa disediakan bagi menjayakan program berkaitan pengurusan pengetahuan di APMM
Amat tidak bersetuju
Jumlah18
Peratusan 3%
Tidak bersetuju 66 12%
Sederhana setuju 199 36%
Bersetuju 203 37%
Amat bersetuju 63 11%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 4. Penghargaan dan ganjaran dalam pasukan kerja saya adalah berdasarkan kepada prestasi kerja.
Amat tidak bersetuju
Jumlah9
Peratusan 2%
Tidak bersetuju 29 5%
Sederhana setuju 151 28%
Bersetuju 278 51%
Amat bersetuju 82 15%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 5. APMM menghargai sumbangan yang saya berikan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah7
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 34 6%
Sederhana setuju 210 38%
Bersetuju 265 48%
Amat bersetuju 33 6%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 6. APMM memberi penghargaan kepada pegawai yang mempamerkan budaya kreativiti dan inovatif dalam kerja harian.
Amat tidak bersetuju
Jumlah10
Peratusan 2%
Tidak bersetuju 39 7%
Sederhana setuju 199 36%
Bersetuju 255 46%
Amat bersetuju 46 8%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 7. Pengiktirafan sentiasa diberikan sekiranya saya memberikan komitmen yang terbaik terhadap tugasan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah11
Peratusan 2%
Tidak bersetuju 36 7%
Sederhana setuju 201 37%
Bersetuju 250 46%
Amat bersetuju 51 9%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 8. Pihak Pengurusan sentiasa menggalakkan warga APMM bekerja secara berpasukan dalam melaksanakan tugasan
Amat tidak bersetuju
Jumlah5
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 17 3%
Sederhana setuju 131 24%
Bersetuju 285 52%
Amat bersetuju 111 20%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 9. Pihak Pengurusan menggalakan warga APMM sentiasa berkongsi pengetahuan bagi mempertingkatkan kemahiran bagi tujuan kecemerlangan penghasilan mutu kerja.
Amat tidak bersetuju
Jumlah6
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 25 5%
Sederhana setuju 154 28%
Bersetuju 288 52%
Amat bersetuju 76 14%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 10. Kemahiran dan keupayaan saya digunakan sepenuhnya dalam tugasan sekarang.
Amat tidak bersetuju
Jumlah7
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 24 4%
Sederhana setuju 125 23%
Bersetuju 292 53%
Amat bersetuju 101 18%
F) Budaya Pengetahuan (Knowledge Culture)
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 1. Penyelia memberikan pujian sekiranya tugasan dilaksanakan dengan sempurna.
Amat tidak bersetuju
Jumlah9
Peratusan 2%
Tidak bersetuju 31 6%
Sederhana setuju 205 37%
Bersetuju 247 45%
Amat bersetuju 57 10%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 2. Perkongsian pengetahuan dan informasi sesama rakan sekerja merupakan amalan di APMM.
Amat tidak bersetuju
Jumlah5
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 24 4%
Sederhana setuju 160 29%
Bersetuju 299 54%
Amat bersetuju 61 11%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 3. Perkongsian pengetahuan di kalangan rakan sejawat menjadi budaya kerja di unit /cawangan anda.
Amat tidak bersetuju
Jumlah5
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 18 3%
Sederhana setuju 133 24%
Bersetuju 320 58%
Amat bersetuju 73 13%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 4. Rakan sekerja sentiasa memberi bimbingan apabila diperlukan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah4
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 12 2%
Sederhana setuju 104 19%
Bersetuju 344 63%
Amat bersetuju 85 15%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 5. Rakan sekerja memberikan penghargaan apabila sesuatu sumbangan diberikan dalam menyempurnakan tugasan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah5
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 27 5%
Sederhana setuju 197 36%
Bersetuju 273 50%
Amat bersetuju 47 9%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 6. Komunikasi pelbagai hala yang diamalkan sekarang di antara cawangan /wilayah /kapal menyumbang kepada pelaksanaan program di APMM dengan lebih berkesan.
Amat tidak bersetuju
Jumlah4
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 36 7%
Sederhana setuju 167 30%
Bersetuju 283 52%
Amat bersetuju 59 11%
Sila tanda tahap persetujuan anda mengikut skala 1 hingga 5 dalam setiap kenyataan di bawah - 7. Keputusan yang tepat dan cepat oleh penyelia membolehkan saya menyelesaikan kerja dengan segera.
Amat tidak bersetuju
Jumlah6
Peratusan 1%
Tidak bersetuju 25 5%
Sederhana setuju 147 27%
Bersetuju 288 52%
Amat bersetuju 83 15%